DocRoom 5
Contents
1. CE y air laut CT muse Ej DE D cor irman propan Dan F 4 if 0 ati Erg amma piian bhg IN D Ej programe opierding Danem t g Q tti prop amma cos Houi a i i Or 3 E t 5 a E ia m Bii Man programs Areo Aouig Docu eaaa Ej cavvag programme doc Routing dith php de nes Er A lits Dead Lien ie D TRES TE REGET ice Arborescence Panneau droit do i Fiiil Fr vesus Pigo tent Laat F rerai Pad j Birna Spies Dr MES ob pre MERS Lips i D a ET PRE TE pps Cliquez sur l pour fermer la fen tre de l arborescence et sur pour l ouvrir Il est possible de changer la taille des diff rentes parties de l cran en pla ant le curseur sur la ligne entre les deux parties En faisant glisser la double fl che vous donnez une taille voulue votre cran 4 ARBORESCENCE L arborescence organise les documents dans une structure de r pertoires hi rarchiques En bas de l arborescence se trouve la partie personnalis e pour chaque utilisateur Mon DocRoom Recherche r pertoires LA Rechercher sur nom de r pertoire T Cette section vous permet de rechercher un certain E Folders r pertoire dans l arborescence Ci Contrats de recherche LA Correspondance Greffe Ci Divers CA Grand livre CA Mails CA PV CA Bureau Titres d int r t g n ral CA PY CA Bureau Transmis Arborescence LA PV Commissions Elle organise tous les documents de DocRoom d une CA PY Ext rieurs Vue mani2. My Documents Fokje POSEI E M t ga g Parers Folder 2200 an is Premier Pr c dent Page 1 1 Eubant Dernier 12 resultats trains i dpaicetios pasaig D AOC hievan EAAS Loet In 0 JETHS aTE po 8 1 Ajouter un Bouton une Ligne de S paration 1 Dans le menu Options s lectionnez l option Modifier la barre d outils 2 Cliquez sur Add button pour ajouter un bouton la barre d outils Un nouvel cran appara tra Edit Button New Document Choose 3 Donnez un nom au nouveau bouton et choisissez un Buttontype New Document New Folder New Dossier Search New Mail Add to Favorites Remove from Favorites Clear Favorites Download to Zip Add to Basket Remove from Basket and Clear Basket Un nouveau champ doit tre rempli si vous choisissez New Document New Folderou Search 4 Cliquez sur Save 5 Le bouton appara t dans la vue d ensemble des articles de la barre d outils 6 Reconnectez vous Docroom pour faire appara tre votre nouvelle barre d outils Ajouter une ligne de s paration la barre d outils 1 Dans le menu Options s lectionnez l option Modifier la barre d outils 17 2 Cliquez sur Add Separator Une ligne de s paration sera ajout e la liste des articles de la barre d outils 8 2 Changer l ordre des boutons 1 Dans le menu Options s lectionnez l option Modifier la barre d outils Un cran appara t Description Recherche Up Down Delete Seperator Up Down Delete CA
3. PV R sum intitul des points d un PV D cisions d cision des points d un PV Ex cution ex cution des points d un PV Liens Annexe recherche sur le num ro d annexe s d un PV Il est pr f rable de n indiquer ni article ni pr position ni signe de ponctuation dans les champs Les guillemets ne sont plus prises en compte Les op rateurs de recherche doivent tre s par s des mots par des espaces Exemple Vous indiquez composition du Conseil de la Recherche dans le champ R sum et vous n obtenez aucun r sultat Pourqua 1 Les guillemets ne sont pas prises en compte 2 La pr position de n est pas un mot reconnu par DocRoom lors d une recherche 3 Idem pour les articles du et Ja Voici deux mani res d inscrire votre recherche 1 composition and conseil and recherche notez bien les espaces entre chaque and et chaque mot de votre requ te 2 composition conseil recherche La section 12 mentionne les principaux op rateurs de recherche utiliser dans DocRoom 2 Une fois vos crit res rentr s dans les diff rents champs cliquez sur Chercher ou appuyez sur Enter 3 L cran suivant vous pr sentera une liste de r sultats Remarque Lors d une recherche veillez toujours bien s lectionner le dossier actif qui vous int resse Par exemple Vous d sirez des informations datant de 2008 mais le dossier actif est toujours bloqu sur 1978 01 23 Vous ne trouverez donc aucune in
