Manuel d`utilisation ACESIA® 2 Edition destinée aux fournisseurs
Contents
1. Question n 2 Question n 3 L usine de fabrication est elle titulaire d une des certifications suivantes ou a t elle mis en place c nl Ms d marches de management environnemental Question n 4 Question n 5 Question n 6 3 Question n 7 Question n E ME Syst me de Management Environnemental Question n 3 Question n 10 En cours de certification 150 14001 EMAS ou quivalent Question n 11 Question n 12 Quest Quest Quest Question n 16 Question n 17 Quest Question n 19 Question n 20 ion n 21 ion n 13 QUESTION SUIVANTE ion n 14 ion n 15 ion n 18 LiUESt FIGURE 10 QUESTIONNAIRE L gende 1 Acc s aux diff rentes questions 2 S lection des r ponses attention certaines questions sont choix multiples 3 Acc s aux modes de preuve joindre 4 Sauvegarder le questionnaire en mode brouillon 5 Valider d finitivement les r ponses et les documents joints au questionnaire 6 Retour la liste des questionnaires saisir 7 Imprimer l int gralit du questionnaire vierge N h sitez pas sauvegarder r guli rement vos donn es en cliquant sur le pictogramme disquette N 4 apr s chaque ajout de mode de preuve Pour ajouter un mode de preuve proc dez comme suit 1 Cliquez sur Voir mode s de preuve joindre 2 La fen tre suivante s ouvrira Ins rez votre fichier l aide du bouton Parcourir o2. 2 J ai besoin du questionnaire en anglais R Si lorsque vous changer la langue de la plateforme le questionnaire en anglais est incomplet dans ce cas c est qu il na pas t totalement int gr dans Acesia 2 Vous pouvez prendre contact avec votre r f rent ACESIA 3 Je voudrais re noter un produit not l an dernier changement des proc d s de fabrication documents de preuve enfin re us R La r ponse est en page 15 paragraphe Faire une nouvelle notation nouvelle d claration 4 Je voudrais ajouter des modes de preuve pour finaliser la notation d un produit dans le statut en cours de contr le ACE R La r ponse est en page 15 paragraphe Faire une nouvelle notation nouvelle d claration 5 Je cherche ajouter une r f rence suppl mentaire un package de produits d j not s R au moment de noter le nouveau produit dans l onglet mes t ches vous aurez la possibilit d associer la nouvelle r f rence avec toutes celles du package d j not La m thode est d taill e dans le paragraphe 3 a Nouveau produit faire noter et plus pr cis ment en page 9 6 Je voudrais am liorer la notation de mon produit mais je ne connais pas les questions qui m ont fait perdre des points R En vous rendant sur le reporting du produit vous pourrez visualiser les r ponses qui vous ont donn es des points et celles qui vous en ont fait perdre 7 Je ne comprends pas les qu
3. A l aide du pictogramme P vous pouvez joindre tous les documents demand s pour chaque client ALESIA AJOUTER UN DOCUMENT Type de document Kbis de moins de 3 mois Document Aucun fichier choisi Date d mission FE Valider Annuler A FIGURE 8 AJOUT D UN DOCUMENT ADMINISTRATIF Page 6 Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 S lectionnez le document l aide du bouton Choisissez un fichier indiquez la date d mission du document et validez Attendez que le nom du document s affiche avant de valider Pour des raisons juridiques si le document est demand deux fois veuillez le joindre deux fois Une fois termin validez votre profil en cliquant sur le pictogramme 3 ONGLET MES TACHES Pour acc der aux questionnaires Produits cliquez sur l onglet Mes t ches dans le menu principal puis choisissez via le menu vertical gauche Produit Note importante vous ne pouvez pas cr er de r f rence de produit c est votre client qui doit envoyer Achats Concept Eco la liste des produits valuer Vous serez d s lors averti par mail d s que les produits ont t cr es sur la plateforme a Nouveau produit faire noter Vous avez t alert par un e mail envoy automatiquement par Acesia2 via l adresse contact acesia2 fr L e mail vous indiquait la d signation du produit faire noter Si vous ne savez pas quel quest
4. Tous er R f rence Fournisseur a R f rence Fournisseur D signation Statut Secteur Segment Famille Controle ACE reffrnz2 test import papier reffrn test import papier Fourniture de bureau Correction Correcteurs liquides reffrn1 test import papier reffrn3 test import papier ay P kr r NE 4 ligne s5 Astuce 2 Picto stylo S lectionner les r f rences que vous d sirez associer un m me questionnaire en cochant les cases situ es devant Un package virtuel sera alors form 1 Astuce 1 Les produits qui ont t int gr s en dernier et pour lesquels vous avez re u un e mail d alerte se trouvent tout la fin de la liste 2 Astuce 2 vous pouvez choisir de faire afficher autant de lignes que vous le d sirez sur la m me page gr ce au menu d roulant situ tout en bas droite afin d avoir une vue d ensemble de vos produits et afin de retrouver d anciennes r f rences d j not es pour pouvoir les associer au package former Une fois le produit ou les produits coch s cliquez sur le pictogramme repr sentant un stylo situ tout en bas droite aesa INR Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Vous acc derez ainsi au questionnaire renseigner pour lequel votre client vous a sollicit La page est organis e comme ci dessous 4 5 6 7 GE Question n 1 Th me Usine
