Annexe 2 à la circulaire NBB_2014_11
Contents
1. des proc dures internes les r ponses possibles sont pleinement largement partiellement et insuffisamment conformes ou effectives Ces termes se d finissent comme suit Auto valuation de la conformit Pleinement conforme Largement conforme Partiellement conforme insuffisamment conforme Les proc dures internes ne comportent de l avis de l institution financi re aucune d ficience au regard des obligations l gales ou r glementaires pertinentes Les proc dures internes ne comportent pas de l avis de l institution financi re de d ficiences importantes au regard des obligations l gales ou r glementaires pertinentes les d ficiences identifi es peuvent tre consid r es comme mineures tant du point de vue de leur port e individuelle qu en tenant compte de leur cumul Les proc dures internes comportent de l avis de l institution financi re certaines d ficiences importantes au regard des obligations l gales ou r glementaires pertinentes qui sont susceptibles d accro tre de fa on significative la vuln rabilit de l institution financi re face au risque ce jugement peut r sulter soit de la port e individuelle d une ou plusieurs d ficiences identifi es soit de leur cumul Les proc dures internes comportent de l avis de l institution financi re des d ficiences graves au regard des obligations l gales ou r glementaires pertinentes qui sont de nature accro tre de2. de l institution financi re la gravit des d ficiences identifi es peut r sulter soit de la port e individuelle d une ou plusieurs de ces d ficiences soit de leur cumul b Questions de conformit les questions de conformit visent essentiellement pr ciser si les diff rents l ments des obligations l gales et r glementaires sont dument pris en compte par les proc dures internes Ces questions appellent en r gle g n rale des r ponses par oui ou par non Cependant lorsque des proc dures internes distinctes r glent en mati re de LBC FT l exercice des diff rentes activit s d une m me institution financi re ou l exercice d une m me activit au travers de plusieurs canaux de distribution il se pourrait que la r ponse une m me question de conformit soit oui pour certaines activit s ou canaux de distribution mais non pour les autres De m me une m me question peut r sulter de la combinaison de plusieurs l ments 6 et la r ponse globale cette question peut r sulter du cumul de r ponses affirmatives l gard de certains de ces l ments et n gatives l gard des autres l ments Dans ces hypoth ses il appartient l institution financi re d valuer quelle est la r ponse oui ou non qui refl te le mieux sa situation globale tenant compte de crit res tels que la mat rialit ou l importance relative des diff rentes activit s ou canaux de distribution concern s o
3. les aupr s des institutions financi res qui pr sentent un risque plus faible Une telle approche du contr le est encourag e dans la mesure o elle est de nature permettre une allocation plus efficace des moyens de contr le dont disposent ces autorit s De plus tant les nouvelles Recommandations du GAFI que la nouvelle M thodologie adopt e en f vrier 2013 par le GAFI pour l valuation de la conformit technique avec les Recommandations et de l efficacit des syst mes de LBC FT mis en uvre dans les pays membres 2 clarifient que l efficacit du contr le exerc par les autorit s comp tentes se mesure notamment la capacit de ce contr le de renforcer l efficacit des mesures pr ventives mises en uvre par les institutions financi res Par ailleurs la Commission Europ enne a tabli un projet de nouvelle Directive en vue d adapter la l gislation europ enne en la mati re aux nouveaux standards du GAFI Un des axes majeurs des modifications qui seront de la sorte apport es au cadre l gal europ en en mati re de pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme consistera galement renforcer le recours une approche fond e sur les risques notamment en mati re de contr le par les autorit s comp tentes Implications de l approche fond e par les risques en mati re de contr le L exercice du contr le fond sur les risques suppose que l autorit comp tente proc de p riodiquem
