Manuel d`utilisation - Outils financiers sur tableur
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1. OUTILS FINANCIERS ET COMPTABLES MicroComptaEng 1 5 Logiciel libre Licence GNU GPL Comptabilit en partie double sur Excel Manuel d utilisation D cembre 2013 Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 1 sur 18 Sommaire Glossaire Pr requis Description du produit Donn es Plan comptable Journal Grand livre Balance Grand livre analytique Compte de r sultat 10 Bilan 11 Divers ND UP W D Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 2 sur 18 GLOSSAIRE Balance tat des soldes des comptes class par compte D penses Argent vers Charge d pense en langage comptable Compte Tiroir gt portant un num ro dans lequel on place les recettes ou d penses de m me type Les num ros de comptes sont d finis dans le plan comptable et sont normalis s Savoir que les comptes de recettes ou produits commencent par un 7 et les comptes de d penses ou charges par un 6 Compte de r sultat tableau dans lequel on place droite les recettes ou produits et gauche les d penses ou charges criture comptable saisie des donn es d une op ration comptable Elle comprend au moins deux ligne mouvementant le d bit d un compte et le cr dit d un autre dit de contrepartie ou l inverse Exercice p riode comptable la fin de laquelle on cl ture ferme la comptabilit En g n ral elle est de 12 mois souvent du 1 j2. Voir dans les cours de comptabilit les techniques habituellement utilis es Le lettrage sert rapprocher les montants inscrits au d bit d un compte de ceux inscrits au cr dit ex rapprocher les paiements des factures fournisseurs correspondantes COMPTE Colonne des comptes remplir avec soin Se reporter aux r gles de la comptabilit g n rale Aucun contr le de validation de compte au sein de l criture n est effectu sauf si le n de compte saisi n existe pas dans le plan comptable une mention COMPTE INEXISTANT appara t en rouge droite du tableau LIBELLE COMPTE Le libell du compte appara t ici tel qu il est dans le plan comptable Permet de v rifier que le compte saisi est bien celui qu il faut 9 Col let J DEBIT CREDIT les autres feuil Rappel cette journal auxiliai Autres dition On saisit ici les montants d biter ou cr diter Si les montants ne sont pas quilibr s les sommes du cr dit et du d bit inscrites en haut de colonnes apparaissent sur fond rouge Validation des saisies Cliquer sur le bouton Mise jour comptabilit pour valider les saisies et mettre jour toutes les du tableau mise jour est effectu e automatiquement chaque fermeture du tableau Edition des journaux auxiliaires Pour diter les journaux auxiliaires banques achats ventes etc cliquer sur la petite fl che en haut de la colonne CODE JOURNAL et apr s avoir
3. d s lectionner tout choisir le journal auxiliaire diter Seules les lignes du journal choisi appara tront Il est possible d imprimer le re voir le chapitre sur le sujet s filtr es Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 10 sur 18 Les colonnes A G sont filtrables volont l aide des boutons fl ches du haut de colonne Pour revenir l affichage complet cliquer sur la fl che et cocher s lectionner tout Autres op rations Suppression d une ligne Ne pas supprimer la ligne par s lection sur le n de ligne et option effacer le contenu Supprimer le contenu des zones en jaune de la ligne et trier par date bouton du haut Les parties grises contiennent des formules qui seraient d truites si on effa ait toute la ligne Suppression d une criture Une criture comprend plusieurs lignes Pour effacer une criture il faut donc effacer toutes les lignes la composant par la m thode ci dessus Contr ler l quilibre d bit cr dit Ajout d une criture Ne pas ins rer de lignes qui ne comporteraient pas alors les formules n cessaires Ajouter les lignes apr s les derni res et trier ventuellement par date bouton du haut Elles se mettront leur place chronologiques Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 11 sur 18 6 Grand livre GRAND LIVRE Donn es EJ LIBELLE COMPTE F2 OTA F4 DATE BJ LIBELLE ECR
