Création de notices d`exemplaires - Sudoc
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1. attach es la notice cible celles ci doivent d abord tre supprim es Si vous ne d sirez pas regrouper les donn es locales de la notice d origine supprimez d abord celles ci et effectuez l op ration de regroupement ensuite 6 2 D placer un exemplaire Cette proc dure sert d placer un exemplaire d une notice d origine vers une notice cible La proc dure peut tre r p t e plusieurs fois tant qu il reste au moins un exemplaire attach la notice d origine 1 S lectionnez la notice d origine et la notice cible 15 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Cr ez un lot comprenant ces deux notices pour pouvoir ensuite passer ais ment de l une l autre de ces deux notices avec les boutons de direction WinIBW cf Manuel d utilisation de WinIBW 1 3 2 Affichez la notice cible et copiez son n PPN en cliquant dans le menu Edition Copier PPN 3 Affichez la notice d origine 4 utilisez la commande REG e lt n gt A lt PPN de la notice cible gt pour regrouper L exemplaire d sign par e lt n gt sera d plac vers la notice cible 5 Contr le de validation Le message OK Ce message appara t lors d un regroupement effectu Le message ERREUR corrigez la demande de regroupement en fonction du message d erreur consultez les m mentos en cas de question 16 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 7 Comment sup2. la section correspondante du Guide M thodologique ou taper F1 en pla ant votre curseur sur la zone concern e 4 Validez vos donn es appuyez sur la touche ENTREE du pav num rique ou bien utilisez le bouton WinIBW quivalent e Message OK les donn es sont valid es En format d export ces zones apparaissent dans la notice au niveau bibliographique au niveau 0 e Message ERREUR les donn es ne sont pas valid es un message vous signale les zones ou donn es erron es 3 2 Cr ation des donn es locales zones EXX au niveau d un exemplaire d une biblioth que RCR Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 En catalogage ce sont les tiquettes pr c d es de E Ce sont les informations utiles concernant un exemplaire particulier d un syst me local donn par exemple une annotation propre l exemplaire exemple caract res de l exemplaire en main par exemple les pages manquantes la reliure le num ro de l exemplaire les notes manuscrites sur la page de titre ou dans les marges les feuilles reli es l adresse lectronique contr l d un document etc Ces donn es sont uniquement li es un exemplaire d une notice pour une biblioth que donn e 1 Affichez la notice bibliographique concern e 2 Tapez la commande AFF S puis s lectionnez l exemplaire modifier ou Tapez la commande MOD eXX La notice d exemplaire s affiche seule dans un cran d
3. 1999 15 11 05 16 46 58 Statut 1999 15 11 05 Grille de saisie des exemplaires Donn es debase leres quence 2e s quence Etat de collection 955 1 re s quence Indicateurs Groupe d but Indication de d but de s rie Volume de d but Num ro de d but Jour de d but Mois de d but Ann e de d but Attention si vous avez mis un tiret apr s l ann e de d but l utilisation du Groupe fin est impossible Groupe fin Indication de fin de s rie Volume de fin Num ro de fin Jour de fin Mois de fin Ann e de fin Entr e Historique Retour sur Index Information erreur Aide Pour tous les d tails concernant la structure d un tat de collection et le format reportez vous la section correspondante du Guide m thodologique 1 ou taper F1 en pla ant votre curseur sur la zone concern e Ci dessous un tableau synth tique qui pr cise les sous zones concern es Zone 955 Etat de collection NON r p table Indicateur 41 1 s quence Groupe fin Groupe d but p S rie fin f S rie d but n volume fin d volume d but chiffres o num ro fin e num ro d but chiffres l jour fin Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 b jour d but m mois fin c mois d but 3 lettres jun pour juin k ann e fin a ann e d but 4 caract res num riques collection ouverte interdit toutes sous zones f