4. Souscriptions Quand un utilisateur cr e une souscription un r pertoire il re oit un mail quand de nouveaux documents sont ajout s ce r pertoire ou quand des modifications sont faites ce r pertoire 6 3 1 Cr er une souscription 1 S lectionnez le r pertoire auquel vous voulez souscrire en le s lectionnant dans l arborescence 2 Dans le menu Fichier s lectionnez l option Subscription Votre nouvelle sous cription sera visible dans Mon Docroom Mes Souscriptions 6 3 2 Supprimer une souscription 1 Dans Mon Docroom Mes Souscriptions s lectionnez les souscriptions que vous voulez supprimer en cochant la case dans la barre de document r pertoire 2 Cliquez sur Se d sabonner pour supprimer les subscriptions s lectionn es 13 6 4 Recherches sauvegard es Les recherches sauvegard es vous offrent la possibilit d effectuer r guli rement une m me recherche sans devoir r introduire tous les crit res dans l cran de recherche 6 4 1 Sauvegarder une recherche 1 Dans l cran de recherche indiquez les crit res de la recherche que vous voulez sauvegarder 2 Cliquez sur Sauvegarder n nouvel cran appara tra Sauvegarder la requ te Public Priv S curis a Toujours sur la racine Ex cuter dans le r pertoire actif Ex cuter dans le r pertoire de cr ation Sauvegarder Annuler Public Pri S curis choisissez si vous voulez que la recherche soit public tout le monde pe
5. re structur e PV Int graux d arborescence L scan CL Training a Ce SES o quoi de neuf R b rtbir s R pertoires personnels Dans cette partie de l arborescence de DocRoom vous Mes favoris Documents r cents Mes documents Mes documents r serv s Ea Mes souscriptions og Poubelle Panier 5 i 5 Em personnels pouvez voir vos s lections et les documents r cents Remarque Le nombre de r pertoires affich s peut varier d un utilisateur l autre Cela d pend de la configuration de la s curit En cliquant sur un nom de r pertoire vous en visualisez le contenu En faisant un clic droit sur un nom de r pertoire vous avez la possibilit d effectuer une s rie d actions en g n ral reprises dans les options du menu Ic nes d arborescence Cliquez sur l ic ne c t d un r pertoire pour voir tous les sous r pertoires Cliquez sur l ic ne El c t d un r pertoire pour le fermer Le r pertoire s lectionn est indiqu par un rectangle bleu r pertoire PV Int graux dans l exemple ci dessus 5 COMMENT RECHERCHER Il y a trois mani res de rechercher dans l interface Web de DocRoom 5 1 Recherche globale Le champ de recherche globale est un champ de recherche simple qui vous permet de rechercher une information dans tous les champs texte de DocRoom 1 Placez vous dans le r pertoire dans lequel vous voulez effectuer une recherche 2 Indiquez votre crit re d
6. BUR Up Down Delete Seperator Up Down Delete Commissions Up Down Delete Seperator Up Down Delete Seperator Up Down Delete Seperator Up Down Delete admin Up Down Delete Gd livre Up Down Delete Add Button Add Seperator 2 Cliquez sur Up ou Down afin de changer l ordre des boutons ou des lignes de s paration 8 3 Enlever un bouton ou une ligne de s paration 1 Dans le menu Options s lectionnez l option Modifier la barre d outils 2 Cliquez sur Delete c t du Bouton ou de la Ligne de s paration que vous voulez enlever de la barre d outils Le bouton ou la ligne de s paration sera enlev de la barre d outils 18 9 Ic nes utilis es dans DocRoom 9 1 R pertoire Ic ne Description Fe R pertoire de base ex Arco Domaou Mon DocRoom A R pertoire P Etat de r pertoire En Production Le r pertoire est disponible E Etat de r pertoire R serv Un autre utilisateur a r serv le r pertoire Fi Etat de r pertoire In Progress Vous avez r serv ce r pertoire Etat de r pertoire In Cr ation Le r pertoire est cr mais pas encore sauvegard par l utilisateur qui l a cr A Quoi de neuf Liste de tous les documents r pertoires ajout s jour apr s jour dh R pertoire Mon panier E oi Mes favoris BF R pertoire Documents r cents Dans ce r pertoire vous pouvez trouver les documents r pertoires que vous avez ouvert r cemment R pertoire Mes Documents R pert
