politique et procédures d`approvisionnement en biens et services
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1.2. R CEPTION ET V RIFICATION DE LA MARCHANDISE Sur r ception de la marchandise la personne responsable doit signer le bon de livraison 13 1 13 2 Le destinataire personne habilit e recevoir la marchandise doit a i s abstenir d acquitter une facture de transport ou de marchandise lors de la livraison moins d une autorisation du responsable de l unit administrative inspecter sans d lai les colis re us et s il n y a pas de d faut apparent signer et dater lisiblement le bon de livraison indiquer sur le bon de livraison la mention suivante re u sans v rification de la marchandise et signer le bon de livraison lorsque la marchandise n est pas v rifi e lors de la r ception constater si l emballage est endommag et si le nombre de colis correspond la quantit indiqu e sur le bon de livraison Dans le cas contraire l indiquer sur le m me bon et le faire contresigner par le livreur informer le service d approvisionnement pour r gulariser la situation si des items sont endommag s ou manquants La marchandise endommag e doit tre conserv e pour inspection utiliser le bon de livraison pour v rifier la marchandise re ue et signer en indiquant le ou les items re us et la date de r ception s assurer que la marchandise re ue est conforme la commande quantit et description de la marchandise remettre le colis le plus t t possible l utilisateur pour qu il v
3. le mode d achat jug le plus efficace sera retenu DEMANDE D APPROVISIONNEMENT R QUISITION Pour tout achat sup rieur 500 l unit administrative doit compl ter une demande d approvisionnement et la soumettre au service des approvisionnements ou des ressources mat rielles selon le cas Pour tout achat entre 200 et 500 l unit administrative doit obtenir au pr alable une autorisation des autorit s concern es avant de proc der BON DE COMMANDE 12 1 Le bon de commande voir annexe B est mis pour les fournisseurs Ce dernier a la valeur l gale d un contrat Il doit tre sign par le r gisseur des services de l approvisionnement ou le coordonnateur du service des ressources mat rielles la suite d un appel d offres la commande doit tre confirm e s il y a lieu au soumissionnaire choisi dans les trente 30 jours de calendrier suivant la date d ouverture des soumissions Le bon de commande doit contenir toutes les donn es permettant son ex cution par le fournisseur Une copie du bon de commande est envoy e l unit administrative afin de s assurer de la conformit des biens ou services re us 12 2 Location de v hicle Le formulaire LOCATION DE V HICULE voir annexe C d ment compl t et approuv par le sup rieur imm diat doit tre exp di au service de l approvisionnement La confirmation de r servation sera normalement envoy e par courriel ou par t l copieur 13
4. rifie l tat de la concordance avec la demande et qu il puisse aviser s il y a lieu et s assurer que le mat riel est livr en bon tat de fonctionnement Le service des approvisionnements ou le service des ressources mat rielles doit a s assurer que le mat riel porte une garantie de fiabilit et de s curit s il y a lieu Tout vice de fabrication ou de construction entra ne en tout temps la responsabilit du fabricant ou du fournisseur et ce dernier doit le remplacer ses frais s assurer que le mat riel est exp di tel que pr vu la soumission Aucune substitution n est accept e moins d entente pr alable aupr s du responsable de l approvisionnement ou avec l unit acheteuse et s assurer que le mat riel est livr et mis en place s il y a lieu dans les d lais exig s lors de l appel d offres ou indiqu s dans la commande 14 15 TRAITEMENT ET PAIEMENT DES FACTURES 141 La proc dure suivie par les unit s administratives pour le traitement des factures est la suivante a b les factures doivent tre achemin es par les fournisseurs la commission scolaire pour fins de v rification d autorisation et de codification budg taire et une fois sign es et codifi es les factures sont transmises au service des ressources financi res pour fins de paiement 14 2 Le service des ressources financi res doit a e soumettre les factures pour lesquelles il n y
