Manuel d`utilisation du RA 2005
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1. g es mission sp cifique Exil mission sp cifique R seau enfants mission sp cifique Surdit mission sp cifique Patients psychotiques I Q D R ND nn 5 R activ Vous devez indiquer ici si il est question d un dossier r activ ou non Un dossier est r activ quand il a t pr c demment ouvert et cl tur et qu il est nouveau ouvert Ainsi si il s agit d un consultant qui a d j t pris en charge durant les ann es pr c dentes puis a cess de venir un moment et revient pendant l ann e consid r e il faut indiquer qu il s agit d un dossier r activ Dans ce cas indiquez dans les cases pr vues la date d ouverture du dossier la premi re fois qu il est venu Remarque Un dossier r ouvert dans la m me ann e n est pas consid r comme r activ Exemples Un dossier concernant un consultant venu 4 mois en 2002 puis revenu seulement en 2004 sera consid r comme ouvert termin en 2002 et r ouvert en 2004 Un dossier concernant un consultant venu 4 mois d but 2004 et revenant r guli rement d s septembre 2004 sera consid r comme tant en cours la fin de l ann e 2004 Il n est pas consid r comme r activ Q Il est important de mentionner galement que la fiche notamment les rubriques 10 11 12 et 13 concerne la prise en charge dans l ann e consid r e prise en charge actuelle La date du premier contact pour un dossier ouvert et cl tur en2. r e pour l enregistrement des donn es Equipe Pr ciser si l activit est organis e par l quipe g n raliste ou par une quipe sp cifique I OU D A mission g n raliste mission sp cifique A I C S mission sp cifique Assu tudes mission sp cifique Personnes g es mission sp cifique Exil mission sp cifique R seau enfants mission sp cifique Surdit mission sp cifique Patients psychotiques Code intitul et description de la formation A l instar du code donn chaque consultant d signez pour chaque formation un code interne permettant de suivre son volution au fil des ann es La case suppl mentaire s par e d un permet de pr ciser si la formation entre dans le cadre d une mission sp cifique Notez aussi l intitul et la description de la formation consid r e Date de d but de la formation Indiquez ici la date laquelle l activit consid r e a d but Pour rappel indiquez la de la mani re suivante le 25 avril 2000 se notera 250400 20 6 Formation de base des intervenants Indiquez le nombre d intervenants de l quipe participant la formation en sp cifiant la formation de base 7 Type de d marche Indiquez dans cette rubrique si les intervenants consid r s participenet la formation d initiative si elle leur est conseill e ou impos e 8 Type de formation Notez le code correspondant au t
3. en fin d ann e ou la fin de l activit Les fiches tant destin es laborer le rapport d activit s de l ann e consid r e il est pr f rable de remplir une fiche pour chaque consultant ancien ou nouveau qui a fait l objet d au moins une prestation au cours de l ann e consid r e de m me que pour chaque activit ou formation ancienne ou nouvelle qui a eu lieu durant l ann e consid r e Dans un certain nombre de rubriques appara t la mention autre Cet item n est utiliser qu en dernier recours si aucun autre ne convient Si vous devez l utiliser veuillez noter en toutes lettres la sp cification de cette mention Si une possibilit de r ponse vous semble manquer compte tenu de vos pratiques vous pouvez lui attribuer un code sp cifique et le communiquer clairement l quipe emple dans la fiche jaune consultations rubrique 15 origine de la d marche dans le secteur de la sant mentale ambulatoire si vous voulez ajouter un code sp cifique pour un conseiller conjugal priv vous pouvez cr er le code 2009 conseiller conjugal priv Il est indispensable pour l analyse des donn es de communiquer l administration les codes sp cifiques que vous avez rajout s faute de quoi ils ne pourront tre pris en compte dans le traitement des donn es 10 Lorsque plusieurs cases r ponses reli es par le signe sont pr vues pour une m me rubrique cela signifie que l on peu
4. la province les deux suivants au num ro du centre par anciennet et le cinqui me permet de diff rencier les ventuels si ges antennes agr es Parfois les si ges et antennes correspondent aussi une mission sp cifique abus sexuel toxicomanie etc 2 Equipe La variable 2 quipe est obligatoire Elle pr cise si le dossier qu il soit g n raliste ou sp cifique est suivi dans le cadre de la mission g n raliste ou dans le cadre d une ventuelle mission sp cifique octroy e au service mission g n raliste mission sp cifique A I C S mission sp cifique Assu tudes mission sp cifique Personnes g es mission sp cifique Exil mission sp cifique R seau enfants mission sp cifique Surdit mission sp cifique Patients psychotiques INR D Pour toute autre information sur les quipes merci d utiliser la variable 18 3 Ann e d enregistrement Il s agit de l ann e de r f rence l ann e consid r e pour l enregistrement des donn es 4 N de dossier C est le num ro de dossier attribu au consultant par le centre Le SSM peut reprendre son num ro de r f rence interne ou cr er un num ro sp cifique pour le rapport d activit s La seule exigence est que chaque consultant ait un num ro propre et qu il garde ce m me num ro d une ann e l autre ce qui permet de suivre son volution sur plusieurs ann es Cas particulier Si p
