Politique linguistiques de la CAI
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1. POLITIQUE LINGUISTIQUE DE LA COMMISSION D ACCES L INFORMATION Politique linguistique de la C A I 2 OBJET Le but de la pr sente politique est de d terminer et de faire conna tre tout le personnel de la Commission de quelle mani re la Charte de la langue fran aise doit s appliquer pour tout ce qui a trait aux activit s propres la Commission Tout en tenant compte des pratiques en vigueur et la lumi re de l expertise acquise cette politique facilitera l application de la loi sur des points o son interpr tation exige des d cisions d ordre administratif CADRE JURIDIQUE ET PORT E Les r gles que pr voit la pr sente politique ont valeur de directive interne et doivent tre respect es par tous les membres du personnel quels que soient leur statut ou leur cat gorie professionnelle Cette politique prend galement en compte la Politique gouvernementale relative l emploi et la qualit de la langue fran aise dans l Administration adopt e par le Conseil des ministres le 12 novembre 1996 d cision n 96 312 de m me que la Politique d achat d cision n 92 066 et la Politique d utilisation du francais dans les technologies de l information d cision n 92 262 PLAN Cette politique comporte cinq parties qui portent respectivement sur la ma trise du fran ais sur la langue des communications institutionnelles des textes et des documents sur les rappo2. Les conf rences et allocutions prononc es par un membre du personnel dans l exercice de ses fonctions sont en fran ais Elles peuvent apr s autorisation tre prononc es dans une autre langue que le fran ais si les circonstances le justifient Les communications crites adress es des soci t s entreprises ou personnes morales tablies au Qu bec sont en fran ais seulement de m me qu un membre d un ordre professionnel ou un candidat un ordre professionnel Les communications crites adress es des personnes morales soci t s ou entreprises l ext rieur du Qu bec peuvent tre r dig es dans une autre langue que le fran ais Quand une communication crite s adresse une personne morale une soci t ou une entreprise dont le si ge est l ext rieur du Qu bec et qui poss de au Qu bec un tablissement une filiale ou une division cette Politique linguistique de la C A I 6 2 2 10 2 2 11 2 2 12 communication doit tre faite en fran ais Elle peut tre accompagn e d une version dans une autre langue pr sent e sur papier en t te et sans signature avec la mention traduction dans la langue vis e Quand un membre du personnel communique par crit avec le gouvernement f d ral ou avec le gouvernement d une province qui a le fran ais comme langue officielle il utilise exclusivement le fran ais Les communications adress es d autres gouver
3. DIRECTIVES 3 21 3 2 2 2 2 3 3 24 323 3 2 6 La premi re langue de contact avec le public au t l phone ou en personne doit toujours tre le fran ais et tout membre du personnel qui a l initiative de la communication avec le citoyen doit d abord s adresser lui en fran ais Le personnel est autoris poursuivre la conversation dans une autre langue la demande de l interlocuteur et si la situation l exige Quand un membre du personnel r pond un interlocuteur qui s est adress lui dans une autre langue que le fran ais il doit d abord v rifier si son interlocuteur comprend le fran ais Il peut poursuivre l change dans l autre langue si la situation l exige Les messages d accueil des r pondeurs t l phoniques ou des bo tes vocales ne sont qu en fran ais Quand un membre du personnel crit une personne physique au Qu bec et qu il a linitiative de la communication 1l utilise toujours uniquement le fran ais S 1l r pond une lettre crite dans une autre langue ou si la lettre est adress e l ext rieur du Qu bec il peut ajouter au texte fran ais une version dans une autre langue avec la mention traduction Les membres du personnel s expriment en fran ais lors des r unions tenues avec des repr sentants d entreprises tablies au Qu bec ils peuvent cependant s exprimer dans une autre langue si l entreprise tablie au Qu bec est
