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Manuel d`utilisation - DSI

1. M Commande COMM 3000 E Fournisseur N 23381 ne D nons Ex 2013 Raison sociale N 2452 March Libell Commande fourniture Enregistr e 19 RUE LEVACHER CINTRAT sa PARC D ACTIVITE FONTAINE DE JOUY Origine ERASE CONTRAT EUROPEEN PASCAL 2 91460 MARCOUSSIS N Rem Comp t Acronyme France Nature REchetionnement a n mission Identifiant 39077038600030 ClPr visionnelle O Solde D D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article LOCAS TVA Total T R C 53231 1 CIN 1 1 00 L1 12 00 12 00 12 00 1 D taill es Group es Total H T Total T V A Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur 2 ij gt 2 Y x Ajouter Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler 2 Si la demande est r partie sur plusieurs commandes les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent de balayer ces commandes Les donn es des commandes s affichent successivement dans la fen tre dans l ordre du n de commande Mimpression obligatoire du bon de commande 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre Commande pour revenir la fen tre Demande d achat Page 170 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Modifier une demande d achat Cette fonction vous permet de modifier
2. Etat F Local EDP cq EDP D posit EDP Resp Emprunteur 4 b d amp E Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Fermer m Pour retrouver un mat riel inventori 1 A partir de la fen tre principale Inventaire cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection Inventaire Manuel d utilisation version 2 3 Page 461 Gestion de l inventaire GESLAB M S lection inventaire INVE 1100 Crit res N Inv labo Date de Organisme NS Inv Organ saisie D signation N facture N commande Fournisseur N fact fourn Etat v N labo D signation Entr e NS fact N Organ Fournisseur Localisation OInventaires x 8 amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus du march retrouver N d inventaire laboratoire N d inventaire organisme D signation du mat riel les premi res lettres suffisent Fournisseur Date de saisie minimum ou maximum N de la facture GESLAB N de la facture fournisseur Organisme de gestion N de la commande GESLAB Etat du mat riel 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les mat riels correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Attention seuls les mat riels principaux sont affich s pas les accessoires Remarque le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res
3. Manuel d utilisation version 2 3 Page 305 Les missions GESLAB Attention au maximum vous ne pouvez cocher qu une case pour la m me mission 8 S lectionnez l objet de la mission dans la liste d roulante Colloque ou congr s 9 En fonction de l objet s lectionn vous devez renseigner d autres informations qui apparaissent l cran sous la rubrique Objet 10 Le champ Instance comit national est renseigner dans le cadre des demandes de missions de type Convocation Administrative 11 Vous pouvez saisir un texte libre dans la rubrique Compl ment motif 12 Le bouton lt Infos gt permet d acc der la fen tre Infos d une mission Reportez vous au chapitre Saisir les informations compl mentaires de la mission 13 Saisir le code de l entit d pensi re laquelle est attribu e la mission Ce CHBI champ est obligatoire Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt 14 Saisir ventuellement le code d une origine de cr dit indicative pour l imputation des commandes de mission Attention il ne peut s agir que d une origine r serv e sur l entit d pensi re pr c demment saisie B Saisir les informations compl mentaires de la mission M infos d une mission MISS 3200 Adresse d envoi des documents mission Compl ments adresse Auteur Exercice Date d impression de l ordre de mission
4. N carte d achat ww mi Q f 3 j Modifier D truire Incorporer H nnuler Fermer 2 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer des lignes d tail quand la commande est Enregistr e ou Compl te Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Vous pouvez modifier une ligne d tail d une commande transmise Page 212 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Vous pouvez modifier ou supprimer les lignes d tail d une commande d j dit e Remarque une ligne modifi e appara tra avec une dans la liste une ligne supprim e avec un Attention Si suite votre modification la commande se retrouve sans ligne d tail non commentaire la modification ne sera pas possible Un message Vous ne pouvez pas modifier ou d truire cette ligne commande la commande doit avoir au moins une ligne d tail avec une quantit apparaitra 3 Pour modifier une zone placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes e Code produit e Quantit si elle reste sup rieure ou gale la quantit livr e sauf pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur Remarque pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur donc non report es dans l application BFC un message informatif vous signale que la modification de la quantit command e entra
5. Les attendus sur notifications GESLAB vous permet de m moriser les cr dits attendus par le laboratoire mais non officiellement notifi s par l organisme de gestion du cr dit Ces cr dits ne viennent pas augmenter le disponible du laboratoire mais permettent au gestionnaire d enregistrer les recettes venir et de g rer ainsi la consommation de ces cr dits dans le temps Lors de la saisie des notifications du laboratoire ou de l int gration des notifications transmises par la d l gation il sera possible de faire r f rence un mouvement d attendu existant Remarque la gestion des attendus sur les entit s d pensi res est trait e au chapitre suivant Les attendus sur r partitions Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir un cr dit attendu sur notifications Retrouver un cr dit attendu sur notifications Modifier un cr dit attendu sur notifications Supprimer un cr dit attendu sur notifications Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d une origine de cr dit Les origines de cr dit La saisie d une notification de cr dit Les notifications Page 138 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur notifications Saisir un cr dit attendu sur notifications Cette fonction permet d enregistrer pour une origine de cr dit les cr dits attendus sur gt notifications par le laboratoire Le montant de ce cr dit attendu peut tre n gatif mais sa date d arriv e doit
6. Page 180 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Manuel d utilisation version 2 3 Page 181 Les commandes GESLAB Les commandes Ce chapitre d crit la gestion des commandes de mat riels et de services des fournisseurs du laboratoire Une commande peut tre saisie directement ou construite partir de demandes d achat d j saisies Chaque commande peut avoir un ou plusieurs services faits qui lui sont rattach s ainsi qu une ou plusieurs factures Pour les commandes non pr visionnelles rattach es un organisme CNRS la saisie du service fait avant la saisie de la facture est obligatoire GESLAB permet de g rer au niveau du laboratoire les d penses taxe de r manence comprise TRC Au niveau du laboratoire les cr dits quel que soit l tablissement sont g r s en TRC Pour les d penses lors de la saisie de la commande et de la facture l engagement des cr dits sur les origines se fait en TRC Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir une commande simple Dupliquer une commande Imprimer les bons de commandes Retrouver une commande Modifier une commande Solder une commande Annuler une commande Suivre les services faits associ s une commande Suivre les factures associ es une commande Saisir une commande group e Suivre l engag sur une commande group e Etablir une commande partir d une demande d achat Saisir une commande group e part
7. Titulaire Raison sociale Identifiant Adresse T l phone m 4 D 4 Pr c dent Suivant Trouver Pour supprimer un march 1 S lectionnez le march que vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un march 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention cette suppression est irr versible Page 426 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s Purger des march s gt Cette fonction vous permet de rechercher puis de d truire les march s non r f renc s par une commande ou une facture ij En mode Administration choisissez l option Purge des march s dans le menu Outils pour faire appara tre la fen tre suivante M Purge des march s MARC 5000 m Crit res Ne march Identifiant D but du march n gt Code organisme Titulaire du march Type march Fin du march Tous OLocal ONational Etranger Organ March Titulaire Identifiant Date D but Fin 0 March s E Fermer jo Pour purger un march 1 Recherchez et s lectionnez le ou les march s que vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un march Remarque seuls les march s correspondant aux crit res de recherche et non r f renc s dans une commande ou une facture s affichent 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message de confirmation ap
8. C Valider la saisie 1 Pour valider la saisie des caract ristiques et la cr ation du fournisseur de type prestataire externe cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler la saisie du fournisseur du type prestataire externe cliquez sur le bouton lt Annuler gt Remarque dans la fen tre Fournisseur le bouton lt Imprimer gt n est actif qu en consultation d un prestataire externe il permet d imprimer la fiche du fournisseur en cours de consultation Manuel d utilisation version 2 3 Page 381 Les fournisseurs GESLAB Enregistrer un fournisseur de type agent Cette fonction permet de d finir les caract ristiques d un fournisseur de type agent et de gt l enregistrer dans GESLAB Il est possible d enregistrer un agent par l interm diaire du module agent Reportez vous au chapitre Enregistrer un agent Pour savoir comment enregistrer un fournisseur de type prestataire externe Reportez vous au chapitre Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe 8 Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale F Identifiant m Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 D f E Pr c dent Suivant Trouver gt Fermer Pour enregistrer un fournisseur de
9. Manuel d utilisation version 2 3 Page 73 Les contacts GESLAB Les 3 champs suivants servent saisir les informations relatives la carte achat Le num ro de carte est compos de 3 informations e num ro carte achat e date fin de validit e nom du porteur 8 Dans le champ N Carte saisissez les 4 derniers chiffres du num ro 5678 de la carte d achat 9 Dans le champ Date fin validit saisissez la date de fin de validit 102008 de la carte d achat Ce champ doit respecter le format mmaaaa 10 Dans le champ Nom du porteur saisissez le nom du porteur de la PASSEALBER carte d achat Ce champ est saisi sur 10 positions alphab tiques maximum 11 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider l ajout de ce contact Le nouveau contact s affiche dans la liste des contacts Page 74 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les contacts Modifier un contact Cette fonction permet l administrateur GESLAB de modifier les caract ristiques d un contact Br En mode Administration choisissez l option Contacts du menu Param trage pour faire appara tre la fen tre suivante M Contacts CONT 3000 Contact Code contact e contact it Tel Compl ment Pr nom Carte d achat N Carte Date fin validit Nom du porteur Pr nom T l phone Administrateur PASSE Albertine 0522334477 XLAB xlab 4 p Pr c dent Suivant O Pour modifie
10. Page 252 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Consulter le service fait Cette fonction vous permet de visualiser le service fait relatif une commande Il y a deux mani res de consulter un service fait En passant par le menu D penses En passant directement par la commande Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des services faits M Commande COMM 3000 N ST uas ES s TR al N March Libell PILE En N Rem Comp t Acronyme Nature 0O B N Mission ClPr visionnelle Solde n rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem LCL AI TVA LCA 0 bD taill es Group es Total H T 7 Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations ice fa Facti Fact Ant rieur 5 Ajouter Modifi tru Pr c dent Suivant Trouver in il Fermer L Pour consulter le service fait La consultation du service fait s effectue en trois tapes e Rechercher la commande concern e e Consulter le service fait faisant r f rence toutes les lignes commande e Consulter le service fait faisant r f rence une ligne commande A Rechercher la commande concern e 1 S lectionnez la co
11. retransmettre Page 494 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Num ro le num ro GESLAB de l agent INSEE le num ro de s curit sociale de l agent Nom incomplet le nom ventuellement incomplet de l agent Num ro matricule le num ro de matricule de l agent Ancien matricule agent l ancien num ro de matricule de l agent Date de saisie la date laquelle l agent a t saisi Dans le cadre du haut sp cifiez une date ant rieure la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure cette date Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les agents correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 7 Il est possible de trier la liste selon les l ments suivants Num ro GESLAB de l agent Nom de l agent Pr nom de l agent Num ro INSEE Nationalit de l agent Num ro de matricule de l agent Ancien num ro de matricule de l agent Date de saisie S lectionnez dans la liste les agents que vous souhaitez retransmettre s lection multiple possible Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour d s lectionner les agents s lectionn s Cliquez sur le bouton lt OK gt pour que les agents s lectionn s soient marqu
12. v x OK Annuler d Saisissez le fournisseur agent si celui ci n existe pas dans GESLAB GESLAB pr renseigne le fournisseur agent si celui ci est enregistr dans la base Sinon vous devez saisir le fournisseur agent correspondant l identifiant du nouveau fournisseur de la commande e Compl tez ventuellement les lignes facture une par entit d pensi re si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entit s d pensi res Assurez vous que la somme des lignes est gale au montant HT de la facture f Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider l int gration de cette facture et revenir la liste des factures cr es par la d l gation Remarque I n est pas possible de facturer une quantit sup rieure la quantit livr e La ligne identifiant la facture que vous venez d int grer a disparu Le compteur des factures restant int grer est mis jour Cas 3 B Manuel d utilisation version 2 3 Page 521 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB a Vous tes sur l cran de la facture int grer M Ajouter facture FACT 3000 F Fournisseur Facture N du 10 12 07 Re ue le 10 12 07 Raison sociale N 3 March Date service fait finale Enreg le 11 12 07 VIGO JEAN 3 12 rue de l Orchid e m par XLA XLAB Exercice 2007 N facture fournisseur N client 31000 TOULOUSE 0707000144368 France INSEE 148063412305
13. 4 Pour confirmer la modification des informations relatives aux transports de la mission cliquez sur le bouton lt OK gt 5 Pour revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 331 Les missions GESLAB Modifier les autres frais d une mission M D tails des autres frais d une mission MISS 3500 Montant Libell Frais d inscription cure a MPayables agent 228 00 Inscription au Congr s Frais de mat riel Frais divers CO Majoration pour p o o i experts scientifiques Total des autres frais 228 00 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Autres frais gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les montants et les libell s des Frais d inscription Frais de mat riel Frais divers Majoration pour experts scientifiques 3 Pour confirmer la modification des informations relatives aux autres frais de la mission cliquez sur le bouton lt Fermer gt Modifier les informations relatives au financement de la mission M Financement d une mission MISS 3600 Organisme Nature des frais Montant Organisme Intitul organisme financeur Nature des frais pris en charge Montant Page 332 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions A partir de la fen tre p
14. March carte d achat Organisme Num ro de march Code XLAB Type RE Date du march D but du march Fin du march Objet du march Remise du march Titulaire Raison sociale Identifiant Adresse T l phone l 4 M E Pr c dent Suivant Trouver m Pour enregistrer un march La saisie d un march s effectue en trois tapes e Saisir les informations principales e Saisir les informations compl mentaires e Valider la saisie A Saisir les informations principales 1 A partir de la fen tre principale March cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le Type de march cliquez sur le bouton radio pour Local s lectionner le type de march concern 3 Cochez la case lt March global si le march inclut tous les produits Global d un fournisseur 4 Cochez la case lt Groupement d achat gt si des remises sont accord es Page 418 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s dans le cas de commandes group es 5 Cochez la case lt March carte d achat gt si ce march permet l utilisation de la carte achat 6 Pr cisez le Num ro du march 7 Indiquez le Code GESLAB de l organisme qui g re le march Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 8 Dans le champ Date du march pr cisez la date de passation du march 9 Indiquez la date de D but d
15. Remarque vous ne pouvez pas saisir de forfait pour les demandes de missions typ es OM permanents et OM collectif De plus le montant du forfait est non saisissable si le type de la mission est France sans Frais ou Etranger sans Frais H Saisir une demande d avance Si le d part de l agent n cessite une avance vous devez renseigner cette information dans la fen tre principale Mission 1 Sur la fen tre principale cochez la case Avance Remarques e Lorsque vous cochez la case Avance la valeur est renseign e de fa on automatique 75 des indemnit s journali res ou 75 du forfait si un forfait est saisi pour cette mission Cette valeur est non modifiable Le montant de l avance est recalcul par BFC l int gration de la mission e Lorsque vous d cochez la case Avance le montant s efface e Vous ne pouvez pas cocher la case Avance pour les ordres de mission Collectifs et les ordres de mission Permanents L Valider la saisie de la demande de mission 1 Avant d imputer la mission sur les cr dits du laboratoire Reportez vous au chapitre Engager une demande de mission cliquez sur le bouton Manuel d utilisation version 2 3 Page 313 Les missions GESLAB lt OK gt pour valider la saisie de la demande de mission Remarque si la mission poss de un s jour l tranger elle est envoy e automatiquement vers l application Missions
16. bancaire postal Domiciliation Commentaires a Date cr ation Date dern MAJ Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv Code organisme 1 N identification 1 Provenance fournisseur Code organisme 2 N identification 2 Code organisme 3 N identification 3 I i Fermer 4 Modifiez la zone Statut du fournisseur en cliquant sur le bouton radio lt D sactiv gt 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal du fournisseur 6 Pour valider la d sactivation du fournisseur cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Quelques compl ments d information e Pour rendre nouveau valide un fournisseur d sactiv il suffit de r p ter les tapes 1 6 et de cliquer sur le bouton radio lt Valide gt l tape 4 Manuel d utilisation version 2 3 Page 403 Les fournisseurs GESLAB Page 404 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits Les produits La gestion des produits dans GESLAB permet l utilisateur qui saisit une demande d achat ou une commande d obtenir la liste des produits les plus couramment command s par le laboratoire Vous pouvez enregistrer certaines caract ristiques des produits comme le prix le code mati re le taux de TVA applicable au produit etc Cela vous permet ensuite de gagner du temps ou de pr venir d ventuelles erreurs de saisie lors de l enregistrement des demandes
17. Attention la modification de certaines informations relatives l agent entra ne la retransmission de l agent avec sa prochaine mission Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre B principale des fournisseurs M Ajouter fournisseur FOUR 3000 F Type fournisseur O Prestataire Ext agent Num ro Qualit Nom Pr nom v Nom patronymique Date naiss Nationalit Fran aise INSEE Num ro matricule Ancien matricule agent Adresse T l phone A ooo Pays France C Etranger Infos Missionnaire v x Ok Annuler Pour modifier un fournisseur de type agent Modifier les informations principales 1 S lectionnez le fournisseur de type agent que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 A partir de la fen tre principale Fournisseur cliquez sur le bouton lt Modifier gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 393 Les fournisseurs GESLAB 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Pour les agents de provenance GESLAB les zones suivantes sont modifiables Qualit Nom Pr nom Nom patronymique Date de naissance Nationalit INSEE Ancien matricule agent Adresse personnelle T l phone Pays Pour les agents de provenance SIRH seule la zone Ancien matricule ag
18. Grade Echelon Indice Date dernier concours Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus Code laboratoire d affectation Responsable Adresse T l phone administrative T l copie Telex Pays France Abonnements Type N de la carte Date limite de validit Carte n 1 Carte nz D o pooo l Carte n 3 D EE D E Fermer 1 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Missionnaire gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Pour les agents de provenance GESLAB toutes les zones sont modifiables Pour les agents de provenance SIRH les zones suivantes sont modifiables Echelon Date de dernier concours Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus Laboratoire d affectation de l agent code libell adresse administrative nom du responsable t l phone t l copie t lex Manuel d utilisation version 2 3 Page 395 Les fournisseurs GESLAB pays e Cartes d abonnement type num ro de carte date limite de validit 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Valider la saisie 1 Pour valider la modification cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Page 396 Manuel d utilisatio
19. Manuel d utilisation version 2 3 Page 375 Fin d exercice GESLAB Page 376 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Les fournisseurs Ce module permet de g rer l ensemble des fournisseurs dans GESLAB Un fournisseur est un b n ficiaire d une d pense d un laboratoire Le fichier des fournisseurs peut tre partag par tous les laboratoires dans le cas d une gestion multi laboratoires Dans GESLAB un fournisseur peut tre de deux types e Prestataire externe c est dire un fournisseur de produits ou de services e Agent ce peut tre un missionnaire ou une personne r mun r e par le laboratoire sur cr dits d concentr s Un fournisseur enregistr dans GESLAB peut avoir l un des statuts suivants e Provisoire si le fournisseur a t cr au cours de la saisie d une demande d achat par un demandeur il est provisoirement stock dans GESLAB en attendant d tre valid par un gestionnaire ou par l administrateur La validation d un fournisseur provisoire s effectue explicitement en modifiant le statut du fournisseur ou au moment de la transformation en commande de la demande d achat qui le r f rence e Valide le fournisseur a t cr par un gestionnaire ou un administrateur Il peut galement s agir d un fournisseur provisoire qui a t valid e D sactiv le fournisseur reste stock dans GESLAB Il peut tre consult mais n
20. Page 362 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Annuler une facture client gt Cette fonction vous permet d annuler les factures clients sans les faire dispara tre de la base GESLAB Seule une facture au statut Enregistr e ou Dit e peut tre annul e Be Choisissez l option Facture client du menu Facturation pour faire appara tre la fen tre principale M Facture client FACL 1000 Facture Client N Libell RS Num ro Livr crie SE EE organisme SN Ed E Souche ClFacture annul e pays Paiement D Recette D Commande Statut Date m R f rence R N ligne R f Art Qt D signation P U H T S Rem Factur Factur net H T Montant TYA 4 b x E Pr c dent Suivant Trouver 5 Fermer L Pour annuler une facture client 1 S lectionnez la facture client annuler Reportez vous au chapitre Retrouver une facture client 2 A partir de la fen tre principale de la facture cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Cochez la case lt Facture annul e gt 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie Remarque la facture client est annul e mais ne dispara t pas de la base GESLAB Vous pouvez tout moment la revalider en d cochant la case lt Facture annul e gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 363 Recette Facturation client GESLAB Supprimer une facture client Cet
21. Pour saisir une ligne d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Si le produit demand est r pertori dans la base pour le fournisseur saisissez le code de ce produit dans le champ Code Les caract ristiques de l article seront automatiquement affich es avec les valeurs enregistr es dans la base Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Si le produit n est pas r pertori dans la base la saisie du code produit n est pas n cessaire 3 Dans le champ Qt tapez le nombre d exemplaires de l article que 5 vous d sirez Ce champ est obligatoire 4 Dans le champ D signation tapez le descriptif de l article demand Cahier 100 Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Ce champ est pages rouge obligatoire Remarque la liste d aide affiche la liste des produits du fournisseur par d signation Cette liste pr sente la d signation et la r f rence des produits elle est tri e sur la d signation puis sur la r f rence 5 Dans le champ R f Article gt tapez la r f rence indiqu e sur le 453365 catalogue fournisseur 6 Dans le champ Prix Unit HT tapez le prix unitaire hors taxe de 0 85 l article Ce champ est obligatoire 7 Dans le champ Rem tapez un nombre d cimale possible correspondant au pourcentage de remise accord par le fournisseur sur ce produit 8 Cliquez dans le champ TVA et s l
22. Si la v rification de coh rence est interrompue accidentellement pendant la phase de correction automatique il est possible que de nouvelles incoh rences apparaissent Pour rem dier ce probl me il suffit de relancer une nouvelle v rification de coh rence sur la base Facturation client Page 370 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Transformer en attendus sur notification Cette fonction vous permet de transformer les factures non annul es au statut Dit e en attendus dans GESLAB Ces attendus sont enregistr s au niveau des origines de cr dit sous la forme d attendus sur notification Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l option Transformation en attendus pour faire appara tre la fen tre suivante M Transformation en attendus de notification FACL 2000 Origine Montant S lectionner 0 Factures Libell Origine Montant 0 Attendus amp E Imprimer Fermer pa Pour transformer une facture client en cr dits attendus Cette op ration s effectue en deux tapes e Pr parer les mouvements d attendus e Transformer ces mouvements en attendus A Pr paration des mouvements d attendus 1 S lectionnez dans la partie sup rieure les factures clients Dit es que vous d sirez transformer en cr dits attendus 2 Cliquez sur le bouton lt S lectionner gt La fen tre suivante appara t Manuel
23. 4 Saisissez le nouveau code de l origine de cr dit puis cliquez sur le bouton lt OK gt le message suivant s affiche 4658 Attention vous avez demand le changement d un code origine dans l application il est conseill d effectuer une O sauvegarde de la base avant de continuer 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt le message d avertissement suivant s affiche 4659 ttention vous avez demand le changement d un code origine dans l application Ce traitement risque d tre long voulez vous continuer 6 Cliquez sur le bouton lt Oui gt pour continuer ou sur le bouton lt Non gt pour annuler 7 A l issue du traitement la fen tre Origine de cr dit s affiche avec le nouveau code Remarque le changement de code est effectu dans la base courante mouvements tats Les bases des exercices ant rieurs et les bases de simulation ne sont pas mises jour Page 30 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Supprimer une origine de cr dit gt Cette op ration vous permet de supprimer une origine de cr dit existante dans la base Pour pouvoir supprimer l origine de cr dit il faut que e Pour une origine de cr dit de regroupement le niveau soit sup rieur 2 e Pour une origine de cr dit de niveau fin aucun mouvement aucun r parti ant rieur pas en d passement Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fe
24. 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale de la demande d achat 6 Pour saisir les donn es compl mentaires sur l adresse de livraison cliquez sur le bouton lt Adresse livraison gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 159 Les demandes d achat GESLAB Adresse de livraison DEMA 3400 x Adresse de livraison de la demande 4 LABORATOIRE TOULOUSE v LABORATOIRE 31000 TOULOUSE E Fermer 7 Cliquez sur le bouton lt Autre adresse gt pour s lectionner l adresse souhait e de livraison de la demande 8 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale D Valider la demande d achat La validation de la demande d achat provoque l enregistrement d finitif des informations que vous avez saisies lors des trois tapes pr c dentes 1 Pour valider la saisie de la demande d achat cliquez sur le bouton lt OK gt Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt toutes les informations sont perdues Remarque vous pouvez imprimer cette demande d achat en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt E Mises jour automatiques e Le total demand de l entit d pensi re est augment du montant de la demande e La demande est enregistr e avec le statut En attente F Contr les la validation Le nouveau total engag de l entit d pensi re doit tre inf rieur ou gal au cumul
25. Nom incomplet a A z Date saisie Num ro matricule Ancien matricule agent Statut Tous OProvisoire O Valide ObD sactiv Pr nom Nat N mat nc mat Date Stat 0 Agents x amp Annuler Imprimer 1 Cliquez sur le bouton lt Trouver gt de la fen tre principale pour acc der la fen tre S lection d un agent 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de l agent retrouver Num ro le num ro GESLAB de l agent INSEE le num ro de s curit sociale de l agent Nom incomplet le nom ventuellement incomplet de l agent Num ro matricule le num ro de matricule de l agent Ancien matricule agent l ancien num ro de matricule de l agent e Date de saisie la date laquelle l agent a t saisi Dans le cadre du haut sp cifiez une date ant rieure la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure cette date Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates e Statut le statut de l agent dans GESLAB Tous Provisoire Valide ou D sactiv Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les agents correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Page 436 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les age
26. Points abord s dans ce chapitre Adm R partir un cr dit sur une entit d pensi re Retrouver une r partition Modifier une r partition Supprimer une r partition R server un cr dit pour une entit d pensi re Page 120 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les r partitions de cr dit R partir un cr dit sur une entit d pensi re Cette fonction vous permet de distribuer aux entit s d pensi res du laboratoire les cr dits enregistr s sur les origines de cr dit GESLAB Choisissez l option R partitions de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la 8 r fen tre principale suivante R partition de cr dit REPA 3000 N r partition Date r partition Exercice Auteur ns Origine cr dit Reste r partir pe o Entit d pensi re N d attendu Montant Cl R partition r serv e Libell 4 p fa Pr c dent Suivant Trouver Manuel d utilisation version 2 3 Page 121 Les r partitions de cr dit GESLAB Pour r partir un cr dit sur une entit d pensi re 1 A partir de la fen tre principale R partition de cr dit cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter R partition M Ajouter notification NOTI 3000 N notification Date notification Exercice uteur 2007 L4B xlab Origine cr dit N d attendu sens LS Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle N not tutelle Type de cr
27. _ Lignes d tail service fait SERF 3000 x N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA 35321 AIFIRA AC10 4 00 tube poly cristal RLX25m 102 109829 1 32 73 130 92 19 60 a 35322 AIFIRA AC10 4 00 tube polyeth inc 25m 3 8 102 121018 1 25 84 103 36 19 60 35323 AIFIRA AC10 4 00 tube poly crystal RLX25m 102 126101 1 59 16 236 64 19 60 35324 AIFIRA AC10 6 00 tube polyeth inc25m 1 4 1025 121017 1 14 29 85 74 19 60 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut T 35324 001 tube polyeth inc25m 1 4 1025Y56 00 121017 1 6 00 06 01 11 2011 El E 35321 001 tube poly cristal RLX25m 102SU08R0 109829 1 4 00 06 01 11 2011 NON E 35322 001 tube polyeth inc 25m 3 8 1025Y60 00 121018 1 4 00 06 01 11 2011 NON E 35324 001 tube polyeth inc25m 1 4 1025Y56 00 121017 1 6 00 06 01 11 2011 NON E Quantit amp T E Ajouter Modifier D truire Ok Annuler Fermer La partie centrale de la fen tre contient la liste des lignes d tail de la commande La partie inf rieure contient la liste des lignes service fait par ligne d tail de la commande B Modifier le service fait 1 Dans la liste des lignes d tail service fait cliquez sur la ligne que vous souhaitez modifier 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Si la ligne service fait est au statut Enregistr e seules les zones
28. du portail SIMBAD Page 314 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Dupliquer une demande de mission gt Cette fonction vous permet de dupliquer une demande de mission pr sente dans la base B Choisissez l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des missions M Mission MISS 3000 Donn es g n rales N Type v A du Organisme v au OM permanent Oom collectif Stage Objet P v Instance comit national Compl ment motif Cofinanceur Cdes Miss 4 D Ga Pr c dent Suivant Trouver Agent Nom a N INSEE Imputation Entit d p Ori indic S jour Montant Lieux de s jours D tails Montant Montant Montants Total mission Motif forfait Forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent a Pour dupliquer une demande de mission 1 S lectionnez la mission que vous d sirez dupliquer Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 A partir de la fen tre principale de la mission cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Le message suivant appara t Voulez vous cr er une demande de mission de toute pi ce ou dupliquer la demande courante Dupliquer Le bouton lt Cr er gt vous permet d afficher la fen tre Mission en mode cr ation avec uniquement
29. int grer Manuel d utilisation version 2 3 Page 525 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB gt Int grer les factures modifi es par la d l gation Il s agit des factures d j pr sentes dans GESLAB et dont la d l gation a modifi certaines caract ristiques Ne sont pas trait es ici les factures retourn es par la d l gation et dont les diff rences avec celles pr sentent dans GESLAB portent sur e Len et la date de prise en charge e La date de r glement e Len de march e Len d identifiant Ces modifications donnent lieu une int gration automatique lors de lop ration de Retour depuis la d l gation Int grer une facture modifi e par la d l gation revient modifier cette facture dans votre base La proc dure suivre pour int grer des factures modifi es par la d l gation est pratiquement identique celle adapt e pour les factures cr es De la m me mani re vous pouvez trier les factures modifi es par la d l gation par organisme et par auteur M Modifier facture FACT 3000 E3 Fournisseur Facture N 372 du 02 01 08 Re ue le 02 01 08 Raison sociale Ne B March Date service fait finale Enreg le 02 01 08 LIBRAIRIE LAVOISIER 14 Rue de Provign par XXX XLAB Exercice 2008 SE N facture fournisseur N client 94236 CACHAN FFO7 1511 1 409424056 France Identifiant 54202937600010 N commande 438 Souche
30. qui est dit e apr s chaque extraction res se ENEN Pour d truire les factures rejet es par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Factures rejet es par la D R vous pouvez faire une s lection des factures rejet es selon les crit res suivants e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les factures rejet es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les factures rejet es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent 2 D autre part vous pouvez trier la liste des factures rejet es par la d l gation selon les crit res suivants Num ro de facture Fournisseur Num ro de commande li e Libell du rejet 3 S lectionnez une ligne et cliquez sur le bouton lt D truire gt pour d truire un rejet facture Cette suppression est possible uniquement si la facture Page 534 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB concern e poss de une date de prise en charge dans la base GESLAB Vous pouvez s lectionner plusieurs factures simultan ment 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Manuel d utilisation version 2 3 Page 535 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Traiter les missions rejet es par la d l gation Cette fonction vous permet de
31. sous le nom de la D R en haut gauche sur le bon Chaque zone d crite par un num ro sur le bon correspondant une rubrique dans une table GESLAB La liste suivante vous permet d identifier ces rubriques pour pouvoir les utiliser dans vos propres bons de commandes N D signation Fichier Rubrique Long Zone Maxi 1 Nom de lorg de gestion FETABLISSEMENT ETA LIB ETA 40 ETA SECTEUR 2 Nom du Laboratoire FUNITE UNI LIB_LL1 32 UNI LIB_LL2 32 3 Qualit Nom FINTERNE INT_CAR10_35 35 4 Adresse livraison ligne 1 FINTERNE INT_CAR11_35 35 5 Adresse livraison ligne 2 FINTERNE INT_CAR12_35 35 6 Code postal FINTERNE INT_CAR01_05 5 7 Ville FINTERNE INT_CAR05_30 30 8 Pays FINTERNE INT_CAR13_35 35 9 Qualit Nom FINTERNE INT_CAR14_35 35 10 Adresse facturation ligne 1 FINTERNE INT_CAR15_35 35 11 Adresse facturation ligne 2 FINTERNE INT_CAR16_35 35 12 Code postal FINTERNE INT_CAR02_05 5 13 Ville FINTERNE INT_CAR06_30 30 14 Pays FINTERNE INT_CAR17_35 35 15 Nature de d pense FCONSTANTE CON_LIB_CON 50 16 N Commande FCOMMANDE COM_NUM_COM 9 17 N Cde compl mentaire FCOMMANDE COM_NUM_CPL 10 18 Date de la commande FCOMMANDE COM_DATE_COM 19 Type RS Fournisseur FFOURNISSEUR FOU_TYPE_RS 5 20 Raison Sociale Fournisseur FFOURNISSEUR FOU_RAI_SOC 30 21 Adresse fournisseur ligne 1 FFOURNISSEUR FOU_LIG1_ADR 32 22 Adresse fournisseur ligne 2 FFOURNISSEUR FOU_LIG2_ ADR 32 23 Adresse fournisseur ligne 3 FFOURNISSEUR FOU_LIG3_ADR 32 24 Code postal FF
32. 6 Dans le champ Libell renseignez ventuellement le libell de cet attendu 7 Dans le champ Date d arriv e pr vue saisissez ventuellement la date d arriv e du cr dit Attention cette date doit tre sup rieure ou gale la date du jour Un message de confirmation s affiche si la date est sup rieure la date de fin d exercice Si vous confirmez les attendus dont la date d arriv e est sup rieure la date de changement d exercice seront report s sur l exercice suivant en fin d exercice 8 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre saisie ou sur le bouton lt Annuler gt pour interrompre l enregistrement de l attendu sur r partitions Mise jour automatique Compl ment de r partition 21 12 2007 e Le total attendu de l entit d pensi re concern e est augment du montant total du cr dit attendu ainsi que des cumuls attendus des ascendants de l entit d pensi re Page 148 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur r partitions Retrouver un cr dit attendu sur r partitions gt Vous pouvez retrouver un cr dit attendu sur r partitions partir de crit res de recherche 8 F En mode Gestion courante choisissez l option Attendus sur r partitions dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur r partitions ATTE 2000 NS attendu r part Exercice uteur Entit d pensi re Laboratoi
33. COMPARER LES DONNEES A INTEGRER AVEC LES DONNEES GESLAB INTEGRER LES COMMANDES DANS GESLAB INTEGRER LES FACTURES DANS GESLAB INTEGRER DES NOTIFICATIONS DE CREDIT DANS GESLAB TRAITER LES COMMANDES REJETEES PAR LA DELEGATION TRAITER LES FACTURES REJETEES PAR LA DELEGATION TRAITER LES MISSIONS REJETEES PAR LA DELEGATION TRAITER LES SERVICES FAITS REJETES PAR LA DELEGATION VISUALISER LES MOUVEMENTS RETOURNES REFUSES PAR LE LABORATOIRE RETRANSMISSION VERS SIMBAD MODULE DE COMPARAISON GESLAB BFC COMPARAISON GESLAB BFC COMMANDES D ACHAT COMPARAISON GESLAB BFC COMMANDES DE MISSION 416 417 418 421 424 426 427 429 430 435 438 442 444 445 447 448 453 456 458 461 464 466 468 469 470 471 472 475 477 480 488 496 499 501 503 504 515 529 531 533 536 538 541 543 547 548 551 Manuel d utilisation version 2 3 Page 7 GESLAB Page 8 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Introduction Introduction L application GESLAB est un portage de l application XIab Certaines fonctionnalit s sont rest es identiques celles d Xlab elles sont d crites dans ce manuel D autres fonctionnalit s d administration ont t port es sur une application Web elles sont d crites dans le manuel GESLAB MUT Admin Web Lors du portage les crans ont t relook s mais les copies d cran du pr sent MUT n ont pas t chang es Manuel d utili
34. Choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des factures M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N u DE March Re ue le Raison sociale Enreg le par Exercice Date service fait finale N facture fournisseur N client Souche D signation Identifiant N commande Ligne com Entit Qt PU HIT Rem Fournisseur Total H T Total T R C Lignes Lignes d j factur es E Ajouter 4 Pr c dent E Ci i Trouver Pour modifier une facture Factur H T po Total T Y 4 Factur T R C Factur T T C E Fermer 1 S lectionnez la facture que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une facture 2 A partir de la fen tre principale de la facture cliquez sur le bouton lt Modifier gt Modifier les informations principales 1 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes Date de saisie Date de r ception Date service fait finale Raison sociale du fournisseur Num ro de facture fournisseur Manuel d utilisation version 2 3 Page 279 Les factures GESLAB e Num ro client e March du fournisseur e Indicateur de solde si la facture est au statut Enregistr e Attention Le num ro de march
35. ClPr visionnelle Solde D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T RC bD taill es Group es Total H T i Total T V A Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur o mij gt P Y x J Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer EE Pour suivre les factures associ es la commande 1 S lectionnez la commande dont vous voulez consulter les factures Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Factures gt pour visualiser la ou les factures associ es la commande La fen tre suivante appara t Page 224 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes M Facture FACT 3000 Facture N 1 du 10 10 07 s Re ue le 10 10 07 Enreg le 10 10 07 Exercice 2007 Date service fait finale par XLA XLAB N facture fournisseur FF07 3256 N commande E Ligne com N client Souche 0987 351 D signation Pissettes 1 L Pissettes 1 L Pissettes 2 L Entit Qt 3 Lignes l Lignes d j factur es i Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver 3 Si la commande est associ e plusieurs factures les boutons lt Suivant gt et lt Pr
36. Les mati res GESLAB Les mati res GESLAB vous permet de g rer une nomenclature de mati res Les mati res d finissent des ensembles d articles homog nes Dans GESLAB il existe deux niveaux de mati res e Les t tes de chapitres e Les mati res du laboratoire GESLAB propose au d part une liste de t tes de chapitres commune tous les laboratoires Cette liste est modifiable Vous pouvez ajouter des t tes de chapitre ou modifier leur libell Les mati res propres au laboratoire sont d finies par l administration en fonction de ses besoins La seule contrainte est de rattacher chaque mati re une t te de chapitre les codes mati res doivent donc commencer par le code de la t te de chapitre Les t tes de chapitres sont des mati res de niveau 0 Les autres mati res sont de niveau 1 Points abord s dans ce chapitre Adm Ajouter une t te de chapitre Modifier une t te de chapitre Saisir une mati re Modifier une mati re Supprimer une mati re Page 78 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les mati res Ajouter une t te de chapitre Cette fonction vous permet d ajouter des t tes de chapitre la liste pr d finie par GESLAB Le laboratoire peut ainsi personnaliser la nomenclature t te de chapitre niveau 0 en fonction de ses sp cificit s Attention vous ne pourrez pas d truire cette t te de chapitre amp En mode Gestion courante choisiss
37. Les services faits GESLAB Saisir le service fait par le menu Choisissez l option Service fait dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des services faits Z Lignes d tail service fait SERF 4000 kx N commande Rechercher N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut E 0 00 Modifier D truire Ajouter Quantit mm OK Annuler T i Pour saisir le service fait par le menu 1 Saisir le num ro de la commande concern e et cliquez sur le bouton lt Rechercher gt 2 S lectionnez la ligne commande pour laquelle vous souhaitez enregistrer le service fait puis cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Certaines donn es de la ligne d tail du service fait sont initialis es avec les donn es de la ligne d tail commande e La quantit livr e avec la quantit command e ou restante livrer e Le libell avec la d signation de la ligne d tail commande e La r f rence article avec la r f rence article de la ligne d tail commande L exercice prend la valeur de l exercice courant et ce champ n est pas modifiable Remarque Si le num ro de commande pour l organisme champ N cde de l org de la fen tre Infos des commandes d achat n est pas renseign vous n tes pas autoris saisir des services fai
38. Modifier D truire Ins rer Trouver Annu Imprimer Fermer Pour modifier une entit d pensi re 1 A partir de la fen tre principale Entit d pensi re s lectionnez l entit modifier puis cliquez sur le bouton lt Modifier gt pour acc der la fen tre Modifier Entit d pensi re 2 Les champs modifiables sont e Type entit e Nom e Autorisation de d passement e Seuil 3 Pour modifier un champ cliquez dans la zone pour modifier sa valeur 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler votre demande de modification Remarque si l entit est d j en d passement disponible sur commande n gatif il est possible de d cocher la case d passement autoris Un message d avertissement s affiche lors de la validation Manuel d utilisation version 2 3 Page 45 Les entit s d pensi res GESLAB i Modifier le code entit d une entit d pensi re Attention e Pour effectuer la mise jour du code entit d pensi re vous devez tre le seul utilisateur connect la base GESLAB e Au pr alable vous devez faire une sauvegarde de votre base GESLAB et de votre base RECETTE 1 A partir de la fen tre principale Entit d pensi re vous pouvez modifier le code entit M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 2 Fin LABO Laboratoire de Chimie v Cod
39. Nom du Bon du Commande Description Nb lignes d tail page Nb colonnes maxi Nb lignes maxi Champ Section N Ligne N Colonne Taille E Fermer Pour pr visualiser un format de bon de commande 1 S lectionnez le format de bon que vous d sirez pr visualiser Reportez vous au chapitre Retrouver un format de bon de commande 2 Cliquez sur le bouton lt Pr visualiser gt 3 Cliquez sur le radio bouton lt Pr visualisation gt pour v rifier le format du bon avant de l imprimer Vous pouvez galement choisir de l imprimer directement bouton lt Imprimante gt ou de ne le visualiser que sur l cran bouton lt Ecran gt 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour afficher la pr visualisation Manuel d utilisation version 2 3 Page 105 Param trer un bon de commande GESLAB Supprimer un format de bon de commande Cette fonction vous permet de supprimer un format de bon de commande enregistr dans GESLAB 8 En mode Administration choisissez l option Bon de commande dans le menu Param trage pour faire appara tre la fen tre suivante Param trage du bon de commande ETAT 1000 Nom du Bon du Commande Description Nb lignes d tail page Nb colonnes maxi Nb lignes maxi Champ Section N Ligne N Colonne Taille 4 gt g x Z E Pr c dent Suivant Trouver niuler imer Fermer Pour supprimer un format de bon de commande 1 S lectionnez le format de bon de commande que
40. Page 292 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes Retrouver une facture interne gt Cette fonction vous permet de retrouver une facture interne dans la base Choisissez l option Facture Interne dans le menu D penses La fen tre suivante appara t alors Facture interne FACI 3000 N facture interne Date de saisie Exercice Entit d bit e j Entit cr dit e ms Montant HT Fr Libell Mati re D _ o Imputations 4 gt 4 HE amp HE Pr c dent Suivant Trouver nnule nprime Fermer m Pour retrouver une facture interne 1 Cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une facture interne Manuel d utilisation version 2 3 Page 293 Les factures internes GESLAB M S lection d une facture interne FACI 3100 Crit res Num ro Libell incomplet B Entit d bit e Entit cr dit e Montant Mati re Date saisie Libell Date EDP d bit e EDP cr dit e Montant Mat 0 Factures internes x amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la facture retrouver e Num ro num ro de la facture interne e Libell incomplet les premi res lettres du libell e Entit d bit e le code de l entit d bit e PIR e Entit cr dit e le code de l entit cr dit e e Mati re le code mati re associ la facture interne 10 e Date saisie la da
41. Saisissez le n d enregistrement partir duquel vos mat riels seront inventori s par d faut les n d inventaire commencent 1 et sont incr ment s puis cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre suivante appara t Minventaire INVE 1000 3 m Facture F ES F Ji N XLAB p Ex 2007 Fournisseur DIFFUSION N facture fournisseur FF07 101 Organisme CNRS Centre National de la Recherche Scientifique Origine SE Subvention d tat 9ADOXXXX 0B1CHIM Equipement N 1 D signation ordinateur portable Marque Type N s rie Prix l 1500 00 Pays FRA Exercice 2007 NS org Souche Entr e 04 12 07 Affect Sortie Eq supprim Statut Enregistr 12 4 ecran couleur 17 FRA 04 12 07 200 00 Etat En service v Local EDP Acq CHBr CHBI EDP D pasit EDP Resp CHBI CHBI Emprunteur Infos Ji Inventaire sur la commande Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer Les informations suivantes sont initialis es par d faut avec les donn es de la facture N facture GESLAB Exercice Fournisseur N facture fournisseur Organisme de gestion Origine de cr dit Page 454 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Attention ces informations ne sont pas modifiables 3 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour renseigner les autres champs 4 Dans le champ D
42. chou e 2 Si ce nombre est sup rieur 0 vous devez entrer dans ce menu et retransmettre les missions au statut KO Reportez vous au paragraphe suivant Pour retransmettre une mission vers SIMBAD L 1 PS Pour retransmettre une mission vers SIMBAD Manuel d utilisation version 2 3 Page 543 Retransmission vers SIMBAD GESLAB mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Retransmission vers SIMBAD x l ption Retransmettre mission pour faire appara tre la fen tre suivante M S lection des missions retransmettre vers SIMBAD SIMB 1000 Code div Mission Matricule Nom Envoi SIMBAD Envoi BFC Statut 1191 97 VIGO 17 11 08 14 11 K0 1191 96 VIGO 17 11 08 14 16 17 11 08 14 16 0K 2 Missions E Fermer 1 A partir de la fen tre principale S lection des missions retransmettre vers SIMBAD vous pouvez si vous le souhaitez trier la liste des missions du laboratoire qui peuvent tre renvoy es selon les crit res suivants e Code division Num ro de la mission Matricule du missionnaire Nom du missionnaire Date d envoi SIMBAD Date d envoi BFC Statut envoi vers SIMBAD KO puis OK Remarque La liste des missions est tri e par d faut selon le statut puis le code division et enfin le num ro de mission 2 S lectionnez la mission que vous d sirez retransmettre SIMBAD en cliquant sur la ligne correspondant la mission concern e Attention Vous ne devez r
43. dition est stopp e Manuel d utilisation version 2 3 Page 205 Les commandes GESLAB Retrouver une commande Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs commandes parmi la totalit des commandes de la base B Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale suivante des commandes M Commande COMM 3000 Fournisseur N Souche Raison sociale x March Livraison Contact Origine N Rem Comp t Acronyme lPr visionnelle Solde D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Total H T TVA Total T R C D taill es O Group es Total H T Total T V A Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur R B a or m lt gt P x Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver Annuler Imprimer Fermer O Pour retrouver une commande 1 A partir de la fen tre principale Commande cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection commande Page 206 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 4 S lection commande COMM 3100 Ez Crit res N com Fournisseur Organisme x Souche Nature X O
44. est pas r cup rable dans une nouvelle commande ou demande d achat Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer un fournisseur de type prestataire externe Enregistrer un fournisseur de type agent Retrouver un fournisseur Modifier un fournisseur de type prestataire externe Modifier un fournisseur de type agent Effacer le N BFC d un fournisseur de type prestataire externe Effacer le matricule d un fournisseur de type agent Supprimer un fournisseur D sactiver un fournisseur Pour plus de renseignements sur Voir Les fournisseurs de type agent Les agents Les produits associ s un fournisseur Les produits Les march s associ s un fournisseur Les march s Manuel d utilisation version 2 3 Page 377 Les fournisseurs GESLAB Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe gt Cette fonction vous permet de d finir les caract ristiques d un fournisseur de type prestataire externe et de l enregistrer dans GESLAB Pour savoir comment enregistrer un fournisseur de type agent reportez vous au chapitre Enregistrer un fournisseur de type agent Attention avant d enregistrer un fournisseur v rifiez bien qu il n est pas d j saisi sous un nom l g rement diff rent Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur Vous pouvez affiner votre recherche par la saisie du num ro de SIRET B Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre prin
45. ligne R f Art Qt D signation P U H T Rem Factur Factur net H T Montant TVA 4 gt Pr c dent Suivant Trouver m Pour diter une facture client 1 S lectionnez la facture client que vous d sirez diter Reportez vous au chapitre Retrouver une facture client 2 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt imprimer gt La fen tre d impression de la facture client appara t Page 356 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client M impression d une facture client FACL 1300 Formats de facture disponibles EBONF 01 Bon de facture standard C N R S XLAB Bon de facture standard C N R S XLAB avec logo Bon de facture HORS CNRS Nb exemplaires MTva vV x OK Annuler 3 S lectionnez dans la liste Formats de facture disponibles le format de facture diter 4 Si vous ne souhaitez pas faire appara tre la TVA sur la facture client d cochez la case TVA 5 Choisissez le nombre d exemplaires d sir dans la rubrique Nb exemplaires 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour lancer l dition de la facture client Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt l dition est stopp e Manuel d utilisation version 2 3 Page 357 Recette Facturation client GESLAB Retrouver une facture client Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs factures clients parmi la totalit des factures cli
46. www cnrs fr D passer les fronti res Advancing the frontiers GESLAB GESLION FINANCI RE Version 2 3 D cembre 2013 Manuel d utilisation GESLAB Table des mati res INTRODUCTION 9 CONNEXION 11 FONCTION DE TRI 14 LES ORIGINES DE CREDIT 16 AJOUTER UNE ORIGINE DE CREDIT 17 RETROUVER UNE ORIGINE DE CREDIT 21 CONSULTER LE BUDGET D UNE ORIGINE DE CREDIT 24 MODIFIER UNE ORIGINE DE CREDIT 28 SUPPRIMER UNE ORIGINE DE CREDIT 31 INSERER UNE ORIGINE DE CREDIT 32 CREER UNE ORIGINE DE CREDIT DE REGROUPEMENT 35 AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ORIGINE DE CREDIT 38 LES ENTITES DEPENSIERES 42 AJOUTER UNE ENTITE DEPENSIERE 43 MODIFIER UNE ENTITE DEPENSIERE 45 RETROUVER UNE ENTITE DEPENSIERE 48 CONSULTER LE BUDGET D UNE ENTITE DEPENSIERE 51 SUPPRIMER UNE ENTITE DEPENSIERE 56 INSERER UNE ENTITE DEPENSIERE DE REGROUPEMENT ST AJUSTER LES CREDITS RESERVES SUR UNE ENTITE DEPENSIERE 59 SUBDIVISER UNE ENTITE DEPENSIERE 62 LES CONTACTS 72 SAISIR UN CONTACT 73 MODIFIER UN CONTACT 75 SUPPRIMER UN CONTACT 76 LES MATIERES 78 AJOUTER UNE TETE DE CHAPITRE 79 MODIFIER UNE TETE DE CHAPITRE 80 SAISIR UNE MATIERE 81 MODIFIER UNE MATIERE 82 SUPPRIMER UNE MATIERE 83 VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES 84 LANCER LA VERIFICATION DE COHERENCE DES DONNEES 85 EXPORTER LES DONNEES 90 EXPORTER UNE LISTE GESLAB VERS EXCEL 91 PARAMETRER UN BON DE COMMANDE 94 DEFINIR UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 95 RETROUVER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 103 MODI
47. Four Fact N Fact Four N Fact BFC N Cde Montant Code Gest Tutelle Nat 0 Factures restant int grer M Z S E Refuser Int grer Imprimer Fermer 3 Si vous refusez d int grer cette facture en suppression cliquez sur le bouton lt Refuser gt La fen tre principale de la facture appara t Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton lt Refuser gt ou alors revenir sur la liste d attente en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Attention dans le cas d un refus la facture dispara t de la liste d attente et vous ne pourrez plus l int grer Toutefois cette facture refus e reste consultable dans le menu Echanges avec la d l gation Int gration Refus 4 Sinon s lectionnez une facture supprimer en cliquant sur la ligne identifiant la facture concern e 5 Cliquez sur le bouton lt int grer gt pour visualiser le d tail de la facture supprimer La fen tre principale de la facture appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 517 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB M Facture FACT 3000 Facture N Date service fait finale par N facture fournisseur NS commande Ligne com Entit Fournisseur Raison sociale du Re ue le March Enreg le Exercice N client Identifiant Souche Qt D signation P U H T Rem Fournisseur Total H T Total T R C Lig
48. LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS C N R 5 LABO CHIM 14206 98 RPs Ressources Propres RP AXX 4617 95 RPCT Contrat banalis 9ADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 SE Subvention d tat 9ADOXXXX 0B1CHIM 9589 03 Budget Changer de code D velopper Le 6 origines LA T H h M x amp E Modifier D truire Ins rer Trouver nnule Imprimer Fermer m Pour modifier une origine de cr dit 1 S lectionnez dans la liste des origines de cr dit l origine de cr dit sur laquelle vous voulez apporter une modification Si l origine de cr dit ne figure pas dans la liste reportez vous au chapitre Retrouver une origine de cr dit pour pouvoir l afficher 2 Cliquez sur le bouton lt Modlifier pour acc der la fen tre Modifier Origine 3 Les champs modifiables sont e Nom Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit D but Fin Autorisation de d passement Seuil Tx r manence organisme autre que CNRS Page 28 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Pour modifier un champ cliquez dans la zone pour modifier sa valeur 4 Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour annuler tout moment votre demande de modification Modifier le code origine d une origine de cr dit Attention e Pour effectuer la mise jour du code origine de cr dit vous devez tre le seul utilisateur connect la base GESLAB e Au pr alable vous devez faire une
49. Page 188 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes e Si un num ro de carte d achat est saisi sur une ligne d tail alors la commande d achat est mono ligne Dans le cas contraire le message suivant vous bloque la validation 1526 La commande avec carte d achat doit tre mono ligne 0 e Si le code famille et ou le type de d pense saisis ne sont pas autoris s pour la nature de d pense de la commande le message suivant bloque la validation 1546 Le code famille AAO1 est incompatible avec la nature de d pense saisie FO et le type de d pense saisi LO sur la ligne 15 Pour valider la saisie de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la ligne d tail n est pas m moris e Remarque Pour les organismes CNRS les commandes sont soumises au code des march s publics La saisie doit respecter les r gles suivantes La saisie des types de d pense et des codes familles est obligatoire pour les commandes de nature Fonctionnement Immobilisation Elle est interdite pour les commandes de nature Mission ou Vacation ou pour les lignes commentaire Lorsque le caract re de lachat est ponctuel saisissez obligatoirement un num ro d Unit Fonctionnelle UF ou un num ro d Op ration de Travaux OT Reportez vous au chapitre Saisir une unit fonctionnelle ou op ration de travaux du manuel Param trage et Utilitaires
50. Pour enregistrer un client 1 A partir de la fen tre principale Client cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le champ Code saisissez obligatoirement le code attribu 30C par le laboratoire au client 3 Saisissez dans la liste d roulante Type raison sociale du client STE 4 Dans le champ Raison sociale saisissez le nom du client 3M 5 Dans le champ Contact saisissez ventuellement le nom d un contact 6 Dans les champs T l phone et T l copie saisissez 04 67 52 58 59 respectivement le num ro de t l phone et le num ro de t l copie du 04 67 36 95 00 client Manuel d utilisation version 2 3 Page 347 Recette Facturation client GESLAB 7 Dans le champ Adresse de Facturation saisissez obligatoirement l adresse laquelle sera envoy e la facture client 8 Dans le champ Pays renseignez le pays France par d faut 9 Dans le champ SIRET saisissez le num ro de SIRET du client dans le cas d une soci t 10 Dans le champ INSEE saisissez le num ro d INSE E dans le cas d une personne 11 Cliquez sur le bouton lt infos gt pour saisir des commentaires 12 Sur la fen tre principale Client valider la saisie en cliquant sur le bouton lt OK gt Pour retrouver un client 1 A partir de la fen tre principale Client cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d un client
51. Remarques D Saisir le d tail des transports de la mission Le premier s jour saisi sera initialis avec les informations g n rales situ es en haut de la fen tre En sens inverse si vous ne saisissez qu un seul s jour et que vous n avez pas renseign les informations g n rales de s jour GESLAB prendra par d faut les donn es de l unique s jour saisi Manuel d utilisation version 2 3 Page 309 Les missions GESLAB M D tails transports de la mission MISS 3400 Liste des moyens de transport Type transport Bon Montant Libell x 0 Moyens transport Montant transports Cette fen tre vous permet de saisir les informations relatives aux moyens de transport utilis s pendant la mission Vous pouvez en saisir au plus huit au sein d une m me mission 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Transports gt La fen tre ci dessus appara t 2 A partir de la fen tre principale D tails transports de la mission cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 S lectionnez dans la liste d roulante le type de transport utilis Avion 4 L indicateur bon de transport doit tre positionn Oui si un bon de OUI transport est utilis pour prendre en charge les frais g n r s par ce moyen de transport Cet indicateur est initialis OUI pour les transports de type Avion Train et Bateau et NON pour les autres L indi
52. Statut de la mission Enregistr e O Imput e O Compl te O Transmise O A retransmettre 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt lnfos gt 2 Par d faut l adresse d envoi des documents mission est ladresse du Laboratoire laboratoire d affectation de l agent au nom du responsable du laboratoire Nom du Les autres possibilit s sont responsable a adresse du laboratoire d affectation de l agent ou nom de l agent Page 306 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions laboratoire ou organisme financeur adresse personnelle de l agent autre laboratoire saisie d une adresse sp cifique papp 3 Dans le champ Compl ments adresse saisissez les compl ments adresse dans les cas b d et e 4 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt C Saisir le d tail des s jours de la mission M D tails s jours de la mission MISS 3300 S jours D part le ClD part 4dm Fam Ville d part Retour le ville principale Fays principal Montant ville Pays D but H Fin H Total Retenue Motif retenue Montant s jours Renseignez les informations g n rales 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Lieux de s jours gt La fen tre ci dessus appara t 2 Dans le champ D part le saisissez la date de d part de la r sidence 20 11 07 administrative o
53. d pensi re sont mis jour des m mes montants Contr les identiques ceux d une saisie simple Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Manuel d utilisation version 2 3 Page 239 Les commandes GESLAB e Pour retirer une ligne d tail provenant d une demande d achat incorpor e par erreur il suffit de supprimer cette ligne d tail dans la fen tre Ligne d tail Commande La ligne est alors remise au statut En attente gt dans la demande correspondante Page 240 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Reporter une commande de l exercice ant rieur Vous pouvez tre amen traiter des situations particuli res Par exemple si une nouvelle facture relative une commande sold e sur l exercice ant rieur arrive au cours de l exercice courant vous avez deux solutions Solution 1 Cr er une nouvelle commande pour prendre en charge cette facture Solution 2 Reprendre manuellement la commande correspondante depuis l exercice ant rieur pour r cup rer les lignes de d tail avec quantit s command es et factur es mises z ro et les compl ter L op ration de report d une commande vous permet de reporter manuellement une commande sold e de l exercice ant rieur sur l exercice courant ainsi que les mouvements associ s Cette op ration ne concerne que les commandes non CNRS Le report d une commande sold e de l exercice ant rieur sur l exercice coura
54. er la ou les commandes de tiers Page 320 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions A Cr er et imputer la ou les commandes de mission 1 S lectionnez la mission engager Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt Cdes Miss gt la fen tre suivante appara t M Commande de mission MISS 3700 Mission Total mission 410 97 Total imput Reste imputer 410 97 Commande Origine de cr dit N commande Libell commande Souche Solde Lignes Imputations Total de la commande amp T 4 b Ajouter jo Pr c dent Suivant Saisir les donn es g n rales de la commande 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt la fen tre suivante appara t M Ajouter commande de mission MISS 3700 Mission Total mission 410 97 Total imput Reste imputer 410 97 Commande Origine de cr dit N commande Libell commande VIGO JEAN PARIS 20 11 07 au 22 11 07 Souche Solde Lignes Lignes Imputations Total de la commande Mo e Pr c nt OK Annuler 2 Saisissez le code de l origine de cr dit sur laquelle vous voulez imputer la mission Par d faut le champ est renseign par l origine de cr dit indicative ventuellement saisie dans la demande de mission Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 321 Les missions GESLA
55. es pr c demment l tat affichera l union des trois r sultats cit s ci dessus 5 Dans le champ Origines de cr dit vous avez la possibilit de s lectionner une ou plusieurs origines de cr dit Dans ce cas l la comparaison ne portera que sur les commandes d achat li es cette ou ces origine s de cr dit Remarque si aucune origine de cr dit n est s lectionn e la comparaison portera sur toutes les origines de cr dit de l organisme s lectionn 6 Si vous cochez la case Tri par Nature de d pense l tat sera tri par nature de d pense selon l ordre alphab tique Remarque les autres cases de l cran ne sont pas utilis es pour cet tat elles sont donc inactives 7 Pour imprimer l tat des commandes d achat absentes cliquez sur le bouton lt Imprimer gt 8 Pour exporter l tat des commandes d achat absentes dans un fichier au format csv lisible par Microsoft Excel cliquez sur le bouton lt Exporter gt 9 Si vous d sirez effacer la s lection que vous avez faite cliquez sur le bouton lt Annuler gt 10 Si vous souhaitez sortir de la fen tre sans lancer de comparaison cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 550 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Module de comparaison GESLAB BFC Comparaison GESLAB BFC Commandes de mission gt Cette fonction vous permet de comparer les commandes de mission fig es dans GESLAB aux commandes de mission pr
56. est pr renseign avec l exercice de la facture 2007 quand elle existe sinon avec l exercice courant 5 Dans le champ Souche saisissez ventuellement la r f rence de la souche 6 Dans le champ Pays saisissez la provenance du mat riel Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 7 Dans le champ N inventaire organisme saisissez si vous le connaissez le num ro d inventaire de l organisme qui g re ce mat riel 8 Dans le champ Entr e indiquez la date d entr e de ce mat riel Ce 04 12 07 champ est obligatoire 9 Dans le champ Sortie indiquez la date de sortie du mat riel dans le cas d un mat riel sorti Ce champ est obligatoire Manuel d utilisation version 2 3 Page 449 Gestion de l inventaire GESLAB Remarques e La case Affect doit tre coch e si le mat riel est affect au CNRS et que le CNRS n en est pas propri taire e Les champs EDP Acq et EDP resp sont renseign s par la saisie de la d signation Vous pouvez les modifier 10 Cliquez dans le champ Etat et s lectionnez l tat du mat riel dans la liste d roulante En service le mat riel est entr dans le laboratoire et il est en service En d p t le mat riel est en d p t chez une entit d pensi re diff rente de l entit responsable Pr t le mat riel a t pr t l ext rieur du laboratoire Sorti le mat riel e
57. fait l objet de mouvements notifications r partitions de cr dit commandes vous ne pouvez pas lui rattacher de nouvelle origine avec la fonction Ajouter Vous devez alors utiliser la fonction Ins rer Reportez vous l op ration Ins rer une origine de cr dit d crite plus loin dans ce chapitre 3 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Origine Dans le champ Code origine saisissez le code origine de cr dit Il doit tre le plus caract ristique possible pour vous permettre de le reconna tre facilement Ce champ est obligatoire Dans le champ Nom saisissez le libell de l origine de cr dit Vous n avez pas de saisie faire dans le champ Laboratoire Il est d duit de l origine de regroupement Dans le champ Organisme de gestion s lectionnez le nom de l organisme de gestion si l origine de cr dit est de niveau hi rarchique 2 LABO 01 01 07 RP Ressource Propre CNRS Page 18 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Sinon l organisme de gestion est celui de l organisme de regroupement 8 Dans le champ Code gestion 1 saisissez la premi re partie du code 9ADOXXXX de gestion Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Pour une origine de cr dit de niveau fin relative l organisme CNRS le code de gestion doit correspondre l adresse analytique
58. l impossibilit et la commande n est pas enregistr e Si une commande sur cr dits CNRS a t saisie avec un num ro de march se r f rant un autre organisme que le CNRS le message suivant bloque la validation 1474 Le march ne se r f re pas au m me organisme que l origine O de cr dit Si une commande sur cr dits CNRS a t saisie sans num ro de march mais qu il existe au moins un march en cours pour le fournisseur de la commande le message suivant appara t 1477 Attention il existe des march s pour ce fournisseur confirmez vous la saisie Le bouton lt Oui gt valide la commande sans num ro de march Le bouton lt Non gt vous permet de saisir un num ro de march avant la validation Si une commande d achat r f ren ant le march Mission n est pas pr visionnelle le message suivant bloque la validation de la commande 1528 La commande sur le march FRAM doit tre pr visionnelle 0 Si une commande d achat r f ren ant le march Mission n est pas mono ligne le message suivant bloque la validation de la commande 1529 La commande sur le march FRAM doit tre mono ligne Si une commande standard sur cr dits CNRS est sold e alors que tous ses services faits livr s n ont pas t factur s le message bloquant suivant s affiche la validation Page 196 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 1527 Solde impossi
59. l impression d un document avec la mention ce document ne vaut pas ordre de mission Le tableau suivant r capitule les documents dit s par GESLAB en fonction du type de mission TYPE DE MISSION Ordre de mission Formulaire de mission Ordre dai E tricolore OM FMI France avec Frais FF France sans Frais Ni FS Etranger avec Frais Ni EF Etranger Sans Frais E Invitation Experts Scientifiques IE Concours CO Convocation Administration Centrale CA Page 324 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions CHOSE 07 l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale d une si W Mission MISS 3000 Donn es g n rales N Type v A du Organisme au OM permanent Oom collectif Stage Objet A v Instance comit national Compl ment motif Cofinanceur Cdes Miss Cdes Ti IC Pr c dent Suivant Trouver Agent Nom N INSEE Imputation Entit d p Ori indic S jour Montant D tails Montant Lieux de s jours Montant Montants Total mission Forfait m Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent E Fermer Pour diter les documents associ s une mission 1 S lectionnez la mission concern e Reportez vous au chapitre Retrouver une dem
60. la fen tre Demande d achat 5 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt pour visualiser le statut de chaque ligne de la demande La fen tre suivante appara t Page 168 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat M Lignes d tail DEMA 3300 Stat Code Qt D signation R f article AE A PA 2 Total H T 5 00 Cahier 100 pages 15 00 Surligneur jaune bleu 754652 50 00 Stylo roller vert 124256 Total command H T Code D signation R f article L 5 00 0 Cahier 100 pages 453365 Ligne Prix Unit HT 96 Rem TVA Mati re Statut Total H T 0 85 19 60 w 3 En attente Taxe Code famille Qt livr e 6 Vous visualisez l ensemble des lignes de la demande d achat avec leur statut Le champ Statut peut prendre les valeurs suivantes A en attente la ligne n est pas prise en compte dans une commande T trait e la ligne est prise en compte dans une commande 7 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Demande d achat Manuel d utilisation version 2 3 Page 169 Les demandes d achat GESLAB jp PECOS Pour consulter les commandes associ es la demande 1 A partir de la fen tre principale Demande d achat si la demande a le statut En cours ou Trait e cliquez sur le bouton lt Commandes gt pour visualiser la ou les commandes associ es la demande La fen tre suivante appara t
61. ler les d penses des niveaux de d tails variables suivant le degr de finesse de votre suivi GESLAB permet de g rer au niveau du laboratoire les d penses taxe de r manence comprise TRC La TVA R manente est la part de TVA qui ne peut plus tre d duite par l tablissement et qui est en cons quence la charge du budget du CNRS donc de celui des unit s Au niveau du laboratoire les cr dits quel que soit l tablissement sont g r s en TRC Pour les d penses lors de la commande l engagement des cr dits sur les origines se fait en TRC la mise jour des cr dits lors de la facture galement Ce taux de r manence est port au niveau de chaque origine de cr dit Pour les origines de cr dit CNRS le taux de r manence est unique non modifiable et transf r lors d un flux de retour BFC en d but d ann e Avertissement Avant de commencer entrer vos origines de cr dit dans GESLAB il convient de pr voir sur papier la fa on dont vous allez les organiser L organisation adopter d pend par exemple du nombre de laboratoires que vous g rez ou du nombre d organismes financeurs de votre laboratoire Le nombre de niveaux d origines de cr dit est th oriquement illimit Il est cependant recommand de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux En effet lors de vos diverses op rations notifications de cr dit commandes factures etc le temps de mise jour des disponibles sur les origine
62. les et des mises jour identiques celles d une modification classique de commande La ligne identifiant la commande que vous venez de modifier a disparu Le compteur des commandes restant int grer est mis jour 12 R p tez les op rations 3 11 pour modifier une autre commande Page 514 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Int grer les factures dans GESLAB GESLAB vous permet d int grer les factures qui vous ont t transmises par la d l gation Vous serez amen int grer dans GESLAB trois sortes de factures e Les factures supprim es par la d l gation e Les factures cr es par la d l gation c est dire les factures envoy es par la d l gation et qui ne se trouvent pas dans la base GESLAB e Les factures modifi es par la d l gation L int gration des factures dans GESLAB s effectue facture par facture Toutes les factures transmises par la d l gation sont au statut Retourn e qu elles aient t cr es au laboratoire ou la d l gation En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Factures pour faire appara tre la liste des factures int grer dans GESLAB M Int grer les factures INTF 1000 Factures int grer Laboratoire LABO Laboratoire de Chimie 1 Factures dont 0 modifi es la D l gation Organisme 0 supprim es la D l gation 1 FAR
63. n r e par la facture Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 5 Dans le champ Souche saisissez ventuellement une facture interne votre laboratoire et diff rente du num ro automatique attribu par GESLAB par exemple un n de souche 6 Dans le champ Paiement indiquez ventuellement la date limite de 10 11 06 paiement de la facture 7 Dans le champ RS raison sociale saisissez le client destinataire 3M de la facture Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Reportez vous au chapitre G rer une base clients L adresse de livraison des produits ou services factur s s affiche automatiquement dans la fen tre Cette adresse de livraison est prise par d faut gale l adresse de facturation renseign e dans le fichier Client mais vous pouvez la modifier L adresse de facturation ne peut quant elle tre modifi e la saisie de la facture et sera imprim e telle quelle sur la facture 8 Dans le champ Date et R f rence saisissez obligatoirement la 10 10 06 date et la r f rence de la commande l origine de cette facture client r f rence 38 texte libre Manuel d utilisation version 2 3 Page 351 Recette Facturation client GESLAB Remarque la case Facture annul e permet en la cochant de supprimer logiquement une facture client au statut Enregistr e ou Dit e la facture n est plus vali
64. pense l tat sera tri par nature de d pense selon l ordre alphab tique 8 Pour imprimer l tat des commandes de mission cliquez sur le bouton lt Imprimer gt 9 Pour exporter l tat des commandes de mission dans un fichier au format csv lisible par Microsoft Excel cliquez sur le bouton lt Exporter gt 10 Si vous d sirez effacer la s lection que vous avez faite cliquez sur le bouton lt Annuler gt 11 Si vous souhaitez sortir de la fen tre sans lancer de comparaison cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 552 Manuel d utilisation version 2 3