4. aux difficult s techniques qu elles pourraient rencontrer dans l utilisation de l outil Apr s que les r ponses auront t d finitivement valid es par l institution financi re une pr analyse automatis e de ces r ponses sera effectu e dans le but de d livrer aux quipes de contr le un dashboard leur permettant de focaliser leur attention sur les points les plus significatifs qui ressortiront de ces r ponses D s lors aucune autre forme de remise des r ponses au questionnaire ne sera admise Annexe 2 Page 8 8 NBB_2014_11 22 octobre 2014
5. de capitaux le financement du terrorisme et la prolif ration des armes de destruction massive LBC FT NOTE M THODOLOGIQUE Introduction Objectifs essentiels du Questionnaire LCB FT L approche fond e sur les risques Le contexte international Les Normes internationales sur la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et de la prolif ration les Recommandations du GAFI adopt es en f vrier 2012 accentuent l importance accord e par cette organisation internationale au recours une approche fond e sur les risques en vue d atteindre efficacement les objectifs de pr vention qui sont notamment poursuivis Une telle approche visant moduler l intensit des mesures pr ventives en fonction de celle des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et de la prolif ration n est pas seulement recommand e dans le contexte de la pr vention par les institutions financi res mais aussi dans le cadre du contr le de la mise en uvre de ces mesures par les autorit s comp tentes Conform ment la Recommandation 26 du GAFI et sa Note Interpr tative ces autorit s sont ainsi tenues de renforcer l intensit et la fr quence de leurs contr les aupr s des institutions financi res qui pr sentent un risque plus lev d tre utilis es des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et de la prolif ration Elles peuvent en revanche all ger ces contr
6. g n ral o de la qualit de ses mesures sp cifiques de pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et de la prolif ration ce qui inclut la conformit de ces mesures avec les obligations l gales et r glementaires l effectivit de la mise en uvre de ces mesures Objectifs du questionnaire et utilisation des r ponses par la Banque nationale de Belgique BNB La BNB se fonde sur un certain nombre de sources d informations pour fonder son appr ciation des risques individuels de chaque institution financi re notamment la connaissance g n rale de la qualit d organisation et de contr le interne qui est obtenue dans l exercice du contr le prudentiel g n ral les rapports annuels de la direction effective sur le fonctionnement du contr le interne les rapports annuels du compliance officer et du responsable de la pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme les entretiens r guliers avec la direction effective l audit interne et le compliance officer les r sultats des contr les ant rieurs tant distance que sur place etc Cependant vu le renforcement des standards internationaux il est apparun cessaire de diversifier les sources d information fondant l valuation par la BNB des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme et de la prolif ration et dans le m me temps de poursuivre et de renforcer les efforts de sensibilisation des
7. organique de la Banque nationale de Belgique article 36 29 Loi du 21 d cembre 2009 relative au statut des tablissements de paiement et des tablissements de monnaie lectronique l acc s l activit de prestataire de services de paiement l activit d mission de monnaie lectronique et l acc s aux syst mes de paiement article 25 alin a 3 NBB_2014_ 11 22 octobre 2014 Annexe 2 Page 3 8 11 janvier 1993 de se faire communiquer toutes les informations n cessaires l exercice de ses comp tences de contr le La pr sente note de m thodologie vise clarifier les modalit s pratiques du questionnaire repris en annexe 1 Pr sentation g n rale du questionnaire Le questionnaire applicable pour l ann e 2015 est divis en six chapitres couvrant les principales obligations l gales et r glementaires des institutions financi res en mati re de LBC FT Chapitre L identification des clients Chapitre II L identification des mandataires Chapitre III L identification des b n ficiaires effectifs Chapitre IV La politique d acceptation des clients Chapitre V La vigilance l gard des op rations et relations d affaires Chapitre VI Les transferts lectroniques de fond s Chacun de ces chapitres d bute par une question globale d auto valuation de la conformit des proc dures internes de l institution financi re r pondante avec les obligations l gales et r glementa