5. lioration continue Le processus d valuation est illustr dans le sch ma ci dessous chaque tape doit tre renseign e afin d acc der la suivante 3 Identification laboration du profil Acc s aux r sultats aux rapports et documents administratifs de contr le et aux pr conisations D claration et renseignement des questionnaires attribu s Copyright 2012 Tous droits r serv s Termes l gaux FIGURE 2 PREMIERE CONNEXION Cliquez sur l onglet MON PROFIL FOURNISSEUR L dition du profil fournisseur se pr sente en 4 tapes 1 Coordonn es Di Edition Fournisseur 2 Origines ES tentures FOURNISSEUR 3 Interlocuteur principal GUESS Raison sociale Origines N Identification 4 Documents administratifs Tiner entification rE Cat gorie juridique principal Documents administratifs Appartient un gro Position dans la che a Coordonn es Num ro unique ACESIA2 Vous ne pouvez pas modifier ce num ro Effectif Indiquez ici le nombre de salari s pr sent au sein de votre entreprise Chiffre d affaires Chiffre d affaires de votre entreprise N 1 Page 4 Kesa MNN aai afno Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Vous pouvez ins rer votre logo dans l espace LOGO FOURNISSEUR Pour cela cliquez sur Choisissez un fichier afin de s lectionner le fichier depuis votre ordinateur et ensuite cliquez sur D poser
6. pour commencer le transfert du logo CF FIGURE 3 LOGO FOURNISSEUR Logo Choisissez un fichier logo png D poser Annuler 1 Le nom du fichier doit appara tre ici 2 Cliquez ici pour Le transfert edf FIGURE 3 LOGO Dans l espace certification indiquez les diff rentes certifications acquises par votre entreprise La s lection Autre est donn e titre indicatif Cliquez sur pour ajouter une certification Une fois les l ments renseign s cliquez sur sauvegarder et passez l onglet Origines b Origines Renseignez les principaux pays de fabrication et d approvisionnement ou le pays de d ploiement de la prestation si vous tes prestataire de service Le pourcentage demand est li au chiffre d affaire la somme des chiffres peut tre inf rieure 100 Edition Fournisseur Coordonn es Pays de S lectionner un pays fournisseur fabrication 1 Pourcentage du pays de fabrication 1 Pays de S lectionner un pays Interlocuteur fabrication 2 principal Pourcentage du pays de fabrication 2 Documents A Pays de S lectionner un pays administratifs fabrication 3 Pourcentage du pays de fabrication 3 Pays d approvisionnement 1 S lectionner un pays Pourcentage du pays d approvisionement 1 Pays d approvisionnement 2 S lectionner un pays Pourcentage du pays d approvisionement 2 Pays d approvisionnement 3 S lectionner un pays Pourcentage d
7. 6 kg t papier h nl I r 1 p I m 7 E LE i a x A hE Les tableaux pr sent s sous les notes auto d clar s et contr l s permettent de comparer la qualit cologique de votre produit par rapport d autres produits de la m me famille propos s par d autres fournisseurs du m me secteur colonne Secteur d activit voir m me de comparer le produit par rapport toute la base de donn es ACESIA tous secteurs confondus colonne G n ral ACESIA HEVI Cr Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Note auto d clar e Note contr l e 100 I 100 Secteur d activit G n ral Secteur d activit General Note maximale 57 100 571100 Note maximale 571100 571100 Hote moyenne 56 100 567100 Note moyenne 577100 577100 Note minimale 54100 54100 Note minimale 571100 511100 Le positionnement sectoriel permet de comparer graphiquement la position de votre produit par rapport celle des autres produits des autres fournisseurs du m me secteur d activit pour des produits de la m me famille Positionnement sectoriel 1 Durabilit et Fin de vie 2 Substances Mati res 3 Normes Ecolabel 4 4 Usine Fournisseur Moyenne Le positionnement par question permet de voir plus pr cis ment les questions pour lesquelles le produit est plus ou moins bien positionn par rapport la moyenne du secteur couleur jaune ou par rapport tou
8. rapport de contr le re u par e mail Page 15 aesa INR g HATS N ONCEPT Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 5 ONGLET PRODUITS SERVICES L onglet produits services vous permettra de rentrer r f rence par r f rence les caract ristiques techniques et la photo des produits logo Afin de pourvoir saisir et diter les donn es vous devez cliquer sur le pictogramme en forme de stylo ou sur la r f rence du produit MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR Een SAM MES T CHES MES VALUATIONS CLASSEMENT AIDE Accueil Produits Services Liste des produits Rechercher Afficher les produits obsol tes P R f rence Fournisseur R f rence Fournisseur D signation Secteur Segment Famille er 3601102001 7556 500 F Blanches 44 90g Papeterie Papier Papier vierge 7 3601010014673 500 Feuilles A4 T0g Papeterie Papier Papier vierge F C401 Papier vierge 80 g colabel europ en Papeterie Papier Papier vierge Pa C403 Papier 75 g chatelles fibres FSC Papeterie Papier Papier vierge PJ 4 ligne s Lignes par page 25 Fage 1 surid P 1 Vous aurez la possibilit de modifier la d signation des produits ainsi que la r f rence fournisseur en cas d erreur par exemple 2 Cet onglet vous permet aussi de savoir si une r f rence noter a bien t int gr e dans Acesia 2 en faisant une recherche par r f rence 3 Vous pourrez