4. ais elles sont traduites en anglais la demande d une partie Les documents d information peuvent tre traduits dans une autre langue pour diffusion l ext rieur du Qu bec L information v hicul e dans le site WEB de la Commission est en fran ais seulement On peut cependant y trouver dans une autre langue des renseignements destin s tre diffus s l ext rieur du Qu bec pourvu que la pr sentation g n rale du site refl te le caract re officiel du fran ais Les contrats et appels d offres faits au Qu bec au nom de la Commission sont en fran ais seulement Dans le cas d un contrat conclu avec une entreprise qui poss de au Qu bec un tablissement une filiale ou une division mais qui a son si ge l ext rieur du Qu bec le texte fran ais peut tre accompagn d une version dans une autre langue les deux versions faisant foi Ils peuvent tre r dig s soit en fran ais soit dans une autre langue la demande du contractant lorsqu ils sont conclus l ext rieur du Qu bec Les articles et communications publi s par des membres du personnel dans l exercice de leurs fonctions sont en fran ais Dans le cas d une revue publi e hors du Qu bec qui n accepte pas de communications r dig es en fran ais le sup rieur imm diat peut autoriser la r daction de la communication dans une autre langue condition qu elle soit accompagn e d un r sum substantiel en fran ais
5. fran ais La Commission s assure que chaque membre du personnel est en mesure d avoir acc s de l assistance linguistique De plus la Commission met la disposition de son personnel sur tous les postes de travail informatis s des outils grammaticaux et lexicaux d aide la r daction Le rapport d activit les communiqu s de presse les politiques et les directives administratives et tout autre document diffus sous la signature de la Commission sont obligatoirement r vis s par les services comp tents 2 COMMUNICATIONS INSTITUTIONNELLES TEXTES ET DOCUMENTS 2 1 2 2 PRINCIPES G N RAUX 2 1 1 Le fran ais est la langue de r daction et de diffusion des textes et des documents 2 1 2 Le fran ais est la langue des communications institutionnelles 2 1 3 La raison sociale de la Commission existe uniquement en fran ais DIRECTIVES 221 De fa on g n rale les textes documents et communications crites de la Commission sont r dig s et diffus s en fran ais Cette r gle s applique galement aux communiqu s de presse sauf circonstances exceptionnelles do Les d cisions quasi judiciaires rendues par la commission peuvent tre r dig es en anglais Si elles sont r dig es en anglais elles doivent tre accompagn es obligatoirement Politique linguistique de la C A I 3 2 2 3 2 2 4 2 29 2 2 6 227 2 2 8 2 29 d une version fran aise Si elles sont r dig es en fran
6. version anglaise au moment de l entr e en vigueur de la pr sente politique doit tre remplac par sa version fran aise d s qu elle devient disponible et toute mise niveau de la version anglaise est exclue par la suite Tous les postes informatis s utilisent le clavier fran ais normalis suivant la norme CAN CSA Z243 200 92 et les quipements informatis s acceptent int gralement les signes diacritiques du fran ais Les messages l cran touchant le fonctionnement du courrier lectronique interne ne sont qu en fran ais Conform ment la Politique d utilisation du fran ais dans les technologies de l information adopt e par le Conseil des ministres d cision n 92 262 la Commission met jour annuellement son plan de francisation des technologies de Pinformation et en fait rapport l Office de la langue fran aise 5 POLITIQUE D ACHAT ET MESURES CONNEXES 5 1 5 2 PRINCIPES G N RAUX 5 1 1 En tant qu organisme public la Commission utilise son pouvoir d achat de mani re favoriser les fournisseurs qui respectent int gralement les exigences de la Charte de la langue fran aise 5 1 2 Lorsque des motifs imp rieux obligent la Commission utiliser un logiciel ou un quipement qui n est pas en fran ais il est tenu de prendre des mesures palliatives pour respecter le droit de son personnel de travailler en fran ais DIRECTIVES CONTRATS ET AVANTAGES 5 2 1 La Commissio