5. mentale que ce soit titre individuel ou collectif Coordination regroupe les activit s d un ou plusieurs membres de l quipe qui organisent ou participent des rencontres avec d autres services de l quipe et ce ind pendamment du suivi d un consultant pour les coordinations mises en place par rapport au suivi d un consultant r f rez vous la fiche jaune Recherche regroupe les activit s au cours desquelles un ou plusieurs membres de l quipe tentent de r colter un savoir th orique et ou pratique dans leur cadre de travail 9 Th me de l activit Indiquez ici ce sur quoi porte l activit 10 Partenariat Indiquez dans cette rubrique les autres services avec lesquels vous organisez l activit consid r e Vous pouvez vous r f rer au tableau de la rubrique 15 origine de la d marche de la fiche jaune consultations Si aucune institution ou personne n est partenaire de l organisation de l activit codez 9999 12 Participants Type de participants l activit Total des participants l activit Indiquez ici le nombre moyen total de participants l activit consid r e sans compter les membres du SSM qui l animent Ceux ci sont repris la variable 6 14 Lieu d exercice de l activit Notez l endroit o s est d roul e l activit que ce soit au sein du SSM dans un autre service ou dans un lieu public 15 Dur e de l activit Indiquez la dur e moyenne
6. par le SSM Vous devez attribuer une fiche par dossier de consultation Un dossier de consultation concerne un consultant Pour rappel nous d finissons le consultant comme un individu ou un groupe d individus b n ficiant d au moins une prestation au sein du centre Il peut donc s agir d une personne d un couple ou d une famille La fiche s inscrit de facto dans une logique individuelle et l enregistrement des donn es pour les couples et familles reste l tude La solution adopt e actuellement est de d signer un consultant r f rent pour chaque dossier Celui ci r pondra aux crit res suivants il doit avoir particip un moins un des 3 premiers rendez vous Dans le cas d une famille il s agit du consultant propos duquel on fait la demande Dans le cas d un dossier de couple il s agit du consultant qui fait la demande Dans le cadre de l initiative Trialogue Mono famille le consultant central sera la personne qui fait le demande pourvu qu elle soit pr sente lors d au moins un entretien Les demandes r orient es directement et les patients fant mes qui prennent un ler RDV et ne s y pr sentent pas ne doivent pas faire l objet d un enregistrement sur une fiche jaune avec attribution d un n de dossier Ces demandes feront l objet d une comptabilisation s par e 1 N du SSM Ce num ro est attribu par l administration Les deux premiers chiffres correspondent
7. par s ance consacr e l activit La dur e de l activit ne comprend ni le temps de travail pr paratoire pr paration ou d briefing li l activit ni le temps de trajet 16 Nombre de s ances Indiquez le nombre total de s ances concernant l activit qui se sont tenues durant l ann e consid r e 17 Fr quence de l activit 19 Situation au 31 12 Indiquez si l activit consid r e est suspendue termin e ou toujours en cours la fin de l ann e Si vous disposez de la date laquelle l activit s est termin e ou a t suspendue indiquez la dans les cases pr vues cet effet DESCRIPTION DETAILLEE DES RUBRIQUES DE LA FICHE ROSE FORMATION CONTINUEE DES MEMBRES DE L EQUIPE Une fiche par formation Q La consigne est de remplir une fiche par formation Si plusieurs membres d une quipe suivent la m me formation ceux ci seront repris sur une seule fiche pour viter d encoder plusieurs fois les m mes informations 1 3 N du SSM Ce num ro est attribu par l administration Le premier chiffre correspond la province les deux suivants au num ro du centre par anciennet et le quatri me permet de diff rencier les ventuels si ges Le dernier chiffre va servir pr ciser d ventuelles missions sp cifiques octroy es au centre quipe sp cialis e abus sexuel toxicomanie etc Ann e d enregistrement Il s agit de l ann e de r f rence l ann e consid
