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Mode d`emploi WinBooks

1. Faial Arte Dy Gale Cermecient Outre la connexion directe du type LAN Proxy qui est toujours pr sente WinBooks d tecte galement les autres connexions existantes Recherchez la connexion ad quate dans CONNEXION i Le bouton PARAM TRES permet de v rifier votre configuration internet Vous pouvez suivre la progression de la connexion et de l envoi dans la derni re ligne de la fen tre d exportation WinBooks vous signale quand l envoi est termin Votre correspondant pourra maintenant relever son courrier comptable et ou importer les donn es ainsi envoy es EXPORT NE ON ER NEG EFR LI D LD EC ni mime DL l U ES Relever le courrier comptable Par courrier comptable nous entendons tout fichier g n r ex un dossier comptable une partie d un dossier comptable un document Word une feuille Excel par le programme d exportation de WinBooks et envoy par e mail son destinataire vous en l occurrence Vous pouvez tout moment relever votre courrier comptable et le sauvegarder sur disque en vue d une importation ou d une utilisation ult rieure Conditions pour pouvoir relever le courrier comptable e disposer du module Import Export de WinBooks e disposer d une connexion internet eeo Pour relever le courrier comptable 1 Cliquez sur l ic ne de la barre d ic nes de WinBooks tout comme lors de l envoi d un fichier d exportation par e mail WinBook
2. En plus du deskewing d tection de l orientation d un document et redressement d une page scann e de travers pr sent dans la version 2 WinBooks 3 0 scanne maintenant en recto verso si votre scanner en est capable en une seule passe Le recto et le verso sont regroup s au sein d un m me document multi pages extension _00 pour le recto et _O1 pour le verso Transfert ASP L ASP n est pas en reste D Gi S E Ainbuer X m Transtar er puisque WinBooks 3 0 dispose Lecteurs 11 d une fonction de transfert en ligne des images des docu ments scann s En effet comme l heure actuelle l ASP Terminal Server avec ou sans couche Citrix ne supporte pas les scanners locaux les scans se font localement puis vous vous connectez en ASP et vous transf rez les documents sur le serveur Citrix ou TS 2003 En effet il est possible d adresser en ASP les disques durs locaux et il suffit alors de s lectionner sur le disque dur local les fichiers image transf rer via s lections multiples avec les touches Ctrl et Shift et ensuite cliquer sur le bouton Transf rer dans la barre d ic ne sup rieure Il suffira alors d indiquer le r per toire cible o envoyer les docu ra lendioi vers o Si transt fes les LA PERS cliquez ments sp cifiez un r pertoire sur eur Transt rer pour d marrer le translet le serveur ASP et non sur une iserverASP winbooks data parilux document S canwW ait l unit loca le
3. e Pour visualiser un document tel qu il a t encod s lectionnez le dans la liste et cliquez sur le bouton HISTORIQUE e Marquez le ou les documents imprimer dans la liste en double cliquant en utilisant la touche le bouton MARQUER et le bouton TOUS AUCUN e Cliquez sur IMPRIMER pour imprimer les documents marqu s dans la liste Le statut du document est adapt en cons quence dans la colonne correspondante 226 LES ABONNEMENTS Le module des abonnements vient en compl ment du module de facturation WinBooks pour g n rer de fa on automatique les factures p riodiques factures de contrats d entretien ou de mise jour abonnements Les tapes parcourir pour diter les factures d abonnement sont les suivantes Activer le module des abonnements proc dure analogue l activation du module facturation Cr er un ou plusieurs codes journaux sp cifiques dans la table des codes journaux Pour chaque client concern encoder une facture ty pe dans un journal d abonnement Demander WinBooks de g n rer une proposition pour la facturation des abonnements en s lectionnant si n cessaire les factures prendre en consid ration e Cr er les journaux d abonnement Pour pouvoir g n rer des factures de type abonnement vous devez d finir les caract ristiques de ces abonnements dans un journal sp cifique Avant toute autre chose vous devez cr er ce journal particulier Pour cr er un journa
4. Dans la bo te d roulante s lectionnez LE TYPE DE MOUVEMENTS parmi lesquels vous voulez effectuer une recherche Cochez la case AVEC LES MOUVEMENTS LETTR S si votre recherche porte galement sur ces mouvements 4 5 6 CONSULTER OU MODIFIER L ENCODAGE Indiquez le TYPE DE JOURNAL dans lequel vous voulez effectuer une recherche ou s lectionnez TOUS pour ne pas s lectionner de type de journal particulier ou bien s lectionnez dans CODE JOURNAL le journal pr cis dans lequel vous voulez effectuer une recherche Cliquez sur l option DATE et s lectionnez une fourchette de dates ou une date pr cise ou si vous n avez aucune id e de la date optez pour une recherche par P RIODE et s lectionnez TOUTES pour rechercher dans toutes les p riodes des exercices ouverts ou s lectionnez un des EXERCICES ouverts Entrez ventuellement le MONTANT il s agit du montant total toutes taxes comprises du document recherch Tapez le montant positif en le faisant pr c der du signe n gatif en le faisant pr c der par le signe ou absolu non pr c d par un signe Dans ce dernier cas tant les montants d biteurs que cr diteurs correspondants seront s lectionn s Si vous ne connaissez pas le montant exact entrez L CART EN par rapport au montant entr Enfin pr cisez ventuellement la DEVISE dans laquelle l criture recherch e est libell e A noter qu il n est pas n cessaire d avoir entr un montant pour
5. Options g n rales de la r cup ration Par d faut Excel efface la feuille de calcul courante d s qu une nouvelle r cup ration est demand e Les donn es sont ins r es partir de la cellule dans laquelle se trouve le pointeur Pour modifier les options g n rales de la r cup ration e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e S lectionnez OPTIONS dans le menu e Cochez les options souhait es pour la r cup ration e Cliquez sur OK pour activer les options choisies le temps d une r cup ration e Pour activer les options choisies chaque r cup ration cliquez sur OFFICE API ENREGISTRER PAR D FAUT Ophors piine Ces Etes i Poule courante me Effacer la ule Titres colonies R Aner tres des ronnnes Lanik e Prarpat M rlardas cn Emegetra a d lit ee o Ajouter une feuille existante Cette option permet d ajouter au classeur ouvert une feuille de calcul enregistr e dans un autre classeur Excel e Cliquez sur l option AJOUTER UNE FEUILLE EXISTANTE du menu WINBOOKS dans Excel jouer une feuille d un dossier exislanl Lstes winBooks desponibhes CAMIMUOOKS Watane PARFILUY Bal p r g n 2000 de PARFILLIY Bel p r go n LE zis e La partie gauche de la fen tre donne la liste des classeurs cr s au d part de WinBooks e S lectionnez dans la liste le classeur qui vous int resse ou cliquez sur S LECTIONNER UN AUTRE DOSSIER pour retrouver la feuille de calcul ajouter
6. cliquez directement dans la zone date et laissez les zones fournisseur journal et doc blanc DATE introduisez la date d acquisition MONTANT introduisez le montant amortir ee o Rubrique Amortissement DATE DE D BUT La date de d but d amortissement doit toujours tre gale ou post rieure la date d acquisition Par d faut WinBooks r cup re la date d acquisition Si la date introduite appartient un exercice ant rieur WinBooks propose d encoder une fiche de reprise d amortissement et d y indiquer les amortissements pass s ainsi que la plus value ventuelle et l amortissement sur plus value w Iimmobdis s reprise es Dhe value ERE Eini 261 262 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S FR QUENCE ANNUELLE TRIMESTRIELLE MENSUELLE WinBooks traite les amortissements en g n rant les Op rations Diverses correspondantes dans un journal sp cifique ODAMO Cette op ration est ex cut e la demande via l option CALCUL DES AMORTISSEMENTS Le choix de la fr quence d termine le nombre maximum d OD pouvant tre g n r es Remarque S il est obligatoire de g n rer annuellement une OD d amortissement pour chaque bien d investissement fr quence annuelle vous pouvez cependant si vous le souhaitez demander une fr quence mensuelle ou trimestrielle pour r pondre vos besoins de gestion Il est important de noter que e Vous ne pourrez plus modifier la fr quence pour un bien d
7. e Si le layout le pr voit le libell est imprim sur la facture e Le libell est donn dans la liste des factures qui est affich e lors de la recherche d un document e Le libell reste associ l criture comptable du client appara t dans ses historiques et sur ses lettres de rappel LE M MO Le m mo permet d encoder du texte libre Comme pour le libell ce texte est imprim si le layout le pr voit et est param tr en cons quence 219 220 PARTIE 5 gt FACTURATION LIBELL ET M MO STANDARDS c t de l ic ne m mo vous disposez d une ic ne LIBELL ET M MO STANDARDS Il s agit d une biblioth que de libell s et m mos que vous pouvez sauvegarder e Cliquez sur l ic ne pour ajouter un libell la biblioth que le modifier ou l effacer e Cliquez sur l ic ne pour s lectionner un libell m mo sauv au pr alable Apr s s lection le libell m mo de la facture est compl t automatiquement Vous pouvez encore l adapter st Ajout d un m mo standard F teranze Liber 1 M me E Sauter nrlst eo Les lignes d articles D s que les donn es de l en t te sont compl tes WinBooks attend le d tail du document article par article Pret Have inm HA TON EL AN TELE La colonne ARTICLE e Dans la colonne ARTICLE introduisez le num ro d article ou cliquez sur pour acc der au fichier des articles et le rechercher dans la liste e Laissez l
8. De ACTES q A VITRE REUN ql AnnuleifEse OK e o o Effacer les derniers amortissements act s Cette option affiche la liste des derniers amortissements g n r s et enregistr s en comptabilit Par d faut tous les biens d investissement sont s lectionn s Vous s lectionnez et d s lectionnez un amortissement en cochant la case situ e dans la colonne effacer s Liste des derniers amortissements act s 13 PU S re EL er La Uniqu v hcbnn ist Aeae R f rence a a E e i i 00 LE 110 00 Mensuel 20 00 Mensuel Mar 2004 10 00 Mensuel Mar 2004 En cliquant ensuite sur bouton Effacer WinBooks lance la proc dure d efface ment des critures d amortissement s lectionn s tant en comptabilit que dans la gestion des immobilis s GESTION DES IMMOBILIS S Si vous souhaitez effacer dans leur int gralit plusieurs g n rations d critures d amortissement recommencez cette proc dure autant de fois que n cessaire WinBooks l acceptera tant que vous ne remontez pas jusqu une p riode cl tur e e o o Historique des amortissements enregistr s Historique des amortissements AIRCO AIRCO Tri Amottissement Cessi i AIRCO 1 Uniqu s lectionn s M Amot c value M Plus value R f rence DebAmo Mode Taux Fr quence P riode Montant effacer Commentaire w Investissements filtre 3 j 20 66 n JEE NT T Cette nouvelle pr
9. IMPRIMER par d faut e Cliquez sur OK pour revenir la liste des layouts d finis pour ce dossier e Si vous voulez adapter le layout il faudra encore le modifier Modifier un layout D s que vous avez attribu un layout et que celui ci est devenu actif pour un dossier vous pouvez le modifier et l adapter vos besoins e Cliquez sur le menu DOSSIER e Cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option DESSIN FACTURE e S lectionnez le type de layout et ensuite le nom du layout que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton MODIFIER e Cliquez ensuite sur le bouton MODIFIER c t de la langue pour laquelle les modifications doivent tre apport es e D s que le layout appara t l cran adaptez le en suivant les principes de modification des layouts param trables notamment les layouts des lettres de rappel de paiement e Enregistrez le layout modifi avant de quitter l option ee Le fichier des articles Le fichier des articles sert de base la facturation m me s il n est pas obligatoire de d finir un article pour chaque vente Un article est d crit dans sa fiche signal tique Au cours de la facturation WinBooks r cup re les donn es de la fiche d s que vous s lectionnez la r f rence de l article facturer En introduisant un maximum d informations au niveau de cette fiche signal tique vous facilitez donc d autant le travail de facturation Les fiches articles fonct
10. e _ Pointez si n cessaire un groupe de cellules ou une feuille de calcul e S lectionnez l option CALCULER dans le menu WINBOOKS de Excel La serion Omit T La faiibe active Ttr Toutes les felag CET at 4 FE Aauter Lune adie moctente Efacar lal ewe e Cliquez sur S LECTION sur FEUILLE ACTIVE ou sur TOUTES LES FEUILLES selon ce que vous souhaitez comme mise jour e Excel donne pour le choix indiqu le r sultat des calculs pour le dossier actif au moment de la demande eeo Comparer les donn es de diff rents dossiers On peut distinguer 2 cas de figures 1 Une feuille par dossier Les donn es relatives chaque dossier sont stock es dans des feuilles de calcul diff rentes du m me classeur Excel Pour effectuer des comparaisons entre les dossiers il faudra se positionner ensuite successivement dans chacune des feuilles et ex cuter les op rations suivantes e Ouvrir dans le menu WinBooks le dossier concern pour l exercice concern e Choisir le sous menu CALCULER dans le menu WINBOOKS de Excel e Choisir l option CALCULER LA FEUILLE ACTIVE Lorsque les diff rentes feuilles sont compl t es vous pouvez utiliser les fonctions Excel pour faire de comparatifs des cumuls entre dossiers Si ces informations doivent tre compl t es r guli rement il peut tre int ressant d enregistrer ces diff rentes manipulations au sein d une macro Excel 332 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL
11. ij externes dans WinBooks DECLARATION L IMPORTATION DE DONN ES EXTERNES DANS WINBOOKS WinbooksOfficeApi dil est l interface de programmation de Winbooks donnant acc s aux objets propri t s et m thodes permettant de programmer toute une s rie d op rations et notamment l importation d critures externes dans un dossier Winbooks au d part de tout programme Windows capable d adresser une DLL Visual basic Excel Delphi Foxpro Si vous d sirez importer des factures et ou des mouvements financiers op rations diverses g n r s par un programme externe gestion commerciale par exemple dans la comptabilit Winbooks la premi re tape est de pr parer en externe des fichiers d importation au format convenu contenant les critures et ou les fiches signal tiques s y rapportant Ensuite via l interface de programmation on active le dossier et on indique l endroit o se trouvent les fichiers importer Enfin on d clenche la proc dure de test des fichiers import s suivie de l ex cution de l importation proprement dite De par sa nature cette partie s adresse exclusivement aux personnes disposant de bonnes connaissances en programmation capables de r aliser un programme et une interface de liaison coh rente La description compl te d taill e avec exemples et structure comment e des fichiers se trouve dans le fichier WinbooksApi doc pr sent sur le CD ROM Winbooks dans le r pertoire Doc
12. 2 Si ce n est d j fait fermez le dossier activ ex le dossier de d monstration 3 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option OUVRIR DOSSIER 4 La bo te de dialogue OUVERTURE D UN DOSSIER appara t NOM Tapez le nom d utilisateur qui vous a t attribu par le gestionnaire du dossier ou SYSTEM pour activer un dossier qui vient d tre cr WinBooks propose par d faut le nom du dernier utilisateur qui s est connect au programme sur votre poste et donc aussi la liste des soci t s auxquelles ce dernier utilisateur a acc s 32 OUVRIR UN DOSSIER MOT DE PASSE Tapez votre mot de passe confidentiel ou laissez le champ vide si aucun mot de passe n a t d fini Dans le cas d un nouveau dossier il n y pas de mot de passe si vous ouvrez le dossier en tant qu utilisateur SYSTEM pour prot ger la confidentialit du dossier attribuez un mot de passe SOCI T S lectionnez dans la bo te d roulante la soci t ouvrir Les soci t s y sont class es par nom abr g WinBooks propose le dernier dossier activ 1 La bo te d roulante mentionne tous les dossiers auxquels l utilisateur a acc s t Avec l utilisateur SYSTEM WinBooks propose la liste de tous les dossiers puisque SYSTEM est d fini pour chaque dossier EXERCICE COMPTABLE L exercice choisi lors de la cr ation du dossier est propos d office Si vous ouvrez un dossier dans lequel vous avez ouvert deux exercices s lectionnez
13. Ala 1010 accounting Winbooks s a Tous droits r serv s pour tous pays Toute copie reproduction et ou publication faite par impression photocopie microfilm ou par quelque proc d que ce soit sans le consentement crit de l auteur est interdite Le pr sent ouvrage ne peut tre vendu qu avec l accord crit de l auteur D p t l gal D 2003 6601 75 NL D 2003 6601 76 ISBN 2 87385 060 9 NL 2 87385 081 7 EAN 9782873850807 NL 9782873850814 Bruxelles f vrier 2005 Dit boek is eveneens verkrijgbaar in het Nederlands 2 me dition Winbooks s a T l 32 70 224 273 www winbooks be PARTIE 1 Introduction et installation BIENVENUE DANS WINBOOKS gt Bienvenue gt 10 bonnes raisons pour choisir WinBooks gt A propos de ce livre gt Obtention d aide INSTALLER WINBOOKS gt Configuration requise gt Installer WinBooks sur votre ordinateur PREMIERS PAS DANS WINBOOKS gt D marrer WinBooks gt Le menu g n ral gt Visite guid e chez Parfilux gt Manipulations l cran et touches de raccourci ENREGISTRER WINBOOKS gt La licence d utilisation gt Enregistrer WinBooks INSTALLER EN R SEAU gt Installer et enregistrer WinBooks sur chaque poste gt Configurer le fichier USERS DBF gt V rifier adapter la localisation des dossiers gt D finir les utilisateurs et leurs acc s gt D finir l acc s USERS DBF sur chaque poste gt Tester le r seau gt R seau Client Serveur TABL
14. Certaines op rations n cessitent de d crypter les fichiers et donc de donner la cl r ouverture d exercice intervention sur fichiers Si vous garez la cl vous risquez d tre bloqu d finitivement Seul un administrateur SYSTEM muni du code administrateur peut encrypter un dossier PARTIE 13 gt S CURIT Pour encrypter les donn es Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez prot ger les donn es Choisissez le menu DOSSIER S lectionnez le menu MAINTENANCE et l option ENCRYPTER Encodez la CL DE CRYPTAGE sans oublier de la m moriser dans un endroit s r La cl de cryptage confidentielle peut comporter jusqu 20 caract res Introduisez la cl de cryptage une deuxi me fois pour confirmation en respectant les majuscules et minuscules Par d faut cette cl doit tre donn e chaque acc s au dossier En d cochant cette case la cl sera m moris e par WinBooks et automatiquement activ e pour tout utilisateur autoris Cliquez sur le bouton CRYPTAGE et confirmez votre choix Avant de proc der au cryptage WinBooks demande le CODE ADMINISTRATEUR qui figure sur la fiche d identification de la licence introduisez le code administrateur et cliquez sur OK Si vos donn es sont encrypt es dans le cadre du module de s curit inutile de A demander un encryptage suppl mentaire pour faire le backup par exemple Le cas ch ant sachez que les deux cl s de cryptage sont ind pendantes l une
15. Cliquez sur le bouton amp pour acc der la liste des documents d j encod s pour ce journal et cette p riode Positionnez le curseur sur un document et cliquez sur SELECT pour charger ensuite ce document dans l cran d encodage PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES R F TIERS Tapez la r f rence du tiers en entier ou uniquement le ou les premiers caract res ou s lectionnez le dans la liste des comptes de tiers en cliquant sur le bouton Al Tapez un espace pour effectuer une recherche sur le nom la place d une recherche sur la r f rence Si le compte tiers n existe pas encore vous pouvez le cr er sans quitter l encodage en cours DATE La date du syst me est propos e comme date d encodage ou de la transaction si celle ci ne correspond pas la p riode s lectionn e WinBooks le signale et vous de d cider si vous souhaitez poursuivre N entrez que les chiffres de la date les s parateurs s ajoutent automatiquement L introduction d une date situ e en dehors de la p riode d encodage est permise mais est viter Tenez compte du fait que le choix de la p riode est d terminant pour le calcul de la d claration TVA et pour les impressions comptables CH ANCE La date d ch ance est automatiquement copi e partir de la date d encodage sauf si vous avez associ un code de paiement au tiers s lectionn auquel cas la date d ch ance est calcul e selon la form
16. Pour acc der aux codes de paiement 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur l option CODES PAIEMENT Reclassement des comptes du bilan interne et du bilan officiel Le reclassement bilantaire des comptes g n raux poursuit deux objectifs e Indiquer un compte de substitution pour les comptes hors PCMN lors de l impression du bilan interne et du bilan officiel e Indiquer un compte de substitution en fonction du caract re d biteur ou cr diteur d un compte au moment de l impression du bilan les comptes bancaires vue classe 55 qui pr sentent un solde cr diteur doivent par exemple figurer au passif du bilan classe 433 Sans reclassement bilantaire des comptes hors PCMN ne sont pas repris dans le bilan officiel avec comme cons quence une diff rence apparaissant entre l actif et le passif Ce d s quilibre est d ailleurs expliqu la derni re page du bilan officiel Quant au bilan interne WinBooks int gre ces comptes pour respecter l quilibre actif passif mais identifie les hors PCMN en les faisant pr c der d ast risques La d finition des comptes de substitution permet ainsi d viter les OD qui pouvaient tre n cessaires pour imprimer le bilan Pour effectuer le reclassement bilantaire e Choisissez le menu FICHIER l option TABLES et RECLASSEMENT BILANTAIRE du sous menu e S lectionnez dans la liste le compte pour lequel il doit y avoir substitution e Pour l
17. dans le volet IMPUTATIONS COMPTABLES le montant imput sur le compte ou le code TVA 2 me m thode la r partition TVA et l imputation sur le compte g n ral ne se font pas simultan ment Le code TVA n a pas t encod dans les imputations comptables c est vous de faire la r partition TVA ou encore lorsqu il n y que de la TVA imputer facture de TVA Dans ce type d encodage il n existe aucun lien entre la partie de gauche et celle de droite except que le total des imputations gauche doit tre gal au total des bases taxables droite TVA S lectionnez le code TVA dans la liste des codes TVA en cliquant sur la fl che BASE Adaptez la base taxable WinBooks recalcule automatiquement la TVA Dans la premi re ligne le programme propose comme base taxable le montant total de la facture et non le montant imput sur le compte de la ligne d imputation d duction faite du montant TVA calcul en fonction du code TVA Dans les lignes suivantes la base propos e correspond au total de la facture le total base taxable TVA des lignes pr c dentes du R CAPITULATIF TVA N encodez pas de base dans la cas d une facture de TVA pure MONTANT TVA Ce montant est calcul sur la base du code TVA et de la base taxable Vous pouvez rectifier ce montant diff rences d arrondi Dans le cas d une facture de TVA pure c est vous d encoder le montant de TVA noter que WinBooks met les
18. et des montants TVA e e montant total imput total de la colonne MONTANT sur les comptes du volet IMPUTATIONS COMPTABLES correspond au total des montants taxables total de la colonne BASE du volet R CAPITULATIF TVA Lorsque ces deux conditions sont remplies et uniquement dans ce cas la balance blanche devient rouge et le bouton ENREGISTRER devient actif Un tooltip indique pourquoi l criture n est pas en quilibre eee Factures de vente et d achat Pour une d monstration sur l encodage d une facture de vente ou d achat voyez les vid oformations LA GESTION DES PAIEMENTS LA GESTION DES PAIEMENTS Principes d encodage d un financier l encodage des financiers consiste enregistrer les recettes et les d penses pass es via un compte bancaire ou via la caisse Les pi ces justificatives de ces entr es et de ces sorties se pr sentent sous forme d extraits bancaires si elles sont pass es par un organisme financier sous forme de r c piss s de talons ou de souches dans le cas de la caisse Vous allez cr er un journal financier par compte bancaire et un pour la caisse Lors de l encodage WinBooks mouvementera automatiquement le compte de contrepartie associ au journal financier en question eo Les deux m thodes d encodage l cran se compose de 2 parties l en t te et les lignes d imputation Les pi ces comptables sont encod es soit en continu soit pi ce par pi ce Les donn es affich es d
19. il d pendra donc enti rement de votre fa on de travailler et ou de votre organisation que vous l appliquiez ou pas Aussi pouvez vous cl turer un journal pour une p riode donn e sans avoir valid les documents qu il contient Alors que la validation n est pas une tape obligatoire elle constitue en revanche une tape irr versible des critures valid es ne peuvent tre ni modifi es ni supprim es La validation s effectue par journal uniquement les achats par exemple et par p riode uniquement le mois de mars Les documents r cup r s d un autre logiciel comptable dans WinBooks sont d office valid s ee Pour valider une criture Un document non encore valid est appel DOCUMENT OUVERT Un document valid peut encore tre consult visualis et imprim mais ni modifi ou supprim Dans les fonctions d encodage vous reconnaissez un document valid l ic ne li qui appara t dans l en t te de l cran 173 174 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Cliquez sur le menu ENCODAGES Cliquez sur l option VALIDATION DES CRITURES S lectionnez ventuellement dans TYPE quels types de journaux vous souhaitez voir par d faunt TOUS D cochez ventuellement dans la case UNIQUEMENT LES JOURNAUX CONTENANT DES DOCUMENTS OUVERTS pour voir galement les journaux et les p riodes qui contiennent des documents valid s Si un journal contient pour une p riode donn e
20. re vos virements en lieu et place de les d s lectionner au sein d une proposition g n r e automatiquement partir de la comptabilit ER 1 Virements autres b n ficiaires 2 Cr le 25 11 2004 le donneur d ordre 1 ajel FM Unig s lectionn a WINB ali w Type R f rence Nom EN comple Devise Mortert Sel A Bonsang IN 792 5654705 45 Solde Salaire du 12 2004 EUR 341 001X A DEBINF Debintaible IN 001 2340922 97 Avance prestations EUR Ci o TE PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S e Pour ajouter un virement cliquez sur le bouton Nouveau e Dans la premi re colonne vous choisissez le type de b n ficiaire auquel est des tin le virement un fournisseur un autre b n ficiaire ou pourquoi pas un client e Introduisez ensuite la r f rence du b n ficiaire Vous pouvez galement acc der au signal tique correspondant Dans le cas d un autre b n ficiaire type A la r f rence n est pas obliga toire Vous pouvez encodez simplement son nom Proc dez de cette fa on exclusi vement pour les b n ficiaires pour lesquels vous ne devriez plus effectuer de paie ment l avenir Dans le cas contraire il est interressant de pr alablement l enre gistrer dans le signal tique e D s que la r f rence a t introduite le nom se compl te automatiquement ainsi que le num ro de compte qui figure dans la fiche du b n ficiaire La communication e
21. Cette option est activ e par d faut une liste des virements effectuer sera imprim e d s que vous aurez cliqu sur le bouton OK C est cette liste que vous pourrez transmettre votre banque FICHIER Cliquez sur cette option si vous voulez plut t sauvegarder les paiements effectuer dans un fichier que vous transmettrez votre institution financi re Dans ce cas vous pouvez dans chemin soit accepter l endroit que WinBooks vous propose soit ventuellement en cliquant sur le bouton indiquer un autre endroit sur le disque dur sur le r seau ou sur disquette WinBooks propose comme nom de fichier Pw Paiements WinBooks suivi de la date de cr ation sous format JJMMAA ex 19 mars 2000 deviendra 190300 Ce fichier est sauvegard par d faut dans le sous r pertoire TRANSFER du r pertoire dans lequel vous sauvegardez les fichiers du dossier INSCRIPTION AU JOURNAL DES OP RATIONS DIVERSES Cette option est activ e par d faut Elle permet de g n rer une O D des virements mis en attendant l arriv e de l extrait bancaire et de lettrer automatiquement les factures s lectionn es Lors de la r ception de l extrait bancaire vous n aurez qu entrer un seul mouvement que vous lettrerez avec l O D afin de solder le compte centralisateur d fini pour les virements mis PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Entrez ensuite le journal des O D et la p riode d imputation Le num ro de document
22. Chaque utilisateur doit disposer de son propre Login Name au niveau du r seau R fl chissez deux fois avant de communiquer votre login un tiers il h rite de vos droits d acc s donc galement des droits complets sur la partie priv e du serveur autres dossiers dans une fiduciaire courriers confi S rialisation dentiels Encodez votre num ro de s rie et votre code d enregistrement En cas de probl me contactez votre revendeur La licence Terminal Server de Winbooks n autorise pas des Num ro de s rie 10002276 logins multiples avec le m me Code machine 1 login name Chaque nouveau Code enregistrement Login Name doit pr alable ment tre enregistr dans Winbooks n cessite le code I administrateur suivant une Nom Fiduciaire Fiduciaire Test proc dure tr s simple Version Modules 2006794 Au d marrage d s que Code d installation 84551WUJXJXEXNBAH Winbooks d tecte un Login I Name non enregistr il pro m a le fair ns la limit Terminal services 000000000715926037146 POS AE ie co OMS bien s r du nombre d utilisa Enregistrer des utilisateurs en terminal serveur teurs FULL ou READ ONLY Pe FE ER indiqu s dans la licence et re moyennant introduction du code administrateur MODE TERMINAL SERVEUR Un bouton permet d enregistrer directement les login names dans Winbooks Vous obtenez
23. En De Le L nm Re HA K amp r AADINnR Le u Be L U JJ Ma GS ia 1 U E manran n D IT G U Li Fa LL Bien que le visa et le paraphe des livres et journaux par le Tribunal de commerce ait t aboli par l arr t royal du 25 janvier 2005 il reste que cette suppression n entra ne pas l limination des formalit s destin es garantir l identification et la continuit mat rielle des livres comptables La Commission des normes comptables recommande toujours l impression du livre central et son collage ou recopiage dans le r gistre adhoc Il y est port une criture p riodique mensuelle ou trimestrielle r capitulant les mouvements totaux enregistr s au cours de la p riode dans les journaux auxiliaires Veillez cl turer les journaux concern s lors de l impression du journal central afin de garantir l irr versibilit des critures Le recalcul des totaux de contr le lors de l impression du journal centralisateur unique permet par comparaison avec les moutures pr c dentes de confirmer qu aucune modification n a t apport e ult rieurement que ce soit via WinBooks ou via un programme externe WinBooks ou via une recopie d anciens fichiers Lors du d p t et la publication du bilan l administration toutes les p riodes de l ann e doivent tre cl tur es Dans la pratique Ne cl turez pas la p riode de cl ture tant que vous n avez pas encod toutes les op
24. En revanche le solde en fin d encodage doit correspondre au solde de fin du dernier extrait l cran Lorsque vous quittez l cran le programme vous demandera de v rifier si le solde de fin affich correspond celui mentionn sur l extrait 120 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES eo o 2 me m thode l encodage par pi ce l encodage des financiers et galement des op rations diverses peut se faire pi ce par pi ce PR SENTATION DE L CRAN Apr s avoir s lectionn un journal et une p riode cochez la case PAR PI CE WinBooks affiche uniquement la derni re pi ce encod e dans ce journal et dans cette p riode Le num ro de document affich dans l en t te est celui du dernier document enregistr EL Een ve m ss m ICI Ea mue P riode r Document Solde en EUR Ge EUR Mar 2000 12 4 p W Par pi ce L Commentaire 12 25 03 2000 13 03 2000 e NEW FORM 805 32 12 14203 2000 F JORQUIN CIE 3 328 001 12 14 03 2000 C ZETA 104 29 12 157 0372000 F PUBLICITA CIE 62 92 12 25 03 2000 F INFORMATIK CIE 3290 78 12 25 03 2000 F LOREOLLE CIE 1 006 97 Hi RE Nouveau F9 Effacer F12 Ins rer Zoom nalytique E Dict gt Quitter Esc Entrez le num ro de l extrait AJOUT D UNE NOUVELLE PI CE Lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU pour ajouter une nouvelle pi ce comptable WinBooks ouvre une fen tre avec le prochain num ro de doc
25. Par d faut les comptes sont tri s par r f rence ou par num ro dans le cas des comptes g n raux Cette vue est activ e par d faut lorsque vous acc dez un compte e o o La disposition des colonnes La vue LISTE de la gestion des comptes est compos e d une partie fixe et d une partie variable s par e par une double ligne verticale les quatre premi res colonnes sont toujours pr sentes et leur ordre est fixe Vous pouvez toutefois diminuer leur largeur de telle fa on qu elles ne s affichent plus L ordre des autres colonnes est variable Vous pouvez en effet les d placer Leur pr sence est facultative vous pouvez bien s r modifier leur taille mais vous pouvez en outre les cacher LES LISTES Pour modifier la largeur d une colonne Vous pouvez augmenter ou diminuer la largeur des colonnes 2 3 Dans l en t te des colonnes pointez la ligne verticale s parant deux colonnes le curseur change de forme Gardez le bouton gauche de la souris enfonc et glissez simultan ment la ligne verticale vers la droite ou la gauche suivant que vous voulez augmenter ou diminuer la largeur de la colonne L chez le bouton gauche de la souris d s que la colonne a atteint la bonne taille Pour afficher cacher une colonne Seules les colonnes de la partie droite sont facultatives par d faut toutes les zones de la fiche sont reprises Vous pouvez s lectionner les zones cacher ou afficher l ascenseur horizontal
26. Si vous avez opt pour un mode d envoi par e mail tapez l adresse e mail de votre correspondant ou recherchez la dans la liste d adresses de votre bo te de message La derni re adresse utilis e est affich e par d faut AVEC ENCRYPTAGE Cochez cette case si vous voulez prot ger le fichier zip par un mot de passe Tapez le mot de passe et retapez le en guise de confirmation Votre correspondant ne pourra le d compacter que s il dispose du mot de passe 7 Cliquez sur le bouton EXPORTER pour lancer l exportation Si le mode d envoi s lectionn tait fichier WinBooks signale que l exportation est termin e et vous pouvez retrouver le fichier l endroit que vous avez indiqu pr c demment Pour l envoi par e mail voir ci apr s PARTIE 10 gt IMPORT EXPORT DES DONN ES eoo Envoi par e mail Lorsque vous envoyez le fichier d exportation part e mail WinBooks envoie le fichier WinBooksExport zip Diff rentes situations peuvent se pr senter e Vous vous tes d j connect l internet au cours de cette session WinBooks D s que le fichier d exportation est g n r WinBooks l envoie sans demander d autre confirmation e Vous ne vous tes pas encore connect sur l internet ou les param tres de connexion ne sont pas encore connus ou sont incorrects WinBooks ouvre la fen tre de connexion a Conneaon Idenet Wenang does poele chozcn rz lo mode d eoblhesement de la commune Stan sl choque ay Connecter au OR
27. Suivez la proc dure ci apr s si vous voulez cr er un nouveau dossier e partir de z ro le dossier ne contiendra aucune donn e et vous devez introduire vous m me toutes les informations e partir d un autre dossier WinBooks vous pouvez r cup rer les dossiers signal tiques d un dossier existant dans WinBooks le dossier de d monstration ou un dossier que vous avez cr Cette m thode vous permettra de d marrer plus rapidement Vous pouvez galement cr er un nouveau dossier avec r cup ration d un dossier cr dans le logiciel comptable Cubic for Dos Cubic est une marque d pos e de Exact Group dans ce cas toutes vos donn es existantes donn es signal tiques et critures seront r cup r es Vous trouverez les instructions appropri es l cran d aide du logiciel WinBooks suivant 3 11 Gee Roc doii A1 D s un dole E F cun re le docs d un euie mom nens den un dass Wire PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES p L4 d e Tant que vous n avez pas cliqu sur le bouton CR ER vous pouvez annuler la proc dure ou revenir une tape pr c dente en cliquant sur le bouton appropri 1 Si ce n est d j fait refermez le dossier activ ex le dossier de d monstration 2 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option CR ER DOSSIER 3 Suivez les instructions de l assistant et entrez successivement les informations suivantes Li aleon d un mire dosse
28. TUE Ty RSNZ 1020 0 j Hee Fun 1F3 Modiher EimewiFTa Ture lEs e Cliquez sur SELECT pour importer l criture dans l cran d encodage e Toutes les donn es de l criture type sont reproduites dans la fen tre d encodage e La variable SUPPLIER NAME CUSTOMER NAME pour une vente qui appara t dans la colonne de commentaire est remplac par sa valeur c est dire le nom du fournisseur client pour une vente e La r f rence fournisseur est compl t e avec le fournisseur du dictionnaire si elle tait rest e vide lors de l appel du dictionnaire 170 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Adapter les montants de l criture En ins rant l criture type avec son d tail dans l cran d encodage WinBooks r injecte galement les montants pris en compte lors de l enregistrement Lorsque vous modifiez le montant global WinBooks vous offre 2 possibilit s 1 Si vous cliquez sur OUI dans la bo te message WinBooks recalcule pour vous la nouvelle r partition au prorata de celle enregistr e au dictionnaire 2 Si vous cliquez sur NON WinBooks garde les montants enregistr s au dictionnaire vous d introduire les nouvelles valeurs Lorsque l criture type a t r cup r e dans l cran d encodage il vous reste malgr tout la libert d en modifier le d tail comme dans le cas d un encodage ordinaire Associer une criture type la fiche de tiers Si un fournisseur ou
29. WinBooks 3 0 pr voit la possibilit d imprimer un listing d taill plus clair et plus complet que la version officielle exig e par le L gislateur Cette liste d taill e permet un meilleur contr le du listing annuel client e e e Regroupement WinBooks 3 0 autorise le regroupe S lection Fichier istings snrasis tva AT ANT o un m me support informatique t Fiche C Wrbook3 E epon z iie r le ielav niacom 5 A Il as Va RTE La nouvelle option Regroupement por vers se me D nommstion Eurem Comptotte Pliu e Listings annuels TVA permet de 1000 BAUXELLES Contate fom MAS cr er un fichier unique regroupant is E des fichiers de listing Tva pr alable Cortonu du chies E Ap ment g n r s pour chaque dossier via l option Listing annuel Tva gen COMPTABILIT G N RALE gt Introduisez le nom du fichier unique cr er gt Compl tez les informations compl mentaires n cessaires l impression du document d accompagnement gt En cliquant sur le bouton Ajouter s lectionnez un par un les fichiers pr alablement cr s pour chaque dossier Au fur et mesure la zone Contenu du fichier se compl te gt Via le bouton Effacer vous supprimez le fichier pr alablement s lectionn et mis sous bande bleue dans la zone Contenu du fichier En cliquant sur le bouton Imprimer le fichier est cr et le document d accompa gnement est imprim La derni re page est usag
30. Winbooks lors de l encodage d une criture pour voir comment importer une facture de vente il suffit d en encoder une dans Parfilux et d aller inspecter dans le fichier ACT de Parfilux comment l criture comptable a t g n r e N anmoins une s rie de champs peuvent tre laiss s blanc ils seront compl t s automatiquement par Winbooks lors de l import Dans les fichiers facultatifs on range les informations signal tiques des comptes clients fournisseurs et g n raux les journaux des devises des codes postaux et des r f rences de tables pr sentes dans les critures de l ACT Les informations servent mettre jour le fichier correspondant dans le dossier cible Importation de fichiers de liaison au format CPTLINK de Cubic facultative En plus du format natif de Winbooks par d faut l importation de fichiers destin s au CPTLINK de Cubic une marque d pos e de Exact Group est g r e WB Import LinkFormat wbCubic Un pr processing convertit les fichiers de liaisons Cubic en fichiers de liaison Winbooks Test de la validit des fichiers import s obligatoire avant de proc der l importation d finitive Avant l importation proprement dite le programme effectue une batterie de tests pour v rifier la coh rence des fichiers d importation quilibre comptable num rotation structure PARTIE 14 gt IMPORTATION DE DONN ES EXTERNES DANS WINBOOKS Cette op ration va ventu
31. ation du dossier vous avez fix les bornes de l exercice comptable et le type de p riodes L utilisation de p riodes facilite les consultations et les ditions et permet en outre le calcul des d clarations p riodiques de TVA ee implication de la p riode sur la d claration TVA et autres impressions e La d claration TVA tient compte de la p riode d encodage et non de la date du document Ainsi une facture du 30 mars encod e en retard dans la p riode d avril figurera sur la d claration d avril et non sur celle de mars Vous pouvez g n rer une d claration trimestrielle m me si vous travaillez en p riodes mensuelles e C est galement la p riode et non la date qui sera prise en compte lors de l dition des diff rents documents tels que les journaux balances p riodiques historiques p riodiques etc ee o Choix de la p riode Dans les encodages WinBooks propose une p riode e Lors de la premi re criture dans un journal il s agit de la premi re p riode apr s la p riode d ouverture ou de report de l exercice s lectionn lors de l ouverture du dossier e Parla suite le programme proposera toujours la derni re p riode d encodage utilis e pour le journal s lectionn La p riode propos e peut tre modifi e convient cependant de respecter les principes suivants e est impossible de s lectionner une p riode cl tur e e La validation se fait par type de journal et par p rio
32. cup rer la derni re proposition inject e dans la comptabilit e _WinBooks renvoie la derni re proposition d amortissement enregistr e dans la comptabilit e Cliquez sur EFFACER et confirmez ce choix pour supprimer la proposition de la comptabilit et revenir la situation avant enregistrement 264 CESSION D IMMOBILIS La plus value de r valuation un moment donn l entreprise peut estimer que la valeur r elle d un bien est sup rieure sa valeur comptable Dans ce cas l entreprise va proc der une r valuation laquelle a bien s r une influence sur les critures d amortissement eo Pour introduire une plus value de r valuation S lectionnez le menu IMMOBILIS S du menu principal WinBooks S lectionnez l option OP RATIONS PONCTUELLES du menu S lectionnez l option PLUS VALUE DE R VALUATION du sous menu S lectionnez l immobilis pour lequel la plus value doit tre introduite Introduisez la P RIODE sur laquelle la plus value doit tre imput e la DATE le MONTANT DE LA PLUS VALUE et un COMMENTAIRE ventuel e Cliquez sur ENREGISTRER pour passer les OD correspondantes Cession d immobilise WinBooks prend en charge la cession d un immobilis suite la vente de cet immobilis par exemple ou sa d t rioration Mise part l ventuelle facture de vente les diverses critures relatives la cession sont toutes g n r es automatiquement par WinBooks Avant d enregistrer
33. d finir des cat gories analytiques 5 Param trer le plan comptable et d finir quels comptes g n raux n cessitent une imputation analytique 6 Choisir les param tres de l encodage pour les imputations analytiques ouverture syst matique de la fen tre des imputations analytiques en cours de saisie ou uniquement sur demande encodage posteriori eoe Activer la comptabilit analytique Pour activer le module de comptabilit analytique pour un dossier e Ouvrir le dossier pour lequel le module de comptabilit analytique doit tre activ S lectionner le menu DOSSIER Choisir l option PARAM TRAGE et ensuite l option G N RAL du sous menu Choisir l onglet COORDONN ES SOCI T Cocher la case ANALYTIQUE dans la liste des MODULES INSTALL S Midis als Le Inoct Expert lines Ea lje aF e Confirmer ce choix FERMER le dossier et l OUVRIR aussit t pour activer le module analytique Le menu ANALYTIQUE a t ajout dans le menu principal WinBooks Dossier Fichier Edition Encodages Facturation Op rations Analptigue Immobilis s Fen tre Aide ee o D finir les sections analytiques Les sections analytiques ou encore les plans analytiques correspondent aux crit res de r partition que l on souhaite d finir et qui sont sp cifiques pour l entreprise On d finira comme premi re section analytique le d partement et comme deuxi me section le dossier LA MISE EN ROUTE WinBooks accep
34. e par le code num rique 99 ou par le code alphab tique CLO e La premi re p riode de l exercice est d sign e par le code num rique 1 la deuxi me par le code num rique 2 etc e Chaque p riode peut galement tre d sign e par un code alphab tique en trois caract res correspondant aux premi res lettres du mois concern JAN FEV MAR AVR MAI JUN JUL AOU SEP OCT NOV DEC FieldName d signe le nom du champ prendre en consid ration Pour conna tre les noms des champs consultez les options de r cup ration des donn es 327 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL Section d signe le num ro ou le libell de la section analytique prendre en consid ration Analytical_ Account d signe la r f rence du compte analytique prendre en consid ration Analytical_Account_End d signe la derni re r f rence du compte analytique prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de comptes General_Account d signe le compte g n ral prendre en consid ration General_Account End d signe le dernier compte g n ral prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de comptes Section2 d signe le num ro ou le libell de la deuxi me section analytique prendre en consid ration Analytical_Account2 d signe la r f rence du compte analytique prendre en consid ration pour la deuxi me section a
35. enregistr WinBooks met jour le solde en bas de la colonne MNT qui correspond au solde initial plus le montant des mouvements Vous pouvez passer la ligne suivante et poursuivre avec le m me extrait le m me num ro de document s inscrit automatiquement dans la colonne DOCUMENT et le curseur passe au dessus de la zone DATEDOC puisqu il s agit de la m me pi ce comptable Vous pouvez adapter la date d op ration Vous pouvez passer un nouvel extrait cliquez pour cela sur le bouton NOUVEAU WinBooks propose automatiquement le num ro de document suivant Vous pouvez quitter l encodage en fermant la fen tre WinBooks vous rappelle le solde final tel qu il doit figurer sur l extrait A vous de d cider si vous voulez quitter l encodage Si vous fermez la fen tre avant d avoir entr le montant de la ligne WinBooks vous signale que vous interrompez l encodage A vous de d cider si vous voulez poursuivre ou interrompre 121 122 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Pour encoder pi ce par pi ce Cliquez sur le menu ENCODAGES Cliquez sur l option FINANCIERS Entrez les donn es de l en t te et notamment le JOURNAL financier et la P RIODE d imputation le solde initial se compl te automatiquement Cochez la case PAR PI CE Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour entrer une nouvelle pi ce avec un nouveau num ro Le curseur se positionne automatiquement dans la premi re ligne en
36. es Celles o le compte g n ral aura un type pr d fini mais o les natures ne correspondent pas donneront un message de conflit et ne seront pas s lectionn es Soit vous attribuez le statut TYPE PR CISER la fiche fournisseur et vous attribuez rigoureusement la nature des frais aux comptes g n raux En g n rant les listes choisissez dans les fournisseurs et comptes g n raux d finis comme comptes 281 50 Ainsi pour les fournisseurs prestataires de plusieurs types de frais c est le compte g n ral qui reprendra la main et d terminera la nature de frais du relev Par exemple un revendeur un courtier auquel on paie une commission mais auquel on rembourse ventuellement certains frais ou qui on offre certains avantages en nature minitrip etc Une m thode mixte est galement possible ainsi on peut imaginer avoir certains fournisseurs prestataires d un seul type de frais c est dans leur fiche que sera indiqu la nature des frais tandis que d autres fournisseurs par LES OP RATIONS COMPTABLES contre occasionnent plusieurs sortes de frais auquel cas il vaut mieux mettre le TYPE PR CISER et laisser la main au compte g n ral c est l qu on indiquera la nature de frais Et enfin si l on a peur d oublier quelqu un s lectionnez tous les fournisseurs Seules alors les imputations sur des comptes g n raux de type 281 50 pour des fournisseurs non d finis 281 50 soit qu ils ne le sont pas soit qu
37. graphiques et s utilise en g n ral pour les titres du layout et des colonnes Pour agrandir ou pour diminuer l espace sur fond blanc cliquez sur l ic ne NE pour vous mettre en mode s lection et pointez la limite inf rieure de la partie sur fond blanc D s que le curseur se transforme en croix gardez le bouton gauche de la souris enfonc et glissez la limite vers le bas ou vers le haut pour agrandir ou pour diminuer l espace sur fond blanc e La partie ditable sur fond gris est r serv e aux champs et a un caract re r p titif Cette partie repr sente un enregistrement par exemple les donn es d un client Une ligne rouge s pare la partie ditable de la partie non ditable qui elle est r serv e aux valeurs qui remplaceront les champs lors de la g n ration de la liste Pour agrandir ou pour diminuer l espace ditable sur fond gris cliquez M sur l ic ne pour vous mettre en mode s lection et pointez la ligne rouge D s que le curseur se transforme en croix gardez le bouton gauche de la souris enfonc et glissez la ligne rouge vers le bas ou vers le haut pour agrandir ou pour diminuer l espace que vous r servez pour une ligne ou un enregistrement 6 Cr ez l en t te de la liste et des colonnes en cliquant dans la barre d ic nes sur l ic ne pour cr er une zone de texte E pour ins rer un graphique pour tirer une ligne Apr s avoir s lectionn l ic ne ad quate pos
38. soit le compte de base c est dire le compte g n ral de charge ou d investissement soit un compte centralisateur sp cifique Quel est le d lai de paiement que vous appliquez en g n ral vos ventes Cliquez sur ENREGISTRER pour sauvegarder vos modifications ou sur ANNULER pour quitter sans enregistrer e o o Principe Les comptes centralisateurs ont un double but globaliser les critures imput es sur les comptes de tiers en les imputant automatiquement sur les comptes collectifs automatiser l encodage des critures par la pr d finition de comptes d imputation pour des critures fr quentes telles que l imputation de la TVA d escomptes de frais A LES COMPTES CENTRALISATEURS Si vous n avez pas r cup r de plan comptable lors de la cr ation du dossier il est conseill de le cr er avant de renseigner les comptes centralisateurs Il est toutefois possible de cr er les comptes au fur et mesure En revanche si vous avez r cup r le plan comptable type fourni avec le logiciel ou celui d un autre dossier il suffit de v rifier les comptes centralisateurs install s et si besoin en est de les adapter Encodez les avec soin car un compte centralisateur sur lequel il y a eu des imputations ne pourra plus tre modifi Encodez les tous m me ceux qui vous semblent superflus Par exemple l encodage des financiers n cessite la d finition pr alable des centralisateurs pour les d
39. une balance client pour un compte centralisateur d termin 67 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Les mentions de la declaration TVA Avec WinBooks vous imprimez vos documents administratifs tels la d claration la TVA et le listing annuel TVA sans utiliser de formulaires pr imprim s WinBooks produit ces documents conform ment aux normes de l Administration de la TVA Il faut pour cela indiquer ici les informations qui doivent y figurer nom de la soci t nom du signataire de la d claration e o o Pour renseigner les mentions de la d claration TVA 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option G N RAL 2 Cliquez sur l onglet TVA 3 Cliquez sur ENREGISTRER pour sauvegarder vos modifications ou sur ANNULER pour quitter sans enregistrer La liste des journaux Pour la saisie journali re de vos op rations comptables WinBooks a pr vu six types de journaux ventes notes de cr dit sur ventes achats notes de cr dit sur achats journaux financiers et journaux d op rations diverses Afin de vous permettre de d marrer rapidement WinBooks a install d office lors de la cr ation du dossier une table comprenant d j les journaux dont chaque soci t a besoin e un journal de ventes e un journal de notes de cr dit sur vente e un journal d achats e un journal de notes de cr dit sur achat Vous pouvez en cr er d autres en fonction de vos bes
