Balayage des codes à barres des produits pour le Registre
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1. Juin 2013 Notre vision De meilleures donn es pour de meilleures d cisions des Canadiens en meilleure sant Notre mandat Exercer le leadership visant l laboration et le maintien d une information sur la sant exhaustive et int gr e pour des politiques avis es et une gestion efficace du syst me de sant qui permettent d am liorer la sant et les soins de sant Nos valeurs Respect int grit collaboration excellence innovation Page 1 Balayage des codes barres des produits pour le Registre canadien des remplacements articulaires Le Registre canadien des remplacements articulaires RCRA est un registre pancanadien de dispositifs m dicaux qui relie l information sur une proth se au dossier du patient Ces donn es permettent de surveiller la qualit des soins et les r sultats pour les patients ayant subi une arthroplastie de la hanche ou du genou au Canada Par cons quent il est essentiel que les fournisseurs de donn es saisissent avec exactitude l information sur les proth ses et les ciments Contexte L quipe du RCRA a r cemment men un sondage aupr s des fournisseurs de donn es afin de conna tre la fa on dont ils recueillent l information requise num ro de produit et num ro de lot partir de l tiquette des produits aux fins de soumission au RCRA Parmi le petit nombre de r pondants n 47 81 ont d clar saisir manuellemen2. l chelle des fabricants et parfois au sein d un m me fabricant les fournisseurs de donn es doivent s assurer que le bon code barres est balay et que l information se retrouve dans le champ appropri du RCRA c d Num ro de produit et Num ro de lot Bien qu elles ressemblent aux tiquettes r elles de divers fabricants les tiquettes utilis es en exemple dans ce bulletin sont fictives L quipe du RCRA recommande aux fournisseurs de donn es de conserver le processus op rationnel en place lorsque leur syst me permet d j le balayage des codes barres dans le cadre de la saisie des donn es du RCRA Dans ces cas les num ros de produit et de lot appropri s sont d j extraits des codes barres et soumis au RCRA tape 1 Pr paration tablir les param tres du lecteur de codes barres La premi re tape consiste activer le param tre de transmission du code AIM code d identification et de saisie des donn es automatiques Veuillez consulter le manuel d utilisation de votre lecteur pour obtenir des renseignements suppl mentaires Il suffit souvent de balayer des codes barres particuliers dans le manuel d utilisation pour activer ou d sactiver les param tres du lecteur tape 2 V rifier que le param tre de transmission du code AIM est activ Pour v rifier si le param tre de transmission du code AIM est bien activ veuillez balayer le code barre ci dessous l cran vous d
3. Saisissez manuellement le num ro au catalogue num ro de r f rence dans le champ Num ro de produit et le num ro de lot dans le champ Num ro de lot REF 123 4567 89 Tous les autres produits EDI 001234506789 ILOT 123456789 POSTERIOR STABILIZED FEMORAL COMPONENT Produits Zimmer SIZE A num ro de lot Balayer le m me pre code barres dans A LL 01299123456879ABC les champs Num ro XYZ00123450678 de produit et 9 2025 12 Num ro de lot XYZ MANUFACTURER Page 4 ABC KNEE REPLACEMENT SYSTEM Saisir manuellement le num ro de produit et le C tiquettes sans code barres Saisissez manuellement le num ro au catalogue num ro de r f rence dans le champ Num ro de produit et le num ro de lot dans le champ Num ro de lot Assurez vous d inclure tout tiret comme dans l exemple ci dessous Saisir manuellement 1234 56AB dans le champ Num ro de produit REF 1234 56AB Saisir manuellement 123456789 LOT 123456789 dans le champ Num ro de lot ABC KNEE REPLACEMENT SYSTEM UNICOMPARTMENTAL TIBIAL INSERT SIZE E LEFT ABC MANUFACTURER Pour de plus amples renseignements Comme l tiquetage des produits change continuellement nous demandons aux fournisseurs de donn es de signaler tout cart ou probl me l quipe du RCRA rcra icis ca L quipe du RCRA a r dig ces