65. re permet de distinguer les fournisseurs de type prestataire externe et agent Par d faut il est positionn sur la valeur Tous Statut ce crit re permet de distinguer le statut du fournisseur Provisoire Valid ou D sactiv Par d faut il est positionn sur la valeur Tous Date saisie la date laquelle le fournisseur a t saisi Dans le cadre du haut vous pouvez sp cifier une date ant rieure la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure cette date Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates Seuil atteint ce crit re est toujours pr sent mais il est obsol te car il n est plus renseign automatiquement Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les fournisseurs correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Manuel d utilisation version 2 3 Page 389 Les fournisseurs GESLAB 4 Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes Num ro fournisseur Raison sociale Type du fournisseur Identifiant INSEE Date Statut Remarque le seuil est renseign Oui si le prestataire a d pass le seuil pour le CNRS sinon il reste vide 5 S lectionnez dans la liste le fournisseur que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne L
66. rences sur les donn es int grer pour lancer la comparaison automatique des donn es et l dition des tats des diff rences sur les commandes et les factures Code Sigle 1 Organismes 72 E Lancer Fermer 1 Cliquez sur le bouton lt Lancer gt La comparaison s effectue et les diff rents tats sont dit s Manuel d utilisation version 2 3 Page 503 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Int grer les commandes dans GESLAB Cette fonction vous permet d int grer dans GESLAB les commandes qui vous ont t transmises par la d l gation Vous serez amen int grer dans GESLAB trois sortes de mouvements Les commandes supprim es par la d l gation Les commandes cr es par la d l gation c est dire les commandes envoy es par la d l gation et qui ne se trouvent pas dans la base GESLAB e Les commandes modifi es par la d l gation Remarque l int gration de commandes ne concerne que les commandes de nature Vacation L int gration des commandes dans GESLAB se fait commande par commande vous devez v rifier chaque mouvement envoy par la d l gation avant de l int grer dans GESLAB En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Commandes pour faire appara tre la fen tre suivante M Int grer les commandes INTC 1000 Commandes int grer Laboratoire LABO 0 Commandes dont US 0 modifi es la D
67. signation tapez lt Tabulation gt pour obtenir la liste des lignes facture S lectionnez le mat riel inventorier Automatiquement la r cup ration de cette ligne facture initialise les informations D signation Prix Entit d pensi re acqu reur Entit d pensi re responsable 5 Reportez vous au chapitre Enregistrer un mat riel inventorier pour effectuer la suite des op rations Manuel d utilisation version 2 3 Page 455 Gestion de l inventaire GESLAB Suivre les mat riels inventori s sur une commande Cette fonction vous permet lorsque vous saisissez un mat riel dans l inventaire de consulter la liste des mat riels d j inventori s sur la commande correspondante afin d viter la saisie de doublons g Choisissez l option Mise jour Inventaire du menu Inventaire M inventaire INVE 1000 Facture N XLAB BW Fournisseur N facture fournisseur Organisme Origine Equipement N D signation Marque Type NS s rie Prix Pays Exercice NS org Souche Entr e Affect Sortie Eq supprim Statut Etat F Local EDP cq EDP D posit EDP Resp Emprunteur 4 D Gi amp E Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Fermer Pour suivre les mat riels inventori s sur une commande 1 S lectionnez le mat riel inventori que vous voulez consulter Reportez vous au chapitre Retrouver un mat riel inventori e
68. suivantes sont modifiables e N bon Libell R f rence article Quantit livr e Date de service fait Si la ligne service fait est au statut Transmise ou A retransmettre seules les zones suivantes sont modifiables e N bon e Libell e R f rence article Attention si la ligne service fait est une ligne commentaire seul le libell est modifiable Remarque la quantit livr e n est pas modifiable pour rectifier la quantit livr e vous devez saisir une nouvelle ligne service fait avec la diff rence de quantit enregistrer quantit positive ou n gative Page 258 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Reportez vous au chapitre Saisir le service fait 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs 5 Vous pouvez modifier d autres lignes en r p tant les tapes 1 4 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer pour sortir de la fen tre principale des services faits Quelques compl ments d information e Si la ligne service fait modifi e a d j t transmise suite une modification elle passe au statut A retransmettre Le service fait repartira avec un bon de livraison modifi Manuel d utilisation version 2 3 Page 259 Les services faits GESLAB Supprimer le service fait gt Cette fonction vous permet de supprimer l enregi
69. t Acronyme France Nature Oo N Mission Loo Identifiant 19511296600435 lPr visionnelle O Solde C D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Total H T TVA Total T R C 1 00 Souris 123456 12 25 19 60 1 00 Clavier 456789 25 00 19 60 2 Lignes bD taill es Group es Total H T Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur B or mj gt p yY x Ajouter Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Imprimer Fermer 3 Saisissez dans la partie principale de la commande les champs e Date de livraison e Libell e Origine de cr dit e Nature 4 Au niveau des lignes de la commande g n r es depuis la demande d achat supprimer celles qui ne doivent pas tre incorpor es cette commande en s lectionnant la ligne d tail commande et en cliquant sur le bouton lt D truire gt Ces lignes non incorpor es de la demande d achat pourront tre incorpor es dans une autre commande Remarque le bouton lt Ajouter gt de la fen tre Commande reste actif tant qu il y a des lignes de la demande d achat qui n ont pas t incorpor es dans une commande statut de la ligne est En attente 5 Validez la commande ainsi cr e en cliquant sur bouton lt Ok gt pour revenir sur la fen tre Demande d achat Le statut des lignes de la demande d achat qui ont t incorpor es passe Trait e
70. t Code de Gestion 275781 1B1INSB France Acronyme Identifiant 2395 3 f Nature Fonctionnement ClD rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem LOCILAA TVA Lignes d tail Cumul Lignes Total command organisme 2 78 Int grer Si vous n tes pas d accord avec la cr ation de la d l gation Vous pouvez refuser cette cr ation a Annuler pour ne pas int grer la commande mais la laisser dans la liste d attente Manuel d utilisation version 2 3 Page 523 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB b Refuser pour ne pas int grer la facture et la retirer de la liste d attente Attention cette op ration est irr versible I est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Vous revenez alors sur la liste des factures int grer Si vous tes d accord avec la cr ation de la d l gation a Renseignez sur l cran Commande les donn es manquantes e l origine de cr dit e le fournisseur e les lignes d tails une par entit d pensi re si vous souhaitez affecter cette commande sur plusieurs entit s d pensi res Note Si vous faites un suivi par mati re il est recommand de saisir autant de lignes d tail que de produits recommand s Assurez vous que la somme des lignes d tail est gale au montant HT de la commande b Cliquez sur lt OK gt pour valide
71. tre principale suivante M R partition de cr dit REPA 3000 N r partition Date r partition Exercice uteur pa Origine cr dit Reste r partir peee Entit d pensi re N d attendu Montant Cl R partition r serv e Libell 4 gt d E Pr c dent Suivant Trouver j Fermer m Pour modifier une r partition de cr dit 1 A partir de la fen tre principale R partition de cr dit cliquez sur le bouton lt Modifier gt pour acc der la fen tre Modifier R partition Les informations modifiables sont e Date r partition N d attendu Montant R partition r serv e Libell Remarque le montant d une r partition de cr dit peut tre modifi mais il n est pas possible de changer le signe du montant de mettre le montant z ro de modifier en m me temps le montant et la case cocher R partition r serv e Manuel d utilisation version 2 3 Page 127 Les r partitions de cr dit GESLAB Supprimer une r partition de cr dit gt Cette fonction vous permet de supprimer de la base des r partitions de cr dit S Choisissez l option R partitions de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M R partition de cr dit REPA 3000 N r partition Date r partition Exercice uteur pee Origine cr dit Reste r partir pe Entit d pensi re N d attendu Monta
72. une commande B Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 Fournisseur N Souche 3 Raison sociale y March Livraison Contact Libel Origine En N Rem Comp t Acronyme lPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T RC D rog scient D taill es Group es Total H T a i Total T V A Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur I mj lt gt P J Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer m Pour suivre les services faits associ s une commande 1 S lectionnez la commande dont vous voulez consulter les services faits Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Service fait gt pour visualiser le ou les services faits associ s la commande La fen tre suivante appara t Page 222 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 3 Vous pouvez visualiser les services faits effectu s pour la commande dans la liste du bas Chacune de ses lignes s
73. 00 Stylo roller noir 1 12 CHMO Demande de fournitures 20706706 CHBI Demande de fournitures 20 06 06 Ne ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem TotalHT TVA Lignes de commande xX OK Annuler 5 Dans la liste des demandes d achat cliquez sur la premi re demande d achat incorporer Les lignes d tail correspondantes s affichent dans la liste de droite 6 S lectionnez les lignes d tail de la liste Lignes de la demande que vous d sirez incorporer et cliquez sur le bouton lt S lectionner gt Les lignes de demande choisies sont incorpor es la liste des lignes d tail commande Remarques Si vous souhaitez incorporer toutes les lignes d tail d une Page 238 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 10 11 12 demande d achat double cliquez directement dans la liste Demandes d achat sur la demande d achat incorporer Toutes les lignes de la demande sont directement incorpor es dans la liste des lignes d tail commande Pour annuler une incorporation de lignes de demande d achat s lectionnez les nouveau dans la liste de droite et cliquez sur le bouton lt Remettre gt Les lignes de la demande d achat sont alors retir es de la liste des lignes d tail commande Attention Si suite l action Remettre la commande se retrouve sans ligne d tail non commentaire la modification ne sera pas poss
74. 1134 La saisie du code famille est obligatoire pour ce type l de mouvement En cas de probl me gt Aucune origine de cr dit n appara t dans la liste d aide Aucune origine de cr dit n a t pr alablement saisie dans la base GESLAB Pour saisir votre commande vous devez imp rativement en cr er une avant gt Aucun code d entit d pensi re n appara t dans la liste d aide Aucune entit d pensi re n a t pr alablement saisie dans la base GESLAB Pour saisir votre commande vous devez imp rativement en cr er une avant gt Aucun code d unit fonctionnelle ou d op ration de travaux n appara t dans la liste d aide Aucune unit fonctionnelle ou op ration de travaux n a t pr alablement saisie dans la base GESLAB Pour saisir votre commande vous devez imp rativement en cr er une avant Quelques compl ments d information e Toutes les commandes sont enregistr es en euros Dans le cas de commandes l tranger hors zone euros il appartient l utilisateur avant de constituer sa commande de convertir tous les prix unitaires en euros Les taux de change en vigueur peuvent tre consult s dans la table des devises Reportez vous au chapitre Les tables du manuel Param trage et Utilitaires e Pour un taux de r manence gal 0 les r gles suivantes s appliquent la saisie du taux de TVA ne sera pas obligatoire dans les commandes d achat engag es sur les origines de cr dit les
75. 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de l article Page 344 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Vous pouvez interrompre tout moment la saisie en cliquant sur le bouton lt Annuler gt si Pour retrouver un article 1 A partir de la fen tre principale Article cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d un article M S lection d un article ARTI 1100 Crit res Num ro article R f rence article D signation Ne R f article D signation P U H T x Annuler 2 Saisissez un ou plusieurs crit res de recherche de l article retrouver e Num ro article n d enregistrement de l article e R f rence article r f rence de l article e D signation d signation de l article 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les articles correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res de recherche 5 S lectionnez la ligne correspondant aux crit res puis cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre Article s ouvre avec les caract ristiques de l article s lectionn 0 Articles amp Imprimer Manuel d utilisation version 2 3 Page 345 Recette Facturation client GESLAB oa Pour modifier un article 1 p 1 S lectionnez l arti
76. Aide la saisie par lt Tabulation gt pour obtenir la liste des origines de niveau fin Date commande gt gt date minimale de la commande Date commande lt lt date maximale de la commande Auteur nom de l auteur des commandes Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt e Etat e P riode de transfert dates entre lesquelles les commandes ont t extraites pour la derni re fois de GESLAB pour tre envoy es la d l gation 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les commandes correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 ll est possible de trier la liste selon les l ments suivants Num ro GESLAB de la commande Num ro de souche Raison sociale du fournisseur Date de saisie de la commande Montant de la commande Origine de la commande Nature de la commande Statut de la commande 4 S lectionnez dans la liste les commandes que vous souhaitez retransmettre s lection multiple possible 5 Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour d s lectionner les commandes s lectionn es 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour que les commandes s lectionn es soient marqu es comme A retransmettre 7 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour fermer la fen tre Ces commandes seront jointes la prochaine extraction de donn es G
77. Ce flux alimente automatiquement la base de donn es de cette application assurant le suivi de tous les d placements l tranger des missionnaires du CNRS Automatiquement chaque cr ation modification suppression ou transfert vers BFC d une mission ayant au moins un s jour l tranger un fichier crypt est envoy l application Missions du portail SIMBAD Ce flux est volontairement con u pour tre le plus transparent pour l utilisateur GESLAB Un seul traitement n a pu tre automatis la retransmission vers SIMBAD des missions en cas d chec du premier transfert automatique Vous pouvez donc retransmettre l application Missions du portail SIMBAD les missions dont la transmission automatique a chou e Pour visualiser rapidement s il y a des missions retransmettre le titre du menu Retransmission vers SIMBAD x comporte un indicateur x correspondant aux nombres de transmissions qui ont chou es LL oo Pour visualiser le nombre de mission retransmettre vers SIMBAD Trace Echanges avec la d l gation le menu Retransmission vers SIMBAD x appara t XLAB Laboratoire de Chimie LABO Exercice 2008 Dossier Edition Transfert Retransmission Int gration Retransmission vers SIMBAD 0 1 A droite du menu Retransmission vers SIMBAD le nombre entre parenth ses indique le nombre de missions dont la transmission vers l application Missions du portail SIMBAD a
78. Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs M Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Lis Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale v Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client S O EE m pOT R m Cl Etranger 4 gt gh E Pr c dent Suivant Trouver f r Fermer je Pour enregistrer un produit partir de l cran fournisseur 1 A partir de la fen tre principale Fournisseur s lectionnez le fournisseur du produit que vous souhaitez enregistrer Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 Cliquez sur le bouton lt Produits gt pour faire appara tre la fen tre suivante Page 408 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits M Ajouter produit PROD 3000 Code produit Provenance Date cr ation 20 12 06 Fournisseur Raison sociale ANSSEN CHIMICA Rue Francois Villon 31000 TOULOUSE D signation Pissette uE R f rence article Prix Unit HT Taux TVA Rem 999856 2 43 19 60 M 10 20 Mati re 3 Equipements scientifiques et composants vV x OK Annuler 3 Enregistrez le produit Reportez vous au chapitre Enregistrer un produit 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Manuel d utilisation version 2 3 Page 409 Les produits GESLAB Consulter la l
79. Date d arriv e pr vue Libell Notificateur Reste attendu 3 Placez le curseur sur les champs modifier saisissez les modifications puis valider en cliquant sur le bouton lt OK gt Page 144 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur notifications Supprimer un cr dit attendu sur notifications gt Cette fonction vous permet de supprimer de la base des cr dits attendus sur notifications pr En mode Gestion courante choisissez l option Attendus sur notifications dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur notifications ATTE 1000 N d attendu notif Exercice Auteur p Organisme de gestion Laboratoire es Origine cr dit Code gestion tutelle moo Type de cr dit Notificateur v Montant attendu initial Montant re u Reste attendu Libell A IO Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour KI D E Pr c dent Suivant Trouver Fermer LC Pour supprimer un cr dit attendu sur notifications 1 S lectionnez le cr dit attendu sur notifications supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un cr dit attendu sur notifications 2 A partir de la fen tre principale Attendu sur notifications cliquez sur le bouton lt D truire gt R pondez lt Oui gt au message de confirmation de la suppression Attention cette suppression est irr versible Si vous confirmez cette op rati
80. Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale FO Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client Pays O Etranger March s R init N BFC Sar i T gt ll Ajouter Modifie D truire Pr c dent Suivant Trouver Pour retrouver un fournisseur 1 Cliquez sur le bouton lt Trouver gt de la fen tre principale pour acc der la fen tre S lection d un fournisseur Page 388 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs M S lection d un fournisseur FOUR 3100 Crit res Ne fournisseur Identifiant INSEE Raison sociale Type fournisseur Date saisie Tous OPrestataire Agent Statut Seuil atteint 7ous OProvisoire Ovalide D sactiv 7out Oou ONon Fournisseur Type Identifiant INSEE Date Stat Seuil 0 Fournisseurs X E nnuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus du fournisseur retrouver N fournisseur le num ro affect automatiquement par GESLAB l enregistrement du fournisseur Identifiant l identifiant ou num ro de SIRET du fournisseur Raison sociale la raison sociale du fournisseur Il est possible de ne saisir que les premiers caract res INSEE le num ro INSEE du fournisseur agent Type du fournisseur ce crit
81. EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T R C D taill es O Group es Total H T Total T V A Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur ju gt P J Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer Mimpression obligatoire du bon de commande Li Pour dupliquer une commande 1 S lectionnez la commande que vous d sirez dupliquer Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 A partir de la fen tre principale de la commande cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Le message suivant appara t Voulez vous cr er une commande de toute pi ce ou dupliquer la commande courante Dupliquer 3 Le bouton lt Cr er gt vous permet d afficher la fen tre Commande en mode cr ation avec uniquement la date de saisie renseign e la duplication est abandonn e Page 200 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Le bouton lt Dupliquer gt affiche la fen tre Commandes en mode cr ation avec les informations suivantes pr renseign es l identique de la commande consult e Contact Libell Origine Nature Fournisseur Total H T Total T V A Total T R C Adresse d envoi des factures Adresse de livraison de la commande Lignes
82. Factur net H T Montant TVA 4 gt a Pr c dent Suivant Trouver Pe 7 Pour saisir une facture client La saisie d une facture s effectue en quatre tapes Saisie des donn es principales Saisie des lignes d tail Saisie des informations compl mentaires Validation de la saisie A Saisir les donn es principales 1 A partir de la fen tre principale Facture client cliquez sur le bouton lt Ajouter gt La fen tre Ajouter facture client appara t Page 350 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client M Ajouter facture client FACL 1000 Facture Client N Libell R S 3m Num ro Facture client Livr BP14 1 Origine RP Ressources Propres 21 v de l URSS Code Organisme JENRS C N R S 34000 Montpellier 30C Souche OFacture annul e Pays France Paiement 10 11 06 Recette Commande Statut Date 10 10 06 R f rence 38 N ligne R f Art Qt D signation P U H T Rem Factur 1 00 prouvette Factur net H T Montant TVA vV x OK Annuler 2 Dans le champ Libell saisissez ventuellement le libell de la facture 3 Dans le champ Origine saisissez obligatoirement l origine de cr dit SBASE qui doit recevoir la recette Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 4 Dans le champ Organisme s affiche alors automatiquement CNRS l organisme de gestion qui assure le recouvrement de la recette g
83. Le caract re de l achat est obligatoire pour toutes les commandes de nature Fonctionnement et Immobilisation rattach es un organisme de type CNRS Sur un march proc dure adapt e Vous ne pouvez pas saisir des lignes articles faisant r f rence des op rations de travaux OT et des fournitures ou des services UF dans la m me commande Lorsque le code famille saisi est associ des travaux le caract re de l achat est obligatoirement ponctuel et seul un num ro d op ration de travaux peut tre saisi Manuel d utilisation version 2 3 Page 189 Les commandes GESLAB e Pour les organismes non CNRS les donn es li es au code des march s publics ne sont pas obligatoires mais doivent tre valides lorsqu elles sont saisies Cependant il n y a pas de contr les de coh rence entre les donn es suivantes code famille caract re de l achat num ro d unit fonctionnelle ou num ro d op ration de travaux Pour modifier une ligne d tail 1 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Placez le curseur dans la zone modifier et saisissez la nouvelle valeur 4 Pour valider la modification de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Pour supprimer une ligne d tail 1 S lectionnez la ligne supprimer dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt La ligne appara t avec un si
84. M S lection d un client CLIE 1100 Crit res Num ro client SIRET Code client INSEE z A SEP Raison sociale Date saisie Effacer crit res Client SIREN SIRET INSEE x Annuler 2 Saisissez un ou plusieurs crit res de recherche du client retrouver Num ro client n d enregistrement du client Code client code du client pour le laboratoire fournisseur Raison sociale raison sociale du client SIRET dans le cas d une soci t INSEE dans le cas d une personne BP 14 21 av de l URSS 34000 Montpellier France 0 Clients 3 Imprimer Page 348 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client e Date de saisie date de saisie du client 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les clients correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis 4 Le bouton lt E ffacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res de recherche 5 S lectionnez la ligne correspondant aux crit res puis cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre Client s ouvre avec les caract ristiques de l article s lectionn L D i Pour modifier un client 1 S lectionnez le client concern Reportez vous au chapitre Pour retrouver un client 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier une information placez le curseur dans la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Le
85. March Livraison 21 11 11 ns 5 Plateforme Integree Imagif Libell T Tia oui Campus CNRS Av de la terrasse Origine T AMUCCAS C RECHENMANN DIVERS 91198 Gif sur yvette Cedex N Rem Comp t Code de Gestion 275781 1B1INSB France Acronyme Identifiant 2395 p Nature Fonctionnement Solde C D rog scient EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA 106214 AMUDIV 2 00 banques ADN g nomique 350 00 700 00 106215 AMUDIV 2 00 s quen age 2x80 paired end 30 reads 1140 00 2280 00 106216 AMUDIV selon devis GF HT 11 127 3 Lignes d tail Cumul Lignes 2980 00 Total command organisme 2990 00 Infos Diff rences Int grer 6 En cliquant sur le bouton lt Diff rences gt vous pouvez visualiser les diff rences entre BCF et GESLAB Page 512 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB M Diff rences entre la BFC et XLAB DIFF 1000 LIBELLE Valeur BFC Valeur XLAB Revenez l cran principal d int gration de la commande en cliquant sur le bouton lt Fermer gt Si vous n tes pas d accord avec la modification de la d l gation Vous pouvez refuser cette modification cliquez sur e Annuler pour ne pas int grer la commande mais la laisser dans la liste d attente e Refuser pour ne pas int grer la commande et la retirer de la li
86. March saisissez ventuellement le num ro du march utilis pour la facture Vous pouvez consulter le s march s li s au fournisseur en cliquant sur le bouton lt Fournisseur gt puis lt March s gt mais vous ne pouvez le s modifier bouton lt modifier gt gris Page 266 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures B Saisir les lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Lignes d j factur es gt La fen tre suivante appara t R f rence Command T R C R alis T R C Factur T R C 5 00 carnet entretien pr vehi 473 025 2 00 Roller Green Ball 3 336 272 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90 1 00 SEMAINIER DE POCHE TEMPO Cette liste contient toutes les lignes de la commande r f renc es dans la fen tre principale qui ont d j t factur es Cela peut viter de facturer deux fois la m me ligne Cliquez sur le bouton lt Fermer gt 2 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t Handbook of prompt gamma activation 33959 ELA09 analysis G L Molnar 33960 ELA09 ISBN9781402013041 33961 ELA09 1 00 Basic ideas and concepts in Nuclear 80 00 33962 ELA09 physics K Heyde 33963 ELA09 ISBN9780750309806 Ligne com Code Qt Cumul qt D signation R f Article P U H T Factur Rem TVA Entit d pensi re Mati re JELA09 ELASER REPORT 09 LU TVA Total T R C 5 50 161 95 Total H T 161
87. ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit v D but Autorisation de Seuil Tx r manence Niveau Fin Cl D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELAEO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 14206 98 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS CNRS LABO CHIM 14206 98 RP Ressources Propres RP XX 4617 95 RECT Contrat banalis SADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 SE Subvention d tat 9ADOXXXX 0B1CHIM 9589 03 Budget Changer de code D velopper Le 6 origines T v x amp E Modifier D truire Ins rer Trouver aj Annuler Imprimer Fermer zi zie NE Pour retrouver une origine de cr dit sur crit res de recherche 1 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une origine de cr dit Manuel d utilisation version 2 3 Page 21 Les origines de cr dit GESLAB M S lection d une origine de cr dit ORIG 3200 Crit res Laboratoire Code origine Organisme de gestion M Nom origine Code gestion Niv Laboratoire Orga Ges Code gestion 0 Origines xX amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res de recherche e Code origine Nom origine Laboratoire Organisme de gestion Code gestion Ra
88. Page 446 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Gestion de l inventaire Ce module vous permet d enregistrer les mat riels immobilisations leurs accessoires et de leur attribuer un num ro d identification de mani re conna tre en permanence leur situation L enregistrement d un mat riel peut se faire selon deux m thodes e De fa on ind pendante l aide du module Inventaire e A partir de la saisie d une facture de nature Immobilisation Ce module est ind pendant de l inventaire de votre d l gation r gionale Remarques e La gestion de l inventaire l aide de GESLAB est facultative e l n y a pas de notion d amortissement de mat riel dans GESLAB e Aucun traitement particulier n est pr vu en fin d exercice pour l inventaire du laboratoire la base inventaire est bascul e sur l exercice suivant Toutefois un traitement de purge est disponible pour retirer ventuellement en fin d ann e les mat riels sortis depuis un certain nombre d ann es Attention il est recommand de confier la gestion de l inventaire dans GESLAB une seule et m me personne Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer un mat riel inventorier Enregistrer un mat riel inventorier partir d une facture Suivre les mat riels inventori s sur une commande Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires Modifier un mat riel inventori Modifier les acc
89. Page 548 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Module de comparaison GESLAB BFC Remarque si vous cochez les deux cases cit es pr c demment l tat affichera les commandes d achat absentes de GESLAB suivies des commandes d achat absentes de BFC 4 Si vous cochez la case Tri par Nature de d pense l tat sera tri par nature de d pense selon l ordre alphab tique Remarque les autres cases de l cran ne sont pas utilis es pour cet tat elles sont donc inactives 5 Pour imprimer l tat des commandes d achat absentes cliquez sur le bouton lt Imprimer gt 6 Pour exporter l tat des commandes d achat absentes dans un fichier au format csv lisible par Microsoft Excel cliquez sur le bouton lt Exporter gt 7 Si vous d sirez effacer la s lection que vous avez faite cliquez sur le bouton lt Annuler gt 8 Si vous souhaitez sortir de la fen tre sans lancer de comparaison cliquez sur le bouton lt Fermer gt i Etat des commandes d achat avec cart En mode Gestion courante choisissez dans le menu Traitements l option Etats Divers puis l option Comparaison GESLAB BFC Commandes d achat pour faire appara tre la fen tre de lancement de la comparaison sur les commandes d achat W Comparaison Xlab BFC Commande d achat ECC 1000 Organisme C N R S Etat des commandes d achat absentes Cl Commandes d achat absentes d Xlab Cl Commandes d achat absen
90. Pensez en avertir le fournisseur e N rem comp tition si la commande est au statut Enregistr e ou Compl te Remarque si la commande est Compl te et rejet e les services faits d j transmis sont envoy s en suppression puis en cr ation vers BFC e D rog scient si la commande est au statut Enregistr e ou Compl te Remarque si la commande est Compl te et rejet e les services faits d j transmis sont envoy s en suppression puis en cr ation vers BFC Modifier les lignes d tail 1 Pour modifier une ligne d tail s lectionnez la et cliquez sur le bouton lt Lignes gt Vous pouvez aussi double cliquer directement sur la ligne modifier La fen tre Lignes d tail commande appara t M Lignes d tail commande COMM 3400 EDP Mati re Qt D signation R f article AU Total H T TVA Total T R C 1 CHC 1 1000991 240 00 52217 1 CMC 1 30 00 L1 1000991 12 00 360 00 360 00 52218 1 CMC 1 20 00 L2 1500789 15 00 300 00 300 00 Code P at C 200 Prix Unit H T C 1200 Rem TX TVA Total com H T 900 00 Ligne R f article 1000991 Mati re 1 Total H T 240 00 EDP MC CNRS SERVICE MECANIQUE Total T V A Total T R C 240 00 Type d p Ammo AC Achat Re Qt Imr e Code famille AAD2 Produits cames congeles Ot factur e Car achat R gulier N UF OT
91. Qte Livr e Date S fait Libell rejet 001 30 00 20 06 06 26 Commande xlab inexistante dan 2541 20 00 20 06 06 26 Commande xlab inexistante dan gt 2 Services faits rejet s la D R T Z amp E D truire Int grer Imprimer Fermer A Pour int grer les services faits rejet s par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Services faits rejet s par la D R vous pouvez faire une s lection des services faits rejet s selon les crit res suivants e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn tous les services faits rejet s par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seuls les services Page 538 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB faits rejet s par la d l gation et ayant t cr s par ce contact s affichent 2 D autre part vous pouvez trier la liste des services faits rejet s par la d l gation selon les crit res suivants Num ro de commande Num ro de ligne d tail commande Num ro de bon de livraison fournisseur Quantit livr e Date du service fait Libell du rejet 3 S lectionnez une ligne et cliquez sur le bouton lt int grer gt pour purger le service fait de la liste des services faits rejet s par la d l gation et faire revenir la valeur Enregistr le statut du service fait GESLAB correspondant Vous pouv
92. RARE Auteur cr es la D l gation Mouvement de O modification O suppression cr ation NS Four Fact N Fact Four N Fact BFC N Cde Montant Code Gest Tutele Nat r 060600014436 0606000144368 055 94 X 1B1CHIH 1 Factures restant int grer M Z 8 E Refuser Int grer Imprimer Fermer L int gration d une facture dans GESLAB est li e l tat de la commande associ e Le tableau ci dessous r capitule les diff rents cas qui peuvent se pr senter l int gration d un mouvement de facture cr e ou modifi e par la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 515 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Facture cr e ou modifi e par la d l gation La commande associ e est dans GESLAB La commande associ e est en attente d int gration ACTION Cas 1 NON OUI e Vous devez d abord int grer la commande en attente Remarque seules les commandes de vacation sont concern es Cas 2 OUI OUI e Vous devez d abord int grer la commande en attente Remarque seules les commandes de vacation sont concern es Cas 3 OUI NON Cas 3 A Des donn es de la facture impactent la commande associ e e GESLAB affiche automatiquement la commande et vous demande de valider la modification de cette commande e GESLAB vous permet ensuite d int grer la facture Cas 3 B Les donn es de la facture n impa
93. Solde Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T TVA Total T R C 1185 FONCT 2 00 livre 15 00 30 00 19 60 30 00 1186 FONCT 3 00 livres 10 00 30 00 19 60 30 00 2 Lignes Lignes d j factur es Factur H T 60 00 Total T V A Factur T R C 60 00 Inventaire datai S 25 N v x Refuser OK Annuler Vous pouvez tout moment consulter les diff rences de la facture entre BFC et GESLAB 1 Une fois sur l cran Facture cliquez sur le bouton lt Diff rences gt pour visualiser le tableau suivant Page 526 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB M Diff rences entre la BFC et XLAB DIFF 1000 LIBELLE Valeur BFC Valeur XLAB Revenez l cran principal d int gration de la facture en cliquant sur le bouton lt Fermer gt Si vous n tes pas d accord avec la modification de la d l gation Vous pouvez refuser cette modification cliquez sur e Annuler pour ne pas int grer la facture mais la laisser dans la liste d attente e Refuser pour ne pas int grer la facture et la retirer de la liste d attente Attention cette op ration est irr versible Il est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Vous revenez alors sur la liste des factures int grer Si vous tes d accord avec les modifications apport es par la d l gation Vous pouvez int grer les n
94. Tx r manence si 0 l origine est rattach e un organisme autre que le CNRS Ce champ est obligatoire Pour le CNRS ce taux est automatiquement renseign et n est pas modifiable Remarque si vous voulez faire une gestion de vos cr dits en TTC il vous suffit de saisir un taux de r manence 100 l inverse si vous voulez les g rer en HT vous devez saisir un taux de r manence 0 16 Cliquez sur le champ Transfert organisme si les commandes et factures doivent tre transf r es l organisme de gestion Cette case est automatiquement coch e si l organisme est le CNRS et elle n est pas modifiable Dans les autres cas il est d duit de l origine de regroupement mais il est modifiable 17 Pour valider l ajout de la nouvelle origine de cr dit cliquez sur le bouton lt OK gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 19 Les origines de cr dit GESLAB Pour annuler tout moment la saisie de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Annuler gt Page 20 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Retrouver une origine de cr dit gt Vous pouvez retrouver une origine de cr dit e A partir de crit res de recherche e En parcourant la hi rarchie des origines de cr dit si vous savez o se situe l origine Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Origine de cr dit
95. Vous devez d abord int grer la commande associ e Reportez vous au Manuel d utilisation version 2 3 Page 519 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB chapitre Int grer les commandes dans GESLAB avant d int grer la facture Cas 3 A 1 Un message vous informe que vous devez mettre jour la commande li e la nouvelle facture 2 GESLAB vous place sur l cran de la commande li e W Commande COMM 3000 Libell Origine Nature Acronyme Souche Fournisseur Raison sociale lPr visionnelle Solde March Fournisseur N Rem Comp t lD rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem LOCURI TVA LOUCIRR A l Lignes D taill es Group es M Impression obligatoire du bon de commande Total H T Total T V A Total T R C Factur Fact Ant rieur Infos Adresses Imputations Ajouter gt pP Pr c dent Suivant Trouver Si vous n tes pas d accord avec la modification de la d l gation Vous pouvez refuser cette modification Cliquez sur Attention cette op ration est irr versible I est pr f rable en cas de e Annuler pour ne pas int grer la commande mais la laisser dans la liste d attente e Refuser pou
96. ainsi que des cumuls attendus des ascendants de l origine de cr dit Page 140 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur notifications Retrouver un cr dit attendu sur notifications gt Vous pouvez retrouver un cr dit attendu sur notifications partir de crit res de recherche amp En mode Gestion courante choisissez l option Aftendus sur notifications dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur notifications ATTE 1000 N d attendu notif Exercice Auteur F Organisme de gestion Laboratoire mens Origine cr dit Code gestion tutelle Type de cr dit Notificateur v Montant attendu initial Montant re u Reste attendu E Libell Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 gt gh Z gt E Pr c dent Suivant Trouver nnule Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 141 Les attendus sur notifications GESLAB nm ME Pour retrouver un cr dit attendu sur notifications 1 A partir de la fen tre principale Attendu sur notifications cliquez sur le bouton lt Trouver gt La fen tre S lection d un attendu sur notification appara t W S lection d un attendu sur notification ATTE 1100 Crit res N d attendu Date d arriv e Origine Cr dit 3 5 Organisme de gestion D B Date de saisie Libell incomplet NS att Libell Origine cr dit Org gesti
97. c dent gt vous permettent de balayer ces factures Les donn es des factures s affichent successivement dans la fen tre dans l ordre du num ro de facture 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre Facture pour revenir la fen tre Commande Fournisseur Raison sociale Ne E CHIMICA Rue Pasteur March Fournisseur 75000 France PARIS Identifiant 12345678901234 PRU WT Rem Total H T Total T R C Factur H T 136 35 Total T V 4 22 92 Factur T R C 156 52 Factur T T C 159 27 E Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 225 Les commandes GESLAB Saisir une commande group e gt Cette fonction permet de saisir une commande de mat riels et de services concernant plusieurs entit s d pensi res Ceci permet de regrouper les commandes de plusieurs quipes un m me fournisseur Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes ij W Commande COMM 3000 Fournisseur Raison sociale N March l Libel Origine 7 N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem LCL AI TVA Total T RC N Souche D rog scient D taill es Group es Total H T Total T V A Mimpression obligatoir
98. client e Num ro de la commande e Souche e Raison sociale du fournisseur Page 272 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures e Num ro de march Si vous r pondez lt Oui gt les lignes facture sont g n r es automatiquement partir des lignes d tail commande livr es et non totalement factur es Reportez vous au chapitre Saisir une facture simple Remarque dans la fen tre Lignes de facture le bouton lt Incorporer gt est inactif Si vous r pondez lt Non gt dans la fen tre Lignes de facture le bouton lt Incorporer gt est actif Pour cr er les lignes facture cliquez sur le bouton lt Incorporer la fen tre suivante appara t M incorporation des lignes de commande FACT 3210 Lignes de commande Ligne com EDP Mati re Qt D signation R f article 5 Total H T 5 CHMO 30 00 Pissettes 1 L 999856 65 61 6 CHMO 10 00 Pissettes 2 L 999858 27 00 7 CHI 20 00 Pissettes 1 L 999856 43 74 Lignes de facture Ligne com EDP Mati re Qt D signation PU HT Rem Total H T xX Annuler Dans la liste du haut sont pr sent es toutes les lignes d tail commande Les lignes d j incorpor es dans une facture sont identifi es par un dans la premi re colonne Dans la liste du bas sont pr sent es toutes les lignes facture Pour r cup rer une ligne d tail commande dans la facture s lectionnez la ligne dans la liste Lignes de commande puis cli
99. code mati re du produit Aide en ligne disponible e Raison sociale fournisseur raison sociale du fournisseur du produit Aide en ligne disponible 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les produits correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Rem Mati re 0 Produits Imprimer Pis 1200 Janssen Chimica Manuel d utilisation version 2 3 Page 413 Les produits GESLAB M S lection d un produit PROD 3100 Crit res Raison sociale Code produit fournisseur Mati re D signation incompl te Code D signation R f article P U HT TVA Rem Mati re 0 Produits x Annuler Imprimer 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res de recherche 5 Il est possible de trier la liste selon les l ments suivants Code produit D signation R f rence article Prix unitaire hors taxe TVA Pourcentage de remise consenti sur le produit Code mati re 6 S lectionnez la ligne correspondante au produit que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne La fen tre Produit s ouvre avec les caract ristiques du produit s lectionn 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent de balayer les autres produits contenus dans la liste de recherche Les donn es des produits s affichent successivement dans la fen tre Produ
100. commande doit tre positive ou nulle La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail commande doit tre inf rieure ou gale la quantit command e La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail commande doit tre sup rieure ou gale la somme des quantit s factur es sur cette ligne d tail commande Les lignes facture n gatives ou pour lesquelles le total factur HT de la facture est nul ne sont pas prises en compte dans le calcul des lignes factur es Remarque il est possible de saisir des lignes service fait avec des quantit s n gatives condition que les r gles pr c dentes soient respect es Dans le cas contraire un message bloquant emp che de valider la ligne service fait dorer e Date S fait date laquelle le mat riel a t re u ou la prestation effectu e Cette date doit tre gale ou ant rieure la date de saisie et post rieure ou gale la date de la commande Ce champ est obligatoire e Remarque la zone Fin liv est ind pendante du solde de la commande Elle est d coch e par d faut et n est pas modifiable 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la ligne ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler la saisie 5 Pour saisir les autres lignes service fait r p tez les tapes 1 3 pour chaque produit Remarque si vous saisissez une ligne service fait faisant r f rence une ligne commande d j livr e partiel
101. d dition que vous souhaitez obtenir e Liste simple liste des mat riels inventori s e Liste par origine liste des mat riels inventori s par origine de cr dit e Liste par localisation liste des mat riels inventori s par localisation e Liste par tat du mat riel liste des mat riels inventori s par tat du mat riel 4 Vous pouvez saisir ventuellement des crit res de tri de ces listes en cochant dans les cases num ro d inventaire laboratoire num ro d inventaire organisme d signation et fournisseur chaque tri aura une priorit 1 2 3 ou 4 5 Cliquez sur le bouton lt imprimer gt et choisissez la destination d impression Selon que vous avez choisi liste simple liste par origine liste par localisation ou liste par tat du mat riel vous obtenez respectivement les tats INV_3 INV 4 INV_5 INV 6 Page 460 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires gt Cette fonction vous permet de retrouver un ou plusieurs mat riels inventori s dans GESLAB 8 r Choisissez l option Mise jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M Inventaire INVE 1000 Facture N XLAB BW Fournisseur N facture fournisseur Organisme Origine Equipement Ne D signation Marque Type N s rie Prix Pays Exercice NS org Souche Entr e l Affect Sortie OEq supprim Statut Accessoires
102. d l gation Page 486 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Consulter les services faits de l extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l gation cliquez sur le bouton lt Services faits gt pour acc der la fen tre de liste des services faits de l extraction M Extraction courante N 1 EXTR 2500 Services faits N cde N ligne cde Qt livr e Date S fait Fin liv Statut 20 06 06 Enregistr e 20 06 06 Enregistr e 20 06 06 Enregistr e 20 12 06 Enregistr e 4 Services faits E i Fermer 2 Cliquez ensuite sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Transmission la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 487 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB Marquer les mouvements retransmettre GESLAB vous permet de retransmettre des mouvements vers votre d l gation la demande gt de celle ci Il se peut en effet suite un incident technique par exemple que votre d l gation vous demande de lui retransmettre des mouvements que vous lui avez d j envoy s Si tel est le cas il vous faut s lectionner les mouvements redemand s par la d l gation en effectuant une recherche parmi les mouvements d j transmis Les mouvements ainsi s lectionn s sont marqu s comme tant A retransmettre Ils seront joints aux donn es de la prochaine extraction qui s
103. d tail en globalit Attention si la commande initiale comporte un num ro de march et ou un num ro de mission et ou est de type pr visionnelle ces informations ne sont pas reprises dans la nouvelle commande Remarque L acronyme est repris uniquement dans le cas o les premiers caract res du code de gestion 1 de l origine de cr dit ne correspondent pas un code stock dans la base de donn es pour l tablissement de l origine Dans ce cas il est non modifiable Dans le cas contraire le champ est vide et saisissable Manuel d utilisation version 2 3 Page 201 Les commandes GESLAB Imprimer les bons de commande gt 8 r Cette fonction vous permet d imprimer la commande sur support papier pour l envoyer au fournisseur L utilisateur peut choisir le type de bon de commande sur lequel sera imprim e la commande La case Impression obligatoire du bon de commande tant coch e pour les commandes CNRS celles ci doivent obligatoirement tre imprim es sur papier pour passer au statut Compl te Gr ce la rubrique de saisie nombre d exemplaires vous pouvez diter votre bon de commande en plusieurs exemplaires 1 9 A partir du second exemplaire l indication DUPLICAT A appara tra sur les bons de commandes ces duplicata peuvent tre num rot s Vous pouvez galement pour un m me type de bon de commande lancer l dition group e de plusieurs bons de commande
104. d attendu Montant O R partition r serv e Libell lt gt 4 FIX PE Pr c dent Suivant Trouver OK nnuler mg r Fermer Page 124 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les r partitions de cr dit Pour retrouver une r partition de cr dit 1 A partir de la fen tre principale R partition de cr dit cliquez sur le bouton lt Trouver gt La fen tre S lection d une r partition appara t M S lection d une r partition REPA 3100 Crit res Date r partition A NS r partition Origine Cr dit Entit d pensi re Libell incomplet N r p Libell Origine cr dit k Toutes N attendu O Non r serv es OR serv es Montant m Effacer crit res Entit d p Date r p Montant 0 R partitions amp Imprimer x Annuler 2 Saisissez ou s lectionnez un ou plusieurs crit res de recherche Les crit res possibles sont les suivants e N r partition Origine de cr dit Entit d pensi re Libell incomplet de la r partition N d attendu Date minimum de r partition Date maximum de r partition Montant minimum de la r partition Montant maximum de la r partition R partitions r serv es ou non r serv es ou toutes les deux Remarque pour saisir une date pr cise ou un montant pr cis saisissez la m me valeur dans les champs gt gt et lt lt 3 Cliquez sur le bouton lt Re
105. de Seuil Tx r manence Niveau Fin C D passement CO Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp 5 Cde Changer de code origines a T H amp H j Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer Pour cr er la premi re origine de cr dit correspondant au laboratoire Dans le cas o vous ne g rez qu un seul laboratoire il vous faut cr er la premi re origine de cr dit correspondant au laboratoire c est le niveau 1 dans la hi rarchie des origines Remarque dans le cas de gestion multi laboratoires lors de la cr ation de la premi re origine il y a cr ation automatique de l origine de niveau 0 appel e GROUP Si vous g rez plusieurs laboratoires reportez vous au chapitre Pour ajouter une nouvelle origine de cr dit 1 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Ajouter pour acc der la fen tre Ajouter Origine 2 Dans le champ Code origine saisissez le code origine de cr dit II Labo doit tre le plus caract ristique possible Ce champ est obligatoire 3 Dans le champ Nom saisissez le libell de l origine de cr dit Laboratoire de Chimie Manuel d utilisation version 2 3 Page 17 Les origines de cr dit GESLAB Dans le champ Laboratoire s lectionnez si vous g rez plusieurs laboratoires le nom du laboratoire dans la liste Dans le champ Code g
106. de donn es avec la d l gation Pour diter les bordereaux de transfert Editer les bordereaux de transfert consiste imprimer les bordereaux li s l extraction des donn es d crites ci dessus Vous acc dez la fen tre suivante par l interm diaire de l option Transmission la d l gation du menu Transfert du module Echanges avec la d l gation M Transmission la d l gation TRAN 1000 Extraction transmettre Laboratoire L BO LABORATOIRE Statut A EMETTRE Organisme CE S Date 21 12 06 11 04 Auteur Super Administrateur N d extraction 1 Impressions Impressions Commandes Nb Cdes supprim es 0 A Factures Nb Commandes Nb Factures Nb gents 2 4 Nb Missions 0 0 4 Nb Services faits Services faits Nb Serv faits supprim s 0 Support de transfert O Par R seau Par Disquette Impression des bordereaux de transfert Par adresse budg taire et par nature Par nature et par adresse budg taire 4 D amp E Pr c den Suivant Trouver Imprimer Fermer Dans la fen tre Transmission la d l gation sept cases cocher permettent de choisir les bordereaux imprimer Commandes Commandes supprim es Factures Missions Agents Services faits Services faits supprim s Par d faut chaque case est coch e s il existe des mouvements correspondants sinon elle est d coch e et ne peut tre coch e Les bordereaux correspondant aux cases
107. de gestion La valeur saisie peut tre un code fictif 7 Dans le champ Code gestion 2 saisissez la seconde partie du code de gestion La valeur saisie peut tre un code fictif 8 Dans le champ Nature de cr dit gt s lectionnez si elle existe une valeur dans la liste d roulante 9 Dans le champ Date d but saisissez ventuellement la date partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes Par d faut il s agit de la date du jour 10 Dans le champ Date de Fin saisissez ventuellement la date apr s laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes 11 Cochez la case Autorisation de d passement si vous voulez autoriser un d passement sur l origine ins r e 12 Dans le champ Seuil saisissez le pourcentage du seuil d alerte Ce champ est obligatoire Ce seuil doit tre inf rieur celui de l origine de regroupement et sup rieur celui de l origine rattach e 13 Dans le champ Tx r manence saisissez le taux de r manence pour une origine non CNRS 14 Pour valider l insertion de la nouvelle origine cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment l insertion de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Annuler gt Page 34 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Cr er une origine de cr dit de regroupement Cette op ration consiste cr er une origine de cr dit de regroupement
108. de la date du jour 10 Dans le champ Date de Fin saisissez ventuellement la date apr s laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes 11 Cochez la case Autorisation de d passement si vous voulez autoriser un d passement sur l origine ins r e 12 Dans le champ Seuil saisissez le pourcentage du seuil d alerte Ce champ est obligatoire Ce seuil doit tre inf rieur celui de l origine de regroupement et sup rieur celui de l origine rattach e 13 Dans le champ Tx r manence saisissez le taux de r manence pour une origine non CNRS 14 Pour valider l insertion de la nouvelle origine de cr dit de regroupement cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment l insertion de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Annuler gt Remarque vous pouvez supprimer tout moment une origine de cr dit de regroupement Manuel d utilisation version 2 3 Page 37 Les origines de cr dit GESLAB Ajuster les cr dits r serv s sur une origine de cr dit Cette fonction vous permet de r ajuster la part des cr dits r serv s sur une origine de cr dit pour une entit d pensi re sans modifier le montant global r parti sur l entit Cette op ration de r ajustement de cr dits r serv s n est possible que pour les origines de cr dit de niveau fin Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre princip
109. de la facture s lectionn e Remarques e Vous pouvez quitter la fen tre S lection d une facture client sans s lectionner de facture client pr cise en cliquant sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre de s lection e l est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt ue Pour imprimer le bon de facture 1 A partir de la fen tre S lection d une facture client vous pouvez imprimer le bon de facture en s lectionnant une ou plusieurs factures clients dans la liste 2 Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt Le message suivant appara t 7462 Que voulez vous imprimer La liste des factures alors cliquez sur OUI Le bon des factures de chacune des factures SELECTIONNEES de la liste alors cliquez sur NON 3 Cliquez alors sur le bouton lt Oui gt ou lt Non gt selon l impression que vous voulez diter Quelques compl ments d information e La saisie du crit re n facture entra ne l obtention d une facture unique puisque ce num ro est sp cifique chaque facture client Quand ce crit re est renseign il n est pas utile d en renseigner d autres e Pour obtenir toutes les factures saisies durant une p riode donn e il suffit de renseigner date saisie min et max avec les bornes de la p riode Page 360 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Modifier une facture client gt Ce
110. de mission que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Modifier gt Modifier les informations principales de la mission 1 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Remarques e Pour une demande de mission au statut Enregistr e toutes les zones sont modifiables except s le Type de mission les indicateurs d ordre de mission permanent collectif et stage Page 328 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions e Pour une demande de mission au statut Imput e ou Compl te toutes les zones sont modifiables except s le Type de mission les indicateurs d ordre de mission permanent collectif et stage l agent l organisme e Pour les demandes de mission au statut Transmise ou A Retransmettre les seules zones modifiables sont le code entit d pensi re le code origine de cr dit De plus dans ce cas les boutons lt Agent gt lt Lieux de s jour gt lt Transport gt lt Autres frais gt lt Cdes Miss gt lt Cdes Tiers gt lt Cofinanceur gt lt Infos gt ne sont pas actifs Modifier les informations compl mentaires d une mission M Infos d une mission MISS 3200 Adresse d envoi des documents mission Compl ments adresse Auteur Exerc
111. de type agent Par le bouton lt R init Matricule gt 1 S lectionnez le fournisseur de provenance GESLAB dont vous d sirez effacer le matricule Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 A partir de la fen tre principale Fournisseur cliquez sur le bouton lt Modifier gt Le bouton lt R init Matricule gt devient actif 3 Cliquez sur le bouton lt R init Matricule gt 4 Le message de confirmation suivant appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 399 Les fournisseurs GESLAB 1239 Etes vous s r de vouloir r initialiser le matricule de cet agent Cliquez sur lt Oui gt pour accepter l effacement du matricule Cliquez sur lt Non gt pour abandonner l action d effacement du matricule Puis cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale pour valider l effacement du matricule Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt de la fen tre principale l action d effacement du matricule est abandonn e Par la modification du num ro INSEE 1 S lectionnez le fournisseur de provenance GESLAB dont vous d sirez effacer le matricule Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur A partir de la fen tre principale Fournisseur cliquez sur le bouton lt Modifier gt Le bouton lt R init Matricule gt devient actif Modifier le num ro INSEE Le matricule est effac automatiquement Pour valider les modifications cliquez sur le bouton
112. des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB e Libell de rejet 3 S lectionnez une ligne et cliquez sur le bouton lt D truire gt pour d truire un rejet service fait Vous pouvez s lectionner plusieurs services faits simultan ment 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Page 540 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Visualiser les mouvements retourn s refus s par le laboratoire Cette fonction vous permet de consulter les commandes et factures rejet es par la d l gation que le laboratoire a refus d int grer dans sa base GESLAB Attention cette fonction n est qu une consultation aucun autre traitement n est possible En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Refus pour faire appara tre la liste des mouvements retourn s refus s par le laboratoire M Mouvements retourn s refus s par le laboratoire REFU 1000 Mouvements refus s par le laboratoire Laboratoire LABO Laboratoire de Chimie Organisme C N R S v commandes factures mouvements dont uteur Mouvement de commandes factures Ne xlab N BFC Fournisseur Code de gestion Montant 1 Mouvements refus s amp E Imprimer Fermer Pour consulter les mouvements retourn s refus s par le laboratoire 1 A partir de la fen tre principale Mouvements retourn s refus s
113. dit recherch e Autre fa on de proc der 1 Placez vous sur une origine de cr dit hi rarchiquement sup rieure l origine recherch e 2 Cliquez sur le bouton lt D velopperz Cela a pour effet d afficher dans la liste les origines rattach es l origine s lectionn e 3 R p ter l op ration 2 sur l une des origines rattach es jusqu atteindre l origine recherch e Remarque la liste hi rarchique des origines de cr dit est d velopp e par d faut jusqu au niveau 3 Il est possible de r gler ce niveau par d faut en agissant sur le param trage de l application Reportez vous au chapitre Les tables Manuel d utilisation version 2 3 Page 23 Les origines de cr dit GESLAB Consulter le budget d une origine de cr dit Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des cr dits et des d penses ainsi que les disponibles d une origine de cr dit Vous pouvez galement consulter le d tail des cr dits notifi s sur l origine ou r partis partir de l origine Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire EE o Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit v D but Attoneation de Seuil Tx r manence Niveau Fin Cl D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Co
114. dit sur laquelle vous souhaitez affecter la notification de cr dit sous r serve que les codes de gestion 1 et 2 soient identiques ceux re us Une aide la saisie est disponible par lt Tabulation gt afin d obtenir la liste des origines de cr dit et en s lectionnant l origine voulue 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette int gration il n est pas possible d annuler cette 5 R p tez les op rations 1 4 pour l int gration des autres notifications de cr dit Remarque si la notification a d j t saisie ou int gr e dans GESLAB un message non bloquant vous en informe Pour cela GESLAB utilise le num ro de notification de l organisme de tutelle Attention ce contr le est mis en place lors de l int gration d une notification Il n est pas mis en uvre lorsque vous saisissez directement une notification dans GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 119 Les r partitions de cr dit GESLAB Les r partitions de cr dit Les r partitions de cr dit permettent d attribuer les cr dits aux entit s du laboratoire partir des origines de cr dit de niveau fin Ces mouvements permettent de conserver l historique de la r partition des ressources aux diff rentes entit s Enfin une r partition de cr dit peut tre R serv e une entit d pensi re de niveau fin dans ce cas aucune autre entit d pensi re ne pourra d penser ce cr dit
115. du fichier qui vous int resse Les rubriques du fichier apparaissent dans la liste de droite S lectionnez la rubrique ajouter dans la liste de droite S lectionnez la rubrique ajouter dans la liste des rubriques du format du bon de commande Cliquez sur le bouton lt OK gt La rubrique s lectionn e est r cup r e dans la liste des champs du bon de commande Pour d finir la position des rubriques l int rieur de chaque section 1 Dans la liste des rubriques cliquez sur la ligne correspondant la rubrique positionner Cliquez sur le bouton lt Positionner gt droite de l cran Une fen tre s ouvre Indiquez la ligne sur laquelle doit s imprimer la rubrique except pour la section D tail Saisissez la colonne partir de laquelle doit tre imprim e la rubrique Indiquez ventuellement la taille de la rubrique en nombre de caract res imprimer Par d faut il s agit de la taille de la rubrique dans la table de GESLAB Page 98 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie 7 R p tez les tapes 1 6 pour positionner les autres rubriques Pour supprimer une rubrique du format de bon de commande 1 Dans la liste des rubriques cliquez sur la ligne que vous voulez supprimer 2 Cliquez sur le bouton lt Supprimer gt droite de l cran Vous voyez que la ligne s lectionn e dis
116. effectuera Les mouvements parviendront la d l gation lorsque cette extraction sera transmise Marquer les mouvements retransmettre consiste donc Marquer les commandes retransmettre Marquer les factures retransmettre Marquer les missions retransmettre Marquer les services faits retransmettre Marquer les agents de provenance GESLAB transmettre ou retransmettre L i Pour marquer les commandes retransmettre g En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Retransmission l option Marquer Commandes pour faire appara tre la fen tre suivante S lection des commandes a retransmettre EXTR 1100 Crit res N commande Raison sociale fournisseur Exercice Souche Nature v Origine Auteur Etat outes O Non Sold e Sold e Date commande P riode de transfert entre et Rechercher N Souche Fournisseur Date Montant Sold e Ex Origine Nature Statut 0 Commandes E Fermer Page 488 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation 1 Saisissez un ou plusieurs crit res connus des commandes retransmettre e N commande n GESLAB de la commande Raison sociale du fournisseur Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Exercice exercice de la commande Souche num ro compl mentaire de la commande Nature Origine origine de cr dit des commandes
117. en liste d attente pour une int gration ult rieure Import des donn es Au terme de cette op ration GESLAB proc de un certain nombre de traitements Les identifiants BFC des fournisseurs et des agents sont mis jour automatiquement Une comparaison automatique est lanc e entre les commandes services faits et les factures en liste d attente et les donn es stock es dans la base GESLAB Des tats d crivant les ventuelles diff rences d tect es sont galement dit es pour vous aider lors de l int gration Les factures prises en charge et ou r gl es par la d l gation sans subir d autres modifications sont mises jour automatiquement dans GESLAB et sont retir es des listes d attente Les bordereaux de r ceptions peuvent tre dit s Page 496 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation i EAR Pour recevoir les donn es en provenance de la d l gation Cette op ration est automatique et ne n cessite aucune action de votre part Pour importer les donn es en provenance de la d l gation En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Transfert l option Retour amp depuis la d l gation pour faire appara tre la fen tre suivante W Retour depuis la d l gation TRAN 2000 R Informations du dernier transfert Laboratoire DELREG DELEGATION AQUITAINE LIMOUSIN Organisme DR 15 xj N r ception 2197
118. entit d pensi re appara t dans la liste 7 R p tez les tapes 2 6 pour imputer d autres entit s d pensi res sur la commande de mission en cours de saisie Pour modifier l imputation sur une entit d pensi re 1 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des imputations Page 322 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions 2 Cliquez sur le bouton lt Modlifier gt 3 Placez le curseur dans la zone modifier et saisissez la nouvelle valeur 4 Pour valider la modification de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour ne pas m moriser la modification de l imputation Pour supprimer l imputation sur une entit d pensi re 1 S lectionnez la ligne supprimer dans la liste des imputations 2 Cliquez sur le bouton lt Supprimer gt B Valider l engagement de la mission 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la cr ation de la commande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir sur l cran principal Mission C Cr er la ou les commandes de tiers Vous pouvez saisir la ou les commandes de type Fonctionnement pour engager les frais dus des tiers partir de l cran principal Mission 1 Cliquez sur le bouton lt Cde Tiers gt pour ouvrir la fen tre principale des commandes Pour saisir ce type de commande reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Remarque Le
119. es Group es Total H T 30 69 3 Total T V A 0 86 Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C 3069 Factur fat Factu Fact Ant rieur B Cr er la commande partir de la demande 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt La commande est alors automatiquement pr renseign e avec les informations contenues dans la demande d achat 2 Compl tez la commande avec Le num ro de souche ventuel La date de livraison L origine de cr dit L acronyme La nature de d pense le num ro de mission ventuel Le type de la commande 3 Vous pouvez modifier les donn es de la commande ou ajouter de nouvelles lignes d tail la commande comme lors d un ajout normal Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Remarque le caract re d achat est initialis par d faut R gulier pour chacune des lignes d tail 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la nouvelle commande La demande d achat passe alors automatiquement au statut Trait e 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre Commande pour retourner la demande d achat Manuel d utilisation version 2 3 Page 235 Les commandes GESLAB Mises jour automatiques de la base e Le cumul engag de l origine de cr dit concern e par la d pense est augment du montant total T R C de la commande ainsi que ceux des ascendants de l origine de cr dit e Pour cha
120. grer est mis jour 10 R p tez les op rations 2 7 pour cr er une nouvelle commande dans GESLAB Mises jour automatiques de la base e Elles sont identiques celles effectu es en cr ation d une commande GESLAB e La commande est cr e au statut Transmise e La provenance est positionn e la valeur Hors labo Page 510 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB gt Int grer les commandes modifi es par la d l gation Int grer une commande modifi e par la d l gation revient modifier cette commande dans votre base Remarque l int gration de commandes ne concerne que les commandes de nature Vacation 1 A partir de la fen tre principale Int grer les commandes vous pouvez faire une s lection selon les deux crit res suivants e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les commandes modifi es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les commandes modifi es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent 2 Cliquez ensuite sur le bouton radio lt modification gt La liste des commandes qui ont t modifi es par la d l gation correspondant la s lection choisie appara t M Int grer les commandes INTC 1000 Commandes int grer Laboratoire LABO 1 Commandes dont hoii e Ce
121. il alimente la zone du num ro de commande pour l organisme Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir le service fait Rechercher le service fait Consulter le service fait Modifier le service fait Annuler le service fait Saisir le service fait depuis une commande Consulter le service fait depuis une commande Modifier le service fait depuis une commande Annuler le service fait depuis une commande Pour plus de renseignements sur Voir La saisie dune commande Les commandes Manuel d utilisation version 2 3 Page 243 Les services faits GESLAB Saisir le service fait par la commande gt Cette fonction vous permet de saisir le service fait relatif une commande Attention La saisie du service fait n est possible que si num ro de commande BFC a t retourn et qu il alimente la zone du num ro de commande pour l organisme 8 E Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 e Fournisseur N Souche Raison sociale N March Origine N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA Total T R C Solde D rog scient D taill es O Group es Total H T 3 i Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T
122. l cran retour depuis la d l gation de la session concern e Page 498 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Suivre les transferts gt GESLAB vous permet de conna tre l tat des envois vers la d l gation statut de l extraction date de transfert auteur et de contr ler qu une extraction a bien t transf r e vers la d l gation Vous pouvez galement conna tre l tat des r ceptions en provenance de la d l gation G En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Transfert l option Journal transfert pour faire appara tre la fen tre suivante M S lection d une r ception TRAN 1100 E x Laboratoire N r ception Date extraction Dernier transfert 0 R ceptions w x D truire Fermer m Pour suivre le transfert des extractions vers la d l gation 1 S lectionnez dans la liste d roulante l organisme que vous d sirez traiter 2 Triez la liste des extractions en fonction de vos crit res de recherche Il est possible de trier le journal de transfert selon les informations suivantes e Laboratoire N d extraction Date d extraction Date du dernier transfert de l extraction Auteur de l extraction Statut de l extraction 3 Vous pouvez supprimer de la liste les lignes concernant les extractions purg es par GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 499 Transfert de don
123. la coh rence des donn es Facturation client Transformer en attendus sur notification Marquer les factures client Page 340 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Lancer le module de Recette Facturation client gt Le lancement du module Recette Facturation client se fait partir du menu de GESLAB m Pour lancer l application Recette partir de GESLAB 1 Dans le menu Dossier de GESLAB s lectionnez l option Changer d application 2 Sur l cran d authentification s lectionnez l application Recette M Authentification JANUS 1000 FAnyz d pesser les fronti ras Janus Gestion des identit s S lectionnez votre statut pour acc der aux applications E mail Mot de passe Demander ou changer un mot de passe S lectionnez l application OGESLAB OkRecette O Echanges SIFAC Manuel d utilisation version 2 3 Page 341 Recette Facturation client GESLAB Page 342 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Param trer l impression des tats Cette fonction vous permet de d finir l orientation des impressions dans l application de facturation client 8 Dans l application RECETTE choisissez dans le menu Dossier l option Impressions pour faire appara tre la fen tre suivante Dossier Edition Facturation Traitements Outils propos LABORATOIRE Impressions Orientat
124. la commande reporter lt Lignes gt lt Infos gt lt Adresses gt lt Imputations gt lt Factures gt Apr s consultation des informations de chacune des fen tres cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale 3 En fin de consultation de la commande cliquez sur le bouton lt Reporter N N 1 gt pour lancer le report de la commande Un message vous demande si vous souhaitez reporter galement les services faits associ s la commande 4 Recommencez les op rations 1 3 pour reporter une autre commande de l exercice ant rieur 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt lorsque tous les reports commandes ont t effectu s Page 242 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Les services faits GESLAB permet de suivre l avancement des r ceptions des produits d une commande L enregistrement des services faits intervient la r ception des mat riels ou des produits command s Ce module permet de v rifier que les quantit s factur es correspondent bien aux quantit s livr es en particulier lorsque la personne qui saisit les factures n est pas la m me que celle qui r ceptionne les produits Remarque pour un organisme du CNRS la saisie du service fait est obligatoire sauf pour les commandes typ es pr visionnelles et les commandes de nature Mission n est autoris e que si num ro de commande BFC a t retourn et qu
125. la somme des lignes d tail est gale au montant HT de la facture Page 522 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB c Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider l int gration de cette facture et revenir la liste des factures int grer La ligne identifiant la facture que vous venez d int grer a disparu Le compteur des factures restant int grer est mis jour Remarque I n est pas possible de facturer une quantit sup rieure la quantit livr e NB dans tous les cas d int gration de factures en cr ation issues de la d l gation si la facture fait r f rence une commande pr sente dans GESLAB l indicateur de solde renseign par la d l gation fera foi La mise jour correspondante sera automatique Un message sera affich en cas de solde de la commande par la d l gation Cas 4 1 Un message vous informe qu il n existe pas de commande associ e cette facture 2 GESLAB cr e partir des donn es de la facture une commande de r gularisation que vous devez compl ter W Cr ation d une commande INTC 1100 Fournisseur N com Souche Date 31 03 13 Ex 2014 Raison sociale N 3822 March RS Plateforme Integree Imagif Libell E E Campus CNRS Av de la terrasse Origine PET AMUCCAS C RECHENMANN DIVERS 91198 Gif sur yvette Cedex N Rem Comp
126. le code organisme correspondant Ce champ est obligatoire si le code organisme correspondant est renseign 7 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt C Saisir les donn es sp cifiques aux missions de l agent Donn es sp cifiques d un missionnaire AGEN 3200 Type missionnaire Fonction Groupe Cat gorie v v Grade Echelon Indice Date dernier concours ooo o o L Doo Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus sm un Code laboratoire d affectation Responsable Adresse T l phonel administrative T l copie Telex Pays Abonnements Type N de la carte Date limite de validit Carte n 1 a Carte n 2 Carte n 3 E T f j i Fermer 1 Cliquez sur le bouton lt Missionnaire gt partir de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t 2 S lectionnez le type de missionnaire partir de la liste d roulante Ce Fonctionnaire champ est obligatoire Hors CNRS 3 Vous pouvez saisir la fonction du missionnaire INGENIEUR Manuel d utilisation version 2 3 Page 385 Les fournisseurs GESLAB 4 S lectionnez le groupe de l agent partir de la liste d roulante Ce groupe devra tre estim pour les agents non CNRS Ce champ est obligatoire en cas de mission l tranger 5 En fonction du type de missionnaire vous pouvez saisir e Le Grade pour
127. le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des march s M March MARC 3000 Type du march Type de proc dure March global Local O National O Etranger O March proc dure adapt e Groupement d achat March carte d achat Organisme Num ro de march Code XLAB Type RE Date du march D but du march Fin du march Objet du march Remise du march Titulaire Raison sociale Identifiant Adresse T l phone l a 4 M E Pr c dent Suivant Trouver Pour modifier un march Modifier les informations principales 1 S lectionnez le march que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver un march 2 A partir de la fen tre principale March cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone qui vous int resse et saisir la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables Type de march March global Groupement d achat March carte d achat Code GESLAB de l organisme Page 424 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s Date du march D but du march Fin du march Objet du march Remise du march Raison sociale Adresse Identifiant T l phone Modifier les informations compl mentaires Infos march MARC 3200 Prix du march Escompte du m
128. montants TRC des commandes d achat engag es sur ces origines de cr dit seront gaux aux montants HT e Lorsque la nature de d pense est saisie la liste d aide des types de d penses affiche les types de d penses valides associ s la nature de d pense saisie la liste d aide des codes familles affiche les codes familles valides et favoris associ s au type de d pense saisi ou les codes familles valides et favoris associ s la nature de d pense si le type de d pense n est pas saisi e Lorsque la nature de d pense n est pas saisie Page 198 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes la liste d aide des types de d penses affiche tous les types de d penses valides la liste d aide des codes familles affiche les codes familles valides et favoris associ s au type de d pense saisi ou tous les codes familles valides et favoris si le type de d pense n est pas saisi Manuel d utilisation version 2 3 Page 199 Les commandes GESLAB Dupliquer une commande gt Cette fonction vous permet de dupliquer une commande pr sente dans la base Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 Fournisseur N Souche z o P Raison sociale 5 March Livraison Contact Libell Origine N Rem Comp t Acronyme lPr visionnelle Solde D rog scient N ligne