5. a pas d autorisation au directeur du service des ressources financi res pour fin d autorisation de paiement estampiller l original de la facture et retranscrire les donn es requises code budg taire date etc entrer les factures dans le syst me comptable informatis une fois toutes les v rifications effectu es tenter de respecter les d lais de paiement des fournisseurs en utilisant l une de ses missions de ch ques bimensuelles et tenter de profiter des escomptes en payant le plus rapidement possible G n ralement aucun versement n est effectu l avance PROC DURE D UTILISATION DE LA CARTE APPROVISIONNEMENT 15 1 But D finir les modalit s relatives la coordination l utilisation la mise en paiement des relev s de comptes mensuels et au contr le a posteriori des achats de faible valeur effectu s l aide de la carte approvisionnement 15 2 D finitions Commission Directeur Responsable Commission scolaire Central Qu bec employ mandat par la Commission et qui agit en son nom dans le cadre de l implantation et de la gestion courante de la carte approvisionnement employ mandat par la Commission et qui agit en son nom pour g rer les sommes d argent budget dont il est responsable D tenteur personne d sign e par la Commission en faveur de laquelle une carte approvisionnement a t mise Carte d approvisionnement carte d approvisionnement
6. est autoris chez des fournisseurs accr dit s Cette modalit est pratiqu e pour des achats fr quents et pour du mat riel de consommation dont la nature et les quantit s ne peuvent tre d termin es l avance ou ne g n rant pas d conomies d chelle significatives Ce type d achat doit tre limit L achat par la carte approvisionnement voir article 15 L achat effectu par la carte approvisionnement est fait pour des achats de biens de faible valeur dont le paiement est effectu la suite de la r ception de relev s de comptes mensuels L achat par commande d pannage achat urgent L achat effectu par commande d pannage est ponctuel et utilis pour l acquisition d articles ou de services requis d urgence dont le co t n entra ne pas d conomies d chelle L achat par la petite caisse L achat par l utilisation d une petite caisse est possible pour fin de commodit Un re u est n cessaire pour chaque transaction Les achats de mat riel des fins personnelles Les achats de mat riel des fins personnelles est proscrite l exception du plan d achats d quipement informatique pour le personnel voir section 7 Les achats de services professionnels achats ventes Les services de professionnels peuvent tre engag s pour des besoins sp cifiques en tenant compte de l expertise n cessaire en lien avec le dossier traiter N gociation de gr gr Dans des situations particuli
7. et ce sans aucun pr judice pour les demandeurs L achat de produits qu b cois ou canadiens est privil gi lors de soumissions ou de demandes de prix selon les r gles provinciales en vigueur Les unit s administratives doivent respecter les lois et r glements r gissant les achats de biens et services Par exemple la Loi sur le d veloppement des entreprises qu b coises dans le domaine du livre On ne peut fractionner l acquisition de biens et de services dans le seul but de contourner cette politique Le r gisseur des services de l approvisionnement et le coordonnateur du service des ressources mat rielles sont responsables de tous les achats de biens et de services pour les unit s administratives 3 1 Exigence du fran ais Les gestionnaires concern s doivent prendre en compte les actions num r es ci dessous afin de s assurer dans toute la mesure possible de la pr sence du fran ais sur tous les biens livr s et dans tout document relatif aux biens et services faisant l objet du processus d acquisition a Utiliser la terminologie fran aise appropri e tout au long du processus d acquisition qu il soit fait par n gociation de pr pr par voie d appel d offres public ou sur invitation b Exiger des fournisseurs la pr sence du fran ais ou d une version fran aise dans toute communication documentation ou inscription qui accompagnent un produit un appareil un mat riel ou une machine On p
8. res telles que le transport scolaire le Conseil des commissaires peut par r solution autoriser le responsable de l unit administrative n gocier de gr gr avec des soumissionnaires inscrits dans le fichier des fournisseurs de la Commission PLAN D ACHAT D QUIPEMENT INFORMATIQUE 7 1 La logique 72 7 3 7 4 La commission scolaire souhaite susciter l int r t l informatique des membres de son personnel en les aidant acqu rir un ordinateur pour leur usage personnel Tous les employ s peuvent b n ficier d un pr t maximal de 2 000 incluant les taxes sans int r t sur pr sentation du formulaire de demande ci joint et d une preuve d achat pour un ordinateur personnel Cependant il est possible d octroyer un pr t jusqu concurrence de 3 000 incluant les taxes mais la demande devra tre approuv e au pr alable par la direction de la Commission scolaire Admissibilit des employ s permanents Les employ s r guliers de la commission scolaire peuvent soumettre une demande d aide financi re pour l achat d quipement informatique pour leur usage personnel Cette aide est valable pour les ordinateurs les imprimantes et les modems Les participants doivent avoir un lien d emploi avec la commission scolaire pour une ann e scolaire compl te Admissibilit des employ s contractuels Les employ s engag s sur une base contractuelle en septembre seront admissibles au programme lorsqu une co
