Exposé
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1. par le titulaire de l enregistrement qui l a d pos En ce qui concerne les avocats le rapport au Roi expose fort propos que aucune difficult ne survient si le d p t est fait par le gestionnaire de dossier lui m me ou par un d l gu qui est avocat Conform ment l article 440 alin a 2 du Code judiciaire l avocat n a justifier d aucune procuration pour repr senter ses clients en justice et tout avocat titulaire d un enregistrement qui d pose un acte de proc dure est r put tre le signataire de celui ci En revanche une difficult peut se pr senter si un avocat donne une d l gation permettant de d poser un acte de proc dure un membre de son secr tariat qui n est pas avocat cet acte ne sera valable que s il est rev tu de la signature lectronique d un avocat appos e conform ment aux articles 1322 et 2281 du Code civil y ins r s par la loi du 20 octobre 2000 introduisant l utilisation de moyens de t l communication et de la signature lectronique dans la proc dure judiciaire et extrajudiciaire Ceci permet aux avocats d assurer librement la gestion interne de leur cabinet L octroi des d l gations une personne qui n a pas la qualit d avocat doit donc s accompagner des directives ad quates et d un peu d colage en vue de faire v rifier avant son d p t sur le site que l acte de proc dure a t sign lectroniquement par un avocat En2. des proc dures sp cifiques savoir des proc dures acc l r es qui sont en pratique peu utilis es et surtout les recours en mati re d lections communales mais comme les prochaines lections auront lieu en 2018 il a paru pr f rable d attendre et de voir si la mise en oeuvre de la proc dure lectronique dans les contentieux les plus courants fonctionne de mani re satisfaisante et de b n ficier ce moment des am liorations que la mise en pratique grande chelle aura ventuellement permis d apporter Nathalie FORTEMPS La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat Tribune flash avocat be 28 f vrier 2014 http gallery mailchimp com d552fd66716b81b8fb8 922cc files Note_proc_lectron_dvt_C_E_ pdf Les programmes permettant la signature lectronique des crits de proc dure sont d crits comme suit dans le rapport au Roi En l tat actuel de la technique plusieurs programmes usuels peuvent tre utilis es pour apposer une signature lectronique sur un acte de proc dure notamment les logiciels Acrobat X Xolido Sign ou Acrobat Reader X qui requi rent tous l utilisation de la carte d identit lectronique du signataire e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 5 Le rapport au Roi pr cise que Un manuel d utilisation figurera sur le site internet du Conseil d Etat Il explicitera de mani re synth tique l environnement informatique n cessaire tout
3. remplace l envoi et l change des pi ces de la proc dure par le d p t de celles ci sur un site s curis g r par le Conseil d Etat e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 7 En cas d usage de la proc dure lectronique il faut donc num riser non seulement les crits CNRS de proc dure mais galement les annexes acte attaqu pi ces joindre au recours en application de l article 3 du r glement de proc dure 18 dossier administratif Il n est fait exception la r gle que pour les pi ces annexes qui ne sont pas ais ment convertibles en un format 2 19 lectronique pour les pi ces pour lesquelles une demande de confidentialit est formul e par exemple l occasion du contentieux de l attribution d un march public Dans ces deux cas l inventaire doit renseigner les pi ces communiqu es lectroniquement et celles qui le sont de mani re conventionnelle 2 voire confidentielle 2 20 Article 85 bis 7 du r glement de proc dure pour les annexes au recours Cette disposition pr voir que Les documents qui ne sont pas ais ment convertibles en un de ces formats sont envoy s sous pli recommand la poste dans les trois jours ouvrables du d p t de la requ te L article 85 bis 11 du r glement de proc dure pour les annexes des autres crits A l gard des parties pour lesquelles il n est pas recouru la p
4. a 3 7 de la loi du 15 d cembre 1980 l abr viation REQ suivie du num ro de dossier aupr s de l Office des Etrangers puis du nom du requ rant b pour les copies vis es l article 39 69 ler alin a 4 de la loi du 15 d cembre 1980 l abr viation REGUL suivie du num ro de r f rence comme mentionn dans la lettre de r gularisation envoy e par le greffe suivi du nom du requ rant c pour les copies vis es l article 39 72 ler alin a 2 et l article 39 81 alin a 2 de la loi du 15 d cembre 1980 le num ro de r le suivi de l abr viation NOT suivie du nom du requ rant suivi de l abr viation CG ou DVZOE respectivement quand le Commissaire g n ral aux r fugi s et aux apatrides ou le ministre ou son d l gu est la partie d fenderesse ou suivi du nom de la ville de la commune qui a t indiqu e comme partie d fenderesse d pour les copies vis es l article 39 81 alin a 8 de la loi du 15 d cembre 1980 le num ro de r le suivi de l abr viation SYNT suivie du nom du requ rant en cas de pluralit de requ rants seul celui qui est mentionn en premier dans la requ te sera indiqu 3 la copie lectronique de l crit de proc dure est envoy e au format Portable Document Format Archivable pdf A ou au format OpenDocument Texte odt Selon le rapport au Roi l arr t du 13 janvier 2014 ne modifie pas les r gles de fond mais