129. n est pas accessible si l organisme de la commande est CNRS et si sa nature de d pense est Fonctionnement ou Immobilisation Si la facture est au statut Transmise Retourn e ou A retransmettre le montant total de la facture n est pas modifiable sauf si c est pour le passer 0 2 Sila case de l indicateur de solde n est pas coch e vous pouvez la cocher ce qui revient solder la commande associ e Le changement n est pas possible dans l autre sens Modifier les lignes d tail Impossible pour les factures Transmise Hors labo 1 Pour modifier une ligne d tail s lectionnez la et cliquez sur le bouton lt Lignes gt Vous pouvez aussi double cliquer directement sur la ligne d tail modifier La fen tre Lignes de facture appara t Lignes de facture FACT 3200 Ga Ligne com Entit Qt D signation R f rence P U H T Rem TotalH T TVA Total T R C 32132 ADM09 5 00 carnet entretien pr vehicule 5080 473 025 4 80 24 00 19 60 24 00 a 32133 ADM09 2 00 Roller Green Ball 3 336 272 1 05 2 10 19 60 2 10 32134 ADM09 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 4060 7 39 29 56 19 60 29 56 32135 ADM09 1 00 SEMAINIER DE POCHE TEMPOREL C A 16 2 92 2 92 19 60 2 92 32134 ADM09 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 4060 7 39 29 56 19 60 29 56 Ligne com Code Qt Cumul qt D signation Total fact H T 29 02 32132 5 00 E carnet entretien pr vehicule 5080 Total fact T R
130. n rales 1 Cliquez sur le bouton lt Grille gt droite de l cran afin d imprimer une grille qui vous aidera positionner les rubriques sur le bon de commande 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le nom du format du bon de commande Cette donn e vous BCBONUNI servira ensuite retrouver le format de bon dans GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 95 Param trer un bon de commande GESLAB 4 Utilisez le champ Description pour apporter d ventuelles pr cisions BON DE au format du bon COMMANDE UNIVERSITE 5 En tapant sur lt Tabulation gt les informations suivantes s affichent e Le nombre de lignes d tail imprimer par page 10 e Le nombre de caract res imprimer au maximum en largeur 80 e Le nombre de lignes maximum comprises entre le haut et le bas 65 du bon de commande M Ajouter bon de commande ETAT 1000 Nom du Bon du Commande BCBONUNI Description Bon de commande Universit Nb lignes d tail page 10 Nb colonnes maxi 80 Nb lignes maxi Champ Section N Ligne NS Colonne Taille Positionner vV xX OK Annuler Le bon de commande se d compose de trois sections e Ent te correspondant aux informations g n rales de la commande n de commande date adresse de livraison adresse de facturation etc e D tail correspondant aux lignes d tail de la commande r f rence quantit TVA etc e Total contenant les totaux calcul s pourcen
131. ne un rejet dans BFC e Prix unitaire si la ligne d tail correspondante n est pas factur e sauf pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur Remarque les services faits d j transmis sont envoy s en suppression puis en cr ation vers BFC e Pourcentage de remise si la ligne d tail correspondante n est pas factur e sauf pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur Remarques les services faits d j transmis sont envoy s en suppression puis en cr ation vers BFC la saisie d un taux de remise 100 pour une ligne de commande pr visionnelle est interdite e Taux de TVA s il n y a pas de service fait d j transmis ou de facture d j transmise e D signation e Ref article e Mati re e Entit d pensi re e Type de d pense si la commande est au statut Enregistr e OU si la commande est au statut Compl te et si la ligne d tail commande n a pas de ligne service fait transmise ou retransmettre Manuel d utilisation version 2 3 Page 213 Les commandes GESLAB e Code famille si la commande est au statut Enregistr e O si la commande est au statut Compl te et si la ligne d tail commande n a pas de ligne service fait transmise ou retransmettre e Caract re de l achat si la commande est au statut Enregistr e O si la commande est au statut Compl te et si la ligne d tai
132. nouvellement ins r e pour d tailler le suivi de vos cr dits Exemple Vous voulez d tailler le soutien de base SB en un soutien de base regroup SB regroup et un contrat CT Or des commandes ont d j t pass es en soutien de base il n est alors pas possible de rattacher de nouvelles origines l origine de soutien de base II faut alors proc der en deux tapes e Ins rer entre CNRS et SB une origine de cr dit de regroupement SB regroup INSERTION DE Cos SB Regroup Cas Page 32 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit e Ajouter l origine CT sous SB regroup AJOUT DE CT A SB Mir SB regroup SB regroup Les notifications r partitions et commandes imput es sur l origine SB lui restent li es Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour acc der la fen tre principale Origine de cr dit Avertissement proc dez une sauvegarde de la base avant d ins rer une origine de cr dit Reportez vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les donn es M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire EE o Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit D but Attoneation de Seuil Tx r manence Niveau z Cl D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPE
133. obligatoire Compl ment ventuel Code postal Ce champ est obligatoire Ville Ce champ est obligatoire Compl ment adresse Dans le champ Pays indiquez le pays de domiciliation du fournisseur Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Cliquez sur la case lt Etranger gt dans le cas d un fournisseur l tranger En cas d erreur cliquez nouveau pour d cocher la case Dans le champ T l phone saisissez le n de t l phone du fournisseur 10 Dans le champ T l copie saisissez le num ro de t l copie du fournisseur 11 Dans le champ N client saisissez le num ro de client que vous attribue le fournisseur Lors de l ajout d une facture pour ce fournisseur ce num ro de client sera automatiquement g n r dans le module Facture Prestataire Ext STE CHIMICA 85419846300001 29 Promenade Michel Simon 93160 Noisy Le Grand France 01 40 76 92 41 01 40 76 81 81 Manuel d utilisation version 2 3 Page 379 Les fournisseurs GESLAB B Saisir les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque pei Domiciliation Type de paiement bancaire postal Commentaires N9 identification 1 NS identification 2 NS identification 3 Code organisme Code organisme Code organisme p E WwW M e 1 Cliquez s
134. par le laboratoire vous pouvez faire une s lection selon les deux crit res suivants e organisme e auteur 2 S lectionnez ensuite le type de mouvement commandes ou factures que vous d sirez visualiser par les boutons radio au milieu de l cran L ensemble des mouvements correspondant la s lection appara t 3 Vous pouvez trier la liste des mouvements refus s par le laboratoire selon les crit res suivants e Num ro de la commande ou de la facture GESLAB e Num ro de la commande ou de la facture BFC e Raison sociale du fournisseur de la commande ou de la facture e Code de gestion du mouvement Manuel d utilisation version 2 3 Page 541 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Montant de la commande ou de la facture Date de la commande ou de la facture fournisseur Exercice de la commande ou de la facture Nature de la commande ou nature de d pense de la facture 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Remarque vous pouvez imprimer la liste des mouvements refus s par le laboratoire en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Page 542 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Retransmission vers SIMBAD Retransmission vers SIMBAD Lors de la validation d une mission ayant au moins un s jour l tranger un flux GESLAB gt SIMBAD est envoy automatiquement vers l application Missions du portail SIMBAD
135. pas vos propres besoins Vous pouvez ainsi imprimer vos bons de commandes sur des formulaires pr imprim s commandes universitaires liassils etc Points abord s dans ce chapitre Adm D finir un format de bon de commande Retrouver un format de bon de commande Modifier un format de bon de commande Pr visualiser un format de bon de commande Supprimer un format de bon de commande Pour plus de renseignements sur Voir L impression d un bon de commande Les commandes Page 94 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande D finir un format de bon de commande Cette fonction vous permet de d crire les donn es int grer dans le bon de commande en leur sp cifiant leur taille et leur position sur un document de format A4 En mode Administration choisissez l option Bon de commande dans le menu Param trage La fen tre suivante appara t M Param trage du bon de commande ETAT 1000 Nom du Bon du Commande Description Nb lignes d tail page Nb colonnes maxi Nb lignes maxi Champ Section NS Ligne N Colonne Taille 4 b 4 E Pr c dent Suivant Trouver 2 f Fermer Li Pour d finir un format de bon de commande Cette fonction s effectue en 4 tapes Saisir les informations g n rales Saisir les donn es imprimer dans le bon de commande Positionner les donn es sur le bon de commande Valider la saisie du format A Saisir les informations g
136. pays est invalide appara tra avec une dans la liste d aide Cette nationalit ne devra pas tre utilis e e La case cocher Etranger est renseign e de fa on automatique en fonction de la nationalit de l agent Dans le champ INSEE pr cisez le num ro de s curit sociale de l agent Ce champ est obligatoire pour les agents de nationalit fran aise Agent Monsieur Vigo Jean 23 06 48 Fran aise 1480634123054 Manuel d utilisation version 2 3 Page 383 Les fournisseurs GESLAB Attention un contr le de coh rence est r alis entre la date de naissance la qualit et le num ro de s curit sociale de l agent 11 Le champ Num ro matricule est un champ non saisissable Ce champ est renseign de fa on automatique l int gration de l agent 12 Dans le champ Ancien matricule agent vous pouvez renseigner l ancien matricule de l agent 13 Dans la zone Adresse personnelle saisissez l adresse du domicile de l agent e Nometn delarue 7600426 12 rue de e Compl ment ventuel l Orchid e e Code postal 3100 e Ville Toulouse 14 Saisissez le pays de r sidence de l agent Aide la saisie disponible France par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 15 Indiquez le num ro de t l phone de l agent B Saisir les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaire
137. peut ventiler vers les entit s d pensi res rattach es par exemple les quipes du d partement Ces ventilations augmentent les cr dits disponibles des entit s rattach es qui les re oivent tout comme les r partitions de cr dit Points abord s dans ce chapitre Adm Ventiler des cr dits vers une entit rattach e Retrouver une ventilation Corriger une erreur de ventilation Page 130 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les ventilations de cr dit Ventiler des cr dits vers une entit rattach e Cette fonction vous permet de ventiler des cr dits d une entit d pensi re de regroupement sur des entit s d pensi res de niveau inf rieur qui lui sont imm diatement rattach es B r Choisissez l option Entit s d pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 2 LABO LABORATOIRE b be Code entit Nom Seuil CHME administration Cl Autorisation de d passement 100 Entit d pensi re Nom Niv Labo Disp 5 Cde IB Infrastructure batiment 3 LABO 0 00 HS Hygi ne et s curit 3 LABO 0 00 GT Gestion technique 3 LABO 0 00 CHBI CHBI 2 LABO 43 74 CHMO CHMO 2 LABO 92 61 D velopper Lio Zentit s z T g fa amp E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer Pour ventiler des cr dits sur une entit d pensi re 1 S lectionnez dan
138. pour faire appara tre la fen tre suivante Param trage du bon de commande ETAT 1000 Nom du Bon du Commande Description Nb lignes d tail page Nb colonnes maxi Nb lignes maxi g Champ Section N Ligne N Colonne Taille 4 gt Pr c dent Suivant Trouver O Pour modifier un format de bon de commande Modifier les informations g n rales du format de bon de commande 1 S lectionnez le format de bon que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver un format de bon de commande 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Vous pouvez modifier la description g n rale du format de bon Placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur La zone Description est modifiable 4 Vous pouvez galement modifier la structure des donn es imprimer dans le bon Reportez vous au chapitre D finir un format de bon de commande Valider les modifications du format de bon de commande 1 Pour valider les modifications du format de bon cliquez sur le bouton lt OK gt Page 104 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande Pr visualiser un format de bon de commande gt Cette fonction vous permet de pr visualiser un bon de commande avant de l imprimer amp En mode Administration choisissez l option Bon de commande dans le menu Param trage La fen tre suivante appara t Param trage du bon de commande ETAT 1000
139. s Factures Ne Libell Fournisseur Montant Entit 0 Factures E Fermer Les factures redistribuer sont celles qui poss dent des lignes facture imput es sur l entit d pensi re subdiviser mais dont la commande n a pas de ligne d tail sur cette entit 1 Dans la liste des Factures s lectionnez la ou les factures redistribuer sur une nouvelle entit 2 Dans la liste des Nouvelles entit s s lectionnez l entit devant recevoir ces factures 3 Cliquez sur le bouton lt Attribuer gt pour attribuer les factures la nouvelle entit Les lignes d tail factures seront r affect es la nouvelle entit la validation de la subdivision R p tez ces op rations pour toutes les factures redistribuer 4 Pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 68 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res F R partir les factures internes Cliquez sur le bouton lt Factures int gt la fen tre suivante appara t Attribution des factures internes aux nlles EDP ENTI 3450 Nouvelles entit s Code entit Libell D passement Seuil Monsieur T MRU Monsieur U OUI 100 2 Entit s Factures internes Ne Libell Entit cr dit e Montant Entit d bitrice 0 Fact Int E Fermer 1 Dans la liste des Factures internes s lectionnez la ou les factures interne
140. s affiche Param tres de connexion Groupe de laboratoire Connecter R le Exercice 1 S lectionnez le groupe de laboratoires 2 S lectionnez le laboratoire 3 S lectionnez votre r le 4 S lectionnez l exercice 5 Cliquez sur le bouton lt Connecter gt Remarques e Par d faut les param tres de la derni re connexion sont affich s e L exercice est renseign par d faut avec l exercice courant e SiTutilisateur n a pas de profil sur l exercice courant pour un groupe de laboratoires ce groupe de laboratoires n est pas propos dans la liste et l utilisateur ne peut donc pas y acc der cela m me s il dispose d un profil sur un exercice ant rieur e Si l utilisateur acc de un exercice ant rieur dans lequel son Page 12 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Connexion profil est d fini il acc de aux donn es selon le profil d fini mais en lecture seule e Si lutilisateur acc de un exercice ant rieur dans lequel son profil n est pas d fini il acc de aux donn es selon le profil d fini dans l exercice courant mais en lecture seule Manuel d utilisation version 2 3 Page 13 Fonction de tri GESLAB Fonction de tri De mani re g n rale dans toutes les listes des crans de recherche vous avez la possibilit de trier ces listes de r sultats de recherche 1 Dans chaque liste de recherche cliquez dans les c
141. s lectionnez la commande dans la liste et cliquez sur le bouton lt Consulter gt Refermez la fen tre de consultation en cliquant sur le bouton lt Fermer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 483 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB 3 Cliquez ensuite sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Transmission la d l gation Consulter les factures de l extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l gation cliquez sur le bouton lt Factures gt pour acc der la fen tre de consultation des factures de l extraction M Extraction courante N 1 EXTR 2300 Factures Ne Date Fournisseur N fact four N Cde Souche Montant 20 06 06 JANSSEN CHIMICA FF06 1001 0987 351 30 06 06 JANSSEN CHIMICA 13989 0987 351 0 00 19 12 06 JANSSEN CHIMICA test 0987 351 0 00 20 12 06 JANSSEN CHIMICA FACTOL 1621 50 amp E Imprimer Fermer 2 Pour consulter le d tail d une facture s lectionnez la facture dans la liste et cliquez sur le bouton lt Consulter gt Refermez la fen tre de consultation en cliquant sur le bouton lt Fermer gt 3 Cliquez ensuite sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Transmission la d l gation Page 484 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Consulter les missions de l extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l ga
142. s comme retransmettre Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour fermer la fen tre Ces agents seront joints la prochaine extraction de donn es GESLAB destination de la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 495 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB R cup rer les donn es en provenance de la d l gation La r ception des donn es en provenance de la d l gation s effectue en deux tapes 1 La r cup ration automatique de la session 2 L import des donn es l initiative du laboratoire Les donn es transmises par la d l gation sont Les commandes d achat du laboratoire rejet es par la d l gation Les commandes de personnels cr es la d l gation Les services faits rejet s par la d l gation Les factures cr es modifi es prises en charge r gl es supprim es ou rejet es par la d l gation Les missions rejet es par la d l gation Les donn es de r f rence telles que les march s agents etc Les notifications issues des directions scientifiques et re ues par la d l gation R cup ration automatique de la session Au terme de cette r cup ration de donn es GESLAB proc de un certain nombre de traitements Les donn es de r f rence ventuellement transmises march s sont mises jour automatiquement Les commandes services faits factures et missions rejet es par la d l gation sont galement mises
143. s dans ce chapitre Adm G n rer un fichier d export partir d un format Exporter une liste GESLAB vers EXCEL Page 90 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Exporter les donn es Exporter une liste GESLAB vers Excel Cette fonction vous permet d exporter les donn es affich es dans une liste quelconque de GESLAB et de les r cup rer dans une feuille de calcul du tableur Excel Vous pouvez ensuite utiliser les fonctions classiques d Excel pour reformater les donn es selon vos propres besoins L exemple ci dessous d crit l exportation vers Excel de la liste des origines de cr dit Vous pouvez adapter cet exemple n importe quelle fen tre de l application GESLAB comprenant une liste d informations Attention cette fonction n est utilisable que si vous disposez du tableur Excel sur votre poste de travail B EXEMPLE choisissez l option Origine de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre suivante M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Laboratoire CNRS 5E TETT d tat Laboratoire de Chimie Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit CNRS C N R S v 9ADOXXXX OB1CHIM x D but Fin Autorisation de C D passement 100 0 00 3 M Transfert organisme 3 Fin Seuil Tx r manence Niveau Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUFELABO Cr e lors du passage en mod 0 LABO CHIM 2551 74 LAB
144. saisie date de saisie facture minimum date de saisie facture maximum e Date commande gt date de saisie commande minimum date de saisie commande maximum e Client raison sociale du client factur aide la saisie disponible par lt Tabulation gt e Organisme organisme de gestion qui recouvre la recette g n r e par la facture aide la saisie disponible par lt Tabulation gt e Montant gt montant minimum de la facture client montant maximum de la facture client e Statut permet de sp cifier le statut de la facture Enregistr e Dit e En attente R gl e Par d faut il est positionn sur le statut Toutes e Etat permet de sp cifier l tat de la facture Enregistr e Non annul e Annul e Remarques e Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res e l est possible de trier la liste suivant les informations suivantes e Num ro e Souche Manuel d utilisation version 2 3 Page 359 Recette Facturation client GESLAB Client Organisme Date facture Date commande Montant Statut E Enregistr e D Dit e en Attente R R gl e 3 S lectionnez la ligne correspondant la facture que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre Facture client s ouvre avec les donn es
145. sauvegarde de votre base GESLAB et de votre base RECETTE 1 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit vous pouvez modifier le code origine M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire RP RECT Contrat banalis Laboratoire de Chimie paneme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit cNn C N R S v sapoxxxx 181cHIM D but Autorisation de Seuil Tx r manence Niveau m C D passement 100 0 00 M Transfert organisme 4 Fin Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELABO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 12448 26 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 12448 26 CNRS CNR S LABO CHIM 12448 26 RPS Ressources Propres RP XOX 4617 95 RPCT Contrat banalis CNRS 94D0XXXX 1B1CHIM Subvention d tat 9ADO gt 2XX 0B1CHIM 7830 31 Changer de code D velopper 6 origines LA T A V amp E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver hnulel Imprimer Fermer 2 S lectionnez l origine de cr dit dont vous voulez modifier le code en cliquant sur une origine de cr dit de la liste 3 Cliquez sur le bouton lt Changer de code gt la fen tre Changement de code de l origine de cr dit s affiche Manuel d utilisation version 2 3 Page 29 Les origines de cr dit GESLAB Changement de code de l origine ORIG 3300 ncien Code Origine 1M4927 Nouveau Code Origine sADO099q V x OK Annuler
146. se fera avec les crit res pr cis s ci dessus seulement sur les commandes typ es pr visionnelles 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les commandes correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 5 Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes par le bouton lt T gt Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et Utilitaires Num ro Fournisseur Montant H T Nature Num ro de souche Date de la commande Origine de cr dit Statut Indicateur de commande pr visionnelle 6 S lectionnez la ligne correspondant la commande que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne la fen tre Commande s ouvre avec les donn es de la commande s lectionn e Remarque vous pouvez quitter la fen tre S lection d une commande sans s lectionner de commande pr cise en cliquant sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre de s lection 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de balayer les autres commandes contenues dans la liste de recherche Les donn es Page 208 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes des commandes s affichent successivement dans la fen tre Commande Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt
147. sentes dans le fichier ECCU MIS DRXX_CodeDivision csv L Etat des commandes de mission En mode Gestion courante choisissez dans le menu Traitements l option Etats Divers 8 r puis l option Comparaison GESLAB BFC Commandes de mission pour faire appara tre la fen tre de lancement de la comparaison sur les commandes de mission W Comparaison Xlab BFC Commande de mission ECC 2000 Organisme c n R s Etat des commandes de mission Ecart sur Engag Ecart sur Factur Commandes de mission absentes d xlab Commandes de mission absentes de BFC Origines de cr dit Code Libell Code de gestion C N R 5 RP JUSTI A N R ANR CC GLO ANR CC ANR CC ANR FJ ANR FJ ANR FJ ANR NA ANR N ANR NA PE ANR 0V ANRVDE GL ANR VDE ANR VDE PE CONTR CNRS Ressources propres justifier Cr dits ANR Global ANR Cr dits ANR Cr dits ANR CC Personnel ANR ANR Cr dits de personnel ANR NA ANR NA Personnel Cr dits ANR ANR ALPES ANR ALPES Personnel Cr dits sur contrats xX Annuler LGCA LGCA LGCA XOX LGCA XXXX 230951 2 1B1 PU 230952 1B1 PU 230951 1B1 PU 2426971 1B1 PU 2426971 1B1 PU 2426973 1B15PU 236471 2 1B1SPU 236471 1B1SPU 236472 1B15PU 203401 1B1 PU ANR VDE ANR VDE 277201 1B1 PU 277202 1B1S PU LGCA XXX 1 Dans le champ Organisme vous devez choisir l organisme sur lequel vous d sirez lancer la comparaison 2 Si vous coc
148. sociale N March Origine N Souche N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T R C D rog scient D taill es O Group es Total H T Total T V A v ion obligatoire du bon d M Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations i Facti Fact Ant rieur lt gt P Y x Z LA Pr c dent Suivant Trouver I Fermer O Pour modifier une commande 1 S lectionnez la commande que vous d sirez diter Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 A partir de la fen tre principale de la commande cliquez sur le bouton lt Modifier gt Page 210 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Modifier les informations principales 1 Pour modifier une zone placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes e N de souche e Date de la commande si la commande est enregistr e e Date de livraison e Contact nom de la personne contacter par le fournisseur e Libell e Origine si la commande est Enregistr e Compl te A retransmettre R gularisation Remarques la nouvelle origine doit obligatoire
149. sur le bouton lt Ajouter gt 2 Renseignez le champ Raison sociale du fournisseur du produit Janssen Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Chimica 3 Dans le champ D signation tapez le libell descriptif du produit Pissette 1L Ce champ est obligatoire 4 Dans le champ R f rence article tapez la r f rence de l article 999856 ventuellement indiqu e sur le catalogue du fournisseur 5 Dans le champ Prix Unit HT tapez le prix unitaire hors taxe indiqu 2 43 par le fournisseur 6 Cliquez dans le champ Taux TVA et s lectionnez le taux applicable 19 6 au produit dans la liste d roulante 7 Dans le champ Rem tapez un nombre d cimale possible 10 2 correspondant une ventuelle remise syst matiquement consentie par Page 406 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits le fournisseur sur cet article 8 Dans le champ Mati re tapez le code correspondant au produit 3 Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 9 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie du produit Vous pouvez interrompre votre saisie en cliquant tout moment sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 407 Les produits GESLAB Enregistrer un produit partir du fournisseur gt Cette fonction vous permet d enregistrer un nouveau produit partir de son fournisseur amp
150. tre sup rieure ou gale la date du jour En mode Gestion courante Choisissez l option Attendus sur notifications dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur notifications ATTE 1000 Ne d attendu notif Exercice uteur p Organisme de gestion Laboratoire PE Origine cr dit Code gestion tutelle me o Type de cr dit Notificateur v Montant attendu initial Montant re u Reste attendu Libell m Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 D E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Pour saisir un cr dit attendu sur notifications 1 A partir de la fen tre principale Attendu sur notifications cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Attendus 2 Dans le champ Exercice s affiche l exercice sur lequel vous travaillez 2006 Vous pouvez le modifier Remarque s il est post rieur l exercice courant le mouvement d attendu sera report en fin d exercice 3 Dans le champ Organisme de gestion saisissez l organisme de CNRS gestion de l origine de cr dit sur laquelle le cr dit est attendu Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt 4 Dans le champ Origine du cr dit s lectionnez l origine de cr dit SE concern e par le cr dit attendu Cette origine peut tre une origine de Manuel d utilisation version 2 3 Page 13
151. type agent La saisie d un agent s effectue en quatre tapes Saisir les informations principales Saisir les informations compl mentaires Saisir les donn es sp cifiques aux missions de l agent Valider la saisie Page 382 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs A Saisir 2 M Ajouter fournisseur Qualit les informations principales Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt La fen tre Ajouter Fournisseur appara t FOUR 3000 Type fournisseur O Prestataire Ext agent Num ro Nom Pr nom Nom patronymique s Date naiss Nationalit INSEE Adresse M Fran aise Num ro matricule Ancien matricule agent T l phone Moo F Pays France Etranger infos Missionnaire 10 v x 0K Annuler Dans le Type fournisseur cliquez sur le bouton radio pour s lectionner l agent Indiquez la qualit de l agent partir de la liste d roulante Ce champ est obligatoire Saisissez le nom de l agent Ce champ est obligatoire Saisissez le pr nom de l agent Ce champ est obligatoire Pour les femmes mari es saisissez le nom de jeune fille Saisissez la date de naissance de l agent Ce champ est obligatoire Indiquez la nationalit de l agent Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Remarques e Une nationalit dont le
152. un Fonctionnaire CNRS ou un Fonctionnaire hors CNRS e La Cat gorie pour les autres CNRS 6 Vous pouvez ventuellement indiquer l chelon de l agent 7 Vous pouvez saisir l indice actuel de l agent 8 Saisissez la date du dernier concours de l agent Remarque cette valeur est renseign e automatiquement avec la date de d but de mission lors de la saisie d une mission de type Concours sur cet agent 9 Indiquez le num ro d immatriculation de son v hicule personnel 10 Saisissez la puissance fiscale du v hicule 11 Dans le champ Date d but cumul saisissez la date partir de laquelle sont comptabilis s les kilom tres parcourus par l agent en mission 12 Dans le champ Cumul Km parcourus saisissez le nombre total de kilom tres parcourus depuis la date de d but de cumul Si le laboratoire est g r par GESLAB les donn es suivantes s affichent automatiquement et vous pouvez passer directement l tape 18 13 Saisissez le code pour l organisme du laboratoire d affectation de l agent Si l agent n est pas affect un laboratoire du CNRS saisissez le code du laboratoire qui met la demande de mission Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 14 Indiquez s il vous est connu le nom du responsable du laboratoire d affectation 15 Saisissez l adresse administrative de l agent en pr cisant e Nometn delarue Ce champ est obligato
153. un processus qui se fait en deux temps comme le montre le sch ma ci apr s e Dans un premier temps 1 GESLAB extrait les donn es envoyer la d l gation et les place dans un fichier informatique d extraction e Dans un deuxi me temps 2 et 3 GESLAB transmet les donn es issues de l extraction vers la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 477 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB EXTRACTION TRANSMISSION D R Commandes Service Fait Factures Demandes de mission Facture Papier bordereaux Agents de transfert Les mouvements cr s dans GESLAB sont transmis la d l gation avec un num ro les identifiant Ce num ro est construit de la fa on suivante Num ro de commande L num ro de commande GESLAB sur cinq chiffres Exemple commande n L01234 Num ro de facture idem Num ro de mission idem Num ro d agent N INSEE pour les Fran ais 9 code division compteur interne 000 pour les trangers Remarque Votre d l gation peut vous demander de lui retransmettre certains mouvements Dans ce cas il vous faudra identifier les mouvements en question et les marquer GESLAB les joindra l extraction suivante et les retransmettra la d l gation lors du prochain transfert GESLAB vous offre la possibilit de suivre les transferts et de conna tre l tat des envois vers la d l gation Points abord s dans ce
154. une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Service fait gt Page 260 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits E __ Lignes d tail service fait SERF 3000 Modifier D truire Ok Annuler eym N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA 35321 AIFIRA AC10 4 00 tube poly cristal RLX25m 102 109829 1 32 73 130 92 19 60 35322 AIFIRA AC10 4 00 tube polyeth inc 25m 3 8 102 121018 1 25 84 103 36 19 60 35323 AIFIRA AC10 4 00 tube poly crystal RLX25m 102 126101 1 59 16 236 64 19 60 35324 AIFIRA AC10 6 00 tube polyeth inc25m 1 4 1025 121017 1 14 29 85 74 19 60 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut E E en m 35324 001 tube polyeth inc25m 1 4 1025Y56 00 121017 1 6 00 06 01 11 2011 NON E Quantit 6 00 E Fermer B Supprimer le service fait 1 Cliquez sur la ligne d tail service fait que vous souhaitez supprimer 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt Remarques 3 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la suppression ou sur le bouton de l affichage Si le service fait que vous souhaitez supprimer est au statut Transmis ou A retransmettre la suppression ne sera pas effective mais une nouvelle ligne de service fait sera cr e Si le service fait que vous souhaitez supprimer est au statut Enregistr la suppression sera effective et la ligne dispa
155. valeur Toutes e Les trois boutons radios droite du statut permettent de s lectionner la provenance de la facture les factures cr es la d l gation Hors labo les factures saisies dans le laboratoire Labo toutes les factures Tout Par d faut le bouton radio est positionn sur la valeur Tout 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les factures correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis M S lection d une facture FACT 3100 Crit res N fact FT N com L Souche com D y y Nature Four cHimica N fact four Exercice L Date gt Mnt Mnt Organisme v fact CS HT pe o o TTC Origine v Auteur v Entit d pensi re Statut Toutes O Enregistr e OTransmise ORetourn e A retransmettre Tout OHorslabo Labo NS Date Fournisseur N fact four Com Souche Sol Mnt HT Mnt TTC 1 10 10 07 CHIMICA 5 1 Factures v x amp OK Annuler Imprimer Manuel d utilisation version 2 3 Page 277 Les factures GESLAB 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 5 Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes Num ro de facture Date de saisie facture Raison sociale fournisseur Num ro de facture fournisseur Num ro de commande Num ro de souche commande Montant HT de la facture Montant TTC de la
156. 0 EH 31 10 Saisissez la puissance fiscale du v hicule 7 Manuel d utilisation version 2 3 Page 433 Les agents GESLAB 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Dans le champ Date d but cumul saisissez la date partir de laquelle sont comptabilis s les kilom tres parcourus par l agent en mission Dans le champ Cumul Km parcourus saisissez le nombre total de kilom tres parcourus depuis la date de d but de cumul Si le laboratoire est g r par GESLAB les donn es suivantes s affichent automatiquement et vous pouvez passer directement l tape 18 Saisissez le code pour l organisme du laboratoire d affectation de l agent Si l agent n est pas affect un laboratoire du CNRS saisissez le code du laboratoire qui met la demande de mission Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Indiquez s il vous est connu le nom du responsable du laboratoire d affectation Saisissez l adresse administrative de l agent en pr cisant N et nom de la rue Ce champ est obligatoire Compl ment d adresse Code postal Ville Ce champ est obligatoire Entrez le pays de localisation du laboratoire d affectation Aide disponible avec puis lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Pr cisez ventuellement les num ros de t l phone de t l copie et de t lex de ce laboratoire Si l agent b
157. 02 126101 1 59 16 236 64 19 60 35324 AIFIRA AC10 tube polyetiinc25m 1 4 1025 121017 1 14 29 85 74 19 60 L com N bon Libell R f article Date S fait Exer Fin liv Statut Cr 35324 001 tube polyeth inc25m 1 4 1025Y56 00 121017 1 06 01 11 2011 SD 35321 001 tube poly cristal RLX25m 102SU08R08 109829 1 06 01 11 2011 NON E a 35322 001 tube polyeth inc 25m 3 8 1025Y60 00 121018 1 06 01 11 2011 NON E 35324 001 tube polyeth inc25m 1 4 1025Y56 00 121017 1 06 01 11 2011 NON E Quantit 3 amp T E Ajouter Modifier D truire OK Annuler Fermer 9 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt la fin de votre saisie pour sortir de la fen tre principale des services faits Quelques compl ments d information e Si aucun bon de livraison n accompagne les produits livr s indiquez dans le num ro de bon de livraison le num ro de facture fournisseur Page 248 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits e Les lignes d tail service fait doivent obligatoirement faire r f rence un num ro de ligne d tail commande Dans le cas contraire il s agit d une ligne commentaire de service fait e Les lignes d tail service fait ayant le m me bon de livraison doivent avoir la m me date de service fait e Dans certains cas un libell automatique s affichera dans le bon de livraison annulation auto ou correction auto Manuel d utilisation version 2 3 Page 249
158. 07 Raison sociale He g March Date service fait finale Enreg le 10 10 07 CHIMICA 5 Rue Pasteur par XLA XL4B Exercice 2007 Fournisseur N facture fournisseur N client 75000 PARIS FF07 3256 France Identifiant 12345678901234 N commande f2 Souche 0987 351 o Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T Total T R C CHMO 30 00 Pissettes 1 L 2 43 10 00 76 93 76 93 CHBI 20 00 Pissettes 1 L 2 43 10 00 51 28 51 28 CHMO 10 00 Pissettes 2 L 3 00 10 00 28 31 28 31 3 Lignes Lignes d j factur es Factur H T 156 52 Total T V A 22 92 Factur T R C 156 52 Infos Inventaire FOR LR 3 T b v x fel Ajouter Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver k E Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 287 Les factures GESLAB Enregistrer un avoir La prise en compte d un avoir consenti par l un de vos fournisseurs s effectue de mani re diff rente selon le cas de figure GESLAB ne g re que les avoirs en valeur il s agit d un avoir diminuant la valeur factur e des r ceptions sans impact sur les quantit s r ceptionn es La quantit sera donc signal e entre parenth se Cas 1 une facture a t saisie pour ce fournisseur et n a pas encore t transmise l organisme de gestion Vous pouvez alors modifier cette facture et saisir une ligne facture n gative correspondant au montant de l avoir Attention e Le
159. 1 modifi es la D l gation Organisme EN 0 supprim es la D l gation A teur 0 cr es la D l gation Mouvement de modification O suppression cr ation NS Fournisseur Date Montant Sold e Ex Code de gestion Nature N Tutelle VIGO JEAN 16 11 06 15000 00 N 2006 SADO 0OK 1BLCHIN VA 3100000001 1 Commandes restant int grer M LE amp E Refuser Int grer Imprimer Fermer 3 Si vous refusez d int grer cette commande en modification cliquez sur le bouton lt Refuser gt La fen tre principale de la commande appara t Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton lt Refuser gt ou alors revenir sur la liste d attente en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Attention dans le cas d un refus la commande dispara t de la liste d attente et vous ne pourrez plus l int grer Toutefois cette commande refus e reste consultable dans le menu Echanges avec la d l gation Int gration Refus Manuel d utilisation version 2 3 Page 511 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB 4 Sinon s lectionnez la commande que vous souhaitez modifier dans GESLAB en cliquant sur la ligne identifiant la commande concern e 5 Cliquez sur le bouton lt Int grer gt La fen tre principale de la commande appara t M Modification d une commande INTC 1100 X o a L S aAa EOUIMISEEUr N com 34733 Souche ISY11AMUDI Date 21 11 11 Ex 2013 Raison sociale N 3822
160. 1198 Gif sur yvette Cedex N Rem Comp t Code de Gestion 275781 1B1INSB France Acronyme Identifiant 2395 2 Nature Fonctionnement le D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA 109114 LEGUMD 8 00 analyses de masses 24 00 192 00 1 Cumul Lignes 192 00 Total command organisme 192 00 CL S 6 La fen tre principale de la commande appara t Si vous n tes pas d accord avec la suppression de la d l gation Vous pouvez refuser cette suppression cliquez sur e Annuler pour ne pas int grer la commande mais la laisser dans la liste d attente pour un traitement ult rieur e Refuser pour ne pas int grer la commande et la retirer de la liste d attente Attention cette op ration est irr versible Il est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Si vous tes d accord avec la suppression de la d l gation Validez la suppression de la commande en cliquant sur le bouton lt int grer gt Vous revenez la liste des commandes int grer La ligne identifiant la commande que vous venez d int grer a disparu Le compteur des commandes restant int grer est mis jour 7 R p tez les op rations 2 5 pour int grer un autre mouvement de suppression dans votre base Page 506 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Manuel d utilis
161. 2 14 00 14 00 NON 2012 ADAMOS EQ T NON 3235 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 ADAMOS EQ T NON 3236 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 ADAMOS EQ T NON 3237 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 OPUS2 EQ T NON 3238 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 OPUS2 EQ T NON 3239 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3240 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3241 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3242 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3243 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3244 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3245 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3246 ABACARIS 07 03 12 14 00 14 00 NON 2012 REC1 EQ T NON 3247 95WEST 23 03 12 24 00 24 00 NON 2012 ADAMOS FO C NWN 778 10 778 10 17 Commandes Y x 2 OK Annuler Imprimer Dans l exemple ci dessus l utilisateur a tri les commandes par statut puis par fournisseur Page 14 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Fonction de tri Manuel d utilisation version 2 3 Page 15 Les origines de cr dit GESLAB Les origines de cr dit Ce chapitre d crit la gestion des origines de cr dit du laboratoire Les origines de cr dit permettent de suivre l volution des cr dits attribu s au laboratoire ainsi que les d penses effectu es sur chacun de ces cr dits Les origines de cr dit sont organis es de mani re hi rarchique de fa on contr
162. 2 3 Page 335 Les missions GESLAB B Modifier les commandes de tiers 1 S lectionnez la mission que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt Cdes Tiers gt la fen tre principale des commandes appara t Vous acc dez ainsi l ensemble des commandes de tiers rattach es la mission s lectionn e pr c demment 3 Cliquez si besoin est sur les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent de l cran principal Commande pour vous positionner sur la commande modifier 4 Cliquez sur le bouton lt Modifier Reportez vous au chapitre Modifier une commande L Pea p Pour saisir les imputations pour la mission 1 Une fois la commande de mission enregistr e cliquez sur le bouton lt Modifier gt puis sur le bouton lt Imputations gt de la fen tre Commande de mission la fen tre suivante appara t M Imputations COMM 3300 Autres imputations Code Valeur LS Imputations 8jouter 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le code sur lequel vous souhaitez imputer la mission dans le champ Code le texte associ l imputation dans le champ Valeur puis cliquez sur le bouton lt OK gt E Fermer Page 336 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Remarques e Les codes imputations sont d finis dans la liste des constantes Reportez vous au menu Administr
163. 4 N commande 6 Souche Solde Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T TVA Total T R C 12 CHBI 1 00 VIGO JEAN PARIS 20 11 07 au 22 11 0 410 97 410 97 410 97 1 l Lignes Lignes d j factur es Factur H T 410 97 Total T Y 4 Factur T R C 410 97 Factur T T C vy x OK Annuler Si vous n tes pas d accord avec la cr ation de la d l gation Vous pouvez refuser cette cr ation Cliquez sur e Annuler pour ne pas int grer la facture mais la laisser dans la liste d attente e Refuser pour ne pas int grer la facture et la retirer de la liste d attente Attention cette op ration est irr versible I est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Vous revenez alors sur la liste des factures int grer Si vous tes d accord avec la cr ation de la d l gation vous devez ventuellement compl ter la facture pour que celle ci soit coh rente avec les informations de la d l gation a Saisissez le fournisseur agent si celui ci n existe pas dans GESLAB GESLAB pr renseigne le fournisseur agent si celui ci est enregistr dans la base Sinon vous devez saisir le fournisseur l identifiant du nouveau fournisseur agent de la commande b Compl tez ventuellement les lignes facture une par entit d pensi re si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entit s d pensi res Assurez vous que
164. 5 11 11 14 00 RECUE DELREG 002225 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002224 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002223 25 11 11 13 00 RECUE DELREG 002222 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002221 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002220 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002219 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002218 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002217 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002216 25 11 11 11 00 RECUE DELREG 002215 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002214 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002213 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002212 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002211 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002210 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 002209 25 11 11 10 00 RECUE DELREG 25 11 11 92 R ceptions Y OK Fermer La liste est tri e par d faut par date de dernier retour descendant CL Pour consulter les anomalies d tect es lors d un retour Le cadre lt Anomalies retour gt contient la liste des mouvements de la session qui pr sentent des anomalies avec le type d anomalie associ Ces mouvements ne seront pas trait s par le retour Lorsqu une session contient des mouvements avec une anomalie son statut est A importer avec Erreur tant que le retour n est pas lanc elle passe au statut Recue avec Erreur apr s lancement du retour Le statut A importer avec erreurs n est pas bloquant pour lancer le retour les mouvements ne pr sentant pas d anomalie seront trait s normalement Le cadre lt Anomalies retour gt reste toujours consultable sur
165. 6 m Communication Services Reprographie 8 mati res LA Ajouter Modifier truii m Pour modifier une mati re 1 S lectionnez la mati re que vous d sirez modifier en cliquant sur la ligne qui vous int resse dans la liste 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Modifier le libell du code mati re GESLAB Seule cette zone est modifiable 4 Pour valider la modification cliquez sur le bouton lt OK gt La mati re modifi e appara t dans la liste des mati res Pour annuler la modification de la mati re cliquez sur le bouton lt Annuler gt Page 82 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les mati res Supprimer une mati re Cette fonction vous permet de supprimer une mati re de niveau 1 enregistr e dans GESLAB 8 En mode Gestion courante choisissez l option Mati re dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale suivante TEN T te de chapitre Provenance GESLAB Niveau Libell o Ea Reprographie o Mati re an sis Cliquer ici pour ajout t te de chapitre ni Mati res premi res 2 Informatique 3 Equipements scientifiques et composants 4 Infrastructure et assimil s 5 Communication 6 Services 7 Reprographie 8 mati res LA Ajouter Modifier truii m Pour supprimer une mati re 1 S lectionnez la mati re que vous d sirez supprimer en cliquant sur la ligne qui vous int resse dans la liste des
166. 8 0 00 0 00 0 00 848 00 0 00 Totaux 58 58 0 00 0 00 0 00 848 00 0 00 Le tableau situ dans la partie inf rieure de la fen tre donne la liste des montants engag s et r alis s sur la commande pour chaque entit d pensi re Cette liste permet de contr ler la d pense pour chaque entit d pensi re concern e par la commande Vous pouvez ainsi suivre le d tail de la d pense consolid e par entit d pensi re Pour chaque entit d pensi re vous disposez des donn es suivantes Code de l entit Montant T R C par entit sur la commande Montant engag T R C par entit sur la commande Montant factur T R C par entit sur la commande pour toutes les factures de l exercice en cours associ es la commande Montant r alis par entit sur la commande e Disponible de l entit d pensi re sur engagement sans tenir compte de la commande en cours e Disponible r serv sur l entit d pensi re sur l origine de cr dit de la commande sans tenir compte de la commande en cours Manuel d utilisation version 2 3 Page 229 Les commandes GESLAB Calcul de l engag d une commande Le montant engag correspond l ensemble des v nements de gestion de type commandes effectu s 1 Calcul de engag sur commande pr visionnelle non sold e Somme des engag s par ligne commande le montant des lignes factur es sans r f rence une ligne commande L engag sur une lign
167. 9 Les attendus sur notifications GESLAB 10 regroupement Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Le code gestion tutelle est alors imm diatement renseign Dans le champ Type de cr dit s lectionnez le type de cr dit attendu dans la liste d roulante Dans le champ Notificateur s lectionnez l metteur de ce type de cr dit Dans le champ Montant attendu initial saisissez le montant du cr dit attendu Ce montant peut tre positif ou n gatif mais non nul Le champ Reste attendu est automatiquement renseign et est gal au montant des cr dits attendus sur l origine de cr dit diminu des notifications faisant r f rence cet attendu Dans le champ Libell renseignez ventuellement le libell Dans le champ Date d arriv e pr vue saisissez la date d arriv e du cr dit Attention cette date doit tre sup rieure ou gale la date du jour Un message de confirmation s affiche si la date est sup rieure la date de fin d exercice Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre saisie ou sur le bouton lt Annuler gt pour interrompre l enregistrement de l attendu sur notifications Mise jour automatique Notification compl mentaire Sciences chimiques 152449 00 Cr dit sciences 20 12 2006 e Le total attendu de l origine de cr dit concern e est augment du montant total du cr dit attendu
168. 95 80 00 5 50 e0 00 Total fact H T 241 95 Total fact T R C 241 95 Ligne Factur H T 161 95 Total T V A 8 91 Factur T R C 161 95 Factur T T C 170 86 Qt livr e 1 00 T D truire AF Incorporer OK Annuler Ru Ajouter Modifier Manuel d utilisation version 2 3 Page 267 Les factures GESLAB 3 Si vous avez choisi de r cup rer toutes les lignes d tail commande Reportez vous au chapitre Saisir les donn es principales la liste est d j pr remplie Vous pouvez les modifier ou les supprimer Dans tous les cas vous pouvez galement cr er de nouvelles lignes facture rattach es des lignes commande Pour ajouter une ligne d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Pour saisir une ligne d tail facture vous devez s lectionner une ligne d tail commande dans le champ N ligne com Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt La saisie d un num ro remplit automatiquement les autres champs avec les valeurs de la ligne commande s lectionn e 3 S il s agit dun produit r pertori dans la base pour le fournisseur tapez le code de ce produit dans le champ Code 4 Dans le champ Qt entrez le nombre d exemplaires factur s de l article Ce champ est obligatoire 5 La case cocher Cumul qt pour les commandes non pr visionnelles indique si la quantit factur e doit
169. 9829 1 19 60 a 35322 AIFIRA AC10 4 00 tube polyeth inc 25m 3 8 102 121018 1 25 84 103 36 19 60 35323 AIFIRA AC10 4 00 tube poly crystal RLX25m 102 126101 1 59 16 236 64 19 60 35324 AIFIRA AC10 6 00 tube polyeth inc25m 1 4 1025 121017 1 14 29 85 74 19 60 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut G O 35322 001 tube polyeth inc 25m 3 8 1025Y60 00 121018 1 4 00 06 01 11 2011 NON E a Quantit 4 00 Ea amp T y x E Ajouter Modifier D truire Ok Annuler Fermer Page 254 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits 1 S lectionnez une ligne d tail commande dans la partie centrale les lignes de service fait correspondant s affichent dans la partie inf rieure Les quantit s affich es en bas de la fen tre correspondent la somme des quantit s livr es pour cette ligne d tail commande 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la commande Quelques compl ments d information e Si une ligne d tail commande commentaire est s lectionn e aucune ligne service fait n est affich e e Dans la partie inf rieure au niveau des lignes service fait une zone Statut indique le statut de la ligne service fait I permet de sp cifier l tat du service ce statut peut tre E pour Enregistr T pour Transmis A pour A retransmettre Manuel d utilisation version 2 3 Page 255 Les services faits GESLAB Page 256
170. AB Les factures internes Les factures internes Une facture interne permet de facturer l change de mat riels ou de services entre deux entit s d pensi res d un m me laboratoire g r Une facture interne est un mouvement financier interne au laboratoire Ce mouvement d bite le disponible d une entit d pensi re pour cr diter d un m me montant celui d une autre Il correspond e Une d pense pour l entit D bit e e Un cr dit pour l entit Cr dit e Globalement le disponible du laboratoire reste inchang Ce module ne permet cependant pas de g rer les factures internes entre deux laboratoires distincts Pour cela reportez vous au chapitre Facturation client gt Les factures internes sont utiles pour facturer posteriori les d penses group es effectu es par un service commun aux autres quipes du laboratoire Les factures internes peuvent galement servir r gulariser une facturation erron e sur une entit d pensi re Vous pouvez ensuite saisir une mati re associ e chaque facture interne pour tenir une comptabilit par mati re des d penses des entit s d pensi res Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir une facture interne Retrouver une facture interne Modifier une facture interne Corriger une erreur de facture interne Supprimer une facture interne Pour plus de renseignements sur Voir La gestion des entit s d pensi res Les en
171. ATI 3000 T te de chapitre Provenance GESLAE Niveau Libell o E Reprographie o Mati re ss s Cliquer ici pour ajout t te de chapitre 1 Mati res premi res 2 Informatique 3 Equipements scientifiques et composants 4 Infrastructure et assimil s 5 Communication 6 Services 7 Reprographie 8 mati res ww xX Ajouter Modifier i H ul lmprime A Pour modifier le libell d une t te de chapitre 1 S lectionnez la t te de chapitre modifier 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt Attention seul le libell est modifiable 3 Saisissez le nouveau libell de la t te de chapitre 4 Pour valider la saisie cliquez sur le bouton lt OK gt Le nouveau libell appara t dans la liste Page 80 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les mati res Saisir une mati re Cette fonction vous permet d ajouter des mati res sous les t tes de chapitre pr d finies par GESLAB Le laboratoire affine ainsi le premier niveau de nomenclature t te de chapitre niveau 0 gt en fonction de ses sp cificit s en cr ant des sous chapitres de niveau 1 8 En mode Gestion courante choisissez l option Mati re dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale M Mati res MATI 3000 T te de chapitre Provenance GESLAB Niveau Libell o E Reprographie o Mati re mess Cliquer ici pour ajout t te de chapitre ai Mati res premi res 2 Informatique 3 Equipe
172. ATRICULE D UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT 399 SUPPRIMER UN FOURNISSEUR 401 DESACTIVER UN FOURNISSEUR 402 LES PRODUITS 405 ENREGISTRER UN PRODUIT 406 ENREGISTRER UN PRODUIT A PARTIR DU FOURNISSEUR 408 CONSULTER LA LISTE DES PRODUITS D UN FOURNISSEUR 410 RETROUVER UN PRODUIT 412 MODIFIER UN PRODUIT 415 Page 6 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB SUPPRIMER UN PRODUIT LES MARCHES ENREGISTRER UN MARCHE RETROUVER UN MARCHE MODIFIER UN MARCHE SUPPRIMER UN MARCHE PURGER DES MARCHES LES AGENTS ENREGISTRER UN AGENT RETROUVER UN AGENT MODIFIER UN AGENT EFFACEMENT DU MATRICULE D UN AGENT SUPPRIMER UN AGENT DESACTIVER UN AGENT GESTION DE L INVENTAIRE ENREGISTRER UN MATERIEL A INVENTORIER ENREGISTRER UN MATERIEL A INVENTORIER A PARTIR D UNE FACTURE SUIVRE LES MATERIELS INVENTORIES SUR UNE COMMANDE SUIVRE L INVENTAIRE RETROUVER UN MATERIEL INVENTORIE ET SES ACCESSOIRES MODIFIER UN MATERIEL INVENTORIE MODIFIER LES ACCESSOIRES D UN MATERIEL INVENTORIE SUPPRIMER UN MATERIEL INVENTORIE SUPPRIMER UN ACCESSOIRE ASSOCIE A UN MATERIEL PURGER L INVENTAIRE EDITION DES ETATS DANS GESLAB EDITER LES ETATS PREDEFINIS VISUALISER L ETAT DE SYNTHESE NON IMPRIMABLE TRANSFERT DE DONNEES AVEC LA DELEGATION EXTRAIRE ET TRANSFERER LES DONNEES GESLAB MARQUER LES MOUVEMENTS A RETRANSMETTRE RECUPERER LES DONNEES EN PROVENANCE DE LA DELEGATION SUIVRE LES TRANSFERTS INTEGRATION DES DONNEES DE LA DELEGATION DANS GESLAB
173. Ancien matricule agent pee T l phone Etranger Infos l Missionnaire Ajouter Pr c dent Suivant Trouver A Eater Pour d sactiver un agent 1 S lectionnez l agent que vous d sirez d sactiver Reportez vous au chapitre Retrouver un agent 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Cliquez sur le bouton lt Infos gt La fen tre ci dessous appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 445 Les agents GESLAB Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque Code guichet NS compte Cl Type de paiement L bancaire O postal Domiciliation Commentaires ee Date cr ation Date dern M4 Statut du fournisseur Provisoire valide O D sactiv Code organisme 1 N identification 1 Provenance fournisseur Code organisme 2 NS identification 2 Code organisme 3 NS identification 3 4 Modifiez la zone Statut du fournisseur en cliquant sur le bouton radio lt D sactiv gt 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de l agent 6 Pour valider la d sactivation de l agent cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Quelques compl ments d information e Pour rendre nouveau valide un agent d sactiv il suffit de r p ter les tapes 1 6 et de cliquer sur le bouton radio lt Valide gt l tape 4
174. B 3 Le libell de la commande s affiche avec le nom de l agent et les dates de s jour 4 Dans le champ souche tapez le num ro compl mentaire ventuel Remarque les dates de validit de l origine de cr dit sont contr l es Attention chaque commande doit tre imput e sur une origine de cr dit distincte du laboratoire Codes de gestion1 et 2 distincts Dans le cas contraire un message vous bloque la validation de la commande Saisir l imputation sur les entit s d pensi res M Lignes d tail d une commande de mission MISS 3710 EDP Libell Montant Mati re ue a Total de la commande E Fermer 1 A partir de la fen tre Commande de mission cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre ci dessus appara t 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le code de l entit d pensi re sur laquelle vous voulez imputer la commande Par d faut le champ est renseign par l entit d pensi re laquelle est li e la mission Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt et le libell est renseign avec l agent et les dates s jour 4 Saisissez le montant de l imputation Par d faut le montant est gal au montant reste engager sur la mission 5 Saisissez le code mati re Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt La ligne d tail correspondant l imputation de l
175. BFC 9 Dans le champ Code gestion 2 saisissez la seconde partie du code 1B1CHIM de gestion Pour une origine de cr dit de niveau fin relative l organisme CNRS la seconde partie du code de gestion doit correspondre l adresse budg taire BFC Remarque il est tr s important de saisir un code gestion complet et exact sur les origines de cr dit de niveau fin C est en effet ce code qui permet l organisme de gestion d identifier pr cis ment le cr dit imput par une commande ou une facture Toutefois sur les origines de regroupement le code de gestion n a pas de sens particulier et il peut tre renseign avec des valeurs quelconques 10 Dans le champ Nature de cr dit s lectionnez si elle existe une valeur dans la liste d roulante 01 01 06 11 Dans le champ Date d but saisissez ventuellement la date partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes Par d faut il s agit de la date du jour 15 12 06 12 Dans le champ Date de Fin saisissez ventuellement la date apr s laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes 13 Cochez la case Autorisation de d passement si vous voulez autoriser un d passement sur cette origine de cr dit 100 14 Dans le champ Seuil saisissez le pourcentage du seuil d alerte Ce champ est obligatoire Ce seuil doit tre inf rieur celui de l origine de regroupement 15 Saisissez le taux de r manence dans le champ
176. Budget de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Cr dits r serv s gt La fen tre Liste des cr dits r serv s de l entit d pensi re appara t Liste des cr dits r serv s de l entit d pensi re ENTI 3140 Code Ori Libell origine Mnt r parti Dont r serv Mnt engag Disp r serv RPCT Contrat banalis 4400 00 4400 00 168 22 4231 78 Contrat banalis 4400 00 4400 00 168 22 1lignes Totaux 4400 00 4231 78 amp E Imprimer Fermer Cette fen tre affiche la liste des origines de cr dit ayant fait l objet d une r partition de cr dits r serv s pour cette entit d pensi re 4 S lectionnez l origine de cr dit pour laquelle vous voulez modifier la part de cr dits r serv s l entit d pensi re 5 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 6 Modifiez le montant r serv Il peut tre augment ou diminu mais doit rester inf rieur au montant r parti 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette modification Le disponible r serv sur l origine de cr dit pour l entit d pensi re est alors automatiquement mis jour Page 60 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res 8 Cliquez sur le bouton lt Fermer pour quitter la fen tre Liste des cr dits r serv s Remarque la modification d un montant r serv provoque la cr ation automatique de deux r partitions dont la somme est nulle l une r serv e et l a
177. C 29 02 Ligne R f Article P U H T Factur Rem TVA Factur H T 24 00 473 025 4 80 ETES cac Total T V A 4 70 Entit d pensi re Mati re FacuF TRC 24 00 ADMO9 ADMIN REPORT 2009 PF FL ATENE 28 70 Qt livr e 5 00 Ajouter Modifier D truire Incorporer OK Annuler E Fermer 2 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer des lignes d tail Reportez vous au chapitre Saisir une facture simple Remarque une ligne modifi e appara tra avec une dans la liste une ligne supprim e avec un 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la facture Page 280 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Modifier les informations compl mentaires 1 Pour modifier les informations compl mentaires cliquez sur le bouton lt Infos gt La fen tre suivante appara t l Infos FACT 3300 Enregistr e Transmise Retourn e Libell Fournitures J Renault Nadine N facture de l organisme de gestion 5002174485 Date de prise en charge 06 07 09 07 07 09 Origine de cr dit de la commande SE_MA Date r glement A retransmettre Hors labo Date extraction 03 07 09 16 58 00 N extraction 454 N de prise en charge Date suspension Moyens annuels Commentaires EDP Factur Engag R alis Disponible Disp r s orig ADM09 29 02 848 00 Totaux 29 02 848 00 E Fermer 2 Les zones modifiables sont e L
178. C 02 EBONC_03 EBONC_ 04 EBONC_ 06 et EBONC_07 e Le nom du contact est imprim en gras sur tous les mod les de bons de commande e La mention suivante concernant le travail clandestin appara t sur tous les mod les de bons de commande CNRS et quel que soit le montant de la commande L acceptation du pr sent bon de commande par le fournisseur vaut acceptation des conditions g n rales d achat du CNRS disponibles l adresse http www sg cnrs fr achats et attestation de sa part que le travail sera r alis par des salari s employ s r guli rement au regard des articles L 320 L 143 3 et R 143 2 du code du travail ou des r gles d effet quivalent de son pays d origine s il est tranger Pour lancer l dition group e de plusieurs bons de commande 1 S lectionnez les commandes que vous d sirez diter Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Dans la fen tre S lection commande o vous avez obtenu la liste des commandes diter Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt Le message ci dessous appara t 1466 Que voulez vous imprimer La liste des commandes alors cliquez sur OUI Le bon de commande de chacune des commandes SELECTIONNEES de la liste alors cliquez sur NON Page 204 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 3 Cliquez sur lt Non gt pour lancer l dition group e des bons de commande La fen tre d impression des types de bons de commande appar
179. Coh rence des Donn es FVER 1000 lancer M v rification de la coh rence de la base Vous avez demand la v rification de la coh rence des donn es Le traitement peut tre long Lancer ou Fermer E Fermer 1 Cliquez sur le bouton lt Lancer gt pour lancer le traitement de v rification des donn es Le message suivant appara t 1048 Youlez vous lancer la v rification de coh rence avec CORRECTION AUTOMATIQUE de la base Attention la correction automatique peut prendre un certain temps et ne doit pas tre interrompue Ne lancez la correction automatique que si vous avez une v copie de la base Dui 2 Le syst me vous demande si vous voulez r gulariser les anomalies dans la base suite la v rification Si vous le d sirez cliquez sur lt Oui gt Attention il est recommand de proc der une sauvegarde de la base Facturation client avant de lancer une v rification de coh rence avec correction automatique Cliquez sur lt NON si vous ne souhaitez pas r gulariser les anomalies suite la v rification de la base 3 La v rification de coh rence est maintenant lanc e et le syst me v rifie chacune des anomalies possibles Toute anomalie d tect e appara tra sur les tats imprim s au terme du traitement 4 La fin du traitement est signal e par un message Manuel d utilisation version 2 3 Page 369 Recette Facturation client GESLAB En cas de probl me
180. DP D posit EDP Resp Emprunteur d 4 D i amp Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Pour supprimer un mat riel inventori 1 S lectionnez le mat riel concern Reportez vous au chapitre Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires 2 A partir de la fen tre principale Inventaire cliquez sur le bouton lt D truire gt et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Remarque cette suppression entra ne galement la suppression de tous les accessoires attach s au mat riel Page 468 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Supprimer un accessoire associ un mat riel gt Cette fonction vous permet de supprimer un accessoire associ un mat riel inventori Remarque la suppression ne concerne que l accessoire s lectionn Be Choisissez l option Mise jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M inventaire INVE 1000 Facture N XLAB EX Fournisseur N facture fournisseur Organisme Origine Equipement Ne D signation Marque N s rie Prix F Pays Exercice Souche Entr e Affect Sortie Eq supprim Statut Etat F Local EDP cq EDP D posit EDP Resp Emprunteur 4 D i amp Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Pour supprimer un accessoire 1 S lectionnez le mat riel auquel l accessoire est associ Reportez vous au ch
181. Donn es D l natinn Mouvements en attente Traitement des mouvements Comparaison des donn es GESLAB BFC rejet s Int gration dans GESLAB Etat des diff rences sur les commandes et factures Base GESLAB Commande Notification Notiication Manuel d utilisation version 2 3 Page 501 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Comparaison des bases GESLAB BFC Apr s chaque phase d int gration et dans l hypoth se o vous n avez pas demand d impression des bordereaux lors du retour des informations vous pouvez comparer les donn es en attente d int gration et les donn es de votre base GESLAB Reportez vous au chapitre Comparer les donn es int grer avec les donn es GESLAB Cette comparaison n est pas imp rative pour int grer les donn es mais elle vous aidera traiter les donn es qui sont en attente d int gration Traitements d int gration effectifs Trois types de mouvements sont concern s par l int gration e Les commandes de personnel e Les factures e Les notifications Int grer ces mouvements revient mettre jour votre base en modifiant supprimant ou en cr ant ces mouvements dans GESLAB L int gration des commandes de personnel et des factures en provenance de la d l gation dans GESLAB peut conduire deux cas de figure e Vous tes d accord avec ce que propose la d l gation dans ce cas vous mettez jou
182. ECH ETA4 Autres 2 Enregistrements pon wy D truire f Pour purger les enregistrements marqu s GESLAB affiche dans la fen tre Suppression physique des enregistrements marqu s les enregistrements qui ont t invalid s dans la base 1 Cliquez sur la ligne correspondant l enregistrement que vous souhaitez supprimer 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt L enregistrement est supprim physiquement de la base GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 109 Les notifications GESLAB Les notifications Les notifications permettent d enregistrer les cr dits attribu s au laboratoire sur chacune des origines de cr dit Elles permettent en particulier de conserver un historique des diff rents cr dits re us au cours de l exercice Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer une notification re ue par le laboratoire Retrouver une notification Modifier une notification Int grer les notifications en provenance de la d l gation Page 110 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les notifications Enregistrer une notification re ue par le laboratoire Cette fonction vous permet d enregistrer sur les origines de cr dit GESLAB les cr dits issus des notificateurs La saisie d une notification n est possible que si l origine de cr dit correspondante a t pr alablement cr e Enfin la saisie d une notification n est possible que sur les origine
183. EE 287 ENREGISTRER UN AVOIR 288 LES FACTURES INTERNES 289 SAISIR UNE FACTURE INTERNE 290 RETROUVER UNE FACTURE INTERNE 293 MODIFIER UNE FACTURE INTERNE 296 CORRIGER UNE ERREUR DE FACTURE INTERNE 298 SUPPRIMER UNE FACTURE INTERNE 300 LES MISSIONS 303 SAISIR UNE DEMANDE DE MISSION 304 DUPLIQUER UNE DEMANDE DE MISSION 315 RETROUVER UNE DEMANDE DE MISSION 317 ENGAGER UNE DEMANDE DE MISSION 320 DITER LES DOCUMENTS ASSOCIES A UNE MISSION 324 MODIFIER UNE DEMANDE DE MISSION 328 MODIFIER L ENGAGEMENT D UNE MISSION 334 SUPPRIMER UNE DEMANDE DE MISSION 338 RECETTE FACTURATION CLIENT 339 LANCER LE MODULE DE RECETTE FACTURATION CLIENT 341 PARAMETRER L IMPRESSION DES ETATS 343 GERER UNE BASE ARTICLES 344 GERER UNE BASE CLIENTS 347 SAISIR UNE FACTURE CLIENT 350 IMPRIMER UNE FACTURE CLIENT 356 RETROUVER UNE FACTURE CLIENT 358 MODIFIER UNE FACTURE CLIENT 361 ANNULER UNE FACTURE CLIENT 363 SUPPRIMER UNE FACTURE CLIENT 364 SUIVI DE LA FACTURATION CLIENT 365 VERIFIER LA COHERENCE DES DONNEES FACTURATION CLIENT 367 TRANSFORMER EN ATTENDUS SUR NOTIFICATION 371 MARQUER LES FACTURES CLIENTS 373 FIN D EXERCICE 375 LES FOURNISSEURS 377 ENREGISTRER UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE 378 ENREGISTRER UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT 382 RETROUVER UN FOURNISSEUR 388 MODIFIER UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE 391 MODIFIER UN FOURNISSEUR DE TYPE AGENT 393 EFFACEMENT DU N BEC D UN FOURNISSEUR DE TYPE PRESTATAIRE EXTERNE 397 EFFACEMENT DU M
184. ENTI 3130 N fact EDP mettrice Libell Date Montant Total recettes internes amp Imprimer El Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de l entit d pensi re Remarque vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt L pa Pour consulter les cr dits r serv s 1 A partir de la fen tre Budget de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Cr dits r serv s gt La fen tre Liste des cr dits r serv s de l entit d pensi re appara t par dessus la fen tre Budget de l entit d pensi re Liste des cr dits r serv s de l entit d pensi re ENTI 3140 Code Ori Libell origine Mnt r parti Dont r serv Mnt engag Disp r serv 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 amp E Imprimer Fermer Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri Page 54 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de l entit d pensi re Remarque vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 55 Les entit s d pensi res GESLAB Supprimer une entit d pensi re gt Cette op ration vous permet de supprimer une entit d pensi re exista
185. ESLAB destination de la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 489 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB i Pour marquer les factures retransmettre mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Retransmission l option Marquer ctures pour faire appara tre la fen tre suivante M S lection des factures retransmettre EXTR 1200 Crit res N facture N commande Souche Commande N fact four Date facture z CONTRE Montant 4 Origine Cr dit P riode de transfert entre et auteur N Date Fournisseur N fact four N Cde Souche Montant 0 Factures E Fermer 1 Saisissez un ou plusieurs crit res connus des factures retransmettre e N facture n GESLAB de la facture N commande n GESLAB de la commande GESLAB laquelle est rattach e la facture Souche Commande num ro compl mentaire de la commande N facture fournisseur Date facture gt gt date minimale de la facture Date facture lt lt date maximale de la facture Fournisseur raison sociale du fournisseur Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt e Origine de cr dit origine de cr dit des factures recherch es Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt e Montant gt gt montant minimal des factures recherch es e Montant lt lt montant maximal des factures recherch es e P riode de t
186. Enregistrer un avoir Pour plus de renseignements sur Voir La gestion des commandes Les commandes La gestion du service fait Les services faits La description des quipes du laboratoire Les entit s d pensi res L enregistrement d une d pense interne La facturation interne L change de factures avec l organisme financeur Communiquer avec les org fin Manuel d utilisation version 2 3 Page 263 Les factures GESLAB Saisir une facture simple Cette fonction vous permet de saisir une facture suite la r ception du document que vous a envoy le fournisseur La saisie d une facture s effectue partir d une commande au statut Compl te ou Transmise et non sold e Si la commande n existe pas il est n cessaire de la cr er avant de saisir la facture Attention La saisie d une facture li e une commande non pr visionnelle n est possible qu apr s saisie du service fait La saisie d une facture li e une commande pr visionnelle n est possible que si num ro de commande BFC a t retourn et qu il alimente la zone du num ro de commande pour l organisme B Choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des factures M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Enreg le par Exercice Fournisseur N facture fournisseur Ne client Identifiant N commande Souche Solde Li
187. FIER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 104 PREVISUALISER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 105 SUPPRIMER UN FORMAT DE BON DE COMMANDE 106 PURGE DES ENREGISTREMENTS MARQUES 108 PURGER LES ENREGISTREMENTS MARQUES 109 LES NOTIFICATIONS 110 ENREGISTRER UNE NOTIFICATION RE UE PAR LE LABORATOIRE 111 RETROUVER UNE NOTIFICATION DE CREDIT 114 MODIFIER UNE NOTIFICATION DE CREDIT 117 Page 4 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB INTEGRER LES NOTIFICATIONS EN PROVENANCE DE LA DELEGATION LES REPARTITIONS DE CREDIT REPARTIR UN CREDIT SUR UNE ENTITE DEPENSIERE RETROUVER UNE REPARTITION DE CREDIT MODIFIER UNE REPARTITION DE CREDIT SUPPRIMER UNE REPARTITION DE CREDIT RESERVER UN CREDIT POUR UNE ENTITE DEPENSIERE LES VENTILATIONS DE CREDIT VENTILER DES CREDITS VERS UNE ENTITE RATTACHEE RETROUVER UNE VENTILATION CORRIGER UNE ERREUR DE VENTILATION LES ATTENDUS SUR NOTIFICATIONS SAISIR UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS RETROUVER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS MODIFIER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS SUPPRIMER UN CREDIT ATTENDU SUR NOTIFICATIONS LES ATTENDUS SUR REPARTITIONS SAISIR UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS RETROUVER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS MODIFIER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS SUPPRIMER UN CREDIT ATTENDU SUR REPARTITIONS LES DEMANDES D ACHAT SAISIR UNE DEMANDE D ACHAT RETROUVER UNE DEMANDE D ACHAT CONFIRMER UNE DEMANDE D ACHAT CONSULTER UNE DEMANDE D ACHAT MODIFIER UNE DEMANDE D AC
188. GESLAB 1476 ttention la date de fin de march est ant rieure la date de la commande Voulez vous continuer xX Cliquez sur lt Oui gt pour confirmer la saisie du num ro de march Cliquez sur lt Non gt pour saisir un autre num ro de march e Lorsque le fournisseur et le num ro de march sont saisis avant de cliquer sur le bouton lt Fournisseur gt au retour de la fen tre Commande le num ro de march est supprim si le fournisseur a t chang le num ro de march est conserv si le fournisseur n a pas t chang e Pour les commandes de nature Immobilisation ou Fonctionnement rattach es un organisme de type CNRS si la date de livraison n est pas renseign e le message suivant bloque la validation de la commande 1438 La date de livraison est obligatoire pour les l commandes de fonctionnement ou d immobilisation B Saisir les lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t Page 186 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes M Lignes d tail commande N ligne EDP Mati re COMM 3400 Qt D signation P U H T Total H T TVA Total T R C Code P Qt fus 5 Prix Unit HT FE Rem Tx TVA Total com H T Ligne R f article Mati re Total H T EDP Total T V A T
189. HAT DUPLIQUER UNE DEMANDE D ACHAT SUPPRIMER UNE DEMANDE D ACHAT REGROUPER PLUSIEURS DEMANDES D ACHAT SUR UNE COMMANDE REPARTIR UNE DEMANDE D ACHAT SUR PLUSIEURS COMMANDES LES COMMANDES SAISIR UNE COMMANDE SIMPLE DUPLIQUER UNE COMMANDE IMPRIMER LES BONS DE COMMANDE RETROUVER UNE COMMANDE MODIFIER UNE COMMANDE SOLDER UNE COMMANDE ANNULER UNE COMMANDE SUIVRE LES SERVICES FAITS ASSOCIES A UNE COMMANDE SUIVRE LES FACTURES ASSOCIEES A UNE COMMANDE SAISIR UNE COMMANDE GROUPEE SUIVRE L ENGAGE SUR UNE COMMANDE ETABLIR UNE COMMANDE A PARTIR D UNE DEMANDE D ACHAT SAISIR UNE COMMANDE GROUPFE A PARTIR DE PLUSIEURS DEMANDES D ACHAT REPORTER UNE COMMANDE DE L EXERCICE ANTERIEUR LES SERVICES FAITS SAISIR LE SERVICE FAIT PAR LA COMMANDE SAISIR LE SERVICE FAIT PAR LE MENU CONSULTER LE SERVICE FAIT MODIFIER LE SERVICE FAIT SUPPRIMER LE SERVICE FAIT LES FACTURES 118 120 121 124 127 128 129 130 131 133 136 138 139 141 144 145 146 147 149 152 153 154 155 162 166 167 171 175 177 178 179 182 183 200 202 206 210 218 220 222 224 226 228 234 237 241 243 244 250 253 257 260 263 Manuel d utilisation version 2 3 Page 5 GESLAB SAISIR UNE FACTURE SIMPLE 264 SAISIR UNE FACTURE A PARTIR D UNE COMMANDE 271 RETROUVER UNE FACTURE 275 MODIFIER UNE FACTURE 279 ANNULER UNE FACTURE 283 SUIVRE UNE FACTURE 285 SAISIR UNE FACTURE GROUP
