Mission SIG MEC FADEC NJAMBUR
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1. Lieu date El Hadji DIOP Expert Senior Afrique de l Ouest 2 tage R sidence SIGA Sacr Coeur II Dakar S n gal Monsieur Nous soussign s avons l honneur de vous proposer nos services titre de consultant pour la mission de diagnostic du systeme d information et de gestion de la MEC FADEC NJAMBUR conform ment a votre Demande de propositions en date du date et notre Proposition nos Propositions technique et financi re Vous trouverez ci joint notre Proposition financi re qui s l ve montant en lettres et en chiffres Ce montant est un montant net d imp ts de droits et de taxes que nous avons estim s par ailleurs montant s en lettres et en chiffres Notre Proposition financi re a pour nous force obligatoire sous r serve des modifications r sultant de la n gociation du March jusqu l expiration du d lai de validit de la Proposition c est dire jusqu au date Nous savons que vous n tes tenue tenu d accepter aucune des propositions re ues Veuillez agr er Monsieur l assurance de notre consid ration distingu e Signature du repr sentant habilit Nom et titre du signataire Nom du Consultant Adresse GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi re 29 4B TAT RECAPITULATIF DES COUTS Montant s Proposition financi re hors taxes Imp ts droits taxes2. Pendant cette p riode les consultants doivent garder disposition le personnel sp cialis propos pour la mission Le d Ouvrage fait tout son possible pour mener bien les n gociations dans ces d lais par 6 S il souhaite prolonger la dur e de validit des propositions les consultants qui n y consentent pas sont en droit de refuser une telle prolongation L original de la proposition Proposition technique et Proposition financi re doit tre r dig l encre ind l bile Il ne doit comporter aucun ajout entre les lignes ou surcharge sur le texte m me si ce n est pour corriger les ventuelles erreurs du consultant lui m me toute correction de ce type devant alors tre paraph e par le les signataire s des propositions Un repr sentant habilit du consultant doit parapher toutes les pages de la proposition Son habilitation est confirm e par une procuration crite jointe la proposition Pour chaque proposition les consultants doivent pr parer le nombre d exemplaires indiqu dans les Donn es particuli res La Proposition technique et la Proposition financi re d ment tablies doivent tre envoy es l adresse lectronique indiqu e au plus tard la date et l heure figurant dans les Donn es particuli res Toute proposition re ue apr s l heure limite de soumission des propositions ne sera pas ouverte D s qu est pass e l heure limite de remise des propositions la Proposition
3. et autres charges fiscales Montant total de la Proposition financi re GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 4 Proposition financi re Tableaux types 30 4C VENTILATION DES COUTS PAR ACTIVITE Activit n Activit n Description R mun ration Autres frais Sous total GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 4 Proposition financi re Tableaux types 31 TABLEAU 4 D VENTILATION DE LA REMUNERATION Les informations pr sent es sur ce tableau seront uniquement utilis es pour d finir les montants des paiements au Consultant au titre de services suppl mentaires demand s par le Ma tre d Ouvrage 2 Nom Poste Taux personnel mois Personnel expatri Siege Terrain Personnel local Siegel Terrain 1 Le Tableau 4 D doit tre rempli pour le m me personnel professionnel et d appui figurant sur le Tableau C 2 Le Personnel doit tre indiqu individuellement 3 Les postes du Personnel doivent correspondre ceux indiqu s sur le Tableau 3 C GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 33 Section 5 Termes de r f rence A Contexte La MEC FADEC a t cr e en 1999 avec l appui de l ONG World Vision Elle a obtenu son agr ment en 2000 comme coop rative d pargn
4. gt LE D Fi Perf GRAMEEN CR DIT AGRICOLE evFi Performances ES S SELECTION DE CONSULTANT DOSSIER DE DEMANDE DE PROPOSITIONS MISSION ASSISTANCE TECHNIQUE DIAGNOSTIC SIG MEC FADEC NJAMBUR SENEGAL NOVEMBRE 2013 Avec l appui financier de DDP MECF 01 2013 SEN FA GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA 111 TABLE DES MATI RES Section 1 Lettre d invitation BN el Ue eG ee 5 Section 2 Note d information aux Consultants naeh 7 Section 3 Proposition technique Tableaux 19 Section 4 Proposition financi re Tableaux types 27 Section 5 Termes dere arenas 33 GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 1 Lettre d invitation 5 Section 1 Lettre d invitation Dakar le 25 novembre 2013 Madame Monsieur 1 La Fondation Grameen Credit Agricole a obtenu un financement ci apr s d nomm lt les fonds gt de l Agence fran aise de D veloppement ci apr s d nomm e l Agence gt en vue de financer en partie le co t du Programme d assistance technique de la Facilit Africaine et se propose d utiliser une partie des fonds pour effectuer des paiements autoris s au titre du pr sent March 2 La Fondation sollicite maintenant des propositions en vue de la fourniture des servic
5. technique est ouverte par le comit d valuation La Proposition financi re reste non ouverte Pendant la p riode allant de l ouverture des propositions l attribution du March tout consultant souhaitant prendre contact avec le Ma tre d Ouvrage propos d une question en rapport avec sa proposition doit le faire par crit l adresse indiqu e dans les Donn es particuli res Toute tentative faite par le consultant pour influencer le Ma tre d Ouvrage lors de l valuation de la proposition de la comparaison des propositions o de l attribution du March peut entra ner le rejet de sa proposition Les personnes charg es d valuer les Propositions techniques n ont acc s aux Propositions financi res qu l issue de l valuation technique examen et lt avis de non objection gt ventuels de l Agence compris Le comit d valuation nomm par le Ma tre d Ouvrage en tant que tel et chacun de ses membres titre individuel valuent les propositions sur la base de leur conformit aux Termes de reference a l aide des crit res d valuation des sous crit res en r gle g n rale pas plus de trois par crit re et du syst me de points sp cifi s dans les Donn es particuli res Chaque proposition conforme se voit attribuer un score technique St Une proposition est rejet e ce stade si elle ne satisfait pas des aspects importants des Termes de r f rence ou n atteint pas le score technique minimum sp ci
