Audit Fournisseur. Vocabulaire
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1. Les produits mat riels ou issus de processus continus sont en g n ral des produits tangibles alors que les logiciels et les services sont en g n ral immat riels La plupart des produits sont constitu s d l ments appartenant diff rentes cat gories g n riques de produits Un produit sera appel mat riel logiciel ou service en fonction de son l ment dominant EXEMPLE L offre produit automobile se compose de mat riels par exemple les pneus de produits issus de processus caract re continu par exemple carburant liquide de refroidissement de logiciels par exemple logiciel de commande du moteur manuel d utilisation et de services par exemple financement ou garantie NOTE 2 Un service est le r sultat d au moins une activit n cessairement r alis e l interface entre le fournisseur et le client et est g n ralement immat riel La prestation d un service peut impliquer par exemple une activit r alis e sur un produit tangible fourni par le client par exemple r paration d une voiture une activit r alis e sur un produit immat riel par exemple une d claration de revenus n cessaire pour d clencher l imp t la fourniture d un produit immat riel par exemple transmission de connaissances la cr ation d une ambiance pour le client par exemple dans les h tels et les restaurants Un software se compose d informations est g n ral2. planifi es et d obtention des r sultats escompt s 25 04 2013 13 14 2 8 Besoin ou attente formul s habituellement implicites ou impos s NOTE 1 Habituellement implicite signifie qu il est d usage ou de pratique courante pour l organisme ses clients et les autres parties int ress es de consid rer le besoin ou l attente en question comme implicite NOTE 2 Un qualificatif peut tre utilis pour d signer un type sp cifique d exigence par exemple exigence relative au produit exigence relative au management de la qualit exigence du client NOTE 3 Une exigence sp cifi e est une exigence qui est formul e par exemple dans un document NOTE 4 Les exigences peuvent provenir de diff rentes parties int ress es Externalisation Op ration consistant pour un organisme confier certains processus un autre organisme NOTE L externalisation est structurelle alors que la sous traitance est conjoncturelle il ny a pas de distinction juridique entre les deux Fonction achat R le dans un organisme consistant mettre en oeuvre les activit s d achat Fonction R le dans un organisme consistant mettre en oeuvre l approvisionnement approvisionne ment Fournisseur Organisme ou personne qui procure un produit EXEMPLE Producteur distributeur d taillant marchand prestataire de service ou d information NOTE 1 Un fournisseur peut tre interne ou externe l organisme NOTE 2 Dans une situation co
3. Audit Fournisseur Vocabulaire D apr s ISO 9000 2000 Principes essentiels et vocabulaire Achat s Acheteur Activit s du processus achat et approvisionnement permettant de d finir le cadre contractuel dans lequel un organisme pourra acqu rir un produit en change d une contrepartie financi re NOTE Dans le cas particulier d achat interne dans un groupe la prestation est g n ralement valoris e Personne responsable de la mise en oeuvre du processus achat et approvisionnement gt et qui notamment a met en oeuvre la politique achat b est responsable des relations avec les fournisseurs NOTE 1 L acheteur est consid r comme un fournisseur par le client auquel est destin le produit achet et comme le client du fournisseur ayant procur ce produit NOTE 2 Bien que l acheteur puisse tre amen approvisionner un produit son r le ne se r duit pas r aliser les approvisionnements NOTE 3 Dans le cadre de ce document le terme approvisionneur n est pas utilis parce qu il ne correspond pas un usage courant dans les organismes Le terme acheteur sera utilis galement pour d signer la personne en charge des activit s d approvisionnement Acteur Personne ou groupe de personnes contribuant au fonctionnement de l organisme et affect par ses r sultats NOTE 1 Les acteurs comprennent les parties prenantes de l organisme NOTE 2 Les acteurs de l organisme sont le s clien