190. LABO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 14206 98 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS CNRS LABO CHIM 14206 98 RP Ressources Propres RP AXX 4617 95 Contrat banalis 9ADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 SE Subvention d tat 9ADOXXXX 0B1CHIM 9589 03 Budget Changer de code D velopper A 6 origines T v X amp E Modifier D truire Ins rer Trouver nnuler Imprimer Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 33 Les origines de cr dit GESLAB Le ir QE Pour ins rer une origine de cr dit 1 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit s lectionnez l origine de cr dit de niveau fin au dessus de laquelle vous voulez ins rer la nouvelle origine 2 Cliquez sur le bouton lt Ins rer gt pour acc der la fen tre Ins rer Origine Dans cette fen tre saisissez les caract ristiques de l origine de cr dit ins rer 3 Dans le champ Code origine saisissez le code GESLAB de l origine SB regr ins rer Ce champ est obligatoire 4 Dans le champ Nom saisissez le libell de l origine de cr dit Soutien de ins rer base regroup 5 Dans le champ Organisme de gestion s lectionnez l organisme de gestion Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hi rarchie Dans les autres cas il est d duit de l origine de regroupement 6 Dans le champ Code gestion 1 saisissez la premi re partie du code
191. M Pour diter la fiche quipe 1 Choisissez l option Fiche quipe du menu Inventaire Vous obtenez la fen tre suivante Page 458 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire M Fiche equipe INV 2 Entit s d pensi res CHBI Administration CHMO Gestion technique Hygi ne et s curit Infrastructure batiment Laboratoire de Chimie Moll culaire x E Annuler Imprimer Fermer 2 S lectionnez dans la liste qui s affiche la ou les entit s d pensi re s responsable s pour laquelle lesquelles vous souhaitez obtenir la liste des mat riels inventori s 3 Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt et choisissez la destination de l impression Vous obtenez l tat INV_2 Li Pour diter la liste de l inventaire laboratoire 1 Choisissez l option Liste de l inventaire dans le menu Inventaire Vous obtenez la fen tre suivante Manuel d utilisation version 2 3 Page 459 Gestion de l inventaire GESLAB M Liste inventaire laboratoire INVE 2000 Laboratoire LABO LABORATOIRE Listing Crit res de tri liste simple 1 N inv laboratoire O par origine 2 N inv organisme O par localisation 3 D signation O par tat du mat riel 4 Fournisseur x Annuler 2 Dans le cas d une gestion en coop rative de laboratoire choisissez dans la liste d roulante le laboratoire dont vous souhaitez diter la liste de l inventaire 3 S lectionnez le type
192. MA 3300 Stat Code Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T Code Qt D signation R f article Total command H T US oO Ligne Prix Unit HT 96 Rem TVA Mati re Statut Total H T Code famille Qt livr e Les lignes d tail sont modifiables uniquement si la demande a le statut En attente ou En cours et si le statut de la ligne d tail est diff rent de Tra t e 2 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer les lignes d tail En attente Reportez vous au chapitre Saisir une demande d achat Remarque une ligne modifi e appara tra avec une dans la liste une ligne supprim e avec un 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la demande d achat Modifier les informations compl mentaires 1 Pour modifier les informations compl mentaires cliquez sur le bouton lt infos gt pour faire appara tre la fen tre suivante Page 172 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat M infos DEMA 3200 Oen attente O en cours trait e Provenance XLAB O Externe Origine de Cr dit B n ficiaire XLA Commentaires i Fermer 2 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes e B n ficiaire e Commentaires e Origine de cr dit si la demande a le statut En attente 3 Cliqu
193. Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Saisir une facture partir d une commande Cette fonction vous permet de saisir une facture directement partir de la commande GESLAB Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 ps STE den EE za TE a N March Libell ua a N Rem Comp t Acronyme Nature Oo B N Mission ClPr visionnelle Solde Dn rog scient Total T R C N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Total H T TVA D taill es O Group es Total H T T Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations rvice fait Factu Fact Ant rieur lt gt P x 2 Ajouter J Modifier D truir Pr c dent Suivant Trouver l inuler mprimer Fermer LL Pour saisir une facture partir d une commande La saisie d une facture partir d une commande s effectue en deux tapes e S lectionner la commande e Cr er la facture partir de la commande A S lectionner la commande 1 S lectionnez la commande pour laquelle vous voulez passer une facture Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Factures gt La fen tre princi
194. Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Modifier le service fait gt Cette fonction vous permet de modifier le service fait relatif une commande Be Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 o Fournisseur N gauche Data e BE Raison sociale N March Libell Origina gt N Rem Comp t Acronyme CPr visionnelle O Solde DD rog scient LU CII A TVA Total T R C N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article bD taill es O Group es Total H T Total T V A Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur o nij gt P Y x z Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer O Pour modifier le service fait La modification du service fait s effectue en deux tapes e Rechercher la commande concern e Modifier le service fait A S lectionner la commande concern e 1 S lectionnez la commande concern e Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Service fait gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 257 Les services faits GESLAB
195. Mission ClPr visionnelle Solde Dn rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T R C D taill es O Group es Total H T z Re Total T V A Mimpression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur so ji gt P y x difier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer m PA Pour suivre l engag et le r alis sur une commande 1 S lectionnez la commande que vous d sirez consulter Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 A partir de la fen tre principale de la commande cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre des informations compl mentaires appara t Page 228 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes infos COMM 3200 Enregistr e Compl te Date saisie 05 06 09 Date visa Auteur Date dition 05 06 09 Nombre d ditions Transmise N cde de l org 2001472125 A retransmettre R gularisation Hors labo R alis sur ex ant rieur 29 02 R alis sur exercice Engag sur ex Reste engager sur ex Commentaires N eng budgetaire R f plan comptable Fin de Service fait Origine de Cr dit JSE MA Moyens annuels Entit Command Engag Factur R alis Disponible Disp r serv orig ADMO9 58 5
196. N r ception attendu 15003 Nb Commandes 0 Nb Factures Date transfert 24 11 11 15 00 Nb Missions 0 Statut transfert RECUE Nb Services faits 0 Message Anomalies retour La pr sence d anomalie de retour n emp che pas le lancement du retour a gt P ere A c dent Suivant Trouver Fermer 1 Naviguez dans l historique des sessions pr c demment import s avec les boutons lt Pr c dent gt lt Suivant gt et lt Trouver gt qui affiche l cran de recherche d une r ception 2 Cliquez sur le bouton lt Lancer pour finaliser la r ception et diter les bordereaux de r ception et des diff rences BFC GESLAB Le bouton lt Lancer gt n est actif que si la session affich e est la derni re session au statut importer ou importer avec erreur Manuel d utilisation version 2 3 Page 497 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB Remarque e Lorsqu il n y a pas de session importer en provenance de la d l gation le message suivant s affiche 6045 Iln y a pas de session importer pour la division 5002 Ecran d une recherche de r ception W S lection d une r ception TRAN 1100 Laboratoire N r ception Date extraction Dernier retour Statut DELREG 002232 25 11 11 15 00 RECUE A DELREG 002231 25 11 11 15 00 RECUE DELREG 002230 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002229 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002228 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002227 25 11 11 14 00 RECUE DELREG 002226 2
197. O Laboratoire de Chimie LABO CHIM 2551 74 1 CNRS C N R S 2 LABO CHIM 2551 74 3 RP Ressources Propres RPX 382 05 Changer de code D velopp 6 origines amp E ne A 2 Trouver ule Imprimer Fermer Pour exporter une liste GESLAB vers Excel 1 Cliquez sur une ligne quelconque de la liste des origines de cr dit 2 Dans le menu Edition s lectionnez l option Envoyez vers Excel 3 S il s agit du premier export vers Excel depuis que vous avez lanc GESLAB vous devez indiquer le chemin d acc s Excel Par d faut le document cr se trouvera dans le dossier ou r pertoire TEMP qui se trouve dans le dossier ou r pertoire contenant l application GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 91 Exporter les donn es GESLAB 4 Une feuille de calcul d Excel s ouvre automatiquement et se remplit avec la liste de GESLAB que vous avez s lectionn e Vous pouvez maintenant utiliser les commandes et les fonctions d Excel pour manipuler la liste somme sur colonne formatage du texte etc Lorsque vous quittez Excel vous revenez dans GESLAB Page 92 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Exporter les donn es Manuel d utilisation version 2 3 Page 93 Param trer un bon de commande GESLAB Param trer un bon de commande GESLAB vous permet de d finir des bons de commande dans le cas o les bons standards fournis avec le logiciel ne r pondent
198. OURNISSEUR FOU_CP 5 25 Ville FFOURNISSEUR FOU_VILLE 26 26 Pays FINTERNE INT_CAR18_35 35 27 D lai de livraison FINTERNE INT _DATO1 28 Num ro de march FCOMMANDE COM NUM MAR 7 29 Code Origine de cr dit FORIGINE ORI CODE _TUT 14 30 Nom FCOMMANDE COM_CONTA LAB 50 31 Ordonnateur de la d pense FETABLISSEMENT ETA ORDONNATEUR 30 32 Adresse Ordonnateur FETABLISSEMENT ETA LIG1 ADR 32 ETAT_LIG2_32 32 ETA_CP 5 ETA_VILLE 26 33 Comptable assignataire FETABLISSEMENT ETA COMPTABLE 60 34 Adresse Comptable FETABLISSEMENT ETAT LIG1 ADR 32 ETAT LIG2 ADR 32 ETA CP 5 ETA VILLE 26 35 Quantit command e FLDETAIL LDE QTE COM 9 Manuel d utilisation version 2 3 Page 101 Param trer un bon de commande GESLAB 36 37 38 39 40 41 42 43 D signation article R f rence article Prix unitaire HT Taux de remise Prix total HT Montant total net HT Taxe totale Montant total TTC FLDETAIL FLDETAIL FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE FINTERNE LDE_LIB_LDE LDE_REF_ART INT_NUM 1202 INT_NUM21_01 INT_NUM14 02 INT_NUMO9_02 INT_NUM10 02 INT_NUM 1102 35 15 15 15 15 15 15 Page 102 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande Retrouver un format de bon de commande Cette fonction vous permet de retrouver un format de bon de commande enregistr dans GESLAB En mode Administration choisissez l option Bon de commande dans le menu Param trage pour faire appara tre la f
199. R C Factur Infos Adresses Imputations fa Fa Fact Ant rieur gt P Y a Pr c dent Suivant Trouver nn Imprir Fermer L i Pour saisir le service fait La saisie du service fait s effectue en deux tapes e Rechercher la commande concern e e Saisir le service fait A Rechercher la commande concern e 1 S lectionnez la commande partir de la fen tre principale des commandes Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Service fait gt Page 244 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Z Lignes d tail service fait SERF 3000 a N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T 31075 AC MIC 3 30 00 Pissettes 1L 999356 2 43 10 00 65 61 31076 AC MIC 3 10 00 Pissettes 2L 999858 3 00 10 00 27 00 31077 AC MIC 3 20 00 Pissettes 1L 999356 2 43 10 00 43 74 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut m 31075001 Pissettes 1L 999356 30 00 17 01 11 2011 E 31075 001 Pissettes 1L 999356 30 00 17 01 11 2011 NON E Quantit uis ua e Ajouter Modifier D truire 0 Annuler La partie sup rieure de la fen tre contient la liste des lignes d tail de la commande La partie inf rieure contient la liste des lignes service fait par ligne d tail de la commande B Saisir le service fait Pour saisir une ligne de ser
200. SLAB Les agents modifiables e Qualit Nom Pr nom Nom patronymique Date de naissance Nationalit INSEE Ancien matricule agent Adresse personnelle T l phone Pays Pour les agents de provenance SIRH seule la zone Ancien matricule agent est modifiable Modifier les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque Code guichet N compte Cl Type de paiement o bancaire O postal Domiciliation Commentaires Date cr ation Date dern M4 Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv Code organisme 1 N identification 1 Provenance fournisseur Code organisme 2 N identification 2 Code organisme N identification 3 Co 1 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt infos gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables pour tous les agents de provenance GESLAB ou SIRH Type de paiement Code banque Code guichet N de compte Cl Domiciliation Commentaires Code s organisme s Manuel d utilisation version 2 3 Page 439 Les agents GESLAB e N Identification 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Modifier les donn es sp cifiques
201. Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des commandes dans l ordre des num ros de commande Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Quelques compl ments d information e La saisie du crit re N commande entra ne l obtention d une commande unique puisque ce num ro est sp cifique chaque commande Quand ce crit re est renseign il n est donc pas utile d en renseigner d autres e Pour obtenir toutes les commandes saisies durant une p riode donn e il suffit de renseigner Date commande min et Date commande max avec les bornes de la p riode Manuel d utilisation version 2 3 Page 209 Les commandes GESLAB Modifier une commande gt Cette fonction vous permet de modifier une commande pr sente dans la base Remarques e sila commande est sold e un message vous propose de continuer ou non la modification e pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur donc non report es dans l application BFC l ajout d une ligne la modification de la quantit command e du prix unitaire du taux de remise ou de la nature de d pense n est pas possible Un message informatif vous le signale pour les commandes concern es Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre 8 r principale des commandes W Commande COMM 3000 Fournisseur Raison
202. Totaux 517 65 517 65 0 00 0 00 517 65 0 00 E Fermer Page 214 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 2 Pour modifier une zone placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes e Commentaires e N engagement budg taire e R f rence du plan comptable 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande 4 Pour modifier les adresses associ es une commande Enregistr e cliquez sur le bouton lt Adresses gt pour faire appara tre la fen tre suivante M Adresses COMM 3500 Adresse d envoi des factures LABORATOIRE TOULOUSE LABORATOIRE Adresse de livraison de la commande a LABORATOIRE TOULOUSE LABORATOIRE 31000 TOULOUSE 5 Pour modifier une adresse cliquez sur le bouton lt Autre adresse gt pour faire d filer l cran les diverses adresses existantes dans la base 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la commande 7 Cliquez sur le bouton lt Imputations gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 215 Les commandes GESLAB Mi imputations COMM 3300 Autres imputations Code Valeur GE Imputations E Fermer 8 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer des imputations Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple 9 Cliquez sur le bout
203. a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent permettent de faire d filer les extractions dans l ordre des num ros d extraction 5 Vous pouvez quitter la fen tre S lection d une extraction mettre sans s lectionner d extraction pr cise en cliquant sur le bouton lt Fermer gt de Page 482 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation la fen tre Il est possible tout moment d annuler la s lection en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Pour consulter les donn es de l extraction Une fois retrouv e l extraction que vous souhaitez consulter vous avez la possibilit de visualiser les donn es de celle ci Ceci n est pas obligatoire Vous pouvez consulter Les commandes de l extraction Les factures de l extraction Les missions de l extraction Les agents de l extraction Les services faits de l extraction Consulter les commandes de l extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l gation cliquez sur le bouton lt Commandes gt pour acc der la fen tre de consultation des commandes de l extraction M Extraction courante N 1 EXTR 2200 Commandes NS Labo Fournisseur Date Montant Sold e Ex Origine Nature 1 LABO JANSSEN CHIMICA 17 06 06 136 35 NON 2006 RP 2 LABO JANSSEN CHIMICA 20 12 06 1621 50 NON 2006 RP 2Commandes amp E Imprimer Fermer 2 Pour consulter le d tail d une commande
204. a fen tre Fournisseur s ouvre avec les donn es du fournisseur s lectionn 6 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt de la fen tre principale vous permettent ensuite de balayer les autres fournisseurs contenus dans la liste de recherche Les donn es des fournisseurs s affichent successivement dans la fen tre Fournisseur Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des fournisseurs dans l ordre des num ros GESLAB Quelques compl ments d information e La saisie du crit re N fournisseur entra ne l obtention d un fournisseur unique puisque ce num ro est sp cifique chaque fournisseur Quand ce crit re est renseign il n est donc pas utile d en renseigner d autres e La saisie des premiers caract res du crit re Raison sociale permet d obtenir tous les fournisseurs dont la raison sociale commence par les lettres sp cifi es Page 390 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Modifier un fournisseur de type prestataire externe Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un fournisseur de type prestataire externe enregistr dans GESLAB Pour savoir comment modifier un fournisseur de type agent reportez vous au chapitre Modifier un fournisseur de type agent Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre princi
205. a t Impression du bon de commande COMM 3600 Bons de commande disponibles Lignes MODELE modele standard O D taill es standard V5 Group es standard V6 standard V7 commande standard C N R S XLAB z commande avec logo C N R S Mimpression commande standard HORS C N R S montants commande avec EDP et logo CNRS commande avec EDP et standard hors CNRS commande standard C N R 5 XLAB avec TRC commande avec logo C N R S avec TRC Nb exemplaires v xX OK Annuler 4 S lectionnez dans la liste Bons de commande disponibles le type de bon de commande diter 5 Vous pouvez d cocher la case d impression montant pour ne pas voir figurer les prix sur le bon de commande 6 Cliquez sur le bouton radio lt D taill es gt si vous d sirez que les lignes d tail de la commande ne soient pas group es automatiquement l dition Dans ce cas plusieurs lignes d tail peuvent faire r f rence au m me article Pour le fournisseur il est donc en g n ral plus simple de choisir de grouper les lignes ce qui facilite la lecture de la commande 7 Choisissez le nombre d exemplaires d sir s 1 9 dans la rubrique nombre d exemplaire Les copies porteront la mention DUPLICATA n 8 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour lancer l dition du bon de commande Un message d avertissement appara t si cette commande a d j t imprim e Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt l
206. a base Les cumuls engag s r alis s et factur s de l origine de cr dit de la commande sont mis jour en fonction du montant T R C de la facture saisie ainsi que ceux des ascendants de l origine de cr dit Les cumuls engag s r alis s et factur s des entit s d pensi res de la commande et de la facture sont mis jour en fonction des montants T R C des lignes d tail de la facture saisie ainsi que ceux des ascendants des entit s d pensi res Si la d pense est imput e sur un cr dit r serv pour l entit d pensi re le disponible sur cette origine de cr dit est mis jour pour cette entit d pensi re En cas de probl me Le num ro de commande n existe pas La facture doit obligatoirement se rapporter une commande d j saisie dans la base GESLAB Si le num ro de commande indiqu ne correspond aucune commande recherchez dans le module Commande la commande concern e Si elle n existe pas cr ez la avant de saisir la facture Quelques compl ments d information Vous pouvez saisir le total factur HT et la taxe totale de la facture ind pendamment des lignes facture GESLAB v rifiera automatiquement la validation de la facture que le total factur hors taxe est gal la somme des totaux factur s HT de chaque ligne Si ce n est pas le cas un message d erreur vous demandera de corriger et la validation ne sera possible que lorsque les deux montants seront gaux Page 270
207. a d l gation vous pouvez faire une s lection des missions rejet es selon les crit res suivants e organisme e auteur Page 536 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les missions rejet es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les missions rejet es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent 2 D autre part vous pouvez trier la liste des missions rejet es par la d l gation selon les crit res suivants Num ro de mission Indicateur de suppression Nom de l agent Date de d part Date d arriv e Libell du rejet 1 cas vous ne souhaitez pas intervenir sur la mission rejet e a S lectionnez la mission et cliquez sur le bouton lt D truire gt pour purger la mission de la liste des missions rejet es par la d l gation b Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Remarque vous pouvez imprimer la liste des missions rejet es par la d l gation en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt 2 cas vous souhaitez intervenir sur la mission rejet e pour la renvoyer la d l gation a S lectionnez la mission et cliquez sur le bouton lt int grer gt pour purger la mission de la liste des missions rejet es par la d l gation et pour remettre la deman
208. a hi rarchie se situe l entit d pensi re que vous recherchez Dans ce cas vous pouvez atteindre directement l entit en parcourant la liste hi rarchique des entit s d pensi res de la fen tre Entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 49 Les entit s d pensi res GESLAB 1 Dans la fen tre Entit d pensi re cliquez sur le bouton lt gt L ensemble des entit s d pensi res appara t dans la liste class e par ordre hi rarchique 2 D roulez la liste pour retrouver visuellement l entit d pensi re recherch e Autre fa on de proc der 1 Placez vous sur une entit d pensi re hi rarchiquement sup rieure l entit recherch e 2 Cliquez sur le bouton lt D velopper gt Cela a pour effet d afficher dans la liste les entit s rattach es 3 R p tez l op ration 2 sur l une des entit s rattach es jusqu atteindre l entit recherch e Remarque la liste hi rarchique des entit s d pensi res est d velopp e par d faut jusqu au niveau 3 II est possible de r gler ce niveau par d faut en agissant sur le param trage de l application dans les tables de constantes Page 50 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Consulter le budget d une entit d pensi re Cette fonction vous permet de visualiser le cumul des cr dits et des d penses d une entit d pensi re ainsi que ses disponibles Cette
209. a recette a t enregistr e sur l origine de cr dit GESLAB Remarque seules les factures clients au statut En attente ou Dit e pourront tre marqu es Le marquage des factures clients a pour effet de les passer au statut R gl e amp Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l option Marquer les factures pour faire appara tre la fen tre suivante M Marquage des factures client FACL 3000 N Souche Client Libell Date fact Origine Montant Statut 0 Factures i E i Fermer Pour marquer une facture client 1 S lectionnez dans la liste des factures clients de la fen tre marquage la facture client que vous souhaitez marquer 2 Cliquez sur le bouton lt Marquer gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 373 Recette Facturation client GESLAB M Date de recette FACL 3100 Date de recette 05 1 1 06 v x OK Annuler 3 Saisissez la date laquelle la recette a t enregistr e 05 11 06 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt La facture client dispara t de la liste principale passe au statut R gl e et le champ Recette de l cran Facture client correspondant est renseign avec la valeur saisie Page 374 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Fin d exercice Fin d exercice gt Cette fonctionnalit est disponible dans GESLAB WEB cf GESLAB MUT Admin Web
210. ad quation avec le type de d pense le message Aucun code famille ne satisfait la recherche s affichera Cliquez dans le champ Car achat et s lectionnez le caract re de l achat dans la liste d roulante Seules les valeurs r gulier ponctuel ou vide sont autoris es Dans le champ N UF OT saisissez le num ro d Unit Fonctionnelle UF ou le num ro d Op ration de Travaux OT Remarque afin de vous faciliter la saisie le type de d pense le code famille le caract re de l achat et le num ro d UF OT sont renseign s par d faut avec ceux de la ligne pr c dente suivant le m me principe que pour l entit d pensi re Pour saisir une commande carte achat vous devez s lectionner l aide de la liste d roulante les informations relatives la carte achat Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ces informations doivent pr alablement tre saisies au niveau des informations du contact Remarques e Une commande comportant un num ro de carte d achat est obligatoirement une commande de type pr visionnelle Si vous renseignez les informations de la carte alors que la commande n est pas de type pr visionnel son type sera modifi automatiquement la validation et un message vous en informera 1505 Attention cette commande ne pouvant pas tre Non pr visionnelle le type sera modifi la validation O 19 6 CHMO AC ACHAT AA53
211. afin d obtenir par la suite des r sultats consolid s Exemple Vous voulez regrouper le soutien de base SB et le contrat CT en une origine de regroupement SB global de mani re avoir une consolidation uniquement sur le soutien de base Ins rer SB ELERE LES TZ Manuel d utilisation version 2 3 Page 35 Les origines de cr dit GESLAB Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour acc der la fen tre principale des origines de cr dit Wi Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire e Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit a CE F D but Fin Autorisation de Seuil Tx r manence Niveau C D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom iv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELAEO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM C N R 5 LABO CHIM Ressources Propres RP AOX Contrat banalis SADOXXXX 1B1CHIM Subvention d tat 94D0XXX 0B1CHIM Budget Changer de code D velopper T Modifier D truire Ins rer Trouver m Pour cr er une origine de cr dit de regroupement A partir de la fen tre principale Origine de cr dit s lectionnez les origines de cr dit de niveau fin s urs origines de cr dit de m me niveau et de m me organisme de gestion au dessus desquelles vous
212. age 219 Les commandes GESLAB Annuler une commande gt Pour annuler une commande pr sente dans la base plusieurs m thodes sont possibles 1 Supprimer la commande cette op ration a pour effet de faire dispara tre la commande de la base GESLAB Pour le CNRS seules les commandes au statut enregistr peuvent tre supprim es 2 Solder la commande cette op ration permet de d sengager les cr dits utilis s par la commande tout en gardant trace de la commande Reportez vous au chapitre Solder une commande 8 Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes W Commande COMM 3000 e m Fournisseur N Souche Raison sociale N March Origine N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA Total T R C D rog scient D taill es O Group es Total H T 7 i Total T V A M impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations I Fact Ant rieur me lt gt P Pr c dent Suivant Trouver ul Fermer ji Pour supprimer une commande 1 S lectionnez la commande supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 A partir de la fen tre principale d
213. age 268 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Remarque la liste d aide affiche la liste des produits du fournisseur par d signation Cette liste pr sente la d signation et la r f rence des produits elle est tri e sur la d signation puis sur la r f rence 7 Dans le champ R f article saisissez la r f rence de l article chez le fournisseur Cette r f rence permettra un meilleur rapprochement entre la facture et la commande 8 Dans le champ P U H T Factur saisissez le prix unitaire hors taxe factur de l article Ce champ est obligatoire 9 Dans le champ Rem tapez un nombre d cimale possible correspondant au pourcentage de remise accord sur le produit par le fournisseur Le pourcentage de remise peut tre compris entre 0 et 100 10 Cliquez dans le champ TVA et s lectionnez dans la liste d roulante le libell du taux applicable l article Par exemple Exo Non d d pour un taux 0 19 6 pour un taux 19 6 etc 11 Dans le champ Entit d pensi re saisissez l entit d pensi re concern e par la d pense Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 12 Dans le champ Mati re tapez le code correspondant l article factur Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 13 Pour valider la saisie de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Pour modif
214. age 401 Les fournisseurs GESLAB D sactiver un fournisseur gt Cette fonction permet l administrateur de rendre inactif un fournisseur pr sent dans GESLAB Une fois d sactiv le fournisseur reste consultable mais il ne peut plus tre utilis dans une nouvelle demande d achat ou une nouvelle commande La d sactivation d un fournisseur n est possible que dans le cas o le fournisseur a le statut Valide La d sactivation d un fournisseur est une op ration r versible 8 r Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale Identifiant c Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 gt Pr c dent Suivant Trouver al Pour d sactiver un fournisseur 1 S lectionnez le fournisseur que vous d sirez d sactiver Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 A partir de la fen tre principale du fournisseur cliquez sur le bouton lt infos gt La fen tre Infos fournisseur agent appara t Page 402 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque Code guichet N compte Cl Type de paiement
215. aire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur r partitions ATTE 2000 NS attendu r part Exercice uteur Tr Entit d pensi re Laboratoire ee Organisme de gestion Montant attendu initial Montants d j re us Reste attendu een L__ Libell Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 D E Pr c dent Suivant Trouver 1 Fermer jo Pour modifier un cr dit attendu sur r partitions 1 S lectionnez le cr dit attendu concern Reportez vous au chapitre Retrouver un cr dit attendu sur r partitions 2 A partir de la fen tre principale Attendu sur r partitions cliquez sur le bouton lt Modifier pour acc der la fen tre Modifier Attendu Les informations modifiables sont e Reste attendu e Date d arriv e pr vue e Libell 3 Placez le curseur sur les champs modifier saisissez les modifications puis validez en cliquant sur le bouton lt OK gt Page 152 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur r partitions Supprimer un cr dit attendu sur r partitions gt Cette fonction vous permet de supprimer de la base des cr dits attendus sur r partitions 8 r En mode Gestion courante choisissez l option Attendus sur r partitions dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur r partitions ATTE 2000 NS attendu r part Exercice uteur Entit
216. ale la date de saisie I est possible de ne saisir qu une seule des deux dates e MntHT montant HT de la facture Dans le cadre du haut sp cifiez un chiffre inf rieur ou gal au montant r el de la facture et dans le cadre du bas un chiffre sup rieur ou gal II est possible de ne saisir qu un seul des deux montants e Mnt TTC montant TTC de la facture Dans le cadre du haut sp cifiez un chiffre inf rieur ou gal au montant r el de la facture et dans le cadre du bas un chiffre sup rieur ou gal II Page 276 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures est possible de ne saisir qu un seul des deux montants e Organisme organisme de gestion de la commande associ e la facture Valeur s lectionner dans une liste d roulante e Origine origine de cr dit de la commande associ e la RPCT facture Valeur s lectionner dans une liste d roulante e Entit d pensi re entit d pensi re de la ligne facture Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Remarque la facture est s lectionn e si au moins une de ces lignes contient l entit d pensi re choisie e Auteur nom de la personne ayant saisi la facture Valeur s lectionner dans une liste d roulante e Statut ce crit re permet de sp cifier l tat de la facture Enregistr e Transmise Retourn e A retransmettre Par d faut il est positionn sur la
217. ale Facture interne cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message de demande de confirmation appara t 2615 Confirmez vous la suppression de cette facture interne Si vous r pondez lt Oui gt la facture interne est supprim e Cette op ration est irr versible Si vous r pondez lt Non gt la facture interne n est pas supprim e Page 300 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes Mises jour automatiques de la base e Le total des d penses internes de l entit d bit e est augment du montant de la facture interne supprim e e Le total des recettes internes de l entit cr dit e est diminu du montant de la facture interne supprim e e Le cumul des recettes internes de l entit cr dit e est diminu du montant de la facture interne supprim e e Le cumul des cr dits re us de l entit cr dit e est diminu du montant de la facture interne supprim e Manuel d utilisation version 2 3 Page 301 Les factures internes GESLAB Page 302 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Les missions Ce module permet de g rer les missions du laboratoire La gestion des missions dans GESLAB poursuit un double objectif e Un objectif l gal avec l laboration de l ordre de mission ce document autorise l agent se d placer et le couvre juridiquement e Un objectif financier le d part d un agent en mission g n re des frais
218. ale suivante Wi Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit v D but Autorisation de Seuil Tx r manence Niveau Fin CO D passement C Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELABO Cr e lors du passage en mod 0 L BO CHIM 14206 98 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS C N R 5 LABO CHIM 14206 98 RP Ressources Propres RP AOX 4617 95 RPCT Contrat banalis 9ADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 SE Subvention d tat 94DOXXXX 0B1CHIM 9589 03 Budget Changer de code D velopper 6 origines RE T H d v gt amp E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver rule Imprimer Fermer m Pour ajuster les cr dits r serv s d une origine de cr dit 1 S lectionnez l origine de cr dit pour laquelle vous voulez modifier le montant des cr dits r serv s 2 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Budget gt pour acc der la fen tre Budget de l origine de cr dit Page 38 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Budget de l origine de cr dit niveau fin ORIG 3100 Total attendu Cumul attendu Cumuls Notifi 5000 00 Report notifi R parti 5000 00 R parti ant rieur Engag 382 05 Factur 156 52 Disponibles Sur r partit
219. alide dont la provenance est SIRH B Choisissez l option Agent dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des agents W Agent AGEN 3000 Num ro Qualit Pr nom Nom patronymique Date naiss Nationalit E E Num ro matricule Ancien matricule agent enee T l phone m Etranger 4 D a E Pr c dent Suivant Trouver n Fermer Pour supprimer un agent 1 S lectionnez l agent que vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un agent 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention si l agent n est pas utilis cette suppression est irr versible Page 444 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents D sactiver un agent Cette fonction permet l administrateur de rendre inactif un agent pr sent dans GESLAB Une fois d sactiv l agent reste consultable mais il ne peut plus tre utilis dans une nouvelle commande La d sactivation d un agent n est possible que dans le cas o l agent a le statut Valide La d sactivation d un agent est une op ration r versible Br Choisissez l option Agent dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des agents M Agent AGEN 3000 Num ro Qualit Pr nom RE E Nom patronymique Date naiss Nationalit Num ro matricule
220. ande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt pour lancer l impression des documents associ s cette mission La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 325 Les missions GESLAB M Impression des documents MISS 3950 Formulaires disponibles Ordre de mission l Ordre de mission tricolore E Formulaire individue le 08 11 07 xX Annuler 3 Dans le champ Fait le saisissez la date et la ville que vous voulez faire appara tre sur l ordre de mission Par d faut la ville est la derni re ville que vous avez saisie et la date est la date du jour 4 Saisissez le nombre d exemplaires que vous souhaitez obtenir dans les cases correspondant aux tats imprimer et cliquez sur le bouton lt OK gt La mention duplicata n appara t apr s le deuxi me document Remarque e Si vous imprimez plusieurs missions partir de la fen tre de recherche S lection d une mission ce sont les documents par d faut qui sont imprim s e Pour toutes les ditions relatives aux missions le nom de l ordonnateur ou de son d l gataire de l organisme auquel la mission est rattach e est imprim Pour vous assurer que le nom est correct ou pour le modifier aller dans le menu Administration Param trage Organisme puis v rifiez et corrigez si n cessaire le contenu du champ Nom du responsable Attention e Si vous souhaitez diter nouv
221. andes gt la fen tre suivante appara t Attribution des commandes aux nlles EDP ENTI 3440 Nouvelles entit s Code entit Libell D passement Seuil Monsieur T MRU Monsieur U OUI 100 2 Entit s Commandes Ne Libell Fournisseur Montant Entit Mat riel Chimie JANSSEN CHIMICA 92 61 EQB 4 pour r partition DIFFUSION 1564 45 EQE 2 Commandes E Fermer 1 Dans la liste des Commandes s lectionnez la ou les commandes redistribuer sur une nouvelle entit 2 Dans la liste des Nouvelles entit s s lectionnez l entit devant recevoir ces commandes 3 Cliquez sur le bouton lt Attribuer gt pour attribuer les commandes la nouvelle entit Les lignes d tail des commandes seront r affect es la nouvelle entit la validation de la subdivision R p tez ces op rations pour toutes les commandes redistribuer 4 Pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Fermer gt Remarque les lignes facture associ es aux commandes seront automatiquement redistribu es sur les nouvelles entit s Manuel d utilisation version 2 3 Page 67 Les entit s d pensi res GESLAB E R partir les factures Cliquez sur le bouton lt Factures gt la fen tre suivante appara t Attribution des factures aux nlles EDP ENTI 3460 Nouvelles entit s Code entit Libell D passement Monsieur T Monsieur U 2 Entit
222. ant Trouver Fermer m Pour tablir une commande partir d une demande d achat La transformation d une demande d achat en commande s effectue en deux tapes e S lectionner la demande valider e Cr er la commande partir de la demande A S lectionner la demande d achat valider 1 S lectionner la demande d achat En attente valider Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 Cliquez sur le bouton lt Commandes gt La fen tre principale de la commande li e la demande d achat appara t sur la fen tre des demandes d achat Page 234 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes M Ajouter commande COMM 3000 Fournisseur SRE nes honors Ex 2013 Raison sociale N 1203 March Livraison Contact CAMUSSO Myriam Libell test cr ation dda CONSOMMABLES INFORMATIQUES _ Fournisseur r3 ZAC DE LA GOUYONNIERE Origine M 42480 LA FOUILLOUSE N Rem Comp t Acronyme France Nature T N Mission Identifiant 41823981000017 N lPr visionnelle Solde Cn rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA Total T R C 52215 1 CFCT 2 1 00 lime 12 23 12 23 5 50 12 23 52216 1 CFCT lime commentaire 52217 1 CFCT 3 2 00 lime detail 2 9 23 18 46 1 05 16 46 3 Lignes D taill
223. ant de la facture interne L entit d pensi re cr dit e peut tre une entit de niveau fin ou de regroupement Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt L entit cr dit e ne peut pas tre ascendante de l entit d bit e 4 Saisissez le montant hors taxe de la facture interne 350 5 Renseignez le libell permettant de retrouver ou de justifier la facture Mat riel de interne papeterie 6 Saisissez ventuellement le code mati re d crivant le type de mat riel A concern par la facture interne Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt 7 Pour valider votre saisie cliquez sur le bouton lt OK gt Notez bien le num ro de la facture interne attribu automatiquement par GESLAB la validation de votre saisie pourrait vous tre utile pour retrouver votre facture interne ult rieurement Vous pouvez annuler la saisie de la facture interne en cliquant sur le bouton lt Annuler gt tout moment B Saisir les imputations cette tape n est pas obligatoire 1 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt puis sur le bouton lt Imputations gt de la fen tre Facture interne la fen tre suivante appara t M Imputations COMM 3300 Autres imputations Code Valeur sn Imputations Ea gt E Ajouter i Fermer 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le code sur lequel vous souhaitez imputer la facture interne dans l
224. apitre Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires 2 Cliquez sur le bouton lt Accessoires gt 3 S lectionnez dans la liste l accessoire que vous souhaitez supprimer 4 Cliquez sur le bouton lt D truire gt et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Manuel d utilisation version 2 3 Page 469 Gestion de l inventaire GESLAB Purger l inventaire gt Cette fonction vous permet de supprimer de la base inventaire e Les mat riels supprim s logiquement depuis plus d un an e Les mat riels au statut Sorti depuis une dur e d finir 8 r Choisissez l option Purge de l inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M Purge de l inventaire INVE 3000 Crit res Mat riels supprim s logiquement depuis plus d un an Mat riels Sortis depuis plus de 2 ans Rechercher Effacer crit res Ne labo D signation Entr e Sortie N fact N Organ Fournisseur Date suppr 0 Inventaires m Pour purger l inventaire 1 Dans la zone crit res saisissez le nombre d ann es demand par d faut gal 2 ans 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les mat riels correspondant aux crit res de recherche saisis pr c demment Remarque le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la recherche Vous pouvez trier cette liste 3 S lectionnez la ligne correspondant au mat riel purger puis cliquez sur le bouton lt Pur
225. apitulatif Com Fac REC_2 R capitulatif Com Fac par nature REC_ 1 D penses par mati re et par entit MAT _3 D penses par mati re et par fournisseur MAT 4 Commandes livr es non factur es COM_ 10 gt non disponible Page 472 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Edition des tats dans GESLAB 8 r e Notification par organisme BFC 3 e CMP Achats r guliers CMP 1 gt non disponible e CMP Achats ponctuels CMP 2 gt non disponible e CMP Achats par fournisseur CMP 3 gt non disponible e Comparaison GESLAB BFC Commande d achat ECC 1000 e Comparaison GESLAB BFC Commande de mission ECC 2000 Remarque les deux tats Comparaison GESLAB BFC Commande d achat et Comparaison GESLAB BFC Commande de mission sont d crits en d tail au chapitre Module de comparaison GESLAB BFC du pr sent document Pour diter les tats des origines de cr dit Dans le menu Traitements choisissez l option Etats origines puis s lectionnez l tat souhait Pour diter les tats des missions Dans le menu Traitements choisissez l option Etats missions puis s lectionnez l tat souhait Pour diter les tats des entit s d pensi res Dans le menu Traitements choisissez l option Etats entit s puis s lectionnez l tat souhait Pour diter les tats divers amp Dans le menu Traitements choisissez l option Etats divers puis s lection
226. arch D lai de prise en charge P nalit Date de cr ation Date derni re MAJ Provenance 1 Cliquez sur le bouton lt Infos gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables e Prix du march e Escompte du march e D lai de prise en charge e P nalit 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Valider la modification 1 Pour valider votre saisie cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Sinon cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour ne pas enregistrer les modifications Manuel d utilisation version 2 3 Page 425 Les march s GESLAB Supprimer un march Cette fonction vous permet de supprimer un march enregistr dans GESLAB Pour supprimer un march de la base il faut v rifier qu aucune commande en cours ne fait r f rence ce march Choisissez l option March dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre suivante M March MARC 3000 Type du march Type de proc dure March global Local O National O Etranger March proc dure adapt e C Groupement d achat March carte d achat Organisme Num ro de march Code XLAB Type Date du march D but du march Fin du march Objet du march Remise du march
227. as int grer la commande mais la laisser dans la liste d attente 6 Refuser pour ne pas int grer la commande et la retirer de la liste d attente Attention cette op ration est irr versible Il est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Si vous tes d accord avec la cr ation de la d l gation Vous devez enregistrer cette commande dans GESLAB 7 Certains champs sont d j renseign s Renseignez les donn es manquantes e L origine de cr dit qui correspond aux codes de gestion indiqu s par la d l gation e Le fournisseur ventuellement si GESLAB n a pas trouv dans la base de fournisseur agent un fournisseur enregistr correspondant l identifiant pr cis par la d l gation e Les lignes d tail au moins une par entit d pensi re si vous souhaitez imputer cette commande sur plusieurs entit s d pensi res Remarque L acronyme est vide et non modifiable Manuel d utilisation version 2 3 Page 509 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB 8 Avant de valider votre saisie v rifiez que le total net HT de la commande est gal au cumul des lignes d tail 9 Cliquez sur le bouton lt int grer gt pour valider votre saisie et revenir la liste des commandes cr es par la d l gation La ligne relative la commande que vous venez de cr er a disparu Le compteur des commandes restant int
228. ate retour date de retour de mission Type de mission type de la mission valeur s lectionner partir de la liste d roulante Nom de l agent nom de l agent effectuant la mission e Statut bouton radio indiquant le statut des missions recherch es e Type OM bouton radio indiquant le type d ordre de mission des missions recherch es 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les missions correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt 4 Le bouton lt Effacer crit res gt vous permet d annuler la saisie des crit res 5 Ilest possible de trier la liste des missions trouv es suivant les informations suivantes Num ro GESLAB de la mission Type de la mission Type de l ordre de mission Nom de l agent Pays principal Date de d part Page 318 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Date de retour Montant de la mission Auteur de la demande de mission Exercice Statut de la mission 6 S lectionnez dans la liste la mission que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne pour revenir sur la fen tre Mission avec les donn es de la mission s lectionn e 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent ensuite de balayer les autres missions issues de la recher
229. ation Param trage Tables Constantes table Type d imputation TYI e Les imputations cr es sur les factures internes sont prises en compte dans le Bilan par type d imputation IMP 1 Manuel d utilisation version 2 3 Page 337 Les missions GESLAB Supprimer une demande de mission Cette fonction vous permet de supprimer une demande de mission enregistr e dans GESLAB La suppression d une demande de mission Imput e Compl te ou Transmise entra ne la suppression de ses commandes de Mission Si des commandes de tiers sont associ es la mission supprim e les commandes ne sont pas supprim es seul le num ro mission au niveau de la commande est supprim La suppression d une demande de mission portant le statut Transmise entra ne l envoi de cette mission en suppression vers la d l gation La suppression d une demande de mission d j transmise n est possible que si aucune facture ne liquide la mission Br Choisissez l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des missions M Mission MISS 3000 Donn es g n rales Agent Nom N INSEE Ne Type A Imputation Entit d p Stage OM permanent OM collectif Oriz indie OoOo i Objet S jour D tails Montants Organisme Instance comit national Compl ment motif Total mission Forfait M
230. ation version 2 3 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les commandes rejet es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les commandes rejet es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent 2 Vous pouvez trier la liste des commandes rejet es par la d l gation selon les crit res suivants Num ro Libell Nature Code de gestion Libell du rejet 3 S lectionnez une ligne et cliquez sur le bouton lt D truire gt pour purger la commande de la liste des commandes rejet es par la d l gation Vous pouvez s lectionner plusieurs lignes simultan ment 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Remarque vous pouvez imprimer la liste des commandes rejet es par la d l gation en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Attention le fait de d truire une ou plusieurs lignes de la liste n a aucune incidence sur le ou les mouvements correspondant dans la base GESLAB Remarque e Une commande rejet e par la d l gation puis int gr e dans GESLAB passe au statut Compl te Tant qu elle n est pas modifi e cette commande n est pas extraite et elle appara t dans la Liste des commandes rejet es par la d l gation et traiter qui est dit e apr s chaque extraction Page 532 Manuel d util
231. ation version 2 3 Page 507 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB gt Int grer les commandes cr es par la d l gation Int grer dans GESLAB une commande qui a t cr e par la d l gation est une manipulation qui s apparente la saisie d une commande classique Pour enregistrer la commande dans GESLAB vous devrez l imputer sur e Une origine de cr dit GESLAB e Une ou plusieurs entit s d pensi res par l interm diaire d une ou plusieurs lignes d tail 1 A partir de la fen tre principale Int grer les commandes cliquez sur le bouton radio lt cr ation gt La liste des commandes qui ont t cr es par la d l gation appara t M Int grer les commandes INTC 1000 Commandes int grer Laboratoire LABO 2 Commandes dont ir imi es ee ReMBPAR es CRIE 0 modifi es la D l gation Organisme 0 supprim es la D l gation 2 SERRE s Ateu cr es la D l gation Mouvement de O modification suppression cr ation N Fournisseur Date Montant Sold e Ex Code de gestion Nature N Tutelle VICO JEAN 6 11 j 2006 JADC U7 LB1CHIN 0 VALET PATRICE 200XK LB 1CHIN VA 3100000002 2 Commandes restant int grer M Z amp E Refuser Int grer Imprimer Fermer 2 Si vous refusez d int grer cette commande en cr ation cliquez sur le bouton lt Refuser gt La fen tre de la commande appara t Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton lt R
232. aux missions de l agent Donn es sp cifiques d un missionnaire AGEN 3200 Type missionnaire Fonction Groupe Cat gorie v v Grade Echelon Indice Date dernier concours pee Date demier 1 Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus O OO bl Code laboratoire d affectation Responsable Adresse T l phone administrative T l copie Telex Pays Abonnements Type N de la carte Date limite de validit Carte n 1 Carte n 2 Carte n 93 De 1 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Agent gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Pour les agents de provenance GESLAB toutes les zones sont modifiables Pour les agents de provenance SIRH les zones suivantes sont modifiables Echelon Date de dernier concours Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus Laboratoire d affectation de l agent code libell adresse administrative nom du responsable t l phone t l copie t lex pays e Cartes d abonnement Type num ro de carte date limite de validit 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 440 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents Valider la saisie 1 Pour valide
233. ble car tous les services faits n ont pas t factur s 7 Si un code famille est d tect pour une commande de nature Mission ou Vacation rattach es un organisme de type CNRS le message suivant bloque la validation 1489 La saisie du code famille est interdite pour une commande O CNRS de nature mission ou vacation Pour les commandes sur cr dits CNRS l identifiant du fournisseur de la commande doit tre identique l identifiant du titulaire du march sinon l cran suivant bloque la validation 3818 L identifiant du fournisseur doit correspondre l identifiant du march Si le code famille et ou le type de d pense saisis ne sont pas autoris s pour la nature de d pense de la commande le message suivant bloque la validation 1546 Le code famille AA01 est incompatible avec la nature de d pense saisie FO et le type de d pense saisi LO sur la ligne Si le type de d pense n est pas renseign sur toutes les lignes d une commande CNRS de nature Immobilisation ou Fonctionnement le message suivant bloque la validation 1545 La saisie du type d pense est obligatoire pour ce type l de mouvement Manuel d utilisation version 2 3 Page 197 Les commandes GESLAB e Sile code famille n est pas renseign sur toutes les lignes d une commande CNRS de nature Immobilisation ou Fonctionnement le message suivant bloque la validation
234. bles sur la machine de communication Jusqu aux prochains ECCU la comparaison portera sur ces donn es de GESLAB sauvegard es Remarque les saisies dans GESLAB au cours du mois ne seront compar es que le mois suivant Recommandations Fonctionnelles Avant la mise disposition des fichiers ECCU pensez e Effectuer un retour dans GESLAB des donn es en provenance de BFC e Int grer les mouvements en attente e Traiter les rejets La comparaison GESLAB BFC porte sur les commandes d achat et les commandes de mission Points abord s dans ce chapitre Adm Comparaison GESLAB BFC Commandes d achat Comparaison GESLAB BFC Commandes de mission Manuel d utilisation version 2 3 Page 547 Module de comparaison GESLAB BFC GESLAB Comparaison GESLAB BFC Commandes d achat gt Cette fonction vous permet de comparer les commandes d achat fig es dans GESLAB aux commandes d achat pr sentes dans le fichier ECCU CA DRXX CodeDivision csv Pour cette comparaison on distingue deux tats diff rents e L tat des commandes d achat absentes de GESLAB ou de BFC e L tat des commandes d achat avec cart Etat des commandes d achat absentes de GESLAB ou de BFC En mode Gestion courante choisissez dans le menu Traitements l option Etats Divers puis l option Comparaison GESLAB BFC Commandes d achat pour faire appara tre la fen tre de lancement de la comparaison sur les commandes d achat M Comparaison X
235. c s l Assistance Utilisateurs I Acc s l ensemble de la Documentation GESLAB Remarque cette nouvelle fen tre peut tre consult e tout moment dans le menu Dossier puis l option GESLAB Nouveaut s et enfin sur l onglet R capitulatif Attention dans le cas d une gestion multi laboratoires on affiche le cumul par entit s de tous les laboratoires confondus 1 Apr s avoir pris connaissance de cette synth se cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour sortir de cette fen tre Page 476 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB vous permet de transf rer des donn es vers votre d l gation et de recevoir de votre d l gation les donn es de gestion vous concernant L int r t du transfert de donn es avec la d l gation est d assurer la coh rence de vos cr dits et d penses avec celles de la d l gation Lors des transferts seuls les mouvements de d pense concernant les cr dits CNRS seront envoy s vers la d l gation LABORATOIRE Commandes Services faits Factures Demandes de Agents enregistr s compl tes enregistr s enregistr es mission compl tes 1 mission Commandes Services faits Factures Demandes de Agents retransmettre retransmettre retransmettre mission retransmettre retransmettre et commandes associ es Le transfert des donn es vers la d l gation est
236. cateur bon de transport est modifiable uniquement pour les types de transport Train Avion Bateau et V hicule de location 5 Saisissez le montant hors taxe des frais g n r s par l utilisateur de ce 0 moyen de transport Attention pour les missions sur un organisme CNRS si l indicateur du bon de transport est positionn OUI vous ne pouvez saisir que la valeur 0 dans le champ Montant Dans le cas contraire un message vous bloque la validation de la ligne de transport 6 Utilisez le champ Libell pour inscrire toute pr cision utile comme par Avion A R exemple la classe l a roport le montant des frais 762 Remarque Les caract res sont ignor s lors de la saisie du champ Libell 7 Si vous avez s lectionn l option v hicule personnel partir de la liste d roulante Type transport suivez les tapes 8 11 Si vous avez s lectionn l option v hicule administratif partir de la liste d roulante Type transport suivez uniquement l tape 8 Dans tous les cas continuez l tape 12 8 Saisissez le num ro d immatriculation du v hicule de l agent Ce champ Page 310 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions 10 11 12 13 14 est obligatoire Indiquez la puissance fiscale du v hicule personnel utilis par l agent Ce champ est obligatoire Indiquez le nombre d
237. cation Ce traitement risque d tre long voulez vous continuer 6 Cliquez sur le bouton lt Oui gt pour continuer ou sur le bouton lt Non gt pour annuler 7 A l issue du traitement la fen tre Entit d pensi re s affiche avec le nouveau code Remarque le changement de code est effectu dans la base courante mouvements tats Les bases des exercices ant rieurs et les bases de simulation ne sont pas mises jour Manuel d utilisation version 2 3 Page 47 Les entit s d pensi res GESLAB Retrouver une entit d pensi re gt Vous pouvez retrouver une entit d pensi re e A partir de crit res de recherche e En parcourant la hi rarchie des entit s d pensi res si vous savez o se situe l entit Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 En Ent rattacht Laboratoire Type entit o v Code entit Seuil Cl Autorisation de d passement Entit d pensi re Niv Labo Disp s Cde 5348 26 5348 26 2000 00 2062 09 500 00 500 00 0 00 0 00 786 17 GROUPE Cr e lors du passage en mode multi LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire BIBLIO Biblioth que CHBI CHBI CHE Administration GT Gestion technique HS Hygi ne et s curit IB Infrastructure batiment CHMO CHMO D D ON D Modifier D truire Ins rer Trouver 1 Annul I
238. cern e par la d pense est augment du montant total TRC Taxe R manente Comprise de la commande ainsi que les cumuls engag s des ascendants de l origine de cr dit e Le total engag de l entit d pensi re concern e par la d pense est augment du montant total TRC de la commande ainsi que les cumuls engag s des ascendants de l entit d pensi re e En cons quence les disponibles commandes des origines et des entit s sont mis jour Contr les de validation e Le montant total TRC de la commande doit tre inf rieur ou gal au disponible de l origine de cr dit de la commande Si ce n est pas le cas deux possibilit s l origine a une autorisation de d passement de cr dit un message indicatif signale le d passement et la mise jour s effectue __ l origine n a pas d autorisation de d passement de cr dit un message signale l impossibilit et la commande n est pas enregistr e e Le montant total TRC des lignes de la commande doit tre inf rieur ou gal au disponible de l entit d pensi re des lignes de la commande Si ce n est pas le cas deux possibilit s Manuel d utilisation version 2 3 Page 195 Les commandes GESLAB l entit d pensi re a une autorisation de d passement de cr dit un message indicatif signale le d passement et la mise jour s effectue _l entit d pensi re n a pas d autorisation de d passement de cr dit un message signale
239. chapitre Page 478 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Adm Extraire et transf rer les donn es GESLAB Retransmettre une extraction vers la d l gation Marquer les mouvements retransmettre R cup rer les donn es en provenance de la d l gation Suivre les transferts Manuel d utilisation version 2 3 Page 479 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB Extraire et transf rer les donn es GESLAB Cette fonction permet d extraire les donn es GESLAB et de les transf rer vers votre d l gation Ce processus enti rement automatique se d roule en deux tapes qui consistent e Lancer l extraction e Transmettre l extraction Seront transf r es vers votre d l gation les informations suivantes e Les commandes au statut Compl te les commandes de nature Immobilisation et de nature Fonctionnement qui ont t imprim es par le gestionnaire e Les services faits Enregistr s e Les factures Enregistr es e Les demandes de missions au statut Compl te celles dont le total des commandes est gal au montant de la mission e Les agents dont la premi re mission est transf r e la d l gation ou qui ont t modifi depuis l envoi de leur derni re mission e Les commandes factures et demandes de mission A retransmettre Page 480 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert
240. chat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut 7 AE Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe 4 b gh E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Infos Adresse livraison m Pour r partir une demande d achat sur plusieurs commandes 1 A partir de la fen tre principale de la demande d achat s lectionnez la demande d achat r partir Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 Cliquez sur le bouton lt Commandes gt une commande est g n r e automatiquement avec les informations suivantes pr renseign es e Les dates de saisie et de lancement prennent la date du jour e La provenance est GESLAB e Le cadre Fournisseur raison sociale adresse est repris de la demande d achat e Les lignes de la demande d achat au statut En attente sont report es Manuel d utilisation version 2 3 Page 179 Les demandes d achat GESLAB M Ajouter commande COMM 3000 De souche T bae EE Fournisseur N Souche fe e Date Bona Ex 2013 Raison sociale Livraison O Contact Mr GESLAB Libell Demande de fournitures 9 BOULEVARD DE LA PAIX VILLA DOUCE cine 51100 REIMS N Rem Comp
241. che Les donn es des missions s affichent successivement dans la fen tre Mission Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des missions dans l ordre des num ros de missions Pour imprimer l ordre de mission et les formulaires associ s 1 A partir de la fen tre S lection d une mission vous pouvez imprimer l ordre de mission et les formulaires associ s en s lectionnant une ou plusieurs missions dans la liste 2 Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt Le message suivant appara t 4326 Que voulez vous imprimer La liste des missions alors cliquez sur OUI L ordre de mission et les formulaires associ s de chacune des missions SELECTIONNEES de la liste alors cliquez sur NON 3 Cliquez alors sur le bouton lt Oui gt ou lt Non gt selon l impression que vous voulez diter Remarque si la mission a d j t imprim e seul le duplicata de l ordre de mission est dit Quelques compl ments d information e Si vous ne saisissez pas d entit d pensi re parmi les crit res de recherche GESLAB retrouvera toutes les demandes de mission concernant les entit s d pensi res autoris es l utilisation sur le laboratoire courant Manuel d utilisation version 2 3 Page 319 Les missions GESLAB Engager une demande de mission L engagement d une demande de mission consiste imputer la d p
242. chercher gt pour afficher les r partitions correspondant cette recherche ou sur le bouton lt Effacer crit res gt pour annuler la recherche 4 Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur tous les champs de la liste Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et utilitaires 5 S lectionnez dans la liste la r partition de cr dit que vous recherchez 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 125 Les r partitions de cr dit GESLAB GESLAB r affiche la fen tre R partition de cr dit avec les caract ristiques de la r partition de cr dit que vous venez de s lectionner 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de balayer les autres r partitions de cr dit contenues dans la liste issue de votre recherche Les donn es s affichent successivement dans la fen tre R partition de cr dit Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir l ensemble des r partitions de cr dit dans l ordre des num ros de r partitions Page 126 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les r partitions de cr dit Modifier une r partition de cr dit gt Cette fonction vous permet de modifier certaines caract ristiques d une r partition de cr dit B Choisissez l option R partitions de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen
243. cipale des fournisseurs W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 M E p Ajouter d e Pr c dent Suivant Trouver l Pour enregistrer un fournisseur de type prestataire externe La saisie d un prestataire externe s effectue en trois tapes e Saisir les informations principales e Saisir les informations compl mentaires e Valider la saisie Page 378 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs A Saisir les informations principales 1 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Dans le champ Type fournisseur cliquez sur le bouton radio pour s lectionner le prestataire externe Cliquez dans le champ Type raison sociale et s lectionnez la valeur voulue dans la liste d roulante Ce champ n est pas obligatoire pour un prestataire externe Saisissez la raison sociale Les premiers caract res de cette raison sociale vous permettront par la suite de retrouver facilement le fournisseur Veillez ce qu ils soient significatifs Dans le champ Identifiant tapez le SIRET du fournisseur pour un fournisseur fran ais ou le num ro de TVA intracommunautaire pour un fournisseur de la CEE Saisissez l adresse du fournisseur en pr cisant e Nometn de la rue Ce champ est
244. cle concern Reportez vous au chapitre Pour retrouver un article Cliquez sur le bouton lt Modifier gt Pour modifier une information placez le curseur dans la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les informations suivantes sont modifiables R f rence article D signation Prix unitaire H T Taux T V A remise Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs our supprimer un article S lectionnez l article concern Reportez vous au chapitre Pour retrouver un article 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Page 346 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client G rer une base clients Cette fonction permet au laboratoire fournisseur de cr er et g rer sa base clients Ce fichier client permet de conserver les coordonn es des clients et de m moriser certaines particularit s associ es leur facturation B r Dans l application RECETTE choisissez dans le menu Facturation client l option Client pour faire appara tre la fen tre suivante Client CLIE 1000 Num ro Code Type raison sociale Raison sociale x OTva Contact T l phone T l copie C A Adresse de facturation Pays SIRET INSEE 4 gt d gt E Pr c dent Suivant Trouver f Fermer L
245. coch es sont imprim s lorsque vous cliquez sur le bouton lt Imprimer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 481 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB Pour retrouver une extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l gation cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une extraction vers la d l gation M S lection d une extraction mettre TRAN 1100 Laboratoire N extraction Date extraction Dernier transfert Auteur Statut 000001 21 12 06 11 04 21 12 06 11 13 XLAB ENVOYEE 1 Extractions amp E Imprimer Fermer 2 Il est possible de trier la liste des extractions selon les informations suivantes Code laboratoire N chronologique d extraction Date d extraction Date de dernier transfert de l extraction Auteur de l extraction Statut de l extraction 3 S lectionnez dans la liste l extraction que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne Vous revenez sur la fen tre Transmission la d l gation avec les donn es de l extraction s lectionn e 4 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent ensuite si vous le souhaitez de balayer la liste des extractions issues de la recherche Les donn es des extractions s affichent successivement dans la fen tre Transmission la d l gation Remarque si aucune recherche pr alable n
246. contenues dans la liste de recherche Les donn es des factures internes s affichent successivement dans la fen tre Facture interne Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des factures internes dans l ordre des num ros GESLAB Quelques compl ments d information e Pour obtenir toutes les factures internes saisies durant une p riode donn e il suffit de renseigner Date saisie gt gt et Date saisie lt lt avec les bornes de la p riode d sir e Manuel d utilisation version 2 3 Page 295 Les factures internes GESLAB Modifier une facture interne Cette fonction vous permet de modifier une facture interne enregistr e dans GESLAB gt Une modification ne peut porter que sur le libell le montant ou le code mati re de la facture interne Les entit s d pensi res ne sont pas modifiables Pour corriger une erreur de facturation interne reportez vous au chapitre Corriger une erreur de facture interne 8 r Choisissez l option Facture interne dans le menu D penses La fen tre suivante s affiche alors M Facture interne FACI 3000 NS facture interne Date de saisie Exercice Entit d bit e Entit cr dit e Montant HT jun Libell Mati re Imputations 4 gt gh j E Pr c dent Suivant Trouver Fermer m Pour modifier une facture interne 1 S lectionnez la facture
247. ctent pas la commande associ e e GESLAB vous propose directement d int grer la facture Cas 4 NON NON e GESLAB cr e une commande de r gularisation l image de la facture e GESLAB vous permet ensuite d int grer la facture j 7 Pour int grer les factures dans GESLAB gt Int grer les factures supprim es par la d l gation Il s agit de factures que la d l gation a elle m me supprim e 1 A partir de la fen tre principale Int grer les factures vous pouvez faire une s lection selon les deux crit res suivants e organisme e auteur Remarques Si aucun contact n est s lectionn toutes les factures supprim es par la d l gation s affichent Si un contact est s lectionn dans la liste seules les factures supprim es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent Page 516 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB 2 Cliquez ensuite sur le bouton radio lt suppression gt La liste des factures supprim es par la d l gation correspondant la s lection choisie appara t M Int grer les factures INTF 1000 Factures int grer Laboratoire LABO 0 Factures dont a 0 modifi es la D l gation Organisme ERES 0 supprim es la D l gation 0 cr es la D l gation Auteur Mouvement de O modification suppression cr ation N
248. d achat ou des commandes Un produit GESLAB est sp cifique un prestataire externe deux produits identiques de deux fournisseurs diff rents constituent deux produits distincts au sens GESLAB Attention la gestion des produits dans GESLAB n est pas une gestion des stocks D autre part pour viter la saisie de doublons il est recommand de confier la maintenance ajout modification suppression de la base des produits une seule et m me personne l administrateur GESLAB par exemple Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer un produit Enregistrer un produit partir du fournisseur Consulter la liste des produits d un fournisseur Retrouver un produit Modifier un produit Supprimer un produit Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d un fournisseur Les fournisseurs Manuel d utilisation version 2 3 Page 405 Les produits GESLAB Enregistrer un produit gt Cette fonction vous permet d enregistrer un nouveau produit dans la base D Choisissez l option Produit dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des produits M Produit PROD 3000 Code produit Provenance Date cr ation Fournisseur Raison sociale D signation QE R f rence article Prix Unit HT Taux TVA v Mati re 4 D E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Pour enregistrer un produit 1 A partir de la fen tre principale Produit cliquez
249. d pensi re Laboratoire ee Organisme de gestion Montant attendu initial Montants d j re us Reste attendu een L__ Libell Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 D E Pr c dent Suivant Trouver 1 Fermer jo Pour supprimer un cr dit attendu sur r partitions 1 S lectionnez le cr dit attendu sur r partitions supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un cr dit attendu sur r partitions 2 A partir de la fen tre principale Attendu sur r partitions cliquez sur le bouton lt D truire gt R pondez lt Oui gt au message de confirmation de la suppression Attention cette suppression est irr versible Si vous confirmez cette op ration de suppression met jour tous les montants attendus sur les entit s d pensi res Manuel d utilisation version 2 3 Page 153 Les demandes d achat GESLAB Les demandes d achat Ce chapitre d crit la gestion d une demande d achat de mat riels ou de services un fournisseur du laboratoire Une demande d achat permet d exprimer des besoins et de r server les moyens financiers n cessaires au niveau de l entit d pensi re Ces demandes sont ensuite reprises par le gestionnaire qui les valide et les transforme en commande Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir une demande d achat Retrouver une demande d achat Confirmer une demande d achat Consulter une demande d achat Modifier une de
250. d utilisation version 2 3 Page 371 Recette Facturation client GESLAB S lection du mode de transformation FACL 2100 Grouper par origine de cr dit O Transformation unitaire x amp nnuler 3 Choisissez en cliquant sur le bouton radio correspondant le mode de transformation que vous souhaitez utiliser e Grouper par origine de cr dit les factures clients qui poss dent la m me origine de cr dit seront transform es en un seul attendu e Transformation unitaire les factures clients donneront chacune un attendu m me si cet attendu concerne la m me origine de cr dit 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt La ou les facture s client s s lectionn e s apparaissent dans la partie basse de la fen tre principale Remarque vous pouvez revenir en arri re en cliquant sur le bouton lt Remettre gt B Transformation des mouvements en attendus 1 Cliquez sur le bouton lt Lancer gt de la fen tre principale et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Mises jour automatiques e La facture client passe au statut En attente e Le total Attendu de l origine de cr dit est incr ment du montant de la ou des facture s client s Page 372 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Marquer les factures clients Cette fonction vous permet de rep rer et de marquer les factures clients au statut En gt attente pour lesquelles l
251. de de gestion Disp s Cde GROUPELABO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 14206 98 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS C N R 5 LABO CHIM 14206 98 RPS lt Ressources Propres RP AXX 4617 95 RPCT Contrat banalis 9ADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 SE Subvention d tat 9ADOXXXX 0B1CHIM 9589 03 Budget Changer de code D velopper Le 6 origines T H 4 v X amp E Modifier D truire Ins rer Trouver nnule Imprimer Fermer m Pour consulter le budget consolid d une origine de cr dit 1 A partir de la fen tre principale s lectionnez l origine consulter Si l origine de cr dit n appara t pas dans la liste reportez vous au chapitre Retrouver une origine de cr dit 2 Cliquez sur le bouton lt Budget gt La fen tre Budget de l origine de cr dit appara t par dessus la fen tre principale Origine de cr dit Page 24 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Budget de l origine de cr dit niveau fin ORIG 3100 Total attendu Cumul attendu Cumuls Notifi 9431 23 Report notifi R parti 9431 23 R parti ant rieur Engag 3543 54 R alis Factur Disponibles Sur r partition Sur commande 5887 69 Sur r alis 9431 23 Sur facture 9431 23 Notifications R partitions Cr dits r serv s amp E Imprimer Fermer 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Origi
252. de de la base avant d ins rer une entit d pensi re Reportez vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les donn es Manuel d utilisation version 2 3 Page 57 Les entit s d pensi res GESLAB Mi Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau 3 Fin Ent rattacht Laboratoire Type entit CHMO Laboratoire de Chimie vw Code entit Nom Monsieur Y Mautorisation de d passement 100 MR Y Entit d pensi re Nom Niv Labo GROUPE LABO BIBLIO CHBI CHME GT H3 IB 1 Cr e lors du passage en mode multi Laboratoire de Chimie Moll culaire Biblioth que CHBI Administration Gestion technique Hygi ne et s curit Infrastructure batiment CHMO Monsieur X Monsieur Y entiler Subdiviser Changer de code i Trouver La EE En Pour ins rer une entit d pensi re de regroupement A partir de la fen tre principale Entit d pensi re s lectionnez les entit s d pensi res de niveau fin niveau sup rieur 2 au dessus desquelles vous voulez ins rer la nouvelle entit s lection continue ou discontinue Cliquez sur le bouton lt lns rer gt pour acc der la fen tre Ins rer Entit Dans cette fen tre saisissez les caract ristiques de l entit d pensi re ins rer Dans le champ Code entit saisissez le code GESLAB de l entit ins rer Ce champ est obligatoire Dans le champ Type entit s lectionnez le
253. de de mission et la commande associ e un statut autorisant leur modification la demande de mission passe au statut Imput e la commande associ e passe au statut Enregistr e b Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu c Vous devez ensuite dans le module Mission modifier la demande de mission et la commande associ e en fonction du rejet et la retransmettre Manuel d utilisation version 2 3 Page 537 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB Traiter les services faits rejet s par la d l gation gt Cette fonction vous permet de traiter les services faits que vous avez transmis la d l gation et qui ont t rejet s par elle Dans le cas de services faits rejet s par la d l gation vous devez int grer le rejet afin de le r percuter dans GESLAB Attention un service fait rejet par la d l gation n a pas t trait par celle ci Assurez vous avant de traiter les mouvements rejet s d identifier le probl me qui s est pos et de le r gler en collaboration avec la d l gation En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Rejet Services faits pour faire appara tre la liste des services faits rejet s par la d l gation M Services faits rejet s par la D R INTS 2000 Laboratoire LABO Laboratoire de Chimie Organisme C N R S v uteur N Com NS Ligne Com N Bon
254. de l cran Manuel d utilisation version 2 3 Page 343 Recette Facturation client GESLAB G rer une base articles Cette fonction permet au laboratoire fournisseur de cr er et g rer sa base d articles Le catalogue d articles ainsi constitu permet d assister l utilisateur lors de la saisie des factures en affichant automatiquement la r f rence et le prix unitaire correct Br Dans l application RECETTE choisissez dans le menu Facturation client l option Article pour faire appara tre la fen tre suivante M Article ARTI 1000 N article Date cr ation R f rence article D signation GE o O Prix Unit H T Taux TYA v 4 D Pr c dent Suivant Trouver Pour enregistrer un article 1 A partir de la fen tre principale Article cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Renseignez ventuellement le champ R f rence article Ce code 48 doit vous permettre ult rieurement de communiquer avec vos clients et de faire des statistiques 3 Dans le champ D signation tapez le libell descriptif de l article prouvette 4 Dans le champ Prix unitaire H T tapez le prix unitaire hors taxe de 120 l article 5 Cliquez dans le champ Taux TVA et s lectionnez le taux applicable 19 6 l article dans la liste d roulante 6 Dans le champ Rem tapez un nombre de 1 99 correspondant une ventuelle remise consentie sur cet article
