DFJC informations La première phase de
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1. Les tapes de la mise en oeuvre p 3 Le planning g n ral p 3 e SA en questions p 3 SIEF ou e SA p 2 Rappel des objectifs du projet SIEF p 2 Ce qu ils en pensent p 2 achev e La premi re phase de migration est Les outils de gestion administrative utilis s jusqu a maintenant dans les tablissements sont tr s nombreux h t rog nes et pour certains peu s curis s et obsol tes Le projet SIEF syst me d information des tablissements de formation lanc en 2004 a pour but de fournir tous les tablissements de formation un outil de gestion int gr L outil choisi e SA Electronic School Administration a t acquis aupr s de HP Il fonctionne en Autriche depuis 2002 dans plus de 800 tablissements formant 130 000 l ves Ce logiciel est en cours de d ploiement dans les tablissements de la formation professionnelle avant d tre mis en oeuvre progressi vement dans les tablissements des autres ordres d enseignement La migration des donn es s est d roul e dans d excellentes conditions puisque la quasi totalit des donn es dispers es dans plus de 150 applications dont EC0400 et Kompass a pu tre transf r e dans e SA Les quelque 300 grilles de base qui re pr sentent les formations professionnelles offertes par le canton de Vaud ont t in troduites Les caract ristiques de chaque formation tant pr cis es les formules de calcul pour l laboration des diff rentes mo2. saisie Est ce double avec Educanet On ne peut pas parler de gestion double e SA est une application cantonale pour l administration des tablissements de len seignement alors qu Educanet est une plate forme collaborative p dagogique au niveau f d ral Trucs et astuces Un guide de saisie sp cifique pour les personnes charg es de la saisie initiale des horaires est disponible sur demande cdc sief vd ch Gestion des l ves Gestion des horaires Gestion des tablissements donn es personnelles inscriptions et admissions effectif des classes mutations et transferts changement d ann e scolaire contrats d apprentissage examens et certification aide la confection des horaires enseignants et remplacements changements d horaire r partition de l enseignement absences plans de formation v nements individuels et collectifs e finances et RH e locaux et mat riel e gestion des donn es externes e statistiques e diffusion d informations Quels impacts sur notre organisation Concernant les notes s agit il de les saisir au jour le jour ou de les grouper pour les saisir p riodiquement Le principe g n ral rel ve du concept de la saisie la source Ce principe am liore grandement la pertinence et la fiabilit des donn es L enseignant e enregistre les notes au fur et mesure Dans un premier temps les notes ne sont visibles que par celui celle qui les a Saisies Le moment ve
3. art ceci sous le haut contr le du de la futur e d l gu e cantonal e la protection des donn es Les partenaires sociaux seront consult s sur la d fi nition des r les qui en d coulera Je travaille pour plusieurs tablissements Comment cela va t il se passer e SA permet de g rer ce cas sans aucune difficult puisque toutes les informations concernant une personne donn e sont dis ponibles sur le m me affichage Une person ne peut avoir un r le dans un tablissement et un autre r le dans un second Trouvera t on dans le syst me des donn es m dicales des avis de psychologues etc Non e SA n a pas pour vocation de g rer ce type d informations Quelles sont les cons quences pour les emplois Comme indiqu dans le d cret finan ant le projet c est la contre valeur de 40 postes administratifs sur 1500 environ qu il est pr vu d conomiser partir de 2010 dans l ensemble des charges du DFJC et cela sans licenciements par des d parts naturels ou des transferts Quel impact sur le mat riel informatique Peut on acc der e SA depuis la maison Quelle est la configuration minimum requise Y a t il un d fraiement pr vu pour ce faire Il y a deux proc d s pour acc der e SA e Pour les administrations des tablisse ments un module complet ce que les in formaticiens appellent un client lourd Aucun mat riel suppl mentaire n est n cessaire Pour l instant ce mod
