Préparer la réunion parents pour une colo, camp de
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1. Keezam met gratuitement la disposition des responsables de colonies de vacances voyages scolaires camps d ados s jours sportifs e Une boite vocale pour donner facilement des nouvelles aux parents e Un blog pour leur montrer les photos du s jour Au retour l album photo du s jour vous est offert Pour en profiter http keezam fr LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM WWW KEEZAM FR COLO MINI CAMP CAMP D ADOS S JOURS DE VACANCES COMMENT ORGANISER LA R UNION D INFORMATION PARENTS Comment organiser une r union d information avec les parents avant une colonie ou un centre de vacances un voyage asso ciatif ou Sportif un camp d ados ou un mini camp Quelles in formations est il important de leur transmettre Une seule r union suffit elle Quels renseignements ou autorisations faut il penser demander Comment les rassurer l approche du d part Cette fiche aide pr parer la r union parents pr alable tout s jour de vacances avec des mineurs kk 1 Les objectifs d une r union d information avec les parents La r union d information qui pr c de un d part en s jour de vacances est souvent la seule occa sion ou une des rares occasions offerte aux parents de rencontrer les personnes qui ils vont durant quelques jours ou quelques semaines confier leurs enfants Il s agit donc pour les familles d un moment important auquel il convient d acco2. lessive ou pas durant le s jour e les recommandations d usage Keezam met votre disposition une fiche trousseau type que vous pouvez t l charger et adapter vos besoins Pour en profiter consultez la fiche Pr parer le trousseau du s jour sur keezam h L argent de poche et les objets de valeur Aborder le probl me de l argent et des objets de valeur avec les parents avant le d part permet de limiter les ventuels probl mes durant le s jour D finissez si possible en accord avec les parents et selon l ge des enfants un montant maximum d argent de poche en veillant la meilleure homog n it possible Rappelez aux parents que leurs enfants ne manqueront de rien et que l argent de poche est destin uniquement l achat de quelques souvenirs ou d un ventuel pique nique Pour les plus jeunes il est prudent qu un animateur joue le r le de tr sorier garde l argent de poche de chaque enfant et leur remette au moment opportun Cela limite les drames li s la perte au vol ou aux cons quences d une gestion financi re parfois hasardeuse Alertez aussi les parents et les ados sur les risques encourus par les objets de valeur Les bijoux t l phones smartphones tablettes et autres appareils num riques ne sont pas indispensables et peuvent facilement g n rer des tensions dans le groupe LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM i La liste des affaires em
3. et d instaurer la confiance Voici une liste des points que vous pouvez aborder Cette liste non exhaustive est adapter la nature de votre projet colo d enfants ou d ados h bergement en dur ou sous tente camp de jeunes mini camp voyage sportif s jour fixe ou itin rant en France ou l tranger etc a L organisateur son projet ses responsables e pr sentation de l association du club de l organisme ou de la soci t organisatrice e historique du projet de s jour et motivations e pr sentation du projet ducatif et de ses lignes directrices e pr sentation des responsables et de leurs r les respectifs durant le s jour directeur animateur assistant sanitaire personnel d accueil M me si le s jour est organis par une association un club ou un organisme que tous les pa rents connaissent consacrer quelques minutes ces rappels leur permet de disposer tous d un m me niveau d information b Le d part les transports et les formalit s administratives e date heure et lieu du rendez vous au d part et au retour e moyen s s de transport utilis s e temps de transport e pause d jeuner ou pique nique pique nique emporter si besoin e prise en charge des bagages e encadrement durant le voyage e etc Si le trajet s effectue en car demandez aux parents dont les enfants sont sensibles au mal des transports de pr voir de la cocculine ou un au
4. n cessaire et cr er les condi tions pour que l enfant prenne conscience que son ou ses parents loin de l abandonner le confient durant les quelques jours de la colo ou du mini camp d autres adultes en qui ils ont confiance est la meilleure garantie d un d part apais puis d un s jour r ussi LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM WWW KEEZAM FR Si le s jour se d roule en partie ou en totalit l tranger deux r unions dont l une plusieurs mois avant le d part sont vivement recommand es Elles permettent d informer les parents quant aux formalit s administratives carte d identit passeport visa vaccins etc indispensables puis de v rifier que chaque mineur disposera bien le jour J des papiers et autorisations n ces saires Faire tablir un passeport ou obtenir un visa peut selon la nationalit et la situation per sonnelle de chaque enfant n cessiter de longues semaines voire mois 3 Les principaux points aborder durant la r union parents La r union d information est l occasion de donner aux parents une information compl te et pr cise concernant le s jour N importe quel parent est inquiet s il ignore o est son enfant ce qu il fait avec qui et s il est totalement en s curit R pondre devant eux et non par l interm diaire d une lettre ou d une brochure leurs l gitimes questions et attentes est la meilleure fa on de rassurer les parents