8. 2002 et r ouvert en 2004 concerne donc le premier contact au cours de l ann e 2004 6 Type de dossier Vous devez indiquer ici la nature du dossier c est dire si le consultant est un individu un couple ou une famille 7 Ann e de naissance Pour les couples et les familles notez l ann e de naissance du consultant r f rent 8 Sexe Pour les couples et les familles notez le sexe du consultant r f rent 9 Domicile Vous devez indiquer le code postal du domicile du consultant Il s agit du domicile officiel Cas particulier Pour les enfants plac s en institution consid rez le domicile de leurs parents ou des personnes qui en ont la responsabilit l gale et non la localisation de l institution 10 Date du premier contact Vous devez indiquer ici la date du premier contact du consultant avec le SSM par exemple coup de t l phone pour prise de RDV Notez la date dans l ordre suivant JJ MM AA et respectez cette r gle pour chaque date sur les trois fiches emple le 27 f vrier 2000 se note 2 7 0 20 0 11 Date du premier rendez vous Vous devez noter ici la date du premier rendez vous qui a t fix e au consultant m me si ce premier RDV est manqu par ce dernier 12 R ponse la demande Vous indiquez quelle est la r ponse donn e par le service la demande du consultant que ce soit une phase d examen une r orientation ou une prise en charge La phase d examen est con ue comme tant u
9. RAPPORT D ACTIVITES des Services de Sant Mentale en R gion Wallonne MANUEL D UTILISATION Version 2 Mai 2005 Commanditaire Direction G n rale de l Action Sociale et de la Sant R gion wallonne R alisation Institut wallon pour la Sant Mentale 081 23 50 17 iwsm iwsm be MANUEL D UTILISATION DES FICHES POUR LE RAPPORT D ACTIVITES INTRODUCTION Une obligation Le d cret de la r gion wallonne organisant l agr ment et le subventionnement des services de sant mentale pr voit que ceux ci transmettent les informations et donn es anonymes caract re pid miologique permettant de d finir les probl mes de sant mentale rencontr s d valuer le nombre et la localisation des services de sant mentale n cessaires et de d terminer les types d actions mener art 9 En outre les services de sant mentale sont tenus de remettre un rapport d activit s annuellement leur pouvoir subsidiant savoir la r gion wallonne Dans ce cadre la r gion wallonne a confi la ligue wallonne pour la sant mentale puis l Institut Wallon pour la Sant Mentale la mission d laborer un outil permettant d aider les services dans la r daction de leur rapport d activit s ainsi que de r colter les informations caract re pid miologique vis es plus haut ceci en concertation avec le conseil r gional des services de sant mentale Ce travail a t largement soutenu par les intervenan
10. ces de th rapie familiale effectu es par le m decin et un psychologue au SSM se note de la mani re suivante Assur es par 1 m decin 2 psycholo 3 trav Social 4 th rapeute 5 en quipe 9 autre gue media Type de prestations 23 de couple 24 de groupe Terminologie Qui parmi les membres de l quipe th rapeutique du ssm assure la prestation un m decin quelle que soit sa sp cialit p diatrie psychiatrie un psychologue quelle que soit sa formation un travailleur social au sens large ex assistant social ducateur infirmier social un th rapeute m dia logop die psychomotricit ergoth rapie en quipe au moins deux membres de l quipe du SSM assurent la prestation autre indiquez ici tout intervenant ne correspondant pas aux fonctions d crites ci avant U amp D 13 Quel type de prestation OI 10 20 30 40 50 60 70 Le Nn Les 80 91 92 Accueil et premiers entretiens c est dire tout ce qui se passe avant une ventuelle mise au point diagnostique ou le d but du suivi th rapeutique ou psychosocial y compris des entretiens d accueil et ou d analyse de la demande effectu s par un travailleur social ou un psychologue par exemple Examens cette cat gorie reprend tous les examens effectu s pour valuer de fa on relativement technique la situation du consultant Th rapies cette cat gorie reprend toute i
11. es Dans le cadre de l initiative Trialogue Pro famille les activit s d velopp es feront l objet d une fiche activit s verte et seront de type psycho ducation item 90 autre de la variable 8 type d activit 5 Date de d but de l activit A Indiquez ici la date laquelle l activit consid r e a d but Pour rappel indiquez la de la mani re suivante d abord les jours suivis du mois et de l ann e Ainsi le 25 avril 2000 se notera 250400 Formation de base des membres du ssm impliqu s dans l activit Indiquer le nombre d intervenants de chaque formation et l quipe du ssm impliqu s dans l activit Indiquer le nombres total de membres de l quipe impliqu s Type d activit Indiquez le code correspondant au type de l activit consid r e Voici un petit descriptif des activit s propos es Information regroupe les activit s au cours desquelles un ou plusieurs membre de l quipe transmettent un savoir un groupe tiers tout venant ou professionnel etc Supervision regroupe les activit s au cours desquelles un ou plusieurs membres de l quipe aident et soutiennent dans leur travail d autres professionnels ext rieurs au SSM la supervision des membres du SSM tant elle noter sur la fiche rose formation Pr vention promotion regroupe les activit s qui ont pour but de pr venir tout probl me de sant mentale ou de promouvoir la sant