255. de la facture Enregistr e la facture est enregistr e dans GESLAB Transmise la facture a t transmise l organisme de gestion Retourn e la facture a t retourn e par l organisme de gestion Hors Labo la facture a t cr e par l organisme de gestion A retransmettre la facture a t modifi e au laboratoire apr s avoir t transmise l organisme de gestion ou a t marqu e Elle doit tre retransmise 4 Sila facture a le statut Retourn e vous disposez des informations suivantes Apr s prise en charge de la facture Num ro de facture de l organisme de gestion Date de prise en charge Apr s r glement de la facture Date de r glement ventuellement Ces informations vous permettent de conna tre la situation exacte de la facture l organisme de gestion 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer pour revenir la fen tre Facture Page 286 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Saisir une facture group e Vous pouvez saisir une facture et r partir la d pense sur plusieurs entit s d pensi res Il suffit pour cela d imputer chacune des lignes facture l entit d pensi re qui doit supporter la d pense Reportez vous au paragraphe Saisir les lignes d tail dans le chapitre Saisir une facture simple M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N 1 du 10 10 07 Re ue le 10 10
256. de mais existe encore dans la base Pour d truire physiquement une facture client et la faire dispara tre de la base Reportez vous au chapitre Supprimer une facture client B Saisir les lignes d tail Pour ajouter une ligne d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t E Lignes de facture client FACL 1200 NS ligne R f Art Qt D signation P U H T Rem Factur 1 00 prouvette Total factur H T 120 00 R f rence article Quantit P U H T Factur Rem Ligne 48 100 120 00 Factur HT 120 00 D signation Taxe 23 52 prouvette Factur TTC 143 52 T E Modifier D truire Fermer 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 S il s agit dun article que vous avez au pr alable r pertori dans la base Reportez vous au chapitre G rer une base articles tapez dans le champ R f art lt Tabulation gt et choisissez l article parmi la liste propos e Automatiquement les autres champs sont renseign s avec les valeurs contenues dans la base articles Renseignez le champ Quantit Si l article n existe pas dans la base saisissez et compl tez les champs suivants e R f rence article 48 e Quantit 1 e D signation prouvette e Prix unitaire H T 122 e rem remise que vous accordez e TVA TVA applicable 19 6 Remarque la saisie de lignes facture avec un montant n gatif est possible c
257. de recherche Il est possible de trier la liste selon les l ments suivants Reportez vous au chapitre Les Fen tres de Recherche du manuel Pr sentation G n rale N d inventaire laboratoire D signation Entr e N facture GESLAB Organisme Fournisseur Page 462 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire e Localisation e Etat E en service D d p t P pr t S sorti 4 S lectionnez la ligne correspondant au mat riel que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez sur la ligne La fen tre Inventaire s ouvre avec les caract ristiques du mat riel s lectionn 5 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent de parcourir les autres mat riels contenus dans la liste de recherche Les donn es du mat riel s affichent successivement dans la fen tre Inventaire Remarques e Vous pouvez quitter la fen tre S lection inventaire sans s lectionner de mat riel pr cis en cliquant sur le bouton lt Fermer gt e l est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt e Le bouton lt Imprimer gt vous permet d diter la liste des mat riels inventori s satisfaisant aux crit res de recherche Manuel d utilisation version 2 3 Page 463 Gestion de l inventaire GESLAB Modifier un mat riel inventori gt Cette fonction vous permet de modifier
258. demande de mission Retrouver une demande de mission Engager une demande de mission Editer les documents associ s une demande de mission Modifier une demande de mission Modifier l engagement d une mission Supprimer une demande de mission Pour plus de renseignements sur Voir La gestion des agents missionnaires Les agents La transmission des missions la DR Les transferts avec BFC La gestion des commandes fournisseurs Les commandes Manuel d utilisation version 2 3 Page 303 Les missions GESLAB Les tats de synth se Edition des tats dans GESLAB Saisir une demande de mission gt Cette fonction vous permet de renseigner une demande de mission 8 r Choisissez l option Mission dans le menu D penses La fen tre principale appara t W Mission MISS 3000 Donn es g n rales Agent Nom a N INSEE N Type A du i Imputation Organisme M au Entit d p Stage OM permanent OM collectif Or die D Objet FE S jour D tails Instance comit national Montants Compl ment motif Total mission Forfait Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent Cofinanceur Cdes Miss 4 MEF Pr c dent Suivant Trouver Le Aaa Pour saisir une demande de mission La saisie d une mission s effectue en plusieurs tapes Saisir les informations princ
259. des cr dits hors taxe de l entit Si ce n est pas le cas deux possibilit s e _L entit d pensi re a une autorisation de d passement de cr dit un message indicatif signale le d passement et la mise jour s effectue e entit d pensi re n a pas d autorisation de d passement de cr dit un message signale l impossibilit et la demande n est pas enregistr e Page 160 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Le disponible de l origine de cr dit donn pour indication doit tre coh rent par rapport au montant de la demande Quelques compl ments d information e Lorsque vous ne savez pas a priori quel fournisseur utiliser pour la demande il est possible d utiliser un fournisseur banalis de raison sociale Autre e La saisie des lignes d tail doit permettre d identifier clairement l article demand puisque c est ce qui sera imprim sur le bon de commande pour le fournisseur e Vous pouvez saisir une ligne commentaire Pour cela il suffit de saisir uniquement la zone D signation dans la ligne d tail e Si vous avez cr un fournisseur pour la demande d achat ce fournisseur a le statut Provisoire et ne sera d finitivement enregistr dans la base qu la validation de la demande d achat en commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 161 Les demandes d achat GESLAB Retrouver une demande d achat Cette fonction vous permet de
260. dit Notificateur Po Montant eo Libell vV x OK Annuler 2 Dans le champ Date r partition saisissez la date de r partition Par 01 03 07 d faut la date du jour est affich e 3 Dans le champ Origine de cr dit renseignez le code de l origine de SE cr dit Ce champ est obligatoire Vous pouvez soit le saisir directement soit utiliser la liste d aide des origines de cr dit en tapant puis lt Tabulation gt 4 Le champ Reste r partir s affiche apr s la saisie de l origine de cr dit de la r partition Il est mis jour d s la saisie du montant de la r partition 5 Dans le champ Entit d pensi re renseignez le code de l entit CHMO d pensi re Ce champ est obligatoire Vous pouvez soit le saisir directement soit utiliser la liste d aide des origines de cr dit en tapant puis lt Tabulation gt 6 Dans le champ N d attendu saisissez s il existe le n de l attendu sur r partition correspondant l entit d pensi re Remarque une aide la saisie est disponible par lt Tabulation gt Tous les attendus faisant r f rence l entit d pensi re sont affich s Page 122 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les r partitions de cr dit 10 Dans le champ Montant saisissez le montant de la r partition Il doit tre positif ou n gatif mais non nul Ce champ est obligatoire R
261. divis e sous la forme de r partitions de cr dit vers les nouvelles entit s Dans l encadr R partitions appara t la liste des origines de cr dit partir desquelles des cr dits ont t r partis sur l entit d pensi re Dans l encadr Nouvelles r partitions s inscrit la liste des r partitions de cr dit que vous voulez d finir sur les nouvelles entit s d pensi res Pour saisir une nouvelle r partition 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Remarque apr s avoir cliqu sur le bouton lt Ajouter gt la s lection d une ligne dans la liste du haut provoque le rapatriement des donn es origine et montants dans la nouvelle r partition 2 Dans l encadr Nouvelles r partitions cliquez dans le champ Origine S lectionnez l origine de cr dit dont le montant est de redistribuer sur une nouvelle entit en double cliquant dessus 3 Dans le champ R partition saisissez le montant r partir sur la nouvelle entit 4 Dans le champ Dont r serv saisissez le montant de cr dit r serv sur la nouvelle entit 5 Cliquez dans le champ Entit pour s lectionner la nouvelle entit 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette r partition Manuel d utilisation version 2 3 Page 65 Les entit s d pensi res GESLAB 7 Vous pouvez saisir plusieurs r partitions en r p tant les op rations 1 6 8 Cliquez sur le bout
262. e partir de celles de la commande A Si vous cliquez sur lt Oui gt e Pour une commande CNRS non pr visionnelle seules les lignes d tail commande livr es et non totalement factur es sont reprises au niveau de la facture De plus la quantit de ces lignes est initialis e avec la quantit livr e et non factur e e Dans les autres cas toutes les lignes d tail commande sont automatiquement reprises Si vous cliquez sur lt Non gt vous devez reprendre une une les lignes d tail commande concern es par la facture ou entrer vos propres lignes facture 8 Si la facture liquide la commande cochez le bouton lt Solde gt pour indiquer qu il s agit de la derni re facture passer sur cette commande L indicateur de solde de la commande sera automatiquement mis la valeur sold e la validation de la facture 9 La saisie du num ro de commande renseigne automatiquement la raison sociale du fournisseur En cas de changement du fournisseur intervenu depuis la saisie de la commande vous pouvez modifier la raison sociale dans la facture Le fournisseur reste cependant la m me valeur dans la commande 10 Saisissez le montant total hors taxe de la facture dans le champ 65 61 Factur H T 11 Si vous suivez la TVA saisissez le montant de la TVA de la facture dans 12 86 le champ Total T V A Remarque le montant de la TVA peut tre sup rieur au montant HT 12 Dans le champ
263. e fait que vous d sirez g n rer Saisissez donc e N bon num ro port par le fournisseur sur un ventuel bon de 001 livraison Ce champ est obligatoire Manuel d utilisation version 2 3 Page 247 Les services faits GESLAB e Date S fait date laquelle le mat riel a t re u ou la prestation 05 11 09 effectu e Cette date doit tre gale ou ant rieure la date de saisie et post rieure ou gale la date de la commande Ce champ est obligatoire Remarque La zone Fin liv est ind pendante du solde de la commande Elle est pr sente titre d information pour la gestion interne du laboratoire d coch e par d faut et n est pas modifiable 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie des lignes ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler la saisie 8 Les services faits sont g n r s avec pour quantit la quantit restante livrer sur chaque ligne d tail commande Remarque si vous souhaitez ne pas saisir un service fait sur la totalit de la quantit restante livrer vous devez utiliser la saisie de service fait mono ligne 7 Lignes d tail service fait SERF 3000 5 N ligne EDP Mati re D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA 35321 AIFIRA AC10 ube poly cristal RLX25m 102 109829 1 32 73 130 92 19 60 35322 AIFIRA AC10 ba polyeth inc 25m 3 8 102 121018 1 25 84 103 36 19 60 35323 AIFIRA AC10 ube p g crystal RLX25m 1
264. e 410 97 3 amp T 4 gt E Ajouter Modifier D truire Pr c dent Suivant Fermer 3 Cliquez si besoin est sur les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt pour vous positionner sur la commande modifier 4 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 5 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont e Origine de cr dit e Libell commande e Souche e Indicateur de solde Attention e Pour une mission transmise seuls l origine de cr dit la souche et l indicateur de solde sont modifiables e Le solde d une commande provoque le solde de toutes les commandes de mission associ es cette mission Cette action est irr versible car vous ne pouvez plus d solder ces commandes par la suite e Si on solde une mission elle passe au statut A retransmettre 6 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer une ou plusieurs lignes d tail de la commande en cliquant sur le bouton lt Lignes gt Reportez vous au chapitre Engager une demande de mission Attention Vous ne pouvez pas modifier le montant d une commande de demande de mission au statut Transmise ou A retransmettre 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider les modifications ou sur le bouton lt Annuler gt pour les annuler 8 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt Vous revenez sur l cran pr c dent Mission Manuel d utilisation version
265. e champ Code le texte associ l imputation dans le champ Valeur puis cliquez sur le bouton lt OK gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 291 Les factures internes GESLAB Remarques e Les codes imputations sont d finis dans la liste des constantes Reportez vous au menu Administration Param trage Tables Constantes table Type d imputation TYI e Les imputations cr es sur les factures internes sont prises en compte dans le Bilan par type d imputation IMP 1 Mises jour automatiques de la base e Pour l entit d bit e le cumul des d penses internes de l entit d bit e et des entit s de regroupement au dessus d elle est diminu du montant de la facture interne e Pour l entit cr dit e le total des recettes internes de l entit le cumul sur recettes internes de l entit le cumul de cr dits re us de l entit et des entit s de regroupement au dessus d elle sont augment s du montant de la facture interne Quelques compl ments d information e Le montant hors taxe d une facture interne peut tre n gatif par exemple pour corriger une erreur sur une facture interne ant rieure Dans ce cas le disponible de l entit cr dit e diminue et celui de l entit d bit e augmente e Si l entit d pensi re d bit e n est pas autoris e d passer le montant hors taxe de la facture interne doit tre inf rieur au disponible de cette entit
266. e commande Le montant le plus lev entre le montant command montant factur sur exercice ant rieur et le montant factur sur exercice Exemple Mouvement Commande Ligne Ligne 1 Lignes is 200 00 360 00 00 n Max 200 360 lt et facturez Max 150 0 Ligne 2 150 00 510 00 na 2 Calcul de engag sur commande pr visionnelle sold e Montant total factur Exemple Commande TN 200 00 SA Lignezs 12 ime Page 230 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 3 Calcul de l engag sur commande standard non pr visionnelle non sold e Quantit command e non livr e x Prix Unit command Quantit livr e sur exercice x Prix Unit command Quantit factur e sur exercice x Prix Unit factur sur exercice Prix Unit command Mt d chargement ult rieur Mt chargement ult rieur Co ts Indirects d Acquisition CIA avoirs ou compl ments de facture dont les quantit s sont non cumulables Exemple Prix Unit 3 i Calcul engag Engag command Command livr i g Commande 2 00 LU et service fait SE 00 Com et un et fact et fact et Com et m EE 00 et fact et charg ult Com et SF 2 00 3 00 2 00 charg ult et decharg Ult Commande Bee ee x3 et service fait Commande 2 3 00 2 00 et SF et fact Manu
267. e de saisir cinq s jours au plus effectu s sur les lieux g ographiques diff rents Saisir un s jour M D tails s jours de la mission MISS 3300 S jours D part le 20 11 07 D part 4dm Fam ile d part JEABEGE Retour le 22 11 07 Ville principale PARIS Pays principal fFrance Montant Ville D but H Fin H 198 22 PARIS 20 11 07 9 22 11 07 21 Ville PARIS Pays France Devise FRA ou foto OH a 02 March h bergement Repas 6 Nuits 2 Indemnit journali re Montant du s jour 198 22 Total 198 22 Retenue 15 25 Motif retenue Repas gratuit Montant s jours 182 97 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Pour le premier s jour par d faut la ville principale s affiche dans le champ Ville Vous pouvez la modifier Remarque Les caract res sont ignor s lors de la saisie du champ Ville 3 Saisissez le pays Attention si au moins un des s jours de la mission se d roule l tranger le pays principal ne peut pas tre le pays France 4 Pour le premier s jour par d faut les champs d but et fin sont renseign s avec des dates de d part et retour s jour pr cis es plus haut Vous pouvez les modifier 5 Indiquez l heure de d but du s jour Page 308 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions 10 11 Indiquez l heure de la fin du s jour Cochez la case March h bergement si
268. e du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur F 5 or jui lt p P x 1 Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouver OK Annuler Imprimer Fermer m Pour saisir une commande group e 1 A partir de la fen tre principale Commande cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Saisissez les donn es principales de la commande Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple 3 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t Page 226 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes W Lignes d tail commande COMM 3400 N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Total H T TVA Total T R C Code P oe D Pior D rem TX TVA Total com H T igne R f article Mati re Total H T EDP Total T V A p Total T R C Type d p 1mmo a Qt livr e Code famille Qt factur e Car achat N UF OT N carte d achat 4 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer une ligne de d tail Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Sur chaque ligne de d tail pr cisez l entit d pensi re concern e par la d pense 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande 6 Saisissez les informations compl mentaires de
269. e entit Nom Seuil cher CHBI _ Mautorisation de d passement 100 Entit d pensi re Nom iv Labo Disp s Cde GROUPE Cr e lors du passage en mode multi 5348 26 LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire 5348 26 BIBLIO Biblioth que 2000 00 2 2062 09 Administration Gestion technique Hygi ne et s curit Infrastructure batiment CHMO Budget Ventiler Changer de code D velopper 9entit s T H g y x E E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver Di Annul Imprimer Fermer 2 S lectionnez l entit d pensi re dont vous voulez modifier le code en cliquant sur l entit d pensi re dans la liste 3 Cliquez sur le bouton lt Changer de code gt la fen tre Changement de code de l entit s affiche Page 46 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Changement de code de l entit ENTI 3500 ncien Code Entit CHBI Nouveau Code entit BIBLIO v x OK Annuler 4 Saisissez le nouveau code de l entit d pensi re puis cliquez sur le bouton lt OK gt le message suivant s affiche 1879 Attention vous avez demand le changement d un code entit d pensi re dans l application il est conseill d effectuer une O sauvegarde de la base avant de continuer 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt le message d avertissement suivant s affiche 1878 ttention vous avez demand le changement d un code entit d pensi re dans l appli
270. e fonction vous permet d int grer dans GESLAB les notifications de cr dit saisies et transmises par la d l gation BF Dans le menu Echanges avec la d l gation s lectionnez dans le menu Int gration l option Notifications pour faire appara tre la fen tre suivante __ Liste des notifications int grer NOTI 4000 N notif tut Org Code Gestion Libell Date notif Montant 00000000100 CNRS Notification report BFC 2010 2011 03 01 11 10000 00 1 Notifications amp E Imprimer Fermer E D truire Int grer La destruction d une notification issue de BFC est impossible Page 118 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les notifications L Pour int grer une notification de cr dit issue de la d l gation 1 A partir de la fen tre Liste des notifications int grer s lectionnez la notification de cr dit int grer 2 Cliquez sur le bouton lt int grer gt pour acc der la fen tre Ajouter Notification M Ajouter notification NOTI 3000 N notification Date notification Exercice Auteur 22 10 07 2007 xLAB Xlab Origine cr dit N d attendu SE Subvention d tat Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle LABO CNRS NS not tutelle 0000000100 Type de cr dit Notificateur Libell Notification va x OK Annuler 3 Dans le champ Origine cr dit si la valeur par d faut ne convient pas saisissez l origine de cr
271. e fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un agent enregistr dans GESLAB Les agents pay s par le CNRS sont saisis dans SIRHUS transmis BFC puis envoy vers la base GESLAB du laboratoire d affectation de l agent Les donn es de ces agents ne sont pas modifiables dans GESLAB la modification des informations de l agent dans SIRHUS entra ne une mise jour automatique de l agent dans la base de son laboratoire d affectation Attention la modification de certaines informations relatives l agent entra ne la retransmission de l agent avec la prochaine mission Br Choisissez l option Agent dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des agents M Agent AGEN 3000 Num ro Qualit Pr nom Nom patronymique Date naiss Nationalit Es ee Num ro matricule ncien matricule agent me T l phone Etranger 4 b 4 Pr c dent Suivant Trouver Pour modifier un agent Modifier les informations principales 1 S lectionnez l agent que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver un agent 2 A partir de la fen tre principale Agent cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Pour les agents de provenance GESLAB les zones suivantes sont Page 438 Manuel d utilisation version 2 3 GE
272. e kilom tres que l agent pr voit de r aliser avec son v hicule personnel au cours de la mission Ce champ est obligatoire Utilisez le champ Libell pour saisir les renseignements suppl mentaires sur le v hicule personnel de l agent GESLAB calcule automatiquement un montant Cette valeur peut tre diminu e Pour valider la saisie du moyen de transport cliquez sur le bouton lt OK gt Il appara t dans la liste des moyens de transport R p tez les tapes 1 12 pour saisir d autres moyens de transport S il s agit du dernier moyen de transport cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir sur la fen tre principale de la mission E Saisir le d tail des autres frais de la mission M D tails des autres frais d une mission MISS 3500 Montant Libell Frais d inscription C Payables agent Frais de mat riel Frais divers Majoration pour experts O scientifiques Total des autres frais A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Autres frais gt La fen tre ci dessus appara t S il existe des frais d inscription et qu ils sont pris en charge par l agent cochez la case Payables l agent Le montant des frais s ajoute alors au montant remboursable l agent Attention pour les missions sur un organisme CNRS vous pouvez saisir un montant que si l indicateur Frais d inscription Payables agent est coch Cochez l indicateur Frai
273. e la commande cliquez sur le bouton lt D truire gt possible uniquement pour les commandes non CNRS ou les commandes CNRS au statut enregistr Un message demande confirmation de la suppression qui n est pas r versible Si vous confirmez les lignes d tail issues de demandes d achat sont remises Page 220 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes En attente et le statut de ces demandes est mis jour en cons quence Les autres lignes d tail sont perdues Mises jour automatiques de la base e Le cumul engag de l origine de cr dit concern e par la d pense est diminu du montant total T R C de la commande ainsi que le cumul engag de ses ascendants e Pour chaque entit d pensi re de la commande le total engag est diminu de la somme des montants totaux T R C de chaque ligne d tail se r f rant l entit donn e Les cumuls engag s des ascendants de chaque entit d pensi re sont diminu s des m mes montants Quelques compl ments d information e Les commandes cr es par un organisme de gestion puis transmises au laboratoire peuvent tre supprim es e Lors de la suppression d une commande le num ro de la commande est perdu il ne peut pas tre r utilis Manuel d utilisation version 2 3 Page 221 Les commandes GESLAB Suivre les services faits associ s une commande gt Cette fonction permet de consulter les services faits associ s
274. e libell de la facture e La date de prise en charge le num ro de prise en charge et la date de r glement e Les commentaires 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la facture Valider les modifications 1 Pour valider la modification de la facture cliquez sur le bouton lt OK gt Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt toutes les modifications seront perdues Mises jour automatiques de la base e Dans le cas d une modification du montant de la facture due une modification sur les lignes d tail les cumuls engag s et factur s de l origine de cr dit concern e par la d pense sont modifi s en cons quence ainsi que ceux de ses ascendants e Dans le cas d une modification du montant de la facture due une modification sur les lignes d tail les totaux engag s et factur s de l entit d pensi re concern e par la d pense sont modifi s en cons quence ainsi que ceux de ses ascendants Manuel d utilisation version 2 3 Page 281 Les factures GESLAB e Sila d pense est imput e sur un cr dit r serv pour l entit d pensi re le disponible sur cette origine de cr dit est mis jour pour cette entit d pensi re Quelques compl ments d information e Vous pouvez modifier directement le total factur HT et la taxe totale de la facture avant de modifier les lignes facture GESLAB v rifiera alors automatiquement la valida
275. e notifications Page 116 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les notifications Modifier une notification de cr dit gt Cette fonction vous permet de modifier certaines caract ristiques d une notification de cr dit Choisissez l option Notification de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale des notifications de cr dit W Notification de cr dit NOTI 3000 N notification Date notification Exercice uteur Origine cr dit N d attendu Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle N not tutelle Type de cr dit Notificateur Montant Libell 4 gt d E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Li Pour modifier une notification de cr dit 1 A partir de la fen tre principale Notification de cr dit cliquez sur le bouton lt Modifier gt pour acc der la fen tre Modifier Notification Les informations modifiables sont e Date notification N d attendu Type de cr dit Notificateur N not tutelle Libell Remarque le montant d une notification de cr dit ne peut pas tre modifi Pour corriger une erreur de montant d une notification il vous faut saisir une notification corrective avec le montant correcteur positif ou n gatif et un libell explicatif Manuel d utilisation version 2 3 Page 117 Les notifications GESLAB Int grer les notifications en provenance de la d l gation Cett
276. e recherche Les donn es s affichent successivement Remarque si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir l ensemble des cr dits attendus dans l ordre des num ros d enregistrement Manuel d utilisation version 2 3 Page 143 Les attendus sur notifications GESLAB Modifier un cr dit attendu sur notifications Cette fonction vous permet de modifier certaines caract ristiques d un cr dit attendu sur notifications Br En mode Gestion courante choisissez l option Attendus sur notifications dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Attendu sur notifications ATTE 1000 N d attendu notif Exercice p Organisme de gestion Laboratoire Origine cr dit Code gestion tutelle mMm o Type de cr dit Notificateur z Montant attendu initial Montant re u Reste attendu Libell Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 D d E Pr c dent Suivant Trouver Fermer O Pour modifier un cr dit attendu sur notifications 1 S lectionnez le cr dit attendu concern Reportez vous au chapitre Retrouver un cr dit attendu sur notifications 2 A partir de la fen tre principale Attendu sur notifications cliquez sur le bouton lt Modifier gt pour acc der la fen tre Modifier Attendu Les informations modifiables sont e Type de cr dit
277. e saisie Les donn es se r affichent dans le tableau avec le n de ventilation attribu par le syst me au mouvement que vous venez de saisir Vous pouvez annuler tout moment l enregistrement du mouvement de ventilation en cliquant sur le bouton lt Annuler gt 9 Vous pouvez enregistrer d autres mouvements de ventilation en r p tant les op rations 3 9 10 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale des entit s d pensi res Page 132 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les ventilations de cr dit Retrouver une ventilation Vous pouvez retrouver une ventilation soit partir de l entit d pensi re mettrice soit partir de l entit d pensi re r ceptrice Choisissez l option Entit s d pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 F Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 2 LABO LABORATOIRE v w Code entit Nom Seuil CHME Administration Cl Autorisation de d passement 100 Entit d pensi re Nom Niv Labo Disp s Cde Infrastructure batiment 3 LABO 0 00 Hygi ne et s curit 3 LABO 0 00 Gestion technique 3 LABO 0 00 CHEI CHEI 2 LABO 43 74 CHMO CHMO 2 LABO 92 61 EJ T dh amp fel Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer L Pour retrouver une ventilation mise par une entit 1 S lectionnez dans la liste d
278. e traitement de v rification des donn es Le message d avertissement suivant appara t ATTENTION vous avez demand une v rification de coh rence de la base un relev des anomalies de gestion Ce traitement risque d tre tr s long Voulez vous continuer 3 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour confirmer la poursuite du traitement Le message suivant appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 87 V rifier la coh rence des donn es GESLAB 1048 voulez vous lancer la v rification de coh rence avec CORRECTION AUTOMATIQUE de la base ttention la correction automatique peut prendre un certain temps et ne doit pas tre interrompue Ne lancez la correction automatique que si vous avez une w copie de la base Dui 4 Le syst me vous demande si vous voulez r gulariser les anomalies dans la base suite la v rification Si vous le d sirez cliquez sur lt Oui gt Attention il est recommand de proc der une sauvegarde de la base avant de lancer une v rification de coh rence avec correction automatique Cliquez sur lt Non gt si vous ne souhaitez pas r gulariser les anomalies suite la v rification de la base 5 La v rification de la coh rence est maintenant lanc e et le syst me v rifie chacune des anomalies possibles Toute anomalie d tect e appara tra sur les tats imprim s au terme du traitement 6 La fin du traitement est signal e par un messa
279. eau les documents de la mission cliquez sur le bouton lt Imprimer gt Un message d avertissement vous informe que la mission a d j t imprim e e Si vous souhaitez imprimer l ordre de mission sans la mention Duplicata d cochez la case Duplicata Page 326 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions M Impression des documents MISS 3950 Formulaires disponibles Ordre de mission O Ordre de mission tricolore L Formulaire individuel Fait Uab ge le 08 11 07 y OK Annuler Manuel d utilisation version 2 3 Page 327 Les missions GESLAB Modifier une demande de mission gt Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d une mission Choisissez l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Mission MISS 3000 Donn es g n rales Agent Ne Type Nom E A N INSEE A du 7 Imputation Organisme au Entit d p Stage OM permanent OM collectif Ons indie oOo Objet S jour Instance comit national D tails Montants Compl ment motif Total mission Forfait Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent Cofinanceur Cdes Miss 4 p Pr c dent Suivant Trouver Lee Le Pour modifier une demande de mission 1 S lectionnez la demande
280. ectionnez le taux applicable 19 6 l article dans la liste d roulante 9 Dans le champ Mati re tapez le code correspondant au produit 3 demand Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Manuel d utilisation version 2 3 Page 157 Les demandes d achat GESLAB 10 Dans le champ Code famille tapez le code correspondant au code 11 famille demand Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt La valeur doit exister dans la table des constantes Pour valider la saisie de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Remarque chaque ligne est r f renc e par un num ro qui d bute la valeur 1 et s incr mente ensuite automatiquement chaque saisie d une nouvelle ligne d tail quelle que soit la demande d achat La saisie d une nouvelle demande d achat n entra ne pas le retour la valeur 1 du compteur Chaque ligne d tail dans la base GESLAB a donc un num ro d identification unique Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la ligne d tail n est pas m moris e Pour modifier une ligne d tail 1 2 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des lignes d tail Cliquez sur le bouton lt Modifier gt Placez le curseur sur la zone modifier et saisissez la nouvelle valeur Toutes les zones sont modifiables Pour valider la modification de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Cliquez s
281. efuser gt ou alors revenir sur la liste d attente en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Attention dans le cas d un refus la commande dispara t de la liste d attente et vous ne pourrez plus l int grer Toutefois cette commande refus e reste consultable dans le menu Echanges avec la d l gation Int gration Refus 3 Sinon s lectionnez une commande que vous souhaitez cr er dans GESLAB en cliquant sur la ligne relative la commande concern e 4 Cliquez sur le bouton lt Int grer gt La fen tre principale de la commande appara t Page 508 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Cr ation d une commande INTC 1100 E Fournisseur N com Souche Date 25 03 13 Ex 2014 Raison sociale N 3822 March Livraison nee Plateforme Integree Imagif Libell 78 C1 Ti TIE EE Campus CNRS Av de la terrasse Origine 91198 Gif sur yvette Cedex N Rem Comp t Code de Gestion 275781 1B1INSB France Acronyme identifiant 2395 3 Nature Vacation CD rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA Lignes d tail Cumul Lignes Total command organisme 3 00 Int grer Si vous n tes pas d accord avec la cr ation de la d l gation Vous pouvez refuser cette cr ation cliquez sur 5 Annuler pour ne p
282. el d utilisation version 2 3 Page 231 Les commandes GESLAB 4 Calcul de l engag sur commande standard non pr visionnelle sold e Quantit livr e sur exercice x Prix Unit command Quantit factur e sur exercice x Prix Unit factur sur exercice Prix Unit command Mt d chargement ult rieur Mt chargement ult rieur Co ts Indirects d Acquisition CIA avoirs ou compl ments de facturation dont les quantit s factur es ne sont pas cumulables Exemple Prix Unit i Calcul Command livr 3 i engag Commande et service fait 1 Com et SF et fact et charg ult Com et SF et fact et charg ult et decharg Ult Commande et service fait Commande et SF fact 5 Calcul de engag pour une commande CNRS de nature mission ou vacation ou une commande non CNRS non sold e Le montant le plus lev entre le montant command montant factur sur exercice ant rieur et le montant factur sur exercice 6 Calcul de engag pour une commande CNRS de nature mission ou vacation ou une commande non CNRS sold e le montant factur sur exercice Page 232 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Calcul du r alis d une commande Le montant r alis correspond l ensemble des v nements de gestion de type service fait constat s pour les commandes non pr visionnelles et de type facture pour les command
283. elle les missions ont t transf r es pour la derni re fois de GESLAB vers la d l gation Et date maximale laquelle les missions ont t transf r es pour la derni re fois de GESLAB vers la d l gation 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les missions correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 7 Il est possible de trier la liste selon les l ments suivants Num ro GESLAB de la mission Type de mission Nom de l agent Pays visit Date de d part Date de retour Montant de la mission Auteur de la demande de mission Exercice li la mission Statut de la mission S lectionnez dans la liste les missions que vous souhaitez retransmettre s lection multiple possible Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour d s lectionner les missions s lectionn es Cliquez sur le bouton lt OK gt pour que les missions s lectionn es soient marqu es comme retransmettre Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour fermer la fen tre Ces missions seront jointes la prochaine extraction de donn es GESLAB destination de la d l gation Page 492 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation ad Pour marquer les services faits retransmettre mode Echanges avec la d l gation choisis
284. elle valeur Les zones modifiables sont D part le D part r sidence administrative Retour le Ville principale Pays principal Forfait s jour March h bergement Retenue Motif retenue 3 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer chaque s jour qui sera effectu au cours de la mission Reportez vous au chapitre Saisir une demande de mission 4 Pour confirmer la modification des informations relatives aux s jours de la mission cliquez sur le bouton lt OK gt 5 Pour revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 330 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Modifier le d tail des frais de transports de la mission M D tails transports de la mission MISS 3400 Liste des moyens de transport Type transport Bon Montant Libell Avion OUI Avion A R 762 vion 0 00 Avion A R 762 1 Moyens transport Total Montant transports T gt T Modifier D truire Fermer 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Transport gt La fen tre ci dessus appara t 2 S lectionnez la ligne que vous voulez modifier et cliquez sur le bouton lt Modifier gt Les zones modifiables sont e Bon e Montant e Libell 3 Vous pouvez ajouter modifier ou supprimer chaque moyen de transport qui sera utilis au cours de la mission Reportez vous au chapitre Saisir une demande de mission
285. emarque Le montant r parti peut tre sup rieur au montant notifi sur l origine de cr dit Lors de la saisie d une r partition de cr dit positive e Si vous saisissez une R partition r serv e il est impossible de saisir une r partition de montant sup rieur au disponible sur engag de l origine de cr dit e Si vous saisissez une r partition non r serv e vous tes averti si le montant de la r partition est sup rieur au disponible sur engag de l origine de cr dit Cochez si n cessaire la case R partition r serv e pour indiquer que le montant doit tre r serv l entit d pensi re Dans le champ Libell saisissez un libell explicatif de la r partition Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre saisie ou sur le bouton lt Annuler gt pour interrompre l enregistrement de la r partition 1600 00 Particip Frais de fonctionnement Labo Manuel d utilisation version 2 3 Page 123 Les r partitions de cr dit GESLAB Retrouver une r partition de cr dit gt Vous pouvez retrouver une r partition de cr dit partir de crit res de recherche Choisissez l option R partitions de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la S fen tre principale suivante M R partition de cr dit REPA 3000 N r partition Date r partition Exercice Auteur Origine cr dit Reste r partir D Entit d pensi re N
286. ement Libell Auteur Statut 0 Demandes x amp nnuler Imprimer 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 5 Il est possible de trier la liste suivant les informations suivantes e Num ro de la demande Raison sociale du fournisseur Entit d pensi re Date de lancement Libell de la demande Auteur Statut 6 S lectionnez la ligne correspondant la demande d achat que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne la fen tre Demande d achat s ouvre avec les donn es de la demande s lectionn e Remarque vous pouvez quitter la fen tre S lection d une demande d achat sans s lectionner de demande pr cise en cliquant sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre de s lection 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de balayer les autres demandes d achat contenues dans la liste de recherche Les donn es des demandes s affichent successivement dans la fen tre Demande d achat Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des demandes d achat dans l ordre des num ros de demande Page 164 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Quelques compl ments d information e La saisie du crit re N demande entra ne l obtention d une demande uni
287. en tre principale suivante M Attendu sur r partitions ATTE 2000 NS attendu r part Exercice uteur Entit d pensi re Laboratoire ns Organisme de gestion Montant attendu initial Montants d j re us Reste attendu Libell Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour KI D gh E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Pour saisir un cr dit attendu sur r partitions 1 A partir de la fen tre principale Attendu sur r partitions cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Attendu 2 Dans le champ Exercice s affiche l exercice sur lequel vous travaillez 2007 Vous pouvez le modifier 3 Dans le champ Entit d pensi re saisissez l entit d pensi re GT concern e par le cr dit attendu ce peut tre une entit de regroupement Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt 4 Dans le champ Organisme de gestion saisissez l organisme de CNRS gestion Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt 5 Dans le champ Montant attendu initial saisissez le montant du cr dit 6860 00 attendu Manuel d utilisation version 2 3 Page 147 Les attendus sur r partitions GESLAB Le champ Reste attendu est automatiquement renseign et est gal au montant des cr dits attendus sur l entit d pensi re diminu des r partitions faisant r f rence cet attendu
288. en tre suivante M Param trage du bon de commande ETAT 1000 Nom du Bon du Commande Description Nb lignes d tail page Nb colonnes maxi Nb lignes maxi Champ Section N Ligne N Colonne Taille 4 D E Pr c dent Suivant Trouver Fermer L Pour retrouver un format de bon de commande 1 Cliquez sur le bouton lt Trouver gt 2 Dans le champ Nom saisissez le nom ou les premi res lettres du format de bon que vous recherchez 3 Cliquez sur le bouton lt OK gt 4 Si vous avez saisi le nom exact le format de bon de commande appara t dans la fen tre Sinon GESLAB affiche le format dont le nom vient imm diatement apr s dans l ordre alphab tique Vous pouvez alors utiliser les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt pour retrouver le format de bon qui vous int resse ou r p ter les tapes 1 3 en modifiant le nom du format de bon recherch Remarque un mod le de bon de commande param tr existe I permet l utilisateur de l adapter ses besoins sans tre oblig de le cr er de toutes pi ces Le nom de ce bon de commande est MODELE Manuel d utilisation version 2 3 Page 103 Param trer un bon de commande GESLAB Modifier un format de bon de commande Cette fonction vous permet de rajouter repositionner ou supprimer une donn e dit e sur le bon de commande En mode Administration choisissez l option Bon de commande dans le menu Br Param trage
289. en tapant puis lt Tabulationz GESLAB affiche automatiquement le nom de l organisme de gestion de l origine de cr dit choisie 4 Dans le champ N d attendu saisissez s il existe le n d attendu correspondant cette notification Remarque une aide la saisie est disponible par lt Tabulation gt Tous les attendus sont affich s Le choix d un attendu renseigne automatiquement les champs Type de cr dit Notificateur Montant 5 Dans le champ Type de cr dit s lectionnez le type de cr dit dans la Notification liste d roulante initiale 6 Dans le champ Notificateur s lectionnez l metteur de la notification Sciences dans la liste d roulante chimiques 7 Dans le champ N not Tutelle saisissez le num ro de la notification de tutelle Page 112 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les notifications 8 Dans le champ Montant saisissez le montant de la notification Ce 213428 00 montant doit tre positif ou n gatif mais non nul 9 Dans le champ Libell renseignez ventuellement le libell Cr dits Soutien de base CNRS 10 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre saisie ou sur le bouton lt Annuler gt pour interrompre l enregistrement de la notification Manuel d utilisation version 2 3 Page 113 Les notifications GESLAB Retrouver une notification de cr dit gt Vous pouvez re
290. engag s et factur s de l origine de cr dit de la commande sont mis jour en fonction du montant T R C de la facture saisie ainsi que ceux des ascendants de l origine de cr dit e Les cumuls engag s et factur s des entit s d pensi res de la commande sont mis jour en fonction des montants T R C des lignes d tail de la facture saisie ainsi que ceux des ascendants des entit s d pensi res e Sila d pense est imput e sur un cr dit r serv pour l entit d pensi re le disponible sur cette origine de cr dit est mis jour pour cette entit d pensi re Page 274 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Retrouver une facture Cette fonction vous permet de retrouver une ou plusieurs factures parmi la totalit des factures de la base Br Choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des factures M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le E par Exercice N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation EU HT Rem Total H T Total T R C L Lignes J Lignes d j factur es Factur H T Total T V 4 Factur T R C r RCE Factur T T C 3 i 4 Ci E Ajouter d e Pr c dent _ Suivant Trouver Fermer m Pour retrouver une fact
291. ense g n r e par la gt mission sur les cr dits du laboratoire origines de cr dit et entit s d pensi re Cette op ration s effectue par l interm diaire d une ou plusieurs commandes de mission trois au maximum Chaque commande doit tre imput e sur une origine de cr dit distincte du laboratoire Chacune de ces commandes peut galement tre imput e sur une ou plusieurs entit s d pensi res du laboratoire Pour les missions sur l organisme CNRS vous devez saisir une ou plusieurs commandes de type Fonctionnement pour engager les frais dus des tiers Br Choisissez l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale M Mission MISS 3000 Donn es g n rales Agent Nom EE A N INSEE N Type A du Imputation Organisme v au Entit d p Stage OM permanent OM collectif oris ndie o Objet S jour D tails Montants Instance comit national Compl ment motif Total mission Forfait Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent Cofinanceur Cdes Miss 4 b G Pr c dent Suivant Trouver A Pour engager une demande de mission L engagement d une demande de mission s effectue en plusieurs temps e Cr er et imputer la ou les commandes de mission e Valider l engagement de la mission Pour le CNRS e Cr
292. ensi res l entit mettrice de la ventilation 2 Cliquez sur le bouton lt Ventiler pour faire appara tre la fen tre Ventilations mises par l entit d pensi re 3 S lectionnez le mouvement dont vous voulez modifier le libell 4 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt et modifiez le libell 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre modification Page 136 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les ventilations de cr dit Corriger une erreur de montant sur une entit d pensi re r ceptrice Il n est pas possible de modifier directement le montant d un mouvement de ventilation Vous devez saisir un mouvement correcteur positif ou n gatif au niveau de l entit mettrice pour augmenter ou diminuer le total ventil sur l entit r ceptrice de la ventilation Reportez vous au chapitre Ventiler des cr dits vers une entit rattach e Corriger une erreur de destination d une ventilation Il n est pas possible de modifier directement l entit r ceptrice d un mouvement de ventilation Vous devez proc der en deux temps et saisir deux mouvements de ventilation e Un mouvement pour annuler le mouvement de ventilation que vous voulez corriger e Un autre mouvement pour ventiler le cr dit sur l entit r ceptrice correcte Reportez vous au chapitre Ventiler des cr dits vers une entit rattach e Manuel d utilisation version 2 3 Page 137 Les attendus sur notifications GESLAB
293. ent est modifiable 4 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt OK gt puis sur le bouton lt Fermer gt Modifier les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque Code guichet NS compte Cl Type de paiement i bancaire postal Domiciliation Commentaires Date cr ation Date dern M4 Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv Code organisme 3 N identification 3 Code organisme 1 N identification 1 Provenance fournisseur Code organisme 2 N identification 2 i Fermer 1 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables pour tous les agents de provenance GESLAB ou SIRH Page 394 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Type de paiement Code banque Code guichet N compte Cl Domiciliation Commentaire Codes s organisme s N Identification 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Modifier les donn es sp cifiques aux missions de l agent Donn es sp cifiques d un missionnaire AGEN 3200 D missionnaire Fonction Groupe Cat gorie v v
294. entiler bdi Changer de code D velopper entit s T E d 3 E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer Pour cr er la premi re entit d pensi re Correspondant au laboratoire 1 A partir de la fen tre principale Entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Entit d pensi re 2 Dans le champ Laboratoire s lectionnez le laboratoire pour Laboratoire lequel vous saisissez les entit s d pensi res 3 Cliquez dans le champ Type entit et s lectionnez s il existe le type entit parmi la liste des valeurs propos es dans la liste 4 Dans le champ Code entit tapez le code entit d pensi re Il LABO doit tre unique et n est pas modifiable Ce champ est obligatoire La premi re entit doit correspondre au laboratoire 5 Dans ce champ Nom tapez le libell de l entit d pensi re 6 Cliquez sur la case Autorisation de d passement pour autoriser le Laboratoire de d passement cliquez nouveau pour interdire le d passement Chimie Manuel d utilisation version 2 3 Page 43 Les entit s d pensi res GESLAB 7 8 Dans le champ Seuil tapez le pourcentage du seuil d alerte Pour valider la cr ation de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment la saisie d une entit d pensi re cliquez su
295. entit s d pensi res FDX07 e V rification des cr dits r serv s FDX12 e V rification du disponible r serv des origines de cr dit FDX13 Au terme de la v rification des tats d anomalies sont dit s pour information Dans un second temps et sur demande expresse de votre part le syst me peut corriger automatiquement les anomalies qu il a d tect es sur la base GESLAB recalcul des cumuls erron s Points abord s dans ce chapitre Adm Lancer la v rification de coh rence des donn es Page 84 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB V rifier la coh rence des donn es Lancer la v rification de coh rence des donn es Cette fonction vous permet de lancer le traitement de v rification de coh rence des donn es dans la base et ventuellement de corriger automatiquement les incoh rences d tect es Le tableau qui suit d taille les anomalies recherch es et les corrections automatiques ventuellement effectu es par l outil de v rification Le signe signifie est calcul comme Anomalie d tect e Correction si demand Commande total command cumul des lignes total command cumul des lignes d tail d tail D total factur sur exercice cumul des total factur cumul des lignes lignes factur sur exercice factures total factur sur ex ant rieur cumul total factur cumul des lignes Facture Origine de cr dit de niveau fin des lignes factur es sur ex
296. ents de la base et d imprimer le bon de facture associ 8 r Choisissez dans le menu Facturation l option Facture client pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Facture client FACL 1000 Facture Client N Libell RS Num ro Ovr D Origine A Code Organisme ss Souche OFacture annul e pays Paiement Recette Commande Statut Date R f rence N ligne R f Art Qt D signation P U H T S Rem Factur Factur net H T Montant TYA q gt A TX ZND Pr c dent Suivant Trouver Dk iu Imprime Fermer O Pour retrouver une facture client 1 A partir de la fen tre principale Facture client cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une facture client Page 358 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Wi S lection d une facture client FACL 1100 3 Crit res N facture D Date saisie Date commande Souche facture Client Montant Organisme Statut Etat Toutes O Enregistr e O Dit e Oen Attente O R gl e Toutes O Non annul e Annul e N Souche Client Organ Date F Date C Montant Statut 0 Factures x Annuler 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la facture client retrouver e N Facture num ro affect automatiquement la saisie de la facture client e Souche facture num ro compl mentaire de la facture e Date
297. ercice factures ant rieur total factur cumul des lignes total factur cumul des lignes factur es factures total notifi cumul des notifications total notifi cumul des notifications total r parti cumul des r partitions total r parti cumul des r partitions total engag cumul des engag s total engag cumul des engag s de de chacune des commandes chacune des commandes total factur cumul des factur s des total factur cumul des factur s des commandes commandes total taxe cumul cumul des taxes total taxe cumul cumul des taxes des factures des factures total r parti somme des totaux total r parti somme des totaux r partis de ses origines r partis de ses origines regroup es total engag somme des totaux total engag somme des totaux engag s de ses origines engag s de ses origines regroup es total factur somme des totaux total factur somme des totaux factur s de ses origines factur s de ses origines regroup es total taxe cumul somme des taxes total taxe cumul somme des taxes cumul es de ses origines cumul es de ses origines regroup es total engag cumul des engag s total engag cumul des engag s des lignes d tail des commandes des lignes d tail des commandes total factur cumul des factur s des total factur cumul des factur s des lignes facture lignes facture total cr dits re us cumul des total cr dits re us cum
298. ersion 2 3 Page 353 Recette Facturation client GESLAB M R f rences FACL 1500 R f rences Exp diteur LABORATOIRE 31000 TOULOUSE LABORATOIRE 31000 TOULOUSE gt 2 Les informations affich es sont les r f rences exp diteur et comptables par d faut Vous pouvez en changer s il en existe d autres en cliquant sur le bouton lt Autre r f rence gt 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir sur la fen tre principale 4 Cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre suivante s affiche M Infos d une facture client FACL 1400 Remarques commentaires NS attendu Saisie le Impression le 5 Saisissez ventuellement des commentaires Remarque le syst me affiche s il existe le num ro d attendu li cette facture client Pour une facture client au statut En attente ou R gl e vous pouvez supprimer cette r f rence un attendu Si la facture est au statut En attente elle repasse au statut Dit e 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir sur la fen tre principale Page 354 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client D Valider la saisie de la facture 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la facture client Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la facture n est pas enregistr e dans la base A la validation le syst me e Attribue automati
299. ervice fait se r f re une ligne d tail de la commande 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre Service fait pour revenir la fen tre Commande 32132 ADM09 carnet entretien pr vehicule 473 025 32133 ADM09 2 00 Roller Green Ball 3 336 272 1 05 2 10 19 60 32134 ADM09 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 40 7 39 29 56 19 60 32135 ADMO9 1 00 SEMAINIER DE POCHE TEMPOREL 2 92 2 92 19 60 L com N bon R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut 5 Z 5emammieR DE ro amorce ae r 32132 1054672635 carnet entretien pr vehicule 5080 473 025 5 00 08 06 09 2009 NON z a 32133 1054672635 Roller Green Ball 3 336 272 2 00 08 06 09 2009 NON T 32134 1054672635 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 4060 4 00 08 06 09 2009 NON T 32135 1054672635 SEMAINIER DE POCHE TEMPOREL C A 16 1 00 08 06 09 2009 NON r Quantit Ez amp T v x E Ajouter Modifier D truire OK Annuler Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 223 Les commandes GESLAB Suivre les factures associ es une commande gt Cette fonction vous permet de consulter les factures associ es une commande By Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 N ST i n zs mu al N March Libell Ardi E N Rem Comp t Acronyme Nature BE N Mission
300. es pr visionnelles 1 Calcul du r alis sur commande pr visionnelle Montant factur sur exercice 2 Calcul du r alis sur commande standard Quantit livr e sur exercice x PU command Quantit factur e sur exercice x Prix Unit factur sur exercice Prix Unit command Mt d chargement ult rieur Mt chargement ult rieur Co ts Indirects d Acqauisition CIA avoirs ou compl ments de facture dont les quantit s sont non cumulables 3 Calcul du r alis sur commande autre Montant factur sur exercice Manuel d utilisation version 2 3 Page 233 Les commandes GESLAB Etablir une commande partir d une demande d achat Vous pouvez tablir une commande partir d une demande d achat ayant le statut En attente Ceci revient confirmer une demande de mat riels ou de services et effectuer l imputation de la d pense sur une origine de cr dit et la transformer en commande Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut au Stat Code Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T Taxe Lignes Total command H T Taxe Infos Adresse livraison z 4 F F5 E Ajouter Pr c dent Suiv
301. es entit s d pensi res l entit d pensi re mettrice de votre ventilation Si l entit d pensi re n appara t pas sur votre cran reportez vous au chapitre Retrouver une entit d pensi re du manuel Param trage et Utilitaires 2 Cliquez sur le bouton lt Ventiler pour faire appara tre la fen tre Ventilations mises par l entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 133 Les ventilations de cr dit GESLAB Ventilations mises par l entit d pensi re ENTI 3200 Date Entit r ceptrice Montant Libell ME gt Yentilations Total ventil 0 00 Reste ventiler 0 00 amp E Imprimer Fermer Vous voyez appara tre la liste des mouvements de ventilation mis par l entit mettrice que vous avez s lectionn e Vous pouvez trier cette liste sur les informations suivantes N de la ventilation Date de la ventilation Code et libell de l entit r ceptrice Montant du cr dit ventil Libell de la ventilation 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale des entit s d pensi res A Pour retrouver une ventilation re ue par une entit 1 S lectionnez dans la liste des entit s d pensi res l entit d pensi re r ceptrice de votre ventilation Si l entit d pensi re n appara t pas sur votre cran reportez vous au chapitre Retrouver une entit d pensi re du manuel Param trage et Utilitaires 2 Cli
302. es pour faire appara tre la fen tre suivante M Factures non r gl es par organisme et par origine FCL 1 Libell Niveau fin Code org Origines de cr dit 0 Laboratoire de Chimie C N R 5 Ressources Propres Subvention d tat x Annuler je TEER Pour diter la liste des factures clients non r gl es 1 S lectionnez l origine de cr dit qui vous int resse s lection multiple possible 2 Cliquez sur le bouton lt lmprimer gt Vous obtenez l tat FCL_1 Manuel d utilisation version 2 3 Page 365 Recette Facturation client GESLAB Page 366 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client V rifier la coh rence des donn es facturation client GESLAB vous permet de lancer un traitement de contr le qui v rifie la coh rence interne des donn es stock es dans la base de donn es Facturation client Suite un incident sur votre poste de travail ou sur le serveur de r seau local coupure d lectricit manipulation accidentelle du bouton marche arr t etc des anomalies peuvent en effet se pr senter Des incoh rences peuvent ainsi appara tre au sein des donn es si par exemple GESLAB tait en train de mettre jour des montants cumul s ou des liens physiques au moment de l interruption du traitement L utilitaire de v rification de coh rence du module Facturation client vous permet donc dans un premier temps de d tecter les anomalies pr sentes
303. essoires d un mat riel inventori Supprimer un mat riel inventori Supprimer un accessoire associ un mat riel Suivre l inventaire Purger l inventaire Pour plus de renseignements sur Voir La saisie des factures Les factures La saisie des commandes Les commandes Manuel d utilisation version 2 3 Page 447 Gestion de l inventaire GESLAB Enregistrer un mat riel inventorier Cette fonction vous permet d enregistrer un mat riel immobilisations dans l inventaire de votre laboratoire B Choisissez l option Mise jour inventaire du menu Inventaire Lors du premier lancement la fen tre suivante appara t Initialisation inventaire INVE 3900 Premier num ro d quipement 1 x Annuler Saisissez le n d enregistrement partir duquel vos mat riels seront inventori s par d faut les n d inventaire commencent 1 et sont incr ment s puis cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre suivante appara t M inventaire INVE 1000 Facture N XL4B Ex Fournisseur N facture fournisseur Organisme Origine Equipement Ne D signation Marque Type N s rie Prix Pays Exercice NS org Souche Entr e Claffect Sortie ClEqg supprim Statut Accessoires Etat v Local l EDP cq EDP D posit EDP Resp Emprunteur Infos Inventaire sur la commande 4 b d X amp E Pr c dent Suivant Trouver OK 5 5 Imprimer Fermer Pa
304. estion 1 saisissez la premi re partie de code de gestion Cette donn e n est pas significative pour l origine de cr dit correspondant au laboratoire niveau 1 Ce champ est obligatoire Dans le champ Code gestion 2 saisissez la seconde partie du code de gestion Pour l origine de cr dit correspondant au laboratoire ce code peut tre fictif Dans le champ Nature de cr dit s lectionnez une valeur si elle existe dans la liste d roulante Dans le champ D but saisissez ventuellement la date partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes Dans le champ Fin saisissez ventuellement la date apr s laquelle l utilisateur ne peut plus passer de commandes 10 Cochez la case Autorisation de d passement si vous voulez autoriser un d passement sur cette origine de cr dit 11 Dans le champ Seuil saisissez le pourcentage du seuil d alerte 12 Pour valider la cr ation de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment la saisie de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Annuler gt Re cu Pour ajouter une nouvelle origine de cr dit 1 2 Placez vous sur la fen tre principale Origine de cr dit Dans la liste des origines s lectionnez l origine de cr dit de regroupement sous laquelle vous voulez ajouter la nouvelle origine Remarque si l origine de cr dit de regroupement a d j
305. etransmettre que les missions ayant un statut KO 3 Cliquez sur le bouton lt Marquer gt pour retransmettre la mission s lectionn e le message de confirmation suivant appara t Page 544 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Retransmission vers SIMBAD 6101 Confirmez vous l envoi de la mission 97 vers SIMBAD A 4 Si vous r pondez lt Oui gt la mission est retransmise vers SIMBAD 5 Si vous r pondez lt Non gt la mission n est pas retransmise 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Manuel d utilisation version 2 3 Page 545 Retransmission vers SIMBAD GESLAB Page 546 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Module de comparaison GESLAB BFC Module de comparaison GESLAB BFC Le module de comparaison GESLAB BFC a pour objectif de rep rer rapidement les diff rences et identifier les v ritables discordances qui peuvent tre corrig es soit dans GESLAB soit dans BFC Ce module base sa comparaison sur les ECCU g n r s mensuellement par BFC et les donn es de la base GESLAB fig es la m me date que les donn es BFC Les fichiers ECCU utilis s pour la comparaison sont ECCU CA DRXX_CodeDivision csv pour la comparaison des commandes d achat et ECCU MIS DRXX_CodeDivision csv pour la comparaison des commandes de mission Les donn es de GESLAB comparer aux ECCU sont fig es automatiquement lorsque de nouveaux fichiers ECCU sont disponi
306. ez l option Mati re dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale M Mati res MATI 3000 T te de chapitre Provenance Niveau Code Libell ES Ed Mati re FRET Cliquer ici pour ajout t te de chapitre J Mati res premi res 2 Informatique 3 Equipements scientifiques et composants As Infrastructure et assimil s 5 Communication 6 Services 7 mati res amp E Imprimer Fermer __ Pour ajouter une t te de chapitre 1 S lectionnez la ligne Cliquez ici pour ajout t te de chapitre 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le code mati re de la t te de chapitre GESLAB Le code 7 comprend un caract re Attention choisissez bien ce code car il n est pas modifiable ult rieurement 4 Utilisez la zone Libell pour pr ciser quel type de d pense est Reprographie r pertori sous ce code 5 Pour valider la saisie cliquez sur le bouton lt OK gt La nouvelle t te de chapitre appara t dans la liste Elle est de niveau 0 Vous pouvez annuler la saisie tout moment en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 79 Les mati res GESLAB Modifier une t te de chapitre gt Cette fonction vous permet de modifier les libell s des t tes de chapitre 8 En mode Gestion courante choisissez l option Mati re dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale M Mati res M
307. ez la en commande Reportez vous au chapitre Etablir une commande partir d une demande d achat 2 Incorporez les lignes des autres demandes regrouper dans la commande nouvellement cr e Reportez vous au chapitre Saisir une commande group e partir de plusieurs demandes d achat partir de l tape 3 Si la commande destin e regrouper les demandes d achat existe et poss de le statut Enregistr e il faut alors 1 S lectionnez la commande Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Incorporez les lignes des demandes regrouper dans la commande Reportez vous au chapitre Saisir une commande group e partir de plusieurs demandes d achat partir de l tape 3 Page 178 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat R partir une demande d achat sur plusieurs commandes Cette fonction permet de r partir les lignes d tail d une demande d achat sur plusieurs gt commandes Cette fonction peut vous tre utile lorsqu il est impossible de transformer la demande d achat en une seule commande Ce peut tre le cas quand par exemple les disponibles sur les origines de cr dit ne sont pas suffisants pour supporter la commande Il se peut galement que la demande d achat contienne des articles devant tre r partis sur deux commandes de natures diff rentes par ex Immobilisation et Fonctionnement B Choisissez l option Demande d a
308. ez s lectionner plusieurs services faits simultan ment 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Remarque vous pouvez imprimer la liste des services faits rejet s par la d l gation en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Remarque e Un service fait rejet par la d l gation puis int gr dans GESLAB passe au statut Enregistr Tant qu il n est pas modifi ce service fait n est pas extrait et il appara t dans la Liste des Services faits rejet s par la d l gation et traiter qui est dit e apr s chaque extraction Pour d truire les services faits rejet s par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Services faits rejet s par la D R vous pouvez faire une s lection des services faits rejet s selon les crit res suivants e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn tous les services faits rejet s par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seuls les services faits rejet s par la d l gation et ayant t cr s par ce contact s affichent 2 D autre part vous pouvez trier la liste des services faits rejet s par la d l gation selon les crit res suivants Num ro de commande Num ro de ligne d tail commande Num ro de bon de livraison fournisseur Quantit livr e Date du service fait Manuel d utilisation version 2 3 Page 539 Int gration
309. ez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la demande Valider les modifications 1 Pour valider la modification de la demande cliquez sur le bouton lt OK gt Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt toutes les modifications seront perdues Mises jour automatiques de la base e Dans le cas d une modification du montant de la demande due une modification sur les lignes d tail le total demand de l entit d pensi re concern e par la d pense est modifi en cons quence e En cas de modification de l entit d pensi re le montant de la demande est transf r du total demand de l ancienne entit sur le total demand de la nouvelle Manuel d utilisation version 2 3 Page 173 Les demandes d achat GESLAB Contr les la validation Dans le cas d une modification du montant de la demande ou d un changement d entit d pensi re le nouveau total engag de l entit d pensi re doit rester inf rieur ou gal au cumul des cr dits hors taxe de l entit Si ce n est pas le cas deux possibilit s e L entit d pensi re a une autorisation de d passement de cr dit un message indicatif signale le d passement et la modification s effectue e L entit d pensi re na pas d autorisation de d passement de cr dit un message signale l impossibilit et la modification est annul e En cas de changement de l origine de cr dit le disponible de la
310. ez vous d avoir bien recu les mouvements de la D l gation Lorsque la d l gation vous transmet des donn es de gestion vous concernant GESLAB r cup re ces donn es et les place dans un fichier d attente Au terme de cette r cup ration une comparaison automatique est effectu e afin de d terminer quelles sont les donn es qui diff rent Sept tats sont alors dit s e L tat des diff rences sur les commandes L tat des diff rences sur les factures L tat des commandes int grer en cr ation L tat des commandes int grer en suppression L tat des factures int grer en cr ation L tat des factures int grer en suppression L tat des notifications Au cas o un probl me s est produit l impression de ces tats ou si vous avez r pondu NON la question Impression des bordereaux de transferts vous avez la possibilit de lancer manuellement cette comparaison afin d diter ou de r diter ces deux tats Il est noter que ne figurent pas sur ces tats les mouvements de factures ayant donn lieu une int gration automatique lors du retour Cette tape de comparaison n a aucun int r t lors de l op ration de Retour depuis la d l gation sauf si vous n avez pas pu obtenir les tats cit s plus haut ou si vous ne d sirez pas y voir figurer les factures int gr es automatiquement En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Diff
311. facture Statut de la facture 6 S lectionnez la ligne correspondant la facture que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne la fen tre Facture s ouvre avec les donn es de la facture s lectionn e Remarque vous pouvez quitter la fen tre S lection d une facture sans s lectionner de facture pr cise en cliquant sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre de s lection 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent de balayer les autres factures contenues dans la liste de recherche Les donn es des factures s affichent successivement dans la fen tre Facture Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des factures dans l ordre des num ros de facture Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Quelques compl ments d information e Pour obtenir toutes les factures saisies durant une p riode donn e il suffit de renseigner Date fact avec les bornes de la p riode Page 278 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Modifier une facture gt Cette fonction vous permet de modifier une facture pr sente dans la base Les modifications possibles sont fonctions de l tat de la facture Enregistr e Transmise Hors labo Retourn e
312. fier et cliquez sur le bouton lt Modifier gt 4 Pour modifier une information placez le curseur dans la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les informations suivantes sont modifiables D signation de l accessoire Marque Type N de s rie Page 466 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Prix Pays N d inventaire organisme Souche Date d entr e Code Affect Remarque dans tous les cas les informations suivantes ne sont pas modifiables N de facture GESLAB Exercice Fournisseur N de facture fournisseur Organisme de gestion Origine 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs Manuel d utilisation version 2 3 Page 467 Gestion de l inventaire GESLAB Supprimer un mat riel inventori Cette fonction vous permet de supprimer un mat riel inventori dans GESLAB C est une suppression physique B Choisissez l option Mise jour Inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M inventaire INVE 1000 Facture N XLAB EX Fournisseur N facture fournisseur Organisme Origine Equipement N D signation Marque N s rie Prix R Pays Exercice Souche Entr e Affect Sortie Eq supprim Statut Type N org Etat E Local EDP cq E
313. fonction permet galement de consulter le d tail des cr dits re us par l entit Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 0 v Code entit Seuil Cl Autorisation de d passement z z Entit d pensi re GROUPE Cr e lors du passage en mode multi LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire BIBLIO Biblioth que CHBI CHBI CHME Administration GT Gestion technique HS Hygi ne et s curit IB Infrastructure batiment CHMO iv Labo Disp 5 Cde 5348 26 LABO 5348 26 LABO 2000 00 LABO 2062 09 LABO 500 00 LABO 500 00 LABO 0 00 LABO 0 00 LABO 786 17 ND D ON D Changer de code sd 9Jentit s T g fi x amp E Modifier D truire Ins rer Trouver Annu Imprimer Fermer Pour consulter le budget consolid d une entit d pensi re 1 A partir de la fen tre principale s lectionnez l entit consulter Si l entit d pensi re n appara t pas dans la liste reportez vous au chapitre Retrouver une entit d pensi re 2 Cliquez sur le bouton lt Budget gt La fen tre Budget de l entit d pensi re appara t par dessus la fen tre principale Entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 51 Les entit s d pensi res GESLAB Budget de l entit d pensi re niveau fi
314. ge Remarque lors de la v rification de la coh rence de la base le message suivant peut appara tre 1127 Le traitement a d tect une anomalie n cessitant une intervention par la DSI sur votre base O Veuillez pr venir l administrateur Dans ce cas l la base doit tre envoy e la DSI pour correction En cas de probl me Si la v rification de coh rence est interrompue accidentellement pendant la phase de correction automatique il est possible que de nouvelles incoh rences apparaissent Pour rem dier ce probl me il suffit de relancer une nouvelle v rification de coh rence sur la base GESLAB Page 88 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Manuel d utilisation version 2 3 Page 89 Exporter les donn es GESLAB Exporter les donn es GESLAB permet d exporter destination d autres logiciels les informations stock es dans GESLAB Deux types d export sont possibles 1 L export des donn es vers un fichier texte Cette op ration n est pas activ e Le message suivant emp che son utilisation 8601 Fonction non prise en compte Y 2 L export interactif destination d une feuille de calcul EXCEL Cet utilitaire permet d envoyer instantan ment vers une feuille de calcul Excel toute liste affich e dans une fen tre GESLAB Cette fonction permet par exemple d exporter vers Excel les listes r sultantes des fen tres de s lection Points abord
315. ge 448 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Pour enregistrer un mat riel inventorier L enregistrement d un mat riel se fait en quatre tapes Saisir les informations principales Saisir les informations compl mentaires Valider la saisie du mat riel e e e e Enregistrer ventuellement les accessoires associ s au mat riel que l on enregistre A Saisir les informations principales 1 A partir de la fen tre principale Inventaire cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans la zone Facture indiquez ventuellement dans le champ N 2 GESLAB le num ro de facture GESLAB correspondant l achat de ce mat riel Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt GESLAB renseigne imm diatement les champs relatifs la facture fournisseur n de facture fournisseur organisme et origine Remarque r ciproquement la saisie du fournisseur et du num ro de facture fournisseur permet de r cup rer le num ro de facture GESLAB si elle existe et est unique 3 Dans le champ D signation tapez lt Tabulation gt pour obtenir la liste des lignes facture S lectionnez le mat riel inventori Automatiquement la r cup ration de cette ligne facture initialise les informations e D signation ordinateur portable e Prix 1794 00 e Entit d pensi re acqu reur CHBI e Entit d pensi re responsable CHBI 4 Le champ Exercice gt
316. ger gt s lection multiple possible 4 R pondez lt Oui gt au message de confirmation qui s affiche le mat riel est alors supprim de la base Page 470 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Edition des tats dans GESLAB Edition des tats dans GESLAB GESLAB permet d diter des tats de synth se et d historique de la gestion du laboratoire Les tats pr d finis Il existe cinq cat gories d tats pr d finis dans GESLAB Les tats relatifs aux origines de cr dit Les tats relatifs aux entit s Les tats relatifs aux missions Les tats divers Formulaires Ces tats sont livr s avec GESLAB et peuvent tre lanc s partir du menu de l application Remarque Le module de comparaison GESLAB BFC est disponible dans les tats divers L tat de synth se non imprimable Au lancement de GESLAB un cran de synth se s affiche r capitulant les mouvements en attente Points abord s dans ce chapitre Adm Editer les tats pr d finis Visualiser l tat non imprimable Manuel d utilisation version 2 3 Page 471 Edition des tats dans GESLAB GESLAB Editer les tats pr d finis gt GESLAB vous permet d diter diff rents tats pr d finis de votre laboratoire Les diff rents tats origines sont Synth se des origines SOR_1 SOR_2 SOR_3 Bilan des origines de niveau fin ORI 1 Bilan des origines de regroupement ORI 2 Bilan de
317. gn es Manuel d utilisation version 2 3 Page 175 Les demandes d achat GESLAB e Les dates de saisie et date de lancement prennent la date du jour e La provenance est GESLAB e Les autres donn es sont celles de la demande dupliqu e hormis les donn es propres l utilisateur code utilisateur et b n ficiaire les lignes sont report es e Le code origine n est pas repris fen tre Infos Remarque apr s duplication la demande d achat et ses lignes ont le statut En Attente Page 176 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Supprimer une demande d achat Cette fonction vous permet de retirer d finitivement de la base une demande d achat condition qu elle ait le statut En attente 8 r Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut s AE Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe 4 b gh E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Infos Adresse livraison Pour supprimer une demande d achat 1 S lectionnez la demande d achat supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 A partir de la fen tre