8. re mise jour de tel l ment des proc dures internes Ces informations visent permettre une meilleure compr hension des r ponses aux questions de conformit dont elles constituent en quelque sorte des commentaires standards obligatoires Sont concern es les questions 1 8 4 45 5 10 5 17 et 5 19 qui invitent l institution financi re fournir selon la r ponse fournie un compl ment d information pr cis dans la case de commentaire concern e Il importe toutefois de souligner que le questionnaire ne vise pas rassembler une information compl te couvrant chaque d tail des proc dures internes en vigueur mais qu il doit permettre la Banque de se former une image suffisamment pr cise des mesures pr ventives d finies et effectivement mises en uvre par l institution financi re r pondante en vue de proc der une valuation pertinente des risques Les commentaires fournis en compl ment des r ponses aux questions devraient d s lors demeurer synth tiques L espace pr vu pour ces commentaires a d s lors t limit dans les cases concern es Si l institution financi re souhaite faire r f rence dans ces commentaires des documents internes tels que le rapport annuel du responsable de la pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ou externes tels que les codes sectoriels de bonne conduite il importe de veiller n anmoins ce que les r ponses au questionnaire demeurent suffisamme
9. acte des questions il convient donc de se r f rer en premier lieu aux clarifications fournies par la circulaire CBFA 2010 09 du 6 avril 2010 modifi e par la circulaire CBFA_2011_09 du 1 mars 2011 relative aux devoirs de vigilance l gard de la client le la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et la pr vention du financement de la prolif ration des armes de destruction massive version coordonn e Il convient de souligner que les r ponses doivent tre fournies en prenant en consid ration l ensemble des activit s exerc es par l institution financi re alors m me que pour certaines d entre elles elles rel vent simultan ment des comp tences de contr le d une autre autorit que la BNB Ainsi notamment les tablissements de cr dit doivent prendre en compte dans leurs r ponses les activit s d interm diation en assurance vie qu elles exercent De m me les entreprises d assurance vie doivent prendre en compte leurs activit s en mati re de pr ts hypoth caires S Loidut1 janvier 1993 relative la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme article 39 2 alin a 1 Annexe 2 Page 4 8 NBB_2014_ 11 22 octobre 2014 2 Nature des r ponses a Questions d auto valuation Aux questions d auto valuation de la conformit et de l effectivit
10. artir de la 2 ann e la r ponse au questionnaire devra tre fournie sur la base d une actualisation des r ponses de l ann e pr c dente Sans pr judice des questions compl mentaires qui pourraient tre progressivement ajout es au questionnaire seule une mise jour des r ponses fournies l ann e pr c dente sera donc requise moyennant la confirmation que les r ponses non modifi es de l ann e pr c dente restent valides 4 Responsabilit de l exactitude des r ponses et signature Les r ponses au questionnaire sont transmises la Banque sous la responsabilit ultime de la direction effective de l institution financi re r pondante Il est toutefois rappel que le responsable d sign au sein de chaque institution financi re conform ment l article 18 de la loi du 11 janvier 1993 est principalement charg en vertu de cette m me disposition l gale non seulement de l analyse des op rations atypiques en vue de d terminer si elles doivent tre consid r es comme suspectes et communiqu es la Cellule de Traitement des Informations Financi res CTIF mais aussi de la mise en uvre des mesures et proc dures vis es aux articles 16 et 17 de la loi Sont tout particuli rement vis es les mesures et proc dures de contr le interne n cessaires en vue d assurer le respect de la loi et qui font l objet du questionnaire L article 35 3 alin a 1 du R glement du 23 f vrier 2010 de la CBFA pr cise galement q
