Guide d`utilisation de l`agenda dans BaseDPsyC 6.0
Contents
1. 100 Utilisation Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 16 3 1 4 Afficher un rendez vous partir de la section Notes partir de la version 6 4 il est possible d afficher la fen tre d un rendez vous Event Details directement partir de l interface des notes de suivi Pour afficher le Rendez vous identifi sous l onglet Info sur s ance vous cliquez sur le bouton pr vu cet effet Rendez Vous Afficher ce _ l P Afficher la S ANCE Toutefois comme l outil affiche une fen tre correspondante suppl mentaire avant de revenir dans une autre fen tre Fermer et afficher le calendrier Vous pouvez la fermer soit en cliquant sur l un des boutons dans la fen tre du rendez vous soit en cliquant sur le bouton syst me pour fermer la fen tre pour fermer la fen tre suppl mentaire 3 1 5 Afficher un rendez vous en dehors des heures habituelles Dans l interface des Rendez vous le menu d roulant affiche les heures entre Nh00 et 20H00 seulement Par contre vous pouvez modifier l heure s lectionn e en cliquant dans la lundi rubrique DateD but 2013 11 11 Vous pouvez changer pour une heure ant rieure 7h00 am ou pour une heure ult rieure 20h00 HeureD but 21 00 00 Voici un exemple d heure de rendez vous 21h00 Si vous inscrivez l heure de d but en dehors de l horaire habituelle partir de la section Note2. de rencontre Pour la m me raison il est pr f rable d avoir inscrit tous les participants si possible avant de cr er la s rie de rendez vous 4 2 Deuxi me tape cr er une premi re rencontre et un premier RDV Une fois que vous avez entr les donn es pertinentes sur la Cr er la premi re planification de votre groupe vous devez utiliser le bouton NY rencontre de ce groupe Cr er la premi re rencontre de ce groupe C est seulement une fois la premi re rencontre cr e que vous pou rrez Vous devez maintenant d finir les dates et heures de la pa premi re rencontre et du RDV puis cliquer sur le bouton ensuite ajouter la s rie de rencontres et de Cr er une rencontre de groupe avec le RDV rendez vous pr vue dans votre planification En cliquant sur ce bouton un Base OPSY PsyTablet premier message vous rappelle l l ment important de la prochaine tape Puis une nouvelle fen tre pop up affiche l interface Rendez E vous En principe la fen tre E PEYTABTet METIUEZ VOUS s ouvre avec l onglet Th rapie M de groupe actif au premier Miss ess maman personnes plan Si ce n est pas le Cas E IE avec Soutien aux personnes en deuil El vous constaterez que les PEPE ns rubriques n affichent aucun 0129 Entrepreneur contenu c est alors un rappel A o pour vous inciter cliquer sur le 0127 Girouard Jacques pr sences __ Afficher rencon
3. du RDV Heure du d but 9 00 Heure de fin 10 00 Statut confirmer M partir du calendrier 1 Afficher le calendrier en cliquant sur le bouton d en t te Agenda 2 Afficher la journ e du RDV 3 Cliquez sur le rendez vous concern pour afficher l interface Rendez VOUS 4 Modifier les donn es concern es 5 Puis cliquez sur le bouton suivant Enregistrer les modifications La fen tre se ferme automatiquement apr s avoir cliqu sur le bouton Dans tous les cas lorsque vous changez l heure ou la date d un rendez vous si vous affichez imm diatement apr s le calendrier utiliser l outil d en t te du calendrier Rafraichir pour afficher les rendez vous tels que modifi s Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 19 3 3 Supprimer un Rendez vous D s que vous avez activ une fonction affichant la fen tre des Rendez vous avec soit le raccourci clavier soit avec le bouton Ajout un rendez vous a t ajout dans la base de donn es Aussi si vous changez d id e sur la cr ation de ce rendez Effacer le RDV de l agenda vous vous devez alors effacer le rendez vous m me si seulement vous avez laiss les rubriques vides nn Vous utilisez le bouton Effacer le RDV de l agenda seulement amp seulement lorsque vous n avez pas encore cr de s ance pour ce rendez vous Si vous avez d j cr une s ance correspondante ce RDV vous devez alor
4. BaseDPsy 6 0 RDV personnel et non clinique Page 31 6 Cr er des rendez vous sans rapport avec la clinique ou votre client le Afficher d abord l agenda puis cr er un rendez vous en utilisant soit e outil Ajout e soit en cliquant dans l agenda en maintenant la touche majuscule enfonc e Une fen tre avec l interface Rendez vous est alors ouverte Elle affiche par d faut l onglet Autres Si ce n est pas le cas cliquez dessus y PsyTablet Utilisez cet onglet po des personnes qui n 4 dossiers dans BaseD Cliquez sur cet onglet T l phone Saisir les informations pertinentes dans les rubriques et cliquez sur le bouton Fermer et afficher le calendrier Vous constaterez l absence de liste d roulante et l absence de bouton pour choisir un N de dossier Et le Statut personnel a t ajout dans la liste et dans la coloration sp cifique Voir la page suivante pour la capture d cran Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 RDV personnel et non clinique Page 32 BaseDPSy PSyTabiet E Utilisez cet onglet pour des RDV avec Parents des personnes qui n ont pas de E dossiers dans BaseDPsy Invitation souper pour la f te de mon p re ijg Ne pas oublier le cadeau 4 00 pm 10 00 pm Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Notez les taches faire dans l agenda Page 33 7 Ajouter des M mos ou des T ches faire dans l agenda Premi re m thode Cr er