7. DochRoom 5 Manuel d utilisation Chancellerie Service du Greffe Documentation Lysia Goossens Claudine Verdin Derni res modifications ao t 2009 1 INTRODUCHON EE nn me A 4 2 ACCEDER A DOCROOM D nn teen er en tan een ta a en 5 3 PAGE D ACCUEIE morions aaa aaa a aaa a 5 A ARBORESCEN CE a aaa a 6 5 COMMENT RECHERCHER iisieiinonisannnsnnnnaann anaana AAEE aAA aAA NOAA aai 7 5 1 Recherche gl bale sisean aaraa aaa Aaaa aaa a 7 5 2 Rechercher partir de l arborescence s sssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnan 7 5 3 Rechercher partir des crans de recherche personnalis s ou du menu Recherche sssssssssssssrrnnnnnas 7 5A Hst de resultats nsina a a a 9 5 5 Visualiser Un AOCUMEN icii naana a a 10 5 6 OUVHIF UN d cUMENE riina anaa a a a a aaa aaa aana 11 S OUV UN NENIET sariin r E ai 11 6 OPTIONS COM PLEM ENTAIRES DISPONIBLES DANS DOCROOM Sn 12 DL PARIS nn na ane nm aetcaioons 12 6 1 1 Ajouter un ou plusieurs documents au Panier nnnnnnns 12 6 1 2 Enlever un documen dU PaM esnean ER Ne As M a 12 SP Videre Pane os AI 12 6 2 MES favori S anaa a AGAD 12 621 Ajouter un des document s a vos favori Sisinnius 12 6 2 2 Enlever undo cumen Ass TavoriS or eners a ss A A en 13 p2 Viderlesfavol S sroin RS a A 13 6 3 SOUSCHDUON Snai 13 631 CrecerinesouscriPUO eaan ann ma nn AE E AR N 13 OM SERIE UNESU SCD ernea a Dana D ban het 13 6 4 Recherches Sauvegardes RS ct es 14 GEL Sauvegard
8. Groupe de Concertation des Administrations Groupe de Concertation des Informaticiens Task Force informatique Task Force organisationnelle C z lt D _ W eh D Emplacement PV Ext rieurs PV Commissions PV Ext rieurs PV Commissions PV CA Bureau PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Ext rieurs PV Commissions PV CA Bureau PV Ext rieurs PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV CA Bureau PV Commissions PV Commissions PV Commissions PV Commissions 22 11 R partition des diff rents titres du CA Bureau dans DocRoom Titre Titre Ibis Titre Il Titre Ibis Titre Ill Titre IV Titre V Titre VI Titre VII Titre VII Titre IX Titre X Titre XI Titre XII A noter PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Transmis PV CA Bureau Transmis PV CA Bureau Transmis Questions d int r t g n ral PV CA Bureau Titres d int r t g n ral Les autres titres PV CA Bureau Transmis PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Transmi
9. Les documents seront gard s dans cette s lection jusqu au moment o ils sont supprim s des favoris par l utilisateur 6 2 1 Ajouter un des document s vos favoris 1 En utilisant le menu Fichier 1 Cochez la case de s lection du document que vous voulez ajouter Mes favoris 12 2 R p tez cette action pour ajouter plusieurs documents 3 S lectionnez l option Fichier Ajouter Mes favoris dans la barre de menu 2 En utilisant les ic nes de la barre de document 1 Cliquez sur l ic ne dans la barre de document 2 R p tez cette action pour ajouter plusieurs documents Le document sera ajout Mes favoris Pour visualiser les documents il suffit de cliquer sur Mes favoris dans Mon Docroom 6 2 2 Enlever un document des favoris En utilisant le menu Fichier Allez dans Mes favoris Cochez la case de s lection du document que vous voulez enlever de Mes favoris R p tez cette action pour enlever plusieurs documents S lectionnez les options Fichier Enlever des favoris dans la barre de menu D N En utilisant la barre de document Cliquez sur l ic ne 15 dans la barre de document 2 R p tez cette action pour enlever plusieurs documents de Mes favoris Les documents s lectionn s seront enlev s de vos Favoris 6 2 3 Vider les favoris S lectionnez l option Fichier Vider les favoris dans le menu Fichier Tous les documents seront enlev s de vos Favoris 6 3
