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Manuel d`utilisation du logiciel de Gestion d`une - Gémogiciel

1. 62 A Pr sentation g n rale Cet ouvrage regroupe et d crit les fonctionnalit s offertes par l application de Gestion d une cole de musique Ce logiciel requiert la pr sence de JAVA dition 8 ou ult rieure sur votre ordinateur Incompatible avec Windows XP Ce syst me est logiquement install sur chaque machine car il est devenu quasiment indispensable a leur fonctionnement Cela permet surtout de rendre cette application utilisable sous Windows Linux et Mac Plus d information sur http www java com A I Boutons et code des couleurs 8 gewi 214 2018 AP al e EE Le navigation principale dans les sections de PREME Fionning L dl ol elt uo l application se fait par les boutons situ s au niveau sup rieur de la fen tre La page en cours d affichage est rep r e par son onglet qui appara t en couleur Dans l illustration il s agit de la page de P anning Les autres boutons sont en gris Vous verrez que globalement l application est bas e sur un code de couleurs qui permet de se rep rer rapidement Par exemple tout ce qui concerne les adh rents est g n ralement de couleur orange Bri vement Pointage planning Les adherents Comptabilit Gestion du ma
2. _ _ 2 22 222 2 2 2 lt _ _ _ 32 I M __ __ _ _ ___ ___ ______ __ __ _ _ __ _ _ _ _ _ ___ _ 33 END RM Eee el 34 E V Annulation et suppression d une op ration DANCAIFE ccescccsseccceecccseecceeucceueecsueeseuseensueecaueensueeesusessuuueuuueesaueeneueessueessuueeuaueenaueetaueetsueeeeuueensuesteneseuenaesausnansags 35 SREL dU Solde _ _32 222 ______ tens 36 __ _3 2 2 lt lt lt 200 60 lt 2 2 37 IER ei 9 6 _ 2 3 2 2 2 2 2 22 2222 _ _ _ _ 39 des opes de Mr LEE TINS sate haa aaria a sug winedeaeknaanaci utosnaa ean a a a tunes a a se nopucuceteence newer aa 39 AOU CU IS _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _
3. 9 9 19 ales donic es 6 20 M M M 20 _ _ _ _ _ _ _ 21 V 21 edn eu personnels 0 gt gt 21 fLarep che d anciens membr es C MM __________ __ _ ___ __ 21 BUR 22 III L8 s lection d un ou plusieurs leet LEE 22 D IV La suppression d un ou plusieurs Eu EC 23 0 9
4. 55 C VIII C L800I165 et sous cat gories ee 56 22 2 2 22 2 2 2 _ _ _ 2 _ TE 56 GA 57 a LES INS PP EE edema clue uesan te TAE hew aateadtinsca de aaueapeesasicgle suusactie atinaaadu onsen EAE AAA A AEG 57 DEC PAION E 57 GX DGeston des m ts de passe 6 ko LE ee 58 9 9 9 9 2 9 0 2 922 90 9 9 0 0 0 9 58 3 _33 lt 3_ _ _ _ ___ __ _ __ 32 2322 33 _ _ _ _ _ lt __ _ _ _ ___ _ _ ____ _ _ 58 lt __ _ _ _ _ _ __ __ M 59 G XIII Param trage M M MM M M M 60
5. 7 9 lt 0 gt gt _ V 6 1 7 _ 2 2 2 3 _ __ 2 _ 22322 _ _ _ _ _ _ 8 ______ 2 2 _ __ 2 2 22222 2 2 _ _ _ _ _ _ _ 11 outs fEes 2 18e Lee 11 SE Mlle ee gt 2 2 2 2 12 B III Planification ou consultation des aer 13 EE O E a 15 C I Constitution d une section ou classe SKI 16 C IDEditon d tableau et du EI Eer NS EN TR EN NE Ne 16 MM IM M _MMMM M 17 DjLa section gt M MX _ 19
6. 49 Cle Ge 0 50 _ _ 2 lt _ _ _ __ ___ __ _ ____ _ _ _ __ 3 _ 50 223332 2 2__ 22 23_ _ _ 22 2 2 __ _ _ _ __ 51 d 20ne de s lection de fichier Oou _ M 51 E Rn lee Re EE CU ie un I C CL C M 51 52 EE ST Tree 52 GST e KE E de A cc cece A eticicte bats seo ee este E E O E O 53 G IV Formations musicales instrumentales ENT ul 54 G V Salles ou lieux d entra nement et de stockage Wiebe ti ede ncasiesienccedeabevanwe saccades xanxtseiveoiraledienesenicomsiantseneksevscueeiiiaescsiasacisewinen sesame tneacaeneet enw 55 CAD eA gt __ 55 SE gt gt
7. L informatique devant tre au service des utilisateurs et non pas une entrave au travail le choix a t fait de donner de la souplesse l exploitation des donn es et de ne pas verrouiller syst matiquement l utilisateur En contre partie ce dernier doit tre conscient et responsable de ses actes C est pour cela que cette man uvre ne sera permise qu un Administrateur Ry Sachez enfin que cette action sera consign e dans le journal des v nements Ceci permet de garder une trace qui en cas de dysfonctionnement facilitera la compr hension du pourquoi du probleme E VII Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e du journal comptable a nin eni L architecture et le fonctionnement sont les m mes que pour l dition des adh rents E TeCRES el 74 d NI Comme vous pouvez le constater l outil donne la possibilit de filtrer selon gt Une p riode comprise entre 2 dates gt Un ou plusieurs comptes de l association gt Un ou plusieurs types d op rations gt Un type de ventilations III A Be III Dirr _ _ RE r ebe _ _ hrs ro Bai baie _ Er ra beers br gm En riia k n Ban Pn I a Pour ce qui est du filtrage sur les ventilations vous pouvez choisir entre gt Le filtrage par une cat gorie bancaire globale ou plus finement par une sous cat gorie bancaire Couleur verte gt Le fil
8. L Y RK IS K CSS 4 d W gt IX Wgl Ke L my any lt Ah a Y II Table des mati res ___ ______ _ __ _ 5 9 7 gt 9 9 9 9 9 9 5 0 00099 9
9. Si vous d cidez de l acqu rir contactez G mogiciel http gemogiciel free fr ou ma lto gemogiciel gmail com subject Contact pour GestionEcoleMusique afin d obtenir le num ro de licence qui lib re le fonctionnement en illimite ATTENTION en cas de formatage du PC 1l faudra renouveler la proc dure mm wy Ce bouton n est plus visible si votre produit est correctement enregistr G XIII Param trage messagerie Ce bouton permet d acc der au formulaire de param trage du syst me de messagerie Vous devez renseigner les champs de saisies l aide des param tres indiqu s par votre Fournisseur d Acc s Internet ou de votre h bergeur de messagerie 60 62 N Je remercie la Soci t de Musique Union Distroff et l Ecole de Musique M lodia pour leur aimable collaboration la r alisation de ce projet 2 Merci l quipe dirigeante qui avec patience a servi de cobaye pour le d veloppement de l application et la correction de quantit de bogues Ecole de Musi MELODIA U D Tous les efforts ont t fait pour fournir dans cet ouvrage une information compl te et exacte N anmoins G mogiciel se r serve le droit d apporter des modifications au logiciel d crit dans ces pages Il se peut alors que des divergences existent entre cette application et ce mode d emploi Tous droits r serv s Aucun extrait de ce livre ne peut tre reproduit quelle que soit la forme ou le proc d d autre fi
10. me rep res imaginons 10 partitions identiques rang es au m me endroit Chacune d elles h ritera automatiquement d un identifiant d fini par le programme Chaque article sa propre valeur financi re Avec le temps cette valeur pourra tre revue cette r valuation se fera au changement de saison L ensemble des objets constitue le patrimoine de l association Sa valeur financi re est calcul e sur la somme des valeurs de chaque article Revenons au sujet de ce chapitre Ce formulaire est scind en 3 zones En partie sup rieure l ajout de mat riel En partie inf rieure la suppression de mat riel La partie centrale est commune au deux autres Chacun de ces panneaux fait la distinction entre les objets Instrument et les objets Partition Vous ne _ pouvez pas m langer ces deux familles car elles fonctionnent sur un syst me de rep rage different 40 62 a Ajout d quipement Cette action ne doit pas tre confondue avec de l achat de materiel Ici il n y a pas de transaction financi re Quand devez vous opter pour ce proc d gt Lorsque vous utilisez pour la premi re fois l application et que vous faites le recensement de votre patrimoine Dans ce cas vous n achetez pas les objets puisque l association les poss de d j Constituez en fait votre patrimoine initial l aide de cet outil gt Lorsque l association re oit un don mat riel offre promotionnel d un fournisseur M
11. Hors association dans la boite d roulante de choix Il est obligatoire alors de renseigner le champ Observation Soyez sobre car le texte y figurant sera utilis dans le formulaire de retour de mat riel Ensuite le choix des articles qui seront pr t s se fait l aide d une arborescence Cat gories Instruments pour les instruments et Genres Titres pour les partitions Attention il s agit des objets de l association vous pouvez remarquer dans l exemple ci contre que chacun d eux poss de un identifiant entre crochets Cliquez sur un ou plusieurs l ments Il est possible d en pr ter plusieurs en m me temps la m me personne Cela pr sente un int r t si votre cole part en gala est que vous confiez du mat riel l accompagnateur A chaque s lection le programme indique Le Prix Unitaire de l objet et la date de mise jour Le Prix Unitaire et la date d acquisition Le but de toutes ces informations est de vous guider dans le choix de l objet pr ter Un vieil article pour cet adh rent peu soigneux un bon article pour cet adh rent s rieux N oubliez pas de valider la saisie Chaque article emprunt fera l objet d une ligne dans le journal des mat riel Vous fermerez le formulaire l aide du bouton 1 I 45 62 F VI Retour de mat riel Ce bouton affiche le formulaire de pr t de mat riel II ressemble pratiquement au formulaire de pr t de mat riel 1 ce n est que vous de
12. ___ _ _ _ _ _ _____ _ _ _ 41 Keren tet cc ances cet crete et escencec cane ees apnea E E A saucy nes cesta onesies sui eaeeeo au eadecuessanacaek cenceeatanssanecesaneaceoen 41 Be a d quipement a NN 7 42 SE ne NN EE 43 a Cas d une vente avec MOINS E 43 See Kl E ee e 44 D RIC ES objet dans les Ee 44 V M 2 M 6 45 E 46 2 2 lt __3_ __ _ 2 _ 3_3_ _ _ 2 2 3 3 3 _______ _ _ 47 49 EDO ES ata coats al M X 95 5
13. concernant la licence le montant de la cotisation gt Partie inf rieure un panel de volets concernant tout l historique des formations palmar s et instruments de l adh rent Le premier crit re choisir dans ce formulaire se fait l aide du bouton en haut gauche qui permet de d terminer si vous enregistrez un professeur ou un l ve Notez qu un encadr Acc s fiche l ve avec un champ de saisie de mot de passe appara t pour les professeurs Reportez vous au chapitre D VII page 27 pour le principe de fonctionnement Nom pr nom date de naissance adresse et t l phones sont les grands classiques dans ce domaine Laissez vous guider par les petits messages d aide qui apparaissent furtivement lorsque votre pointeur passe au dessus des composants Ne vous cassez pas la t te avec les majuscules et les minuscules le programme s en charge Naviguez entre les champs de saisie en appuyant sur la touche TAB pour aller en avant ou Shift TAB pour revenir La petite ic ne devant le nom est en fait un bouton de d finition du sexe de la personne Cette information permettra de faire le tri lors des ditions de listes filtr es b Informations diverses Le champ d entr e de la cotisation est libre Cependant pour faciliter le travail le programme affiche pour les l ves une liste d roulante de choix de diff rents tarifs une cases cocher permet d obtenir un tarif r suit Ceux ci sont d