5. L avantage de la coloration du statut est Appliquer Appli amp fermer videmment de reconna tre dans le calendrier la m me cat gorie de rendez vous Mais le statut permet aussi d isoler dans le calendrier une seule ou plusieurs rendez vous du m me statut BaseDPsyC est livr avec une liste de statuts par d faut Cependant vous pouvez les remplacer par n importe quoi m me par le nom d un client ou d une activit sans rapport avec votre client le et votre pratique clinique 3 5 1 Filtrer l affichage des rendez vous dans le calendrier Pour obtenir ce r sultat affichez dans le calendrier l onglet Filtres Vous pouvez alors choisir de n afficher que les rendez vous qui ont tel statut ou tel titre ou inclus dans tel projet Types Menu Types Menu Cliquez pour effacer les choix de filtres Demeure vert si un des filtres est activ statut statut omit PE M Filtre activ affiche tous les RDV sauf ceux dont le statut est coch Filtre activ n affiche que les RDV avec ce statut Lo A Ci A ln PA PC x GE En i En En Fiaa Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Rencontre de th rapie de groupe Page 25 4 Cr er une s rie de rendez vous pour une th rapie de groupe Habituellement une th rapie de groupe se d roule sur plusieurs rencontres Par rencontres nous signifions ici une interface o vous pourrez r diger les notes d volution du groupe ou un r sum de la renco
6. avec un r sum vierge sous l onglet Historique ANNULER ENREGISTRER Rencontres du groupe Soutien aux personnes en deuil Date de la rencontre 2013 11 27 is jdn 12 Contenu Info sur la rencontre Historique Liste des rencontres de ce groupe Date de la R daction Titre de la Dur e en rencontre N compl t e rencontre minutes Cat gorie de troubles 2013 11 27 0012 Troubles d adaptation 2013 11 20 0011 Troubles d adaptation 2013 11 13 Troubles d adaptation 2013 11 06 Troubles d adaptation 2013 10 30 Troubles d adaptation 2013 10 23 Troubles d adaptation 2013 10 16 Troubles d adaptation 2013 10 09 Troubles d adaptation 2013 10 02 Troubles d adaptation 2013 09 25 Troubles d adaptation 2013 09 18 Troubles d adaptation 2013 09 16 Troubles d adaptation Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 RDV personnel et non clinique Page 30 5 Cr er des rendez vous pour des activit s aupr s d un client institutionnel La proc dure est la m me que celles expliqu es pr c demment Toutefois vous devez vous souvenir que trois interfaces sont impliqu es 1 Celle pour la cr ation du dossier au nom du client institutionnel 2 Celle pour la cr ation des mandats donn s par le client institutionnel 3 Celle pour la cr ation des activit s Avec ces client
7. son tiquette D marches Choix convenus Choix d interface pour la Il est important de cocher imm diatement SERA PEN l une de ces interfaces car la navigation Saisie obligatoire cochez un seul choix vers l interface des notes de th rapie en d pend Les choix clignotent et le premier Gp ndividusi choix est en jaune uniquement afin d attirer C Couple votre attention _J Famille Art Th rapie 3 Il est tr s important de cliquer sur continuer Apr s avoir cliquer sur continuer un message vous pr vient qu il faut Continuer maintenant d finir un Rendez vous dans la section agenda C est n cessaire afin de cr er un lien entre la s ance vide qui Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 8 sera cr e et l agenda pour ce client Vous devez maintenant d finir les dates et heures du premier RDV avec votre client et ensuite cliquer sur le bouton Cr er une S ANCE pour ce rendez vous Ex L tape suivante affiche l interface Rendez vous Event Detail de la section Agenda en y ins rant la date de la cr ation du dossier que vous pouvez changer Vous devez aussi y saisir les autres informations l heure du d but de la fin du lieu du format d entretien du statut Si vous ne savez pas encore quand sera le Rendez vous avec la cliente vous pourriez conserver la date de cr ation du dossier et entrer une heure de RDV par d faut du genre midi 13h00 ainsi
8. vous en dehors des heures habituelles 16 3 2 Modifier un rendez vous ninnnmnnnmnnnennnenenennnnnnnnnnensnenenenenenenenenenenenenenenenennee 18 3 3 Supprimer un Rendez VOUS reseau aaibare Aa 19 3 4 Cr er une s rie de rendez vous p riodiques 20 3 4 1 La liste des rendez vous dans la section Calendrier ren 21 34 2 Doublons de F NACZ VOUS din idee inner 22 35 Coloration des rendez VOUS ne nnenennenenmnmeinntele etienne 22 3 5 1 Filtrer l affichage des rendez vous dans le calendrier ss 24 4 Cr er une s rie de rendez vous pour une th rapie de grOUPe nsniminnismenmenes 25 4 1 Premi re tape saisir les informations sur l activit planifi e 25 4 2 Deuxi me tape cr er une premi re rencontre et un premier RDV 26 4 3 Troisi me tape r p ter le premier RDV la premi re rencontre 27 5 Cr er des rendez vous pour des activit s aupr s d un client institutionnel 30 6 Cr er des rendez vous sans rapport avec la clinique ou votre client le 31 7 Ajouter des M mos ou des T ches faire dans l agenda 33 Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 3 Utilisation de l agenda 1 Informations Pr alables 1 1 Sur la traduction Tout d abord vous devez savoir que la langue des menus d en t te et des dates est g r e fix e par la langue de votre syst me d exploitation et non par le choix d options dans BaseDPsy Par exemple si dans vous avez c
9. 8 Certaines rubriques du Rendez vous sont affich es dans l agenda mais pas toutes l heure le nom selon la place disponible le N de t l phone le format d entretien et le lieu Dans les pr sentations Affichage de lagenda autres que celle du jour il manque souvent de place pour le nom Affichage de la semaine Affichage du jour Day 3 9 00 am 19 00 am Fournimo Paulo 15 450 668 3562 30 S ance face face 45 Bureau en ville 10 00 am 9 00 am 450 668 9562 S ance face face Bureau en ville Concernant le lieu le rendez vous affiche le nom du lieu lieu de pratique plut t que l adresse pour des raisons d espace Mais vous pouvez vous d finir dans la section Options des noms de lieux de pratique qui correspondent pour vous des adresses de clinique Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 13 Voici un exemple fictif de correspondances entre les noms de lieux de pratique la liste d roulante et les adresses ins r es dans la section Options La liste d roulante des noms de lieux est modifiable soit partir de la section Options onglet Impression Contenu soit partir de la section Dossiers Demande Liste d roulante modifiable Bureau la r sidence Si vous avez plusieurs lieux de pratique Entrez toutes les adresses mais NN Bureau en ville cochez laquelle doit para tre sur vos rapports et re us lors de l impression ef 4 Clin