40. w RE LEO e en E Cam Aj 3 ver C I T ej e Eniez un code i pumnal Pour un dossier sans TVA la partie droite de la fen tre n est pas visible L ENCODAGE DES FACTURES eeo 1 re m thode la r partition TVA se fait de concert avec l imputation comptable Apr s avoir entr le compte g n ral dans la partie de gauche vous pouvez imm diatement sp cifier quel est le r gime TVA auquel le montant imputer sur ce compte est soumis D s que vous appuyez sur la touche ENTER apr s avoir entr le code TVA une ligne en gras reprenant le code TVA et la base taxable est automatiquement g n r e dans la partie de droite Seul le montant de la TVA est modifiable dans la partie de droite Si vous avez introduit plusieurs fois le m me code TVA dans la partie imputations comptables les montants seront automatiquement regroup s sur une m me ligne dans la partie r capitulatif TVA Cette m thode permet un encodage tr s rapide des factures sp cialement lorsque la fiche tiers comprend d j le compte d imputation et le code TVA par d faut ee o 2 me m thode la r partition TVA et l imputation sur le compte g n ral ne se font pas simultan ment La partie gauche est donc uniquement consacr e la ventilation des montants hors TVA et ne reprend aucune information relative la TVA Pour ce faire il faut laisser blanc la zone du code TVA dans la partie gauche Dans la partie de droite vous devez alors
41. 2 Une feuille pour tous les dossiers Les donn es relatives chaque dossier sont stock es dans des parties diff rentes de la m me feuille de calcul Excel Pour effectuer des comparaisons entre les dossiers il faudra s lectionner successivement les parties de la feuille qui correspondent aux diff rents dossiers et ex cuter les op rations suivantes e Ouvrir le dossier ainsi que l ann e concern e via le menu WinBooks e Choisir le sous menu CALCULER dans le menu WINBOOKS de Excel e Choisir l option CALCULER LA S LECTION L encore ces diff rentes manipulations peuvent tre enregistr es au sein d une macro Excel Wnbocks Window H ls Ouvre un doser Ferm doser Sc Comptes G rer au Analytique Cerks Feri seurs Taber Takie Las tio Chrit l F7 Cormoldroon de ides La Feuille active CHE A PE hogie SQL toutes kes feies LCtrib k ef Pi LT it i Hule PE 10 053 00 708 49 G 479 35 506a 90 10032 06 6 063 43 6 061 43 o 00 TANT 40 B1 436 B d 00 9 00 15 997 63 29 01167 0 00 2 M FHT 17 97663 OFFICE API Consolider des listes La consolidation des listes est destin e comparer les valeurs contenues dans deux ou plusieurs feuilles de calcul La comparaison porte sur les feuilles de calcul s lectionn es d un m me classeur et sur les champs s lectionn s dans les feuilles de calcul La consolidation fera appara tre les valeurs comparables soit en les sommant soit en les pl
42. Encoder une 0 D 156 CONSULTER MODIFIER L ENCODAGE gt Rechercher une criture 158 gt Modifier une criture 160 gt Supprimer une criture 161 LE DICTIONNAIRE D CRITURES gt Le dictionnaire 162 gt Enregistrer une facture en cours d encodage 162 gt Enregistrer les financiers ou les OD en cours d encodage 164 gt Ajouter un document existant dans le dictionnaire 165 gt Organiser et consulter le dictionnaire 165 gt Faire appel au dictionnaire en cours d encodage 167 gt Adapter les montants de l criture 168 gt Associer une criture type la fiche de tiers 168 LES OP RATIONS COMPTABLES gt Encoder une situation d ouverture 169 gt La validation des critures 171 gt Les d tures p riodiques 173 gt Ouverture et cl ture d un exercice 176 gt Fiches 281 50 et relev r capitulatif 325 50 180 gt R valuation des journaux financiers en devise 184 gt R valuation des postes en devise 185 gt Extourne 187 PARTIE 4 La TVA gt La nomenclature des codes TVA 191 gt Etablir la d claration TVA 193 gt Etablir le relev intracommunautaire 196 gt Etablir le listing annuel TVA 197 PARTIE 5 La facturation gt La facturation WinBooks gt La mise en route Principe du param trage de la facturation Activer la facturation D finir les comptes centralisateurs sp cifiques D finir les param tres pour l encodage et la comptabilisation gt D finir les layouts gt Les artides Le fichier
43. Je en lan ri itt EU har LA MISE EN ROUTE eo o Cl multiple de r partition analytique Dans la pratique de la r partition analytique il se peut que l on choisisse d effectuer une r partition forfaitaire pour certains achats Prenons le cas des frais de photocopies Nous avons d fini la section analytique d partement et pour cette section les comptes administration comptabilit marketing production sales et services Pour plusieurs raisons on peut estimer raisonnable d imputer de fa on forfaitaire 40 du montant des factures de photocopies sur le d partement administration 20 sur le d partement comptabilit 20 sur le d partement marketing et encore 20 sur le d partement sales Pour effectuer cette r partition jusqu pr sent il fallait calculer les valeurs correspondantes ce pourcentage du montant imputer et introduire les montants correspondants dans chaque d partement WinBooks vous facilite le travail en proposant de d finir un compte analytique qui se charge du calcul de la r partition analytique Pour cr er un compte cl de r partition multiple e Choisir le menu ANALYTIQUE l option COMPTES e Choisissez le plan la section analytique concern le d partement dans notre exemple e Cliquez sur nouveau pour cr er le compte cl multiple Encodez le CODE et le LIBELL et cochez la case CL MULTI
44. La LISTE DES DOCUMENTS COMPL TER permet de contr ler la concordance entre les imputations analytiques et les imputations de la comptabilit g n rale pour la s lection introduite La s lection porte sur les plans analytiques les journaux et les p riodes La liste signale tous les documents pour lesquels les montants imput s dans la comptabilit analytique diff rent des montants imput s en comptabilit g n rale que ces diff rences soient d lib r es ou le r sultat d une erreur l encodage WinBooks accounting LA GESTION DES IMMOBILIS S LA GESTION DES IMMOBILISES Le module de gestion des immobilis s donne aux comptables et gestionnaires d entreprises les moyens de suivre sans difficult l volution des valeurs immobilis es au fil du temps permet ainsi de visualiser les diff rentes tapes de la vie du bien acquisition amortissements ventuelle r valuation et finalement r alisation Ce module traite automatiquement les modes conventionnels d amortissement lin aire d gressif acc l r selon une fr quence mensuelle trimestrielle ou annuelle Chaque entreprise peut ainsi d terminer ses propres r gles d amortissement dans le respect des limites impos es par la r glementation l gale en la mati re La gestion des immobilis s dans WinBooks a t con ue avec le souci constant de rester d un usage la fois souple et facile Le param trage permet de consid r
45. Le plus souvent vous allez lettrer les critures au moment de l enregistrement du paiement dans les financiers Vous allez effectuer le lettrage lors de l encodage si tous les documents lettrer existent Dans le cas contraire vous devez le faire apr s coup dans l historique des comptes Ce sera par exemple le cas si vous avez re u Un acompte La facture n existant en g n ral pas au moment de l enregistrement du paiement vous allez simplement enregistrer le montant pay et effectuer le lettrage apr s coup c est dire d s que la facture existe En revanche si la facture existe vous allez lettrer l acompte et la facture au moment de l enregistrement de l acompte et apurer la facture soit au moment o vous enregistrez le paiement du solde soit apr s coup dans l historique eo Pour lettrer un paiement 1 Encodez le paiement 2 Dans les lignes d imputation tapez un espace dans la colonne ll pour acc der aux factures du client ou fournisseur s lectionn 3 Cliquez sur le bouton POINTER pour chaque document lettrer 4 Cliquez ensuite sur le bouton S LECTIONNER Si vous avez s lectionn plusieurs documents c est le montant total qui sera repris dans la ligne d imputation 5 l ic ne ou ll s affiche dans la colonne lil indiquant que le document est lettr et ou apur Si vous pointez l ic ne de lettrage avec la souris sans cliquer dans une ligne termin e WinBooks affiche le journal d imp
46. M Aubore tquenrent rs de lernccage Cun aha T Encodeg de a icha mmeobid sost rien Made d anelisrement O O O Sp Flu ah Dee o al Fr quence d amcnisemert EpDestion al ee Sous classes de comptes demandant un traitement dans le module des immobilis s Cette rubrique est utile seulement si la case AUTOMATIQUE LORS DE L ENCODAGE D UN ACHAT est coch e Dans ce cas la fen tre d encodage des immobilis s sera ouverte automatiquement pour tout achat imput un des comptes appartenant une des sous classes d finies ici Par d faut toutes les sous classes de 20 27 sont concern es par la gestion des immobilis s Sous clats s de compte demandant un tatement dans le module des mmobio s W datt raer Exemple 20 21 22 23 24 27 ee Comptes d imputation automatique Cette rubrique permet de d finir les comptes d imputation n cessaires dans le cas d une op ration ponctuelle La fiche signal tique de l investissement Pour tre pris en consid ration comme immobilis et faire l objet d un calcul ventuel d amortissements chaque investissement doit tre d fini comme tel Sa fiche signal tique doit tre compl t e pour en d finir les principales propri t s Selon le param trage la fiche signal tique relative un investissement sera appel e soit au cours de l encodage des achats pour peu qu il y ait imputation sur un compte d investissement soit de fa on ind pendante
47. On Li T iF CHARGES ERIRMDERES b5 puii EL 1E ii DONERE Ebat Ra ER LB im T 13 2 VOVA CHARGES EIRE tou us T 4 a PO HA Tableau de bord e Hl pret 325 326 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL e Ins rer une fonction dans la feuille de calcul L insertion d une fonction WinBooks dans une cellule de la feuille de calcul ob it aux r gles g n rales de l insertion des fonctions Excel Pour obtenir le r sultat d un calcul Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir le r sultat Pour faire appel une fonction WinBooks Soit vous cliquez sur l ic ne dans la barre des ic nes Soit vous s lectionnez le menu INSERTION de Excel l option FONCTION Soit vous cliquez sur l ic ne c t de la zone de formule vous s lectionnez AUTRES FONCTIONS dans la liste d roulante des fonctions disponibles S lectionnez WinBooks dans la liste des CAT GORIES DE FONCTIONS Coller une lisncison Finances Lace beurre Recherche amp Mano Pince de denses Arena Fa i n adane CHina ai ARESE a Juu Ear e Cuis ae i diu d rinon b rahab his isoa dab dbr eani Choisissez la fonction WinBooks qui vous int resse dans la liste des fonctions droite de la fen tre et cliquez sur OK Introduisez la valeur du ou des arguments pour lesquels vous souhaitez effectuer le calcul m w y AccHalaoceCum 00000 dec 799900 hervat w resuitar de la balance des comptes depis de d but
48. TVA en base taxable et en montant TVA Il ne vous reste plus qu v rifier si les montants propos s correspondent aux montants inscrits sur la facture et le cas ch ant rectifier le montant de TVA Dans ce type d encodage les zones TVA et BASE se modifient uniquement dans le volet IMPUTATIONS COMPTABLES TVA Cette zone reprend le code TVA s lectionn dans la ligne d imputation BASE s agit de la base taxable qui servira la d claration TVA Cette zone reprend automatiquement le montant imput sur le compte dans la ligne d imputation Si le montant de la facture n est ventil que sur une ligne la base taxable correspond au montant total hors TVA TVA qui est calcul e en fonction du code TVA utilis Si vous ventilez le montant de la facture sur plusieurs lignes vous avez entr vous m me le montant imputer et WinBooks calcule nouveau le montant de la TVA en fonction du code TVA LE R CAPITULATIF TVA MONTANT TVA Il s agit du montant de la taxe qui sera imput e sur le compte centralisateur ad quat En fonction du code TVA s lectionn WinBooks mettra galement la grille ad quate de la d claration TVA jour Vous pouvez rectifier ce montant Des diff rences d arrondi peuvent en effet appara tre suite la d composition en montant taxable et en montant de TVA ou par le fait que vous avez regroup plusieurs lignes de la facture en fonction du code TVA Ce montant sera recalcul si vous modifiez
49. WinBooks refuse toute imputation sur ce compte analytique Le blocage d un compte analytique se justifie par exemple dans le cas d une section analytique de type chantier D s que le chantier est termin et que tous les co ts et revenus qui y sont li s ont t imput s il est utile de bloquer le compte pour viter toute nouvelle imputation Introduire un LIBELL explicatif par exemple Marketing Dade quasi af Liebe Maika TE Introduire ventuellement une cat gorie analytique ou cliquer sur l ic ne pour acc der la table des cat gories analytiques Cliquer sur ENREGISTRER et r p ter l op ration pour les autres d partements administration ventes et production Fermer la fen tre et d finir si n cessaire les comptes des autres sections analytiques d j d finies La fen tre des comptes analytiques renvoie une fen tre de type liste avec toutes les donn es enregistr es dans les fiches du compte analytique ainsi que le solde d j imput Cette fen tre pr sente les m mes caract ristiques que la vue liste en g n ral L onglet HISTORIQUE donne acc s une vue de type critures avec des caract ristiques similaires La partie en en t te permet d effectuer les s lections choix de la section analytique de l ordre de tri du compte analytique tandis que la partie principale de la fen tre donne les informations pour la s lection introduite ET ai PRH iiem sion Fi critures Du
50. a posteriori 255 260 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S Quel que soit le param trage une fiche peut tout moment tre d finie ind pendamment des achats et rappel e l cran en proc dant comme suit e S lectionnez le menu IMMOBILIS S du menu principal WinBooks e S lectionnez l option INVESTISSEMENTS du menu e La fen tre pr sente l ensemble des investissements d j d finis sous forme de LISTE avec le rappel de leurs caract ristiques e Chaque investissement peut tre s lectionn en cliquant sur la ligne correspondante l onglet HISTORIQUE donne le d tail des critures qui le concernent tandis que l onglet FICHE pr sente ses caract ristiques d finies lors de l encodage e Pour d finir un nouvel investissement cliquez sur NOUVEAU et compl tez les zones de sa fiche signal tique Les valeurs pr sent es par d faut peuvent ventuellement tre modifi es via l option param trage ee Rubrique Identification Cette rubrique regroupe les donn es d identification de l investissement On y retrouve les champs d identification habituels R F RENCE introduisez une r f rence unique pour d finir l investissement dans la suite du programme BLOQU Cliquez sur l ic ne pour bloquer cet investissement Lorsqu un immobilis est bloqu il n en sera pas tenu compte dans le calcul des amortissements immobilis en attente d un traitement sp cifique appropri M MO Cliquez sur l ic ne pou
51. alors l cran suivant R p tez l enregistrement pour chaque utilisateur Cette proc Cettte proc dure permet l enregistrement d utilisateurs au niveau de la licence dure est n anmoins facultative Terminal services Code Administrateur requis jji i i Si un utilisateur unregistered ATTENTION Veuillez mtrodure le login du SYSTEME D EXPLOITATION et non le login WinBooks ainsi que le type d acc s Login DS actuel PFLUXO003 tente de rentrer dans Winbooks Cette op ration est irr versible v rifier l orthographe du login avant de valider son cette fen tre a ppara t automati enregistrement M Terminal services Enregistrement des utilisateurs quement Evidemment une fois Enemon f que l utilisateur est registered Type d acc s Users Full 10 licencels disponible s sur 10 la fen tre n appara plus lors Flie AT A des logins successifs Si le Terminal Server est connect l internet I est videmment de la plus haute importance de d terminer correctement les droits d acc s des utilisateurs 1 Au niveau du syt me d exploitation interdire l acc s en lecture criture certaines parties priv es du disque 2 Au niveau de Winbooks interdire l acc s certains dossiers mais galement certaines fonctions d un dossier Dans une fiduciaire il est galement capital d assurer le cloisonnement correct entre les dossiers des diff rents utili
52. amortissements compl mentaires ou exceptionnels quand pour des raisons conomiques la valeur comptable d passe la valeur d utilit Le m canisme est identique celui des reprises d amortissements Deux comptes centralisateurs doivent galement tre pr ablement d finis Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option IMPRIMER S lectionnez l onglet Immobilis s La liste 276U connue galement sous le nom Liste de d duction pour investisse ment est imprim e par WinBooks selon le format officiel On distingue 3 parties que WinBooks compl te dans leur int gralit PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 Nouveaut s En visualisant la liste cran certaines modifications peuvent encore y tre ap port es manuellement via le bouton Modifier Au niveau du fichier des immobilis s il y a lieu de compl ter pr alablement chaque bien concern en lui affectant le code 276U ad quat e e e Param trage e a Param trage fichiers Fiches Client F oumisseur Plan comptable Fiche Aticle Fiche immobilis Liste des zones disponibles 7 r D scriptif des zones Pour acc der la d claration 276U il est n cessaire de pr alablement installer la zone param trable Code 276U dans le fichier des immobilis s Dossier Para m trage Fichiers Onglet Fiches Immobilis s MODE TERMINAL SERVEUR INSTALLATION DE WINBOOKS EN MODE TERMINAL SERVEUR En mode Terminal Server tout le proces
53. appara t d s que vous consultez les mouvements analytiques apr s enregistrement pa Analytique ACHATS 2006019 d j imput agi A INF CRM Lx WAM NFORMAT MARKET TOAD INF R FT TALES OT IMEDA STE 244 LA MISE EN ROUTE Fameux gain de temps lors de l encodage Une cl multiple peut en contenir une plusieurs autre s vous permettant un double clatement Dans notre exemple la cl SALES pourrait tre multiple et tre ventil e en SALES EXPORT SALES NATIONAL D autres plans analytiques peuvent galement contenir des cl s multiples Le tout mis ensemble vous obtenez des possibilit s de ventilation analytique extr mement sophistiqu es Comme WinBooks clate automatiquement les imputations sur cl multiple lors de l enregistrement vous ne trouverez jamais d imputation enregistr e sur ces cl s En effet elles auraient fait double emploi avec les imputations sur les cl s primaires Lors de l enregistrement l imputation sur cl multiple est remplac e par les imputations sur cl s primaires au prorata des pourcentages d finis ee o D finir des cat gories analytiques La d finition de CAT GORIES ANALYTIQUES est facultative Ces cat gories permettent d effectuer des s lections plus fines lors de l impression des listes analytiques au m me titre que les cat gories d finies pour les clients fournisseurs ou pour les comptes g n raux chaque com
54. ation d un compte client La manipulation est la m me pour les autres types de compte L explication est bas e sur l utilisation des touches de fonction mais le m me r sultat peut tre obtenu en utilisant la souris Pour cr er un compte 1 Activez F6 pour acc der au compte client Si vous tes dans une autre fonction telle l encodage d une vente il vous suffit de cliquer sur 4 hauteur de la zone R F RENCE TIERS pour obtenir le m me effet 2 Activez F5 pour acc der aux fiches des comptes 3 Cliquez sur le bouton NOUVEAU ou ALT N ou F9 pour ajouter une nouvelle fiche de compte 4 Entrez les donn es obligatoires pour pouvoir sauvegarder le compte la r f rence du client et le nom de la soci t ou le libell du compte g n ral PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES 5 Cliquez sur le bouton SAUVER ou ALT S o END pour enregistrer le compte Le bouton ABANDON permet d abandonner la cr ation sans quitter les fiches des comptes les donn es ne seront pas enregistr es e e e Modifier un compte Lorsque les donn es signal tiques d un compte changent vous devez adapter sa fiche La r f rence du compte ne peut plus tre modifi e d s que les informations ont t sauvegard es Pour modifier un compte 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes Activez F5 pour activer la vue FICHE Recherchez le compte modifier en vous servant de l
55. aussi bien des documents valid s que des documents ouverts il est d office affich avec mention du nombre total de documents et du nombre ouvert w Vabidatbon des citures N Tas les jours T Uniquement les joumaus podana des document arets CI 3 documents ouers d decureend aid s CT 4 dscumente mres d cuments ouvents E documents ouverts i diamen ouvrent A cures gima E dacement ouvert 3 docoments airyetts decument ouvert f documents oiie l cocuments dont uwar T document ouel 1 document oire 1 document ciwel J LI J C H C E J o U i C1 A dazeni Que eris Les p riodes marqu es en rouge sont des p riodes cl tur es celles en vert sont des p riodes non encore cl tur es celles en jaune appartiennent un journal bloqu lors d un export fiduciaire WinBooks signale le cas ch ant les ruptures trous dans la num rotations des pi ces d un journal LES OP RATIONS COMPTABLES 5 Cliquez dans la colonne VALIDER hauteur de chaque p riode dont vous souhaitez valider les num ros de documents mentionn s Vous pouvez encore changer d avis et d cocher des cases ou tout fait abandonner la validation en cliquant sur le bouton ANNULER 6 Cliquez sur le bouton EX CUTER pour que les documents soient valid s 7 Confirmez la validation en tenant compte qu elle est irr versible e Si vous avez coch la case UNIQUEMENT LES JOURNAUX CONTENANT LES DOCUMENT
56. bouton OK lorsque WinBooks signale que la restauration s est effectu e avec succ s Lorsque vous ouvrirez le dossier ainsi r cup r WinBooks vous invitera r indexer les fichiers En effet les index ne sont pas copi s lors d un backup L option de transfert est pr conis e pour les dossiers tablis en r seau mais qui peuvent ponctuellement tre mis jour localement sur un poste fixe o un portable par exemple Ce sera le cas pour un dossier accessible sur le r seau mais dont on souhaite faire une copie sur PC portable pour pouvoir travailler un autre endroit la maison chez le client pour une fiduciaire Il importe dans ce cas que les donn es du r seau soient bloqu es en criture en attendant les donn es mises jour sur le portable Toute cette gestion mise jour et blocage est prise en charge par l option transfert WinBooks reconna t automatiquement les chemins d acc s le sens de la copie et les fichiers qui doivent tre transf r s Pour r aliser un transfert e Choisissez le menu DOSSIER l option TRANSFERT e WinBooks vous indique dans quel sens il propose d effectuer le transfert une mise jour des donn es de l unit locale avec les donn es du r seau ou l inverse selon l endroit o se trouve le dossier courant e Cliquez sur SUIVANT e Compl tez ventuellement la zone de COMMENTAIRE Celui ci ainsi que la date l heure et l auteur du transfert sont communiqu s tout
57. celui du fichier CODA et non le total des montants lettr s comme c est le cas habituellement eo o Les tapes du lettrage des CODA dans WinBooks e S il y a un VCS le mouvement est lettr imm diatement avec la facture correspondante LES EXTRAITS DE COMPTES CODIFI S e S il s agit d un virement collectif il est imput sur le compte centralisateur virement mis et WinBooks recherche un lettrage pour ce compte si le centralisateur a bien t d fini comme lettrable e S il s agit d un code OP RATION pour lequel un compte a t d fini le paiement est imput sur ce compte e Si comme le propose WinBooks par d faut la recherche par num ro de compte bancaire a t activ e le montant est imput sur la r f rence associ e si elle existe dans la table et un lettrage est recherch sur ce compte sur base du montant et de la communication recherche du num ro de facture dans la communication e En d sespoir de cause le montant est vers sur le compte d attente ee La table de correspondance des comptes bancaires Par d faut WinBooks m morise de mani re transparente les num ros de compte bancaire Il cherche non seulement un num ro de compte dans les fiches signal tiques clients fournisseurs mais il enregistre galement dynamiquement les num ros de compte suppl mentaires pour les utiliser lors de la prochaine injection En effet lors de l tablissement de la proposition de paiement ains
58. cette soci t CIV S lectionnez dans la table des civilit s le titre de la personne de contact PAYS S lectionnez dans la table des pays le pays du client Ce code ISO pr c dera automatiquement le code TVA du client Lors de l encodage d une criture le programme tiendra compte du pays dans le choix des codes TVA codes nationaux intracommunautaires extracommunautaires fout en vous laissant la possibilit de choisir un autre code TVA DEVISE S lectionnez dans la table des devises la devise habituelle du client Cette devise sera propos e d office mais pourra tre modifi e lorsque vous encoderez une facture pour ce client Laissez cette zone vide si la devise du client est celui du dossier N TVA Indiquez si le client est assujetti et le cas ch ant son num ro de TVA exon r ou non assujetti WinBooks utilise le r gime de TVA pour l laboration du listing TVA client entre autres Si vous avez compl t le code pays celui ci pr c de le n de TVA Le programme contr le la validit des codes TVA belges Ne tapez que les chiffres du n de TVA les s parateurs points tirets tant pr enregistr s Pour les autres pays de l U E WinBooks propose automatiquement le format d encodage ad quat PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES CAT GORIE Si vous avez d cid de vous servir de cat gories pour subdiviser votre fichier des clients il est conseill de compl ter cette i
59. claration AVEC D TAIL DES CASES Cochez la case pour obtenir la suite de la d claration la liste des documents raison de 3 par ligne intervenant dans le montant calcul de la case TVA par case et par p riode Bien que gourmande en terme de place cette possibilit vous permet de reconstituer sans difficult la d claration TVA sans l aide des journaux LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Pour modifier les montants des cases 1 Apr s avoir entr les crit res de s lection cliquez sur le bouton VISUALISER 2 Cliquez ensuite sur le bouton MODIFIER dans la barre de commande de la fen tre s Moddecaten de La d claration TWA x Taves d duetbiles Di comphe bral Op rations Tende Inloumencss grar 3 Cliquez sur l onglet modifier et entrez vos modifications le plus souvent dans la colonne intitul e CORRECTION 4 Apr s avoir modifi tous les onglets qui vous int ressent cliquez sur le bouton MODIFIE la d claration TVA est mise jour WinBooks sauvegarde vos modifications dans des fichiers sp cifiques ce qui vous permet tout moment de revoir une ancienne d claration Si vous faites de nouveaux encodages dans une p riode la d claration sera automatiquement mise jour et ce avec sauvegarde de vos modifications manuelles 293 254 PARTIE 9 gt IMPRESSION e o o D claration TVA lectronique EDIVAT Dans le cadre du projet EDIVAT vous avez la possi
60. cne kbe dong ibed 4 sons bre Dirqgierent der ores metals Si n cessaire modifiez l emplacement de la zone de saisie dans la fiche en proc dant comme pour toute zone pr param tr e Cliquez sur le bouton ENREGISTRER et confirmez l enregistrement 2 D finir les COMPTES G N RAUX confidentiels Dans le menu FICHIERS choisir COMPTES G N RAUX S lectionner le compte qui doit devenir confidentiel et cliquer sur l onglet FICHE Cocher la case CONFIDENTIEL dans la partie inf rieure de la fiche signal tique Cliquer sur SAUVER pour enregistrer la modification R p ter l op ration pour tous les comptes g n raux que vous souhaitez rendre confidentiels LOGBOOK 3 Imposer les RESTRICTIONS AUX UTILISATEURS e Dans le menu DOSSIER s lectionnez l option UTILISATEURS SOCI T S e Dans la liste des utilisateurs d j d finis s lectionnez celui qui n est pas autoris visualiser les montants imput s sur les comptes confidentiels Si n cessaire ajoutez un nouvel utilisateur e Cliquez sur MODIFIER pour modifier le statut de l utilisateur s lectionn e Dans la partie inf rieure de la nouvelle fen tre relative aux droits d acc s cochez la case TOUS LES ACC S SAUF e Dans la liste d roulante s lectionnez VOIR LES COMPTES CONFIDENTIELS et cochez la case pour imposer la restriction correspondante Ihat d aceks M Toutes acc s dmne traleur i Tous let scc t rai Hodie lez code jouri
61. comptes 2 Recherchez le compte 3 Activez F3 pour consulter la vue TOTAUX 4 l cran est divis en 3 colonnes s lectionnez dans la colonne de votre choix CH ANCIER AU et entrez la date par rapport laquelle vous voulez calculer ce qui est chu et ce qui est choir Vous pouvez imprimer l ch ancier d un ou de plusieurs comptes en imprimant la 1 balance g e e e o L volution du chiffre d affaires Le chiffre d affaires d un compte tiers tient compte des montants imput s sur le compte hors TVA Dans WinBooks vous pouvez consulter le chiffre d affaires pour 1 2 exercices r parti par p riode et suivre ainsi l volution du chiffre d affaires Pour consulter l volution du chiffre d affaires d un compte tiers 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Recherchez le compte 3 Activez F3 pour consulter la vue TOTAUX 4 l cran est divis en 3 colonnes s lectionnez dans chaque colonne CHIFFRES D AFFAIRES et L EXERCICE dont vous voulez consulter le chiffre d affaires Ala s1010 accounting AVANT D ENCODER DANS WINBODKS AVANT D ENCODER DANS WINBOOKS Les principes d encodage l enregistrement des pi ces comptables ou les encodages constitue le noyau de toute comptabilit Sa finalit est multiple la mise jour des journaux comptables du grand livre des balances p g g n rales et de tiers l tablisse
62. comptes de votre plan comptable Il se base pour cela sur le PCMN fourni en standard Il suffira ensuite de compl ter manuellement les comptes n ayant pas de correspondance dans le PCMN Ces derniers sont ceux que vous avez ajout s en fonction de votre activit Pour le param trage du libell alternatif voyez l aide en ligne L encodage des pi ces comptables Afin d automatiser le plus possible l encodage de vos pi ces comptables en fonction de vos habitudes et des besoins comptables de la soci t g r e PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES dans ce dossier vous avez la possibilit de d finir certaines valeurs par d faut Celles ci seront propos es mais il vous est toujours possible de les changer au cas par cas lors de l encodage des pi ces comptables e o o Pour param trer l encodage des pi ces comptables Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option G N RAL Cliquez sur l onglet ENCODAGES et s lectionnez les valeurs par d faut qui vous conviennent e Est ce que la soci t est soumise la TVA e Allez vous encoder des pi ces comptables en d autres devises que la devise de base e Quels sont les codes de TVA qui reviennent le plus souvent lorsque vous encodez les achats et les ventes e Dans le cas d achats avec une TVA partiellement d ductible quelle est la part de la TVA qui est d ductible Et quel compte faut il affecter la part non d ductible
63. contient pour chaque code TVA les param tres permettant une mise jour automatique des grilles correspondantes de la d claration TVA Les comptes d imputation de la TVA sont pr d finies dans les comptes centralisateurs Cette liste est accessible tous les endroits du logiciel o vous pouvez s lectionner un code TVA fiches des comptes encodages La sous division des codes TVA a t tablie en suivant les r gles suivantes ee 1 re sous division codes TVA du type vente ou du type achat Liste des codes TVA DS ce FF tounes eiea Mawchandre a Beng al beyes diya LE aep e Pr tlahors d Sois tangs Le Cocontiactant immo 6 Inb ihisement Locontactar trontsho Vimoe Erbalsgs Co sgngt VEC Core SC 1 Auers amps 44 Aie emphons Eden due Cu a Lite des codes TY Hanna F Tous bei codes Vente Coconracmtans E Vente las Coaltatn TE Vidanoes Evbalags Consqe L Core SC Aiete empia A Adtetr s emotont slluence au C ATA PARTIE 4 gt LA TVA e e o 2 me sous division en fonction du type d op ration M Liste d s codes TVA Vertes smpi aoia ea P rot a lt CourniLan i ae LE Dans E lentes COCO E irnom Ventes Tay Eganin Vidine Erballrgss Consgn t Li boose SE Aiie Cemolions A Ares eaempbcnt milien p L ATA e Op rations nationales avec des soci t s localis es en Belgique e Op rations intracommunauta
64. cr ation du dossier Diff rentes possibilit s d acc s en fonction de vos habitudes de travail souris clavier et tout moment encodages s lections sans devoir quitter la fonction en cours LES FICHES DE COMPTES e Acc s par le menu FICHIER e Acc s par la barre des ic nes E pour les Comptes g n raux pour les Clients et pour les Fournisseurs e Acc s par les touches de fonction F8 pour les Comptes g n raux F6 pour les Clients et F7 pour les Fournisseurs e La pr sentation des crans est identique et correspond la logique suivante e S lection du compte dans la barre d informations e S lection d une vue FICHE LISTE ECRITURES TOTAUX en fonction des informations dont vous avez besoin e S lection d une commande relative la vue affich e en fonction de l action que vous voulez effectuer exemple LETTRER dans la vue CRITURES ARTHUR RAIH PE AEFOS LES SLIHLPNE AUDIGZABAR AL BIG ZABAR ALDACE ALICE BEGGF BE BOP HELGANET HELGA NEI CASABLANCA CASA BLANDA WinBooks vous propose une vid oformation sur la gestion des comptes laissez vous donc guider dans la d couverte de cette gestion voir aide en ligne les premiers pas dans WinBooks Les fiches de comptes e Les comptes clients La touche F6 donne acc s la gestion des comptes clients La fiche signal tique du client contient d une part des renseignements sur son identit tels son nom et son adres
65. dans des exercices IALS TOUS ARCHIVES En efiet par d faut Winbocks garde continuellement en igne les historiques i complets des comples lettrables Utilisez cette proc dure soil pr alablement l ellstement de comptes obsol tes dans les signal hques et balances solde nul mais pr sence de mouvements letir s dans d s exercices archiv s sot pour all ger les historiques de certains comptes Celte proc dure est im versible m is les mouvements ellac s restent n anmoins toujours disponibles dans le dossier archive Vous deviez pr ciset le type de comple et uns date de traitement qui ne peut tre post tieure la date de cl ture du demier exercice atchiv Apr s calcul Winbooks vous permettra de s lectionner d selectionner mdrviduellement les comptes traiter S lectionner le type de compte Comptes g n raux 5 Bens O Fournisseurs Efiacement des lettrages ant rieurs la date 31 12 2002 Suivant Pr cisez le type de compte sur lequel vous souhaitez lancer la proc dure d effa cement et introduisez la date pivot WinBooks pr sente ensuite un tableau reprenant pour chaque compte le nombre de mouvements effacables sur base de votre s lection Vous s lectionnez et d s lectionnez un compte en cochant la case situ e dans la derni re colonne Vous avez galement acc s l historique des comptes Lorsque votre s lection est effectu e lancez l op ration d effacement en cliquant
66. dans la partie droite de la liste permet de voir les autres colonnes 1 2 3 4 Cliquez dans l en t te d une colonne un menu d roulant appara t Cliquez sur l option PERSONNALISER les zones coch es sont affich es les zones non coch es sont cach es Cliquez sur les zones coch es pour les cacher ou sur les zones non coch es pour les afficher Les colonnes correspondantes sont maintenant affich es cach es Pour d placer une colonne Vous pouvez changer l ordre des colonnes de la partie droite en les d pla ant 1 2 Pointez l en t te de la colonne d placer le curseur change de forme Cliquez sur le bouton gauche de la souris la colonne est marqu e en une autre couleur Pointez maintenant l en t te de la colonne s lectionn e en gardant le bouton gauche de la souris enfonc l intitul de la colonne s lectionn e se d tache de la colonne Glissez tout en gardant le bouton gauche de la souris enfonc vers la gauche ou vers la droite le curseur chang de forme indique o vous vous trouvez Lorsque le curseur indique l endroit qui vous convient l chez le bouton q q q gauche de la souris la colonne a t d plac e PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Pour sauvegarder la disposition des colonnes 1 Cliquez dans l en t te d une colonne un menu d roulant appara t 2 Cliquez sur l option SAUVER DISPOSITION COLONNES voire disposition est
67. dans un autre r pertoire e La partie droite de la fen tre donne la liste des feuilles de calcul enregistr es dans le classeur s lectionn e Pointez dans la liste toutes les feuilles de calcul que vous souhaitez ajouter dans le classeur ouvert e Cliquez sur AJOUTER pour ins rer dans le classeur ouvert la ou les feuilles de calcul s lectionn es e Si n cessaire faites de m me avec les autres classeurs disponibles e Cliquez sur QUITTER pour fermer la fen tre PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL eee Effacer la feuille Cliquez sur l option EFFACER LA FEUILLE du menu WINBOOKS dans Excel pour effacer le contenu de la feuille de calcul active La feuille elle m me n est pas supprim e ee o D sactiver WinBooks Cet outil permet de supprimer le lien entre WinBooks et Excel Cette op ration se justifie dans des cas tout fait particuliers D s que WinBooks est d sactiv le menu WinBooks dans Excel dispara t Pour d sactiver WinBooks dans Excel e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e Choisissez option D SACTIVER WINBOOKS du sous menu OUTILS e Cliquez sur OUI Pour r tablir ce lien ult rieurement e S lectionnez le menu OUTILS de Excel e Choisissez l option MACROS COMPL MENTAIRES e Cochez la case WINBOOKS for Excel e Cliquez sur OK pour activer le lien et obtenir nouveau le menu WinBooks dans Excel ee o R tablir la liaison du classeur avec WinBooks Certains classeurs peuven
68. de lesercge jusgu be penade mancconse Ex peri de kamile y iiia ai ST a iren LEi ere ce ER OFFICE API e Cliquez sur OK pour visualiser le r sultat dans la cellule s lectionn e au d part Le r sultat est calcul pour les donn es du dossier actif eeo La syntaxe Les fonctions WinBooks dans Excel suivent des r gles de syntaxe identiques aux autres fonctions Excel Le nom de la fonction est suivi de ses arguments plac s entre parenth ses et s par s par des points virgules Les arguments alphab tiques sont plac s entre guillemets Certains arguments sont obligatoires d autres sont optionnels ee o Les arguments Account d signe le compte prendre en consid ration Si on encode 700000 la fonction s applique au compte 700000 uniquement dans le cas d une num rotation en 6 chiffres si on encode 700 la fonction s applique tous les comptes dont le num ro commence par 700 si on encode 7 la fonction s applique tous les comptes dont le num ro commence par 7 AccountEnd d signe le dernier compte prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de comptes Period d signe la p riode prendre en consid ration Les p riodes sont d sign es par un code en trois lettres ou par un chiffre selon la codification ci dessous e La p riode de report est d sign e par le code num rique 0 ou par le code alphab tique REP e La p riode de cl ture est d sign
69. des documents dont les montants ne sont pas imput s dans la comptabilit Pour chaque type de document vous pouvez cr er autant de layouts que vous le souhaitez layout sp cifique pour une imprimante layout diff rent selon que l on utilise du papier pr imprim ou non texte ou couleurs modifi s 209 PARTIE 5 gt FACTURATION WinBooks est livr avec plusieurs layouts de factures de notes de cr dit et de documents autres Pour cr er vos propres mod les vous pouvez e accepter sans modification un layout parmi ceux qui sont propos s e accepter un layout parmi ceux qui sont propos s et le modifier ensuite pour l adapter vos besoins ajouter un logo C est sans conteste la m thode la plus adapt e pour personnaliser facilement les diff rents documents e accepter le layout vide parmi ceux qui sont propos s et sp cifier ensuite toutes les zones et les valeurs que vous voulez voir figurer sur votre document La cr ation d un layout pour les documents de la facturation se fait selon les m mes principes que la cr ation des autres layouts param trables ee o Ajouter un layout de facture Avant d diter votre premi re facture note de cr dit vous devez choisir un layout pour chaque type de document e Cliquez sur le menu DOSSIER e S lectionnez l option PARAM TRAGE et l option DESSIN FACTURE du sous menu e Dans la liste d roulante TYPE s lectionnez le type de document pour leque
70. des ventes par article S lectionnez le crit re de tri pour diter la liste par r f rence num ro OU par nom S lectionnez les articles que vous voulez voir para tre sur la liste plage de num ros ou de noms cat gories journal de ventes date de la transaction Cochez la case pour obtenir une liste qui concerne UNIQUEMENT LES ARTICLES MOUVEMENT S Cochez la case pour obtenir une liste avec un HISTORIQUE GLOBALIS c est dire une seule ligne par article avec le total des ventes en quantit et en valeur La LISTE DES STATISTIQUES CLIENTS Pour obtenir les quantit s et montants des ventes par client S lectionnez le crit re de tri pour diter la liste par r f rence ou par nom S lectionnez les clients que vous voulez voir para tre sur la liste plage de r f rences ou de noms cat gories journal de ventes date de la transaction Cochez la case pour obtenir une liste qui concerne UNIQUEMENT LES ARTICLES MOUVEMENT S Cochez la case pour obtenir une liste avec un HISTORIQUE GLOBALIS c est dire une seule ligne par article avec le total des ventes en quantit et en valeur 231 PARTIE 5 gt FACTURATION La LISTE DE STOCK Pour obtenir une liste tri e de tous les articles du fichier des articles avec leurs caract ristiques e S lectionnez dans la liste d roulante le premier crit re de tri pour diter la liste e Faites une s lection des articles sur base de ce crit re e Choisisse
71. dire de faire pr c der le num ro proprement dit par l ann e 2003nnnn o nnnn repr sente le num ro Vous pouvez forcer une rupture de num rotation en modifiant simplement le num ro qui vous a t propos WinBooks vous demande alors confirmation En principe cette rupture se justifie seulement lors du passage un nouvel exercice et si vous souhaitez recommencer une nouvelle num rotation cette occasion CLIENT Tapez la r f rence du client en entier tapez uniquement le ou les premiers caract res de la r f rence ou s lectionnez le dans la liste des clients en cliquant sur le bouton LOUPE Si le compte client n existe pas encore vous pouvez le cr er sans quitter l encodage en cours Apr s s lection du client le pav d adresse est automatiquement compl t avec les donn es provenant de la fiche signal tique LE CLIENT COMPTOIR Si vous avez param tr une r f rence client comptoir et que vous s lectionnez cette r f rence pour le client le pav d adresse devient accessible l encodage Vous pouvez encoder les coordonn es du client Elles sont enregistr es pour le document mais ne sont pas stock es dans le fichier des clients DATE Le programme propose la date du jour Vous pouvez la modifier Le programme accepte seulement les dates comprises dans l exercice comptable s lectionn l ouverture du dossier WinBooks signale galement si vous encodez une date ant rieure celle
72. document s inscrit automatiquement dans la colonne DOCUMENT et le curseur passe au dessus de la zone DATEDOC puisqu il s agit de la m me pi ce comptable Vous pouvez adapter la date d op ration e Passer une nouvelle pi ce comptable en cliquant sur le bouton NOUVEAU WinBooks ouvre une nouvelle fen tre vierge et propose le num ro suivant que vous devez confirmer avant de poursuivre e Quitter l encodage en fermant la fen tre A I vous sera impossible de quitter l encodage ou d encoder une nouvelle pi ce comptable tant que la pi ce comptable en cours n est pas en quilibre Pour le reste l encodage des OD tant fort similaire celui des financiers reportez vous ce chapitre pour une description d taill e de l encodage ou voyez l aide en ligne Encodage des op rations diverses el d D P PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES CONSULTER O MODIFIER L ENCODAGE Rechercher une crit Dans WinBooks il est possible de rechercher une criture qui correspond des crit res tr s pr cis Cette proc dure de recherche est int gr e dans la proc dure d encodage des financiers et OD tapez dans la zone TYPE en vue de retrouver une criture mais est galement accessible partir du menu WinBooks Pour effectuer une recherche 1 Cliquez sur l option RECHERCHE dans le menu ENCODAGES 2 Entrez les PARAM TRES DE RECHERCHE dont vous disposez k FPaam hes de recherche
73. dossier e o Les clones Il est possible de faire d river les droits d un utilisateur le CLONE de ceux d un utilisateur de r f rence le MASTER ainsi que d un dossier de r f rence Les m mes droits et dossiers que Genoa al Par d faut le clone aura acc s aux avec par d faut ceux d finis dans EE l m mes dossiers que le master avec les m mes droits que ceux d finis dans le Anner dossier de r f rence Il est bien entendu permis de donner des droits sp cifiques un clone pour cer tains dossiers Pour ce faire il suffit de d finir ces droits sp cifiques en entrant dans chaque dossier concern Pour les autres dossiers le clone gardera les droits du master WinBooks d termine donc les droits d un clone qui se connecte dans un dossier de la fa on suivante Niveau 1 Si le clone dispose de droits sp cifiques pour ce dossier WinBooks charge ces droits sinon passe au niveau 2 Niveau 2 Si ce pour ce dossier des droits ont t d finis pour le master WinBooks charge ces droits sinon passe au niveau 3 Niveau 3 WinBooks charge les droits du master d finis dans le dossier de r f rence e o o Cr ation d un dossier En cr ation d un dossier WinBooks a rajout e la possibilit d encoder imm diatement un code utilisateur diff rent du code utilisateur SYSTEM Cet utilisateur aura donc acc s au dossier apr s cr ation Si vous encodez un code de type MASTER les clones qui en d pen
74. dossier Cochez cette case pour tenir compte aussi des factures libell es dans d autres devises gt REPRISE DU COMMENTAIRE SI COMMUNICATION VIDE Cochez la case pour inscrire le commentaire comptable de l criture dans la communication si cette derni re n a pas t remplie 4 Cliquez sur le bouton OK pour afficher la liste des factures d achat qui devraient tre pay es la proposition est tri e par r f rence fournisseur Vous pouvez changer l ordre de tri dans la bo te d roulante TRI Les titres des colonnes modifiables sont marqu s en bleu p le Cliquez d abord dans la ligne et ensuite dans la zone modifier e Par d faut la communication est une communication sous forme structur e La touche F2 permet de commuter entre une communication sous forme structur e et une en format texte e Seules les factures dont toutes les donn es n cessaires au paiement et notamment le num ro de compte sont s lectionn es par d faut et entrent en ligne de compte pour le calcul de la zone TOTAL VIREMENTS S LECTIONN ES D cochez la case S L pour exclure les factures que vous ne souhaitez pas payer la zone TOTAL VIREMENTS S LECTIONN S est automatiquement recalcul e tia Cochez ventuellement UNIQUEMENT VIREMENT S S LECTIONN S pour ne NH voir que les factures coch es e La zone SOLDE CUMULATIF correspond au solde actuel du journal financier affich en regard de la zone COMPTE DONNEUR D ORDRE d duction f
75. du document pr c dent FACTURER Lors de la comptabilisation automatique WinBooks impute cette facture ou cette note de cr dit dans la p riode correspondant cette date ce propos ne perdez pas de vue que c est la p riode d imputation qui d termine le calcul de la d claration TVA Une facture dat e du 15 11 2002 sera ainsi imput e automatiquement dans la p riode novembre 2002 DEVISE La devise du dossier est propos e par d faut sauf si vous avez associ une autre devise au client s lectionn Vous pouvez la changer si n cessaire Les prix unitaires sont exprim s dans la devise retenue Le cours trouv pour cette devise est affich c t de la devise Modifiez le si n cessaire Les imputations comptables sont automatiquement converties en euros sur base de ce cours ECH ANCE Si un d lai de paiement a t pr vu dans la fiche client celui ci est propos par d faut et la date d ch ance correspondante s affiche galement Pour modifier le d lai de paiement cliquez sur la loupe et s lectionnez le code qui convient dans la table des d lais de paiement La date d ch ance d termine si une facture est chue et s il faut par cons quent envoyer une lettre de rappel Elle sert galement de point de d part la consultation de l ch ancier du client et l impression de la balance g e LE LIBELL Le fait d introduire un libell pour le document pr sente plusieurs avantages
76. e dans les fiches signal tiques Si vous avez choisi une fr quence annuelle veillez s lectionner les p riodes de limite de l exercice pour g n rer les OD d amortissement e Cliquez sur OK pour cr er le fichier temporaire des OD d amortissement e WinBooks pr sente ce stade une proposition pour le calcul des OD d amortissement Dans cette proposition vous pouvez si n cessaire introduire un COMMENTAIRE et ou modifier la zone MONTANT e Cliquez sur QUITTER pour maintenir le fichier temporaire mais sans int grer cette proposition la comptabilit La prochaine fois que vous demanderez le CALCUL DES AMORTISSEMENTS WinBooks pr sentera directement cette m me proposition e Cliquez sur ANNULER pour supprimer le fichier temporaire et la proposition correspondante La prochaine fois que vous demanderez le CALCUL DES AMORTISSEMENTS WinBooks vous proposera nouveau la fen tre de s lection des p riodes e Cliquez sur ENREGISTRER pour int grer les donn es de cette proposition la comptabilit et confirmez ce choix Calcul des amoitiscements an 2000 D c 2000 Cormresr pegit ersari par JO sen mtas ans lejme CEA MO Cocunert nl S nose Dec DE Pour supprimer le dernier enregistrement e S lectionnez le menu IMMOBILIS S du menu principal WinBooks S lectionnez l option CALCUL DES AMORTISSEMENTS du menu e Cochez la case R CUP RER LE DERNIER CALCUL D AMORTISSEMENT et cliquez sur ok pour r
77. e introduisez ventuellement la r f rence d un client pour une liste concernant ce client uniquement Si Consultation de documents 7 Tii fi COMME F Fi 2p0028 Chenis a HIOA a Date Commesm Deme Foraldec Stat FAC 20005 FAC 200062 FAC 20007 HILARI IILAN MILAM MILAN MILAN HILAM TA i00 1112200 10 0 2000 15 05 2000 14 0000 365 534 Impe 1 402 8 ouae Er l E 254 15 impna TIEI I mpm 27I oge Hisionque FA e La liste donne une s rie d informations g n rales pour chaque document et notamment le fait qu il ait t imprim ou non e Pour visualiser un document tel qu il a t encod s lectionnez le dans la liste et cliquez sur le bouton HISTORIQUE Impression diff r e Avec WinBooks vous pouvez soit imprimer tout de suite un document encod via la facturation soit enregistrer ce document pour l imprimer plus tard Pour imprimer un ou plusieurs documents enregistr s au pr alable e Cliquez sur le menu FACTURATION et choisissez l option IMPRESSION e S lectionnez le type du document et le crit re de tri utiliser 225 PARTIE 5 gt FACTURATION e Cliquez sur filtre pour affiner la s lection en introduisant une plage de num ros ou de dates un code journal ou un client Par d faut la liste donne uniquement la liste des documents qui n ont pas t imprim s Cochez la case DOCUMENT IMPRIM pour une liste compl te S bection
78. effectuer vous m me la r partition TVA qui s impose s lectionner le code TVA d finir la base taxable soumise ce r gime TVA et adapter ventuellement le montant TVA propos Dans cette m thode il n existe aucun lien entre les deux parties d cran except que le total des imputations partie gauche doit tre gal au total de la base taxable colonne centrale partie droite Cette m thode sera principalement utilis e pour les factures o la ventilation dans les comptes g n raux doit se faire suivant une subdivision diff rente de celle de la base taxable Un cas sp cial d application de la 2 me m thode est la facture de TVA pure Dans un tel cas vous n inscrirez rien dans la partie de gauche mais vous entrerez le code TVA et le montant de TVA associ dans la partie de droite Quelle que soit la m thode utilis e l encodage se trouve grandement facilit par l utilisation judicieuse de valeurs par d fauts pour les comptes d imputations et TVA ainsi que par l utilisation du dictionnaire pour les critures r p titives ou complexes 107 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES WinBooks vous Encoder une facture note de cr dit propose une vid oformation sur l encodage des factures de ventes et d achats pour lancer celle ci voyez page 29 l encodage d une facture de vente se fait dans un journal de type ventes celle d une note de cr dit sur vente dans un journal de type N C ventes
79. en ligne Windows a t int gr e dans WinBooks Nous rappelons ici les du clavier vous principes de ce type d aide permet l acc s direct la fonction d aide la touche F1 ou cliquez sur e Pour afficher de l aide relative la fonction WinBooks activ e tapez e Pour afficher le sommaire de l aide cliquez dans le menu AIDE sur l option AIDE EN LIGNE ou activez la touche FI Winfookz dossier it de E Fremer pas dance wia ff stat afin de faire face la sp cifir H D tinea i peer ms e Double cliquez sur une des Fr La lce de 1e M Cliquez sur be bouton SUIVANT entrees du sommaire A EE Emegiha ainaka j Piina n an CREFR n Fa e R Inchabes eri r teau 5 met te a A Le amia senli la ga uche pour obtenir de l ai Ur Arian miik teati fichisre amp LE EE iy ir avancement de la proc dure de cr ation est de sur un sujet particulier Li Cr er un dees affich p JEE ii l explication appara t dans E F cup erk M Aiie anid int la fen tre de droite i Ger des uiisabm LJ Parrain urio DT Cv le dosses A Picie du PaCo gt Si vous double cliquez sur un E Le covidonr DE Parametrar le dossi r balis iti titre symbolise par un petit livre E k evoa co D G int lus droite dacti i z lent lue droite daot es Murder aj f 4 i I Ej Lerodagee erm ou faites un simple clic ik IELI es romii d an pe af il j Sur 1e signe quI le preceqe vous verrez appara