9. tout changement de nom ou de toute autre modification relative sa carte d approvisionnement gt Le d tenteur comprend que sa carte d approvisionnement lui sera retir e lorsque l emploi prendra fin la suite d un d part volontaire d une retraite ou d un cong diement Dans l un ou l autre de ces cas le d tenteur s engage remettre sa carte d approvisionnement au responsable de la Commission scolaire Central Qu bec et en cesser imm diatement toute utilisation Une r organisation de l entreprise ou une modification des fonctions du d tenteur peut galement entra ner le retrait de la carte gt Le d tenteur doit prendre connaissance de toute la documentation VISA Desjardins remise avec sa carte d approvisionnement CONSENTEMENT Par la pr sente je reconnais avoir re u ma carte d approvisionnement VISA Desjardins Je confirme avoir lu les pr sentes politiques et proc dures entourant l utilisation de cette carte et en avoir compris les dispositions En cons quence je m engage m y conformer Nom de l employ Num ro de carte Signature de l employ Date Une fois rempli et sign ce document doit tre remis la direction des Ressources humaines laquelle d posera une copie votre dossier personnel Une copie vous sera remise et une autre sera conserv e par le responsable de la gestion du compte VISA Desjardins de la Commission scolaire Central Qu bec 21 Desjardins amp
10. Cie C est tout Desjardins qui appuie les entreprises ANNEXE E ACCUS R CEPTION ET ENGAGEMENT DE L EMPLOY D TENTEUR Politiques et proc dures d utilisation Cartes Affaires VISA Desjardins Commission scolaire Central Qu bec La carte Affaires VISA Desjardins a t d ploy e au personnel de la Commission scolaire Central Qu bec dans le but d am liorer la gestion des d penses d affaires Afin de mettre en place de fa on efficiente ce nouveau processus il est important de prendre connaissance des politiques et proc dures suivantes gt La carte Affaires doit tre utilis e pour r gler des d penses d affaires naturellement encourues dans l exercice des fonctions de l employ d tenteur gt Aucune avance de fonds ne doit tre effectu e l aide de la carte Affaires gt Seul le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec est autoris modifier les param tres relatifs la carte tels augmentations diminutions de limite de cr dit annulation mission remplacement de cartes etc gt Seuls les individus d sign s par le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec sont autoris s obtenir une carte Affaires gt Les d tenteurs de carte n ont pas r gler leur solde mensuel puisque ce dernier est report au compte ma tre de la Commission scolaire Central Qu bec qui effectue un seul paiement pour l ensemble de ses cartes gt L utilisation frauduleuse de la carte Affai
11. N ET ENGAGEMENT DE L EMPLOY D TENTEUR Politiques et proc dures d utilisation Cartes d approvisionnement VISA Desjardins Commission scolaire Central Qu bec La carte d approvisionnement VISA Desjardins a t d ploy e au personnel de la Commission scolaire Central Qu bec dans le but d am liorer la gestion des d penses d affaires Afin de mettre en place de fa on efficiente ce nouveau processus il est important de prendre connaissance des politiques et proc dures suivantes gt La carte d approvisionnement doit tre utilis e pour r gler des d penses d affaires naturellement encourues dans l exercice des fonctions de l employ d tenteur gt Aucune avance de fonds ne doit tre effectu e l aide de la carte d approvisionnement gt Seul le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec est autoris modifier les param tres relatifs la carte tels augmentations diminutions de limite de cr dit annulation mission remplacement de cartes etc gt Seuls les individus d sign s par le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec sont autoris s obtenir une carte d approvisionnement gt Les d tenteurs de carte ont r gler leur solde mensuel selon les proc dures tablies leurs tablissements gt L utilisation frauduleuse de la carte d approvisionnement entra nera l annulation de celle ci gt En cas de perte ou de vol de la carte le d tenteur doit informer le