318. gne com Entit Qt D signation P U H T Total H T TVA Total T R C Lignes Lignes d j factur es Factur H T Total T V 4 Factur T R C Factur T T C 4 D A E Ajouter Pr c dent Suivant Trouver Fermer m Pour saisir une facture simple La saisie d une facture s effectue en trois tapes e Saisir les donn es principales e Saisir les lignes d tail e Valider la saisie Page 264 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures A Saisir les donn es principales 1 A partir de la fen tre principale Facture cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Attention Vous ne pouvez pas saisir de facture pour une commande pr visionnelle non transmise BFC Si le num ro pour l organisme n commande BFC de la commande n est pas renseign le message bloquant suivant appara tra 2501 N cde pour l organisme non renseign la saisie d une facture n est pas possible tant que la commande n est pas int gr e O dans BFC 2 Dans le premier champ saisissez la date de facturation du fournisseur Ce champ est obligatoire 30 06 07 Elle peut tre ant rieure celle de la commande Elle doit tre comprise entre la date de d but et la date de fin de validit de l origine de cr dit si la date de facture fournisseur est strictement inf rieure la date de d but de validit de l origine de cr dit un message appara t 2472 Vou
319. gne n gatif et dispara t de la liste des lignes d tail la validation de la commande Pour terminer la saisie des lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande Pour visualiser les lignes d tail d taill es ou group es 1 Depuis la fen tre Commande s lectionnez la commande dont vous voulez avoir une vision synth tique Page 190 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes M Commande COMM 3000 N 22674 Souche Date SE Ex 2013 anme Livraison 04 10 13 Contact BILLOUX Philippe 04 77 91 57 21 Libell Compl te 19 RUE LEVACHER CINTRAT PARC D ACTIVITE FONTAINE DE JOUV Origine ANR SA AANR ANR NANOFLAM SALAIRE R STOIAN 91460 MARCOUSSIS Acronyme ACR non CNRS1 France Nature Fonctionnement N Mission identifiant 39077038600030 ClPr visionnelle Solde N 2452 March Fournisseur N Rem Comp t lD rog scient 52216 1 CMC 1 1000991 52217 1 CMC 1 1000991 52218 1 CMC 1 1500789 N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Total H T TVA Total T R C D taill es O Group es impression obligatoire du bon de commande Total H T Total T V A Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur P EE Trouver OK Annuler impri
320. gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB 2 S lectionnez la notification que vous souhaitez int grer dans GESLAB en cliquant sur la ligne identifiant la notification concern e 3 Cliquez sur le bouton lt Int grer gt 4 La fen tre d int gration de la notification appara t Saisissez obligatoirement l origine de cr dit sur laquelle vous souhaitez affecter la notification en provenance de la d l gation M Ajouter notification NOTI 3000 N notification Date notification Exercice uteur 22 10 07 2007 KL4B Xlab Origine cr dit N d attendu SE Subvention d tat Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle LABO CNRS NS not tutelle 0000000100 Type de cr dit Notificateur v Montant 10000 00 Libell Notification vV x OK nnuler 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider l int gration de la notification de cr dit 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre de la liste des notifications de cr dit la notification que vous venez d int grer a disparu de la liste 7 R p tez les op rations 1 6 pour int grer une nouvelle notification Remarque il est possible d int grer une notification portant sur un exercice diff rent de l exercice courant Page 530 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Traiter les commandes rejet es par la d l ga
321. h 1 A partir de la fen tre principale March cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d un march Manuel d utilisation version 2 3 Page 421 Les march s GESLAB M S lection d un march MARC 3100 Crit res N march Identifiant Code organisme Titulaire du march gt Type march Fin du march Tous OLocal ONational Etranger Organ March Titulaire Identifiant Date D but Fin Typ 0 March s x amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit re s connu s du march trouver e N march le num ro du march e Identifiant l identifiant du fournisseur avec lequel il y a un march e Code organisme le code GESLAB de l organisme qui g re le CNRS march aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt e Titulaire du march la raison sociale du titulaire du march aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt e D but du march la date laquelle d bute le march 01 11 06 e Fin du march la date laquelle le march se termine e Type du march le type du march Local National ou Local Etranger Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir le s march s correspondant au x crit re s de recherche que vous avez saisi s Il est
322. hamps contenant le nom de la colonne sur lesquelles vous souhaitez que le tri porte c est une cl de tri Un num ro rouge appara t c t du nom de la colonne Si vous voulez d s lectionner une cl de tri cliquez nouveau sur le nom de la colonne le num ro rouge dispara t la liste ne sera pas tri e sur cette colonne Vous pouvez positionner plusieurs cl s de tri en cliquant sur plusieurs noms de colonne L ordre de tri sera d fini par le num ro rouge la colonne portant le num ro 1 sera le tri principal la num ro 2 sera le tri secondaire et ainsi de suite 3 Une fois vos cl s de tri positionn es cliquez sur le bouton lt T gt plac droite des noms des colonnes pour lancer le tri Remarque le tri est toujours un tri croissant alphanum rique Exemple Rechercher une commande S lection commande Crit res Date 07 03 12 Auteur Entit d pensi re COM N Mission N cde de l org Lee Etat Toutes Transmise R gularisation Pr visionnelle Toutes Non Sold e Sold e Enregistr e Compl te A retransmettre F Hors labo Souche Fournisseur Date Mont H T Mont T R C Solde Exercice z 5 3180 BARTHE YANNICK 10 03 12 570 10 570 10 NON 2012 REC2 MI T NON 3232 ABACARIS 07 03 12 1 00 1 00 NON 2012 ADAMOS EQ T NON 3233 ABACARIS 07 03 12 1 00 1 00 NON 2012 ADAMOS EQ T NON 3234 ABACARIS 07 03 1
323. hez la case Commandes de mission absentes de GESLAB l tat affichera les commandes de mission absentes de GESLAB et pr sentes dans BFC 3 Si vous cochez la case Commandes de mission absentes de BFC l tat affichera les commandes de mission absentes de BFC et pr sentes dans GESLAB Remarque si vous cochez les deux cases cit es pr c demment l tat affichera les commandes de mission absentes de GESLAB suivies des commandes de mission absentes de BFC O OO On On OO Un OO Un A in B N Manuel d utilisation version 2 3 Module de comparaison GESLAB BFC GESLAB 4 Si vous cochez la case Ecart sur Engag l tat affichera les commandes de mission ayant un cart sur le montant engag 5 Si vous cochez la case Ecart sur Factur l tat affichera les commandes de mission ayant un cart sur le montant factur Remarque si vous cochez les deux cases pr c demment cit es l tat affichera l union des deux r sultats cit s ci dessus 6 Dans le champ Origines de cr dit vous avez la possibilit de s lectionner une ou plusieurs origines de cr dit Dans ce cas l la comparaison ne portera que sur les commandes de mission li es cette ou ces origine s de cr dit Remarque si aucune origine de cr dit n est s lectionn e la comparaison portera sur toutes les origines de cr dit de l organisme s lectionn 7 Si vous cochez la case Tri par Nature de d
324. i n est pas r versible Manuel d utilisation version 2 3 Page 283 Les factures GESLAB Pour annuler une facture Transmise ou Hors labo S lectionnez la facture annuler Reportez vous au chapitre Retrouver une facture A partir de la fen tre principale Facture cliquez sur le bouton lt Modifier gt Cliquez sur le bouton lt Lignes gt Pour chacune des lignes mettez la quantit le prix unitaire et la TVA 0 puis cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale des factures Sur la fen tre principale mettez le montant factur hors taxe et le total TVA de la facture 0 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider Mises jour automatiques de la base facture annul e ainsi que ceux des ascendants de l origine de cr dit Le cumul factur de l origine de cr dit de la commande est diminu du montant T R C de la e Les cumuis factur s des entit s d pensi res de la commande sont diminu s des montants T R C des lignes d tail de la facture annul e ainsi que ceux des ascendants des entit s d pensi res Page 284 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Suivre une facture gt Vous pouvez suivre l volution de toute facture enregistr e dans GESLAB Br Choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des facture
325. ible Un message Vous ne pouvez pas remettre cette ligne commande la commande doit avoir au moins une ligne d tail avec une quantit apparaitra R p tez les actions 5 et 6 pour incorporer les autres demandes d achat Cliquez sur le bouton lt OK gt quand toutes les lignes des demandes regrouper sont r cup r es dans la commande Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Lignes d tail Commande Vous pouvez apporter des modifications aux lignes de demandes r cup r es Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Ces modifications seront r percut es dans la demande d achat Vous pouvez galement ajouter des lignes suppl mentaires la commande Remarque le caract re d achat est initialis par d faut R gulier pour chacune des lignes d tail Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la commande partir de plusieurs demandes d achat Mises jour automatiques de la base Contr les la validation Quelques compl ments d informations Le cumul engag de l origine de cr dit concern e par la d pense est augment du montant total HT de la commande Pour chaque entit de la commande le total engag est augment de la somme des montants totaux HT de chaque ligne d tail se r f rant l entit donn e Les cumuls engag s des ascendants de chaque entit
326. ications de cr dit dans GESLAB Cette fonction vous permet d int grer dans GESLAB les notifications de cr dit qui vous ont t transmises par la d l gation Int grer dans GESLAB une notification revient rattacher une origine de cr dit GESLAB cette notification et l enregistrer Pour les bases multi laboratoires seules les notifications du laboratoire courant sont affich es dans la fen tre Liste de notifications int grer amp En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Notifications pour faire appara tre la liste des notifications int grer dans GESLAB Cette liste affiche les d tails des notifications int grer __ Liste des notifications int grer NOTI 4000 Ex N notif tut Org Code Gestion Libell Date notif Montant J 00000000100 CNRS Notification report BFC 2010 2011 03 01 11 10000 00 4 1 Notifications amp Imprimer Z D truire Int grer Iia Fermer La destruction d une notification issue de BFC est impossible Pour int grer les notifications dans GESLAB 1 A partir de la fen tre principale Liste des notifications int grer vous pouvez si vous le souhaitez trier la liste des notifications int grer selon les crit res suivants Num ro de notification Code budg taire Libell Date de notification Montant Manuel d utilisation version 2 3 Page 529 Int
327. ice Date d impression de l ordre de mission Statut de la mission Enregistr e O Imput e O Compl te O Transmise O retransmettre 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont e Adresse d envoi des documents mission e Compl ment adresse 3 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 329 Les missions GESLAB Modifier le d tail des frais de s jour de la mission M D tails s jours de la mission MISS 3300 S jours D part le 20 11 07 MD part 4dm Fam ville d part LABEGE Retour le 22 11 07 Ville principale PARIS Pays principal France Montant Ville D but H Fin H 198 22 PARIS 20 11 07 9 22 11 07 21 ville PARIS Pays France Devise FRA ou Bomo OH au on 4 March h bergement Repas 6 Nuits 2 Indemnit journali re Montant du s jour 198 22 Total 198 22 Retenue 15 25 Motif retenue Repas gratuit Montant s jours 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Lieux de s jours gt puis sur le bouton lt Modifier gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouv
328. ier la liste des produits Le tri peut tre effectu sur D signation et ou par R f article Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et Utilitaires Manuel d utilisation version 2 3 Page 411 Les produits GESLAB Retrouver un produit gt Cette fonction vous permet de retrouver un ou plusieurs produits enregistr s dans GESLAB 8 F Choisissez l option Produit dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des produits M Produit PROD 3000 Code produit Provenance Date cr ation Fournisseur Raison sociale D signation R f rence article Prix Unit HT Taux TVA v Mati re q p i gt amp E Pr c dent Suivant Trouver 0 im Fermer m Pour retrouver un produit 1 A partir de la fen tre principale Produit cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d un produit Page 412 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits M S lection d un produit PROD 3100 Crit res Raison sociale Code produit fournisseur 5 D signation Mati re incompl te Code D signation R f article P U HT TVA x Annuler 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus du produit retrouver e Code produit num ro du produit g n r automatiquement par GESLAB e D signation incompl te d signation du produit Libell descriptif m me incomplet du produit e Mati re
329. ier une ligne d tail 1 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Placez le curseur sur la zone modifier et saisissez la nouvelle valeur Toutes les zones sont modifiables 4 Pour valider la modification de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Pour supprimer une ligne d tail 1 S lectionnez la ou le s ligne s supprimer dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt La ou le s ligne s d tail sont alors signal es par un signe puis disparaissent apr s avoir cliqu sur OK gt Pour terminer la saisie des lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Facture C Valider la saisie de la facture 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la facture Manuel d utilisation version 2 3 Page 269 Les factures GESLAB Si la case Solde n est pas coch e un message vous demande si cette facture solde la commande ou non Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la facture n est pas enregistr e dans la base 2 Si la facture contient des mat riels d immobilisation vous pouvez ce stade les inventorier Cliquez sur le bouton lt inventaire gt de la fen tre principale et reportez vous au chapitre Gestion de l inventaire pour conna tre la suite des op rations Mises jour automatiques de l
330. ignation de cran couleur l accessoire Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 17 5 Renseignez ventuellement les champs Marque Type N de s rie de laccessoire 6 Dans le champ Prix saisissez s il n est pas d j pr renseign le 200 prix hors taxe de l accessoire 7 Dans le champ Pays saisissez la provenance de l accessoire France Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 8 Dans les champs N inventaire organisme et Souche saisissez ventuellement le num ro d inventaire et la souche de l accessoire 9 Dans le champ Entr e le saisissez la date d entr e de l accessoire 04 12 07 dans votre laboratoire Remarque la case affect doit tre coch e si l accessoire est affect au CNRS et que le CNRS n en est pas propri taire 10 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie L accessoire appara t dans la liste Le num ro d enregistrement est le num ro d ordre de l accessoire permettant de l associer son mat riel principal 11 Pour saisir d autres accessoires du mat riel principal cliquez nouveau sur le bouton lt Ajouter gt et r p tez les op rations 4 10 Vous pouvez tout moment interrompre votre saisie en cliquant sur le bouton lt Annuler gt 12 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Inventaire Le ou les accessoire s q
331. ignements sur Voir Les demandes de mission Les missions Manuel d utilisation version 2 3 Page 429 Les agents GESLAB Enregistrer un agent Cette fonction permet de d finir les caract ristiques d un nouvel agent et de l enregistrer dans la base Il est possible d enregistrer un agent par l interm diaire du module fournisseur en saisissant un fournisseur de type agent Choisissez l option Agent dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale MhAagent AGEN 3000 Num ro Qualit Pr nom Nom patronymique Date naiss Nationalit E E Num ro matricule Ancien matricule agent enee T l phone Etranger 4 D a 3 E Pr c dent Suivant Trouver n Fermer Pour enregistrer un agent La saisie d un agent s effectue en quatre tapes Saisir les informations principales Saisir les informations compl mentaires Saisir les donn es sp cifiques aux missions de l agent Valider la saisie A Saisir les informations principales 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Indiquez la qualit de l agent partir de la liste d roulante Ce champ est Monsieur obligatoire 3 Saisissez le nom de l agent Ce champ est obligatoire Vigo Page 430 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents 4 Saisissez le pr nom de l agent Ce champ est obligatoire Jean 5 Pour les femmes mari es saisi
332. ion uteur Mouvement de O modification suppression O cr ation IN Fournisseur Date Montant Sold e Ex Code de gestion Nature N Tutelle 0 Commandes restant int grer 3 Si vous refusez d int grer cette commande en suppression cliquez sur le bouton lt Refuser gt La fen tre principale de la commande appara t Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton lt Refuser gt ou alors revenir sur la liste d attente en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Attention dans le cas d un refus la commande dispara t de la liste d attente et vous ne pourrez plus l int grer Toutefois cette commande refus e reste consultable dans le menu Echanges avec la d l gation Int gration Refus 4 Sinon s lectionnez une commande supprimer en cliquant sur la ligne identifiant la commande concern e 5 Cliquez sur le bouton lt int grer gt pour visualiser le d tail de la commande supprimer Manuel d utilisation version 2 3 Page 505 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB W Suppression d une commande INTC 1100 Fournisseur N com 35477 Souche ISV12LEGUM Date 27 03 12 Ex 2013 Raison sociale N 3822 March Livraison 03 04 12 Tr f Plateforme Integree Imagif i Libell Ti Fournisseur a analygas masses Senn Campus CNRS Av de la terrasse Origine ES LEGUMICS P RATET DIVERS 9
333. ion Sur commande 4617 95 Sur facture 4843 48 Notifications R pa rtitions amp Imprimer 3 A partir de la fen tre Budget de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Cr dits r serv s gt pour acc der la fen tre Liste des cr dits r serv s de l origine de cr dit Liste des cr dits r serv s de l origine de cr dit ORIG 3130 Code E Libell entit Mnt r parti Dont r serv Mnt engag Disp r serv ICHMO CHMO 100 00 100 00 213 83 0 00 CHMO CHMO 100 00 100 00 1 lignes Totaux 0 00 amp E Imprimer Fermer Cette fen tre affiche la liste des entit s d pensi res b n ficiaires de cr dits r serv s sur l origine de cr dit s lectionn e 4 S lectionnez dans la liste la ligne correspondant l entit d pensi re pour laquelle vous voulez modifier la part de cr dits r serv s 5 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 6 Modifier le montant r serv Il peut tre augment ou diminu mais doit rester inf rieur au montant r parti 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette modification Le disponible r serv pour l entit d pensi re sur l origine de cr dit est alors automatiquement mis jour Manuel d utilisation version 2 3 Page 39 Les origines de cr dit GESLAB 8 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour quitter la fen tre Liste des cr dits r serv s Remarque la modification d un montant r serv pro
334. ion Automatique STE b Orientation Manuelle Changer d application Destination impression Quitter Format d impression Ctr Q Le menu Dossier Impressions contient deux options concernant l orientation des impressions suivi de deux menus de param trage des impressions Orientation automatique Orientation manuelle Destination impression Format d impression A Orientation automatique Si vous s lectionnez l option Orientation automatique tous les tats seront imprim s selon le format d fini par d faut pour l tat portrait ou paysage B Orientation manuelle Si vous s lectionnez l option Orientation manuelle le message de v rification du format d impression s affiche lors de l dition vers l imprimante Cliquez sur le bouton lt OK gt du message la fen tre Configuration de l impression s affiche cochez l orientation sp cifi e par le message C Destination impression Si vous s lectionnez le menu Destination impression vous pourrez d finir la destination de l impression par d faut Ecran Imprimante Fichier Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre choix et sortir de l cran D Format d impression Si vous s lectionnez le menu Format impression vous acc derez la fen tre Configuration de l impression o vous pourrez d finir le format d impression par d faut Portrait Paysage Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre choix et sortir
335. ipales de la mission Saisir les informations compl mentaires de la mission Saisir le d tail des s jours de la mission Saisir le d tail des transports de la mission Saisir le d tail des autres frais de la mission Saisir les informations relatives au co financement de la mission Saisir un forfait Saisir une demande d avance Contr ler le montant total de la mission Valider la saisie de la demande de mission A Saisir les informations principales de la mission 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Page 304 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions 2 Le premier champ saisir est le Type gt de la mission S lectionnez le France avec partir de la liste d roulante Il est impossible de saisir un autre champ Frais sans avoir pr alablement renseign celui ci Remarque du type de la mission vont d pendre les contr les et les aides aux saisies ult rieures 3 Saisissez le nom de l agent partant en mission Si l agent n existe pas VIGO jean dans la base vous devez le cr er Reportez vous au chapitre Enregistrer un agent Si GESLAB accepte le nom de l agent v rifier l exactitude du n d INSEE Si l agent existe dans la base mais que vous ne connaissez pas exactement son nom vous pouvez le retrouver en cliquant sur le bouton lt Agent gt puis sur le bouton lt Trouver gt de la fen tre Agent Reportez vous au chapitre Re
336. iquez le num ro de t l phone de l agent 05 61 84 34 24 Manuel d utilisation version 2 3 Page 431 Les agents GESLAB B Saisir les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque pe Domiciliation Type de paiement bancaire postal Commentaires N identification 1 NS identification 2 NS identification 3 Code organisme Code organisme Code organisme Ww ND 1 Cliquez sur le bouton lt infos gt partir de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t 2 Indiquez le type de paiement postal ou bancaire en cochant la case correspondante 3 Saisissez les informations suivantes partir du RIB de l agent Code banque Code guichet N de compte Cl Domiciliation du compte 4 Utilisez la zone Commentaires pour apporter d ventuelles pr cisions 5 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt p N compte Cl E Code guichet pea Date cr ation Date dern MAJ Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv Provenance fournisseur 467 425 64473 H 32 Toulouse Page 432 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents C Saisir les donn es sp cifiques aux missions de l agent Donn es sp cifiques d un missionnaire AGEN 3200 Type missionnaire Fonction Gro
337. ir de plusieurs demandes d achat Reprendre une commande de l exercice ant rieur Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d un fournisseur Les fournisseurs La description de l origine de cr dit Les origines de cr dit La description des quipes du laboratoire Les entit s d pensi res La saisie d une mission Les missions L change de commandes avec l organisme de gestion Communiquer avec les org gest Page 182 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Saisir une commande simple Cette fonction vous permet de saisir directement une commande de mat riels et de services gt sans utiliser les demandes d achat 8 Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes W Commande COMM 3000 Fournisseur N Souche 5 e r Raison sociale g March Liwaison Contact Libell Fournisseur Origine N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde CO D rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem Total H T TVA Total T R C l Lignes D taill es Group es Total H T Total T V A Total T R C Factur Infos Adresses Imputations Service fait Factures Fact Ant rieur a or m gt p x Ajouter Modifier D truire Pr c dent Suivant Trouve
338. ire e Compl ment d adresse e Code postal e Ville Ce champ est obligatoire 16 Entrez le pays de localisation du laboratoire d affectation Aide disponible avec lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 17 Pr cisez ventuellement les num ros de t l phone de t l copie et de t lex de ce laboratoire 18 Si l agent b n ficie de r ductions li es un abonnement indiquez le type de la carte d abonnement parking train voiture etc 19 Indiquez le num ro de la carte d abonnement 20 Indiquez la date limite de validit de la carte d abonnement 8660 EH 31 7 Responsable Labo 10 rue du Laboratoire 31000 Toulouse France 05 61 89 88 19 SNCF 2334509 21 12 06 Page 386 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs 21 R p tez les tapes 18 20 si l agent poss de plusieurs cartes d abonnement 22 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt D Valider la saisie 1 Pour valider la saisie de l agent cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler tout moment la saisie de l agent cliquez sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 387 Les fournisseurs GESLAB Retrouver un fournisseur gt Cette fonction vous permet de retrouver un fournisseur enregistr dans GESLAB 8 Choisissez l option Fournisseur dans le menu
339. isation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Traiter les factures rejet es par la d l gation Cette fonction vous permet de traiter les factures que vous avez transmises la d l gation et qui ont t rejet es par elle Dans le cas de factures rejet es par la d l gation vous devez int grer le rejet afin de le r percuter sur la facture GESLAB correspondante Attention une facture rejet e par la d l gation n a pas t trait e par celle ci Assurez vous avant de traiter les mouvements rejet s d identifier le probl me qui s est pos et de le r gler en collaboration avec la d l gation S En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Rejet Factures pour faire appara tre la liste des factures rejet es par la d l gation Factures rejet es par la D R INTF 2000 Laboratoire LABO Laboratoire de Chimie Organisme C N R S v uteur ZLAB N Facture Fournisseur N Commande Libell rejet L JANSSEN CHIMICA 1 Disponible insuffisant au niveau de l unite o de ls d 2 VIGO JEAN T GE Disponible insuffisant au niveau de l unite o de la gt 2 Factures rejet es la D R T Z amp E D truire Int grer Imprimer Fermer m Pour int grer les factures rejet es par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Factures rejet es par la D R vous pouvez faire une s lection des fac
340. iste d roulante Rais Soc fournisseur raison sociale du fournisseur de la DIFFUSION demande Entit d pensi re entit d pensi re de la demande Valeur s lectionner dans une liste d roulante Date lancement date partir de laquelle la demande doit tre prise 10 06 07 en compte par le gestionnaire Dans le cadre du haut sp cifiez une 20 06 07 date ant rieure ou gale la date de lancement et dans le cadre du bas une date post rieure ou gale Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates Statut ce crit re permet de sp cifier l tat de la demande recherch e En attente En cours Trait e Par d faut il est positionn sur la valeur Tout qui permet de ne pas faire de s lection sur le statut Provenance ce crit re permet de sp cifier la provenance de la demande recherch e GESLAB ou Externe demande d achat saisie dans un autre syst me de saisie Manuel d utilisation version 2 3 Page 163 Les demandes d achat GESLAB 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les demandes d achat correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis M S lection demande d achat DEMA 3100 Crit res N demande uteur v Rais Soc fournisseur Entit d pensi re v Date lancement i Statut Provenance Tout OEn attente OEncours OTrait e Toutes OXLAB O Externe Ne Fournisseur Entit Lanc
341. iste des produits d un fournisseur gt Cette fonction vous permet de consulter la liste des produits d un fournisseur Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur i di Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale v Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client _ m EE E m Cl Etranger gt g E Pr c dent Suivant Trouver f i Fermer L Pour consulter la liste des produits d un fournisseur 1 A partir de la fen tre principale Fournisseur s lectionnez le fournisseur dont vous souhaitez consulter les produits Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 Cliquez sur le bouton lt Produits gt pour faire appara tre la fen tre suivante Page 410 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits Liste des produits d un fournisseur FOUR 3400 Code D signation R f rence article Date cr ation Prix Unit HT Taux TVA Rem Mati re Code D signation R f article TVA Rem Mati re l Pissette 1L 999856 2 43 19 60 10 20 1 Produits E Fermer 3 La liste des produits du fournisseur s lectionn appara t Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale du fournisseur Dans la fen tre Liste des produits d un fournisseur un bouton lt T gt permet de tr
342. it Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de parcourir la base des produits dans l ordre des num ros de produit Remarque vous pouvez quitter la fen tre S lection d un produit sans s lectionner de produit pr cis en cliquant sur le bouton lt Fermer gt Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Page 414 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les produits Modifier un produit Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un produit enregistr dans GESLAB Choisissez l option Produit dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des produits M Produit PROD 3000 Code produit Provenance Date cr ation Fournisseur Raison sociale p oO D signation R f rence article Prix Unit HT Taux TVA Rem EE Mati re me 4 gt amp E Pr c dent Suivant Trouver r Fermer Pour modifier un produit 1 S lectionnez le produit concern Reportez vous au chapitre Retrouver un produit 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier une information placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les informations suivantes sont modifiables D signation R f rence produit Prix unitaire hors taxe Taux de TVA Remise Mati re 4 Cliquez sur le bouton l
343. its r serv s gt La fen tre Liste des cr dits r serv s de l origine de cr dit appara t par dessus la fen tre Budget de l origine de cr dit Liste des cr dits r serv s de l origine de cr dit ORIG 3130 Code E Libell entit Mnt r parti Dont r serv Mnt engag Disp r serv CHMO CHMO 100 00 100 00 213 83 CHMO CHMO 100 00 100 00 A EPEE 1 lignes Totaux 0 00 1 H 4 E E L Modifier 3 OK mule Imprimer Fermer Page 26 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri et imprim e 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de l origine de cr dit Manuel d utilisation version 2 3 Page 27 Les origines de cr dit GESLAB Modifier une origine de cr dit gt Cette op ration vous permet de modifier les caract ristiques d une origine de cr dit Choisissez l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire EE o Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit v D but Ationeaton de Seuil Tx r manence Niveau Fin Cl D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom Niv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELABO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 14206 98
344. l existe Facture client N attendu 0 et statut Enregistr e Remise z ro du n attendu ou Dit e Attendu Montant notifi Z cumul des factures Montant notifi cumul des associ es factures associ es Manuel d utilisation version 2 3 Page 367 Recette Facturation client GESLAB eiejssez dans le menu Dossier l option Autres fonctions puis Facturation client Choisissez l option V rification coh rence dans le menu Outils pour faire appara tre la fen tre suivante Destination de l tat Destination Para Se T aille Page o E 8 O Imprimante Pr visualisati Disque Presse papiers Port Jg e n LY Fichier HTML Postscript S lectionnez la destination de l tat et cliquez sur le bouton lt OK gt pour confirmer m Pour v rifier la coh rence des donn es de Facturation client Attention ce traitement peut tre long car il passe toutes les donn es de la base Facturation client en revue et effectue un grand nombre de calculs Il est donc important que vous planifiiez ce traitement et que les autres utilisateurs en soient avertis car il n est pas possible d utiliser le module facturation client pour saisir des mouvements durant toute la dur e du traitement de v rification Page 368 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Apr s avoir choisi la destination de l tat la fen tre suivante appara t M V rification de la
345. l gation Organisme 0 supprim es la D l gation 0 cr es la D l gation Auteur Mouvement de O modification O suppression O cr ation Ne Fournisseur Date Montant Sold e Ex Code de gestion Nature N Tutelle 0 Commandes restant int grer M Z amp E Refuser Int grer Imprimer Fermer A Pour int grer les commandes dans GESLAB gt Int grer les commandes supprim es par la d l gation Il s agit de commandes que la d l gation a elle m me supprim e 1 A partir de la fen tre principale Int grer les commandes vous pouvez faire une s lection selon les deux crit res suivants Page 504 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les commandes supprim es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les commandes supprim es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent 2 Cliquez ensuite sur le bouton radio lt suppression gt La liste des commandes supprim es par la d l gation correspondant la s lection choisie appara t M Int grer les commandes INTC 1000 Commandes int grer Laboratoire C80710 0 Commandes dont CI AGREESS 0 modifi es la D l gation Organisme S dr3 Ile de France EST 0 supprim es la D l gation 0 cr es la D l gat
346. l commande n a pas de ligne service fait transmise ou retransmettre e Num ro UF OT si la commande est au statut Enregistr e O si la commande est au statut Compl te et si la ligne d tail commande n a pas de ligne service fait transmise ou retransmettre e _N carte achat si la commande n a pas de facture correspondante 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la commande Attention les modifications de commandes portant sur des donn es laboratoire ne font pas passer le statut du mouvement A retransmettre Remarque pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur donc non report es dans l application BFC l ajout d une ligne de d tail n est pas possible Modifier les informations compl mentaires 1 Cliquez sur le bouton lt infos gt La fen tre suivante appara t __ Infos COMM 3200 Es Enregistr e Compl te Transmise A retransmettre R gularisation Hors labo Date saisie 26 02 09 N cde de l org R alis sur ex ant rieur E R alis sur exercice Date visa Auteur Engag sur ex 517 65 Date dition Nombre d ditions Reste engager sur ex 517 65 Commentaires N eng budgetaire R f plan comptable Fin de Service fait Origine de Cr dit SELMA Moyens annuels Entit Command Engag Factur R alis Disponible Disp r serv orig TE009 517 65 517 65 0 00 0 00 517 65 0 00
347. la commande Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la commande group e Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la commande n est pas enregistr e dans la base Mises jour automatiques de la base e Le cumul engag de l origine de cr dit concern e par la d pense est augment du montant total T R C de la commande e Pour chaque entit d pensi re de la commande le total engag est augment de la somme des montants totaux T R C de chaque ligne d tail se r f rant l entit donn e Les cumuls engag s des ascendants de chaque entit d pensi re sont augment s des m mes montants Contr les la validation Contr les identiques ceux d une saisie simple Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Manuel d utilisation version 2 3 Page 227 Les commandes GESLAB Suivre l engag sur une commande GESLAB permet de suivre l volution des sommes command es engag es r alis es et factur es pour chacune des entit s d pensi res concern es par la commande B Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes M Commande COMM 3000 Na ST uas EE za mu a N March Libell ua a N Rem Comp t Acronyme Nature Oo B N
348. la date de saisie renseign e la duplication est abandonn e Manuel d utilisation version 2 3 Page 315 Les missions GESLAB Le bouton lt Dupliquer gt affiche la fen tre Mission en mode cr ation avec des informations pr renseign es l identique de la mission consult e 3 Cliquez sur le bouton lt Dupliquer gt Les donn es r cup r es de la mission s lectionn e sont les suivantes Type de mission et le code objet principal donn es non modifiables Organisme Indicateurs OM permanent OM collectif ou Stage donn es non modifiables Agent Entit d pensi re Origine de cr dit D tails des s jours les dates et heures de d but et de fin de chaque s jour sont saisir ainsi que la date de fin de la mission D tails des transports D tails des autres frais Avance et forfait mission D tails des cofinanceurs Page 316 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions Retrouver une demande de mission Cette fonction vous permet de retrouver une demande de mission enregistr e dans GESLAB et d imprimer l ordre de mission et les formulaires associ s 8 r Choisissez l option Mission dans le menu D penses La fen tre principale appara t W Mission MISS 3000 Donn es g n rales N Type v A du Organisme y au Oom collectif Stage OM permanent Objet Instance comit national Compl ment m
349. la fen tre principale cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables e Type de paiement Code banque Code guichet N compte Cl Domiciliation Commentaire Statut du fournisseur Code s organisme s N Identification 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale Valider la saisie 4 Pour valider les modifications cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler les modifications cliquez sur le bouton lt Annuler gt Page 392 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Modifier un fournisseur de type agent Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un fournisseur de type agent gt enregistr dans GESLAB Pour savoir comment modifier un fournisseur de type prestataire externe reportez vous au chapitre Modifier un fournisseur de type prestataire externe Les agents pay s par le CNRS sont saisis dans SIRHUS transmis BFC puis envoy vers la base GESLAB du laboratoire d affectation de l agent Les donn es de ces agents ne sont pas modifiables dans GESLAB la modification des informations de l agent dans SIRHUS entra ne une mise jour automatique de l agent dans la base de son laboratoire d affectation
350. lab BFC Commande d achat ECC 1000 Organisme C N R S Etat des commandes d achat absentes v Commandes d achat absentes d xlab v Commandes d achat absentes de BFC Etat des commandes d achat avec cart Ecart sur Service fait Origines de cr dit Ecart sur Factur Code C N R S Libell Code de gestion LGCA LGCA LGCA XOX Ecart sur Solde hors commandes absentes d xlab et ou BFC Tri des tats MI Tri par Nature de d pense A N R ANR CC ANR CC ANR CC ANR FJ ANR FJ ANR FJ ANR N ANR N ANR NA ANR 0V GL 0 RP JUSTI Ressources propres justifier Cr dits ANR Global ANR Cr dits ANR Cr dits ANR CC Personnel ANR ANR Cr dits de personnel ANR NA ANR NA Personnel Cr dits ANR LGCA XXXX 230951 2 1B15PU 230952 1B15PU 230951 1B15PU 2426971 1B15PU 2426971 1EB1SPU 2426973 1B1 PU 236471 2 1B15PU 236471 1B15PU 236472 1B1 PU 203401 1B1 PU En O En A S amp Imprimer R x Exporter Annuler 1 Dans le champ Organisme vous devez choisir l organisme sur lequel vous d sirez lancer la comparaison 2 Si vous cochez la case Commandes d achat absentes de GESLAB l tat affichera les commandes d achat absentes de GESLAB et pr sentes dans BFC 3 Si vous cochez la case Commandes d achat absentes de BFC l tat affichera les commandes d achat absentes de BFC et pr sentes dans GESLAB
351. lement la quantit livr e est initialis e avec la quantit restante livrer 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt la fin de votre saisie pour sortir de la fen tre principale des services faits Remarque si le bon de livraison et la date sont saisis une premi re fois ils sont repris dans les cas suivants Page 246 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits Pour saisir plusieurs lignes de service fait en une seule fois saisie multi lignes P U H T Rem 109829 1 tube polyeth inc 25m 3 8 102 35323 AIFIRA AC10 4 00 tube poly crystal RLX25m 102 126101 1 59 16 236 64 19 60 tube polyeth inc25m 1 4 1025 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut G Quantit T y x E L D truire Ok Annuler Fermer 1 S lectionnez les lignes commande pour lesquelles vous souhaitez enregistrer les services faits puis cliquez sur le bouton lt Ajouter gt RA Ajouter Modifier tube poly cristal RLX25m 102 109829 1 tube polyeth inc 25m 3 8 102 121018 1 tube poly crystal RLX25m 102 126101 1 tube polyeth inc25m 1 4 1025 121017 1 Modifier D truire Fermer PA EA R E Ajouter 2 Les donn es de la ligne d tail du service fait restent vides sauf l exercice qui prend la valeur de l exercice courant Renseignez les donn es communes l ensemble des lignes de servic
352. les caract ristiques d un mat riel inventori Attention la modification des accessoires est trait e dans le chapitre Modifier les accessoires d un mat riel inventori G r Choisissez l option Mise jour Inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M Inventaire INVE 1000 Facture NS XL B Ex Fournisseur F NS facture fournisseur Organisme Origine Equipement N D signation Marque Type N s rie Prix Pays Exercice N org Souche Entr e Claffect Sortie ClEq supprim Statut Etat ES Local EDP Acq EDP D posit EDP Resp Emprunteur 4 D Gi amp Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Pour modifier un mat riel inventori 1 S lectionnez le mat riel concern Reportez vous au chapitre Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier une information placez le curseur dans la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les informations suivantes sont modifiables e D signation du mat riel e Marque e Type e N de s rie Page 464 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Prix Pays provenance du mat riel N d inventaire organisme Souche Date d entr e Date de sortie Etat Localisation physique Entit d pensi re responsable acqu reur responsable du d p t Emprunteur Com
353. les donn es principales de la demande d achat Toutes ces donn es sont obligatoires Manuel d utilisation version 2 3 Page 155 Les demandes d achat GESLAB 1 A partir de la fen tre principale Demande d achat cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le champ A lancer le tapez la date partir de laquelle la 20 06 07 demande doit tre prise en compte Cette date est obligatoirement post rieure ou gale la date du jour 3 Dans le champ Libell tapez le texte descriptif de la demande Demande de fournitures 22 06 07 4 Dans le champ Entit d pensi re saisissez le code de l entit CHBI d pensi re qui imputer la demande Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 5 Renseignez le champ Raison sociale pour indiquer le fournisseur de DIFFUSION la demande d achat Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Lors de l aide la saisie la liste des fournisseurs appara t avec la mention D sactiv pour les fournisseurs qui ont t d sactiv s Si vous ne connaissez pas la raison sociale cliquez sur le bouton lt Fournisseur gt pour trouver le fournisseur ou en saisir un nouveau Pour ces deux op rations se reporter Retrouver un fournisseur ou Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe Attention la recherche d un fournisseur depuis une demande d achat permet d acc der seulement aux prestataires externes Le bo
354. les frais de nuit e du s jour sont engag s via une commande sur march h bergement Le nombre de nuit passe automatiquement 0 et le montant du s jour est modifi en cons quence Remarque la case cocher est active uniquement si le pays principal du s jour est France et le montant du s jour est non nul Vous pouvez modifier le nombre de nuit et le nombre de repas s jours en France ou le montant de la ligne s jour s jour l tranger seulement si le nouveau montant de la ligne s jour est nul Pour tout autre besoin exemple l agent b n ficie d un repas gratuit vous devez saisir une retenue globale Un contr le est effectu la validation de la ligne de s jour Remarque cette r gle ne s applique pas pour les ordres de mission permanents dans ce cas la modification du montant s jour reste possible pour permettre d engager une estimation totale des frais Pour valider la saisie du s jour cliquez sur le bouton lt OK gt Le s jour appara t dans la liste des s jours Pour saisir d autres s jours en France effectu s au cours de la m me mission r p tez les tapes 1 9 S il s agit du dernier s jour cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir sur la fen tre principale de la mission Attention e L indemnit journali re n est renseign e que pour un s jour l tranger e Pour les ordres de mission permanents vous ne pouvez saisir qu un seul s jour
355. ll incomplet de la notification N d attendu Date minimum de notification Date maximum de notification Montant minimum de la notification Montant maximum de la notification Remarque pour saisir une date pr cise ou un montant pr cis saisissez la m me valeur dans les champs gt gt et lt lt 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour afficher les notifications correspondant cette recherche ou sur le bouton lt Effacer crit res gt pour annuler la recherche 4 Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur tous les champs de la liste Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et Utilitaires 5 S lectionnez dans la liste la notification de cr dit que vous recherchez Manuel d utilisation version 2 3 Page 115 Les notifications GESLAB 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt GESLAB affiche la fen tre Notification de cr dit avec les caract ristiques de la notification de cr dit que vous venez de s lectionner 7 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de balayer les autres notifications de cr dit contenues dans la liste issue de votre recherche Les donn es s affichent successivement dans la fen tre Notification de cr dit Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir l ensemble des notifications de cr dit dans l ordre des num ros d
356. lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler les modifications cliquez sur le bouton lt Annuler gt Page 400 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Supprimer un fournisseur gt Cette fonction vous permet de supprimer un fournisseur dans GESLAB Si le fournisseur est d j utilis dans GESLAB demande d achat commande facture ou produit il ne sera pas supprim physiquement mais passera au statut D sactiv Il restera consultable mais ne pourra plus tre r utilis dans de nouvelles commandes Attention vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur au statut valide dont la provenance est SIRH Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre 8 E principale des fournisseurs W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale F Identifiant m Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 gt f Pr c dent Suivant Trouver Pour supprimer un fournisseur 1 S lectionnez le fournisseur que vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention si le fournisseur mest pas utilis cette suppression est irr versible Manuel d utilisation version 2 3 P
357. mande La case cocher Solde indique si la commande en cours est sold e o non La case cocher Pr visionnelle indique si une commande est de type 17 06 07 20 06 07 Madame BREA Mat riel Chimie RPCT ECOCHANGE Fonctionnement Page 184 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes pr visionnelle ou non 15 Renseignez le champ Raison sociale pour indiquer le fournisseur de la commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Si vous ne connaissez pas la raison sociale cliquez sur le bouton CHIMICA lt Fournisseur gt pour trouver le fournisseur ou en saisir un nouveau Pour ces deux op rations se reporter Retrouver un fournisseur ou Enregistrer un fournisseur de type Prestataire externe ou Enregistrer un fournisseur de type agent Remarque lors de l aide la saisie la liste des fournisseurs appara t avec la mention D sactiv pour les fournisseurs qui ont t d sactiv s Attention vous ne pouvez pas saisir une commande sur un fournisseur au statut D sactiv 16 Dans le champ March entrez le num ro du march sur lequel vous voulez passer la commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt La liste d aide affiche la liste des march s du fournisseur Cette liste pr sente le num ro l objet l organisme la date de fin et le type du march elle est tri e sur le num r
358. mande d achat Dupliquer une demande d achat Supprimer une demande d achat Regrouper plusieurs demandes d achat sur une commande R partir une demande d achat sur plusieurs commandes Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d un fournisseur Les fournisseurs La description des quipes du laboratoire Les entit s d pensi res Page 154 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Saisir une demande d achat Cette fonction vous permet de saisir une demande d achat en pr cisant les l ments commander le fournisseur auquel s adresser et l entit d pensi re concern e par la d pense Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut 7 am Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe 4 gt gh X 3 E Pr c dent Suivant Trouver i Fermer Infos Adresse livraison o Pour saisir une demande d achat La saisie d une demande d achat s effectue en quatre tapes Saisir les informations principales Saisir les lignes d tail Saisir les informations compl mentaires Valider la saisie A Saisir les informations principales Cette tape permet de renseigner
359. march s CNRS La gestion de ces march s est assur e par la d l gation pour les march s locaux et par l UPSACA pour les march s nationaux BFC est le r f rentiel pour les march s pass s sur un organisme de type CNRS c est dire que les march s sont enregistr s dans GESLAB uniquement en r cup rant le fichier informatique p riodiquement mis jour par la d l gation Il n est pas possible de cr er ou modifier des march s pass s sur un organisme de type CNRS dans GESLAB e Les march s hors CNRS Ces march s doivent tre enregistr s manuellement dans GESLAB car ils ne font pas l objet de transfert informatique Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer un march Retrouver un march Modifier un march Supprimer un march Purger des march s Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d un fournisseur Les fournisseurs Manuel d utilisation version 2 3 Page 417 Les march s GESLAB Enregistrer un march Cette fonction vous permet d enregistrer les caract ristiques d un nouveau march Elle est accessible uniquement pour des march s sur des organismes de type autre que CNRS 8 r Choisissez l option March dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des march s M March MARC 3000 Type du march Type de proc dure March global Local O National O Etranger O March proc dure adapt e Groupement d achat
360. mati res Seules les mati res non r f renc es par un produit de la base peuvent tre supprim es 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message s affiche 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention cette suppression est irr versible Manuel d utilisation version 2 3 Page 83 V rifier la coh rence des donn es GESLAB V rifier la coh rence des donn es GESLAB vous permet de lancer un traitement de contr le qui v rifie la coh rence interne des donn es stock es dans la base de donn es Suite un incident sur votre poste de travail ou sur le serveur central coupure d lectricit manipulation accidentelle du bouton marche arr t etc des anomalies peuvent en effet se pr senter Des incoh rences peuvent ainsi appara tre au sein des donn es si par exemple GESLAB tait en train de mettre jour des montants cumul s ou des liens physiques au moment de l interruption du traitement L utilitaire de v rification de coh rence de GESLAB vous permet donc dans un premier temps de d tecter les anomalies pr sentes savoir e Les cumuls erron s Par exemple les factures dont le montant est diff rent du cumul des lignes d tail Les 6 v rifications r alis es et les tats imprim s si anomalie d tect e sont e V rification des commandes FDX04 e V rification des factures FDX05 e V rification des origines de cr dit FDX06 e V rification des
361. ment d pendre du m me organisme de gestion sila commande est Transmise A retransmettre R gularisation la nouvelle origine de cr dit doit avoir les m mes codes de gestion 1 et 2 sila commande est Compl te et rejet e lorsque la nouvelle origine a des codes de gestion diff rents les services faits d j transmis sont envoy es en suppression puis en cr ation vers BFC e Acronyme si l origine est modifiable les m mes r gles que lors de la cr ation de la commande s appliquent Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple e Nature de la d pense sauf pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur e Num ro de mission Remarque le num ro de mission est modifiable quel que soit le statut de la commande e Indicateur de solde e Indicateur de commande de type pr visionnelle si la commande est Enregistr e e Fournisseur si la commande est Enregistr e e _N de march si la commande est Enregistr e ou Compl te Remarques __sila commande est Compl te et rejet e les services faits d j transmis sont envoy s en suppression puis en cr ation vers BFC sila commande a d j t imprim e le message suivant appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 211 Les commandes GESLAB 1478 Attention vous avez modifi le num ro de march d une commande d j imprim e
362. mentaire Code Affect Remarque dans tous les cas les informations suivantes ne sont pas modifiables N de facture GESLAB Fournisseur N de facture fournisseur Organisme de gestion Origine N d inventaire 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs Manuel d utilisation version 2 3 Page 465 Gestion de l inventaire GESLAB Modifier les accessoires d un mat riel inventori gt Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un accessoire Br Choisissez l option Mise jour inventaire du menu Inventaire pour obtenir la fen tre suivante M inventaire INVE 1000 Facture N XLAB Ex Fournisseur E N facture fournisseur Organisme Origine Equipement Ne D signation Marque N s rie Prix F Pays Exercice Souche Entr e Affect Sortie Eq supprim Statut Etat Local EDP Acq EDP D posit EDP Resp Emprunteur 4 D i amp Pr c dent Suivant Trouver Imprimer Pour modifier un accessoire inventori 1 S lectionnez le mat riel inventori dont d pend l accessoire modifier Reportez vous au chapitre Pour retrouver un mat riel inventori 2 Cliquez sur le bouton lt Accessoires gt Vous obtenez la fen tre Accessoires 3 S lectionnez dans la liste l accessoire modi
363. ments scientifiques et composants 4 Infrastructure et assimil s 5 Communication 6 Services 7 Reprographie 8 mati res LA Ajouter Modifier Pour saisir une mati re 1 S lectionnez la t te de chapitre dont la mati re va d pendre 2 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 3 Saisissez le code mati re GESLAB Le code comprend quatre caract res Le premier caract re doit correspondre la t te de chapitre laquelle la mati re se rattache Attention choisissez bien ce code car il n est pas modifiable ult rieurement 4 Utilisez la zone Libell pour pr ciser quel type de d penses est r pertori sous ce code 5 Pour valider la saisie cliquez sur le bouton lt OK gt La nouvelle mati re appara t dans la liste des mati res Vous pouvez annuler la saisie tout moment en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 81 Les mati res GESLAB Modifier une mati re gt Cette fonction vous permet de modifier une mati re d j pr sente dans la base 8 En mode Gestion courante choisissez l option Mati re dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre suivante TE N T te de chapitre Provenance GESLAB Niveau Libell o Ea Reprographie o Mati re an sis Cliquer ici pour ajout t te de chapitre ni Mati res premi res 2 Informatique 3 Equipements scientifiques et composants 4 Infrastructure et assimil s 5
364. mer Cliquez sur le bouton radio Group es la fen tre suivante s affiche Remarque cette visualisation n est possible que sur des commandes contenant des lignes d tail relatives des articles identiques enregistr s sur des entit s d pensi res diff rentes M Commande COMM 3000 Fermer Fournisseur N 22674 Souche Date bons Ex 2013 Raison s N 2452 March Livraison 04 10 13 Contact BILLOUX Philippe 04 77 91 57 21 DOO y O Libell Compl te 19 RUE LEVACHER CINTRAT 12 PARC D ACTIVITE FONTAINE DE JOUY origine BANRSADE ANR ANR NANOFLAM SALAIRE R STOIAN 91460 MARCOUSSIS N Rem Comp t Acronyme ACR non CNRS1 France Nature Fonctionnement N Mission Identifiant 39077038600030 A p ClPr visionnelle Solde Cin rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA LCR A 50 00 L1 1000991 12 00 600 00 600 00 20 00 L2 1500789 15 00 300 00 300 00 2 ObD taill es Group es Total H T 900 00 A s z Total T V A impression obligatoire du bon de commande Total T R C 900 00 Factur Infos Adresses L Imputations Service fait _ Factures Fact Ant rieur Y x OK Annuler 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour sortir la fen tre principale de la commande Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 191 Les comma
365. missions redistribuer 4 Pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Fermer gt H Valider la subdivision d une entit d pensi re Les r affectations que vous avez d crites lors des tapes pr c dentes sont rendues effectives lors de la validation de la subdivision Remarques e Tous les cr dits r serv s doivent avoir t redistribu s avant la validation Sinon ils seront conserv s au niveau de l entit subdivis e mais ne seront plus r serv s e Apr s la subdivision vous pouvez distribuer le reste des cr dits de l entit subdivis e en utilisant les ventilations de cr dit Reportez vous au chapitre Ventiler des cr dits 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre Subdivision d une entit d pensi re pour valider la subdivision de l entit d pensi re et l ensemble de ses r partitions Vous revenez sur la fen tre principale Entit d pensi re Page 70 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Manuel d utilisation version 2 3 Page 71 Les contacts GESLAB Les contacts Ce module permet de d finir les diff rents contacts de GESLAB dans le laboratoire Ces contacts pourront appara tre sur le bon de commande c t de la mention personnes contacter De plus pour les porteurs d une carte d achat les informations relatives la carte doivent tre renseign es au ni
366. mmande 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Cochez la case Solde pour solder la commande 4 Pour valider le solde de la commande cliquez sur le bouton lt OK gt Attention le solde d une commande de mission entra ne le solde de toutes les commandes li es la mission cette action est irr versible car il est impossible de les d solder par la suite le solde d une commande sans facture entra ne la suppression des services faits associ s Page 218 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes le solde d une commande pr visionnelle n est autoris que si toutes ses factures sont prises en charge Contr les de validation Si une commande standard sur cr dits CNRS est sold e alors que tous ses services faits livr s n ont pas t factur s le message bloquant suivant s affiche la validation 1527 Solde impossible car tous les services faits n ont pas t factur s gt Si une commande pr visionnelle sur cr dits CNRS est sold e alors que toutes ses factures n ont pas t prises en charge le message bloquant suivant s affiche la validation 1535 Solde impossible car toutes les factures ne sont pas prises en O charge Quelques compl ments d information e En cas d erreur vous pouvez d solder la commande en d cochant la case Solde e l est possible de solder une commande sans facture Manuel d utilisation version 2 3 P
367. mmande concern e Reportez vous au chapitre Retrouver une commande 2 Cliquez sur le bouton lt Service fait gt B Consulter le service fait faisant r f rence toutes les lignes commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 253 Les services faits GESLAB 31075 AC MIC 3 Pissettes 1L 999356 2 43 10 00 19 60 31076 AC MIC 3 10 00 Pissettes 2L 999858 3 00 10 00 27 00 19 60 31077 AC MIC 3 20 00 Pissettes 1L 999356 2 43 10 00 43 74 19 60 L com N bon Libell R f article Qt liv Date S fait Exer Fin liv Statut m 31077 001 Pissettes 1L 999356 7 01 11 31075 001 Pissettes 1L 999356 30 00 17 01 11 2011 NON E a 31076 001 Pissettes 2L 999858 10 00 17 01 11 2011 NON E 31077 001 Pissettes 1L 999356 20 00 17 01 11 2011 NON p Quantit E amp T K x E Ajouter Modifier D truire OK Annuler Fermer 1 Ne s lectionnez aucune ligne d tail commande dans la partie centrale toutes les lignes service fait sont affich es dans la partie inf rieure La quantit affich e en bas de la fen tre correspond la somme des quantit s livr es pour toutes les lignes d tail commande confondues 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour sortir de la fen tre principale des services faits C Consulter le service fait faisant r f rence une ligne commande P U H T Rem Total H T tube poly cristal RLX25m 102 10
368. montant de l avoir ne doit pas tre sup rieur au montant total de la facture la facture ne peut pas avoir un montant total n gatif e Le montant de l avoir doit tre inf rieur ou gal au montant de la ligne de commande auquel il se r f re Dans le cas o il est sup rieur il doit tre clat sur plusieurs lignes commandes e Les lignes de commandes r f renc es par lavoir doivent tre la ou les m met s lignes que celle s pr sente s dans la facture Exemple Ligne de commande 1 est factur e dans la facture 1 Ligne de commande 2 est factur e dans la facture 2 L avoir est pr sent dans la facture 2 il r f rence la ligne de commande 2 gt OK L avoir est pr sent dans la facture 2 il r f rence la ligne de commande 1 gt Interdit Remarque si aucune facture ne correspond ce cas de figure mais que vous attendez une nouvelle facture de ce fournisseur vous pouvez enregistrer lavoir lors de l entr e de cette nouvelle facture dans GESLAB Cas 2 aucune facture correspondant au cas 1 n est disponible et aucune nouvelle facture n est attendue pour ce fournisseur Dans ce cas l avoir ne peut tre saisi directement par le laboratoire L avoir doit tre transmis par voie papier l organisme de gestion Il appartient ensuite l organisme de r percuter cet avoir sur une des factures du fournisseur et de la retransmettre vers le laboratoire Page 288 Manuel d utilisation version 2 3 GESL
369. mprimer Fermer m Pour retrouver une entit d pensi re sur crit res de recherche Budget Yyentiler Subdiviser Changer de code D velopper zm 9entit s A partir de la fen tre principale Entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une entit d pensi re Page 48 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res M S lection d une entit d pensi re ENTI 3300 Crit res Code entit Laboratoire Niveau Nom entit Tous les niveaux O Rattachement OFin code Nom Niv Fin Laboratoire Seuil Disp s Cde entit s xX amp Annuler Imprimer 1 Saisissez un ou plusieurs crit res e Code entit e Nom entit e Niveau dans larborescence tous les niveaux rattachement fin e Laboratoire dans le cas d une gestion multi laboratoires 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt 4 Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur les champs e Code Nom Niveau Fin indicateur de niveau fin Laboratoire Seuil 5 S lectionnez dans la liste entit d pensi re que vous recherchez 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre Entit d pensi re s affiche sur l entit que vous avez s lectionn e Nr e Pour retrouver une entit d pensi re en d veloppant la hi rarchie Cette m thode peut tre utilis e lorsque vous savez dans quelle partie de l
370. n e Sila commande modifi e a d j t envoy e l organisme de gestion elle passe au statut A retransmettre ce qui permet d envoyer un mouvement correctif l organisme sauf si les modifications portent sur les donn es propres du laboratoire Manuel d utilisation version 2 3 Page 217 Les commandes GESLAB Solder une commande gt Vous pouvez solder une commande pr sente dans la base e Quand toutes les factures s y rapportant sont saisies e Pour annuler la commande tout en gardant une trace lorsqu aucune facture n est saisie Br Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des commandes W Commande COMM 3000 o m Fournisseur N Souche Raison sociale N March Origine N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T R C O D rog scient bD taill es O Group es Total H T i J Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations i f Fact Ant rieur lt gt P DC Pr c dent Suivant Trouver 1 Fermer m Pour solder une commande 1 S lectionnez la commande que vous d sirez solder Reportez vous au chapitre Retrouver une co
371. n ENTI 3100 Total attendu Cumul attendu Recettes directes Recettes cumul es Total r partitions Cumul r partitions Total ventilations Total recettes internes Cumul recettes internes Report exercice N 1 Cumul report N 1 Total cr dits re us Cumul cr dits re us D penses Total engag 5839 41 Total demand HT Total factur Total d penses internes Cumul engag 5839 41 Cumul r alis Cumul factur Disponibles Sur commandes 5839 41 Sur r alis Sur factures amp E Imprimer Fermer R partitions Ventilations Recettes TUE Cr dits r serv s 3 Vous pouvez imprimer l tat du budget de l entit d pensi re en cliquant sur le bouton lt imprimer gt 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Entit d pensi re Pour consulter les r partitions de cr dit re us par l entit d pensi re 1 A partir de la fen tre Budget de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt R partitions gt La fen tre Liste des r partitions de l entit d pensi re appara t par dessus la fen tre Budget de l entit d pensi re Liste des r partitions de l entit d pensi re ENTI 3110 N r p R s Libell Origine cr dit Date Montant 08 10 07 4400 00 1lignes Total r parti amp E Imprimer Fermer Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri 2 Cliquez sur le bo
372. n es avec la d l gation GESLAB 3 Pour suivre les r ceptions 1 Cliquez sur le bouton radio lt R ceptions gt 2 Triez la liste des r ceptions en fonction de vos crit res de recherche Laboratoire N de r ception Date de r ception Date du dernier transfert Auteur de la r ception Statut de la r ception Page 500 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB vous permet d int grer des donn es en provenance de la d l gation Int grer des donn es dans GESLAB consiste mettre jour vos fichiers avec les donn es re ues de la d l gation L int r t de cette mise jour est d assurer une bonne coh rence entre votre base et celle de la d l gation L int gration est une op ration volontaire de votre part aucune modification automatique des donn es GESLAB ne peut s effectuer sans votre accord vous appartient de valider chacun des mouvements retourn s par la d l gation avant de les inclure dans votre base Vous pouvez ventuellement refuser l int gration d un mouvement que vous jugez incorrect Il est recommand dans ce cas d engager le dialogue avec votre d l gation pour viter d introduire des incoh rences entre sa gestion et la v tre Le mouvement est n anmoins conserv en vue d une consultation ult rieure DELEGATION LABORATOIRE
373. n ficie de r duction li e un abonnement indiquez le type de la carte d abonnement parking train voiture etc Indiquez le num ro de la carte d abonnement Indiquez la date limite de validit de la carte d abonnement R p tez les tapes 18 20 si l agent poss de plusieurs cartes d abonnement Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt D Valider la saisie 1 Pour valider la saisie de l agent cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler la saisie cliquez sur le bouton lt Annuler gt Responsable Laboratoire 10 rue du Laboratoire 31000 Toulouse France 05 61 89 88 19 SNCF 2334509 21 10 06 Page 434 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents Retrouver un agent gt Cette fonction vous permet de retrouver un agent enregistr dans GESLAB Br Choisissez l option Agent dans le menu Donn es La fen tre suivante appara t MhAagent AGEN 3000 Num ro Qualit Adresse personnelle R init Matricule Pr c dent Suivant 4 D Pr nom Ao Date naiss Nationalit RS CE Num ro matricule ncien matricule agent pee T l phone m Cl Etranger E Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 435 Les agents GESLAB Pour retrouver un agent S lection d un agent AGEN 3100 Crit res Num ro INSEE
374. n tre principale suivante M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire PE Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit D but Fin Autorisation de Seuil Tx r manence Niveau Cl D passement Cl Transfert organisme 0 Code origine Nom iv Org Ges Code de gestion Disp s Cde GROUPELABO Cr e lors du passage en mod LABO CHIM 14206 98 LABO Laboratoire de Chimie LABO CHIM 14206 98 CNRS CIN Ras LABO CHIM 14206 98 RP Ressources Propres RP XX 4617 95 RECT Contrat banalis SADOXXXX 1B1CHIM 4617 95 E Subvention d tat SADOXXXX OB 1CHIM 9589 03 T v f amp E Modifier D truire Ins rer Trouver nule Imprimer Fermer Budget Changer de code D velopper Les 6 origines si a Pour supprimer une origine de cr dit 1 A partir de la fen tre principale Origine de cr dit s lectionnez l origine supprimer puis cliquez sur le bouton lt D truire gt 2 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre suppression ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler votre demande de suppression Manuel d utilisation version 2 3 Page 31 Les origines de cr dit GESLAB Ins rer une origine de cr dit Cette op ration consiste ins rer une origine de cr dit entre une origine de niveau fin et son origine de regroupement Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles origines l origine
375. n commande standard HORS C N R S montants commande avec EDP et logo CNRS commande avec EDP et standard hors CNRS A commande standard C N R 5 XLAB avec TRC EBONC_07 commande avec logo C N R S avec TRC Nb exemplaires v xX OK Annuler 3 S lectionnez dans la liste Bons de commande disponibles le type de bon de commande diter 4 Vous pouvez d cocher la case Impression montants pour ne pas voir figurer les prix sur le bon de commande 5 Cliquez sur le bouton radio lt D taill es gt si vous d sirez que les lignes d tail de la commande ne soient pas group es automatiquement l dition Dans ce cas plusieurs lignes d tail peuvent faire r f rence au m me article Pour le fournisseur il est donc en g n ral plus simple de choisir de grouper les lignes ce qui facilite la lecture de la commande Remarque la s lection des bons de commande EBONC_ 04 et EBONC_05 bons de commande avec EDP le bouton radio concernant les lignes est automatiquement positionn sur la valeur D taill es Les lignes d tail ne sont pas automatiquement group es l dition plusieurs lignes d tail peuvent faire r f rence au m me article 6 Choisissez le nombre d exemplaires d sir s 1 9 dans la rubrique nombre d exemplaire Les copies porteront la mention DUPLICATA n 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour lancer l dition du bon de commande Un message d avertissement a
376. n version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Effacement du N BFC d un fournisseur de type prestataire externe Cette fonction vous permet d effacer le num ro BFC d un fournisseur de type prestataire externe enregistr dans GESLAB Attention l effacement du num ro BFC d un fournisseur de type prestataire externe entra ne la retransmission de ce fournisseur avec sa prochaine commande B Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs W Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale F Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 D f E Pr c dent Suivant Trouver gt Fermer L Pour effacer le num ro BFC d un fournisseur de type prestataire externe 1 S lectionnez le fournisseur dont vous d sirez effacer le num ro BFC Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 A partir de la fen tre principale Fournisseur cliquez sur le bouton lt Modifier gt Le bouton lt R init N BFC gt devient actif 3 Cliquez sur le bouton lt R init N BFC gt 4 Le message de confirmation suivant appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 397 Les fournisseurs GESLAB 2842 Etes vous s r de vouloir r initialiser le N BFC de ce fournisseur 5 Cliquez sur lt Oui gt pour accep
377. ndes GESLAB Remarque la fonction de regroupement s annule automatiquement C Saisir les informations compl mentaires Les informations compl mentaires sont regroup es sur trois fen tres e Infos e Adresses e _Imputations 1 Cliquez sur le bouton lt lnfos gt La fen tre suivante appara t Page 192 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes __lInfos COMM 3200 Ea D Enregistr e Compl te Transmise A retransmettre D R gularisation Hors labo Date saisie 26 02 09 N cde de l org R alis sur ex ant rieur R alis sur exercice Date visa Auteur Engag sur ex 517 65 Date dition Nombre d ditions Reste engager sur ex 517 65 Commentaires F N eng budgetaire R f plan comptable ElFin de Service fait Origine de Cr dit SELMA Moyens annuels Factur R alis Disponible 517 65 Disp r serv orig Command Engag TE009 517 65 517 65 Totaux 517 65 517 65 0 00 0 00 517 65 0 00 2 Dans le champ Commentaires vous pouvez saisir des remarques diverses sur la commande 3 Dans les champs N eng budg taire et R f plan comptable saisissez si n cessaire le num ro d engagement budg taire de la commande et la r f rence sous laquelle il faut l enregistrer dans le plan comptable 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande 5 Cliquez sur le bouton lt Adresses g
378. ne de cr dit Remarque le report notifi correspond au reste engager de l exercice pr c dent Pour consulter les cr dits notifi s sur l origine 1 A partir de la fen tre Budget de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Notifications gt La fen tre Liste des notifications de l origine de cr dit appara t par dessus la fen tre Budget de l origine de cr dit Liste des notifications de l origine de cr dit ORIG 3110 Libell Date Montant Notification 08 11 07 1 lignes Total notifi Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri et imprim e Manuel d utilisation version 2 3 Page 25 Les origines de cr dit GESLAB m Pour consulter la liste des r partitions de cr dit depuis l origine de cr dit 1 A partir de la fen tre Budget de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt R partitions gt La fen tre Liste des r partitions de l origine de cr dit appara t par dessus la fen tre Budget de l origine de cr dit Liste des r partitions de l origine de cr dit ORIG 3120 R s Libell Montant 08710707 4400 00 08 10 07 500 00 09 10 07 100 00 3 lignes Total r parti 5000 00 Femer Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri et imprim e La P Pour consulter les cr dits r serv s 1 A partir de la fen tre Budget de l origine de cr dit cliquez sur le bouton lt Cr d
379. nes Lignes d j factur es 4 b a Pr c dent Suivant Trouver 6 Une fois sur la fen tre Facture Si vous n tes pas d accord avec la suppression de la d l gation Vous pouvez nouveau refuser cette suppression en r pondant lt Non gt au message qui vous demande confirmation de la suppression La facture reste alors dans la liste d attente Si vous tes d accord avec la suppression de la d l gation Validez la suppression de la facture en cliquant sur le bouton lt D truire gt et en r pondant lt Oui gt au message de confirmation Revenez la liste des factures int grer La ligne identifiant la facture que vous venez d int grer a disparu Le compteur des factures restant int grer est mis jour 7 R p tez les op rations 3 6 pour int grer une autre suppression de facture Factur H T Total T V 4 Factur T R C Factur T T C E Fermer Page 518 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB gt Int grer les factures cr es par la d l gation Il s agit de factures enregistr es par la d l gation et transmises au laboratoire 1 A partir de la fen tre principale Int grer les factures cliquez sur le bouton radio lt cr ation gt La liste des factures qui ont t cr es par la d l gation appara t M int grer les factures INTF 1000 Factures int grer Laborat
380. nez l tat souhait Remarque pour diter les tats de comparaison GESLAB BFC il est n cessaire que le poste de travail GESLAB puisse tre connect la machine de communication de la d l gation sur laquelle se trouvent les fichiers ECCU d pos s par BFC Vous pouvez envoyer vos tats l imprimante l cran ou dans un fichier Manuel d utilisation version 2 3 Page 473 Edition des tats dans GESLAB GESLAB Page 474 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Edition des tats dans GESLAB Visualiser l tat de synth se non imprimable GESLAB permet de visualiser d s son ouverture une fen tre avec deux onglets Le premier onglet donne une information sur les nouveaut s de la version en exploitation Le second fournit un r capitulatif des mouvements en attente ainsi que des informations sur la derni re sauvegarde automatique B Au lancement de GESLAB la fen tre R capitulatif et Nouveaut s appara t avec le contenu de l onglet GESLAB Nouveaut s pendant les 2 premi res semaines apr s l installation de la version M R capitulatif et Nouveaut s RECAP 1000 a GESLAB Nouveaut s R capitulatif GESLAB Nouveaut s Vous trouverez les actualit s de l application GESLAB sur la page d accueil du site GESLAB Accueil GESLAB E horaires de fermeture E contenu des nouvelles versions informations diverses N h sitez pas la consulter r guli rement Acc s GESLAB web V
381. nouvelle origine doit tre sup rieur au montant de la demande Page 174 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Dupliquer une demande d achat Cette fonction vous permet de dupliquer une demande d achat suivant le m me principe que la duplication d une commande 8 r Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut G am Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe Infos Adresse livraison Commandes lt gt a e F 8 E Pr c dent Suivant Trouver i Fermer Pour dupliquer une demande d achat 1 S lectionnez la demande d achat dupliquer Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 A partir de la fen tre principale de la demande cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Le message suivant appara t Voulez vous cr er une demande d achat de toute pi ce ou dupliquer la demande d achat courante Dupliquer 3 Le bouton lt Cr er gt vous permet de saisir une demande d achat sans reprendre les informations de la demande s lectionn e Le bouton lt Dupliquer gt g n re une demande d achat dont les informations suivantes sont pr rensei