9. sont pr cis et fournis et plus l indice de confiance est lev Rouge tr s faible orange moyen vert lev Les crit res essentiels sont les crit res de notation les plus importants et par cons quent les plus pond r s Les crit res secondaires sont des crit res tendus leur pond ration est moins importante que les crit res essentiels ALESIA Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 B Crit res L usine de fabrication est labelis e 150 14001 L usine de fabrication n est pas certifi e SAS000 et n a pas ete eudit e sur les aspect sociaux L usine de fabrication est certifi e OHSAS16001 Le fournisseur a souscrit l cclabel Ange Bleu pour ce produit Le produit contient ou sa fabrication fait intervenir au moins une des substances classifi es comme CMR R40 R45 R46 R49 RE R61 REZ REZ ou d agents chimiques avant une VLE ou tiquet es comme toxiques pour les milieux aquatiques R50 R51 R52 R53 selon la directive 19998940E et G7 548 CEE Le produit ne contient pas de substances bicsccumulables PETs selon le test OCDE 107 117 ou 305 Plus de 75 de fibres vierges issues de for ts g r es durablement qui entre dans la composition du papier Pas de certification amp La production de la p te dans sa totalite n est pas assur e sur le m me site de fabrication que le papier amp Le papier est hors Union Europ enne L indice C
10. IE de blancheur du papier est sup rieur 160 La consommation d lectricit achet e par tonne de papier est inf rieure 700 KWhit Papier 850 gim ou plus de 80 g La fabrication du papier ne fait pas intervenir des colourants ou pigments 8 base de Plomb Cuivre Chrome Nickel Aluminium hors pigments base de phtalocyanine de cuivre Le tri s lectif des d chets n est pas optimise d coupe d chets etc afin de d am liorer la fili re du papier recyde amp Les d chets de p te ne sont pas utilis s afin de cr er des papiers mixtes recc chute d impression Crit res secondaires x L usine de fabrication n a pas mis en place des actions visant r duire les consommations nerg tiques Traitement et tra abilit des d chets sur l ensemble des sites et des centres techniques amp Ne s assure pas aupr s des fournisseurs du respect des exigences de qualit de la protection de l environnement du respect des droits de l homme et qu ils garantissent la sant et la s curit de leurs salaries Aucune politique d approvisionnement avec les fournisseurs bas e sur la transparence et l quit Ci Aucune garantie sur la tra abilit du produit tout au long de la cha ne de production CG Le poids et le volume de l emballage ne sont pas optimis s en vue de r duire l impact environnemental li au transport amp Lors de la fabrication le niveau d mission des compos s soufres est sup rieur 0
11. Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 ALESIA Manuel d utilisation ACESIA 2 Edition destin e aux fournisseurs Version v2 1 version produits ACESIA plateforme de Dialogue Fournisseurs La solution pour favoriser une relation client fournisseurs responsable et durable Bas sur un cadre de confiance r ciproque cet outil permet aux acteurs de la fonction achat de partager avec leurs fournisseurs une d marche de progr s continue en mati re de responsabilit sociale Construit autour des 7 questions centrales de la norme ISO 26000 et dans l esprit de la Charte de bonnes pratiques des relations inter entreprises port e par le MIEIST et la CDAF ACESIA est l outil simple et pragmatique qui positionne l acheteur op rationnel au c ur d une d marche d achat responsable Page 1 esa I mi Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 TABLE DES MATI RES TABLE DES NERO et 2 1 Etape 1 choix de la langue et connexion ss 2 CHOCO ARE E E A 2 De CONN ON e E A T Re ee ob 2 GC Motd DAS OUR eee an 2e EE 3 25 Editon CO VOTE D C A den eme E net idee tie 3 CO 0101610 161810 2 EE E E E E E EE E 4 OR E E a 5 C MEn ar O a EE EEN 5 d Documents administratifs non demand s par certains clients 6 3 Opplet e Mes tiche D searen EE E AEE 7 d N o v gu produita faire Nole eaiirerenepeie a ea E EE ENa 7 b Reprendre une notation de produit
12. TACHES Vous acc dez ensuite un message d information vous expliquant comment former un package de produits qui seront tous affect s un m me questionnaire et dont les r ponses devront tre identiques EN Information IMPORTANT si vous souhaitez associer plusieurs produits un m me questionnaire veuillez cocher les r f rences concern es et cliquer sur le bouton en bas droite du tableau Si vous souhaitez associer une ou plusieurs r f rences un questionnaire d j renseign merci de cocher la r f rence associ e au questionnaire d j compl t statut auto d clar ou contr l ACE et cocher toutes les autres nouvelles r f rences associer ce m me questionnaire I sera alors pr rempli avec les ventuels modes de preuve que vous avez d j joints m me usine m mes mati res premi res m me emballage Veuillez cliquer sur suivant pour acc der aux produits concern s par le questionnaire Adh sifs Pour acc dez la liste des produits faire noter cliquer sur la fl che pour faire suivant Vous acc derez alors la page suivante vous permettant d associer les diff rentes r f rences entre elles aesa INR Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR PRODUITSISERVICES MES T CHES MES VALUATIONS AIDE Accueil Evaluation S lectionner un produit Rechercher Produit Statut