4. de tableau 2 Col B CODE JOURNAL Saisir pour chaque ligne de l criture en cours le m me code du journal auxiliaire tel d fini dans les donn es Il n y a pas de contr le de validit pour le moment 3 Col C DATE Saisir la date comptable de l op ration voir la r glementation M me date sur toutes les lignes de l criture Le journal devant tre chronologique utiliser le bouton Tri par date pour effectuer le tri chronologique 4 Col D LIBELLE ECRITURE Indiquer un libell libre le plus pr cis possible avec n de facture et nom du client ou fournisseur n de ch que On ne regrettera jamais trop d info sur l op ration 5 Col E CODE analytique Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 9 sur 18 6 Col F 7 Col G 8 Col H On peut saisir un code alphanum rique quelconque F te du 6 mai AAAZz1 2 etc Conseil l utilisation des codes analytiques doit tre bien comprise Si on souhaite conna tre la rentabilit d une op ration commerciale il suffit de placer un code caract risant l action en question sur les lignes comportant les comptes 6 et 7 produits et charges concern s Inutile de coder les comptes de TVA ou encore fournisseurs ou clients affect s par cette action sauf si on veut voir l tat des dettes ou cr ances dues l action M me remarque pour les comptes banques LETTRAGE Coder le lettrage manuellement comme indiqu sur l image
5. en cours d ann e e Date de fin d exercice ventuellement en cours d ann e e Le nom de l exercice se d termine automatiquement o 2014 si d but 01 01 2014 et fin 31 12 2014 o 2014 2015 si date d but en cours 2014 et fin en cours 2015 Journaux auxiliaires Saisir codes et libell s On sugg re des codes et libell s par d faut souvent utilis s mais on peut changer et ajouter ou modifier notamment les journaux de banque Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 6 sur 18 4 Plan comptable PLAN COMPTABLE GENERAL Ilest possible d ajouter des comptes sans limite Ils devront comporter imp rativement 6 chiffres sauf les 3 comptes 411 et 401 qui peuvent accepter des lettres Exemple 401CLI ou 411FOU Pour ajouter un compte ins rer une ligne l endroit ad quat et saisir code et libell Respecter l ordre num rique 4 5 6 Comptes de capitaux classe 1 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 101000 Capital 102000 Fonds associatifs sans droit de reprise 102100 Valeur du patrimoine int gr 102200 Fonds statutaires clater en fonction des statuts 102400 Apports sans droit de reprise 102500 Legs et donations avec contrepartie d actifs immobilis s 102600 Subventions d investissement affect es des biens renouvelables 103000 Fonds associatifs avec droit de reprise 103400 Apports avec droit de reprise 103500 Legs et donations avec con
6. 13 Paiement MATERIO 03 05 2013 Fr Brico d p t 0 00 02 07 2013 foun pub 0 00 31 12 2013 Fournisseur stock 0 00 01 01 2013 achat 0 00 03 01 2013 assurance 0 00 05 03 2013 Banque 10 000 00 11 04 2013 Banque 8 500 00 15 04 2013 Banque 3 616 00 13 05 2013 Banque 2 300 00 13 05 2013 Ventes march 0 00 0 00 4 674 00 16 03 2013 achat mat riel 2 384 00 03 05 2013 achat brico d p t 2 300 00 01 01 2013 achat 1532 00 1 532 00 02 07 2013 pub 1 500 00 1 500 00 7 716 00 7 716 00 05 01 2013 achat 1 610 00 610 00 03 01 2013 assurance 1 500 00 1 500 00 15 04 2013 Ventes march 0 00 2110 00 6 000 00 0 00 11 04 2013 Ventes march 0 00 DO 0 00 Total g n ral 42 110 00 42 110 00 C est un grand livre mais class par ordre des codes analytiques Ici encore on peut filtrer l infini les diff rentes colonnes pour obtenir les ditions voulues On peut toujours revenir l affichage complet en choisissant s lectionner tout dans le choix de filtrage Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 14 sur 18 9 Compte de r sultat Le compte de r sultat diff rence entre les comptes 7 et 6 du plan comptable pr sent est celui du r gime fiscal simplifi dont on a repris les rubriques Il comprend les comptes 7 et 6 des associations ex 756000 Cotisations re ues Il est compl t automatiquement par la mise jour du journal Le r sultat gt 0 si b n fice ou lt 0 si perte est retranscrit di