11. boulevard de Berlaimont 14 BE 1000 Bruxelles A t l 32 2 221 38 12 fax 32 2 221 31 04 Nationale num ro d entreprise 0203 201 340 DE BELGIQUE VAN BELGI RPM Bruxelles www bnb be Bruxelles le 22 octobre 2014 Annexe 2 la circulaire NBB_2014_11 Champ d application tous les tablissements de cr dit y compris les succursales UE et non UE toutes les soci t s de bourse y compris les succursales UE et non UE toutes les compagnies d assurance pratiquant les activit s d assurance vie y compris les succursales UE et non UE tous les tablissements de paiement et les tablissements de monnaie lectronique y compris les succursales UE et non UE l exception toutefois des tablissements qui b n ficient en application des articles 48 ou 105 de la loi du 21 d cembre 2009 d une exemption de l application des dispositions de la loi pr cit e tous les points de contact centraux en Belgique des tablissements de paiement et des tablissements de monnaie lectronique agr s dans d autres tats membres de l Espace conomique europ en l exception toutefois de ceux qui sont soumis par la circulaire NBB_2014_12 l obligation de r pondre au questionnaire abr g annex la pr sente circulaire les organismes de liquidation y compris les succursales UE et non UE NBB_2014 11 22 octobre 2014 Annexe 2 Page 1 8 Questionnaire p riodique relatif la lutte contre le blanchiment
12. ent l valuation sur des bases objectives des risques associ s chaque institution financi re contr l e De telles valuations p riodiques requi rent la collecte d informations pertinentes tant en ce qui concerne l exposition de chaque institution financi re la menace qu en ce qui concerne sa vuln rabilit face cette menace 1 cf http www fatf gafi org media fatf documents recommendations pdfs FATF_Recommendations pdf 2 cf http www fatf gaf i org media fatf documents methodology FATF20Methodology 2022 20Feb 202013 pdf 3 cf http eur lex europa eu LexUriServ LexUriServ do uri COM 2013 0045 FIN FR PDF Annexe 2 Page 2 8 NBB_2014_11 22 octobre 2014 Outre la connaissance g n rale des risques pr sents dans le march deux aspects sont d s lors prendre en compte par l autorit de contr le l exposition individuelle de chaque institution financi re la menace d tre utilis e des fins de blanchiment de capitaux de financement du terrorisme et de la prolif ration des armes de destruction massive compte tenu des caract ristiques de ses activit s et produits de ses clients de ses zones g ographiques de d veloppement de ses canaux de distribution de ses structures d organisation etc accro tre o r duire la probabilit de survenance du dommage et ou en accro tre ou en r duire les cons quences tenant compte o de la qualit de son contr le interne en
13. es questions relatives l identification des clients occasionnels si les proc dures internes de l institution financi re concern e pr voient une interdiction absolue et effectivement respect e d effectuer des 6 Par exemple la question 4 24 recouvre en fait la combinaison des sous questions suivantes a Les proc dures internes pr voient elles de prendre les mesures suivantes i mettre en uvre des proc dures ad quates et adapt es en fonction du risque de mani re pouvoir d terminer si le client ou un b n ficiaire effectif du client est une personne politiquement expos e ii obtenir l autorisation d un niveau ad quat de la hi rarchie avant de nouer une relation d affaires avec de tels clients iii prendre toute mesure appropri e en fonction du risque pour tablir l origine du patrimoine et l origine des fonds impliqu s dans la relation d affaires ou la transaction b Ces proc dures s appliquent elles lorsque la qualit de personne politiquement expos e doit tre reconnue i un client ii un mandataire du client ii un b n ficiaire effectif du client Cette question inclut donc en fait 9 sous questions implicites mais n appelle qu une seule r ponse Annexe 2 Page 6 8 NBB_2014_11 22 octobre 2014 op rations avec des clients autres que ceux avec lesquels des relations d affaires sont nou es clients habituels De m me si une institution financi re n autorise pas la tenue de comptes
14. fa on d raisonnable la vuln rabilit de l institution financi re la gravit des d ficiences identifi es peut r sulter soit de la port e individuelle d une ou plusieurs de ces d ficiences soit de leur cumul Auto valuation de l effectivit Pleinement effectif Largement effectif Partiellement effectif Les proc dures internes sont de l avis de l institution financi re effectivement mises en uvre de fa on ad quate dans tous ses secteurs d activit s La mise en uvre des proc dures internes ne pr sente pas de l avis de l institution financi re de d ficiences importantes les d ficiences identifi es dans leur mise en uvre peuvent tre consid r es comme mineures tant du point de vue de leur port e individuelle qu en tenant compte de leur cumul La mise en uvre des proc dures internes pr sente de l avis de l institution financi re certaines d ficiences importantes qui sont susceptibles d accro tre de fa on significative la vuln rabilit de l institution financi re face au risque ce jugement peut r sulter soit de la port e individuelle d une ou plusieurs d ficiences identifi es soit de leur cumul NBB_2014_ 11 22 octobre 2014 Annexe 2 Page 5 8 Insuffisamment effectif La mise en uvre des proc dures internes pr sente de l avis de l institution financi re des d ficiences graves qui sont de nature accro tre de fa on d raisonnable la vuln rabilit