10. Mode d emploi et sur le site Web de BaseDPsy Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 10 3 Les fonctions de base dans l utilisation de lagenda Les fonctions de base de l agenda sont les suivants Cr er un rendez vous Modifier un rendez vous Effacer un rendez vous R p ter un rendez vous cr er une s rie de rendez vous p riodiques Marquer visuellement les cat gories de rendez vous coloration E a Ces m mes fonctions sont disponibles pour les t ches faire Ces fonctions seront expliqu es dans le chapitre suivant en m me temps qu il explique la cr ation de rendez vous avec les clients en th rapie Nous ne reprendront pas ces explications pour les rendez vous avec les participants aux th rapies de groupe ou avec les repr sentants des clients institutionnels car elles demeurent les m mes Avec ces deux autres cat gories de clients nous n allons qu expliciter ce qui est sp cifique Par contre nous allons ajouter un chapitre pour l inscription de M mos ou de T ches A faire dans l agenda Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 11 3 1 Ajouter un rendez vous dans l agenda 3 1 1 Ajouter un rendez vous pour un client enregistr dans BaseDPsy partir de la section Notes Premi re tape affichez la section de l activit pour laquelle vous souhaitez enregistr un rendez vous Nous prendrons comme exemple la section Notes
11. SEE 7 qA CAN BaseDPsyC 6 0 PsyTabletC Logiciel de gestion des dossiers cliniques et de gestion financi re pour psychoth rapeutes de toutes disciplines Base de donn es d velopp e par Alain Barbeau www basedpsy com alainbarbeau basedpsy com Guide d utilisation de l agenda dans BaseDPsyC Version 6 4 23 avril 2014 Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Table des mati res Page 2 Table des mati res Unsaon de LABS nes su 3 L Hormann Pre AADIeS ee SiS 3 Lre Urlair C O ei E in 3 12 S rlalogigue de son UOISAUION 2 ti er un 3 1 2 1 Le cheminement logique lors de la cr ation d un nouveau dossier client 4 1 2 2 Le cheminement logique lors de l ajout d une S ance rennes 4 2 La cr ation du dossier dans BaseDPsy avec agenda sine 6 2 1 La cr ation du dossier m thode simple dans BaseDPsy avec agenda 6 2 2 La cr ation du dossier Pas pas dans BaseDPsy avec agenda 7 3 Les fonctions de base dans l utilisation de lagenda s ssssssussunsunnnnnnunnunnunnunnnunnunnnnnnnnnnnnnnnnne 10 3 1 Ajouter un rendez vous dans l agenda sin 11 3 1 1 Ajouter un rendez vous pour un client enregistr dans BaseDPsy partir de la section NO a E E bd 11 3 1 2 Cr er un rendez vous partir de l agenda 14 3 1 3 Afficher ou fermer un rendez vous partir du calendrier sn 15 3 1 4 Afficher un rendez vous partir de la section Notes rennes 16 3 1 5 Afficher un rendez
12. an Fermer et afficher le calendrier 00pm R p ter ou Ajouter une s rie de RDV Effacer le RDV de l agenda seulement Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 6 2 La cr ation du dossier dans BaseDPsy avec agenda Ce chapitre est identique au chapitre d crivant la cr ation du dossier dans le mode d emploi g n ral 2 1 La cr ation du dossier m thode simple dans BaseDPsy avec agenda Pour choisir cette m thode vous devez absolument s lectionner 4 Simple le choix Simple cot du bouton de cr ation du nouveau Pas pas dossier Nouveau Dossier La m thode simple est utiliser quand vous avez l intention de pr ciser le rendez vous et de r diger les notes ult rieurement c est dire dans un moment qui n est pas en continuit avec la cr ation du dossier Car la m thode simple vite certains d tails que vous devrez pr ciser ou modifier ult rieurement C est ainsi qu elle d finit automatiquement e Le choix d interface comme individuel e La date de la premi re s ance et du premier Rendez vous sont d fini es avec la m me date que la date de cr ation du dossier e Les heures de rendez vous et autres d tails sur le rendez vous et la s ance restent vides La m thode affiche une seule boite de dialogue pour identifier le pr nom et le nom du client puis vous laisse ensuite choisir quelles autres donn es sur l entente le cl
13. ance et un nouveau rendez vous et ensuite utilisez l outil de r p tition pour ne plus avoir ce message et cr er la s rie de rendez vous souhait e Pour revenir au calendrier partir de la liste 1 cliquez d abord sur la fl che verte 7400000132 Ford Karl 2013 10 24 Ev00000133 Ford Karl 2013 11 14 2 puis ensuite sur Day dans le menu d ent te Menu Event List BE 1 2 00 pm S ance face 2 00 pm S ance face Si vous cliquez sur le bouton recherche dans le calendrier cette m me liste des rendez vous sera affich e mais avec des rubriques vides Entrez un nom ou une date pour obtenir la liste correspondante et ensuite afficher le calendrier en cliquant sur un menu d en t te ou afficher le rendez vous correspondant en cliquant sur la fl che verte Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 22 3 4 2 Doublons de rendez vous Un doublon signifie ici que vous avez inscrit deux rendez vous diff rents la m me date et la m me heure L affichage dans le calendrier vous pr vient Menu Day Week Month Year Local lorsqu il y a un doublon en ajoutant une ligne rouge la gauche du rendez vous Les deux rendez vous sont superpos s d o vous n en apercevez qu un seul Mais si vous cliquez dessus pour afficher l interface du Rendez vous deux fen tres vont s ouvrir une pour chaque rendez vous Il vous suffit alors de changer les heures ou la date du doublon Affic
