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Banque Africaine de Développement

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1. K ZC K Gi Banque Africaine de D veloppement Division des Achats Institutionnels Demande de Propositions pour des prestations de service de tri d inventaire et de num risation des archives de la Banque Ref ADB RFP CGSP 2014 0169 D partement des Services G n raux et des Achats Page 1 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org TABLE DES MATI RES PARTIE PROCEDURES DE SELECTION ET EXIGENCES Instructions l intention des soumissionnaires Section Fiche de Donn es de la DP Description des biens specifications techniques termes de r f rence Crit res d valuation et m thodologie Propositin technique et Formulaires de la Appendice D claration de conformit Aremplir Appendice B Fiche d information du soumissionnaire Appendice C Fiche d information des partenaires au groupement d entreprises Appenaice D Pvalaton gela Pour information qualification liminatoires Appendice E Historique des litiges Appendice F Conflit d int r t ice Histori iti Aremplir Fe 1 _ m thodologie de travail FE _ et logistique Appendice I 11 Personnel Aremplir proposition financi re N e ms de la proposition Kl Aremp Appendice
2. 7 5 La Banque ne r pondra pas aux requ tes ou demandes re ues apr s la date limite indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Visite du site r union avant soumissions 8 1 Si la Fiche de Fonn es de DP l exige les soumissionnaires sont invit s visiter le site et participer une r union avant soumissions Cette reunion a pour but d apporter des claircissements sur les diff rents points et de r pondre aux questions concernant tous les domaines en rapport avec les exigences de la Banque Les frais de la visite du site et de la r union seront la charge du soumissionnaire Les soumissionnaires doivent pr senter les questions par crit l adresse indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Les requ tes doivent parvenir la Banque au plus tard une semaine avant la date prevue pour la r union Dans le cas o la Fiche de Donn es de la DP stipulerait que les soumissionnaires sont tenus de visiter le site et d assister la r union avant soumissions ceux qui souhaitent Page 6 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org pr senter une proposition doivent obligatoirement le faire La Banque ne prendra pas en compte les propositions des soumissionnaires qui ne participent pas la visite et la r union Le proc s verbal de la r union y compris le texte contenant les questions soulev es sans
3. Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire fait l objet d un jugement pour faute professionnelle fraude corruption participation une organisation criminelle ou tout autre activit ill gale Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire a t exclu par la Banque pour des pratiques de Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou Doit satisfaire Sans objet Page 34 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments de preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire corruption de fraude de collusion de coercition et d obstruction envisag doit satisfaire aux exigences aux exigences Le soumissionnaire ni aucune de ses filiales ne se sont engag s fournir des services consultat
4. Au del de 6 ans d exp rience 10 pts Exp rience sp cifique dans les services similaires demand s avec r f rences 1 3 march s 5 pts Page 25 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 4 5 march s 7 pts Au del de 5 march s 10 pts Organisation mettre en place et m thodologie de travail Plan d impl mentation Le Soumissionnaire devra d crire un plan de projet d crivant tous les besoins en ressources et tout autre l ment critique pour la mise en uvre du projet 5 pts M thodologie et programme d ex cution des activit s 5 pts D marche et de l organisation des t ches par quipe 5 pts Assurance Qualit plan de contr le qualit et proc dures propos es 5 pts Etablissement des rapports 5 pts Mat riels de travail et logistique propos s Liste des quipements 5 pts Descriptif de l environnement informatique les logiciels ainsi que leur version 5 pts Mat riel de protection l usage des employ s tels que masques de protection respiratoire gants uniforme etc 5 pts Qualification et niveau de comp tence du personnel cl Chef d quipe 10 pts Ing nieur Technicien informatique 10 pts Responsables en charge du contr le qualit 8 pts Capacit linguistique et litt raire en fran ais du personnel d encadrement Un
5. Page 32 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments de preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire CRIT RES D LIGIBILIT Le soumissionnaire est ressortissant d un pays membre de la Banque Si oui fournir des l ments de preuve notamment des statuts ou certificats d enregistrement l entreprise m morandum d association si disponible informations sur la structure du capital et statut juridique du soumissionnaire Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire aux exigences Sans objet Les biens et services propos s seront produits dans un pays membre de la Banque Les l ments de preuve notamment une licence d exploitation des informations sur l origine des biens et services seront r quis de l entreprise Adjudicataire du contrat une fois le march sign Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit sat
6. ATTENDU QUE la Banque d sire confier les services de prestation de service de tri d inventaire et de num risation des archives de la Banque Abidjan au Prestataire ATTENDU QUE le Prestataire affirme qu il poss de l exp rience les qualifications et les capacit s requises pour fournir la Banque fournir les services requis CONSEQUENCE les parties au pr sent Contrat ont convenu ce qui suit ARTICLE 1 OBJET DU CONTRAT Les prestations de services ex cuter par le Prestataire au titre du pr sent Contrat ci apr s d nomm es les Prestations consistent en la fourniture des services de prestation de service de tri d inventaire de num risation des archives de la Banque Abidjan tels que d finis dans les Termes de r f rence ci apr s d nomm s les Termes de r f rence repris l Annexe 1 qui fait partie int grante du pr sent Contrat ARTICLE 2 PIECES CONTRACTUELLES Outre le pr sent Contrat constituent galement des pi ces contractuelles par ordre de pr s ance Annexe 1 les Termes de r f rence Annexe 2 la Proposition technique et la proposition financi re du Prestataire Annexe 3 le Cadre du Devis Global et Forfaitaire Annexe 4 les Conditions g n rales d achat de biens de travaux et de services de la Banque Annexe 5 le Code de bonne conduite entre la Banque et ses Prestataires Annexe 6 le formulaire d valuation des prestataires de servic
7. Bar me des prix Section VIII Liste des pays membres de la Banque PARTIE 11 CONDITIONS GENERALES ET CONDITIONS DU CONTRAT onditions g n rales d achat de biens 2 9 Pour information services et travaux de la Banque Section Mod le de Contrat Page 2 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque africaine de d veloppement D partement des Services G n raux et des Achats Date 04 novembre 2014 DEMANDE DE PROPOSITIONS DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR DES PRESTATIONS DE SERVICE DE TRI D INVENTAIRE DE NUMERISATION DES ARCHIVES DE LA BANQUE ADB RFP CGSP 2014 0169 SECTION I LETTRE D INVITATION A SOUMISSIONNER Monsieur Madame 1 La Banque Africaine D veloppement la Banque sollicite des propositions pour la fourniture de biens et services conform ment aux dispositions de la pr sente Demande de Propositions Pour tre ligibles les soumissionnaires doivent remplir les conditions de qualification nonc es la Section Il Les soumissionnaires doivent pr senter leurs propositions la date et l heure indiqu es l Annexe 1 ou avant Les exigences de la Banque sont pr cis es la Section II La Banque est une institution multilat rale r gionale de d veloppement dot e de la note AAA Elle a t cr e 1963 avec pour mission de promouvoir le d velopp
8. par crit et obtenu l autorisation pr alable de la Banque sur l entit pressentie pour b n ficier de la sous traitance Nonobstant un tel consentement donn par la Banque le Prestataire s engage garantir le respect des dispositions du pr sent Contrat par le sous traitant ainsi que l ex cution satisfaisante des Prestations r sultant de la sous traitance Le Prestataire sera en outre tenu responsable et d biteur principal envers la Banque de la qualit des Prestations Le montant de la sous traitance est dans tous les cas limit vingt cinq pour cent 25 du montant du march En cas de d faillance d ment prouv e du Prestataire ex cuter ses obligations contractuelles envers ses sous traitants la Banque pourra payer directement les sommes dues ces derniers par le Prestataire en d duisant ces sommes sur le montant du contrat ARTICLE 17 INFORMATIONS CONFIDENTIELLES 17 1 Le Prestataire prend l engagement pour lui m me et son personnel de ne divulguer de quelque fa on que ce soit ou de mettre la disposition d un tiers aucune information ni document pouvant pr senter par sa nature son aspect un caract re confidentiel auquel il pourrait avoir acc s soit directement soit fortuitement l occasion de l ex cution du pr sent Contrat Le Prestataire reconna t express ment tre inform des immunit s attach es aux courriers et communications des organisations internationales et notamment celle
9. 4 1 Lorsqu une formule de Groupement d entreprises ou de partenariat est propos e les soumissionnaires doivent fournir tous les d tails y afferents ainsi que sur la nature des Page 5 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org relations avec les autres members du Groupement d entreprises Les soumissionnaires formant un Groupement d entreprises doivent d signer un repr sentant autoris en pr sentant une procuration sign e par un repr sentant d ment autoris du Groupement d entreprises qui sera habilit entreprendre toutes les op rations pour le compte et au nom de tous les membres et conclure des contrats Chaque membre doit remplir les crit res d ligibilit tels qu nonc s dans la Directive du Pr sident Le Groupement d entreprises ne doit pas comprendre plus de quatre membres Au moins l un des membres doit fournir 40 du montant du contrat et chacun des autres membres doit fournir au moins 20 dudit montant 4 2 Tous les membres sont conjointement et solidairement responsables de l ex cution du march en question CLARIFICATION DU PROCESSUS DE PASSATION DE MARCH S 5 Les soumissionnaires doivent assumer seuls les frais et les risques li s l obtention des donn es d information necessaires pour tablir les propositions et conclure le contrat Modification de la La Banque se r serve le dr
10. Le Fournisseur ou ses employ s ses sous traitants ou les employ s de ses sous traitants doivent strictement viter sur toute la p riode d ex cution du pr sent Contrat BC de s engager dans d autres activit s qui pourraient tre source de conflit d int r ts avec les Services requis par la Banque Au titre du pr sent Contrat BC la responsabilit financi re de la Banque se limite au prix pr vu au Contrat BC Aucune disposition du Contrat BC disposition connexe ne saurait tre interpr t e comme tant une renonciation aux privil ges ou immunit s de la Banque africaine de d veloppement Sauf disposition contraire sp cifi e par le 2 2 Le Fournisseur ne doit c der ou transf rer pr sent Contrat BC il sera r gi et appliqu l une quelconque de ses obligations au Page 54 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org conform ment la l gislation fran aise IL incombe au Fournisseur de contracter sur toute la dur e de l ex cution du pr sent Contrat BC toute assurance appropri e requise la loi de la juridiction o les Services doivent tre rendus la demande de la Banque il doit tre m me de fournir la preuve de cette assurance ou de contracter une couverture suppl mentaire afin de se conformer aux dispositions du pr sent article Le Fournisseur doit produire tous
11. Le versement se fera conform ment aux Conditions G n rales et Mod le de Contrat Le soumissionnaire retenu est tenu de fournir une garantie pour l avance dans la forme qui sera indiqu e par la Banque Page 16 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org La Banque retiendra 10 du montant du contrat jusqu la fin de la p riode de garantie contre les d fauts NON Page 17 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque Africaine de D veloppement D partement des Services G n raux et des Achats SECTION IV DESCRIPTION DES BIENS SP CIFICATION TECHNIQUE TERMES DE REFERENCE 1 1 PREAMBULE La Banque Africaine de D veloppement est une institution multilat rale de d veloppement cr e de commun accord par et pour ses tats membres en vue d assurer le d veloppement conomique durable et le progr s social de ses Pays membres r gionaux PMR Les membres de la Banque qui sont actuellement au nombre de soixante dix huit 78 comptent 53 tats africains PMR et 26 tats non africains Pays membres non r gionaux La Banque a t cr e le 4 ao t 1963 et a d marr ses activit s le 1er juillet 1966 son si ge Abidjan en C te d Ivoire Cependant de 2003 2014 ses activit s se d
12. RESPECT DES LOIS LOCALES Page 69 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Le Prestataire d clare qu il est r guli rement constitu et qu il satisfait toutes les exigences l gales conform ment la l gislation commerciale fiscale douani re et du travail du lieu de son si ge et s engage respecter les lois locales tout au long de l ex cution du pr sent Contrat Il prendra avec diligence toute action corrective n cessaire chaque fois que son attention aura t attir e sur une violation quelconque de la l gislation applicable ARTICLE 26 MODIFICATIONS DU CONTRAT Toute modification du pr sent contrat fera l objet d un avenant n goci entre les parties ARTICLE 27 COMMUNICATIONS ET NOTIFICATIONS 27 1 Toute communication notification ou pr sentation de documents avis demande et requ te requis ou autoris dans le cadre du pr sent Contrat devra en ce qui concerne la Banque tre adress e au Directeur D partement de la Gestion des ressources Humaines de la Banque ou au fonctionnaire que celui ci d signera cet effet Toute communication notification soumission avis demande ou requ te sera consid r e comme d ment donn e ou re ue lorsqu il elle est d livr e en mains propres par courrier t l gramme t lex ou t l copie la partie laquelle il elle est destin e ou l adresse
13. applicables y compris celles sp cifi es par lui m me La Banque et la R glementation de la Banque en mati re d incendie de s ret et de s curit Le Fournisseur doit veiller au 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org quotidien La propret des lieux de travail qui lui sont affect s par la Banque et ces lieux doivent rest s l abri de tout risque La Banque peut tout moment suspendre l ex cution de tout ou partie du Contrat BC pour des raisons de commodit en adressant un avis crit au Fournisseur qui pr cise la composante devant faire l objet de cette suspension La Banque n aura pas assumer le co t de l ex cution ult rieure de la composante objet de suspension apr s que Fournisseur ait re u l ordre d en suspendre l ex cution La suspension du Contrat BC ne doit causer de pr judice ni affecter les droits et r clamations acquis et les obligations contractuelles de l une ou l autre partie au pr sent contrat La Banque peut par notification crite sans autorisation judiciaire ni aucune autre autorisation et sans pr juger d un autre recours mettre fin tout ou partie du Contrat BC si le Fournisseur 12 1 1 respecte pas l une quelconque de ses obligations contractuelles et ne r pare pas imm diatement cette d faillance apr s la r ception d une notif
14. d assurance ou une banque tablie dans un pays membre de la Banque et acceptable pour cette derni re La garantie prendra la forme indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP 47 2 Afin de b n ficier de l avance le soumissionnaire doit pr senter dans sa proposition une estimation des d penses encourrues durant le premier mois partir de la date de l avis favorable de la Banque ou de celle de la signature du contrat la date retenue tant la date la plus proche est restitu e la Banque par d duction des montants proportionnels aux paiements d s au soumissionnaire retenu conform ment aux dispositions des Conditions G n rales et Mod le de Contrat La garantie de l avance sera restitu e au soumissionnaire conform ment aux dispositions des Conditions G n rales et Mod le de Contrat Page 13 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org P riode de garantie contre les d fauts et frais de dossiers Si la Fiche de Donn es de la DP le pr voit la Banque retiendra 10 du montant du march jusqu la fin de la p riode de garantie contre les d fauts Il s agit de la p riode fix e l avance qui suit l ach vement du projet et durant laquelle le soumissionnaire retenu doit corriger les d fauts ventuels d s la mauvaise qualit des mat riaux ou des travaux La p riode de garantie contre