13. UIT Le reporting produit met en vidence la notation obtenu ainsi que des moyennes sectorielles pour la famille de produit concern e On y retrouve aussi les avantages et les points faibles de chaque produit qui vous permettent de mettre en place une d marche en vue d am liorer la notation des produits Documents administratifs Lo Secteur d activit Fabrication de machines et quipements n c a Raison sociale MANUFACTURER 2000 Cat gorie juridique Soci t commerciale Derni re valuation 02 07 2012 14 40 14 Cantr l ACE Note auto d clar e 37 0 100 Secteur d activit G n ral Note maximale 37 0 100 31 0 100 Note moyenne 370 100 37 000 Note minimale 37 0 100 37 000 Etat Evaluation contr l e client EH Evaluation contr l e ACE M Indice de confiance ACE e Positionnement sectoriel R f rence reffrn D signation test import papier Caract ristiques techniques super produit Marque testing Secteur Fourniture de bureau Segment Correction Famille Correcteurs liquides Note contr l e 37 0 100 Secteur d activit G n ral Note maximale 37 0 100 31 000 Note moyenne 31 0 100 37 0 100 Note minimale 37 0 100 37 000 Labels sn Er ka d NS L indice de confiance ACE d pend du type de mode de preuve que vous avez joint la confiance est faible lorsque nous ne disposons que d attestations sur l honneur Plus les modes des preuves
14. a en cours de contr le et un commentaire disponible sur le rapport de contr le vous permettra de savoir les pr cisions manquantes pour ainsi revenir sur la plateforme et compl ter les renseignements suppl mentaires qui permettront de valider d finitivement la notation 4 Reporting Vous pourrez visualiser la fiche r capitulative en cliquant sur l ic ne dans la colonne reporting Vous verrez alors les points positifs et n gatifs et vous saurez quels sont les domaines sur lesquels le produit peut tre am lior lors d un travail de re conception de produit 5 Conna tre la liste des produits affect s cette note package de produits Page 14 aesa INR pe NZ af nor Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Rappel Plusieurs statuts de l valuation peuvent s afficher 1 Mode auto d clar vous avez d clar votre questionnaire Achats Concept Eco et votre client n ont pas apport de modifications sur votre valuation 2 Mode en cours de contr le Achats Concept Eco ou votre client souhaite obtenir des informations suppl mentaires un rapport de contr le vous a t communiqu par mail 3 Mode contr l les r ponses de votre valuation ont t contr l es soit par le client soit par Achats Concept Eco b Faire une nouvelle notation nouvelle d claration Afin de compl ter une notation statut en cours de contr le ou dans le ca
15. document suppl mentaire 3 M Choisissezunfichier Aucun fichier choisi 18 S lectionner un mode de preuve 0 Ajouter Annuler 21 L FIGURE 11 MODE DE PREUVE 2 4 Cliquez sur la disquette r guli rement pour sauvegarder les r ponses et les modes de preuve 5 Cliquez sur le bouton V pour d clarer lorsque toutes les r ponses et tous les modes de preuves ont t compl t s apr s avoir cliqu une derni re fois sur le bouton disquette Vous pouvez renseigner votre valuation selon l ordre que vous d sirez b Reprendre une notation de produits en cours statut brouillon En vous rendant sur l onglet mes t ches vous pourrez reprendre une notation commenc e un autre jour Il vous faut retrouver le bon questionnaire et la bonne ligne qui a t dupliqu e au moment de la cr ation d un nouveau questionnaire et d une nouvelle association de produits Plusieurs indices vous permettront de retrouver la bonne ligne afin de poursuivre votre notation Page 11 aesa INR pe V 7 afar Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 1 Indice 1 En triant par date en cliquant sur le titre de la colonne derni re valuation les questionnaires se classent dans l ordre croissant ou d croissant il faut cliquer 2 fois pour faire appara tre le plus r cent en 1 2 Indice 2 La ligne est affect e d une date correspondant votre dernier enreg
16. ement justifi es ou au contraire que vous aviez sous not le produit Page 23 esa UN Ss ___af or Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 NOTES Page 24 aesa INR