4. aites op rationnels et des ressources aff rentes n cessaires pour atteindre les objectifs qualit efficacit 3 2 14 niveau de r alisation des activit s planifi es et d obtention des r sultats escompt s Concepts relatifs au management 25 04 2013 13 14 8 8 permettant d orienter et de contr ler un organisme en am lioration continue 3 2 13 activit r guli re permettant d accro tre la capacit satisfaire aux exigences ma trise de la assurance de la qualit 3 2 11 pour la qualit seront efficience 3 2 15 rapport entre le r sultat obtenu et les ressources utilis es direction 3 2 7 personne ou groupe de personnes qui oriente et contr le un organisme au plus haut niveau politique qualit 3 2 4 orientations et intentions g n rales d un organisme relatives la qualit telles qu elles sont officiellement formul es par la direction objectif qualit 3 2 5 ce qui est recherch ou vis relatif la qualit am lioration de la qualit 3 2 12 partie du management de la qualit ax e sur l accroissement de la capacit satisfaire aux exigences pour la qualit
5. ement b n fique avec les fournisseurs Mani re sp cifi e d effectuer une activit ou un processus NOTE 1 Les proc dures peuvent ou non faire l objet de documents NOTE 2 Lorsqu une proc dure fait l objet de documents les termes proc dure crite ou proc dure document e sont fr quemment utilis s Le document contenant une proc dure peut tre appel un document de proc dure Ensemble d activit s corr l es ou interactives qui transforme des l ments d entr e en l ments de sortie NOTE 1 Les l ments d entr e d un processus sont g n ralement les l ments de sortie d autres processus NOTE 2 Les processus d un organisme sont g n ralement planifi s et mis en oeuvre dans des conditions ma tris es afin d apporter une valeur ajout e NOTE 3 Lorsque la conformit du produit r sultant ne peut tre imm diatement ou conomiquement v rifi e le processus est souvent qualifi de proc d sp cial Processus comportant des risques valu s importants par rapport des crit res d finis par l organisme 4 8 Produit R sultat d un processus NOTE 1 On s accorde pour reconna tre quatre cat gories g n riques de produits a les produits mat riels par exemple pi ces m caniques de moteur b les logiciels par exemple programme informatique c les services par exemple transport d les produits issus de processus caract re continu par exemple lubrifiant
6. ement immat riel et peut se pr senter sous forme de d marches de transactions ou de proc dure Un produit mat riel est g n ralement tangible et son volume constitue une caract ristique d nombrable Les produits issus de processus caract re continu sont g n ralement tangibles et leur volume constitue une caract ristique continue Les produits mat riels et issus de processus caract re continu sont souvent appel s biens NOTE 3 L assurance de la qualit porte principalement sur le produit intentionnel NOTE 4 En fran ais il n existe pas de terme traduisant le concept contenu dans le terme anglais software Le terme logiciel traduit le terme anglais computer software Programme d audit Qualit Ensemble d un ou plusieurs audits planifi pour une dur e sp cifique et dirig dans un but sp cifique Aptitude d un ensemble de caract ristiques intrins ques satisfaire des exigences NOTE 1 Le terme qualit peut tre utilis avec des qualificatifs tels que m diocre bon ou excellent NOTE 2 intrins que par opposition attribu signifie pr sent dans quelque chose notamment en tant que caract ristique permanente Sous traitance 25 04 2013 13 14 Op ration par laquelle un organisme confie un autre le soin de r aliser selon un cahier des charges pr tabli un produit bien ou service dont il conserve la responsabilit finale NOTE La sous traitance est conjonc
7. ntractuelle le fournisseur peut tre appel contractant Organisme ou personne qui procure un produit NOTE Un fournisseur peut tre interne ou externe l organisme Management Activit s coordonn es pour orienter et contr ler un organisme NOTE En fran ais il ne convient pas d utiliser le terme management pour d signer des personnes c est dire personne ou groupe de personnes ayant les responsabilit s et les pouvoirs n cessaires pour la conduite et la ma trise d un organisme Il est pr f rable d utiliser l expression l encadrement doit ou la direction doit plut t que l expression le management doit Objectif qualit Ce qui est recherch ou vis relatif la qualit NOTE 1 Les objectifs qualit sont g n ralement fond s sur la politique qualit de l organisme NOTE 2 Les objectifs qualit sont g n ralement sp cifi s pour des fonctions et niveaux pertinents dans l organisme Organisme Ensemble d installations et de personnes avec des responsabilit s pouvoirs et relations EXEMPLE Compagnie soci t firme entreprise institution oeuvre de bienfaisance travailleur ind pendant association ou parties ou combinaison de ceux ci 25 04 2013 13 14 3 8 Partie prenante porteur d enjeux Politique achat Politique qualit Preuves d audit Principe de management de la qualit Proc dures Processus critique 25 04 2013 13 14 Personne ou g