15. dant pas le montant total du Contrat BC titre de compensation du Fournisseur pour i les prix du Contrat BC accept s mais encore honor s et ajust s pour toute pargne ii les frais encourus dans l ex cution du march r sili y compris les d penses initiales et pr paratoires iii Les frais de r glement des autres fournisseurs sous traitants ou bailleurs au titre des accords r sili s payables la portion r sili e du Contrat BC et non incluses dans les sections i et ii et iv un b n fice raisonnable sur la section ii susmentionn e Si le Fournisseur se rend coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre du Contrat BC la Banque peut sa seule discr tion prendre l une ou une combinaison des mesures suivantes i d clarer nul ou mettre fin au pr sent Contrat BC ii disqualifier le Fournisseur pour tout march de la Banque ou pour tout march financ par elle et iii intenter une action en justice contre le Fournisseur au motif de pratique de corruption par laquelle s entend le fait d offrir en don donner recevoir ou solliciter tout objet de valeur dans le but d influencer le processus d achat ou l ex cution du Contrat BC fraude par laquelle s entend une d naturation des faits afin d influencer un processus d achat ou l ex cution d un Contrat BC au d triment de la Banque y compris toute entente entre les Soumissionnaires a
16. indiqu e ci dessous ou toute autre adresse que les parties se seront communiqu es par crit POUR LA BANQUE Adresse postale BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT Division des Achats Institutionnels CGSP 2 Immeuble CCCI 14 tage Bureau No 14V Avenue Jean Paul 11 01 1387 Abidjan 01 Abidjan Plateau C te d Ivoire l attention de Chef de division des achats institutionnels T l Fax Email tender afdb org POUR LE PRESTATAIRE Adresse postale l attention de T l Fax Email ARTICLE 28 ENTREE EN VIGUEUR Le pr sent contrat entrera en vigueur compter du XXXXXXX Page 70 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org ARTICLE 29 DROIT APPLICABLE Ce Contrat sera r gi par et interpr t en tous gards en conformit avec le droit fran ais Fait Abidjan le En trois 3 exemplaires originaux POUR LE PRESTATAIRE POUR LA BANQUE Page 71 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org
17. raison sociale de chaque partie 3 Pays effectif ou envisag pour l enregistrement la constitution ou le si ge social du soumissionnaire 4 Ann e r elle ou envisag e pour l enregistrement la constitution ou l tablissement du si ge social du soumissionnaire 5 Adresse l gale du soumissionnaire dans le pays d enregistrement de constitution ou du si ge 6 Coordonn es du repr sentant autoris du soumissionnaire Nom Adresse T l phone t l copie Courriel 7 Les copies des documents originaux ci apr s sont jointes Statuts ou document d enregistrement de l entreprise design e et informations sur la structure de son capital Registre de Commerce Dans le cas des Groupement d entreprises la lettre d intention pour la constitution d une Groupement d entreprises juridiquement reconnue notamment un projet d accord ou un accord de Groupement d entreprises Dans le cas des entit s publiques des pays members de la Banque les documents tablissant l autonomie juridique et financi re et la conformit avec les principes du droit commercial Organigramme de la soci t et liste du personnel en place L attestation d assurance de votre responsabilit professionnelle Page 30 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice C FICHE D INFORMATION DU PARTENAIRE DE
18. 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org transport l assurance le b n fice les risques g n raux les responsabilit s et les obligations conform ment aux dispositions explicites ou implicates du contrat La Banque attribuera le contrat sur la base de la rentabilit de l investissement en tenant compte du co t pendant toute la dur e de vie du projet co ts du cycle de vie des biens et services maintenance pi ces de rechange garantie formation limination transport assurance Monnaie de la proposition les prix doivent tre exprim s dans la monnaie indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Les soumissionnaires doivent exprimer les prix dans la m me monnaie Lots Si le besoin de la Banque est divis en unit s s par es lots les soumissionnaires peuvent pr senter une proposition pour un plusieurs lots sauf indication contraire dans la Fiche de Donn es de la DP Dur e de validit des propositions la dur e de validit des propositions doit tre gale la p riode indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Les propositions dont la dur e de validit est plus courte seront rejet es pour non conformit La Banque peut exiger des soumissionnaires de prolonger la p riode de validit de leurs propositions Si le soumissionnaire ne le fait pas sa proposition peut tre rejet e Le soumissionn
19. Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 33 1 Propositons pr sent es en ligne par le biais du portail de la BAD pour la passation de march s en ligne les soumissionnaires trouveront dans le Manuel d utilisation les orientations n cessaires pour modifier ou retirer leurs propositions Propositions transmises par courrier messagerie ou livraison directe les demandes de modification ou de retrait doivent tre tablies scell es tiquett es et distribu es conform ment aux dispositions du paragraphe 32 et accompagn es d une note sign e par un repr sentant autoris Elles doivent tre clairement identifi es par la mention modification ou retrait Ouverture des plis les plis contenant les propositions sont ouverts le plus t t possible l expiration du d lai de presentation Le compte rendu de louverture des plis doit tre publi le plus rapidement possible sur le site Web de la Banque EXAMEN DES PROPOSITIONS 35 Confidentialit et diffusion de l information la Banque tient rendre publiques toutes les informations en sa possession sauf s il une raison imp rieuse den pr server la confidentialit conform ment la politique sur la diffusion et l acc s l information Les soumissionnaires doivent indiquer la Banque si les informations fournies sont confidentielles et ne doivent pas tre divulgu es La Banque s efforcera de
20. Rwanda 41 Sao Tom amp Principe S n gal Seychelles Sierra Leone 45 Somalie Soudan Swaziland Tanzanie 49 Togo Tunisie Ouganda Zambie 53 Zimbabwe PAYS NON R GIONAUX Argentine Autriche Belgique 4 Br sil Canada Chine Danemark 8 Finlande France Allemagne Inde 12 Italie Japon Cor e Kuweit 16 Pays Bas Norv ge Portugal Arabie Saoudite 20 Espagne Su de Suisse Royaume Uni 24 tats Unis d Am rique Turquie Page 52 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque Africaine de D veloppement Division des achats institutionnels SECTION CONDITIONS GENERALES D ACHAT DE BIENS DE TRAVAUX ET DE SERVICES DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT Page 53 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 1 1 La soumission d une offre quelconque constitue l acceptation des Conditions g n rales de la Banque africaine de d veloppement pour l acquisition de travaux et services sous r serve de leur amendement ventuel par des Conditions particuli res jointes au contrat ou au bon de commande BC Ces Conditions g n rales font donc partie
21. ainsi que les documents propres seront ensuite transport s dans la salle de num risation 1 3 6 Num risation des documents et leur conversion au format PDF Le Prestataire devra effectuer les t ches suivantes La num risation et la conversion des documents de mani re assurer une int grit et une s curit optimales des documents La v rification de la qualit des images num ris es le document scann doit tre maintenu cent pour cent la conversion des documents au format PDF sans en perdre ou alt rer le contenu ou l aspect 1 3 7 Indexation initiale L indexation initiale est la premi re t che consistant inscrire une valeur d index la premi re page de chaque document num riser Le Prestataire doit effectuer l indexage initial avant la conversion du document en format PDF La Banque attend que trois 3000 documents au moins soient num ris s par mois chaque document comptant en moyenne 50 pages 1 3 8 Inscription d autres valeurs d index et l assurance qualit de production des Documents Sous la supervision et en compl ment du personnel de la Banque le Prestataire d signera par quipe de travail une personne qui sera responsable de ces t ches La Banque est responsable de toutes les valeurs d index correctes 1 4 PROFILS DEMANDES Le Soumissionnaire devra tre une institution disposant d une exp rience dans les domaines de la gestion d archives du traitem
22. aux exigences d entreprises satisfaire 50 de la valeur nette de ses actifs existant ou aux envisag doit exigences Le soumissionniare doit remplir le satisfaire aux formulaire de l historique des litiges exigences Le soumissionnaire doit faire la preuve qu il a t en mesure de mener bien les contrats ant rieurs et qu il n a aucun litige en suspens qui l emp cherait d ex cuter le contrat POUR TRE SELECTIONN CONFLIT D INTERET Le sousmissionnaire a fait tat des Doit satisfaire Le Groupement Doit Sans objet conflits d int r t reels ou potentiels aux exigences d entreprises satisfaire dans le formulaire pr vu cet effet existant ou aux envisag doit exigences satisfaire aux exigences Le soumissionnaire doit avoir aucun conflit d int r t r el ou potentiel susceptible de remettre en question sa participation au processus de passation de march s et d attribution de contrat POUR ETRE SELECTIONNE Le soumissionnaire doit satisfaire tous les crit res ci dessus pour tre retenu pour l tape suivante Page 40 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments preuve fournis E
23. conform ment au r glement d arbitrage de la Commission des Nations Unies pour le droit commercial international CNUDCI en vigueur la signature de la pr sente Convention 24 3 Le Tribunal arbitral sera compos d un arbitre unique choisi d un commun accord entre les parties Si les parties ne parviennent pas un accord sur le choix de l arbitre la London Court of International Arbitration LCIA sera l autorit de d signation selon le R glement d arbitrage de la CNUDCI en vigueur au moment de la nomination 24 4 L arbitrage aura lieu Paris France et se d roulera en langue fran aise Les frais d arbitrage seront support s par la partie qui succombe Les parties s engagent respecter la sentence arbitrale rendue dans le cadre de cet arbitrage et la consid rer comme un r glement final et d finitif de leur diff rend litige ou grief 24 5 Aucune des dispositions contenues dans le pr sent article ne doit tre consid r e ou constituer une renonciation aux privil ges immunit s et exemptions accord s la Banque en vertu de l Accord portant cr ation de la Banque africaine de d veloppement et de toute convention internationale ou loi applicable 24 6 Les parties s engagent ex cuter la sentence arbitrale et la consid rer comme un r glement final et d finitif de leur diff rend ou litige 24 7 Les dispositions de cet article continueront s appliquer apr s la cessation de cette Convention ARTICLE 25
24. contenues dans DP ont pour but d aider les soumissionnaires remplir et pr senter leurs propositions Ces derniers doivent lire attentivement la DP et s assurer que les propositions sont conformes aux instructions lls sont galement tenus de remplir et pr senter leurs propositions techniques et les formulaires de la proposition technique Section et les formulaires de la proposition financi re Section VII conform ment aux instructions aux soumissionnaires Section 11 la fiche de donn es de la Section IlI la Description des termes de r f rence sp cifications techniques des biens Section IV aux crit res d ligibilit Section VIII et aux Conditions G n rales d achat de biens services et travaiux et du Mod le de Contrat Section et X La Banque valuera les propositions en fonction des crit res et de la m thodologie d valuation Section V Elle n est tenue par aucune autre condition sauf accord crit de sa part Les soumissionnaires qui souhaitent travailler avec la Banque doivent s inscrire sur son site Web l adresse ci apr s http www afdb org en about us corporate procurement vendor kiosk 8 Tous les documents mentionn s dans la DP sont disponibles sur le site Web de la Banque http www afdb org en about us corporate procurement procurement notices current solicitations Nous attendons vos propositions et vous remercions pour l int r t que vous accordez la coll
25. et les l ments de production applicables contenus dans le s dit s rapports en version imprim e sur disque bande magn tique fichier num rique ou sous forme d autres supports m diatiques les travaux livrables est sont sp cialement command s en tant que travaux louer dans respect de la l gislation applicable en mati re de droits d auteur de protection des donn es et de droits attach s aux dessins et mod les du pays d mission du Contrat BC La Banque est propri taire des Travaux livrables d s qu ils sont cr s et en poss de tous les droits titres et int r ts partout dans le monde sans restriction les droits d auteurs et droits connexes Dans la mesure o il est d termin que les travaux livrables ne remplissent pas les conditions pour tre lou s telles que d finies dans la l gislation applicable en mati re de droits d auteur de protection des donn es et de droits attach s aux dessins et mod les du pays d mission du Contrat BC le Fournisseur transf re et c de de mani re irr vocable la Banque tous ses droits titres et int r ts partout dans monde et perp tuit qui sont li s aux travaux livrables y compris sans restriction tous ses droits titres et int r ts qui sont li s aux droits d auteur et droits connexes sans aucune r clamation de la part du Fournisseur ou d une autre personne ou entit Page 58 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 1
26. grande enveloppe dite enveloppe externe anonyme qui portera l tiquette photocopi e de la Fiche de Donn es de la DP Les propositions de rechange doivent tre pr par es scell es etiquett es et distribu es selon les instructions du pr sent paragraphe et clairement identifi es en tant que propositions de rechange Les pages de la proposition doivent tre num rot es Chaque exemplaire de la proposition doit tre chaque fois que possible pr sent en un seul volume Toute la documentation jointe la proposition doit galement tre pr sent e en un seul volume La ou les personnes qui a ont sign la proposition doit doivent parapher toutes les pages de la proposition portant des corrections En cas de livraison directe la proposition doit tre achemin e l adresse indiqu e durant les heures de travail de la Banque 8 heures 12 heures et 14 heures 18 heures du lundi au vendredi sauf durant les jours f ri s observ s par la Banque La livraison dans tout autre bureau de la Banque se fera aux risques du soumissionnaire et ne sera pas consid r e comme une livraison dans les d lais Modification retrait des propositions les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs propositions avant l expiration du d lai fix Ils ne sont pas autoris s modifier ou retirer les propositions apr s l expiration du d lai Page 10 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage
27. int grante du Contrat ou du BC auquel elles sont jointes 1 2 Aucune disposition additionnelle ou incompatible aucun changement amendement apport au Contrat ou au BC par le Fournisseur n aura force obligatoire sauf si la Banque africaine de d veloppement ci apr s d nomm e la Banque ou la BAD convenu Le Fournisseur consent ex cuter selon les cas les travaux ou services ci apr s d nomm s Services requis en conformit avec les conditions stipul es le Contrat ou les documents du BC IL s engage assurer les prestations de services requises en faisant preuve du niveau le plus lev de professionnalisme et d int grit requis par son m tier en tenant compte de la nature et des objectifs de la Banque en tant qu organisation internationale et veiller ce que les employ s affect s la prestation de tout service li au Contrat ou au BC agissent de m me En cons quence les Services doivent tre rendus 1 de mani re efficace en toute s curit avec courtoisie et m thodiquement 2 conform ment toute instruction particuli re donn e de temps autre par le Coordonnateur de projet d sign par la Banque et 3 conform ment aux conditions ci dessus aussi conomiquement que le justifient des prises de d cisions appropri es IL s engage fournir du personnel qualifi toutes les tapes de l ex cution du pr sent March BC et remp
28. les d fauts est precis e dans les Conditions G n rales et Mod le de Contrat La Banque versera au soumissionnaire retenu les frais de dossier conform ment aux dispositions de la Fiche de Donn es de la DP ASSISTANCE COMPL MENTAIRE 49 Repr sentant autoris e Les soumissionnaires doivent d signer deux repr sentants autoris s pour servir d interm diaires entre eux et la Banque La Banque consid re que le repr sentant est autoris agir au nom du soumissionnaire lequel est li par ses d cisions Page 14 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque Africaine de D veloppement D partement des Services G n raux et des Achats SECTION FICHE DE DONNEES DE LA La num rotation ci dessous correspond la num rotation appropri e de l introduction Les biens et services fournir sont d crits l Annexe 11 Pour tre ligible les soumissionnaires notamment les diff rents partenaires d un Groupement d entreprises ou d un partenariat et les sous traitants doivent remplir les crit res de s lection ci apr s Eligibilit des soumissionnaires biens et services les biens et services acquis par la Banque doivent tre produits dans un pays membre de la Banque et fournis par des soumissionnaires issus d un pays membre de la Banque Crit res d ligibilit un soumissionnaire ne peut nor