4. directives l aide de l information fournie par Health Shared Services British Columbia HSSBC et Global Standards One GS1 Canada Page 5
5. evriez apercevoir le code suivant C0123456789 Prenez note qu il d bute par un crochet fermant 123456789 Page 2 tape 3 Balayer des codes barres l heure actuelle les tiquettes des produits ne sont pas normalis es l chelle des fabricants et parfois au sein m me d un fabricant Cette section donne des directives pr cises sur la fa on de balayer les codes barres en fonction des caract ristiques de l tiquette Nous vous invitons examiner les diff rentes tiquettes utilis es dans votre tablissement et vous familiariser avec leur mode de balayage d crit dans les directives ci dessous Notez que dans quelques circonstances des exceptions particuli res s appliquent certains fabricants Sur toutes les tiquettes les termes num ro au catalogue et num ro de r f rence sont utilis s de fa on interchangeable A tiquettes deux codes barres Ces tiquettes comportent deux codes barres Dans la plupart des cas la s rie de caract res situ e sous le code barres du haut contient le num ro au catalogue ou num ro de r f rence et celle qui se trouve sous le code barres du bas contient le num ro de lot Produits du fabricant Link Ne balayez pas les codes barres Les num ros de produit et de lot doivent tre saisis la main Tous les autres produits Balayez le code barres du haut dans le champ N
6. t les codes barres plut t que de les balayer Cette m thode est susceptible d entra ner des erreurs typographiques ce qui repr sente un probl me de qualit des donn es pour un l ment important du registre des dispositifs m dicaux Le balayage des codes barres aurait pour effet de r duire ce type d erreur et d all ger la t che relative la saisie de l information sur les dispositifs m dicaux Depuis avril 2013 le service de soumission lectronique des fichiers et l application Web de soumission de donn es et de production de rapports du RCRA ont t modifi s de mani re accepter les num ros de produit et de lot qui sont recueillis Institut canadien d information sur la sant www icis ca Au c ur des donn es Canadian Institute for Health Information directement partir du balayage des codes barres Un algorithme int gr permet d extraire l information du code barres num ros de produit et de lot soumettre au RCRA Le RCRA demeure toutefois en mesure d accepter l information sur les proth ses qui est saisie manuellement dans les cas o le balayage des codes barres n est pas possible Le pr sent bulletin expose la marche suivre pour saisir l aide d un lecteur de codes barres l information qui figure sur l tiquette des proth ses et des ciments tant donn que les tiquettes des produits ne sont pas normalis es
7. um ro de produit et celui du bas dans le champ Num ro de lot Les donn es saisies par balayage peuvent contenir des symboles ou des chiffres suppl mentaires Ne modifiez pas la s rie de caract res qui s affiche dans le champ Exemple 1 REF 12 3456 123546 se 2025 12 ABC Knee Replacement System A d ee Tibial Stem Cemented alayer dans le champ Num ro de produit lt WNN EIEE E Lamm ABC123456XYZ A DUTENIAN O Ea oN A l Balayer dans le champ 4 325121234123456ABC Num ro de lot ABC MANUFACTURER STERILE Page 3 Exemple 2 ABC MANUFACTURER y 2025 12 ABC Hip Replacement System Femoral Head oD NK LNTH 32 mm 3mm A o vava ANNK YAAA A MANN e 123456789 Remarque Pour les produits du fabricant Link saisissez manuellement le num ro de produit r f rence et le num ro de lot exactement comme ils apparaissent sur l tiquette pour l exemple 1 entrez 12 3456 comme num ro de produit et 123456 comme num ro de lot B tiquettes un code barres Produits du fabricant Zimmer Les tiquettes des produits Zimmer comportent un code barres La s rie de caract res qui se trouve sous ce code barres contient et le num ro au catalogue num ro de r f rence et le num ro de lot Balayez le code barres dans le champ Num ro de produit puis dans le champ Num ro de lot Tous les autres produits
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