10. ase de s lection du document que vous voulez ajouter au Panier 2 R p tez cette action pour ajouter plusieurs documents 3 S lectionnez l option Fichier Ajouter au panier dans la barre de menu 2 En utilisant les ic nes de la barre de document h Cliquez sur l ic ne 3 dans la barre de document 2 R p tez cette action pour ajouter plusieurs documents i Les documents s lectionnez sont ajout s au Panier Pour les visualiser il suffit de cliquer sur Panier dans Mon Docroom 6 1 2 Enlever un document du Panier 1 En utilisant le menu Fichier Allez dans le Panier Cochez la case de s lection du document que vous voulez enlever du Panier R p tez cette action pour enlever plusieurs documents S lectionnez les options Fichier Enlever du Panier dans la barre de menu AUN N En utilisant la barre de document Li Jh Cliquez sur l ic ne 3 dans la barre de document 2 R p tez cette action pour enlever plusieurs documents Les documents s lectionn s sont enlev s du Panier 6 1 3 Vider le Panier S lectionnez l option Vider le Panier dans le menu Fichier Tous les documents r pertoires seront enlev s du Panier 6 2 Mes favoris Mes favoris est un outil de s lection temporaire qui vous permet de grouper des documents que vous utilisez r guli rement Vous avez l acc s direct ces documents sans devoir les rechercher Ce dossier est personnel chaque utilisateur
11. documents par courrier lectronique dans DocRoom 1 S lectionnez le document que wus voulez envoyer par courriel en cochant la case de s lection du document 2 Faites un clic droit sur la barre de document Vous pouvez galement passer par le menu Fichier 3 Choisissez Envoyer par courriel Une nouvelle fen tre appara t Envoyer par courriel Windows Internet Explorer Ll ge aD z by A r Times New Romi 2 Custom Links F 4 Choisissez les destinataires dans le r pertoire d adresse en cliquant sur Un nouvel cran s ouvre dans lequel vous pouvez s lectionner les destinataires partir d une liste de noms 15 Introduissez ou s lectionner dans la liste Montrer les noms de x R cipients Carnet d adresses personnel Cliquez sur Ok quand vous avez s lectionn les destinataires Si le nom de votre destinataire n existe pas dans la liste cliquez sur OK pour revenir l cran de mail Vous pourrez taper l adresse mail de votre correspondant directement dans le champ A Cc et ou Bcc 5 Donnez un sujet votre message 6 Les fichiers attach s au document que vous voulez envoyer sont automatiquement ajout s en pi ces jointes votre mail Vous pouvez toutefois choisir de ne pas les envoyer en d cochant la case c t de leur nom Vous pouvez gal
12. e recherche dans le champ 3 D cochez la case si vous ne voulez pas rechercher dans les sous r pertoires 4 Cliquez sur l ic ne 4 pour ex cuter la recherche Les r sultats appara tront dans une liste de r sultats Remarque Il n est pas possible de rechercher une date ou un num ro avec le champ de recherche globale Pour ce type d informations vous devez utiliser le menu Recherche ou vos crans de recherche personnalis s 5 2 Rechercher partir de l arborescence 1 Placez vous dans le r pertoire dans lequel vous voulez effectuer une recherche 2 Faites un clic doit sur le r pertoire 3 Dans le menu s lectionnez Chercher Un cran de recherche appara tra 4 Indiquez vos crit res de recherche dans ce nouvel cran cf section 5 3 ci dessous 5 Cliquez sur Chercher Les