14. date d obtention renseigner e Instruments personnels et d emprunt Ils sont class s par cat gories et sous cat gories ces derni res sont d finies en section Base de Donn es chapitre G X page 57 Les instruments personnels sont ceux qu apportent les adh rents eux m me et dont ils sont propri taires Par contre les instrument d emprunt sont propri t de l cole de musique et sont pr t s l adh rent Ce volet contient cet effet une colonne suppl mentaire destin e indiquer depuis quand le pr t a eu lieu La proc dure de pr t de mat riels est d crite au chapitre F V page 45 De ce fait ce dernier volet n est qu en lecture Il est renseign automatiquement par le programme f La rep che d anciens membres du club Remarquez en haut gauche du formulaire la pr sence d une liste d roulante Vous y retrouverez au fil des saisons les patronymes des anciens membres de l association La s lection de l un d eux remplit instantan ment tous les champs du formulaire A vous de faire quelques ajustements et voil une entr e pr te tre valid e en quelques secondes y Ky Le contenu de cette liste est mis a jour au moment du changement de saison Tous les adh rents de la saison close sont transf r s en liste de rep che La capacit de stockage n tant pas infinie les membres les plus anciens finiront par dispara tre au profit des plus r cents Pour finir n oubliez pas de valider la saisie
15. en retour Le programme vous donne la possibilit de d cocher ceux que l emprunteur ne vous rend pas Il g re le retour partiel des mat riels N oubliez pas de valider la saisie Chaque article emprunt fera l objet d une ligne dans le journal des mat riel Vous fermerez le formulaire l aide du bouton 46 62 F VII Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e du journal des mat riels Den L architecture et le fonctionnement sont les m mes que pour l dition des adh rents fa Ge fa L outil offre la possibilit de filtrer selon Une cat gorie d instruments Un instrument Un genre de partitions Un titre de partition Mat riel emprunt ou non Une salle identifi e comme lieu de stockage de mat riel Pope Pr AEE SE LILI A il 1 LLILI1 110111 eee LC C L L J fe S F VV V V V V 47 62 Cette section regroupe tous les param tres communs l application qui vont influencer le fonctionnement des autres sections Il faudra bien souvent passer par celle c1 avant de pouvoir effectuer un travail Bien qu elle soit accessible tout type d utilisateurs vous remarquerez que Si vous n tes pas identifi comme Super Utilisateur ou Administrateur beaucoup de boutons appara tront inhib s Les outils disponibles dans cette partie du logiciel ne seront
16. est fastidieux et ce qui revient au m me que de permettre la suppression d une ligne imm diatement apr s l avoir cr e II n y a pas de risque d escamotage de ligne comptable puisque l utilisateur ne peut pas supprimer d autres lignes que celles qu il vient d entrer wy A partir du moment ou le programme est ferme les op rations ne pourront tre annul es que par un Administrateur y E VI Ajustement du solde initial d un compte Cette fonctionnalit est a utiliser avec pr caution Le logiciel doit permettre d ajuster le solde initial d un compte surtout lorsqu il est ex cut pour la premi re fois En effet chaque compte de l association poss de d j un montant alors que l application n a encore aucune information ce sujet gt L appui sur ce bouton ouvre une boite de dialogue vous demandant sur quel compte vous voulez op rer gt Apr s choix de celui ci une autre boite de dialogue attend la nouvelle valeur du solde initial du compte au d marrage cela vaut 0 gt Entrez le montant r el du compte et validez Pourquoi l utilisation de cette fonctionnalit peut s av rer dangereuse Parce que vous risquez de fausser la comptabilit si des op rations ont d j t enregistr es dans le journal comptable Sachez que cet ajustement est encore possible m me si des op rations ont t rapproch es avec les relev s bancaires Dans ce cas un message d alerte appara tra
17. finies en section Base de Donn es cf chapitre G IX page 56 Entrez le N de la licence ou num ro d adh rent cochez Droit l image pour les personnes dont vous pouvez publier les photographies 20 62 c Formations Ces l ments sont rang s sous forme de 3 onglets Formations Musicales Formation Instrumentales Formations d Ensemble Chaque tableau est organis de la m me mani re gt Entrez la date de d but d entr e dans cette formation dans la 1 colonne gt S lectionnez dans la 2 colonne la formation l aide des listes d roulantes de choix ces listes sont d finies en section Base de Donn es cf chapitre G IV page 54 gt S lectionnez en 3 colonne le cours tudi dans le cadre de cette formation gt En 4 colonne inscrivez ventuellement la date d obtention de cette formation laissez vide tant que l objectif n est pas atteint ATTENTION le fait d inscrire une date d obtention verrouille la ligne Vous ne pourrez plus modifier le type de formation ou la discipline 51 vous avez besoin de corriger un erreur de saisie commencez par supprimer la date d obtention Ceci lib rera lez zones de saisie Ry Remarquez que les boites d roulantes de choix proposent toujours une premi re ligne vide En s lectionnant celle ci vous viderez la ligne du tableau et donc effacerez l l ment d Palmares A la diff rence des formations le champ Titre est libre et il n y a que la
18. l aide du bouton pr vu cet effet Le formulaire restera ouvert afin de permettre la saisie de plusieurs inscriptions d affil e Pour fermer le formulaire vous devrez utiliser le bouton K Attention si vous appuyez sur celui ci sans avoir valid la saisie les donn es ne seront pas prises en compte D II La modification d un adh rent Double cliquez sur une ligne de la liste des adh rents pas dans la 1 re colonne Le formulaire de saisie d adh rent appara t avec les champs renseign s avec les l ments de l individu Apportez les modifications n cessaires et n oubliez pas de valider l aide du bouton ad quat Ce bouton peut devenir actif condition d tre identifi en tant qu Administrateur II permet de modifier la valeur de la cotisation due par l adh rent Cette man uvre est utile par exemple si une erreur de saisie a t faite lors de l entr e des donn es Cette op ration risquant de fausser la comptabilit si des paiements ont d j eu lieu elle n est donc disponible qu au plus haut degr d habilitation wy N oubliez pas de valider avec le bouton ad quat du formulaire m me si vous n avez rien modifi d autre que cette donn e D III La s lection d un ou plusieurs d adh rents Vous avez certainement remarqu que certains boutons sont inhib s Ils ne fonctionneront que lorsqu une s lection d au moins adh rent est faite Deux possibilit s v Double cliquer dans la l re co
19. les filtres sont r partis dans trois encadr s Divers qui propose un choix multiple de filtres gr ce des cases cocher Plage d ges poss dant un champ de saisie d un ge minimal et un pour l ge maximal Tables des filtrages qui propose des listes d items cocher selon diff rentes cat gories les formations les cours les villes 25 62 y LE grand principe de travail de cet outil est d ex cuter un ET logique entre les 3 encadr s un OU logique parmi les filtres contenu dans un encadr Comme nous ne sommes pas informaticiens essayons de traduire cela en langage humain et illustrons les possibilit s par l exemple Exemple 1 dition de tous les professeurs de l cole gt Cochez la case Professeur de l encadr Divers Lancez le calcul Tous les membres rep r s comme professeur seront affich s Exemple 2 dition de tous les enfants pour lesquels vous n avez pas le droit de publier de photographies gt Cochez la case Pas droit photo de l encadr Divers gt Entrez 17 dans le second champ de saisie ge maximal de l encadr Plage d ge gt Lancez le calcul Tous les membres qui ont l tiquette Pas droit photo ET qui ont 17 ans au plus seront affich s Exemple 3 deux villes de votre canton subventionnent ses enfants et vous attendez les paiements de cotisation gt Cochez la case D ficit de l encadr Divers gt Entrez 17 dans le second champ de saisi
20. possible que 1 vous vous tes identifi comme Super Utilisateur ou Administrateur Par contre la consultation ainsi que l utilisation des filtres est M accessible a tout utilisateur ce qui permettra aux professeurs de l utiliser Pour entrer une ligne gt S lectionnez dans la 1 colonne de la 1 ligne le jour de la semaine l aide de la boite d roulante se situant dans cette cellule le programme cr e une nouvelle ligne puis la classe par ordre chronologique gt Renseignez ensuite les horaires dans les cellules des colonnes 2 et 3 en inscrivant par exemple 1245 pour 12h 45mn les cellules formatent automatiquement la saisie ATTENTION il n y a pas de v rification de coh rence entre les valeurs il est de votre responsabilit d entrer des donn es correctes gt S lectionnez ensuite l aide des boites d roulantes des cellules le lieu le cours et le professeur il n est pas obligatoire de remplir toutes les cases Les l ments constituant ces listes de choix sont renseign s en section Base de Donn es cf chapitre G page 49 gt Lorsque la ou les saisies sont compl tes validez l aide du bouton de confirmation qui appara tra en haut droite du formulaire uy Le bandeau sup rieur contient un compteur qui calcule le nombre d heures de ce qui est affich que ce soit global ou en donn es filtr es Cela permet par exemple de savoir combien d heures sont dispens es par un professeur ou combi
21. respectivement les zones de saisies des appr ciations sur la Formation d Ensemble eS Formation Instrumentale et Formation Musicale y Lorsque vous appuyez sur l un de ces boutons la zone de saisie correspondante s active Une ligne contenant la date et le patronyme du professeur s inscrit automatiquement Rien ne vous oblige la conserver Apr s avoir entr vos remarques appuyez nouveau sur le bouton pour le d clencher A cet instant les informations sont transf r es dans la base de donn es et la navigation redevient possible Vous pouvez alors s lectionner un autre l ve ou une autre saison La fermeture du formulaire se fait l aide du bouton 3 I Notez que tant que vous tes dans une tape de saisie cette action est impossible Vous devez quitter ce mode avant de pouvoir faire autre chose E wy Seule la saison en cours est modifiable Les appr ciations des saisons pr c dentes sont consid r es comme d finitives et ne peuvent plus tre corrig es Cet outil est relativement libre en utilisation Par exemple 1l n y a pas ad quation entre le professeur qui value et la formation qu il dispense cet l ve Il en est de m me quant savoir si la formation valu e fait partie du cursus en cours pour l l ve L application consid re que les utilisateurs emploient les outils de mani re coh rente et responsable Un programme qui surveille et applique des verrous dans tous les sens peut entra ner un b