29. maintenir la confidentialit des informations et de l valuation des propositions Elle se r serve le droit de divulguer les informations dont elle dispose conform ment la politique sur la diffusion et acc s l information Clarification des propositions 36 1 Afin de faciliter l examen et l valuation des propositions et la s lection des soumissionnaires la Banque peut sa discr tion e Demander au soumissionnaire de clarifier Tune ou l autre partie de sa proposition Demander au soumissionnaire de fournir un compl ment d informations ou une documentation compl mentaire e Organiser des visites sur le site du soumissionnaire ou e Prendre contact avec les arbitres d sign s par le soumissionnaire 36 2 Les clarifications fournies par un soumissionnaire en l absence de demande de la part de la Banque ne seront pas prises en compte Aucune modification du prix ou du contenu de la proposition ne peut tre sollicit e propos e ou permise Dans le cas o un soumissionnaire fournirarit pas les donn es d information requises la proposition sera valu e telle qu elle a t pr sent e 37 D termination de la conformit 37 1 La d termination par la Banque de la conformit d une proposition doit s appuyer sur son contenu comme indiqu dans la DP Une proposition est consid r e comme tant suffisamment conforme lorsqu elle r pond aux exigences de la DP sans cart significatif ni r serves
30. mat riel ou corporel y compris la mort r sultant de son action ou de celle de ses agents dont lui m me ses agents la Banque ou ses agents ou tout tiers auraient subir Le Fournisseur s engage indemniser et d gager de toute responsabilit La Banque ses agents et les parties principales de toutes r clamations actions en justice et pertes cons cutives une blessure corporelle dont la mort ou un dommage mat riel caus s ou que plaignant pr tend tre caus s dans le cadre de la prestation des Services li s au pr sent Contrat BC suite i l ex cution incorrecte ou d fectueuse de travaux par le Fournisseur ii l utilisation ou l installation par Fournisseur de machines de mat riels de fournitures d outils d quipements ou de m canismes inad quats ou d fectueux et iii des actes n gligents ou fautifs ou des omissions de la part du Fournisseur 15 1 16 3 Page 57 sur 71 Le Fournisseur s engage indemniser et d gager de toute responsabilit la Banque ses mandataires ses employ s et ses agents de toutes r clamations actions en justice et pertes pour violation de brevets d invention de marque d pos e et ou de droit d auteur qu il aura commise Par ailleurs il consent indemniser la Banque pour toute action en justice intent e contre elle par un employ du Fournisseur r clamant des dommages int r ts suppl mentaires li s des r clama
31. omissions e On entend par cart l loignement par rapport aux exigences indiqu es dans la et On entend par r serves la mise en place de conditions restrictives ou le fait de ne pas accepter int gralement les exigences stipul es dans la DP et Page 11 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org On entend par omission le fait de ne pas pr senter tout ou partie des informations et de la documentation requises dans la 37 2 L cart significatif les r serves ou l omission s ils sont accept s auront pour effet de Modifier sensiblement d une mani re ou d une autre la port e la qualit ou les r sultats des exigences stipul es dans la Limiter sensiblement d une mani re ou d une autre les droits de la Banque ou les obligations du soumissionnaire au titre du contrat propos contrairement ce que pr voit la ou S ils sont rectifi s ils influeront de mani re injuste sur la comp titivit des autres soumissionnaires qui ont pr sent des propositions largement conformes 37 8 La Banque examinera les propositions techniques pour savoir si elles sont suffisamment conformes aux exigences 37 4 Si une proposition n est pas suffisamment conforme aux exigences de DP elle sera rejet e par la Banque et ne pourra pas tre corrig e par la suite pou
32. org Internet www afdb org Appendice G ORGANISATION ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL PROPOSE PAR LE SOUMISSIONNAIRE POUR EXECUTER LA MISSION Veuillez d crire l approche m thode de travail programme de travail pour la r alisation de la mission y compris une description d taill e de la m thodologie et du personnel propos s recourir au modele de CV Appendice 1 le Plan de formation et d encadrement Veuillez egalement d crire la structure et la composition de votre quipe y compris la liste du personnel cl des autres personnels et des personnels administratifs affect s la mission et toute autre information prouvant votre capacit accomplir la mission Page 44 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice H LISTE DES MATERIELS ET LOGISTIQUES PROPOSES POUR EXECUTER LA MISSION Veuillez d crire la logistique propopos e Page 45 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice PERSONNEL CLE PROPOSE PAR LE SOUMISSIONNAIRE POUR EXECUTER LA MISSION Pour chaque personnel cle propos le soumissionnaire doit renseigner le formulaire ci dessous CURRICULUM VITAE CV DES MEMBRES CLES DU PERSONNEL PROPOSE Fonction propos e D nomination de l entreprise Nom de l employ Profession D
33. pour pemettre la Banque de v rifier si le soumissionnaire dispose des capacit s de l exp rience des connaissances et de l expertise n cessaires pour ex cuter le contrat de mani re satisfaisante Page 7 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Exigences obligatoires La DP peut comprendre des exigences obligatoires Le fait de conf rer une exigence un caract re obligatoire fournit la Banque une indication sur son importance Une proposition qui ne r pond aucune exigence obligatoire sera rejet e pour non conformit Echantillons et inspection 17 1 La Banque peut demander des chantillons n importe quel moment du processus de passation du march Si n cessaire les soumissionnaires doivent fournir des chantillons titre gracieux Tout soumissionnaire qui ne fournit pas les chantillons requis sera exclu La Banque ne garantit pas que les chantillons seront renvoy s ni qu ils resteront bon tat apr s l valuation Les chantillons seront restitu s aux soumissionnaires leurs frais Si la DP le pr voit la Banque proc dera une inspection des biens et services durant le processus de passation des march s au si ge du soumissionnaire celui de la Banque Cette inspection ne dispense pas le soumissionnaire de ses obligations au titre du contrat La Banque fournira aux soumissionnair
34. roulaient partir de son Agence temporaire de relocalisation ATR sis Tunis en Tunisie Le retour de la Banque son si ge s est effectu r cemment La mission de la Banque Africaine de D veloppement est de contribuer la lutte contre la pauvret par l am lioration des conditions de vie des populations africaines et la mobilisation de ressources pour le progr s conomique et social de ses pays membres r gionaux pris individuellement et collectivement La Banque a pour fonctions essentielles i d utiliser ses ressources pour le financement de projets de programmes d investissement li s au progr s conomique et social des PMR ii de fournir une assistance technique dans le cadre de la pr paration et de l ex cution des projets et programmes de d veloppement de promouvoir des investissements financ s sur capitaux publics ou priv s en Afrique en faveur des objectifs de d veloppement et iv de satisfaire aux demandes d aide en coordonnant les politiques et plans de d veloppement des PMR Dans le cadre de ses op rations la Banque est aussi tenue d accorder une attention particuli re aux projets et programmes qui assurent la promotion de l int gration r gionale 1 2 OBJET DE LA DEMANDE DE PROPOSITION La prestation consistera en une op ration de tri d inventaire de destruction et de la num risation des archives de la Banque Abidjan Ces archives sont compos es essentiellement de documents entr
35. sur la base de crit res qui seront d finis par la Banque de s parer les documents dossiers d truire des documents dossiers garder Tous les documents inutiles devront tre d truits Le r sultat attendu un inventaire de tous les dossiers d truire et un autre qui dresse la liste des dossiers garder et scanner Seuls les documents non d truits feront l objet de l op ration de scanning Une v rification des documents existants d j dans la base des donn es de la Banque parmi ceux qui sont propos s la destruction est indispensable Cette Logiciel permettant d indexer et d exporter vers un syst me de gestion de documents Enterprise Content Management ECM Page 19 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org v rification des documents permettra de d truire ou de ne pas num riser les documents d j existants dans le syst me DARMS cela concerne essentiellement les documents du Conseils d Administration de la Banque qui avaient d j fait l objet d une num risation lors des pr c dents exercices 1 3 5 Pr paration des documents pour le back scanning des documents La pr paration des documents va consister ouvrir les cartons d poussi rer les documents redresser les coins des pages et enlever les agrafes Apr s avoir fait des photocopies propres des originaux d fectueux ces photocopies
36. thodologie et l ajustement du prix pouvant tre propos si la proposition de rechange est accept e La proposition fonctionnelle quivalente la plus proche ou la norme la plus rapproch e seront retenues comme solution de rechange Seule la proposition de rechange du soumissionnaire retenu sera prise en compte Acceptation des Conditions G n rales et Mod le de Contrat doit tre clairement entendu qu en soumettant une proposition en r ponse la DP tout soumissionnaire est consid r comme ayant accept les Conditions G n rales et Mod le de Contrat Toute proposition qui ne correspond pas ces conditions sera rejet e pour non conformit Imp ts les prix indiqu s doivent tre nets de tout imp t ou taxes applicables notamment les droits redevances pr l vements ou taxes indirectes notamment les droits de douane sachant qu en vertu de son statut d organisation internationale la Banque est exempt e du paiement de tout imp t direct ou indirect conform ment l article 57 de l Accord portant cr ation de la Banque Si le soumissionnaire est dans l impossibilit de pr senter ou facturer des prix hors taxes ces derni res doivent tre mentionn es s par ment dans le bar me ou la facture Prix des soumissions 23 1 Sauf indication contraire sp cifi e dans le contrat les prix indiqu s par les soumissionnaires doivent inclure la main d oeuvre la supervision le mat riel le Page 8 sur 71
37. 4eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Groupe de la Banque Africaine de D veloppement Division des Achats Institutionnels SECTION X MODELE DE CONTRAT Important La Banque se r serve le droit de soumettre au soumissionnaire retenu le projet d finitif de contrat pour examen avant l ouverture des n gociations Page 59 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS CONTRAT DE PRESTATIONS DE SERVICE PRESTATION DE SERVICE DE TRI D INVENTAIRE ET DE NUMERISATION DES ARCHIVES DE LA BANQUE A ABIDJAN ENTRE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT ET XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX N ADB CTR CGSP 2014 0169 Page 60 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org N ADB CTR CGSP 2014 0169 LE PRESENT CONTRAT ci apr s d nomm Contrat est conclu le entre La Banque africaine de d veloppement ci apr s d nomm e la Banque institution financi re internationale ayant son si ge Abidjan Avenue Joseph Anoma 01 B P 1387 Abidjan 01 C te d Ivoire D une part Et XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ci apr s d nomm le Prestataire D autre part
38. Banque Africaine de D veloppement D partement des Services G n raux et des Achats SECTION V CRIT RES ET M THODOLOGIE D VALUATION 1 Les propositions seront examin es pour d terminer si elles correspondent aux crit res d eligibilit et de qualification Les propositions jug es conformes aux crit res de qualification seront retenues pour l tape suivante Les autres propositions seront rejet es Le formulaire de qualification figure l Appendice D Par la suite l valuation des propositions se fera en deux tapes Les propositions seront class es en fonction de la note technique Nt et de la note finale Nf en utilisant les coefficients de pond ration T le coefficient attribu la proposition technique 60 F le coefficient attribu la proposition financi re 40 3 La note finale sera calcul e comme suit Note finale Nt x 60 Nf x 40 5 1 VALUATION TECHNIQUE Les propositions techniques jug es conformes aux crit res de qualification seront valu es selon les crit res suivants Nbre CRITERES D EVALUATION de pts Description de l organisation de l Entreprise organisation comp tences des employ s outils 5 de travail etc Exp rience G n rale dans la gestion documentaire gestion des inventaires ou des activit s services de scanning et indexation electronique des documents 1 3 ans d exp rience 3 pts 4 d exp rience 5 pts
39. Etes vous en contact avec une personne employ e par la Banque qui participe au processus de passation de march s il pourrait s agir d une relation personnelle ou de travail Avez vous particip la fourniture de services consultatifs pour la pr paration ou l ex cution d une mission en relation avec la passation de march s Etes vous un employ ou un actionnaire de la Banque La Banque vous a t elle offert un contrat de travail durant les 12 derniers mois Etes vous partie prenante dans plus d une proposition dans le cadre du processus de passation de march s Avez vous recrut un membre du personnel de la Banque concern par la pr paration ou l ex cution de la mission en rapport avec la passation de march s durant les 12 derniers mois Nous certifions par la pr sente que a nous avons lu et compris le contenu du pr sent formulaire de d claration et b nous avons fait tat de tout les conflits d int r t r els ou potentiels Nous reconnaisons que la Banque doit d terminer sa seule discr tion si un conflit d int r t d clar doit entrainer l exclusion de notre proposition du processus de passation de march s Nom Agissant en qualit de Sign D ment autoris signer la pr sente proposition pour le compte et au nom de Date Page 43 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb
40. GROUPEMENT D ENTREPRISES 1 Raison sociale du soumissionnaire 2 Raison sociale du partenaire du Groupement d entreprises 3 Pays d enregistrement de constitution ou du si ge du partenaire du Groupement d entreprises 4 Ann e de constitution ou d enregistrement en tant que partenaire juridique reconnu du Groupement d entreprises 5 Adresse officielle du partenaire du Groupement d entreprises dans le pays d enregistrement de constitution ou du si ge 6 Coordonn es du repr sentant autoris du partenaire du Groupement d entreprises Nom Adresse T l phone t l copie Courriel 7 Les copies des documents originaux ci apr s sont jointes Certificat d enregistrement de constitution ou d tablissement du si ge de l entreprise designee et informations sur la structure de son capital Registre de Commerce Une lettre d intention pour la constitution d un Groupement d entreprises juridiquement reconnue notamment un projet d accord ou un accord de Groupement d entreprises et une procuration d signant un repr sentant legal de la Groupement d entreprises Dans le cas des entit s publiques des pays membres de la Banque les documents tablissant l autonomie juridique et financi re et la conformit avec les principes du droit commercial o Organigramme de la soci t et liste du personnel en place Page 31 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bure
41. LARATIONS ET GARANTIES 14 1 Le Prestataire d clare qu il poss de l exp rience les qualifications et les capacit s requises pour l ex cution des prestations et d accomplir les fonctions et les responsabilit s prescrites par ce Contrat et qu il est pr t ex cuter lesdites prestations Le Prestataire d clare qu il est en conformit avec l ensemble des lois et r glements en Page 65 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org vigueur dans tout lieu o doit tre ex cut e l int gralit ou une partie des prestations Il prendra avec diligence toute action corrective n cessaire chaque fois que son attention aura t attir e sur une violation de cette l gislation Il d clare notamment s tre acquitt des imp ts divers et des charges sociales prescrites les lois en vigueur et tre autoris exercer ses activit s suivant son registre de commerce ARTICLE 15 CONTROLE DE L EXECUTION DES PRESTATIONS Le responsable qui assurera au nom de la Banque le contr le administratif technique et financier du pr sent Contrat ainsi que la bonne ex cution est la Vice Presidente Secretaire G n ral de la Banque ou son repr sentant d ment d sign ARTICLE 16 SOUS TRAITANCE 16 1 Le Prestataire ne pourra sous traiter une partie de ses obligations que sous son enti re responsabilit et apr s avoir demand