80. enregistrer L exercice comptable Lors de la cr ation d un nouveau dossier vous avez d fini les bornes de l exercice comptable que vous allez g rer dans ce dossier et indiqu le type de p riodes mensuelles ou trimestrielles ENCODAGE DES PI CES COMPTABLES 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option G N RAL 2 Cliquez sur l onglet EXERCICE COMPTABLE Dans certains cas vous pourriez tre amen allonger l exercice comptable Il s agit d une op ration exceptionnelle Gestion du libell alternatif chaque compte g n ral de votre plan comptable vous pouvez affecter deux libell s Le premier libell est le libell principal I est obligatoire Le deuxi me libell est appel libell alternatif I est facultatif Si vous compl tez la zone de libell alternatif vous pourrez choisir de l imprimer sur les diff rents tats comptables en lieu et place du libell principal L utilisation du libell alternatif permet de r pondre par exemple aux besoins suivants e N cessit d imprimer les documents comptables dans une autre langue que celle de la cr ation du dossier e Obligation de fournir des impressions la maison m re en respectant des libell s impos s toutes les soci t s du groupe WinBooks peut si vous le souhaitez compl ter automatiquement la zone de libell alternatif en fran ais en n erlandais ou en anglais pour la majorit des
81. es en bleu 8 Si le solde des critures point es correspond z ro WinBooks propose de les lettrer et attribue un nouveau num ro de lettrage apr s votre confirmation Si le solde est toujours diff rent de z ro vous devez lettrer les critures point es en cliquant sur le bouton LETTRER Annuler le lettrage Vous pouvez tout moment annuler le lettrage des critures Pour annuler totalement le lettrage 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Activez F4 pour consulter la vue ECRITURES 3 Affichez toutes les critures 4 Cliquez sur une criture lettr e 5 Cliquez sur le bouton POINTER toutes les critures avec le m me num ro de lettrage sont marqu es en bleu 6 Cliquez sur le bouton D LETTRER 7 Confirmez que voulez annuler le lettrage 8 Les critures avec le m me num ro de lettrage ne sont plus lettr es la colonne ll est vide et il n y a plus de num ro de lettrage Pour annuler partiellement le lettrage Vous avez la possibilit de ne d lettrer qu une partie des critures portant le m me num ro de lettrage 1 Proc dez comme d crit ci dessus Cliquez sur l criture d lettrer q Cliquez sur le bouton D LETTRER a Le lettrage est annul pour une seule criture la colonne lil est vide et il n y a plus de num ro de lettrage PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES LES EXTRAITS DE COMPTES CODI
82. et rang en lieu s r d cryptez le dossier faites un backup et refaites ensuite l encryptage Apr s encryptage le dossier devient illisible sur le disque pour n importe quelle application externe Foxpro Dbase Excel Access facturation sur mesure li e la comptabilit La copie des fichiers sur un autre support disquette disque amovible reste inexploitable Si vous souhaitez encrypter le dossier tout en permettant l acc s certains programmes externes utilisez dans les programmes externes le driver Advantage ODBC ou Advantage OLEBD voir r pertoire Library sur le CD ROM en sp cifiant lors de l initialisation de la connexion le mot de passe du dossier voir programmeur de l application 357 PARTIE 13 gt S CURIT Comptes confidentiels La possibilit de rendre certains comptes confidentiels est li e au module s curit En attribuant le statut confidentiel certains comptes les montants imput s restent invisibles pour un utilisateur qui n a pas re u l autorisation de les consulter Pour rendre certains comptes g n raux confidentiels 1 Ajouter la zone CONFIDENTIEL dans les fiches du plan comptable e Ouvrez le dossier Choisissez le menu DOSSIER sous menu PARAM TRAGE option FICHIERS Cliquez sur l onglet PLAN COMPTABLE Cochez la case CONFIDENTIEL et confirmez l ajout de la zone Late des rones deponiblez i Darenghl des 2ye Code TVA Lie Ecrhderte Conhdenbe Tina kire 7
83. fois S lectionnez plusieurs documents dans la liste gauche de l cran au moyen de la souris et tout en maintenant enfonc la touche CTRL rajoute le document point ou MAJ tend la s lection jusqu au document point Cliquez ensuite sur le bouton ATTRIBUER Apr s avoir choisi le journal d s que vous sp cifiez le num ro de document de d part WinBooks vous indique le num ro de document de fin les pi ces s lectionn es seront attribu es s quentiellement partir du num ro de d part Les documents s lectionn s doivent videmment se suivre S il y a une rupture dans la num rotation ou s il y a plusieurs documents pour une m me pi ce comptable facture en plusieurs pages documents annexes il faudra proc der attribuer en plusieurs tapes Encrypter les documents scann s Si vous disposez galement du module s curit vous avez la possibilit de crypter les documents scann s Les recommandations g n rales en mati re d encryptage restent d application e Dans la fen tre de gestion des documents s lectionnez dans la liste le ou les documents encrypter Servez vous des possibilit s de s lections multiples pour encrypter plusieurs documents simultan ment e Apr s s lection cliquez sur l ic ne pour encrypter le ou les documents s lectionn s e Entrez une cl de cryptage mot de passe et confirmez en entrant la cl une deuxi me fois e Un document crypt peut tre rapidement
84. fois plusieurs documents qui se suivent traitement par lot Enfin WinBooks permet de visualiser de manipuler zoom rotation loupe annotations et d imprimer les documents scann s que vous les ayez attribu s ou non une pi ce comptable Dans la fen tre de gestion des documents toutes les actions s ex cutent via les ic nes de la barre d ic nes eeo Emplacement et noms des documents scann s et attribu s une pi ce comptable Lorsque vous scannez un document partir de WinBooks le r pertoire propos est d office le sous r pertoire data nom dossier document scan Le nom du document est d office scan_nnn tif o nnn est un num ro s quentiel que WinBooks attribue automatiquement Ensuite lorsque vous l atiribuez une pi ce comptable le document scann est automatiquement d plac vers un autre r pertoire sous un autre nom suivant les r gles que voici e R pertoire de sauvegarde des documents attribu s une pi ce comptable e _ sous r pertoire data nom dossier document e sous r pertoire relatif l exercice e _ sous r pertoire relatif au journal PRINCIPE DE L ARCHIVAGE LECTRONIQUE Exemple Un document attribu une pi ce comptable enregistr e dans le journal Achats de l exercice 2000 dans la soci t Parfilux sera sauvegard dans le r pertoire data parfilux document ex 2000 achats e Nom des documents attribu s une pi ce comptable e code journal e p riode e
85. full 17 z 5 egi I n tait pas pr vu dans la commande initiale mais qu il fait l objet d une commande s par e apr s installation de la comptabilit g n rale Vous recevrez dans ce cas une nouvelle fiche d identification de la licence qui vous permettra d installer le module Office API full en proc dant comme suit Pour installer Office API full dans le cas d une version non fiduciaire e Ouvrez un dossier si ce n est d j fait e S lectionnez le menu DOSSIER le sous menu PARAM TRAGE et enfin l option G N RAL e Dans l onglet COORDONN ES SOCI T encodez le code d installation et le code module qui figurent sur la nouvelle fiche e Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmation Pour installer Office API full dans le cas d une version fiduciaire e Fermez si n cessaire le dossier actif e S lectionnez le menu DOSSIER le sous menu MAINTENANCE et enfin l option ENREGISTRER WINBOOKS e _ Encodez le code d installation et le code module qui figurent sur la nouvelle fiche e Cliquez sur ENREGISTRER 320 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL ee Activer Office API Full Les utilisateurs qui disposent d une licence avec le module Office API full ont acc s au menu suppl mentaire WINBOOKS dans la liste des menus EXCEL Durr un dossier Fermer le dossier actf Comptes Que ATX Chants Fournik seurs Tables Calculer Ajouter une Feudls existante Effacer la Feuille Consolidation d
86. l cran Cliquez sur l ic ne tr de la barre d ic nes pour attribuer le document scann une pi ce comptable ou pour le sauvegarder sous un nom plus significatif sans l attribuer une pi ce comptable SE Milibulion d un docum erni ime adil un aien de pce combhable mutanti so af rom da hohia d cret de houment s echonne F Eecne doma MEME A donn gt A Caibetreuvent QUE J E PI CE COMPTABLE Activez cette option pour attribuer le document scann une pi ce comptable pr cise WinBooks le sauvegardera en fonction du journal et du num ro de document que vous aurez entr s Si vous avez activ la fen tre de gestion des documents partir de l cran d encodage l option PI CE COMPTABLE est d office activ e et le JOURNAL d encodage ainsi que le N DE DOCUMENT de la pi ce comptable actives sont compl t s automatiquement AUTRE DOCUMENT Si vous ne voulez pas attribuer le document scann une pi ce comptable particuli re mais le sauvegarder sous un nom plus significatif que scan_nnn tif en rapport avec son contenu activez cette option ci et attribuez un nom Cliquez sur le bouton ATTRIBUER le document scann a chang d emplacement et de nom Servez vous des ic nes de la barre d ic nes pour manipuler un document scann attribu ou non une pi ce comptable 277 278 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE Pour attribuer plusieurs documents scann s en une
87. la cession d un immobilis dans la comptabilit v rifiez le param trage menu IMMOBILIS S option PARAM TRAGE et assurez vous que les comptes centralisateurs relatifs la plus value et la moins value sur r alisation ainsi que le compte de transfert ont t d finis ee Pour enregistrer la cession d un immobilis dans la comptabilit e Choisir le menu IMMOBILIS S l option OP RATIONS PONCTUELLES et l option CESSION R ALISATION du sous menu e Compl ter les zones de saisie de la fiche de cession R f rence de l immobilis Les informations relatives la valeur d acquisition la plus value act e au montant total des amortissements sur les exercices ant rieurs au montant total des amortissements de l exercice en cours viennent s afficher dans la colonne de gauche 265 266 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S Le pourcentage c d 100 en cas de cession totale et propos par d faut D s que l on modifie ce pourcentage les montants dans la colonne de droite sont adapt s Ces derni res peuvent si n cessaire tre modifi es par l utilisateur La valeur du bien avant cession est d duite de ces montants valeur d acquisition total amorti dans les exercices ant rieurs Les r f rences de la vente code journal num ro de document date de la transaction Le montant r alis c est dire soit le montant de la vente hors TVA soit z ro s il s agit d une d t rioration Le gain p
88. la facture ou de la note de cr dit sont imput es dans la comptabilit dans la p riode correspondant la date du document et dans le journal li au layout de facture Le document est repris dans une liste de documents imprimer e Soit IMPRIMER ce document sans d lai Un document imprim est automatiquement enregistr et par cons quent pass en comptabilit s il s agit d une facture ou d une note de cr dit Si vous souhaitez imprimer le document imm diatement e S lectionnez si n cessaire une autre langue d impression pour le layout La langue choisie par d faut correspond au code langue du client Frances e Cliquez sur le bouton IMPRIMER 223 224 PARTIE 5 gt FACTURATION Si par la suite vous souhaitez imprimer ce document une nouvelle fois Appelez le document l cran en s lectionnant son nom de layout et son num ro Cliquez nouveau sur IMPRIMER Ou utilisez l impression diff r e e Le bouton regrouper Le bouton REGROUPER permet de rappeler l cran le contenu d un document quelconque encod au pr alable pour ce m me client On pourra ainsi r cup rer dans un document de type facture le contenu d un document encod comme devis pour le m me client Cliquez sur le menu FACTURATION et choisissez l option ENCODAGE S lectionnez le layout du nouveau document cr er une facture par exemple introduisez la r f rence du client concern Cliquez sur REGROUPER et c
89. la vue FICHE Ces diff rentes vues des fiches de compte sont galement accessibles par le biais des onglets droite de leur fen tres ENREGISTRER WINBOOKS La licence d utilisation Avant d utiliser ce logiciel nous vous remercions de lire soigneusement les conditions ci dessous Elles constituent un engagement conclu entre vous m me en qualit d utilisateur final et WinBooks s a diteur du logiciel En cas de non acceptation des termes de celle ci vous tes pri de retourner sans d lai le CD Rom et sa documentation dans son emballage intact ainsi que la facture au lieu d achat pour remboursement PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION e o o Propri t intellectuelle Le logiciel WinBooks et sa documentation dont la s a WinBooks d tient les droits de propri t intellectuelle sont des uvres prot g es par la l gislation belge sur le droit d auteur ainsi que par les conventions internationales Vous devez en cons quence traiter le logiciel et la documentation comme n importe quelle autre uvre prot g e par le droit d auteur et en faire un usage strictement conforme aux conditions indiqu es ci apr s e e Octroi de licence WinBooks s a conserve express ment le droit de propri t du logiciel et de sa documentation La pr sente licence vous octroie le droit non exclusif d installer et d utiliser un exemplaire du logiciel WinBooks sur un seul ordinateur en un seul lieu uniquement pour vos bes
90. le plan comptable type propos par WinBooks Vous viterez ainsi un encodage long fastidieux et source d erreurs Utilisez le plan comptable type comme base et ajoutez y les comptes sp cifiques votre activit Votre comptable vous conseillera pour adapter le plan comptable 8 9 Cliquez sur le bouton SUIVANT Cliquez sur le bouton CR ER pour d marrer la cr ation des fichiers comptables L tat d avancement de la proc dure de cr ation est affich R cup rer le dossier d un autre programme dans un dossier WinBooks Les dossiers DOS du programme Cubic sont r cup r s compl tement Cubic est une marque d pos e de Exact Group Voyez le site winbooks be pour la r cup ration des donn es provenant d autres programmes La liste est mise jour r guli rement PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Comme dans le cas de la cr ation d un nouveau dossier vous aurez le choix entre une version d valuation et un dossier normal Dans le dernier cas vous devrez disposer du nom complet de la soci t tel qu il vous a t communiqu lors de votre commande Pour r cup rer un dossier Cubic for Dos voyez l aide l cran du logiciel Winbooks 2 i Bee Be dobines LI Ciaj un dote E Fl cun res le dossier d un euhe pongrenene dans un dase LilinEiacins Ouvrir un dossier existant 1 Si vous venez de d marrer une version enregistr e de WinBooks passez directement l tape 3
91. lesquelles doit porter la r valuation De cette fa on vous pouvez faire une criture de r valuation s par e pour chaque devise Par exemple si vous souhaitez des comptes gain et perte de change par devise Si des critures ont t act es dans plusieurs devises distinctes sur un m me compte de tiers l criture de r valuation g n rera automatiquement une ligne diff rente par devise pour ce compte Effectuer une r valuation s par e par devise est donc int ressante seulement si on souhaite d finir des comptes gain ou perte de change diff rents par devise e Cochez la case CLIENTS pour effectuer la r valuation des critures dans la ou les devises s lectionn es non sold es cette date Introduisez si n cessaire une s lection de clients e Cochez la case FOURNISSEURS pour effectuer la r valuation des critures dans la ou les devises s lectionn es et non sold es cette date introduisez si n cessaire une s lection de fournisseurs e Cochez la case COMPTES g n raux pour effectuer la r valuation du solde des comptes g n raux en devise introduisez si n cessaire une s lection de comptes g n raux e Cliquez sur EX CUTER pour effectuer la r valuation e Pour la ou les devises sp cifi es et la date de r valuation WinBooks calcule pour chaque compte le montant de la r valuation et l enregistre sous la forme d une OD avec contrepartie dans un compte centralisateur de gain ou de p
92. lors de l encodage d un document Dans le cas contraire WinBooks donne le texte du libell Lors de l encodage vous pouvez utiliser le premier libell comme crit re de recherche la place du num ro en appuyant sur la barre d espace IMPUTATION S lectionnez le compte d imputation compte de CA utilis par d faut lors de l encodage des factures Ce compte a la priorit sur le compte d imputation li au client CODE TVA S lectionnez ventuellement le code TVA utiliser par d faut pour cet article lors de l encodage des factures CAT GORIE CLIENT Cat Cheat EL s Attribuez ventuellement une cat gorie client l article PRIX HTVA Entrez le prix unitaire hors TVA Ce prix sera propos comme valeur par d faut lors de l encodage des factures Si vous modifiez le param trage de la fiche article vous pouvez d finir 3 prix de vente suppl mentaires Ceux ci apparaissent sous forme de liste d roulante lors de l encodage eo o historique par article Pour obtenir l historique d un article cliquez sur l onglet CRITURES ou utilisez la touche de fonction F4 dans le fichier des articles 215 216 PARTIE 5 gt FACTURATION Cet historique donne la liste de toutes les transactions o figure l article s lectionn qu il s agisse de factures de notes de cr dit de notes d envoi Il est tri par d faut sur la date de la transaction C RKH3O ROBINSTERN KH 30 WHITE 3 Transact
93. menu g n ral WinBook IMASOC Ha soct t Ex 20011 Noca HSE ITEM Even 29 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Voici les diff rents menus plus en d tail Le menu DOSSIER Les fonctions accessibles diff rent suivant qu un dossier est ouvert ou non Lorsqu aucun dossier n est ouvert Lorsqu un dossier est ouvert G Divi Dase iO a Duvi Dossier Cult par s Fermer Dossier C Cr e Croce E Erger Dossier db Fachier dikg saine Utilisateurs Soci t s Maesrtenance E Maintenance H Param trage E Imprimer Import Esport Quite ijf A Quitter Ctr F4 Le menu FICHIER Le menu EDITION Le menu ENCODAGE ia T ARRS TERES TE R Couper Cile Pepe A o ARA Tika ka Fier Copier Ctrl C EEA a HEE hEn E Coler Cirle saine Rae Fe her E i A Lhercher tre T ET D ao sn T ERA va Taigin Ting Er f rences k pps PRES TRE A h esereges GE D Bo te aus lettres Le menu OPERATIONS Le menu FENETRES Le menu d AIDE Wirements fournisseurs Disposition fen tres CS FE RER Si E E Calculatrice F11 A a EEE e Cl t riadi ES A Le x 1 Flan comptable 434 T akanan Ouverture nouvel Exercice a MNT a ROLE Ces menus peuvent tre adapt s automatiquement par Winbooks en fonction des diff rentes options install es Si Comptabilit analytique nouveau menu ANALYTIQUE Laissez vous guider par nos s que
94. montant imput s inscrit la colonne montant Il s agit l du montant r ellement pay ce fournisseur pendant le courant de l ann e civile Ce montant est calcul sur base du lettrage des factures Cette fonction est donc tr s importante PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES R valuation des journaux financiers en devise Ceci concerne uniquement les journaux financiers cr s dans une devise autre que la devise du dossier et qui ont un cours de change flottant Il s agit par exemple d un journal financier en USD Dans le cas d une devise avec cours de change flottant il peut tre n cessaire de r valuer le compte g n ral associ au journal financier en devise de base afin que le solde de ce compte refl te la r alit du cours de change C est via un journal particulier d op ration diverse appel journal de r valuation qu il est possible d ajuster le solde en devise de base du compte associ au journal financier en devise ee Proc dure 1 Cr er le journal d OD de r valuation si ce n est d j fait Apout d un cide joamnal Code jena Fa liii Penta a oo M Jivnal d op ration drerses Josin d op r hons pumate C daum der crrene M Jini de cie Josn de remens ma O doum der eamailiessmenl e Usama des r vakarmn fnanees Erregelre End Armes Es 2 Encoder dans ce journal les critures de r valuation il devient possible via ce journal p
95. n de pi ce comptable e n de s quence il peut y avoir plusieurs documents pour une m me pi ce comptable Exemple ACHATS_01_3_04 document attach au journal Achats premi re p riode pi ce n 3 et il s agit du 4 me document associ cette pi ce eee Format et r solution des documents scann s Un document scann est sauvegard comme image graphique La plupart des formats courants sont support s WinBooks a cependant opt pour le format TIF Tag Image File puisque ce format permet d ajouter des annotations exemple remarques cachets sur le document scann et de sauvegarder l ensemble Quant la r solution afin d obtenir le meilleur rapport qualit d image taille de fichier WinBooks a pr d fini les valeurs suivantes e document en couleur r solution de 150 dpi e document en noir et blanc r solution de 300 dpi Vous tes libre de changer la r solution dans les param tres du scanner une r solution plus lev e donnera une meilleure qualit d image mais le fichier occupera plus d espace sur le disque Possibilit de traitement par lot Afin d acc l rer le traitement des pi ce comptables num ris es il est possible si vous disposez d un scanner avec chargeur de document de num riser les documents par lot De m me certaines fonctions WinBooks Attribuer une pi ce comptable encrypter d crypter redresser le document charger un background peuvent tre ex cut es s
96. n avez pas encore g n r de proposition Si vous activez cette option alors qu il existe une liste de proposition WinBooks vous demande express ment de confirmer la suppression du fichier existant gt PARTIR DU FOURNISSEUR JUSQU AU FOURNISSEUR S lectionnez ventuellement une fourchette de fournisseurs ou laissez vide si vous voulez tenir compte de tous les fournisseurs Entrez le m me fournisseur dans les deux zones s il est le seul que vous souhaitez payer gt COMPTE DONNEUR D ORDRE S lectionnez le journal financier correspondant au compte bancaire qui sera d bit Ceci est une donn e obligatoire si vous ne le compl tez pas ici vous devrez de toute fa on le faire pour pouvoir effectuer les paiements Enfin si vous avez associ une limite de cr dit au journal financier et que le montant que vous souhaitez payer est sup rieur la limite fix e WinBooks vous le signalera lors de l ex cution des paiements gt CAT GORIE Si vous avez attribu des cat gories vos fournisseurs il est possible de s lectionner une cat gorie pour que seuls les fournisseurs de cette cat gorie soient repris sur la liste PAYER LES FOURNISSEURS gt FACTURES CHUES AU WinBooks reprendra tous les montants chus la date que vous entrez Le programme se base pour cela sur la date d ch ance de la facture gt FACTURES EN DEVISES Par d faut WinBooks tient compte seulement des factures dans la devise du
97. on cr er un ou plusieurs dossiers et vous aurez acc s toutes les fonctions du programme mais de fa on limit e dans le temps C est ainsi que l encodage de pi ces comptables au del de la date limite est refus par WinBooks aussi longtemps que la proc dure d enregistrement d finitive n a pas t effectu e ENREGISTRER WINBOOKS Encodez votre NUM RO DE S RIE Le num ro de s rie est compos de 8 chiffres Il vous a t communiqu lors de votre commande Ce num ro de s rie est personnel et confidentiel nous vous recommandons de ne pas le communiquer des tiers afin d viter des abus C est une information essentielle l enregistrement de WinBooks Si vous ne disposez pas du num ro de s rie contactez votre revendeur D s que vous entrez un num ro de s rie commen ant par le chiffre 1 WinBooks d tecte qu il s agit d une licence fiduciaire et ouvre un second volet compl ter NOAG Le CODE MACHINE est calcul automatiquement Contactez votre revendeur Suivez les instructions pour obtenir votre code d enregistrement Encodez votre CODE D ENREGISTREMENT Cliquez sur le bouton VALIDER pour installer d finitivement WinBooks sur votre ordinateur Le code machine change chaque installation Aussi devrez vous recommencer la proc dure d enregistrement si vous installez WinBooks sur un autre ordinateur ou si suite une panne majeure vous tes amen reformater votre ordinateur En version
98. option PARAM TRAGE et ensuite l option G N RAL du sous menu Choisissez l onglet COORDONN ES SOCI T Cochez la case IMMOBILIS S dans la liste des MODULES INSTALL S Modules m lal s u Fersy w S cu E nono age n nobat Confirmez ce choix FERMEZ le dossier et OUVREZ le aussit t pour activer le module de gestion des immobilis s Le menu IMMOBILIS S a t ajout dans le menu principal WinBooks Les diff rents modes de calcul des amortissements WinBooks autorise trois modes de calcul diff rents pour le calcul des amortissements le mode lin aire le mode d gressif et le mode acc l r LES DIFF RENTS MODES DE CALCUL DES AMORTISSEMENTS La m thode lin aire C est la m thode la plus fr quemment utilis e Dans le cas de la M THODE LIN AIRE le montant total amortir est r parti uniform ment sur le nombre d ann es La m thode d gressive Dans le cas de la M THODE D GRESSIVE le montant amortir diminue dans le temps Cette m thode ne s applique qu certains biens seulement et dans un certain contexte Le taux d amortissement est doubl par rapport au taux appliqu dans le cas d un amortissement lin aire Ce taux est appliqu chaque ann e au montant qui reste amortir Dans la pratique le calcul de ces montants sera galement influenc par deux options param trables dans WinBooks Il s agit en premier lieu du TAUX PLAFONN POUR LE TAUX D GRESSIF c est dire le fait qu u
99. plus grand soin en respectant les majuscules minuscules les espaces les caract res accentu s VERSION Le n de la version est d j compl t MODULES Entrez le string des modules tel qu il vous a t communiqu lors de votre commande CODE INSTALLATION Dans le cas d une version fiduciaire vous devez entrer ici le code installation qui vous a galement t communiqu lors de votre commande Dans le cas d une version mono ou multi soci t s ce code d installation vous sera demand lors de la cr ation du dossier INSTALLER WINBOOKS EN R SEAU Pour une installation en r seau vous devez disposer du module r seau de WinBooks Celui ci permet de travailler plusieurs simultan ment dans les dossiers install s en r seau Si le nombre d utilisateurs connect s augmente si le volume des donn es comptables est important ou si les performances du r seau sont m diocres il sera n cessaire d installer en plus le module Client Serveur Pour commencer e Installez WinBooks sur chacun des postes partir desquels vous souhaitez acc der WinBooks e Enregistrez WinBooks sur chaque poste o le programme a t install INSTALLER WINBOOKS EN RESEAU e D marrez WinBooks et ouvrez le dossier de d monstration PARFILUX sur chacun des postes pour vous assurer que tout est en ordre Avant de travailler en r seau vous devez galement e Configurer le fichier des utilisateurs users dbf pou
100. pouvez restreindre cette liste en s lectionnant d autres bornes de d but et de fin e Imprimer la table des codes journaux Par d faut la liste des codes journaux reprend tous les codes de tous les types de journaux achats notes de cr dit sur achat ventes notes de cr dit sur vente financiers et op rations diverses e Imprimer la table des codes devises Par d faut la liste des devises reprend toutes les devises qu elles aient un cours sp cifi le plus r cent uniquement ou pas Vous disposez de deux options suppl mentaires par rapport aux autres listes de tables pour d finir le contenu de la liste e Imprimer les m mos diff rents endroits du logiciel vous avez la possibilit d entrer les m mos Par d faut la liste des m mos reprend tous les m mos quel que soit leur degr d urgence et quel que soit l endroit o vous les avez encod s Vous pouvez restreindre cette liste en sp cifiant vos crit res de s lection o o Imprimer une liste signal tique param trable En plus des listes standard des comptes WinBooks est pourvu d un certain nombre de listes param trables La mise en page et le contenu de ces listes sont pr param tr s mais vous pouvez les modifier Vous pouvez en outre cr er vos propres listes param trables La m thode de travail pour cr er modifier un layout de liste est identique celle des autres documents param trables rappels factures disponibles dans WinBooks Pour im
101. pouvoir s lectionner une devise Cliquez sur EX CUTER pour que WinBooks g n re la liste des critures correspondant vos crit res de recherche Le nombre d critures reprises sur la liste est affich entre parenth ses dans la barre de titre de la fen tre La liste des documents enregistr s dans le journal s lectionn s affiche les documents sont tri s par n du document Dans le cas d une recherche par montant les documents sont tri s par montant Changez ventuellement l ordre de tri et ou effectuez une recherche sur une colonne particuli re Si l criture recherch e se trouve dans la liste pointez la vous pouvez la visualiser telle qu elle a t encod e en cliquant sur VISUALISER ou vous pouvez effectuer une autre recherche en cliquant sur RECHERCHE auquel cas vous pouvez entrer d autres param tres de recherche Fermez la fen tre quand vous avez termin votre recherche 161 162 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES La proc dure d crite ci apr s s applique tous les types d criture ventes achats O D financiers eee Conditions e L criture n est pas valid e e La p riode n est pas cl tur e e Le journal n a pas t bloqu lors d un export fiduciaire Le cas ch ant vous devez entrer une OD de correction dans une p riode ouverte si l criture a t valid e ou si elle appartient une p riode cl tur e Si la p riode est bloqu e suit
102. proc dez d abord l ouverture d un dossier existant Seul l utilisateur SYSTEM peut changer le mot de passe de l utilisateur SYSTEM L utilisateur SYSTEM peut avoir un mot de passe diff rent pour chaque dossier Le mot de passe des autres utilisateurs s applique tous les dossiers auxquels ceux ci ont acc s 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S 2 S lectionnez la vue RER 3 S lectionnez l utilisateur SYSTEM 4 Cliquez sur le bouton MODIFIER 5 Dans MOT DE PASSE tapez le nouveau de mot de passe 6 Dans CONFIRMATION tapez le m me mot de passe 7 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER GERER LES UTILISATEURS ET LES ACCES Ajouter des utilisateurs Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Seul l utilisateur SYSTEM peut ajouter des utilisateurs Dans le menu DOSSIER cliquez sur UTILISATEURS SOCI T S S lectionnez la vue Cliquez sur le bouton AJOUTER Tapez le NOM de l utilisateur avec un maximum de 15 caract res alphanum riques S lectionnez la LANGUE dans laquelle il va travailler en cliquant sur le bouton correspondant Tapez ventuellement le MOT DE PASSE par lequel il pourra acc der un dossier et le cas ch ant confirmez le en le tapant une deuxi me fois S lectionnez ses droits d acc s Un utilisateur du type administrateur a tous les droits C
103. qui est indiqu Cliquez sur la loupe pour acc der la table des codes langues et attribuer les codes souhait s chaque libell DEFINIR LES LAYOUTS REGROUPEMENT DES M MES COMPTES D IMPUTATION Quand on encode une facture chaque ligne article n cessite un compte d imputation comptable g n ralement un compte de la classe 7 Si cette case n est pas coch e vous trouverez dans la comptabilit autant de lignes d imputation que de lignes articles encod es pour la facture ou la note de cr dit Si cette case est coch e vous trouverez dans la comptabilit une ligne d imputation par compte d imputation Toutes les lignes articles ayant le m me compte d imputation sont regroup es DCT SCANNES Grsh n des ocean scannt m Enregies Sur disque une mage du Cochez la case pour obtenir une version image de la facture et l enregistrer dans le r pertoire des documents scann s D finir les layouts Types de documents et layouts Un layout correspond un mod le de document C est lui qui d termine la mise en page En vous proposant de param trer et donc d adapter ces layouts WinBooks vous offre la possibilit de dessiner en toute libert les documents que vous ditez avec le programme Dans le cadre du module de facturation WinBooks g re trois types de documents e les factures e les notes de cr dit e les autres documents c est dire les devis les notes d envoi Ce sont
104. rences utilisateurs SYSTEM sur une deuxi me carte graphique Nous vous conseillons d utiliser un deuxi me cran pour visualiser les docu ments scann s de mani re ne pas M Extended deskion mode ended de Ma aai encombrer l cran principal servant Main screen width 21120 Main screen height 15360 SET j j l encodage et au format A4 pour M Background WinBooks Startup Sound pouvoir visualiser le document sa taille F Ailicher la barre d outils personnalis e originale MW Afficher le statut de la m moire syst me disponible PRET Il faut indiquer Winbooks d utiliser un desktop tendu et il faut galement indiquer la taille de l cran principal Dans le mode tendu l cran principal r serv aux encodages est l cran de gauche tandis que l cran de droite est r serv la gestion des documents scan n s Il faut galement indiquer Winbooks la taille de l cran principal de gauche De cette mani re m me si la fen tre de Winbooks s tend sur les 2 crans les fen tres d encodage seront centr es sur l cran principal laissant la place libre droite pour la fen tre des documents scann s G n ral D marrage Database Encodagel le Plein cran Pour vous viter le calcul fastidieux des coordonn es de l cran principal il suffit 1 de redimensionner au pr alable la fen tre Winbooks exactement la taille de l cran principal et Winbooks calcu
105. s qu un premier amortissement a t enregistr pour ce bien e Choisissez une fr quence mensuelle pour garder un maximum de souplesse M me si vous optez pour une fr quence mensuelle vous avez le loisir de g n rer une seule OD d amortissement en demandant le calcul des amortissements une seule fois avec des p riodes qui correspondent aux limites de l exercice MODE LIN AIRE D GRESSIF ACC L R Choisissez la m thode de calcul des amortissements qui convient TAUX ANNUEL ET DUR E introduisez le taux d amortissement annuel ou la dur e nombre d ann es prendre en consid ration ANNUIT COMPL TE OU PRORATA Cochez la case ANNUIT COMPL TE pour amortir le montant amortissable annuel dans sa totalit d s la premi re ann e Cochez la case PRORATA pour tenir compte du jour d acquisition et amortir seulement une partie du montant amortissable la premi re ann e Le calcul se fait au prorata du nombre de jours depuis 2003 Pour les immobilis s avec une date d acquisition ou de d but d amortissement ant rieure 2003 le calcul du prorata tait fait en fonction du nombre de mois Un exemple de calcul est disponible dans l aide en ligne AMORTISSABLE D cochez la case pour des investissements non amortissables un terrain par exemple Le bien pourra ainsi figurer dans le tableau des immobilis s puisqu une fiche son nom a t enregistr e CALCUL DES AMORTISSEMENTS ee o Rubrique Comptabilit
106. se faire e avec ou sans les documents scann s et ou attribu s ou d autres documents e avec ou sans blocage des l ments exporter e avec encryptage ou non c est dire prot g par un mot de passe ou non eeo Pour exporter vos donn es comptables l exportation a toujours trait au dossier ouvert 1 Cliquez sur le menu DOSSIER 2 Cliquez sur l option EXPORT l exportation se fait via un assistant qui vous guide travers les diff rentes tapes Cliquez sur le bouton SUIVANT pour passer l tape suivante sur le bouton PR C DENT pour revenir une tape pr c dente enfin sur le bouton EXPORTER pour d marrer l exportation 3 S lectionnez les critures exporter TOUTES LES CRITURES DE L EXERCICE Cliquez sur cette option pour exporter le dossier entier AVEC LES JOURNAUX CL TUR S Par d faut WinBooks ne propose pas d exporter les p riodes et journaux cl tur s si vous exportez toutes les critures 307 gt IMPORT EXPORT DES DONNEES UNIQUEMENT LES JOURNAUX P RIODES S LECTIONN S Cliquez sur cette option et cochez ensuite les journaux et les p riodes exporter WinBooks exporte galement toutes les donn es secondaires c est dire toutes les donn es utilis es comptes tables dans les critures exporter Indiquez ventuellement si vous souhaitez exporter des documents additionnels savoir LES DOCUMENTS SCANN S EN ATTENTE Les documents scann s mais
107. si le serveur n est pas disponible ou si un dossier n est pas sur le serveur WinBooks peut continuer automatiquement en mode traditionnel non client serveur Pour installer WinBooks en mode client serveur il faut au pr alable installer WinBooks en r seau D s que le programme fonctionne correctement en r seau vous pouvez ajouter la couche client serveur Pour une description d taill e de cette installation de WinBooks nous vous renvoyons l aide l cran Ne nee HER 2 Notons toutefois qu il vous est possible d valuer l int r t que peut offrir cette solution pour vous gr ce aux codes provisoires Attention ces codes changent r guli rement Vous devez donc disposer d un CD ROM WinBooks r cent pas plus de 3 mois L aide laquelle nous renvoyons ci dessus vous d taille galement la mani re d utiliser ces codes d valuation Ala s1010 accounting E Rea A 1 appa a 1 4 A j J3 f oy 4 Le N E 4 2 o D CCD D D Co HE 2D WE 2 a SE gt PE 2 4 CREER UN DOSSIER CR ER UN DOSSIER moins d avoir une licence fiduciaire vous devez conna tre le nom exact de la soci t et son code d installation pour cr er un nouveau dossier Ces donn es vous ont t communiqu es lors de votre commande Si vous ne disposez pas de ces informations contactez votre revendeur La cr ation d un nouveau dossier se fait via un assistant qui vous indique la marche suivre
108. sugg re un backup chaque sortie de dossier en d cochant l option backup automatique dans FEN TRE OPTION BACKUP en sortie de dossier 345 PARTIE 12 gt MAINTENANCE Faire une copie de s curit sur Internet Chaque fois que vous faites un backup vous pouvez choisir d envoyer ce backup directement une adresse e mail sp cifique Pour r cup rer la copie de s curit cliquez sur l ic ne de la barre d outils C est le contenu de la bo te mentionn e dans les param tres Internet DOSSIER PARAM TRAGE INTERNET qui est pr sent Vous pouvez t l charger les messages downloader le backup sur votre ordinateur pour ensuite le restaurer et effacer certains backups au cas o la bo te viendrait saturation Les avantages du backup internet Cette fa on de travailler pr sente l avantage de maintenir la copie de s curit un endroit physiquement distinct de l original Le risque qui existe de voir la copie d truite en m me temps que les donn es d origine en cas de probl me avec le disque dur est ainsi vit De plus elle ne n cessite pas de manipulation de support disquette cd Deux facteurs rendent cette op ration particuli rement efficace dans WinBooks e e volume tr s restreint du fichier de backup d l extr me compacit des dossiers comptables WinBooks mais galement aux techniques de compression utilis es associ la g n ralisation progressive de lignes inte
109. supprimer via le popup menu actionn par le bouton droit de la souris Attribuer un document scann une pi ce comptable Apr s avoir scann vos documents vous pouvez les attribuer aux pi ces comptables soit au moment de l encodage soit apr s coup Dans les deux cas l attribution passe par la fen tre de gestion des documents au moyen des ic nes de la barre d ic nes Si le document attribuer n a pas encore t scann vous pouvez encore le faire au moment de l encodage le scanning passant galement par la fen tre de gestion des documents Pour attribuer un document scann une pi ce comptable 1 Activez la gestion des documents en optant pour une des 3 m thodes suivantes e En cliquant sur l ic ne El de la barre d outils de WinBooks e En cliquant sur le menu FICHIER et ensuite sur l option DOCUMENTS r Ces deux m thodes peuvent galement s utiliser partir des encodages e Dans les encodages en cliquant sur l ic ne de l cran d encodage 2 Dans la partie gauche de la fen tre de gestion des documents recherchez le document scann en s lectionnant le LECTEUR le R PERTOIRE et le DOCUMENT Y 3 ATTRIBUER UN DOCUMENT SCANN UNE PI CE COMPTABLE Si la partie de gauche pour s lectionner un document n est pas affich e cliquez sur l ic ne M D s s lection du document scann hauteur de DOCUMENTS le document en question s affiche dans la partie de droite de
110. tapez la r f rence correspondant au type de compte s lectionn Si dans cette derni re zone vous avez tap un entrez maintenant le num ro de la facture Si vous effectuez un transfert entre financiers vous devez obligatoirement passer par un compte de transfert Vous devez en effet entrer deux critures une dans le journal financier d bit et une dans le journal financier cr dit Il est d ailleurs impossible de s lectionner le compte centralisateur associ au journal financier concern Pour lettrer imm diatement le paiement avec la ou les factures auxquelles il se rapporte ce que nous vous conseillons fortement si vous d sirez disposer d une gestion correcte de vos paiements fournisseurs et rappels de paiement proc dez comme suit tapez un espace ou double cliquez pour acc der aux documents susceptibles d tre lettr s et s lectionnez le ou les documents lettrer Si vous avez entr un num ro de facture existant hauteur de la zone R F RENCE WinBooks affiche en bas de l cran droite la r f rence du compte ainsi que la date de la facture et lettre automatiquement le document d s que vous terminez la ligne S il ne trouve aucune facture correspondant au num ro entr il vous le signale au m me endroit LES LIGNES D IMPUTATION D s que vous terminez la ligne et condition que le montant de la ligne correspond au document lettr l ic ne ll s inscrit dans cette colonne S il reste
111. totaux des diff rentes colonnes ainsi que du montant IMPUTER jour d s que vous passez la colonne suivante PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES WinBooks effectue un certain nombre de contr les lors de l encodage des factures ee o Choix du code TVA Il est important que le code TVA s lectionn soit correct car il sert de base au calcul de la d claration TVA grille base taxable montant de la taxe WinBooks signale les choix illogiques A vous de d cider si vous voulez poursuivre et notamment si le code TVA s lectionn e est en contradiction avec le pays du tiers Exemple avec un num ro de TVA fran ais le programme s attend un code TVA intracommunautaire e n est pas compatible avec le compte g n ral s lectionn Exemple le compte d imputation est le compte 60000 le programme s attend un code TVA relatif l achat de marchandises e est erron par rapport la date de la facture auquel cas la d claration TVA ne sera pas mise jour Exemple le code TVA relatif la taxe d galisation n existe plus depuis 1996 Pour vous aider dans votre choix WinBooks propose par d faut une liste des codes TVA en fonction du type de transaction vente achat et du pays du tiers national intra communautaire extra communautaire eoe Equilibre de la facture WinBooks v rifie que e le montant total de la facture encod dans l en t te correspond la somme du montant total imput
112. toutes les commandes sont gris es l exception de celle qui permet de visualiser et d imprimer les critures Ouverture et cl ture d un exercice Ouverture du premier exercice Le premier exercice est cr lors de la cr ation d un nouveau dossier Vous devez entrer vous m me la balance d ouverture Ouverture d un second exercice et report automatique WinBooks permet de garder 2 exercices comptables cons cutifs ouverts par dossier La limite des deux exercices ne vaut que pour l encodage Tous les exercices pr c dents restent accessibles mais en consultation uniquement Pour cr er un second exercice 1 Cliquez sur le menu OP RATIONS 2 Cliquez sur l option OUVERTURE NOUVEL EXERCICE LES OP RATIONS COMPTABLES 3 Suivez les instructions de l assistant et cliquez sur le bouton SUIVANT pour passer l tape suivante Cuverture lbretl es campeil al abr g Winbook vous propore les boires complablez sa Base de lasse pr cecent Yous pouvez madhe la darin p re Premiers p rete en E on Dernes parode D c Go t Libell comps fEsecice 20m 4 Apr s avoir ventuellement modifi la derni re p riode et les libell s propos s cliquez sur le bouton SUIVANT et v rifiez le r capitulatif 5 Cliquez sur le bouton EX CUTER pour cr er le second exercice Cons quences de la cr ation d un second exercice e Lors de l activation d un dossier vous aurez d sormai
113. trage 17 Uniquement les zones installez AE aE Fiche gt Fichiers Onglet Fiches Immobili ye s s afin d installer le s sections s analytiques s au niveau du signa l tique des immobilis s D patements Q Job ql GESTION DES IMMOBILIS S Param trage approfondi Choisissez le menu IMMOBILISES et cliquez sur l option PARAMETRAGE e e Onglet Encodage Vous pouvez provoquer l affichage automatique de l cran de cession lors de l enregistrement d une vente sur le compte centralisateur Compte de transfert r sultat Ainsi d s l encodage de la vente en comptabilit l historique de l immobilis sera compl t et l OD d affectation de la plus value ou moins value sur r alisation g n r e Vous pouvez y d terminer galement des valeurs par d faut qui seront propo s es lors de l encodage de toute nouvelle fiche d immobilis R f rences num riques et incr mentation automatique pour ceux qui pr f rent une codification num rique des r f rences lors de l ajout d une nouvelle fiche d immobilis WinBooks propose automatiquement le dernier num ro encod incr ment de 1 e e Onglet Calcul amortissements Possibilit de choisir le commentaire qui sera automatiquement repris dans les OD d amortissements e Onglet Comptes centralisateurs nouveaux comptes centralisateurs relatifs aux op rations de reprise d amortisse ment et d amortissements exceptionnels e e e Ong
114. tre le contenu de ce chapitre si vous double cliquez sur un titre lorsque le livre est ouvert ou cliquez sur le signe qui le pr c de le chapitre est referm Vous choisissez donc vous m me le degr de d tail affich au sommaire gt Cliquez sur le bouton __ pour passer au sujet d aide suivant logique d apr s l ordre du sommaire gt Cliquez sur le bouton ___s pour revenir au sujet d aide pr c dent logique d apr s l ordre du sommaire gt Cliquez sur le bouton _ tes pour revenir au sujet d aide affich pr c demment gt Cliquez sur le bouton mme pour imprimer l explication affich e dans la fen tre de droite 24 OBTENTION D AIDE L CRAN Les fen tres d aide peuvent contenir des renvois vers d autres sujets d aide gt ils sont soulign s en vert dans le texte gt ou ils sont pr c d s de l ic ne LE Pointez dessus avec la souris le pointeur se transforme en une petite main et cliquez ensuite pour afficher l cran d aide en question gt Le bouton permet de revenir l cran d aide pr c dent l aide WinBooks est pourvue de puissants moyens de recherche gt Cliquez sur l onglet INDEX pour obtenir une liste alphab tique de mots cl s couvrant tous les sujets d aide repris dans le sommaire Cliquez ensuite sur le sujet afficher gt Cliquez sur l onglet SEARCH pour entrer le sujet sur lequel vous souhaitez de l aide Tapez dans 1 la s quen
115. un article s lectionn dans la liste e La vue FICHE permet d acc der la fiche signal tique de l article s lectionn dans la liste eoo La fiche signal tique article Pour acc der la fiche signal tique d un article e Ouvrez le fichier des articles en cliquant sur l ic ne ou en choisissant le menu FACTURATION ei l option ARTICLES e Si vous souhaitez cr er une nouvelle fiche cliquez sur NOUVEAU e Si vous souhaitez appeler la fiche d un article existant s lectionnez le dans la liste et cliquez sur l onglet FICHE e introduisez les caract ristiques de l article dans les zones de saisie e Cliquez sur le bouton SAUVER pour enregistrer les modifications Toutes les donn es introduites sont susceptibles d tre imprim es sur vos factures notes de cr dit et autres documents NUM RO Le num ro sert identifier l article de fa on univoque Il est unique deux articles ne peuvent pas porter le m me num ro Il est attribu une fois pour toutes impossible de le modifier par la suite 213 214 PARTIE 5 gt FACTURATION Le num ro est utilis pour rechercher un article et sert de crit re de tri par d faut lors de la recherche d un article ou dans la liste des articles Le num ro comporte un maximum de 15 caract res Les caract res accept s sont des chiffres 0 9 et ou des lettres remarquer que les lettres s inscrivent d office en majuscules Z espaces sauf en premi re posit
116. un solde c est l ic ne suivante qui s inscrit le document n est pas apur Ce sera notamment le cas si vous avez modifi le montant pay colonne MT EUR ou MT DEVISE DEVISE Si le paiement a t effectu en devises entrez la devise Si vous avez entr un num ro de facture ou un montant de facture qui correspond une facture en devises la devise de la facture s affiche automatiquement MT DEVISE Cette zone n est accessible que si vous avez entr une devise Entrez dans ce cas le montant en devises MT EUR Entrez le montant du mouvement Faites le pr c der du signe s il s agit d une sortie d argent Le solde de la caisse ne peut jamais tre n gatif en effet la caisse repr sentant de l argent liquide il est impossible d en sortir de l argent qui ne s y trouve pas Aussi WinBooks vous signale si le solde est n gatif en cours d encodage et vous emp che de quitter l encodage tant que le solde final affich en bas de la colonne montant n est pas gal ou sup rieur O Si vous avez lettr un document le montant du document lettr s affiche automatiquement mais vous pouvez le modifier si la facture n a pas t enti rement r gl e Si vous avez entr un montant en devises WinBooks le convertit automatiquement en EUR Dans le cas d un montant en devise ex USD vous pouvez encore modifier ce montant converti en EUR Tapez un espace ou cliquez dans cette zone si vous voulez for
117. une table se reconna t par le bouton 4 Un des int r ts de r pertorier des donn es dans une table est de pouvoir les r cup rer d autres endroits du logiciel sans devoir se souvenir de leur r f rence exacte Exemple Vous enregistrez vos clients et vous avez d fini des cat gories pour leur type d activit commerciale grossiste d taillant particulier 71 78 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Pour r cup rer une donn e r pertori e dans une table 1 Cliquez sur le bouton en regard de la zone La zone CAT GORIE dans la fiche client dans notre exemple 2 Recherchez la donn e r cup rer La zone TRI permet de trier les donn es par libell plut t que par r f rence En tapant les premiers caract res de la s quence recherch e vous vous d placez plus rapidement dans la table Cliquez sur BE pour passer la donn e pr c dente suivante 3 Cliquez sur S L CTION pour la r cup rer dans la fiche du client Double cliquer sur la donn e a le m me effet 4 La table se ferme automatiquement et la donn e s lectionn e s affiche dans la fiche Dans notre exemple la cat gorie s lectionn e s affiche dans la fiche client Les tables de WinBooks e e o Les codes postaux WinBooks est fourni d office avec les codes postaux de la Belgique et les localit s correspondantes Pour les codes postaux des autres pays il suffit de les cr er dans la table des codes postaux
118. votre part tous les fichiers d exportation vers Excel sont enregistr s dans le sous r pertoire DataExcel du r pertoire WinBooks Hion chier CAWINBOOKS D atat ceM PARFILUX Journaux de ventes d Encodez si n cessaire un nouveau nom de fichier avec l extension xls dans la zone de saisie ou cliquez sur l ic ne pour s lectionner un fichier existant Cochez ensuite la case OUVRIR MS EXCEL POUR VISUALISER LE DOCUMENT si vous souhaitez contr ler le r sultat de l exportation dans le tableur Excel et cliquez sur OK OFFICE API Office API full 1 COMMENCER AVEC API FULL Le module Office API full offre en plus des moyens d j offerts par Office API light la possibilit de r aliser une r cup ration sur mesure des donn es d un dossier WinBooks dans une feuille de calcul Excel Apr s installation du module Office API full Excel pr sente un menu suppl mentaire le menu WinBooks D s ce moment les dossiers WinBooks peuvent tre ouverts ou ferm s depuis Excel Dans un dossier ouvert on pourra faire le choix du fichier et de certains champs de ce fichier pour les r cup rer dans la feuille de calcul De nouvelles fonctions sp cifiques WinBooks se sont ajout es la liste des fonctions Excel et peuvent tre utilis es dans les feuilles de calcul au m me titre que toute autre fonction eee Installer Office API full Les op rations d crites ici sont effectuer uniquement si le module Office API