12. es pr vues cet effet Indiquez dans ces cases les trois types de professionnels principaux avec lesquels vous collaborez par rapport au consultant Indiquez le nombre de collaborations avec le professionnel n 1 sur les pointill s correspondant la ligne n 1 et proc dez de la m me fa on pour les professionnels n 2 et 3 Pour les professionnels suppl mentaires aux trois principaux totalisez les collaborations que vous avez eues avec eux et indiquez les sur les pointill s de la ligne A Etat du dossier en fin d ann e En fin d ann e vous indiquez dans cette rubrique si le dossier est toujours en cours si il est termin ex fin de th rapie suspendu ex d cision bilat rale de suspendre le suivi pendant quelque temps le consultant partant plusieurs mois l tranger en rupture ex le consultant ne s est plus pr sent des RDV sans justifier ses absences ou r orient Dans ce dernier cas indiquez vers quel service ou professionnel a eu lieu cette r orientation en vous r f rant aux codes de la rubrique 15 La cat gorie suspendu se rapporte aux interruptions de commun accord entre le consultant et le th rapeute tandis que la cat gorie en rupture se rapporte aux interruptions unilat rales de la prise en charge S1 la prise en charge est termin e ou interrompue veuillez pr ciser la date de cl ture ou d interruption de mani re pouvoir appr cier la dur e de la prise en charge 18 Rubrique
13. eux premiers chiffres se rapportent aux Cat gories g n riques r seau ou secteur tandis que les deux derniers pr cisent l int rieur de chaque r seau ou secteur le type d envoyeur Si vous savez que la d marche du consultant est orient e par un r seau ou secteur sans pouvoir pr ciser l envoyeur indiquez le code g n rique du secteur qui se termine toujours par 00 Exemple monsieur X est envoy par la justice mais ne peut pr ciser par quelle instance Notez 1500 S1 le consultant est orient par un petit service social non indiqu dans les possibilit s de r ponse notez 1290 autre en pr cisant en toutes lettres le nom de ce service Si vous cochez 9000 l information service social est perdue Cette r ponse 9000 autre ne doit tre utilis e que si aucune autre ne convient Si un envoyeur important dans votre service n a pas t pr vu dans la liste fournie vous pouvez pr voir un code sp cifique dans la cat gorie la plus ad quate et ajouter le num ro chaque fois que vous en avez besoin Ne le faites pas si cela ne concerne que tr s peu de consultants Il est important de bien communiquer l information l quipe pour harmoniser les r ponses et l IWSM pour pouvoir en tenir compte dans le d pouillement des r sultats Liste des types de professionnels et de services 1000 Entourage 1001 Parent Famille 1002 Ami Voisin Relation 1003 Consultant du centre 1004 Autre 1100 Milieu sc
14. i que les cas dans lesquels la plage horaire r serv e n a pas t remplac e par une autre consultation Discussion de cas interne toute r union d quipe interne au SSM concernant une discussion de cas par rapport au dossier consid r Entretien t l phonique avec consultant tout entretien t l phonique avec le consultant d une certaine dur e et significatif par rapport la prise en charge de celui ci Supervision ext rieure concerne les supervisions li es au dossier du consultant Travail administratif essentiellement les rapports bilan attestations etc mais aussi les d marches sociales ou administratives effectu es pour le consultant consid r es dans leur aspect technique distinguer de l accompagnement et du soutien psychosocial Autres Nous insistons nouveau sur le fait qu un acte pour tre qualifi prestation doit tre significatif par rapport la prise en charge du consultant voir d finition page pr c dente Il ne s agit donc pas de consid rer un simple coup de t l phone pour modifier la date d un RDV comme une prestation Les lettres S D et A relatives au lieu de prestation signifient respectivement dans le SSM au domicile du consultant ou ailleurs En ce qui concerne les collaborations avec d autres professionnels vous avez la possibilit d indiquer trois types de professionnels diff rents R f rez vous aux codes de la rubrique 15 pour les indiquer dans les cas