42. Monsieur Madame Nous soussign s d clarons ce qui suit Nous avons examin la Demande de Proposition DP No ADB RFP CGSP 2014 0169 et n avons aucune r serve au sujet de DP et l additif publi Nous nous proposons de fournir les biens et services dans la limite du montant indiqu dans le formulaire du bar me des prix 1 inclus dans notre proposition Si la DP le pr voit les prix cit s ne seront pas modifi s durant la p riode du contrat Notre proposition restera valable durant la p riode indiqu e dans la elle continuera nous engager et peut tre accept e tout moment avant l expiration de ladite p riode Nous reconnaisons que vous n tes pas tenus d accepter la proposition la plus avantageuse ou tout autre proposition que vous pourriez recevoir Nous confirmons que les soussign s sont autoris s engager le les soumissionnaire s accepter les obligations nonc es dans la DP et le contrat Signature du repr sentant habilit Nom et titre du signataire Nom de l entreprise ou du groupement En capacit de _ Adresse Information pour le contact t l phone et courriel Pour un groupement tous les partenaires doivent signer ou seulement le chef de file auquel cas le pouvoir habilitant le signataire signer au nom de tous les partenaires doit tre joint Page 49 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail
43. RI ET INVENTAIRE 12 mois Traitement des archives Carton 1 metre Destruction de documents cube m3 Materiels et quipements Forfait Autres frais Administratifs supervision administration autres Forfait frais de gestion S Total 1 Activit 2 SCANNING ET INDEXATION 12 mois metre lineaire Mat riels et quipements Forfait 1 Autres frais Administratifs supervision administration autres Forfait frais de gestion Scanning et indexation 1 S Total 2 1 Ces Prix Unitaires seront utilises dans le cadre de l tablissement du contrat cadre annuel Page 51 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org SECTION VIII LISTE DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE PAYS R GIONAUX 1 Alg rie Angola B nin Botswana 5 Burkina Faso Burundi Cameroun Cap Vert 9 R publique Centrafricaine Tchad Comores Congo 13 C te d Ivoire RD Congo Djibouti gypte 17 Guin e quatoriale rythr e thiopie Gabon 21 Gambie Ghana Guin e Guin e Bissau 25 Kenya Lesotho Liberia Libye 29 Madagascar Malawi Mali Mauritanie 33 Maurice Maroc Mozambique Namibie 37 Niger Nig ria R publique d Afrique du Sud
44. aboration avec la Banque Chef de la division Achats Institutionnels Departement des Services G n raux et des Achats Page 4 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque Africaine de D veloppement D partement des Services G n raux et des Achats SECTION INSTRUCTIONS L INTENTION DES SOUMISSIONNAIRES G N RALIT S 1 Eligibilit des soumissionnaires biens et services Les biens et services acquis par la Banque doivent tre produits dans un de ses pays membre et fournis par des soumissionnaires d un pays membre comme indiqu dans la Directive du Pr sident relative aux R gles de la Banque r gissant les activit s institutionnelles de passation de march s Les crit res d ligibilit de la Banque tels que d finis dans la Directive susmentionn e sont pr cis s dans la DP R gles d thique en mati re d acquisition int grit lutte contre la corruption et quit 2 1 La Banque a pour principe de demander ses soumissionnaires fournisseurs d observer lors de la passation et de l ex cution des contrats les r gles d thique professionnelle les plus strictes En vertu de ce principe la Banque rejettera toute proposition si elle tablit que le soumissionnaire un membre de son personnel ou un de ses agents consultants sous traitants ou prestataires de services s est rendu coupable direct
45. aire qui fait droit la demande ne sera pas tenu de modifier sa proposition ni autoris le faire Garantie de soumission 27 1 Si la Fiche de Donn es de la DP le pr voit le soumissionnaire doit fournir en m me temps que sa proposition une garantie de soumission conforme au montant la forme et la dur e de validit indiqu s dans la Fiche de Donn es de la DP La garantie de soumission doit prendre la forme d un ch que certifi ou d une garantie bancaire d un banque bas e dans un pays membre de la Banque et acceptable pour cette derni re Les propositions non accompagn es d une garantie de soumission largement conforme seront rejet es La Banque peut exiger des soumissionnaires de prolonger la dur e de validit de la garantie de soumission Si le soumissionnaire ne prolonge pas la dur e de validit de la garantie de soumission sa proposition sera rejet e moins qu il ne pr sente une nouvelle garantie de soumission acceptable pour la Banque avant l expiration de la garantie initiale La garantie de soumission d une Groupement d entreprises doit tre pr sent e au nom de la Groupement d entreprises qui pr sente la proposition et mentionner le nom de tous ses membres La garantie de soumission sera renvoy e aux soumissionnaires ou annul e dans les circonstances pr vues dans la Fiche de Donn es de la DP SOUMISSION ET OUVERTURE DES PLIS 28 Date limite pour la pr sentation des propos
46. ate de naissance Nombre d ann es au service de l entreprise Nationalit Soci t s professionnelles dont l employ est membre Cahier de charges d taill es de l employ Qualifications essentielles Donner un aper u de l exp rience de l employ et de sa formation les plus pertinentes pour les t ches qui lui sont confi es Faire tat du degr de responsabilit assum par chaque membre du personnel dans le cadre de missions pertinentes similaires ant rieures en fournissant les dates et lieux Maximum une demi page Formation R sumer les tudes universitaires et toute autre tude sp cialis e faites par chaque membre du personnel en donnant les noms des coles fr quent es les dates de fr quentation et les dipl mes obtenus Maximum un quart de page Cursus professionnel En commen ant la fonction actuelle pr senter dans l ordre inverse tous les emplois tenus par l employ ainsi que les fonctions qu il assum es depuis l obtention de son dipl me en donnant les dates les noms des structures qui l ont employ ses titres et ses lieux d affectation En ce qui concerne son exp rience au cours des dix derni res ann es faire tat des types d activit s assur s et donner le cas ch ant les coordonn es des clients Langues Indiquer la comp tence en langue parl e et crite ainsi qu en lecture dans chaque langue l aide des mentions excellent bien assez
47. au 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice D CRITERES ET CONDITIONS DE QUALIFICATION Les soumissionnaires doivent remplir toutes les sections du formulaire en donnant suffisamment de d tails et fournir des l ments de preuve et des documents l appui pour attester de la conformit Ils doivent remplir chacun des crit res avant la date limite de pr sentation des propositions R ponse du Observations Exigences impos es aux soumissionnaires soumissionnaire El ments de CRIT RES DE S LECTION preuve fournis Groupement d entreprises et toute autre Oui Non forme de partenariat Entit unique Tous Partenaires Au moins un partenaires individuels partenaire confondus D CLARATION DE CONFORMIT ET FORMULAIRE DE PR SENTATION DE L OFFRE Une ou plusieurs personnes d ment Doit satisfaire Le Groupement Doivent Sans objet autoris es engager le aux exigences d entreprises satisfaire soumissionnaire quant aux conditions existant aux de prix et d ex cution du contrat a ont envisag doit exigences rempli et sign la d claration de satisfaire aux conformit et le formulaire de exigences pr sentation de l offre dans la forme pr vue Une procuration doit tre jointe le cas ch ant Le soumissionnaire doit signer et renvoyer les documents sous la forme pr vue en cas de s lection
48. au moins comparables celles de l agent d faillant ou dont le comportement n a pas donn satisfaction la Banque ARTICLE 10 ASSURANCES 10 1 Le Prestataire est tenu de contracter une assurance Responsabilit Civile Professionnelle aupr s d une compagnie d assurance notoirement solvable pour couvrir les cons quences p cuniaires de la responsabilit qu il peut encourir dans l exercice de ses activit s dans l enceinte des locaux qui lui sont confi s Ces dommages peuvent tre corporels mat riels et ou immat riels cons cutifs ou l ex cution des prestations ou des engagements contractuels caus s au pr judice de la Banque et ou de ses salari s 10 2 A ce titre le Prestataire doit souscrire une assurance couvrant la dur e du march pour les risques suivants i couverture en cas de dommages la propri t d autrui caus s par des actes omissions du Prestataire ii couverture en cas de dommages aux biens locaux installations et quipements d sign s par la Banque les d g ts des eaux incendie et explosion dont seraient responsables ses agents ou des tiers couverture en cas de d c s ou de dommages corporels caus s par les actes ou omissions du Prestataire Pour toute personne se trouvant sur les lieux des prestations au moment o le dommage se produit Les vols et d tournements commis au pr judice de la Banque par ses agents ou par toute autre personne tenant son droit du Presta
49. aute entend par faute au terme de cet article toute conduite illicite d lictuelle ou qui de l avis de la Banque porte une atteinte s rieuse sa r putation sa seule discr tion par convenance ou pour prot ger ses int r ts condition qu elle donne dans un tel cas un pr avis dau moins deux 2 mois avant la r siliation du Contrat sous r serve d un pr avis dau moins un 1 mois en cas de manquement par le Prestataire ses obligations contractuelles auquel il n aurait pas rem di dans un d lai de dix 10 jours suivant la mise en demeure par la Banque Le pr sent contrat peut tre r sili sur l initiative du Prestataire moyennant un pr avis notifi par crit dans un d lai d au moins un 1 mois la Banque si dans un d lai de quarante cinq 45 jours suivant la date pr vue pour effectuer le paiement d une somme qui ne fait l objet d aucune contestation par la Banque celle ci ne s est pas ex cut e et ce sans raison valable 22 3 La Banque et le Prestataire peuvent r silier le pr sent Contrat d accord parties Page 68 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 22 4 la r siliation du pr sent Contrat le Prestataire devra a prendre toutes les mesures n cessaires afin de r silier ledit Contrat de mani re imm diate et ordonn e et b proc der
50. bien ou faible Contacts t l phone fax email portable Description des taches Attestation Je soussign atteste que pour autant que je sache ces donn es biographiques repr sentent une description correcte de ma personne de mes qualifications et de mon exp rience Date Signature de l employ ou du responsable de l entreprise soumissionnaire Jour mois ann e Page 46 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice 1 1 Tableau r capitulatif de tout le personnel propos Personnel cl personnel de support Domaines de Poste dans Poste Ann e connaissance l quipe actuel d exp rience pertinente au poste propos Page 47 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org SECTION VII PROPOSITION FINANCIERE ET FORMULAIRES DE LA PROPOSITION FINANCIERE Page 48 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice A FORMULAIRE DE PR SENTATION DE L OFFRE inclure dans la Proposition financi re A la Banque Africaine de D veloppement Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau No 14V Abidjan Plateau Cote d Ivoire
51. e Le Prestataire retenu s engage soumettre la Banque l inventaire exhaustif de tout son mat riel qu il mettra la disposition de la Banque pour en faciliter la sortie et en cas de r siliation ou fin de contrat Le Prestataire retenu sera tenu d utiliser les processus proc dures m thodes moyens de transport et quipement les plus appropri s rentables et efficaces pour une ex cution parfaite du march 1 8 Rapports d activit s Evaluation 1 8 1 L interlocuteur d sign e du Prestataire retenu aupr s de la Banque est tenu de soumettre la Banque des rapports et statistiques p riodiques hebdomadaires concernant les activit s du Prestataire afin de permettre un meilleur suivi valuation des prestations selon un format d velopper par le Prestataire et approuv par la Banque Ledit rapport devra mettre en exergue les probl mes rencontr s au niveau technique et administratif au cours de la p riode concern e Chaque trimestre la Banque valuera le Prestataire retenu sur la base des prestations et obligations num r es ci dessus Elle l informera des r sultats et conviendra avec lui des actions correctives prendre Page 23 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org INFORMATIONS CONFIDENTIELLES Le Prestataire retenu est tenu l obligation de confidentialit pour tout ce qui concerne les fait
52. e connaissance de l anglais serait un avantage 5 pts Programme de formation 2 points TOTAL GENERAL Les soumissionnaires doivent obtenir au minimum 70 points l issue de l valuation des propositions techniques pour tre ligibles l valuation financi re Les soumissionnaires qui n auront pas obtenu la note n cessaire seront limin s Les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique minimale requise obtiendront une copie du proces verbal d ouverture des propositions financi res Les propositions financi res seront ouvertes et v rifi es pour s assurer que le dossier est complet et corriger les ventuelles erreurs de calculs VALUATION FINANCI RE Les propositions financi res seront valu es au moyen de la formule ci apr s Le ou les soumissionnaires dont la proposition financi re est la plus faible Fm auront une note de 100 points Les notes financi res des autres soumissionnaires F seront calcul es comme suit Nf note financi re 100 x Fm F F montant de la proposition financi re convertie dans la monnaie commune Page 26 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 5 3 CLASSEMENT FINAL Le soumissionnaire qui aura obtenu la note finale la plus el v e sera class premier et d clar ligible pour l attribution du march POST QUALIFICATION V r
53. e du soumissionnaire Observations El ments de preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire Groupement d entreprises ainsi que la procuration sign e par le repr sentant d ment autoris du Groupement d entreprises Le soumissionnaire doit fournir la copie d un accord portant cr ation du Groupement d entreprises ou une lettre d intention en vue de cr er un Groupement d entreprises juridiquement responsable ainsi qu un projet d accord les coordonn es du repr sentant autoris du Groupement d entreprises et une procuration POUR ETRE S LECTIONNE SITUATION FINANCI RE Le soumissionnaire a enregistr un chiffre d affaires dau moins 100 000 000 Francs CFA au cours des trois derni res ann es 2011 2012 2013 ou les ann es les plus r centes Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire au moins 20 des exgences Doit satisfaire au moins 40 des exigences Le soumissionnaire est il en mesure d afficher des r sultats financiers solides Si oui fournir des l ments de preuve notamment des bilans v rifi s y Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises exis
54. e et pour l acc s public aux documents de la Banque 1 3 2 Equipement consommables et bureau La Banque mettra la disposition du Prestataire retenu l espace pour la num risation bureau Le Soumissionnaire aura sa charge e Les quipements informatiques scanners logiciel ordinateurs et les photocopieurs les fournitures et consommables par exemple les pochettes transparentes les gants et les masques anti poussi re utiliser lors du back scanning Les Soumissionnaires doivent imp rativement estimer le co t de toutes les fournitures des quipements mat riels et consommables n cessaires l ex cution de cette mission dans leurs offres Cependant pour m moire que la Banque fournisse les quipements informatiques pourrait tre envisag e 1 3 3 Installation de l environnement du back scanning La Banque doit tester et s assurer de la performance des composantes n cessaires du mat riel et des logiciels destin s la num risation des documents et leur conversion du format TIF au format PDF 1 3 4 Equipes de tri et d inventaire Le Prestataire mettra en place une quipe d agents charg s tri qui seront galement charg s l inventaire exhaustif des dossiers et de l identification des documents dossiers garder et d truire dans les diff rents fonds entrepos s dans un garde meuble Il s agira d ouvrir tous les cartons environ 6 000 de proc der une s lection
55. e mani re positive Dans la n gative son offre sera rejet e et la Banque examinera la deuxi me offre valu e la plus avantageuse pour s assurer de la m me fa on de la capacit du Soumissionnaire ex cuter le March de mani re satisfaisante Page 27 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Banque Africaine de D veloppement D partement des Services G n raux et des Achats SECTION VI PROPOSITION TECHNIQUE ET FORMULAIRES DE LA PROPOSITION TECHNIQUE Page 28 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice A D CLARATION DE CONFORMIT inclure dans la Proposition technique A la Banque Africaine de D veloppement Division des Achats Institutionnels Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau No 14V Abidjan Plateau Cote d Ivoire Monsieur Madame Nous soussign s d clarons ce qui suit a Nous avons examin la Demande de Proposition DP No ADB RFP CGSP 2014 0169 et n avons aucune r serve formuler sur la DP et son additif b Nous avons lu et compris les Conditions G n rales et Mod le de Contrat et les acceptons c Nous nous proposons de fournir les biens et services en conformit avec la DP d Nous reconnaissons que tous les autres termes ou conditions ou toutes les r serve