119. 5 ou 10 ans permet de mesurer l impact de la politique d amortissement sur les exercices ult rieurs WinBOOKS accounting L archiv lectroni de vos AT comptables PRINCIPES DE L ARCHIVAGE LECTRONIQUE L ARCHIVAGE LECTRONIQUE Principes de l archivage lectronique Malgr l informatisation la comptabilit reste une affaire de papiers pi ces justificatives lettres petits mots d explications La tenue de la comptabilit sur ordinateur n enl ve en outre rien l obligation l gale de devoir garder physiquement les pi ces justificatives la base des diff rents types d encodage ventes achats financiers La comptabilit informatis e permet de retrouver tr s rapidement une criture donn e il reste en revanche fastidieux de retrouver un document sur papier classeur pas sous la main parce que chez un autre collaborateur petit mot du comptable gar notes rest es la maison etc WinBooks rem die ce genre de petits probl mes pratiques gr ce sa fonction d archivage lectronique eoo Int r t de l archivage lectronique Pour pouvoir b n ficier des avantages qu offre l archivage lectronique vous devez disposer d un scanner et du module d archivage lectronique de WinBooks Consultez les coordonn es de votre dossier pour v rifier si ce module figure parmi les modules install s Le cas ch ant activez le ou commandez le aupr s de votre revendeur WinBooks
120. ANALYTIQUE au bas de la fen tre de saisie des documents La fen tre de r partition est compl ter comme dans le cas de l imputation en cours d encodage LES IMPUTATIONS La possibilit d effectuer la r partition analytique a posteriori est int ressante plus d un titre e Pour encoder l analytique en diff r par exemple par une personne diff rente de celle qui effectue l encodage en comptabilit g n rale e Pour modifier des imputations analytiques sans passer par une correction dans un journal d OD analytique e Pour cr er de nouveaux plans analytiques en cours d exercice et compl ter la r partition des pi ces comptables qui ont d j t encod es ee Les OD analytiques Toutes les imputations analytiques peuvent tre corrig es individuellement Il n emp che que dans certains cas il reste utile de passer une OD analytique Supposons par exemple que les frais de photocopieuse ont t affect s au d partement Administration tout au long de l ann e En fin d ann e on souhaite corriger cette r partition et affecter 40 du budget photocopieuse au d partement des Ventes Ceci se fera plus facilement en une OD analytique plut t qu en corrigeant chaque facture oe o Avant d encoder une OD analytique Les OD de type analytique sont regroup es dans un journal sp cifique de type analytique Avant d encoder une OD analytique WinBooks demande donc de cr er un journal de type analytique dans l
121. AQ news t l chargement de nouvelles versions avec bo te aux lettres email pour changer des messages comptables avec sa fiduciaire Installer WinBooks sur votre ordinateur 2 Ins rez le CD Rom dans le lecteur de votre PC Normalement le programme d installation d marre automatiquement Dans le cas contraire lancez le programme setup exe de l une des fa ons suivantes e partir du menu D MARRER PROGRAMMES EXPLORATEUR WINDOWS s lectionnez la lettre du lecteur de CD Rom et double cliquez sur le fichier SETUP EXE e partir du menu D MARRER EX CUTER tapez la commande E SETUP EXE en supposant que la lettre E identifie votre lecteur de CD Rom ou cliquez sur le bouton PARCOURIR pour pointer dans la bo te de dialogue le fichier SETUP EXE sur votre lecteur de CD Rom et ensuite activez OK pour lancer le programme de setup e partir du menu POSTE DE TRAVAIL double cliquez sur l ic ne du lecteur de CD Rom et ensuite double cliquez sur le fichier SETUP EXE 27 28 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION l assistant d installation vous guide tout au long du processus d installation Apr s le message de bienvenue cliquez sur le bouton SUIVANT pour s lec tionner les composants que vous souhaitez installer e Programme obligatoire e Dossier comptable de d monstration obligatoire e Documents num ris s du dossier de d monstration facultatif n cessite 100 Mo pour les recopier su
122. ARTIE 5 gt FACTURATION e Principes du param trage de la facturation Avant de facturer vous devez pr ciser les param tres de fonctionnement qui vous conviennent Le param trage est sp cifique pour chaque dossier et regroupe les op rations suivantes que nous d taillerons plus loin dans ce chapitre Activez le MODULE DE FACTURATION de mani re disposer des menus et options sp cifiques D finissez les COMPTES CENTRALISATEURS imputer pour les frais de port et les ristournes globales D finissez les PARAM TRES g n raux pour l encodage des factures et leur comptabilisation Cr ez le LAYOUT des factures des notes de cr dit et des autres documents que vous ditez dans le cadre de la facturation Compl tez le fichier des articles apr s avoir d fini si n cessaire des cat gories d articles et des zones de saisie suppl mentaires dans la fiche signal tique des articles e Activer la facturation Pour activer le module de facturation pour un dossier OUVREZ le dossier pour lequel le module de facturation doit tre activ S lectionnez le menu DOSSIER Choisissez l option PARAM TRAGE et ensuite l option G N RAL du sous menu Choisissez l onglet COORDONN ES SOCI T Cochez la case FACTURATION dans la liste des MODULES INSTALL S Gestion des documents ft ES IT et W mpat oci hucanie Confirmez ce choix FERMEZ le dossier et OUVREZ le aussit t pour activer le module facturation L
123. Account Period Renvoie le r sultat de la balance courante fournisseur pour un compte pr cis SuppBalancePer Suppliers Period SuppliersEnd Renvoie le r sultat de la balance du ou des fournisseurs mentionn s pour la p riode indiqu e SuppFieldValue Suppliers FieldName Renvoie la valeur du champ pour le fournisseur mentionn ee L option calculer La mise jour ou rafra chissement des valeurs calcul es dans un classeur ou une feuille de calcul se fait en fonction du param trage demand dans Excel soit automatiquement d s qu une donn e est modifi e soit la demande Pour modifier le param trage dans Excel e S lectionnez OPTIONS dans le menu outils de Excel e Cliquez sur l onglet CALCUL e Cochez la case SUR ORDRE si vous souhaitez rassembler dans un m me classeur ou dans une m me feuille de calcul les donn es provenant de diff rents dossiers ou des donn es provenant d exercices diff rents d un m me dossier Modification G n ral Caiculer maintenant F9 OFFICE API e En retenant le calcul sur ordre vous pourrez observer que les valeurs calcul es dans une feuille de calcul ne sont pas modifi es instantan ment si par exemple vous fermez le dossier actif pour ouvrir un dossier diff rent e Pour obtenir les r sultats mis jour pour de nouvelles donn es vous devrez faire appel l option CALCULER du menu WINBOOKS dans Excel Pour obtenir le rafra chissement des valeurs calcul es
124. Cette rubrique regroupe les comptes concern s par les op rations sur immobilis s IMMOBILIS S Compte mouvement l achat du bien 2xxxx AMORTISSEMENT Compte d amortissement correspondant 2xxx9 PLUS VALUES Compte de plus value correspondant 2xxx8 DOTATION Compte de dotation aux amortissements compte de charges mouvementer 63 VALEUR R SIDUELLE WinBooks donne ici la valeur r siduelle calcul e sur base des donn es introduites Le calcul des amortissements Si vous avez d fini des immobilis s amortissables et que vous avez compl t leur fiche signal tique vous pouvez g n rer les OD d amortissement correspondantes Ces OD sont enregistr es dans un journal sp cifique cr par WinBooks et qui a pour code ODAMO WinBooks travaille en deux temps 1 Cr ation d un fichier temporaire contenant une proposition pour les OD d amortissements 2 Enregistrement des donn es de la proposition dans la comptabilit proprement dite Aussi longtemps que le fichier temporaire n est pas enregistr les donn es de la comptabilit ne sont pas modifi es ee Pour g n rer les OD d amortissement e S lectionnez le menu IMMOBILIS S du menu principal WinBooks S lectionnez l option CALCUL DES AMORTISSEMENTS du menu 263 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S e S lectionnez les p riodes de d but et de fin prendre en consid ration en tenant compte de la fr quence de calcul s lectionn
125. Cliquez sur le menu OP RATIONS 2 Cliquez sur l option VIREMENTS FOURNISSEURS 3 G n rez une nouvelle proposition de paiement ou r cup rez la derni re proposition Veillez ce que le compte donneur d ordre soit s lectionn sans quoi il est impossible d effectuer les paiements Cliquez sur le bouton PAYER pour encoder les donn es relatives au paiement Si le montant dans TOT VIR S LECTIONN S est sup rieur la limite de cr dit d finie pour ce journal WinBooks vous le signale vous de d cider si vous voulez poursuivre gt D a Parrin d li Daage cr ation G Puerment g tndds fo AZA F r JOAO sind FF Inecopeon au guna des cpcralions dettes Document oroi aj 20 ll Pakemon Sinung 15708 A PAYER LES FOURNISSEURS gt PAIEMENTS D FINITIFS Activez cette option pour effectuer les paiements sous forme de fichier ou de liste imprim e Contrairement la proposition de paiement le paiement d finitif ne tient compte que des factures s lectionn es DATE DE CR ATION La date du jour est propos e comme date par d faut Si vous effectuez vos paiements sous forme de fichier cette date sera reprise dans le nom du fichier des virements DATE D EX CUTION Par d faut la date de cr ation est propos e comme date d ex cution Vous pouvez changer cette date Il s agit de la date laquelle la banque doit effectuer les paiements IMPRESSION
126. D claration Dans le programme utilis on ajoute une r f rence vers WinbooksOfficeApi dll install e par Winbooks dans le r pertoire syst me de Windows Une fois WinbooksOficeApi dil li e votre application on d clare une nouvelle variable objet et on lui assigne une r f rence l objet WinbooksObject par exemple en VBA Visual basic for application Dim Wb as new WinbooksObject On peut ensuite acc der toutes les m thodes et propri t s du nouvel objet Wb Import execute Wb Import Warnings count PARTIE 14 gt IMPORTATION DE DONN ES EXTERNES DANS WINBOOKS Ouverture d un dossier La premi re t che consiste se connecter au dossier pour lequel on veut r aliser une importation Cela se d roule en 4 tapes qui doivent tre r alis es s quentiellement comme d crit ci dessous Initialisation Wb init Login de l utilisateur Wb login Nom utilisateur mot de passe langue Ouverture du dossier Wb opendossier nom court Ouverture de l ann e comptable Wb openbookyear nom court de l ann e comptable La langue F N est un param tre optionnel Par d faut il s agit de la langue du dossier L initialisation doit donc tre r alis e avec succ s avant le login et ainsi de suite Chacune de ses op rations retourne un entier Pour que l op ration soit effective la valeur de retour doit tre de O Dans le cas contraire il y a une erreur qui s est produite la cause de l er
127. E DES MATI RES 17 17 21 22 24 25 27 27 29 30 31 33 36 37 38 38 39 39 39 PARTIE 2 Gestion des dossiers et des comptes CR ER UN DOSSIER gt Principe 43 gt Cr er un nouveau dossier 44 gt R cup rer le dossier d un autre programme dans un dossier WinBooks 49 gt Ouvrir un dossier existant 50 G RER LES UTILISATEURS ET LES ACC S gt La gestion des utilisateurs 51 gt Attribuer un mot de passe l utilisateur System 52 gt Ajouter des utilisateurs 53 gt D finir quels dossiers un utilisateur a acc s 53 gt Changer un mot de passe 54 gt Changer la langue de travail 55 gt Supprimer le droit d acc s un dossier 56 gt Supprimer un utilisateur 57 gt Ajouter l acc s un dossier 57 gt Modifier le chemin d acc s un dossier 59 gt Supprimer un dossier ou l acc s un dossier 59 PARAM TRER UN DOSSIER gt Principes du param trage 61 gt Les coordonn es de soci t 61 gt L exercice comptable 62 gt Gestion du libell alternatif 63 gt l encodage des pi ces comptables 63 gt Les comptes centralisateurs 64 gt Les mentions de la d claration TVA 66 gt La liste des journaux 66 PARAM TRER LES FICHES DE COMPTES ET DE TIERS gt Les types de zones de saisie 68 gt Activer une zone pr param tr e 69 gt Ins rer une zone param trable 71 gt Supprimer une zone param trable 71 LES TABLES gt Manipulations dans les tables Ajouter une donn e dan
128. E FACTURE UNE NOTE DE CR DIT l en t te d une facture note de cr dit permet d une part de classer l criture journal p riode n du document et d imputer le montant de la facture sur le compte tiers eee Les zones Toutes les donn es de l en t te l exception de la date d ch ance et du commentaire sont des informations indispensables pour pouvoir poursuivre Tant que vous ne quittez pas l encodage WinBooks reprend les valeurs de la derni re criture encod e pour les zones suivantes le journal la p riode et la date Le curseur se pose d ailleurs directement dans la premi re zone encoder R F TIERS noter que dans le bas de la fen tre s inscrit un petit commentaire explicatif se rapportant la zone dans laquelle se trouve le curseur JOURNAL Tapez le code journal en entier ou uniquement le ou les premiers caract res ou s lectionnez le dans la liste des journaux en cliquant sur le bouton A P RIODE Seules les p riodes non cl tur es pour ce journal sont disponibles Le bouton L indique le caract re non modifiable de l criture soit l criture est bloqu e l occasion d un export soit l criture est valid e soit la p riode est cl tur e Pour conna tre la raison pr cise du blocage placez le curseur sur le bouton N DCT Lors de la premi re criture dans ce journal a tribuez un num ro de 1 8 positions Par la suite WinBooks proposera automatiquement le num ro suivant
129. E LA RISTOURNE GLOBALE Gestion de la ristourne globale Cochez cette case si vous voulez avoir la possibilit d appliquer une ristourne en pourcentage sur le total de la facture Le montant de cette ristourne sera comptabilis sur le compte centralisateur sp cifique correspondant GESTION DE L ESCOMPTE M Some hehonesans Cochez cette case si vous voulez avoir la possibilit d appliquer un pourcentage d escompte WinBooks applique la m thode de l escompte conditionnel et comme la loi l y autorise le programme adapte le montant de la TVA la baisse imm diatement que le client paie ou non dans les d lais impartis pour l octroi de l escompte Un exemple de comptabilisation est disponible dans l aide en ligne GESTION DE L ACOMPTE Gestion de l acompte Cochez cette case pour pouvoir introduire un montant d j pay titre d acompte Vous pouvez ensuite param trer le layout pour imprimer cette valeur et son compl ment le solde payer sur le document 207 208 PARTIE 5 gt FACTURATION NOMBRE DE DECIMALES His d crites ol AA Hi d cimales lquarat t EI Par d faut WinBooks permet d encoder des prix unitaires et des quantit s avec 2 d cimales Modifiez ces nombres si n cessaire Les valeurs autoris es pour les prix sont 2 3 ou 4 d cimales Les valeurs autoris es pour les quantit s sont O 1 2 3 ou 4 d cimales Si vous demandez un nombre de d cimales sup rieur 2 le programme d
130. EL EXERCICE dans le menu OP RATIONS ofin de cr er le troisi me exercice le programma propose les bornes comptables de l exercice 2005 ex Jan 2005 D c 2005 Cons quences de la cr ation d un troisi me exercice Le dossier Parfilux donnera acc s en encodage aux deux exercices comptables 2004 et 2005 e Dans ce dossier subsistent les historiques complets des comptes clients et fournisseurs ainsi que des comptes g n raux r conciliables e Le journal des O D de r ouverture REOPEN de l ann e 2004 reprend la balance d ouverture clients fournisseurs et comptes g n raux correspondant la balance de fin de l ann e 2003 WinBooks a cr un dossier d archive Parfilux 2003 dans lequel e Seule l ann e 2003 est accessible e Aucun encodage n est autoris e Seuls les comptes clients fournisseurs et comptes g n raux imput s en 2003 subsistent les comptes non imput s ayant t supprim s e Toutes les impressions comptables restent accessibles d clarations TVA balances PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Fiches 281 50 et relev r capitulatif 325 50 La fiche des commissions et courtages n 281 50 donne pour chaque prestataire les honoraires commissions frais et avantages comptabilis s au cours de l ann e Le relev n 325 50 donne quant lui un r capitulatif des totaux des fiches individuelles n 281 50 Pour pouvoir tablir des fiches 281 50 ainsi que l
131. ENTS ADMINISTRATIFS e o Imprimer le relev intracommunautaire Pour imprimer le relev intracommunautaire TVA cliquez sur l onglet DOCUMENTS ADMINISTRATIFS dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent Comment effectuer une correction manuelle En cas d une correction relative un ou des relev s remis ant rieurement vous avez la possibilit d ajouter des lignes 1 Apr s avoir entr les crit res de s lection cliquez sur le bouton VISUALISER 2 Cliquez ensuite sur le bouton MODIFIER dans la barre de commande de la fen tre 3 La correction peut tre soit un ajout relatif un client non encore repris sur la liste ou un client d j repris soit une correction Dans ce dernier cas il faut d abord indiquer l annulation de l inscription originale ventuellement en faisant pr c der le montant du signe et ensuite ajouter une autre ligne avec les donn es correctes Vous devez mentionner le trimestre et l ann e du relev dans lequel figuraient les donn es erron es aussi bien dans la ligne que vous annulez que dans la ligne que vous ajoutez e o Imprimer le listing annuel TVA Pour imprimer le listing annuel TVA cliquez sur l onglet DOCUMENTS ADMINISTRATIFS dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent En plus de la liste
132. FACTURES gt Les deux m thodes d encodage d une facture gt Encoder une facture note de cr dit gt l en t te gt Les imputations gt Le r capitulatif TVA gt Les contr les LA GESTION DES PAIEMENTS gt Principes d encodage des financiers gt Les deux m thodes d encodage d un financier gt Encoder une op ration financi re gt l en t te des financiers gt Les lignes d imputation 97 97 97 97 98 101 102 102 102 103 103 104 106 107 110 112 114 115 116 119 121 122 TABLE DES MATI RES LE LETTRAGE gt Principes du lettrage 128 gt Lettrage lors de l encodage 130 gt Lettrage apr s coup 130 gt Changer le lettrage 132 gt Annuler le lettrage 133 EXTRAITS DE COMPTE CODIFI S gt Extraits de comptes codifi 134 gt Activer le module des Fichiers CODA 134 gt Param trer les fichiers CODA 135 gt R cup rer un fichier d extraits 136 Pour r cup rer un fichier d extrait 136 Les tapes du lettrage des CODA dans WinBooks 138 La table de correspondance des comptes bancaires 139 ENVOYER LES RAPPELS gt Principes des lettres de rappel 141 gt Param trer les rappels 141 gt G n rer une proposition de rappels 143 gt Imprimer les rappels 145 PAYER LES FOURNISSEURS gt G n rer une proposition de paiement 147 gt Imprimer une proposition de paiement 151 gt Effectuer les paiements 151 L ENCODAGE DES OP RATIONS DIVERSES gt Principes d encodage d une 0 D 154 gt
133. FIES Extraits de comptes codifi s En tant que Isabel Software Partner WinBooks a d velopp une interface permettant d injecter directement dans les journaux financiers de la comptabilit les extraits de compte lectroniques au format standard interbancaire achemin s par ISABEL jusqu votre ordinateur Pour simplifier au maximum la saisie des journaux financiers utilisez la fonction d importation des fichiers d extraits de compte codifi s en provenance d ISABEL Il suffit d indiquer l emplacement du fichier CODA contenant les extraits de compte et WinBooks apr s lecture des extraits et calcul des propositions de lettrage g n re un fichier de paiements pour injection directe dans les journaux financiers Auparavant vous devez activer le module ad quat et effectuer le param trage c est l objet des paragraphes suivants Activer le module des Fichiers CODA Si vous disposez du code d installation vous pouvez activer le module de r cup ration des fichiers CODA e Choisissez le menu DOSSIER l option PARAM TRAGE et l option G N RAL du sous menu e Choisissez l onglet COORDONN ES SOCI T e Cochez la case FICHIERS CODA dans la liste des MODULES ACTIV S Modder mal s q4 Armene F niaes a feh COBA bonnermeris lac eshon e Confirmez ce choix FERMEZ le dossier et OUVREZ le aussit t pour activer le module de r cup ration des fichiers coda LES EXTRAITS DE COMPTES CODIFI S Param
134. IER RESTAURER Entrez ou s lectionnez l emplacement et le nom du fichier backup que vous souhaitez r cup rer SOCI T Le nom de la soci t s inscrit automatiquement sur la base du fichier backup s lectionn SUJET Le sujet entr lors de la prise de backup est affich titre informatif NOTE Le commentaire entr lors de la prise de backup est affich titre informatif d faut de commentaire le programme signale si le backup est encrypt ou pas 5 Cliquez sur le bouton SUIVANT pour poursuivre 6 Par d faut le backup que vous restaurerez crasera les donn es du dossier dans son tat actuel Cliquez sur l option CR ER UN NOUVEAU DOSSIER pour r cup rer le backup dans un nouveau dossier auquel cas vous devez entrer le code de ce nouveau dossier et son emplacement Le programme propose par d faut le code du dossier d origine exemple Parfilux si le backup avait trait au dossier Parfilux La possibilit de restaurer un backup sous un autre nom permet de r aliser A rapidement une copie d un dossier Exemple faire un backup de Parfilux et le restaurer sous le nom PARFIBAK cSt Il est impossible de cr er un nouveau dossier sous un nom abr g existant m me si l emplacement des fichiers est diff rent Le r pertoire dans lequel vous r cup rez le backup doit tre vide TRANSFERT DES DOSSIERS 7 Cliquez sur le bouton RESTAURER pour lancer la proc dure de r cup ration 8 Cliquez sur le
135. Les avantages de l archivage lectronique sont multiples e Information originale toujours sous la main rapide et pratique Plus de recherches fastidieuses dans des classeurs plus de tonnes de papier transporter e Partage des informations avec d autres collaborateurs l expert comptable e Meilleure communication le document l appui deux interlocuteurs parlent de la m me chose e Moins de risque d garement des documents originaux mis r ceptionn s e Information compl te tout type de document contrat factures notes crites la main ex plan d amortissement e Reconnaissance optique sur le document scann permettant d incorporer automatiquement les zones reconnues dans la comptabilit 269 270 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE eoo Fonctionnement de l archivage lectronique Au d part vous scannez aussi appel num riser le plus souvent en vrac les pi ces comptables factures extraits financiers justificatifs d OD ou tout document contrats correspondance relatif une criture Ensuite vous les attribuez des critures soit lors de l encodage dans les journaux soit apr s coup Dans les deux cas l attribution se fait via la fen tre de gestion des documents L attribution consiste indiquer le num ro de l criture concern e Vous pouvez attribuer plusieurs documents une m me pi ce comptable Vous pouvez galement attribuer en une
136. MSPSESIDENT Cy DFE Es 200 lpi uiter Ear e Vous pouvez finalement QUITTER la liste l IMPRIMER ou l ARCHIVER c est dire vider le logbook l heure actuelle ce sont uniquement les fonctions d entr e sortie dans les dossiers qui sont trac es en plus de la cr ation du logbook OPEN CLOSE ouverture du dossier dans WinBooks avec mention des coordonn es utilisateur de la date et heure du type de connexion local ou client serveur et de l exercice comptable activ OPENXLS CLOSEXLS ouverture d un dossier WinBooks en Excel avec les m me mentions Le logbook permet donc de d tecter les acc s illicites d identifier sans quivoque les personnes qui travaillaient dans un dossier un moment d termin Il indique galement le temps pass par les collaborateurs sur un dossier dans une fiduciaire permettant d alimenter la facturation des prestations du cabinet Dans une version ult rieure d autres op rations seront trac es Backup encodage import export cl tures Pour des raisons videntes de s curit il n est pas possible de d brancher le tra age des op rations dans le logbook Si les op rations s accumulent vous pouvez d cider d archiver les plus anciennes Appliquez d abord un filtre pour s lectionner les mouvements et cliquez ensuite sur ARCHIVER Ala s1010 accounting RD FER a EI CN Cd e f S e a a gt Y yo a C
137. NTS SCANN S Par d faut les documents scann s ne sont pas repris dans le backup S lectionnez AVEC en tenant compte que votre backup prendra plus de place pour y inclure les documents scann s ENTREZ LE NOM DU FICHIER BACKUP Par d faut il attribue le nom du dossier suivi de la date au format yyyy mm aa pour respecter la s quentialit comme nom du fichier backup Vous pouvez s lectionner un autre emplacement et ou changer le nom Le fichier a l extension ZIP AVEC ENCRYPTAGE Cochez cette option pour prot ger le backup contre la lecture non souhait e en entrant un mot de passe et en le retapant en guise de confirmation Lors de la restauration de ce backup vous serez invit entrer le mot de passe sans quoi il sera impossible de le r cup rer 5 Cliquez sur le bouton BACKUP pour lancer la proc dure de backup e Si vous d sirez effectuer plusieurs backups du m me dossier au cours de la m me journ e WinBooks propose de remplacer le backup pr c dent Changez de nom si vous voulez garder les anciennes moutures e En r seau il n est pas possible de r aliser un backup tant que d autres utilisateurs travaillent dans le dossier C est donc le dernier qui ferme le dossier qui peut initier le backup Si le backup du serveur est d j r alis syst matiquement par l administrateur du r seau et que le backup des donn es comptables sugg r par WinBooks fait double emploi vous pourriez viter que WinBooks ne
138. OPTIONS si vous souhaitez modifier les options g n rales de la r cup ration et sur EX CUTER pour lancer la r cup ration e Utilisez les possibilit s offertes par Excel pour travailler sur les donn es r cup r es dans la feuille de calcul et pour en am liorer la pr sentation ee o R cup rer les donn es relatives aux tables Les donn es contenues dans les tables WinBooks peuvent tre r cup r es dans une feuille de calcul Excel au m me titre que les donn es provenant des signal tiques ou du fichier des transactions 323 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL Pour ins rer le contenu d une table dans une feuille de calcul e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e Choisissez l option TABLES e Choisissez la table qui vous int resse dans la liste des tables disponibles e La fen tre qui s ouvre ensuite renvoie la liste des champs disponibles e Cochez les cases en regard des champs r cup rer introduisez une ventuelle s lection et choisissez l ordre de tri e Cliquez sur OPTIONS pour modifier les options g n rales de la r cup ration et sur OK pour lancer le processus Codes Poriau Langue ILE P 3 UTILISER LES FONCTIONS WINBOOKS eee Les fonctions WinBooks partir du moment o Office API full a t activ une s rie de fonctions sp cifiques pour WinBooks s est ajout e la liste des fonctions Excel disponibles 324 OFFICE API Ces fonctions renvoient dans la
139. PLE e Dans la liste des comptes d j d finis cochez les comptes prendre en consid ration pour la r partition analytique et introduisez le pourcentage du montant total imputer dans le compte correspondant Le pourcentage final doit logiquement tre gal 100 Ajouter un comple analytique Case ROC af Ltel compte ol mticde a Cl muigle ADMINI amet ahn COMFTS pompini MARKET rail el ro FADDUC pdun SALES saje ISEAMII LETVICE L a l EntegitretiE ral Antralete xi 243 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE e Cliquez sur ENREGISTRER e La prochaine fois que vous encodez une facture de frais de photocopies inutile de faire des calculs lorsque vous appelez la fen tre de r partition analytique Choisissez le compte cl multiple que vous venez de d finir et WinBooks se charge de faire les calculs correspondants et d imputer ces montants dans le bon d partement Par exemple Pour l exemple cit plus haut imputez directement sur la r f rence de la cl multiple Celle ci appara t en vert dans la fen tre de r partition pour attirer l attention et signaler qu il s agit d une cl multiple qui donnera lieu un clatement suppl mentaire a Analytique ACHATS 2006019 non imput Lors de l enregistrement de l imputation analytique le montant de 1000 est effectivement ventil suivant les pourcentages de la cl multiple Cette ventilation d taill e
140. R remarquer que les totaux des colonnes sont tous libell s dans la devise du dossier IMPRIMER LES RAPPELS gt MONTANT CHU Ce montant correspond au montant total des factures dont l ch ance est d pass e et des documents lettr s avec celles ci gt MONTANT CHOIR Ce montant correspond au montant total des factures dont l ch ance n est pas d pass e et des documents lettr s avec celles ci gt AUTRES MONTANTS Ce montant est compos comme suit les paiements notes de cr dit ou tout montant diminuant la cr ance et non lettr s avec une facture tout montant n gatif r sultant de factures chues ou non avec les paiements y associ s le montant des factures bloqu es pour rappel c est dire les factures auxquelles vous avez associ le statut NON dans la colonne RAPPEL de l historique gt SOLDE Ce montant reprend le total des colonnes pr c dentes Il correspond au solde comptable du client gt NIVEAU Reprend le niveau du dernier envoi pour ce client Ce niveau se met jour lors de l impression condition de l avoir demand ce moment l Vous pouvez s lectionner un autre niveau gt S LECT Par d faut tous les clients repris dans la proposition sont coch s D cochez cette case pour les clients qui ne doivent pas recevoir de rappel Apr s avoir d fini ventuellement les param tres des rappels vous pouvez imprimer les rappels WinBooks g n re une propos
141. S OUVERTS les p riodes valid es disparaissent de la liste e Si vous n avez pas coch cette case le statut des p riodes valid es passe de OUVERT VALID Les cl tures p riodiques La cl ture p riodique a pour cons quence de rendre l encodage impossible pour la p riode et le type de journal cl tur vente achat financier OD C est une op ration irr versible Impossible de modifier d ajouter ou de supprimer des critures dans une p riode cl tur e La cl ture p riodique s effectue par type de journal uniquement les journaux des achats et des ventes par exemple et par p riode uniquement le mois de janvier et respecte l ordre chronologique il est impossible de cl turer une p riode pour un journal donn si les p riodes ant rieures n ont pas t cl tur es pour le type de journal en question La fr quence de cl ture d pend la fois des obligations l gales et de l organisation interne de l entreprise Les obligations l gales e La loi comptable impose diff rentes obligations de d p t de documents qui vous contraindront cl turer les p riodes sous peine d avoir des distorsions entre les documents d pos s et les journaux comptes lors de contr les ult rieurs Apr s le d p t de la d claration TVA il n est plus question d apporter des modifications aux facturiers Il faut donc cl turer les facturiers ce moment 175 IT FAIRAOMARF M ARPFREFMIMAIR FABERNTERIER ia A
142. T tait d coch e dans la vue LISTE vous passez tous les comptes en revue en cliquant sur BE Si cette case a t coch e dans la vue LISTE Vous passez en revue uniquement les comptes avec imputations Pour consulter tout l historique d un compte 1 Dans la vue critures s lectionnez l option TOUTES dans la liste d roulante S LECTION pour consulter l historique complet de ce compte depuis qu il LES CRITURES a t d fini dans la comptabilit La liste affich e l cran donne la fois les postes ouverts les critures enti rement lettr es et donc apur es ll et les critures partiellement lettr es ff D cochez la case AVEC LETTR ES si Vous souhaitez avoir une vue des postes ouverts uniquement Les critures enti rement lettr es apur es ne figurent plus dans la liste Dans le cas des comptes g n raux le choix TOUTES et par cons quent la case AVEC LETTR ES est disponible seulement pour un compte lettrable Pour consulter les critures par p riode Dans la vue critures s lectionnez l un ou l autre des deux exercices actifs dans la liste d roulante S LECTION Par d faut l historique porte sur toutes les p riodes de l exercice s lectionn S lectionnez toujours dans S LECTION les bornes de p riodes pour ne consulter que les critures d une p riode ou d une suite de p riodes e o o l extrait de compte La vue CRITURES de la gestion des comptes repr sente
143. TIU NS G dan i DEE M de MAS DIOR k Ga L Mr IIADLEJ Cliquez sur ZOOM pour obtenir le d tail de la ligne s lectionn e Cliquez sur SPLITTER pour ventiler la ligne s lectionn e sur un maximum de 4 natures de frais Cliquez sur QUITTER pour enregistrer la liste et la r cup rer une prochaine fois Cliquez sur IMPRIMER pour diter les fiches et le relev Plusieurs m thodes de travail s offrent vous Soit vous ne d finissez aucun compte fournisseur comme compte 281 50 et vous pr cisez dans les comptes g n raux les diff rentes natures de frais compte de commissions compte honoraires etc En g n rant les listes choisissez dans ce cas d une part tous les comptes fournisseurs et d autre part les comptes g n raux d finis comme comptes 281 50 Toutes les lignes seront s lectionn es mais galement marqu es pour attirer l attention Soit vous attribuez la nature de frais la fiche fournisseur Par exemple un fournisseur avocat auquel on attribue le type honoraires Attribuez aussi suivant le cas une nature de frais aux comptes g n raux mais pas tous Certains comptes g n raux pouvant recouvrir plusieurs types de frais En g n rant les listes choisissez dans ce cas d une part les comptes fournisseurs 281 50 et d autre part tous les comptes g n raux Toutes les lignes pour lesquelles le compte g n ral n aura pas de type pr d fini seront marqu es pour attirer l attention mais seront s lectionn
144. UMENT Le n du document en cours est affich Les boutons L permettent de passer au num ro pr c dent suivant dans la m me p riode PAR PI CE Cette zone d termine la m thode d encodage gris jaune rouge Cliquez sur ce bouton si vous voulez entrer un m mo pour le num ro de document affich dans DOCUMENT Vous pourrez le consulter apr s coup dans l historique du compte de contrepartie associ ce journal financier Cliquez sur ce bouton si vous voulez y associer un document scann Le bouton change d aspect d s qu un document a t associ l A remarquer que vous ne pourrez ni entrer de m mo ni associer de document scann tant que vous n aurez pas compl t au moins une ligne d criture SOLDE INITIAL Pour tout nouveau dossier vous devez pr alablement imputer le solde initial sur le compte g n ral associ au journal via l op ration diverse d ouverture Ce solde est ensuite automatiquement mis jour chaque session d encodage Si vous encodez vos pi ces en continu le solde affich est le solde en d but de p riode si vous encodez par pi ce il correspond au solde de fin de la pi ce pr c dente Apr s avoir encod les donn es de l en t te appuyez sur la touche ENTER ou TAB pour encoder les lignes d imputation Les lignes d imputation Apr s avoir encod l en t te de votre op ration financi re le curseur se positionne automatiquement dans la premi re li
145. VA ou les comptes centralisateurs par exemple et doivent par cons quent tre d finis pour pouvoir encoder vos critures ou pour tablir la d claration TVA D autres param tres tels que les N 1 A e ARS 1 param tres de l encodage tout en tant facultatifs acc l rent l encodage et s av rent de ce fait fort utiles ajouter les journaux notamment les journaux financiers les autres journaux ventes achats O D sont pr sents d office dans lesquels vous allez encoder vos critures dans WinBooks Au fur et mesure des encodages vous pouvez ensuite enregistrer vos clients et vos fournisseurs compl ter le plan comptable en fonction de votre soci t compl ter les tables des donn es signal tiques secondaires Enfin en fonction de votre besoin d information vous pouvez ajouter vos propres zones aux fiches des comptes ou supprimer certaines zones que vous n utilisez jamais Les coordonn es de soci t Pour consulter ou adapter les coordonn es de soci t qui ont t enregistr es lors de la cr ation du dossier 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option G N RAL PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES 2 Dans l onglet COORDONN ES SOCI T vous pouvez modifier L ADRESSE et le N DE TVA Le NOM COMPLET peut tre modifi uniquement dans le cas d une version fiduciaire Dans les autres cas une modification du NOM COMPLET n cessite
146. a ant c te c te pour comparaison Pour comparer les r sultats de Parfilux au premier semestre de l ann e 1999 et de l ann e 2000 proc dez comme suit Ouvrez le dossier Parfilux 1999 et exportez dans Excel la balance p riodique sur la p riode de janvier juin 1999 Fermez Partilux 1999 ouvrez Parfilux 2000 et exportez dans le m me classeur Excel la balance p riodique g n rale de janvier juin 2000 et ouvrez Excel Si ce n est d j fait ouvrez dans Excel le classeur contenant dans des feuilles de calcul s par es les donn es relatives au premier semestre 1999 et au premier semestre 2000 Dans Excel s lectionnez le menu WINBOOKS et l option CONSOLIDATION DE LISTES Les feuilles de calcul consolider ne peuvent pas contenir de lignes et de colonnes vides l assistant propose de les supprimer le cas ch ant introduisez les options de consolidation dans la fen tre qui s ouvre ensuite Assislant concolhidalson Ea Fel ler sem 19939 neme le sam 1249 debH jer sem 1954 credit ler Sen 1993 L i Cri ter sen 19973 Morionanen Cr dticredh bajana t sem 1999 Saldeibalancenli Refla sem 2000 re ms 201 Da Pr ent Cr dit credit 1er sem 2000 Salielsotde ii balancehier sem 2000 Teas le colonnes nim riques T Calame alcheb tious 2remplece i Cochez les feuilles consolider dans la liste des feuilles disponibles Pour chaque feuille cochez les colonnes ins rer dan
147. a barre d informations Apportez vos modifications en vous servant des touches de raccourci uU BB amp D Cliquez sur le bouton SAUVER ou ALT S ou END pour enregistrer vos modifications Le bouton ABANDON permet d abandonner la cr ation sans quitter les fiches des comptes les donn es ne seront pas enregistr es Aucun bouton n est affich dans la barre des commandes tant que vous n avez pas dit de zone o Supprimer un compte Lorsque vous n avez plus besoin d un compte ou lorsque vous avez sauvegard un compte sous une mauvaise r f rence vous avez la possibilit de le supprimer Seuls les comptes sans imputations peuvent tre supprim s MANIPULATIONS DANS LES FICHES Pour supprimer un compte 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Activez F5 pour activer la vue FICHE 3 Recherchez le compte supprimer en vous servant de la barre d informations 4 Cliquez sur le bouton EFFACER ou ALT E ou F12 pour supprimer le compte affich 5 Confirmez la suppression La suppression d un compte est irr versible e o Bloquer un compte Pour emp cher l imputation sur un compte vous pouvez le bloquer Pour bloquer d bloquer un compte 1 Dans la fiche du compte que vous obtenez avec la touche F5 cliquez sur le bouton 2 Le bouton change d aspect L indiquant ainsi que le compte est bloqu 3 En cliquant nouveau sur le bouton le com
148. a colonne ARTICLE vide pour entrer une ligne de texte ou pour facturer un service occasionnel pour lequel vous ne souhaitez pas cr er une fiche signal tique article e Les autres colonnes de la ligne se compl tent en fonction des donn es que vous avez enregistr es dans la fiche de l article libell prix unitaire code TVA et compte d imputation FACTURER e Le bouton EFFACER permet d effacer la ligne courante le bouton INS RER d ajouter une ligne au dessus de la ligne courante La colonne LIBELL COMMENTAIRE WinBooks r cup re le libell enregistr dans la fiche article en appliquant les r gles suivantes e WinBooks choisit a priori le libell principal de la fiche article pour compl ter cette zone e Si un m mo a t affect au libell c est le contenu du m mo qui est affich dans la colonne e Si des codes de langue ont t param tr s pour la facturation WinBooks choisit le libell qui a un code langue identique celui du client e Dans le cas o WinBooks ne trouve pas de libell ou de m mo attach correspondant au code langue du client le programme affiche le premier libell ou m mo attach Le contenu de cette colonne peut de toute fa on tre modifi D s que son contenu d passe l espace pr vu pour la colonne la zone s agrandit vers le bas Cette zone n est pas limit e quant au nombre de caract res est possible d encoder un descriptif tr s d taill qui s imprimera tel quel
149. a table des codes journaux ee o Pour encoder une OD analytique e Choisir le menu ANALYTIQUE et l option OD ANALYTIQUES e introduire les donn es relatives l en t te e S lectionner un JOURNAL de type analytique en introduisant son code le ou les premiers caract res de son code ou en cliquant sur le bouton pour le s lectionner dans la table associ e 249 250 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE Choisir la P RIODE dans la liste d roulante ou accepter la p riode propos e La r partition analytique n est pas influenc e par la cl ture Les imputations analytiques peuvent tre introduites ou corrig es m me pour des documents appartenant une p riode cl tur e Introduire le NUM RO DE DOCUMENT et la DATE Introduire ensuite le d tail de l OD analytique savoir le montant mouvementer le sens du mouvement et la nouvelle imputation avec un commentaire ventuel VENT L OD ne pourra pas tre enregistr e tant que les montants au d bit et au cr dit ne sont pas quivalents pour chaque section analytique Cliquer sur ENREGISTRER pour confirmer sur NOUVEAU pour introduire une nouvelle OD sur EFFACER pour supprimer l OD l cran sur ANNULER pour annuler les modifications en cours et sur QUITTER pour revenir au menu principal Les documents encod s peuvent tre rappel s l cran et corrig s de la m me mani re e Synchronisation entre comptabilit g n rale et analytiqu
150. abelen deduchhle Bime a tamnice d est 4 Adulis 1 Mon Souct ler Patelemient d ducbble s san eur peanae ESF Eti SFE TE 4 HSM te ASP lrrestesemel j Le pourcentage d ductible doit tre d fini dans le param trage g n ral dossier param trage g n ral encodages Si Parmi ape cle la cama GE R ne Dr cha Wea Cede Tuk Matonat aj iaaio Haha Al ikaer g kbozn g Tihim qj Eire a Dili msmeven al lun ea danrin d drtbie T g MTE opara TT Tia ran hiiu RS sm ik passe Dogue oma 197 PARTIE 4 gt LA TVA e C est galement au niveau du param trage g n ral que l on d finira la r gle g n rale pour l imputation de la TVA non d ductible soit elle est affect e au compte g n ral compte de charge ou d investissement soit elle est affect e au compte centralisateur sp cifique e Par d faut WinBooks effectue l imputation sur un centralisateur unique comme c tait le cas dans les versions ant rieures Etablir le relev intracommunautaire Le relev intracommunautaire peut tre rendu sous forme de listing papier ou via disquette les deux formats sont support s par WinBooks et sont conformes aux normes impos es en la mati re En Belgique les soci t s qui effectuent des livraisons intracommunautaires ou qui interviennent dans des op rations triangulaires sont tenues de faire conna tre l administration de la TVA chaque trimestre civ
151. aite des factures s lectionn es Ce solde est affich en rouge s il est n gatif Pour que le solde cumulatif soit mis jour il faut avoir entr les donn es du COMPTE DONNEUR D ORDRE PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES e La zone TOTAL VIREMENTS PROPOS S reprend le total de toutes les factures correspondant aux crit res qu elles soient s lectionn es affich es ou pas e Cliquez ventuellement sur le bouton ZOOM ou double cliquez sur une ligne pour visualiser l historique du fournisseur concern Vous pouvez maintenant e Quitter la liste des propositions de paiement en fermant la fen tre elle est automatiquement sauvegard e dans un fichier en vue de sa r cup ration ult rieure e Visualiser et ou imprimer la proposition et ou effectuer les paiements en cliquant sur le bouton PAYER Statut ne pas payer dans les virements fournisseurs Vous pouvez pour une facture en attente de paiement chez un fournisseur signaler au programme que cette facture ne doit pas tre pay e et qu elle doit recevoir un statut particulier lors de la g n ration des virements fournisseurs Pour donner ce statut une facture 152 Choisissez le menu FICHIER et l option FOURNISSEURS Dans la liste des fournisseurs s lectionnez celui qui vous int resse et appelez la vue ECRITURE Pour la facture en question cliquez dans la derni re colonne qui a pour intitul PAYER et s lectionner le statu
152. aitez une zone de ce type pour la fiche client seulement d cochez la case fournisseur dans la partie sup rieure droite de la fen tre La partie inf rieure de la fen tre refl te la partie correspondante de la fiche signal tique Les modifications demand es sont imm diatement r percut es l cran Dans le cas de l exemple plus haut vous verrez s ajouter une zone d encodage pour l adresse Email l emplacement pr cis de la zone de saisie peut tre chang facilement Cliquez sur la zone et d placez la en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc Lors du positionnement de la zone de saisie le curseur se transforme en croix Samak Coie Pamet al Costa Al Comte depusi 9 ajere Em tre Cliquez sur ENREGISTRER pour garder les modifications et ajouter la zone la fiche signal tique correspondante ZONES PARAM TRABLES Ins rer une zone param trable Cette proc dure affecte la structure de certains fichiers il est donc conseill d effectuer au pr alable une copie de s curit de votre dossier e e Pour d finir une nouvelle zone de saisie 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option FICHIERS 2 Cliquez sur l onglet correspondant la fiche adapter 3 Dans a LISTE DES ZONES DISPONIBLES cochez la case correspondant la premi re ZONE LIBRE Confirmez en cliquant sur OUI w Bamus N l Code Firmani I Sdre se Emi Ihe C
153. aluation des financiers en devise Pour les journaux financiers et d Op rations Diverses vous pouvez sp cifier la m thode d encodage par d faut encodage par extrait cochez la case ou encodage en continu 7 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER PARAM TRER LES FICHES DE COMPTES ET DE TIERS Les types de zones et le param trage des fiches Cette option permet de d finir des champs suppl mentaires avec leurs attributs et leur diposition l cran pour les signal tiques des clients des fournisseurs et des comptes g n raux Si vous disposez du module de la facturation de WinBooks vous pouvez galement adapter l cran de saisie de la fiche d article PARAM TRER LES FICHES DE COMPTES ET DE TIERS Une fa on comme une autre pour WinBooks de r pondre encore plus exactement vos besoins de gestion sich ompt e Len Cp ue E arf FEJ Rrirre R ime O d Toga oo Miel OO T Cadi Pod St 4 taij H Tua faragjon i Doa Cala Tu Q Zones fixes ZONES P param tr es el param trables d mt N E aat n La fiche signal tique d un compte est compos e de deux parties la partie sup rieure comprenant les zones fixes non modifiables et la partie inf rieure comprenant les zones pr param tr es et les zones enti rement param trables Les zones pr param tr es sont des zones dont les caract ristiques sont pr d finies Ces zones s affichent dans la partie inf rieur
154. amloze Vennootschap Ru de ls Pompe 95 1348 Louvain La Neuve T V A N BE 556 647 465 Nr B T W R C Nivelles 45 678 H R Nivelles T l phone 010 35 69 54 Tehiefoon T l tax 010 35 45 78 Telefax Documents FACTURE PARFILUX S A FAKTUUR N 6219 Ruedi le Pass 20 iCOG BRUXELLES A appels wS ye yone pi ras 5 4 Maieey hi ty betalne te vermeden TA N RF 232 456 749 ACHATS_02 20 ACHATS_02 20 ACHATS _02 247 UREE Nicier b ta Rhinos TAR Ai Kial Galin Referer 2 454 50 18 01 no Mie c janvier DU 4 amade 00 Montant PVA TVA Bedrag BTW BTW Quantit PRODUITS PROQUKTEN Hoeveelheid Montant hors TVA Bedrag zomder MIFSFI GASOIL BILSEL POUR VEHIGULLS ROUTIERS SCANNER UN PI CE COMPTABLE La fen tre de gestion est compos e de 3 parties e La barre des ic nes propre la gestion des documents e S lection des documents facultatif e Le document s lectionn 2 Si ce n est pas d j fait scannez le document en cliquant sur l ic ne ME de la barre d outils propre la fen tre de gestion des documents 3 Modifiez ventuellement les param tres du scanner en cliquant sur le bouton PARAM TRES E Param trage de P manmetis lion I L option d auto redressement du document est tr s int ressante elle permet de redresser un document qui aurait t scann de travers et m me de corriger l orientation redresser le
155. ans cl d acc s ad quate En option encryptage permanent sur disque de la base de donn es comptable garantissant la totale confidentialit des dossiers et rendant impossible l acc s des programmes externes non autoris s Sans mot de passe impossible d acc der au dossier comptable ni via WinBooks ni via un programme externe L utilisation de totaux de contr le lors de l impression des journaux et du jour nal central permet par comparaison avec les moutures pr c dentes de confir mer qu aucune modification quelconque n a t apport e ult rieurement aux fichiers comptables que ce soit via WinBooks ou via un programme externe WinBooks ou via une recopie d anciens fichiers Int gration Excel Gr ce ce module un menu WinBooks s ajoute dans le menu MS Excel les donn es des dossiers comptables deviennent imm diatement accessibles listes totaux des balances des comptes g n raux et analytiques critures Exclusivit WinBooks il est possible de consolider les donn es de plusieurs dossiers ann es de m me que faire des recherches SQL sophistiqu es pour retirer la quintessence de vos donn es comptables Le dossier lectronique destination des fiduciaires et de ses clients cette fonction permet de confec tionner facilement le dossier lectronique de son client Plut t qu imprimer toutes les listes comptables en fin de p riode ou d exercice et les envoyer son client c est une image lect
156. ant au ton le plus neutre le niveau 3 au ton le plus s v re gt MONTANT ECHU MINIMUM Entrez le montant total chu partir duquel vous souhaitez envoyer un rappel au client En effet vous pouvez d cider de ne pas envoyer des rappels pour des petits montants les frais du rappels s levant trop par rapport au montant chu gt DATE DERNIER RAPPEL Par d faut WinBooks ne tient pas compte de la date du dernier envoi Mais si vous voulez viter qu un client re oive des rappels des intervalles trop rapproch s vous pouvez entrer le d lai respecter entre deux envois Ainsi si vous mettez comme d lai 15 jours et que vous g n rez des lettres de rappels une fois par semaine vous viterez qu un client qui tait repris sur la liste de la semaine pass e le soit nouveau cette semaine ci gt LANGUE DU RAPPEL PAR D FAUT La langue par d faut est F pour un rappel en fran ais tapez N pour le n erlandais ou A pour l anglais Cette langue par d faut sera utilis e pour tous les clients auxquels vous n avez pas associ de langue particuli re dans la fiche client ainsi que pour ceux dont la langue inscrite dans la fiche n est aucune des langues mentionn es gt MODIFIER LE LAYOUT FRANCOPHONE N ERLANDOPHONE ANGLOPHONE Par langue WinBooks fournit un mod le avec 3 niveaux de texte en fonction de la s v rit Vous pouvez adapter ces mod les en fonction de vos habitudes ENVOYER LES RAPPELS 4 Cliquez su
157. appara tre Par exemple une imputation a t faite sur le compte 654000 analytique au lieu d tre faite sur le 653000 qui n est pas analytique Pour viter toute discordance il sera n cessaire de repasser par la ventilation analytique pour supprimer l imputation sur le 654000 et la remplacer par une imputation sur le 653000 La liste des documents compl ter aussi appel e liste de contr le analytique d tecte ces discordances C est un document tr s important pour s assurer de la parfaite synchronisation entre la comptabilit g n rale et analytique I donne par p riode et par journal la liste des pi ces comptables non imput es analytiquement mais galement au sein d une pi ce comptable imput e analytiquement les ventuelles discordances diff rence entre le total de l imputation comptable et sa contrepartie analytique ee Les listes analytiques D s que le module analytique de WinBooks est activ l option IMPRIMER du menu dossier affiche un onglet ANALYTIQUE regroupant les listes analytiques Balance pion anakiri Hiong penccoque aa Hitonque nautique Balance p nccoque course ana Hidt toue p t Cr e anahi j Lise des documents compl tes lire ane 251 252 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE l impression des listes analytiques r pond aux m mes r gles de fonctionnement que l impression des listes en g n ral Des exemples de listes peuvent tre imprim s dans le cadre d
158. appels factures Il est possible d ajouter de modifier et de supprimer des langues Pour acc der aux codes des langues 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur l option CODES LANGUES e o e Les codes de paiement Pour que les d lais de paiement des factures d achat et de vente soient g r s correctement 30 jours fin de mois paiement au grand comptant paiement 15 jours partir de la date de facturation WinBooks a pr vu une zone pr param tr e CODE PAIEMENT sur les fiches client et fournisseur permettant de r cup rer le code de paiement ad quat Il est possible d ajouter de modifier et de supprimer des codes de paiement La r f rence des codes de paiement se compose de 2 parties La premi re partie reprend un nombre de jours repr sentant le d lai La deuxi me reprend un F si le d lai court partir de la fin du mois et un blanc s il court partir de la date de facture RECLASSEMENT BILANTAIRE Cette zone sert proposer une date d ch ance que vous pouvez modifier lors de l encodage des factures On choisit par exemple d associer le code 30F 30 jours fin de mois comme code de paiement pour le fournisseur BABA D s que l on encode une facture pour un achat chez BABA WinBooks calcule automatiquement la date d ch ance sur base de la date de document et du code 30F Pour un document la date du 04 ao t 2002 la date d ch ance propos e sera le 30 09 2002
