Rapports périodiques
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1. COMMISSION BANCAIRE FINANCI RE ET DES ASSURANCES Circulaire CBFA_2010_30 du 21 d cembre 2010 Rapports p riodiques des entreprises d assurances eCorporate Champ d application Entreprises d assurances soumises la loi du 9 juillet 1975 relative au contr le des entreprises d assurances R sum Objectifs Cette circulaire a pour objet de d terminer les informations qualitatives rapports questionnaires fiche d identification que les entreprises d assurances doivent soumettre la CBFA ainsi que leur fr quence Madame Monsieur 1 GENERALITES La pr sente circulaire a pour objet de d terminer les informations qualitatives dont la CBFA doit disposer dans le cadre de l exercice du contr le prudentiel des entreprises d assurances cfr annexe CBFA_ 2010 _30 1 Un manuel d utilisation est galement mis la disposition des entreprises sur le site de la CBFA et le site eCorporate En effet la CBFA a mis en place une plateforme s curis e portail de communication avec les entreprises d assurances permettant d changer des informations de mani re continue avec ces derni res Ce portail consiste en un outil de gestion des informations demand es par la CBFA et en une interface permanente de consultation de ces informations tant par la CBFA que par les entreprises contr l es elles m mes Dans ce cadre la CBFA a d velopp le site eCorporate qui vient s associer au site eManex d j exista2. e d s la r ception de ses coordonn es Lui est communiqu galement le code d activation avec lequel elle peut initier l acc s de son entreprise au nouveau site Pour m moire L acc s eCorporate n cessite dans le chef de chaque utilisateur l utilisation d un certificat personnel A cet effet sont propos es les solutions suivantes e Un certificat personnel d livr par une tierce partie agr e Les certificats support s sont o Globalsign Personal 3 pour de plus amples informations ce sujet veuillez consulter le site Attp www globalsign be o Isabel pour de plus amples informations ce sujet veuillez consulter le site http www isabel be o Certipost pour de plus amples informations ce sujet veuillez consulter le site http www certipost be e Votre elD ou Electronische identiteitskaart pour de plus amples informations ce sujet veuillez consulter le site http eid belgium be Les certificats utilis s pour eManex ou pour la premi re version d eCorporate restent utilisables pour cette nouvelle version mais n y donnent pas acc s automatiquement 3 INFORMATIONS REQUISES ET MODES DE TRANSMISSION 3 1 Les documents qualitatifs La liste des documents reprise en annexe CBFA_2010_30 1 n est pas exhaustive La CBFA se r serve le droit de demander tout autre document qui lui sera n cessaire dans le cadre de l exercice de son contr le prudentiel Tout nouveau document qui sera ex
3. t apport es 3 2 La fiche d identification La fiche d identification reprend des informations g n rales propres chaque entreprise adresse agr ments personnes de contact au sein de l entreprise et de la CBFA Si des modifications doivent tre apport es ces informations les entreprises sont pri es d en faire express ment la demande la CBFA par mail l adresse suivante ins ecorporate cbfa be La CBFA se chargera elle m me de la mise jour de la fiche sur eCorporate 4 DISPOSITIONS COMMUNES Il est rappel l article 23 de la loi du 9 juillet 1975 relative au contr le des entreprises d assurances selon lequel toutes modifications l organisation financi re ou administrative doivent tre communiqu es la CBFA dans un d lai d un mois La qualit et la mise jour des informations transmises la CBFA rel vent de la seule responsabilit des dirigeants de l entreprise Cependant si la CBFA constate que certains documents n ont pas t modifi s depuis un certain temps elle contactera les entreprises afin de v rifier l exactitude des informations disponibles 5 MISE EN APPLICATION Le site eCorporate est op rationnel depuis le 2 avril 2009 Les e mails relatifs au reporting qualitatif ne sont plus admis La pr sente circulaire annule et remplace la circulaire CBFA 2010 01 du 12 janvier 2010 et son annexe CBFA_ 2010 _01 1 liste des documents qualitatifs Une copie de
4. la pr sente circulaire est adress e au x commissaire s r viseur s agr s de votre entreprise Nous vous prions de croire Madame Monsieur l assurance de notre consid ration distingu e Le Pr sident Jean Paul SERVAIS Annexe CBFA 2010 30 1 Liste de documents qualitatifs 1 Loi de contr le CBFA rue du Congr s 12 14 1000 Bruxelles t 32 2220 5342 f 322 220 54 93 www chfa be
5. ig par la CBFA sera ajout l annexe CBFA_ 2010 30 1 susmentionn e Les entreprises seront averties par le biais d e mails envoy s l adresse indiqu e dans la fiche d identification Il est donc primordial que les informations transmises dans eCorporate fiche d identification et documents qualitatifs soient continuellement mises jour Il y a lieu de distinguer selon la fr quence de transmission e les documents mettre jour obligatoirement une fois par an et transmettre la CBFA pour une date d termin e par rapport la date d assembl e g n rale e les documents mettre jour au moins une fois par an et transmette la CBFA d s leur mise jour Deux cas de figure peuvent se pr senter soit une circulaire pr cise le d lai ultime de transmission ex 31 janvier pour l valuation du syst me de contr le interne sur base de la circulaire CBFA 2009 26 du 24 juin 2009 soit la circulaire ne pr voit aucun d lai alors les documents doivent tre mis jour pour le 30 juin au plus tard e les documents transmettre la CBFA d s leur mise jour ventuelle CBFA rue du Congr s 12 14 1000 Bruxelles t 32 2220 5342 f 322 220 54 93 www chfa be CBFA 2010_30 du 21d cembre 2010 3 3 Pour information les documents relatifs l exercice pr c dent seront consultables par les entreprises via eCorporate L entreprise ne devra donc t l charger ces documents que si des modifications y ont
6. nt La CBFA demande aux entreprises contr l es de valider et de mettre jour deux cat gories de documents e les documents qualitatifs e a fiche d identification Cette circulaire s applique toutes les entreprises d assurances sous contr le Cependant les entreprises en run off c est dire les entreprises qui ne sont plus agr es mais qui liquident un portefeuille ou un passif technique d assurances sont dispens es de transmettre la CBFA de mani re syst matique un certain nombre de documents cfr annexe CBFA_ 2010 30 1 rue du Congr s 12 14 1000 Bruxelles t 32 2220 5342 f 322 220 54 93 www chfa be CBFA 2010 _30 du 21d cembre 2010 2 3 2 ECORPORATE Dans le cadre du site eCorporate la responsabilit de la gestion et de l acc s l information chang e entre l entreprise et la CBFA est confi e une personne responsable d sign e par l entreprise Le choix de cette personne est essentiel vu que cette derni re a acc s en tant que company administrator toutes les informations disponibles sur eCorporate De plus celle ci a l opportunit si elle le juge n cessaire d octroyer un acc s global ou limit cette information d autres collaborateurs ou personnes agissant pour son entreprise Les modalit s concr tes et d taill es de fonctionnement d eCorporate sont explicit es dans le manuel d utilisation qui est envoy par la CBFA la personne responsable d sign
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