56. e paiement doit tre normalement effectu par ch que ou virement dans les 30 jours qui suivent la r ception et l acceptation des Services ou qui suivent la r ception d une facture en bonne et due forme sign e l ventualit la plus r cente tant retenue Les factures doivent parvenir en deux exemplaires original et copie l adresse suivante D partement du contr le financier Banque africaine de d veloppement Immeuble CCIA Avenue Jean Paul Il 01 BP 1387 Abidjan 01 C te d lvoire Toutes les factures doivent tre accompagn es des documents appropri s requis Quelle que soit leur nature toutes les r clamations formul es par l une ou l autre des parties au contrat hormis les r clamations au titre de la garantie d coulant du contrat ou li es d une mani re ou d une autre au Contrat BC doivent tre soumises dans les six 6 mois qui suivent le terme du contrat Le Fournisseur garantit que tous les Services rendus au titre du Contrat BC sont conformes aux sp cifications ou toute autre description fournies ou sp cifi es la Banque Au cas o le Fournisseur ne respecterait pas les exigences susmentionn es la Banque pourrait apr s en avoir d ment notifi le Fournisseur entamer toute action qu elle jugerait n cessaire et ce aux frais du Fournisseur Le Fournisseur doit veiller l observation par lui m me et par son personnel de toutes les r gles de s curit
57. ement conomique et le progr s social individuel et collectif des pays africains Ses actifs sont d tenus par 78 pays membres parmi lesquels les 53 pays d Afrique 25 pays non africains des Am riques d Europe et d Asie Les principales fonctions de la Banque consistent i utiliser ses ressources pour financer des projets et programmes d investissement li s au d veloppement conomique et social de ses pays membres r gionaux PMR ii fournir une assistance technique pour la pr paration et l ex cution de projets et programmes de d veloppement iii promouvoir l investissement des capitaux publics et priv s aux fins de d veloppement en Afrique et iv r pondre aux demandes d aide des pays membres r gionaux pour coordonner les politiques et plans de d veloppement Dans le cadre de ses op rations la Banque est galement tenue d accorder une attention particuli re aux projets et programmes qui favorisent l int gration r gionale La Banque a entam ses activit s le 1er juillet 1966 partir de son si ge d Abidjan C te d Ivoire Pour les besoins de ses activit s la Banque dispose galement de bureaux ext rieurs dans certains de ses pays membres r gionaux dont la liste est disponible sur le site internet de la Banque www afdb org Page 3 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Les donn es d information
58. ement ou indirectement de corruption ou s est livr des manoeuvres frauduleuses collusoires coercitives ou obstructives en vue d obtenir le contrat en question Ces termes sont ceux qui figurent dans les Conditions G n rales et Mod le de Contrat La Banque peut galement d clarer un soumissionnaire temporairement ou d finitivement in ligible dans le cadre des futurs processus de passation de march s et d attribution des contrats Tout soumissionnaire fournisseur qui offre un avantage de quelque nature que ce soit au personnel de la Banque est consid r comme tentant d influer sur le processus passation de march s La Banque rejettera la proposition si elle tablit qu un tel avantage a t effectivement offert Tous les soumissionnaires fournisseurs sont tenus de se conformer au Code de conduite des fournisseurs figurant dans les Conditions G n rales et Mod le de Contrat Conflit d int r t Le soumissionnaire ne doit pas tre en situation de conflit d int r t qui remettrait en question sa participation au processus de passation de march et d adjudication de contrat Les soumissionnaires doivent mentionner dans le formulaire pr vu cet effet les conflits d int r t r els ou potentiels et en faire tat durant l ex cution du contrat Tous les soumissionnaires dont il sera tabli qu ils ont des conflitsd int r t seront disqualifi s Groupement d entreprises
59. ent et gestion des documents du scanning et indexation des documents Pour la r alisation de cette mission le Prestataire devra proposer une quipe multidisciplinaire pour couvrir les diff rents aspects des activit s r aliser Le Soumissionnaire devra proposer une quipe compos e de personnel cl suivant 1 Chef d Equipe sp cialiste en archivage et ou num risation o Etre titulaire d un dipl me sup rieur en archivistique documentation ou biblioth conomie DSAC DESSAC Master etc ou d un dipl me quivalent Avoir au moins 5 ann es d exp rience dans le domaine de la num risation l archivage ou en Syst me d Archivage Electronique Avoir une connaissance en informatique Bonne ma trise du Fran ais et ou de l Anglais Page 20 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 2 Un ing nieur technicien informatique o Avoir un dipl me de Bac 3 en informatique o Avoir au moins ans d exp rience o Avoir une bonne connaissance en num risation Bonne ma trise du Fran ais et ou de l Anglais 3 Les responsables contr le qualit Avoir un niveau dipl me sup rieur d tudes Avoir au moins ann es d exp rience dans le domaine de la num risation l impression de l archivage ou en Syst me d Archivage Electronique Avoir une bonne connaissance de l outil info
60. ents observeront pendant leur mission les obligations de discr tion et de secret professionnel Le Prestataire doit instaurer au sein de son bureau un m canisme en vue de contr ler la qualit de ses services et s assurer que la Banque b n ficie des meilleures prestations possibles Les activit s des agents seront sous le contr le du Superviseur du Service de la Logistique et du Stock d sign par la Banque Les mouvements d agents les changements dans l quipe ainsi que la modification du nombre d agents seront soumis la Banque pour approbation Le Prestataire remplacera la demande de la Banque tout agent dont les comp tences seraient jug es insatisfaisantes par la Banque ou dont le comportement serait incompatible avec l esprit et les termes du pr sent contrat Dans ce cas le Prestataire s oblige proc der au remplacement dudit agent dans les d lais qui lui seront impartis Si la Banque estime un moment ou un autre et ce pour des raisons li es la qualit des prestations l tat de sant ou au comportement dans l environnement de travail qu un agent n est pas en mesure d ex cuter ses t ches d une mani re jug e satisfaisante elle peut demander au Prestataire de remplacer cet agent par un autre dont les qualifications et Page 63 sur 71 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org l exp rience sont
61. epos s dans des cartons dans un garde meuble dont le nombre de cartons est estim environ 6000 et repr sentant un volume approximatif de 350 ms La Banque envisage de d marrer par les op rations de tri et d inventaire qui seront suivies celles consacr es la num risation l indexation des documents retenus et la destruction de certains documents le cas ech ant Les op rations de tri et d inventaire se d rouleront sur le site du garde meuble situe en dehors des Page 18 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org locaux de la Banque Abidjan tandis que les op rations de num risation vont se d rouler sur le site de la Banque 1 3 DESCRIPTION DES SERVICES 1 3 1 G n ralit s Les archives de la Banque Abidjan ont fait l objet de traitement et de num risation en 2004 2006 et 2008 Toutefois il existe une r serve de documents importants et ou historiques qui doivent tre introduits dans le syst me lectronique d archivage de la Banque DARMS Dans le pr sent march le Prestataire doit proc der un tri labor l identification l inventaire la destruction la pr paration et au scanning des documents verser dans les archives de la Banque Cet exercice rev t d une importance majeure pour la conservation des documents fondamentaux de la Banque et de la m moire institutionnell
62. ervice Les activit s des agents et la gestion du contrat seront sous le contr le de son Secretariat G n ral Les changements dans l quipe seront soumis la Banque pour approbation notamment pour la facilitation du dispositif de s curit et le Prestataire retenu s engage remplacer automatiquement tout agent absent pendant plus d un 1 jour Selon ses besoins la Banque pourrait demander une augmentation du nombre d agents en vue de faire face de fa on temporaire une activit ponctuelle Dans l ex cution de ses services le Prestataire retenu demeura responsable de la gestion administrative des employ s mis la disposition de la Banque Lesdits employ s font partie int grante du personnel du Prestataire qui est seul responsable du respect de la l gislation sociale en vigueur en C te d Ivoire cet gard le Prestataire s engage faire b n ficier chaque agent mis la disposition de la Banque de toutes les protections prescrites par cette l gislation en faveur des travailleurs y compris la s curit sociale les assurances et toute autre protection exig e de tout employeur par ladite l gislation Page 22 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 1 7 9 Le Prestataire retenu s engage remettre la Banque tout document n cessaire au contr le du respect de la l gislation sociale y compris les bulle
63. es ARTICLE 3 DUREE DU CONTRAT 3 1 La dur e du Contrat est fix e sept 7 mois compter du 3 2 est conclu pour une duree de trois 3 autres mois renouvelable tacitement pour une p riode identique avec un maximum de trois renouvellements suivant les modalit s sp cifi es ci dessus sauf d nonciation expresse par l une des parties contractantes signifi e l autre partie un 1 mois avant le terme pr vu de l ch ance en cours Page 61 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org ARTICLE 4 MONTANT DU CONTRAT 4 1 Le co t global et forfaitaire annuel pour les prestations s l ve la somme de XXXXXXXXXXXX Hors Taxes Ce prix est ferme et non r visable pendant la dur e de la p riode contractuelle initiale ou renouvel e Les prix convenus dans le pr sent Contrat sont r put s complets et tiennent compte des interventions les jours ouvrables le week end ou les jours f ri s de nuit comme de jour Ils s appliquent aux quantit s de prestations d finies dans les documents contractuels aux prestations r ellement fournies ARTICLE 5 DEFINITION DES PRIX Le prix global et forfaitaire et les prix unitaires convenus dans le pr sent march conformes au bordereau des prix sont sens s tenir compte de toutes les suj tions de mise en uvre Les prix unitaires s appliqueront tou
64. es tous les d tails des ventuelles inspections La Banque ne peut tre tenue responsable des d penses encourues par le soumissionnaire dans le cadre de ces inspections D monstration Si la DP le pr voit la Banque peut demander aux soumissionnaires de proc der une d monstration directe de la solution propos e Le soumissionnaire effectuera la demonstration gratuitement et la Banque ne peut tre tenue responsable pour les dommages ou pertes ventuels des biens des soumissionnaires en rapport avec la demonstration Durabilit la Banque s efforce de g rer ses activit s de fa on cologiquement et socialement responsable La Banque souhaite collaborer avec les fournisseurs et les encourager ex cuter les contrats de la m me mani re Les soumissionnaires sont encourag s pr ciser la mani re dont ils entendent int grer les consid rations environnementales et sociales dans le cas o ils obtiendraient le contrat Propositions de rechange la Banque n envisage aucune modification de ses exigences propositions de rechange sauf autorisation express ment mentionn e dans la Fiche de Donn es de la DP Dans le cas o une autorisation de rechange est autoris e elle doit tre acompagn e d une proposition conforme autrement dit qui r pond aux exigences techniques minimales Le soumissionnaire doit indiquer le prix de la proposition conforme et pr ciser s par ment les caract ristiques techniques la m
65. escription du march Date d attribution du march Date d annulation Motif de l annulation Litige en suspens Pas de litige en suspens O litige en suspens Ann e Produit en Montant total du pourcentage Identification du contrat contrat valeur des actifs actuelle en FCFA totaux Nom de l acheteur Description du march Adresse de l acheteur Date d attribution du march Objet du litige Nom de l acheteur Description du march Adresse de l acheteur Date d attribution du march Objet du litige Page 42 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice F FORMULAIRE DE D CLARATION DE CONFLIT Nom du soumissionnaire R f rence de la DP La Banque a pour principe d assurer l quit et l int grit dans le cadre de son processus de passation de march s Tous les soumissionnaires y compris les filiailes les partenaires dans les Groupements d entreprises les fournisseurs et les sous traitants son tenus de faire tat des conflits d int r t r els ou potentiels Les soumissionnaires doivent r pondre aux questions ci dessous et fournir des informations compl mentaires en rapport avec toute relation lien avec la Banque R ponse du Observations Informations soumissionnaire fournies Oui Non
66. iatique de D veloppement de la Banque Interam ricaine de D veloppement ou de la Banque Europ enne pour la Reconstruction et le D veloppement Dans le cadre du processus d attribution des contrats et dans celui de l ex cution si notre proposition est retenue nous nous engageons respecter strictement les lois en vigueur dans notre pays de domiciliation ainsi que celles du pays o le contrat sera ex cut Nous reconnaissons que vous n tes pas tenu d accepter la proposition la plus avantageuse ou toute autre proposition que vous pourriez recevoir Nous confirmons que les soussign s sont autoris s engager le les soumissionnaire s quant au respect des obligations nonc es dans la DP et le contrat Signature du repr sentant habilit Nom et titre du signataire _ Nom de l entreprise ou du groupement En capacit de Adresse Information pour le contact t l phone et courriel Pour un groupement tous les partenaires doivent signer ou seulement le chef de file auquel cas le pouvoir habilitant le signataire signer au nom de tous les partenaires doit tre joint Page 29 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Appendice B FICHE D INFORMATION DU SOUMISSIONNAIRE 1 Raison sociale du soumissionnaire 2 Dans le cas d une Groupement d entreprises ou toute autre forme de partenariat
67. ication crite de Banque cet effet 12 1 2 fait faillite ou devient autrement insolvable 12 1 3 commodit sans donner de raison La r siliation de tout ou partie du Contrat BC par la Banque ne se limite pas une contravention essentielle au Contrat BC et ne pr juge ni n affecte les droits ou r clamations acquis et les obligations contractuelles de l une ou l autre partie au pr sent Contrat BC Si la Banque r silie le Contrat BC en vertu du paragraphe 12 1 i elle peut acqu rir selon les modalit s qu elle jugera appropri es des services et travaux similaires ceux qui n ont pas t livr s et le Fournisseur devra faire face tous frais suppl mentaires ou dommages caus s La Banque du fait de sa d faillance La Banque se r serve le droit de d falquer sur toute somme due les frais qu elle aura engag s suite la r siliation du Contrat BC En cas de r siliation partielle du Contrat BC le Fournisseur doit poursuivre l ex cution des composantes qui ne sont pas concern es par la r siliation 12 4 Si la Banque r silie le Contrat BC en vertu du paragraphe 12 1 iii par convenance avis de r siliation devra indiquer que la d cision relative cette r siliation a t prise la convenance de la Banque et pr ciser la phase d ex cution laquelle est intervenue la r siliation ainsi que sa date effective La Banque consentira un ajustement quitable n exc
68. ification posteriori La Banque s assurera que le Soumissionnaire retenu pour avoir obtenu la note finale la plus el v e a les qualifications requises pour ex cuter le March de fa on satisfaisante conform ment aux dispositions de la pr sente Demande de Propositions La Banque de la mani re d crite ci dessous qu aucun changement substantiel n est intervenu apr s les valuations qui affecte n gativement la capacit du Soumissionnaire retenu ex cuter le March Cette d termination portera sur les capacit s du Soumissionnaire au plan financier et technique et elle sera fond e sur un examen des pi ces justificatives des qualifications du Soumissionnaire et sur toute autre information que la Banque jugera n cessaire et appropri e notamment soumissionnaire la conformite aux obligations relatives au paiement des cotisations sociales CNPS des contributions la caisse de retraite des imp ts Attestation de regularite fiscale ou d autres contributions obligatoires en vertu de la l gislation du pays dans lequel le soumissionnaire est tabli ou dans lequel le contrat doit tre ex cut Elle pourra inclure la prise de contacts avec les clients donn s comme r f rences par le Soumissionnaire des inspections sur le terrain et toutes autres mesures Le Soumissionnaire ayant obtenu la note finale la plus el v e ne pourra se voir attribuer le March que si la v rification a posteriori se conclut d
69. ifs pour la pr paration ou l ex cution du march Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire ne doit pas tre concern par l un e ou l autre des situations ci des sus POUR TRE S LECTIONN Groupement d entreprises le cas ch ant Le soumissionnaire a fourni un accord de Groupement d entreprises ou une lettre d intention en vue de cr er Groupement d entreprises juridiquement responsable y compris un projet d accord Sans objet Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire a d sign un repr sentant autoris du Groupement d entreprises habilit traiter toutes les affaires pour le compte et au nom de tous les partenaires et signer le contrat du la coordonn es autoris de Fournir les repr sentant Sans objet Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Page 35 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R pons