5. auditeur pour instruction et rapport une des parties fait usage de la proc dure lectronique et tout est mis en oeuvre pour les y inciter le dossier est g r sous cette forme tant entendu que celles qui ne veulent pas utiliser ce mode de communication des pi ces peuvent toujours les recevoir et les envoyer sur papier par voie postale L objet du pr sent arr t est de permettre l utilisation de la proc dure lectronique avec pour objectif que celle ci devienne la r gle Le choix s effectue par le d p t lectronique d un crit de proc dure sur la plate forme d di e du Conseil d Etat Ce choix est irr versible pour le dossier consid r dans le chef du _ 24 gestionnaire de ce dossier Suite 2 Article 85 bis 11 alin a 2 du r glement de proc dure L inventaire des pi ces annex es un acte de proc dure mentionne si ces pi ces sont d pos es au dossier lectronique ou si elles sont envoy es au greffe sous une autre forme Selon le rapport au Roi Lorsqu un dossier administratif contient des pi ces qui ne sont pas convertibles maquettes chantillons plans CD etc ou qui le sont difficilement comme un dossier tr s volumineux ces pi ces peuvent tre envoy es par voie postale Le paragraphe 11 alin a 2 impose que l inventaire des pi ces qui accompagnent une requ te ou un m moire d pos sous forme lectronique mentionne la forme lectron
6. ce qui concerne les parties elles m mes directement signataires d un acte de proc dure le rapport au Roi identifie l hypoth se de la signature multiple Dans les cas o un acte de proc dure doit tre sign par plusieurs personnes par exemple celui que d pose une commune doit tre sign par le bourgmestre et le secr taire communal la signature lectronique de toutes ces personnes doit tre appos e Le paragraphe 13 alin a 5 en e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 13 dispose de m me l gard des arr ts L observation est galement valable pour les personnes morales de droit priv n ayant pas cr d organe social unipersonnel disposant du pouvoir d ester en justice et d cidant d introduire elles m mes une requ te devant le Conseil d Etat LA QUESTION DES D LAIS DATE DES CRITS D POS S LES ACCUS S DE R CEPTION Selon l article 85 bis 6 du r glement de proc dure Le moment auquel un acte de proc dure est consid r comme introduit est celui de son d p t sur le site La date de d p t est mentionn e dans le dossier lectronique Le format du fichier n est pas autrement pr cis mais au final tout est converti en format pdf 24 L article 85 bis 7 dernier alin a comporte une curiosit Tant que le d lai de recours n a pas expir et qu une affaire est en attente de num ro de r le la requ te et des annexes
7. du 5 d cembre 1991 du 5 d cembre 1991 d terminant la proc dure en r f r devant le Conseil d Etat 10 l arr t royal du 30 novembre 2006 d terminant la proc dure en cassation devant le Conseil d Etat Article 85 bis nouveau de l arr t du R gent du 23 ao t 1948 d terminant la proc dure devant la section du contentieux administratif du Conseil d Etat Le rapport au Roi nous apprend que Pour l astreinte la situation est encore plus simple aucune modification ne doit tre apport e l arr t royal du 2 avril 1991 d terminant la proc dure devant la section du contentieux administratif du Conseil d Etat en mati re d astreinte tant donn que son article 18 renvoie notamment aux articles 84 86 du r glement g n ral de proc dure et donc aussi l article 85Sbis Les articles 2 3 et 4 de l arr t royal du 13 janvier 2014 apportent les modifications suivantes l arr t royal du 5 d cembre 1991 d terminant la proc dure en r f r devant le Conseil d Etat Article 2 Sous r serve de l article 3 du pr sent arr t les articles 84 et 85bis du r glement g n ral de proc dure sont applicables aux proc dures en r f r administratif A l article 15bis ler du m me arr t les mots par lettre recommand e la poste sont supprim s A l article ISter ler du m me arr t les mots par lettre recommand e la poste sont supprim s Les
8. gestionnaire un autre utilisateur enregistr 27 28 29 Article 85 bis 3 du r glement g n ral de proc dure Le recours la proc dure lectronique requiert de l utilisateur qu il s enregistre au pr alable sur le site internet du Conseil d Etat Cet enregistrement est gratuit L enregistrement et l utilisation de la proc dure lectronique n cessite de s identifier au moyen d une carte d identit lectronique d livr e en Belgique et de communiquer son adresse de courrier lectronique Lors de la premi re connexion le demandeur d un enregistrement compl te son profil en remplissant en ligne le formulaire ad hoc Article 85 bis 2 3 du r glement g n ral de proc dure Selon le rapport au Roi Dans l hypoth se la plus courante o la proc dure est diligent e par un cabinet d avocats la notion de gestionnaire de dossier correspond ce qu on appelle le dominus litis dans le monde judiciaire e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 11 Le rapport au Roi renseigne que Le choix du syst me s est port sur un site web g r par le Conseil d Etat servant de plate forme d change s curis e Pour acc der celle ci il est requis de l utilisateur qu il s identifie au moyen d une carte d identit lectronique ce qui garantit de mani re fiable son authentification Or certaines difficult s peuvent se pr senter en relation avec cette caract
9. ristique perte de carte d identit non renouvellement en temps utile de celle ci indisponibilit ou absence du gestionnaire Il est donc tout fait souhaitable l instar de ce que sugg re le rapport au Roi que le gestionnaire qui d faut est le seul pouvoir recevoir des communications relatives un dossier et pouvoir acc der ce dossier sur la plate forme s curis e s organise en vue de permettre d autres de disposer en tout ou en partie des m mes droits C est l objet des d l gations qui peuvent g n rales tous les dossiers de l utilisateur sont pour l avenir concern s par la d l gation ou sp ciales propres un seul dossier La d l gation peut en outre tre compl te ou limit e la prise de connaissance Elle peut enfin A e nS 1 tre ou non transmissible al Tous les d l gu s re oivent par courrier lectronique les m mes communications que celles zis 32 adress es au d l gant Le gestionnaire de dossier peut donner des d l gations des tiers condition que ceux ci soient titulaires d un enregistrement Les diff rents membres d un cabinet d avocats ou du service juridique d une administration pourront par exemple se donner r ciproquement des d l gations pour que l un puisse suppl er l absence temporaire d un autre a Le rapport au Roi ajoute des pr cisions par rapport au texte m me de l arr t royal II est