159. articulier d imputer des comptes financiers en devise les comptes financiers en devise de base restent interdits Le solde en devise du financier est toujours juste Il n y a donc pas lieu de mentionner un montant en devise pour le compte mais uniquement un montant en devise de base l euro en l occurrence D ailleurs WinBooks interdit l encodage de montants en devises dans ce journal LES OP RATIONS COMPTABLES R valuation des postes en devises Si vous avez effectu une ou plusieurs op rations dans une monnaie diff rente de celle dans laquelle la comptabilit est tenue vous devrez r valuer correctement le solde des critures non apur es en fin de p riode et ou d ann e pour d gager la perte ou le b n fice de change acter lors de la g n ration du bilan WinBooks vous permet d sormais de r valuer tr s simplement les postes en devises Vous pouvez de cette fa on obtenir des r sultats comptables dans lesquels l influence du cours des devises a t int gr e La r valuation des postes en devises r ajuste en monnaie de base le solde des comptes sur lesquels ont t imput s des mouvements libell s en devises trang res qui sont non sold s au moment de la r valuation et dont le cours de change a chang Ce r ajustement se fait au moyen d op rations diverses Vous pouvez choisir de passer des OD distinctes par groupe de comptes par devise ou par combinaison compte devise Avant de r value
160. asse 7 le sens propos sera par d faut au cr dit et au d bit dans le cas des comptes de charges classe 6 Vous pouvez modifier le sens propos COMMENTAIRE La r f rence du compte tiers s inscrit par d faut Vous pouvez entrer un autre texte Ce commentaire sera repris dans la vue critures du compte g n ral concern A IMPUTER Il s agit du solde qui reste imputer qui se met jour apr s chaque ligne d imputation PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES WinBooks se sert de ce solde pour v rifier si l criture est quilibr e tant que le solde A IMPUTER est diff rent de O l criture n est pas quilibr e ic ne Le bouton ENREGISTRER ne devient disponible que si l criture est en quilibre ic ne hi le solde imputer est gal O et le montant total des imputations est gal au total des bases Le r capitulatif TVA La partie droite de l encodage d une facture est r serv e au r capitulatif TVA Par taux de TVA utilis sur la facture vous devrez faire la ventilation de la TVA en base taxable et en montant de TVA Ces informations serviront l tablissement automatique de la d claration TVA Suivant la m thode d encodage adopt e deux situations peuvent se pr senter eeo 1 re m thode la r partition TVA se fait de concert avec l imputation comptable Le code TVA a t encod dans les imputations comptables WinBooks a d j fait la r partition
161. ation TVA une OD Tva est habituellement pass e afin de solder les comptes TVA payer et recevoir par le compte courant de l admi nistration TVA WinBooks a int gr une proc dure qui permet de g n rer automatiquement cette op ration diverse e e Param trage Choisissez le menu DOSSIER et BF Ajim p Li Lo bei Execica Plan compas re cliquez sur l option PARAMETRAGE Locdonn ss Lorie Encodages Cantrakasteurs H celule achirastiaton AT1234 P riodicit de la d claration Mersuete puis GENERAL Hom Soci t P sAa Nom alert Mme sessa The adman S lectionnez l onglet Tva Non rondiars 2 T ns Tel 1285 Dd p riodique compte courant sdmirstration TVA Cice TVA payer D Chconac TVA paye a Chloe TVA B recevons A En NA Joumal GDTVA A Les comptes suivants doivent tre d finis e le compte courant de l administration imputer dans le cas o le solde des comptes Tva met en vidence un montant payer pour la p riode tva concer n e e le compte courant de l adminsiration imputer dans le cas o le solde des comptes Tva met en vidence un montant recevoir pour la p riode tva concer n e e Deux autres comptes sont galement param trable les comptes de correction ou de r gularisation tva qui pourraient avoir t imput s manuellement et qui doivent galement tre sold s 382 COMPTABILIT G N RALE e o o G n ration de lOD de Tva Choisissez le
162. au sein du corps de la facture ne faut cependant pas h siter alimenter le fichier articles avec tout ce qui est susceptible d tre factur Cela permet de gagner beaucoup de temps en encodage et de gagner en coh rence En outre les statistiques articles et clients articles ne tiendront pas compte des lignes qui auraient t factur es sans r f rence d article Un article est galement un moyen de faire appel des commentaires ou m mos standard imprimer au sein du corps du document La colonne QUANTIT La quantit par d faut est 1 Modifiez la si n cessaire La colonne PRIX UNITAIRE Le prix unitaire sp cifi dans la fiche signal tique est r cup r par d faut Si la fiche article a t adapt e avec des prix unitaires suppl mentaires ceux ci apparaissent dans la liste d roulante jointe La colonne RIST Sp cifiez dans cette colonne un pourcentage de ristourne appliquer sur le prix unitaire de l article 221 222 PARTIE 5 gt FACTURATION La colonne TVA Le code TVA sp cifi dans la fiche signal tique est r cup r par d faut Modifiez le si n cessaire La colonne PRIX NET HTVA Le prix unitaire hors TVA est le r sultat du produit quantit x prix unitaire ristourne La colonne IMPUTATION Le compte d imputation renseign pour cet article dans la fiche signal tique est r cup r par d faut Modifiez le si n cessaire Les conditions globales D s que vous avez enc
163. aus Ju les Comples conne Wogan ces amp d goie che bon pie g ri s aie e Cliquer sur ENREGISTRER pour sauvegarder les modifications e Cliquer sur OUI pour r percuter le changement des droits d acc s de cet utilisateur tous les autres dossiers e Fermer la fen tre pour revenir au menu principal e D s ce moment les montants imput s sur les comptes confidentiels sont masqu s pour tout utilisateur non autoris Logbook Cette option permet de suivre la trace des op rations effectu es dans un dossier par les diff rents utilisateurs notamment la cr ation du dossier les entr es sorties du programme les entr es sorties dans Excel Il y a un Logbook par dossier Pour consulter le LOGBook d un dossier e Choisir le menu DOSSIER l option MAINTENANCE et ensuite LOGBOOK e S lectionnez le crit re de tri dans la liste d roulante PARTIE 13 gt S CURIT e Cochez la case si vous souhaitez voir UNIQUEMENT LES ACC S AUX DOSSIERS e Cliquez sur le bouton FILTRE pour effectuer des s lections suppl mentaires utilisateur type d action date ar Tii i fer Ol Dae amp Haute rouen bec acc s ac oe Fibre Baie Heure STSTEMEFRESIDEMT ICAEATE 01 0u 2003 11 27 40 CYSTEM PAESIDENT C S OFEN Di0 114169 Ex 00 CYSTEMSPAESIDENT C S CLOSE D u 3003 121610 Ex 00 STS EM EPP Ie SIODENT CIS LFE fi 01 08200 12 ot LE AU CYSTEM PRESIDENT CA CLOSE 01 04 2003 121409 Ex 00 S TSTE
164. aux comptes tiers Dans WinBooks le principe de rapprocher des critures dont les montants se neutralisent a en outre t tendu aux comptes g n raux En effet le lettrage s av re particuli rement utile dans le cas des comptes d attente ou de transfert Enfin WinBooks permet d effectuer un lettrage partiel c est dire de rapprocher des critures dont le solde n est pas gal z ro ce qui dans le cas des comptes tiers permet de rapprocher le paiement partiel et la facture laquelle il se rapporte Dans ce cas galement WinBooks rapproche physiquement les critures partiellement lettr es leur attribue un m me num ro de lettrage marqu dans une m me couleur Les critures partiellement lettr es sont des critures non apur es Dans l extrait de compte de WinBooks elles sont reconnaissables par l ic ne Lorsque des critures partiellement lettr es sont ensuite rapproch es d autres critures afin de les apurer WinBooks remplace l ancien num ro de lettrage par un nouveau num ro de lettrage marqu dans la m me couleur Moment du lettrage Le lettrage peut se faire lors de l encodage du paiement dans les financiers ou encore apr s coup dans l extrait de compte LE LETTRAGE ee Int r t du lettrage Dans le cas des comptes tiers le lettrage syst matique permet de voir ce qui vous est encore d et ce que vous devez encore est possible de consulter l historique complet avec les critu
165. ayouts existants La proc dure de modification d un layout param trable quel que soit le type de document rappel liste signal tique est quasi identique la proc dure de cr ation pour les rappels cliquez dans les param tres du rappel sur le bouton MODIFIER LE LAYOUT pour les listes signal tiques cliquez sur le bouton MODIFIER apr s avoir s lectionn un layout Pour cr er un layout signal tique param trable S lectionnez une liste signal tique param trable dans l onglet LISTES SIGNAL TIQUES de la fonction d impression menu Dossier Imprimer 2 Dans CHOIX DU LAYOUT cliquez sur le bouton AJOUTER 3 A ttribuez un nom la nouvelle liste la liste sera sauvegard e sous ce nom 4 Appuyez sur le bouton OK un cran de layout vierge s ouvre L cran de layout est compos de 3 parties si Dessin de Liste signal tique E b EM mc LETTRE Qu Cie Cons dowam e J rescel ou dent Adesse e La barre d ic nes manipulations des zones et du layout en g n ral d crites ci dessous e S lection des champs figurer sur la liste e Le corps du document 297 PARTIE 9 gt IMPRESSION 5 Modifiez ventuellement la taille des diff rentes parties du corps du document suivant l espace que vous souhaitez r server aux titres de la liste et des colonnes d une part et chaque ligne de la liste d autre part e La partie ditable sur fond blanc est r serv e du texte ou des
166. bilit d adresser une d claration TVA lectronique l administration de la TVA au lieu de la q d claration imprim e sur papier Pour cela vous devez tre quip d un r seau s curis Isabel r seau X 400 de quip Belgacom L application fonctionne via mail sur r seau s curis Une z Le z eje 7 fe proc dure d inscription pr alable est utilis e pour identifier les d posants Pour cr er les fichiers adresser l administration e Choisissez le menu DOSSIER l option IMPRESSIONS l onglet DOCUMENTS ADMINISTRATIFS D CLARATION TVA e Si vous utilisez le logiciel EDIVATPRO pour l envoi de la d claration cochez la case qui correspond au format EDV e Si vous vous chargez vous m me de l envoi l administration cochez la case qui correspond au format VAT Listes b s lechonner MJD claaion TVA Llig annuel Ti i Jan ATK an hou Peru Da LE De Det a OL e Late concordance TVA Expat vais aid Winia Largie l impression w Fagas M N eslmden l iver dial er sans D claration lectronique Edit M Cr er un hche EDPMA FAN M di UT Cr er un listes su lames EDIRACT vall Laypui Laali e Cliquez sur VISUALISER pour obtenir la d claration l cran et cr er le fichier demand e Si vous avez cliqu sur VISUALISER vous pouvez galement cr er ces fichiers en utilisant les boutons EDIVATPRO et EDIFACT e Les fichiers sont pr ts pour l envoi LES DOCUM
167. c Winbooks il faut disposer des licences n cessaires e une licence Advantage Client Server pour le nombre d utilisateurs susceptibles d tre connect s simultan ment Concurrent Users e le voucher de licence Winbooks qui doit comporter le module Terminal Server string modules et le nombre correct d utilisateurs FULL mentionn dans le string suppl mentaire pour le mode Terminal Server Dans l exemple il s agit d une licence Terminal Server pour 10 collaborateurs FULL PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Avertissement important Il est de la responsabilit de l administrateur r seau de configurer correctement les droits d acc s et les unit s logiques accessibles par l utilisateur En effet il existe dans Winbooks comme dans la majorit des programmes Windows des bo tes de dialogue permettant de parcourir l arborescence des diff rentes unit s logiques d un serveur de choisir la localisation d un fichier archive PDF par exemple de sauvegarder les backups un endroit d termin Mais galement si une fiduciaire donne acc s certains de ses clients il faut veiller ce qu ils n aient pas acc s l arborescence de tous les dossiers de la fiduciaire ou aux parties priv es du serveur Winbooks ne pourrait tre tenu responsable pour des probl mes de s cu rit qui pourraient se pr senter si l implantation de l environnement Winbooks sur le Terminal Server n a pas t r alis e correctement
168. ce qui concerne l impl mentation particuli re dans Winbooks le site www advantagedatabase com au chapitre Advantage Streamline SQL Plusieurs exemples sont propos s par Winbooks vous permettant de saisir imm diatement le potentiel du language et pouvant servir de point de d part pour l laboration de vos propres requ tes personnalis es Une structure arborescente reprenant la structure comment e des fichiers Winbooks est disponible I est videmment n cessaire de conna tre cette structure pour mettre au point les requ tes Des variables initialis es par Winbooks l ouverture du dossier peuvent galement tre utilis es comme param tres dans les requ tes Enfin l arborescence Fonction donne une liste regroup e par genre des fonctions disponibles en Anglais Pour cr er une requ te SQL Si ce n est d j fait ouvrez un dossier dans le menu Winbooks de Excel Choisissez dans le menu Requ tes SQL L cran suivant appara t axes eu rep de bee LECT rt armai 337 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL Voici un exemple de requ te assez simple permettant d extraire tous les clients qui habitent avenue des coquelicots ou square des coquelicots ou dr ve des coquelicots Tous les champs du fichier CSF les signal tiques clients et fournisseurs sont pr sent s uniquement pour les clients type 1 pour lesquels on a trouv coquelicot dans le champs adresse l oppo
169. ce recherch e Le programme affiche dans 2 toutes les occurp nces ou similaires correspondant la s quence recherch e Cliquez sfr une des occurrences et vous obtiendrez dans 3 les rubriques d aide contenant ce s mot s Cliquez sur la rubrique ui vous int resse celle ci s affiche dans la partie droite de l cran gt Cliquez sur l onglet CONTENTS pour afficher nouveau le sommaire de l aide ee WinEookzs FE Er b sa de annhe Lelani camatatle Les tone rrcalalien Les lores mpnutahon des 0 D Leltr ge 2pi s coup Lettisgs kns de l encodage a mures firn e n LE Apr s argi Ensis akou MPMNE ume provoslihon de paiement vous pouysE eMectues les paiements soit 504s jume d une leie imonm e soit saus foime de Acher ie vous Comnuriaquersz votte bstituton framc re ir qu elle fasse les srements ad quats Pour que eus apez une Trace dans vos compies des piemens ef clues en attendant l axtesit baneaus WinBooks vore ofie la possibilit ge cr er sulomatiquement une CDs Fournisseurs Yrements emes o autre ensuite dors de l encodage de l extrad eaneaire de lelija E dalsenent Fo avec ut HIER re MES 25 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Dans la partie gauche vous retrouvez alors le sommaire avec la s lection sur la rubrique affich e droite LA La Qi Der ogenen H L cran d encocdage des inan E Le loitage a Enurneet jes apost LL Paper lez harna 3 Len ier une o
170. celui dans lequel vous souhaitez travailler Par d faut WinBooks propose l exercice dans lequel vous avez travaill lors de la s ance de travail pr c dente aaa Si vous ouvrez une archive concernant un exercice cl tur seul cet exercice l est y disponible l exercice est accessible en consultation impression il n est plus possible d y modifier quoi que ce soit 5 Cliquez sur le bouton OK pour activer le dossier s lectionn G RER LES UTILISATEURS ET LES ACCES La gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs a un objectif double e Personnaliser l acc s aux dossiers comptables e Prot ger l acc s aux donn es comptables PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Quelle que soit votre version version de d monstration ou version enregistr e vous disposez d un utilisateur SYSTEM pour chaque dossier L utilisateur SYSTEM a acc s toutes les fonctions d un dossier sans restrictions Pour plus de s curit veillez lui assigner un mot de passe Vous pouvez ensuite ajouter d autres utilisateurs d finir leur langue de travail leur mot de passe et les dossiers auxquels ils ont acc s Dans le cas d une installation en r seau il est obligatoire de d finir plusieurs utilisateurs diff rents pour pouvoir acc der simultan ment un m me dossier Attribuer un mot de passe l utilisateur System Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas
171. cer l apparition de la fen tre de diff rence de paiement pour ajouter par exemple des 127 128 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES frais ou d ventuelles autres diff rences de paiement Une croix s inscrit dans la colonne d s que vous avez imput une diff rence de paiement La fen tre de diff rence de paiement appara t automatiquement si vous avez lettr un document et que le montant encod dans le financier ne solde pas le document lettr S il s agit d un paiement partiel d une facture cliquez simplement sur OK pour valider sans indiquer de diff rences de paiement Solde imputer l 0 00 Frais divers z 45 80 Annuler se Autres k End Si le journal financier est tenu en devises la deuxi me colonne aura trait aux montants en devises la devise sera affich e au dessus de la colonne S il y a une diff rence entre le montant payer et le montant pay vous pouvez dans la bo te d roulante s lectionner l origine de la diff rence WinBooks propose les choix suivants Escompte Fast finari Fame Base TA Morant THA Fras dvers ban de change Faite de charge G an danond Entrez ensuite le montant imputer Si celui ci diff re du montant qui reste imputer vous pouvez effectuer une autre s lection en cliquant sur le bouton AUTRES et entrer ensuite le montant imputer LES LIGNES D IMPUTATION Quand le solde payer vaut O cad que l
172. client Le niveau maximal est celui que vous avez d termin dans les param tres D s que celui ci est atteint il ne se met plus jour lors d une nouvelle impression PAYER LES FOURNISSEURS G n rer une proposition de paiement En fonction de vos crit res de s lection WinBooks permet de g n rer une liste des factures d achat chues La date d ch ance d une facture est le crit re qui permet WinBooks de d terminer si une facture d achat est chue Vous pouvez visualiser et ou imprimer la proposition et ou directement payer les factures partir de cette proposition de paiement ou le faire ou r server cette t che quelqu un apr s coup Pour g n rer une proposition de paiement 1 Cliquez sur le menu OP RATIONS PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES 3 Cliquez sur l option VIREMENTS FOURNISSEURS Si ant rieurement vous aviez g n r une proposition sans avoir effectu tous les paiements propos s l option R CUP RER LE DERNIER FICHIER DE PROPOSITION DE PAIEMENTS sera activ e par d faut Vous pouvez ainsi rappeler la proposition sans tenir compte de nouveaux postes ouverts qui se seraient ajout s depuis Cette option est gris e si vous n avez pas encore g n r de proposition Cliquez dans G N RER UN NOUVEAU FICHIER DE PROPOSITION DE PAIEMENT pour g n rer une nouvelle liste en tenant compte des crit res que vous entrerez Cette option est d office activ e si vous
173. client donne lieu de fa on syst matique une certaine criture il est int ressant d enregistrer cette criture dans le dictionnaire et en m me temps de l associer au fournisseur ou client en question Lorsqu une criture type est associ e une fiche de tiers cette criture est appel e l cran d s que la r f rence du tiers est s lectionn e l encodage e Appelez l cran la fiche de tiers F6 pour les clients FZ pour les fournisseurs e Cliquez sur l ic ne c t de la zone de saisie du COMPTE D IMPUTATION par d faut e S lectionnez dans le dictionnaire l criture pr enregistr e importer dans la fen tre d encodage d s que la r f rence du tiers est s lectionn e e Sauvez les modifications apport es la fiche LES OP RATIONS COMPTABLES LES OP RATIONS COMPTABLES Encoder une situation d ouverture Lors de la cr ation d un nouveau dossier seul le premier exercice comptable est cr Vous pouvez tout moment ouvrir un second exercice partir de ce moment toute modification dans le premier exercice se r percute dans le journal REOPEN du second exercice ee La balance d ouverture Que vous cr ez votre dossier en d but d exercice ou en milieu d exercice vous devez entrer une balance d ouverture ee o Journal et p riode d imputation Le journal d imputation est toujours un journal d O D de r ouverture des comptes Ce type de journal ne permet d imputati
174. cr er un rectangle sur fond color avec du texte l int rieur cr ez d abord le rectangle et cr ez ensuite la zone texte en changeant la couleur du texte Dans le cas particulier des rappels de paiement l option PROPRI T OBJET activ e dans le pav de la partie sup rieure et ou inf rieure du layout du 299 PARTIE 9 gt IMPRESSION rappel donne acc s au texte qui doit figurer dans cette partie Une liste d roulante vous permet de choisir le niveau du rappel dont vous d sirez visualiser modifier le texte Comme pour un m mo il est possible d enrichir le texte changement de police de caract res de taille de soulign changement de couleur centrage Vous pouvez galement ins rer des variables date du jour syst me ou date de gestion la date prise en compte pour calculer le montant chu 12 Visualisez ventuellement la liste avant impression en cliquant sur l ic ne Al 13 Sauvegardez le layout en cliquant sur l ic ne M 14 Fermez la fen tre de layout et suivez la m thode de travail g n ral pour visualiser et ou imprimer la liste selon le layout que vous venez de cr er La barre d ic nes des layouts param trables Lors de la cr ation ou de la modification d un layout param trable vous disposez de diff rentes ic nes pour manipuler les champs du layout efe Sauvegarder un nouveau layout ou un layout modifi Passer en mode s lection cliquez sur cette ic ne et cliquez ens
175. ctu Disque dur tr s rapide de l ordre de quelques dizaines de secondes pour des petits dossiers support amovible rapide disquette lent En cons quence nous pouvons vous conseiller e de prendre des backups journaliers sur disque dur c est tellement rapide e de prendre des backups hebdomadaires sur support amovible disquette ZIP ou sur disquette apr s r alisation d un test comptable correct et de p riodiquement les ranger dans un b timent distinct incendie vol e de prendre galement un backup sur disque avant toute op ration irr versible cl ture d exercice Si vous vous trompez ou si une panne survient vous repartez tout simplement du backup et vous recommencez l op ration Bien entendu la fr quence doit tre adapt e vos besoins Quel temps de r encodage suis je en mesure de supporter si un probl me majeur survient 2 Si mon dernier backup date du mois pass je devrai r encoder tout le mois S il date d hier ce sera simplement la journ e d aujourd hui Pour effectuer un backup 1 Cliquez sur le menu DOSSIER 2 Cliquez sur l option MAINTENANCE 3 Cliquez sur l option BACKUP 4 Entrez les renseignements demand s SP CIFIEZ UN SUJET Par d faut WinBooks inscrit le nom du dossier ainsi que la date et l heure BACKUP SP CIFIEZ VENTUELLEMENT UNE NOTE D ACCOMPAGNEMENT Tapez ventuellement un commentaire permettant apr s coup de mieux identifier le backup DOCUME
176. cua Hilourmw dote RE AI Faoluaton Flair Ge pan Taing 205 206 PARTIE 5 gt FACTURATION e S lectionnez la ligne FACTURATION RISTOURNE GLOBALE et introduisez dans la colonne de droite le compte centralisateur correspondant ou s lectionnez le dans la liste d roulante e Faites de m me pour la ligne FACTURATION FRAIS DE PORT e Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer votre choix et fermer la fen tre du param trage g n ral ee D finir les param tres pour l encodage et la comptabilisation Pour tre conforme vos besoins WinBooks doit avoir connaissance en plus des comptes centralisateurs d un certain nombre de param tres comme le nombre de d cimales pour les prix et quantit s le fait que vous souhaitiez pouvoir accorder ou non une ristourne globale sur la facture etc Vous pouvez galement pr voir une s rie de valeurs par d faut qui faciliteront l encodage des factures Pour d finir les param tres g n raux de la facturation e S lectionnez le menu DOSSIER e Choisissez l option PARAM TRAGE et ensuite l option G N RAL du sous menu e Cliquez sur l onglet FACTURATION et entrez les valeurs souhait es L Cliquez sur ENREGISTRER pour activer le nouveau param trage TAUX DE TVA DES FRAIS DE PORT Lau de TVA des lee de pont Donnez ici le code TVA le plus fr quemment d application sur les frais de port Lors de l encodage ce taux sera propos comme valeur par d faut Cliquez sur la l
177. cun d eux le nouveau chemin d acc s au fichier utilisateurs Lorsque c est fait vous pouvez ouvrir les dossiers install s en r seau depuis chaque poste en utilisant le nom d utilisateur qui vous a t attribu Le r pertoire enregistr de cette fa on sur chaque poste est le chemin par d faut o WinBooks cherche le fichier utilisateurs en d marrant Si ce r pertoire n est pas accessible au d marrage d une session en cas de d connexion d un portable du r seau par exemple WinBooks demande d indiquer le chemin d acc s au fichier utilisateurs Indiquez dans ce cas un chemin d acc s un r pertoire local o vous gardez une copie du fichier utilisateurs ce chemin d acc s est temporaire Il ne vaut que pour la session de travail Tester le bon fonctionnement du r seau Pour v rifier le bon fonctionnement du r seau e D marrez WinBooks sur un des postes Ouvrez un dossier et dans ce dossier appelez une fiche client Modifiez une information l adresse par exemple et enregistrez la modification D s que la modification a t enregistr e elle doit tre visible au d part de tous les postes Dans le cas contraire v rifiez un un tous les l ments de l installation L installation en r seau est termin e Si vous disposez de la licence Client Serveur poursuivez avec l installation sp cifique Client Serveur R seau Client Serveur Si le nombre d utilisateurs connect s augmente si le volume de
178. dans la sous rubrique VOITURE s lectionnez la maintenez le bouton de la souris enfonc et d placez l criture sous VOITURE Drag and Drop ere cha Fe T L C9 cage michel BARUEE d Franoe Dpir hire dr mha Les sous rubriques ainsi cr es peuvent ensuite tre modifi es via le bouton MODIFIER ou condition d tre vides effac es via le bouton EFFACER LE DICTIONNAIRE D CRITURE Tout l int r t du dictionnaire consiste bien videmment faire appel une criture enregistr e lors d un nouvel encodage du m me type Nous traiterons le cas d une facture d achat titre exemple La proc dure est tout fait similaire dans le cas o l on souhaite faire appel au dictionnaire au d part d un autre journal d encodage ventes financiers ou op rations diverses e S lectionnez le menu des ENCODAGES et l option ACHATS NC ACHATS e S lectionnez le CODE DU JOURNAL la P RIODE et le NUM RO DU DOCUMENT e Le bouton devient actif pour permettre l importation d une criture du dictionnaire i Len e Re 3 z e Cliquez sur pour acc der au dictionnaire et s lectionnez dans la rubrique des achats une criture pr alablement enregistr e m Dictionnaire GARAGE G Ventes Acha our G b11 T TOO DYD EUR Eiopiser Mere che d achat gage 1e RARE ESNE 000 QUI D EUR JEurpier Name 200 0 EUR k Upaan direne b Fnanco iz TYA ETM 21 1 sel ai 30 T EUS
179. de vous pouvez par cons quent ajouter des critures une p riode qui contient d j des critures valid es Etant donn que la num rotation des pi ces comptables doit tre continue il est conseill de faire l encodage dans l ordre chronologique LES DIFF RENTS JOURNAUX Num rotation des documents Les pi ces comptables sont num rot es en continu par exercice et par journal Le premier num ro est d finir lors de la premi re criture dans un journal Par la suite WinBooks propose le num ro suivant qui correspond au num ro le plus lev utilis dans ce journal 1 Lors de l encodage il convient de respecter les principes suivants e L ordre des num ros doit tre continu I ne peut y avoir de trous dans la num rotation A titre exceptionnel toutefois vous pourriez tre amen devoir encoder une pi ce comptable apr s coup dans le cas d un extrait bancaire manquant par exemple auquel cas vous devrez changer le num ro propos Lors de l encodage WinBooks vous avertira que la continuit n est plus respect e Il va de soi que ce trou doit tre combl le plus rapidement possible Au cours de la validation WinBooks d tecte et signale les ruptures dans la num rotation des documents facture manquante e Les num ros doivent tre uniques par journal Un m me num ro peut donc tre utilis plusieurs fois mais jamais dans le m me journal e Vous disposez de 8 posi
180. de base vous recevez un code d enregistrement Si vous souhaitez installer WinBooks sur des ordinateurs suppl mentaires vous devrez au pr alable obtenir un nouveau code d enregistrement Lors de l installation d une nouvelle version du programme vous pourriez tre amen enregistrer la nouvelle version e e e S enregistrer comme fiduciaire La proc dure d enregistrement d une version fiduciaire tant quasi identique celle des versions mono et multi soci t s nous ne reprenons ici que les diff rences En effet d s que vous entrez votre num ro de s rie WinBooks d tecte qu il s agit d une version fiduciaire et affiche le second volet de la fen tre d encodage Vous devez en effet entrer les informations compl mentaires indiqu es ci apr s 37 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Pour cr er sans attendre les dossiers comptables qui peuvent contenir les donn es de vos clients cliquez sur le bouton VERSION D VALUATION et fermez la fen tre pour revenir au menu principal Vous aurez acc s toutes les fonctions du programme mais de fa on limit e dans le temps C est ainsi que l encodage de pi ces comptables au del de la date limite est refus par WinBooks aussi longtemps que la proc dure d enregistrement d finitive n a pas t effectu e NOM FIDUCIAIRE Entrez le nom de votre fiduciaire tel qu il vous a t communiqu sur la fiche d identification de votre licence Veillez l encoder avec le
181. de document des fins de consultation ou de modification si le n de document a t encod dans le journal et la p riode s lectionn s le curseur se positionne automatiquement sur la premi re ligne de ce document dans les lignes d imputation BERIT 5 x Journal P riode Document Solde en EUR fceeur AJ Mar 2000 12 4 p Parpi ce 2 2 03 2000 e PATACCA 165 13 i 02 03 2000 F BAGAGE CIE 2 278 88 10 03 03 2000 F INFORMATIK CIE 242 00 1 10 05 03 2000 F L COEST h USD 1 546 70 1 374 48 11 12 03 2000 08 03 2000 C PINUP CIE 8 05 11 09 03 2000 lWOST CI 5 692 83 0 11 11 03 2000 C ZETA al 3 460 00 12 25703 2000 13 03 2000 C NEW FORM al 805 32 _ 12 14 03 2000 F JORQUIN CIE 3 328 00 12 14 03 2000 ZETA 104 291 12 15 03 2000 F PUBLICITA CIE 62 92 12 25703 2000 F INFORMATIK CIE 13 290 78 12 2503 2000 F LOREOLLE CIE 1 006 97 E EEEE Nouveau F9 Effacer F12 Ins rer Zoom Analytique Dict gt Quitter Esc Entrez le num ro de l extrait AJOUT D UNE NOUVELLE PI CE Lorsque vous cliquez sur le bouton NOUVEAU pour ajouter une nouvelle pi ce comptable WinBooks compl te automatiquement le prochain num ro de document et ajoute une nouvelle ligne la suite des lignes existantes LES SOLDES Comme un cran peut avoir trait plusieurs pi ces comptables le solde de d but correspond au solde en d but de p riode et non au solde de d but de l extrait
182. de fa on diff rente Imaginez dans ce cas la difficult d effectuer des tris fiables Ces donn es en outre varient peu une raison de plus pour les r pertorier dans des tables Vous les d finissez une fois pour toutes et vous les r utilisez ensuite autant de fois que vous le voulez C est le cas par exemple pour les codes pays Codes Pays 243 EMIRAT ARABES UNIE AFEHANISTAN ANTIGUA H ANGUILLA ASANIE ARMENE BHTILLES NEERLANDAIS E ANITA BNTARCTIQUE l iaces iTA 15 76 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Ces donn es peuvent tre r cup r es diff rents endroits du logiciel mais principalement dans les fiches des comptes de tiers et du plan comptable Et si les tables pr d finies ne vous suffisent pas WinBooks vous permet de cr er vos propres tables associ es une zone param trable e o Pour ajouter une donn e dans une table Le bouton 4 en regard d une zone r f rant une table permet d acc der la table correspondante et d y ajouter une donn e 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES et ensuite sur la table modifier 2 Cliquez sur le bouton NOUVEAU 3 Attribuez une r f rence unique la donn e 4 Attribuez un libell expliquant la r f rence et permettant d identifier la donn e 5 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER n est pas n cessaire de quitter la fonction pour passer une autre table cliquez sur la liste d roula
183. de garder ouverts deux exercices cons cutifs D s que vous proc dez l ouverture d un troisi me exercice WinBooks cr e automatiquement une archive du premier exercice Pour cr er un troisi me exercice La proc dure d crite ci apr s prend comme point de d part le dossier de d monstration PARFILUX dans lequel les exercices 2003 et 2004 sont ouverts l exercice ouvrir tant l ann e 2005 2 Activez le dossier Parfilux en s lectionnant l exercice 2003 Cliquez sur l option CL TURES P RIODIQUES dans le menu OP RATIONS afin de cl turer toutes les p riodes pour tous les types de journaux Si le solde des comptes des classes 6 et 7 n est pas gal O WinBooks le signale et interdit la cl ture de la p riode CLO des journaux d O D Soldez dans ce cas les comptes en question me L criture de fin d ann e pour solder les comptes des classes 6 et 7 se compose au minimum de 2 phases e Solder le compte 140 ou 141 qui reprend le b n fice ou la perte report s de l exercice ou des exercices pr c dents 140000 B n fice report 790000 B n fice report exercice pr c dent OU BIEN 690000 Perte report e de l exercice pr c dent 141000 Perte report e e Affecter le r sultat Par exemple dans le cas d une perte l criture deviendra 141000 Perte report e 93000 Perte reporter Cliquez ensuite tout en restant dans l exercice 2003 du dossier Parfilux sur l option OUVERTURE NOUV
184. de l autre Le d cryptage devient actif pour tout dossier dont les donn es sont crypt es M WinBook PARFILUXK PARAILL E 5 4 VERSION DE DEMONSTA Mil Ei Desse Pehe Edt Eng dar Pacha VEN SSH REMARQUES ET RECOMMANDATIONS Pour d crypter les donn es e Ouvrez le dossier concern Choisissez le menu DOSSIER S lectionnez le sous menu MAINTENANCE l option D CRYPTER L op ration de d cryptage est possible et n cessaire dans certains cas Le d cryptage n cessite l introduction de la cl de cryptage Encodez la cl et cliquez sur D CRYPTAGE e Cliquez sur OK pour revenir au menu principal Remarques et recommandations La cl de cryptage est exig e dans les cas suivants e A chaque acc s au dossier option par d faut si vous n avez pas d coch cette case lors de l encryptage e En cas de r cup ration d un backup e Pour d crypter le dossier ce qui peut tre n cessaire dans certains cas e Lorsque le dossier est transmis un tiers import export Au cours d une m me session de travail WinBooks garde en m moire le dernier mot de passe attribu Vous n aurez pas le r introduire tant que vous ne quittez pas le logiciel Il est tout fait impossible de retrouver la cl de cryptage Nous vous recommandons d s lors avec insistance e Dene jamais oublier la cl de cryptage e De r aliser r guli rement un backup du dossier non crypt sur disque amovible
185. de r partition analytique e Soit syst matiquement au moment de l enregistrement des documents e Soit la demande en cliquant sur le bouton ANALYTIQUE lorsque la pi ce comptable est l cran Quelle que soit l option choisie le bouton ANALYTIQUE donne toujours acc s la fen tre de r partition analytique Pour activer l une ou l autre option e Choisir ANALYTIQUE dans le menu principal e S lectionner l option PARAM TRAGE et ENCODAGES e Cocher l option AUTOMATIQUE ou l option A POSTERIORI S lectionner ventuellement dans les listes d roulantes une valeur par d faut pour le COMMENTAIRE ANALYTIQUE eoe L imputation en cours de saisie des documents WinBooks peut tre param tr pour ouvrir la fen tre des imputations analytiques la saisie des documents Dans ce cas et pour peu qu un montant au moins ait t imput sur un compte g n ral d clar comme analytique la fen tre de r partition s ouvre automatiquement au moment de l enregistrement du document Les plans analytiques sont repris en titre de colonnes Les montants encod s peuvent tre r partis sur l un ou l autre plan analytique ou sur une combinaison quelconque de ceux ci 247 248 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE L Doma Tolima DELSRUE 400 0 D ELARUE 1 AO I WANDER 40000 e S lectionner dans les colonnes concern es au moyen des listes d roulantes les valeurs de plans analytiques reteni
186. dent auront d office acc s ce nouveau dossier e la possibilit de d finir imm diatement un mot de passe pour l utilisateur SYSTEM qui rappelons le garde l acc s tous les dossiers mais pour lequel un mot de passe diff rent par dossier peut tre d fini G N RALIT S Test approfondi de la configuration jest de la configuration Test over temporaries TMP DK Test over directory USERS DBF OK Test over dossier path DK Computer name GERALD Username gerald 0S Version Windows 2000 XP 5 1 2600 Service Pack 2 Workstation Suite No suite available Terminal Server is on T rue Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option MAINTENANCE puis TEST CONFIGURATION Le test de configuration a t compl t par des infos syst me Vous y retrouvez l emplacement des r pertoires temporaires la version de VOS les autorisations de lecture criture sur les r pertoires Ce diagnostic permet la gestion efficace d installations de plus en plus diversifi es 1 Vous pouvez sauvegarder et imprimer ces informations Dans la barre d tat vous visualisez en permanence les noms du ou des utilisateurs A connect s au dossier Cette information est particuli rement int ressante lorsque vous devez r aliser une intervention exclusive du type r organisation des fichiers ou r indexation 373 374 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S COMPTABILIT G N RALE Luxembourg
187. des articles Liste Ecritures et Fiche d article La fiche signal tique article L historique par article gt Facturer Encoder un document de la facturation En t te du document de facturation Les lignes d articles Les conditions globales Impression imm diate et enregistrement Le bouton regrouper Consulter les documents encod s via la facturation Impression diff r e gt Les abonnements Cr er les journaux d abonnement Encoder la facture d abonnement Modifier les param tres de l abonnement G n rer la proposition de factures d abonnement gt Les listes de la facturation TABLE DES MATI RES 201 202 202 202 203 204 207 210 210 211 211 213 215 215 215 218 220 221 222 223 223 225 225 226 227 227 229 PARTIE 6 La comptabilit analytique gt Le module analytique de WinBooks gt Quelques exemples gt La mise en route Activer la comptabilit analytique D finir les sections analytiques Pour d finir de nouvelles sections analytiques Sections ou plans analytiques de type quantit D finir les comptes analytiques Cl multiple de r partition analytique D finir des cat gories analytiques Param trer le plan comptable pour les imputations analytiques D finir les pr f rences l encodage des imputations analytiques gt Les imputations L imputation en cours de saisie des documents L imputation la demande Les OD analytiques Avant d encoder une OD analytique Pour encoder une OD analytique Sy
188. des immobilis s param trable 400 gt L Analytique dans la gestion des immobilis s 400 gt Param trage approfondi 401 gt Reprise d amortissements et amortissements exceptionnels 402 gt Liste 276 U 403 INSTALLATION DE WINBOOKS EN MODE TERMINAL SERVEUR 405 WinBooks accounting 10 BONNES RAISONS DE CHOISIR WINBOOKS BIENVENUE F LICITATIONS Avec WinBooks le nouveau logiciel comptable pour PME ind pendants et fiduciaires vous avez tout en main pour r aliser au mieux votre gestion administrative WinBooks vous offre un tout nouvel environnement comptable fruit de l exp rience d une quinzaine d ann es en gestion administrative informatis e et r alis avec les outils de d veloppement informatiques les plus r cents Il est con u pour vous donner un programme fiable complet et surtout facile utiliser Avec WinBooks vous tes en de bonnes mains 10 bonnes raisons pour choisir WinBooks 1 Facilit d utilisation Menu avec ic nes et touches de raccourci Syst me onglets pour passer d un type de compte un autre d un compte ses critures ses totaux ou sa fiche signal tique Recherche incr mentale et possibilit de tri sur toutes les colonnes Gestion des m mos post it avec degr d urgence On peut modifier son gr la disposition des tableaux de donn es changer la taille l ordre des colonnes rendre certaines invisibles et m moriser la disposition P
189. difier les options g n rales de la r cup ration et sur EX CUTER pour lancer la r cup ration e Utilisez les possibilit s offertes par Excel pour travailler sur les donn es r cup r es dans la feuille de calcul et pour en am liorer la pr sentation o oo R cup rer les clients et fournisseurs Pour ins rer les donn es des comptes clients ou fournisseurs dans la feuille de calcul e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e Choisissez l option CLIENTS ou l option FOURNISSEURS 322 OFFICE API e Choisissez LISTE si vous souhaitez les informations relatives aux fiches signal tiques fichier CSF et ECRITURE pour les informations relatives aux transactions fichier ACT e Dans l un et l autre cas la fen tre suivante renvoie la liste des champs contenus dans le fichier et permet d introduire une s lection e Cochez les cases en regard des champs retenir pour la r cup ration C lechon Chems Hom HAME Contat MAMES Cit pan CIVNAE L Cite carta CirHA ME Bresse l ADRESSE tigore TA Qu Ars LEE UNTE num ro de TVA VATHUMBZR Cree pement PAYCODE e D cochez si n cessaire la case TOUS LES COMPTES et introduisez les num ros de compte pour effectuer la r cup ration sur une partie du fichier e Cochez si vous le souhaitez les cases UNIQUEMENT MOUVEMENT S et DONNER LA SOMME e S lectionnez dans la liste d roulante l ordre de tri souhait e Cliquez sur
190. document de 90 180 ou m me 270 degr s De plus la reconnaissance optique est galement am lior e sur un document redress Ce traitement d auto redressement s effectue imm diatement apr s le scan Il vous est toujours possible de redresser a posteriori des documents pr alablement scann s en les s lectionnant et en leur appliquant la fonction de redressement deskew Ml Si l orientation d un document scann n est pas bonne il est possible de changer son orientation par incr ment de 90 en cliquant sur l ic ne 273 274 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE Cliquez ensuite sur le bouton OK Placez maintenant le document dans le scanner et cliquez sur le bouton OK pour d marrer le scanning vous pouvez suivre la progression l cran D s que le document est enti rement scann il appara t dans la partie droite de l cran et il est sauvegard par WinBooks Cliquez sur le bouton OK pour scanner un autre document ou sur le bouton ANNULER dans le cas contraire Modifiez ventuellement la taille d affichage en vous servant des ic nes a a a Vous pouvez sp cifier la taille d affichage par d faut lors du chargement du document via l ic ne 7 Si vous disposez d un scanner avec chargeur de document vous pouvez scanner d un coup une liasse de documents WinBooks incr mente le nom de document chaque fois Retaillez ventuellement la fen tre en fonction de la taille choisie en cliq
191. du code T dans la 4 me colonne inscription tort d un client erreur dans le montant cat gorie erron e Etablir le listing annuel TVA Le listing annuel TVA peut tre rendu sous forme de listing papier ou via disquette les deux formats sont support s par WinBooks et sont conformes aux normes impos es en la mati re Tout assujetti est tenu de remettre avant le 31 mars de chaque ann e la liste de tous les clients assujettis identifi s la TVA en Belgique Il ne faut donc pas reprendre sur cette liste les op rations mentionn es sur le relev des op rations intracommunautaires Cette liste annuelle ne doit reprendre que les clients assujettis non exempt s qui au cours de l ann e civile coul e des biens et ou des services ont t fournis pour un montant annuel C A de plus de 250 Pour les soci t s ouvertes en cours d exercice WinBooks a pr vu la possibilit de modifier le listing annuel afin que vous puissiez ajouter le CA et la TVA relatifs aux p riodes de l exercice non encore tenues jour dans WinBooks Ces ajouts se font lors de l impression du listing ED ER EN DS D j I y Ati A D 7 Liste de concordance TVA Cette liste permet d expliquer les diff rentes ventuelles entre le chiffre d affaires d clar au bilan compte 70 et la somme des chiffres d affaires d clar s dans les d clarations TVA WinBooks imprime les montants imput s sur tous les comptes 70 rep
192. e Avec WinBooks l encodage analytique est d coupl de l encodage dans la comptabilit g n rale Cette fa on de travailler offre norm ment de souplesse mais peut faire appara tre des discordances volontaires ou involontaires entre les imputations en comptabilit g n rale et analytique C est le cas pour les documents comptables qui ne sont pas imput s en analytique soit dans le cas d un encodage a posteriori soit si on clique sur ANNULER quand WinBooks propose la fen tre d encodage analytique C est le cas aussi si on modifie le plan comptable analytique On d cide apr s coup qu un compte devient analytique pour tel plan ou l inverse que l on ne souhaite plus imputer analytiquement une telle classe de comptes Pour corriger les discordances qui peuvent alors appara tre LES IMPUTATIONS entre imputation comptable et imputation analytique on devra repasser sur les critures concern es Par exemple on d cide apr s coup de rendre analytique le compte de diff rence de paiement 654000 Toutes les pi ces comptables utilisant ce compte et d j imput es analytiquement devront ventuellement faire l objet d une adaptation a posteriori e Ce sera le cas galement si on modifie une pi ce comptable d j imput e analytiquement On change le montant imput sur le compte analytique ou le num ro de compte Si on omet ensuite d adapter la r partition analytique de la pi ce comptable des discordances peuvent
193. e demander WinBooks de g n rer automatiquement ces factures Pour g n rer une proposition de factures d abonnement e S lectionnez le menu FACTURATION et ensuite l option ABONNEMENTS S G n x le G n rer un nouveau fichier de proposition d abonnements artir du clie A Cat gorie A lusqu au client ql Abo chu au 05062003 Ce Tous C S lection m 229 230 PARTIE 5 gt FACTURATION Si vous avez d j g n r un fichier de proposition au pr alable vous pouvez le r cup rer en cochant la case Dans le cas contraire cochez la case G N RER UN NOUVEAU FICHIER DE PROPOSITION D ABONNEMENT Introduisez si n cessaire une plage de r f rences clients une cat gorie et la date prendre en consid ration pour g n rer les factures S lectionnez si n cessaire un ou plusieurs journaux d abonnements Cliquez sur OK pour g n rer une proposition WinBooks donne la liste des factures qu il se propose de g n rer avec leurs principales caract ristiques R f rence mir _ Total T se De p lino Den _ D lai Ech ance _ ABON DEBISOFT 309 84 0 00 28 02 2003 M 30 05 2003 ABON 23003 DEPOT LA 0 2702 2003 E 2740542003 M ABON 23004 DEAN 18 0405 2003 AA M St Facturation Abonneme lo x Type de document FACTURES Date de facturation 05 06 2003 S lect
194. e un export fiduciaire il faut attendre le retour des critures de la fiduciaire ou forcer le d blocage via la fonction IMPORT Cliquer trois fois sur le bouton suivant pour arriver la liste des journaux p riodes bloqu s et s lectionner les journaux d bloquer Une criture r cup r e d un autre logiciel est consid r e dans WinBooks comme tant une criture valid e il n est donc plus possible de la modifier Pour modifier une criture 1 Cliquez sur le menu ENCODAGES 2 Cliquez sur la fonction d encodage correspondant au type d criture modifier ventes achats financiers op rations diverses 3 Recherchez l criture modifier i Les informations suivantes ne sont plus modifiables le journal la p riode et le n du document 4 Proc dez ensuite comme l encodage Vous pouvez tout moment abandonner la modification en cours sans pour a autant quitter la fonction d encodage en cliquant sur ANNULER A noter que ce bouton ne devient disponible que si vous avez effectivement apport une modification 5 Cliquez sur ENREGISTRER apr s avoir apport les corrections n cessaires CONSULTER O MODIFIER L ENCODAGE Supprimer une criture La proc dure d crite ci apr s s applique tous les types d criture ventes achats O D financiers eee Conditions e L criture n est pas valid e e la p riode n est pas cl tur e e Le journal n a pas t bloqu lor
195. e de la fiche Vous pouvez les supprimer si vous ne les utilisez pas Lorsqu elles sont actives elles induisent des comportements particuliers dans WinBooks l activation de la zone code paiement par exemple d clenche le calcul automatique de la date d ch anche lors de l encodage d une facture Les zones param trables ou libres 15 au total en revanche sont enti rement param trables type de caract re longueur type de zone Activer une zone pr param tr e Cette proc dure affecte la structure de certains fichiers il est donc conseill d effectuer au pr alable une copie de s curit de votre dossier e o o Pour activer une zone pr param tr e 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur FICHIERS 71 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES 7 72 Cliquez sur l onglet correspondant la fiche adapter Cochez la case correspondant la zone activer par exemple la zone permettant d encoder une adresse Email dans la fiche client et cliquez sur OUI pour confirmer votre choix Les zones de saisie pr param tr es ont d j un libell sp cifique Un commentaire explicatif est donn sous la zone de saisie du libell Fiches Denk Fomine Flan comptable Late des zanas d poreblez Cescnpht ces rorat Banque K he Diei i Fiere Coe Foame Liai a yeay roll azas Emai shese Ema Corgte dhiaiaho Cnt Tya Zum fie Si vous souh
196. e qu elle sera l impression sur papier WinBooks accounting IMPORT EXPORT FIDUCIAIRE L IMPORT EXPORT DES DONN ES Principes de l import export fiduciaire Afin de faciliter l change de dossiers comptables entre votre expert comptable et vous ou entre deux lieux de travail diff rents le bureau et la maison par exemple WinBooks est quip d un outil d importation et d exportation Le fichier peut tre transf r import export sur disquette ou via l internet Pour pouvoir utiliser l import export votre correspondant et vous devez disposer e d une licence WinBooks avec le module import export Consultez les coordonn es de votre dossier pour v rifier si l import export figure parmi les modules install s Dans le cas contraire commandez le aupr s de votre revendeur WinBooks e d une connexion internet si vous voulez transf rer les donn es via l internet Si ces deux conditions sont remplies la suite est un jeu d enfants Vous exportez votre dossier comptable en choisissant le mode de transfert e Si vous optez pour un transfert via disquette il vous reste faire parvenir la disquette votre correspondant e Si vous optez pour un transfert par e mail le module de connexion internet incorpor dans WinBooks tablit automatiquement la connexion avec l internet et envoie vos donn es aussi simplement qu un e mail Votre correspondant peut alors relever son courrier comptable et l importe
197. e trer les fichiers CODA Avant la premi re r cup ration effectuez le param trage e Choisissez le menu OP RATIONS l option R CUP RATION DES FICHIERS CODA e Cliquez sur PARAM TRES pour d finir les param tres g n raux de la r cup ration ai Coda Param tres x Compte d attente 499000 El Mum ro de pi ce comptable Hombre placer devant le n d extrait 2003 Hombre de positions pour l extrait ES Es 001 2003001 Tables des codes op rations BE Table Table des comptes bancaires et leur imputation MW Utiliser les comptes Table des comptes Annuler e introduisez le num ro du compte d attente sur lequel sont pass es toutes les critures que WinBooks n a pas pu r concilier e Indiquez la correspondance utiliser entre le num ro de l extrait bancaire pr sent dans le fichier CODA et le num ro de la pi ce correspondante dans le journal financier Il s agit souvent de le faire pr c der du mill sime et de sp cifier le nombre de positions Par exemple pour que l extrait 27 soit comptabilis dans la pi ce 2003027 indiquez 2003 suivi de 3 positions ce qui vous permettra d accueillir 999 extraits par an e Cliquez sur TABLE pour acc der la liste de correspondance entre les codes d op rations bancaires et les comptes d imputation comptable Vous pouvez de cette fa on automatiser la comptabilisation sur base du type d op ration indiqu dans l extrait Indiquez un co