8. pas une caract ristique qualit de ce produit processus ou syst me Client C est le principal acteur de l organisme puisque le premier objectif du syst me qualit est de satisfaire les besoins et attentes de ses clients de fa on durable Comp tence Aptitude d montr e mettre en oeuvre des connaissances et savoir faire Conformit Satisfaction d une exigence Contrat d achat R sultat des activit s d achat qui d clenche l approvisionnement Crit res d audit Ensembles de politiques proc dures ou exigences utilis es comme r f rence Demande Support d expression du besoin du client du processus achat et d achat approvisionnement Document Support d information et l information qu il contient EXEMPLE Enregistrement sp cification document de proc dure plan rapport norme NOTE 1 Le support peut tre papier disque informatique magn tique lectronique ou optique photographie ou chantillon talon ou une combinaison de ceux ci NOTE 2 Un ensemble de documents par exemple sp cifications et enregistrements est couramment appel documentation NOTE 3 Certaines exigences par exemple l exigence de lisibilit se rapportent tous les types de documents il peut toutefois y avoir des exigences diff rentes pour les sp cifications par exemple l exigence de ma trise des r visions et les enregistrements par exemple l exigence de r cup ration Niveau de r alisation des activit s
9. roupe de personnes ayant un int r t commun dans les r sultats de l organisme NOTE Dans la norme NF EN ISO 9000 1 les parties prenantes sont identifi es comme tant les clients actionnaires employ s fournisseurs et la Soci t Orientations et intentions g n rales relatives aux achats et approvisionnements d un organisme telles qu elles sont formul es par la direction Orientations et intentions g n rales d un organisme relatives la qualit telles qu elles sont officiellement formul es par la direction NOTE 1 La politique qualit est g n ralement coh rente avec la politique g n rale de l organisme et fournit un cadre pour fixer des objectifs qualit NOTE 2 La politique qualit peut s appuyer sur les principes de management de la qualit Enregistrements nonc s de faits ou autres informations pertinents pour les crit res d audit et v rifiables NOTE Les preuves d audit peuvent tre qualitatives ou quantitatives R gle ou conviction fondamentale pour mener et g rer un organisme dans sa globalit la finalit tant d am liorer es r sultats sur le long terme en se focalisant sur les clients tout en tenant compte des besoins de tous les autres porteurs d enjeux NOTE Huit principes ont t identifi s orientation client leadership implication du personnel approche processus approche syst me am lioration continue approche factuelle partenariat relation mutuell
10. s ou impos s diff rentes exigences pour la qualit pour des produits des processus ou des syst mes ayant la m me utilisation fonctionnelle qualit 3 1 1 aptitude d un ensemble de caract ristiques intrins ques satisfaire des exigences ES capacite 3 1 5 aptitude d un organisme d un syst me ou d un processus r aliser un produit satisfaisant aux exigences relatives ce produit satisfaction du client 3 1 4 perception du client sur le niveau de satisfaction de ses exigences Concepts relatifs la qualit 25 04 2013 13 14 7 8 syst me 3 2 1 deie t ensemble d l ments rO 3 2 6 corr l s ou interactifs RCIMIeS coordonn es pour orienter et contr ler un organisme syst me de management 3 22 syst me permettant d tablir une politique et des objectifs et d atteindre ces objectifs management de la syst me de qualit 3 2 8 management de la gt activit s coordonn es qualit 3 2 3 syst me de management permettant d orienter et de contr ler un organisme en mati re de qualit mati re de qualit planification de la qualit 3 2 9 qualit 3 2 10 partie du management partie du management partie du management de la qualit ax e sur de la qualit ax e sur de la qualit visant la d finition des la satisfaction des donner confiance en objectifs qualit et la exigences pour la ce que les exigences sp cification des qualit processus satisf