14. bon onglet N 0124 Lacoursi re Michel et Camirande Evely e correspo B 0144 Lemans Nathalie i d 0142 Mars Rick Cliquez sur le N de dossier pour afficher la liste des clients et s lectionnez le nom du groupe 0140 Massouri Ricardo Vous devez donc cliquez sur EN l onglet Th rapie de groupe 0126 Soutien Ja personnes cel Si n cessaire cliquez sur le N de dossier pour identifier le groupe concern dans la liste des clients Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Rencontre de th rapie de groupe Page 27 BaseDPSy PsyTablet Apr s avoir identifi le groupe saisir les MT Th rpiode LiCiens r institutionnels Bouton utiliser donn es des _ dase rubriques suivantes OOOO Celana E e Activit Les rubriques Dated but de cette gt de groupe j couleur se i e Heured but remplissent AES Afficher la rencontre d elle m me correspondante e Heurefin send e Statut l information aatinaa sera disponible sio dans la section Informations entrer rencontre s Changer la date du jour 5 par la date de la premi re rencontre n oubliez pas les heures rapie de groupe Le lieu sera identifi une fois le RDV cr Puis cliquez sur le bouton Cr er une rencontre de groupe avec le RDV La proc dure affiche ensuite l interface pour saisir les notes d volution de la premi re rencontre du groupe 4 3 Troisi me tape r p ter le premier RDV la premi
15. contres et le N de celle qui est affich e Dans l exemple il reste onze rencontres vierges sans r sum de rencontre et onze rendez vous cr er selon la planification pr vue Pour cr er les onze 11 rendez vous suppl mentaires venir cliquez sur le bouton R p ter ou Ajouter une s rie de RDV Cette action a pour effet d afficher une nouvelle fen tre Si vos rencontres ont une fr quence hebdomadaire cliquez sur l onglet Hebdo de la nouvelle fen tre Dans notre exemple les rencontres ont lieu une fois par semaine le mercredi Malheureusement nous avons du laisser les bouton en anglais seulement Par contre nous avons ajout vis vis une traduction Pour correspondre la planification de l exemple nous choisissons R p ter 1 chaque semaine le mercredi Wednesday et Arr t apr s 11 ajouts Voir la capture d cran la page suivante Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Rencontre de th rapie de groupe Page 29 80 0 Repeat Options Apr s avoir cliqu sur Enregistrer les LT deux fen tres se ferment Soit celle des Pamio MERDON Mrana options de r p tition et celle du Rendez vous puis le calendrier s affiche la date du premier rendez vous que nous venons de cloner onze Trois choix faire avant de cliquez sur Wednesday Enregistrer fois Vous pouvez alors afficher la section Rencontres de groupe pour voir la liste des rencontres
16. de suivi Cette logique demeure la m me pour les services de th rapie de groupe ou pour les services aux institutions Voir ci apr s l illustration graphique de cette logique appliqu e l ajout d une s ance Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 5 R sum s des Bri Juli s ances de JL nsson vute 0015 En date du 2014 01 08 N S ancel 0001 Sur un total del 0002 N Ciient Contenu Infosurs ance Historique Facturation ER r n gt f j N S ance 01 Format d entretien S ance face face LM CA P ananahi client mercredi N D marche 01 Heure du d but 9 00 Heure de fin 11 00 Enregistrer les i modifications Dur e en minutes 100 Statut 2 Th rapie individuelle M i ph Affich NQ97 nn Pad Mots clefs i Supervis e Afficher cette date 1 Afficher la section Notes 7 2 Utilisez un bouton dans le calendrier l ki TE QE pour ajouter un 5 Afficher dans Notes 3 5 Afficher dans EGGE 4 Utiliser le bouton de cr ation de la s ance et du RDV Ba seDPSYy E PSyTablet B7 seDPSy PSyTablet Bureau en ville Confirm id Ev00000102 rendez vous Afficher l interface de cr ation des rendez vous N S ance lt T mm PP aticher la s ance correspondante p Ed Le
17. faire description 6 Saisissez le contenu dans les rubriques de votre choix et cliquez sur Fermer et afficher dans le calendrier date pr vue 2013 10 28 R p ter date d ch ance lieu En retard Terminer TD010028 mar di oct 29 2013 Dans le calendrier la t che sera affich e dans le haut de l agenda dans la section lt lt Journ e i fee le guide d utilisation ch ance hier RS SN A Pr c d Suiv r Rafraichir 8 R affichez les choix sous l onglet Types puis r activez Rendez vous afin qu ils soient affich s dans lagenda Notes bug connu en cliquant sur une t che faire dans l agenda en vue d en afficher les d tails un message d erreur appara t disant qu il ne peut pas trouver Cliquez simplement sur OK ou HALT Dernier rappel tout n a pas t traduit dans l agenda En particulier Il y a beaucoup de messages d erreur qui n ont pas t traduits Si vous faites des erreurs dans l utilisation de l agenda il est probable que vous serez avis en anglais
18. h rapie de Compl tez l information le et tami groupe institutionnels statut du RDV et au besoin Cr des notes sur le RDV Notez J4 Il nes pas as N T l phone prioritaire n cessaire d entrez une daia TS K date de fin si le rendez o C nma notes sur le rdv vous se termine dans la m me journ e Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 12 Cinqui me tape Cliquez sur le bouton Cr er une s ance pour ce rendez vous Cette action a deux effets 1 Elle cr e une nouvelle s ance vide dans la section Notes 2 Elle affiche la section Notes et la nouvelle s ance Concernant les rubriques de l interface Rendez vous Notes Th rapie de Affiche le N uniquement si vous i 2h i orza Avec Fournimo Paulo avez cliquez pour choisir le N de t l phone prioriser dans la section Donn es Client N T l phone prioritaire 450 668 9562 Format S ance face face N S ance d entretien prune 02 Afficher la s ance corresponda Notes sur le RDV 1 doit rappeler pour confirmer le RDV m DateD but 2013 10 23 Fin amn Une date de fin est n cessalre seulement si l v nement est sur plusieurs jours Fermer et afficher le calendrie Liste d roulante de choix correspondant la rubrique Lieu de pratique dans la section Dossiers Demande HeureD but O 00 am ik Fin 10 00 am V lieu Bureau en ville statut confirmer Ev0000009