4. biblioth ques du Sudoc PS utilisent les zones CXX EXX et LXX lacunes Le formulaire de saisie est con u pour utiliser le format UNIMARC et ne peut tre utilis par les biblioth ques du Sudoc PS que si elles corrigent l tiquette des zones g n r es L application COLODUS permet une saisie simplifi e de ces informations http colodus sudoc fr http documentation abes fr aidecolodus accueil index html 12 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 5 Comment mettre jour vos exemplaires 5 1 Modifier globalement les exemplaires d une notice 1 S lectionnez la notice bibliographique concern e 2 Utilisez la commande MOD L cran d dition de la notice bibliographique s affiche comprenant la fin l ensemble des exemplaires rattach s votre tablissement 3 Saisir vos modifications ajoutez ou modifiez les zones selon vos besoins 4 Validez vos modifications appuyez sur la touche ENTREE du pav num rique ou bien utilisez le bouton WinIBW quivalent e Message OK les modifications sont valid es la date de modification de la notice bibliographique sera aussi modifi e m me si vous n avez pas modifier une zone bibliographique e Message ERREUR les modifications ne sont pas valid es un message vous signale les zones ou donn es erron es Attention La date de mise jour de la notice bibliographique sera aussi modifi e 5 2 Modifier un exemplaire
5. dition 3 Saisissez vos donn es la fin de la notice Chaque tiquette doit tre pr c d e de E y WinIBW 3 2 Sudoc Catalogue Modification exemplaire 445303662 J l8 x Fichier Edition Affichage Options Script Fen tre Aide lax lalxa camem oleolam a PPN 445303662 E01 Cr ation 1999 15 11 05 Modifi 1999 15 11 05 16 46 58 Statut 1999 15 11 05 e01 a24 06 08 bx 930 aBRA 1 jf E316 aNotes de l auteur A97 24 06 08 15 28 37 000 A98 1999 24 06 08 A99 11416164X Entr e Historique Retour sur Index Information erreur Aide C nmp F7 Pour tous les d tails concernant le format et la liste des donn es d exemplaire E disponibles reportez vous la section correspondante du Guide M thodologique ou taper F1 en pla ant votre curseur sur la zone concern e 4 Validez vos donn es appuyez sur la touche ENTREE du pav num rique ou bien utilisez le bouton Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 WinIBW quivalent e Message OK les donn es sont valid es Les zones de donn es d exemplaire apparaissent dans la notice d exemplaire e Message ERREUR les donn es ne sont pas valid es un message vous signale les zones ou donn es erron es Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 4 Comment cr er un tat de collection zone 955 1 S lectionnez la notice bibliographique Pour afficher la liste abr g e
6. pr cis 1 S lectionnez la notice bibliographique concern e 2 Tapez la commande AFF S puis cliquez sur l exemplaire modifier Vous pouvez aussi lors de la pr sentation abr g e d un lot de notices bibliographiques sp cifier la notice bibliographique dont vous souhaitez modifier un exemplaire donn avec la commande MOD lt n gt de la notice dans le lot e lt n de l exemplaire gt 3 Ajoutez ou modifiez les zones selon vos besoins 4 Pour valider les modifications cliquez sur ENTREE ou bien utilisez la touche Entr e de vote clavier Message OK Les modifications sont enregistr es Le message ERREUR indique que les modifications ne sont pas t accept es et signalent les zones ou donn es erron es L utilisation de la commande MOD e lt n XX gt est soumise un contr le d habilitation Une modification des donn es d exemplaire est possible par un catalogueur habilit pour cataloguer ou exemplariser pour 13 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 plus de d tails voir le Manuel L application COLODUS permet une gestion simplifi e de ces informations http colodus sudoc fr http documentation abes fr aidecolodus accueil index html 14 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 6 Comment d placer votre vos exemplaire s vers une autre notice bibliographique Regrouper d placer des donn es d exemplaire d une notice bibliog
7. Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Table des mati res 1A quoi s rt un exemplaire Lars hrnenine rt Prod N The Pratt des E EEE EEEE EE 1 2 Comment cr er une notice d exemplaire simple donn es de base zone 930 2 2 1 Cr ation automatique d un exemplaire en mode grille de saisie 2 2 2 Cr ation choisie d un num ro d exemplaire en mode grille de saisie He eetere 3 3 Comment cr er une notice d exemplaire enrichie donn es locales zones LXX ou EXX 4 3 1 Cr ation des donn es locales zones LXX au niveau d un document commun de l tablissement EN eor e Eee ht E E ETEA E tienne 4 3 2 Cr ation des donn es locales zones EXX au niveau d un exemplaire d une biblioth que RORI LES M E E AA EESE E EEE A ENE 5 4 Comment cr er un tat de collection zone 955 ss 8 5 Comment mettre jour vos exemplaires 13 5 1 Modifier globalement les exemplaires d une notice 13 5 2 Modifier un exemplaire Pr CIS aroser renina eeN les sgh dame dependent NER 13 6 Comment d placer votre vos exemplaire s vers une autre notice bibliographique 15 6 1 Resrouper tous les exemplaires issus seiopeemeiesanenemennsanneenedninsionenneun