7. 9 Tout contrat ou appel d offres ayant trait l acquisition d un bien par la Commission doit comporter les clauses linguistiques qui figurent en annexe A de la pr sente politique Leur contenu doit tre rappel verbalement le cas ch ant lors d une commande t l phonique EXAMEN DES BIENS LIVR S 5 2 6 Le r ceptionnaire d un bien command par la Commission est tenu de s assurer que le bien livr est conforme aux exigences linguistiques prescrites par le contrat ou par le bon de commande Politique linguistique de la C A I 11 RETOUR L EXP DITEUR 5 2 7 PLAINTES 5 2 8 Si le bien livr n est pas conforme le r ceptionnaire doit retourner le bien l exp diteur Si la d rogation constat e ne touche que des inscriptions figurant de fa on permanente sur le produit lui m me et que l emballage et les documents d accompagnement sont conformes le r ceptionnaire peut conserver le bien avec l autorisation crite de son sup rieur imm diat et sous r serve des points 4 2 4 et 4 2 6 Le gestionnaire concern porte plainte aupr s du Conseil du tr sor l aide du rapport de non conformit pr vu dans le processus d achat gouvernemental si le bien livr n est pas conforme et qu il provient du Fonds des fournitures et de Pameublement Il porte plainte galement contre le fournisseur aupr s de la Commission de la protection de la langue fran aise si l irr gularit con
8. e La Commission pr conise la clart et la pr cision dans la langue de ses textes et documents cette responsabilit incombe aux commissaires et au personnel de la Commission Les commissaires et autres membres du personnel ont le devoir d utiliser un fran ais de qualit dans leurs rapports avec leurs coll gues et avec le public La commission fait conna tre ses nonc s de politiques linguistiques son personnel en assure la mise jour et en labore de nouveaux au besoin Tous les textes ou documents officiels ou destin s la publication doivent tre r dig s avec un souci d efficacit de la communication et dans une langue claire et pr cise Ils doivent respecter les avis de normalisation terminologique et faire usage de la terminologie propos e par l Office de la langue fran aise Politique linguistique de la C A I 4 1 2 3 1 2 4 1 235 Ils doivent galement respecter les avis de la Commission de toponymie portant sur les odonymes et les toponymes afin que les formes correctes soient utilis es entre autres dans l adressage et dans les avis publics Ils doivent tenir compte enfin des termes et expressions propos s par la Commission de terminologie juridique du minist re de la Justice La Commission offre aux membres de son personnel particuli rement ceux dont les fonctions exigent une bonne capacit de communication orale ou crite les moyens n cessaires leur perfectionnement en
9. ifier son inscription des cours de perfectionnement ou entra ner le rejet pur et simple de sa candidature De fa on g n rale la Commission n impose aucune exigence linguistique autre que celle du fran ais comme condition de s lection ou de recrutement de son personnel Lors d un concours tout candidat ayant re u un dipl me d tudes secondaires au Qu bec est r put poss der de la langue anglaise la connaissance pr vue par les programmes de niveau secondaire Aucun quipement y compris le mat riel informatique ne doit tre mis la disposition du personnel si les inscriptions qui y figurent ne sont pas en fran ais si la documentation qui l accompagne n est pas en fran ais ou si son fonctionnement n cessite la connaissance d une autre langue que le fran ais Les appareils d j install s sur les lieux de travail au moment de l entr e en vigueur de la pr sente politique doivent s il y a lieu tre rendus conformes par l ajout d autocollants sauf si les dimensions de l appareil ne le permettent pas ou si les inscriptions sont normalement non visibles par l utilisateur ou encore par tout autre moyen jug appropri par le Politique linguistique de la C A I 9 4 2 5 4 2 6 4 2 7 4 2 8 gestionnaire concern avec l accord du Comit de la politique linguistique Les logiciels mis la disposition du personnel sont en fran ais seulement Tout logiciel d j install en