4. estion des tablissements et le suivi des l ves Chiara Tanteri Pierre Jaccard direction du projet SIEF N sp cial SIEF d cembre 2007 SIEF ou e SA SIEF Syst me d information des tablissements de formation est le nom de l ensemble logiciel construit autour de l application e SA avec de nombreuses interfaces vers les autres applications centrales de l Etat de Vaud SIEF est aussi le nom du projet et enfin galement le nom du centre de comp tences cr pour g rer le projet puis maintenir le syst me Jean Luc Roggo di recteur adjoint l Ecole technique Ecole des m tiers de Lausanne e SA est un outil de travail important pour la gestion P l d un tablissement Nos Maye aai F F F outils actuels sont P TE Rapp el des obj ecti f S du p r Oj et SI EF et nous passerons une gestion moderne avec un meilleur suivi des l ves e SA Electronic School Administration est le nom du logiciel acquis aupr s de HP et qui a t d velopp par une soci t autrichienne e Assurer un meilleur suivi du cursus des l ves e Am liorer la gestion administrative des enseignant e s e Am liorer l acc s aux informations et leur diffusion e Adapter de fa on rapide et conomique le syst me d information aux nouvelles disposi Olga Duarte secr taire de doyen de l Ecole ro tions l gales mande d arts et commu re nication 4 Super bien concoct Les cinq
5. nu l enseignant e confirme ses notes Elles sont alors incorpo r es dans les calculs pr vus et deviennent visibles par les utilisateurs trices autoris e s les consulter Qui d finit qui acc de quoi Qui peut voir les informations me concernant Les acc s aux informations sont r gis par des profils param tr s en fonction du r le exerc DFJC informations Pope de plans acon oon Friippe Canais CAT un no 12 mar Cv 13 5 0 LA TH JECA 107 mer hay 14 jeu nov 15 MATH ECA STHE CSS EE CA a STE 4351 MATH ECA JEDA SE 10 00 D STP OO MATH AUS TH La TH FAR TH JECA eh ECA KoA ECA DEC A STE i a mE STPI 09 ETA 03331 1 00 MATH MATH a TH JECA 2 Eca LE JECA STAA C TE e N STILA a 1200 ppi malhs Appu mahe C2 1200 Eee MATH PLE TH JEGA T JEGA WEA T SIPI 303 ET es CT SAMA Ca 110130 saoul RATA MATH HATH MATH JECA S JECA ECA E JECA FIP 7 ania a STHA CES SMM 0T ligon l HATH bli TH Wii TH sw JE sure SA a Sms a Engrimer Phora de la Semaine i EIET 3 N sp cial SIEF d cembre 2007 Un groupe de travail de praticien ne S pluri disciplinaires d finit des r les g n riques Ces d finitions sont conformes aux exigences de la Loi sur la protection des donn es d une part et de la Loi sur l information d autre p
6. rminologie Ont collabor ce num ro Diana Coelho Olga Duarte Pierre Durussel Michael Fiaux Bertrand Hessler Thierry Hogan Pierre Jaccard Chantal Ostorero Eric Rihs Jean Luc Roggo Laurent Schweingruber Chiara Tanteri Fran ois Z rcher N sp cial SIEF d cembre 2007
7. s des ma tres selon les normes du sch ma di recteur Ecole et informatique pourront tre utilis s pour acc der e SA Quelles mesures de s curit contre les virus les crashs les pirates etc L environnement SIEF b n ficie de toutes les protections usuelles tous les nouveaux logiciels de l Etat l instar de celui pour les votations de celui pour les imp ts etc Est on s r que la machine supportera un tel volume de donn es et d acc s Les performances du syst me font l objet de contr les constants de la part des techniciens de l Etat et de ses fournisseurs Les capacit s seront r guli rement adapt es pour absorber le volume et les acc s Les lenteurs du d but ont t partiellement corrig es Elles le seront compl tement sous peu Impressum Editeur D partement de la formation de la jeunesse et de la culture rue de la Barre 8 1014 Lausanne 021 316 30 30 Adresse de la r daction D partement de la formation de la jeunesse et de la culture Communication rue de la Barre 8 1014 Lausanne 021 316 30 65 Email info sgdfj vd ch Diffusion la lettre DFJC informations est dit e en principe deux fois par ann e Elle est disponible sur le site Internet du DFJC www vd ch dfic gt publications Langage pic ne des fins de concision il n a pas t syst matiquement proc d la f minisation respectivement la masculinisation de la te