22. utilisables que par une personne responsable au niveau de l association G I Gestion des fichiers de donn es Ces 3 boutons servent respectivement cr er charger et enregistrer un fichier de donn es qu il soit local sur votre PC ou sur un serveur distant Le stockage de fichiers dans un dossier distant vous permettra d effectuer un travail partag entre les responsables du club Notez que m me pour un enregistrement distant le logiciel cr era toujours une copie locale de vos donn es Attention le syst me est relativement simpliste dans la mesure ou il ne permet de travailler que dans un seul dossier distant Celui ci est d fini gr ce la boite de dialogue de param trage FTP d crite au chapitre ol page 52 Vous constaterez l usage que les applications G mogiciel ont une ergonomie et un design tr s soign La boite de dialogue servant la gestion des sauvegarde et chargement de fichier en est une 1llustration gt Elle vous permettra d enregistrer et charger vos fichiers d application et se concentrera sur cette mission gt Il n y aura pas de possibilit de renommer ou supprimer des fichiers ou de cr er des dossiers travers elle ce n est pas la fonction premi re de l application gt Elle appara tra identique quel que soit le syst me d exploitation que vous utilisez gt Et surtout elle vous permettra de travailler aussi bien sur votre disque dur local votre cl USB ou sur le serveur dis
23. 2 0 9 _ 24 M M M 25 D VIDLa Lal e E leTel gt gt M 27 _ M M M 7 29 9 X gt _ _ ____ _ _ _ 30 BE PYG Cl ODE Le C 30 SET Ce Kee 31 CL VTE AON d 16 M A ec 31
24. Le logiciel vidange ensuite toutes les donn es sp cifiques une saison Il conserve n anmoins les soldes des comptes bancaires les articles mat riels les cat gories d inztruments Concernant le patrimoine associatif le logiciel vous demandera si vous voulez appliquer une d cote de sa valeur Par exemple si vous estimez que votre stock a perdu 11 3 vous inscrirez 11 3 lorsque la boite de dialogue vous le demandera En clair si en 2012 votre patrimoine a une valeur globale de 2000 00 dans le nouveau fichier 2013 il aura perdu 2000 00 x 11 3 100 soit 226 00 II ne vous restera plus que 1774 00 La liste des adh rents est transf r e dans la liste de r serve De ce fait vous repartez avec une liste vide de membre mais vous pourrez les rep cher vous vitant un fastidieux travail de saisie Reportez vous pour cela au chapitre D I f page 21 Le programme construit ensuite le calendrier de la saison suivante Vous tes invit s ensuite enregistrer ce classeur sous un nouveau nom Cette tape est cruciale Le logiciel vous proposera un nom type contenant notamment le num ro de la nouvelle ann e probablement du type 2013 Ma saison Vous n tes pas oblig de vous y conformer mais cela permet de g rer ais ment les diff rentes saisons Ne lui donnez surtout pas le m me nom que le fichier en cours de cl ture car sinon vous perdez toutes les donn es de la saison pass e La nous touchons au B BA de l i
25. Lien La lt eu Ou planning En plus de cela des colonnes retracent la synth se du pointage de l adh rent sous forme BE 5 EE m en i en gt Leu er gt Remarquez la pr sence de bandes jaunes Elles repr sentent les jours effectifs de dispense See Sh Du Ku 22 su du lt 2 de cours Ainsi le nombre de traces de pointage par rapport la taille des plages jaunes vous saj En ea se Sal donnent rapidement une id e de l assiduit de l individu Chr 2 SS lon Zi z d ae lees eil En en t te du tableau sont affich es les statistiques Elles sont calcul es sur la base du Ser sce 8 155 DS Le Sel 559 gt rapport Croix de pr sences Nombre de jours d enseignement gt S feel e Sai toa Es Cependant m fiez vous d une mauvaise interpr tation du r sultat Les bandes jaunes 211 ed repr sentent les jours de dispense de cours tous groupes confondus Si ce membre ne fait partic que d une section ayant I jour par semaine il ne pourra jamais tre l sur toute la plage N anmoins vous arriverez visuellement vous faire une id e de la r gularit de l individu Enfin si vous voulez imprimer ce tableau il vous suffit de cliquer n importe quel endroit de celui ci pour le transmettre l imprimante La fermeture de la fen tre se fera par un appui sur le bouton K D La section des adh rents Cette section demande un mot
26. Sachez que m me si le courriel est envoy partir de ce programme cela est r alis en fait travers votre messagerie En clair vous aller retrouver ces l ments dans le dossier Courrier envoy de votre fournisseur de boite lettres lectronique Vous pourrez ensuite d cider de les classer ou de les supprimer dans votre gestionnaire de courriel Cela ne fait pas partie de la mission de ce programme 24 62 D VI Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e des adh rents Cette fen tre est compos e en partie gauche d un panneau regroupant les outils de filtrage et en partie droite la liste r sultante Le volet de filtrage dispose de 4 boutons en haut gauche servant respectivement gt Lancer le calcul du filtrage gt Effacer le tableau des r sultats et r initialiser tous les filtres gt Imprimer le tableau des r sultats gt Exporter le r sultat dans un fichier EXCEL au format CSV Export de donn es Les diff rents filtres propos s sont Le type d adh rent et quelques caract ristiques comme le Droit l image Un ge minimum et ou un ge maximum Les listes choix multiples de formations de cours de villes Le fonctionnement de l algorithme de filtrage m rite que l on s y attarde un peu J ai voulu proposer ici un outil labor tout en essayant de garder une mise en oeuvre simple Voyons cela Remarquez que
27. ar votre h bergeur pour ventuellement organiser votre espace de travail distant G III Lev e d un verrou FTP Lorsque vous ouvrez un fichier distant situ sur un serveur vous en devenez le propri taire exclusif En d autre termes personne ne peut ouvrir ce fichier et y apporter des modifications tant que vous tes en train de l utiliser Imaginez la confusion dans les donn es si vous tiez en train de planifier des activit s de votre c t alors que l animateur concern effectuerait en m me temps du pointage sur la m me journ e l Pour r aliser ce verrouillage le programme d pose sur le serveur un fichier associ au fichier de donn es Ce fichier verrou contient votre pseudo ainsi que la date et heure de propri t Ainsi quiconque tentera d ouvrir le fichier en m me temps que vous sera notifi d un refus d acc s et saura par l interm diaire du pseudo qui est la personne actuellement sur l affaire C est la raison pour laquelle vous devez d finir votre pseudo ou alias cf paragraphe pr c dent Si par malheur le programme tait interrompu accidentellement 1l n aurait pas le temps de lever le verrouillage propri taire Le fichier de donn es serait alors d finitivement bloqu Dans cette ventualit le bouton ci dessus permet de voir les fichiers verrous pr sents sur le serveur et supprimer celui ou ceux qui bloquent l acc s ATTENTION cette man uvre est risqu e En effet si u
28. bu s au patrimoine associatif reportez vous au chapitre correspondant Zone du vendeur vous Nom logo Coordonn es physiques et lectroniques N SIREN immatriculation Rep res de facturation N d indexation de facture Date de facture et d ch ance Zone du payeur Nom Coordonn es physiques Zone de saisie libre 7 be Donn es de facturation Mode de paiement E Liste des articles Coordonn es de paiement EE Quantit prix Formule de politesse Te TVA Accompte Escompte Le syst me d impression de facture est relativement rudimentaire mais n anmoins complet Le formulaire se d coupe en 5 zones Tout ce qui appara t sur fond blanc repr sente ce qu il y aura sur votre feuille Certains champs permettent une saisie directement par l utilisateur D autres l ments comme la table de ventilation sont remplis par le logiciel et ne sont pas modifiables 32 62 E IIT Un paiement d adh rent Cette proc dure doit tre utilis e lorsqu un ou plusieurs adh rents paient leur cotisation au club II est possible donc sur un seul paiement de regrouper plusieurs adh rents en m me temps Ce cas se pr sente notamment lorsque plusieurs membres d une famille sont inscrits Le formulaire ci contre est d coup en 4 parties En haut gauche le type d op ration Notez qu il y en a moins que pour une op ration bancaire Le compte bancai
29. ce Ff 9 formulaire Plus d informations ce sujet au chapitre G V page 55 nger VE Ce formulaire se pr sente en deux zones La partie s lection de l objet instrument ou partition Z TT Le tableau des salles ou lieux d tude ou de stockage ET I sr ection de ka EE Choisissez un objet puis cliquez sur le site appropri Remarquez la l re ligne rose intitul e D stockage C est ce choix qui permet de lib rer ventuellement un article et de le rendre disponible la fonction de suppression d crite dans le chapitre pr c dent Remarquez aussi que certaines lignes sont gris es c est parce que ces emplacements n ont pas t d sign s comme pouvant accueillir du mat riel 44 62 F V Le pr t de mat riel Ce bouton affiche le formulaire de pr t de mat riel Ce dernier se d compose en 2 parties La zone de s lection de l emprunteur La zone de s lection du ou des objets pr ter Concernant le choix de la personne qui est confi le mat riel il peut s agir d un des membres de l association d une part mais aussi un emprunteur raie on Alnor 100 bass 1 M Leeder BART keep 1 2 Ci ade D baser HAT Aas 1 TH arche in O Wiser BARNI Loes 1 M T as n D se ARN ass 1 51 read in BARDI 1 IS Ope in D Mar BARI Lass 1 OI ext rieur une personne une autre cole Dans ce cas s lectionnez