10. n n accorde aucun contrat et aucun avantage une entreprise qui ne poss de pas un certificat de francisation ou d faut une attestation d application de Politique linguistique de la C A I 10 programme ou d faut une attestation d inscription la condition dans ce dernier cas 1 que cette attestation ait t d livr e moins de 30 mois auparavant et 2 que l entreprise ait transmis l Office de la langue fran aise l analyse de sa situation linguistique si l attestation a t d livr e plus d un an auparavant ENTREPRISES NON VIS ES 3 22 La r gle pr vue par le point 5 2 1 ne s applique pas aux entreprises ayant moins de 50 personnes leur service sauf si elles ont t d sign es en vertu de l article 151 de la Charte LANGUE DES RAPPORTS FOURNIS LA COMMISSION 5 2 3 Tout rapport fourni la Commission dans le cadre d un contrat que ce soit par un individu ou encore par une soci t une entreprise ou par une personne morale doit tre en fran ais et cette exigence doit tre pr vue dans tout contrat EXTENSION DE LA POLITIQUE LINGUISTIQUE AUX COCONTRACTANTS 5 2 4 Tous les contrats de services conclus par la Commission doivent contenir une clause assujettissant la partie contractante la politique linguistique de la Commission notamment en mati re de formation et d quipements servant des activit s de formation CLAUSES LINGUISTIQUES 5 2
11. nements provinciaux sont en fran ais mais elles peuvent tre accompagn es d une version en anglais sur papier sans en t te et sans signature avec la mention translation Quand la communication crite s adresse un gouvernement tranger ou encore une organisation internationale elle s effectue toujours en fran ais Elle peut tre accompagn e d une version dans une autre langue sur papier sans en t te et sans signature avec la mention traduction dans la langue vis e lorsqu elle est adress e un pays un gouvernement une organisation internationale qui n a pas le fran ais comme langue officielle ou comme langue de travail Cette r gle s applique sous r serve des usages internationaux en vigueur Les r gles tablies en mati re de communications crites s appliquent aux communications par courrier lectronique en faisant les adaptations n cessaires Si une version dans une autre langue est admise le fran ais doit conserver son caract re officiel 3 LES RAPPORTS AVEC LE PUBLIC 3 1 PRINCIPES G N RAUX 3 1 1 Dans ses contacts avec le public le personnel de la Commission doit tenir pour acquis que le fran ais est la langue commune au Qu bec On ne doit jamais pr sumer qu une personne d sire qu on s adresse elle dans une autre langue ou qu elle d sire recevoir sa correspondance dans une autre langue que le fran ais Politique linguistique de la C A I 7 3 2
12. rts avec le public sur la langue du travail et sur la politique d achat et les mesures connexes Chaque partie comprend des principes g n raux des directives et des exceptions le cas ch ant Politique linguistique de la C A I 3 COMIT DE LA POLITIQUE LINGUISTIQUE ET PERMANENCE DE LA FRANCISATION Le pr sident assume la responsabilit de l application de la pr sente politique Le comit de la politique linguistique de la Commission constitu en vertu de cette politique tient lieu de comit permanent au sens de la politique gouvernementale Il a pour t che de veiller la permanence de l utilisation du fran ais tous les niveaux de la Commission Au moment de l entr e en vigueur de la pr sente politique il fait l examen de la situation labore un plan de redressement et veille son explication Le comit comprend trois membres d sign s par le pr sident notamment les responsables des achats des communications de l informatique et des technologies de l information Il fait rapport au pr sident Le rapport d activit de la Commission fait tat de l application de la politique linguistique 1 MA TRISE DU FRAN AIS 1 1 1 2 PRINCIPES G N RAUX 1 1 1 DIRECTIVES 1 2 1 1 22 La Commission reconna t que le statut officiel du fran ais impose aux commissaires et aux membres du personnel des obligations particuli res en tant que tribunal administratif et organisme de surveillanc