19. hage de la journ e Day Indique la pr sence d un 10 00 am 450 623 5987 Bureau en ville Indique la SR N pr sence ihi i 12 00 pm Paul d un 514 789 2563 doublon Diner Restaurant Limo doublon 10 00 am Lacoursi re Michel et Ca 450 623 5987 Bureau en ville 3 5 Coloration des rendez vous leu Chez le client statut Confirm N Il est possible d assigner les couleurs aux rendez vous 2 confirmer dans l agenda de mani re reconna tre rapidement dans amr sc l interface du calendrier le type de rendez vous que vous M Par videoconf rence avez inscrit dans votre horaire Th rapie conjugale Th rapie de groupe Th rapie familiale Les rendez vous sont color s en fonction du statut accord au rendez vous Le statut du Th rapie individuelle rendez vous est choisi dans une liste d roulante dans l interface Rendez vous au moment o m 0 vous enregistrez un nouveau rendez vous Le p o Pr c d Suiv statut peut tre modifi chaque fois que vous Ee Filtres E Rs affichez cette interface Cliquez Puis cliquez sur ce sur ce texte menu Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 23 La liste des statuts du menu d roulant et les couleurs correspondantes chaque statut peuvent tre modifi es partir de l interface de l agenda en cliquant sur le menu Choix En cliquant sur le texte pire lu D finir les couleu
20. hoisi l anglais comme langue dans les pr f rences de votre syst me d exploitation et le fran ais comme langue d utilisation de BaseDPsy toutes les dates et la plupart des menus d en t te seront en anglais m me si les interfaces de BaseDPsy seront en fran ais Vous constaterez en utilisant lagenda que la langue n est pas uniform ment la m me Ceci est du en partie au fait que l agenda est un logiciel achet de SeedCode et qui a t int gr dans BaseDPsy 6 0 Son nom original est Calendar Pro et il a t con u aux tats Unis Calendar Pro n a pas t con u pour tre multilingue comme BaseDPsy en cons quence certaines parties de l agenda ne peuvent pas tre traduites et doivent demeur es dans la langue originale soit l anglais D autres l ments comme parfois les titres d onglets ont pu tre traduits dans une seule langue et dans ce cas nous avons favoris le fran ais 1 2 Sur la logique de son utilisation L int r t d un agenda est videmment d avoir un lien direct entre les activit s s ances de psychoth rapie rencontres de groupe interventions institutionnelles inscrites dans BaseDPsy et les rendez vous inscrit dans l agenda Comme l agenda est l origine un logiciel ind pendant ayant ses propres r gles de fonctionnement les habitu s de BaseDPsy sans agenda trouveront sans doute que ces liens sont pas aussi fluides que ce quoi ils sont habitu s Ces liens o
21. ient et la s ance vous voulez saisir R Pr c d Suiv gt Rafraichir Les rendez vous seront situ s dans le calendrier E dans l espace r serv pour les activit s qui durent Mordan J r me toute la journ e Journ e Mardeco Ghislain Tr panier Jean Vous aurez compl ter ult rieurement les informations suivantes sans heures de d but e Format d entretien et de fin identifi es e Dur e de la s ance e Heure de d but e Heure de fin e Lieu de pratique e Statut du Rendez vous e Contenu de la s ance Trois rendez vous Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 7 e Donn es de facturation Vous devrez enregistrer les modifications en utilisant l un ou l autre de ces outils situ s dans les interfaces Notes et Rendez vous enf Enregistrer les modifications ENTRE Enregistrer les modifications 2 2 La cr ation du dossier Pas pas dans BaseDPsy avec agenda Pour choisir cette m thode vous devez absolument s lectionner A Simple le choix Pas pas cot du bouton de cr ation du nouveau ie ni dossier Nouveau Dossier 1 En cliquant sur Nouveau Dossier un N de Dossier est cr automatiquement et une bo te de dialogue vous invite crire nom et pr nom 2 Vous devez identifier imm diatement quelle interface vous privil giez pour Saisir les notes avec ce client Le choix d interface affecte aussi le type de dossier et
22. il sera facile rep rer et modifier ult rieurement BaseDPSy PsyTabiet Enregistrer les modifications N S ance pe 2014 02 05 fn Optionnel eul emi ent si l v nement est sur plusieurs jours OO 0 tt P Effacer le RDV de l agenda seulement Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 9 Vous pouvez aussi laisser les heures de d but et de Pr c d Suiv gt Rafraichis fin vides Si vous le faites les rendez vous seront 7 y Morda n J r me situ s dans le calendrier dans l espace r serv pour Mardeco Ghislain Tr panier Jean les activit s qui durent toute la journ e Trois rendez vous sans heures de d but et de fin identifi es 5 Une fois les informations saisies dans la fen tre du RDV vous devez absolument cliquez sur le bouton Cr er une S ANCE pour ce rendez vous C est la seule mani re de cr er non seulement un lien entre la s ance et lagenda mais aussi entre le dossier du client la s ance et lagenda 6 La sixi me tape est un retour la section Dossiers Demande afin de compl ter les informations sur la demande et sur le client Compl tez l inscription de votre client en commen ant par le choix de formule de traitement Ex Pour une meilleure utilisation de lagenda nous vous incitons lire le document Guide Utilisation Agenda disponible dans BaseDPsy section