8. secr taire DGVD ER de l Ecole des M tiers SESAF RE Centre professionnel du Nord vaudois BEN Pr paration de la migration La saisie initiale des EE Introduction grilles horaires est un peu lourde mais ensuite Le d ploiement est en cours dans les tablissements de la formation professionnelle L in les recherches sont sim troduction de e SA dans les autres tablissements est actuellement pr vu selon le calendrier ples et performantes Dommage que le ci dessus Ce planning est susceptible d tre modifi en fonction des imp ratifs des tablisse logiciel ne soit pas totalement pr t au mo ments des livraisons assur es par nos fournisseurs et de divers param tres dont la difficult de ment de son introduction reprise des donn es dans les applications actuelles DFJC informations 2 N sp cial SIEF d cembre 2007 e SA en questions A quoi sert e SA Qu est ce qui est couvert par e SA Fera t il bien tout ce que font tous les instruments que nous rempla ons e SA est con u pour couvrir tous les besoins li s la gestion quotidienne des tablisse ments Il reprend l int gralit des fonctionna lit s des anciens outils l exception toutefois de la gestion des remplacements qui demeu re court terme la charge de l application Gestion des ma tres Faut il conserver en parall le le logiciel Laga pes pendant un certain temps Apr s le d ploiement pr vu de e SA dans l en seignement obliga
9. t C est la per sonne la mieux m me de vous aider dans un premier temps Si elle n y parvient pas elle fera appel au HelpDesk qui sollicitera le Centre de comp tences SIEF Le canton de Vaud est il le seul utilisateur en Suisse Le logiciel e SA et l exp rience vaudoise sus citent l int r t de cantons voisins Il est vrai semblable que d autres cantons rejoignent la communaut des utilisateurs de e SA Comment ont t associ s les personnels concern s Comme tous les grands projets informatiques de l Etat le projet est conduit par un bin me un chef de projet utilisateur Pierre Jaccard et une cheffe de projet informatique Chiara Tanteri Pour l analyse des besoins plus de 60 personnes des divers m tiers concern s ont t mises contribution De plus l quipe de projet compte plusieurs praticien ne s d tach e s pour la dur e du projet Enfin une phase pilote au CPNV a t mise profit pour v rifier l ad quation aux besoins du terrain Une pr sentation de e SA sera bient t propo s e aux associations professionnelles Encore une question cdc sier vd ch DFJC informations Faut il des ordinateurs suppl mentaires dans les tablissements Est il n cessaire d avoir un cran dans la classe Aucun mat riel suppl mentaire n est n ces saire l occasion de la mise en uvre de e SA Les quipements mis disposition des coles ordinateurs de classes ou en salle
10. tapes de la mise en uvre de a e SA dans un tablissement lacunes qu il va falloir combler J ai beaucoup de se T T O a O n O vailler avec X M H E P X comme eXtraction Les donn es ont t extraites des anciens outils et import es auto nr matiquement dans e SA puis contr l es Eric Rihs directeur du Es gymnase de la Cit M comme Migration Les horaires sont saisis et les tablissements sont en mesure de Je me r jouis de voir g rer leur vie quotidienne bient t un cran e SA H comme Horaires Les tablissements sont en mesure de travailler sur les donn es Je suis partant pour tre des classes des l ves des enseignant e s des entreprises et des pilote contrats E comme Les enseignant e s ont acc s par Internet l application via ce que Enseignant e s les informaticiens appellent le client l ger Pierre Durussel directeur g P comme Parents Les parents l ves et apprenti e s ont acc s par Internet au client de l Ecole professionnelle l ves et apprenti e s l ger de Montreux l Nous devrons changer les ma tre sse s d apprentissage dans un second temps certaines habitudes mais 7 la flexibilit dans nos ds P lanning gener al professions adapter nos mani res de faire tout en pr servant la bonne marche NN de oire tablissement Je regrette tou DEPV E tefois la pr cipitation dans laquelle nous nous trouvons maintenant DGEO OPTI A Ae Diana Coelho