5. on de ne pas tre d rang s durant le s jour par des parents inquiets consiste prendre les devants en leur donnant des nouvelles r guli res Vous disposez gratuitement d une bo te vocale Keezam tel I vous suffit de l activer avant le d part et vous pourrez tout moment enregistrer des messages destin s aux parents C est la fa on la plus simple de donner des nouvelles et de rassurer tous les parents rapidement sans tre d rang s par leurs appels Keezam tel fonctionne pour les s jours en France ou l tranger Pour profiter d une bo te vocale durant un s jour http keezam fr messagerie telephonique Profitez de la r union d information pour donner aux parents le Mode d emploi des parents de la messagerie agr ment du Code S jour attribu au moment de l activation 5 Donnez la parole aux parents et coutez les Enfin pour clore la r union pr voyez 10 ou 15 minutes pour permettre aux parents de poser des questions demander des pr cisions sur tel ou tel point ou parfois uniquement d exprimer leurs LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM sentiments l approche du d part Vous constaterez rapidement que le premier besoin d une m re ou d un p re est d tre cout et rassur A La fin du s jour l album photo vous est offert Pour en profiter http keezam fr
6. EEZAM Simplifie l organisation des s jours enfants et ados www keezam fr Fiche Animateurs Nombre de pages 7 Rassurer les parents c est facile ORGANISER LA R UNION D INFORMATION PARENTS D UN S JOUR DE VACANCES Cette fiche est destin e aux organisateurs de colonies ou centres de vacances mini camps ou camps de jeunes s jours sportifs etc Elle aide pr parer la r union parents pr alable tout s jour avec des enfants ou ados Plusieurs autres fiches pratiques consacr es aux accueils collectifs de mineurs sont disponibles sur keezam fr par exemple e Encadrer animer ou diriger un s jour de vacances e Les formations BAFA BAFD et PSC1 e L encadrement des activit s physiques et sportives e La sant et le suivi sanitaire des mineurs e Les formalit s administratives pour un s jour l tranger e Etc LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM Les Fiches Animateurs propos es par Keezam sont destin es tous les organisateurs de s jours et voyages avec des mineurs hors du cadre scolaire colonies et centres de vacances d placements sportifs s jours th me groupes scouts CE Pratiques elles facilitent le travail des responsables organisateurs comme accompagnateurs et aident la r ussite des voyages Toutes les Fiches Animateurs sont accessibles sur le site www keezam fr Durant vos s jours vous disposez d une boite vocale et d un blog pour rassurer les parents
7. iance un ani mateur qu il a vu et avec qui il a chang quelques mots plut t qu une personne qui lui est totalement inconnue pour informer les parents Pour en profiter http keezam fr d Les conditions de vie durant le s jour e le lieu du s jour ou le calendrier des tapes s il s agit d un s jour itin rant e pr sentation de l h bergement en dur ou sous tente nombre d enfants par chambre ou tente quipements sanitaires mat riel environnement proche e organisation quotidienne heure des levers et couchers activit s soir es e restauration type de restauration cuisine sur place ou liaison froide alimentation bio organisation des repas e etc Si vous disposez de quelques photos du lieu o les enfants s journeront ou des activit s pr vues n h sitez surtout pas les montrer aux parents Une photo de l environnement d une chambre du r fectoire ou du camp de telle ou telle activit est souvent beaucoup plus vo catrice que n importe quel discours et permet aux parents d imaginer facilement dans quelles conditions vivront leurs enfants e Les activit s e planning des activit s pr vues e encadrement des activit s physiques ou sportives e visites et sorties e etc N oubliez pas que certaines activit s physiques ou sportives doivent tre encadr es par du personnel sp cialis form et en nombre suffisant Pour c