10. 4 Un journal des v nements visible sur le site s curis conserve en outre une trace des i f r INA amp 38 s 5 IERT k courriers lectroniques g n r s par le syst me En cas d indisponibilit de la messagerie lectronique d un utilisateur il lui est donc possible de s assurer d ventuels messages qui auraient t transmis pendant la dur e de non fonctionnement COMMENT INTRODUIRE UN RECOURS L article 85 bis 7 d crit les tapes de l introduction d un recours par un utilisateur du syst me Pour d poser une requ te par laquelle un nouveau recours est introduit le gestionnaire de dossier ou son d l gu se connecte au site et suit les indications donn es par celui ci Il mentionne notamment la nature et la langue du recours principal dans les 3 Un exemple de d claration de r ception figure dans le Manuel de l utilisateur page 10 de la version 1 3 37 R wi f Le rapport au Roi expose ce propos C est la premi re consultation par ce gestionnaire ou par un de ses d l gu s qui fera courir le d lai imparti pour le cas ch ant d poser un acte de proc dure conform ment la notification qui a t faite Cette premi re consultation est en somme le pendant de la r ception d un pli recommand Le site web g n rera une information de cette consultation qui sera accessible toute personne consultant le dossier AR Manuel de l utilisateur page 16 ver
11. E PROADMIN LA PROC DURE LECTRONIQUE DEVANT LE CONSEIL D TAT Depuis le 1 f vrier 2014 1 il est d sormais possible de faire usage de la proc dure lectronique devant le Conseil d Etat La proc dure lectronique d nomm e e ProAdmin permet tant aux parties qu leurs avocats mais aussi au greffe du Conseil d Etat de r aliser la communication des crits de proc dure et re A A E At 3 des pi ces annexes de mani re d mat rialis e Inspir e de la formule Tax on web la gt A z x j so 4 3 si A proc dure lectronique fonctionne via un site web s curis accessible par la carte d identit lectronique belge de l utilisateur du syst me Date d entr e en vigueur de l arr t royal du 13 janvier 2014 modifiant l arr t du R gent du 23 ao t 1948 et les arr t s royaux d terminant la proc dure en r f r et la proc dure en cassation en vue d instaurer la proc dure lectronique Moniteur du 16 janvier 2014 p 2 993 Selon le rapport au Roi L objet de l arr t est de faciliter l envoi et la r ception des actes de proc dure de m me que toutes les notifications tenant compte de l volution des technologies en mati re de communication Le choix du syst me s est port sur un site web g r par le Conseil d Etat servant de plate forme d change s curis e Il ne modifie pas les r gles de fond mais remplace l envoi et l change des pi ces de la
12. articles 5 6 7 et 8 de l arr t royal du 13 janvier 2014 apportent les modifications suivantes l arr t royal du 30 novembre 2006 d terminant la proc dure en cassation devant le Conseil d Etat Il est ins r apr s l article 41 une nouvelle section intitul e Section Ibis Proc dure lectronique Art 42 L article 85bis du r glement g n ral de proc dure est applicable tant entendu qu il faut remplacer 1 au 5 la r f rence l article ler par une r f rence l article 3 2 du pr sent arr t 2 aux 8 et 9 les r f rences l article 3bis par des r f rences l article 5 du pr sent arr t 3 aux 11 13 et 14 les r f rences l article 84 par des r f rences l article 39 du pr sent arr t 4 au 13 alin a 5 les r f rences aux articles 36 et 37 par des r f rences aux articles 49 et 50 du pr sent arr t 5 au 12 la r f rence l article 87 2 par une r f rence l article 38 alin a 2 du pr sent arr t Les dispositions de cet article s appliquent galement la juridiction qui a rendu la d cision attaqu e A suivre e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat Par les renvois successifs dont il est l objet l article 85 bis du r glement g n ral de la proc dure devient donc le droit commun de la proc dure lectronique Le cas ch ant les 2 Pa 2 12 autres proc dures seront ul
13. ation publique doit lire domicile en Belgique en application de l article 84 2 du RGP et que l avocat tranger qui d fend une personne priv e doit n cessairement avoir en Belgique un relais chez qui il est fait lection de domicile et o il doit normalement se trouver l une ou l autre personne porteuse d une carte d identit d livr e en Belgique A terme il faudra examiner si la question pourrait tre r solue par l ouverture du syst me aux porteurs de toutes les cartes d identit d livr es dans les pays de l Union europ enne Actuellement neuf pays seulement sur vingt huit utilisent des cartes d identit lectroniques Belgique Estonie Allemagne Italie Lettonie Pays Bas Portugal Roumanie Espagne et le programme informatique du Conseil d Etat devrait subir quelques adaptations pour tre accessible aux titulaires de cartes d identit mises dans ces pays Il faudra valuer si l investissement n cessaire pour int grer les adaptations n cessaires en fonction des particularit s des cartes d identit de chaque pays se justifie compte tenu du peu d avocats trangers sans tre tablis en Belgique qui d fendent des parties devant le Conseil d Etat Il faut en effet savoir que c est depuis l entr e en vigueur de la loi du 6 mai 1982 que les ressortissants d un Etat membre de l Union europ enne qui sont habilit s exercer la profession d avocat peuvent repr senter des parties devant le Conseil d Etat et qu au C
14. ats e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 10 LA QUALIT DE GESTIONNAIRE DU DOSSIER ET LES D L GATIONS Apr s s tre identifi en tant qu utilisateur du syst me en suivant la d marche d crite dans le Manuel de l utilisateur tape unique et gratuite il est possible de devenir gestionnaire d un dossier ou d l gu d un gestionnaire Le gestionnaire d un dossier est d fini comme le titulaire d un enregistrement responsable 7 2 28 x d un dossier d termin Le gestionnaire du dossier peut tre avocat et la notion correspond alors l quivalent lectronique du dominus litis traditionnel Mais il peut aussi s agir d une partie Le gestionnaire du dossier joue un r le essentiel en ce que il est habilit d poser sur la plate forme lectronique des crits de proc dure et des pi ces annexes il est avis par courrier lectronique du d p t sur la plate forme des crits de proc dure des autres parties du rapport de l auditeur des ordonnances de fixation et d une mani re g n rale des diff rentes communications du greffe ou de l auditorat ant rieurement r alis es par courrier postal il peut prendre connaissance ou t l charger ces crits ou communications et le cas ch ant signer lectroniquement une d claration de r ception il peut transf rer sa qualit de