11. toire g rer double avec Lagapes ne sera pas n cessaire Le principe est identique dans l enseignement postobliga toire d autant plus que les anciens logiciels ne seront plus maintenus pour des raisons ind pendantes des choix du DFJC C est l une des raisons qui a fait na tre le projet SIEF Quels sont les documents que e SA rend ca ducs terme pratiquement tous les documents actuels auront leur quivalent informatique titre d exemple les annonces d absences des apprenti e s leurs ma tre sse s d ap prentissage seront des affichages lectroni ques voire des messages Restent bien s r r serv s pour des rai sons pratiques videntes les documents afficher la correspondance les bulletins de notes etc Comment g rer le passage d une ann e l autre Le processus de bascule d une ann e sco laire l autre est largement simplifi par diverses fonctionnalit s de e SA Ainsi le passage d un l ve en classe sup rieure se fait automatiquement lors de sa promotion Autre exemple la confection des horaires est assist e par l ordinateur Les donn es de base sont extraites de e SA pour tre transf r es dans EDT module sp cifique la confection d horaires dans les coles Tous les r glages manuels sont possibles dans EDT Le mode de d cision est celui que nous connaissons actuellement Les r sultats une fois tablis sont r inject s dans e SA sans double
12. ule n est accessible que sur le r seau administratif Pour les parents les enseignant e s et les l ves un module plus l ger via Internet ce que les informaticiens appellent un client l ger Pour ce type d acc s un ordinateur domestique permettant de na viguer sur Internet convient Il n y a pas de d fraiement pr vu pour ce faire Comment les personnes sans ordinateur acc deront elles aux informations qui les concernent Pour des raisons pratiques videntes les documents afficher la correspondance les bulletins de notes etc conserveront une for me papier proche de celle que nous connais sons Les possibilit s d acc s lectronique sont une commodit suppl mentaire mise disposition des personnes quip es d un ordinateur Le projet SIEF Quelle formation pour le corps enseignant et pour le corps administratif Pour le module utilis par les enseignant e s il n y a pas au dela de l information donn e dans chaque tablissement de formation particuli re puisqu il s agit d un module de type Internet dont l utilisation ne pose aucune difficult particuli re Un manuel d utilisation est disponible sur demande cdc sief vd ch Pour le module utilis par le corps ad ministratif le CEP offre les cours n cessaires Voir www cep vd ch rubrique SIEF Vers qui aller si je ne sais pas comment faire En premier lieu voyez le la correspondant e SIEF dans votre tablissemen
13. yennes et pour l dition des bulletins ont t param tr es Un travail compl mentaire avec la collaboration tr s active de la DFPV et des directions d tablissement est en cours pour pr ciser l ordonnancement des calculs Il sera achev temps pour la pro duction des bulletins de notes semestriels d but 2008 Dans le domaine de la formation profession nelle ce sont donc pr s de 17 000 l ves qui sont d sormais g r s dans e SA par plus de 200 collaborateurs et collaboratrices du corps administratif y compris au sein de la DFPV ceux affect e s la surveillance de l apprentissage Bien que la qualit du logiciel soit encore in suffisante sur certains points les retours des utilisatrices et des utilisateurs tr s engag s dans les changements li s l introduction sont plut t favorables La mise en production a aussi r v l quel ques probl mes de performances qui n ont pu tre diagnostiqu s plus t t dans l environ nement de validation Des mesures urgentes DFJC informations Vers y EZ ENRE EN Cou F PE Un GADGET Mtin ElECTReN ige ont d j permis de corriger les lenteurs les plus importantes des applications Des d marches sont en cours avec l appui de la DSI pour am liorer encore les performances du syst me Tous nos remerciements vont aux nombreu ses personnes engag es pour la r ussite de ce projet enthousiasmant qui va am liorer notablement la g
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