r sultats appara tront dans une liste de r sultats 5 3 Rechercher partir des crans de recherche personnalis s ou du menu Recherche 1 Cliquez sur Recherche Tout ou sur le bouton d un de vos crans personnalis s dans la barre d outils Recherche IE Documents F R pertoires Ah Dossiers routing Les principaux champs des diff rents crans de recherche sont Titre organe d une instance pour les abr viations des organes et l emplacement des documents DocRoom cf sections 10 et 11 Texte int gral recherche d une information dans tous les champs de Doc Room Date publication date de la s ance du
13. ement envoyer d autres fichiers en cliquant sur le bouton Browse Cliquez sur Ajouter pour ajouter le fichier au message Cochez la case de s lection Zipper attachments pour envoyer les fichiers attach s comme un fichier ZIP 7 Tapez un message dans le champ de texte 9 Cliquez sur Envoyer 16 8 Modifier la barre d outils L option Modifier la barre d outils vous permet d ajouter des boutons la barre d outils Cela peut tre utile pour ajouter des boutons que vous utilisez souvent afin d avoir un acc s direct ces actions La barre d outils que vous modifiez sera seulement visible pour vous Voici un exemple d une barre d outils l grh Affichage Egtenhe Opin Adenstreton E Face pa PTE EE a Aren DTA L Y 9 AR CO niona E 4 Qi tres E Hain Tre de De ax er H T z m P Piik Tertio Tire meaa Drie Ca rets 3 Frore E Maike ti 5 amp Fi ion Fakier LAZME w 3 M Ooanerts t g nm u ANALYSE MIZZ b du 4 Pot t g 101 ARCO Imerrrel Folja Haee n T 2e ER Froh oi direct jus 2 E Suppers t g j 01 Customers Falder MAZDE w iir a E Mon eram Le Quoi de re w O 101 Hosting Fou iwori a w h Mon pare i 2 oc Tawari t g p u Intro Fobier C4 2200E w uw W Diuna r cerits D DRE AE P 1 Merdocuren 4 Es Fi i ia ingrai Firer Haas T m p Faz Cure au r nr Fnkiur LTSA m mi ES Mes sbscrip es a p 91 Invoicos akie anaE t dE El Pobae t g gm Marketing Fold r 4272008 m t a gm
14. ension de fichier du fichier principal tif xtension de fichier du fichier principal txt xtension de fichier du fichier principal xls Ajouter le document votre Panier Ajouter le document vos favoris nlever le document du Panier nlever le document des favoris c ne des commentaires c ne des articles li s istorique des versions Envoyer le document par e mail 2 O 9 3 Fichier Description Etat du fichier En production Le fichier est disponible Etat du fichier R serv par votre utilisateur Vous avez r serv le fichier Etat du fichier R serv par un autre utilisateur Un autre utilisateur a r serv le fichier Etat de fichier In Cr ation Le fichier est cr mais pas encore sauvegard par l utilisateur qui l a cr le fichier E Extension de fichier qui n avait pas re u une ic ne sp cifique Extension de fichier word ou rtf Ea Extension de fichier gif or jpg Extension de fichier ppt Extension de fichier tif Extension de fichier pdf Extension de fichier html Extension de fichier xls Extension de fichier mail messages Langue n erlandais Langue anglais Langue fran ais Langue allemand z Extension de fichier txt 21 CO R A lw OI ID wwINININI NINI NINININI NI gt gt gt gt gt lt gt N 0l eI N O i NI 00I AI OI NI OO DIN OO AI I NI 010 II I AIOI NI O J 3 gt o _ D
15. er une TRCnNerChessnninnn urbaine nnioninn hour 14 6 42 Exec terunerecherch sauvegard nnrnsemnartuaonunnarmntasensinnnnanesenin aan 14 643 Edit run recherche SauVM danQ e nn Ne le tante lan A 14 6 4 4 Supprimer une recherche sauvegard e d atsenstanmnensnanensannineden annuels 14 7 Malling en DocROOM nisn 15 8 Modifier la barre d outils ss ananas sains ans stane De ensase ses tansie nat scene 17 8 1 Ajouter un Bouton une Ligne de s paration ssssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 17 8 2 Changer l ordre des DOUTONS i nca n nn ere nana sonate Aaaa aaa aaa aia 18 8 