15. e indisponibilit de moins d une heure surviendrait au moment pr cis o un d lai expire une panne de courant d une demie heure autour de minuit le dernier jour du d lai par exemple Outre que l hypoth se est peu probable la partie qui n aurait pas pu d poser un acte de proc dure en temps utile pourra toujours en ce cas invoquer la force majeure Le cas de l incident technique du syst me informatique de l utilisateur fait l objet de la disposition suivante Au cas o le service informatique d une partie utilisant la proc dure lectronique est temporairement indisponible tout envoi peut tre adress au Conseil d tat par courrier envoy conform ment l article 84 ou par t l copie les requ tes et m moires ne doivent tre envoy s qu en un seul exemplaire L envoi fait mention de l indisponibilit La partie en cause d pose le contenu de l envoi sur le site d s que possible Si l incident technique affecte non seulement le syst me informatique mais galement le t l copieur qui peut en faire partie int grante et se produit apr s la fermeture du bureau postal le dernier jour du d lai il restera l utilisateur invoquer la force majeure l instar du cas envisag dans le rapport au Roi CL TURE DU DOSSIER ELECTRONIQUE Dernier paragraphe de l article 85 bis le 15 dispose sans autre pr cision que Les dossiers lectroniques cessent d tre accessibles lorsque le do
16. e personne qui se propose de recourir la proc dure lectronique Signe de quelques difficult s inh rentes au d marrage du tout nouveau syst me le manuel d utilisation en est sa troisi me version la date du 27 f vrier 2014 Ce manuel nous apprend que Pour certaines actions votre navigateur doit pouvoir g rer les signatures lectroniques des cartes d identit belges digitales seul Mozilla Firefox correctement param tr le permet Avec Mozilla Firefox veuillez installer l add on eid https addons mozilla org fr firefox addon belgium eid Le manuel d crit illustrant son propos de nombreuses copies d cran les diff rentes tapes de la proc dure lectronique et les possibilit s de la plate forme s curis e LA PROC DURE ELECTRONIQUE EST UNE ALTERNATIVE La proc dure lectronique constitue une alternative la proc dure classique au rebours du 2 3 en 15 syst me ant rieurement en vigueur pour la cassation administrative ou encore de l actuelle En voici la table des mati res 1 Sommaire 2 Pr ambule 3 S identifier sur la plate forme 4 Introduire une nouvelle requ te si vous tes requ rant ou son avocat 4 1 Cr er la requ te 4 2 Retirer la requ te 5 Utiliser un e Ticket si vous tes partie adverse tiers int ress ou leur avocat 6 G rer ses affaires 6 1 Naviguer parmi ses affaires 6 2 Consulter une affaire 6 3 Ajouter une pi ce de proc dure 6 4 Modifi
17. er ou supprimer une pi ce de proc dure 7 G rer son profil 8 D l guer 8 1 D l gation globale 8 2 D l gation sp cifique 9 Visualiser les v nements 10 Param trer votre navigateur pour signer digitalement Selon l article 39 ancien de l arr t royal du 30 novembre 2006 d terminant la proc dure en cassation devant le Conseil d Etat L envoi au Conseil d Etat de tout crit de proc dure ou de toute pi ce se fait sous pli recommand la poste Tout crit de proc dure transmis en cours d instance hors d lai est d office cart des d bats A tout crit de proc dure sont jointes six copies certifi es conformes par le signataire Les parties un recours en cassation d clar admissible transmettent en outre par courrier lectronique au Conseil d Etat une copie lectronique de leurs crits de proc dure et dans la A suivre e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 6 proc dure devant le C C E S qui ajoutent la proc dure papier l obligation de r aliser certaines communications par e mail la proc dure lectronique se substitue l envoi postal traditionne 1 7 Suite mesure du possible de leurs dossiers Cette formalit est facultative pour les personnes de droit priv Les copies vis es l alin a 4 sont au format Portable Document Format pdf incorporant les polices et donnant l utilisateur le droit de copier
18. et d extraire des informations et d imprimer le document Selon la langue du recours les copies sont envoy es en annexe un courrier lectronique l adresse greffe cassation raadvst consetat be l adresse kanzlei kassation raadvst consetat be ou l adresse griffie cassatie raadvst consetat be Le courrier lectronique porte dans le champ r serv l objet le num ro de r le mentionn dans l ordonnance d admission et le num ro de cette ordonnance L arr t royal du 26 janvier 2014 a modifi l arr t royal du 21 d cembre 2006 fixant la proc dure devant le Conseil du Contentieux des Etrangers en rempla ant son article 3 3 par la disposition suivante 3 Les copies par courrier lectronique vis es l article 39 69 ler alin a 3 7 l article 39 72 ler alin a 2 et l article 39 81 alin as 2 et 8 de la loi du 15 d cembre 1980 sont transmises au Conseil sous forme de fichier annex un courriel l adresse suivante procedure rvv cce ibz fgov be Les envois par courriel vis s l alin a pr c dent doivent r pondre aux conditions suivantes 1 Chaque courriel concerne un seul recours et un seul crit de proc dure 2 Les abr viations et r f rences ci apr s s par es par un trait d union seront utilis es tant pour la rubrique objet du courriel que pour le nom du fichier annexe a pour les copies vis es l article 39 69 ler alin