6. Identifier les donn es et rapports qui doivent tre produits pour permettre l institution d avoir un suivi satisfaisant fiable et jour de ses activit s cr dit et pargne ainsi que sa situation financi re et comptable Cet exercice sera r alis en r f rence aux exigences d information de l autorit de supervision et des meilleures pratiques internationales en microfinance Proposer un planning d intervention notamment un agenda des entretiens et des visites terrain r aliser une fois sur le terrain en r f rence aux informations fournies sur le personnel actuel de l institution une Directrice G n rale un Responsable Financier et Comptable un Auditeur Interne cinq agents de cr dit couvrant les localit s de Sagatta G oul Louga Thieppe et K b mer des caissi res etc C 2 Pendant la mission terrain Proc der l inventaire de l infrastructure et du mat riel informatique utilis au sein de l institution Faire une identification claire et pr cise de la cha ne de production de traitement et d archivage de l information au sein de l institution Mener des entretiens avec le personnel de la MEC FADEC au niveau de la direction et au niveau des agences pour avoir une parfaite compr hension de l organisation de l institution la gestion de ses op rations les informations produites et trait es dans le suivi op rationnel le processus de production de l information comptable et financi re etc Fa
7. Tableau 3B indique le contenu de cette section Le plan de travail doit tre conforme au calendrier de travail Tableau 3F qui indiquera sous forme de graphique barre le calendrier de chacune des activit s Ce descriptif ne doit normalement pas d passer 10 pages y compris les graphiques diagrammes commentaires et suggestions sur les Termes de r f rence le cas ch ant ii La composition de l quipe propos e par sp cialit ainsi que les t ches qui sont confi es chacun de ses membres et leur calendrier Tableau 3C iii Des curriculum vitae r cemment sign s par le personnel sp cialis propos et le repr sentant du consultant habilit a soumettre la proposition Tableau 3D Parmi les informations cl s doivent figurer pour chacun le nombre d ann es d exp rience du consultant et l tendue des responsabilit s exerc es dans le cadre de diverses missions au cours des dix 10 derni res ann es iv Les estimations des apports de personnel n cessaires a l accomplissement de la mission justifi es par des diagrammes barres indiquant le temps de travail pr vu pour chaque cadre de l quipe Tableaux 3E v Une description d taill e de la m thode de la dotation en personnel et du suivi envisag s pour la formation si les Donn es particuli res sp cifient que celle ci constitue un l ment important de la mission vi Le calendrier des activit s Tableau 3F La Proposition technique ne doit
8. Expert Senior Afrique de l Ouest 2 tage R sidence SIGA Sacr Coeur II Dakar S n gal Monsieur Nous soussign s avons l honneur de vous proposer nos services titre de consultant pour la mission de diagnostic du systeme d information et de gestion de la MEC FADEC NJAMBUR conform ment a votre Demande de propositions en date du date et a notre Proposition Nous vous soumettons par les pr sentes notre Proposition qui comprend cette Proposition technique et une Proposition financi re s par e Si les n gociations ont lieu pendant la p riode de validit de la Proposition c est a dire avant le date nous nous engageons n gocier sur la base du personnel propos ici Notre Proposition a pour nous force obligatoire sous r serve des modifications r sultant de la n gociation du March Nous savons que vous n tes tenu d accepter aucune des propositions re ues Veuillez agr er Monsieur l assurance de notre consid ration distingu e Signature du repr sentant habilit Nom et titre du signataire Nom du Consultant Adresse GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition technique 21 3B DESCRIPTION DE LA CONCEPTION DE LA METHODOLOGIE ET DU PLAN DE TRAVAIL PROPOSES POUR ACCOMPLIR LA MISSION La conception technique la m thodologie et le plan de travail sont les l ments essentiels de la Proposition techni
9. F 01 2013 SEN FA Novembre 2013
10. ations GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Un Plan d action d taill mettre en uvre pour am liorer la situation constat e F Indications suppl mentaires La dur e globale de la mission ne devrait pas d passer 15 jours ouvr s qui pourraient tre r partis la discr tion du Consultant et id alement 2 3 jours ouvr s de pr paration avant le d placement sur le terrain 5 7 jours ouvr s d intervention sur le terrain et 3 5 ouvr s de r daction des documents livrer et d change avec les parties concern es soci t de d veloppement de NAFA Expert R gional Facilit Africaine etc La phase terrain de la mission devra avoir lieu dans la r gion de Louga et ne peut en aucun cas tre inf rieur 5 jours Le Consultant devra visiter le si ge de l institution mais galement l ensemble des cinq agences que compte le r seau La phase terrain devra tre achev e le vendredi 31 d cembre 2013 au plus tard L ensemble des livrables devra tre envoy le 20 janvier 2013 au plus tard Par ailleurs le Consultant ne doit pas avoir t impliqu dans la s lection l installation la gestion et la maintenance de NAFA au sein de la MEC FADEC Il ne doit galement avoir aucun int r t financier ou une relation commerciale avec la soci t ditrice du logiciel NAFA GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MEC
11. comporter aucune information financi re La Proposition financi re doit tre tablie au moyen des Tableaux types Section 4 Elle num re tous les co ts aff rents la mission de mani re forfaitaire La Proposition financi re doit pr senter s par ment les imp ts droits y compris cotisations de s curit sociale taxes et autres charges fiscales applicables dans le pays du Ma tre d Ouvrage en vertu de la l gislation en vigueur sur les consultants les sous traitants et leur personnel autre que les ressortissants ou r sidents permanents du pays du Ma tre d Ouvrage Les consultants peuvent libeller le prix de leurs services dans la ou les monnaie s indiqu e s dans les Donn es particuli res Les commissions et primes ventuellement r gl es ou devant tre r gl es par les consultants en rapport avec la mission sont pr cis es dans la lettre de soumission de la Proposition financi re Section 4A Les Donn es particuli res indiquent combien de temps les propositions GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants 12 4 Soumission 4 1 r ception et ouverture des propositions 4 2 4 3 4 4 4 5 5 valuation des propositions G n ralit s 5 1 5 2 valuation des 5 3 Propositions techniques Ouverture et 5 4 valuation des doivent demeurer valides compter de la date limite de soumission
