TERMES DE REFERENCE
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1. continue de travailler de fa on tr s approximatif par manque de formation recyclage et d outils de gestion ad quats Au m me moment leur potentiel ne cesse de cro tre et ils jouent de plus un r le tr s pr pond rant dans leurs secteurs domaines d intervention lls ont connu un d veloppement rapide au point de f d rer un nombre sans cesse croissant de petits producteurs pour CSFT R PAB et IRA de membres SYNPA et mobilisent de plus en plus de ressources financi res Ainsi ils cr ent des activit s commerciales et de services qui renforcent leur pouvoir et leur capacit financi re C est le cas de IRA et de CSFT qui se sont dot es de grandes usines de production de jus d ananas au B nin Le R PAB quant lui offre un service d intrants agricoles relativement important Le SYNPA est de plus en plus sollicit par des partenaires pour des services sur le foncier Pour faciliter le renforcement de leurs capacit s HELVETAS BENIN accompagne l IRA et le SYNPA dans la r alisation de leurs manuels de proc dure administrative et financi re Le niveau de d veloppement de chacune de ses organisations exige l am lioration de leurs syst mes de gestion HELVETAS BENIN envisage de les accompagner dans la modernisation de leurs syst mes de gestion afin qu elles soient en mesure de maintenir un bon niveau de performance et de transparence dans leur gestion C est dans le but d ach vement de ce chantier de renforcement des capacit s d2. la date de signature du contrat jusqu au d p t du rapport final Il est d taill dans le tableau ci dessous Briefing et validation de la m thodologie 1 2 jour Installation du logiciel 1 2 jour Formation sur la tenue de caisse 02 jours Formation l application du logiciel PERFECTO 04 jours Rapportage 1 jour TOTAL JOURS 08 jours Un chronogramme sera convenu entre le Consultant et HELVETAS sur la base de la proposition que le Consultant fera dans son offre technique 8 Profil du Consultant et exp riences L ex cution de cette mission appelle l expertise d un cabinet justifiant de comp tences et d exp riences confirm es en mati re d appui formation et assistance technique en comptabilit et finance et jouissant d une licence authentique d exploitation et de vente de la licence d exploitation du logiciel PERFECTO et en faire la preuve Le cabinet doit prouver son existence l gale et justifier d au moins cinq 05 ans d exp riences prouv es Termes de r f rence Am lioration gestion administrative et financi re partenaires 2P2A 2 9 S lection du consultant La s lection du consultant sera faite par HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN sur la base de l offre technique et financi re du Consultant La consistance de l offre technique fera l objet d attention particuli re Suivant les accords pass s r cemment entre les divers partenaires techniques et financiers du B nin il es
3. utilisation de perfecto et tenue de caisse 5 M thodologie Le Consultant devra produire dans son dossier de soumission une d marche de mise en uvre qui d finisse de fa on claire comment sera conduit le processus d installation et de formation Une fois retenu il sera tenu de faire valider la version finale de sa m thodologie par HELVETAS avant le d marrage des travaux Il donnera le contenu de ses modules qu il regroupera en deux manuels distincts sur le PERFECTO et la tenue de caisse L installation se fera pour tous les partenaires sur un m me et unique site qui servira galement de lieu de leur formation Ce lieu est Allada 6 Caract ristiques des organisations Le REPAB IRA le CSFT sont toutes des organisations paysannes diff rentes intervenant dans la production et la transformation d ananas Elles n ont pas les m mes dimensions en termes de chiffre d affaires mais toutes fonctionnent comme des entreprises agricoles Le REPAB fait aussi la distribution des engrais Les chiffres d affaires moyens d passent largement 10 millions par entreprise Le SYNPA quant lui est une ONG de dimension nationale et travaillant avec de nombreux partenaires qui souhaitent la modernisation du syst me de gestion des fonds qui leur sont allou s parce que leurs activit s font objet d audit 7 Dur e de la mission La dur e de la mission est de huit 08 hommes jours et ne peut s tendre au del de deux 02 semaines compter de