7. ITURE RA LETTRAGE D bit Cr dit soldeDt Solde Ct 164000 Emprunts aupr s des tablissements de cr dit B1 05 03 2013 emprunt 10 000 00 0 00 10 000 00 Total 164000 10 000 00 0 00 10 000 00 370000 Stocks de marchandises HA 31 12 2013 Stock 3 100 00 3 100 00 0 00 Total 370000 3 100 00 3 100 00 00 401000 Fournisseurs HA 05 01 2013 fact fourn A AA 610 00 0 00 610 00 16 03 2013 MATERIO AB 2 384 00 0 00 2 384 00 03 05 2013 Fr Brico d p t 2 300 00 0 00 2 300 00 31 12 2013 Fournisseur stock 3 100 00 0 00 3 100 00 02 07 2013 foun pub 1 500 00 0 00 1 500 00 B1 15 04 2013 Paiement MATERIO AB 2384 00 2 384 00 0 00 Total 401000 2384 00 9 894 00 0 00 7 512000 Banques HA 03 01 2013 assurance 1 500 00 0 00 1500 00 B1 01 01 2013 achat 1532 00 0 00 1532 00 05 03 2013 Banque 10 000 00 10 000 00 0 00 15 04 2013 Banque 6000 00 2384 00 3616 00 0 00 11 04 2013 Banque 8 500 00 8 500 00 0 00 13 05 2013 Banque 2 300 00 2 300 00 0 00 Total 512000 26800 00 5416 00 21 384 00 0 00 607000 Achats de marchandises HA 05 01 2013 achat 1 610 00 610 00 0 00 16 03 2013 achat mat riel 2 384 00 2 384 00 0 00 03 05 2013 achat brico d p t 2 300 00 2 300 00 0 00 Total 607000 5 294 00 5 294 00 0 00 613000 Locations B1 01 01 2013 achat 1532 00 1532 00 0 00 Le grand livre rassemble toutes les critures class es par compte Il n est pas possible de le modifier autrement que par le journal On peut filtrer toutes les colonnes par compte par date par journal pa
8. anvier au 31 d cembre mais pas obligatoirement Grand livre tat reprenant les op rations du journal mais class par compte Op rations c est une action comptable l mentaire Exemples un paiement par ch que la vente de billets au cours d une m me journ e Une remise de ch ques d un m me bordereau Produit recette en langage comptable Recettes Argent re u R sultat diff rence entre produits et charges S il est positif c est un b n fice et on l inscrit gauche S il est n gatif c est une perte et on l inscrit droite Ceci pour que le total de la colonne de droite soit toujours gal celui de la colonne de gauche ce qui un grand principe de comptabilit Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 3 sur 18 1 Pr requis Ce logiciel utilise Excel et exige un minimum de connaissances de ce tableur tr s connu e Manipulation des cellules e Saisie de contenu effacement correction e Manipulation des touches et effet sur le tableau e Fonctions de tri et de filtre l mentaires Il n est pas besoin de conna tre Excel avanc avec les formules de calcul le formatage etc Mais surtout il n cessite une bonne connaissance de la comptabilit d engagement ou partie double du plan comptable du compte de r sultat et du bilan On pourra trouver une initiation la comptabilit dans la page tutoriels du site previtab frloup com mais il est pr f rable de
9. il x j R serve l gale R serves r glement es Autres r serves Report nouveau R sultat de l exercice Subventions d investissement ACTIF CIRCULANT Stocks Avances et acomptes vers s sur commande Cr ances clients Autres cr ances Valeurs mobili res de placement j i Emprunts et dettes assimil es Disponibilit s banques X Avances et acomptes re us sur commandes en cours Caisse R D Fournisseurs et comptes rattach s Autres dettes Dont comptes courants d associ s Charges constat es d avances Ici encore c est le bilan du r gime simplifi qui est propos Il est important de v rifier que valeur nette d actif passif Si ce n est pas le cas une mention rouge appara t en haut de tableau Remarque importante Il est n cessaire de se faire aider par un expert comptable pour les critures de cl ture d exercice En particulier au niveau du traitement du r sultat des amortissements des stocks des provisions et des produits et charges constat es d avance entre autres Rappel le r sultat de l exercice provient du compte de r sultat et non des comptes 120000 et 129000 Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 17 sur 18 11 Divers Exportation vers l expert comptable La plupart des progiciels utilis s par les cabinets d expertises comptables acceptent des importations de fichiers CSV ou TXT extraits des fichiers Exce
10. l Il est pr vu de proposer des fichiers d exportation vers CCMX ou CEGID qui sont les principaux formats pratiqu s En attendant il possible de m adresser une demande ponctuelle et je me ferai un plaisir apr s tude de vous fournir le fichier de votre compta au format voulu par votre expert comptable Impression des tats Il est impossible de param trer sans macro les sorties imprim es des feuilles du tableau En effet le param trage d pend des imprimantes et des versions d Excel utilis es Il incombe donc l utilisateur d effectuer ses propres param trages et de tester ses impressions Utiliser pour cela les menus Mise en page et Affichage Aper u des sauts de page Tester avec Aper u avant impression Effectuer cette d marche pour chaque feuille ensuite vous serez tranquille Support en ligne M envoyer un mail outils frloup com ou par le site http previtab frloup com en me pr cisant la version utilis e le probl me rencontr et si possible une copie du fichier que je traiterai dans la plus grande discr tion bien entendu Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 18 sur 18