30. cessaire de bien comprendre les principes de conception r gissant la gestion des mat riels Pour commencer int ressons nous la syntaxe utilis e dans ce chapitre Nous avons v Une liste de couples Cat gories Instruments pour les objets Instruments de musique par exemple BOIS Clarinette Elle est g r e en section Base de Donn es Reportez vous au chapitre G X page 57 pour plus d information ce sujet v Une liste de couples Genres Partitions pour les objets Partitions musicales par exemple BAROQUE Prelude in D Minor SECTION PATRIMOINE Une liste d objets Instruments construite sur la base des couples Cat gories Instruments et une liste d objets Partitions construite sur la base des couples Genres Titres Un objet est une entit unique poss d e par l association qui se distingue par un rep re unique tel qu un num ro de s rie ou un identifiant un prix unitaire une date d acquisition Les instruments sont d finis au chapitre G X page 57 et seront class s par o Une cat gorie d instruments BOIS Un nom d instrument Clarinette o Un num ro de s rie XYZ123 Une marque Yamaha Les partitions sont d finies au chapitre G X page 57 et seront class es par Un genre BAROQUE Un titre Prelude in D Minor o Un rep re Armoire 4 Tiroir B o Un niveau Excellence Bien entendu il y pourra y avoir plusieurs articles ayant ces m
31. d roulantes de choix utilis es par les outils sp cifiques au partitions G XI Gestion des mots de passe d acc s Le principe de fonctionnement de cette application repose sur 3 types d habilitation Y Le Simple Utilisateur dont l acc s est limit aux sections Planning et Pointage Le Super Utilisateur qui peut acc der toutes les sections du logiciel v L Administrateur qui en plus de l acc s aux sections dispose de certaines fonctionnalit s pouvant g n rer des incoh rences dans les donn es Ce principe est fait pour r pondre une organisation associative dans laquelle il y a gt Des intervenants ou des assesseurs qui ont besoin d acc der voir modifier des donn es peu sensibles Dans notre cas il s agit des professeurs qui au contact des adh rents de l association sont m me d entrer leur pointage Niveau Simple Utilisateur gt Des membres du comit directeur de l association notamment le tr sorier et le secr taire qui doivent intervenir dans la comptabilit la liste des adh rents les statistiques pour tablir des compte rendus Niveau Super Utilisateur gt Le pr sident de l association qui doit ma triser l ensemble Il a par exemple le pouvoir de supprimer une op ration bancaire Pour viter des tensions au sein de l association ce pouvoir n est pas donn au tr sorier Le pr sident donc le niveau Administrateur a Super Utilisateur Ce bouton ouvre une boite de dialo
32. de passe lorsque vous tentez de l afficher II faut s identifier comme Administrateur ou Super Utilisateur N anmoins elle reste accessible tous les utilisateurs car il faut permettre aux professeurs d acc der la liste des adh rents pour consultation et courriel et surtout aux fiches d appr ciation des l ves Dans ce cas 1l suffit d appuyer sur le bouton d annulation de fen tre de saisie du mot de passe la croix rouge Dans ces conditions la section est affich e mais ne donne aucun pouvoir de modification des donn es Pour ceux qui s identifient correctement cette partie de l application leur permettra d entr r et ou modifier voir supprimer des adh rents Le tableau affichant les donn es se concentre sur l essentiel le patronyme l adresse les t l phones l ann e de naissance le mat riel emprunt le num ro de licence l tat du solde de l adh rent Vous pourrez aussi depuis cette section gt diter des listes des membres selon certains crit res gt Envoyer du courriel gt Editer la fiche d appr ciation de l l ve D I Inscription d un adh rent Ce bouton appelle le formulaire de saisie des donn es d un adh rent Il n est disponible que pour les utilisateurs habilit s Ceux qui se sont identifi s par le mot de passe d acc s 19 62 Il se d compose en 3 parties gt Partie sup rieure gauche regroupant les donn es d identification gt Partie sup rieure droite
33. e Dans le cas contraire un petit verrou indique que l l ment est prot g contre cette man uvre II n y a pas de validation n cessaire les donn es sont enregistr es au fur et mesure des saisies G IX Les tarifs Ce bouton affiche le formulaire d entr es des tarifs II comporte une colonne pour le montant des tarifs normaux et une colonne pour le montant des tarifs r duits Cette liste est utilis e dans le formulaire d inscription des adh rents et permet d acc l rer la saisie du montant d par l adh rent lors de son inscription 56 62 G X Classement des instruments et partitions a Les instruments Ce bouton ouvre le formulaire de cr ation modification et suppression des cat gories d instruments Le formulaire se scinde en 2 parties Le tableau de gauche contient les noms des cat gories d instruments Le tableau de droite contient les noms des instruments Le fonctionnement est exactement le m me que pour le formulaire des cat gories bancaires us Au 1 d marrage de l application le logiciel int gre une liste pr tablies de cat gories d instruments Celles ci sont relativement exhaustives Rien ne vous emp che de la compl ter et de supprimer les l ments qui ne vous int ressent pas 57 62 y I Enfin une sp cificit pour les partitions un formulaire permettant d tablir une liste de niveau de partition Celle ci appara tra j essentiellement dans les boites
34. e l encadr Plage d ge gt Dans l encadr Tables des filtrages cliquez sur le bouton radio Villes puis cochez dans la liste affich e les 2 villes concern es par l op ration gt Lancez le calcul Tous les membres n ayant pas pay ce qu il doivent l association ET qui 17 ans au plus ET qui habitent la ville A OU la ville B seront affich s Evidemment le m canisme aurait pu tre plus pouss en vous donnant la possibilit d tablir vous m me le choix du ET entre tel et tel filtre du OU entre tel ou tel groupe de filtres Ces options sont propos es dans bien des applications casse t te qui n apportent rien de plus l ensemble part des maux de t tes peut tre bz Ka N oubliez pas que s1 vous s lectionnez des membres dans la liste des adh rents avant d appuyer sur le bouton Imprimante l outil d extraction travaillera sur cette s lection au lieu de travail sur l ensemble des membres Cela permet encore d affiner le travail Ka Une derni re pr cision concernant le filtrage de l ge qui a une une petite particularit v inscrire un nombre dans le 1 champ de saisie Au moins vous donnera tous les membres ayant minima cet ge la date du d but de saison v inscrire un nombre dans le 2 champ Au plus donnera tous les membres g s de 0 cette valeur la date du d but de saison vy inscrire un nombre dans les 2 champs donnera les membres dont l ge au d but de saison est c
35. e op ration qui ne concerne n1 le paiement de cotisation d un adh rent ni l achat ou la vente de mat riel constituant le patrimoine L appui sur ce bouton ouvre un formulaire d di l op ration comptable Le formulaire ci contre est d coup en 4 parties En haut gauche le type d op ration En bas gauche le compte bancaire imputer En haut a droite date montant au cr dit si c est une entr e d argent pour l association ou au d bit si c est une d pense observation En bas droite la ventilation selon les cat gories et sous cat gories bancaires Reportez vous au chapitre G VIII page 56 pour leur d finition V VVV a Le type d op ration Il existe 2 types d op ration gt Les op rations simples concernant un seul compte bancaire op ration par ch que en esp ce par virement par Carte Bancaire par ch que social gt Les op rations mettant en uvre 2 comptes Le d p t d esp ce qui consiste transf rer de l argent contenu dans le compte caisse vers le compte courant le retrait d esp ce qui est l op ration inverse le virement d un compte vers un autre compte Dans le cas d op ration double le formulaire fait appara tre une seconde section de choix de compte afin de d signer lequel est associ l op ration Remarquez que selon le type d op ration choisie le logiciel pr positionne le compte imput par exemple un ch que pr s lectionne
36. en d heures sont attribu es pour telle formation 13 62 Cette section est galement accessible librement tous les utilisateurs notamment aux professeurs Elle est constitu e gt D un s lecteur d adh rents en partie gauche de l cran qui affiche tous les membres de l association Ceux sur fond bleu font partie de la liste actuellement affich e Ceux sur fond rouge ne sont affect s aucune liste gt D un s lecteur de mois boite d roulante bleue au centre du bandeau couvrant les mois de la saison gt D un s lecteur de classes d tude boite d roulante orange a droite du bandeau donnant acc s un maximum de 60 groupes gt D un tableau de marquage de pr sences situ en partie centrale Ka La premi re ligne de ce tableau est r serv e l affichage des statistiques Les professeurs qui font aussi partie des membres de l cole sont rep r s par un patronyme en bleu pr c d par le caract re gt Le principe du syst me est de pouvoir constituer des groupes d l ves s entrainant sur un horaire donn dans un lieu sp cifique On peut imaginer qu un cours lieu le mercredi de 19h00 20h00 dans la salle 1 Il suffira par exemple de nommer une liste Mercredi 19 20 Salle 1 puis d y affecter des adh rents Par d faut le tableau affiche les effectifs et le pointage de tous les groupes confondus et la saisie de donn es est inhib e Pour d bloquer la situati
37. finir tous les param tres n cessaires la bonne marche de l ensemble ainsi que les donn es communes toutes les sections YYYY V Sachez que seules les sections Planning et Pointage sont librement accessibles Toutes les autres parties plus sensibles requi rent un mot de passe C est une application faite pour tre partag e entre les membres du comit directeur et les professeurs de l cole Ces derniers n ont logiquement acc s qu au syst me de pointage des pr sences aux cours La liste des adh rents leur est n anmoins ouverte pour certaines fonctionnalit s Les autres sections modifient des informations et des param tres influen ant le fonctionnement de l ensemble Seuls certains membres de l association auront donc la responsabilit des actions effectu es Ainsi lors de l acc s une section prot g e vous serez confront ce genre de boite de dialogue qui vous demandera d entrer un mot de passe gt Saisissez le mot de passe gt Appuyez sur la touche Entr e de votre clavier ou cliquez sur le bouton de validation gt Si vous n avez pas d habilitation sp ciale appuyez sur la croix Vous pourrez ainsi acc der certaines sections pour consultation d information Sachez qu il existe 2 niveaux d habilitation dont les d tails seront donn s au chapitre G XI page 58 Le Super Utilisateur qui acc de toutes les sections de l application tr sorier secr taire v L Administrateur nor