17. estions R Il faut vous rapprocher de votre service qualit environnement ou production ou faire appel nos services pour recevoir une formation aux achats responsables 8 Je ne retrouve pas le questionnaire pour noter un ou plusieurs nouveaux produits R la r ponse est en page 7 paragraphe Nouveau produit faire noter 9 Je ne retrouve pas le questionnaire pour noter des produits pour lesquels j ai d j commenc joindre des l ments R la r ponse est en page 11 paragraphe Reprendre une notation de produits en cours statut brouillon 10 Je voudrais supprimer des produits erreurs doublons ou produits obsol tes R la r ponse est en page 16 dans le paragraphe Vous pourrez indiquer qu une r f rence est obsol te afin de la faire dispara tre du compte de votre client et de votre onglet mes valuations Page 21 aesa MNAM _ SA afar Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 11 Le produit que l on me demande de noter n est pas affect au bon questionnaire R vous ne pouvez pas le modifier vous m me Merci de vous rapprocher de votre r f rent Acesia 2 en lui indiquant pr cis ment les r f rences basculer r f rence fournisseur et d signation Votre demande sera tudi e et le cas ch ant nous effectuerons le basculement dans les meilleurs d lais 12 Mon client me demande de noter des produits mais
18. ils n existent pas encore dans Acesia2 ni dans mes t ches ni dans produits services ni dans mes valuations Si le produit n appara t dans aucun de ces 3 onglets vous devez demander ce que votre client nous envoie la liste des produits cr er dans Acesia 2 D s qu ils seront int gr s vous en serez inform s automatiquement par e mail et vous n aurez plus qu vous rendre sur l onglet mes t ches pour les noter 13 Je voudrais tester des notations sur des produits test non encore s lectionn s par mon client afin de prendre de l avance ou afin de l orienter dans ses choix Le mieux est de prendre contact avec votre client pour qu il cr e des r f rences clients test par exemple TESTr f rencefournisseur II nous enverra alors la matrice de produit cr er dans Acesia2 Il n aura plus qu faire son choix et cr era uniquement les r f rences clients des produits s lectionn s Les produits non s lectionn s devront tre marqu s comme tant obsol tes page 16 paragraphe Vous pourrez indiquer qu une r f rence est obsol te afin de la faire dispara tre du compte de votre client et de votre onglet mes valuations Autre solution vous pouvez tester les questionnaires en utilisant des r f rences obsol tes Veuillez bien alors modifier la d signation et la r f rence fournisseur pour que nous sachions clairement que nous n avons pas venir con
19. indiquer qu une r f rence est obsol te afin de la faire dispara tre du compte de votre client et de votre onglet mes valuations Note importante vous ne pouvez pas cr er de r f rence produit c est votre client qui doit envoyer Achats Concept Eco la liste des produits valuer Vous serez d s lors averti par mail d s que les produits ont t cr s sur la plateforme Note importante Il n est pas possible de supprimer compl tement une r f rence de la base une tra abilit sur plusieurs ann es d un produit est n cessaire m me lorsqu il n est plus distribu pour des raisons de s curit La solution est d indiquer le produit comme tant obsol te pour qu il disparaisse de onglet mes valuations et du compte de votre client Page 16 aesa MANIM g TZ __ af or Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Edition Produit Version multilingue Fran ais France PRODUIT R f rence D signation 57896987 C colle surface universelle _ Marque Pays de fabrication S lectionner un pays Caract TUE techniques secteur S lectionner un secteur Le segment Famille E oe Pensez cliquer sur sauvegarder pour enregistrer les informations int gr es aesa NNN Page 17 Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 6 REPORTING PROD
20. ionnaire il a t affect non indiqu dans l e mail et aucun e mail compl mentaire envoy par votre r f rent Acesia2 merci de prendre contact avec nous Exemple avec la famille adh sifs si vous savez que votre produit ou vos produits ont t affect s au questionnaire adh sifs veuillez trouver la ligne adh sifs qui n a pas de produits associ s puis cliquez sur r pondre 1 Astuce 1 vous pouvez utiliser la fonction de tri par nom questionnaire 2 Astuce 2 vous pouvez choisir de faire afficher autant de lignes que vous le d sirez sur la m me page gr ce au menu d roulant situ tout en bas droite Page 7 ESIA HT PE Sy ___af hor Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR PRODUITS SERVICE NUE T CHES MES VALUATIONS CLASSEMENT AIDE Accueil gt Mes t ches B Mes t ches Astuce 1 Rechercher Nom questionnaire adh sif R f rence Fournisseur Questionnaire Derni re valuation Adh sifs 3112 2010 Adh sifs 3111472010 Produits associ s R pondre Adh sifs 31 12 2010 Produits associ es R pondre Adh sifs 3111472010 Produits associ s R pondre Adh sifs 3112 2010 Produits associ s R pondre Adh sifs 3112 2010 Produits associ s R pondre Lignes par page 25 Phoe 1 sur db 6 ligne s Astuce 2 s Termes l gaux p FIGURE 9 MES