12. diction de participer aux march s financ s par l Agence pour une p riode d termin e par l Agence 1 10 L Agence se r serve le droit lorsqu il a t tabli par un organisme national ou international qu une firme s est livr e la corruption ou la fraude de d clarer cette firme in ligible pour une p riode donn e aux march s financ s par l Agence 1 11 L Agence aura le droit de faire inclure dans les March s financ s par l Agence une disposition par laquelle les consultants autorisent l Agence inspecter leurs comptes et registres relatifs l ex cution du March et les faire v rifier par des commissaires aux comptes d sign s par l Agence Normes 1 12 Les consultants s engagent environnementales i respecter et faire respecter par l ensemble de leurs sous traitants en et sociales coh rence avec les lois et r glements applicables dans le pays o est r alis le projet les normes environnementales et sociales reconnues par la communaut internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l Organisation Internationale du Travail OIT et les conventions internationales pour la protection de l environnement ii appliquer le cas ch ant les mesures d att nuation des risques environnementaux et sociaux telles que d finies dans le plan de gestion environnemental et social ou dans la notice d impact environnemental et social fourni e par le Ma tre d Ouvrage Proposition uniq
13. e et de cr dit Avec 5 branches elle couvre plusieurs localit s de la r gion de Louga ou elle propose des produits et services financiers une client le d agriculteurs de commer ants et de salari s Au 30 juin 2013 l institution comptait 1 563 emprunteurs actifs pour un encours de cr dit de 573 kEUR L institution a t s lectionn e comme b n ficiaire de la Facilit Africaine lanc e en Mars 2013 par la Fondation Grameen Cr dit Agricole avec l appui financier de l Agence Fran aise de D veloppement Ce programme cible des institutions de taille moyenne ayant un potentiel de d veloppement mais pr sentant des faiblesses qui ne les rendent pas encore ligibles au financement de la Fondation selon ses crit res actuels Ainsi le dispositif entend mettre la disposition de ces IMF un pr t associ un programme d assistance technique afin d accompagner leur d veloppement institutionnel et largir la port e de leurs activit s et leur permettre terme de devenir ligibles au financement de la Fondation Lors de la mission de due diligence r alis e aupr s de l institution en mars 2013 il a t constat que la cha ne de production de l information n tait pas optimis e En particulier l utilisation du logiciel adopt par l institution en 2012 ne permettait pas de produire une information exhaustive jour et fiable Les insuffisances relev es taient en partie li es au d veloppement du syst me et
14. en partie li es aux capacit s de ses utilisateurs au sein de l institution Des dispositions avaient t prises en relation avec le d veloppeur du syst me pour corriger les insuffisances relev es mais le traitement de l information n est toujours pas parfaitement efficient au sein de l institution B Objectifs g n raux de la mission La mission objet des pr sents termes de r f rence a pour objectifs g n raux de Faire un tat des lieux complet de la cha ne de production de l information de suivi des activit s et de production des tats financiers au sein de la MEC FADEC Il s agit de la description critique o De l infrastructure et des quipements informatiques inventaire du mat riel logiciels serveurs etc disponibles au siege de l institution et au sein de son r seau constitu de cinq agences o Du processus de collecte d enregistrement de traitement et d archivage des donn es au niveau de chaque agence et au niveau du si ge de la MEC FADEC o Dela fonction du r le et des actions r alis es par les diff rents agents intervenant dans la cha ne de production de l information au sein de l institution Mener une analyse approfondie de la fonctionnalit du logiciel en r f rence aux termes contenus dans le contrat de licence et de prestation de services mais galement au regard des besoins en information de l institution pour le suivi de ses op rations l information de ses dirigeants et le re
15. es de consultants ci apr s Mission de diagnostic du Syst me d Information de la MEC FADEC NJAMBUR Pour de plus amples renseignements sur les services en question veuillez consulter les Termes de r f rence la Section 5 du document 3 Un Consultant sera choisi par la m thode de s lection fond e sur la qualit et le co t lt SFOC gt et conform ment aux proc dures d crites dans la pr sente DP 4 La pr sente DP comprend les sections suivantes Section 1 La pr sente Lettre d invitation Section 2 Note d information aux consultants Section 3 Proposition technique Tableaux types Section 4 Proposition financi re Tableaux types Section 5 Termes de r f rence 5 Veuillez avoir l obligeance de nous faire savoir d s r ception a que vous avez re u cette lettre d invitation et b si vous soumettrez une proposition seul ou en association Veuillez agr er Madame Monsieur l assurance de ma consid ration distingu e El Hadji DIOP Senior Expert for Western Africa GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants Donn es particuli res 7 Section 2 Note d information aux Consultants 1 Introduction 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 Conflit d int r ts 1 6 Le Ma tre d Ouvrage nomm dans les Donn es particuli res procede la s lection d un Consultant par appel d offres ouvert conf