3 Enlever un bouton ou une ligne de s paration ssssssssnmnnnnnnnmnnnnnnnnnnnrs 18 9 Ic nes utilis es dans DOCROOM ssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnannnnnannan 19 9 EREDETIN inion ai aaa Aa 19 9 2 DOCUMENT cira AE O 20 9 UN 1 dcii Eaa aaa a 21 10 Abr viations des principaux organes de l Universit 11 R partition des diff rents titres du CA Bureau dans DOCROOM ssssssssnssnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 12 Op rateurs de recherche 1 INTRODUCTION DocRoom est le logiciel d encodage du Service de Documentation du Greffe Cette interface vous permet d effectuer des recherches documentaires de voir les index et les documents Les documents consultables sont les proc s verbaux du Conseil d administration de l ULB de son Bureau et des Comm
16. formation Il vous suffit de cliquer sur Arco DocRoom pour revenir au r pertoire g n ral Vous pouvez galement utiliser les petites fl ches vertes pour pr ciser votre requ te e Arco DocRoom P C PVint graux b Co 1978 p 01 amp z2 M Sous r pertoires inclus Titre Texte int gral Cat gorie Auteur s Date publication 5 4 Liste de r sultats Voici une liste de r sultats type Type de Ih version Titre a Filtres m 101 doc 1 kris Doctype al props mi to dr 5 overview Y2 Coctype mi props 200 07 02 D Da aris Barre de Document Frunchonele Beschrijving Bocfoom ML 2006 07 02 2008 07 03 Premier Pr c dent Page 112 Suivant Dernier 28 resultats trouv s gt Nombre de r sultats Description Cliquez sur cette ic ne pour s lectionner tous les articles dans la liste de r sultat Quand tous les articles sont s lectionn s l ic ne sera Cliquez sur cette ic ne pour d s lectionner tous les articles dans la liste de r sultat Si votre liste de r sultat est trop longue vous pouvez trier les enregistrements par organe en indiquant une abr viation d organe dans ce champ Cliquez sur Titre pour trier les r sultats par organe Ce champ vous permet de filtrer par type de documents Ce champ vous permet de filtrer les r sultats par date du document r pertoire Cliquez sur Date pour trier les r sultats par date les plus r cents en haut Cette barre indique un r pertoire l Une l
17. hier versions Commentaires Voir les commentaires qui sont ajout s au document Montre l histoire du document Vous pouvez voir les actions effectu es sur le document Cliquez sur Fermer pour fermer la fen tre de pr visualisation 10 5 6 Ouvrir un document En une seule fen tre vous pouvez visualiser les informations du document et le fichier principal attach ce document ace A arco Window interne Eaplorer E ad Ge 15 S ajouter wra E ar eefa D er 5 D hep Chartres Fokieris 4 D pole caen pau Er ARE ete pee DCE F Loma in J i ii 5 7 Ouvrir un fichier Pour ouvrir un fichier attach un document cliquez sur le nom de ce fichier Tous les fichiers li s apparaissent en dessous du titre du document En faisant un clic droit sur le nom d un fichier vous pouvez galement le t l charger 11 6 OPTIONS COMPLEMENT AIRES DISPONIBLES DANS DOCROOM 5 6 1 Panier Le Panier est un outil de s lection temporaire qui permet de grouper des documents Il est personnel chaque utilisateur Par exemple vous voulez effectuer plusieurs recherches l une apr s l autre et pouvoir comparer leurs r sultats ou vous voulez transf rer plusieurs documents en une seule fois Les documents seront gard s dans cette s lection jusqu au moment o ils sont supprim s du Panier par l utilisateur 6 1 1 Ajouter un ou plusieurs documents au Panier 1 En utilisant le menu Fichier 1 Cochez la c