19. ibles via le dossier lectronique Il n est pas exig que les documents pour lesquels une demande de confidentialit est formul e soient envoy s par voie lectronique et ce qu ils soient ais ment convertibles ou non Les documents qui sont d pos s au dossier sous une forme non lectronique et pour lesquels une demande de confidentialit est formul e continueront tre conserv s au greffe comme ils le sont actuellement et ils ne seront pas convertis en format lectronique par mesure de s curit quelles que soient les pr cautions prises le risque de divulgation d un document lectronique est plus lev que celui d un document papier M me apr s rejet de la demande de confidentialit le greffe ne convertira pas les documents envoy s par la voie postale e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat LA PROC DURE ELECTRONIQUE EST FACULTATIVE La proc dure lectronique est une facult propos e aux justiciables et leurs avocats Elle ne constitue en rien une obligation m me si le rapport au Roi ne fait nul myst re de l objectif final Dans un premier temps au moins la proc dure traditionnelle avec change de pi ces par voie postale sur support papier pourra continuer tre utilis e et elle le sera si aucune partie ne fait le choix de recourir la proc dure lectronique Mais si au stade des mesures pr alables autrement dit avant que le dossier ne soit transmis l
20. ifficult pourrait naitre du fait que la qualit de gestionnaire de dossier n est possible qu l gard d une personne titulaire d un enregistrement Tout gestionnaire de dossier peut transf rer cette qualit une autre personne enregistr e conform ment au 4 en suivant les indications fournies sur le site article 85 bis 3 alin a 5 du r glement g n ral de proc dure et o pr cis ment le nouveau dominus litis n est pas et ne souhaite pas tre titulaire d un enregistrement Cette difficult pourrait se r soudre par application de l article 85 bis 3 alin a 5 Si le gestionnaire du dossier qui perd cette qualit n est pas m me d op rer le transfert de celle ci une autre personne ou refuse ind ment de le faire le greffe saisi d une demande motiv e peut y suppl er Article 85 bis 11 du r glement g n ral de proc dure Le rapport au Roi renseigne que Si c est la partie adverse ou intervenante qui fait ce choix ou le requ rant au stade du m moire en r plique ou ampliatif les pi ces qui ont t adress es sous forme papier seront scann es et plac es dans le dossier lectronique par les soins du greffe Ceci ne devrait pas provoquer de surcharge de travail significative pour le greffe tant donn qu actuellement les requ tes et les m moires en r ponse sont syst matiquement scann s et plac s sur le r seau interne du Conseil d Etat la disposition des magistr
21. indisponibilit du site du Conseil d Etat de l indisponibilit du syst me informatique d un utilisateur a Nathalie FORTEMPS La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat Tribune flash avocat be 28 f vrier 2014 http gallery mailchimp com d552fd66716b8 1b8fb8f922cc files Note_proc_lectron_dvt_C_E_ pdf s Article 85 bis 13 du r glement g n ral de proc dure Les arr ts sont rev tus de la signature lectronique du pr sident de chambre et du greffier et sont notifi s conform ment l article 36 45 DE 2 A o i A EA Le rapport au Roi pr cise que Les arr ts seront aussi notifi s par la voie lectronique Les d lais que la notification de ces arr ts ferait courir pour l introduction d une demande d astreinte ou d un pourvoi en cassation sont r gl s de la m me mani re e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 18 Au cas o le site de proc dure lectronique du Conseil d tat est temporairement indisponible pendant plus d une heure tout d lai qui arrive ch ance le jour o cette indisponibilit survient est de plein droit prorog jusqu la fin du jour ouvrable suivant le jour au cours duquel l indisponibilit a pris fin Les p riodes pendant lesquelles le site a t indisponible sont mentionn es sur le site Le rapport au Roi pr cise que Il n a pas t jug n cessaire de r gler express ment la situation o un
22. ique ou autre sous laquelle ces pi ces sont d pos es Article 87 2 du r glement g n ral de proc dure 23 En s n Sao 5 y Le rapport au Roi pr cise que les parties qui ne veulent pas utiliser ce mode de communication des pi ces peuvent toujours les recevoir et les envoyer sur papier par voie postale 24 Sos i Le gestionnaire de dossier est d finit comme le tiulaire d un enregistrement responsable d un dossier d termin article 85 bis 1 3 du r glement g n ral de proc dure Selon l article 85 bis 4 du r glement g n ral de proc dure Le choix de la proc dure lectronique est dans le cadre de l affaire concern e d finitif pour un gestionnaire de dossier qui l a fait d s le d p t d un acte de proc dure sous cette forme et ce gestionnaire ne pourra valablement accomplir les autres actes de la proc dure que selon le m me mode A suivre e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat Le transfert vers au autre gestionnaire reste toujours possible ce dernier disposant alors son 9 tour de la facult d opter ou non pour la proc dure lectronique Lorsqu une partie a fait usage de la proc dure lectronique les autres parties peuvent mais ne doivent pas y recourir ce que confirme le rapport au Roi l gard de celles qui ne se rallient pas la proc dure lectronique les changes de pi ces o
23. nt lieu par voie postale comme au cours d une proc dure traditionnelle sous cette r serve que les pi ces de proc dure ne doivent pas tre accompagn es de copies Pour ces dossiers o se m lent proc dure papier et proc dure lectronique le travail de et ar 26 num risation et d impression sera r alis par le greffe 25 26 Suite Le rapport au Roi pr cise que Dans cette perspective il est pr vu que le gestionnaire de dossier qui a opt pour la proc dure lectronique ne puisse faire marche arri re La r gle s impose galement bien videmment ses d l gu s qui ne pourraient avoir plus de pouvoir que ceux qui leur ont t d l gu s Article 85 bis 4 du r glement g n ral de proc dure Le rapport au Roi indique ce sujet Il a t tenu compte de ce qu une partie pouvait changer de gestionnaire de dossier Ainsi il sera loisible la partie qui tait repr sent e par un gestionnaire de poursuivre elle m me la proc dure par la voie postale si elle ne souhaite pas user de la proc dure lectronique De m me si une partie change d avocat la m me option est ouverte au nouveau conseil dont ferait choix cette partie et qui deviendrait le nouveau gestionnaire du dossier Cette disposition permet aussi de r gler la difficult qui pourrait surgir en cas de reprise d instance si celui qui poursuit l instance n a pas de carte d identit mise en Belgique Une d