38. gue permettant de s identifier comme Super Utilisateur Ensuite vous pourrez si vous le d sirez modifier ce mot de passe b Administrateur Ce bouton ouvre une boite de dialogue de s identifier comme Administrateur Ensuite vous pourrez si vous le d sirez modifier ce mot de passe Ky Sachez que toute man uvre de changement de mot de passe est consign e dans le journal des v nements Lorsqu un utilisateur entre le mot de passe du Super Utilisateur afin d acc der une section 1l est consid r comme tel pendant toute sa session de travail I ne lui sera pas demand de s identifier chaque nouvelle man uvre n cessitant ce degr d habilitation lt ZE II en va de m me pour la personne se d clarant Administrateur Ce degr d habilitation tant sensible l ic ne ci contre appara tra au niveau du bandeau de navigation G XII Inscription du produit Ce bouton permet d enregistrer le produit afin de pouvoir l utiliser dans sa version totale En effet l application contient un dispositif de protection qui permet d utiliser l ensemble pendant une p riode d essai limit e Au del de ce temps des dysfonctionnements appara tront Le principe est le suivant gt Lorsque le logiciel est plac sur un ordinateur il g n re un N de produit Celui ci est visible dans une tiquette plac e c t de ce bouton gt Vous pouvez l utiliser un peu plus d un mois afin d appr cier toutes ses qualit s gt
39. i a t inhib e De plus les articles de mat riels dispara tront ou r apparaitront selon le type d op ration annul e kv Sai l op ration impliquait un ch que celui ci dispara tra de la liste des bordereaux de remise de ch ques Compte tenu de ces ph nom nes des verrouillages sont en place il est interdit x d annuler une op ration bancaire lorsque celle ci est rapproch e car elle existe r ellement dans votre comptabilit x d annuler une op ration d achat de mat riel alors que ce dernier est pr t un adh rent ou est affect une salle Car dans ce cas il est consid r comme physiquement employ x d annuler une op ration d achat de mat riel alors qu il existe une op ration de vente de ce m me mat riel En effet si vous avez vendu un article vous ne pouvez pas annuler l op ration qui a permis de l acheter Il existe cependant un cas o la suppression d op ration est tol r e c est lorsque l utilisateur commet une erreur dans la saisie des donn es puis valide Dans ce cas le programme autorise la suppression de la ligne comptable m me si l utilisateur n est pas identifi comme Administrateur Tant que l application n est pas quitt e il aura le droit d annuler voir de supprimer ses propres op rations comptables Pourquoi cette libert gt 51 cette possibilit n tait pas offerte l utilisateur aurait ferm le programme sans sauvegarder puis r ouvert le fichier pour recommencer ce qui
40. ier n est pas lib r vous pourrez contacter cette personne pour comprendre d o vient le probl me Reportez vous au au chapitre G III page 53 pour plus d informations ce sujet Outils sp cifiques selon la section tt 9 62 B Section Planning a Es BE Cette section est accessible librement tous les utilisateurs Elle est destin e essentiellement visualiser le calendrier de saison notamment les p riodes de vacances ur Elle dispose aussi du bouton permettant de passer la saison suivante ainsi que d un bouton affichant le formulaire de planification des cours fonctionnalit s r serv es un utilisateur habilit Ceci sera d taill dans l un des chapitres suivants Le calendrier propose un syst me de pense b te journalier Un double clic sur une journ e quelconque ouvre une boite dialogue permettant d inscrire une annotation ALA rad H TE Geng gt XIV I gt I A ET 4 i Pie 8 NM ike D D a Aen TI D s P a Fr Vd p kv EE z H ALA Avant de commencer le pointage 1l est important de d finir les jours f ri s ainsi que les p riodes de vacances scolaires En effet ce planning servira de base la construction des feuilles de pr sence Celle ci devront donc afficher correctement les jours ouvr s ainsi que les vacances C gt De Knei La d finition des types de j
41. if est 0 et que l cole ne dispose d aucun mat riel donc un patrimoine nul gt Achat d un article 1000 v Le d bit de 1000 du compte bancaire occasionne un solde de 0 1000 1000 v L acquisition d un article 1000 fait passer le solde du patrimoine le compte Mat riel de 0 1000 1000 La valeur globale de l association constitu e des soldes bancaires et du solde mat riel vaut 1000 1000 0 gt Vente de cette article avec une valeur modifi e 800 Le cr dit de 800 sur le compte bancaire ram ne son solde de 1000 800 200 v La suppression du mat riel du stock associatif fait que le solde Mat riel est nul 43 62 vy La valeur globale de l association vaudra alors 200 0 200 l association perd de l argent b Cas d une vente avec b n fice Si l on reprend le m me sch ma que dans le chapitre pr c dent mais cette fois ci avec une vente de l article 1200 on constatera que le patrimoine associatif se soldera 200 L association prendra de la valeur conomique F IV R partition des objets dans les salles Ce bouton affiche le formulaire permettant la r partition des diff rents articles de mat riels que poss dent l association vers les diff rentes lieux d entra nement et de stockage Seules les salles d finies comme pouvant stocker du mat riel seront accessibles dans
42. ion des adh rents au niveau des tableaux des formations Voyez l illustration au chapitre D I page 19 Le fonctionnement de ce formulaire est identique celui des formations C VII Groupes d tude ou classes Ce bouton ouvre le formulaire gestion de la liste des groupes d tude Cette liste appara tra dans la section Pointage Voyez le chapitre C I page 16 Pour rappel cette liste est limit e 60 items maximum Le fonctionnement du formulaire est identique a celui des formations G VITI Cat gories et sous cat gories bancaires Ce bouton ouvre le formulaire de cr ation modification et suppression des cat gories et sous cat gories de ventilation bancaire Le formulaire se scinde en 2 parties gt Le tableau de gauche contient les cat gories gt Le tableau de droite contient les sous cat gories de la cat gorie s lectionn e gt Vous devez d abord cr er une cat gorie en cliquant sur la l re ligne et en entrant un libell gt Apres validation vous cliquez sur la Il re ligne des sous cat gories et entrez un libell gt A chaque appui sur la touche Entr e du clavier le programme effectue un classement alphab tique et vide la 1 re ligne Celle ci est toujours pr te pour une nouvelle entr e La suppression d un item se fait toujours par appui sur le bouton Poubelle Ceci n est bien entendu possible que si l l ment n est pas utilis dans le journal comptabl
43. is le r seau sur un serveur distant Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur le serveur distant G II Param trage FTP Ce bouton donne acc s la boite de dialogue de param trage du protocole FTP Le logiciel vous donne la possibilit de travailler avec des fichiers sur un r seau distant vous permettant ainsi de faire un travail partag Pour cela vous devez lui fournir les l ments n cessaires la connexion sur le serveur qui stockera vos donn es Reportez vous votre fournisseur d h bergement pour conna tre vos param tres FTP File Transfert Protocole Sachez ensuite que l application travaillera dans un dossier d di Ce dernier est d fini dans ce formulaire dans l exemple ci contre il s agit de DataClub Vous n tes pas oblig de pr parer ce dossier par avance sur votre espace d h bergement 51 le dossier que vous avez sp cifi dans cette fen tre n existe pas sur le serveur le programme se chargera de le cr er 52 62 Enfin notez que c est dans ce formulaire que votre pseudo ou alias est d fini ey Remarque cette application n a pas pour objectif de g rer votre espace d h bergement Donc il ne vous sera pas possible au moment de charger ou d enregistrer un fichier de cr er renommer ou supprimer le dossier de donn es Le programme se connectera toujours dans le dossier d fini par ce formulaire Vous devrez utiliser les moyens mis a votre disposition p
44. iste sur tous les mois suivants et ce jusqu en fin de saison Ainsi vous aurez deja des groupes d l ves constitu s qu il faudra ventuellement ajuster N anmoins 1l est clair que plus la saison avance plus les effectifs seront stabilis s et moins vous aurez de travail C IT Edition du tableau et du taux de pr sences Le tableau de pointage d un groupe ou de l ensemble du club est imprimable tel qu l cran gr ce au bouton illustr ci contre Concernant la l re ligne destin e l affichage des statistiques elle est tablie en faisant simplement le rapport entre le nombre d adh rents affich s et le nombre de marques de pr sence pour chaque jour Pour ne pas fausser les r sultats le programme doit connaitre le nombre de jours d entra nement sur le mois Pour cela il consid rera de lui m me qu un jour ne pr sentant aucune trace de pointage sera un jour inactif Le bilan sera donc bien un rapport entre le nombre de pr sence et le nombre de jours d entra nement CG IIT dition des statis tiques individuelles de pr sence Ce bouton ne devient actif que 51 vous cliquez sur une ligne du tableau de pointage II d clenche l affichage des statistiques individuelles de l adh rent figurant sur cette ligne el eei es 0 de bel me gt Le tableau g n r reprend le calendrier de la saison avec le m me code des couleurs que le wu fem crs ame Laon 9
45. la d signation mais pas supprimer l item Il en r sulterait un dysfonctionnement dans l affichage des donn es chez les adh rents utilisant cet l ment Ka Le programme classe les items par ordre alphab tique au moment de la cr ation d un nouvel l ment Par la suite vous pouvez organiser l emplacement des items l aide des petits boutons de mont e et descente Observez le mod le ci dessus 54 62 G V Salles ou lieux d entrainement et de stockage mat riel Ce bouton ouvre le formulaire de gestion des salles et ou lieux de dispense de cours Ce org Ze ae Es DFE Ce formulaire se pr sente sous la forme d un simple tableau dans lequel l ajout d un l ment est bas sur le m me principe que les autres formulaires gt Inscrivez dans la 1 ligne le nom de la salle ce qui provoque son classement par ordre alphab tique Les donn es sont enregistr es en direct gt Entrez ventuellement l adresse exacte du lieu le num ro de t l phone gt Cochez ventuellement la case pour indiquer au programme que cet emplacement est apte stocker du mat riel Comme d habitude un verrou sur la ligne indique que l l ment est utilis dans l application son libell est modifiable mais non effa able G VI Cours dispens s SR Ce bouton ouvre le formulaire g rant la liste des cours dispens s ou disciplines Cette liste appara tra notamment dans le formulaire II d inscript