18. issions permanentes de l institution Ce guide est con u pour vous permettre d exploiter le plus de fonctionnalit s possibles de l interface web Toutefois il n est pas exhaustif Si vous avez des questions quant l utilisation du logiciel ou si vous d sirez un compl ment d information n h sitez pas nous contacter Service du Greffe Documentation Lysia GOOSSENS Claudine VERDIN CP 130 02 65023 42 02 650 40 46 Lysia Goossens ulb ac be amp Claudine Verdin ulb ac be 2 ACCEDER A DOCROOM5 II vous suffit de vous connecter cette page http docroom docroom t Remarque Il est vivement conseill d utiliser Internet explorer Tout autre navigateur ex Mozilla Firefox risque de provoquer des probl mes d affichage et ou d utilisation 3 PAGE D ACCUEIL La page d accueil contient une arborescence une barre de menu un champ de recherche globale et une liste de r sultat Il est possible de changer l apparence l cran tr s rapidement en fermant la fen tre droite ou gauche de l cran FE aneta p E ARCA weai b EA Tarep D Prave Getss ieus vence natery CRT PET version Taie Catepor pip ones opleine Foin E Ace Darai LE ARO roarai LE Treng Cimi G gi meand r i Bria Series Ce OI V4 sr ee TAC A DO CCC k n E E iire fr iej GpODO ii H G g T MaD M b g ae Dw Raam inaani prg n i iiaae i umwa lira t m arg LE se ir ec Waj P TOR
19. iste de r sultats montrera d abord tous les r pertoires Cette barre indique un document Lf Les documents appara tront toujours sous les r pertoires dans la liste de r sultats Ici vous voyez le nombre de r sultats 13 dans l exemple Cliquez sur Suivant pour aller la page suivante Cliquez sur Pr c dentpour aller la page pr c dente Cliquez sur Dernier pour aller la derni re page Cliquez sur Premier pour aller la premi re page Les diff rentes ic nes de ces barres sont mentionn es la section 9 5 5 Visualiser un document Si vous cliquez sur le titre du document le document s ouvre dans une fen tre de pr visualisation 04 ED Fermer Fichier D tails Liens Historique des versions Commentaires Historique CA 167 R pertoire Ce Arco DocRoomi D PY Int grauxt CD 19791 CO 0 05 Cat gorie PY Greffe Textes complets Titre D CA TE 7 Date publication 05 0254 979 F sume PY n 167 du Conseil d Administration du S021979 H Document 21059 Service Greffe Date envoi archives URL Internet Fichiers THT E IC A 16T eg j Eannexes E r La fen tre de pr visualisation est subdivis e entre diff rents onglets Onglet Description SE Li la pr visualisation du fichier principal du document a les d tails du document les donn es et les fichiers attach s Liens Montre les documents li s Historique des Montre les versions pr c dentes du document et du fic
20. lt D O 5 O Q D 0 D may 5 Q 5 D gt lt O _ Q D 5 D O Q D Nom de l organe Assembl e g n rale de l Association Le Domaine Assembl e g n rale de l Institut Bordet Assembl e g n rale d IRIS Bureau de la Commission de l Enseignement Bureau de l Universit Bureau des Relations internationales et de la Coop ration Coordination des Actions p dagogiques Comit de Gestion de l Institut de Biologie clinique Comit pour la Pr vention et la Protection au Travail Comit restreint des uvres sociales Commission administrative Commission culturelle Commission de la Programmation et des investissements Commission de l Enseignement Commission des Affaires sociales tudiantes Commission des Finances Commission interne d valuation de la qualit Commission Sport Conseil d Acad mie Conseil d Administration de l Association Le Domaine Conseil d Administration de l Institut Bordet Conseil d Administration de l Universit Conseil d Administration d IRIS Conseil d Administration du CEPULB Conseil de Gestion de l H pital Erasme Conseil de Gestion du Centre de Calcul Conseil de la Formation continue Conseil de la Recherche Conseil de l Informatique Conseil de l Informatique administrative Consal d Entreprise Conseil d Entreprise intersi ge Conseil de la Coop ration Conseil des Biblioth ques Conseil des Relations internationales Coordination au Bureau D l gation syndicale