11. syst mes de management de la qualit et environnemental sont audit s simultan ment on parle d audit commun Lorsque deux organismes ou plus coop rent pour auditer conjointement un seul audit on parle d audlit joint 25 04 2013 13 14 Organisme qui est audit 1 8 PR Personne ayant la comp tence pour r aliser un audit Caract ristique Trait distinctif NOTE 1 Une caract ristique peut tre intrins que ou attribu e NOTE 2 Une caract ristique peut tre qualitative ou quantitative NOTE 3 Il existe diff rents types de caract ristiques tels que physiques par exemple m caniques lectriques chimiques biologiques sensorielles par exemple odeur toucher go t aspect visuel sonorit comportementales par exemple courtoisie honn tet v racit temporelles par exemple ponctualit fiabilit disponibilit ergonomiques par exemple caract ristique physiologique ou relative la s curit des personnes fonctionnelles par exemple vitesse maximale d un avion Caract ristique Caract ristique intrins que d un produit d un processus ou d un syst me qualit relative une exigence NOTE 1 intrins que signifie pr sent dans quelque chose notamment en tant que caract ristique permanente NOTE 2 Une caract ristique attribu e un produit un processus ou un syst me par exemple le prix d un produit le propri taire d un produit n est
12. t s le s concurrent s le s dirigeant s l es actionnaire s le personnel le s partenaire s fournisseurs la Soci t citoyens Approvisionne ment s Activit s permettant de faire fournir un produit une entit en r ponse la demande de cette entit NOTE 1 Les approvisionnements s effectuent en utilisant les contrats d achat NOTE 2 Dans certains organismes les activit s d achats et d approvisionnements peuvent tre r alis es par des personnes distinctes Processus m thodique ind pendant et document permettant d obtenir des preuves d audit et de les valuer de mani re objective pour d terminer dans quelle mesure les crit res d audit sont satisfaits NOTE Les audits internes appel s parfois audits premi re partie sont r alis s par ou au nom de l organisme lui m me pour des raisons internes et peuvent constituer la base d une auto d claration de conformit Les audits externes comprennent ce que l on appelle g n ralement les audits seconde ou tierce partie Les audits seconde partie sont r alis s par des parties telles que des clients ayant un int r t dans l organisme ou par d autres personnes en leur nom Les audits tierce partie sont r alis s par des organismes externes ind pendants De tels organismes fournissent l enregistrement ou la certification de conformit des exigences comme celles de l ISO 9001 et de l ISO 14001 Lorsque les
13. turelle alors que l externalisation est structurelle il n y a pas de distinction juridique entre les deux 5 8 Strat gie Ensemble des m thodes mises en oeuvre pour appliquer la politique achat d achat EXEMPLE Tous les fournisseurs sont des partenaires est l nonc d une politique achat c est l tat d esprit dans lequel on se doit d tre dans l organisme La strat gie c est l ensemble des m thodes qui sont mises en oeuvre pour conf rer une r alit la politique Syst me de Syst me permettant d tablir une politique et des objectifs et d atteindre ces management objectifs organisme 3 3 1 ensemble d installations et de personnes avec des responsabilit s pouvoirs et relations partie int ress e 3 3 7 organisation 3 3 2 personne o groupe de personnes ayant un int r t ensemble de dans le fonctionnement ou le responsabilit s pouvoirs es ika ardane me et relations entre les 4 personnes client 3 3 5 fournisseur 3 3 6 organisme ou infrastructure 3 3 3 re Sr un produit lt organisme gt d syst me des installations environnement e quipements et services travail 3 3 4 n cessaires pour le ensemble des conditions fonctionnement d un dans lesquelles le travail est organisme effectu Concepts relatifs l organisme 25 04 2013 13 14 6 8 exigence 3 1 2 besoin ou attente gt classe 3 1 3 fomul s habituellement cat gorie ou rang donn aux implicite
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