46. le compte courant Rien ne vous oblige lui ob ir c est simplement un m canisme facilitant la saisie 30 62 Notez aussi que lors d une op ration par ch que des champs suppl mentaires s affichent pour sp cifier les donn es concernant celui ci b Le montant de l op ration Il peut tre au cr dit si l association encaisse de l argent ou au d bit si c est une d pense II ne peut pas y avoir de montant dans les deux champs la fois Et cette somme doit tre toujours positive Le programme se charge doter ou d ajouter le montant au compte selon que ce soit un d bit ou un cr dit Il est pr f rable d entrer d abord cette donn e avant de commencer les ventilations Vous allez comprendre pourquoi c La ventilation de la somme Chaque op ration doit obligatoirement tre ventil e II est donc n cessaire de cr er d abord les cat gories et sous cat gories de ventilations bancaires avant de proc der une op ration Le m canisme de ventilation est simple Le programme propose automatiquement d ajouter une nouvelle ligne de ventilation si la somme ventil e est inf rieure au montant de l op ration Quand tout vous semble correct validez la saisie Le formulaire reste ouvert pour permettre une autre entr e La fermeture se fait comme d habitude par le bouton K4 31 62 E II Edition de facture Ce bouton ne s active que lors d op rations au cr dit II existe aussi pour les vente de mat riels attri
47. locage de situation de travail E La section comptabilit Cette section est li e la section des adh rents d une part mais aussi la section a Patrimoine d autre part ES z a Cm MATA TELY vm ks 8 s T E vengen Rte Ter PRET en Leen avances TECH gt Lorsqu un membre de l association paye sa cotisation cela est inscrit au journal sa ser oe Eur BEST om comptable et cela aura des r percussions sur le solde de l adh rent 555 _ e EE gt Lorsque vous achetez ou vendez du mat riel affect au patrimoine de Ee EE gr l association dans la section Patrimoine cela provoque aussi des mouvements DE 2 E mon taires ec __ Bien entendu il est aussi possible d effectuer des op rations comptables pures SE rar SE De comme le transfert d argent d un compte vers un autre l achat de denr es pour une manifestation Plusieurs formulaires sont votre disposition pour effectuer ces RER d dd Za d a a ie n diff rentes man uvres Remarquez la droite du bandeau une petit tableau de synth se des comptes de l association Un compte sp cial y figure le compte Patrimoine Ce n est pas un compte bancaire mais c est l image de la valeur financi re du patrimoine associatif Il sera influenc par les op rations mat riels 29 62 SECTION COMPTABILITE E I Op ration au cr dit ou au d bit C est un
48. lonne en face d un individu chaque double clic s lectionne puis d s lectionne la personne Vous pouvez cr er ainsi une s lection personnalis e votre convenance Utiliser la boite d roulante bleue situ e au dessus des patronymes Cette derni re affiche la liste des classes expliqu e au chapitre C VII page 55 Vous pourrez ainsi s lectionner gt l ensemble des adh rents en choisissant la commande Toutes sections gt d s lectionner les adh rents en choisissant Toutes sections lorsqu au moins un membre est s lectionn gt s lectionner un ou plusieurs groupes en choisissant successivement les items de la liste de choix Dans ce cas chaque s lection se cumule avec les pr c dentes La s lection de membres influencera les fonctionnalit s suivantes la suppression d un ou plusieurs adh rents l envoi de courriel dont la liste des destinataires sera tablie partir des individus choisis les ditions filtr es de liste d adh rents qui au lieu de travailler sur l ensemble des membres n op rera alors que sur les individus choisis l acc s aux fiches d appr ciations des l ves D IV La suppression d un ou plusieurs adh rents Ce bouton ne s active que lorsque vous s lectionnez un ou plusieurs adh rents et condition bien s r que vous soyez identifi comme utilisateur avec pouvoir La s lection des adh rents se fait en double cliquant dans la marge de num r
49. malement le pr sident de l association qui peut en plus effectuer des op rations sp ciales Vous aurez plus d informations dans les diff rents chapitres us Par d faut le mot de passe du Super Utilisateur est MotPasse et celui de l Administrateur est ADMIN y A IV Alias pour le protocole FTP Lors du premier lancement de l application il vous sera demand d entrer un alias ou un pseudo Ceci est n cessaire la gestion des fichiers en r seau En effet ce logiciel permet de fonctionner avec des fichiers de donn es situ s sur un serveur afin de partager le travail Voyons la raison de ce pseudo Imaginez l exemple suivant gt L utilisateur AliasO1 charge le fichier 2012 La Saison pour y faire des modifications Le programme d pose un fichier de verrouillage sur le serveur indiquant que 2012 La saison est en cours de traitement par MII8501 gt Quelques instant apr s un autre utilisateur Pseudo04 tente d ouvrir ce m me fichier pour y mettre du pointage Le programme lui indiquera alors que le fichier est pour le moment indisponible car utilis par AllaSO1 gt Lorsque MII8501 enregistrera son travail sur le serveur le programme effacera alors le fichier verrou lib rant ainsi le fichier de donn es pour d autres utilisateurs Il est important de renseigner ce pseudonyme car cela permettra aux autres membres du club de savoir qui a verrouill un fichier de donn es De ce fait si d aventure le fich
50. me 50 62 c Nom du dossier en cours Ce plot affiche le nom du dossier actuellement en cours de listing Dans la fen tre juste au dessous vous y voyez les dossiers et fichiers contenus II affiche sur sa droite lorsque n cessaire un bouton dont la fonction est de remonter vers le dossier parent Le dossier parent est celui qui contient le dossier actuellement list d Zone de s lection de fichier ou dossier Un l ment important prendre en compte dans l utilisation de cette zone sensible la souris c est que la s lection ne se fait que par un seul clic Beaucoup d utilisateurs novices en informatique ne comprennent pas que parfois il faut faire un clic parfois il faut faire 2 clics Cette embrouille que nous devons l esprit tortueux de certaines t tes pensantes s av re illogique pour le commun des mortels Sur la base de cette constatation j ai d cid que le principe r gissant cette zone est un seul clic Sile clic se situe au dessus d un nom de fichier 1l sera s lectionn et son nom sera inscrit dans la zone de saisie du nom de fichier Si le clic se situe au dessus d un nom de dossier celui ci sera ouvert et la fen tre listera alors le contenu de ce dernier Un double clic n a pas d effet de validation et fermeture de la boite de dialogue la validation se fait exclusivement l aide du bouton pr vu cet effet L exemple illustr indique que le dossier en cours est rojets JAVA Clubl Gl
51. me si c est un don n inscrivez pas forc ment 0 dans le champ du Prix Unitaire Si l objet a de la valeur il contribuera celle du patrimoine de l association Enfin inscrivez le nombre d articles ajouter Ka Si vous entrez 4 articles BAROQUE Prelude In D Minor l application stockera 4 objets r f renc s de Prelude In D Minor 1 Prelude In D Minor 4 b Suppression d quipement Cette action ne doit pas tre confondue avec de la vente de mat riel Quand devez vous utiliser cette fonction Lorsque du mat riel est d truit par l usure ou perdu ou cass S lectionnez dans la boite de choix en bas du formulaire l article supprimer Le programme affiche alors sa valeur au moment de son acquisition et sa valeur actuelle qui n est probablement plus celle correspondant a l poque de son acquisition wy 2 raisons qui font que vous ne pouvez pas supprimer un article x Il est pr t quelqu un x Il est toujours affect une salle d entra nement ou de stockage l amp i Un petit verrou vous signalera ce blocage Lib rez d abord l article Plus d informations ce sujet dans les chapitres suivants L achat et vente de mat riel est une fonctionnalit employer lorsque l association acquiert des l ments venant enrichir son patrimoine l achat d accessoires destin s tre pr t s aux pratiquants lors des entra nements l achat d un ordinateur dans affect la ge
52. montant total de l op ration est actualis et le programme fait de la place pour en inscrire une autre Lorsque tout vous semble correct validez la saisie le formulaire reste ouvert pour d autres entr es et le programme actualise le montant du patrimoine de l association Ky Souvenez vous que chaque article est unique Lorsque vous achetez 10 l ments de la m me famille le programme m morisera dans la base de donn es 10 articles diff rents ayant tout de m me en commun le Prix Unitaire et date d achat 42 62 Ze rof iu opted Tout se passe dans le tableau de la ventilation Les listes d roulantes proposent directement les instruments ou les titres de partitions v Valeur actuelle de cet objet cette cellule n est pas modifiable v Date de mise jour de cette valeur v Le prix de vente le logiciel propose la valeur actuelle de l objet mais vous pouvez la modifier L l ment vendre doit tre libre d emploi Cela signifie que v Cet article n est pas pr t un membre ou une autre entit Cet article ne doit plus tre affect une salle de stockage puisqu il va sortir du syst me de gestion associatif Pour plus d information concernant la r partition et le pr t de mat riel consultez les chapitres F IV et F V Quelles sont les cons quences d un prix de vente d un article diff rent de sont prix actuel a Cas d une vente avec moins value Imaginons que le compte bancaire associat
53. n que de servir de mode d emploi de Gestion d une cole de musique G mogiciel n assume de responsabilit quant l utilisation du logiciel d crit dans ces pages et aux cons quences que cela peut entra ner G mogiciel est une marque d pos e Outils sp cifiques selon la section lt
54. n verrou est pr sent parce qu un utilisateur est r ellement en train de travailler sur le fichier de donn es 1l est fortement d conseill de lever la protection Car cela redonnerai l aptitude charger et modifier le fichier tout autre utilisateur Il risquerait alors d y avoir d synchronisation des donn es et corruption du fichier Essayez d abord de contacter la personne suppos e utiliser le fichier G IV Formations musicales instrumentales et d ensemble Ces 3 boutons ouvrent le formulaire de d finition modification ou suppression des grades dipl mes et disciplines Le logiciel donne la possibilit de g rer 2 familles de grades les Grades Techniques ainsi que des Grades de Comp tition A vous d utiliser ce dont vous avez besoin Cette illustration montre un exemple de formulaire des Formations Instrumentales Le fonctionnement de cet outil est simple gt Entrez un libell dans la Ir ligne ou modifiez une item existant gt Affectez lui une couleur ventuellement gr ce au boutons radio situ s droite gt Revenez la 1 ligne et faites la saisie suivante Il n y a pas besoin de valider l enregistrement des donn es est imm diat Pour supprimer un item placez vous sur la ligne et appuyez sur le bouton Poubelle Attention 51 un cadenas appara t c t d un libell cela signifie que cette qualification est utilis e chez un des membres de l cole Vous pouvez ventuellement modifier