12. Visa mise par la Conf d ration des Caisses populaires Desjardins 15 3 G n ralit s Les cartes quoique mises au nom de chacun des d tenteurs demeurent l enti re responsabilit de la Commission et ne doivent servir que pour le b n fice de celle ci cet gard le d tenteur signe la lettre de responsabilit s et obligations du d tenteur de la carte d approvisionnement voir les annexes D et E Toutefois le fait de d tenir une telle carte ne peut avoir de cons quences sur le dossier personnel de cr dit du titulaire Le d tenteur doit respecter toutes les r gles d acquisition de biens en vigueur 15 4 Utilisation achats admissibles et restrictions Le montant limite d utilisation d achat est de 500 par jour La limite mensuelle est fix e 5 000 et pourra tre r vis e la fin de l ann e scolaire selon les besoins et l utilisation Une entente avec le directeur devra tre prise avant toutes modifications regardant ces limites On ne peut diviser les achats pour contourner la limite journali re Le d tenteur mentionne aux fournisseurs de biens et de services que le paiement se fera au moyen d une carte d approvisionnement 15 41 Les principales restrictions d utilisation sont les suivantes a aucun retrait par guichet automatique car aucun N I P ne sera mis aux d tenteurs b aucune avance de fonds ne peut tre obtenue l aide de cette carte c l utilisation est interdite p
13. d tenteur doit aviser le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec de tout changement de nom ou de toute autre modification relative sa carte Affaires gt Le d tenteur comprend que sa carte Affaires lui sera retir e lorsque l emploi prendra fin la suite d un d part volontaire d une retraite ou d un cong diement Dans l un ou l autre de ces cas le d tenteur s engage remettre sa carte Affaires au responsable de la Commission scolaire Central Qu bec et en cesser imm diatement toute utilisation Une r organisation de l entreprise ou une modification des fonctions du d tenteur peut galement entra ner le retrait de la carte gt Le d tenteur doit prendre connaissance de toute la documentation VISA Desjardins remise avec sa carte Affaires CONSENTEMENT Par la pr sente je reconnais avoir re u ma carte Affaires VISA Desjardins Je confirme avoir lu les pr sentes politiques et proc dures entourant l utilisation de cette carte et en avoir compris les dispositions En cons quence je m engage m y conformer Nom de l employ Num ro de carte Signature de l employ Date Une fois rempli et sign ce document doit tre remis la direction des Ressources humaines laquelle d posera une copie votre dossier personnel Une copie vous sera remise et une autre sera conserv e par le responsable de la gestion du compte VISA Desjardins de la Commission scolaire Central Qu bec 22
14. ffice qu b coise de la langue fran aise PRINCIPES DE BASE La Commission scolaire favorise les achats aupr s des fournisseurs situ s sur son territoire Le territoire de la Commission scolaire comprend les villes de Qu bec Thetford Mines Cap Sant Trois Rivi res Shawinigan La Tuque Saguenay Chibougamau et leurs environs A prix gal la Commission scolaire ach te du fournisseur local d o provient la demande La Commission scolaire se r serve le droit de favoriser un fournisseur local si sa soumission ou offre de prix n exc de pas plus de 5 la plus basse soumission ou offre de prix re ue tout en tenant compte des l ments mentionn s au paragraphe suivant L unit administrative doit tenir compte dans sa d cision des l ments suivants e le prix le plus bas aux conditions exig es e la date de livraison e la solvabilit de l entreprise e la permanence e le service apr s vente et e la qualit du produit ou du service La Commission a recourt la concurrence entre les fournisseurs et les entrepreneurs sauf pour des professionnels soumis l Office des professions ou des fournisseurs de services exclusifs l exception du transport scolaire la Commission se r serve le droit d accepter ou de refuser une soumission en tout ou en partie De plus elle ne s engage retenir ni la plus basse ni aucune des soumissions ni r aliser l objet de l appel d offres ou une partie seulement
15. inimum obligatoire est de 8 jours Pour la dur e des p riodes des soumissions de projets de construction il faut suivre les crit res tablis par le MELS PRINCIPES CONCERNANT LES CONFLITS D INT R TS Tout employ qui a un int r t direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son int r t personnel et celui de la commission scolaire doit le d noncer par crit au directeur g n ral ou son sup rieur imm diat M THODES D ACHAT SELON L IMPORTANCE DES MONTANTS Les m thodes d achat utilis es par la Commission sont les suivantes e la demande directe de prix e l appel d offres sur invitation e l appel d offres public et e achat dans les cas urgents c est dire achat effectu sans qu aucune recherche ne soit faite aupr s de fournisseurs pour r pondre un besoin urgent 11 12 Le choix de la m thode d achat se fait selon les crit res nonc s dans le tableau suivant M THODE D ACHAT MONTANT RESPECTER MONTANT RESPECTER VOIR LES D FINITIONS ACHATS BIENS CONTRATS DE L ANNEXE A SERVICES Demande directe de prix Achats lt 500 Services lt 4 000 Appel d offres sur invitation 500 lt Achats lt 35 000 4 000 lt Services lt 35 000 Appel d offres public local 35 000 lt Achats gt 50 000 35 000 lt Services lt 50 000 Appel d offres public provincial Achats gt 50 000 Services gt 50 000 Exceptionnellement dans le cas d urgence