15. institutions financi res Tels sont les objectifs du questionnaire p riodique qui a t lanc pour la premi re fois en 2014 et qui se concentre encore au stade actuel sur les informations relatives la conformit des dispositifs de LBC FT mis en place avec les obligations l gales et r glementaires La collecte de ces informations contribue une valuation mieux document e de la vuln rabilit r sistance de chaque institution face au risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et de la prolif ration et permet la BNB d orienter de mani re pr cise et efficace ses contr les dans un souci d allocation optimale de ses moyens de contr le Les r ponses au questionnaire constituent donc l une des bases permettant la Banque d orienter l exercice du contr le sans n anmoins que le contr le puisse se r sumer au seul examen des r ponses au questionnaire Con u dans cet esprit le questionnaire se d finit d s lors comme un instrument de nature prudentielle Il repose sur le pouvoir l galement attribu la Banque tant par les lois prudentielles 4 que par la loi du 4 Loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contr le des tablissements de cr dit article 134 81 Loi du 9 juillet 1975 relative au contr le des entreprises d assurances article 21 1er Loi relative au statut et au contr le des entreprises d investissement article 92 4 Loi du 22 f vrier 1998 fixant le statut
16. ires aff rentes la mati re trait e et par une question globale d auto valuation de l effectivit de la mise en uvre dans la pratique des m mes proc dures internes Ces deux premi res questions sont suivies de questions d taill es visant essentiellement fournir une image plus pr cise de la conformit des proc dures internes en vigueur avec les obligations l gales et r glementaires en la mati re Des questionnaires diff renci s quoique coh rents les uns avec les autres sont tablis pour le secteur des tablissements de cr dit et des soci t s de bourse celui des entreprises d assurances et celui des tablissements de paiement et des tablissements de monnaie lectronique Ces questionnaires diff renci s se distinguent les uns des autres par le fait que les questions sans pertinence pour le secteur concern sont neutralis es de sorte qu aucune r ponse ne doit leur tre donn e cf le color coding en marge de gauche du questionnaire D une mani re g n rale la terminologie utilis e dans la formulation des questions est align e sur celle de la loi du 11 janvier 1993 relative la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme la loi et sur celle du r glement de la CBFA du 23 f vrier 2010 relatif la pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme le r glement En cas de doute quant la port e ex
17. nt compr hensibles par elles m mes sans devoir recourir la consultation et l analyse des documents auxquels il est renvoy Comme indiqu plus haut le questionnaire vise en effet fournir la Banque des informations lui permettant d orienter l exercice de ses comp tences de contr le en fonction des risques Il ne peut donc servir communiquer que des informations synth tiques et non d taill es D s lors si les commentaires contiennent des renvois d autres documents les services de contr le pourront en prendre connaissance en cas de besoin dans l exercice ult rieur de leurs comp tences de contr le distance ou sur place dans le but d appr cier plus pr cis ment la port e exacte de la r ponse Ils ne seront en revanche pas analys s au stade de l valuation des risques par les services de la BNB 3 P riodicit des r ponses Les institutions financi res sont invit es r pondre une fois par an au questionnaire p riodique relatif la lutte contre le blanchiment de capitaux le financement du terrorisme et la prolif ration des armes de destruction massive sur la base de la situation au 31 d cembre de chaque ann e et pour la premi re fois sur la base de celle au 31 d cembre 2018 NBB_2014_ 11 22 octobre 2014 Annexe 2 Page 7 8 Leurs r ponses devront parvenir la Banque avant le 28 f vrier de l ann e qui suit et pour la premi re fois avant le 28 f vrier 2014 Cependant p