23. iq ue m dicale En PRES Sr A A Font ans au 816 Cardinal St Eustache A 4f Chez le client e vos lieux de De Centre hospitalier pratiques TEJ DU cliniques 2435 Boul St Laurent Montr al ae oa Cochez en une 1546 Boul Arthur Sauv Laval Ouest Dans l institution a Salle communautaire XP Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base 3 1 2 Cr er un rendez vous partir de l agenda Pour cr er un rendez vous dans la section Agenda deux m thodes sont disponibles 5 6 Cliquez sur la ligne d une heure et de la date de votre choix en maintenant enfonc e la touche Majuscule Ou cliquez sur le bouton Ajout A Week Month Dans la nouvelle fen tre cliquez sur le bon onglet Notes ou Th rapie de groupe ou Clients institutionnels ou Autres Ensuite cliquez Choisir le select pour le aa prioritaire bon onglet N Dossier et o Tiria puis caquez sur le bouton pour choisir le nom Notes sur le RDV select du client DateD but Page 14 Year Entrez les autres donn es Format d entretien Heure du d but Heure de fin lieu et statut Finalement cliquez sur le bouton Cr er une s ance pour ce rendez vous La fen tre Rendez vous est ferm e automatiquement et la section Notes est affich e Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 15 3 1 3 Affiche
24. nctions de base Page 20 3 4 Cr er une s rie de rendez vous p riodiques Prenez note tout d abord que la cr ation d une s rie de rendez vous est une proc dure de clonage d un rendez vous et que vous ne pouvez pas cloner deux fois le m me rendez vous D ailleurs un message d erreur vous en avisera D o si vous avez besoin d ajouter une deuxi me s rie de rendez vous un client auquel vous avez d j enregistr une premi re s rie de rendez vous la premi re tape sera de cr er un nouveau rendez vous suivant la date de fin de la premi re s rie lequel vous clonerez ensuite La proc dure pour cr er une s rie de rendez vous est la suivante 1 Cr er un premier rendez vous si vous cliquez sur le bouton R p ter sans avoir d abord cliqu sur le bouton Cr er une s ance le premier rendez vous sera cr et la s rie galement mais la s ance du premier RDV ne sera pas cr e 2 Cliquez sur le bouton Cr er une s ance pour ce rendez vous R p ter ou 3 R affichez le rendez vous cr en cliquant dessus Ajouter une s rie de RDV dans le calendrier 4 Affichez l onglet Notes de l interface Rendez vous s il n est pas d j au premier plan et cliquez sur le bouton R p ter ou ajouter une s rie de RDV 5 Entrez les informations n cessaires la r p tition dans la nouvelle fen tre Plusieurs options sont disponibles sous chacun des onglets Cliq
25. nt t cr s mais vous constaterez qu il y a des actions interm diaires qui ralentissent un peu l op ration Dans BaseDPsy avant de cr er une activit avec un client par exemple une s ance il faut d abord cr er un dossier au nom du client Dans l agenda c est un peu la m me logique avant d afficher dans l agenda une activit telle date et telle heure il faut cr er un rendez vous et la cr ation de ce rendez vous poss de sa Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 4 propre interface laquelle sera toujours un interm diaire entre la cr ation d une activit ou d une s ance dans BaseDPsy et l ajout d un rendez vous dans l agenda 1 2 1 Le cheminement logique lors de la cr ation d un nouveau dossier client chaque fois que vous cr ez un nouveau dossiers les tapes suivantes doivent tre compl t es Voir en d tail au chapitre 1 3 Cr ation du dossier dans la section Dossier Demande Cr ation du rendez vous dans le calendrier Cr ation d un s ance vide pour la r daction des notes de suivi Retour la section Dossier Demande Completer l information sur le client dans la section Donn es Client QE Li Ea 1 2 2 Le cheminement logique lors de l ajout d une s ance 1 Afficher la section Notes et l onglet Infor sur s ance 2 Ajouter un rendez vous dans l agenda 3 Cr er une nouvelle s ance vide pour la r daction des notes
26. ntre Il est possible de cr er une s rie de rendez vous et une s rie de r sum s vierges correspondant pour les notes d volution de votre groupe 4 1 Premi re tape saisir les informations sur l activit planifi e Mais avant de cr er ces rendez vous vous devez avoir si possible entr les informations de l ensemble des rubriques sous l onglet Planification de la section Th rapie de groupe Voici un exemple Description Dossiers Date Date de cr ation 2013 09 11 Fermeture Planification Date de la premi re rencontre Nombre pr vu de rencontres Fr quence des rencontres Date de la derni re rencontre Heures de la rencontre Lieu des rencontres Cat gorie de troubles vis s par la th rapie de groupe Co t de participation par rencontre Animateurs Nombre maximal de participants Participants Titre de la th rapie de groupe Soutien aux personnes en deuil O N dossier 0126 Liste des rencontres Liste des th rapies M thodologie Fichiers associ s 2013 09 16 lundi 12 Tous les lundis 2013 12 02 12 Nombre de lundi 19 00 Fin 20 30 Centre communautaire Troubles d adaptation 15 00 Armande Francine 10 Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Rencontre de th rapie de groupe Page 26 Il est souhaitable d entrer les donn es avant de cr er les rendez vous car plusieurs informations seront copi es dans chaque rendez vous et dans chaque r sum