70. indication pr cise sur la source et la r ponse de la Banque doit tre publi sur le site Web de la Banque PR PARATION DES PROPOSITIONS 9 Frais de soumission Les soumissionnaires prendront en charge tous les frais li s la pr paration et la pr sentation des propositions La Banque ne peut tre tenue responsable ou comptable des d penses quelle qu en soit la nature sans pr judice de la conduite du processus de passation des march s ou de ses r sultats Langue des propositions 10 1 La proposition ainsi que toute la correspondance et les documents y aff rents chang s entre le soumissionnaire et la Banque doivent tre r dig s dans la langue indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Les propositions pr sent es dans une langue autre que celle qui est sp cifi dans la Fiche seront rejet es Toute documentation fournie par un soumissionnaire dans une langue autre que celle qui est indiqu e dans la Fiche de Donn es de DP doit tre accompagn e d une traduction certifi e de ses passages pertinents dans la langue indiqu e dans la fiche Dans ce cas la traduction fera foi pour l interpr tation de la proposition Sous traitants et prestataires de services Les soumissionnaires doivent identifier les ventuels sous traitants appel s jouer un r le important dans les r sultats du soumissionnaire dans le cadre de l ex cution du contrat La Banque se r serve le droit de demander aux sous traitan
71. isfaire aux exigences Sans objet Page 33 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments de preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire Les soumissionnaires pour les bien TRE SELECTIONNES s et services propos s doivent satisfaire aux crit res d ligibilit sur la base de la nationalit POUR Le soumissionnaire a fait faillite est insolvable ou est en liquidation judiciaire il est g r par un administrateur nomm par un tribunal comp tent qui a conclu un accord avec les cr anciers il a suspendu ses activit s commerciales ou se trouve dans une situation similaire d coulant d une proc dure analogue pr vue par la l gislation ou la r glementation nationale pertinente Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire a t il condamn au p nal pour un d lit li la conduite de ses affaires ou de ses activit s professionnelles durant les dix 10 derni res ann es
72. itions 28 1 La Banque ne prendra en compte aucune proposition pr sent e au del de la date limite fix e par la Fiche de Donn es de la DP Les soumissionnaires doivent veiller ce que leurs propositions soient re ues en temps voulu par la Banque 28 2 La Banque peut tout moment prolonger le d lai de pr sentation des propositions sans qu elle ait en rendre compte aux soumissionnaires Propositions tardives la Banque ne prendra en compte aucune proposition re ue apr s le d lai prescrit Toute proposition re ue par la Banque apr s la date limite sera d clar e tardive et rejet e Page 9 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Propositions rejet es par la Banque les propositions rejet es par la Banque seront d truites ou renvoy es aux soumissionnaires leurs frais s ils le souhaitent Propositions pr sent es en ligne par le biais du portail de passation de march s en ligne de la BAD 31 1 Si la Fiche de Donn es de la DP le pr voit les propositions pourront tre pr sent es en ligne par le biais du portail de passation de march s en ligne de la BAD 31 2 Les soumissionnaires trouveront dans le Manuel d utilisation les indications n cessaires pour pr senter leurs propositions en ligne par le biais du portail de la BAD pour la passation de march s en ligne 31 3 La Banque se r serve
73. la Banque annulera le march s il est tabli qu un moment donn des repr sentants de la Banque du Prestataire ou toute autre personne impliqu e lors de la proc dure de passation ou de l ex cution du march se sont livr s la corruption ou des man uvres frauduleuses d clarera une soci t in ligible soit ind finiment soit pour une p riode d termin e aux march s financ s par la Banque si un moment donn la soci t s est livr e la corruption ou des man uvres frauduleuses lors de la proc dure de passation ou de l ex cution du March Dans ce cas la soci t se verra frapp e d interdiction de participer aux march s de la Banque et m me ceux financ s par la Banque pour une p riode d termin e La Banque se r serve galement le droit lorsqu il a t tabli par un organisme national international ou une soci t s est livr e la corruption ou la fraude de d clarer cette soci t in ligible pour une p riode donn e aux march s de la Banque ou ceux financ s par la Banque 20 4 En application de cette politique la Banque d finit les termes ci apr s comme suit a Corruption signifie le fait d offrir de donner d agr er ou de solliciter toute chose ayant une valeur dans le but d influencer l action d un responsable dans le processus de passation et d ex cution d un march et couvre notamment la subordination et l extorsion ou la coerci
74. la Banque porter en vidence les badges d livr s par la Banque les pr senter aux charges de la s curit sur demande de ces derniers Le personnel ne devra faire aucune utilisation frauduleuse des badges qui en cas de perte ne seront remplac s que contre paiement des frais de confection Le personnel ne devra ni g ner ni perturber les activit s au sein des diff rents sites sur lesquels il interviendra ARTICLE 13 RAPPORTS ET EVALUATION DES PRESTATIONS 13 1Rapports Le Prestataire ou son repr sentant aupr s de la Banque est tenu de soumettre la Banque des rapports et statistiques p riodiques trimestriels et ou annuels concernant les activit s ex cut es afin de permettre un meilleur suivi valuation des prestations selon un format d velopper par le soumissionnaire et approuv par la Banque Ledit rapport devra mettre en exergue les probl mes rencontr s au niveau technique et administratif au cours de la p riode concern e ainsi que les contrats qui arrivent expiration 13 2Evaluations p riodiques des prestations La qualit de service sera valu e trimestriellement suivant des crit res qui seront d termin s par la Banque sur la base des Termes de R f rence Annexe 6 Les d faillances d cel es seront imm diatement port es par crit la connaissance du Prestataire ainsi que les possibilit s d am lioration dans le souci de r pondre aux normes et qualit de services requis ARTICLE 14 DEC
75. la restitution de tous les quipements de la Banque ARTICLE 23 PAIEMENT ET SITUATION APRES RESILIATION 23 1 En cas de r siliation du Contrat en application des dispositions de l article 22 la Banque ne devra payer que les Prestations r ellement ex cut es avant la date effective de r siliation sans pr judice le cas ch ant d une action en dommage et int r ts contre le Prestataire ni de son droit effectuer une compensation d s lors que les conditions en sont remplies Une fois le contrat r sili le Prestataire restituera la Banque et sous r serve de la seule usure normale les bureaux installations et mat riels mis sa disposition ARTICLE 24 REGLEMENT DES LITIGES 24 1 Conform ment aux dispositions de l Accord portant cr ation de la Banque Africaine de D veloppement sign Khartoum le 4 novembre 1963 et l Accord de Si ge r nov conclu le 27 novembre 2011 entre la Banque et le Gouvernement la R publique de C te d Ivoire la Banque b n ficie de l immunit de juridiction Elle ne peut donc tre attraite devant les juridictions nationales ivoiriennes en cas de litiges r sultant de l interpr tation ou de l ex cution de la pr sente Convention 24 2 Tout litige ou diff rend d coulant de la pr sente Convention ou toute rupture de celui ci s ils ne sont pas r gl s l amiable par voie de n gociation directe dans un d lai de quarante cinq 45 jours sera r gl par voie d arbitrage
76. lacer toute personne de son quipe qu il jugerait d faillante ou autrement incomp tente Il affirme et garantit qu il est en r gle avec toutes les lois applicables de toute juridiction o les Services viendraient tre rendus Contrat BC IL est exclusivement responsable de l ex cution de toutes les composantes du Contrat BC IL doit indiquer num ro du Contrat BC sur toute correspondance qui doit sauf indication contraire tre adress e la Banque et imm diatement notifier celle ci par crit toute difficult rencontr e et qui serait de nature entraver l ex cution du march IL incombe au Fournisseur d obtenir et de renouveler ses propres frais et en temps opportun les approbations les consentements les autorisations gouvernementales et r glementaires les licences et permis requis de temps autre ou jug s n cessaires la Banque pour l ex cution du Contrat BC La r mun ration du Fournisseur constitue la seule li e au Contrat BC Le Fournisseur ne doit accepter son profit aucune commission commerciale r duction ou autre paiement du genre en rapport avec ses activit s li es au pr sent Contrat BC ou dans le cadre de l acquittement de ses obligations dans le cadre du pr sent Contrat BC et il doit scrupuleusement veiller ce qu aucun de ses sous traitants ainsi que le personnel et les agents de ce dernier n accepte aucune r mun ration additionnelle du genre
77. le droit de demander l original de tout formulaire document ou autorisation pr sent s en ligne par les soumissionnaires Propositions transmises par courrier par messagerie ou par livraison directe 32 1 Si la Fiche de Donn es de la DP le pr voit les propositions peuvent tre pr sent es par courrier messagerie ou livraison directe 32 2 Les propositions doivent tre envoy es la Banque dans une enveloppe scell e accompagn es du formulaire de la proposition technique et du formulaire de la proposition financi re dans des enveloppes scell es distinctes l adresse indiqu e dans la Fiche de Donn es de la DP Les soumissionnaires doivent pr senter un exemplaire original et quatre copies de leur proposition ainsi qu un exemplaire original et quatre copies des pi ces jointes appendices et annexes l exemplaire original doit porter la mention original et chacune des quatre copies doit porter la mention copie La proposition technique un original et quatre copies et la proposition financi re un original et quatre copies doivent tre enferm es dans deux enveloppes scell es distinctes enveloppes internes Les mentions ci apr s doivent figurer sur chaque enveloppe interne a R f rence de la DP b La mention proposition technique ou financi re selon le cas et Le et du soumissionnaire Les enveloppes internes doivent tre rassembl es dans une
78. les documents et informations techniques jug s n cessaires par la Banque pour l ex cution du Contrat BC IL doit joindre chaque article dans la langue indiqu e toute information n cessaire pour sa maintenance et son utilisation Le num ro du Contrat BC doit figurer sur l ensemble des factures documents d exp dition bordereaux d emballage colis et correspondances La Banque peut tout moment et par ordre crit tenant lieu d ordre de modification apporter des modifications tout ou partie du Contrat BC Si ces modifications r sultent en une augmentation ou baisse du co t et ou des d lais requis pour l ex cution d un volet quelconque du Contrat BC un ajustement quitable du co t ou du calendrier o des deux doit intervenir et le Contrat BC doit tre amend en cons quence Aucun changement modification ou r vision du Contrat BC neet valable sans ordre crit sign par une repr sentant autoris de La Banque Les prix indiqu s dans l offre du Fournisseur doivent en toutes circonstances tre r put s fermes et d finitifs Les Travaux et services de la Banque sont exon r s de taxes et droits de douane Au cas o un fournisseur serait dans l incapacit de produire une facture nette d imp ts il doit indiquer ces imp ts et droits de douane sur une ligne distincte de La 10 1 Page 55 sur 71 facture pour qu ils soient d falqu s sur le paiement au titre des Services L
79. lignes de cr dit et d autres moyens financiers l exclusion des advances Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Page 37 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments de preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire contractuelles ou d autres documents pour attester de la disponibilit de ressources financi res Le soumissionnaire doit faire la preuve de la solidit de sa situation financi re actuelle et de sa rentabilit long te S LECTIONNE rme POUR TRE EXP RIENCE G N RALE ET PARTICULI RE Le soumissionnaire a t il t en activit durant les deux 02 derni res ann es 2011 2012 2013 ou les ann es les plus r centes Si oui fournir des l ments de preuve notamment des informations sur l entreprise du soumissionnaire description avec un bref historique plan de charge services offerts organigramme effectif et liste du person
80. malement tre ligible s il tombe sous le coup de l une des situations d crites dans la Directive du Pr sident relative aux r gles r gissant les activit s institutionnelles de passation de march s Ant c dents en mati re d ex cution des contrats et litiges en suspens le soumissionnaire doit faire la preuve qu il a ex cut int gralement les contrats pr c dents et ou aucun litige en suspens compromet sa capacit ex cuter les contrats Conflit d int r t le soumissionnaire ne doit pas avoir un conflit d int r t r el ou potentiel qui risquerait de remettre en question sa participation au processus de passation de march s et d attribution de contrat La num rotation ci dessous correspond la num rotation appropri e des instructions l intention des Les demandes de clarification et ou les demandes crites de modification de la DP doivent tre adress es tender a fdb org La demande doit parvenir la Banque au plus tard le Le jeudi 20 novembre 2014 15h00 La Banque organisera une r union pr liminaire avant soumissions OUI Le Jeudi 13 Novembre 2014 de 10H00 12H00 dans les bureaux de la Banque sise l immeuble CCIA 14eme Etage Bureau No 14M Abidjan Plateau La r union pr liminaire constituent une exigence obligatoire NON Page 15 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb
81. n 1 avec le Soumissionnaire retenu Le contrat sera renouvelable annuellement sur la base de r sultats satisfaisants pour une dur e maximale de trois 3 ans En cas de besoin la Banque sollicitera le Soumissionnaire pour des missions ponctuelles qui seront factur es sur la base du devis propos par le Prestataire et accept par la Banque 1 6 ENGAGEMENT DU PRESTATAIRE Le Prestataire devra en outre i d signer le ou les responsables qui seront les interlocuteurs directs de la Banque ii s engager respecter les consignes et les instructions donn es par la Banque dans l ex cution de t ches sp cifiques iii s engager se conformer aux changements qui interviendraient dans l ex cution du march mais seulement lorsque la Banque les aura ordonn s par crit iv S engager produire des rapports p riodiques pour permettre la Banque d tre inform e sur la progression des activit s Page 21 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 1 7 RESSOURCES HUMAINES 1 7 1 Le Prestataire retenu doit mettre la disposition de la Banque le nombre d agents n cessaire la r alisation appropri e de l objectif 1 7 2 Le Prestataire retenu doit pr alablement l affectation des agents la Banque informer lesdits agents des caract ristiques pr cises des taches qu ils auront accomplir de l enviro
82. nel en place nombre d ann es d activit s Doit aux exigences satisfaire Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Le soumissionnaire a accumul une exp rience dans au moins deux 02 contrats similaires en tant Ou entreprise principale durant les Doit aux exigences satisfaire Le Groupement d entreprises existant envisag ou doit Page 38 sur 71 Doit satisfaire au moins 20 des Doit satisfaire aux exigences pour une sp cialit 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org cinq 5 derni res ann es Ces projets exgence CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire ont t achev s ou partiellement r alis s au moins 70 La similitude concerne l envergure physique la complexit les m thodes technologies utilis es ou d autres caract ristiques telles que d crites dans la DP Si oui fournir une description des projets similaires r alis s en tant ou entreprise princi
83. nnement de travail compris des normes de conduite exig es dans cet environnement Le Prestataire garantit la Banque que les agents mis sa disposition se conformeront constamment aux r gles de l organisation du travail au sein de l Institution aux horaires et aux mesures d hygi nes et de s curit dict es par celle ci ainsi qu la discipline l int rieur des locaux de la Banque Il garantit galement que lesdits agents observeront pendant leur mission les obligations de discr tion et de secret professionnel Le Prestataire retenu veillera ce que ses repr sentants sur le lieu de la prestation aient un comportement exemplaire et une tenue vestimentaire correcte ou un uniforme approuv par la Banque La Banque se r serve le droit de demander le changement tout moment de tout agent chaque fois qu il sera tabli que le comportement de celui ci est incompatible avec l esprit de la pr sente consultation et incompatible avec l esprit du r glement du personnel de la Banque Dans ce cas le Prestataire s oblige proc der au remplacement dudit agent La proc dure de remplacement ne devra pas perturber ou nuire la qualit des prestations du Prestataire Le Prestataire retenu doit instaurer au sein de son bureau un m canisme en vue de contr ler minutieusement et en permanence la qualit de ses services et s assurer que la Banque b n ficie des meilleures prestations possibles en termes d excellence de s