16. est le suivant valeurs indicatives Points i Exp rience des consultants pertinente pour la mission 5 10 ii Conformit aux Termes de r f rence du plan de travail et de la m thode propos s 20 50 iii Qualifications et comp tence du personnel cl pour la mission 30 60 iv Qualit du programme de transfert de connaissances formation optionnel o 10 v Participation locale en termes de repr sentation des nationaux parmi le personnel cl propos par les soci t s trang res et locales maximum ao points optionnel o 10 Total 100 Le nombre de points attribu pour chaque sous crit re d valuation des qualifications du personnel est le suivant Points i Qualifications d ordre g n ral 20 30 ii Pertinence pour le projet 50 60 iii Exp rience de la r gion et connaissance de la langue zo 20 Total 100 Le score technique minimum requis est de indiquer le nombre de points 70 points GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants Donn es particuli res 17 5 7 5 8 6 1 7 2 Monnaie utilis e pour la conversion des prix Euro Date utilis e pour les taux de change 25 novembre 2013 Source des taux de change officiels Banque Centrale de Etats de l Afrique de l Ouest BCEAO La formule utilis e pour tablir les scores financiers est la suivante Sf
17. f combin s apr s introduction de pond rations T tant le poids attribu a la Proposition technique et P le poids accord a la Proposition financi re T P tant gal 1 comme indiqu dans les Donn es particuli res S StXT Sf x Le Consultant ayant obtenu le score technique et financier combin le plus lev est invit des n gociations Les n gociations ont lieu l adresse indiqu e dans les Donn es particuli res par t l phone ou Skype l objectif tant de parvenir un accord sur tous les points et de signer un March Les n gociations comportent une discussion de la Proposition technique de la m thodologie propos e plan de travail et de toute suggestion faite par le consultant pour am liorer les Termes de r f rence Le Ma tre d Ouvrage et le Consultant mettent ensuite au point les Termes de r f rence finaux et les diagrammes barres indiquant les activit s le personnel utilis et le temps pass sur le terrain et au si ge le temps de travail en mois les aspects logistiques et les conditions d tablissement des rapports Le plan de travail et les Termes de r f rence finaux qui ont t convenus sont ensuite int gr s la Description des services qui fait partie du March Le cas ch ant les n gociations financi res visent pr ciser les obligations fiscales du Consultant dans le pays du Ma tre d Ouvrage et la mani re dont elles sont prises en compte dans
18. fi dans les Donn es particuli res A l issue de l valuation de la qualit technique le Ma tre d Ouvrage procede l ouverture et l valuation des offres financi res GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants 13 Propositions financi res 6 N gociations N gociations techniques N gociations financi res Disponibilit du personnel cl 5 5 5 7 6 3 6 4 Le comit d valuation convertit les prix exprim s en diverses monnaies dans la monnaie sp cifi e dans les Donn es particuli res Les taux de change officiels utilis s cet effet fournis par la source indiqu e dans les Donn es particuli res sont ceux de la date sp cifi e dans les Donn es particuli res L valuation est faite sans tenir compte des imp ts droits taxes et autres charges fiscales dus au titre de la l gislation du pays et applicables aux consultants trangers et non r sidents et dus au titre du March sauf exon ration et estim s conform ment au paragraphe 3 7 S agissant de la S lection qualit co t la Proposition financi re la moins disante Fm re oit un score financier Sf de 100 points Les scores financiers Sf des autres Propositions financi res sont calcul s comme indiqu dans les Donn es particuli res Les propositions sont class es en fonction de leurs scores technique St et financier S
19. ibu une fois les n gociations men es a bien Le Ma tre d Ouvrage avise alors dans les meilleurs d lais les autres consultants ayant soumis une offre que leur proposition n a pas t retenue Le Consultant est cens commencer sa mission la date et au lieu sp cifi s dans les Donn es particuli res Aucun renseignement concernant l valuation des propositions et les recommandations d attribution ne doit tre communiqu aux consultants ayant soumis une proposition ou toute autre personne n ayant pas qualit pour participer la proc dure de s lection tant que l attribution du March n a pas t notifi e au Consultant gagnant GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 14 Section 2 Note d information aux Consultants Donn es particuli res 15 Clause du texte 1 1 1 2 1 3 3 1 3 3 3 4 3 8 Note d information aux consultants DOoNNEES PARTICULIERES Nom du Ma tre d Ouvrage Grameen Credit Agricole Microfinance Foundation repr sent e par Monsieur El Hadji DIOP Expert Senior Afrique de l Ouest Mode de s lection S lection fond e sur la qualit et le coUt SFOC Nom objectifs et description de la mission Mission de diagnostic du Systeme d information de la MEC FADEC NJAMBUR Le Maitre d Ouvrage fournit les intrants suivants _ Le contrat sign avec le d veloppeur du logiciel NAFA le manuel d utilisatio
20. insi que toute GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants entreprise qui lui est affili e ne sont admis ult rieurement fournir des biens r aliser des travaux ou assurer des services autres que des services de conseil en continuation de la mission de conseil initiale b Les consultants ainsi que toute entreprise qui leur est affili e ne peuvent tre engag s pour une mission qui par sa nature risque de s av rer incompatible avec une autre de leurs missions c Un Consultant y compris son personnel et ses Sous traitants qui a des relations d affaires ou personnelles avec un membre des services du d ouvrage participant directement ou indirectement i l laboration des Termes de r f rence de la mission ii la s lection en vue de cette mission ou iii la surveillance du March ne peut se voir attribuer le March moins que le conflit d coulant de cette relation n ait t r solu la satisfaction de l Agence au cours du processus de s lection et de l ex cution du Contrat 1 6 2 Les Consultants ont l obligation d informer le Ma tre d ouvrage de toute situation pr sente ou possible de conflit d int r t qui risquerait de les mettre dans l impossibilit de servir au mieux l int r t du Ma tre d ouvrage ou qui pourrait raisonnablement tre interpr t e comme ayant cet effet Faute d informe