8. N les donn es locales sont automatiquement supprim es 3 1 Cr ation des donn es locales zones LXX au niveau d un document commun de l tablissement ILN En catalogage ce sont les tiquettes pr c d es de L Ce sont les informations utiles l identification des exemplaires d un SIGB par exemple le num ro de la notice dans le syst me local Ces donn es sont communes tous les exemplaires d une notice pour un tablissement 1 Affichez la notice bibliographique concern e 2 Tapez et lancez la commande CRE L Un cran d dition s affiche et permet de cr er des zones sous zones de niveau ILN sans toucher la notice bibliographique et la notice d exemplaire 3 Saisissez vos donn es Chaque tiquette doit tre pr c d e de L Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 RE WiniBW 3 2 Sudoc Catalogue Modification des donn es locales 445303662 EE laj x Fichier Edition Affichage Options Script Fen tre Aide lalx Islx TAHLIYNALFRNITAhEs PPN 445303662 L Cr ation 1999 15 11 05 Modifi 1999 15 11 05 16 46 58 Statut 1999 15 11 05 L319 aDroits r serv s L606 aTechniques de l ing nieur Entr e Historique Retour sur Index Information erreur Aide Tapez F1 pour acc der au Guide M thodologique NUM Pour tous les d tails concernant le format et la liste des donn es locales L disponibles reportez vous
9. des tats de collection d une revue taper la commande AFF OB Vous obtenez une liste de tous les exemplaires ou tats de collection class es par biblioth que D autres formats affichage des exemplaires sont disponibles Voir 2 Activez le bouton Mode grilles de saisie 3 Cliquez sur le bouton Ci ou Lancez la commande CRE e lt n XX gt lt n gt correspond au num ro de l exemplaire cr er c est donc 1 en cas d absence d exemplaire de votre biblioth que ou bien le num ro du dernier exemplaire cr 1 Il faut toujours pr ciser un num ro e01 e04 e05 etc 4 Dans le formulaire saisir les donn es de base Cet onglet g n re la zone 930 du format des donn es d exemplaire Pour les p riodiques il est indispensable d ajouter la suite de la cl de s lection un O pour tat de collection ouvert bxO un F pour tat de collection ferm bxF ou un I pour tat de collection inconnu bxl 5 puis saisir l tat de collection dans les onglets correspondants Ces onglets g n rent la zone 955 du format des donn es d exemplaire e 6 s quences sont possibles pour d tailler une collection Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 KT WinIBW 3 2 Sudoc Catalogue Cr ation exemplaire 445303662 15 x Fichier Edition Affichage Options Script Fen tre Aide 5x BECOME PPN 445303662 E01 Cr ation 1999 15 11 05 Modifi
10. e 15 6 2 D placer un xemplair 555 crnesesetsecrsseatever hote Danger ea espl thon iiin issus 15 7 Comment supprimer des exemplaires 17 1 l Supprimer d s XempPlaires nine sipine e ea E I E ERE dei d atteint 17 7 2 Supprimer des donn es locales et d exemplaire 17 ii Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 1 quoi sert un exemplaire Une notice d exemplaire correspond l exemplaire physique du document Elle permet de localiser le document et de fournir des donn es pr cises sur sa disponibilit Les pratiques en mati re de catalogage des donn es d exemplaire du Sudoc sont dict es par un double SOUCI e assurer aux utilisateurs une identification pr cise et univoque de la localisation des diff rents exemplaires d un document saisis dans le syst me pour une biblioth que donn e de fa on faciliter notamment la fourniture du document e permettre aux biblioth ques de saisir tout ou partie des informations descriptives sp cifiques un exemplaire du moins celles relevant du catalogue hors informations de disponibilit imm diate par exemple pour tout ou partie de leurs exemplaires d un document donn Ainsi les mentions minimales requises dans le format de saisie des donn es d exemplaire se limitent e aun RCR n de la biblioth que de locali