15. lusieurs membres d une m me famille sont consid r s individuellement il est possible de garder une r f rence commune par le biais du num ro de dossier en r servant les 6 premiers chiffres pour la famille et les deux derniers pour chacun des membres emple famille Tartempion dossier 12345600 Mr Tartempion p re dossier 12345601 Mme Tartempion m re dossier 12345602 Luc Tartempion fils dossier 12345603 Eve Tartempion fille dossier 12345604 Mme Tartoriz grand m re dossier 12345605 Il faut cependant tre attentif ne pas comptabiliser une m me prestation sur plusieurs fiches Remarque si le num ro de dossier comprend moins de huit chiffres il doit tre not sur la fiche de mani re ce que le premier chiffre soit inscrit sur la premi re case de gauche La neuvi me case s par e des autres par un permet de pr ciser pour les services qui b n ficient d une extension de cadre pour une mission sp cifique AICS Assu tudes personnes g es Exil si il s agit d une demande relative cette mission sp cifique Il s agit ici d identifier le travail sp cifique r alis dans le cadre de ces missions et non de stigmatiser les sujets toxicomanes ou abuseurs sexuels Les codes utiliser pour remplir cette neuvi me case sont les suivants mission g n raliste mission sp cifique A I C S mission sp cifique Assu tudes mission sp cifique Personnes
16. ne r ponse strictement limit e dans le temps la diff rence d une prise en charge pouvant contenir une phase d examen mais qui constitue une r ponse tendue dans le temps 13 Date de d but de prise en charge Indiquez ici la date de d but de prise en charge c est dire la date de la premi re prestation r alis e avec le consultant 14 Nature de la d marche Consid rez le moment de la demande la derni re demande s il s agit d une r activation Vous devez indiquer ici si la d marche du consultant est spontan e orient e ou contrainte Spontan e d marche volontaire et personnelle du consultant ou de ses parents s il s agit de jeunes enfants Orient e d marche entreprise par le consultant ou les parents de jeunes enfants sur les conseils d autrui m decin g n raliste entourage Contrainte d marche mandat e par la justice ex condition de lib ration conditionnelle 15 Origine de la d marche Cette rubrique vise identifier les personnes ou services qui ont influenc orient ou contraint le consultant dans sa d marche quelle que soit la nature de cette derni re rubrique 14 Il s agit en fait de mentionner ceux que l on d signe commun ment comme les envoyeurs Vous pouvez indiquer deux codes par ordre d croissant d importance Si la d marche du consultant n a aucune origine indiquez le code 9999 Cette rubrique est construite de fa on hi rarchis e Les d
17. ntervention avec le consultant en vue de l am lioration des difficult s qu il rencontre Elle suppose un travail en profondeur et vise une laboration personnelle et ou un changement Accompagnement et soutien psychosocial toute d marche d accompagnement du consultant en souffrance avec un projet de soutien et d encadrement R ducations et th rapies m dia toute forme de prise en charge r ducative ou th rapeutique qui propose traditionnellement un m dia sp cifique Entretiens avec l entourage tout entretien que ce soit en face face ou par t l phone avec des personnes de l entourage naturel du consultant Collaborations avec d autres professionnels toute collaboration avec des professionnels concern s un titre ou un autre par la situation du consultant que ce soit en face face ou par t l phone voir ci dessous pour d autres informations Autres activit s de groupe 71 activit d apprentissage activit visant l apprentissage de comp tences pratiques groupe au quotidien cuisine alphab tisation etc 72 activit de vie communautaire toute activit ayant trait aux t ches ou loisirs de la vie quotidienne en groupe repas en groupe jeux de soci t nettoyage etc 73 activit de d couverte activit visant l veil ou la sensibilisation visite de mus e conf rence rencontre d un service exposition etc 74 activit de s jour activit au cours de laquelle un s jour est o
18. olaire 1101 Enseignant 1102 Service Psycho M dico Social 1103 Service de Promotion de la Sant l Ecole 1104 Centre de formation professionnelle 1105 Logop de dans le cadre scolaire 1106 Directeur d cole 1107 Ecole de devoirs 1190 Autre 1200 Services sociaux 1201 Centre Public d Aide Sociale 1202 Service d Aide Familiale et d A de Sociale 1203 Mutuelle 1204 Maison d accueil 1205 Services sociaux de pr vention 1206 Centre d accueil pour demandeurs d asile 1207 Autre interculturel 1290 Autre 1300 Service petite enfance 1301 Office de la Naissance et de l Enfance Travailleur M dico Social 1302 Gardienne d enfants 1303 Cr ches 1304 Pouponni res 1305 Maisons maternelles 1390 Autre 1400 Aide la jeunesse 1401 Service Aide la Jeunesse 1402 Service de Protection Judiciaire 1403 Centre d Orientation Educative 1404 Accompagnement en Milieu Ouvert 1405 Service de Prestations Educatives ou Philanthropiques 1406 Institution Publique de Protection de la Jeunesse 1407 Service d Accueil r sidentiel 1490 Autre 1500 Justice Police 1501 Tribunal de la Jeunesse 1502 Autre Tribunal 1503 Service de Probation 1504 M diation p nale 1505 Alternative la D tention Pr ventive 1506 Commission de lib ration Conditionnelle 1507 Police 1508 Prison Service Psycho Social 1509 Avocat 1510 Commission de d fense sociale 1590 Au