24. ntervenir dans une affaire se font conna tre du greffe qui leur communique une cl alphanum rique usage unique leur permettant d acc der au dossier lectronique de cette affaire Cette cl ne peut tre utilis e que par une personne qui s est enregistr e conform ment au 4 La personne qui utilise cette cl devient de ce fait le gestionnaire du dossier pour le compte de la partie concern e Cette qualit vaut le temps imparti pour d poser un acte de proc dure et elle reste acquise si cet acte de proc dure est d pos sous forme lectronique La cl alphanum rique porte le nom de e ticket sur le site du Conseil d Etat La mani re d utiliser un e ticket est d crite au Manuel de l utilisateur et permet d acqu rir la qualit de gestionnaire du dossier Le d p t d un crit se r alise alors de la m me mani re que la requ te initiale et concr tise le choix de cette partie pour la proc dure lectronique L usage unique que permet le e ticket a t comment comme suit dans le rapport au Roi Cette cl sera usage unique en ce sens qu elle ne permet qu un seul acc s au dossier lectronique et uniquement durant le d lai imparti la partie concern e pour d poser son acte de proc dure Lors de cet unique acc s la partie re oit la possibilit d opter pour la proc dure lectronique auquel cas elle pourra continuer acc der au dossier lectronique A l expira
25. ntrer l observation la diff rence de traitement entre les avocats selon qu ils peuvent ou non disposer d une carte d identit d livr e en Belgique et d s lors recourir ou non la facilit offerte par la proc dure lectronique n tant pas lev e de la sorte Le rapport au Roi r pond comme suit cette observation A suivre ASPECTS CHRONOLOGIQUES 2 La proc dure lectronique peut tre mise en oeuvre d s pr sent non seulement pour les nouveaux dossiers mais galement pour les affaires d j introduites pour autant que le dossier n ait pas t communiqu un membre de l auditorat en vue de la r daction du rapport E Ce temp rament la r gle d application imm diate de la nouvelle proc dure aux affaires en cours a t justifi en raison du travail important de num risation r aliser par le greffe par rapport au faible int r t du passage la proc dure lectronique d un dossier proche de son terme T Suite Sur ce point l avis de la section de l gislation est nettement plus s v re que la jurisprudence de la Cour constitutionnelle qui a admis s agissant de la publication du Moniteur belge que l existence d un mode de publicit alternatif n exigeant aucune installation informatique permettait d assurer le respect de l galit devant la loi En outre l avis de la section de l gislation ne semble pas tenir compte de ce que toute partie autre qu une administr
26. onseil d Etat aucune affaire n est connue o un avocat tranger non tabli en Belgique ait d fendu une partie Dans l tat actuel des choses il n est pas possible de donner suite cette observation de la section de l gislation sans un investissement d nergie disproportionn l objectif poursuivi Article 85bis 1 du r glement de proc dure La proc dure lectronique est utilis e dans toutes les affaires o une partie y recourt pour les actes de proc dure qui sont d pos s avant la communication du dossier un membre de l auditorat en vue de la r daction du rapport Le rapport au Roi expose ce propos que Par contre une fois le dossier transmis pour rapport l auditeur la proc dure men e jusque l sous la forme traditionnelle d envois de documents en papier communiqu s par voie postale continuera sous la m me forme Cette mesure a pour objet d viter que le greffe ne doive tablir un dossier lectronique et scanner de nombreux documents pour des dossiers dont le traitement approche de son terme e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat LES PROC DURES CONCERN ES L arr t royal du 13 janvier 2014 modifie les proc dures r gies par l arr t du R gent du 23 ao t 1948 d terminant la proc dure devant la section du contentieux administratif du Conseil d Etat soit les recours en annulation et les PS demande d astreinte l arr t royal
27. peuvent tre ajout es ou supprim es En proc dure traditionnelle les notifications manant du greffe du Conseil d Etat et faisant courir un d lai se r alisent par l envoi postal recommand avec accus de r ception Il tait donc n cessaire de pr voir l quivalent lectronique de la signature par le destinataire de l accus de r ception ou encore du fait que l avis de d p t d un pli recommand a t laiss sans suite Le m canisme mis en place se r alise par l envoi au gestionnaire du dossier et ses d l gu s d un courrier lectronique signalant qu un document a t d pos dans le dossier lectronique a3 Certes le l gislateur est intervenu r cemment en ins rant l article 19 des lois coordonn es sur le Conseil d Etat l alin a suivant Sauf preuve contraire l avocat est pr sum avoir t mandat par la personne capable qu il pr tend repr senter Article 7 de la loi du 19 janvier 2014 portant r forme de la comp tence de la proc dure et de l organisation du Conseil d tat Moniteur du 3 f vrier 2014 p 9 607 Mais cette disposition suppose pr cis ment que la requ te soit sign e par un avocat 5 Le rapport au Roi indique que Le d tail sera mentionn sur le site Celui ci est con u pour accepter les formats de traitement de texte usuels ainsi que le PDF Les documents adress s au Conseil d Etat seront automatiquement conver
