ProPMS Clôture et Ouverture d`année scolaire
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1. cl ture Ces sauvegardes doivent tre conserv es pour permettre un ventuel retour une situation ant rieure en cas de besoin Il faut donc les faire sur un support diff rent de vos sauvegardes habituelles Tous les l ves qui ont un X dans la case Niveau Ann e de la nouvelle ann e scolaire ou qui ont une date de sortie inf rieure au 1er septembre vont tre automatiquement transf r s dans le fichier des anciens l ves Pour les coles fondamentales sp cialis es ne pas oublier le programme de g n ration automatique des historiques des l ves avant de cl turer Je souhaite obtenir la liste de tous les l ves qui vont tre archiv s afin de v rifier avant de lancer r ellement la cl ture We Options Archivage Fl E Les enseignants ne sont pas archiv s m me s ils ne sont plus pr sents dans l cole la nouvelle ann e scolaire L archivage des enseignants vers les anciens enseignants doit donc se faire manuellement menu transferts Avant de faire cette cl ture n oubliez pas d effectuer les ventuels transferts qui vous seraient demand s par l Administration ou le Segec et qui concernent les informations statistiques sur l ann e scolaire pass e Il faut tre seul dans Prof co mode Mono pendant l op ration de cl ture J ai bien lu le texte ci dessus loui Tous les transferts indispensables Administration S5egec ont t r alis s foui Je dispose de sauvegardes s res et v rifi e2. tre ex cut qu une seule fois et concerne la totalit de votre ProEco Toutes les coles pr sentes l est indispensable de faire des SAUVEGARDES avant de lancer ce programme Toutes les donn es Annuelles vont tre d doubl es Localisations l ves Hiveaux Ann es Classes Grp l et selon les coles Orientations GrpEl Dans la nouvelle Ann e Scolaire les l ves recevront un statut P Attention tous les fichiers ne sont pas d doubl s Les fiches restent uniques pour toutes les donn es qui ne sont pas susceptibles d tre diff rentes d une ann e l autre noms pr noms adresses Si vous supprimez un enregistrement dans une des deux ann es scolaires il sera donc supprim galement dans l autre Un l ve qui a une date d entr e au 1er septembre de la 2e ann e scolaire ne sera pas visible dans la ire ann e Pour supprimer un l ve de la Ze ann e scolaire et pas de la re mettez lui un X dans sa case Hiveau Ann e 2e ann e scolaire Son Hiveau Ann e tant hors cole il ne sera plus s lectionn Il faut tre seul dans ProPMS mode Mono pour pouvoir faire cette op ration m m a m deb un m L Ip m 1 Mess Eee lon pue en ee pee pl 1 T aT T pa de bhr m pa FSi a i pl mm Fa LLUMSE ET RE T FE rrF A CLE CELLE ee 105 O Alez LE i FE OT FE f Il faut tre seul dans ProEco mode Mono pour pouvoir faire cette op ration Lire le Te
3. Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Pr paration de l ann e scolaire 2015 2016 conserver Pensez sauver les documents importants sous format PDF En cas de probl me lors des la cl ture restaurer la sauvegarde 1er Cas Vous travaillez sur deux ann es scolaires Le calendrier appara t dans la barre d outils quand toutes les autres fen tres de ProPMS sont ferm es et quand vous cliquez sur ce calendrier vous avez le choix entre 2 ann es scolaires SE Changement d Ann e Scolaire RN Choix de l Ann e Scolaire 2013 2014 Fe 2014 2015 A Fermer l ann e scolaire 2013 2014 e Attention cette procedure dure un certain temps et utilise beaucoup de ressources Il est pr f rable de la lancer en fin de journ e ou quand vous avez du temps si vous voulez viter de bloquer un ordinateur ou le serveur pendant 1 heure ou plus e Se placer en 2013 2014 et lancer le menu El ves Compl ter Historique l ves Ce module va permettre de compl ter la ligne historique 2013 2014 des l ves qui n en ont pas e Lancer le menu Autres Cl ture d ann e scolaire et cliquer sur le bouton Partie 2 31 08 2015 Page 1 Anne MARS Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Autres PMS Options Fen tre Aide Tav Organisation de l Ecole Po Journal des Op rations Ecoles Ext rieures H Adresses Utiles Ej CPost 2 Pays di Ut
4. ilisateurs et Droits d acces d 8 Utilitaires m Quverture Cl ture Ann e Scolaire 4 Param tres Prof MS Passage d Ann e Scolaire Ouverture et Cl ture d Ann es Scolaires Le 1er programme vous permet d ouvrir la nouvelle ann e scolaire 201472015 Les donn es seront g n r es automatiquement ses de vos fichiers 2013 2014 Une s rie Eo questions s permettra d orienter le p e dans le pr remplissage des informations de la nouvelle ann e scolaire zi Toutes les inutiles seront supprim es Les l ves qui ont quitt l cole avant le 1er septembre 2014 seront automatiquement envoy s le fichier des anciens l ves _X soarana 31 08 2015 Page 2 Anne MARS Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Cl ture Ai Cl ture d Ann e Scolaire Passage D finitif 2014 2015 Ce programme vous permet de supprimer l ancienne ann e scolaire pour obtenir une situation d un Pro co avec une seule ann e scolaire Il ne peut tre x cut qu une seule fois et concerne la totalit de votre ProE co toutes les coles pr sentes Une fois qu il aura t ex cut il ne sera plus jamais possible d acc der l ancienne ann e scolaire dont les informations vont tre supprim es Ilest INDISPENSABLE d effectuer des SAUVEGARDE avant d ex cuter le programme de cl ture Les sauvegardes constituent la seule protection efficace contre un ventuel probl me rencontr pendant la