21. oire personnel cr la premi re fois que vous entrez dans le syst me Liste des documents fichiers que vous avez r serv s pS R pertoire Mes subscriptions ai R pertoire Poubelle Case de s lection Case de s lection quand le r pertoire est s lectionn H Ajouter un document r pertoire votre Panier Ta Ajouter un document r pertoire vos favoris H Enlever un document r pertoire de votre panier Lad Enlever un document r pertoire de vos favoris Ic ne des commentaires Es Ic ne des articles li s E Ic ne de s lection o qui annule les articles s lectionn s par l ic ne de s lection 19 9 2 Document Li F du document En Production Le document est disponible s pa du document Checked out Un autre utilisateur a r serv le document afin de l diter 3 Ic ne Description Etat du document In Progress Vous avez r serv le document Etat du document In Creation Le document est cr mais pas encore sauvegard par l utilisateur qui la cr Il n est pas encore accessible ase de s lection ase de s lection quand le document est s lectionn xtension de fichier du fichier principal Word ou rtf xtension de fichier qui na pas re u d ic ne sp cifique Extension de fichier du fichier principal gif ou jpg xtension de fichier du fichier principal htm Extension de fichier du fichier principal pdf Extension de fichier du fichier principal ppt xt
22. s PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Transmis PV CA Bureau Titres d int r t g n ral PV CA Bureau Titres d int r t g n ral La partie PV int graux ne fournit que le texte brut des PV du CA et du Bureau Les champs de recherche de cette partie sont tr s limit s Il est donc impossible de faire une recherche correcte sur un sujet pr cis 23 12 Op rateurs de recherche Op rateur Description Exemple de recherche O Caract res de substitution rempla ant un nombre quelconque de Bruss lettres lt espace gt D finit une recherche sur les documents contenant au moins l un des Namur Brussels ou AND termes associ s par l op rateur Namur and Brussels D finit une recherche sur les documents contenant au moins l un des Namur or Brussels termes associ s par l op rateur D finit une recherche sur des documents de date pr cise gt gt lt lt D finit une recherche sur les documents ant rieurs ou post rieurs lt 10 2 08 une date donn e gt 10 2 08 virgule D finit une recherche sur les documents situ s entre deux dates 10 2 07 10 2 08 Les techniques de recherche sont d crites la section 5 24
23. ut l ex cuter ou pri seulement vous pouvez l ex cuter L option s curit n est pas active dans notre base de donn es R pertoire de base laissez Ex cuter dans le r pertoire actif s lectionn Titre donnez un nom votre recherche 3 Cliquez sur Sauvegarder Les recherches sauvegard es seront visibles dans le menu Recherche 6 4 2 Ex cuter une recherche sauvegard e 1 Dans un cran de recherche s lectionnez l option Ouvrir 2 La liste de toutes les recherches sauvegard es appara tra 3 Cliquez sur le nom de la recherche pour l ex cuter 4 L cran de r sultat de la recherche appara tra OU 1 Dans le menu Recherche cliquez sur la recherche sauvegard e que vous voulez ex cuter 2 La liste de r sultat de la recherche appara tra imm diatement 6 4 3 diter une recherche sauvegard e 1 Dans un cran de recherche s lectionnez l option Ouvrir 2 La liste de toutes les recherches sauvegard es appara t 3 Cliquez sur le bouton Editer de la recherche que vous voulez modifier 4 Changez les crit res de recherche et cliquez sur Sauvegarder 6 4 4 Supprimer une recherche sauvegard e 1 Dans un cran de recherche s lectionnez l option Ouvrir La liste de toutes les recherches sauvegard es appara t 2 Cliquez sur Supprimer c t de la recherche que vous voulez supprimer La recherche sera supprim e sans confirmation 14 7 Mailing en DocRoom Il est possible d envoyer des
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