198. e un encadr reprend les soldes des classes l 5 6 7 ainsi que le solde des 6 et 7 e o o Liste des documents hors p riode Vous disposez d une nouvelle liste qui met en vidence les documents ventuels dont la date n appartient pas la p riode laquelle il a t affect ex une facture d achat dat e du 30 mai enregistr e en juin e e o Historiques des postes ouverts En plus de la date une s lection suppl mentaire sur la p riode peut tre d fini pour l impression des historiques des postes ouverts Les critures C Toutes les critures fe Uniquement les postes ouverts W An t au 31 12 2004 Et la p r Ex 2004 D c 200 e o o Liste de contr le du relev intracommunautaire Cette nouvelle liste de contr le est accessible dans l onglet Documents adminis tratifs 378 COMPTABILIT G N RALE Rappels Layout en allemand Choisissez le menu OPERATIONS et cliquez sur l option RAPPELS CLIENTS Cliquez ensuite sur le bouton param tres et choisissez l onglet Layout En version 3 00 vous avez la possibilit de cr er un quatri me layout en alle mand qui sera utilis pour les clients dont le code langue est D Rappels Gestion des int r ts et des frais de rappel e e e Param trage Choisissez le menu OPERATIONS et cliquez sur l option RAPPELS CLIENTS Cliquez ensuite sur le bouton param tres et choisissez l onglet Int r ts WinBooks a pr vu un param trage
199. e bilan interne indiquez sur quel compte doit figurer le solde du compte s lectionn en distinguant le cas du solde cr diteur et du solde d biteur 82 PARTIE 1 gt CHAPITRE 1 R p tez l op ration pour le bilan officiel Flan compl t Hil n m re Bilan cthoel EU Cliquez sur OK pour confirmer votre choix WinBooks imprime la liste des reclassements ventuels en derni re page des bilans officiels et internes en indiquant en regard de chaque compte original son compte de reclassement Le reclassement est exclusivement destin adapter l impression des bilans officiels et internes et n influence donc pas les autres listes comme la balance des comptes g n raux ou les historiques Il est vident qu un reclassement peut avoir d importantes cons quences sur les chiffres bilantaires et n cessite donc les conseils avis s d un professionnel de la comptabilit LA GESTION DES COMPTES Principes g n raux de la gestion des comptes Nous distinguons trois types de comptes les comptes clients les comptes fournisseurs et les comptes g n raux Aux endroits du logiciel o les trois types de comptes sont susceptibles d tre s lectionn s par exemple lors de l encodage d un extrait bancaire ils se diff rencient par les lettres les comptes clients F les comptes fournisseurs et G les comptes g n raux Un compte est identifi par une r f rence unique dont le format a t d fini lors de la
200. e bouton EX CUTER pour lancer l action s lectionn e Apr s une r organisation il faut imp rativement lancer le test comptable pour s assurer de la coh rence de la base de donn es comptables Prendre un backup est la chose la plus importante faire dans un logiciel comptable Vos fichiers comptables et les autres sont vuln rables panne de courant d ficience du disque dur plantage de Windows Bien que la proc dure de r organisation r gle la majorit des cas en cas de coup tr s dur il faudra repartir d un backup Pour souligner l importance de la prise r guli re de backup WinBooks propose par d faut lors de la fermeture d un dossier comptable qui a t modifi encodage op rations comptables de proc der un backup PARTIE 12 gt MAINTENANCE Un backup effectu par WinBooks ne peut tre r cup r que via l outil de restauration de WinBooks La proc dure de backup de WinBooks utilise des m thodes de compression performantes Elle est extr mement rapide et g n re un fichier de tr s petite taille de l ordre du dixi me de la place prise par le dossier comptable Vous pouvez indiquer WinBooks le support de destination du backup C correspond le plus souvent au disque dur correspond l unit de disquette E correspond un disque dur r seau ou une unit amovible La vitesse d ex cution d pend du support sur lequel le backup est effe
201. e de cl ture WinBooks utilise de plus un journal interne REOPEN Celui ci sert pour la gestion automatique des critures de r ouverture Vous pouvez en cr er d autres Les deux m thodes d encodage Tout comme dans les financiers il existe deux fa ons d encoder une O D en continu m thode par d faut ou par pi ce Les principes de ces deux m thodes sont identiques pour les O D et pour les financiers l exception des soldes affich s tant donn que dans un journal d O D il n y a jamais de solde de d but La m thode d encodage se s lectionne dans l en t te Les donn es affich es dans les lignes d imputation d pendent ensuite de la m thode d encodage adopt e ee Equilibre d une O D Une op ration diverse se compose au minimum de deux mouvements un au d bit et un cr dit I est impossible d encoder une nouvelle pi ce comptable ou de quitter l encodage tant que le d bit n gale pas le cr dit S il reste une diff rence il faudra l imputer provisoirement sur un compte d attente qu il faudra contrebalancer et lettrer apr s ee La num rotation des pi ces comptables Lors du premier encodage dans un journal WinBooks ouvre une fen tre et propose le num ro 1 comme premier num ro de document Vous pouvez le remplacer Par la suite l attribution automatique de la num rotation est fonction de la m thode d encodage 157 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Encoder u
202. e direct indirect incident ou subs quent y compris et sans y tre limit tout dommage pour manque gagner interruption perte de donn es ou tout autre dommage conomique r sultant de toute utilisation ou de toute impossibilit d utiliser le logiciel WinBooks m me si la possibilit d un tel dommage a d j t port la connaissance de WinBooks s a Dans tous les cas la responsabilit de WinBooks s a sera limit e au montant du prix d achat pay pour le logiciel WinBooks s a peut tre amen cr er de nouvelles versions du logiciel et de la documentation qu elle mettra la disposition du licenci qui aura pay les droits ventuels de mise jour Tout litige ou toute contestation pouvant survenir l occasion de l utilisation du pr sent logiciel sera de la comp tence exclusive des tribunaux de la juridiction du si ge social de la soci t WinBooks s a WinBooks est la propri t de WinBooks s a T l 070 224 223 www winbooks be Enregistrer WinBooks e o o Principe WinBooks est prot g contre la copie Tant que WinBooks n est pas enregistr au moins comme version d valuation le programme est disponible en mode de d monstration seulement c est dire qu il ne fonctionne qu avec le dossier de d monstration Parfilux Pour pouvoir cr er un nouveau dossier au nom de votre soci t ou pour pouvoir ouvrir un dossier autre que le dossier de d monstration vous devez au pr alable enre
203. e document de rappel de paiement uniquement les factures chues Les factures non chues les paiements non lettr s avec une facture ou les OD n apparaissent pas sur le rappel Si vous souhaitez que WinBooks donne tous les mouvements et donc aussi ces informations cochez la case EXTRAIT DE COMPTE COMPLET dans la fen tre du param trage eee Les boutons gt HISTORIQUES Cliquez sur ce bouton pour afficher l historique du client de la ligne s lectionn e ce qui permet de voir le d tail des montants repris dans la proposition de rappels Fermez la fen tre pour revenir la proposition de rappels gt IMPRIMER Cliquez sur ce bouton pour imprimer les rappels gt R CAPITULATIF Cliquez sur ce bouton pour pr visualiser un r capitulatif des rappels par niveau de rappel Vous pouvez reprendre tous les clients repris dans la suggestion de rappels ou uniquement les clients s lectionn s case S LECT coch e A partir de l cran de pr visualisation vous pouvez imprimer ce r capitulatif en cliquant sur le bouton IMPRIMER qui se trouve en haut de l cran e e Les colonnes gt DEVISE La devise dans laquelle l criture a t encod e est affich e Les montants de la ligne sont affich s dans cette devise La devise affich e sera l euro EUR si le montant chu correspond des montants encod s avec des devises diff rentes facture en GBP et facture en USD facture en USD lettr e avec un paiement partiel en EU
204. e est effectu e sur chaque page scann e 2 Apr s le scanning DS S are X Qronte FAQ TD AGD ADALO Lecteurs C e Grouper d grouper les pages d un m me document Ctri w ea C TE ET RE Eee RENE RE La nouvelle ic ne de groupage d groupage des documents permet d effectuer cette op ration Il suffit de marquer plusieurs documents dans la fen tre de s lection des documents pour rappel effectuer une s lection multiple avec les touches Ctrl ou Shift et ensuite cliquer sur l ic ne de groupage d groupage Pour grouper marquer une ou plusieurs pages et ensuite cliquer sur l ic ne de groupage Winbooks rajoute dans le nom du fichier document une extension avec le num ro de page Ainsi par exemple les documents Scan _O10 tif et Scan_011 tif seront group s en Scan_010_00 tif et Scan O10 O1 tif 7 Lors de l attribution des documents scann s un document multi pages est trait 1 comme un seul bloc Pour d grouper s lectionnez une seule page d un document multi pages et cliquez sur l ic ne de groupage d groupage Apr s confirmation les pages du document sont d group es l extension multi pages dispara t w Transfert de documents PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Smart scanning Scanning W Redressement Deskewing W OCR Multipage separator VW Scanning recto versa M Elimine pages blanches S SSSSSIS N SSSER SSHSISESENSSRNSRSSRER SHHEN
205. e fasse automatiquement d s que vous pointez plusieurs critures dont le solde atteint z ro 9 Les critures lettr es ne sont plus affich es Cliquez ventuellement dans la case AVEC LETTR ES pour afficher les critures que vous venez de lettrer WinBooks leur a attribu le m me num ro de lettrage marqu de la m me couleur et les a galement physiquement rapproch es Enfin l ic ne ll indique que les critures ont t letir es et apur es elles sont en quilibre Changer le lettrage I se peut que vous ayez d j lettr des critures mais qu elles ne soient pas encore apur es et que vous souhaitiez lettrer enti rement ou partiellement le montant encore ouvert ee o Pour lettrer des critures d j partiellement lettr es 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Activez F4 pour activer la vue ECRITURES 3 N affichez que les critures lettrer c est dire les critures qui n ont pas encore t lettr es du tout ou les critures lettr es mais pas encore apur es 4 Positionnez le curseur sur l criture d j lettr e 5 Cliquez sur le bouton POINTER toutes les critures avec le m me num ro de lettrage sont s lectionn es et marqu es en bleu 6 Positionnez le curseur sur l criture non lettr e LE LETTRAGE 7 Cliquez sur le bouton POINTER toutes les critures point es lettr es et non lettr es sont s lectionn es et marqu
206. e imputer un montant fixe unique par rappel o imputer un montant fixe par facture chue e Si vous imputez des frais variables cochez la case correspondante et d finissez le taux reste encoder les montants minimum et maximum appliquer Attention Il s agit d adapter les layouts en positionnant les nouveaux champs per mettant l impression des montants d int r ts et frais ventuels 0 o o Propositions de rappel Dans l cran de proposition de rappels vous trouverez deux nouvelles colonnes e le total des int r ts e le total des frais Pour conna tre le justificatif de ces montants cliquez dans la colonne int r ts du rappel concern puis sur le bouton D tail La fen tre qui s affiche donne facture par facture le montant ventuellement d j pay le solde payer et les montants des int r ts et des frais Vous pouvez encore modifier les int r ts et ou les frais E Rappels au 07 12 2004 21 FT AUBIGZABAR h Une Leu tapal s lechonnls ALPHA ALPHA ne ra D mo DUETE nkk 0BAR 2 D TA E i TBIG BEN DELH FOXTAOT _ FOXTROT FREDDY FREDDY AND CD LESEADUNE LE BEAU UNGE LORENO CHEZLORENZO DRENZO MILAN MILAN DE PARFUMI Jeon CTI _ 112000 Ao OACHIDEE DACHIDEE 00 DM LR mt V TER 26 BER ow ow Sa TER Let 1m RS Apr EUR Lee A 1 Duo AT impera par r f rence NUMBER COMPTABILIT G N RALE Gestion automatique des
207. e interne et met en vidence les donn es manquantes ventuelles Elle ne contr le en rien la validit des listes individuelles contenues dans le fichier unique ainsi g n r Approbation de la d claration TVA Au niveau de l cran de visualisation d une d claration TVA un bouton Appro bation appara t dans la barre de menu En cliquant sur ce bouton WinBooks alimente un logbook historique avec l action APPRVAT ainsi avec le code utilisateur ayant approuv la d claration la p riode la date et l heure de l approbation Ce fichier logbook peut tre relus par des programmes externes Outre le fait d alimenter cet historique WinBooks propose ensuite de cl turer les p riodes de la d claration TVA pour les journaux achats et ventes La majorit des impressions ont t am lior es Nous citons ci apr s les adaptations les plus importantes e o o Bilan interne gt Disponible en anglais et en allemand gt am lioration cons quente de la vitesse d impression jusqu 3 fois plus rapide suivant les configurations 377 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S e o o Tableau d exploitation simplifi En compl ment au tableau de bord d taill WinBooks 3 0 permet d imprimer un tableau d exploitation simplifi qui pr sente en une seule page les chiffres cl s d un ou plusieurs exercices jusqu 4 exercices e o o Balance g n rale En derni re page de l impression de la balance g n ral
208. e listes Outils Options Si le menu WinBooks n appara t pas dans Excel proc dez comme suit pour activer le module D marrez le programme WINBOOKS Ouvrez un dossier PARFILUX par exemple Choisissez le menu DOSSIER Choisissez l option IMPRIMER S lectionnez une liste par exemple la balance g n rale courante en cochant la case correspondante Cliquez sur VISUALISER Cliquez sur EXPORT EXCEL Dans la fen tre de dialogue pour ouvrir l application EXCEL cochez la case Ouvrir Ms Excel pour visualiser le document Cliquez sur Ok OFFICE API Ou tablissez le lien entre WinBooks et Excel en proc dant comme suit e S lectionnez le menu OUTILS de Excel e Choisissez l option MACROS COMPL MENTAIRES e Cochez la case WINBOOKS FOR EXCEL e Cliquez sur OK ee o Ouvrir un dossier WinBooks dans Excel e D marrez Excel S lectionnez le menu WINBOOKS Dans le menu WinBooks choisissez l option OUVRIR UN DOSSIER Le nom du dossier ouvert appara t dans la ligne de bas de page e Pour rassembler les donn es provenant de diff rents dossiers il faut effectuer les r cup rations les unes apr s les autres en prenant soin de FERMER LE DOSSIER ACTIF avant d ouvrir un nouveau dossier 2 R CUP RER LES DONN ES WINBOOKS ee e R cup rer les donn es provenant des fichiers WinBooks Office API permet de r cup rer de fa on s lective les donn es stock es dans les fichiers WinBooks qu il s a
209. e menu FACTURATION a t ajout dans le menu principal WinBooks LA MISE EN ROUTE donne acc s aux fonctions sp cifiques de la facturation d finition et gestion des articles encodage consultation et impression des factures et si vous disposez aussi de ce module et qu il a t activ g n ration des factures de type abonnement Encodage Coreuitaton ER epenn eeo D finir les comptes centralisateurs sp cifiques WinBooks permet d appliquer chaque facture une ristourne globale ainsi que des frais de port Pendant l enregistrement de la facture les montants correspondants sont automatiquement imput s sur des comptes centralisateurs sp cifiques qu il est n cessaire de d finir auparavant Avant de d finir ces comptes comme centralisateurs demandez l avis de votre comptable En effet d s que ces comptes ont t mouvement s vous ne pourrez plus les modifier Pour d finir les comptes centralisateurs sp cifiques de la facturation e S lectionnez le menu DOSSIER e Choisissez l option PARAM TRAGE et ensuite l option G N RAL du sous menu e Choisissez l onglet CENTRALISATEURS e Parcourez la liste des comptes centralisateurs propos s Lod dus comptes centraksateure Fra hiana soumuE la Ta Tva suriras inanca Gar de change Fete de chenge SETU Siren TAE Hargi Gan de change E wa 4000 Fate de chenge Eug BEA Pesda promos test AIRE Campie de vieneri Er Et QUE Lampe rieme de cale ii 4TA Fa
210. e multiples possibilit s encodage diff r de l analytique modification d imputations analytiques existantes sans passer par une OD de correction cr ation d un nouveau plan analytique en cours d exercice avec possibilit de revenir sur toutes les pi ces comptables d j encod es afin d effectuer a posteriori la r partition analytique sur ce nouveau plan On peut cr er jusqu neuf plans analytiques avec pour chaque plan un nombre illimit de valeurs les comptes analytiques Chaque imputation comptable peut indiff remment donner lieu une ou plusieurs imputations analytiques sur un ou plusieurs plans La d finition des comptes g n raux qui demandent des imputations analytiques peut se faire par classe ou sous classe Chaque compte n cessitant une imputation analytique peut se voir attribuer une imputation analytique par d faut Les diff rentes listes analytiques historiques balances permettent ensuite d analyser les charges et produits en fonction de leur origine de leur justification ou de leur destination dans l entreprise Et pour ceux qui le souhaitent le module Office Api tablit le lien avec le tableur Excel Ce module offre la possibilit d exporter les listes analytiques sous format Excel ou m me d int grer les donn es analytiques dans une feuille de calcul Excel pr d finie pour des rapports personnalis s Consid rons le cas d une entreprise qui souhaite comparer les co ts g n r
211. e paiement compl t des ventuelles diff rences de paiement quivaut la somme des transactions lettr es la balance passe au rouge indiquant que l quilibre est atteint Les montants seront automatiquement imput s sur les comptes centralisateurs correspondant vos s lections Cliquez sur le bouton OK pour quitter la fen tre ou sur le bouton ANNULER pour la quitter sans imputer les diff rences de paiement Si vous avez imput une diff rence de paiement une croix s inscrit dans la colonne de la ligne d encodage COMMENTAIRE Entrez ventuellement un commentaire explicatif relatif au mouvement Vous retrouverez ce commentaire dans l historique du compte d imputation de la ligne en question 129 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES LE LETTRAGE Objet du lettrage Le principe du lettrage aussi d nomm r conciliation consiste marquer des dettes ou des cr ances dont le r glement a t effectu en rapprochant les paiements et les factures auxquelles ils se rapportent Dans l extrait de compte WinBooks rapproche en outre physiquement les critures lettr es et les attribue un m me num ro de lettrage marqu dans une m me couleur Lorsque le solde des critures lettr es gale O les critures sont apur es dans l extrait de compte de WinBooks des critures lettr es et apur es sont reconnaissables par l ic ne Ii Le lettrage s applique en premier lieu
212. e relev r capitulatif correspondant vous devez avant tout identifier les fournisseurs et ou comptes g n raux qui doivent tre pris en consid ration ee o Pour d finir les fournisseurs et ou comptes g n raux prendre en consid ration et donc pr ciser la nature des frais au niveau des fiches de compte e Choisissez le menu FICHIER l option COMPTES G N RAUX ou FOURNISSEURS e S lectionnez l onglet FICHE e Pour la zone de saisie F 281 50 plusieurs possibilit s s offrent vous selon vos habitudes de travail Choisissez dans la liste d roulante l option qui convient parmi les trois suivantes Soit la zone reste vide Soit la zone re oit le statut TYPE PR CISER Le compte est d fini comme 281 50 mais le type est pr cis par l autre compte g n ral ou fournisseur Soit la zone re oit le type de frais COMMISSIONS HONORAIRES AVANTAGES ou FRAIS FT EU Conen F e Cliquez sur SAUVER pour enregistrer les modifications Compl tez correctement les fiches au niveau de la nature des frais pour viter A des erreurs ou des conflits entre types de frais lors de la g n ration du listing par WinBooks 182 LES OP RATIONS COMPTABLES e Pour tablir les fiches 281 50 et le relev 325 50 pour les fournisseurs et ou comptes g n raux concern s Choisissez le menu OP RATIONS l option FICHES 251 50 ET 325 50 Cochez la case NOUVELLE G N RATION pour g n rer un nouveau fichi
213. e zone si elle ne doit plus appara tre sur aucune des fiches Forbes Cie na ER iie chan creg irpan ATT ka Amiar cnra Prilacemend dde eoe pora paasi dat Em Si la zone supprim e est une zone pr param tr e elle reste affich e dans la LISTE DES ZONES PARAM TRABLES mais elle n est plus coch e S il s agit d une zone param trable elle devient nouveau une ZONE LIBRE Fermez la fen tre en cliquant sur ENREGISTRER Confirmez que vous voulez sauvegarder vos adaptations La zone supprim e ne sera d sormais plus affich e dans la fiche et son contenu est supprim Pour r duire le travail r p titif les tables LES TABLES LES TABLES Manipulations dans les tables e o o Principe Les tables concernent des donn es qui reviennent souvent lorsque vous encodez un client ou un fournisseur Quelle est sa langue Quel est son code postal Quel est son d lai de paiement Comment vous adressez vous lui est ce un homme une femme une soci t et quel type de soci t une ASBL une SA Quel est son secteur d activit Par quel biais tes vous entr en contact avec lui Ou dans quelle cat gorie le classez vous Tant de renseignements int ressants mais qui perdent beaucoup de leur int r t s il faut les r encoder chaque fois En effet tr s souvent ce sont alors des informations qui ne sont pas compl t es parce que trop fastidieux Ou bien elles sont encod es chaque fois
214. eau sous un autre nom Si vous d sirez utiliser le dossier de d monstration PARFILUX en r seau recopiez les donn es du dossier sur un r pertoire r seau et indiquez ensuite le nouveau chemin d acc s au dossier dans le fichier utilisateur Vous pouvez de la m me mani re faire un backup de Parfilux et le restaurer sous un autre nom PARFINET par exemple dans un r pertoire r seau D finir les utilisateurs et leurs acc s Chaque dossier WinBooks est ouvert avec un nom d utilisateur SYSTEM par d faut WinBooks utilise les noms d utilisateurs pour identifier les personnes qui travaillent sur un dossier Ces utilisateurs peuvent disposer de droits sp cifiques et d une protection ventuelle par mot de passe Dans le cas du module r seau plusieurs utilisateurs pourront ouvrir un m me dossier au m me moment condition d encoder l ouverture du dossier des noms d utilisateurs diff rents Avant de travailler plusieurs sur un m me dossier il est donc indispensable de d finir les diff rents utilisateurs et de leur donner acc s au dossier INSTALLER WINBOOKS EN RESEAU D finir l acc fichi dbf i finir l acc s au fichier users sur chaque poste En configurant le fichier des utilisateurs users dbf sur un des postes vous avez en m me temps indiqu pour ce poste quel tait le chemin d acc s USERS DBF De la m me fa on vous devez poursuivre l installation sur les autres postes en enregistrant sur cha
215. echerch e le curseur se positionne sur le compte correspondant ou s approchant le plus de la s quence entr e Le compte s lectionn est marqu en bleu Les boutons L I permettent de passer au compte pr c dent suivant OU 1 Cliquez dans l en t te de la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer une recherche un menu d roulant s affiche PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES 2 Cliquez sur l option CHERCHER SUR 3 Tapez dans RECHERCHER la s quence recherch e Vous pouvez encore faire une recherche sur un autre colonne en T s lectionnant celle qui vous convient hauteur de DANS LA COLONNE 4 Cliquez sur le bouton RECHERCHER 5 La premi re occurrence correspondant votre s quence de recherche est marqu e en bleu 6 Cliquez ventuellement sur le bouton SUIVANT pour rechercher l occurrence suivante e o o Principe d utilisation de la vue Ecritures F4 au clavier La vue CRITURES accessible via F4 quel que soit le type de compte reprend vue ECRITURES l historique d un compte ou l extrait de compte Pour les principes d utilisation tris recherches agencement de la vue nous vous renvoyons la vue liste Seules les s lections et les possibilit s de consultation diff rent e o o Les diff rentes s lections possibles Par d faut l extrait de compte ou l historique reprend toutes les critures pass es sur ce compte Si la case IMPUT S UNIQUEMEN
216. echerches et rendra les tris plus logiques z Dans le cas de noms fr quents tels que Dupont Lambert pensez r server le dernier ou les deux derniers caract res en les laissant libres ce qui vous permettra d encoder d autres clients avec des r f rences similaires ex Dupont Dupont 2 Les caract res accept s sont des chiffres O 9 et ou des lettres remarquer que les lettres s inscrivent d office en majuscules A Z espaces sauf en premi re position ainsi que les caract res et Cliquez sur ce bouton pour entrer un m mo Cliquez sur ce bouton pour bloquer le compte LES FICHES DE COMPTES SOCI T Cette zone est destin e au nom du client ou de sa soci t et est obligatoire Le nom ne doit bien s r pas tre unique Comme la r f rence le nom permet de rechercher le client Aussi est il conseill de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d appellation donn es peu significatives pour les tris et les recherches CIV S lectionnez dans la table des civilit s la raison sociale de la soci t ou le titre client Cette information pourra tre reprise sur les rappels du client d pend du param trage du lay out noter que dans les layouts le champ NOM DU CLIENT sera compos du code de civilit suivi du nom du client encod dans SOCI T CONTACT Il peut tre utile pour la communication orale ou par crit de disposer du nom de la personne de contact dans
217. ellement g n rer des conflits ou des erreurs fatales qu il faudra r soudre obligatoirement avant de r aliser l importation Tant qu il y aura des erreurs fatales ou des conflits non r solus l importation est impossible Wb import test Bool en Une valeur vraie indique que le test s est bien effectu sans pour autant pr juger du r sultat du test Dans le cas contraire certains fichiers taient peut tre illisibles impossible ouvrir La proc dure de test g n re le cas ch ant des conflits Il existe deux types de conflits d une part les WARNINGS et d autre part les FATAL ERRORS Respectivement l un peut tre r solu tandis que l autre non S il reste un warning non r solu ou l existence d une erreur fatale l importation ne pourra avoir lieu Les op rations de r solutions des conflits peuvent se faire deux niveaux Le P P premier est la correction automatique de tous les conflits qui ont le m me code d erreur Le second est la correction de chaque conflit individuellement Pour de q plus amples renseignements voyez la documentation technique Une fois que le test de coh rence des fichiers a t effectu et que les conflits ventuels ont t r solus il faut finalement lancer la m thode execute pour proc der l importation des fichiers dans le dossier cible WEb Import Execute Integer S il y a une erreur valeur de retour non nulle on peut obtenir de plus amples inf
218. elles impressions analytique tries par Historique analytique P Ea l p Balance p riodique num ro de compte g n ral toutes les _ Historique p riodique impressions analytiques dont vous disposiez PB lance p riodique par compte d A double a Zi Historique p riodique par compte eja ont ete doubl es afin de permettre un Balance p riodique crois e tri primaire sur les comptes g n raux Historique p riodique crois e v Balance p riodique crois e par compte v Historique p riodique crois e par compte Journaux comptables partie analytique Liste de contr le analytique Journaux comptables avec analytique 7 Tr s utile pour ceux qui souhaitent comparer les totaux par compte g n ral entre l analytique et la comptabilit En cas de diff rence lancez l impression de la liste de contr le analytique qui mettra en vidence les discordances ANALYTIQUE Journaux comptables avec analytique Via cette nouvelle liste vous disposez de la m me impression que celle des jour naux purement comptables onglet liste comptable mais compl t es par toutes les imputations analytiques Imputations analytiques automatiques via les immobilises Lorsque la gestion des immobilis s est install e vous pouvez d finir des r f rences analytiques par d faut au niveau de chaque fiche signal tique Ainsi les op ra tions diverses g n r es par la gestion des immobilis es int grent automatiquement les imputations anal
219. en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent Le document r alis par WinBooks reprend les pages A2 jusqu A5 du sch ma abr g des comptes annuels S lectionnez l exercice pour lequel bilan et comptes de r sultats doivent tre imprim s la langue d impression D cochez la case pour ne pas voir figurer l exercice pr c dent sur la liste Les layouts param trables Principes des layouts param trables Vous disposez dans WinBooks de plusieurs types de documents layout param trable listes signal tiques des comptes rappels et factures Certains de ces layouts sont d j fournis par WinBooks et leur nombre est limit par exemple les rappels vous pouvez les modifier mais vous ne pouvez pas en cr er de nouveaux D autres layouts tout en tant fournis par WinBooks ne sont pas limit s en nombre C est le cas des layouts des listes signal tiques param trables Vous pouvez non seulement les modifier et les supprimer mais vous pouvez galement en ajouter l emplacement des layouts param trables est d taill dans l aide en ligne LES LAYOUTS PARAM TRABLES ee Cr er un layout param trable Lorsque vous cr ez un nouveau dossier les layouts param trables sont install s d office mais seuls les layouts des rappels sont d office accessibles Pour les layouts des listes signal tiques param trables et des factures vous pouvez soit cr er un tout nouveau layout soit reprendre un ou plusieurs l
220. enregistr e m me si vous quittez la fonction ou le logiciel L option RESTAURER DISPOSITION STANDARD permet de r tablir la disposition standard de WinBooks et annuler toutes vos modifications dans la pr sentation de la liste e o o Les tris et les s lections La vue LISTE de la gestion des comptes affiche par d faut tous les comptes existants et les classe par r f rence o par num ro dans le cas des comptes g n raux Pour changer l ordre de TRI Presque toutes les zones de la fiche ainsi que les soldes peuvent servir de crit re de tri Il y a deux fa ons pour modifier l ordre de tri 1 Cliquez sur la bo te d roulante TRI 2 Cliquez ensuite sur la zone qui doit servir de crit re de tri 3 L intitul de la colonne est marqu en bleu indiquant ainsi que cette colonne d termine le classement de la liste 1 Cliquez dans l en t te de la colonne qui doit servir de crit re de tri un menu d roulant s affiche 2 Cliquez sur l option TRIER SUR 3 L intitul de la colonne est marqu en bleu indiquant ainsi que c est cette colonne qui d termine le classement de la liste L ordre de tri d termine aussi la m thode de recherche Pour affiner la s lection Dans la barre de titre de la fen tre un compteur affiche le nombre de comptes affich s nombre qui peut varier en fonction de vos s lections La liste affiche par d faut tous les comptes Il est possible de n afficher que les comptes imput s en cochan
221. er S lectionnez l ANN E CIVILE pour laquelle vous souhaitez tablir les fiches et le relev Effectuez si n cessaire une s lection soit tous les comptes parmi les fournisseurs et ou les comptes g n raux pour lesquelles la fiche signal tique comporte une indication de type 281 50 soit une fourchette de comptes qu ils soient ou non de type 281 50 Notez que si vous choisissez tous les comptes fournisseurs par exemple vous ne pourrez plus s lectionner que les comptes g n raux de type 281 50 et vice versa Cliquez sur OK pour g n rer le fichier Le tableau donne la liste des documents concern s avec une s rie d informations r f rence et nom du fournisseur montant imput montant pay une case cocher indiquant si le document est retenu pour les fiches et le relev ainsi qu une zone de commentaire Un jeu de couleurs permet de rep rer les critures dans la liste modifi es ou non A Fiches 261 50 e 2256 5 recondit mm Ecne oc ETES alel O Ura s tehonreinl M Ecriines ps Him Men ag Mnie A T e i ne omm AU ERREUR EL FSKELIM 1 Lemmas iF l FARFLIM ALI PARFUM L Lamae E TETASE HAR SRE bhy 233111 CF P hak RAS AE G Fi U a E A Liami BAGAS BAR ABE TETI pe Etli te H Ait 1 414 ET 1 na Banans lAn AmE lo 67 4 Concer BETETE Leaf SG PEUT Le 1 Coia i sami eg s l ET F N en AFF El ga MB D AFIMAIE F d 5 g 1 DER EL el L ENTUUA UE SI LES UPERA
222. er une multitude de cas la liaison est assur e avec la comptabilit A tout moment l historique refl te fid lement chaque tape de la vie d un bien D s que le module de gestion des immobilis s a t activ le menu correspondant devient visible dans le menu principal de WinBooks Le menu immobilis s pr sente les options principales suivantes Irreclissenments Calcul des samortrsements Op rahons ponctueles k Faram tsge e Avant de proc der au param trage nous introduirons les diff rents modes de calcul des amortissements e Vous choisirez ensuite l option param trage pour d finir les param tres g n raux de la gestion de vos immobilis s comptes d imputation m thodes de calcul 255 256 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S L option Investissements vous permet de d finir la fiche signal tique de chaque investissement pour consulter la liste des investissements et l historique de chacun L option Calcul des amortissements permet de g n rer les OD sp cifiques aux amortissements et de les int grer la comptabilit g n rale Les op rations ponctuelles sont destin es g rer des situations telles que la prise en compte d une plus value de r valuation la cession Activation du module de gestion des immobilis s Pour activer le module de gestion des immobilis s Ouvrez le dossier pour lequel le module doit tre activ S lectionnez le menu DOSSIER Choisissez l
223. ers Dans le cas o le compte donneur d ordre est identique pour les deux fichiers il est p que p possible de regrouper l ensemble des virements en un seul fichier bancaire l op ration diverse sur virements mis ne concerne bien entendu que les virements fournisseurs Trouver le prochain fichier CODA gr ce la fonction SCAN Choisissez le menu OP RATIONS et l option R CUP RATION DES FICHIERS CODA En cliquant sur le bouton Scan le programme parcourt et analyse tous les fichiers qui figurent dans le r pertoire dans lequel vous aviez s lectionn la der ni re fois un fichier coda WinBooks propose ensuite automatiquement le prochain fichier r cup rer dont le n de cpte correspond celui du journal financier s lectionn Fa 4 y z 4 Coda R cuperation 1 D sormais un seul r pertoi R cuperer un nouveau fichier CODA re peut contenir l ensemble Info compte des fichiers CODA relatifs Fictie JE aux diff rents comptes d un Teee E gt ou de plusieurs dossiers Cobenn 0a ns WinBooks fait le reste gr ce 2 la petite touche SCAN Viualner Faom ues PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S DOCUMENTS SCANNE S Gestion d un deuxi me cran A4 Cette option permet la visualisation des documents en dehors de votre zone princi pale de travail En effet depuis Windows 95 il est possible de g rer un deuxi me cran sur la m me carte graphique ou SN Pr f
224. erte de change LES OP RATIONS COMPTABLES Une OD est pass e pour chaque devise et pour chaque r valuation e Avant d effectuer la r valuation suivante des postes en devises pour des fournisseurs ou des clients n oubliez pas de proc der l extourne Par mois le programme n accepte pas plus d une criture par groupe de compte devise clients en USD par exemple Si vous avez effectu une r valuation des postes en devises pour des clients ou des fournisseurs vous devez extourner les OD correspondantes pour revenir la situation de d part En effet puisque ce sont les seules transactions en devises qui sont r valu es une nouvelle r valuation ne tiendrait pas compte du montant de r ajustement imput pr c demment Ces montants s additionneraient syst matiquement au solde en monnaie de base et l historique du compte serait fauss Il est par ailleurs conseill de ne pas matcher une OD de r valuation avec une criture ouverte lors de l criture de paiement Mieux vaut matcher uniquement la ou les factures en devises et acter la v ritable diff rence de paiement dans le journal financier L extourne quant elle matche automatiquement l OD de r valuation n y a pas d extourne partielle Une extourne est gale l OD de r valuation invers e Pour les comptes g n raux l extourne peut se faire mais elle n est pas obligatoire En effet dans ce dernier cas ce sont les soldes qu
225. es Pour param trer les comptes g n raux pour les imputations analytiques Choisir l option ANALYTIQUE du menu g n ral Choisir l option PARAM TRAGE et ensuite PLAN COMPTABLE La fen tre affiche la liste des comptes g n raux avec leur libell et pour chaque compte un signal rouge ou vert dans les colonnes des diff rentes sections analytiques qui sont d finies d partement dossier Le signal rouge indique qu aucune imputation analytique n est demand e pour ce compte et cette section Le signal vert indique que les imputations analytiques sont accept es pour ce compte Cliquer sur le signal rouge pour le faire passer au vert et inversement Les comptes titres sont galement pr sents dans la liste avec leur intitul de classe Cliquez sur le signal correspondant une ligne de classe ou sous classe pour r percuter automatiquement la modification et d clarer les comptes comme analytiques au niveau de tous les comptes de cette classe ou sous classe partir du moment o les imputations analytiques sont autoris es il est possible d attribuer une valeur par d faut pour ce compte en choisissant cette valeur dans la liste d roulante La VALEUR PAR D FAUT sera propos e automatiquement l encodage LES IMPUTATIONS ee D finir les pr f rences l encodage des imputations analytiques Le param trage relatif l encodage des imputations analytiques d termine quel moment s ouvre la fen tre
226. es Dans l exemple du d partement choisir une longueur de 4 Par la suite en d finissant les comptes pour cette section analytique on pourra d finir les diff rents d partements en leur attribuant un code en 4 caract res MARK pour marketing ADMI pour administration PROD pour production VENT pour ventes Lee d s borret deponbiens w Depainmreri Cechion maique 2 Sechon sq J Sesleri ailes d sechion atanipa Section arais h 239 240 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE e Proc der de la m me fa on pour d finir les autres sections analytiques et cliquer sur ENREGISTRER pour revenir au menu principal e Passer la d finition des comptes analytiques ee Sections ou plans analytiques de type quantit La section analytique de type quantit permet comme son nom l indique d encoder des quantit s Une section de ce type est toujours coupl e une section analytique ordinaire du type compte Une application habituelle pour la section analytique de type quantit est le cas de la comptabilit forfaitaire courante dans le secteur Horeca Pour un cafetier soumis taxation forfaitaire il importe de conna tre les quantit s achet es autant que les montants Pour obtenir ces informations il d finit dans WinBooks une premi re section analytique de type compte qui reprend les unit s de produits bouteilles de vin f ts de bi re et dans laquelle seront imput s les montants d achats corresponda
227. est imm diatement mise jour D s l enregistrement les factures et les notes de cr dit sont int gr es la comptabilit sous forme d critures non valid es Le double encodage est supprim et avec lui les risques d erreurs et les pertes de temps Les corrections restent possibles jusqu la cl ture p riodique En plus des factures et des notes de cr dit la facturation permet d diter d autres documents qui ne sont pas li s la comptabilit devis notes d envoi Tous les documents peuvent tre mis en page librement Choisissez votre layout parmi ceux qui sont propos s ou dessinez vous m me la mise en page qui vous convient dans la langue de votre choix Le nombre de layouts n est pas limit et chaque layout est attach un code journal qui d finit son traitement dans la comptabilit WinBooks permet de g rer les ventes au comptoir client fictif pour toutes les ventes anonymes Les articles sont d finis en cours de facturation occasionnels ou puis s dans le fichier des articles Offres et notes d envoi peuvent tre converties en factures Les documents sont dit s en 1 ou plusieurs exemplaires Ils sont imprim s en direct par lot ou apr s s lection WinBooks permet d accorder une remise par article mais aussi une remise globale un escompte des frais de port Chaque document peut se voir attribuer un m mo introduit librement ou puis dans une table de commentaires 203 204 P
228. et Coordonn es du dossier Nomcomplel NEw SOCIETY Hop abj g HEW ode ndalan 243 T Y FATE YHJ Modules 4565 Adere Avere du Changi 65 1349 MLouvanLaNouve Humero de TVA BE 57335671A CREER UN DOSSIER NOM COMPLET Le nom complet de la soci t vous a t communiqu lors de voire commande Veillez l encoder avec le plus grand soin en respectant les majuscules minuscules les espaces les caract res accentu s Il appara t dans l en t te des documents imprim s Dans le cas d une version d valuation le nom complet est impos par le programme Vous pourrez modifier ce nom et indiquer celui de votre soci t lors de l enregistrement d finitif du programme NOM ABREGE C est par le nom abr g que vous acc derez au dossier Vous disposez de maximum 10 caract res Les caract res suivants sont accept s chiffres O 9 et ou lettres d office en majuscules Z espaces sauf en premi re position ainsi que les caract res et Ce nom abr g ou code de dossier sera automatiquement repris dans le nom des fichiers de ce dossier Lors de l archivage WinBooks utilise les positions suppl mentaires pour indiquer l ann e archiv e Ainsi pour la soci t PARFILUX le dossier PARFILUX_ 1999 correspond l archive de
229. et France Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option CREER DOSSIER L gislation Belgique X n N Luxembourg France Lors de la cr ation d un nouveau dossier WinBooks permet d installer un plan comptable ainsi qu une table de codes tva adapt s la l gislation luxembour geoise ou fran aise Libell s alternatifs Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option PARAMETRAGE puis GENERAL S lectionnez l onglet Exercice Plan comptable Les libell s alternatifs sont galement disponibles en allemand Libell alternatif MW Gestion du libell altematif Charger depuis un plan comptable type PCMNI N erlandais z C Charger depuis le plan comptable du dossier K Imprimer par d faut le libell Charger depuis le plan comptable du dossier Imprimer par d faut le libell Phincinal Altematif COMPTABILIT G N RALE Gestion INTRASTAT Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option PARAMETRAGE puis GENERAL S lectionnez l onglet Encodage Il est d sormais permis d activer et de d sactiver l cran d encodage Intrastat par dossier F Une fonctionnalit parfaitement int gr e dans WinBooks 3 0 se retrouve dans la gestion des factures O Cette possibilit trouve toute sa signification dans le cas de la facturation d abonnements ou dans le cadre de contrats d entretien avec factures d achats sous l hypoth
230. et cl iq uez sur le M Ne pas effacer les documents sources apr s le transtert bouton Transf rer Transt rer DOCUMENTS SCANN S Le transfert est alors effectu dont la vitesse d pend de plusieurs param tres vitesse de la ligne nombre et taille des fichiers transf rer qui d pend des param tres de scan r solution mode couleur ou noir blanc mode de com pression La progression du transfert est indiqu e par Winbooks Sur une ligne ADSL c est la vitesse de l upload et non du download qu il faut prendre en consid ration Et donc la capacit maximale est de 256 Ko sec plut t que la vitesse de download de 3 Mo sec Comptez un minimum de 5 sec par document Une fois que les documents sont sur le serveur ASP ils sont disponibles en consultation pour tous les postes qui se connectent au dossier Ce qui permet galement de sous traiter l encodage des documents scann s des bureaux sp cialis s 397 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S GESTION DES IMMOBILIS S Gestion des effacements st Calcul Historique des amortissements La gestion des effacements des critures des RARES EPP EEE RESTES immobilis s a t rendue particuli rement E r w m souple en WinBooks 3 00 e AJ De z 4 2 Choisissez le menu IMMOBILISES l option r Eann tan ent CALCUL EFFACEMENT AMORTISSEMENTS C Eflacer les demier smortissements ie Historique des smoitissements emegstr s Pemet l ellscement
231. eurs prises par les SECTIONS ANALYTIQUES DE TYPE COMPTE d finies dans la fiche du plan comptable Dans la suite nous supposerons que la section analytique d partement vient d tre d finie avec une zone de saisie d une longueur de 4 caract res et que nous souhaitons d finir les comptes analytiques Marketing Administration Ventes et Production comme autant de d partements particuliers dont on souhaite analyser les co ts On peut galement envisager pour la section dossier des valeurs qui correspondent aux noms des diff rents dossiers dont on souhaite comparer les co ts ou la rentabilit e Choisir le menu ANALYTIQUE du menu principal e Choisir l option COMPTES du menu pour ouvrir la fen tre des comptes analytiques e Choisir une section analytique existante dans la liste d roulante PLAN ANALYTIQUE Dans le cas de notre exemple choisir la section d partement e Cliquer sur NOUVEAU ou utiliser la touche de raccourci F9 pour d finir les comptes de la section d partement e _Introduire le CODE par exemple MARK pour le d partement Marketing La longueur autoris e pour ce code correspond la longueur que vous lui avez attribu e lors de la d finition de la section analytique 241 242 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE l ic ne 1 indique que le compte est disponible pour l imputation Un clic sur l ic ne bloque le compte analytique Apr s blocage l ic ne est affich e et
232. extournes d op rations diverses st Extourne d op rations diverses AS d rande des idu DD extoumer ciaires il est d sormais Joumal gPDIv al Exercice Ex 2004 possible d extourner Num ro 20040415 A P riode Avr2004 automatiquement des OD d extourne op ration diverses Joumal OPDI al Exercice Ex 2004 v Num ro 20040506 PR Mes Choisissez le menu OPERATIONS et cliquez Date DS sur l option EXTOURNE Comm Extourne doc n 20040415 Jnl OPDIV Ex OD Ex cuter Annuler gt S lectionnez pr alablement l od extourner en introduisant le journal l exercice la p riode et le n de l od gt D terminez ensuite le journal la date l exercice et la p riode de l od d extourne n est pas autoris d enregistrer une extourne dans une p riode ant rieure celle de l od extourner Il est bien entendu permis de g n rer une extourne dans l exercice suivant celui de l od extourner Cette possibilit est particuli rement appr ciable dans le cas des charges reporter enregistr es en fin d ann e qui doivent tre extourn es en d but de l ann e suivante Cette possibilit est galement tr s utile lorsque vous tablissez une simulation dans le cadre d une situation interm diaire et que vous devez ensuite extourner les montants simul s la p riode suivante PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Gestion automatique de lOD de TVA Apr s chaque d clar
233. ez pour un contr le ou une correction Cliquez ensuite sur Een pour l ajouter au dictionnaire et introduire ses caract ristiques comme pour un enregistrement en cours d encodage Organiser et consulter le dictionnaire Pour v rifier le contenu du dictionnaire et en modifier certaines caract ristiques choisissez le menu FICHIER et s lectionnez l option DICTIONNAIRE a De Le dictionnaire est organis par d faut en quatre rubriques principales qui correspondent aux quatre options du menu ENCODAGES VENTES ACHATS FINANCIERS et OP RATIONS DIVERSES Ces quatre rubriques peuvent se voir attribuer des sous rubriques QUE Verp s i i TRUE EE Frap Dpfialiarni diuerre Le signe devant la rubrique ACHATS signifie que la rubrique n est pas vide En cliquant dessus on retrouve une criture type pr c demment enregistr e l er rt z garage michel GARAGE g Francie qe Opaalin gyer 167 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Cliquez sur NOUV RUBR pour cr er une sous rubrique dans les achats et faciliter l organisation du dictionnaire w Modilier Apouter une rubinus Donnez un NOM la nouvelle rubrique Cliquez sur SAUVER pour enregistrer la modification La rubrique des achats contient la nouvelle sous rubrique VOITURE lt v nie cha iwy garage Mehe GARAGE z viie A Finance Co abces dvaae Pour d placer l criture type d j enregistr e et l ins rer
234. feuille de calcul Excel le r sultat d un calcul effectu sur les donn es du dossier actif la fonction ACCBALANCECUM 700000 DEC 799999 renverra dans la cellule le r sultat de la balance cumul e de tous les comptes compris entre 700000 et 799999 depuis le d but de l exercice jusque et y compris le mois de d cembre DEC Les fonctions WinBooks combin es aux possibilit s habituelles de traitement des informations dans Excel donnent une infinit de possibilit s pour l analyse et l exploitation des r sultats et donn es comptables condition d avoir un minimum d exp rience dans le travail avec le tableur Excel L utilisation de tableaux pr d finis rend les possibilit s de l Office API accessible tout utilisateur m me n ophyte puisque l aspect programmation peut alors tre pris en charge par un expert Des exemples de tableaux pr d finis sont ainsi disponibles dans le r pertoire C WINBOOKS OFFICE o c WinBooks est le r pertoire d installation Les valeurs qui figurent dans le tableau correspondent aux valeurs tir es du dossier Parfilux ouvert en Excel El Microsoft Excel Exemple de tableau de bord Piil E3 E Feher Ebon Affichage Ins rtion Fermi Oubls D nn es Winbochi Fen tre 2 Archi la x HE LB T n EAO lu 16 4 h A AccBalancePern C 05 ia FRA DREPRS clarc ET Due LL aia 14 RENUAERATIONS pamp s m iT ii E GrAUPTSCEMENTE harrek pim EL sir 16 AUTRES CHARGES chasse HA
235. flits peut tre g n r Quand vous r solvez un conflit une option vous permet de r percuter la r solution choisie tous les conflits de m me type vous vitant des encodages r p titifs fastidieux WinBooks accounting T gt ee L E lt E i i tt 7 Pa er _ OFFICE API LE MODULE OFFICE API WinBooks et Excel Le module Office API Application Program Inteface de WinBooks r alise l int gration avec le tableur Excel de Microsoft Office Il se d cline en deux versions Office API light pour exporter le contenu d une liste WinBooks dans une feuille de calcul Excel et Office API full pour pouvoir en plus effectuer une r cup ration sur mesure des donn es d un dossier WinBooks dans Excel choix des fichiers des champs dans le fichier des op rations r aliser sur les donn es avant transfert Office API light Avec Office Api light les documents imprim s dans WinBooks peuvent tre r cup r s dans une feuille de calcul Excel de Microsoft Office Les possibilit s d dition de tri de s lection ou de pr sentation sont multipli es l infini et tout utilisateur Excel a la possibilit de tirer un maximum des informations provenant de WinBooks eo Installer Office API light Si Office API a t command en m me temps que la comptabilit g n rale vous devriez tre pr t exporter les donn es dans Excel sans d lai Si au contraire le module Office API a t com
236. gement de journal et chaque changement de p riode L ordre d impression des pages suit l ordre alphab tique des codes journaux s lectionn s e Le journal central Le journal central imprime une ligne r capitulative par journal et par p riode Une rupture de page est g n r e chaque changement de p riode 286 LES LISTES COMPTABLE FTI un Bien que le visa et le paraphe des livres et journaux par le Tribunal de commerce ait t aboli par l arr t royal du 25 janvier 2005 il reste que cette suppression n entra ne pas l limination des formalit s destin es garantir l identification et la continuit mat rielle des livres comptables La Commission des normes comptables recommande toujours l impression du livre central et son collage ou recopiage dans le r gistre adhoc Il y est port une criture p riodique mensuelle ou trimestrielle r capitulant les mouvements totaux enregistr s au cours de la p riode dans les journaux auxiliaires Veillez cl turer les journaux concern s lors de l impression du journal central afin de garantir l irr versibilit des critures Des totaux de contr le sont mentionn s lors de l dition des journaux et du journal central Le recalcul des totaux de contr le lors de l impression du journal central permet par comparaison avec les moutures pr c dentes de confirmer qu aucune modification n a t apport e ult rieurement aux journaux que ce soit via Wi
237. gisse des donn es signal tiques des donn es relatives aux transactions ou des donn es stock es dans les tables ee o R cup rer les comptes g n raux Pour ins rer les donn es des comptes g n raux dans la feuille de calcul e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e Choisissez l option COMPTES G N RAUX e Choisissez LISTE si vous souhaitez les informations relatives aux fiches de comptes g n raux et ECRITURE pour les informations relatives aux transactions 321 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL e Dans l un et l autre cas la fen tre suivante renvoie la liste des champs contenus dans le fichier et permet d introduire la s lection souhait e Les noms de champs sont donn s entre parenth ses e Cochez les cases en regard des champs retenir pour la r cup ration P S lection Complies Pepa TYPE Libell AbT 1 Lever d tient CUT Liis iape biali aera ANER Pr sent den ex 1 J5IM8Y1 O Lriquesent muvementes Prah dans Gi 2 SET DC CERCHEDFLT T bons ls come ti p z LJ L TE a Centrabeteur CENTRE ID e _D cochez si n cessaire la case TOUS LES COMPTES et introduisez les num ros de compte pour effectuer la r cup ration sur une partie du plan comptable e Cochez si vous le souhaitez les cases UNIQUEMENT MOUVEMENT S et DONNER LA SOMME e S lectionnez dans la liste d roulante l ordre de tri souhait e Cliquez sur OPTIONS si vous souhaitez mo