28. pr vu que les d l gations pourront tre globales valables pour tous les dossiers de ce gestionnaire ou sp cifiques valables pour un seul dossier qu elles pourront tre transmissibles ou non et qu elles pourront porter sur la gestion d un dossier ou uniquement sur sa consultation Cette derni re hypoth se a t pr vue notamment pour le cas d un avocat qui voudrait permettre son client de consulter le dossier sans pouvoir y ajouter des pi ces Ces caract ristiques sont d ores et d j op rationnelle sur la plate forme s curis e du Conseil d Etat L article 85 bis 13 du r glement g n ral de proc dure dispose que La communication des actes de proc dure par le Conseil d Etat ainsi que les notifications avis et convocations se font par d p t dans le dossier lectronique Elles se font conform ment l article 84 l gard des autres personnes Les gestionnaires de dossier et leurs d l gu s sont avis s de ce d p t par courrier lectronique e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 12 LA SIGNATURE DES CRITS DE PROC DURE La proc dure lectronique ne modifie en rien les r gles usuelles qui imposent la signature des crits de proc dure soit par la partie elle m me soit par son avocat L article 85 bis 5 pr voit deux possibilit s la signature lectronique directe de l crit d faut l acte de proc dure est r put sign par
29. premi res commentatrices de la nouvelle r glementation donne l avis conseil que voici Intervenant en qualit de conseil d une partie adverse ou d une partie intervenante on s enquerra donc imm diatement aupr s de celle ci de l utilisation ou non de la cl alphanum rique et de la n cessit de transf rer s il chet avant l expiration du d lai de proc dure imparti la qualit de gestionnaire afin d assurer directement le d p t lectronique de l acte de proc dure A d faut une demande motiv e pourra tre adress e au greffe pour obtenir une nouvelle cl alphanum rique LES ARR TS DU CONSEIL D ETAT Les arr ts seront d pos s dans le dossier lectronique apr s avoir t sign s num riquement par le Pr sident de la chambre et le greffier Ils seront notifi s de mani re lectronique La facult de lever une exp dition papier rev tue de la formule ex cutoire est maintenue en application de l article 37 du r glement de proc dure Cette facult pourrait se r v ler utile notamment dans l hypoth se o le Conseil d Etat statue sur les effets civils des annulations prononc es ou encore en mati re d indemnit de proc dure dont le principe est d ores et d j acquis EN CAS D INCIDENT TECHNIQUE Le rapport au Roi le rappelle la technique n est pas infaillible et des d faillances peuvent se produire L article 85 bis 14 envisage s par ment l
30. proc dure par le d p t de celles ci sur un site s curis g r par le Conseil d Etat Le rapport au Roi indique que La technologie mise en oeuvre est la m me que celle qui a fait ses preuves pour le d p t des d clarations fiscales Le site s curis est accessible depuis le site internet du Conseil d Etat http www raadvst consetat be onglet e Proc dure ou encore en acc s direct l adresse http eproadmin raadvst consetat be Article 85bis 3 alin a 2 du r glement de proc dure Selon l avis de la section l gislation du Conseil d Etat Cette disposition ne se ne se concilie pas avec la disposition qui l article 19 alin a 3 des lois coordonn es sur le Conseil d tat permet tout ressortissant d un Etat membre de l Union europ enne habilit exercer la profession d avocat de repr senter ou d assister une partie devant le Conseil d Etat Plus fondamentalement la disposition d s lors qu elle a trait une facilit donn e notamment aux avocats c est dire des prestataires de service se heurte l article 56 TFUE qui consacre le principe de l interdiction de restriction la libre prestation des services l int rieur de l Union l gard des ressortissants des Etats membres tablis dans un Etat membre autre que celui du destinataire de la prestation La circonstance que l envoi des pi ces de la proc dure par la voie postale reste possible ne suffit pas renco
31. roc dure lectronique ainsi que pour les pi ces qui ne sont pas ais ment convertibles en un format lectronique il est proc d conform ment l article 84 les pi ces de proc dure ne doivent pas tre accompagn es de copies Les pi ces qui peuvent tre ais ment converties en documents lectroniques le sont par le greffe et plac es dans le dossier lectronique Leur date est celle de l envoi par pli recommand Le d lai pour l envoi des pi ces qui ne peuvent tre ais ment converties en documents lectroniques n est donc pas modifi Le rapport au Roi donne les exemples suivants chantillons maquettes plans de grande dimensions etc voire ensemble de pi ces trop volumineux Article 85 bis 12 Les documents pour lesquels une demande de confidentialit est formul e peuvent toujours tre envoy s au greffe sous une forme non lectronique Ils ne sont jamais convertis en format lectronique Le rapport au Roi pr cise sur ce point que Si des documents pour lesquels une demande de confidentialit est formul e sont adress s au Conseil d Etat par voie lectronique le dossier lectronique comportera une partie confidentielle que seules pourront consulter les parties qui ont d pos les pi ces et celles qui ont demand la confidentialit Ce n est que si les pi ces sont jug es non confidentielles et si elles ont t d pos es dans le dossier lectronique qu elles seront rendues access
32. sion 1 3 L article 85 bis 13 dispose que Une copie lectronique des envois qui leur sont adress s est conserv e sur le site e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 15 emplacements pr vus cet effet et ajoute la requ te et ses annexes ventuelles le tout dans un des formats mentionn s sur le site Un cran confirme la bonne fin de l op ration et un message lectronique le confirme o Le cursus est ensuite identique celui de la proc dure traditionnelle peine modifi e par la proc dure lectronique et aboutit l attribution d un num ro de r le 8 Si la requ te n est pas enr l e le courrier mentionn l article 3bis alin a 2 est envoy par courrier lectronique au gestionnaire du dossier 9 Apr s v rification des conditions fix es par l article 3bis le greffe ouvre sur le site un dossier lectronique et lui attribue le num ro de r le par lequel l affaire sera dor navant identifi e D s ce moment aucune des pi ces d pos es ne peut tre retir e ou modifi e La partie requ rante est ainsi inform e bref d lai de l attribution du num ro de r le COMMENT UNE PARTIE PEUT ELLE OPTER POUR LA PROC DURE ELECTRONIQUE CONCERNANT UN DOSSIER EXISTANT Le paragraphe 10 de l article 85 bis du r glement de proc dure r gle la question 10 Lors de la notification par voie postale de la requ te aux parties ad