84. ntit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire Observations Accept Rejet pour l tape suivante Page 41 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org Appendice E HISTORIQUE DES LITIGES Nom du soumissionnaire R f rence de la DP Les soumissionnaires doivent fournir des informations sur les ventuels litiges ou arbitrages d coulant de contrats ex cut s durant les trois derni res ann es ou en cours d ex cution Utiliser une feuille distincte pour chaque partenaire du Groupement d entreprises Contrats non performants contrats annul s durant les trois 3 derni res ann es pour cause d ex cution insatisfaisante ou de d faillance 1 Aucune ex cution insatisfaisante de contrat n a t constat e durant la p riode consid r e 0O L ex cution insatisfaisante de contrat a t constat e durant la p riode consid r e Ann e Produit en Montant total du pourcentage Identification du contrat contrat Valeur des actifs actuelle en FCFA totaux Nom de l acheteur Adresse de l acheteur Description du march Date d attribution du march Date d annulation Motif de l annulation Nom de l acheteur Adresse de l acheteur D
85. oit de modifier le contenu de la sans ou elle en soit redevable devant les soumissionnaires Les modifications apport es la DP seront publi es dans le site Web de la Banque Les soumissionnaires doivent faire en sorte den prendre connaissance et den tenir compte dans la pr paration de leurs propositions Clarification de la DP 7 1 Les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications sur la doivent en informer la Banque par crit en indiquant les d tails nonc s ans la Fiche de Donn es de la DP dans les d lais pr vus pour la clarification Des copies de la r ponse de la Banque notamment les questions soulev es sans en indiquer la source seront publi es sur le site Web de la Banque Si le soumissionnaire estime que l une des dispositions de la DP est inacceptable il doit pr senter le plus t t possible une demande crite en utilisant la Fiche de Donn es de la DP et dans tous les cas avant la date limite qui y est indiqu e La Banque ne prendra en compte aucune demande de changement des Conditions G n rales La Banque d cidera sa seule discretion d accepter ou de rejeter les demandes de changement La r ponse de la Banque oblige les soumissionnaires Tout soumissionnaire qui prend attache directement ou indirectement avec lun des membres du personnel la Banque l exception du personnel indiqu dans la Fiche de Donn es de la DP des fins en rapport avec la passation de march sera exclu
86. on de la Banque les moyens logistiques et le personnel n cessaires l ex cution des Prestations Le Prestataire sera enti rement responsable de la stabilit des installations d entreposage et de la s curit de toutes les op rations Il sera responsable des cons quences de toute erreur ou de tout d g t caus la suite d une n gligence de sa part en cas de mauvais fonctionnement ou d g t caus aux biens de la Banque imputable au Prestataire il sera tenu d effectuer ses frais la remise en tat desdites installations Le Prestataire affectera le personnel d fini l Annexe II la r alisation des Prestations Le personnel affect la r alisation des prestations demeure le personnel du Prestataire et ne pourra en aucun cas revendiquer une quelconque appartenance au personnel de la Banque Le Prestataire doit pr alablement l affectation des agents la Banque informer lesdits agents des caract ristiques pr cises des t ches qu ils auront accomplir de l environnement de travail y compris des normes de conduite exig es dans cet environnement Le soumissionnaire garantit la Banque que les agents mis la disposition de la Banque se conformeront constamment aux r gles de l organisation de travail au sein de l institution aux horaires et aux mesures d hygi ne et de s curit dict es par celle ci ainsi qu la discipline l int rieur des locaux de la Banque Il garantit galement que lesdits ag
87. org Internet www afdb org Langue des propositions et de toute la correspondance Francais em Les propositions de rechange sont accept es NON en Les prix doivent tre exprim s en Francs CFA Le projet de la Banque est divis en lots NON Les soumissionnaires peuvent pr senter une proposition pour un ou plusieurs lots NON La p riode minimale de validit des propositions est de quatre vingt dix 90 jours partir de la date limite de presentation des propositions Garantie de soumission exig e NON Date limite pour la pr sentation des propositions Jeudi 27 Novembre 2014 15H00 heure d Abidjan Les propositions doivent tre pr sent es en ligne sur le portail de la Banque pour la passation des march s NON Les propositions doivent tre pr sent es par courier messagerie ou livraison directe OUI Les propositions doivent tre envoy es l adresse ci apr s et l enveloppe ext rieure doit porter les indications suivantes Banque Africaine de D veloppement Division des Achats Institutionnels Immeuble CCI 14eme Etage Bureau No 14V Avenue Jean Paul Abidjan Plateau Cote d Ivoire NE PAS OUVRIR AVANT LE JOUR DE L OUVERTURE DES PLIS R f rence ADB RFP CGSP 2014 0169 Date et heure de cl ture de la DP Jeudi 27 Novembre 2014 15 heure 00 heure d Abidjan W La garantie d ex cution est exig e NON Une avance sera vers e au soumissionnaire retenu OUI
88. pale notamment le nom du client et contacts durant les 5 derni res ann es satisfaire aux exigences Le soumissionnaire doit avoir t en activit durant les trois 3 derni res ann es et dispose de l exp rience et des capacit s n cessaires pour fournir les biens et services requis POUR ETRE S LECTIONNE HISTORIQUE DE L EX CUTION DES CONTRATS ET LITIGES EN SUSPENS Le soumissionnaire a eu un des contrats annul s durant les cinq 5 derni res ann es pour r sultats insuffisants autres d fauts Doit satisfaire aux exigences Le Groupement d entreprises existant envisag satisfaire exigences ou doit aux Doit satisfaire aux exigences Sans objet Page 39 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org R ponse du Observations Exigences impos es aux soumissionnaires soumissionnaire El ments de CRIT RES DE S LECTION preuve fournis Groupement d entreprises et toute autre Oui Non forme de partenariat Entit unique Tous Partenaires Au moins un partenaires individuels partenaire confondus Les soumissionnaires doivent remplir le formulaire de l historique des litiges Le soumissionnaire est impliqu dans Doit satisfaire Le Groupement Doit Sans objet des litiges qui repr sentent plus de
89. ption devra tre chang e par crit ARTICLE 21 FORCE MAJEURE 21 1 Telle que d finie dans le pr sent Contrat la Force comprend tout v nement qui retarde ou emp che totalement ou partiellement l ex cution par une partie de ses obligations en vertu du pr sent Contrat est impr visible et in vitable est insurmontable ou ne peut tre raisonnablement maitris par ladite partie et n est pas d la faute ou la n gligence de cette partie La partie affect e par la Force Majeure devra imm diatement notifier par crit l autre partie la nature et la dur e probable de la Force Majeure ainsi que ses cons quences sur l ex cution de ses obligations au titre du pr sent Contrat Pendant la dur e de la Force Majeure les obligations de la partie affect e seront suspendues en fonction de ou dans la mesure rendue n cessaire par la Force Majeure Si l v nement qui entraine le cas de Force Majeure retarde l ex cution de la totalit ou d une partie des obligations en vertu du pr sent Contrat pendant plus de trente 30 jours chacune des parties aura le droit de notifier par crit l autre partie la r siliation du Contrat ARTICLE 22 RESILIATION 22 1 22 2 Le pr sent contrat peut tre r sili l initiative de la Banque sans indemnit dans les conditions et pour les raisons ci apr s tout moment sans pr avis dans le cas o le Prestataire commettrait une f
90. ques termes de r f rence proposition technique et financi re du soumissionnaire retenu Aucune autre condition formul e un moment ou un autre par le soumissionnaire ne sera int gr e au contrat Garantie d ex cution 46 1 Si la Fiche de Donn es de la DP le pr voit le soumissionnaire retenu doit fournir une garantie d ex cution conforme la dur e au montant et la forme indiqu s dans la Fiche de Donn es de DP La garantie d ex cution doit prendre la forme d une garantie bancaire mise par une Banque situ e dans un pays membre de la Banque et acceptable pour cette derni re Le montant de la garantie sera restitu au soumissionnaire conform ment aux Conditions G n rales et Mod le de Contrat Sile soumissionnaire retenu ne satisfait pas aux exigences relatives la garantie cela constitue un motif suffisant d annulation de la d cision d attribution du march sans qu il lui soit possible d intenter une action contre la Banque En lieu et place de la garantie bancaire la Banque peut retenir une somme repr sentant 10 du montant du march qui sera restitu e au soumissionnaire conform ment aux Conditions G n rales et Mod le de Contrat Avance 47 1 Si la Fiche de donn es de la DP le pr voit la Banque versera une avance au soumissionnaire dont le montant n exc dera pas 30 du montant total du march La demande d avance doit tre acompagn e d une garantie mise une compagnie
91. r sent Contrat Le Prestataire sera responsable de la conclusion de polices d assurance m dicale d assurance accident destin es couvrir son personnel engag dans l ex cution des Page 64 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Prestations en conformit avec les prescriptions en vigueur en Cote d Ivoire ARTICLE 11 HORAIRES DE TRAVAIL 11 1 Les horaires de service de la Banque sont du lundi au vendredi de 08h00 12h00 et de 14h00 17h00 La Banque n est pas tenue d appliquer au personnel du prestataire affect l ex cution du pr sent contrat les horaires particuliers am nag s Abidjan pour les travailleurs durant la p riode du mois Saint du Ramadan et la p riode estivale juillet aout et les horaires flexibles accord s aux membres du personnel r gulier Le Prestataire veillera ce que son personnel se conforme aux horaires ci dessus mentionn s Le personnel du prestataire pourra cependant tre sollicit en dehors des heures de travail de la Banque m me les jours f ri s en cas de besoin Dans ce cas la Banque s engage pr venir le prestataire l avance ARTICLE 12 ACCES A LA BANQUE Le personnel du Prestataire devra tre d une tenue irr prochable et v tu d un uniforme conforme au sp cimen soumis l agr ment de la Banque Il devra respecter les conditions d acc s aux locaux de
92. r r duire l cart liminer les r serves ou rem dier l omission VALUATION DES OFFRES 38 Conversion en une seule monnaie Aux fins d valuation la Banque convertira tous les prix en unit s de compte UC en appliquant son taux mensuel flottant moyen du mois consid r date limite de pr sentation des propositions Acceptation ou rejet des propositions La Banque se r serve le droit d accepter de rejeter une ou toutes les propositions d annuler le processus de passation de march et de rejeter toutes les propositions tout moment avant l attribution du march sans avoir rendre compte aux soumissionnaires ATTRIBUTION DU MARCH 40 Mode d attribution 40 1 La Banque valuera les propositions conform ment aux crit res et la m thodologie d valuation 40 2 La Banque peut examiner les propositions avec le soumissionnaire retenu afin de les am liorer et den pr ciser le contenu La Banque ne peut en aucun cas modifier ses exigences Attribution du march 41 1 En publiant la pr sente DP la Banque n est pas tenue d attribuer un march pour tout ou partie des exigences 41 2 La Banque se r serve le droit d attribuer le march pour une partie des exigences Les soumissionnaires doivent indiquer s ils n acceptent pas un march pour une partie des exigences Siles exigences sont divis es en lots la Banque se r serve le droit d attribuer le march un soumis
93. rmatique Bonne ma trise du Fran ais et ou de l Anglais Le Prestataire doit utiliser du personnel ayant une formation requise dans leur domaine d intervention back scanning pr paration des documents et indexation ainsi qu une exp rience dans les op rations de tri et d inventaires pour r aliser les activit s requises dans les d lais convenus La liste des agents retenus ainsi qu un tableau honoraire nombre d heures mensuel de chaque agent pour ce travail doivent tre communiqu s la Banque Le Prestataire doit supporter tous les co ts relatifs l administration de ces agents et s assurer qu ils effectuent le tri l inventaire et le back scanning des documents historiques de la Banque avec la collaboration troite du personnel de la Banque La Banque ne prendra aucun engagement vis vis des agents recrut s par le Prestataire 1 5 DUREE ESTIMEE DE LA MISSION La dur e pr visionnelle de la mission est de sept 7 mois pour le nombre actuel de cartons estim 6000 celle ci se d composent comme suit e Phase 1 Inventaire et tri 4 mois Phase 2 Num risation des documents mois estimatif la dur e r elle de cette activit sera tablie une fois la quantit de document num riser sera connue Cette phase pourrait tre renouvel e pour une autre p riode de trois 3 mois d un commun accord avec la Banque Toutefois la Banque signera un contrat cadre non exclusif d une dur e initiale d u
94. s informations tudes documents supports d information fichiers et d cisions dont il connaissance au cours de l ex cution du pr sent march il s interdit notamment toutes communications crites ou verbales sur ces sujets ainsi que toute remise de documents des tiers sans de la Banque Le Prestataire retenu prend l engagement pour lui m me et son personnel de ne divulguer de quelque fa on que ce soit ou de mettre la disposition d un tiers aucune information ni document pouvant pr senter par sa nature ou son aspect un caract re confidentiel auquel il pourrait avoir acc s soit directement soit fortuitement l occasion de l ex cution des prestations Il assumera la responsabilit de toute fraude caus e par la divulgation du contenu de ces documents Le Prestataire retenu reconna t express ment tre inform des immunit s attach es aux documents et communications des organisations internationales et notamment celles de la Banque et s engage les respecter et veiller leur respect par tout tiers 1 10 Mise niveau du personnel Le Prestataire retenu doit s assurer que son personnel re oive les formations n cessaires visant leur faire acqu rir les comp tences requises pour la r alisation de l objectif de la mission Page 24 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org
95. s de la Banque et s engage les respecter et veiller leur respect par son personnel Les dispositions de cet article continueront s appliquer apr s la cessation du pr sent Contrat ARTICLE 18 MODIFICATIONS DES INSTALLATIONS DE LA BANQUE Le Prestataire ne sera pas responsable des troubles ou accidents qui pourraient se produire dans les installations si des modifications ou extensions y taient faites par des tiers ou par la Banque elle m me sans qu il ait t pr alablement averti ARTICLE 19 REMISE EN ETAT Page 66 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org En cas de mauvais fonctionnement ou de d g ts caus s aux installations imputables au Prestataire ce dernier sera tenu d effectuer ses frais et dans les meilleurs d lais la remise en tat desdites installations tout en continuant assurer les prestations ARTICLE 20 CORRUPTION ET MAN UVRES FRAUDULEUSES 20 1 La Banque Africaine de D veloppement a pour politique de requ rir des soumissionnaires fournisseurs entreprises concessionnaires prenant part aux march s qu elle lance d observer les normes d thique les plus lev es lors de la passation et de l ex cution du march au titre de ces projets programmes et tudes Par cons quent la suite de ses propres investigations et conclusions men es conform ment ses proc dures
96. s g n rales qui seraient mentionn es dans toute correspondance de notre part en rapport avec la DP ne seront pas applicables au contrat qui sera ventuellement conclu Notre proposition restera valable durant toute la p riode indiqu e dans la DP elle continuera nous engager et pourra tre accept e tout moment avant l expiration de ladite p riode Nous y compris les sous traitants ou fournisseurs de l une ou l autre partie du contrat n avons aucun conflit d int r t susceptible de remettre en question notre participation au processus de passation de march s et d attribution des contrats Nous reconnaissons que la politique de la Banque exige des soumissionnaires et des fournisseurs qu ils observent les r gles d thique les plus strictes et ce titre nous d clarons n avoir offert aucun avantage au personnel la Banque Nous reconnaissons que si nous retirions notre proposition apr s l expiration du d lai de soumission des offres la Banque peut d cider de nous exclure des futurs contrats Nous y compris nos sous traitants ou fournisseurs de l une ou l autre partie du contrat sommes ressportissants de pays membres de la Banque Notre entreprise ses filiales ou succursales y compris les sous traitants ou fournisseurs de l une ou l autre partie du contrat n ont pas t declar s ineligibles par la Banque Nous ne sommes pas sous le coup de sanctions de la part de la Banque mondiale de la Banque As