19. rapport au dossier que ce suivi soit administratif r ducatif social th rapeutique d accompagnement etc La fiabilit des r sultats d pend directement de la stabilit des r ponses intra et inter quipes Il est donc souhaitable de se r f rer en quipe aux indications propos es dans ce manuel Chaque quipe d termine son propre syst me pour remplir les fiches jaunes consultations Toutefois la m thode suivante se r v le assez efficace et limite le risque d erreur e la partie sup rieure du recto de la fiche rubriques 1 13 pourrait tre remplie par le secr tariat de l quipe d s qu il y a une nouvelle demande ou s il s agit d un dossier suivi sur plusieurs ann es lors de la premi re consultation dans l ann e de r f rence La fiche pourrait tre d pos e dans le dossier e la partie inf rieure du recto rubriques 14 et 15 pourrait tre compl t e par le s th rapeute s qui suive nt le dossier assez rapidement apr s les premiers entretiens e le verso rubriques 16 et 17 doit n cessairement tre rempli en fin d ann e ou lors de la fin du traitement Remarque pour enregistrer les prestations plusieurs quipes ont con u utilement une grille interne qui leur permet de cocher les prestations au fur et mesure En ce qui concerne les fiches vertes et roses on pourrait remplir un maximum de rubriques au d but de l activit ou de la formation et compl ter les donn es manquantes
20. rganis l ext rieur pendant une dur e plus ou moins longue randonn e en Ardennes week end la mer semaine aventure en montagne etc 75 activit d expression th tre improvisation etc 76 activit de d veloppement physique activit visant entretenir le bien tre physique ou la pratique du sport en g n ral gymnastique natation relaxation etc 79 autre activit s vocation g n rale psy ex groupes de parole d affirmation de soi etc concernant un consultant qui a un dossier sont inclure dans l item 24 th rapie de groupe groupes d ergoth rapie concernant un consultant qui a un dossier sont inclure sous le code 44 d j existant On y inclura les ateliers de cr ativit Traitement m dicamenteux toute prescription m dicamenteuse effectu e par le m decin du SSM au consultant Consultation sans RDV toute consultation non programm e auparavant effectu e dans une certaine situation d urgence Follow up tout entretien ponctuel espac dans le temps ayant pour but de r valuer l volution d un consultant 93 94 95 96 97 98 99 17 Rendez vous manqu tout rendez vous initialement programm auquel le consultant ne se pr sente pas sans en informer l intervenant du SSM Rendez vous annul tout rendez vous initialement programm auquel le consultant ne se pr sente pas mais en en informant l intervenant du SSM N indiquez ic
21. rnier chiffre va servir pr ciser d ventuelles missions sp cifiques octroy es au centre quipe sp cialis e abus sexuel toxicomanie etc 2 Ann e d enregistrement Il s agit de l ann e de r f rence l ann e consid r e pour l enregistrement des donn es 3 Equipe La variable quipe est obligatoire Elle pr cise si l activit est organis e par l quipe g n raliste ou par une quipe sp cifique mission g n raliste mission sp cifique A I C S mission sp cifique Assu tudes mission sp cifique Personnes g es mission sp cifique Exil mission sp cifique R seau enfants mission sp cifique Surdit mission sp cifique Patients psychotiques I Ou D Code activit e D signez pour chaque activit un code interne permettant de suivre son volution au fil des ann es que l activit soit ponctuelle ou r currente La case suppl mentaire s par e d un permet de pr ciser si l activit entre dans le cadre d une mission sp cifique Les codes utiliser pour remplir cette quatri me case sont les suivants mission g n raliste mission sp cifique A I C S mission sp cifique Assu tudes mission sp cifique Personnes g es amp D NAUA mission sp cifique Exil mission sp cifique R seau enfants mission sp cifique Surdit mission sp cifique Patients psychotiqu
22. s cases pr vues cet effet 22