33. ssier est cl tur et archiv e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat
34. t rieurement adapt es ASPECTS PRATIQUES Le rapport au Roi indique que Pour l essentiel il faut disposer outre d un ordinateur d un acc s internet haut d bit d une adresse de messagerie lectronique et d un lecteur de cartes utilisable pour les cartes d identit Ma tre Nathalie FORTEMPS y ajoute un scanner une carte d identit belge ou trang re mais d livr e en Belgique dont on conna t le code PIN et des logiciels permettant la signature digitale de documents a 3 Suite A l article 7 alin a 2 du m me arr t les mots lectronique et conform ment l article 39 alin a 5 sont supprim s A l article 39 du m me arr t les alin as 4 et 5 sont supprim s Le rapport au Roi pr cise que L option retenue sur le plan l gistique consiste ins rer dans le r glement g n ral de proc dure apr s les articles 84 et 85 qui r glent le mode de communication des pi ces de proc dure un article 85Sbis qui r git la mani re de g rer les dossiers tenus sous forme lectronique Pour les proc dures en r f r en cassation ainsi que pour le prononc d astreintes des renvois sont faits cet article 85bis dans les diff rents arr t s qui fixent ces proc dures La quasi totalit des proc dures engag es devant le Conseil d Etat peuvent ainsi tre g r es sous forme lectronique Il restera adapter quelques r glements relatifs
35. tion de son d lai de validit la cl se p rime si la partie qui l a re ue n en a pas fait usage Le cas ch ant une nouvelle cl alphanum rique pourrait tre communiqu e sur demande motiv e adress e au greffe A suivre ce seul commentaire le choix pour la proc dure lectronique par le d p t ou non d un crit de proc dure devrait se r aliser lors du seul acc s unique procur par la cl Mais cette lecture est inconciliable avec la suite du commentaire De par la simple consultation du dossier lectronique la personne qui utilise la cl devient gestionnaire du dossier pour compte de la partie concern e et pour la dur e du d lai imparti pour d poser l acte de proc dure Si cette personne d pose cet acte de proc dure elle demeurera le gestionnaire du dossier Si apr s avoir consult le dossier lectronique elle souhaite consulter un avocat elle peut tant que le d lai n est pas expir transf rer celui ci la qualit de gestionnaire du dossier comme le pr voit le paragraphe 3 alin a 6 qualit que cet avocat conservera pendant le m me d lai ou gardera jusqu la cl ture du dossier s il d pose en temps utile l acte de proc dure requis t Manuel de l utilisateur version 1 3 p 7 e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 17 A l gard d une partie invit e participer la proc dure lectronique Ma tre Nathalie FORTEMPS une des
36. tis en pdf pour tre d pos s sur le site 35 x rs z Lors de la phase d essai du syst me ce message identifiait l affaire exclusivement par son num ro de r le ce qui constituait un recul par rapport la formule traditionnelle o le nom des parties apparaissait Une am lioration a t annonc e pour fournir une identification au moins quivalente voire m me pour permettre aux utilisateurs d ins rer leurs propres r f rences e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 14 Il appartient alors au x destinataire s de ce courrier de se connecter sur le site du Conseil d Etat puis de visualiser ou de t l charger les fichiers concern s La date de prise de cours du d lai est celle de la premi re consultation de la pi ce par leur destinataire qu il s agisse du gestionnaire de dossier ou d un de ses d l gu s art 85 bis 13 alin a 4 Cette date acquiert un caract re certain par la signature lectronique d une d claration de r ception A 5 52 227 conserv e dans le dossier lectronique de l affaire Si une pi ce n est pas consult e dans un d lai de trois jours ouvrables un courrier lectronique de rappel est adress d faut de consultation de la pi ce celle ci est r put e avoir t notifi e l expiration du troisi me jour ouvrable qui suit l envoi du courrier lectronique de rappel art 85 bis 13 alin a
37. verses et aux tiers int ress s le greffe leur communique une cl alphanum rique usage unique leur permettant d acc der au dossier lectronique de l affaire Lors de la notification par voie postale du m moire en r ponse une partie requ rante qui n a pas d pos sa requ te sous forme lectronique le greffe lui communique une cl alphanum rique usage unique lui permettant d acc der au dossier lectronique de l affaire 39 pea Le message affiche sur fond bleu contrast Votre requ te a t envoy e avec succ s Manuel de Putilisateur version 1 3 p 6 i Article 85 bis 7 du r glement g n ral de proc dure Un code d identification temporaire est automatiquement attribu et communiqu au gestionnaire du dossier Ce message se pr sente comme suit Votre requ te a bien t d pos e sur e ProAdmin et a re u le num ro provisoire ep xx xxx Le greffe se chargera d s que possible de v rifier si les conditions d enr lement sont remplies et de lui attribuer un num ro de r le d finitif A1 Y 2 2 Le message de confirmation est le suivant Votre requ te enregistr e provisoirement sous le num ro ep xx xxxx a t enr l e par le greffe sous le num ro de r le g n ral G A xxx xxx e ProAdmin La proc dure lectronique devant le Conseil d Etat 16 Les tiers int ress s qui n ont pas t avertis par le greffe et qui demandent i
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