16. iodes de paie chevauchant deux ann es scolaires employ s permanents seulement autorisation sp ciale requise par le service des ressources humaines Le montant maximum de l emprunt incluant les taxes est de 2 000 Signature Date l usage de la Commission scolaire Autorisation des ressources humaines Date d mission du ch que Date de d but des pr l vements Montant de la d duction par p riode de paie ANNEXE B Bon de commande ANNEXE C LOCATION DE V HICULE ENTERPRISE Location d Autos Qu bec IMPORTANT Toujours joindre votre compte de d penses une copie de la confirmation de r servation ci jointe Pour garantir la r servation veuillez soumettre votre demande au service des achats au moins une 1 semaine l avance NOM COURRIEL TYPE DE V HICULE C1 AUTOMOBILE pleine grandeur _ MINI FOURGONETTE 7 passagers si plus de 4 passagers CT CARGO VAN 4x4 circonstances sp ciales PNEUS D HIVER OUI L NON SUCCURSALE 1425 rue Frank Carrel boul Charest ouest 690 boul Ren L vesque est A roport Jean Lesage 745 boul Pierre Bertrand DU date et heure AU date et heure DESTINATION CODE BUDG TAIRE SIGNATURE DE L EMPLOY F APPROBATION DE LA DIRECTION DE R SERVATION 20 Desjardins amp Cie C est tout Desjardins qui appuie les entreprises ANNEXE D ACCUS R CEPTIO
17. ique ne s applique pas pour les fonds tudiants les corporations sans but lucratif les fondations etc Cependant les services des ressources d approvisionnement mat rielles et financi res peuvent agir comme conseillers aupr s de ces organismes parascolaires La direction de chaque cole et centre est responsable de l application de la pr sente politique OBJECTIFS Les objectifs de cette politique sont les suivants a tablir la proc dure de la Commission scolaire Central Qu bec en mati re d achat de biens et de services concernant les op rations courantes et les investissements immobilisations dans la limite des budgets allou s chacune des unit s administratives b permettre aux unit s administratives de s approvisionner en biens et services dans le respect des principes et des r gles administratives r gissant cette activit c donner un cadre de travail permettant de maximiser l efficacit administrative et d acc l rer les proc dures dans un respect d quit envers les fournisseurs et de transparence administrative d obtenir un approvisionnement de qualit au meilleur co t e assurer un meilleur contr le des achats de la r ception et de la livraison du mat riel f d finir les responsabilit s des unit s administratives en mati re d achats et g assurer le respect de toute directive et r glement du MELS ou d autres minist res h respecter les exigences en mati re linguistique de l O
18. m f S COMMISSION SCOLAIRE CENTRAL QU BEC CENTRAL QU BEC SCHOOL BOARD POLITIQUE ET PROC DURES D APPROVISIONNEMENT EN BIENS ET SERVICES Adopt e le 13 juin 2008 R vis e le 13 novembre 2009 Continuons apprendre TABLE DES MATI RES ARTICLE PAGE 1 IH OUCHOREE AR e a ae e E E E E EE E R E nn ERE 3 2 Opjectifsi sannio iee a ee e a E a E e e a a E AR R E E ORA 3 3 Principeside baserri eiename i a e e e E R E EE a O E O a 4 4 Disp sitons g n rales ins mensio e a en e i a E a E a a aR 5 5 DEnNIHONS uani an e a a T E E a O A E E a a ER E 5 6 Modalit s d achat te e a en e ia ia E aR E ae ne 6 7 Plan d achat d qtipementintonmaA iles rene nd en Sn A nd hu da 7 8 R gles de l appel d offres l exception du transport scolaire s sssssssssesssessssssresieresesses 9 9 Principes concernant les conflits d int r ts er danse ad leu den mu 9 10 M thodes d achat selon l importance des montants 9 11 Demandes d approvisionnement r quisition sn 10 12 BOT COMMON ES en Re ER en ts 10 13 R ception et v rification de la marchandise rss siho maniement 11 14 Traitement et paiement des factures sssesessssesesesesesesesesesesssseresesentesesesesesesesesesessstseseseseseee 12 15 Proc dure d utilisation de la carte d approvisionnement 12 Annexe A Plan d achat d quipement informatique pour le personnel sssseseescesrsrsrssreseese 16 Annexe B Bo
19. n de command s aii ns a e r a ESE E e I Saa an 17 Annexe C Location de v hicul rsy a e a EE E S An 18 Annexe D Accus r ception et engagement de l employ d tenteur Carte d approvisionnement Visa Desjardins 19 Annexe E Accus r ception et engagement de l employ d tenteur Carte Affaires Nisa De sjardins s sss nt nt rentes 20 Le g n rique masculin est utilis sans aucune discrimination dans le pr sent document INTRODUCTION Cette politique identifie les objectifs principes et modalit s servant de cadre pour l approvisionnement en biens et services la Commission scolaire Central Qu bec De cette politique d approvisionnement d coule l instruction concernant les proc dures d achat qui d termine avec plus de pr cision les r gles administratives r gissant les op rations d acquisition de biens et de services Les achats de biens et de services se font en fonction des besoins suivants e les besoins d un programme e les besoins d une activit ducative e les besoins d entretien d am nagement de construction des immeubles de la commission e les besoins administratifs des coles des centres et des services e les besoins d engagement de professionnels et e tout autre besoin particulier remplacement suite un bris un vol du vandalisme etc Cette politique s applique aux achats de biens et de services imput s aux budgets des unit s administratives Cette polit