21. ire une revue critique des fonctionnalit s du logiciel et son utilisation au sein de l institution Cette revue sera r alis e la lumi re des termes de r f rences contenu dans le contrat de prestation du d veloppeur du syst me des besoins propres de production d information de la MEC FADEC et des exigences de reporting aux autorit s de supervision DRS BCEAO etc Proc der une analyse de la capacit des agents a utiliser le syst me de mani re satisfaisante avec une identification des besoins en renforcement de comp tences des agents concern s Ces analyses devraient permettre de mettre en vidence la sous utilisation ou l utilisation imparfaite des fonctionnalit s critiques du systeme Mener une valuation de la s curit de production et de traitement des donn es installation des ordinateurs serveurs acces aux donn es sauvegardes des donn es lectroniques etc GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Analyser les insuffisances li es la mise en conformit aux recommandations et instructions de la BCEAO en r f rence la r glementation en vigueur au S n gal Identifier et lister les besoins en information pour un suivi satisfaisant des op rations et la pr sentation de la situation financi re de l institution dans un document clair et facile comprendre Animer le dernier jour de la mission terrain une session de re
22. le March Ayant fond son choix du Consultant entre autres sur une valuation du personnel sp cialis propos le Maftre d Ouvrage entend n gocier le March sur la base des experts dont le nom figure dans la proposition Pr alablement a la n gociation du March le d Ouvrage exige l assurance que ces experts sont effectivement disponibles Il ne prend en consid ration aucun remplacement de ce personnel durant les n gociations moins que les deux parties ne conviennent que ce remplacement a t rendu in vitable par un trop grand retard du processus de s lection ou que ces remplacements sont indispensables la r alisation des objectifs de la mission Si tel n est pas le cas et s il est tabli que le Consultant a propos une personne cl sans s tre assur de sa disponibilit le Consultant peut tre disqualifi GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants Conclusions des 6 5 n gociations 7 Attribution du 7 1 7 2 8 Confidentialit 8 1 Les n gociations s ach vent par un examen du projet de conclusion des n gociations le Ma tre d Ouvrage et le Consultant paraphent le March convenu Si les n gociations chouent le Ma tre d Ouvrage invite le Consultant dont la proposition a t class e en deuxieme position des n gociations Le March est attr
23. n du logiciel NAFA actuellement utilis les rapports du personnel de l institution ou de consultants externes sur les fonctionnalit s du systeme et les insuffisances relev es les correspondances chang es avec le d veloppeur du syst me et tout document disponible qui pourrait tre utile la bonne conduite de la mission Des claircissements peuvent tre demand s jusqu ____ 2 deux jours avant la date de soumission Les demandes d claircissement doivent tre exp di es l adresse suivante DevFi Performances 2 tage R sidence Siga Sacr Coeur Il Dakar S n gal Email _ ediop devfi performances com elhadji dio ahoo fr ami facilit africaine credit agricole sa fr _ Les propositions seront soumises dans la langue suivante __Francais____ i Le nombre de jours de travail de personnel sp cialis n cessaires la mission est estim 15 jours ii Le personnel cl doit poss der au minimum l exp rience suivante 5 ann es d exp rience dans le secteur de la microfinance et avoir valu au moins deux syst mes d information dans ce secteur v Langue s de r daction des rapports aff rents la mission Fran ais vii La formation constitue un l ment important de cette mission Oui Les conclusions du rapport de diagnostic permettront d orienter la conception du contenu des modules de formation du personnel en vue de corriger les insuffisances relev es La c
24. nt Les prestataires assument seuls les cons quences ventuelles des impay s et des litiges pouvant survenir dans le cadre de leurs relations avec le b n ficiaire du financement Les changes pouvant survenir entre toute personne autre que le b n ficiaire du financement et l Agence dans le cadre d un projet ne constituent pas et ne doivent pas tre interpr t s comme pouvant constituer un engagement ou une stipulation de l Agence en faveur de cette personne ou envers tout tiers L Agence exige des consultants qu ils fournissent des conseils professionnels objectifs et impartiaux qu en toutes circonstances ils d fendent avant tout les int r ts du Ma tre d Ouvrage sans faire entrer en ligne de compte l ventualit d une mission ult rieure et qu ils vitent scrupuleusement toute possibilit de conflit avec d autres activit s ou avec les int r ts de leur soci t Les consultants ne doivent pas tre engag s pour des missions qui seraient incompatibles avec leurs obligations pr sentes ou pass es envers d autres Ma tres d Ouvrage ou qui risqueraient de les mettre dans l impossibilit d ex cuter leur t che au mieux des int r ts du Ma tre d Ouvrage 1 6 1 pr judice du caract re g n ral de cette r gle les consultants ne sont pas engag s dans les circonstances stipul es ci apr s a Un bureau d tudes engag pour fournir des services de conseil en vue de la pr paration ou de l ex cution d un projet a
25. omposante du prix correspondant des d penses locales doit tre libell e en Euro et si n cessaire dans la monnaie nationale FCFA Le Soumissionnaire qui compte engager des d penses dans d autres monnaies pour la r alisation des prestations d nomm es monnaies trang res ci apr s et dans le March indiquera en Euro le montant de l offre n cessaire pour couvrir les besoins en monnaies trang res GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants Donn es particuli res 16 3 10 Les propositions doivent demeurer valides __6o__ jours apr s la date de soumission 4 3 Les consultants doivent soumettre une version lectronique de chaque proposition 4 5 Les propositions doivent tre soumises au plus tard l adresse la date et l heure suivantes _ ediop devfi performances com elhadji diop yahoo fr ami facilit africaine credit agricole sa fr ____au plus tard le 10 d cembre 10 H heure locale de Dakar GMT 5 1 Tout compl ment d information au Maitre d Ouvrage doit tre envoy l adresse suivante __ DevFi Performances 2 tage R sidence Siga Sacr Coeur Il Dakar S n gal Email _ediop devfi performances com elhadji diop yahoo fr ami facilit africaine credit agricole sa fr 5 3 Le nombre de points attribu pour chaque crit re et sous crit re d valuation