27. pour les activit s de th rapie individuelle conjugale ou familiale et art th rapie Deuxi me tape affichez le client avec lequel vous avez convenu d un prochaine rendez vous ou d une autre s ance de th rapie lt ph Ajouter un RDV Troisi me tape utilisez le bouton situ sous l onglet Info SE anena opinie sur s ance et intitul Ajouter un RDV l agenda pour ce client client Cette action a deux effets 1 Elle cr e automatiquement un RDV au nom de la personne affich e dans la section Notes en ajoutant une date modifiable sup rieure de 7 jours sa derni re s ance et les heures de sa derni re s ance dans le prochain RDV le format d entretien et le lieu la date et les heures toutes ces donn es peuvent cependant tre modifi es 2 Elle affiche une nouvelle fen tre qu il faudra fermer dans la suite de la proc dure Quatri me tape Dans cette fen tre assurez vous d afficher le Cat avec Ford Karl contenu de l onglet Notes Si ce n est pas le client d sir qui ni 0129 Entrepreneur EVO ECO est affich cliquez sur le No de dossier pour afficher la liste 0141 Ford Karl des clients et changer le nom affich irouard Jacques V rifiez et modifiez le contenu du rendez vous en Choisir cet onglet pour particulier la date et les les th rapies ii Rendez heures de rencontre individuelles conjugales z za familiales T
28. r ou fermer un rendez vous partir du calendrier e a a l Cliquez sur le nom du client du rendez vous 10 00 am modele Hs et Camirande Evelyne 450 623 5987 Bureau en ville Cette action affiche une nouvelle fen tre contenant les d tails du rendez vous Vous avez ensuite le choix des diff rents boutons pour modifier ou fermer la fen tre Pour simplement fermer la fen tre vous avez le choix entre e fermer et afficher le calendrier ou e fermer et afficher la s ance correspondantes Si vous fermez la fen tre en utilisant le bouton du syst me vous reviendrez la fen tre du calendrier Ne pas utiliser le bouton R duire afin d viter de conserver la fen tre active et d induire des erreurs d enregistrements c Bouton pr r duire me Bouton syst me pour fermer la fen tre Bouton syst me pour fermer la fen tre avec Lacoursi re Michel et Camirande Evelyne ON T l phone taire Bouton pour enregistrer des modifications ventuelles avant de fermer et d afficher le calendrier Pour fermer et afficher la s ance dans la section Notes eD but 2013 10 17 Fin de fin est n cessaire seulement si l v R p ter ou Ajouter une s rie de RDV reD 10 00 am Fin 11 00 am L v v D Effacer le RDV de l agenda Bureau en ville p iiis i statut Th rapie conjugale Pour fermer et afficher le RDV dans 5 id Ev00000109 le calendrier
29. re rencontre Cliquez dans cette interface Rencontres de groupe sur le bouton Afficher cette date dans l agenda Au besoin utiliser les boutons d affichage de l horaire pour afficher ce rendez vous Car l agenda n affiche qu une partie de la journ e la fois Centre communautaire Cliquez sur le RDV pour en afficher les donn es dans une nouvelle fen tre Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Rencontre de th rapie de groupe Page 28 Lorsque la fen tre affiche la section Rendez vous cliquez sur l onglet Th rapie de groupe si onglet ne s affiche pas automatiquement Vous constaterez que des informations qui taient saisies dans votre planification ont t ajout es BaseDPsy PSyTablet Th rapie de Clients groupe institutionnels Cow avec Soutien aux personnes en deuil Titre de la rencontre acuvit Th rapie de groupe Utilisez ce Animateurs Armande bouton Afficher la rencontre correspondante 2013 09 16 nouvelles Fermer et afficher le calendrier informations ent sont pr sentes R p ter ou Ajouter une s rie de RDV 4 gt Effacer le RDV de l agenda statut Th rapie de group id Ev00000189 nombre pr vu de rencontres 12 Le titre de la rencontre reste vide car il sera jout uniquement quand vous ferez ult rieurement votre r sum de rencontre et si bien sur vous donnez un titre la rencontre La fen tre affiche aussi le nombre pr vu de ren
30. rs une Statut Palette de couleurs nouvelle fen tre s ouvre pour vous permettre soit de d finir confirmer am es me de nouveaux statuts soit de ma modifier ceux existant et d attribuer ou de modifier la couleur de chaque statut Par videoconf rence Th rapie conjugale Th rapie de grou P TeS Glissez la couleur de droite de votre choix sur le champ de couleur du statut gauche Th rapie individuelle pour attribuer une couleur au Utilisez un statut des boutons Annul quand vous avez termin Th rapie familiale Cliquez sur le titre pour modifier le statut Applique Appli amp fermer L interface pour modifier les couleurs ou pour modifier le nom des statuts ou pour ajouter des statuts est accessible partir des interfaces suivantes e Le calendrier e Notes psychoth rapie e Activit Clients institutionnels e Rencontres Th rapie de groupe e Rendez vous Event details Les couleurs sont aussi visibles TE E Gipo dans chacune de ces afficher la liste interfaces Voici un exem ple Format d entretien S ance face face modifiable des dans la section Notes jeudi statuts et des couleurs Heure du d but 13 00 Heure de fin Statut Confirm Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 24 chaque fois que vous modifiez une couleur pour un statut vous devez cliquez sur le bouton Appliquer ou Appli amp fermer
31. s avant d afficher la section Rendez vous le changement sera d j ajout Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 17 Quand par la suite vous voulez voir le rendez vous dans le calendrier vous devez tenir compte du fait que le calendrier n affiche qu une partie de la journ e soit environ le tiers de la journ e Dans ce cas vous devez utiliser les boutons pour faire avancer ou reculer l horaire affich dans l agenda 3 lundi nov Pr c d Suiv gt E Journ e Menu Ce qui permet alors de voir le rendez vous dans l agenda 9 00 pm Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 18 3 2 Modifier un rendez vous Lorsqu un rendez vous a t cr et que N utilisez pas les outils d crits ci apr s vous devez le modifier vous pouvez le faire pour changer le nom du client dans un soit partir de la section Notes soit partir RDV de l interface Rendez vous Si vous voulez donner un RDV d j Dans la section Notes enregistr au nom d un client un autre client il faut alors supprimer le RDV d j accord et en cr er un nouveau pour l autre client Affichez d abord l onglet Info sur s ance puis modifiez au besoin les donn es suivantes e La date du RDV _L heure du d but L heure de fin e Le Statut e Le format d entretien l ba lundi Puis cliquez sur le bouton juxtapos heure de fin