11. r lettrage ce qui facilite les recherches ou les v rifications Ex pour v rifier le compte d un fournisseur filtrer sur le compte du fournisseur 1 re colonne Seules les d bits et cr dits du compte et le solde sont affich s Il affiche les totaux des montants filtr s Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 12 sur 18 7 Balance BALANCE DES COMPTES D bit Cr dit Solde Dbt Solde Cdt Emprunts aupr s des tablissements de cr dit 10 000 00 0 00 10 000 00 Stocks de marchandises 3 100 00 3 100 00 0 00 Fournisseurs 2384 00 9894 00 0 00 7510 00 Banques 26 800 00 5416 00 21 384 00 0 00 Achats de marchandises 5 294 00 5 294 00 Locations 1532 00 1532 00 Primes d assurance 1 500 00 1 500 00 Publicit publications 1 500 00 Ventes de marchandises vide Total g n ral La balance n indique que le total d bit et cr dit d un compte et le solde d biteur ou cr diteur Bien entendu le solde des totaux est nul d bit cr dit Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 13 sur 18 8 Grand livre analytique Effectuer la s lection des codes analytiques dans la liste d roulante obtenue par clic sur la fl che situ e GRAN D LIVRE ANALYTIQU E droite de l ent te CODE Valeurs Bcomrte DATE LIBELLE ECRITURE A DEBIT CREDIT solde Dbt Solde Cr dit 05 03 2013 emprunt 31 12 2013 Stock 05 01 2013 fact fourn A 16 03 2013 MATERIO 15 04 20
12. re actif et passif du bilan note en rouge en t te du bilan Si cela arrive v rifier que les comptes saisis dans le journal sont les bons pour l criture enregistr e Lors de la fermeture du tableau ou classeur il est mis automatiquement jour et toutes les donn es du journal ont t trait es On peut enregistrer et sortir tranquillement Conseils Conserver un exemplaire original du tableau Donner un nom caract ristique au tableau utilis ex exercice 2014 xIs Remarque Pour des raisons de compatibilit entre tableurs le tableau utilise un minimum de macros mais plut t des fonctions Excel ou des tableaux crois s dynamiques plus ais ment adaptables dans Open Office ou Libre Office Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 5 sur 18 3 Donn es DONNEES NOM DE LA STRUCTURE N SIRET DE DATE DE DEBUT D EXERCICE DATE DE FIN D EXERCICE NOM DE L EXERCICE fa JOURNAUX AUXILIAIRES Code tibell Les valeurs indiqu es ci joint sont des exemples On peut donner des noms quelconques qui seront m moris s ci contre mais ne seront repris dans aucune formule Saisir le code dans la colonne Code journal de la feuille Journal de saisie des critures Utilisez les majuscules de pr f rence plus lisible C est la premi re feuille du tableau Saisir e Le nom de la structure e N SIRET si possible e Date de d but d exercice ventuellement
13. rectement dans le bilan En r alit il doit transiter par les comptes 120000 b n fice ou 129000 perte voir Bilan ETS BRUNO Exercice 2013 2014 COMPTE DE RESULTAT Ventes de produits finis prestations de service et marchandises Dont Marchandises Produits finis Prestations de services Production stock e et immobilis e Autres produits de gestion courante Dont Redevances brevets et licences Autres produits divers de gestion courante 0 00 Reprises sur amortissements et provisions 0 00 Transfert de es 0 00 0 0 0 00 Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 15 sur 18 Personnel ext rieur l entreprise R mun rations d inrerm diaires et honoraires Publicit relations publiques Tronsport de biens et de personnel D placements missions et r ceptions Frais postaux et frais de t l communication Produits sur op rations de gestion Produits de cessions des l ments actif c d s Quote part des sub d invest vir es au compte de r sultat Participation des salari s Imp t sur les soci t s Page 16 sur 18 10 Bilan ETS BRUNO BILAN SIMPLIFIE Exercice 2013 2014 nom nn ACTIF IMMOBILISE FONDS PROPRES ET RESERVES Immobilisations incorporelles X X X Capital ou apports Immobilisations corporelles mobiliers et mat riels X j i X Ecarts de r valuation Immobilisations financi res titres et d p ts de garant