4. HELVETAS Swiss Intercooperation H E LV ETAS 08 BP 1105 CTP Cotonou Swiss Intercooperation T l 229 21 30 21 99 Fax 229 21 30 21 65 E mail benin helvetas org www benin helvetas org AMELIORATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES PARTENAIRES CSFT REPAB IRA PROMO FRUIT SYNPA 1 Contexte et justification L un des objectifs sp cifiques du Projet pour la Professionnalisation des Acteurs Agricoles 2P2A est d am liorer la professionnalisation des acteurs des fili res ananas pour s curiser leurs revenus par l acc s aux march s Pour atteindre cet objectif le projet se propose entre autres d accompagner l am lioration de la gouvernance interne desdites organisations G n ralement le mode de fonctionnement des Organisations Paysannes OP et des organisations de la soci t civile r pond rarement aux normes en termes de gestion administrative et comptable en ceci qu elles sont souvent d munies de manuel de proc dure de gestion administrative et financi re mais aussi et surtout d outils appropri s de gestion comptable Du coup ces partenaires fonctionnent sur des bases peu claires et tr s coniflictuelles qui fragilisent leur propre tr sorerie ouvrent la voie la mauvaise gestion de leur patrimoine ce qui terme conduit souvent la mauvaise gestion et parfois leur disparition L IRA le R PAB le SYNPA et le CSFT disposent d un personnel administratif et financier qui
5. e gestion desdits partenaires qu il est envisag de les doter de logiciel de comptabilit appropri et de les former sur les normes de tenue de comptabilit 2 Objectif de la mission La mission vise doter SYNPA IRA CSFT amp R PAB d un syst me de gestion comptable et financi re performant Sp cifiquement il s agit de Doter chacune des organisations du logiciel de comptabilit PERFECTO Former le personnel financier et comptable desdites organisations sur la tenue de caisse et l utilisation du logiciel de comptabilit PERFECTO 3 R sultats attendus de la mission Des objectifs fix s d coulent les r sultats attendus suivants e Le service comptabilit de chaque organisation dispose du logiciel de comptabilit PERFECTO e Le personnel administratif financier et comptable desdites organisations est capable d utiliser le logiciel PERFECTO et est en mesure d organiser sa caisse Les premiers responsables sont initi s l utilisation de base pour une analyse des r sultats 4 Produits de la mission e Licence d exploitation du logiciel PERFECTO pour chacune des organisations e Un manuel d utilisation de PERFECTO pour chaque organisation e Un manuel de tenue de caisse pour chacune des organisations e Un rapport de mission contenant le module d taill de formation l application du logiciel et le module d taill de formation la tenue de caisse Ce rapport devra pr senter en annexe les deux manuels
6. t rappel que les candidatures des agents de l Etat en activit au moment de la publication d un appel manifestation d int r t ou appel d offres lanc par un PTF ne sont pas ligibles sauf entente entre le MEF et le partenaire technique et financier 10 Soumission des offres Le cabinet pr sentera son offre sous pli ferm portant la mention Installation de PERFECTO formation son application et la technique de tenue de caisse Ce pli comportera 2 enveloppes distinctes et clairement identifi es par les inscriptions offre technique et offre financi re Le pli sera d pos au si ge de HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN Cotonou sis au lot 648 Cadjehoun maison Gaza Issiaka rue de la Polyclinique Les Cocotiers au plus tard le jeudi 23 octobre 2014 10 heures pr cises L ouverture des plis aura lieu le m me jour 10h30 en pr sence des soumissionnaires qui le d sireraient Pour toutes informations compl mentaires merci de vous adresser S bastien Dohou sebastien dohou helvetas org ou Evelyne Sissinto evelyne sissinto helvetas org T l 21302199 Termes de r f rence Am lioration gestion administrative et financi re partenaires 2P2A 3
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