13. s une autre langue doit tre aussi en fran ais et pr sent e de fa on au moins quivalente Toute documentation accompagnant le produit y compris le mode d emploi ou le manuel d utilisation les instructions de montage le cas ch ant et le certificat de garantie ou autres documents similaires doivent tre en fran ais En cas de d faut l acqu reur se r serve le droit de retourner la marchandise aux frais de lexp diteur de retourner les documents non conformes de diff rer une partie ou la totalit du paiement jusqu ce qu il y ait correction ou sa discr tion de retenir la marchandise jusqu la correction sous r serve de tout autre recours de nature civile ou p nale contre le fournisseur le fabricant ou Pexp diteur 2 Tout fournisseur vis par les articles 135 et suivants de la Charte de la langue est tenu d inclure dans son dossier un certificat de francisation ou une attestation d application de programme d livr s par l Office de la langue fran aise ou d faut 20 une attestation d inscription d livr e par Office de la langue fran aise moins de 30 mois auparavant laquelle doit tre accompagn e d un document d livr par l Office attestant que l entreprise lui a remis l analyse de sa situation linguistique si l attestation a t d livr e plus d un an auparavant 27 octobre 1998
14. stat e n est vis e par aucune exception du R glement sur la langue du Commerce et des affaires R R Q C 11 r 9 01 De plus il est tenu d en informer le Comit de la politique linguistique et la Direction de la francisation celle ci jugera des mesures prendre l gard du fournisseur et l gard du fabricant si ce dernier est tabli au Qu bec QUIPEMENTS ET LOGICIELS NON DISPONIBLES EN FRAN AIS 5 2 9 Dans le cas d un quipement qui n est pas disponible en fran ais sur le march qu b cois et qui est indispensable la poursuite des activit s de la Commission le gestionnaire concern peut autoriser son utilisation pendant une p riode d termin e et par un nombre limit de personnes avec l accord du comit de la politique linguistique Il en va de m me pour un logiciel dont la version fran aise n est pas disponible ou dont la version fran aise n est disponible qu accompagn e d une licence d utilisation en anglais La non disponibilit de ce logiciel ou de cet quipement ne se pr sume pas et doit tre d montr e par les experts consult s la satisfaction du comit qui juge galement des mesures palliatives propos es s il en est DATE D ENTR E EN VIGUEUR Novembre 1998 Politique linguistique de la C A I 12 ANNEXE A l Toute inscription sur le produit lui m me sur son contenant ou sur son emballage doit tre en fran ais et toute inscription qui figure dan
15. une filiale ou une division d une entreprise ayant son si ge l ext rieur du Qu bec et que les repr sentants de celle ci participent galement la r union Dans les r unions avec d autres administrations gouvernementales ou dans le cadre d organisations internationales qui ont le fran ais comme langue officielle de travail le personnel de la Commission s exprime en fran ais Politique linguistique de la C A I 8 4 LA LANGUE DU TRAVAIL 4 1 4 2 PRINCIPES G N RAUX 4 1 1 4 1 2 DIRECTIVES 4 2 1 4 2 2 4 2 3 4 2 4 La langue du travail est le fran ais et chacun des membres du personnel doit tre inform des garanties que pr voit la Charte cet gard La Commission se reconna t la responsabilit en tant qu employeur de veiller ce que son personnel exerce ses fonctions en fran ais et s engage prendre les mesures appropri es Tout candidat une fonction ou un poste qu il s agisse d une nomination d une mutation d une affectation ou d une promotion doit tre soumis une valuation destin e v rifier s il a une connaissance appropri e du fran ais c est dire s il est apte voluer dans un milieu dont la langue de fonctionnement est le fran ais La Commission se r serve en outre le droit d imposer toute personne qui pr sente sa candidature y compris un poste occasionnel un examen de fran ais dont les r sultats pourront just
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