14. roit et Supprimer Remarques 1 La longueur des comptes est de 6 chiffres ventuellement compl t e par des z ros ex 164000 Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 7 sur 18 2 Seuls les comptes fournisseurs 401xxx ou 404xxx et clients 411xxx peuvent comporter des lettres dans le 3 derni res positions ex 401BRI ou 411DUP Utiliser des majuscules 3 Placer de pr f rence les comptes ajout s leur place logique dans le plan comptable classement num rique Le non respect des r gles 1 et 2 peut entra ner un dysfonctionnement du tableau Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 8 sur 18 5 Journal i L 1 Il D TP E 4 F l G L 1 LE JO URN AL Tri par date Mise jour comptabilit Fournisseurs i Emprunts aupr s des tablissements de cr dit Ventes de marchandises Banques Banques _ Banques E Fournisseurs Le journal est la base de la saisie comptable Tous les traitements comptables sont effectu s partir des donn es du journal Il est donc indispensable de lui accorder le plus grand soin Saisie par ligne 1 Col A N d criture C est un n unique qui caract rise l criture comptable en cours En partie double chaque criture comprend au moins deux lignes d bit cr dit et chaque ligne doit avoir le m me n Le dernier n utilis est rappel en t te
15. suivre une formation en comptabilit g n rale et de travailler avec l aide d un expert comptable Manuel d utilisation de MicroComptaEng http previtab frloup com Page 4 sur 18 2 Description du produit MicroCompta Eng est un tableau Excel fonctionnant sur Excel 2007 xism et 97 xls La version 2007 ne fonctionne pas sur 97 mais l inverse est possible Il comprend 7 feuilles de calcul d pendantes Seules les zones en jaune sont modifiables par l utilisateur Les autres zones sont prot g es mais il est possible de les d prot ger pour les utilisateurs avertis seulement Il utilise la technique de la partie double c est dire que chaque criture mouvemente au moins deux comptes un au cr dit et l autre au d bit Il propose les principales op rations comptables e Saisie d un journal comptable et de journaux auxiliaires caisse banque ventes achats op rations diverses e Edition d un grand livre avec tri et filtre sur toute colonne e Option de lettrage e Edition de la balance des comptes e Option de codage analytique e dition d un grand livre analytique e Edition d un compte de r sultat et d un bilan En mati re de v rification de saisie seul l quilibre d bit cr dit du journal est contr l et une diff rence signal e couleur rouge Pour le reste compte tenu de la simplicit des saisies on fait confiance l utilisateur Certaines erreurs de compte se traduisent par un cart ent
16. trepartie d actifs immobilis s assortis d une obligation 103600 Subventions d investissement affect es des biens renouvelables 105000 Ecarts de r valuation 105100 Ecarts de r valuation sur des biens sans droit de reprise 105200 Ecarts de r valuation sur des biens avec droit de reprise 106000 R serves 108000 Compte de l exploitant 120000 R sultat de l exercice b n fice 129000 R sultat de l exercice perte 130000 Subventions d investissement 164000 Emprunts aupr s des tablissements de cr dit 164100 Emprunt 1 26 2 165000 D p ts EtA ONEENS E U 28 23 Comptes d immobilisations classe 2 30 31 32 33 Grand livre Balance Grand ivre an Pr t F1 Modification du plan comptable e Modification d un compte 193000 Fonds d di s sur apports 201000 Frais d tablissement 207000 Fonds commercial 211000 Terrains 213000 Constructions 215000 Installations techniques mat riels et outillages industriels D146ANN M gt t rial inductrial e o Modifier le compte et son libell o Enregistrer le tableau e Ajout d un compte o Cliquez sur le n de ligne au dessus de laquelle vous voulez ins rer un compte voir image ci dessus o Clic droit et s lectionnez Ins rer Une nouvelle ligne vierge s ins re o Saisissez la valeur du compte et son libell o Enregistrer le tableau e Suppression d un compte o S lectionner la ligne du compte supprimer o Clic d
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