21. istrement 3 Indice 3 En cliquant sur produits associ s vous pouvez alors visualiser la liste des r f rences associ es entre elles formant un package de produits associ es un questionnaire unique NB Une fois les produits visualis s il faut refermer la fen tre en cliquant sur la croix PRODUITS ASSOCI S x Liste des produits affect s l valuation M R f rence Fournisseur D signation 1211 ENS BUREAU 3 PIECES M 2 ENS BUREAU 3 PIECES C 121 ENS BUREAU 3 PIECES F 4 Indice 4 fonction disponbile en d cembre 2012 utiliser la fonction de recherche par r f rence fournisseur Mes t ches KSE Rechercher Nom questionnaire Statut Tous Reference Fournisseur N indice 4 a Indice 1 Questionnaire Derni re valuation Agencement de bureau Ind ice 2 R pondre Maroquinerie 1911 2012 R pondre Blocs notes amp cahiers 1910 2012 R pondre Blocs notes amp cahiers 2009 2012 Produits associ s R pondre Classement et rangement base de m tal 21 04 2012 Produits associ s R pondre Autres Accessoires 16 08 2012 R pondre Peinture beaux arts 1907 2012 Produits associ s R pondre Stylos 12 07 2012 R pondre Autres Accessoires 07 05 2012 Produits associ s Repondre FIGURE 12 RETROUVER UN PRODUIT DANS LE STATUT BROUILLON Une fois que vous avez retrouv la ligne correpondant la notation que vous voulez reprendre il faut cliquer su
22. la premi re ligne 2 La note valid e r cup r e par le client est celle indiqu e sur la ligne contr l ACE ou contr l client si c est le client qui effectue le contr le 3 Si le statut est en cours de contr le ACE ou en cours de contr le client c est que nous sommes revenu Vers vous car des l ments manquaient pour valider la notation Un e mail automatique vous a t envoy avec en pi ce jointe un rapport de contr le vous indiquant question par question les pr cisions apporter Vous devrez alors faire une nouvelle d claration en joignant les l ments compl mentaires Comment faire une nouvelle d claration cf page 15 Voici quelques l ments pour mieux comprendre les notations et pour savoir comment am liorer un produit 1 Vous pourrez visionner les r ponses au questionnaire et voir les modes de preuve en cliquant sur voir le questionnaire 2 Vous pourrez visionner les commentaires et les modifications de r ponses faites par le contr leur en cliquant sur voir le contr le 3 Rapport de contr le Vous pourrez t l charger ces m mes commentaires en pdf en cliquant sur l ic ne bleu dans la colonne rapport de contr le Ce document transmis galement par e mail permet de voir le statut par r ponse si valid par la personne en charge du contr le ou non Si au moins une de vos r ponses n a pas t valid e le statut de l valuation ser
23. r r pondre Le questionnaire s ouvrira avec les l ments de la derni re sauvegarde ce qui vous permettra de finir de r pondre et de joindre les modes de preuve NB Pensez sauvegarder r guli rement bouton disquette Quand vous pensez avoir termin v rifiez sauvegardez une derni re fois puis d clarez bouton V Page 12 aesa IN pe i NZ afar Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 4 ONGLET MES EVALUATIONS a Visualiser les notes et l avancement de la validation des notes En cliquant sur l onglet Mes Evaluations puis le sous onglet bleu produit vous acc dez aux valuations et leurs tats avancement de la notation CLASSEMENT AIDE MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR PRODUITS SERVICES MES T CHES RSR EE Accueil gt Mes valuations RSE Evaluations Produits M tier Rechercher Questionnaire Tous statut Tous C Note Produit R f rence D Veuillez saisir vos crit res de recherche et cliquer sur la loupe pour afficher votre recherche I L L CE FIGURE 13 ACCES A LA RUBRIQUE EVALUATIONS Pour pouvez faire une recherche en utilisant le filtre 1 Par nom de questionnaire 2 Par note sur 100 3 Par d signation de produit une partie ou la totalit de la d signation du produit 4 Par r f rence fournisseur 5 Par statut de note note auto d clar e en cours de con
24. s d un produit d j not que vous souhaiteriez r valuer il suffit de vous rendre sur l onglet mes valuations de retrouver le produit gr ce au filtre de recherche puis de cliquer sur d tail pour acc der au cycle de l valuation Pour faire une nouvelle d claration 1 veuillez cliquer sur le bouton MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR PRODUITS SERVICES MES T CHES MES VALUATIONS CLASSEMENT AIDE B Cycle de l valuation FOURNIS SEUR QUESTIONNAIRE MAROQUINERIE Date D claration Date derniere Statut Effectue par Questionnaire Controle Rapport de controle Reporting Mise 3 jour 1941 2012 Contr l ACE ACESILA 57 100 Voir le questionnaire Voir le contr le E J Produits associ s 2 Validez le message affich NOUVELLE D CLARATION x Attention la cr ation d une nouvelle d claration va archiver les valuations pr c dentes Valider Annuler 3 Attendez que le message d information s affiche cela prend quelques minutes 4 Cliquez sur la fl che pour faire suivant 5 Une fois que la liste de r f rence est affich e il faut cocher le produit en question cliquer sur le stylo puis il faut ajouter les documents de preuve manquants Il est important de v rifier l ensemble des r ponses et des modes de preuves avant de sauvegarder et de re d clarer en prenant par exemple le tableau r capitulatif de vos r ponses et des documents manquants le