97. s travaux suppl mentaires ordonn s par la Banque dans le cadre du pr sent march ARTICLE 6 PENALITES En cas de non ex cution des prestations pr vues ou de retard d ex cution et sans pr judice de la facult de la Banque de r silier le pr sent Contrat avant son terme normal la Banque pourra d duire titre de p nalit du montant du contrat comme dommages et int r ts une somme quivalente 0 5 du prix de livraison des services non livr s en temps voulu pour chaque semaine de retard jusqu la livraison effective concurrence d une d duction maximale de 5 du prix du contrat ARTICLE 7 IMPOTS ET TAXES 7 1 Le Prestataire reconna t que la Banque est exon r e de tout imp t taxe et droits conform ment l article 57 de l Accord portant cr ation de la Banque africaine de d veloppement sign Khartoum le 4 novembre 1963 et l article 20 de l Accord de si ge r vis conclu le 27 avril 2011 entre la Banque et le Gouvernement de la R publique de C te d Ivoire En cons quence le Prestataire autorise par cons quent la Banque d duire tout montant inclut dans ses factures au titre de la TVA et de toute autre taxe Pour permettre la Banque de b n ficier des exon rations au titre de la pr sente Convention le Prestataire devra lui fournir une facture ou une proforma permettant celle ci de lui d livrer un Bon d exon ration Le Prestataire devra prendre les dispositions pour la transmi
98. sion des Nations Unies pour le droit commercial international CNUDCI Le tribunal arbitral sera constitu d un arbitre unique choisi d un commun accord 01 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org entre les parties ou alors si les parties ne parviennent pas un accord dans un d lai de soixante 60 jours compter de la notification de l Avis de Conciliation la London Court of International Arbitration LCIA sera l autorit de nomination L arbitrage aura lieu Abidjan C te d lvoire et se d roulera en langue fran aise Les parties s engagent ex cuter la sentence arbitrale rendue dans le cadre de cet arbitrage et la consid rer comme un r glement final et d finitif de leur diff rend ou litige Aucune des dispositions contenues dans cet article ne doit tre consid r e ou constituer une renonciation aux privil ges immunit s et exemptions accord es la Banque en vertu de l Accord portant cr ation de la Banque africaine de d veloppement Les dispositions de cet article continueront s appliquer apr s la cessation de ce Contrat Le pr sent accord est r gi par applicable et interpr t aux termes du droit fran ais Par majeure s entend tout v nement ou toute circonstance qui a partiellement ou enti rement retarde ou emp che l ex cution par l une des par
99. sionnaire pour satisfaire l ensemble des exigences La Banque se r serve le droit d augmenter ou de r duire le volume des biens et services en g n ral dans la limite de 20 sans modifier le prix unitaire ou les autres conditions du march Page 12 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Meilleure offre d finitive Apr s valuation des propositions la Banque peut d cider de demander aux soumisionnaires retenus dont les propositions correspondent largement aux besoins de faire leur meilleure offre d finitive Si une telle d cision est prise la Banque doit en informer les soumissionnaires par crit Elle peut utiliser les ench res en ligne cet effet Notification de l attribution Apr s recommandation pour l attribution du march la Banque doit addresser une note de pr qualification au soumissionnaire retenu et des lettres de regret aux autres soumissionnaires S ance d information Les soumissionnaires non retenus peuvent demander la Banque d organiser une s ance d information en lui adressant une requ te en ce sens dans un d lai de sept 7 jours a compter de la date de r ception de la lettre de regret Relations contractuelles Les relations contractuelles seront r gies par les Conditions G n rales et Mod le de Contrat et doivent comprendre une description des biens sp cifications techni
100. ssion de ses factures dans les meilleurs d lais La validit de l attestation mise au profit de la Banque par les autorit s ivoiriennes est d un 01 an renouvelable Le Prestataire supportera toutes les cons quences li es une non transmission une transmission tardive des factures se rapportant une p riode ant rieure la validit de l attestation courante ARTICLE 8 MODALITES ET MODE DE REGLEMENT 8 1 Le r glement des prestations se fera sur pr sentation d une facture mensuelle tablie par le Prestataire et accept e par la Banque dans les trente jours 30 jours suivant r ception de la facture La Banque s acquittera des sommes dues par virement au compte bancaire ci dessous Page 62 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Nom de la banque Num ro de compte Intitul du compte Adresse de la banque ou tout autre compte du Prestataire d ment notifi la Banque accompagn de l original du relev d identit bancaire Tout changement de domiciliation bancaire devra tre formellement approuv par la Banque ARTICLE 9 RESPONSABILITE ET PERSONNEL DU PRESTATAIRE 9 1 9 2 Le Prestataire ex cutera les Prestations convenues avec soin diligence et efficacit au mieux selon les r gles de l art et conform ment aux Termes de r f rence Le Prestataire s engage mettre la dispositi
101. taire y compris les sous traitants et leurs employ s dans les locaux de la Banque ou dans le local d entreposage des biens dont il a la garde 10 3 L attestation d livr e par la compagnie d assurance doit pr ciser le montant des garanties pour chaque poste de police et devra tre pr sent e au plus tard trente 30 jours apr s la signature du contrat 10 4 La Banque n est pas responsable des objets appartenant au Prestataire et entrepos s dans ses locaux Il appartient galement au Prestataire de s assurer contre les vols et d tournements de son mat riel et ses effets dans l enceinte des locaux de la Banque La Banque se r serve la facult de requ rir des garanties professionnelles plus tendues et des capitaux plus importants si elle juge la couverture de la police d assurance insuffisante Le Directeur du D partement des Services G n raux et des Achats ou toute personne autoris e cette fin pourra demander tout moment au Prestataire les polices concernant les diverses garanties souscrites conform ment au pr sent contrat ainsi que les attestations prouvant qu il a satisfait ses obligations vis vis de l assureur Le Prestataire devra en apporter la preuve du Prestataire par la d livrance d un exemplaire des polices d assurances souscrites et les quittances de paiement des primes Si le Prestataire ne pr sente pas un quitus des assurances attestant du complet r glement de ses primes la Banque pourra r silier le p
102. tant ou envisag doit satisfaire aux exigences Doit satisfaire aux exigences Sans objet Page 36 sur 71 01 BP 1387 Immeuble CCIA 14eme Etage Bureau 14V Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www atb org CRIT RES DE S LECTION Exigences impos es aux soumissionnaires R ponse du soumissionnaire Observations El ments preuve fournis Entit unique Groupement d entreprises et toute autre forme de partenariat Oui Non Tous partenaires confondus Partenaires individuels Au moins un partenaire compris des notes et declarations de revenus des copies des tats financiers ou d autres documents pour prouver la solidit financi re de l entreprise durant les trois derni res ann es 2011 2012 2013 ou les ann es les plus r centes Si les lois du pays du si ge du soumissionnaire n exigent pas des tats financiers v rifi s le soumissionnaire peut pr senter son bilan certifi par un comptable agr e et appuy par des copies des relev s fiscaux des trois derni res ann es 2011 2012 2013 ou les ann es les plus r centes Le soumissionnaire peut il prouver qu il acc s aux ressources financi res n c ssaires pour assurer les d penses li es au contrat et ses engagements Si oui fournir des l ments de preuve notamment des actifs liquides des actifs immobiliers non engag s des
103. tender afdb org Internet www afdb org Appendice B B1 FORMULAIRE DU BAR ME DES PRIX Prix El ments du co t Unit Qt Unitaire FCFA Prix total HT FCFA Activit 1 TRI ET INVENTAIRE 4 mois Traitement des archives Carton 6000 metre Destruction de documents cube 245 m3 Mat riels et quipements Forfait Autres frais Administratifs supervision administration autres Forfait frais de gestion S Total 1 Activit 2 SCANNING ET INDEXATION 3 mois metre lineaire Scanning et indexation 990 Mat riels et quipements Forfait 1 Autres frais Administratifs supervision administration autres Forfait frais de gestion S Total 2 Total H T FCFA 1Les quantit s sont sur la base d estimatifs et pourront etre reajust es par la Banque 2 Le prix unitaire a indiqu est un prix unitaire global comprenant toutes les charges pour l activit donn e 3Donner la liste de tous les materiels et equipements qui ont permis d etablir ce montant forfaitaire 4Donner le sous details des prix pour ce poste Page 50 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org B1 BAR ME DES PRIX UNITAIRES POUR LES FUTURES ACTIVITES PROJETS Prix El ments du co t Unit Qt Unitaire qu FCFA Activit 1 T
104. ties de l une de ses obligations au Contrat BC b tout v nement ou circonstance impr visible ou in vitable c tout v nement ou circonstance raisonnablement ind pendant de la volont de cette partie et d tout v nement circonstance qui intervient en l absence de faute ou n gligence coupable de cette partie La partie touch e par cette force majeure doit en notifier directement par crit l autre partie et en pr ciser la nature la dur e probable et l tendue de ses effets sur l acquittement de ses obligations au pr sent accord Tant que se poursuit la force majeure les obligations de partie touch e sont suspendues 18 4 Au cas o l v nement justifiant la force majeure retarderait l ex cution du Contrat BC ou de l une quelconque de ses composantes de plus de trente 30 jours l une ou l autre des parties le droit de d clarer BC vit en donnant l autre partie un avis crit Au cas o une disposition du Contrat BC est invalid e ou inex cutable le reste du Contrat BC aura toujours force ex cutoire et cette disposition pourrait tre amend e dans les limites requises en vue de la rendre ex cutoire Le s rapport s sur les produits travaux livrables ainsi que d autres uvres de cr ation du Fournisseur requis le pr sent Contrat BC dont des supports crits graphiques sonores visuels et autres interventions la documentation cr e
105. tins de salaires les d clarations aupr s de la Caisse Nationale de Protection Sociale d claration fiscale imp ts les quittances d assurances et les relev s des primes d assurances et cotisations sociales 1 7 10 Le Prestataire retenu est tenu de justifier d une assurance pour son personnel et d une assurance Responsabilit Civile Professionnelle aupr s d une compagnie d assurance notoirement solvable pour couvrir les risques qu il encourt du fait de son activit dans les locaux de la Banque et des cons quences li es ses prestations Les exigences de la Banque en mati re de courrier officiel doivent avoir la priorit absolue Le Prestataire retenu s engage identifier un m canisme pour r pondre aux urgences de la Banque et fournir des services courrier d urgence en dehors des heures d ouverture normales Le Prestataire retenu s engage mettre la disposition de la Banque un interlocuteur pour la gestion de l ensemble des prestations avec la Banque Cet interlocuteur devra pr senter des statistiques et les rapports suivant une p riodicit convenir d accord parties Il s assurera du niveau de la qualit des services offerts la Banque Au cours des prestations le Prestataire retenu est tenu d assister ou de se faire repr senter par une personne habilit e prendre les d cisions n cessaires en temps voulu toutes les r unions convoqu es par la Banque en sus du Chef d quipe si la Banque le demand
106. tion qui implique les menaces d atteinte la personne aux biens ou la r putation Man uvres frauduleuses signifient une pr sentation inexacte des faits dans le but d influencer le processus de passation ou d ex cution d un march au d triment la Banque et inclut la collusion entre soumissionnaires ou entre des soumissionnaires et des fonctionnaires de la Banque avant ou apr s la soumission des offres en vue de fixer les prix des offres des niveaux artificiels et non comp titifs et de priver la Banque des avantages d une concurrence libre et ouverte Man urvres collusoires signifie une entente entre deux parties ou plus con ue dans un but malhonn te notamment pour influencer ind ment les actions d autres personnes ou entit s Man uvres coercitives signifie porter atteinte ou nuire ou menacer de porter atteinte ou de nuire directement ou indirectement une personne ou ses biens en vue d influer ind ment les actes de ladite personne Page 67 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org Le Prestataire autorise la Banque inspecter ses comptes et registres relatifs l ex cution du Contrat et les faire v rifier par des commissaires aux comptes d sign s par la Banque Toute communication entre le Prestataire et la Banque ayant trait des all gations de fraude corru
107. tions d j couvertes par l assurance des travailleurs du Fournisseur L obligation d finie par le pr sent article reste en vigueur m me au terme du pr sent Contrat BC Le Fournisseur ne doit durant l ex cution du Contrat BC ou tout autre moment ult rieur utiliser ou divulguer de mani re pr judiciable ou incompatible avec les int r ts de la Banque une information quelconque diffusion restreinte ou confidentielle dont il pourrait avoir eu connaissance dans le cadre de l ex cution du pr sent Contrat BC Le Fournisseur ne doit utiliser ni le nom ni l embl me de la Banque Tout litige ou diff rend d coulant de la pr sente commande devra faire l objet d un r glement amiable par voie de n gociation directe La partie faisant tat de l existence d un litige ou diff rend devra d s qu elle a connaissance de l existence de ce litige ou diff rend notifier l autre partie par crit cet crit tant d nomm ci apr s U Avis de Conciliation gt en pr cisant la nature de ce litige ou diff rend et devra aussi fournir toute autre information que l autre partie pourrait raisonnablement exiger Si Le diff rend n est pas r gl dans un d lai de quarante cinq 45 jours compter de r ception de notification de l Avis de Conciliation les parties pourront exiger que le litige ou diff rend soit r gl par arbitrage conform ment au r glement d arbitrage de la commis
108. ts les m mes informations qu aux soumissionnaires Documents composant la proposition Les propositions doivent s accompagner des documents ci apr s d ment remplis et tay s par des pieces et donn es d information requises e Formulaire de la proposition technique et e Formulaire de la proposition financi re D claration de conformit formulaire de pr sentation de la soumission et bar me des prix les soumissionnaires doivent signer la D claration de conformit et le Formulaire de pr sentation de la soumission et renseigner les formulaires du bar me de prix Les formulaires doivent tre remplis sans en modifier le format et le contenu Aucun autre formulaire de remplacement ne sera accept Mat riel de publicit Sauf autorisation express ment notifi e dans la DP les soumissionnaires ne doivent pas joindre aux propositions des brochures ou des documents de commercialisation ou de promotion Les brochures de publicit ne seront pas accept es en tant que r ponses aux questions Les soumissionnaires doivent r pondre int gralement aux questions figurant dans la Satisfaire aux exigences de la Banque 15 1 Sauf disposition contraire les soumissionnaires doivent satisfaire aux exigences de la Banque en respectant le d lai prescrit pour la pr sentation des propositions 15 2 Les r ponses des soumissionnaires doivent tre suffisamment d taill es et accompagn es des pi ces et documents justificatifs
109. vant ou apr s le d p t des offres dans le but de fixer les prix propos s des niveaux artificiels non comp titifs et de priver ainsi la Banque de jouir des avantages d une concurrence libre et ouverte Page 56 sur 71 01 1387 Immeuble CCIA 14 Etage Bureau 14 Abidjan Cote d Ivoire e mail tender afdb org Internet www afdb org 13 1 La p riode d ex cution des Services est celle qui sera indiqu e sur la page de garde du Contrat BC Les r alisations attendues doivent tre livr es la date stipul e par l nonc des travaux joint au pr sent Contrat BC ou celle figurant sur sa la page de garde et elles doivent tre achev es ladite date 13 2 cas o Fournisseur n ex cuterait pas tout ou partie du Contrat BC dans les d lais pr vus la Banque peut sans pr juger de toute autre voie de recours au titre du Contrat BC d falquer du prix du Contrat BC comme dommages int r ts convevus une somme gale 0 5 du prix de La composante retard e pour chaque semaine de retard jusqu son ex cution effective concurrence d une valeur maximale quivalente 5 du prix du Contrat BC Le Fournisseur est responsable de tout dommage r sultant de son action ou de celle de ses agents dont lui m me ou ses agents pourraient tre tenus responsables en vertu des lois en vigueur Le Fournisseur assume pleinement les cons quences financi res de tout dommage

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