382. nt Cl R partition r serv e Libell 4 gt d E Pr c dent Suivant Trouver j Fermer m Pour supprimer une r partition de cr dit 1 S lectionnez la r partition de cr dit supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une r partition de cr dit 2 A partir de la fen tre principale R partition de cr dit cliquez sur le bouton lt D truire gt R pondez lt Oui gt au message de confirmation de la suppression Attention cette suppression est irr versible Si vous confirmez cette op ration de suppression met jour tous les montants attendus sur les entit s d pensi res Page 128 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les r partitions de cr dit R server un cr dit pour une entit d pensi re gt Vous pouvez r partir un cr dit r serv sur une entit d pensi re de niveau fin Lors de la saisie du mouvement de r partition sur l entit d pensi re il suffit d indiquer que la r partition est r serv e O Reportez vous l op ration R partir un cr dit sur une entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 129 Les ventilations de cr dit GESLAB Les ventilations de cr dit Des entit s d pensi res de regroupement par exemple un d partement peuvent tre destinataires de r partitions de cr dit au m me titre que des entit s de niveau fin Ainsi le responsable d un d partement peut disposer d un budget propre qu il
383. nt consiste reprendre cette commande et les mouvements associ s la d solder si les disponibles le permettent et la passer sur l exercice courant Par contre toute r f rence aux demandes d achat est perdue Attention Cette fonction n est possible que si vous poss dez la base de l exercice pr c dent sur GESLAB B Choisissez l option Fin exercice Report commande dans le menu Traitements pour faire appara tre la fen tre principale de M Report d une commande FDEX 4000 Commande N Souche Livraison Contact Libell Origine Nature Mati re N ligne EDP Qt D signation Fr t Pr c dent report d une commande Fournisseur Raison sociale N March Solde R f article P U H T Total T R C TVA Total T R C Taxe Factur T R C Suivant Trouver Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 241 Les commandes GESLAB Li Pour reporter une commande Cette op ration vous offre la possibilit d afficher toutes les informations relatives une commande et ses lignes d tail ainsi qu aux factures associ es cette commande avant de d cider de basculer ou non cette commande sur l exercice courant 1 Retrouvez la commande que vous souhaitez reporter gr ce aux boutons lt Trouver gt lt Pr c dent gt ou lt Suivant gt 2 Cliquez selon votre besoin d information sur l un ou l autre des boutons suivants afin de visualiser le d tail de
384. nte dans la base Pour pouvoir supprimer l entit d pensi re il faut que e L entit ne poss de pas de mouvements de cr dit e L entit ne poss de pas de mouvements de d pense Remarque vous pouvez supprimer une entit d pensi re de regroupement si son niveau est sup rieur 1 et si elle n a pas re u directement de r partitions de ventilations de recettes internes Vous pouvez supprimer une entit d pensi re dont le disponible est d j z ro m me si un mouvement a d j t imput Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit o v Code entit Seuil Ol Autorisation de d passement Entit d pensi re Niv Labo Disp s Cde 5348 26 LABO 5348 26 LABO 2000 00 LABO 2062 09 LABO 500 00 LABO 500 00 LABO 0 00 LABO 0 00 LABO 786 17 o GROUPE Cr e lors du passage en mode multi LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire BIBLIO Biblioth que CHBI CHBI CHME Administration GT Gestion technique HS Hygi ne et s curit IB Infrastructure batiment CHMO CHMO D D ON D iget Ventiler Subdiviser Changer de code D velopper Lis 9Jentit s 3 T a v x amp E i Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer Pour supprimer une entit d pensi re 1 A partir de la fen
385. nts M S lection d un agent AGEN 3100 Crit res Num ro INSEE Nom incomplet nee Date saisie Num ro matricule Ancien matricule agent Statut Tous O Provisoire O valide O D sactiv Pr nom Nat N mat nc mat Date Stat 0 Agents Annuler Imprimer 4 Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes Num ro GESLAB de l agent Nom de l agent Pr nom de l agent Num ro INSEE Nationalit de l agent Num ro de matricule de l agent Ancien num ro de matricule de l agent Date de saisie Statut de l agent dans la base GESLAB 5 S lectionnez dans la liste l agent que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne Vous revenez sur la fen tre Agent avec les donn es de l agent s lectionn 6 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent de la fen tre principale vous permettent ensuite de balayer les autres agents contenus dans la liste de recherche Les donn es des agents s affichent successivement dans la fen tre Agent Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des agents dans l ordre des num ros d agents Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 437 Les agents GESLAB Modifier un agent Cett
386. num ro de la mission est renseign de fa on automatique et non modifiable au niveau de l cran principal Commande Mises jour automatiques dans la base e Les disponibles de l origine de cr dit et des entit s d pensi res sont mis jour comme dans le module commande e Sila commande de mission engage la totalit de la mission Reste engager 0 la mission passe au statut Compl te elle est alors pr te tre dit e et tre transmise par voie informatique la d l gation r gionale Manuel d utilisation version 2 3 Page 323 Les missions GESLAB Editer les documents associ s une mission gt GESLAB vous permet d diter les documents associ s une mission L dition des documents d pend du type de la mission GESLAB g re automatiquement l dition Les diff rents documents associ s aux missions sont e L ordre de mission OM galement disponible avec un bandeau tricolore e L ordre de mission avec un bandeau tricolore e Le formulaire de mission individuelle FMI Les documents associ s une mission ne sont dit s que si la mission a le statut Compl te c est dire si les commandes li es la mission ont t cr es et si le total des commandes est gal au montant de la mission Dans ce cas la mission est pr te tre transmise l organisme de tutelle Remarque pour les laboratoires n ayant pas d l gation de signature GESLAB permet
387. o du march Remarques 17 vous pouvez consulter le s march s li s au fournisseur en cliquant sur les boutons lt Fournisseur gt puis lt March s gt mais vous ne pouvez pas le s modifier bouton lt Modifier gt gris 18 toute commande d achat r f ren ant le march Mission doit tre coch e Pr visionnelle et mono ligne Les lignes de commentaire ne sont pas prises en compte 19 Dans le champ N Rem Comp tition entrez le num ro de remise en comp tition Le num ro de remise en comp tition ne peut tre saisi que si le num ro de march est renseign Attention un num ro de remise en comp tition ne peut concerner qu une seule commande et n est donc pas r utilisable 20 La case cocher D rog Scient indique si la commande fait l objet d une d rogation vis vis de la r glementation relative la remise en comp tition des fournisseurs L indicateur de d rogation ne peut tre coch que si le num ro de march est renseign et que si le num ro de remise en comp tition n est pas renseign Contr les sur saisie des donn es principales e Pour les commandes sur cr dits CNRS il est impossible de saisir un num ro de march ne faisant pas r f rence un march pr sent dans la base e Sile num ro de march correspond un march qui n est plus en cours le message suivant appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 185 Les commandes
388. obligatoirement tre saisie avant les lignes d tail et avant l acronyme sinon le message suivant s affiche 1520 Vous devez d abord saisir une origine de cr dit Y 8 10 11 12 13 14 Dans le champ Acronyme entrez le libell de lacronyme sur lequel vous voulez imputer la commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt L alimentation de ce champ n est possible que pour certains codes de gestion Le champ est rempli automatiquement si un acronyme est associ l origine de cr dit de la commande Cliquez dans le champ Nature et s lectionnez la nature correspondante la commande dans la liste d roulante ou en saisissant directement la premi re lettre Ce champ est obligatoire Attention La saisie de l acronyme n est possible que pour des commandes de nature Fonctionnement ou Immobilisation L acronyme sera automatiquement vid si renseign suite la s lection d une nature Mission ou Vacation Dans le champ Mission saisissez le num ro de mission laquelle vous souhaitez rattacher la commande Les frais de cette commande sont ajout s ceux de la mission saisie lors du calcul du co t global de la mission Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Remarques Ce champ est saisissable quel que soit le statut de la commande La mise jour de ce champ ne modifie pas le statut de la com
389. oire LABO Laboratoire de Chimie 1 Factures dont 0 modifi es la D l gation Organisme 0 supprim es la D l gation 1 TAC SN Auteur cr es la D l gation Mouvement de O modification O suppression cr ation NS Four Fact N Fact Four N Fact BFC N Cde Montant Code Gest Tutele Nat Hr YI60 Jean 0606000144368 0606000144368 3055 94 S9JADOXXXX 1BICHIH 1 Factures restant int grer M Z amp E Refuser Int grer Imprimer Fermer 2 Si vous refusez d int grer cette facture en cr ation cliquez sur le bouton lt Refuser gt La fen tre principale de la facture appara t Vous pouvez alors confirmer ce refus en cliquant sur le bouton lt Refuser gt ou alors revenir sur la liste d attente en cliquant sur le bouton lt Annuler gt Attention dans le cas d un refus la facture dispara t de la liste d attente et vous ne pourrez plus l int grer Toutefois cette facture refus e reste consultable dans le menu Echanges avec la d l gation Int gration Refus 3 S lectionnez une facture que vous souhaitez cr er dans GESLAB en cliquant sur la ligne relative la facture concern e 4 Cliquez sur le bouton lt int grer gt pour traiter la facture Selon le cas de figure dans lequel vous tes Reportez vous pr c demment aux cas 1 2 et 3 GESLAB va r agir diff remment Cas 1 et cas 2 Un message vous informe que la commande associ e cette facture est en attente d int gration
390. ommande a un taux de r manence sup rieur 0 Dans le champ D signation tapez le descriptif de l article command Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ce champ est Fermer 30 Pissettes1iL 999856 2 43 10 Manuel d utilisation version 2 3 Page 187 Les commandes GESLAB 10 11 12 13 14 15 obligatoire Remarque la liste d aide affiche la liste des produits du fournisseur par d signation Cette liste pr sente la d signation et la r f rence des produits elle est tri e sur la d signation puis sur la r f rence Dans le champ R f Article tapez la r f rence indiqu e sur le catalogue fournisseur Dans le champ Mati re tapez le code correspondant au produit command Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Pour la saisie de la premi re ligne d tail saisissez le code de l entit d pensi re concern e par la ligne d tail Pour les lignes suivantes l entit sera remplie par d faut Ce champ est obligatoire Dans le champ Type d p Immo tapez le type de d pense correspondant au produit command Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Dans le champ Code famille tapez le code correspondant au produit command Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Attention Si le code famille saisi n est pas en
391. on lt Fermer gt pour revenir l cran principal de la commande Valider les modifications 1 Pour valider la modification de la commande cliquez sur le bouton lt OK gt Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt toutes les modifications seront perdues Mises jour automatiques de la base e Dans le cas d une modification du montant de la commande due une modification sur les lignes d tail le cumul engag de l origine de cr dit concern e par la d pense est modifi en cons quence ainsi que celui de ses ascendants e Dans le cas d une modification du montant de la commande due une modification sur les lignes d tail le total engag de l entit d pensi re concern e par la d pense est modifi en cons quence ainsi que le cumul engag de ses ascendants Contr les la validation Contr les identiques ceux de la saisie Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Pour les commandes enti rement livr es sur l exercice ant rieur donc non report es dans l application BFC si vous avez modifi la nature de d pense la quantit d une ligne de d tail le prix Page 216 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes unitaire le taux de remise ou ajout une ligne de d tail le message suivant apparait 1533 La commande n tant pas report e dans BFC les modifications effectu es ne peuvent pas tre prises en compte 7 Quelques compl ments d informatio
392. on lt Fermer gt pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re C R partir les demandes d achat Cliquez sur le bouton lt Demandes gt la fen tre suivante appara t Attribution des demandes aux nilles EDP ENTI 3430 Nouvelles entit s Code entit Libell D passement Seuil Monsieur T MRU Monsieur U OUI 100 2 Entit s Demandes NS Libell Fournisseur Montant Entit l Demande de fournitures DIFFUSION 76 00 EQB 1 Demandes E Fermer La liste des demandes contient uniquement les demandes En cours ou En attente Les demandes d achat Trait es sont perdues et ne sont pas redistribu es sur les nouvelles entit s 1 Dans la liste des Demandes s lectionnez la ou les demandes redistribuer sur une nouvelle entit 2 Dans la liste des Nouvelles entit s s lectionnez l entit devant recevoir la ou les demandes 3 Cliquez sur le bouton lt Attribuer gt pour attribuer les demandes d achat la nouvelle entit Les demandes seront r affect es la nouvelle entit la validation de la nouvelle subdivision R p tez ces op rations pour toutes les demandes d achat redistribuer 4 Pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Fermer gt Page 66 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res D R partir les commandes Cliquez sur le bouton lt Comm
393. on Date arr Mt attendu Reste att Attendus Total x amp Annuler Imprimer 2 Saisissez ou s lectionnez un ou plusieurs crit res de recherche Les crit res possibles sont les suivants N d attendu Origine de cr dit Organisme de gestion Libell incomplet de l attendu Une date minimum ou maximum d arriv e Une date minimum ou maximum de saisie Remarque pour saisir une date pr cise saisissez la m me valeur dans les champs gt gt et lt lt 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour afficher les cr dits attendus correspondant cette recherche ou sur le bouton lt Effacer crit res gt pour annuler la recherche Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur tous les champs de la liste Pour cela cliquez sur les noms des rubriques sur lesquelles la liste sera tri e puis cliquez sur le bouton lt T gt Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et utilitaires 4 S lectionnez dans la liste le cr dit attendu que vous recherchez 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt Page 142 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur notifications GESLAB affiche nouveau la fen tre Attendu sur notifications avec les caract ristiques du cr dit attendu que vous venez de s lectionner 6 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent vous permettent de balayer les autres cr dits attendus contenus dans la liste issue de votr
394. on de suppression met jour tous les montants attendus sur les origines de cr dit Manuel d utilisation version 2 3 Page 145 Les attendus sur r partitions GESLAB Les attendus sur r partitions GESLAB vous permet de m moriser les cr dits attendus sur les entit s d pensi res Cela correspond en fait une r partition pr visionnelle de cr dit sur l entit Attention les attendus ne viennent en aucun cas augmenter le disponible de l entit d pensi re Lors de la saisie des r partitions du laboratoire il sera possible de faire r f rence un mouvement d attendu existant enregistr sur cette entit Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir un cr dit attendu sur r partitions Retrouver un cr dit attendu sur r partitions Modifier un cr dit attendu sur r partitions Supprimer un cr dit attendu sur r partitions Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d une r partition de cr dits Les r partitions de cr dits La saisie d une entit d pensi re Les entit s d pensi res Page 146 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur r partitions Saisir un cr dit attendu sur r partitions Cette fonction permet d enregistrer les cr dits attendus par une entit d pensi re Le montant de ce cr dit attendu peut tre n gatif En mode Gestion courante Choisissez l option Attendus sur r partitions dans le menu Cr dits pour faire appara tre la f
395. ondition que le total reste positif sinon un message bloquant s affiche vous informant que cette saisie est impossible Page 352 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Pour saisir une ligne commentaire 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt et renseignez seulement le champ d signation de la ligne d tail 2 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette saisie Pour modifier une ligne d tail 1 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Placez le curseur sur la zone modifier et saisissez la nouvelle valeur 4 Pour valider la modification de la ligne cliquez sur le bouton lt OK gt Pour supprimer une ligne d tail 1 S lectionnez la ligne supprimer dans la liste des lignes d tail 2 Cliquez sur le bouton lt D truirez Apr s un message de confirmation la ligne est supprim e physiquement Une ligne d tail supprim e appara t avec un Remarque vous pouvez supprimer plusieurs lignes simultan ment en les s lectionnant toutes dans la liste avant de cliquer sur le bouton lt D truire gt Pour terminer la saisie des lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Facture client C Saisir les informations compl mentaires 1 Cliquez sur le bouton lt R f rences gt La fen tre suivante s affiche Manuel d utilisation v
396. otal T R C Type d p mmo iia Qt livr e Code famille Qt factur e Car achat N UF OT N carte d achat f Ajouter Q Incorporer Pour saisir une ligne d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Si le produit command est r pertori dans la base pour le fournisseur saisissez le code de ce produit dans le champ Code P Les caract ristiques de l article seront automatiquement affich es avec les valeurs enregistr es dans la base Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Si le produit n est pas r pertori dans la base la saisie du code produit n est pas n cessaire Dans le champ Qt tapez le nombre d exemplaires de l article que vous d sirez Ce champ est obligatoire Dans le champ Prix Unit HT tapez le prix unitaire hors taxe de l article Ce champ est obligatoire Dans le champ Rem tapez un nombre d cimale possible correspondant au pourcentage de remise accord par le fournisseur sur ce produit Remarque la saisie d un taux de remise 100 pour une ligne de commande pr visionnelle est interdite Cliquez dans le champ Tx TVA et s lectionnez dans la liste d roulante le libell du taux applicable l article Par exemple Exo Non d d pour un taux 0 19 6 pour un taux 19 6 etc Remarque la saisie d un taux de TVA est obligatoire si l origine de cr dit de la c
397. otif Cofinanceur Cdes Miss Pr c dent Suivant Trouver AIA Pour retrouver une mission Agent Nom a N INSEE Imputation Entit d p Ori indic S jour Montant Lieux de s jours D tails Montant Montant Montants Total mission Forfait m Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une mission Manuel d utilisation version 2 3 Page 317 Les missions GESLAB M S lection d une mission MISS 3100 Crit res Entit d pensi re Auteur NS mission ST _ Type de mission Date d part PT Date retour e Nom de l agent Type OM 7 Dre O Enregistr e O Imput e O Transmise Tous O Stage O OM Permanent O OM Collectif de O Non enreg O Compl te 4 retransmettre N Type OM Agent Pays D part Retour Montant Auteur Ex St T Statut 0 Missions x Annuler 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la mission retrouver e Entit d pensi re le code de l entit d pensi re s lectionn e partir d une liste d roulante Pays pays principal de la mission France Auteur nom de la personne qui a saisie N mission num ro GESLAB de la mission Date d part date de d part en mission D
398. otif forfait O avance Montant avance Montant remboursable l agent Cofinanceur Cdes Miss A A Pr c dent Suivant Trouver ERE Pour supprimer une demande de mission 1 S lectionnez la demande de mission que vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention cette suppression est irr versible Remarque si la mission poss de un s jour l tranger elle est envoy e Page 338 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client automatiquement vers l application Missions du portail SIMBAD Recette Facturation client Les factures clients sont les factures mises par une unit de recherche ou de service pour r tribution de services rendus un tiers assimilable un client Ce module permet au laboratoire fournisseur metteur de la facture d enregistrer la facturation des services rendus et de comptabiliser les recettes attendues ce titre Rappel Les recettes correspondant aux factures clients sont en fait per ues par les organismes de gestion avant de retourner vers une unit sous forme de notifications de cr dits enregistr es sur les origines de cr dit de GESLAB Le module Facturation client correspond une application distincte de GESLAB RECETTE Ce
399. ous pouvez directement acc der la partie web de l application en cliquant sur le lien GESLAB web Aide GESLAB E Acc s direct au Manuel d Utilisation E Acc s l assistance Utilisateurs E Acc s l ensemble de la Documentation GESLAB Remarque cette nouvelle fen tre peut tre consult e tout moment dans le menu Dossier puis l option GESLAB Nouveaut s et enfin sur l onglet GESLAB Nouveaut s Manuel d utilisation version 2 3 Page 475 Edition des tats dans GESLAB GESLAB 8 F Pass ces 2 semaines la fen tre R capitulatif et Nouveaut s appara t avec le contenu de l onglet R capitulatif W R capitulatif et Nouveaut s RECAP 1000 GESLAB Nouveaut s R capitulatif Compteurs Nombre de demandes d achat en attente ou en cours Nombre de demandes de mission enregistr e ou imput e Nombre de commandes enregistr es non imprim es Nombre de commandes int grer y compris les rejets Nombre de factures int grer y compris les rejets Nombre de notifications de cr dits int grer m Missions Des anomalies ont t d tect es lors de la transmission vers SAME et peuvent tre consult es par le menu Echanges avec la d l gation Retransmission vers SIMBAD Acc s GESLAB web Vous pouvez directement acc der la partie web de l application en cliquant sur le lien GESLAB web Aide GESLAB I Acc s direct au Manuel d Utilisation I Ac
400. ouvelles informations dans votre base a Sile fournisseur a t modifi GESLAB pr renseigne le fournisseur si celui ci est enregistr dans la base Sinon vous devez saisir le fournisseur correspondant l identifiant du nouveau fournisseur de la commande b Sile montant a t modifi vous devez cr er une ou plusieurs lignes d tail afin que la somme des lignes d tail soit gale au montant de la facture retourn e par la d l gation Cliquez sur le bouton lt Lignes d tail gt et saisissez les lignes d tail Manuel d utilisation version 2 3 Page 527 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB c Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider l int gration de cette facture Remarque I n est pas possible de facturer une quantit sup rieure la quantit livr e Vous revenez la liste des factures modifi es par la d l gation Le compteur des factures restant int grer est mis jour et la ligne identifiant la facture que vous venez d int grer a disparu Mise jour automatique de la base e Concernant l int gration des factures cr es modifi es ou supprim es par la d l gation GESLAB effectue des contr les et des mises jour identiques celles d une cr ation modification ou suppression classique de facture Page 528 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Int grer des notif
401. pale Facture appara t par dessus la fen tre Commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 271 Les factures GESLAB M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le par Exercice Fournisseur N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T Total T R C Lignes Lignes d j factur es Factur H T Total T V 4 Factur T R C PRES Factur T T C Ea 4 d 7 E Ajouter Mod e Pr c dent E Sui Trouver nnule Fermer Attention Vous ne pouvez pas saisir de facture pour une commande pr visionnelle non transmise BFC Si le num ro pour l organisme n commande BFC de la commande n est pas renseign le message bloquant suivant appara tra 2501 N cde pour l organisme non renseign la saisie d une facture n est pas possible tant que la commande n est pas int gr e O dans BFC B Cr er la facture partir de la commande 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Un message vous demande si vous souhaitez g n rer les lignes facture partir de celles de la commande 2442 Confirmez vous la g n ration des lignes d tail de la facture partir de celles de la commande La facture est alors automatiquement pr renseign e avec les informations suivantes de la commande e Num ro de
402. pale des fournisseurs M Fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur Prestataire Ext O agent Num ro Type Raison Soc Raison Sociale 0 Identifiant Adresse T l phone T l copie N Client Etranger 4 a p Ajouter E Pr c dent Suivant Trouver Pour modifier un fournisseur de type prestataire externe Modifier les informations principales 1 S lectionnez le fournisseur que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver un fournisseur 2 A partir de la fen tre principale Fournisseur cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables e Type raison sociale Raison sociale Identifiant Adresse T l phone Manuel d utilisation version 2 3 Page 391 Les fournisseurs GESLAB T l copie N client Pays Etranger Modifier les informations compl mentaires Infos fournisseur agent FOUR 3200 Coordonn es bancaires Code banque Code guichet N compte Cl Type de paiement bancaire O postal Domiciliation Commentaires ee Date cr ation Date dern M4 Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv Code organisme 1 N identification 1 Provenance fournisseur Code organisme 2 N identification 2 Code organisme 3 N identification 3 i Fermer 1 A partir de
403. para t 3820 Confirmez vous la destruction des march s s lectionn s Manuel d utilisation version 2 3 Page 427 Les march s GESLAB 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la destruction Attention cette suppression est irr versible 4 Cliquez sur lt Non gt pour abandonner l action de destruction des march s Page 428 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents Les agents Ce module permet de g rer les fournisseurs de type agent Un agent peut tre un missionnaire et ou une personne r mun r e sur cr dits d concentr s notamment un vacataire Dans GESLAB les agents sont consid r s comme des fournisseurs d un type particulier Comme tous les autres fournisseurs un agent peut tre b n ficiaire d une commande ou d une facture d penses de mission ou de personnel sur cr dits d concentr s Les agents poss dent un statut Valid ou D sactiv ainsi qu une provenance GESLAB SIRH Les agents pay s par le CNRS sont saisis dans SIRHUS puis transmis BFC Ces informations sont ensuite envoy es vers la base GESLAB du laboratoire d affectation de l agent Pour les agents de provenance SIRH certaines donn es ne sont pas modifiables Points abord s dans ce chapitre Adm Enregistrer un agent Retrouver un agent Modifier un agent Effacer le matricule d un agent Supprimer un agent D sactiver un agent Pour plus de rense
404. para t de la liste 3 Si besoin est r p tez les tapes 1 2 pour supprimer d autres champs D Valider la saisie du format 1 Pour valider la saisie du format du bon de commande cliquez sur le bouton lt OK gt Ce format de bon de commande appara tra dans la liste des bons de commande propos s pour l impression de la commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 99 Param trer un bon de commande GESLAB 1 CENTRE NATIONAL DE LARECHERCHE SCIENTIPIQUE me 0 R gionale Languedoc Roussillon Laboratoire de Pharmacologie Adresse de livraison LC canot sar dus da Purs sues ar Rata 19 2 a 2 93160 NOISY LE GMNAND 24 France 25 D lai de livraison a Num ro de m rch 28 Code origine 00901506709 2 TYAlniracommunauteire FA40180089013 Pourtout renseignement concemant lacommande contacter Madame BREA 3 Ordonnateur de la D pense LE DELEGUE REGIONAL 3i Route de Mende BP 166 34125 Mortpelier Comptable Assignataire L AGENT COMPTABLE SECONDAIRE DE LA DELEGATION REGIONALE oOo Route de Mende BP 166 34125 Montpellier Montant Tota Net H T Taxe Montant Tota TT C gt 4 Le pr sent bon de commande esl accompagn des conditions g n rales d achat du RS Page 100 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande Remarque pour les d l gations qui poss dent un secteur celui ci sera imprim s il est renseign
405. partir d une s lection de commandes Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principales des commandes M Commande COMM 3000 i Souche Co Data EL be moui ari N March Libell Origine N Rem Comp t Acronyme Nature 0O B N Mission Pr visionnelle Solde C D rog scient EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem LOCAS TVA Total T R C i D taill es O Group es Total H T A A i Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations AERATORENT lt gt P Pr c dent Suivant Trouver Fermer Pour imprimer un bon de commande S lectionnez la commande que vous d sirez diter Reportez vous au chapitre Retrouver une commande A partir de la fen tre principale de la commande cliquez sur le bouton lt Imprimer gt La fen tre d impression du bon de commande appara t Page 202 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes E Impression du bon de commande COMM 3600 Bons de commande disponibles Lignes MODELE modele standard O D taill es MODELEVS standard V5 Group es MODELEV6 standard V6 MODELEV7 standard V7 EBONC_O1 commande standard C N R S XLAB z commande avec logo C N R S Mimpressio
406. penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut 7 KEE Stat Code Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe 4 b gh X E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Li Pour conna tre l tat d une demande d achat 1 S lectionnez la demande dont vous d sirez conna tre la situation Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 Cliquez sur le bouton lt Infos gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 167 Les demandes d achat GESLAB M infos DEMA 3200 Oen attente O en cours trait e Provenance XLAB O Externe Origine de Cr dit B n ficiaire XLA Commentaires 3 Le champ Demande vous donne le statut de la demande La demande peut tre En attente toutes les lignes de la demande sont en attente de prise en charge dans une commande Le traitement de la demande n a pas commenc En cours au moins une ligne d tail est incorpor e dans une commande La demande a t partiellement prise en compte Trait e la demande est totalement prise en charge par une ou plusieurs commandes Le traitement de la demande est termin 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir
407. pensi re Nom iv Disp s Cde GROUPE Cr e lors du passage en mode multi 5348 26 LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire 5348 26 BIBLIO Biblioth que 2000 00 Z 2062 09 Administration 500 00 Gestion technique 500 00 Hygi ne et s curit 0 00 Infrastructure batiment 0 00 CHMO 786 17 Lil Jentit s amp E Imprimer Fermer m Pour ajuster les cr dits r serv s d une entit d pensi re 1 S lectionnez l entit d pensi re pour laquelle vous voulez modifier le montant des cr dits r serv s 2 A partir de la fen tre principale Entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Budget gt pour acc der la fen tre Budget de l entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 59 Les entit s d pensi res GESLAB Budget de l entit d pensi re niveau fin ENTI3100 Total attendu Cumul attendu Recettes directes Recettes cumul es Total r partitions Cumul r partitions Total ventilations Total recettes internes Cumul recettes internes Report exercice N 1 Cumul report N 1 Total cr dits re us Cumul cr dits re us D penses Total engag 5839 41 Total demand HT Total factur Total d penses internes Cumul engag 5839 41 Cumul r alis Cumul factur Disponibles Sur commandes 5839 41 Sur r alis Sur factures Imprimer Fermer R partitions Ventilations Recettes TES Cr dits r serv s 3 A partir de la fen tre
408. possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt 4 Il est possible de trier la liste des march s selon les informations suivantes Organisme du march Num ro du march Titulaire du march Identifiant Page 422 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s Date de cr ation du march dans la base Date de d but du march Date de fin du march Type du march Indicateur de proc dure adapt e 5 S lectionnez dans la liste le march que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne Vous revenez sur la fen tre March avec les donn es du march s lectionn 6 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt de la fen tre principale vous permettent ensuite de balayer les autres march s contenus dans la liste de recherche Les donn es des march s s affichent successivement dans la fen tre March Si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir la base des march s dans l ordre des num ros de march Manuel d utilisation version 2 3 Page 423 Les march s GESLAB Modifier un march Cette fonction vous permet de modifier les caract ristiques d un march enregistr dans GESLAB uniquement pour des march s sur des organismes de type autre que CNRS Br Choisissez l option March dans
409. ppara t si cette commande a d j t imprim e Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt l dition est stopp e Manuel d utilisation version 2 3 Page 203 Les commandes GESLAB Pr sentation des bons de commande e La pr sentation des bons de commande EBONC_03 et EBONC_ 05 bons de commande standard hors CNRS est identique celle des bons de commande standard CNRS la nature est indiqu e sur la m me ligne que la mention Bon de commande le libell long et le secteur de l organisme sont d plac s sous la mention Bon de commande e Les mod les de bon de commandes propos s pour l impression EBONC_01 EBONC_07 comportent la mention CNRS dans l adresse de facturation si l organisme sur lequel est imput e la commande est de type CNRS e Les mod les de bon de commandes propos s pour l impression EBONC_ 01 EBONC_ 07 comportent le libell Acronyme sous le n de la commande suivi du libell de acronyme tronqu 35 caract res e Les mod les de bon de commandes propos s pour l impression EBONC_ 06 et EBONC_07 indiquent les montants TRC e Le code pour l organisme a t ajout dans l adresse de facturation sur les 5 bons de commandes CNRS EBONC 01 EBONC 02 EBONC 04 EBONC 06 EBONC 07 e Le code UE a t ajout devant le n de commande et le code labintel de l unit a t ajout apr s le libell de l unit sur les 5 bons de commandes CNRS EBONC 01 EBON
410. ppel le code de gestion est la concat nation des codes de gestion 1 et 2 s par es par un Ces crit res peuvent tre saisis de mani re incompl te les premiers caract res uniquement 3 Dans le cas d une gestion multi laboratoires cliquez sur le champ Laboratoire si vous voulez effectuer la recherche sur un laboratoire particulier 4 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt 5 Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur les champs e Code Nom Niveau Laboratoire Organisme de gestion Code gestion 6 S lectionnez dans la liste l origine que vous recherchez 7 Cliquez sur le bouton lt OK gt La fen tre Origine de cr dit s affiche sur l origine que vous avez s lectionn e Page 22 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit P 2 F ns Pour retrouver une origine de cr dit en parcourant la hi rarchie des origines Cette m thode peut tre utilis e lorsque vous savez dans quelle partie de la hi rarchie se situe l origine de cr dit que vous recherchez Dans ce cas vous pouvez atteindre directement l origine en parcourant la liste hi rarchique des origines de cr dit de la fen tre Origine de cr dit 1 Dans la fen tre Origine de cr dit cliquez sur le bouton lt gt L ensemble des origines de cr dit appara t dans la liste class e par ordre hi rarchique 2 D roulez la liste pour retrouver visuellement l origine de cr
411. principale de la demande d achat cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message demande confirmation de cette suppression qui n est pas r versible Si vous confirmez les lignes d tail sont perdues Mise jour automatique de la base e Le total demand de l entit d pensi re concern e par la demande supprim e est diminu du montant de la demande Manuel d utilisation version 2 3 Page 177 Les demandes d achat GESLAB Regrouper plusieurs demandes d achat sur une commande Cette fonction vous permet de regrouper plusieurs demandes d achat sur une m me commande L int r t de cette op ration est de produire partir des demandes d achat mises dans le laboratoire des commandes group es Ces commandes group es permettent d obtenir des conditions avantageuses chez les fournisseurs Deux cas se pr sentent selon que la commande sur laquelle vous voulez regrouper les demandes d achat existe ou non Cas 1 la commande n existe pas encore Si la commande destin e regrouper les demandes d achat n existe pas encore il faut dans un premier temps la cr er Premi re m thode Cr ez la commande et incorporez les lignes d tail de toutes les demandes que vous voulez regrouper Reportez vous au chapitre Saisir une commande group e partir de plusieurs demandes d achat Seconde m thode 1 S lectionnez une demande d achat En attente parmi les demandes d achat regrouper et transform
412. que entit d pensi re de la commande le total engag est augment de la somme des montants totaux T R C de chaque ligne d tail se r f rant l entit donn e Les cumuls engag s des ascendants de chaque entit d pensi re sont augment s des m mes montants Contr les la validation e Contr les identiques ceux d une saisie simple Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple Compl ment d information e Le fournisseur de la commande ne peut tre modifi que s il est provisoire ou s il s agit du fournisseur banalis Autre Page 236 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes Saisir une commande group e partir de plusieurs demandes d achat gt Cette fonction permet d incorporer plusieurs demandes d achat sur une m me commande Be Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre suivante M Commande COMM 3000 Fournisseur N Souche o A Raison sociale X March Liwaison Contact Lie Origine N Rem Comp t Acronyme ClPr visionnelle Solde N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem LC CLEA TVA LOCIRA S D rog scient D taill es O Group es Total H T z 7 z Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imp
413. que puisque ce num ro est sp cifique chaque demande Quand ce crit re est renseign il n est donc pas utile d en renseigner d autres e Pour obtenir toutes les demandes d achat lancer durant une p riode donn e il suffit de renseigner Date lancement min et Date lancement max gt avec les bornes de la p riode Attention ne pas saisir le crit re Entit d pensi re peut dans certains cas allonger le temps de recherche Manuel d utilisation version 2 3 Page 165 Les demandes d achat GESLAB Confirmer une demande d achat Cette fonction vous permet de transformer une demande d achat directement en commande Ceci revient confirmer la demande de mat riels ou de services et effectuer l imputation gt pr cise de la d pense Seules les demandes au statut En attente et En cours peuvent tre transform es en commande par cette op ration O Reportez vous l op ration Etablir une commande partir d une demande d achat du chapitre Les Commandes Page 166 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Consulter une demande d achat Cette fonction vous permet de suivre l volution d une demande d achat enregistr e dans GESLAB au travers de ces deux op rations e Conna tre l tat de la demande d achat et de ses lignes d tail e Consulter les commandes associ es la demande Br Choisissez l option Demande d achat dans le menu D
414. que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une facture interne 2 A partir de la fen tre principale Facture interne cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Pour modifier les zones placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones suivantes sont modifiables e Libell e Montant HT Attention il n est pas possible de changer le signe du montant ou de mettre le montant z ro Page 296 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes e Code mati re 4 Pour valider la modification cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler la modification cliquez sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 297 Les factures internes GESLAB Corriger une erreur de facture interne gt Il n est pas possible de modifier directement une erreur d entit d pensi re sur une facture interne Vous devez donc proc der la saisie d un ou plusieurs mouvements correcteurs de facture interne selon le cas de figure 8 Choisissez l option Facture Interne dans le menu D penses La fen tre suivante s affiche alors M Facture interne FACI 3000 N facture interne Date de saisie Exercice Entit d bit e Entit cr dit e Montant HT Libell Mati re Imputations 4 b d E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Pour corriger une erreur de facture interne 1 Dans ce cas il vous faut saisir deux mo
415. quement un num ro de facture client e _ Positionne le statut de la facture au statut Enregistr e gt Mise jour automatique dans GESLAB Le statut de l enregistrement est Enregistr e si la facture client est nouvellement entr e dans GESLAB Edit e si la facture client a t imprim e pour envoi au client En attente si la facture client a t transform e en attendu dans GESLAB R gl e si la recette a t enregistr e Manuel d utilisation version 2 3 Page 355 Recette Facturation client GESLAB Imprimer une facture client gt Cette fonction vous permet d imprimer la facture client sur support papier pour l envoyer au client L utilisateur peut choisir le type de facture CNRS ou banalis sp cifier le nombre d exemplaires faire figurer les coordonn es bancaires du comptable de l organisme de gestion sur la facture mise et peut d cider de ne pas imprimer la TVA A la fin de l impression la facture passe au statut Dit e Attention l dition de factures En attente ou Dit e provoque l affichage d un message d avertissement B Choisissez dans le menu Facturation l option Facture client pour faire appara tre la fen tre principale M Facture client FACL 1000 Facture Ne Libell A Origine po Organisme Souche Cl Facture annul e Paiement Recette Commande Statut Date R f rence e N
416. quez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le champ Code tapez le code sur lequel imputer la commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 3 Dans le champ Valeur entrez la valeur correspondant l imputation effectu e 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt l imputation n est pas enregistr e Pour modifier un code d imputation 1 S lectionnez la ligne modifier dans la liste des imputations 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Placez le curseur sur la zone que vous d sirez modifier Les deux zones sont modifiables Page 194 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les commandes 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification Pour supprimer un code d imputation 1 S lectionnez la ligne supprimer dans la liste des imputations 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt La ligne correspondante dispara t de la liste des imputations Pour terminer la saisie des imputations 1 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande D Valider la commande 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la commande Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt la commande n est pas enregistr e dans la base E Mises jour automatiques de la base e Le cumul engag de l origine de cr dit con
417. quez sur le bouton lt Budget gt pour faire appara tre la fen tre Budget de l entit d pensi re Page 134 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les ventilations de cr dit Budget de l entit d pensi re Total attendu Recettes directes Total r partitions Total ventilations Total recettes internes Report exercice N 1 Total cr dits re us ENTI 3100 Cumul attendu Recettes cumul es 500 00 Cumul r partitions Cumul recettes internes Cumul report N 1 Cumul cr dits re us 500 00 D penses Total engag Total d penses internes Cumul engag Total demand HT Total factur Cumul factur Disponibles Sur commandes 500 00 R partitions entilations Recettes int Sur factures 500 00 3 Pour obtenir le d tail des ventilations re ues par cette entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Ventilations gt pour acc der la fen tre Liste des ventilations re ues par l entit d pensi re Liste des ventilations re ues par l entit d pensi re ENTI 3120 Ne vent Libell Date Montant 5 Ventilation cr dit 22 10 07 Total re u sur ventilation 1lignes La liste des ventilations re ues par l entit d pensi re affiche les informations suivantes N de la ventilation Libell de la ventilation Date de la ventilation Montant du cr dit ventil Cette liste tri e par d faut sur le n de ventilation peut tre tri e diff
418. quez sur le bouton lt S lectionner la ligne facture correspondante appara t dans la liste Lignes de facture Pour faire dispara tre une ligne facture issue de la commande s lectionner la ligne dans la liste Lignes de facture puis cliquez sur le bouton lt Remettrez Remarques e Une m me ligne d tail commande peut tre int gr e plusieurs fois dans une facture e est possible d incorporer des lignes d tail commande si le service fait n a pas t saisi e La liste des lignes facture incorpor es ne contient pas la r f rence article e En modification d une facture le bouton lt Incorporer gt est actif e En int gration d une facture le bouton lt incorporer gt est inactif 2 Compl tez ou modifiez la saisie de la facture et des lignes facture comme lors d une cr ation simple Reportez vous au chapitre Saisir une facture simple 3 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la nouvelle facture Manuel d utilisation version 2 3 Page 273 Les factures GESLAB 4 Pour une commande non pr visionnelle si pour une des lignes d tail commande le service fait n a pas t saisi le message suivant appara t et la validation n est pas possible 2486 Sur au moins une des lignes facture le service fait n a pas t saisi 5 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt de la fen tre Facture pour revenir la commande Mises jour automatiques de la base e Les cumuls
419. qui doivent faire l objet d une valuation Une mission g n re un engagement de d pense sur les cr dits du laboratoire Cet engagement de d pense se mat rialise par la production d une ou plusieurs commande s de nature Mission pour engager les frais remboursables l agent d une ou plusieurs commande s de nature Fonctionnement pour engager les frais dus des tiers Agence de voyage Vous pouvez saisir ces commandes depuis le module mission Les missions prises en charge par ce module sont les missions avec o sans frais support s par un seul laboratoire Les missions dont les frais sont totalement ou partiellement support s par le CNRS mais partag s entre plusieurs laboratoires ou services doivent n tre saisies que dans une base GESLAB En effet des contr les de chevauchement de dates sont introduits dans BFC Pour le transfert de cr dits le mode op ratoire doit tre d fini avec les d l gations concern es Parall lement la gestion des missions du laboratoire lors de la validation d une mission ayant au moins un s jour l tranger un flux GESLAB gt SIMBAD est envoy automatiquement vers l application Missions du portail SIMBAD Ce flux alimente automatiquement la base de donn es de cette application assurant le suivi de tous les d placements l tranger des missionnaires du CNRS Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir une demande de mission Dupliquer une
420. r votre base avec les informations envoy es Exemple si la d l gation a modifi le montant d une facture vous ajustez le montant de cette facture dans GESLAB e Vous n tes pas d accord avec ce que propose la d l gation dans ce cas vous devez engager le dialogue avec le gestionnaire de la d l gation pour d terminer la d cision prendre sur tel ou tel mouvement Traitements des mouvements rejet s par la d l gation Il se peut galement que la d l gation rejette des mouvements que vous lui avez transmis Vous pouvez consulter ces mouvements dans GESLAB Il vous appartient de les traiter r guli rement Points abord s dans ce chapitre Adm Comparer les donn es int grer avec les donn es GESLAB Int grer les commandes Int grer les factures Int grer les notifications Traiter les commandes rejet es par la d l gation Traiter les services faits rejet s par la d l gation Traiter les factures rejet es par la d l gation Traiter les missions rejet es par la d l gation Visualiser les mouvements retourn s refus s par le laboratoire Page 502 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB Comparer les donn es int grer avec les donn es GESLAB gt Diff rences sur les donn es int grer COMPA 1000 S lectionnez l organisme pour lequel vous voulez lancer la diff rence sur les donn es int grer Auparavant assur
421. r OK Annuler Imprimer Fermer Mimpression obligatoire du bon de commande m na Pour saisir une commande simple La saisie d une commande s effectue en quatre tapes Saisir les informations principales Saisir les lignes d tail Saisir les informations compl mentaires Valider la saisie A Saisir les donn es principales 1 A partir de la fen tre principale Commande cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le champ Souche tapez le num ro compl mentaire ventuel 0987 351 Manuel d utilisation version 2 3 Page 183 Les commandes GESLAB Dans le champ Date la valeur est initialis e avec la date du jour Ce champ est modifiable Dans le champ Livraison tapez la date voulue Ce champ est obligatoire pour une commande rattach e un organisme de type CNRS Dans le champ Contact saisissez le nom de la personne contacter cette information appara t sur le bon de commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Remarque ce champ est renseign par d faut avec le nom de l utilisateur connect Dans le champ Libell tapez le texte descriptif de la commande Dans le champ Origine entrez le code de l origine de cr dit sur laquelle vous voulez imputer la commande Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Attention L origine de cr dit doit
422. r la cr ation de la commande de r gularisation La commande est cr e au statut r gularisation L indicateur de solde est positionn la valeur Oui Il ne peut pas tre modifi GESLAB vous propose ensuite d int grer la facture Vous tes sur l cran de la facture int grer Celle ci est pr renseign e avec les donn es envoy es par la d l gation M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation PU HT Rem Total H T Total T R C Lignes Lignes d j factur es Factur H T Total T V A Factur T R C Factur T T C 4 D A E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Page 524 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB c Compl tez ventuellement les lignes d tail de la facture une par entit d pensi re si vous souhaitez affecter cette facture sur plusieurs entit s d pensi res Note si vous faites un suivi par mati re il est recommand de saisir autant de lignes d tail que de produits factur s Assurez vous que la somme des lignes d tail est gale au montant HT de la facture d Cliquez sur lt OK gt pour valider l int gration de la facture Vous revenez la liste des factures
423. r la modification cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler la modification cliquez sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 441 Les agents GESLAB Effacement du matricule d un agent Cette fonction vous permet d effacer le num ro de matricule d un agent de provenance GESLAB Attention l effacement du matricule d un agent entra ne la retransmission automatique et imm diate de l agent Remarque l effacement du matricule n est permis que pour les agents de provenance GESLAB matricule commen ant par un 9 G r Choisissez l option Agent dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des agents W Agent AGEN 3000 Num ro Qualit Pr nom Nom patronymique Date naiss Nationalit Es ee Num ro matricule Ancien matricule agent me T l phone M Etranger 4 D Pr c dent Suivant Trouver L Pour effacer le matricule d un agent Par le bouton lt R init Matricule gt 1 S lectionnez l agent de provenance GESLAB dont vous d sirez effacer le matricule Reportez vous au chapitre Retrouver un agent 2 A partir de la fen tre principale Agent cliquez sur le bouton lt Modifier gt Le bouton lt R init Matricule gt devient actif 3 Cliquez sur le bouton lt R init Matricule gt 4 Le message de confirmation suivan
424. r le bouton lt Annuler gt Compl ment d information 80 e Si vous travaillez en coop rative de laboratoires et que vous avez d j cr plusieurs laboratoires dans GESLAB il vous faut avant d ajouter la premi re entit d pensi re s lectionner dans la liste l entit de niveau 0 correspondant au groupe de laboratoires l TAREE Pour ajouter une nouvelle entit d pensi re Placez vous sur la fen tre principale Entit d pensi re Dans la liste des entit s s lectionnez l entit d pensi re laquelle vous voulez rattacher la nouvelle entit entit m re Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Entit d pensi re Remarque si l entit de regroupement a d j fait l objet de mouvements r partitions de cr dit commandes factures internes etc vous ne pouvez pas lui rattacher une nouvelle entit avec le bouton lt Ajouter gt Reportez vous dans ce cas l op ration Subdiviser une entit d pensi re en plusieurs entit s 4 Cliquez dans le champ Type entit et s lectionnez s il existe le type entit parmi la liste des valeurs propos es dans la liste Dans le champ Code entit tapez le code entit d pensi re Il est doit tre unique Ce champ est obligatoire Dans le champ Nom tapez le libell de l entit d pensi re Cliquez sur la case Autorisation de d passement po
425. r ne pas int grer la commande et la retirer de la liste d attente d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Vous revenez alors sur la liste des factures int grer Si vous tes d accord avec la modification de la d l gation Vous devez ventuellement compl ter la commande pour que celle ci soit coh rente avec les informations de la d l gation Fermer Page 520 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB a Si le code de gestion a subi des modifications la d l gation vous devez sp cifier la nouvelle origine de cr dit GESLAB de la commande b Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification de la commande c GESLAB vous propose ensuite d int grer la facture M Ajouter facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du 10 12 07 Re ue le 10 12 07 Raison sociale N g March Date service fait finale Enreg le 11 12 07 VIGO 12 rue de l Orchid e i par XLA XLAB Exercice 2007 N facture fournisseur Ne client 31000 TOULOUSE 0707000144368 France INSEE 1480634123054 N commande f6 Souche Solde Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T TVA Total T R C 12 CHBI 1 00 VIGO JEAN PARIS 20 11 07 au 22 11 0 410 97 410 97 410 97 1 Lignes Lignes d j factur es Factur H T 410 97 Total T Y 4 Factur T R C 410 97 Factur T T C
426. r un contact 1 S lectionnez dans la liste le contact pour lequel vous souhaitez apporter certaines modifications 2 Cliquez sur le bouton lt Modifier gt 3 Placez le curseur dans les champs modifier Qualit Nom pr nom t l phone compl ment n carte achat Date fin validit nom du porteur et saisissez les nouvelles valeurs Attention le code contact n est pas modifiable 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider les modifications Compl ment 3 contacts amp E Imprimer Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 75 Les contacts GESLAB Supprimer un contact gt Cette fonction permet l administrateur GESLAB de supprimer un contact Be En mode Administration choisissez l option Contacts du menu Param trage pour faire appara tre la fen tre suivante M Contacts CONT 3000 Contact Code contact Re Pr nom v Tel Compl ment Carte d achat N Carte Date fin validit Nom du porteur Pr nom T l phone Compl ment Administrateur PASSE Albertine 0522334477 XLAB xlab 3 contacts 4 p y lt amp E Pr c dent Suivant j ririt Imprimer Fermer L Pour supprimer un contact 1 S lectionnez dans la liste le contact concern 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt 3 R pondez lt Oui gt au message de confirmation Page 76 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les contacts Manuel d utilisation version 2 3 Page 77
427. ra tra automatiquement annulant la ligne s lectionn e La ligne dite annulante est cr e avec les m mes donn es que la ligne supprimer sauf pour les champs suivants qui seront renseign es avec les valeurs suivantes N Bon suivi du num ro du bon du service fait supprimer Qt liv quantit livr e du service fait supprimer Date S fait date du jour lt Annuler gt pour abandonner la suppression Manuel d utilisation version 2 3 Page 261 Les services faits GESLAB Page 262 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Les factures Une facture GESLAB correspond un document mis par le fournisseur pour paiement de ses services Une facture GESLAB doit se reporter une et une seule commande En revanche plusieurs factures GESLAB peuvent concerner la m me commande GESLAB permet de g rer au niveau du laboratoire les d penses taxe de r manence comprise TRC Au niveau du laboratoire les cr dits quel que soit l tablissement sont g r s en TRC Pour les d penses lors de la saisie de la commande et de la facture l engagement des cr dits sur les origines se fait en TRC Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir une facture simple Saisir une facture partir d une commande Retrouver une facture Modifier une facture Annuler une facture Suivre une facture Saisir une facture group e Saisir une facture par anticipation
428. ransfert dates entre lesquelles les factures ont t extraites pour la derni re fois de GESLAB pour tre envoy es la d l gation 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher pour obtenir les factures correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 ll est possible de trier la liste selon les l ments suivants Page 490 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Transfert de donn es avec la d l gation Num ro GESLAB de la facture Date de saisie de la facture Raison sociale du fournisseur Num ro facture fournisseur Num ro de la commande GESLAB laquelle est rattach e la facture Num ro de souche e Montant de la facture e Statut de la facture 4 S lectionnez dans la liste les factures que vous souhaitez retransmettre s lection multiple possible 5 Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour d s lectionner les factures s lectionn es 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour que les factures s lectionn es soient marqu es comme retransmettre 7 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour fermer la fen tre Ces factures seront jointes la prochaine extraction de donn es GESLAB destination de la d l gation LL i Pour marquer les missions retransmettre En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Retransmission l option Marquer Mission
429. re ns Organisme de gestion Montant attendu initial Montants d j re us Reste attendu Es oo Libell pooo IOO Date d arriv e pr vue Date de saisie Date de mise jour 4 D gh v X E Pr c dent Suivant Trouver nnule Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 149 Les attendus sur r partitions GESLAB nm Pour retrouver un cr dit attendu sur r partitions 1 A partir de la fen tre principale Attendu sur r partitions cliquez sur le bouton lt Trouver gt La fen tre S lection d un attendu sur r partitions appara t M S lection d un attendu sur r partition ATTE 2100 Crit res N d attendu r part Entit d pensi re A re Date de saisie Libell incomplet Effacer crit res NS att Libell Entit d pensi re Date arr Mt attendu Reste att De Date d arriv e Attendus Reste attendu xX amp Annuler Imprimer 2 Saisissez ou s lectionnez un ou plusieurs crit res de recherche Les crit res possibles sont les suivants e N d attendu sur r partitions Entit d pensi re Libell incomplet de l attendu Une date minimum ou maximum d arriv e Une date minimum ou maximum de saisie Remarque pour saisir une date pr cise saisissez la m me valeur dans les champs gt gt et lt lt respectifs 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour afficher les cr dits attendus correspondant cette recherche ou sur le bou
430. remment sur toutes les donn es de cette liste Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et utilitaires 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de l entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 135 Les ventilations de cr dit GESLAB Corriger une erreur de ventilation gt Vous pouvez corriger une erreur de ventilation sur le libell de la ventilation Sur le montant de la ventilation Sur la destination de la ventilation Br Choisissez l option Entit s d pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale des entit s d pensi res M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 1 GROUPE Laboratoire de Chimie M Code entit Nom Seuil LaBo Laboratoire de Chimie Moll culaire M Autorisation de d passement 100 Entit d pensi re Nom Niv Labo Disp s Cde 4683 61 Cr e lors du passage en mode multi Laboratoire de Chimie Moll culaire BIBLIO Biblioth que CHBI CHBI 0 00 4297 44 GT Gestion technique HS Hygi ne et s curit IB Infrastructure batiment CHMO CHMO 500 00 0 00 0 00 113 83 0 1 2 2 CHE dministration 2 500 00 3 3 3 2 gh amp E ei 4 ha ra Trouver Annule Imprimer Fermer pe Pour corriger une ventilation Modifier le libell d une ventilation 1 S lectionnez dans la liste des entit s d p
431. retrouver une ou plusieurs demandes d achat enregistr es dans la base 8 r Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut G nE Stat Code Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe Adresse livraison Commandes 4 p 4 Y X g E Pr c dent Suivant Trouver snr Imprime Fermer Page 162 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat Pour retrouver une demande d achat 1 A partir de la fen tre principale Demande d achat cliquez sur le bouton lt Trouvez gt pour acc der la fen tre S lection d une demande M S lection demande d achat DEMA 3100 Crit res N demande uteur v Rais Soc fournisseur 2 Entit d pensi re v Date lancement ej Statut Provenance Tout OEn attente OEncours OTrait e Toutes O xL4B O Externe Ne Fournisseur Entit Lancement Libell Auteur Statut 0 Demandes xX amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la demande retrouver N demande num ro affect automatiquement la saisie de la demande Auteur nom de la personne ayant saisi la demande Valeur s lectionner dans une l
432. rigine x Data Auteur Entit d pensi re com N Mission N cde de l org Statut Etat Toutes Transmise R gularisation Rejet e 2 Pr visionnelle Toutes Non Sold e Sold e Enregistr e Compl te A retransmettre Hors labo Rechercher Effacer crit res N Souche Fournisseur Date Mont H T Mont T R C Solde Exercice Origine Nat St Pr v l T 0 Commandes 3 OK Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la commande retrouver e __N com num ro affect automatiquement la saisie de la commande e Souche num ro compl mentaire de la commande e Date com date de saisie de la commande Dans le cadre du haut 17 06 07 sp cifiez une date ant rieure ou gale la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure ou gale Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates e Fournisseur raison sociale du fournisseur de la commande e Nature nature de la commande Valeur s lectionner dans une liste d roulante e Auteur nom de la personne ayant saisi la commande e N Mission num ro de la mission si la commande est rattach e 402 une mission e Organisme de gestion l organisme de gestion de la commande Valeur s lectionner dans une liste d roulante affichant le code et le libell court des organismes de gestion e Origine origine de cr dit de la commande Valeur s lectionner RPBP dans
433. rincipale Mission cliquez sur le bouton lt Cofinanceur gt La fen tre ci dessus appara t 2 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Toutes les zones sont modifiables 3 Pour confirmer la modification des informations relatives aux financements de la mission cliquez sur le bouton lt OK gt 4 Pour revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Valider les modifications 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider vos modifications sur l ensemble de la demande de mission Remarque si la mission poss de un s jour l tranger elle est envoy e automatiquement vers l application Missions du portail SIMBAD Quelques informations compl mentaires e Si vous modifiez une donn e qui change le montant total de la mission et que la mission est au statut Compl te elle repassera au statut Imput e Les commandes de mission associ es passent au statut Enregistr e gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 333 Les missions GESLAB Modifier engagement d une mission Cette fonction vous permet de modifier la ou les commandes rattach es la mission et galement de saisir les imputations pour la demande de mission Remarque vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer une commande de mission sur une mission Transmise ou A retransmettre Pour une mission tran
434. s Provisoire NS identification 1 NS identification 2 NS identification 3 Code organisme Code organisme Code organisme w N e 1 Cliquez sur le bouton lt lnfos gt partir de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t Code banque Code guichet N compte Cl Type de paiement bancaire O postal Domiciliation Commentaires N Date cr ation Date dern MAJ Statut du fournisseur 05 61 84 34 24 O valide O D sactiv Provenance fournisseur Fermer 2 Indiquez le type de paiement postal ou bancaire en cochant la case bancaire correspondante 3 Saisissez les informations suivantes partir du RIB de l agent e Code banque 467 Page 384 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs e Code guichet 425 e N ompte 64473H e Cl 32 e Domiciliation du compte Toulouse 4 Utilisez la zone Commentaires pour apporter d ventuelles pr cisions 5 Dans les champs Code organisme saisissez le code organisme des tablissements d enseignement sup rieur Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Attention e Le code organisme saisi ne peut appartenir qu au type d organisme Etablissement d enseignement sup rieur e Le m me code organisme ne peut tre d fini plusieurs fois pour un m me prestataire 6 Dans les champs N identification saisissez l identifiant NABuCo du fournisseur pour
435. s M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation EU HT Rem Total H T Total T R C Lignes J Lignes d j factur es Factur H T Total T V 4 Factur T R C Infos r RCE Factur T T C z i 4 x gt A Ajouter d e Pr c dent E Sui Fermer m Pour conna tre l tat d une facture 1 S lectionnez la facture dont vous d sirez conna tre la situation Reportez vous au chapitre Retrouver une facture 2 Cliquez sur le bouton lt Infos gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 285 Les factures GESLAB mian canna Darmani mn PNENENEN __JiInfos FACT 3300 Enregistr e Transmise Retourn e Libell Fournitures J Renault Nadine N facture de l organisme de gestion 5002174485 Date de prise en charge 06 07 09 Date r glement 07 07 09 Origine de cr dit de la commande SE MA Moyens annuels A retransmettre Hors labo Date extraction 03 07 09 16 58 00 N extraction 454 N de prise en charge Date suspension Commentaires EDP Factur Engag R alis Disponible Disp r s orig ADM09 29 02 848 00 Totaux 29 02 848 00 3 En premi re ligne les boutons radios vous donnent le statut
436. s redistribuer sur une nouvelle entit 2 Dans la liste des Nouvelles entit s s lectionnez l entit devant recevoir ces factures internes 3 Cliquez sur le bouton lt Attribuer gt pour attribuer les factures internes la nouvelle entit Les factures internes seront r affect es la nouvelle entit la validation de la subdivision R p tez ces op rations pour toutes les factures internes redistribuer 4 Pour revenir la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Fermer gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 69 Les entit s d pensi res GESLAB G R partir les missions Cliquez sur le bouton lt Missions gt la fen tre suivante appara t Attribution des missions aux nilles EDP ENTI 3470 Nouvelles entit s Code entit Libell D passement Seuil Monsieur T QUI MRU Monsieur U OUI 100 2 Entit s Missions NS gent Type de mission Date Dep Montant Entit d bitrice 0 Missions E Fermer 1 Dans la liste des Missions s lectionnez la ou les missions redistribuer sur une nouvelle entit 2 Dans la liste des Nouvelles entit s s lectionnez l entit devant recevoir ces missions 3 Cliquez sur le bouton lt Attribuer gt pour attribuer les missions la nouvelle entit Les missions seront r affect es la nouvelle entit la validation de la subdivision R p tez ces op rations pour toutes les
437. s 4 Fichier HTML Postscript S lectionnez la destination de l tat imprimante cran ou fichier et cliquez sur le bouton lt OK gt pour confirmer Li Pour v rifier la coh rence des donn es dans GESLAB Attention le traitement de v rification de coh rence peut tre tr s long car il passe toutes les donn es de la base en revue et effectue un grand nombre de calculs En fin d ann e il peut immobiliser un poste pendant plusieurs heures voire une journ e Il est donc important que vous planifiez ce traitement et que les autres utilisateurs en soient avertis car il nest pas possible d utiliser GESLAB pour saisir des mouvements durant toute la dur e du traitement de v rification Page 86 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB V rifier la coh rence des donn es Apr s avoir choisi la destination de l tat la fen tre suivante appara t M V rification de la Coh rence des Donn es VERIF 3000 A lancer M v rification de la coh rence de la base MRelev des anomalies de gestion Vous avez demand la v rification de la coh rence des donn es Le traitement peut tre long Lancer ou Fermer E Fermer 1 Par d faut les deux options de la v rification de coh rence de la base sont lanc es Si vous d sirez ne lancer qu une seule des deux options d cochez la case correspondant l option que vous ne d sirez pas lancer 2 Cliquez sur le bouton lt Lancer gt pour lancer l
438. s d penses par origine et par nature NAT_1 Attendus de cr dit par origine de cr dit ATT_1 Notifications de cr dit par origine de cr dit NOT 1 R partitions de cr dit par origine de cr dit REP 1 Commandes par origines de cr dit COM 1 Factures par origine FAC 1 Les diff rents tats entit s sont Synth se des entit s SED_1 SED 2 SED 3 SED 4 SED 5 Bilan des entit s de niveau fin EDP 1 Bilan des entit s de regroupement EDP 2 Bilan financier par origine EDP 3 Bilan des d penses par entit et par mati re MAT _2 Bilan des d penses par entit et par nature NAT 2 Attendus ATT_2 R partitions par entit REP 2 Recettes internes sur entit FAI_2 gt non disponible Commandes par entit COM 2 Factures par entit FAC 2 Factures internes par entit FAI 1 D tail commandes par entit COM 3 D tail factures par entit FAC 3 D penses par entit s et par mati re EDP 4 gt non disponible Les diff rents tats missions sont R capitulatif d une mission MIS_15 gt non disponible e Liste des missions par agent MIS_13 Liste des missions par entit d pensi re MIS_14 gt non disponible Les diff rents tats divers sont Demandes d achat traiter DDA_1 Bilan par prestataire externe PEX_1 Bilan par agent PEX_2 Bilan par mati re MAT _1 Bilan par type d imputation IMP_1 R c
439. s d inscription Payables agent et indiquez le montant des frais Indiquez le libell justificatif pour les frais d inscription Saisissez le montant des frais de mat riel ventuels 228 00 Inscription au Congr s Manuel d utilisation version 2 3 Page 311 Les missions GESLAB 6 Pr cisez un libell justificatif pour les frais de mat riel 7 Saisissez le montant des frais divers diff rents des frais d inscription et de mat riel rembourser l agent 8 Pr cisez un libell justificatif des frais divers 9 Pour les missions de type IE Experts scientifiques vous pouvez cocher la case Majoration Expert Scientifique Le montant de la majoration est gal au total des frais de s jours sans tenir compte de la retenue Vous pouvez modifier ce montant condition qu il reste inf rieur la valeur calcul e Si vous saisissez une valeur sup rieure un message vous bloque et vous indique la valeur maximale autoris e Remarque si vous modifiez les s jours de la mission apr s la saisie de la majoration cette valeur n est pas recalcul e de fa on automatique vous devez d cocher puis cocher nouveau l indicateur pour la recalculer 10 Pr cisez un libell justificatif de la majoration 11 Pour revenir sur la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Fermer gt F Saisir les informations relatives au financement de la mission M Financement d une mi
440. s de cr dit de niveau fin Choisissez l option Notification de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale des notifications de cr dit M Notification de cr dit NOTI 3000 N notification Date notification Exercice uteur Origine cr dit N d attendu p O Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle N not tutelle Type de cr dit Notificateur p Montant meo 4 b v E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 111 Les notifications GESLAB i a Pour enregistrer une notification re ue par le laboratoire 1 A partir de la fen tre principale Notification de cr dit cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour acc der la fen tre Ajouter Notification M Ajouter notification NOTI 3000 N notification Date notification Exercice uteur 2007 LA4B Xlab Origine cr dit Ne d attendu Laboratoire Organisme de gestion Code gestion tutelle N not tutelle Type de cr dit Notificateur Montant pme Libell V4 x OK Annuler 2 Dans le champ Date notification saisissez la date de notification Elle 01 02 07 doit tre gale ou inf rieure la date du jour 3 Dans le champ Origine cr dit renseignez le code de l origine de SBGLO cr dit Ce champ est obligatoire Vous pouvez soit le saisir directement soit utiliser le liste d aide des origines de cr dit
441. s de regroupement sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hi rarchie Vous trouverez des indications sur la mani re d agencer vos origines de cr dit dans l exemple du manuel Pr sentation G n rale Il est possible d diter des bilans financiers par origine de cr dit cf Editer les tats pr d finis du Manuel d utilisation Points abord s dans ce chapitre Adm Ajouter une origine de cr dit Retrouver une origine de cr dit Consulter le budget d une origine de cr dit Modifier une origine de cr dit Supprimer une origine de cr dit Ins rer une origine de cr dit dans l arborescence Cr er une origine de cr dit de regroupement Ajuster les cr dits r serv s sur l origine Pour plus de renseignements sur Voir La saisie d une notification de cr dit Les notifications Page 16 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Ajouter une origine de cr dit gt Cette fonction vous permet de d crire l organisation des cr dits du laboratoire et de faire voluer cette structure en y ajoutant de nouvelles origines de cr dit amp Choisissez dans le menu Gestion courante l option Origines de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Origine de cr dit ORIG 3000 Orig regroupt Code origine Nom Laboratoire ne p Organisme de gestion Code gestion 1 Code gestion 2 Nature de cr dit v D but Autorisation
442. s informations suivantes sont modifiables Code client Type raison sociale Raison sociale Contact T l phone T l copie Adresse de facturation Pays N SIRET N INSEE Infos 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs Pour supprimer un client 1 S lectionnez le client concern Reportez vous au chapitre Pour retrouver un client 2 Cliquez sur le bouton lt D truire gt et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Manuel d utilisation version 2 3 Page 349 Recette Facturation client GESLAB Saisir une facture client Important vous devez avoir r alis lors de la premi re utilisation de ce module la r cup ration des donn es de base et le param trage des r f rences du laboratoire Reportez vous aux chapitres pr c dents gt Cette fonction permet au laboratoire fournisseur d enregistrer une facture client D Dans le menu qui s affiche en haut de l cran choisissez dans le menu Facturation client l option Facture client pour faire appara tre la fen tre suivante M Facture client FACL 1000 Facture Client N Libell RS Num ro Livr ee Origine Organisme Souche Facture annul e pays Paiement OoOo o Recette OoOo Commande Statut Date R f rence F N ligne R f Art Qt D signation P U H T Rem Factur
443. s la liste des entit s d pensi res l entit d pensi re mettrice partir de laquelle vous voulez ventiler des cr dits Si elle n appara t pas sur votre cran reportez vous au chapitre Retrouver une entit d pensi re du manuel Param trage et Utilitaires afin de pouvoir la s lectionner 2 Cliquez sur le bouton lt Ventiler gt La fen tre Ventilations mises par l entit d pensi re vient en superposition de la fen tre principale Entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 131 Les ventilations de cr dit GESLAB Ventilations mises par l entit d pensi re ENTI 3200 Date Entit r ceptrice Montant Libell EE gt Yentilations Total ventil 0 00 Reste ventiler 0 00 amp E Imprimer Fermer 3 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt pour saisir un mouvement de ventilation de cr dits 4 Dans le champ Date saisissez la date de ventilation Par d faut la 09 11 07 date du jour est affich e 5 Dans le champ Entit r ceptrice s lectionnez gr ce la liste CHME d roulante une entit d pensi re Ce champ est obligatoire Administration 6 Dans le champ Montant saisissez le montant de la ventilation Il doit 500 tre positif ou n gatif mais non nul Ce champ est obligatoire 7 Dans le champ Libell saisissez le libell explicatif de la ventilation Ventilation cr dit 8 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votr
444. s ne pouvez imputer la facture sur cette origine car sa date de d but de validit n est pas atteinte si la date de facture fournisseur est strictement sup rieure la date de fin de validit de l origine de cr dit un message appara t 2471 vous ne pouvez imputer la facture sur cette origine car sa date de fin de validit est d pass e 3 Dans le champ Re ue le tapez la date de r ception de la facture au 02 07 07 laboratoire Elle doit tre post rieure ou gale la date de facturation Ce champ est obligatoire 4 Dans le champ N facture fournisseur tapez le num ro affect parle 13989 fournisseur la facture Ce champ est obligatoire 5 Dans le champ N client entrez le num ro de client sous lequel vous 2547Y tes connu chez le fournisseur Si un num ro de client a d j t saisi dans les donn es fournisseur il est automatiquement g n r 6 Dans le champ N commande entrez le num ro de la commande concern e par la facture aide la saisie disponible par lt Tabulation gt La commande doit obligatoirement tre cr e avant la Manuel d utilisation version 2 3 Page 265 Les factures GESLAB saisie de la facture Ce champ est obligatoire 7 L entr e du num ro de commande entra ne l affichage de la souche si 0987 351 elle existe et du message suivant 2442 Confirmez vous la g n ration des lignes d tail de la factur
445. s pour faire appara tre la fen tre suivante M S lection des missions retransmettre EXTR 1300 x Crit res Entit d pensi re Pays auteur NS mission Date d part Date retour Type de mission v Nom de l agent E P riode de transfert entre et Effacer crit res Ne Type Agent Pays D part Retour Montant Auteur Exer Stat r 0 Missions E Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 491 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB 1 Saisissez un ou plusieurs crit res connus des missions retransmettre Entit d pensi re entit d pensi re laquelle est rattach e la mission Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Pays pays visit Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Auteur nom de l auteur des demandes de mission Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt N mission num ro GESLAB de la mission Type de mission type des missions Nom de l agent nom de l agent ayant r alis les missions Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Date d part gt gt date minimale de d part en mission Date d part lt lt date maximale de d part en mission Date retour gt gt date minimale de retour de mission Date retour lt lt date maximale de retour de mission P riode de transfert entre date minimale laqu