11. in s parateur de lacune 0 dollar z ro espace Zone 959 Etat des lacunes NON r p table Indicateur 1 lacune d volume chiffres e num ro chiffres f S rie b jour c mois 3 lettres jun pour juin a ann e d but 4 caract res num riques h Information additionnelle sur la num rotation de la livraison manquante i Information additionnelle sur le contenu de la livraison manquante g Commentaire sur la livraison manquante 0 S parateur de lacune 4 Commentaire g n ral sur l ensemble des lacunes affich e en fin de zone s parateur de lacunes 0 dollar z ro espace e Le dernier onglet permet de saisir les commentaires en texte libre 4 en format et la mention de lacunes 7 en format 10 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 R WinrBw 3 2 Sudoc Catalogue Cr ation exemplaire 445303662 E 18 Fichier Edition Affichage Options Script Fen tre Aide 15 2 AECTTIOOAIEREEUE PPN 445303662 E01 Cr ation 1999 15 11 05 Modifi 1999 15 11 05 16 46 58 Statut 1999 15 11 05 Grille de saisie des exemplaires Dom es debase Meres quence Ze s quence f Be s quence l te s quence Ge s quence Ee s quence Commentaires Etat de collection 955 Commentaires et lacunes Commentaires sur l ensemble de la collection Mention de lacunes Entr e Historique Retour sur Index Information e
12. num ro de l exemplaire cr er c est donc 1 en cas d absence d exemplaire de votre biblioth que ou bien le num ro du dernier exemplaire cr 1 Il faut toujours pr ciser un num ro e01 pour le premier ou e04 e05 etc Plusieurs exemplaires peuvent donc tre attach s une notice donn e Le syst me ne supporte que 99 exemplaires pour un m me titre sous un m me ILN C est pourquoi la construction du num ro d exemplaire est bas e sur 2 chiffres Le mode grille de saisie permet la cr ation d une notice d exemplaire portant un choix pr d fini de zones Cela signifie que si vous devez ajouter des zones absentes du formulaire il faut cliquer sur le bouton donn es cod es pour enlever la grille vous vous retrouvez dans l cran dit expert Apr s l tape de validation il n est plus possible de retourner au mode grille de saisie pour modifier le contenu de la notice d exemplaire Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 3 Comment cr er une notice d exemplaire enrichie donn es locales zones LXX ou EXX Les donn es locales sont des informations bibliographiques utiles uniquement aux catalogues locaux des tablissements et visibles dans le Sudoc uniquement par les biblioth ques de l tablissement On ne peut pas cr er de donn es locales sans avoir auparavant cr de donn es d exemplaire Quand on supprime le dernier exemplaire de son IL
13. ponible sous forme de reproduction pour le PEB g non disponible pour le PEB s PEB soumis condition u disponible pour le PEB Entr e Historique Retour sur Index Information erreur Aide Tapez F1 pour acc der au Guide M thodologique I NUM Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 3 Saisissez les informations dans l onglet Donn es de base Cet onglet g n re la zone 930 du format des donn es d exemplaire Cote correspond la sous zone 930 a du format indiquant la localisation classement du document Le texte est libre Code PEB correspond la sous zone 930 du format indiquant la disponibilit du document 4 Validez votre notice appuyez sur la touche ENTREE du pav num rique ou bien utilisez le bouton WinIBW Entr e e Message OK la notice est accept e L identifiant de la biblioth que est g n r automatiquement lors de cette premi re validation par l identification avec le login du num ro RCR de la biblioth que de rattachement du catalogueur et la notice d exemplaire est dot e d un n EPN e Message ERREUR la notice n est pas conforme et n est pas valid e un message vous signale les zones ou donn es erron es 2 2 Cr ation choisie d un num ro d exemplaire en mode grille de saisie 1 Activez le bouton Mode grille de saisie E 2 Tapez et lancez la commande CRE e lt n gt ex CRE e01 lt n gt correspond au
14. primer des exemplaires 7 1 Supprimer des exemplaires 1 S lectionnez la notice bibliographique laquelle l exemplaire supprimer est li 2 Utilisez la commande SUP e lt n gt ou SUP e lt n n gt lt n gt d signe alors le num ro de l exemplaire supprimer Le premier et le dernier num ro des exemplaires supprimer peut tre donn avec un tiret entre les deux num ros 3 L exemplaire choisi les exemplaires s affiche nt alors pour confirmation 4 Confirmez en utilisant le bouton SUPPRIMER 5 Contr le de validation Le message OK Ce message signale la suppression d finitive 7 2 Supprimer des donn es locales et d exemplaire Dans une notice donn e il est possible de supprimer d un coup toutes les donn es locales zones LXX et d exemplaire zones 9XX et EXX de votre tablissement ILN avec la proc dure suivante 1 S lectionnez la notice bibliographique laquelle les exemplaires supprimer sont li s 2 Utilisez la commande SUP BIB 3 les donn es locales et d exemplaires de toutes les localisations de l ILN s affichent alors pour confirmation 4 Confirmez en cliquant sur SUPPRIMER 5 Contr le de validation Le message OK Ce message signale la suppression d finitive de toutes les donn es locales et d exemplaire de votre biblioth que Cette op ration est aussi efficace que dangereuse aucune possibilit de retour en arri re Elle est r serv e aux coo