20. ne distribution provinciale ex The Gazette La Presse Le Soleil e Une revue sp cialis e dans la publication d appel d offres ex Constructo ou e Un syst me lectronique d appel d offres ex SEAO Demande de prix faite directement un ou plusieurs fournisseurs M thode employ e pour la n gociation des prix de biens ou de services de consommation courante ou de faible valeur Le responsable budg taire choisit sa discr tion un fournisseur situ sur le territoire de la commission scolaire Se r f rer au point 9 des pr sentes proc dures pour la s lection de la m thode appropri e selon l importance des montants cole centre de formation centre local et communautaire et services administratifs On peut avoir recours plusieurs modalit s d achat de biens et services selon la nature et l ampleur des demandes 6 1 L achat regroup provincial ou r gional L achat regroup provincial ou r gional est utilis pour profiter de la force du pouvoir 6 2 6 3 6 4 6 5 6 6 6 7 6 8 6 9 d achat des commissions scolaires qui d sirent se regrouper pour faire l acquisition de produits et de services L achat regroup la Commission scolaire L achat regroup est pratiqu des dates pr vues en vue de l acquisition de produits dont l achat peut tre planifi et touchant l ensemble des unit s administratives L achat par commande ouverte L achat par commande ouverte
21. nfirmation d emploi sera parvenue au service de la paie Proc dure 741 Les versements sur l emprunt seront pr lev s directement sur la paie de l employ 7 4 2 Lorsque l achat est effectu faire parvenir les documents annexe A et facture d taill e au service des ressources humaines La facture doit porter le nom et l adresse de l employ ainsi que la date de l achat Les documents requis doivent parvenir au centre administratif le plus rapidement possible afin d taler les versements sur le plus grand nombre de paies possible 74 3 Le remboursement de l achat parviendra l employ approximativement deux trois semaines apr s la r ception de la demande Ce d lai peut tre plus long si la demande est achemin e pendant la p riode estivale 7 4 4 Les d ductions d buteront d s que le remboursement sera fait l employ 7 4 5 Sila personne d sire avoir ses d ductions r parties sur la totalit des paies de l ann e scolaire la demande doit tre achemin e au plus tard le 15 juin pour le personnel d encadrement professionnel et de soutien et le 1 ao t pour le personnel enseignant 74 6 Cependant pour les employ s permanents qui sont pay s de fa on continue sans fin d emploi et qui soumettent une demande plus tard dans l ann e il sera possible d avoir des d ductions r parties sur deux ann es scolaires mais sans toutefois exc der 26 paies Cette option doit faire l objet d une autorisation s
22. nt ont t re ues lues et comprises par les d tenteurs et tenir jour la liste de tous les num ros de demandes de carte d approvisionnement Le d tenteur doit a commander la marchandise ou le service aupr s du fournisseur en pr cisant que le paiement se fera par carte d approvisionnement la r ception de la marchandise s assurer d obtenir le bon de livraison la facture ou le coupon de caisse avec la mention pay et le coupon de la carte d approvisionnement s assurer que les articles command s ont t re us aviser imm diatement le fournisseur de toutes anomalies v rifier et concilier les relev s de comptes mensuels fournis par VISA DESJARDINS avec les factures re ues S il y a lieu contacter le fournisseur et voir obtenir les cr dits n cessaires acheminer dans les plus brefs d lais au responsable de l cole et acheminer dans les plus brefs d lais au pr pos des comptes payer le relev de compte d ment sign et codifi le bon de livraison le bon de r ception la facture d taill e et le coupon de la carte d approvisionnement 15 6 15 7 15 8 Perte ou vol D s qu un vol ou une perte d une carte est constat le d tenteur en avise imm diatement le directeur qui en informe VISA DESJARDINS Si le directeur ne peut tre rejoint alors le d tenteur de la carte avise VISA DESJARDINS directement Paiement Le paiement VISA DESJARDINS s effectue par