26. onnel sp cialis propos soit compos en majorit de salari s permanents du consultant ou entretienne avec lui de longue date une relation de travail stable iii Le personnel sp cialis propos doit poss der au minimum l exp rience indiqu e dans les Donn es particuli res qu il aura de pr f rence acquise dans des conditions de travail analogues celles du pays o doit se d rouler la mission iv Il ne peut tre propos au Ma tre d Ouvrage un choix de personnel sp cialis et il n est possible de soumettre qu un curriculum vitae CV par poste v Les rapports que doivent produire les consultants dans le cadre de la pr sente mission doivent tre r dig s dans la les langue s stipul e s dans les Donn es particuli res Il est souhaitable que le personnel du consultant ait une bonne connaissance pratique de la langue nationale du Ma tre d Ouvrage La Proposition technique fournit les informations suivantes a l aide des Tableaux joints Section 3 GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants 11 3 5 Proposition 3 6 financi re 3 7 3 8 3 9 3 10 i un descriptif de la conception de la m thodologie et du plan de travail propos s pour ex cuter la mission sur les sujets suivants l approche technique et la m thodologie le plan de travail l organisation et les affectations du personnel Le
27. orm ment la m thode de s lection sp cifi e dans les Donn es particuli res Les consultants sont invit s soumettre une proposition technique et une proposition financi re pour la mission d sign e dans les Donn es particuli res La proposition servira de base aux n gociations du March et terme au March sign avec le Consultant retenu Le Ma tre d Ouvrage fournit les intrants sp cifi s dans les Donn es particuli res aide le Consultant obtenir les licences et permis n cessaires la prestation des services et fournit les donn es et rapports aff rents aux projets pertinents Veuillez noter que i les co ts de l tablissement de la proposition et de la n gociation du March ne sont pas consid r s comme des co ts directs de la mission et ne sont donc pas remboursables et que ii le Ma tre d Ouvrage n est nullement tenu d accepter l une quelconque des propositions qui auront t soumises L Agence ne finance les projets qu ses propres conditions qui sont d termin es par sa convention de financement Il ne peut exister de lien de droit entre l Agence et toute personne autre que le b n ficiaire de son financement L Agence pourra tre conduite suspendre ou arr ter d finitivement les versements dans le cadre d un projet sans que les prestataires en soient pr alablement inform s et qu ils puissent lui opposer un droit direct sur les sommes devant le cas ch ant provenir de ce financeme
28. porting aux autorit s de supervision Direction de la R glementation et de la Supervision des SFD DRS et Banque Centrale des Etats de l Afrique de l Ouest BCEAO GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Sur cette base des recommandations seront formul es par le Consultant dans un Plan d action clair et adapt pour guider la collaboration avec la soci t d veloppeur du syst me afin de corriger les insuffisances relev es action entreprise mais am liorer dans la conception du syst me et formuler un programme de mise niveau des agents pour leur permettre d utiliser correctement le syst me dans leurs t ches op rationnelles et la prise de d cision strat gique C Activit s mener dans le cadre de la mission 1 Avantla mission terrain S informer sur le fonctionnement op rationnel de la FADEC offre de services caract ristiques du cr dit individuel notamment aux salari s et du cr dit de groupe etc et les diff rentes tapes d am lioration de son syst me d information Projet de mise en r seau soutenu par TERRAFINA partir de 2009 utilisation de l application GESMUT sur la p riode interm diaire s lection et utilisation du logiciel NAFA partir de 2012 contenu du contrat de services valuation du syst me disponible faiblesses d cel es et actions correctives r alis es etc sur la base de la documentation qui sera fournie
29. que Il est sugg r de pr senter la Proposition technique 10 pages maximum y compris les tableaux et graphiques divis e en trois chapitres a Conception technique et m thodologie b Plan de travail et c Organisation et personnel a Conception technique et m thodologie Dans ce chapitre il vous est sugg r d expliquer la mani re dont vous envisagez les objectifs de la mission la conception des services la m thodologie pour ex cuter les activit s et obtenir les r sultats attendus et le d tail de ceux ci Vous devrez mettre en relief les probl mes r soudre et leur importance et expliquer la conception technique que vous adopterez pour ce faire Vous devrez en outre expliquer la m thodologie que vous avez l intention d adopter et sa compatibilit avec la conception propos e b Plan de travail Dans ce chapitre vous proposerez les principales activit s que comprend la mission leur nature et dur e chelonnement et interrelations les jalons y compris les approbations interm diaires de l Autorit contractante et les dates de pr sentation des rapports Le plan de travail propos doit tre compatible avec la conception technique et la m thodologie montrer que les Termes de r f rence ont t compris et peuvent tre traduits en un plan de travail pratique Une liste des documents finaux y compris les rapports croquis et tableaux qui constituent le produit final doivent tre inclus dans ce chapitre Le Calend