5. nn es l ves sous forme de fichier et r cup rez les dans ProPMS Suivre le mode d emploi R cup ration ProEco disponible sur la page de t l chargement de ProPMS ou ditrectement en http www infodidac be documents propms Recup Donnees ProEco pdf 31 08 2015 Page 6 Anne MARS
6. s oui Je souhaite faire la cloture de l ann e scolaire QUI Apr s avoir lu le texte et r pondu OUI tout le bouton Cl ture devient accessible Le programme s arr te en cours de travail Si vous le souhaitez vous pouvez ventuellement afficher la liste des l ves qui quittent l cole cad qui passent dans les anciens Ce bouton est surtout destin aux Centres qui souhaitent v rifier les l ves qui passent dans les anciens avant de d marrer la cl ture Passent dans les anciens les l ves de 2013 2014 e rest s en P deux ann es de suite l ves dont la situation n a pas t confirm e par les transferts cole e les l ves en ann e X e les l ves au statut N 31 08 2015 Page 3 Anne MARS Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Cliquer sur le bouton continuer pour d marrer la cl ture Cl ture Cl ture d Ann e Scolaire Passage D finitif 2014 2015 1 Recherche des l ves qui quittent l cole 2 Liste des l ves qui quittent l cole Afficher la liste 1821 Pour retrouver les l ves pass s dans les anciens placez vous sur l onglet Anc El ves Vous pourrez faire des s lections des listes ou des modifications selon la proc dure habituelle El ves MdP AncEl ves AncMdP Autres PMS Options Fen tre Ai El ves Map AncEl ves AncMdP Ecoles Ext Adruti Autres SA S lectonA A odification T Cr ation Consulta
7. tion B Ouvrir l ann e scolaire 2015 2016 suivre les instructions d crites dans le cas 2 ci dessous 31 08 2015 Page 4 Anne MARS Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Cas 2 Vous travaillez sur une seule ann e scolaire Si vous tes en 2014 2015 il faut ouvrir l ann e 2015 2016 Prendre le menu Autres Cl ture d ann e scolaire et cliquer sur le bouton Partie 1 Le programme va g n rer une nouvelle ann e scolaire les l ves passent dans l ann e suivante et acqui rent le statut P provisoire Passage d Ann e Scolaire Ouverture et Cl ture d Ann es Scolaires Le 1er programme vous permet d ouvrir la nouvelles ann e scolaire 201572016 Les donn es seront g n r es automatiquement partir de vos fichiers 2014 2015 Une s rie de questions vous permettra d orienter le programme dans le pr remplissage des informations de la nouvelle ann e scolaire tie 7 Le 2e programme vous permet de fermer d finitivement l ann e scolaire 2014 2015 Toutes les donn es inutiles seront supprim es Les l ves qui ont quitt l cole avant le ter septembre 2015 seront automatiquement envoy s dans le fichier des anciens l ves X Abandon Passage d Ann e Scolaire Ouverture d Ann e Scolaire Cr ation de 2015 2016 Ce programme vous permet de cr er la nouvelle ann e scolaire pour permettre le travail simultan sur les deux ann es scolaires Ce programme ne peut
8. xte V rifier les Param tres Tapez OUI pour confirmer QUI M Ouverture An co x Abandon 31 08 2015 Page 5 Anne MARS Infodidac ASBL ProPMS Cl ture et Ouverture d ann e scolaire Apr s ouverture il faut faire attention au statut lors des s lections Si vous tes en 2015 2016 pour faire les s lections d l ves cocher le statut P Sinon vous ne retrouverez plus vos l ves j El z g A S lection des El ves Noms S lection par Crit res S lection par Noms Jovi Justes ion Jen 1 1 GrpEl Orientations TriAlpha pt Ins rer le Permuter S gt S lection TOUS L gt W Nom S lection A Noms En r sum Suite l ouverture de la nouvelle ann e scolaire ProPMS fait passer les l ves dans l ann e suivante mais leur donne un statut P Cela signifie qu on n est pas certain de la situation de l l ve On ne sait pas s il est rest dans la m me cole On ne sait pas s il a r ussi son ann e et s il est toujours dans la m me classe Suite aux transferts l ves en d but d ann e scolaire partir des fichiers fournis par les coles la situation de l l ve va tre pr cis e et le statut de l l ve va changer il devient O pr sent dans l cole ou N n est plus dans l cole NB Le statut P n a pas la m me signification dans ProEco et dans ProPMS Mise jour des fiches l ves En cours d ann e scolaire demandez aux coles de vous fournir leurs do
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