23. ortera ainsi attention aux documents suivants bon de livraison facture certificat de garantie notice technique manuel d installation et d entretien mode d emploi affiche tiquette consigne de s curit catalogue brochure d pliant c Exiger le fran ais dans toute communication ou formation relative un service offert assistance technique et service apr s vente d Exiger la version fran aise de tout logiciel lorsqu elle existe sur le march qu il s agisse d un logiciel usage administratif ou usage p dagogique e Exiger que le mat riel informatique et autre pr sente une fois install ses inscriptions en fran ais sur les claviers fonctions et boutons de commande affichages lumineux ou similaires DISPOSITIONS G N RALES a l unit administrative doit s assurer de la disponibilit budg taire avant d effectuer tout achat b les achats doivent tre autoris s par les directions d unit s administratives responsables des budgets c tous les achats devraient inclure les frais de transport destination d la Politique concernant les ant c dents judiciaires s applique toutes les personnes qui travaillent sous contrat pour la commission scolaire et e la Politique relative au remboursement des frais de d placement et de s jour s applique lorsque n cessaire D FINITIONS 5 1 Appel d offres sur invitation Demande de prix adress e des maisons d affaires pr s lectionn es le
24. our le paiement d un achat personnel effectu par un employ de la Commission m me si cet achat est rembours par cet employ d d achat d immobilisations d un co t unitaire sup rieur 200 et d une dur e de vie utile de plus de cinq ans unit XXX et objet de d penses 7XX Ces achats doivent passer par la proc dure habituelle peu importe la valeur bon de commande au besoin bon de livraison facture et paiement par le service des ressources financi res e la carte mise pour un d tenteur ne peut tre utilis e que par ce dernier ou par un membre du personnel relevant de sa responsabilit et f les achats peuvent tre faits par t l phone ou par internet Le non respect d une de ces clauses pourra entra ner l annulation de la carte d approvisionnement 15 15 5 Responsabilit s 15 5 1 Le responsable doit 15 5 2 15 5 3 a b c identifier les personnes qui peuvent d tenir une carte d approvisionnement tablir le montant limite d utilisation de chacune des cartes mises ainsi que le type de fournisseur utiliser et s assurer que les cartes mises sont utilis es conform ment aux r gles tablies Le directeur doit a administrer et g rer aupr s des d tenteurs et par la Conf d ration des Caisses populaires Desjardins les modalit s de mise en place de la carte s assurer que les proc dures et la documentation relatives la carte d approvisionneme
25. p ciale 7 4 7 Pour les employ s contractuels le pr t doit tre rembours avant la fin de leur p riode d embauche 10 Employ r gulier Personnel de soutien Article 1 2 16 Personnel professionnel Article 5 1 02 Personnel enseignant Enseignant temps partiel permanent ou en voie d acqu rir la permanence Personnel d encadrement N B La commission scolaire n effectue aucune commande et n assure aucun support technique pour l acquisition de l quipement R GLES DE L APPEL D OFFRES L EXCEPTION DU TRANSPORT SCOLAIRE La gestion des biens publics implique la recherche du plus bas co t possible compte tenu de l utilisation de la qualit du d lai de livraison et du service apr s vente Pour en arriver obtenir les meilleures conditions la Commission proc de par appel d offres public ou par appel d offres sur invitation en cherchant rejoindre un ventail de fabricants ou de fournisseurs int ress s Lorsqu elle le juge n cessaire la Commission exige un d p t de garantie du soumissionnaire La dur e de l appel d offres public est la p riode comprise entre la date de parution dans les journaux et celle de l ouverture des soumissions Pour l appel d offres sur invitation la dur e est la p riode comprise entre la date d envoi de l invitation et celle de l ouverture des soumissions Pour les soumissions g n rales une p riode de 15 jours ouvrables est recommand e alors que le m
26. plus rapidement possible le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec qui avisera VISA Desjardins dans les plus brefs d lais gt Si le d tenteur est dans l impossibilit de rejoindre le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec le d tenteur aura la responsabilit d aviser VISA Desjardins de la perte ou du vol de sa carte d approvisionnement gt Le d tenteur a la responsabilit d assurer la s curit de sa carte d approvisionnement gt Aucune autre personne que le d tenteur dont le nom appara t sur la carte n est autoris e l utiliser gt Dans les dix 10 jours suivant la r ception de l tat de compte mensuel le d tenteur a la responsabilit de v rifier la liste de ses transactions mensuelles et d aviser le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec en cas de montant divergent ou de frais non autoris s gt Dans les dix 10 jours suivant la r ception de l tat de compte mensuel le d tenteur doit remettre au responsable de la Commission scolaire Central Qu bec le formulaire de compte de d penses d ment compl t auquel seront joints l tat de compte mensuel ainsi que les copies de factures VISA et autres pi ces justificatives le cas ch ant gt Sur r ception le d tenteur doit apposer sa signature dans l espace pr vu l endos de sa carte d approvisionnement gt Le d tenteur doit aviser le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec de