30. r le Ma tre d ouvrage sur l existence de telles situations le Consultant pourra tre disqualifi ou son contrat r sili Fraude et corruption 1 7 L Agence dans le cadre des March s qu elle finance a pour principe d exiger des Ma tres d Ouvrage et des b n ficiaires de ses financements comme des consultants le respect des normes d thique les plus strictes lors de la s lection des consultants et de l ex cution desdits March s 1 8 En application de ce principe l Agence d finit les expressions ci dessous de la fa on suivante i est coupable de corruption quiconque promet offre donne sollicite ou accepte directement ou indirectement un quelconque avantage en vue d influencer l action d un agent public au cours de l attribution ou de l ex cution d un march ii se livre des man uvres frauduleuses quiconque d forme ou d nature des faits afin d influencer l attribution ou l ex cution d un march iii pratiques collusoires gt d signent toute forme d entente entre deux ou plusieurs soumissionnaires que le Ma tre d Ouvrage en ait connaissance ou non visant maintenir artificiellement les prix des offres des niveaux ne correspondant pas ceux qui r sulteraient du jeu de la concurrence iv pratiques coercitives d signent toute forme d atteinte aux personnes ou leurs biens ou de menaces leur encontre afin d influencer leur action au cours de l attribution ou de l ex cu
31. re 25 3E CALENDRIER DU PERSONNEL SPECIALISE D Mois sous forme de diagramme barres Poste fournir activit s 10 11 12 Nombre de mois Sous total 1 Sous total 2 Sous total 3 Sous total 4 Temps plein 000 Temps partiel es Rapports fournir Dur e des activit s Signature Repr sentant habilit Nom Titre Adresse GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition technique 26 3F CALENDRIER DES ACTIVITES PROGRAMME DE TRAVAIL A Enqu te sur le terrain et l ments tudier Mois a compter du d but de la mission Activit Ach vement soumission des rapports Rapport initial Rapports d avancement a Premier rapport d avancement b Deuxi me rapport d avancement GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi re 4A 4B 4C 4D 27 Section 4 Proposition financi re Tableaux types Lettre de soumission de la Proposition financi re tat r capitulatif des co ts Ventilation des co ts par activit Ventilation de la r mun ration GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 4 Proposition financi re Tableaux types 28 4A LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION FINANCIERE
32. rier du Personnel Section 3 E doit tre compatible avec le Programme de Travail Section 3 F c Organisation et personnel Dans ce chapitre vous proposerez la structure et la composition de votre quipe Vous donnerez la liste des principales disciplines repr sent es le nom de l expert responsable et une liste du personnel technique et d appui propos GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi re 22 COMPOSITION DE L EQUIPE ET RESPONSABILITES DE SES MEMBRES 1 Personnel technique Attribotions GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi re 23 3D MODELE DE CURRICULUM VITAE CV DU PERSONNEL SPECIALISE PROPOSE Poste Nom du consultant Nom de l employ Profession Date de naissance Nombre d ann es d emploi par le Consultant ___Nationalit Affiliation a des associations groupements professionnels Attributions sp cifiques Principales qualifications En une demi page environ donner un apercu des aspects de la formation et de l exp rience de l employ les plus utiles ses attributions dans le cadre de la mission Indiquer le niveau des responsabilit s exerc es par lui elle lors de missions ant rieures en en pr cisant la date et le lieu Formation un quart de page environ r
33. stitution pour pr senter les principaux constats r alis s lors de la mission terrain ainsi que les recommandations pr liminaires pour poursuivre l utilisation du logiciel Le Consultant pr voira une rencontre avec les responsables de la soci t ditrice du syst me a Dakar afin d appr cier la qualit de leur collaboration avec l institution et obtenir des informations sur les insuffisances relev es et les actions entreprises Lors de cette rencontre il cherchera valuer la capacit des agents de la soci t apporter des r ponses satisfaisantes aux pr occupations de la MEC FADEC sur les anomalies d cel es et ses besoins d am liorations futures C 3 Apr s la mission terrain R diger un rapport clair et pr cis qui pr sente la situation mat rielle de gestion de l information au sein de la MEC FADEC et les insuffisances qui emp chent son optimisation Le document fera une distinction claire entre les insuffisances qui rel vent du d veloppement du logiciel et celles qui sont li es aux capacit s propres des agents de l institution dans leur utilisation d un syst me d information automatis Le rapport comprendra aussi une conclusion claire sur les recommandations du Consultant pour am liorer la situation actuelle corrections des anomalies du syst me NAFA et mise niveau des agents Proposer en annexe du rapport un Plan d action clair avec un chronogramme pr cis et un budget d taill selon la concl
34. sumer les tudes universitaires et autres tudes sp cialis es de l employ en indiquant les noms et adresses des coles ou universit s fr quent es avec les dates de fr quentation ainsi que les dipl mes obtenus GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition technique 24 Exp rience professionnelle En deux pages environ dresser la liste des emplois exerc s par l employ depuis la fin de ses tudes par ordre chronologique inverse en commen ant par son poste actuel Pour chacun indiquer les dates nom de l employeur titre du poste occup et lieu de travail Pour les dix derni res ann es pr ciser en outre le type d activit exerc e et le cas ch ant le nom de Ma tres d Ouvrage susceptibles de fournir des r f rences Langues Indiquer pour chacune le niveau de connaissance m diocre moyen bon excellent en ce qui concerne la langue lue crite parl e Attestation Je soussign certifie en toute conscience que les renseignements ci dessus rendent fid lement compte de ma situation de mes qualifications et de mon exp rience Date Signature de l employ et du repr sentant habilit du consultant Jour mois ann e Nom de l employ Nom du repr sentant habilit GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi
35. tion d un march 1 9 L Agence la suite de ses propres investigations et conclusions men es conform ment ses proc dures a rejettera une proposition d attribution s il est tabli que le Consultant propos est directement ou par l interm diaire d un GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants agent coupable de corruption ou s est livr des manceuvres frauduleuses des pratiques collusoiresou coercitives pour l attribution de ce march b annulera la fraction du financement affect e au march de prestations du Consultant s il est tabli qu un moment donn les repr sentants du Ma tre d Ouvrage ou d un b n ficiaire du financement lors de la proc dure de s lection ou de l ex cution du March se sont livr s la corruption ou des man uvres frauduleuses des pratiques collusoires ou coercitives sans que le Ma tre d Ouvrage n ait entrepris les actions appropri es pour y rem dier la satisfaction de l Agence c d clarera le Consultant in ligible soit ind finiment soit pour une p riode d termin e aux march s financ s par l Agence si a un moment donn le Consultant s est livr la corruption ou des manceuvres frauduleuses des pratiques collusoires ou coercitives lors de la proc dure de passation ou de l ex cution du March Dans ce cas le Consultant se voit frapp d inter
36. tout moment avant la soumission des propositions le Ma tre d Ouvrage peut pour n importe quelle raison soit de sa propre initiative soit en r ponse une demande d claircissement d un consultant participant l appel d offres modifier les documents de la Demande de propositions au moyen d un avenant Toute modification est mise par crit sous la forme d un addendum Les addenda sont communiqu s par courrier t l copie ou courrier lectronique tous les consultants sollicit s et ont force obligatoire pour eux Le Ma tre d Ouvrage peut sa convenance reporter la date limite de d p t des propositions Les consultants sont tenus de soumettre leur proposition par 1 2 ainsi que toute correspondance r dig es dans la langue pr cis e dans les Donn es particuli res Lors de l tablissement de la Proposition les consultants sont cens s examiner les documents constituant la pr sente DP en d tail L insuffisance patente des renseignements fournis peut entra ner le rejet d une proposition En tablissant la Proposition technique les consultants doivent pr ter particuli rement attention aux consid rations suivantes i Une estimation du temps de travail du personnel ou une estimation du co t pr visionnel est fournie dans les Donn es particuli res Cependant la proposition doit se fonder sur l estimation du temps de travail du personnel qui est faite par le consultant ii Il est souhaitable que le pers
37. ue 1 13 Les Consultants qui souhaitent participer l appel d offres e ne peuvent soumettre qu une seule proposition Si un Consultant soumet ou participe plusieurs propositions celles ci seront limin es Toutefois ceci n exclut pas la participation d un m me Sous traitant y compris les experts individuels plus d une proposition 2 claircissementset 2 1 Les consultants peuvent jusqu une date limite pr c dant du nombre de modifications jours stipul dans les Donn es particuli res la date de soumission des apport s aux propositions demander des claircissements sur l un quelconque des documents de la documents de la Demande de propositions Toute demande GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 2 Note d information aux Consultants 10 3 tablissement des propositions Proposition technique 3 2 3 3 3 4 d claircissement doit tre formul e par crit et exp di e par courrier t l copie ou courrier lectronique l adresse du Ma tre d Ouvrage figurant sur les Donn es particuli res Le Ma tre d Ouvrage donne sa r ponse par t l copie ou courrier lectronique tous les consultants destinataires de la lettre d invitation et envoie des copies de la r ponse en y joignant une explication de la demande d claircissement sans en identifier l origine tous ceux d entre eux qui entendent soumettre des propositions A
38. usion du rapport d valuation et les recommandations formul es rendre disponible apr s l envoi du rapport provisoire pour une s ance de travail avec l Expert Senior R gional pour l Afrique de l Ouest de la Facilit Africaine afin d analyser en d tail le contenu du rapport et changer sur les recommandations formul es D R sultats attendus MEC FADEC dispose d une pr sentation claire de l tat des lieux de son syst me de gestion de l information avec une indication des faiblesses qui emp chent de produire une information compl te claire jour et fiable de suivi de ses op rations et d tablissement de sa situation financi re et comptable en r f rence aux standards internationaux de la microfinance et aux exigences de reporting aux autorit s de supervision Des recommandations claires et fond es sur des arguments pertinents sont formul es sur les mesures prendre pour am liorer la situation insatisfaisante constat e Un plan d action bas sur les recommandations formul es permet de guider l institution dans les d marches entreprendre pour l am lioration du syst me actuel Le plan d action sera suffisamment clair et r aliste pour permettre une mise en uvre rapide et efficace l issue de la mission de diagnostic E Livrables attendus Un rapport de diagnostic complet du syst me de production et de traitement de l information de la MEC FADEC tat des lieux constats faiblesses recommand
39. x Fm F Sf tant le score financier Fm la proposition la moins disante et F le montant de la proposition consid r e ou toute autre formule lin aire Les poids respectifs attribu s aux Propositions technique et financi re sont T __08___ et P ___0 2 i me Les n gociations ont lieu l adresse suivante DevFi Performances 2 tage R sidence Siga Sacr C ur Il Dakar S n gal Egalement par mail t l phone ou Skype Le d but de la mission est pr vu pendant le mois de d cembre 2013 date pr cise d finir o _____K b mer S n gal GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition financi re 19 3A 3B 3C 3D 3E 3F Section 3 Proposition technique Tableaux types Lettre de soumission de la Proposition technique Description de la conception de la m thodologie et du plan de travail propos s pour accomplir la mission Composition de l quipe et responsabilit s de ses membres Mod le de Curriculum vitae CV pour le personnel sp cialis propos Calendrier du personnel sp cialis Calendrier des activit s programme de travail GCAMF Facilit Africaine Appel d offres ouvert N MECF 01 2013 SEN FA Novembre 2013 Section 3 Proposition technique 20 LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION TECHNIQUE Lieu date El Hadji DIOP
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