23. t consid rer plusieurs r ponses valables Dans ce cas il faut inscrire les codes des items par ordre d croissant d importance c est dire du plus important au moins important C est par exemple le cas dans la rubrique 15 origine de la d marche de la fiche jaune consultations 11 Plusieurs variables ont t organis es en cat gories et sous cat gories de r ponses Si vous ne disposez pas de l information pr cise vous pouvez n anmoins indiquer la cat gorie g n rique emple dans la fiche jaune consultations rubrique 15 origine de la d marche si monsieur X a t orient vers le SSM par un service social mais qu il ne peut pr ciser lequel vous pouvez indiquer le code 1200 qui sera plus pr cis que le code 9000 autre 12 Si vous consid rez que la rubrique est sans objet pour le dossier ou l activit trait e indiquez 0 dans chaque case de r ponse disponible emple dans la fiche jaune consultations si la d marche est spontan e et n a fait l objet d aucune influence tierce indiquez 0000 pour la rubrique 15 origine de la d marche 13 Quand vous devez indiquer une date proc dez toujours de la mani re suivante notez d abord les jours ensuite le mois et enfin l ann e emple le 21 septembre 2000 se code 210900 DESCRIPTION DETAILLEE DES RUBRIQUES DE LA FICHE JAUNE CONSULTATIONS Cette fiche est destin e consigner les informations relatives aux consultations effectu es
24. t de traitement de malades enfants de jour H pital psychiatrique H pital de jour Habitation prot g e Communaut th rapeutique Structure de prise en charge des Assu tudes Toxicomanies Maison de Soins Psychiatriques Autre 2200 Milieu professionnel 2201 Service social 2202 M decin du travail 2203 Sup rieur hi rarchique 2204 Coll gue 2205 Service des ressources humaines 2290 Autre 9000 Autre 16 Prestations Le but est de rep rer pour chaque dossier le type de prestations qui ont t assur es qui les a assur es o elles ont t assur es et combien de prestations ont t effectu es 6 Une prestation telle que nous la concevons est un acte professionnel n cessitant une certaine dur e et qui est significatif par rapport la prise en charge du consultant Cette rubrique se pr sente sous la forme d un tableau plusieurs entr es Les colonnes entr es verticales concernent deux variables e l intervenant qui assure la prestation m decin psychologue travailleur social e le lieu de la prestation Les lignes entr es horizontales concernent le type de prestation Vous devez simplement indiquer le nombre de prestations effectu es sur les pointill s correspondant au croisement des lignes et colonnes ad quates emple 1 entretien d accueil effectu domicile par un travailleur social suivi de 25 th rapies individuelles effectu es par un psychologue et de 5 s an
25. tre 1600 Soins de sant ambulatoire 1601 Omnipraticien 1602 P diatre 1603 Maison m dicale 1604 Autre m decin sp cialis 1605 Param dicaux 1606 Coordination de soins domicile 1690 Autre 1700 Soins de sant r sidentiels 1701 H pital g n ral 1702 Service d urgence 1790 Autre 1800 Troisi me ge 1801 Maison de repos 1802 Maison de repos et de soins 1890 Autre 1900 Handicap 1901 1902 1903 1904 1905 1906 1990 Bureau R gional de l Agence Wallonne pour l Int gration de la Personne Handicap e Service r sidentiel Service d accompagnement de jour Service d accompagnement Service d Aide Pr coce Centre de R adaptation Fonctionnelle non psychologique Autre 2000 Sant mentale ambulatoire 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2090 Psychologue priv Autre Service de Sant Mentale Centre de R adaptation Fonctionnelle psychologique Consultation psychologique en h pital Centre de Planning Familial Equipe SOS Enfants Service Toxicomanie Un membre de l quipe du SSM Autre 2100 Sant mentale intra muros 2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2190 Service d urgence psychiatrique Service psychiatrique d h pital g n ral Service K service de neuro psychiatrie d observation et de traitement de malades enfants de jour et de nuit Service K service de neuro psychiatrie d observation e
26. ts des SSM qui ont t consult s travers une enqu te qualitative Un groupe de travail sur les questions pid miologiques a galement t constitu la ligue puis l institut Les fiches concernant le rapport d activit s sont op rationnelles et doivent tre remplies par les SSM depuis cette ann e 2000 Les fiches caract re pid miologique sont op rationnelles depuis pour l ann e 2003 Il convient d insister sur le fait que ces outils ne sont pas con us comme fig s et d finitifs mais qu ils s inscrivent dans une vis e volutive Ils seront valu s et am lior s au fil du temps Tout commentaire quant leur utilisation est le bienvenu Un outil riche et int ressant Cet outil permet chaque centre de disposer d informations statistiques sur la population consultante et sur son propre travail th rapeutique et ce dans une perspective d valuation permanente puisque l on peut observer son volution sur plusieurs ann es Il permet ainsi de disposer d une vue g n rale sur l ensemble de l activit du SSM et peut constituer une base int ressante pour valoriser le travail fourni et ou proc der d ventuels r ajustements Il permet aussi chacun de s inscrire dans une d marche collective utile pour pr ciser la place de l ambulatoire dans les r seaux de soins et affirmer une identit propre bas e sur une conception sp cifique et non r ductible de la sant mentale C est pourquoi en pl