238. gistrer WinBooks La proc dure d enregistrement consiste obtenir via votre revendeur un code d enregistrement qui vous permettra d installer d finitivement le programme PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Version D finitive R cup rez les donn es de la version d valuation A Alternativement vous pouvez enregistrer WinBooks comme VERSION D VALUATION ceci vous permet d utiliser votre propre dossier et vos donn es mais la validit est limit e quelques semaines voyez la note sous l cran d enregistrement ci dessous Les donn es introduites dans une version d valuation peuvent cependant tre r cup r es le jour o vous enregistrez le logiciel au moyen d une licence e o e Pour enregistrer WinBooks Aucun dossier ne peut tre ouvert pour pouvoir enregistrer WinBooks Le cas ch ant fermez le dossier en cliquant sur l option FERMER DOSSIER dans le menu DOSSIER 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option MAINTENANCE et ensuite sur l option ENREGISTRER WINBOOKS Une fen tre de dialogue appara t W S ialrs akni Erogdez var pom g de s ie s t l phone du 070 irtica cbion un code d envecuetremertt Num ro de s re Code machine Code enregistrement Pour cr er sans attendre un dossier comptable qui peut contenir les donn es de votre soci t cliquez sur le bouton VERSION D VALUATION et fermez la fen tre pour revenir au menu principal Vous pourrez de cette fa
239. git de la date laquelle votre compte bancaire a t d bit ou cr dit cette date figurant sur l extrait ou de la date laquelle vous avez entr ou sorti l argent de la caisse Elle est automatiquement copi e partir de la date du document ne pas confondre avec la date de la pi ce comptable Dans le cas d un extrait r capitulatif mensuel la date de la pi ce comptable est la date de l extrait unique soit le 30 ou 31 du mois et les dates op rations sont les dates des diff rentes op rations effectu es durant le mois 125 126 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES TYPE Vous indiquez ici le type de compte sur lequel vous voulez imputer le montant de l op ration financi re trois types sont possibles un compte Client tapez C ou 1 un compte Fournisseur tapez F ou 2 ou un compte G n ral tapez G ou 3 Vous pouvez indiquer le type en tapant la lettre correspondante ou le chiffre ad quat tel que mentionn dans la ligne d explication en bas de l cran d encodage Si vous ne disposez pas de cette information vous pouvez galement faire une recherche sur le num ro de la facture Pour ce faire tapez un dans la zone TYPE et le num ro de la facture dans la zone R F RENCE Vous pouvez enfin effectuer une recherche avanc e en entrant plusieurs crit res de recherche Pour ce faire tapez le chiffre 5 ou le signe moins dans la ZONE TYPE REFERENCE Recherchez ou
240. gne d imputation Dans l encodage en continu il se positionne dans la derni re ligne s il y a d j des imputations dans le journal et la p riode s lectionn s dans l en t te A LES LIGNES D IMPUTATION Une ligne et par cons quent le num ro de document est enregistr e d s que vous passez la ligne suivante Le bouton EFFACER permet d effacer une ligne termin e le bouton INS RER d ins rer une nouvelle ligne au dessus de la ligne active La touche ESCAPE permet d annuler une ligne en cours Si vous cliquez avec la souris un endroit quelconque alors que la ligne courante n est pas termin e WinBooks vous demandera si vous voulez l abandonner A vous de d cider si vous voulez la terminer ou la supprimer Les zones DOCUMENT Le num ro de document est repris chaque nouvelle ligne puisqu un m me extrait peut comporter plusieurs op rations Le num ro change si vous cliquez sur le bouton NOUVEAU pour ajouter une nouvelle pi ce comptable DATEDOC La date du syst me est propos e par d faut comme date du document Si celle ci ne correspond pas la p riode s lectionn e WinBooks le signale et vous de d cider si vous souhaitez poursuivre N entrez que les chiffres de la date les s parateurs s ajoutent automatiquement Pour un m me extrait il n y a qu une date C est pourquoi WinBooks passe automatiquement cette zone quand vous rajoutez une ligne un extrait existant DATE OPER Il s a
241. hoisissez le type du document r cup rer facture note de cr dit autre pour un devis une note d envoi a Reoroupement de documents 1 Tiii Ti ALNES i Ucman a DEVE 41 Documari Lommeniars DEVIS 7 Marquez le ou les documents qui vous int ressent dans la liste Cliquez sur HISTORIQUE pour en visualiser le contenu d taill et cliquez sur SELECT Les lignes articles et les conditions globales contenues dans le ou les documents s lectionn s sont r cup r es dans le nouveau document Apportez les modifications ventuelles Si vous regroupez plusieurs documents et qu il y a des frais de port sur chaque document alors les frais de port sont cumul s sur le document final Dans le cas d une ristourne globale ou d un escompte WinBooks signale s il y a contradiction entre les valeurs contenues dans les documents r cup r s ristourne globale diff rente d un document l autre et vous laisse libre d encoder la valeur qui vous int resse S il n y a pas contradiction il r cup re la valeur commune dans le document final Cliquez sur ENREGISTRER ou sur IMPRIMER FACTURER ee Consulter les documents encod s via la facturation Pour consulter la liste des documents encod s et enregistr s via l option ENCODAGE du menu FACTURATION e Cliquez sur le menu FACTURATION et choisissez l option CONSULTATION e Modifiez ventuellement le type de document propos ou le crit re de tri utiliser
242. i d outils de contr le ou d instruments de travail Pour imprimer une liste signal tique standard cliquez sur l onglet LISTES SIGNAL TIQUES dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent e Imprimer les signal tiques des comptes Pour obtenir des listes signal tiques des comptes personnalis s optez pour les listes param trables voir ci dessous Par d faut ces listes reprennent toutes les fiches des comptes tri es par r f rence Vous disposez de deux crit res de tri pour changer l ordre de pr sentation des donn es et le nombre de comptes repris sur la liste En combinant les deux crit res les applications de ces listes deviennent multiples listes d appel liste de v rification des clients avec un m me num ro de TVA liste des fournisseurs par cat gorie Ces listes reprennent condition que ces donn es soient compl t es l adresse la personne de contact le n de t l phone la langue et le n de TVA Tous les champs pr sents dans les fiches peuvent servir de crit re de tri LES LISTES SIGNAL TIQUE e Imprimer une table Par d faut les listes des tables pays codes postaux langues civilit s types de paiement et cat gories reprennent tous les codes d finis pour un certain type de table tous les pays tous les codes postaux etc La liste imprime pour chaque code toutes les donn es encod es Vous
243. i que lors de la r imputation du compte d attente dans le financier WinBooks m morise la correspondance Compte d imputation Compte bancaire La prochaine fois qu un paiement transiter a par ce compte WinBooks sera m me de l attribuer automatiquement Cette table dynamique de correspondance est disponible dans le param trage Liste des comptes bancaires 233 Compte Fournisseur ARAL M Avec comptes bancaires uniquement EE ACETRANSLA M oo S y BDCORES M sa AG M jao ES CS ALLDFINRE 2100117005 D AMASCOM DCS PE Rechercher Eluitter PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Les comptes bancaires viennent soit des fiches clients fournisseurs soit ont t remplis automatiquement par WinBooks au cours des injections pr c dentes ou des r affectations de compte d attente dans les financiers La case cocher en haut d cran permet de ne visualiser que les fiches pour lesquelles un compte bancaire est mentionn soit dans la signal tique soit par les automatismes CODA Dans le cas des comptes CODA plusieurs comptes peuvent tre renseign s en effet votre client paie tant t par son compte soci t tant t par son compte priv tant t par celui de sa belle m re le cas ch ant d roulez le combo pour les visualiser Plusieurs possibilit s s offrent vous Modifier un compte bancaire cliquez dans la cellule correspondante Faire une recherche par num ro bancai
244. i est aussit t remplac par le bouton entrez ensuite la communication dans Proc dez de fa on inverse pour passer nouveau une communication sous forme de texte En passant de l un l autre format vous perdez la communication existante Autrement dit par facture vous ne pouvez entrer qu un type de communication pour les paiements dl Cliquez sur ce bouton si vous voulez entrer un m mo Apr s avoir encod l en t te de la facture vous pouvez proc der aux imputations comptables ou la ventilation TVA suivant la m thode d encodage adopt e noter cependant que WinBooks a opt pour l ordre suivant imputations comptables d abord ventilation TVA ensuite En suivant cet ordre vous acc l rez encore l encodage tant donn que de nombreuses donn es seront calcul es automatiquement par WinBooks 112 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Apr s avoir encod l en t te d une facture note de cr dit vous encodez les lignes de la facture dans le volet IMPUTATIONS COMPTABLES de l cran d encodage des factures Le nombre de lignes peut tre plus ou moins lev suivant le type de document et la m thode d imputation adopt e regrouper sur une m me ligne les lignes imput es sur un m me compte ou garder une ligne d imputation par ligne de facture Les montants imput s mettront jour les comptes g n raux s lectionn s Ne compl tez pas ce volet si vous voulez enregi
245. i sont r valu s et non les transactions proprement dites ee o Pour effectuer l extourne e Choisissez le menu OP RATIONS l option R VALUATIONS DES POSTES EN DEVISES et l option EXTOURNE du sous menu PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Introduisez le CODE DU JOURNAL de r valuation seuls les journaux de ce type sont accept s la P RIODE de r valuation et le NUM RO du document extourner La loupe donne acc s la liste des diff rentes critures de r valuation accompagn es d un commentaire et de leur statut extourn ou non num ro de l extourne associ e Introduisez le CODE DU JOURNAL d OD pour l extourne les journaux de type r valuation sont refus s pour viter de faire une boucle la P RIODE un commentaire ventuel La p riode et la date doivent tre post rieurs la date de la r valuation extourner s Extourne r rr 8 EH valua x OD estourner Journal ql Exercice Ex 2003 Mum ro ql E stourme r valuation Journal EXTRN ql P riode Mar 200 Mum ro 1 Date 3170372003 Comm Es cuter Annuler n Cliquez sur EX CUTER pour g n rer automatiquement les OD d extourne Ala 1010 accounting LA NOMENCLATURE DES CODES TVA LA TVA La nomenclature des codes TVA La liste des codes TVA fournie par WinBooks reprend l ensemble des taux et des r gimes TVA usuels en Belgique Elle
246. identifi dans la liste par le biais de son extension RECONNAISSANCE OPTIQUE e Lorsque vous s lectionnerez un tel document au cours d une session 2 Ie r ult rieure WinBooks signalera qu il est encrypt e Vous devrez alors cliquer sur l ic ne et taper le bon mot de passe pour avoir acc s au document e Un deuxi me clic sur la m me ic ne lorsque le document est l cran permet de supprimer l encryptage du document t WinBooks garde en m moire le dernier mot de passe attribu jusqu ce que vous quittiez le logiciel I est utilis comme cl de d cryptage par d faut WinBooks est m me de proposer la possibilit de reconna tre des zones texte marqu es dans le document scann en vue d en incorporer directement le contenu dans la zone d encodage Pour activer la reconnaissance optique Cliquez sur l ic ne de reconnaissance optique le curseur se change en croix indiquant que la reconnaissance est activ e Marquez dans le document la zone reconna tre en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur le bord sup rieur gauche du premier caract re reconna tre et en d placant le rectangle de mani re entourer l enti ret de la zone reconna tre Drag D s que vous rel chez le bouton de la souris la zone est reconnue ee o Deux cas peuvent se pr senter Il n y a pas de zone en cours d encodage dans une fen tre WinBooks ce moment le te
247. ie mettre en vidence Passer en mode texte pour ajouter un commentaire par exemple positionnez le curseur dans le document l endroit o vous souhaitez un fragment de texte et glissez la souris pour tracer un rectangle Tapez ensuite le texte dans le rectangle Le texte appara t dans un rectangle sur fond jaune Pour individualiser le texte passez en mode s lection en cliquant sur l ic ne s lectionnez le rectangle de texte et cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris l option POLICE DE CARACT RES permet de changer l apparence du texte Cliquez ensuite ventuellement sur l option SAUVER COMME D FAUT pour sauvegarder la nouvelle apparence elle sera appliqu e d office lorsque vous cr erez un autre fragment de texte 275 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE Voyez l aide en ligne pour pouvoir individualiser un cachet 276 LE Apposer un cachet Cliquez sur la fl che pour appliquer un type de cachet pr cis et cliquez ensuite dans le document l endroit o vous souhaitez ins rer le cachet ou doublecliquez sur le type de cachet de votre choix pour l ins rer un endroit par d faut d fini par WinBooks Diff rents types de cachet sont disponibles distingu s par des couleurs diff rentes Si vous ajoutez des annotations WinBooks vous demandera de confirmer la sauvegarde des annotations Elles sont sauv es dans le fichier image Apr s coup vous pourrez encore les diter modifier ou
248. ier et il poss de absolument tous les droits SYSTEM super administrateur ce qui signifie qu il n existe aucune restriction quant aux op rations qu il peut effectuer sur le dossier CHEMIN Il s agit du r pertoire o les fichiers constitutifs du dossier sont sauvegard s WinBooks propose le chemin du programme suivi du r pertoire DATA suivi du nom encod du dossier par exemple pour le dossier d mo de WinBooks C WINBOOKS DATA PARFILUX Bien que nous vous recommandions d accepter le chemin propos vous pouvez encoder un autre chemin ou pointer un chemin dans l arborescence des unit s logiques attach es votre poste via le bouton a Si vous comptez travailler en r seau et que le dossier doit tre accessible d autres postes vous devrez indiquer un chemin r sidant sur le disque soit de l ordinateur serveur soit d un poste accessible par tous les postes susceptibles d acc der ce dossier Si vous travaillez en r seau cliquez sur le bouton pour traduire le chemin indiqu en chemin U N C ind pendant du poste de travail De cette fa on vous n aurez pas red finir sur tous les autres postes une unit logique identique l unit logique du poste de cr ation du dossier CREER UN DOSSIER Dans tous les cas vous devez utiliser un r pertoire vierge pour accueillir les fichiers du nouveau dossier dont la derni re branche correspond au nom abr g par exemple le dossier Parfilux pourra tre
249. iff rences de paiement escompte diff rence de change e o o Pour renseigner les comptes centralisateurs Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option G N RAL Cliquez sur l onglet CENTRALISATEURS Cliquez sur ENREGISTRER pour sauvegarder vos modifications ou sur ANNULER pour quitter sans enregistrer e Comptes centralisateurs multiples Si on s lectionne un compte centralisateur client ou un compte centralisateur fournisseur il devient possible via le bouton AJOUTER de d finir un deux voire trois ou quatre comptes centralisateurs suppl mentaires Les comptes centralisateurs multiples peuvent tre utilis s des fins de gestion pour distinguer diff rents groupes de clients ou de fournisseurs Par exemple pour une soci t qui a des activit s commerciales de deux types tr s diff rents il peut tre utile d imputer les ventes deux comptes centralisateurs clients diff rents chaque compte centralisateur correspondant des ventes dans l une ou dans l autre activit D s qu un compte centralisateur suppl mentaire a t ajout une mention suppl mentaire appara t dans la fiche de tiers pour indiquer le compte centralisateur attach ce tiers Par d faut c est dire si rien n est sp cifi dans la fiche de tiers il s agira du premier compte centralisateur Les s lections autoris es pour l impression de certaines listes sont adapt es pour obtenir par exemple
250. iff rent suivant la m thode d encodage adopt e eee Le solde initial Pour tout nouveau dossier vous devez pr alablement imputer le solde initial sur le compte g n ral associ au journal via l op ration diverse d ouverture eo La num rotation des pi ces comptables Lors du premier encodage dans un journal WinBooks ouvre une fen tre et propose le num ro 1 comme premier num ro de document Vous pouvez le remplacer par exemple par le premier num ro d extrait Par la suite l attribution automatique de la num rotation est fonction de la m thode d encodage ee Transferts entre financiers Pour effectuer un transfert entre financiers vous devez obligatoirement passer par un compte de transfert Vous devez en effet entrer deux critures une dans le journal financier d bit et une dans le journal financier 117 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES l encodage des financiers fait l objet d une vid oformation WinBooks voyez Visite guid e chez Parfilux cr dit I est d ailleurs impossible de s lectionner le compte centralisateur associ au journal financier concern eoe Les financiers et les devises Si aucune devise n est associ e au journal financier vous pouvez encoder dans n importe quelle devise Si vous y avez associ une devise particuli re vous ne pourrez encoder que dans cette devise eee Acc s l encodage des financiers est accessible via le men
251. il pour chaque personne identifi la TVA dans un autre tat membre les renseignements suivants e le montant total des livraisons qu ils ont effectu es en exemption de la TVA cat gorie 1 e le montant total des livraisons de biens effectu s dans l tat membre d arriv e de l exp dition ou du transport de biens en cas d op rations triangulaires cat gorie 2 indiqu par la lettre T dans la 4 me colonne du relev Les op rations doivent tre regroup es par client et par cat gorie Colonne 1 num ro de suite Colonne 2 adresse compl te du client Colonne 3 code pays et n de TVA Colonne 4 r serv e la lettre T imprim e en regard du montant relatif aux op rations de la cat gorie 2 Colonne 5 les montants le total des op rations de la cat gorie 1 le total des op rations de la cat gorie 2 les ventuels montants correcteurs relatifs des op rations reprises sur un ou des relev s ant rieurs Colonne 6 r serv e la p riode mais uniquement dans le cas de corrections TABLIR LE RELEV INTRACOMMUNAUTAIRE e e o Op rations reprises sur le relev intracommunautaire e les op rations encod es avec un des trois codes TVA suivants e E cat gorie 1 livraisons de biens intracommunautaires e ETB cat gorie 1 transferts de biens intracommunautaires e ETRI cat gorie 2 op rations triangulaires e les corrections manuelles Corrections possibles mention ou omission tort
252. in d acc s un dossier Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S 2 S lectionnez dans ce cas la vue FEES 3 S lectionnez la soci t pour laquelle vous souhaitez changer le chemin d acc s Notez qu il est impossible de modifier l acc s au dossier ouvert 4 Cliquez sur le bouton MODIFIER 5 Dans R PERTOIRE entrez le chemin d acc s complet ou recherchez le en cliquant sur le bouton a 6 Au cas o les donn es sont situ es sur une unit du r seau cliquez sur le bouton pour traduire le chemin indiqu en chemin U N C ind pendant du poste de travail Si le r pertoire s lectionn ne contient pas les donn es du fichier vous ne pourrez pas enregistrer les modifications 7 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER le nouveau chemin d acc s est affich dans la liste des soci t s 8 Fermez la fen tre Supprimer un dossier ou l acc s un dossier Il est parfois n cessaire pour un dossier qui a servi faire des essais par exemple ou pour un dossier dont les fichiers ont t copi s ailleurs de supprimer l acc s un dossier ou m me les fichiers de donn es correspondants PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES A Un acc s supprim peut tre r tabli Un dossier supprim n existe plus 62 Seul l utilisa
253. ing lipram trage de la num risation Scanner S lectionn Den AIO Printer A920 4 WV Utiliser le programme du scanner 1 page la fois Format Tif Noir et Blanc G4 Resolution 300 S canning COTPTPET ETES TS LE LIT CI T1 e V Redressement Deskewing W OCR Mulipage separator DSL EE 2 TELE ECETEEEEETES M Soanning recto verso M Elimine pages blanches Annuler Ok 394 Il faut indiquer au scanner le d but et la fin d un ensemble de pages devant tre regroup au sein d u m me document multi pages On ins re cet effet un document sp cial appell S parateur avant la premi re page du document multi pages et apr s la derni re page du document muti pages Le docu ment s parateur est disponible dans le r pertoire Resources du DOCUMENTS SCANN S r pertoire principal Winbooks et s appelle SEPARATOR JPG visualisez le via la gestion des documents et imprimez le ou photocopiez le en plusieurs exem plaires suivant vos besoins Retenez que par lot de documents scann s il vous faudra chaque fois 2 s parateurs par document multi pages Lors du scanning et si l option OCR Multipage Separator a t coch e dans les param tres de num risation Winbooks effectue une reconnaissance optique sur le document scann et active d sactive le mode multi pages chaque document s parateur lt 5 La reconnaissance du s parateur ralentit la num risation puisque la reconnais sanc
254. ion ainsi que les caract res et M MO Cliquez sur le bouton pour entrer un m mo associ la fiche d article ou acc der au m mo existant BLOQU Cliquez sur le bouton 1 pour bloquer l article D s qu il est bloqu un article ne peut plus tre s lectionn lors de l encodage d une facture Cette fonction est int ressante pour un article qui n est plus suivi par exemple ou qui est momentan ment en rupture de stock Cliquez nouveau sur l ic ne pour d bloquer l article CAT GORIE Dakpan A Vous pouvez d finir des cat gories d articles comme vous avez pu d finir des cat gories de comptes g n raux de fournisseurs ou de clients Si vous avez d cid de vous servir de cat gories pour subdiviser votre fichier des articles compl tez cette information de fa on syst matique pour effectuer des s lections fiables LIBELL Chaque fiche article comporte deux zones de saisie pour le libell Le premier libell est le libell principal utilis par d faut Si lors du param trage vous avez d fini une ou plusieurs langues pour chaque libell WinBooks s lectionne lors de l encodage le libell de l article dans la langue qui correspond celle du client LES ARTICLES Si la zone de saisie du libell ne vous suffit pas pour d crire l article utilisez le M MO c t du libell En effet si un m mo a t enregistr c est celui ci qui appara t comme libell d article
255. ionnent dans les grandes lignes comme les fiches de comptes et de tiers Vous pouvez comme dans le cas des fiches de comptes et de tiers e ajouter des zones de saisie suppl mentaires la fiche d article en param trant la fiche signal tique Vous disposez de trois zones pr param tr es pour des prix de vente suppl mentaires et de 15 zones libres e cr er des cat gories pour les articles d apr s leur nature ou d apr s leur utilisation par exemple LES ARTICLES eoe o Liste Ecritures et Fiche d article Pour acc der au fichier des articles e Cliquez sur l ic ne de la barre d outils e Ou cliquez sur le menu FACTURATION et choisissez l option ARTICLES Trois vues sont pr vues pour visualiser les articles Il s agit des vues LISTE F2 ECRITURES F4 et FICHE F5 Elles ob issent aux m mes r gles que les vues similaires d j d crites pour les fichiers des comptes g n raux des clients et des fournisseurs Vous pouvez passer d une vue l autre en cliquant sur l onglet correspondant ou en utilisant les touches de fonction e La vue LISTE donne une liste de tous les articles pr sents dans le fichier C est la vue affich e en ouvrant le fichier des articles C est galement celle qui est disponible lors de l encodage des factures Les articles sont class s par num ro d article mais vous pouvez changer l ordre de tri e La vue ECRITURES permet de visualiser l historique des transactions effectu es pour
256. ionnez le code du journal des ventes consid rer pour la facturation Modifiez ventuellement la date qui va figurer sur les factures D cochez les cases pour refuser certaines factures Cliquez sur FERMER pour laisser le fichier de proposition en attente sans lancer la facturation proprement dite Cliquez sur EX CUTER pour inscrire les factures dans la comptabilit Winbtonks Trarslert das ls comotapit r d s avec succ s Vodez vaus sth her F oran digressions diff r es de la Facturation WinBooks propose d afficher l cran des impressions diff r es pour pouvoir lancer l impression LES LISTES DE LA FACTURATION Les listes de la facturation Les listes sp cifiques la facturation Lorsque le module de facturation est activ WinBooks propose un onglet suppl mentaire dans l option des impressions Toutes les manipulations habituelles restent d application visualisation s lection multiple dossier pdf Pour diter les listes sp cifiques la facturation S lectionnez le menu DOSSIER et ensuite l option IMPRIMER ou cliquez sur l ic ne d impression dans la barre d outils Cliquez sur l onglet LISTES DE FACTURATION Comme dans le cas des autres listes WinBooks s lectionnez la liste qui vous int resse gauche de l cran et compl tez dans la partie droite les crit res de s lection et d impression propos s La LISTE DES STATISTIQUES ARTICLES Pour obtenir les quantit s et montants
257. ions EMEF E A Hi Hum Doc D _PyUn Fstoum __PNetthvalPhe Rive des Deise 101 2000 HE E ARTHUR Emi 1106 nw 10 02 2000 FAC ama ZETA l1206l 000 Le bouton ZOOM permet d obtenir l cran le document s lectionn dans la liste tel qu il a t encod WinBooks indique dans la premi re ligne de la fen tre si le document a d j t imprim ou non Le bouton FILTRE permet d effectuer une s lection dans la liste des transactions e s lection d un exercice comptable ou d un intervalle de dates e s lection des journaux e s lection d un client en particulier D s qu un filtre a t activ le bouton FILTRE devient vert et le filtre reste actif lors du passage un article suivant ou pr c dent Pour le d sactiver cliquez nouveau sur le bouton Les donn es affich es pour chaque transaction sont les suivantes e la date de la transaction e l identification du document journal et num ro du document e la r f rence du client e a quantit factur e c est dire les quantit s provenant de factures et de notes de cr dit repr sentatives du chiffre d affaires pour l article choisi Une quantit n gative note de cr dit ou quantit n gative encod e dans une facture est affich e en rouge pr c d e du signe e a quantit des autres transactions c est dire les quantit s provenant des documents de type autres savoir les documents qui n ont pas donn lie
258. iress dans un pays de l Union europ enne l exception de la Belgique e Op rations extracommunautaires avec des soci t s localis es en dehors des pays de l Union europ enne eee 3 me sous division en fonction des exigences sp cifiques de la d claration TVA Ainsi dans les achats il convient de distinguer les marchandises case 81 des biens case 82 et des investissements case 83 ou encore les achats d ductibles taxe dans la case 59 et les achats non d ductibles taxe dans la m me case que la base ou partiellement d ductibles TVA d ductible et non d ductible e e e 4 me sous division en fonction de situations sp cifiques Ainsi pour pouvoir tablir le relev des livraisons intracommunautaires il est n cessaire de distinguer les livraisons intracommunautaires normales Code E et les op rations triangulaires Code ETRI ou encore de distinguer les op rations de sous traitance sans taux fixe associ de celles taux 0 TABLIR LA D CLARATION TVA Etablir la d claration TVA En plus de la d claration TVA papier traditionnelle l administration TVA accepte galement des d clarations imprim es par les programmes informatiques pour autant qu ils respectent le lay out tr s pr cis agr par l Administration Le lay out fourni par WinBooks est conforme aux normes impos es en la mati re R cemment l Administration a d marr les projets de d claration TVA lectronique
259. it du montant apurer Faites du multi lettrage pour lettrer par exemple toute une s rie d critures en une fois Servez vous des possibilit s de s lections multiples 5 Positionnez le curseur sur l criture que voulez associer l criture point e pour apurer celle ci et cliquez sur POINTER l criture est galement marqu e en bleu 6 R p iez la pr c dente tape pour chaque criture rapprocher de l criture letirer 7 partir du moment o le solde des critures point es est gal z ro WinBooks propose de lettrer les critures point es Si le solde des critures point es n est pas gal z ro mais que vous souhaitez quand m me les lettrer ce qui vous permet par exemple d associer un paiement partiel et la facture concern e WinBooks ne propose pas de les lettrer et c est vous d en donner l ordre en cliquant sur LETTRER WinBooks leur attribu un num ro de lettrage marqu de la m me couleur et l ic ne indique que les critures sont lettr es mais pas apur es PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Les critures lettr es mais non apur es sont affich es m me si ne vous cochez pas la case AVEC LETTR ES cette option n affectant en effet que les critures enti rement lettr es donc apur es 8 Cliquez sur OK pour lettrer les critures point es Cliquez ventuellement dans la case NE PLUS DEMANDER CONFIRMATION pour que dor navant le lettrage s
260. ition de rappels en fonction de vos crit res de s lection partir de laquelle vous pouvez lancer l impression 147 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES ee Pour imprimer des lettres de rappel 1 Cliquez sur le menu OP RATIONS 2 Cliquez sur l option RAPPELS CLIENTS L option R CUP RER LE DERNIER FICHIER DE RAPPELS sera activ e par d faut si vous avez d j g n r une liste sans avoir imprim tous les rappels repris sur la liste Cette option vous permet de rappeler cette liste avec vos ventuelles adaptations manuelles Cette option sera gris e si vous n avez pas encore g n r de liste ou si les rappels de la liste ant rieure n ont pas tous t imprim s 3 Cliquez dans G N RER UN NOUVEAU FICHIER DE PROPOSITIONS DE RAPPELS pour g n rer une nouvelle liste en tenant compte des crit res que vous entrerez Cette option est d office activ e si vous n avez pas encore g n r de liste ou si tous les rappels de la liste ant rieure ont t imprim s Si vous activez cette option alors qu il existe une proposition WinBooks vous demande express ment de confirmer sa suppression gt FACTURES CHUES AU WinBooks reprendra tous les montants chus la date que vous entrez Le programme se base pour cela sur la date d ch ance de la facture Au cas o vous avez d fini dans les param tres que vous voulez imprimer l extrait de compte complet le programme reprendra galement les factu
261. itionnez le curseur dans la partie sur fond blanc o vous souhaitez cr er une zone de texte ins rer un graphique ou tirer une ligne 298 LES LAYOUTS PARAM TRABLES S lectionnez dans CHAMPS CORPS DOCUMENT un un les champs figurer sur la liste 8 S lectionnez dans la liste d roulante le champ ad quat 9 Cliquez sur l ic ne El 10 Cliquez dans la partie sur fond gris au dessus de la ligne rouge l endroit o vous souhaitez ins rer le champ Am liorez ventuellement la pr sentation du layout en utilisant les ic nes suivantes de la barre d ic nes Las _ pour cr er un rectangle avec bord autour d une zone pour cr er un rectangle sans bord et sur fond gris autour d une zone pour cr er un rectangle sur fond noir T bour aligner horizontalement les champs s lectionn s bour aligner verticalement les champs s lectionn s Vous pouvez en outre modifier les propri t s d un champ s lectionn en cliquant sur le bouton droit de la souris et en s lectionnant l option Bil PROPRI T S OBJET e le champ s lectionn est un champ texte pour changer la police la taille et le style de caract re ainsi que sa couleur et le texte m me e le champ s lectionn est une ligne ou un rectangle avec bord pour changer l paisseur et la couleur de la ligne ou du bord e le champ s lectionn est un rectangle sans bord ou sur fond noir pour changer la couleur du fond Si vous voulez
262. itions l gales 87 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES LETTRABLE Cochez cette case si le compte peut tre lettr WinBooks permet en effet de lettrer tous les comptes g n raux l exception des comptes centralisateurs suivants les comptes globalisateurs clients et fournisseurs le lettrage s effectue via les comptes particuliers les comptes associ s aux journaux financiers et les comptes centralisateurs internes Il est possible de consulter et d imprimer les historiques avec ou sans critures lettr es Tenez en compte que le d tail des historiques des comptes lettrables est maintenu 1 d une ann e comptable une autre alors qu une criture de report est cr e pour les comptes non lettrables Des cas types de comptes g n raux lettrables sont les comptes de transfert 580000 ou les comptes d attente 490000 TYPE DE COMPTE Indiquez ici le sens habituel D BIT ou CR DIT des mouvements imput s sur ce compte Le sens choisi sera propos comme valeur par d faut lors de l encodage des critures S lectionnez D BIT CR DIT s il n y a pas de sens particulier pour ce compte IMPRESSION R SUM E Par d faut l historique imprim d un compte reprend le d tail de toutes les imputations Cochez cette case pour n imprimer qu une criture r capitulative par p riode Ainsi pour certains comptes centralisateurs tels que les clients et les fournisseurs ou pour les comptes financiers corresponda
263. jet on doit comptabiliser une reprise d amortissement Choisissez le menu IMMOBILISES et cliquez sur l option OPERATIONS PONCTUELLES puis REPRISE AMORTISSEMENTS 2 options sont pr vues e Nouvelle op ration de reprise d amortissements e Effacement d une reprise d amortissements Il y a lieu de pr alablement compl ter les 2 nouveaux comptes dans la liste des centralisateurs propres la gestion des immobilis s via l option PARAMETRAGE du menu IMMOBILISES S lectionnez l onglet COMPTES CENTRALISATEURS Suivant la classe de compte de l immobilis le programme s lectionnera l un ou l autre compte de contrepartie ST Immobilis s Nouvelle reprise amortissement Id ntification Rel aiao Valeur r siduelle 71 1 Libell Lis carcasse deb 5 u 207z En E y Demie QD 502 Repnse arnottissement Nouvelle reprise Jil T Doc Per Av 2004 Montant de la reprise e e e Amortissements exceptionnels GESTION DES IMMOBILIS S Dans l cran de reprise d terminez la r f rence de l immobilis concer n Compl tez ensuite les donn es de l OD dont le montant de la re prise WinBooks g n re l OD de reprise dans la comptabilit et met jour l historique de l immobilis En indiquant la r f rence de l im mobilis dans l cran d effacement d une reprise WinBooks identifie la derni re reprise en affichant la date et le n de l OD concern e Les immobilisations peuvent faire l objet d
264. l vous souhaitez choisir un layout facture note de cr dit ou autre e Cliquez sur AJOUTER st Ajouter un layout Tyge Dascipiiri iactus Code jaana arsocs PENTES Lapout Fran a hecrlardis Eu HP Desklei E300 imipnmanties Hombre d ex rpines imema k Arralar 210 DEFINIR LES LAYOUTS Tapez un intitul pour identifier le layout dans DESCRIPTION C est cet intitul que vous appellerez en cours de facturation pour signaler au programme la fois le type de document et sa mise en page Tapez un code journal dans la zone CODE JOURNAL ASSOCI Les codes journaux doivent avoir t cr s au pr alable FICHIERS TABLES CODES JOURNAUX Choisissez le code journal en fonction du type de document journal des ventes pour les factures journal de notes de cr dit pour les notes de cr dit journal de type autre pour les autres documents pour lesquels il n y a pas d imputation comptable En effet dans la facturation le layout conditionne non seulement la mise en page mais galement le journal dans lequel le document est imput Plusieurs layouts peuvent tre affect s un m me code journal Si vous installez le module de facturation apr s avoir enregistr des factures dans la comptabilit via l option d encodage de la comptabilit cr ez un nouveau code journal r serv la facturation En effet d s qu un code journal de ventes ou de notes cr dit a t affect la facturatio
265. l d abonnements S lectionnez le menu FICHIER Choisissez l option TABLES et ensuite l option CODES JOURNAUX du sous menu S lectionnez le type AUTRES DOCUMENTS dans la liste d roulante Cliquez sur NOUVEAU pour cr er un journal Ajout d un code journal Code puinal 1480 Cu Latifi crire ALAEI OANA M Aube pana de lacuraborn m Abonneren Ertegins fEnd Annuler Ezo Cochez la case ABONNEMENT Sp cifiez un code journal et un libell explicatif Cliquez sur ENREGISTRER pour sauver le journal et le faire appara tre dans la liste des journaux de ce type 227 PARTIE 5 gt FACTURATION eee Encoder la facture d abonnement La facture type rassemble les informations g n rales sur l abonnement nom du client d tail de la facture date de d but et de fin fr quence prendre en consid ration pour g n rer les factures Pour cr er la facture type relative un abonnement e _ S lectionnez le menu FACTURATION et ensuite l option ENCODAGE e _ S lectionnez un code journal de type abonnement dans la liste d roulante e introduisez le nom du client concern et la date de d but de l abonnement e Le num ro de document indiqu correspond un num ro d ordre Inutile d indiquer un mill sime ce niveau Compl tez la facture comme elle devra appara tre lors de l dition e Cliquez sur ENREGISTRER d s que toutes les informations ont t encod es e Avant l enregistrement WinBooks demande le
266. l exercice 1999 En fait WinBooks cr e automatiquement ce nouveau dossier lors de l ouverture d un troisi me exercice comptable Le dossier d archivage contient les donn es du premier exercice Dans le cas d une version d valuation vous pouvez d ores et d j introduire le nom abr g d finitif CODE INSTALLATION Entrez le code d installation qui vous a t communiqu lors de votre commande Dans le cas d une licence multi soci t s vous avez re u un code d installation diff rent par soci t Cette zone n appara t pas dans le cas d une version d valuation Cette zone n appara t pas non plus dans le cas d une version fiduciaire car l installation de la licence fiduciaire se fait lors de l enregistrement 47 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES MODULES Entrez le string des modules qui vous a t communiqu lors de votre commande Cette zone n appara t pas dans le cas d une version d valuation A Cette zone n appara t pas non plus dans le cas d une version fiduciaire car l installation de la licence fiduciaire se fait lors de l enregistrement g ADRESSE l adresse de la soci t avec code postal et localit NUM RO DE TVA le cas ch ant entrez le n de TVA de la soci t LANGUE DU DOSSIER Le fran ais ou le n erlandais CODE UTILISATEUR Au d part WinBooks assigne au nouveau dossier le code utilisateur SYSTEM L utilisateur SYSTEM est cr d office dans chaque doss
267. l extrait de compte Les critures affich es d pendent de vos s lections exercice p riodes critures lettr es Les informations affich es d pendent de l agencement des colonnes Au del des informations affich es vous pouvez visualiser et ou imprimer le d tail d une criture visualiser la pi ce comptable physique y associ e condition de disposer du module de gestion des documents scann s consulter modifier les m mos l extrait de compte permet galement de lettrer vos critures apr s coup et de g rer les rappels par facture 97 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Pour visudaliser imprimer le d tail d une criture partir de l extrait de compte il est possible de faire un zoom sur une criture c est dire de remonter jusqu l criture telle que vous l avez encod e et aux critures de contrepartie L criture ainsi visualis e peut en outre tre imprim e 1 Cliquez sur l criture visualiser Cliquez sur le bouton ZOOM L cran d encodage de cette criture s affiche Cliquez sur CRITURE pour afficher l criture en partie double Cliquez ventuellement sur IMPRIMER pour imprimer cette vue Fermez la fen tre quand vous avez termin NOn BB ND Cliquez sur OK pour revenir l extrait Pour visualiser le document associ une criture 1 Si vous disposez du module de gestion des documents scann s et si vous avez associ une pi ce co
268. l introduction d un nouveau code d installation 3 La LANGUE de cr ation du dossier est galement mentionn e Elle a servi s lectionner la langue du plan comptable type et des autres tables de param tres lors de la cr ation et ne peut plus tre modifi e par la suite Il reste bien entendu possible tout moment de changer la langue de travail et d assigner une langue de travail par d faut diff rente pour chaque utilisateur 4 Cochez dans MODULES INSTALL S ceux que vous avez pr vu d utiliser dans ce dossier En version fiduciaire et version multi soci t s ceci vous permet d adapter la configuration des modules utilis s en fonction de la soci t Ainsi si votre licence comprend la facturation mais que vous ne l utilisez pas dans tous les dossiers vous pouvez cocher ce module uniquement dans les dossiers ad quats Le code d installation et le code modules sont mentionn s sur la feuille de licence d utilisation Ils d pendent de plusieurs facteurs dont le type de modules install s le num ro de version du programme le nom de soci t Vous ne pourrez pas activer un nouveau module si vous ne disposez pas de codes valides Si certaines options n apparaissent pas dans le menu principal FACTURATION par exemple ou IMMOBILIS S v rifiez dans la liste des modules install s si le la case correspondante a t coch e 5 Cliquez sur ENREGISTRER pour sauvegarder vos modifications ou sur ANNULER pour quitter sans
269. la case cocher correspondante appara tre dans la partie droite de l cran d impression 285 PARTIE 9 gt IMPRESSION l impression r sum e donne les informations sous une forme plus condens e et au format portrait au lieu du format paysage Elle permet d conomiser des quantit s non n gligeables de papier et d encre Pour que l impression r sum e soit s lectionn e par d faut e Choisissez dans le menu DOSSIER l option IMPRIMER e Cliquez sur le bouton PARAM TRES et cochez la case Les listes comptables e o Imprimer les journaux WinBooks fournit trois types d impression de journaux suivant le degr de d tail dont vous avez besoin Pour imprimer les journaux cliquez sur l onglet LISTES COMPTABLES dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent voyez l aide en ligne pour le d tail des crit res de s lection e Journaux par type achats ventes financiers O D Ces journaux reprennent l historique des critures encod es dans les journaux s lectionn s et pour les p riodes s lectionn es Une rupture de page est g n r e chaque changement de p riode Les critures sont class es par num ro de document e Les journaux centralisateurs Ces journaux vous donnent le r capitulatif de chacun des journaux s lectionn s pour les p riodes s lectionn es Une rupture de page est g n r e chaque chan
270. la gestion des comptes g n raux Lors de la cr ation du dossier vous avez soit choisi de r cup rer le plan comptable standard PCMN soit d encoder manuellement votre propre plan comptable Pour une mise en route plus rapide et plus facile optez plut t pour la premi re L option et adaptez le plan comptable standard en fonction de votre activit Les zones NUM RO La longueur est de 4 8 caract res et a t d fini lors de la cr ation du dossier Le num ro sert d ordre de tri par d faut dans les vues et les listes des comptes g n raux Cet ordre peut bien s r tre modifi Le num ro est unique il est impossible d avoir deux comptes avec le m me num ro Le num ro ne peut plus tre modifi apr s coup Les num ros doivent respecter la nomenclature du plan comptable minimum normalis Dans le cas contraire des anomalies risquent de se produire lors de l dition de certains tats comptables comme le bilan par exemple Si un num ro de compte ne rentre dans aucun sch ma de regroupement du bilan officiel il sera trait part comme un compte hors PCMN Un compte de la classe 59 par exemple est consid r comme hors PCMN Cliquez sur ce bouton pour entrer un m mo 1 Cliquez sur ce bouton pour bloquer le compte LIBELL Cette zone est destin e l intitul du compte Comme le num ro le libell p permet de rechercher le compte Ce libell sera galement imprim sur les d
271. la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent LES LISTES DE GESTION Les listes de gestion e o o Imprimer les balances g es Les balances g es des comptes tiers permettent une classification des postes ouverts en fonction de leur date d ch ance que celle ci soit d pass e ou non C est le document par excellence pour pr parer l envoi de vos rappels Les montants chus sont r partis sur quatre colonnes en fonction du d lai de d passement par rapport la date s lectionn e plus 90 jours entre 61 90 jours entre 31 60 jours de 1 30 jours Les montants choir sont r partis en deux colonnes en fonction du d lai d loignement par rapport la date s lectionn e de O 30 jours et de 30 jours La date d ch ance est enregistr e lors de l encodage des factures A d faut de date d ch ance c est la date de l criture qui sert de date d ch ance Vous pouvez imprimer une balance g e cumul e ou d taill e la premi re ne reprenant que les montants chus et choir totalis s par compte la seconde ventilant en outre ces diff rents montants sur les critures concern es Pour imprimer une balance g e cliquez sur l onglet LISTES DE GESTION dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent e o Imprimer les historiques des comptes Les historiques
272. la p riode de d claration En option vous pouvez demander la d tail des cases de la d claration des fins de contr le Toutes les critures intervenues dans le calcul sont r capitul es Pour plus de renseignements voyez le chapitre Impression Documents administratifs e La TVA partiellement d ductible Un seul code pour deux imputations l encodage des achats avec un taux de TVA partiellement d ductible est consid rablement simplifi D des des skau JOURNAL GLS ACHATS mn m m ruilt j jai Eee LI i baia durs pi Hij aj pe EETE TTL Fr 4 i Caine Li JFF pa Lui ET poo ai as al Fu ETAT ce Dremi HE FL I s LS Le RULES COTEMELE Fm B pi E Ta Br i ar e E E j l m os me _ mp ar a FUN 2A al PC ES Him LCI h aaa a E EL nr L uma tares Li Loges ae iae Dee Le Suis 5e Le Do Cul mm sh TABLIR LA D CLARATION TVA FSRPLLE DE SYRIEN ST CPC Te TT JOURNAL D S ACHATS ACHA TS J ZEND ur T marrre i a i E phili j Phm F a F F m rur PN i aTi 7 HPA Lai LI drai ss ELM HEE gt e Balises LT iD ai alera Les codes partiellement d ductibles sont venus compl ter les codes existants d ductibles et non d ductibles Cette subdivision suppl mentaire s applique toutes les rubriques concern es a Leste det praler W ce f u Wathne dedirhttes 1 Mon didici H F
273. le faites habituellement Avant de cliquer sur le bouton QUITTER pour enregistrer l extrait cliquez sur Een pour ajouter l criture dans le dictionnaire Bi a EL teen paes D men coda en EUR pa aj DECR ma ree LAN pE A AE a a S ws M Ajoute i une ie T En Let Ge leunnae Ezi Tout k docement Lafors coute jusqu ls ighe couanie der orara werid wea Zn e TE Choisissez dans la liste d roulante si vous souhaitez enregistrer toutes les lignes du document ou une s lection seulement la s lection demand e est surlign e l cran Encodez les caract ristiques de l entr e au dictionnaire comme dans le cas d une facture WinBooks propose par d faut de sauver l criture dans la rubrique principale du dictionnaire qui correspond au type d encodage financiers pour l exemple trait ici Cliquez sur l ic ne 1 pour acc der au dictionnaire et pour y s lectionner ou y cr er une sous rubrique Cliquez sur SAUVER pour enregistrer l criture dans le dictionnaire avec les caract ristiques qui viennent de lui tre attribu es Cliquez sur le bouton QUITTER pour l enregistrement de l extrait LE DICTIONNAIRE D CRITURE Ajouter un document existant dans le dictionnaire Il peut tre utile galement de r cup rer un document existant encod au pr alable pour l ajouter au dictionnaire Il suffit pour cela de rappeler ce document l cran comme vous le feri
274. lectionn es ont disparu de la liste INSTALL S 8 Fermez la fen tre Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Seul l utilisateur SYSTEM a le droit de supprimer le droit d acc s un dossier Il est impossible de supprimer l utilisateur SYSTEM 1 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S 2 S lectionnez dans ce cas la vue FREE 3 S lectionnez l utilisateur supprimer 4 Cliquez sur EFFACER 5 Confirmez l effacement en cliquant sur OUI 6 Fermez la fen tre Ajouter l acc s un dossier Si vous avez supprim l acc s un dossier et que vous voulez nouveau y acc der ou si vous voulez acc der un dossier WinBooks cr sur un autre ordinateur vous devez rendre ce dossier accessible en indiquant WinBooks o le trouver PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Cette fonction permet uniquement de donner l acc s un dossier existant et ne doit pas tre confondue avec la fonction de cr ation d un nouveau dossier qui elle g n re les fichiers d un nouveau dossier Seul l utilisateur SYSTEM a le droit de rajouter l acc s un dossier Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier 8 Si Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S S
275. lectionnez dans ce cas la vue Cliquez sur le bouton AJOUTER Dans R PERTOIRE entrez le chemin d acc s complet ou recherchez le en cliquant sur i Cliquez ventuellement sur le bouton pour traduire le chemin indiqu en chemin U N C ind pendant du poste de travail Le programme d duit automatiquement le LIBELL ABR G partir du nom des fichiers se trouvant dans le r pertoire s lectionn Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour ajouter le dossier la liste des soci t s Fermez la fen tre ou d terminez qui peut travailler dans ce dossier on dispose du module s curit les dossiers peuvent tre encrypt s Dans ce cas le dossier ne pourra pas tre ouvert sans la cl de d cryptage m me si on s est m nag un acc s au dossier 1 Le chemin U N C Universal Naming Code permet de localiser des donn es de fa on univoque sur une unit du r seau quel que soit le poste de travail au d part duquel on d sire acc der ces donn es Voyez l aide l cran de WinBooks utilisez chemin U N C dans la fonction SEARCH GERER LES UTILISATEURS ET LES ACCES Modifier le chemin d acc s un dossier Si vous avez copi les fichiers d un dossier un autre endroit ou si vous avez renomm les fichiers d un dossier vous devez le signaler WinBooks pour qu il puisse retrouver les donn es du dossier et que vous puissiez l ouvrir Seul l utilisateur SYSTEM a le droit de modifier le chem
276. lera pour vous les coordonn es Il reste alors seulement checker le mode Extended desktop mode r Il est videmment n cessaire d activer au pr alable la gestion du deuxi me cran niveau du syst me d exploitation Windows en sp cifiant les r solutions des deux crans et en demandant d tendre le desktop sur ce deuxi me cran Cette possibilit fonctionne aussi en ASP 392 DOCUMENTS SCANN S Attribution automatique des documents Cette fonctionnalit est disponible lors de l encodage des pi ces comptables et limine compl tement l op ration d attribution d un document scann une pi ce comptable Imaginons que nous venons de s Attribution automatique de document sc Ed scanner nos factures fournisseurs par ordre de date en prenant Veuillez confirmer l attribution de ce document soin d avoir regroup les docu A scann la pi ce comptable enregistr e ments multi pages voir plus loin Visualisons l image de la premi re facture dans la gestion des do cuments affich e par exemple ANA sur l cran A4 si nous disposons de cette configuration et appel lons le programme d encodage des factures fournisseurs L cran A4 remplace donc le classeur de factures D s qu on enregistre la facture Winbooks propose d attribuer ce document automa tiquement la facture qui vient d tre encod e il suffit de confirmer et le document scann suivant en attente est automatiquement p