8. onna tre la liste des activit s LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM concern es et les r gles d encadrement consultez la fiche Animateurs Encadrer les activit s physiques et sportives accessible sur keezam f La sant La fiche sanitaire de liaison e le r le de l assistant sanitaire e explication et distribution de la Fiche Sanitaire de Liaison que les parents doivent imp rativement remplir signer et remettre au responsable du s jour avant le d part e expos des r gles sanitaires en vigueur durant le s jour e la gestion des traitements m dicamenteux e la gestion des r gimes alimentaires e les ressources m dicales sur place m decin pharmacie h pital dentiste e les modalit s pratiques en cas de maladie ou accident e etc Si le s jour se d roule l tranger parlez aussi de la Carte Europ enne d Assurance Maladie qui dans tous les pays de l Union Europ enne atteste des droits de l enfant l assurance maladie et lui permet de b n ficier d une prise en charge des soins m dicaux Pour plus de d tails sur le r le de l assistant sanitaire et t l charger d un mod le de fiche de liaison sanitaire consultez la fiche Animateurs Veiller sur la sant des mineurs sur keezam g La liste des affaires emporter e pr sentation du trousseau recommand et distribution des fiches trousseau e la gestion du linge marquage des v tements
9. porter Participer une colo un voyage sportif ou un centre de vacances c est d abord vivre collectivit durant quelques jours Cela n cessite que tous adultes enfants et ados adoptent et respectent des r gles communes N h sitez pas r diger un court R glement du s jour ou R gles de vie du s jour en 8 ou 10 points l expliquer aux mineurs et leurs parents et leur faire signer Voici quelques points que vous pouvez y faire figurer e le respect des autres animateurs enfants intervenants habitants e le respect des lieux gite sanitaires environnement e le respect des r gles horaires de lever et coucher politesse e le partage les t ches des quipements e les sanctions encourues en cas de comportement inadapt ou d lictueux e etc j Les questions financi res Si toutes les questions financi res n ont pas t r gl es avant la r union profitez de celle ci pour faire le point avec les parents e le budget du s jour et les principaux postes transports h bergement restauration acti vit s assurances e le co t par enfant e les conditions de r glement l ch ancier les moyens de paiement e les aides financi res possibles Comit d Entreprise CAF services sociaux 4 Utilisez votre bo te vocale pour donner des nouvelles aux parents Que vous partiez avec des enfants de 5 ans ou des ados de 16 la meilleure fa
10. rder le temps et l attention n cessaires Cette r union a principalement pour objectifs 1 de permettre aux organisateurs et responsables du s jour d informer les parents de la fa on la plus compl te possible et de leur donner les ultimes recommandations avant le d part 2 d offrir aux parents la possibilit de poser toutes les questions qu ils souhaitent de transmettre aux responsables du s jour les informations qui leur semblent important de partager mais aussi d exprimer de l gitimes inqui tudes Mais la r union parents est aussi l occasion pour chacun parents enfants organisateurs direc teurs animateurs de se rencontrer de se parler et d tablir une relation de confiance indis pensable au bien tre des enfants et la r ussite du s jour 2 Une ou plusieurs r unions parents et quand Le choix d organiser une ou plusieurs r unions et leur date d pend surtout de la nature du projet et des besoins exprim s par les diff rents protagonistes organisateurs animateurs parents mais aussi les enfants ou ados concern s Plus les enfants sont jeunes plus ils ont besoin d tre rassur s par des parents eux m mes ras sur s et confiants Deux r unions pr paratoires quelques semaines d intervalle permettent alors chacun de pr parer en douceur le d part et de contenir une ventuelle angoisse de s paration qui peut toucher un enfant autant qu un parent Prendre le temps
11. tre anti naus eux Indiquez l heure du rendez vous en pr voyant une marge de s curit et non l heure du d part du car ou du train Vous viterez ainsi de voir des parents et enfants arriver la derni re seconde mais per suad s d tre largement en avance Enfin pour viter d accentuer le stress du d part fixez un point de rendez vous pr cis facile trouver et si possible connu de tous LES FICHES ANIMATEURS KEEZAM WWW KEEZAM FR Si le s jour se d roule l tranger fa tes le point sur les formalit s administratives carte d identit passeport individuel ou de groupe autorisation de sortie du territoire vaccins Pour plus de s curit demandez aux parents une photocopie des papiers d s qu ils sont tablis Pour conna tre les formalit s administratives selon le pays d accueil et la situation de chaque mineur consultez la fiche Animateurs Les formalit s pour un s jour l tranger accessi ble sur keezam c L encadrement e pr sentation de l quipe e explication du r le de chacun directeur animateur Une intervenant ext rieur assistant sanitaire boite vocale ele est votre Si cela est possible demandez tous les encadrants qui disposition interviendront durant le s jour d tre pr sents la r union et d expliquer eux m mes leurs r les respectifs Il est natu rellement plus facile un parent de faire conf
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