27. res entra nera l annulation de celle ci gt En cas de perte ou de vol de la carte le d tenteur doit informer le plus rapidement possible le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec qui avisera VISA Desjardins dans les plus brefs d lais gt Si le d tenteur est dans l impossibilit de rejoindre le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec le d tenteur aura la responsabilit d aviser VISA Desjardins de la perte ou du vol de sa carte Affaires gt Le d tenteur a la responsabilit d assurer la s curit de sa carte Affaires gt Aucune autre personne que le d tenteur dont le nom appara t sur la carte n est autoris e l utiliser gt Dans les dix 10 jours suivant la r ception de l tat de compte mensuel le d tenteur a la responsabilit de v rifier la liste de ses transactions mensuelles et d aviser le responsable de la Commission scolaire Central Qu bec en cas de montant divergent ou de frais non autoris s gt Dans les dix 10 jours suivant la r ception de l tat de compte mensuel le d tenteur doit remettre au responsable de la Commission scolaire Central Qu bec le formulaire de compte de d penses d ment compl t auquel seront joints l tat de compte mensuel ainsi que les copies de factures VISA et autres pi ces justificatives le cas ch ant gt Sur r ception le d tenteur doit apposer sa signature dans l espace pr vu l endos de sa carte Affaires gt Le
28. retrait direct au compte de l unit administrative et est rembours par le service des ressources financi res Le responsable achemine mensuellement au directeur le sommaire des sommes payer relativement l utilisation de la carte VISA DESJARDINS achemine mensuellement au responsable le sommaire des sommes payer relativement l utilisation de la carte Simultan ment VISA DESJARDINS achemine les relev s de compte aux d tenteurs de la carte d approvisionnement Toutes les r gularisations seront sur le relev de compte du mois suivant Rapport de gestion et contr le Mensuellement diff rents rapports de gestion seront achemin s au directeur par VISA DESJARDINS pour un examen sommaire ANNEXE A PLAN D ACHAT D QUIPEMENT INFORMATIQUE POUR LE PERSONNEL de la Commission scolaire Central Qu bec Retournez le formulaire au service des ressources humaines Nom Pr nom cole Service Veuillez identifier l achat dans l espace ci dessous et joindre une copie lisible de la facture portant votre nom et votre adresse Vous pouvez choisir de financer la totalit ou une partie de votre achat J autorise par la pr sente la Commission scolaire Central Qu bec pr lever sur mon salaire la somme de r partie galement m Sur les paies restantes de l ann e scolaire courante Q Sur p riodes de paie si vous d sirez un nombre de paies inf rieur au paies restantes Sur 26 p r
29. s invitant pr senter leurs soumissions pour l achat de biens meubles de fournitures ou de services Cette m thode est utilis e pour l acquisition de biens et de services de valeur plus importante Une invitation crite doit tre transmise un minimum de trois fournisseurs potentiels si possible situ s localement ou r gionalement correspondant 6 5 2 Appel d offres public local territoire de la CSCQ 5 3 Appel d offres public 5 4 Demande directe de prix 5 5 M thode d achat 5 6 Unit administrative MODALIT S D ACHAT la nature des achats effectuer M thode galement utilis e pour l acquisition de biens ou de services ayant une valeur importante Ces appels d offres doivent obligatoirement para tre dans un hebdomadaire ou un mensuel ayant une distribution r gionale ou par un syst me lectronique d appel d offres Un d p t de soumission un cautionnement de soumission ou une lettre de garantie d une caisse populaire ou d une banque charte pourra tre exig e Demande de prix publi e par voie d un journal r gional ou provincial ou par un syst me lectronique d appel d offres pour l achat de biens meubles ou immeubles de fournitures ou de services M thode identique celle d crite pr c demment l exception que les appels d offres doivent en plus d tre publi s dans des journaux r gionaux tre publi s via un ou des m dias suivants e Un quotidien ayant u
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