25. s en cours statut brouillon 11 4 Onglet Mes valuations sesssseessssesrsrsesrrrsesrrrrsrrtresrrtrrsrrtresrrtresrrtressttressrtressetressrtreserrreseeeeest 13 a Visualiser les notes et l avancement de la validation des notes 13 b Faire une nouvelle notation nouvelle d claration 15 5 Onglet prod its serviCES D oesie Tr N E EE E ET 16 6 Reporting PROD a es aE din cd cet 18 7 Questions TES ea E ea ee es ne co Ge oi 21 NOTES ee ee a de di 24 Page 2 aesa INR _ TZ afaor Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 1 ETAPE 1 CHOIX DE LA LANGUE ET CONNEXION a Choix de la langue Pour acc der la plateforme connectez vous l adresse suivante https www acesia2 fr Avant de commencer veuillez s lectionner la langue de votre choix dans le menu sup rieur gauche CF FIGURE 1 a UM AAA ENGAGEMENT ACHATS CONCEPT ECO CONTACT CONNEXION ACESIA plateforme de Dialogue Fournisseurs La solution pour favoriser une relation client fournisseurs responsable et durable Bas sur un cadre de confiance r ciproque cet outil permet aux acteurs de la fonction achat de partager avec leurs fournisseurs une d marche de progr s continue en mati re de responsabilit sociale Construit autour des 7 questions centrales de la norme ISO 26000 et dans l esprit de la Charte de bonnes pratiques des relations inter entreprises port e par le MIEIST et la CDAF ACESIA e
26. s les produits enregistr s dans la base de donn es ACESIA tous secteurs confondus Positionnement par question 100 i 80 __ 60 e 40 ll L IN UE 0 y ais o 2 21 Num ro de question m Fournisseur mm G n ral Secteur d activit Usine Substances Mati res 1 Certification Usine 8 Mati re majoritaire 2 Consommation nerg tique 9 Pourcentage de mat riaux recycl s 3 Gestion amp Tra abilit des d chets 10 Proc d de tannage 4 Sant amp S curit 11 Impression par plastisol 5 Politique de transparence envers les fournisseurs 12 Pr sence de colorants azo ques 6 Tra abilit 13 Pr sence de colorants azo ques 20 Aspects sociaux 14 Taux de COV des p tes d impression 21 Sant amp S curit 17 Pr sence de PVC dans le produit 19 Origine des mat riaux textiles de la doublure Normes Ecolabel 7 Ecolabel Durabilit et Fin de vie 15 Mise en place d une fili re de revalorisation 16 Information fili re recyclage 18 Garantie contractuelle 2 N Cette fiche est imprimable pour ce faire il suffit de cliquer sur l ic ne Page 20 aesa MANIM Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 7 QUESTIONS FREQUENTES 1 Je voudrais imprimer le questionnaire pour le transmettre mon fabricant ou au service apte r pondre ces questions R La r ponse est en page 10
27. st l outil simple et pragmatique qui positionne l acheteur op rationnel au coeur d une d marche d achat responsable Contactez nous ous droits r serv s Termes l gaux FIGURE 1 CHOIX DE LA LANGUE b Connexion Identifiez vous l aide du nom d utilisateur et du mot de passe qui vous ont t communiqu s par email Cliquez ensuite sur CONNEXION aesa IN Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Nom d utilisateur D CONNEXION c Mot de passe oubli Si vous avez oubli votre mot de passe vous pouvez cliquer sur mot de passe oubli Il vous sera alors renvoy par e mail Nom d utilisateur CONNEXION 2 EDITION DE VOTRE PROFIL Si vous utilisez ACESIA pour la premi re fois vous devez renseigner les diff rents l ments de votre profil avant d acc der aux valuations aesa INR Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Fran ais English Connect en tant que acesia2 D connexion MON PROFIL FOURNISSEUR AIDE Bienvenue ans votre espace ACESIA un outil partag Bour la construction d une relation client fournisseurs durable et responsable Vos clients souBaitent initier un dialogue au sujet du d veloppement durable avec vous Cet outil vous permettra en quelques tapes de renseigner les l ments n cessaires l laboration d un tat des lieux en vue d tablir un plan de progr s pour une am
28. tr le ACE contr l ACE En cliquant sur la loupe les produits s lectionn s s afficheront Questionnaire Tous Statut Tas T i Note Produit sac R f rence D Date D daration i Reference Produit Data derni re Miss DL ET Mu Hote Questionnaire Maercquinerie 5r Waz Contr l ACE SAC A DOS FL ROUGE 1911 2012 Maroquinerie 5r W420 Contr le ACE SAC A DOS FL BLEU 13 11 2012 Astuce 1 en cliquant sur l intitul des colonnes le tableau se classe selon l ordre croissant ou d croissant de la colonne s lectionn e Page 13 wa IN e Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 En cliquant sur d tail au niveau de la ligne d sir e vous serez dirig vers l historique de l valuation pour le package de produits associ s au produit s lectionn l initial MON COMPTE MON PROFIL FOURNISSEUR PRODUITS SERVICES MES T CHES MES VALUATIONS CLASSEMENT AIDE Cycle de l valuation FOURNISSEUR QUESTIONNAIRE MAROQUINERIE Date Declaration 5 Date derniere Statut Effectue par Questionnaire Controle Rapport de controle Reporting Mise jour ss OOOO T O_N Voir le contr le B LE y 5 2 3 19 1 2012 Auto D clar Voir le questionnaire 1911 2012 Contr l AC ACESILA Soir le questionnaire Produits associ s 1 La note provisoire avant validation note auto d clar e est visible sur