15. raphique notice origine vers une autre notice cible Les op rations de regroupement et de suppression sont le plus souvent utilis es conjointement une notice bibliographique ne peut pas tre supprim e tant que des exemplaires y sont encore attach s le sc nario standard est donc l insertion dans la notice cible du n PPN de la notice supprimer suivi du regroupement en diff r de tous les exemplaires vers la notice cible 6 1 Regrouper tous les exemplaires Cette proc dure sert regrouper toutes les donn es locales et d exemplaire d une notice d origine vers une notice cible 1 S lectionnez la notice d origine et la notice cible Cr ez un lot comprenant ces deux notices pour pouvoir ensuite passer ais ment de l une l autre de ces deux notices avec les boutons de direction WinIBW cf Manuel d utilisation de WinIBW 1 3 2 Affichez la notice cible et copiez son n PPN en cliquant dans le menu Edition Copier PPN 4 Affichez la notice d origine 5 Utilisez la commande REG A lt PPN de la notice cible gt L ensemble de vos donn es locales et d exemplaire seront d plac es vers la notice cible 6 Contr le de validation Le message OK Ce message appara t lors d un regroupement effectu Le message ERREUR corrigez la demande de regroupement en fonction du message d erreur consultez les m mentos en cas de question Si des donn es locales de votre biblioth que taient d j
16. rdinateurs Sudoc Les autres groupes d usagers exemplarisateurs catalogueurs n ont pas l habilitation pour l utiliser L application COLODUS http colodus sudoc fr permet une gestion simplifi e de ces op rations http documentation abes fr aidecolodus accueil index html 17
17. rreur Aide Tane F1 nonr arr der ani Guide M thadalanine NM E 6 Validez votre notice appuyez sur la touche ENTREE du pav num rique ou bien utilisez le bouton WinIBW Entr e e Message OK la notice est accept e L identifiant de la biblioth que se g n re automatiquement lors de cette premi re validation par P identification avec le login du num ro RCR de la biblioth que de rattachement du catalogueur et la notice d exemplaire est dot e d un n EPN e Message ERREUR la notice n est pas conforme et n est pas valid e un message vous signale les zones ou donn es erron es Le mode grilles de saisie permet la cr ation d un tat de collection en se servant d un choix pr d fini de zones il n est possible de g n rer que 6 s quences tat de collection Cela signifie que si des zones non d finies dans le formulaire sont requises il faut valider le contenu du formulaire puis modifier en mode expert format d exemplaire en tapant la commande MOD e01 Apr s l tape de validation il n est plus possible de retourner au mode grille de saisie pour modifier le contenu de la notice d exemplaire Pour la saisie des tats de collection des ressources continues 2 formats coexistent dans le catalogue 11 Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Sudoc Les biblioth ques d ploy es utilisent les zones 930 955 et 959 lacunes format UNIMARC Les
18. sation e et la nature exacte des possibilit s de pr t ou de reproduction de l exemplaire Code PEB l aide des valeurs cod es correspondantes Cette information n a pas vocation se substituer aux sp cifications ventuellement plus pr cises qui seraient d finies dans le module de pr t du syst me local Cr ation de notices d exemplaires Version 29 06 2015 Chapitre 2 Comment cr er une notice d exemplaire simple donn es de base zone 930 S lectionnez la notice bibliographique puis avec la commande AFF S vous obtenez une liste des exemplaires d j cr s par votre biblioth que 2 1 Cr ation automatique d un exemplaire en mode grille de saisie 1 Activez le bouton Cr er un exemplaire P Ce script ouvre le formulaire de cr ation en mode grille de saisie en num rotant automatiquement l exemplaire Le formulaire se pr sente ainsi D winew 3 2 Sudoc Catalogue Cr ation exemplaire 445303662 J a xj Fichier Edition Affichage Options Script Fen tre Aide F1 al x PPN 445303662 E01 Cr ation 1999 15 11 05 Modifi 1999 15 11 05 16 46 58 Statut 1999 15 11 05 Grille de saisie des exemplaires Dom es debase feres quence Ze s quence 3e s quence e s quence Ge s quence Be_s quence Commentaires Code de s lection Ci X Cote Cote compl te Code PEB a en acquisition b consultable sur place dans l tablissement demandeur f dis
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