55. nformatique Enfin l application vous invite d finir les p riodes de vacances et jours f ri s de la prochaine saison Arriv cette tape vous n tes plus dans le fichier 2012 Ma saison mais dans un fichier pseudo vierge intitul 2013 Ma saison wy Dans le cas o des adh rents auraient encore en leur possession des mat riels pr t s par l association nous allons tre confront s au fait que ces personnes n existe plus dans la liste de la nouvelle saison Dans ce cas le programme vous alertera sur la situation Dans le fichier de la nouvelle saison les mat riels pr t s seront encore consid r s comme tel mais un emprunteur anonyme Les donn es des saisons pr c dentes sont toujours consultables et modifiables Pour ce faire rendez vous en section Base de Donn es au chapitre G I page 49 B III Planification ou consultation des cours Ce bouton affiche un formulaire avec lequel vous pourrez Planifier la semaine type des cours dispens s sous r serve que vous en avez l habilitation Consulter les horaires et le nombre d heures de cours accessible sans habilitation particuli re Cette fen tre poss de Y en partie sup rieure un bandeau de boites d roulantes de choix permettant de filtrer les donn es v en partie centrale un tableau dans lequel seront entr s les horaires lieux et cours dispens s ainsi que le professeur attitr La modification du tableau n est
56. nt es Ceci doit naturellement tre le cas lorsque vous avez point es toutes les op rations figurant sur votre relev et que leur montant correspond celui qui est inscrit dans l application Si tel n est pas le cas alors une erreur s est gliss e quelque part ou il vous manque une op ration Fermez alors le formulaire par le bouton K afin de ne pas valider la man uvre Puis faites les ajustements n cessaires au niveau des op rations comptables Si l op ration est un succ s alors validez l ensemble Le journal comptable sera actualis en cons quence 34 62 E V Annulation et suppression d une op ration bancaire L annulation d une op ration ne fait que supprimer le montant de celle c1 Elle n efface pas la ligne dans le journal comptable Ce syst me emp che d escamoter des pi ces comptables une ligne entr e sera toujours visible Les lignes inhib es tant sans montant elles seront neutres vis vis des soldes de comptes Elles n appara tront plus dans les ditions filtr es L annulation d une op ration bancaire entra ne des r percussions sur d autres l ments de l application De ce fait cette man uvre est d di e un administrateur du club En effet v L annulation d un paiement de cotisation modifiera le montant d des adh rents concern s L annulation d un achat ou vente de mat riel supprimera dans le journal des mat riels la ou les lignes g n r es par l op ration qu
57. obal Executable Cela veut dire que la liste des fichiers actuellement affich e repr sente le contenu de Executable Ce dernier est lui m me situ dans le dossier parent intitul Global e Champ de saisie du nom de fichier Cette boite de dialogue servant s lectionner un fichier ouvrir ou donner le nom d un fichier enregistrer elle comporte donc naturellement un champ permettant de d finir celui ci Cet emplacement fonctionne diff remment selon que vous voulez ouvrir ou enregistrer un fichier gt en cas d ouverture de fichier il est extr mement rare de nos jours que l utilisateur crive lui m me son intitul Le choix se fera essentiellement par un clic dans la liste De ce fait vous ne pourrez pas crire dans la zone de saisie mais celle ci sera renseign e automatiquement selon votre s lection gt En cas d enregistrement de fichier et bien que le programme vous proposera automatiquement un nom de fichier 1I vous permettra de le modifier la main dans ce cas la zone de saisie est modifiable f Les ic nes du type de travail Afin de donner des rep res visuels selon que vous enregistriez ou chargiez un fichier la boite de dialogue vous propose 4 ic nes Indique que vous voulez charger un fichier depuis une unit de stockage locale Disque dur du PC cl USB Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur une unit de stockage locale Indique que vous voulez charger un fichier depu
58. ompris dans cette plage D VII La fiche d appr ciation de l l ve Ce bouton donne l acc s au formulaire de fiche d appr ciation des l ves par les professeurs c est donc un outil r serv ces personnes Il ne s active que lorsqu un l ve est s lectionn Lorsque plusieurs adh rents sont s lectionn s le formulaire pr sentera la fiche du premier de la liste Deux options se pr senteront vous Si vous tes identifi comme Administrateur ou Super Utilisateur le formulaire s affichera en mode Consultation Vous pourrez alors parcourir pour chaque membre et sur plusieurs saisons les remarques inscrites par les professeurs Si vous tes un professeur vous tes donc entr dans la section des adh rents sans mot de passe puisqu il n est connu que des membres du comit directeur Dans ce cas l application vous demandera de vous identifier en tant que professeur gr ce au mot de passe qui vous t attribu dans le formulaire des adh rents Cette information vous est communiqu e par la personne qui vous a inscrit dans la base de donn es Dans ce formulaire le professeur pourra changer son mot de passe d acc s Bien entendu 1l pourra toujours tre modifi par un membre du comit directeur via le formulaire des adh rents C est une solution qui pourrait tre envisag e 51 l on voulait interdire l acc s au fiches un enseignant Ces trois boutons activeront
59. on vous devez choisir parmi la boite de choix des groupes d tude La d finition de ceux ci est vue au chapitre C V II page 55 SECTION POINTAGE y C I Constitution d une section ou classe d tude 60 sections ou classes d tude sont g r es et ce pour chaque mois diff rents Un membre de l cole pourra faire partie de plusieurs listes la fois gt S lectionnez d abord une liste l aide de la boite d roulante orange gt Cliquez dans le s lecteur d adh rents sur la gauche de l cran pour ajouter ou enlever des individus v Un clic sur un nom absent de la liste ajoute cet l ve v Un clic sur un nom faisant d j partie de la liste enl ve cet l ve gt Inscrivez ventuellement des marques de pr sence dans le tableau des journ es Le programme n affichera que des X quel que soit le caract re que vous tapez Pour supprimer une marque appuyez sur la touche ou Ret Arr ou Back Space selon votre clavier gt Validez les modifications avec le bouton pr vu cet effet Attention changer de liste ou quitter cette section sans valider fait perdre les modifications apport es Un message d alerte vous le rappellera si vous tentez cette man uvre En cas d erreur un bouton de Recyclage r affiche les donn es d avant modification Sachez enfin vous serez alert si vous supprimez un individu poss dant des marques de pr sence Ce n est priori pas normal wy Le logiciel r percute une l
60. otation 1 colonne du tableau La couleur de la marge passe alors en orange Un double clic sur un adh rent d j s lectionn le d s lectionnera Lorsque vous appuierez sur ce bouton le programme v rifiera si pour chaque membre supprimer x il est absent du journal comptable x lest absent des listes de pointage x il est absent du journal de pr t de mat riel Dans le cas contraire 1l ne sera pas effac de la liste Un message vous en informera la fin de la proc dure D V L envoi de courriel A l instar du bouton de suppression il ne s activera qu avec la s lection d un ou plusieurs adh rents L appui sur celui ci provoque l apparition du formulaire d envoi de courriel Enve d coural En partie gauche figurent les destinataires Ceux ci sont coch s selon la s lection que vous avec op r e au pr alable dans le tableau des adh rents Vous pouvez encore effectuer un ajustement de la liste d envoi Votre travail consistera gt D finir le sujet du courriel gt Joindre ventuellement un fichier gt R diger le corps du message Pour que cela fonctionne 1l faut bien s r que vos param tres de messagerie soient r gl s Voyez cela au chapitre G XIII page 60 uy Seuls les membres disposant d une adresse de courriel seront repr sent s dans la liste des destinataires Ne vous tonnez pas de constater parfois des absences V rifiez alors les informations concernant ces cas particuliers uy
61. ourn e requiert l habilitation Super Utilisateur ou Administrateur Les boutons seront inhib s pour les simples utilisateurs L op ration se fait simplement en s lectionnant un ou plusieurs jours par un cliquer tirer puis en appuyant sur le bouton Vacances ou F ri 11 62 NG SECTION PLANNI I y B II Passage la saison suivante Ce bouton lance la d marche du passage la nouvelle saison Attention bien que se trouvant en section Planning cette fonctionnalit requiert un droit Administrateur Le programme provoquera la fermeture du fichier de donn es de la saison actuelle puis cr era un nouveau fichier pour la saison venir N anmoins ce dernier sera construit en grande partie avec les donn es de la saison pass e le stock mat riel sera conserv par exemple Les saisons pass es seront donc int gralement pr serv es et consultables puisque contenues dans leur fichier respectif Sans entrer dans les d tails voici les diff rentes tapes ex cut es lors de cette proc dure gt gt gt gt V VV Imaginons que vous travaillez avec un fichier qui s appelle 2012 Ma saison et qui correspond la saison 2012 2013 Le programme vous demande si vous voulez sauvegarder une derni re fois les donn es actuelles c est dire celui de la saison qui se cl ture Ceci permet de m moriser d ventuelles modifications que vous venez tout juste de faire