27. us de la fiche concernant les consultations une fiche relative aux formations des membres de l quipe et une autre relative aux activit s de pr vention men es par le SSM ont t d velopp es ce qui permet de mieux refl ter la richesse et la complexit du travail fourni dans ces services REGLES GENERALES iR Chaque fiche correspond un dossier une activit ou une formation et ne se r f re qu au suivi de ce dossier durant l ann e consid r e pour le rapport d activit s Le principe est donc de remplir une fiche e jaune pour chaque dossier de consultation e verte pour d crire une activit d information de supervision de coordination de recherche de pr vention ou de promotion e rose pour les activit s de formation continu e d un membre de l quipe Chaque fiche jaune doit tre remplie par rapport un seul dossier de consultation que celui ci concerne un individu un couple ou une famille fiche dossier consultant Nous d finissons le consultant comme un individu ou un groupe d individus b n ficiant d au moins une prestation au sein du centre Il peut donc s agir d une personne d un couple ou d une famille Nous d finissons une prestation comme un acte professionnel n cessitant une certaine dur e et qui est significatif par rapport la prise en charge du consultant Notez que la prise en charge est con ue de fa on tr s g n rale elle renvoie au suivi effectu au sein du SSM par
28. usage interne Ces rubriques peuvent tre utilis es librement par chaque SSM pour prendre en compte une sp cificit de la population ou pour r aliser un travail compl mentaire en fonction d hypoth ses v rifier Il est important lorsque l quipe a d cid d enregistrer un renseignement compl mentaire d en d finir l objectif d en pr voir tous les items et les codes et d en communiquer clairement les modalit s de fa on interne Toutes ces rubriques libres sont bien s r d pouill es Toutefois il est vident que les conclusions que l on pourra en tirer seront limit es au niveau local chaque service ayant le cas ch ant op r ses propres choix DESCRIPTION DETAILLEE DES RUBRIQUES DE LA FICHE VERTE ACTIVITES Une fiche par activit Cette fiche se rapporte aux activit s d information de pr vention et de recherche d sign es dans les missions d finies par le d cret Par souci de simplification informatique les fiches activit et formation continu e contiennent presque les m mes variables Afin de faire correspondre les variables la num rotation de celles ci est parfois discontinue car certaines questions figurent dans une fiche et pas dans l autre 1 N du SSM Ce num ro est attribu par l administration Le premier chiffre correspond la province les deux suivants au num ro du centre par anciennet et le quatri me permet de diff rencier les ventuels si ges Le de
29. ype de formation continu e consid r 9 Th me de la formation Indiquer sur quoi porte la formation 11 Organisation Indiquez ici le service qui a organis la formation consid r e Il peut s agir du SSM d un autre SSM d un autre service d un institut de formation d un formateur ind pendant 12 Public Indiquez le type de public auquel s adresse cette formation qu il s agisse des membres du SSM lui m me d autres professionnels de la sant mentale ou d intervenants psycho m dico sociaux au sens large 13 Vocation territoriale Indiquez ici la vocation territoriale de l activit qu elle soit locale provinciale sous r gionale r gionale communautaire nationale ou internationale 14 Lieu Notez l endroit o s est d roul e la formation que ce soit au sein du SSM dans un institut de formation ou dans un autre service 15 Dur e de la formation Indiquez ici la dur e totale de la formation au cours de l ann e consid r e Vous ne devez indiquer que les heures de d roulement de la formation stricto sensu sans comptabiliser le temps consacr sa pr paration aux d placements etc 17 Fr quence Notez ici quelle fr quence s est tenue la formation 19 Situation en fin d ann e Indiquez si l activit consid r e est suspendue termin e ou toujours en cours la fin de l ann e Si vous disposez de la date laquelle l activit s est termin e ou a t suspendue 21 indiquez la dans le
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