29. tr ler vos r ponses d s qu ils sont auto d clar s 14 J ai valid d clar mon questionnaire mais je ne sais pas si cela a fonctionn R il suffit de vous rendre dans l onglet mes valuations et de chercher votre produit en s lectionnant le statut auto d clar puis en cliquant sur la loupe l ensemble des produits auto d clar s en attente de validation par nous vont alors appara tre En cliquant une 1 fois puis une 2 fois sur le titre de la colonne date vous pourrez classer les produits afin de faire appara tre la derni re r f rence que vous venez de valider d clarer Si elle n appara t pas c est qu elle est toujours dans l onglet mes t ches et que la d claration n a pas t prise en compte 15 Je mai toujours pas de nouvelles d un produit que j ai valid d clar Je ne sais pas si la notation a t prise en compte R il suffit de vous rendre dans l onglet mes valuations et de chercher votre produit en rentrant sa r f rence fournisseur puis en cliquant sur la loupe Si le produit s affiche avec le statut contr l ACE ou contr l client c est que la note a t valid e Si le produit est dans le statut auto d clar c est que la note n a pas t valid e En cliquant sur D tail vous verrez plus pr cis ment l volution du contr le A Si le produit a commenc tre contr l il sera dans le sta
30. tut brouillon ACE ou brouillon client S il est dans le statut en cours de contr le ACE ou en cours de contr le client c est qu il a manqu des l ments C est vous de les fournir si vous voulez que le produit soit valid Page 22 aesa INR _ SA afar Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 16 J ai not des produits sur Acesia 1 mais je ne retrouve pas les modes de preuve lorsque je fais une nouvelle d claration ou lorsque je les associe de nouvelles r f rences Les modes de preuves migr s d Acesia 1 vers Acesia 2 ont bien t migr s ils apparaissent uniquement lorsque vous cliquez sur voir le questionnaire et non pas lorsque vous cliquez sur voir le contr le Pour plus de pr cisions vous rapprocher de votre r f rent Acesia2 17 Je ne sais pas quelle est la note obtenue par mon produit R il suffit de vous rendre dans l onglet mes valuations et de chercher votre produit en rentrant sa r f rence fournisseur puis en cliquant sur la loupe Si le produit s affiche avec le statut contr l ACE ou contr l client c est que la note a t valid e Pour conna tre cette note il faut cliquer sur d tail La note valid e et contr l e est celle affich e sur la 2 ligne Elle peut tre diff rente de la note auto d clar e quand le contr leur a estim que certaines r ponses n taient pas correct
31. u pays d approvisionement 3 FIGURE 4 ORIGINES c Interlocuteur principal l interlocuteur principal est notre contact pour toutes relances demandes de justificatifs ou autres questions concernant les valuations Les champs marqu s d une sont obligatoires C est l interlocuteur principal qui recevra toutes les notifications Page 5 aesa INR g x A U e afar Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 Ed Edition Fournisseur Coordonn es Civilit fournisseur Nom ke Origines Pr nom j DEWET Fonction gt principa T l phone Documents i administratifs Email C Culture S lectionner une culture m RE eee S lectionner une culture Fran ais France English United States FIGURE 5 INTERLOCUTEUR FOURNISSEUR d Documents administratifs non demand s par certains clients 7 Edition Fournisseur Coordonn es fournisseur Origines Interlocuteur principal Type de document Document Client Statut Kbis de moins de 3 mois AFNOR Obligatoire 4 rm pq pen e par lequel le fabricant atteste la conformit du produit AFNOR Obligatoire P Kbis de moins de 3 mois jse Eco Obligatoire P Relev d identit bancaire RIB ional mp Obligatoire P L assurance Responsabilit Civile foire Eco Obligatoire P RIB AFNOR Facultatif E Date d mission FIGURE 7 DOCS ADMINISTRATIFS
32. u s lectionnez le parmi la liste des documents d j joints menu d roulant s lectionner un mode de preuve Page 10 aesa INR pe 4 A hora afnor Manuel d utilisation ACESIA 2 destin aux fournisseurs version V 2 1 n2 Th me Usine n n L usine de fabrication est elle titulaire d une des certifications suivantes ou a t elle mis en place n QUESTION N 1 MODES DE PREUVE x n 1SO 14001 n Certification en cours de validit n S lectionner un mode de preuve n 1 1 Ajouter Annuler Et EE f 1 12 113 QUESTION SUIVANTE 1 14 3 Attendez que le nom du document s affiche plus le poids du fichier est important plus le transfert est long et cliquez sur ajouter 4 QUESTION N 1 MODES DE PREUVE Le nom du document s affiche une fois tranf r 5 Engagement de service QUALISECURITE Prestation de service des entreprises priv es de surveillance humaine certificat audit de suivi ISO 14001 pdf REF215 certificat audit de suivi ISO 14001 pdf Votre document suppl mentaire 1 Copie de la certification Qualis curit REF21 certificat audit de suivi ISO 14001 pdf 10 NET g LChoisissezun fichier Aucun fichier choisi La croix rouge permet de supprimer le document joint 12 S lectionner un mode de preuve 13 Votre document suppl mentaire 2 14 Choisissez un fichier Aucun fichier choisi 5 S lectionner un mode de preuve z 6 Votre
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