18. num rot s ou la conclusion de contrats num rot s ou si un tablissement de cr dit n intervient pas dans la commercialisation de produits d assurance vie la r ponse N A est justifi e en ce qui concerne respectivement la question relative l encadrement de ces comptes ou contrats ou les questions relatives aux contrats d assurance vie Afin de garantir une bonne compr hension des r ponses au questionnaire chaque recours la r ponse N A devra obligatoirement tre succinctement motiv dans la case de commentaire relative la question concern e c Cases de commentaires chacune des questions est associ e une case de commentaire permettant l institution financi re r pondante de pr ciser de nuancer ou si n cessaire de justifier de fa on succincte la r ponse fournie Ces cases de commentaires devraient notamment tre utilis es pour expliquer tr s succinctement les r ponses affirmatives ou n gatives qui r sultent d une appr ciation de situations nuanc es telles que celles vis es au deuxi me alin a du point b ci dessus Comme indiqu pr c demment un commentaire justificatif succinct est obligatoire pour chaque r ponse N A Il convient de relever enfin qu en compl ment de certaines questions de conformit appelant des r ponses par oui non ou N A le questionnaire vise galement collecter un nombre limit d informations factuelles pr cises telles que par exemple la date de derni
19. u des diff rents l ments qui composent la question La r ponse oui ne peut tre utilis e que si elle correspond la r alit qui se pr sente dans la tr s grande majorit des cas et si l inverse ne se v rifie que dans des cas strictement exceptionnels de sorte que l institution financi re consid re qu elle se conforme dans 90 des cas ou plus ou qu elle se conforme 90 ou plus des exigences couvertes Dans tous les autres cas une r ponse n gative s impose Dans de telles hypoth ses la r ponse non applicable N A est en revanche inappropri e Afin de permettre la Banque de percevoir correctement la port e de la r ponse oui ou non qui est fournie l institution financi re est invit e la motiver succinctement dans la case de commentaire aff rente la question concern e en fournissant une explication succincte de l valuation effectu e cf infra La r ponse non applicable N A est syst matiquement pr vue comme troisi me alternative de r ponse pour toutes les questions appelant en r gle g n rale des r ponses par oui ou par non Cette r ponse N A doit tre strictement r serv e aux situations dans lesquelles la r gle qui sous tend la question n est pas applicable l institution financi re concern e compte tenu notamment des particularit s des activit s qu elle exerce ou de leurs modalit s Ainsi titre d exemple une r ponse N A pourrait tre justifi e pour toutes l
20. ue ce responsable doit veiller d une mani re g n rale au respect par lorganisme de l ensemble de ses obligations de pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et notamment la mise en place de l organisation administrative et des mesures de contr le interne requises en vertu de l article 16 de la loi Ce responsable doit en outre disposer du pouvoir de proposer de sa propre initiative la direction effective de l organisme toutes mesures n cessaires ou utiles cet effet en ce compris la lib ration des moyens requis En cons quence la Banque s attend ce que la direction effective de l institution financi re d cide des r ponses fournir au questionnaire sur proposition du responsable de la pr vention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme 5 Modalit s techniques Pour r pondre au questionnaire un formulaire lectronique webform sera mis la disposition des institutions financi res au plus tard dans les premiers jours de chaque ann e pour la premi re fois au plus tard dans les premiers jours de janvier 2014 Ce formulaire lectronique sera accessible au moyen du syst me One Gate Il appartiendra aux institutions financi res de d finir des proc dures internes pour la validation des r ponses Un manuel d utilisation sera dit par la Banque Un help desk sera en outre mis la disposition des institutions financi res pour les aider faire face
Download Pdf Manuals
Related Search