62. re cr diter C est toujours une entr e d argent Date montant et observation Remarquez que le champ du montant n est pas modifiable par l utilisateur Il s adapte tout seul selon les montants que vous allez ventiler Enfin en partie basse le tableau de la ventilation selon les adh rents de l association VV V V Ce tableau de 2 colonnes est tr s simple d utilisation gt S lectionnez dans la 1 re colonne le nom de l adh rent l aide de la liste d roulante de choix gt Inscrivez dans la seconde colonne le montant du paiement Le programme proposera automatiquement le montant d par la personne Cependant vous pouvez le modifier notamment dans le cas d un paiement chelonn Apres validation chaque encaissement de cotisation sera report dans la colonne des Soldes en liste des adh rents Vous avez ceil sur le montant d et le montant pay vous tes inform s quant aux retards de paiement 33 62 E IV Le rapprochement des op rations Ce bouton ouvrira le formulaire permettant de rapprocher les op rations par rapport aux relev s bancaires Au pr alable 1I vous sera demand d indiquer le compte que vous souhaitez pointer gt En haut gauche les donn es du Dernier rapprochement savoir son num ro sa date et son solde ces informations devront correspondre au relev bancaire pr c dent Evidemment lorsque vous utiliserez cette fonctionnalit pour la premi re foi
63. s l application n aura aucune donn es ce sujet Vous aurez n anmoins pris soin d tablir avant tout cela le solde initial du compte bancaire Reportez vous pour cela au chapitre E VI page 36 gt Au dessous seront affich es les donn es concernant le Nouveau rapprochement savoir le num ro et la date du relev bancaire avec lequel vous allez pointer l application propose le num ro suivant le dernier relev et la date du jour mais vous avez le droit de les modifier A ce stade de la man uvre le programme attend que vous entriez le solde final apr s rapprochement donn e qui figure sur votre nouveau relev bancaire Lorsque cette information est inscrite l application calcule le montant Ecart entre les deux derniers relev s et l affiche dans la zone Bilan pointage Ce n est qu partir de ce moment que la liste des op rations situ e en partie basse devient active Celles ci relate toutes les op rations au cr dit et d bit du compte qui n ont pas encore t point es Cliquez sur les cases cocher correspondant aux lignes du relev bancaire kv kv Un premier clic coche l op ration et prend en compte son montant selon que ce soit au cr dit ou au d bit les montants s accumulent dans les champs de la zone Bilan pointage En cas d erreur un second clic d coche celle ci pour ne pas la prendre en compte Le but du jeu et de faire correspondre le montant Ecart avec la somme des valeurs poi
64. stion du club Ces objets auront une certaine valeur l achat qui va d croitre avec le temps et l usure Cette valeur sera inscrite dans le patrimoine de l association Il est important de ne pas confondre ce type d achat avec celui de boisson dans le cadre d une manifestation organis e par l association ou de paiement de campagne publicitaire Car ce genre d op ration ne contribuera pas la valeur patrimoniale Elle ne fera qu engendrer une d pense suivie d une recette lors de la f te et ventuellement un remboursement des invendus par le fournisseur Ces transactions seront donc trait es dans la section Comptabilit Ce bouton affiche le formulaire d achat de mat riel Cette op ration g n rant une d pense mon taire cr era automatiquement une ligne dans le journal de la section Comptabilit Une diff rence appara t au niveau du syst me de ventilation Ici nous avons 2 tableaux de 6 colonnes Listes d roulantes des cat gories pour le tableau des instruments et des genres pour celui des partitions Listes d roulantes respectives des instruments et des titres Un champ de saisie du N de s rie pour un instrument du rep re pour une partition Un champ de saisie de la marque pour un instrument du niveau pour une partition Le Prix unitaire de l article La quantit d articles sur cette ligne de ventilation VVVVV NV D s qu une ligne est correctement renseign e le
65. stock es dans le fichier ed A II Aide Deux niveaux d aide sont disponible ar as Des indications furtives apparaissant lors des passages du pointeur au dessus des boutons s lectionne la liste enii re L appui sur ce bouton provoquant l ouverture du fichier d aide de l application Si celui ci n est pas disponible sur votre PC le logiciel le 7 t l chargera automatiquement depuis le site Internet G mogiciel Bien entendu 1l vous reste en dernier recours l assistance t l phonique aupr s de votre serviteur voir une assistance distance via Internet A III Architecture g n rale Le logiciel est articul autour de 5 sections CL Annexes Une section Planning affichant le calendrier de la saison Une section Pointage servant au pointage des pr sences au cours Une section Adh rents g rant l inscription la modification la suppression des membres de l association Une section Comptabilit qui n a pas l ambition de remplacer un vrai logiciel de comptabilit mais qui fournit tout de m me les outils n cessaires la gestion d une association Nous verrons que cette section est li e la section Patrimoine et la section Adh rents Une section Patrimoine regroupant des formulaires d acquisition perte achat vente de mat riel ainsi que la gestion de pr t des objets appartenant l association gt En marge de celles ci la section Base de Donn es permet de d
66. t riel RE Options et Base de Donn es kv kv kv kv kv Puis sous le bandeau principal commun toutes les sections vous avez un bandeau sp cifique la section affich e Les boutons qui s y trouvent vous donnent acc s aux commandes S de l application il n y a pas de menu 5 62 JERALE PRESENTATION GENERA Concernant les diff rents formulaires disponibles dans ce programme une chose leur est en commun la fermeture de la fen tre peut toujours se faire par un appui sur le bouton 4 situ en haut gauche v Parfois les informations introduites dans les formulaires doivent tre valid es pour prise en compte Dans ce cas la fen tre affiche un bouton de validation comme dans l exemple ci dessus v Parfois pour faciliter le travail de l utilisateur les donn es sont enregistr es imm diatement lors de la saisie Point de bouton de validation dans ce Cas Selon la situation le formulaire sera ferm lors de la validation ou sera maintenu ouvert pour permettre d autres saisies Sachez n anmoins que si un bouton de validation est pr sent cela signifie que tant que vous ne l aurez pas actionn les modifications ne seront pas effectives Ainsi vous pourrez fermer la fen tre sans prise en compte en appuyant simplement sur le bouton K Ne vous inqui tez pas vous verrez que l ensemble est intuitif Ch Dans tous les cas l ic ne ci contre vous informera visuellement lorsque les donn es seront
67. tant SECTION BASE DE DONNEES a Choix de l unit de stockage Cette boite d roulante de s lection affichera les lettres d identification de votre ou vos disques durs de la ou des cl s USB actuellement connect es votre PC Une s lection de l un de ces items vous y envoie directement et affiche dans la fen tre centrale les dossiers et fichiers y figurant b Choix d un emplacement favori Les trois boutons en partie gauche de la boite de dialogue vous emm nent directement vers des emplacements particuliers gt Le dossier utilisateur c est le dossier qui sous Windows regroupe les dossiers principaux de l utilisateur savoir Mes documents Ma musique Mes Images Mes Vid os mais aussi le Bureau le dossier des t l chargements Il en va de m me pour un PC tournant avec Linux gt Le dossier de l application c est le dossier d o d marre le programme Il est probable que vous y mettiez aussi vos diff rents dossiers de donn es Ce bouton sera donc un moyen rapide de revenir vers cet emplacement favori gt Le dossier du serveur distant en appuyant sur ce bouton l application se connecte au dossier d fini dans les param tres FTP cf G I chapitre page 52 Il faut donc lui laisser un peu de temps avant qu il ne fasse appara tre les fichiers situ s dans votre espace de stockage Evidemment il faut aussi que les param tres de connexion au serveur soient correctement d finis sans quoi il y aura un probl
68. trage par un cat gories d instruments ou genre de partition Couleur jaune gt Le filtrage par un instrument ou titre de partition Couleur jaune gt Le filtrage par un adh rent Couleur orange Pour des raisons techniques 1l n est pas possible de m langer ventilations bancaires et ventilations mat riel 37 62 F L ion Patrimoin Cette section affiche un Journal relatant chaque v nement concernant le mat riel inscrit au patrimoine de l association Ces lignes font tat d achat vente acquisition ou i NS ER Re _ perte d quipements On y trouve aussi les v nements de pr t et retour de mat riels Concr tement la section que nous tudions ici vous permet gt D ajouter ou supprimer des l ments au patrimoine de l association gt D acheter ou vendre des quipements constituant le patrimoine ne pas confondre avec l achat et ou vente de consommables en section Comptabilit gt R partir les fournitures sur les diff rents sites d entra nement gt G rer le pr t et le retour de mat riel L I I SE i Ms ce o l a mm F I Gestion des objets de l association Ce bouton affiche un formulaire regroupant 2 fonctions distinctes mais intimement li es gt Ajout d objets mat riel au patrimoine de l association gt Suppression des objets du patrimoine Avant d aller plus loin dans les explications 1l est n
69. vez choisir parmi la liste des emprunteurs celui qui vous ram ne les objets Informations emprumdeur C est la que l on comprend l importance du texte inscrit dans le champ Observation lors du pr t de mat riel En effet tant que l emprunteur est un membre de l association vous retrouverez son patronyme dans la liste d roulante de choix Par contre s il s agit d un emprunteur Hors association le programme proposera alors dans la liste d roulante de choix le texte de cette fameuse observation d r 7 W Ka L Imaginons la situation suivante gt Un club partenaire appel Ecole Harmonium vous emprunte du mat riel le 1 d cembre gt Puis le 03 d cembre il vous demande encore du mat riel CM Minor BARDI He 1 DI ag pode im D Mro BARN Niveau 1 27 gt Pour le 1 emprunt vous pouvez mettre par exemple en observation Harmonium 01 12 gt Pour le 2nd emprunt mettez Harmonium 03 12 Ainsi lors du retour des objets la liste d roulante de choix vous proposera Harmonium 01 12 avec l affichage des articles concern s dans l arborescence des mat riels et Harmonium 03 12 avec les articles du second emprunt S1 l emprunteur est un membre de l cole et qu il a effectu plusieurs emprunts vous retrouverez dans l arborescence des articles tout ce qu il a en Sa possession Notez que par d faut tous les objets sont coch s et sont donc consid r s comme

Manuel d`utilisation du logiciel de Gestion d`une - Gémogiciel

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