32. s institutionnels comme avec les pr c dents avant de cr er une s rie de rendez vous p riodique il faut cr er une premi re activit Et le bouton pour cr er la premi re activit se trouve dans l interface des mandats Voir le dossier institutionnel Notes Activit s i SE Cr er la premi re activit Comme avec les autres types de client la cr ation de la premi re activit passe par la cr ation d un premier rendez vous Mais avant de cr er une s rie de rendez vous si cela est n cessaire vous devez compl ter les informations d crivant la premi re activit dont voici un exemple Contenu Info sur l activit Historique Facturation NS Date du d but du mandat 2014 04 12 PR AA N Activit 01 lundi N mandat 1 Date du d but de l activit 2014 04 14 Date de fin de W l activit f Dur e en N Heure du d but 9 00 Heure de fin 12 00 minutes Statut 1 Confirm p M Enregistrer les modifications sy Cat gorie de services Analyse des proc dures Effacer cette activit Afficher cette date dans le calendrier Voir le dossier institutionnel Lieu d intervention Chez le client Afficher le mandat Mots clefs Imprimer cette activit quipe d intervention Jacques Godbout Imprimer le r sum et les Si vous souhaitez conserver une liste de notes Nicole Emard participants cette activit vous pouvez taliser la e et l associe ichie Mode d emploi de
33. s utiliser le bouton Effacer le RDV et la s ance correspondante pour effacer les deux si c est votre intention bien s r Un indice pour vous rappelez si vous avez cr une s ance correspondante ora Avec Fournimo Paulo est de v rifier existence d un N de N T l phone prioritaire 450 668 9562 fiche en bas de l interface du Rendez B vous ou encore v rifier l existence d enpnie S ance face face d un N de s ance dans la m me Notes sur le RDV interface Effacer le RDV de l agenda lleu Bureau en ville seulement statut id Ev00000005 n fiche NO0000007 Si vous voulez l effacer partir de la section Notes vous affichez le RDV du client concern ce qui affiche l interface Rendez vous dans une nouvelle fen tre L vous utilisez l un des deux boutons disponibles pour effacer D Afficher ce un Rendez vous En choisissant le bouton vous choisissez NI loges d effacer la s ance galement ou pas Nous prenons pour acquis que vous n effacerez pas un RDV sale hirrthinhs cabine O pour un client dont le r sum de la s ance a d j t r dig ce qui signifie que la s ance et le RDV ont d j eut lieu Notez cependant que si vous effacer une s ance ou une rencontre de groupe le RDV correspondant sil a t cr sera automatiquement effac sans que vous ayez utiliser de bouton cet effet Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fo
34. uez sur le bouton Enregistrer Vous pouvez voir la liste des s ances vierges cr es dans la section Notes sous l onglet Historique Par jour Mensuel Annuel Si vous annulez la r p tition vous revenez la inter naiss fen tre du rendez vous Dans ce cas si vous voulez annuler aussi ce rendez vous vous devez utiliser le bouton Effacer le RDV de lagenda seulement Pour plus de d tails sur l utilisation de cette fen tre voir le chapitre 3 3 la page 20 sur la r p tition des rencontres de groupe Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Fonctions de base Page 21 3 4 1 La liste des rendez vous dans la section Calendrier Si VOUS recevez un message disant que la r p tition ne peut pas tre faite partir du rendez vous affich et si vous avez cliqu sur OK une fen tre contenant la liste des rendez vous du client est affich e Repetitions Ce RDV a d j t r p t voulez vous voir la liste Pour ajouter une r p tition vous devez d abord ajouter un nouveau RDV au calendrier Pour cela annuler This event already has repetitions created for it Would you like to see a list of them To repeat an event you must first add a new event to the calendar To do it cancel Annuler X Cancel X Comme dit pr c demment si vous recevez ce message c est que vous tentez de clon un RDV qui a d j t utilis pour cr er une s ries de RDV Cr ez une nouvelle s
35. un v nement sous l onglet Autres sans ajouter les heures du rendez vous chaque fois que vous ajoutez un v nement ou un rendez vous au calendrier sans inscrire d heure de d but et de fin il affiche l v nement dans le haut de l agenda dans la section Journ e au m me endroit que les t ches faire Par exemple voici le rendez vous de la page pr c dente duquel nous avons effac les heures vendredi nov 15 2013 Pr c d Suiv gt Rafraichir Menu Day Week Month Y s v Parents Personnel Invitation souper pour la f te de mon p re Bureau en ville Ne pas oublier le cadeau Journ e Deuxi me m thode Cependant il y a une interface sp cialement con ue pour les m mos Voici les tapes pour en cr er un 1 Affichez l agenda a 6 BaseDPSys 2 Affichez l onglet Types dans la partie PSyTablet gauche de l agenda Choix Filtres Types Menu 7O O Cliquez ici Mode d emploi de BaseDPsy 6 0 Notez les taches faire dans lagenda Page 34 3 D s lectionnez Rendez vous en BaseDPsy cliquant sur la section Bleu PsyTablet D sactivez Rendez vous EE Types Menu 4 Affichez l agenda et cliquez ensuite sur le bouton Ajout dans l en t te de A lagenda AL M mos et t ches faire MERE 5 Ce qui affiche une nouvelle fen tre avec l interface pur e des M mos et t ches ooo t che crire le guide d utilisation
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