446. sation version 2 3 Page 9 Introduction GESLAB Page 10 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Connexion Connexion Pour pouvoir se connecter GESLAB il est n cessaire d tre authentifi dans Janus Pr requis il vous faut conna tre vos param tres de connexions adresse mail et mot de passe attribu par Janus Points abord s dans ce chapitre Adm S authentifier sur Janus Se connecter au groupe de laboratoires Li S authentifier sur Janus Au lancement de GESLAB l cran d authentification suivant s ouvre M Authentification JANUS 1000 QUAanuz d pesser les fonti rzs Janus Gestion des identit s S lectionnez votre statut pour acc der aux applications Veuillez s lectionner votre statut Demander ou changer un mot de passe S lectionnez l application GESLAB O Recette O Echanges SIFAC Manuel d utilisation version 2 3 Page 11 Connexion GESLAB 1 S lectionnez votre statut 2 Saisissez votre adresse mail 3 Saisissez votre mot de passe 4 Choisissez l application voulue GESLAB est l application principale Recette correspond la facturation client et Echanges SIFAC correspond aux changes avec l universit 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt Se connecter au groupe de laboratoires Apr s l authentification Janus vous devez vous connecter au groupe de laboratoire voulu L cran de param trage suivant
447. savoir les cumuls erron s par exemple les factures clients dont le montant est diff rent du cumul des lignes d tail Au terme de la v rification des tats d anomalies sont dit s pour information Dans un second temps et sur demande expresse de votre part le syst me peut corriger automatiquement les anomalies qu il a d tect es sur la base Facturation client recalcul des cumuls erron s Attention la v rification de coh rence de la base Facturation client n effectue aucun contr le de coh rence avec la base GESLAB Cette fonction vous permet de lancer le traitement de v rification de coh rence des donn es dans la base Facturation client d GESLAB et ventuellement de corriger automatiquement les incoh rences d tect es Le tableau qui suit d taille les anomalies recherch es et les corrections automatiques ventuellement effectu es par l outil de v rification Le signe signifie est calcul comme Anomalie d tect e Correction si demand e Facture client Montant factur HT cumul des lignes Montant factur HT cumul facture associ es des lignes facture associ es Facture client N attendu inexistant dans le fichier des Pas de correction automatique attendus La base doit tre envoy e au DSI pour examen et correction Facture client N attendu 0 et statut En attente Recherche du n de la facture dans le libell de l attendu et alimentation du n attendu s i
448. seill de proc der une sauvegarde de la base de donn es avant de proc der une subdivision Reportez vous au chapitre Sauvegarder et restaurer les donn es Cette op ration ne peut tre men e qu en utilisation mono utilisateur l utilisateur doit tre la seule personne connect e sur GESLAB pour pouvoir effectuer une subdivision 1 A partir de la fen tre principale Entit d pensi re s lectionnez l entit subdiviser 2 Cliquez sur le bouton lt Subdiviser gt La fen tre Subdivision d une entit d pensi re appara t Page 62 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Subdivision d une entit d pensi re ENTI 3400 Entit subdiviser Code entit Nom entit Laboratoire CHBI CHBI Laboratoire de Chimie Niveau Entit de rattachement 2 Laboratoire de Chimie Moll culaire Nouvelles entit s Montants imputer Code entit Libell R partitions 4400 00 Dont r serv es 4400 00 Demandes 20 00 Commandes 2337 91 Factures 0 00 Factures internes 0 00 0 entit s Missions 410 97 R partitions Demandes Commandes Factures Fact int Missions Pour r aliser la subdivision il faut successivement D crire les nouvelles entit s R partir les cr dits sur les nouvelles entit s R partir les demandes d achat R partir les commandes R partir les factures R partir les factures internes R par
449. sez dans le menu Retransmission l option Marquer rvites faits pour faire appara tre la fen tre suivante M S lection des services faits retransmettre EXTR 1400 Crit res N commande Raison sociale fournisseur Date Service fait NS Bon Livraison P riode de transfert entre et Com L com Fournisseur N bon liv Libell Qt liv Date S Statut T 0 Services faits E Fermer 1 Saisissez un ou plusieurs crit res connus des services faits retransmettre e N commande n GESLAB de la commande Raison sociale du fournisseur Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Date Service fait gt gt date minimale du service fait Date Service fait lt lt date maximale du service fait N Bon Livraison num ro du bon de livraison fournisseur P riode de transfert dates entre lesquelles les services faits ont t extraits pour la derni re fois de GESLAB pour tre envoy s la d l gation 2 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les services faits correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 3 Il est possible de trier la liste selon les l ments suivants Num ro GESLAB de la commande Num ro GESLAB de la ligne d tail commande Raison sociale du fournisseur Num ro du bon de livraison fournisseur Date laquelle le service a
450. smise seuls l origine de cr dit et l indicateur de solde sont modifiables 8 r Choisissez l option Mission dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre suivante M Mission MISS 3000 Donn es g n rales Agent Nom F N INSEE N Type A du Imputation Organisme v au Entit d p Stage OM permanent OM collectif indie Objet S jour D tails Montants Instance comit national Compl ment motif Total mission Forfait Motif forfait Avance Montant avance Montant remboursable l agent Cofinanceur Cdes Miss 4 b G Pr c dent Suivant Trouver A Pour modifier engagement de la mission A Modifier les commandes de mission 1 S lectionnez la mission que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une demande de mission 2 Cliquez sur le bouton lt Cdes Miss gt la fen tre suivante appara t Page 334 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions M Commande de mission MISS 3700 Mission Total mission 410 97 Total imput Reste imputer Commande Origine de cr dit SE Subvention d tat N commande 6 Libell commande vico JEAN PARIS 20 11 07 au 22 11 07 Souche Solde Lignes CHBI VIGO JEAN PARIS 20 11 07 au 22 1170 410 97 6 Services Lignes Imputations Total de la command
451. ssez le nom de jeune fille 6 Saisissez la date de naissance de l agent Ce champ est obligatoire 23 06 48 7 Indiquez la nationalit de l agent Aide la saisie disponible par Fran aise lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire Remarques e Une nationalit dont le pays est invalide appara tra avec une dans la liste d aide Cette nationalit ne devra pas tre utilis e e La case cocher Etranger est renseign e de fa on automatique en fonction de la nationalit de l agent 8 Dans le champ INSEE pr cisez le num ro de s curit sociale de l agent 1480634123054 Ce champ est obligatoire pour les agents de nationalit fran aise Attention un contr le est r alis entre la date de naissance la qualit et le num ro de s curit sociale de l agent 9 Le champ Num ro matricule est un champ non saisissable Ce champ est renseign de fa on automatique l int gration de l agent 10 Dans le champ Ancien matricule agent vous pouvez renseigner 7600426 l ancien matricule de l agent 11 Dans la zone Adresse personnelle saisissez l adresse du domicile de l agent e Num ro et nom de la rue Ce champ est obligatoire 12 rue de e Compl ment ventuel l Orchid e e Code postal 31000 e Ville Ce champ est obligatoire TOULOUSE 11 Saisissez le pays de r sidence de l agent Aide la saisie disponible France par lt Tabulation gt Ce champ est obligatoire 12 Ind
452. ssion MISS 3600 Organisme Nature des frais Montant Organisme Intitul organisme financeur Nature des frais pris en charge Montant 1 A partir de la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Cofinanceur gt La fen tre ci dessus appara t Dans le cas o un autre organisme participe au financement de la mission 2 S lectionnez l organisme de prise en charge en utilisant la liste Universit d roulante 3 Saisissez l intitul de l organisme participant au financement de la mission Facult des dans la liste d roulante Sciences Page 312 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les missions 4 Sous forme d un texte libre pr cisez la nature des frais pris en charge par Particip frais l organisme cofinanceur d inscription 5 Saisissez le montant des frais pris en charge par l organisme cofinanceur 76 Ce montant est indicatif et n entre pas en compte dans le calcul des frais de mission 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre saisie 7 Vous pouvez saisir jusqu trois cofinanceurs pour la m me mission pour cela cliquez sur le bouton lt Ajouter gt puis r p tez les tapes 2 6 8 Pour revenir sur la fen tre principale Mission cliquez sur le bouton lt Fermer gt G Saisir un forfait Si l agent b n ficie d un forfait saisissez le montant du forfait dans le champ Forfait et le motif du forfait dans la zone Motif forfait
453. st sorti du laboratoire 11 Si vous effectuez une gestion plus fine de votre inventaire vous pouvez saisir les informations facultatives suivantes e Local localisation physique du mat riel e EDP Acq code de l entit d pensi re acqu reur qui a financ l achat e EDP Resp code de l entit d pensi re responsable qui en a la responsabilit e EDP D posit code de l entit d pensi re du d p t quand le mat riel est l tat d p t e Emprunteur nom de l emprunteur quand le mat riel est l tat Pr t B Saisir les informations compl mentaires 1 Cliquez sur le bouton lt Informations gt La fen tre suivante appara t M Infos inventaire INVE 1400 Commentaires Date de sortie administrative Date cr ation Date derni re mise jour Date suppression logique E Fermer Page 450 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire 2 Vous pouvez utiliser la zone Commentaires pour apporter d ventuelles pr cisions Les champs date cr ation date derni re mise jour et date suppression logique sont automatiquement mis jour 3 Pour confirmer votre saisie fermez la fen tre nfos inventaire C Valider la saisie du mat riel inventori 1 Cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Inventaire pour valider la saisie du mat riel Le statut est mis Enregistr et un n
454. ste d attente Attention cette op ration est irr versible I est pr f rable en cas de d saccord d annuler l int gration et de contacter la d l gation Si vous tes d accord avec les modifications apport es par la d l gation Vous pouvez int grer les nouvelles informations dans votre base 7 Sile code de gestion adresse budg taire a t modifi saisissez le code de la nouvelle origine de cr dit de la commande en accord avec la modification de la d l gation 8 Sile montant de la commande a t modifi vous devez cr er une ou plusieurs lignes d tail afin que la somme des lignes d tail soit gale au montant de la commande retourn e par la d l gation Pour cela cliquez sur le bouton lt Lignes d tail gt et saisissez les lignes d tail le montant est pr renseign par la diff rence entre BFC et GESLAB 9 Si le fournisseur agent a t modifi Manuel d utilisation version 2 3 Page 513 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB GESLAB pr renseigne le fournisseur si celui ci est enregistr dans la base Sinon vous devez saisir le fournisseur correspondant l identifiant du nouveau fournisseur de la commande 10 Si l indicateur de solde a t modifi vous devez impacter cette modification 11 Une fois la commande modifi e cliquez sur le bouton lt Int grer gt pour valider l int gration de la commande GESLAB effectue alors des contr
455. strement de service fait sur une commande La suppression physique du service fait n est possible que pour les services faits au statut enregistr La suppression d un service fait qui a d j t transmis BFC g n rera une 8 r ligne annulante cr ation d une ligne dont la quantit est la m me que celle de la ligne supprimer mais de signe oppos Choisissez l option Commande dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des services faits M Commande COMM 3000 N ST uas ES s mu al N March Libell PILE En N Rem Comp t Acronyme Nature 0O B N Mission ClPr visionnelle Solde n rog scient N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article Rem LCL AI TVA LOCIRA 0 bD taill es Group es Total H T 7 Total T V A Impression obligatoire du bon de commande Total T R C Factur Infos Adresses Imputations ice fa Facti Fact Ant rieur 5 Ajouter Modifi tru Pr c dent Suivant Trouver in il Fermer Pour supprimer le service fait La suppression du service fait s effectue en deux tapes e Rechercher la commande concern e e Supprimer le service fait A S lectionner la commande concern e 1 S lectionnez la commande concern e Reportez vous au chapitre Retrouver
456. t La fen tre suivante appara t M Adresses COMM 3500 Adresse d envoi des factures LABORATOIRE TOULOUSE LABORATOIRE Adresse de livraison de la commande 4 LABORATOIRE TOULOUSE LABORATOIRE 31000 TOULOUSE L adresse de facturation est par d faut celle correspondant l organisme financeur qui prend en charge la commande L adresse de livraison est l adresse de livraison par d faut du laboratoire 6 Siles adresses affich es sur l cran ne sont pas satisfaisantes cliquez sur le bouton lt Autre adresse gt pour faire d filer l cran les diverses Manuel d utilisation version 2 3 Page 193 Les commandes GESLAB adresses existantes dans la base Reportez vous au chapitre Saisir un laboratoire du manuel Param trage et Utilitaires 7 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Commande 8 Cliquez sur le bouton lt Imputations gt La fen tre suivante appara t facultatif Wi imputations COMM 3300 Autres imputations Code Valeur m Imputations E Fermer Vous pouvez si vous le d sirez imputer les commandes sur d autres types d imputation que vous aurez d fini par un code Reportez vous au chapitre Les tables du manuel Param trage et Utilitaires Par exemple vous pouvez faire une imputation sur les th mes de recherche de votre laboratoire ou sur les r f rences du plan comptable Pour saisir un code d imputation 1 Cli
457. t effectu Manuel d utilisation version 2 3 Page 493 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB 4 S lectionnez dans la liste les services faits que vous souhaitez retransmettre s lection multiple possible 5 Cliquez sur le bouton lt Annuler gt pour d s lectionner les services faits s lectionn s 6 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour que les services faits s lectionn s soient marqu s comme A retransmettre 7 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour fermer la fen tre Ces services faits seront joints la prochaine extraction de donn es GESLAB destination de la d l gation Pour marquer les agents de provenance GESLAB transmettre ou retransmettre Cette fonction vous permet de marquer un agent dans le but de l envoyer BFC pour cr ation ou mise jour ind pendamment d une mission Attention Seuls les agents de provenance GESLAB nouvellement cr s ou modifi s depuis la derni re extraction peuvent tre marqu s mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Retransmission l option Marquer ents pour faire appara tre la fen tre suivante S lection des agents de provenance Xlab transmettre EXTR 1500 Crit res Num ro INSEE Nom incomplet Num ro matricule ncien matricule agent Pr nom Nat N mat Anc mat Date Date saisie 1 Saisissez un ou plusieurs crit res connus des agents de GESLAB
458. t OK gt pour valider la modification ou sur le bouton lt Annuler gt pour revenir aux anciennes valeurs Manuel d utilisation version 2 3 Page 415 Les produits GESLAB Supprimer un produit gt Cette fonction vous permet de supprimer un produit enregistr dans GESLAB 8 r Choisissez l option Produit dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des produits W Produit PROD 3000 Code produit Provenance Date cr ation Fournisseur Raison sociale D signation R f rence article Prix Unit HT Taux TVA v Mati re 4 2 3 amp E Pr c dent Suivant Trouver 0 r Fermer Pour supprimer un produit 1 S lectionnez le produit concern Reportez vous au chapitre Retrouver un produit 2 A partir de la fen tre principale Produit cliquez sur le bouton lt D truire gt et r pondez lt Oui gt au message de confirmation Page 416 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s Les march s Ce module permet au laboratoire d enregistrer les caract ristiques des march s pass s entre des fournisseurs et les organismes de gestion Les march s permettent d obtenir des conditions avantageuses d achats chez certains fournisseurs D autre part la passation d un march est obligatoire pour toute commande dont le montant est sup rieur un montant d fini par le Code des March s Publics GESLAB distingue deux types de march s e Les
459. t appara t Page 442 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les agents 1239 Etes vous s r de vouloir r initialiser le matricule de cet agent Cliquez sur lt Oui gt pour accepter l effacement du matricule Cliquez sur lt Non gt pour abandonner l action d effacement du matricule Puis cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale pour valider l effacement du matricule Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt de la fen tre principale l action d effacement du matricule est abandonn e Par la modification du num ro INSEE 1 S lectionnez l agent de provenance GESLAB dont vous d sirez effacer le matricule Reportez vous au chapitre Retrouver un agent A partir de la fen tre principale Agent cliquez sur le bouton lt Modifier gt Le bouton lt R init Matricule gt devient actif Modifier le num ro INSEE Le matricule est effac automatiquement Pour valider les modifications cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler les modifications cliquez sur le bouton lt Annuler gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 443 Les agents GESLAB Supprimer un agent Cette fonction vous permet de supprimer un agent enregistr dans GESLAB Pour supprimer un agent de la base il faut v rifier que l agent ne soit r f renc dans aucun module GESLAB Attention vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur au statut V
460. t sera d autant plus long que vous aurez de niveaux dans votre hi rarchie Vous trouverez des indications sur la mani re d agencer vos entit s d pensi res dans le manuel Pr sentation G n rale Reportez vous galement aux documents re us et aux travaux effectu s lors de votre formation au produit GESLAB Il est possible d diter des bilans financiers par entit d pensi re cf Editer les tats pr d finis du Manuel d utilisation Points abord s dans ce chapitre Adm Ajouter une entit d pensi re Modifier une entit d pensi re Retrouver une entit d pensi re Consulter le budget d une entit d pensi re Supprimer une entit d pensi re Ins rer une entit d pensi re de regroupement Ajuster les cr dits r serv s Subdiviser une entit d pensi re en plusieurs entit s Page 42 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Ajouter une entit d pensi re Cette fonction permet l administrateur du laboratoire d initialiser la structure du laboratoire et de faire voluer cette structure en y ajoutant de nouvelles entit s d pensi res Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la 8 r fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 0 v Code entit Seuil autorisation de d passement Entit d pensi re Niv Labo Disp s Cde dget v
461. t ses accessoires 2 Cliquez sur le bouton lt inventaire sur la commandez La fen tre suivante appara t Page 456 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire W inventaire sur la commande INVE 1300 N commande N labo D signation N fact Entr e Etat NS organisme 1 ordinateur portable 2 04 12 07 E 3 Vous pouvez visualiser la liste des mat riels inventori s sur la commande 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Inventaire Manuel d utilisation version 2 3 Page 457 Gestion de l inventaire GESLAB Suivre l inventaire Cette fonction vous permet d effectuer le suivi de l inventaire au travers d ditions papier sp cifiques e Fiche inventaire fiche similaire la fiche inventaire transmise la d l gation e Fiche quipe liste des mat riels inventori s pour chaque entit d pensi re responsable e Liste inventaire laboratoire liste des mat riels inventori s pour un laboratoire donn avec crit res de tri Pour diter la ou les fiche s inventaire 1 Choisissez l option Mise jour inventaire du menu Inventaire 2 S lectionnez le mat riel dont vous souhaitez diter la fiche inventaire Reportez vous au chapitre Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires 3 Cliquez sur le bouton lt Imprimer gt et choisissez la destination de l impression Vous obtenez l tat INV_1
462. tages TVA taux de remise etc B Positionner les sections sur le bon de commande 1 Cliquez sur la ligne D tail respectivement Total 2 Cliquez sur le bouton lt Positionner gt droite de l cran sauf pour l ent te qui ne peut pas tre d plac e Page 96 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande Positionnement des champs sections ETAT 1200 Champ Section D tail Ne ligne N Colonne Taille 3 Saisissez dans la fen tre qui s affiche la ligne partir de laquelle doit commencer la section D tail respectivement Total 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider C Saisir les donn es imprimer dans le bon de commande Pour ajouter une rubrique dans une section 1 Cliquez sur la ligne correspondant la section o vous voulez ajouter la rubrique Ent te D tail ou Total 2 Cliquez sur le bouton lt Saisir gt La liste des tables de GESLAB colonne de gauche et les rubriques correspondantes colonne de droite apparaissent Manuel d utilisation version 2 3 Page 97 Param trer un bon de commande GESLAB 3 M Fichiers Rubriques ETAT 1100 ADR _SEQ FCOMMANDE ADR REF ADR FCONSTANTE ADR CODE UNI FETABLISSEMENT ADR TYPE ADR FFOURNISSEUR ADR DEST FINTERNE ADR LIGL ADR FLDETAIL ADR _LIGZ2_ADR FORIGINE ADR CP FUNITE ADR VILLE ADR CODE _PAY ADR CODE ETA ADR_DEFAUT x Annuler Cliquez sur le nom
463. te laquelle la facture interne a t saisie Dans le cadre du haut sp cifiez une date ant rieure la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure cette date Il est possible de ne saisir qu une seule des deux dates e Montant gt gt le montant maximal de la facture interne e Montant lt lt le montant minimal de la facture interne 3 Cliquez sur le bouton lt Rechercher gt pour obtenir les factures internes correspondant aux crit res de recherche que vous avez saisis Il est possible tout moment d annuler la recherche en cliquant sur le bouton lt Annuler gt 4 Le bouton lt Effacer crit res gt permet d annuler la saisie des crit res 5 Il est possible de trier la liste selon les informations suivantes e Num ro de facture interne e Libell de facture interne e Date de facture interne Page 294 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes Entit d pensi re d bit e Entit d pensi re cr dit e Montant de facture interne Mati re associ e 6 S lectionnez dans la liste la facture interne que vous recherchez puis cliquez sur le bouton lt OK gt ou double cliquez directement sur la ligne Vous revenez sur la fen tre Facture interne avec les donn es de la facture interne s lectionn e 7 lt Suivant gt et lt Pr c dent gt Ces boutons de la fen tre principale vous permettent ensuite de balayer les autres factures internes
464. te fonction vous permet de supprimer les factures clients disparition de la base GESLAB Seule une facture au statut Enregistr e peut tre supprim e Remarque si la facture poss de un autre statut vous pourrez l annuler Reportez vous au chapitre Annuler une facture client mais elle ne dispara tra pas de la base Choisissez l option Facture client du menu Facturation pour faire appara tre la fen tre principale M Facture client FACL 1000 Facture NS Libell Origine Organisme Souche C Facture annul e y Paiement Recette oOo Commande Statut Date R f rence A N ligne R f Art Qt D signation P U H T Rem Factur Factur net H T Montant TVA 4 b Pr c dent Suivant Trouver EAR Pour supprimer une facture client au statut Enregistr e 1 S lectionnez la facture client supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une facture client 2 A partir de la fen tre principale de la facture cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message demande confirmation de la suppression celle ci est irr versible Page 364 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Recette Facturation client Suivi de la facturation client Cette fonction vous permet d diter par origine de cr dit les factures clients non r gl es ce jour B Choisissez dans le menu Traitements du module Facturation client l option Etat Etat des factures non r gl
465. ter l effacement du num ro BFC 6 Cliquez sur lt Non gt pour abandonner l action d effacement du num ro BFC 7 Puis cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale pour valider l effacement du num ro BFC Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt de la fen tre principale l action d effacement du num ro BFC est abandonn e Page 398 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs Effacement du matricule d un fournisseur de type agent Cette fonction vous permet d effacer le num ro de matricule d un fournisseur de type agent de provenance GESLAB Attention l effacement du matricule d un fournisseur de type agent entra ne la retransmission automatique et imm diate de l agent Remarque l effacement du matricule n est permis que pour les fournisseurs de type agent de provenance GESLAB matricule commen ant par un 9 Choisissez l option Fournisseur dans le menu Donn es pour faire appara tre la fen tre principale des fournisseurs M Ajouter fournisseur FOUR 3000 Type fournisseur O Prestataire Ext agent Num ro Qualit Nom Pr nom v Nom patronymique Date naiss Nationalit Fran aise INSEE Num ro matricule Ancien matricule agent Adresse T l phone ne ooo l Pays France Etranger infos Missionnaire v x OK Annuler a Pour effacer le matricule d un fournisseur
466. tes de BFC Etat des commandes d achat avec cart MEcart sur Service fait Origines de cr dit MEcart sur Factur Code Libell Code de gestion Ecart sur Solde C N R S RP JUSTI Ressources propres justifier hors commandes absentes N R Cr dits ANR d xlab et ou BFC ANR CC GLO Global ANR Cr dits ANR Cr dits ANR CC Personnel ANR FJ ANR ANR FJ P ANR Cr dits de personnel ANR NA GLO ANR NA ANR NA ANR NA PE ANR NA Personnel ANR 0V Cr dits ANR Tri des tats v Tri par Nature de d pense R x Exporter Annuler LGCA LGCA LGCA XXXX 230951 2 1B15PU 230952 1B13PU 230951 1B13PU 2426971 1B15PU 2426971 1B15PU 2426973 1B1SPU 236471 2 1B15PU 236471 1B1 PU 236472 1B1 PU 203401 1B1 PU amp Imprimer E Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 549 Module de comparaison GESLAB BFC GESLAB 1 Dans le champ Organisme vous devez choisir l organisme sur lequel vous d sirez lancer la comparaison 2 Si vous cochez la case Ecart sur Service Fait l tat affichera les commandes d achat ayant un cart sur le montant des services faits 3 Si vous cochez la case Ecart sur Factur l tat affichera les commandes d achat ayant un cart sur le montant factur 4 Si vous cochez la case Ecart sur Solde l tat affichera les commandes d achat ayant un cart sur le solde Remarque si vous cochez les trois cases cit
467. tion Cette fonction vous permet de traiter les commandes que vous avez transmises la d l gation et qui ont t rejet es par elle Votre d l gation peut rejeter une commande quand e La commande a t mal transmise e La commande est envoy e en suppression alors qu elle n existe pas la d l gation e La commande n est pas acceptable du point de vue r glementaire Dans le cas de commandes rejet es par la d l gation vous avez la possibilit de consulter la liste des commandes rejet es et vous devez traiter des rejets Les modifications des commandes sont faites par le laboratoire En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Rejet Commandes pour faire appara tre la liste des commandes rejet es par la d l gation 7 Commandes rejet es par la D R INTC 2000 CE Laboratoire z Organisme C N R S Auteur j x N Com Libelle Nat Code Gestion Post Int Libell rejet LT Cas d erreur particulier necessitant de 13991 5 couverts 30 03 10 FO 9ADO 0B1 1 Commandes rejet es la D R T amp E D truire Int grer Imprimer Fermer M Pour traiter les commandes rejet es par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Commandes rejet es par la D R vous pouvez faire une s lection des commandes rejet es selon les crit res suivants e Organisme e Auteur Page 531 Manuel d utilis
468. tion cliquez sur le bouton lt Missions gt pour acc der la fen tre de consultation des missions de l extraction M Extraction courante N 1 EXTR 2400 Missions NS Type gent Labo Pays D part Retour Montant Auteur Exer Stat T VIGO JEAN LABO FRA 20 06 06 22 06 06 410 97 ADM 2006 C 1Missions amp E Imprimer Fermer 2 Pour consulter le d tail d une mission s lectionnez la mission dans la liste et cliquez sur le bouton lt Consulter gt Refermez la fen tre de consultation en cliquant sur le bouton lt Fermer gt 3 Cliquez ensuite sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Transmission la d l gation Manuel d utilisation version 2 3 Page 485 Transfert de donn es avec la d l gation GESLAB Consulter les agents de l extraction 1 A partir de la fen tre Transmission la d l gation cliquez sur le bouton lt Agents gt pour acc der la fen tre de consultation des agents de l extraction W Extraction courante N 1 TRAN 1500 Pr nom Nation Matricule Date Statut 1480634123054 FRA 19 12 06 1 Agents amp L Imprimer Fermer 2 Pour consulter le d tail d un agent s lectionnez l agent dans la liste et cliquez sur le bouton lt Consulter gt Refermez la fen tre de consultation en cliquant sur le bouton lt Fermer gt 3 Cliquez ensuite sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Transmission la
469. tion de la modification de la facture que le total factur hors taxe est gal la somme des totaux factur s HT de chaque ligne Si ce n est pas le cas un message d erreur vous demandera de corriger et la validation ne sera possible que lorsque les deux montants seront gaux Page 282 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures Annuler une facture Seules les factures se rapportant une commande non sold e peuvent tre annul es dans GESLAB Si vous voulez supprimer une facture li e une commande sold e il faut tout d abord d solder la commande Br Choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des factures Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation EU HT Rem Total H T Total T R C Lignes Lignes d j factur es Factur H T Total T V 4 Factur T R C Factur T T C 4 H EH Ajouter Pr c dent E Sui Trouver Fermer M Pour annuler une facture non transmise 1 S lectionnez la facture annuler Reportez vous au chapitre Retrouver une facture 2 A partir de la fen tre principale Facture cliquez sur le bouton lt D truire gt Un message demande confirmation de la suppression qu
470. tir les missions Valider la subdivision de l entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 63 Les entit s d pensi res GESLAB A D crire les nouvelles entit s A partir de la fen tre Subdivision d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Nlles EDP gt une nouvelle fen tre appara t Nouvelles entit s d pensi res ENTI 3410 Nouvelle entit Code entit Libell o Code entit Libell D passement Dentit s E Fermer Pour saisir une nouvelle entit 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Saisissez les champs e Code entit e Libell 3 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider cette saisie 4 Recommencez les op rations 1 3 pour chaque nouvelle entit saisir Page 64 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res B R partir les cr dits sur les nouvelles entit s A partir de la fen tre Subdiviser Entit d pensi re cliquez sur le bouton lt R partitions gt la fen tre suivante appara t R partitions des cr dits vers les nvlles entit s ENTI 3420 R partitions Code origine Libell R parti Dont r serv Reste r partir Ressources Propres 1 R partitions Nouvelles r partitions Origine R partition Dont r serv Entit Re a I A O 0 R partitions E Fermer Cette fen tre permet de redistribuer les cr dits re us par l entit sub
471. tit s d pensi res Manuel d utilisation version 2 3 Page 289 Les factures internes GESLAB Saisir une facture interne Cette fonction vous permet de saisir une facture interne qui va g n rer un mouvement financier interne transfert de cr dit entre deux entit s d pensi res d un m me laboratoire Br Choisissez l option Facture Interne dans le menu D penses La fen tre suivante s affiche alors M Facture interne FACI 3000 N facture interne Date de saisie Exercice Entit d bit e Entit cr dit e Montant HT Libell Mati re Imputations 4 b dh E Pr c dent Suivant Trouver Imprim Fermer 3 Pour saisir une facture interne La saisie d une facture interne s effectue en deux tapes e Saisir les informations principales e Saisir les imputations cette tape n est pas obligatoire A Saisir les informations principales 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Saisissez le code de l entit d pensi re d bit e Il s agit de l entit dont le PIR disponible est d bit du montant de la facture interne Cette entit d pensi re ne peut tre qu une entit de niveau fin Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Page 290 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes 3 Saisissez le code de l entit d pensi re cr dit e Il s agit de l entit dont FOURN le disponible est cr dit du mont
472. ton lt Lignes gt La fen tre Lignes de facture client appara t 2 Placez le curseur sur les champs modifier et entrez les nouvelles valeurs Les zones modifiables sont R f rence article Quantit Prix unitaire H T Remise TVA D signation Remarque une ligne modifi e appara tra avec une dans la liste 3 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir l cran principal Modifier les informations compl mentaires 1 Cliquez sur le bouton lt lnfos gt et saisissez les nouvelles valeurs Remarque pour une facture client au statut En attente ou R gl e vous pouvez supprimer la r f rence un attendu Si la facture est au statut En attente elle repasse alors au statut Edit e 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre principale Modifier les r f rences 1 Cliquez sur le bouton lt R f rences gt 2 Pour modifier une r f rence cliquez sur le bouton lt Autre r f rence gt pour faire d filer l cran les diverses r f rences existantes 3 Lorsque la nouvelle r f rence que vous d sirez s lectionner appara t vous pouvez fermer la fen tre avec le bouton lt Fermer gt Valider les modifications 1 Pour valider la modification de la facture client cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Si vous cliquez sur le bouton lt Annuler gt toutes les modifications seront perdues
473. ton lt Effacer crit res gt pour annuler la recherche Vous pouvez trier le r sultat de la recherche sur tous les champs de la liste Pour cela cliquez sur les noms des rubriques sur lesquelles la liste sera tri e puis cliquez sur le bouton lt T gt Reportez vous au chapitre Fonction de tri du manuel Param trage et Utilitaires 4 S lectionnez dans la liste le cr dit attendu que vous recherchez Page 150 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les attendus sur r partitions 5 Cliquez sur le bouton lt OK gt GESLAB affiche nouveau la fen tre Attendu sur r partitions avec les caract ristiques du cr dit attendu que vous venez de s lectionner 6 Les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt vous permettent de parcourir les autres cr dits attendus contenus dans la liste issue de votre recherche Les donn es s affichent successivement Remarque si aucune recherche pr alable n a t lanc e les boutons lt Suivant gt et lt Pr c dent gt permettent de parcourir l ensemble des cr dits attendus dans l ordre des num ros d enregistrement Manuel d utilisation version 2 3 Page 151 Les attendus sur r partitions GESLAB Modifier un cr dit attendu sur r partitions Cette fonction vous permet de modifier certaines caract ristiques d un cr dit attendu sur r partitions En mode Gestion courante choisissez l option Attendus sur r partitions dans le menu 8 Cr dits pour f
474. traiter les missions que vous avez transmises la d l gation et qui ont t rejet es par elle Votre d l gation peut rejeter une mission quand e La mission a t mal transmise e Le mouvement vient supprimer une mission qui n existe pas la d l gation e La mission n est pas acceptable du point de vue r glementaire Dans le cas de missions rejet es par la d l gation vous avez la possibilit de consulter la liste des missions rejet es et d int grer ce rejet qui modifiera le statut de la mission pour permettre sa modification et son renvoi Attention une mission rejet e par la d l gation n a pas t trait e par celle ci Assurez vous avant de traiter les mouvements rejet s d identifier le probl me qui s est pos et de le r gler en collaboration avec la d l gation Be En mode Echanges avec la d l gation choisissez dans le menu Int gration l option Rejet Missions pour faire appara tre la liste des missions rejet es par la d l gation M Missions rejet es par la D R INTM 2000 Laboratoire LABO Laboratoire de Chimie Organisme C N R S v Auteur ZLAB NS Mis Sup Agent D part Retour Libell rejet 1 NON VIGO J 20706706 22 06 06 37 Exercice anterieur a l exe gt 1 Missions rejet es la D R T Z amp E D truire Int grer Imprimer Fermer a Pour traiter les missions rejet es par la d l gation 1 A partir de la fen tre principale Missions rejet es par l
475. tre compt e comme quantit factur e Elle correspond un nombre d articles factur s Cette case cocher est saisissable uniquement si le statut de la facture est Retourn e Pour les autres statuts cette case est coch e si le montant de la ligne facture est strictement sup rieure z ro __ Lignes de facture FACT 3200 Ligne com Entit Qt D signation R f rence P U H T Rem TotalH T TVA Tot 32132 ADMO9 5 00 carnet entretien pr vehicule 5080 473 025 4 80 24 00 19 60 32133 ADM09 2 00 Roller Green Ball 3 336 272 1 05 2 10 19 60 32134 ADMO9 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 4060 7 39 29 56 19 60 32135 ADMO9 1 00 SEMAINIER DE POCHE TEMPOREL C A 16 2 92 2 92 19 60 32134 ADM09 4 00 B250 SAC KRAFT AUT C4 90G 4060 7 39 29 56 19 60 Ligne com Code Qt Cumul qt D signation Total fact H T 32132 5 00 y carnet entretien pr vehicule 5080 Total fact T R C Ligne R f Article P U H T Factur Rem TVA Factur H T 473 025 4 80 vaux de TTNA Entit d pensi re Mati re SEEGE ADMO9 ADMIN REPORT 2009 acra Qt livr e Ajouter Modifier D truire Incorporer OK Annuler Lorsqu une ligne facture ne doit pas tenir compte des quantit s factur es cette case cumul quantit ne sera pas coch e et l affichage de la quantit sur l cran des lignes facture sera QE 6 Dans le champ D signation tapez un descriptif de l article Ce champ est obligatoire P
476. tre principale Entit d pensi re s lectionnez l entit supprimer puis cliquez sur le bouton lt D truire gt 2 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider votre suppression ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler votre demande de suppression Page 56 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Ins rer une entit d pensi re de regroupement Cette op ration consiste ins rer une entit d pensi re entre des entit s de niveau fin et leur entit de regroupement Il devient ensuite possible de rattacher de nouvelles entit s l entit nouvellement ins r e pour d tailler le suivi de vos cr dits Cette insertion n est possible que si e entit d pensi re m re des entit s regrouper n a pas fait de ventilation sur l une des entit s d pensi res regrouper e Les entit s d pensi res s lectionn es sont toutes de m me niveau sup rieur 2 e Les entit s d pensi res s lectionn es ont toutes la m me entit m re Exemple vous voulez ins rer une entit de regroupement quipe A au dessus des entit s d pensi res Mr X et Mr Y Ins rer Equipe A Chimie ne mol culaire Chimie mol culaire Equipe A Equipe B Soe oD amp B r Choisissez l option Entit s d pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale Entit s d pensi res Avertissement proc dez une sauvegar
477. trouver un agent Remarque lors de la saisie des missions rattach es un organisme de type CNRS le groupe de l agent ainsi que les donn es relatives au laboratoire d affectation code libell adresse administrative doivent obligatoirement tre renseign es dans la fen tre Donn es Sp cifiques d un missionnaire 4 S lectionnez dans la liste d roulante l organisme de gestion de la CNRS mission 5 Cochez la case Stage si vous voulez saisir une demande de mission de type stage 6 Cochez la case OM permanent si vous voulez saisir une demande d ordre de mission permanent 7 Cochez la case OM collectif si vous voulez saisir une demande d ordre de mission collectif Remarques e Pour les OM collectif vous devez obligatoirement s lectionner l agent nomm OM Collectif e l est possible d utiliser ce type de mission seulement si la mission est sans frais remboursables aux agents Attention vous trouverez ci dessous un tableau r capitulant les associations possibles entre ces trois indicateurs et les types de mission Tableau r capitulatif des associations possibles entre les indicateurs Stage Om collectif et Om permanent et les types de mission Type de Mission OM Permanent OM Collectif Stage France avec Frais X X X France sans Frais X X X Etranger avec Frais X X Etranger sans Frais X X Experts Scientifiques Convocation Administrative Concours
478. trouver une notification de cr dit partir de crit res de recherche Choisissez l option Notifications de cr dit dans le menu Cr dits pour faire appara tre la Be fen tre principale des notifications de cr dit W Notification de cr dit NOTI 3000 N notification Date notification Origine cr dit pee Laboratoire Organisme de gestion N not tutelle Type de cr dit Montant mioo Libell Exercice Auteur N d attendu pe Code gestion tutelle Notificateur lt gt 4 v x amp E Pr c dent Suivant Trouver nnule ier Fermer Page 114 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les notifications ee Pour retrouver une notification de cr dit 1 A partir de la fen tre principale Notification de cr dit cliquez sur le bouton lt Trouver gt La fen tre S lection d une notification appara t M S lection d une notification NOTI 3100 Crit res NS notification N notif org tutelle Ne attendu Origine Cr dit 5 Date notification Organisme de gestion gt Libell incomplet Montant x NS not Libell Origine cr dit Org gestion Date notif Montant Notifications xX amp Annuler Imprimer 2 Saisissez ou s lectionnez un ou plusieurs crit res de recherche Les crit res possibles sont les suivants e N notification N notification de l organisme de tutelle Libell origine de cr dit Libell organisme de gestion Libe
479. ts Le message bloquant suivant s affiche Page 250 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les services faits 3626 N cde pour l organisme non renseign la saisie d un service fait n est pas possible tant que la commande n est pas O int gr e dans BFC 3 Compl tez la ligne de service fait avec e N bon num ro port par le fournisseur sur un ventuel bon de livraison Ce champ est obligatoire e Qt liv modifiez cette zone si la quantit livr e est diff rente de la quantit command e Ce champ est obligatoire Attention La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail commande doit tre positive ou nulle La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail commande doit tre inf rieure ou gale la quantit command e La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail commande doit tre sup rieure ou gale la somme des quantit s factur es sur cette ligne d tail commande Les lignes facture n gatives ou pour lesquelles le total factur HT de la facture est nul ne sont pas prises en compte dans le calcul des lignes factur es Remarque il est possible de saisir des lignes service fait avec des quantit s n gatives condition que les r gles pr c dentes soient respect es Dans le cas contraire un message bloquant emp che de valider la ligne service fait e Date S fait date laquelle le mat riel a t re u ou la prestation effect
480. tte application peut indiff remment tre lanc e partir de GESLAB ou directement partir du syst me d exploitation Ce module permet donc la gestion d une base client et d une base article l enregistrement et l impression des factures destination des clients la possibilit de transformation des factures mises en attendus de cr dit dans GESLAB le marquage des factures lorsque la recette est constat e Le client peut tre un laboratoire d pendant de la m me d l gation ou d une autre d l gation un laboratoire du CNRS d pendant d une autre d l gation un laboratoire ayant un organisme de gestion commun diff rent du CNRS une entreprise priv e Le cycle de vie d une facture client dans le module passe par plusieurs statuts Enregistr e Edit e En attente R gl e Ces statuts vous permettent de conna tre tout moment l avancement du traitement d une facture dans le syst me Points abord s dans ce chapitre Adm Lancer le module Recette Param trer l impression des tats G rer une base article G rer une base client Saisir une facture client Imprimer une facture client Retrouver une facture client Modifier une facture client Annuler une facture client Manuel d utilisation version 2 3 Page 339 Recette Facturation client GESLAB Supprimer une facture client Suivre la facturation client V rifier
481. tte fonction permet de modifier une facture client Attention seules les factures clients au statut Enregistr e ou Dit e peuvent tre modifi es B Choisissez dans le menu Facturation l option Facture client pour faire appara tre la fen tre principale M Facture client FACL 1000 Facture Client N Libell RS Num ro Livr Origine Code Organisme Souche OFacture annul e Pays Paiement Recette Commande Statut Date R f rence N ligne R f Art Qt D signation P U H T S Rem Factur Factur net H T Montant TVA 4 b x E Pr c dent Suivant Trouver 5 Fermer O Pour modifier une facture client 1 S lectionnez la facture client que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une facture client 2 A partir de la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Modifier gt Modifier les informations principales 1 Pour modifier une zone placez le curseur sur la zone voulue et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont Client Libell Souche facture R f rence de la commande Date de la commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 361 Recette Facturation client GESLAB e Date limite de paiement e Date de recette effective e Code annulation case Facture annul e Modifier une ligne d tail 1 Pour modifier une ligne d tail s lectionnez la et cliquez sur le bou
482. tures rejet es selon les crit res suivants e organisme e auteur Remarques e Si aucun contact n est s lectionn toutes les factures rejet es par la d l gation s affichent e Si un contact est s lectionn dans la liste seules les factures rejet es par la d l gation et ayant t cr es par ce contact s affichent Manuel d utilisation version 2 3 Page 533 Int gration des donn es de la d l gation dans GESLAB GESLAB 2 D autre part vous pouvez trier la liste des factures rejet es par la d l gation selon les crit res suivants Num ro de facture Fournisseur Num ro de commande li e Libell du rejet 3 S lectionnez une ligne et cliquez sur le bouton lt Int grer gt pour purger la facture de la liste des factures rejet es par la d l gation et faire revenir la valeur Enregistr e le statut de la facture GESLAB correspondante Vous pouvez s lectionner plusieurs factures simultan ment 4 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la barre de menu Remarque vous pouvez imprimer la liste des factures rejet es par la d l gation en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Remarque e Une facture rejet e par la d l gation puis int gr e dans GESLAB passe au statut Enregistr e Tant qu elle nest pas modifi e cette facture n est pas extraite et elle appara t dans la Liste des factures rejet es par la d l gation et traiter
483. type d entit ins rer Dans le champ Nom saisissez le libell de l entit d pensi re ins rer Cochez la case Autorisation de d passement si vous voulez autoriser un d passement sur l entit ins r e Dans le champ Seuil saisissez le pourcentage du seuil d alerte Ce champ est obligatoire Pour valider l insertion de la nouvelle entit cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment l insertion de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Annuler gt Seuil Disp s Cde 5348 26 5348 26 2000 00 2062 09 500 00 500 00 0 00 0 00 786 17 11entit s amp E Imprimer Fermer EQ A Equipe Equipe A 80 Page 58 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Ajuster les cr dits r serv s sur une entit d pensi re Cette fonction vous permet de r ajuster la part des cr dits r serv s pour une entit d pensi re sans modifier le montant global r parti sur l entit Cette op ration de r ajustement de cr dits ne peut se faire que pour les entit s d pensi res de niveau fin Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 2 Fin LABO Laboratoire de Chimie v Code entit Nom Seuil CHB CHBI M autorisation de d passement 100 Entit d
484. u e Cette date doit tre gale ou ant rieure la date de saisie et post rieure ou gale la date de la commande Ce champ est obligatoire Remarque La zone Fin liv est ind pendante du solde de la commande Elle est d coch e par d faut et n est pas modifiable 4 Cliquez sur le bouton lt OK gt pour valider la saisie de la ligne ou sur le bouton lt Annuler gt pour annuler la saisie 5 Pour saisir les autres lignes service fait r p tez les tapes 1 3 pour chaque produit Remarque si vous saisissez une ligne service fait faisant r f rence une ligne commande d j livr e partiellement la quantit livr e est initialis e avec la quantit restante livrer 6 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt la fin de votre saisie pour sortir de la fen tre principale des services faits Remarque si le bon de livraison et la date sont saisis une premi re fois ils sont repris dans les cas suivants Mises jour automatiques de la base e Le cumul r alis de l origine de cr dit de la commande est mis jour en fonction du montant de la ligne de d tail ainsi que celui des ascendants de l origine de cr dit Manuel d utilisation version 2 3 Page 251 001 30 03 01 2011 Les services faits GESLAB Les cumuls r alis s de l entit d pensi re de la ligne et est mis jour en fonction du montant T R C de la ligne d tail ainsi que celui des ascendants des entit s d pensi res
485. u familiale de l agent 3 La case D part Adm Fam est par d faut coch e et indique un d part de la r sidence administrative de l agent Si le d part a lieu de la r sidence familiale d cochez cette case 4 Le champ Ville de d part est renseign par d faut par e Si d part de la r sidence administrative la ville du laboratoire d affectation de l agent est indiqu e e Si d part de la r sidence familiale la ville de r sidence de l agent est indiqu e Vous pouvez modifier cette information 5 Dans le champ Retour le indiquez la date de retour de l agent 22 11 07 6 Saisissez le nom de la ville principale visit e au cours du s jour Paris Manuel d utilisation version 2 3 Page 307 Les missions GESLAB 7 Indiquez le nom du pays principal visit au cours du s jour par d faut France positionn sur France Vous pouvez obtenir la liste des pays en tapant lt Tabulation gt Remarque vous ne pouvez pas saisir un s jour dans un pays invalide Un message bloquant vous en averti Dans la liste d aide le nom des pays invalides est pr c d du caract re 8 Dans le champ Retenue saisissez le montant soustraire du 15 25 Montant s jour Ce cas peut se produire si des frais de s jour sont g n r s par un s jour priv de l agent 9 Saisissez le libell Motif retenu expliquant la retenue effectu e Repas gratuit Il est possibl
486. u march 10 Indiquez la date de Fin du march 11 Indiquez l Objet du march gt sous forme d un court texte descriptif 12 Indiquez la Remise du march sous forme d un court texte descriptif 13 Saisissez la Raison sociale du fournisseur li au march Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt si le fournisseur est d j enregistr dans GESLAB 14 Dans le champ Adresse saisissez l adresse du fournisseur avec pour informations e le num ro et le nom de la rue e un compl ment d adresse e le code postal e la ville 15 Indiquez l identifiant du fournisseur titulaire du march le num ro de SIRET pour les fournisseurs fran ais 16 Saisissez le num ro de t l phone du titulaire K56102 UNIV 20 10 05 01 11 05 31 10 08 Provision d articles divers 10 sur les commandes d une valeur unitaire gt 250 Jannsen Chimica 29 Promenade Michel Simon 93160 Noisy le Grand 85419846312354 01 40 76 92 41 Manuel d utilisation version 2 3 Page 419 Les march s GESLAB B Saisir les informations compl mentaires Infos march MARC 3200 Prix du march Escompte du march D lai de prise en charge P nalit Date de cr ation Date derni re MAJ Provenance 1 Cliquez sur le bouton lt lnfos gt de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t 2 Indiquez les pri
487. ue vous venez de saisir apparaissent dans la liste au centre de la fen tre Page 452 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Gestion de l inventaire Enregistrer un mat riel inventorier partir d une facture Cette fonction vous permet d enregistrer un mat riel immobilisations dans l inventaire de votre laboratoire partir de la saisie de la facture Br En mode Gestion courante choisissez l option Facture dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Facture FACT 3000 Fournisseur Facture N du Re ue le Raison sociale March Date service fait finale Enreg le N facture fournisseur N client Identifiant N commande Souche Ligne com Entit Qt D signation P U H T Rem Total H T Total T R C Lignes Lignes d j factur es Factur H T Total T V A Factur T R C Factur T T C 4 gt fa E Pr c dent Suivant Trouver Fermer m HR Pour enregistrer un mat riel partir de la facture 1 S lectionnez la facture correspondante au mat riel enregistrer Reportez vous au chapitre Retrouver une facture 2 Cliquez sur le bouton lt lnventaire gt Lors du premier lancement la fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 453 Gestion de l inventaire GESLAB Initialisation inventaire INVE 3900 Premier num ro d quipement 1 x Annuler
488. ul des r partitions des recettes internes et r partitions des recettes internes et des ventilations des ventilations Entit d pensi re total d penses internes cumul des total d penses internes cumul des de regroupement factures internes factures internes D total engag somme des engag s total engag somme des engag s Manuel d utilisation version 2 3 Page 85 Entit d pensi re de niveau fin A total notifi somme des totaux total notifi somme des totaux de regroupement notifi s de ses origines notifi s de ses origines regroup es V rifier la coh rence des donn es GESLAB de ses entit s filles de ses origines filles total factur somme du factur de total factur somme du factur de ses entit s filles ses entit s total des cr dits re us somme des total des cr dit re us somme des cr dits re us par ses entit filles cr dits re us par ses entit s filles cr dits re us par l EDP cr dits re us par EDP Demandes total demand de l entit somme total demand de l entit somme d achat des montants des lignes d tail des des montants des lignes d tail des demandes d achat demandes d achat S En mode Administration choisissez l option V rification coh rence dans le menu Outils pour faire appara tre la fen tre suivante Destination de l tat Destination Imprimante Pr visualisati Disque Presse papiers Port Jg r
489. um ro d inventaire est attribu automatiquement par GESLAB n de l enregistrement pr c dent 1 D Enregistrer les accessoires associ s au mat riel inventori 1 A partir de la fen tre principale Inventaire s lectionnez le mat riel principal pour lequel vous souhaitez saisir un ou des accessoire s Reportez vous au chapitre Retrouver un mat riel inventori et ses accessoires Si le mat riel principal est pr sent sur la fen tre principale passez directement l tape 2 2 Cliquez sur le bouton lt Accessoires gt La fen tre suivante appara t M Accessoires INVE 1200 Facture N XLAB 2 Ex 2007 Fournisseur DIFFUSION NS fact four FF07 101 Organisme CNRS Centre National de la Recherche Scientifique Origine SE Subvention d tat 9SADOXXXX 0B1CHIM Accessoires N 1 D signation ecran couleur 17 Marque Type Ne s rie Prix 256 06 Pays ER N inventaire organisme Souche Entr e le 04 12 02 N D signation Marque Entr e Prix g 1 1 ecran couleur 17 04 12 07 200 00 lAccessoires z amp T E Ajouter Modifier D truire Fermer Manuel d utilisation version 2 3 Page 451 Gestion de l inventaire GESLAB La zone Facture de la fen tre est d j pr renseign e avec les informations saisies dans la fen tre principale 3 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt La fen tre Ajouter accessoire s ouvre 4 Dans le champ D signation saisissez la d s
490. une demande d achat pr sente dans la base condition qu elle soit En attente ou En cours B Choisissez l option Demande d achat dans le menu D penses pour faire appara tre la fen tre principale des demandes d achat M Demande d achat DEMA 3000 Fournisseur Demande N Saisie le Raison sociale N Fournisseur Par lancer le Libell Entit D pensi re Statut 7 RE Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Taxe Total command H T Taxe lt b gh E Pr c dent Suivant Trouver Fermer Infos Adresse livraison B Pour modifier une demande d achat 1 S lectionnez la demande que vous d sirez modifier Reportez vous au chapitre Retrouver une demande d achat 2 A partir de la fen tre Demande d achat cliquez sur le bouton lt Modifier gt Modifier les informations principales 1 Pour modifier une zone placez le curseur dans la zone et saisissez la nouvelle valeur Les zones modifiables sont les suivantes et ne peuvent tre modifi es seulement si la demande a le statut En Attente Libell Raison sociale fournisseur Entit D pensi re A lancer le Manuel d utilisation version 2 3 Page 171 Les demandes d achat GESLAB Modifier les lignes d tail 1 Pour modifier les lignes d tail cliquez sur le bouton lt Lignes gt pour faire appara tre la fen tre suivante M Lignes d tail DE
491. une liste d roulante e Entit d pensi re entit d pensi re de la ligne de commande Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt Manuel d utilisation version 2 3 Page 207 Les commandes GESLAB Remarque la commande est s lectionn e si au moins une de ces lignes contient l entit d pensi re choisie Num ro de commande de l organisme Ce crit re permet de retrouver la commande GESLAB partir de son num ro BFC Etat tat de la commande sold e ou non sold e Par d faut il est positionn sur la valeur Toutes qui permet de ne pas faire de s lection sur l tat Statut ce crit re permet de sp cifier l tat de la commande Enregistr e gt Compl te Transmise A retransmettre Rejet e ou R gularisation Par d faut il est positionn sur la valeur Toutes qui permet de ne pas faire de s lection sur le statut Rejet e ce crit re permet de rechercher si la commande a t rejet e ou non Indicateur Hors labo mouvement cr e la d l gation la case coch e indique que la recherche se fera avec les crit res pr cis s ci dessus seulement sur les commandes de provenance hors labo Remarque dans la fen tre principale des commandes la mention HL hors Laboratoire s affiche pr s du statut de la commande Indicateur Pr visionnelle La case coch e indique que la recherche
492. upe Cat gorie v vw Grade Echelon Indice Date dernier concours o Lol DO Immatriculation v hicule Puissance fiscale Date d but cumul Cumul Km parcourus e a Code laboratoire d affectation Responsable Adresse T l phonel administrative T l copie Telex Pays Abonnements Type N de la carte Date limite de validit Carte n 1 Carte n 2 Carte n 3 D 1 Cliquez sur le bouton lt Missionnaire gt partir de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t 2 S lectionnez le type de missionnaire partir de la liste d roulante Fonctionnaire Hors CNRS 3 Vous pouvez saisir la fonction du missionnaire INGENIEUR 4 S lectionnez le groupe de l agent partir de la liste d roulante Ce 1 groupe devra tre estim pour les agents non CNRS Ce champ est obligatoire en cas de mission l tranger 5 En fonction du type de missionnaire vous pouvez saisir e Le grade pour un Fonctionnaire CNRS ou un Fonctionnaire hors CNRS e La cat gorie pour les Autres CNRS 6 Vous pouvez ventuellement indiquer l chelon de l agent 7 Vous pouvez saisir l indice actuel de l agent 8 Saisissez la date du dernier concours de l agent Remarque cette valeur est renseign e automatiquement avec la date de d but de mission lors de la saisie d une mission de type Concours sur cet agent 9 Indiquez le num ro d immatriculation de son v hicule personnel 866
493. ur autoriser le d passement cliquez nouveau pour interdire le d passement Dans le champ Seuil tapez le pourcentage du seuil d alerte Le seuil doit tre inf rieur au seuil de l entit de rattachement Pour valider la cr ation de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt OK gt Pour annuler tout moment la saisie d une entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Annuler gt BIBLIO Biblioth que X 80 Page 44 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res Modifier une entit d pensi re gt Cette op ration permet de modifier les caract ristiques d une entit d pensi re Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 0 v Code entit Seuil Cl Autorisation de d passement Entit d pensi re GROUPE Cr e lors du passage en mode multi LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire BIBLIO Biblioth que CHBI CHBI CHME Administration GT Gestion technique HS Hygi ne et s curit IB Infrastructure batiment CHMO Labo Disp 5 Cde 5348 26 LABO 5348 26 LABO 2000 00 LABO 2062 09 LABO 500 00 LABO 500 00 LABO 0 00 LABO 0 00 LABO 786 17 0 1 2 2 2 3 3 3 2 Yentiler Subdiviser Changer de code D velopper 9entit s T v x E
494. ur le bouton lt Annuler pour ne pas m moriser la modification de la ligne d tail Pour supprimer une ligne d tail 1 2 S lectionnez la ligne supprimer dans la liste des lignes d tail Cliquez sur le bouton lt Supprimer gt La ligne d tail dispara t de la liste Pour terminer la saisie des lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Demande d achat Page 158 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat C Saisir les informations compl mentaires 1 Pour saisir les donn es compl mentaires de la demande cliquez sur le bouton lt infos gt La fen tre suivante appara t M infos DEMA 3200 Oen attente O en cours trait e Provenance XLAB O Externe Origine de Cr dit B n ficiaire XLA Commentaires 2 Dans le champ Origine de cr dit entrez le code de l origine de cr dit RP donn pour indication au gestionnaire La liste des origines de cr dit se compose des origines pour lesquelles vous poss dez des cr dits r serv s Aide la saisie disponible par lt Tabulation gt 3 Dans le champ B n ficiaire tapez le nom de la personne qui est Mr CROZ destin e la demande si elle est diff rente de l auteur 4 Dans la zone Commentaires vous pouvez saisir un texte libre donnant des informations compl mentaires sur la demande ou des instructions pour le gestionnaire
495. ur le bouton lt lnfos gt partir de la fen tre principale La fen tre ci dessus appara t 2 Indiquez le type de paiement postal ou bancaire en cochant la case correspondante 3 Saisissez les informations suivantes partir du RIB de l agent e Code banque Code guichet N compte Cl Domiciliation du compte 4 Utilisez la zone Commentaires pour apporter d ventuelles pr cisions 5 Dans les champs Code organisme saisissez le code organisme des tablissements d enseignement sup rieur Aide la saisie disponible par puis lt Tabulation gt Attention e Le code organisme saisi ne peut appartenir qu au type d organisme Etablissement d enseignement sup rieur e Le m me code organisme ne peut tre d fini plusieurs fois pour un m me prestataire 6 Dans les champs N identification saisissez l identifiant NABuCo du fournisseur pour le code organisme correspondant Ce champ est obligatoire si le code organisme correspondant est renseign 7 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt Code guichet N compte Cl L Lo E Date cr ation Date dern MAJ Statut du fournisseur Provisoire O valide O D sactiv p m Provenance fournisseur i Fermer i 231 463 64988 M 28 PARIS 15 Page 380 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les fournisseurs
496. ure 1 A partir de la fen tre principale Facture cliquez sur le bouton lt Trouver gt pour acc der la fen tre S lection d une facture Manuel d utilisation version 2 3 Page 275 Les factures GESLAB M S lection d une facture FACT 3100 Crit res Ne fact N com a j Souche com Nature Four N fact four Exercice O Date gt Mnt gt Mnt gt Organisme v fac A V HT k oOo O DT Origine v Auteur v Entit d pensi re Statut Toutes O Enregistr e OTransmise ORetourn e A retransmettre Tout OhHorslabo Labo Date Fournisseur N fact four Com Souche Sol Mnt HT Mnt TTC 0 Factures x amp Annuler Imprimer 2 Saisissez un ou plusieurs crit res connus de la facture retrouver e N fact num ro de la facture e N com num ro de la commande laquelle se rattache la facture e Souche com num ro de souche de la commande laquelle se rattache la facture e Nature nature de la commande associ e Valeur s lectionner dans une liste d roulante e Four raison sociale du fournisseur de la facture CHIMICA e N fact four num ro attribu la facture par le fournisseur e Exercice exercice de la facture e Date fact date laquelle la facture a t saisie Dans le cadre du haut sp cifiez une date ant rieure ou gale la date de saisie et dans le cadre du bas une date post rieure ou g
497. utations fa Fact Fact Am rieur gt P Y x Pr c dent Suivant Trouver l nmt Imprir Fermer o Pour saisir une commande group e partir de plusieurs demandes d achat 1 A partir de la fen tre principale Commande cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Saisissez les donn es principales de la commande Reportez vous au chapitre Saisir une commande simple et en particulier le fournisseur 3 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t Manuel d utilisation version 2 3 Page 237 Les commandes GESLAB M Lignes d tail commande COMM 3400 N ligne EDP Mati re Qt D signation R f article P U H T Rem Total H T TVA Total T R C Code P at 7 Prix Unit H T i Rem Tx TVA Total com H T D signation Total com T R C igne R f article Mati re Total H T EDP EE Total T V A Total T R C Type d p mmo RE Qt livr e Code famille Qt factur e Car achat NUFOT N carte d achat or mj Y x Ajouter Modifier D truire Incorporer OK Annuler Fermer 4 Cliquez sur le bouton lt incorporer gt La fen tre suivante appara t incorporation des demandes d achat COMM 3410 X Demandes d achat Lignes de la demande M Fournisseur Autre EDP Libell de la demande Date lanc Qt Libell Prix unit H T 5 00 Cahier 100 pages 15 00 Surligneur jaune fluo 1 05 50
498. uton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de Page 52 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les entit s d pensi res l entit d pensi re Remarque vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt Pour consulter la liste des ventilations re ues par l entit d pensi re 1 A partir de la fen tre Budget de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Ventilations gt La fen tre Liste des ventilations re ues par une entit d pensi re appara t par dessus la fen tre Budget de l entit d pensi re Liste des ventilations re ues par l entit d pensi re ENTI 3120 N vent Libell Date Montant Total re u sur ventilation Imprimer Fermer i Cette liste peut tre tri e Reportez vous au chapitre Fonction de tri 2 Cliquez sur le bouton lt Fermer gt pour revenir la fen tre Budget de l entit d pensi re Remarque vous pouvez imprimer cette liste en cliquant sur le bouton lt Imprimer gt 3 Pour consulter la liste des recettes internes 1 A partir de la fen tre Budget de l entit d pensi re cliquez sur le bouton lt Recettes int gt La fen tre Liste des recettes internes de l entit d pensi re appara t par dessus la fen tre Budget de l entit d pensi re Manuel d utilisation version 2 3 Page 53 Les entit s d pensi res GESLAB Listes des recettes internes de l entit d pensi re
499. uton radio Type de fournisseur de la fen tre S lection d un fournisseur est toujours positionn sur la valeur Prestataire Si le fournisseur choisi est un fournisseur d sactiv le message suivant appara t 1624 Cette demande d achat est pass e sur un fournisseur au E statut D sactiv confirmez vous Si vous cliquez sur le bouton lt Oui gt vous conservez le fournisseur choisi Si vous cliquez sur le bouton lt Non gt vous abandonnez votre choix et vous retournez la rubrique Fournisseur Lors de la validation de la demande d achat que le fournisseur choisi soit d sactiv ou non aucun message concernant le fournisseur n appara t B Saisir les lignes d tail Les lignes d tail permettent de pr ciser la quantit et les caract ristiques des produits demand s Remarque les demandes d achat tant destin es tre r cup r es directement dans les commandes il est important d apporter un soin particulier la saisie des lignes d tail 1 Cliquez sur le bouton lt Lignes gt La fen tre suivante appara t Page 156 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les demandes d achat M Lignes d tail DEMA 3300 Stat Code Qt D signation R f article P U H T S Rem Total H T Total command H T Code Qt D signation R f article Ligne Total H T Prix Unit H T Rem TVA Mati re Statut Taxe Code famille Qt livr e
500. utre pas Manuel d utilisation version 2 3 Page 61 Les entit s d pensi res GESLAB Subdiviser une entit d pensi re L op ration de subdivision permet de modifier la structure des entit s d pensi res en cours d exercice Elle peut tre utile lorsque l on veut affiner le suivi d une entit d pensi re alors que celle ci a d j fait l objet de mouvements tels que demandes d achat commandes factures internes etc Attention pour tre subdivis e l entit doit tre de niveau fin Choisissez l option Entit s D pensi res dans le menu Cr dits pour faire appara tre la amp fen tre principale suivante M Entit d pensi re ENTI 3000 Niveau Ent rattacht Laboratoire Type entit 2 Fin LABO Laboratoire de Chimie v v Code entit Nom Seuil cher cher M Autorisation de d passement 100 Entit d pensi re Nom iv 5 Disp s Cde GROUPE Cr e lors du passage en mode multi 5348 26 LABO Laboratoire de Chimie Moll culaire 5348 26 BIBLIO Biblioth que 2000 00 2062 09 Administration Gestion technique Hygi ne et s curit Infrastructure batiment CHMO Equipe Monsieur X Monsieur Y 2 3 3 3 2 3 4 4 Ventiler Subdiviser Changer de code D velopper sd 12entit s T D g y amp E Ajouter Modifier D truire Ins rer Trouver Imprimer Fermer m Pour subdiviser une entit d pensi re Avertissement est vivement con
501. uvements correcteurs le premier pour annuler la facture interne erron e le deuxi me pour enregistrer la facture interne correcte avec les entit s d pensi res correctes Exemple Vous avez enregistr une facture interne de 350 de PIR d bit e vers FOURN cr dit e Vous vous rendez compte ult rieurement que vous deviez en fait cr diter SECRE et non pas FOURN 2 Saisir une facture interne de 350 de PIR vers FOURN mouvement d annulation Page 298 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les factures internes 3 Saisir une nouvelle facture interne de 350 de PIR vers SECRE mouvement correcteur Pour savoir comment saisir une facture interne reportez vous au chapitre Saisir une facture interne Manuel d utilisation version 2 3 Page 299 Les factures internes GESLAB Supprimer une facture interne gt Cette fonction vous permet d truire une facture interne BD Choisissez l option Facture Interne dans le menu D penses La fen tre suivante s affiche alors M Facture interne FACI 3000 N facture interne Date de saisie Exercice Entit d bit e Entit cr dit e Montant HT Libell Mati re Imputations 4 p fi v g E Pr c dent Suivant Trouver nnule Imp Fermer Pour supprimer une facture interne 1 S lectionnez la facture interne supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver une facture interne 2 A partir de la fen tre princip
502. veau des donn es contact Points abord s dans ce chapitre Adm Saisir un contact Modifier un contact Supprimer un contact Page 72 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les contacts Saisir un contact Cette fonction permet l administrateur GESLAB de d clarer de nouveaux contacts qui pourront appara tre sur le bon de commande Dep En mode Administration choisissez l option Contacts du menu Param trage pour faire appara tre la fen tre suivante Wi Contacts CONT 3000 Contact Code contact ualit Nom Pr nom x Tel Compl ment Carte d achat N Carte Date fin validit Nom du porteur Code Nom Pr nom T l phone Compl ment ADM Administrateur XLA XLAB xlab 2 contacts 4 p v gt 4 E Pr c dent Suivant Imprimer Fermer Pour ajouter un nouveau contact 1 Cliquez sur le bouton lt Ajouter gt 2 Dans le champ Code Contact saisissez un code pour le contact APA 3 Cliquez dans le champ Qualit et s lectionnez la qualit de la Madame personne dans la liste propos e 4 Dans le champ Nom saisissez le nom de l utilisateur Ce champ est PASSE obligatoire 5 Dans le champ Pr nom saisissez le pr nom de l utilisateur Albertine 6 Dans le champ T l vous pouvez saisir les coordonn es 05 22 33 44 77 t l phoniques du contact 7 Dans le champ Compl ment vous pouvez saisir toute information compl mentaire
503. vice fait saisie mono ligne 1 S lectionnez la ligne commande pour laquelle vous souhaitez enregistrer le service fait puis cliquez sur le bouton lt Ajouter gt Certaines donn es de la ligne d tail du service fait sont initialis es avec les donn es de la ligne d tail commande e La quantit livr e avec la quantit command e ou restante livrer e Le libell avec la d signation de la ligne d tail commande e La r f rence article avec la r f rence article de la ligne d tail commande L exercice prend la valeur de l exercice courant et ce champ n est pas modifiable Remarque Si le num ro de commande pour l organisme champ N cde de lorg de la fen tre Infos des commandes d achat n est pas renseign vous n tes pas autoris saisir des services faits Le message bloquant suivant s affiche 3626 N cde pour l organisme non renseign la saisie d un service fait n est pas possible tant que la commande n est pas O int gr e dans BFC 2 Compl tez la ligne de service fait avec z F z SPIE 001 e N bon num ro port par le fournisseur sur un ventuel bon de livraison Ce champ est obligatoire 30 e Qt liv modifiez cette zone si la quantit livr e est diff rente de la quantit Manuel d utilisation version 2 3 Page 245 Les services faits GESLAB command e Ce champ est obligatoire Attention La somme des quantit s livr es pour une ligne d tail
504. voque la cr ation automatique de deux r partitions dont la somme est nulle l une r serv e et l autre non r serv e Page 40 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit Manuel d utilisation version 2 3 Page 41 Les entit s d pensi res GESLAB Les entit s d pensi res Ce chapitre d crit la gestion des entit s d pensi res du laboratoire Les entit s d pensi res permettent de d crire la structure interne de votre laboratoire de mani re pouvoir r partir les cr dits et suivre l volution des d penses l int rieur du laboratoire quipes d partements services Les entit s d pensi res sont organis es de mani re hi rarchique de fa on contr ler les d penses des niveaux de d tail variables Avertissement e Avant d entrer vos entit s d pensi res dans GESLAB il est recommand de pr voir sur papier la fa on dont vous allez les organiser Votre organisation d pendra par exemple du fait que vous g riez un ou plusieurs laboratoires que vous ayez des services communs et du degr de finesse de votre suivi e Le nombre de niveaux d entit s d pensi res est th oriquement illimit Il est cependant recommand de ne pas avoir un trop grand nombre de niveaux En effet lors de vos diverses op rations r partitions de cr dit commandes factures etc le temps de mise jour des disponibles sur les entit s d pensi res de regroupemen
505. voulez ins rer une origine de regroupement s lection multiple possible Cliquez sur le bouton lt lns rer gt pour acc der la fen tre Ins rer Origine Dans cette fen tre saisissez les caract ristiques de l origine de cr dit ins rer Dans le champ Code origine saisissez le code GESLAB de l origine ins rer Ce champ est obligatoire Dans le champ Nom saisissez le libell de l origine de cr dit ins rer Dans le champ Organisme de gestion s lectionnez l organisme de gestion Cette saisie n est en fait obligatoire que pour le niveau 2 de la hi rarchie Dans les autres cas il est d duit de l origine de regroupement Dans le champ Code gestion 1 saisissez la premi re partie du code de gestion La valeur saisie peut tre un code fictif Dans le champ Code gestion 2 saisissez la seconde partie du code 14206 98 14206 98 14206 98 4617 95 4617 95 9589 03 6 origines amp E Imprimer Fermer SB global Soutien de base globalis Page 36 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les origines de cr dit de gestion La valeur saisie peut tre un code fictif 8 Dans le champ Nature de cr dit gt s lectionnez si elle existe une valeur dans la liste d roulante 9 Dans le champ Date d but saisissez ventuellement la date partir de laquelle l utilisateur peut passer des commandes Par d faut il s agit
506. vous d sirez supprimer Reportez vous au chapitre Retrouver un format de bon de commande 2 Cliquez sur le bouton lt D truirez gt 3 Cliquez sur lt Oui gt pour accepter la suppression Attention cette suppression est irr versible Page 106 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Param trer un bon de commande Manuel d utilisation version 2 3 Page 107 Purge des enregistrements marqu s GESLAB Purge des enregistrements marqu s GESLAB vous permet d invalider temporairement des enregistrements constantes par exemple et de les revalider Ce module vous permet par contre de purger d finitivement des enregistrements inutilis s par GESLAB Seules les donn es propres au laboratoire peuvent tre purg es ici les donn es nationales sont trait es sur l administration sur le Web Points abord s dans ce chapitre Adm Purger les enregistrements marqu s Pour plus de renseignements sur Voir Les tables GESLAB MUT Admin Web Page 108 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Purge des enregistrements marqu s Purger les enregistrements marqu s Cette op ration vous permet de purger les enregistrements marqu s invalid s de la base GESLAB Br En mode Administration choisissez l option Purge enreg marqu s dans le menu Outils pour faire appara tre la fen tre suivante Suppression physique des enregistrements marqu s CONST 0000 l Libell NTI amp O ECOT
507. x appliqu s au march 3 Indiquez l escompte du march sous forme d un court texte descriptif 4 Indiquez le d lai de prise en charge du march 5 Indiquez les p nalit s li es au march 6 Pour confirmer votre saisie et revenir sur la fen tre principale cliquez sur le bouton lt Fermer gt C Valider la saisie 1 Pour valider la cr ation du march cliquez sur le bouton lt OK gt de la fen tre principale Pour annuler la saisie du march cliquez sur le bouton lt Annuler gt Ferme la commande D lai de prise en charge lt 15 jours 3 45 jours 5 de remise suppl mentaire si livraison gt 45 jours Page 420 Manuel d utilisation version 2 3 GESLAB Les march s Retrouver un march gt Cette fonction vous permet de retrouver un march enregistr dans GESLAB B r Choisissez l option March dans le menu Donn es La fen tre suivante s affiche alors M March MARC 3000 Type du march m Type de proc dure March global Local O National O Etranger O March proc dure adapt e C Groupement d achat March carte d achat Organisme Num ro de march Code XLAB Type RS Date du march D but du march Fin du march Objet du march Remise du march Titulaire Raison sociale Identifiant Adresse T l phone En Pr c dent Suivant Trouver fre Pour retrouver un marc

Manuel d`utilisation - DSI

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