277. let Comptes d imputation Via cette liste vous pouvez associer chaque compte d investissement un compte d amortissement de plus value et de dotation Lors de tout ajout d une fiche d immobilis les 3 comptes pr ci t s seront propos s par d faut sur base du compte d investissement de la fiche i Param trage immabilises 402 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Si vous cochez l option Ajouter automatiquement lors de l encodage des fiches ce tableau sera aliment directement d s que vous enregistrez une fiche d immo bilis avec un compte d investissement qui n y est pas encore r f renc Dans le cas o cette option n est pas coch e WinBooks affichera un message pro posant de mettre jour la table En cliquant sur le bouton mise jour WinBooks parcourt le signal tique des immobilis s et alimente directement le tableau Tr s utile pour tous ceux qui disposaient d une version ant rieure la version 3 et qui souhaitent alimenter automatiquement ce tableau Enfin ce tableau peut galement tre adapt manuellement Vous pouvez changer directement les comptes en cliquant dans la zone ad quate Vous pouvez gale ment ajouter des nouvelles entr es ou en effacer Reprise d amortissements et amortissements exceptionnels e e o Reprise d amortissements Lorsqu au terme d un exercice les amortissements act s charge d exercices ant rieurs sont estim s exc dentaires ou sans ob
278. liquez sur le bouton ENREGISTRER Vous pouvez maintenant lui donner acc s aux dossiers voyez le point suivant dans lesquels il est susceptible de devoir travailler ou fermer la fen tre auquel cas il aura seulement acc s au dossier actif D finir quels dossiers un utilisateur a acc s Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Seul l utilisateur SYSTEM a le droit d indiquer quel utilisateur a acc s quel dossier Etant donn l importance de cette fonction savoir pr server la confidentialit ventuelle des dossiers WinBooks lui demandera d encoder le code administrateur qui lui a t communiqu sur la fiche d identification de la licence PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S Il y a deux fa ons de proc der e soit vous s lectionnez d abord un utilisateur et vous indiquez ensuite quelles sont les soci t s auxquelles il peut acc der s lectionnez dans ce cas la vue FRERE e soit vous s lectionnez d abord une soci t et vous indiquez ensuite quels sont les utilisateurs qui peuvent y acc der s lectionnez dans ce cas la vue e Suivant votre choix vous voyez la liste des utilisateurs ou la liste des soci t s s lectionnez un utilisateur ou une soci t Dans DISPONIBLE S s lectionnez soit la
279. lus value ou la perte moins value r alis e est calcul e sur base du montant r alis et de la valeur avant cession Les informations relatives l OD de la cession code du journal p riode et date avec un commentaire ventuel e Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer la cession de l immobilis l annulation de l ventuelle plus value ainsi que l annulation du montant amorti pendant l exercice en cours est reprise automatiquement dans l OD de la cession en plus des critures relatives la cession proprement dite ee Les listes de gestion des immobilis s D s que le module de gestion des immobilis s de WinBooks est activ l option IMPRIMER du menu dossier affiche un onglet IMMOBILIS S regroupant les listes sp cifiques la gestion des immobilis s l impression des listes relatives aux immobilis s r pond aux m mes r gles de fonctionnement que l impression des listes en g n ral e Demandez La LISTE SIGNAL TIQUE pour obtenir une liste plus ou moins d taill e des informations contenues dans les fiches signal tiques des immobilis s e Demandez le TABLEAU DES IMMOBILISES pour un tableau r capitulatif des immobilis s correspondant au document joindre la d claration e La liste des investissements par exercice reprend le r capitulatif des investissements r alis s pendant l exercice avec valeur d acquisition type d amortissement e La liste de simulation des amortissements disponible sur
280. mand s par ment apr s installation de la comptabilit g n rale vous recevrez une nouvelle fiche d identification qui vous permettra de rendre le module Office API light op rationnel en proc dant comme suit Ouvrez un dossier S lectionnez le menu DOSSIER le sous menu PARAM TRAGE et enfin l option G N RAL Dans l onglet COORDONN ES SOCI T encodez le code d installation et le code module qui figurent sur la nouvelle fiche Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer votre choix 317 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL e Export Excel D s que le module Office Api light est install WinBooks offre la possibilit d exporter le contenu d une liste quelconque dans une feuille de calcul Excel S lectionnez le sous menu IMPRIMER du menu DOSSIER ou cliquez sur l ic ne amp de la barre des ic nes S lectionnez la liste r cup rer dans Excel comme dans le cas d une impression sur papier Cliquez sur VISUALISER pour afficher la liste l cran Cliquez sur le bouton EXPORT EXCEL pour envoyer le contenu de la liste dans un classeur Excel Dans la fen tre qui s ouvre ensuite cochez dans la rubrique S LECTION la case qui convient votre choix w Epor vais MS Excel En iar y Aaien ba Did jaa a iran des bre F a a w Eple c da brie crc up pea ichan Tapal DO Apaia nabije da ubohe E a e Le nom de fichier propos par d faut appara t dans la rubrique suivante Sauf modification de
281. me des sections ou plans analytiques on pourra par exemple tudier les co ts et revenus g n r s par point de vente ou comparer la rentabilit de diff rents chantiers pour une entreprise de construction ou encore analyser la r partition des co ts par d partement l int rieur de la soci t Les crit res de r partition des co ts et revenus sont d terminer de fa on sp cifique pour chaque entreprise en fonction de son activit et des analyses qui lui sont utiles Ces crit res de r partition prendront dans WinBooks le nom de sections analytiques ou encore plans analytiques Le module analytique de WinBooks Selon l organisation de l entreprise et les analyses souhait es le gestionnaire d finit un ou plusieurs plans ou sections ou zones analytiques qui correspondent autant de crit res de r partition D partement Dossier R gion A la saisie des pi ces comptables WinBooks ouvre une fen tre permettant d effectuer la r partition analytique la facture pour l impression des folders publicitaires sera imput e sur le compte analytique Marketing de la section D partement tandis que le loyer du point de vente bruxellois sera imput sur le compte Bruxelles de la section R gion 235 236 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE Les r partitions analytiques peuvent aussi s effectuer a posteriori lors de la consultation d une pi ce comptable pr alablement enregistr e Cette fonctionnalit offre d
282. ment communication structur e vous obtiendrez un taux de lettrage proche de 100 En pratique vous mentionnez sur le lay out de vos factures de vente le champ VCS communication structur e rappeler lors du paiement chiffre qui identifie de mani re univoque la facture et condition videmment que votre client reprenne ce VCS lors de son paiement vous obtenez un lettrage infaillible e Cliquez sur TABLE pour acc der la table des comptes e Cliquez sur FERMER pour fermer la fen tre sans injecter les donn es dans la comptabilit g n rale Vous pourrez y revenir plus tard e Cliquez sur INJECTER pour envoyer le contenu du fichier dans la comptabilit g n rale Apr s confirmation les mouvements financiers sont int gr s la comptabilit g n rale WinBooks vous propose l cran d encodage des journaux financiers ne vous reste qu r affecter les mouvements imput s sur le compte d attente l instar de la fen tre de proposition de paiements ci dessus un bouton suppl mentaire CODA vous permet de visualiser la ligne d extrait de compte CODA une fen tre suppl mentaire synchronis e sur le mouvement financier point donne les informations CODA Vous disposez ainsi d un maximum d information pour v rifier terminer l encodage et la r affectation du compte d attente Si vous lettrez des factures pour un mouvement financier issu d un fichier CODA tr s logiquement le montant propos en paiement reste
283. ment et calcul des ch anciers et des balances g es la mise jour des extraits de compte et des rappels p pp l tablissement des documents administratifs Dans WinBooks l encodage peut tre r parti en 4 tapes suivant votre fa on de travailler L enregistrement des pi ces comptables Ce classement chronologique des pi ces comptables par type se fait dans les journaux et met directement jour les diff rents tats comptables mentionn s ci dessus Le contr le et la correction ventuelle des critures Vous pouvez rechercher une criture en vue de la contr ler de la corriger ou de la supprimer Ces actions peuvent tre prises en charge par un expert comptable interne ou externe La validation des critures La validation facultative mais irr versible peut tre consid r e comme une fixation de l criture une criture valid e ne pouvant plus tre supprim e ou corrig e que par une contre criture Action qui elle aussi pourra tre prise en charge par un expert comptable interne ou externe suivant l organisation de votre entreprise La cl ture p riodique Tout comme la validation la cl ture p riodique est une action irr versible et est en g n ral effectu e par une personne comp tente en la mati re Les obligations l gales de d p t obligent cl turer r guli rement PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES P riodes comptables et num rotation Lors de la cr
284. ment un cran A4 suppl mentaire pour visualiser les documents scann s dans les meilleures conditions sans encombrer l espace de tra vail Ventes Arr ter le curseur sur les zones Uate ch ance Achats f t rr ter le curseur sur les 20rnes Cornmentair eur IUI SONT aire ci es pour tous ses dossiers Les pr f rences d un utilisa Divers Adapter automatiquement l s ER a provenant du dictionnaire sans message de confirmation 5 r Mettre en surbrillance la zone active Il est n cessaire d effectuer ce param trage sur chaque E on poste auquel l utilisateur est Annuler Enregistrer i E susceptible d acc der A Tant qu un utilisateur n a pas d fini de pr f rences particuli res ce sont celles du de l utilisateur SYSTEM qui sont propos es par d faut 370 G N RALIT S Mise jour automatique des versions en r seau Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option MAINTENANCE puis INSTALLER UNE NOUVELLE VERSION s installer une nouvelle version 4 Vous pouvez maintenant param trer le r pertoire r seau qui contiendra les nouvelles versions WinBooks t l charg es par Ce progamme m talle une version mise jour du progameme WinBooks Pout instaler cette nouvelle version vous devez l avos pr alablement t l charg e sur vote ordinateur depuis le f i se mtemet Winbooks be accessible dans le menu InTerner Veudlez indiquer le chemin pour to
285. menu OPERATIONS et cliquez sur l option EXTOURNE OD Ecriture passer Joumal OPTVA Q Num ro de document 20040105 P riode De Jan 2004 A fJan2004 Date Commentaire Max 40 caract res 0D cl ture TVA Le programme pr sente la derni re p riode de l exercice sur laquelle une od de tva a t g n r e et propose automatiquement l intervalle de p riodes suivant L od de Tva g n r e automatiquement par WinBooks reste une propo sition et est donc totalement modifiable telle une op ration diverse encod e manuellement Attention WinBooks garde toujours en m moire la p riode de la derni re g n ra tion m me si vous avez effac par la suite l od correspondante l est toujours possible de relancer une nouvelle od de tva en modifiant les p riodes propos es Effacement des mouvements lettr s Vous disposez sous WinBooks 3 0 d un assistant capable d effacer les mouve ments totalement lettr s apur s pr sents dans les exercices archives Cette proc dure est particuli rement souple puisque vous pouvez s lectionner compte par compte ceux qui doivent faire l objet de l effacement Choisissez le menu OPERATIONS et cliquez sur l option EFFACEMENT DES LETTRAGES Lisez attentivement les explications donn s par l assistant PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S si Effacement E lettrages ant rieurs V Ji B k MN Cet assistant vous permet d EFFACER les mouvements LETTRES pr sents
286. mptable num ris e une criture lors de son encodage l ic ne El s affiche dans la colonne correspondante 2 Cliquez sur cette ic ne dans l criture en question 3 Le document scann s affiche 4 Fermez la fen tre pour revenir l extrait de compte Pour consulter modifier un m mo La cr ation du m mo se fait dans la fiche du compte ou lors de l encodage de l criture Tant qu aucun m mo n a t cr la colonne m mo ne sera pas affich e 1 Si vous avez associ un m mo une criture l ic ne s affiche dans la colonne correspondante 2 Cliquez sur cette ic ne dans l criture en question 3 Le m mo s affiche Vous pouvez le modifier N oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur le bouton l 4 Fermez la fen tre pour revenir l extrait de compte F3 au clavier vue TOTAUX TOTAUX e o o Principe d utilisation de la vue Totaux La vue TOTAUX accessible via F3 quel que soit le type de compte permet de consulter diff rents types soldes montants au d bit au cr dit chiffre d affaires montants chus ou choir de totaux pour un ou deux exercices ce qui permet de faire des comparaisons entre diff rents types de totaux par exemple entre le solde et le chiffre d affaires ou encore entre le chiffre d affaires et l ch ancier et entre exercices e e o Comparatif des soldes Les soldes repr sentent la diff rence entre le total des sommes in
287. mpte d imputation pour les op rations qui vous concernent Par exemple dans la rubrique Frais les frais de port peuvent tre imput s dans un compte 657 137 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Cliquez sur TABLE DES COMPTE pour acc der la liste de correspondance entre les comptes bancaires et les comptes Clients Fournisseurs G n raux de la comptabilit Par d faut Winbooks m morise les associations Comptes bancaires Comptes imput s Ceci permet d optimiser le lettrage Voyez plus loin la description de la table des comptes Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer votre choix et revenir la fen tre de r cup ration des fichiers coda R cup rer un fichier d extraits e Pour r cup rer un fichiers d extraits Choisissez le menu OP RATIONS l option R CUP RATION DES FICHIERS CODA st Coda R cuperation R cuperer un nouveau fichier CODA Info compte Fichier C Banco dataNGUTENBIC CO D4 03040200 149 EJH Destinat BORREMANS PIERRE 0372505 0000 O Compte 25 03 2003 Solde Journal derier extrait Code KEC ql 2003062 31 03 2003 Solde 27 740 67 Compte ra4 2062100 63 Injecter End Yigualiser Param tres EE introduisez le nom du fichier r cup rer pr c d de son chemin d acc s ou cliquez sur le bouton pour le s lectionner dans l arborescence Pointez le fichier CODA achemin par ISABEL Les fl ches EE vous permetten
288. n Depuis l cran de visualisation vous pouvez ensuite en vous servant des boutons ic nes de la barre de commandes affich e ci dessous ou des touches du clavier encore ex cuter les actions suivantes En gardant le bouton gauche de la souris enfonc vous pouvez bouger la page affich e l int rieur de la fen tre Agrandir ou diminuer la taille d affichage cliquer sur la loupe ad quate alternativement entrer ou s lectionner un pourcentage ou encore se servir des touches et du pav num rique de votre clavier Afficher la page suivante ou pr c dente sur les ic nes repr sentant les pages taper dans la case affichant le num ro de page ainsi que le nombre de pages total le num ro de la page afficher ou encore se servir des touches PAGEUP et PAGEDOWN Le raccourci clavier CTRL P permet d entrer le num ro de page afficher LE MENU DES IMPRESSIONS e Imprimer uniquement la liste affich e cliquer sur le bouton IMPRIMER et cliquer ensuite sur le bouton OK dans la fen tre d impression pour lancer l impression Ajouter la liste affich e aux impressions d j s lectionn es en vue d une impression en cha ne cliquer sur le bouton AJOUTER LA LISTE DES IMPRESSIONS et fermer ensuite la fen tre dans l onglet des types d impression la liste en question est d s lors coch e et sera imprim e d s que vous lancerez l impression Si vous avez ajout la liste affich e la s lection imp
289. n ficiaire cliquez sur le bouton Nouveau La premi re partie du signal tique reprend les coordonn es du b n ficiaire identi fi par une r f rence unique alphanum rique de 10 caract res maximum identhcation PBel rence Nom ee aese Ps A Code Postal BE Al oml Q Dewel AJ awp E LIAISON BANCAIRE Une seconde partie vous permet d encoder jusqu 3 num ros de compte pour ce b n ficiaire ainsi que de d terminer le compte utiliser par d faut Enfin il est galement possible d enregistrer un montant et une communication par d faut qui seront propos s au moment de l encodage d un virement Valeur par d tault Montant 0 00 Communication e o o l encodage des virements Choisissez le menu OPERATIONS et cliquez sur l option VIREMENTS AUTRES BENEFICIAIRES WinBooks enregistre les paiements aux autres b n ficiaires dans un fichier tempo raire distinct de celui des virements fournisseurs g n r s partir de la comptabili t Il est donc possible de pr parer ces 2 types de virements en parall le En outre dans l cran des virements fournisseurs un bouton Autres b nef vous permet d acc der directement cet encodage L cran d encodage des virements aux autres b n ficiaires est similaire celui des virements fournisseurs La majorit des champs et des fonctionnalit s sont iden tiques La diff rence fondamentale r side dans le fait que vous encodez au fur et mesu
290. n il ne sera plus possible de modifier une facture ou note de cr dit via la comptabilit option ENCODAGES VENTES De tels documents peuvent tre modifi s uniquement via la facturation option FACTURATION ENCODAGE avec mise jour simultan e des critures comptables Cliquez sur le bouton CR ER LAYOUT en fonction de la langue souhait e Chaque layout peut tre dessin dans trois langues Fran ais N erlandais et Autres WinBooks choisit pour l impression celui qui correspond au code langue de la fiche client ou celui qui est donn en cours de facturation Dans la liste des layouts s lectionnez un mod le fourni par WinBooks Un petit descriptif dans le bas de la fen tre indique de quel type de layout il s agit Cliquez sur le bouton VISUALISER pour voir le mod le l cran Cliquez sur AUTRE LAYOUT pour acc der un autre r pertoire que celui du dossier dans lequel vous travaillez et acc der ainsi d autres layouts Parcourez les r pertoires pour localiser le layout qui vous int resse par exemple un layout mis au point pour un autre dossier Cliquez sur S LECTION pour visualiser le contenu du layout s lectionn Confirmez ensuite que vous souhaitez ajouter ce layout la liste et s lectionnez le Apr s s lection du layout dans la liste cliquez sur CR ER LAYOUT et confirmez votre choix 2m 212 PARTIE 5 gt FACTURATION e Adaptez ventuellement le choix de L IMPRIMANTE et du NOMBRE D EXEMPLAIRES
291. n plafond soit impos au montant amortir Par d faut WinBooks applique un plafond de 40 de la valeur d acquisition plafond impos par la l gislation en Belgique Le calcul des montants amortir selon la m thode d gressive sera galement influenc par le PASSAGE AUTOMATIQUE DU MODE D GRESSIF VERS LE MODE LIN AIRE lorsque ce dernier donne un montant sup rieur la dotation d gressive La m thode acc l r e Dans le cas de la M THODE ACC L R E le taux est doubl par rapport au taux calcul selon la m thode lin aire Un exemple de calcul suivant les diff rentes m thodes est disponible dans l aide en ligne de WinBooks Le param trage Le param trage permet de d finir un certain nombre de pr f rences pour le fonctionnement du module de gestion des immobilis s param tres du calcul des amortissements valeurs pr sent es par d faut lors de l encodage ou comptes d imputation concern s par la gestion des immobilis s 257 258 PARTIE 7 gt LES IMMOBILIS S e Calcul des amortissements Par d faut WinBooks active le passage automatique d gressif vers lin aire D cochez si n cessaire Par d faut WinBooks consid re un taux de 40 de la valeur d acquisition comme plafond pour le taux d gressif Modifiez si n cessaire Par d faut WinBooks consid re que 1 de la valeur d acquisition constitue un minimum comme solde restant amortir Si le solde est inf rieur cette valeur arro
292. nBook L option calculer Comparer les donn es de diff rents dossiers Consolider des listes Options utiles Options g n rales de la r cup ration Ajouter une feuille existante Effacer la feuille D sactiver WinBooks R tablir la liaison du classeur avec WinBooks Requ te SQL sur la base de donn es comptables PARTIE 12 Maintenance LA MAINTENANCE gt Les tests de coh rence gt R organisation gt Backup gt Backup sur Internet gt Restore gt Transfert des dossiers gt Installer une nouvelle version INTRODUCTION 322 322 324 325 325 327 328 329 331 332 332 333 334 334 334 335 339 340 341 344 345 347 349 PARTIE 1 gt CHAPITRE 1 PARTIE 13 S curit LE MODULE S CURIT gt Encrypter gt D crypter gt Remarques et recommandations gt Comptes confidentiels gt Loghook PARTIE 14 353 354 355 356 357 Importations de donn es externes dans WinBooks L IMPORTATION DE DONN ES EXTERNES DANS WINBOOKS gt D daration gt Ouverture d un dossier gt Pr paration de l importation gt l importation 361 362 362 364 PARTIE 15 WinBooks 3 0 Nouveaut s G N RALIT S gt La nouvelle palette d ic nes Outlook Style 369 gt Gestion des pr f rences par utilisateur 370 gt Mise jour automatique des versions en r seau 371 gt Gestion des utilisateurs 371 gt Test approfondi de la configuration 373 COMPTABILIT G N RALE gt Luxembourg et F
293. nBooks d atteindre des sommets dans l automatisation du fastidieux travail d encodage des pi ces comptables 10 BONNES RAISONS DE CHOISIR WINBOOKS Internet enabled Int gration compl te d Internet jusqu la composition du num ro de t l phone et l tablissement de la communication directement dans le programme comptable Connexion imm diate au site winbooks be support FAQ Consultation int gr e de la bo te aux lettres permettant d extraire les courriers contenant des informations comptables et de les importer dans la comptabilit Et avec le module de t l maintenance int gr option l utilisateur permet son partenaire WinBooks d effectuer du support en prenant les commandes distance de son ordinateur via l Internet le support n a jamais t aussi efficace Modules suppl mentaires Facturation Analytique Amortissements liaison bancaire En plus de sa facilit d utilisation exemplaire le module de facturation se distingue par ses possibilit s de param trage des dessins de factures et autres documents offres notes d envoi Le module analytique en plus de permettre de g rer jusqu 9 plans analytiques distincts est compl tement d coupl de la comptabilit g n rale l encodage analytique peut donc se faire soit directe ment lors de l enregistrement des pi ces comptables soit a posteriori lors de la consultation des pi ces comptables ce qui conf re une souplesse d encodage excepti
294. nBooks ou via un programme externe WinBooks ou via une recopie d anciens fichiers e o e Imprimer les balances WinBooks fournit deux types d impression des balances Pour imprimer une balance cliquez sur l onglet LISTES COMPTABLES dans la fonction d impression Suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent e Les balances courantes Les balances courantes vous donnent par compte client fournisseur g n ral les totaux cumul s des mouvements imput s sur ce compte d bit cr dit et solde d biteur ou cr diteur depuis le d but de l ann e y inclus la p riode de report e Les balances p riodiques Contrairement aux balances courantes les balances p riodiques vous donnent par compte client fournisseur g n ral les totaux des mouvements imput s sur ce compte d bit cr dit et solde d biteur ou cr diteur pour une p riode pr cise ou pour une s lection de p riodes Elle imprime en outre les totaux cumul s depuis la p riode de report jusqu la p riode s lectionn e 288 PARTIE 9 gt IMPRESSION e o e Imprimer les historiques p riodiques Les historiques p riodiques reprennent pour les p riodes s lectionn es le d tail des mouvements pass s sur les comptes s lectionn s Pour imprimer un historique cliquez sur l onglet LISTES COMPTABLES dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant le
295. nal et de le distinguer le cas ch ant d un autre journal du m me type Si vous cr ez un journal financier du type FINANCIER NORMAL c est dire un journal ayant trait un compte bancaire vous devez en outre entrer certains renseignements qui vont servir l ex cution des paiements le NUM RO DE COMPTE bancaire le N DE CODE DE L INSTITUTION FINANCI RE ainsi que la LIMITE DE CREDIT 70 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Enfin vous devrez pour tous les journaux financiers financier normal et caisse entrer le COMPTE CENTRALISATEUR pour que WinBooks puisse g n rer l criture de contrepartie lorsque vous encoderez un mouvement financier ainsi que la DEVISE Lorsqu un journal financier est d fini dans une devise autre que la devise de base l cran d encodage du financier est adapt pour donner en plus de la valeur en devises la contrepartie en devise de base Si vous cr ez un journal financier du type JOURNAL DE CAISSE destin l encodage des entr es et des sorties en liquide WinBooks vous avertira si le solde est n gatif Si vous cr ez un journal d op rations diverses vous devez en outre sp cifier quel type d O D vous le destinez tant donn que les O D d ouverture de r ouverture et de cl ture s encodent dans des journaux et des p riodes sp cifiques Vous aurez galement le cas ch ant la possibilit de cr er un nouveau journal pour les amortissements et pour la r v
296. nalytique Analytical _ Account _End2 d signe la r f rence du dernier compte analytique prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de comptes pour la deuxi me section analytique Customer d signe la r f rence du client prendre en consid ration CustomerEnd d signe la r f rence du dernier client prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de clients Suppliers d signe la r f rence du fournisseur prendre en consid ration SuppliersEnd d signe la r f rence du dernier fournisseur prendre en consid ration dans le cas o l on souhaite travailler sur un intervalle de fournisseurs 328 OFFICE API eee La liste des fonctions WinBooks Le tableau donne la liste des fonctions WinBooks disponibles avec un bref descriptif et la liste de ses arguments Les arguments optionnels sont donn s en italiques AccBalanceCum AccountPeriod AccountEnd Renvoie le r sultat de la balance cumul e des comptes depuis le d but de l exercice jusqu la p riode mentionn e pour le ou les comptes mentionn s AccBalanceCur Account Renvoie le r sultat de la balance courante des comptes g n raux pour le s compte s mentionn s AccBalancePer AccountPeriod AccountEnd Renvoie le r sultat de la balance des comptes pour la p riode mentionn e AccFieldValue Account FieldName Renvoie la valeur du champ pour le compte menti
297. nces vid o VISITE GUID E CHEZ PARFILUX Visite guid e chez Parfilux Rien de tel qu une visite guid e dans la soci t de d monstration pour vous faire d couvrir les fonctionnalit s de WinBooks Sans pr tendre tre exhaustif nous avons retenu les meilleurs moments d couvrir imm diatement Les cas pr sent s dans la visite guid e sont destin s vous faire prendre connaissance avec le logiciel WinBooks peut videmment g rer les cas plus compliqu s qui seront abord s ult rieurement Cette visite guid e se fait au moyen de plusieurs vid o formations de petites s quences anim es et comment es qui peuvent tre jou es sur votre ordinateur Pour cela votre ordinateur doit disposer d un logiciel permettant d ex cuter les fichiers AVI tels que Windows MediaPlayer Apple Quick Time ou Real One Player ainsi que d une carte son Pour lancer une s quence de vid o formation ouvrez la rubrique d aide Visite guid e chez Parfilux et cliquez sur la rubrique qui vous int resse TARRE a EE e N D A Te ENT Re REC Voici celles votre disposition e Introduction g n rale de Parfilux e G rer les comptes e Encoder des factures de ventes et d achats e Encoder des financiers Si vous rencontrez des probl mes avec la s quence vid o voyez la rubrique d aide suivante trouvez la via l onglet INDEX A Conten E Index Da Search probl mes Principes g n raus de la gestion d s c
298. nchronisation entre comptabilit g n rale et analytique Les listes analytiques PARTIE 7 Les immobilis s LEA GESTION DES IMMOBILIS S gt Le menu immobilis s gt Activation du module de gestion des immobilis s gt Les diff rents modes de calcul des amortissements gt Le param trage gt La fiche signal tique de l investissement gt Calcul des amortissements gt La plus value de r valuation gt Cession d immobilis s 233 234 235 236 236 237 238 239 241 243 244 245 245 246 247 247 247 248 249 253 254 254 255 257 261 263 263 INTRODUCTION PARTIE 8 l archivage l ctronique de vos documents comptables L ARCHIVAGE LECTRONIQUE gt Principes de l archivage lectronique 267 gt Scanner une pi ce comptable 270 gt Annoter un document scann 273 gt Attribuer un document scann une pi ce comptable 274 gt Encrypter les documents scann s 276 gt La reconnaissance optique 277 PARTIE 9 Impression LES IMPRESSIONS gt Le menu des impressions 281 gt Les listes comptables 284 Imprimer les journaux 284 Imprimer les balances 285 Imprimer les historiques p riodiques 286 Imprimer le bilan interne 286 Imprimer le tableau de bord 286 gt Les listes de gestion 287 Imprimer les balances g es 287 Imprimer les historiques des comptes 287 Imprimer le hit parade du chiffre d affaires 288 gt Les listes signal tiques 288 Imprimer une liste standard 288 Imprimer une lis
299. ndis apr s calcul par exemple WinBooks l ajoutera automatiquement la derni re annuit Modifiez si n cessaire Cash des groiisements Passage afomatique d gressf vers in an fe Ee aE aore En C sur val r siduelle e Fiche d encodage options par d faut Par d faut WinBooks propose d encoder les fiches d immobilis s ind pendamment des achats Il s agira donc de faire appel l option INVESTISSEMENTS du menu IMMOBILIS S pour introduire la fiche signal tique d un investissement ENCODAGE DE LA FICHE IMMOBILIS A POSTERIOR I Pour obtenir automatiquement l cran la fen tre d encodage des immobilis s lorsqu un achat est imput sur un compte d immobilis s cochez la case AUTOMATIQUE LORS DE L ENCODAGE D UN ACHAT MODE D AMORTISSEMENT PAR D FAUT Acc l r D gressif Lin aire Choisir ici quel est le mode de calcul de l amortissement pr sent par d faut l encodage d une nouvelle fiche d immobilis FR QUENCE D AMORTISSEMENT PAR D FAUT Annuel Mensuel Trimestriel Choisir ici quelle est la fr quence par d faut souhait e pour g n rer les OD relatives aux amortissements Le choix de la fr quence peut tre modifi en cours d encodage FICHE SIGNAL TIQUE DE L INVESTISSEMENT CPT DOTATION Iniroduisez ici le compte de dotation aux amortissements compte de charges pr sent par d faut l encodage d une nouvelle fiche d immobilis Ficha encodage options cer d fout
300. ne 0 D Nous avons scind l explication en fonction de la m thode d encodage adopt e D i e Pour encoder en continu Cliquez sur le menu ENCODAGES Cliquez sur l option OP RATIONS DIVERSES Entrez les donn es de l en t te et notamment le JOURNAL d O D La case PAR PI CE doit tre d coch e Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour entrer une nouvelle pi ce avec un nouveau num ro Le curseur se positionne automatiquement dans la premi re ligne entrez les mouvements en pr cisant le sens de chaque mouvement D C dont se compose l op ration diverse D s que vous passez la ligne suivante WinBooks met jour le total en bas de la colonne montant Le total correspond la somme des montants imput s dans l OD avec la convention D positif et C n gatif Ainsi pour solder l OD il suffit de passer un montant correspondant l oppos du total Si le total vaut 100 une criture de 100 au cr dit quilibrera l OD Le curseur se positionne en dessous de la derni re ligne s il y a d j des pi ces comptables encod es dans ce journal et dans cette p riode D s que le solde affich en bas de la colonne du montant est gal z ro VOUS pouvez e Poursuivre avec la m me pi ce comptable en passant la ligne suivante le m me num ro de document s inscrit automatiquement dans la colonne DOCUMENT et le curseur passe au dessus de la zone DATEDOC puisqu il s agit de la m me pi ce comptable V
301. nformation de fa on syst matique Cela vous permettra de faire des s lections fiables BANQUE N Actuellement seuls les comptes bancaires belges font l objet d un contr le de validit Cr ez ventuellement une zone param trable pour enregistrer d autres n de I comptes bancaires d un format diff rent CODE PAIEMENT S lectionnez dans la table des codes de paiement le d lai de paiement par d faut pour ce client Ce d lai sera propos d office mais pourra tre modifi lorsque vous encoderez une facture pour ce client CODE TVA S lectionnez le code TVA utilis habituellement pour les ventes ce client Ce code sera propos d office mais pourra tre modifi lorsque vous encoderez une facture pour ce client COMPTE D IMPUTATION S lectionnez le compte g n ral sur lequel vous imputez habituellement les ventes pour ce client Ce compte sera propos d office mais pourra tre modifi lorsque vous encoderez une facture pour ce client Cliquez sur l ic ne dictionnaire pour associer de la m me mani re une criture type du dictionnaire ce client e o e Les comptes fournisseurs f La touche F7 donne acc s la gestion des comptes fournisseurs La fiche des comptes fournisseurs tant pratiquement identique celle des clients nous vous renvoyons la description des zones relatives aux clients LES FICHES DE COMPTES e o o Le plan comptable La touche F8 donne acc s
302. non encore attribu s une pi ce comptable Il s agit des documents sauvegard s dans le sous r pertoire data nom dossier document scan LES DOCUMENTS SCANN S ASSOCI S Les documents scann s et attribu s aux pi ces comptables exporter Il s agit des images scann es des documents export s LES FICHIERS ADDITIONNELS SUIVANTS Tout autre document une feuille Excel un document Word Cliquez ensuite sur le bouton AJOUTER recherchez le document s lectionnez le utilisez ventuellement les touches Windows de s lection multiple pour en s lectionner plusieurs la fois et cliquez sur le bouton OPEN ouvrir Tenez en compte que les documents scann s malgr les m thodes de compression utilis es occupent beaucoup de place WinBooks la calcule et vous l indique taille en bytes Indiquez si vous voulez bloquer certaines donn es NE BLOQUER AUCUN JOURNAL Vous pourrez continuer encoder dans tous les journaux et dans toutes les p riodes Ceci est cependant d conseiller tant donn que les donn es export es pourront tre modifi es de part et d autre ce qui pourra provoquer des conflits lors de la r importation des donn es export es BLOQUER UNIQUEMENT LES JOURNAUX ET P RIODES EXPORT S Seuls les journaux et les p riodes coch s pour l exportation seront prot g s contre l encodage Vous pourrez donc continuer encoder dans les autres journaux et p riodes Cette option ne prot ge cependan
303. nque doit effectuer les paiements Vous pourrez la modifier le cas ch ant e Par d faut la liste ne reprendra que les paiements que vous avez s lectionn s lors de la g n ration de la proposition Cliquez sur TOUS LES PAIEMENTS EFFECTUER pour reprendre galement ceux que vous avez d s lectionn s Une autre personne pourra ventuellement d cider qu ils devraient quand m me tre pay s auquel cas vous pourrez changer la proposition de paiement et imprimer une nouvelle liste 3 Cliquez sur le bouton OK pour visualiser la liste qui sera imprim e 4 Cliquez dans l cran de visualisation sur le bouton IMPRIMER en haut de l cran pour imprimer la liste affich e ou fermez la fen tre pour revenir la proposition de paiement et la modifier et ou effectuer les paiements Effectuer les paiements Apr s avoir g n r et ou imprim une proposition de paiement vous pouvez effectuer les paiements soit sous forme d une liste imprim e soit sous forme de fichier que vous communiquerez votre institution financi re afin qu elle fasse PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES les virements ad quats WinBooks vous offre la possibilit de cr er automatiquement une OD Fournisseurs Virements mis Il suffira ensuite lors de l encodage de l extrait bancaire de lettrer le paiement non avec la facture mais avec l criture imput e sur ce compte de transfert eoe Pour effectuer un paiement 1
304. ns ce dernier cas il s agit d une simple mise jour avec la copie locale sur laquelle vous continuez de travailler Pour WinBooks l unit locale est fix e Directory local Programme WinBooks Data Nom du dossier Si le dossier courant est implant cet endroit c est un Upload r seau qui sera propos Dans les autres cas dossier implant sur une unit r seau ou dans un r pertoire local autre c est un Download que WinBooks propose Il est possible de forcer le d blocage d un dossier menu DOSSIER option UTILISATEURS SOCI T vue SOCI T s lection du dossier concern et clic sur D BLOQUER Mais attention Cette situation peut conduire rendre disponibles deux versions d bloqu es d un m me dossier les modifications dans l une seront totalement ignor es par l autre Winbooks compare les dates de modification des fichiers sur le r seau et en local avant d effectuer la copie Seuls les fichiers modifi s ou rajout s sont transf r s Les transferts successifs s en trouvent donc fortement acc l r s Installer une nouvelle version via internet e Pour obtenir la derni re version de WinBooks rendez vous sur le site www WinBooks be ou cliquez sur dans la barre d ic nes de WinBooks e A partir du site cliquez sur l ic ne de t l chargement F dans la rubrique UPGRADE POUR VERSIONS ENREGISTR ES 332 PARTIE 12 gt MAINTENANCE e Suivez les instructions pour enregistrer le fichier ZIP su
305. nt utiliser l aide que vous pouvez obtenir l cran tout moment lorsque vous travaillez dans WinBooks Ces crans d aide sont en grande partie identiques aux textes et illustrations de ce livre WinBooks Parfois l aide l cran contient une information plus toff e que le livre dans ces cas vous trouverez ici un renvoi vers cette aide I est donc important de se fami liariser avec la mani re d utiliser l aide l cran De mani re g n rale l aide accessible l cran contient bien plus de renvois vers d autres rubriques d aide ou vers des d finitions qu il n est raisonnablement possible d ins rer dans le livre Tant le livre que les crans d aide utilisent diverses ic nes et conventions typogra phiques pour vous en faciliter la lecture En voici la signification Cette ic ne pr c de une remarque contenant un conseil pratique un rappel Cette ic ne pr c de une remarque contenant une restriction une mise en garde Cette ic ne pr c de une remarque contenant une r f rence l gislative en mati re de comptabilit Certaines parties de texte sont mises en relief Ainsi le gras est appliqu aux mots cl s d une phrase et le GRAS PETITES MAJUSCULES est appliqu tous les renvois WinBooks tels que noms des zones menus et options de menu boutons onglets touches de fonction 23 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Obtention d aide l cran La touche F1 Une aide
306. nt votre langue Cliquez sur le bouton ENREGISTRER Fermez la fen tre Supprimer le droit d acc s un dossier Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier FAN Seul l utilisateur SYSTEM a le droit de supprimer le droit d acc s un dossier Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S Il y a deux fa ons de proc der e soit vous s lectionnez d abord l utilisateur et vous indiquez ensuite quelles sont les soci t s auxquelles il ne peut plus acc der s lectionnez dans ce cas la vue RM RRENNNNNE e soit vous s lectionnez d abord la soci t et vous indiquez ensuite quels sont les utilisateurs qui ne peuvent plus y acc der s lectionnez dans ce cas la VUE M Suivant votre choix vous voyez la liste des utilisateurs ou la liste des soci t s s lectionnez un utilisateur ou une soci t GERER LES UTILISATEURS ET LES ACCES 4 Dans INSTALL S s lectionnez soit la soci t laquelle l utilisateur ne pourra plus acc der soit l utilisateur ne pouvant plus acc der la soci t Vous pouvez effectuer des s lections multiples ou cliquer sur le bouton TOUS pour s lectionner toutes les options affich es 5 Cliquez sur le bouton SUPPRIMER 6 Si n cessaire encodez le code administrateur indiqu sur la fiche d identification de la licence et cliquez sur OK 7 Les options s
307. nte hauteur de TABLE et cliquez ensuite sur la table compl ter e o o Modifier une donn e dans une table Le bouton 4 en regard d une zone r f rant une table permet d acc der la table correspondante et de modifier une donn e 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES et ensuite sur la table modifier 2 Recherchez la donn e modifier La zone TRI permet de trier les donn es par libell plut t que par r f rence En tapant les premiers caract res de la s quence recherch e vous vous d placez plus rapidement dans la table Cliquez sur L pour passer la donn e pr c dente suivante LES TABLES 3 Cliquez sur le bouton MODIFIER 4 Modifiez le libell 5 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER e o o Supprimer une donn e dans une table Le bouton 4 en regard d une zone r f rant une table permet d acc der la table correspondante et de supprimer une donn e 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES et ensuite sur la table modifier 2 Recherchez la donn e supprimer La zone TRI permet de trier les donn es par libell plut t que par r f rence En tapant les premiers caract res de la s quence recherch e vous vous d placez plus rapidement dans la table Cliquez sur pour passer la donn e pr c dente suivante 3 Cliquez sur le bouton EFFACER 4 Confirmez e o o R cup rer une donn e d une table Une donn e li e
308. nts des journaux financiers il peut tre int ressant d opter pour une impression r sum e puisque la vue d taill e fait double emploi avec les comptes tiers dans le premier cas et avec les journaux dans le second cas Vous pouvez tout moment revenir une impression d taill e en d cochant cette case CAT GORIE Si vous avez d cid de vous servir de cat gories pour ajouter une autre classification votre plan comptable il est conseill de compl ter cette information de fa on syst matique Cela vous permettra de faire des s lections fiables notamment dans les listes de gestion et certaines listes comptables Pour une saisie encore plus rapide utilisez les touches de raccourci MANIPULATION DANS LES FICHES CODE TVA S lectionnez le code TVA utilis habituellement lors de l imputation comptable Ce code sera propos d office mais pourra tre modifi lors des encodages Si vous avez associ un code TVA au client ou au fournisseur celui ci sera prioritaire au code TVA que vous s lectionnez ici e o o Principe d utilisation de la vue Fiche La vue FICHE accessible via F5 quel que soit le type de compte regroupe les donn es signal tiques d un compte La partie sup rieure de l cran contient les zones fixes la partie inf rieure les zones param trables que vous pouvez agencer en fonction de vos besoins d information e o Cr er un compte Nous prenons comme exemple la cr
309. nts En parall le il d finit une section analytique de type quantit pour imputer les quantit s de bouteilles de f ts et obtenir les informations qui l int ressent Dans le cas de l exemple d j cit avec analyse par d partement et par dossier on pourrait d finir une troisi me section analytique de type quantit cette fois qui permettrait d encoder les heures prest es par dossier La section prestations est ici coupl e la section dossier W Depienne Dinane i aE cemin mohtg aa d Section aiehb goes F Serian anahi E Comme dans le cas des sections analytiques de type compte WinBooks demande de param trer le plan comptable pour savoir quels comptes demanderont ce type d imputations analytiques La d finition des comptes analytiques est par contre sans objet LA MISE EN ROUTE La fen tre de r partition analytique pr sente une colonne suppl mentaire la colonne Prestations pour l encodage des heures prest es sur le dossier li Lors de l impression des listes et plus pr cis ment de la balance p riodique analytique de l historique p riodique analytique et de l historique analytique la fen tre de s lection pr sente une case cocher Lorsque la case est coch e la liste choisie donne galement les quantit s encod es Fr Avec les quarnit s Prestations heures E ee D finir les comptes analytiques Dans WinBooks les COMPTES ANALYTIQUES correspondent aux diff rentes val
310. oc dure permet de consulter et d effacer l historique des amortis sements et autres critures g n r es par la gestion des immobilis s pour un ou plusieurs biens d investissement pr cis Le programme vous demande pr alablement de d finir un intervalle de r f rences de biens d investissement Sur base de cette s lection pr alable WinBooks affiche un tableau r capitulatif qui reprend pour chaque bien l historique des critures g n r es par la gestion des immobilis s Par d faut toutes les critures sont s lectionn es pour effacement Vous s lectionnez et d s lectionnez une criture en cochant la case situ e dans la colonne effacer Il est bien entendu interdit d effacer des critures d une p riode si les critures des p riodes post rieures n ont pas t galement s lectionn es pour effacement FILTRE dans la liste des investissements Choisissez le menu IMMOBILISES l op tion INVESTISSEMENTS FT Par ann e d acquisition De 2003 2003 t Le bouton FILTRE permet d effectuer on able n I z 1 e Par exercice compt e z A fl des s lections afin d all ger l afficha Far date De A ge de liste des investissements Ce S lection compl mentaire M Ne pas afficher les investissements dont la val r siduelle est nulle Ne pas afficher les investissements non amortissables M Ne pas afficher les Investissements qu sont bloqu s bouton est de couleur verte lorsq
311. od le d tail des articles concern s par le document vous tes en mesure d appliquer des conditions globales pour le document Les frais de port l escompte ou la ristourne globale modifient le montant du document Celui ci est recalcul au fur et mesure que ces l ments sont valid s Les frais de port WinBooks renseigne par d faut le code TVA d fini dans le param trage comme TVA appliquer aux frais de port Modifiez le si n cessaire Le montant total du document est adapt en cons quence d s que vous passez la zone de saisie suivante L escompte Cette zone de saisie est accessible uniquement lorsque la facturation a t param tr e pour g rer l escompte Introduisez l escompte appliquer sous forme de pourcentage FACTURER La ristourne globale Cette zone de saisie est accessible uniquement lorsque la facturation a t param tr e pour g rer une ristourne globale Introduisez la ristourne appliquer sous forme de pourcentage L acompte Cette zone de saisie est accessible uniquement lorsque la facturation a t param tr e pour g rer l acompte Si le layout le pr voit cette valeur et son compl ment le solde payer est imprim sur le document Impression imm diate et enregistrement D s que toutes les donn es sont introduites pour un document de la facturation VOUS pouvez e Soit enregistrer le document en cliquant sur le bouton ENREGISTRER Les donn es de
312. officielle WinBooks g n re galement une liste de contr le vous permettant de v rifier si toutes les informations sont compl tes adresse num ro de TVA etc et quelles sont ventuellement les soci t s regroup es Comment adapter manuellement le listing annuel TVA Proc dez comme suit pour adapter manuellement le listing annuel TVA pour les p riodes non encore tenues jour dans WinBooks 1 Apr s avoir entr les crit res de s lection cliquez sur le bouton VISUALISER 255 296 PARTIE 9 gt IMPRESSION 2 Cliquez ensuite sur le bouton AJOUTER MODIFIER ou EFFACER suivant le type d adaptation Exemples Ajout d une ligne dans le cas d un client n apparaissant pas encore sur le listing annuel TVA parce que son CA a t r alis dans une p riode ant rieure l ouverture de la comptabilit dans WinBooks Modification d une ligne existante dans le cas d un client qui est d j repris sur le listing une partie de son CA ayant t r alis dans des p riodes tenues jour dans WinBooks et une partie r alis e avant 3 Cliquez sur le bouton ENREGISTRER 4 Cliquez enfin sur le bouton TERMINER pour revenir l cran de visualisation le listing est mis jour Imprimer le bilan officiel BNB et le compte de r sultat Pour imprimer le bilan et le compte de r sultat cliquez sur l onglet DOCUMENTS ADMINISTRATIFS dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale
313. oins par exemple diff rents journaux de vente pour les ventes nationales et les ventes l tranger Quant aux journaux financiers vous devrez cr er autant de journaux qu il y a de comptes financiers dans la soci t LISTE DES JOURNAUX WinBooks installe d office quatre journaux d op rations diverses En fonction de la nature de l op ration il est n cessaire d utiliser plusieurs journaux d op rations diverses e un journal d ouverture qui reprendra la balance des nouveau lors de la cr ation de la soci t disponible uniquement dans la p riode d ouverture e un journal qui reprendra toutes les op rations diverses de l exercice en cours e un journal qui reprendra tous les virements bancaires en cours e un journal de cl ture qui reprendra les op rations diverses de fin d exercice disponible uniquement dans la p riode de cl ture WinBooks utilise de plus un journal interne REOPEN Celui ci sert pour la gestion automatique des critures de r ouverture Si le module de gestion des immobilis s est activ WinBooks installe galement un journal d op rations diverses pour les amortissements e o Pour ajouter un journal 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur l option CODES JOURNAUX 3 S lectionnez dans TYPE le type de journal ajouter 4 Cliquez sur le bouton AJOUTER 5 Attribuez une r f rence unique au journal 6 Attribuez un libell permettant d identifier le jour
314. oins propres et internes votre entreprise Ce droit vous est accord pour autant que vous vous acquittiez du montant convenu int gralement et dans les d lais pr vus Un code d enregistrement vous sera communiqu par votre revendeur sur base d un code machine sp cifique votre ordinateur calcul par le programme d installation Il vous est demand de respecter scrupuleusement la proc dure d installation du logiciel e o Restriction d utilisation Toute reproduction totale ou partielle du logiciel ou de sa documentation est rigoureusement interdite et illicite Il vous est interdit de traduire louer pr ter vendre ou transf rer le logiciel des tiers dans quelque but que ce soit m me titre gratuit sans l autorisation crite et pr alable de la soci t WinBooks s a De m me il vous est strictement interdit de d compiler tout ou partie du logiciel Les personnes qui tenteraient de reproduire transmettre ou de d compiler sous quelque forme que ce soit au moyen de quelque proc d que ce soit tout ou partie du logiciel ou de sa documentation sont passibles de sanctions pr vues par la loi Version d Evaluation Quelques semaines pour tester WinBooks avec VOS donn es ENREGISTRER WINBOOKS e e Garantie WinBooks s a met tout en uvre pour que le logiciel r ponde aux sp cifications d crites dans sa documentation En aucun cas WinBooks s a ne peut tre tenu pour responsable d un dommag
315. oit adapter la structure des fichiers au moment o vous enregistrez ces nouveaux param tres N oubliez pas de faire d abord un backup de votre dossier WinBooks tient compte du nombre de d cimales indiqu dans le param trage pour l encodage des factures notes de cr dit note d envoi devis Le prix net hors TVA de chaque ligne de facture est le r sultat du produit Prix unitaire x Quantit Comme pr vu par la loi il est toujours arrondi 2 d cimales quel que soit le nombre de d cimales utilis es pour la quantit et ou le prix unitaire LANGUE DES LIBELL S ARTICLES Langues des Libell s Abc Libell 1 F Libell 2 ENDA 4 Dans la fiche des articles vous avez la possibilit d introduire deux libell s le libell principal libell 1 et un libell alternatif libell 2 Vous pouvez attribuer un ou plusieurs codes de langue chacun de ces libell s par exemple le fran ais pour le libell principal et toutes les autres langues pour le libell alternatif Lors de l encodage d une facture WinBooks s lectionne l un ou l autre libell en fonction du code langue repris dans la fiche du client De cette mani re le libell qui figure sur la facture correspond au libell donn dans la langue du client Dans le cas o le code langue du client ne correspond aucun des codes pr vus pour les libell s d articles ou si le code langue n a pas t pr cis pour le client c est le libell principal
316. omp Probl mes avec les 1d o formations Probl mes en mode client serveur Proc dure de param trage des fiches de c 32 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION Les manipulations l cran et les touches de raccourci du clavier L objectif n est pas ici d effectuer une description compl te des diff rentes fonctionnalit s et raccourcis propres l environnement Windows Voyez ce sujet la documentation fournie avec votre ordinateur Les principes de base de manipulation de l environnement Windows sont suppos s connus D ailleurs WinBooks est un produit 100 Windows et respecte les Us et Coutumes de l environnement Windows un menu FICHIER un menu EDITION reprenant les op rations sur le presse papiers un menu FEN TRE A D pour passer d une fen tre l autre un menu AIDE pour l aide en ligne Certaines libert s ont n anmoins t prises afin de faciliter le travail d encodage et de mieux coller la r alit comptable C est le cas du menu DOSSIER qui intervient en premi re position dans l arborescence des menus et galement de la touche RETURN ou ENTER qui dans WinBooks permet lors de l encodage d une fiche ou d un journal de passer la zone suivante alors que c est la touche TAB qui assure normalement cette fonctionnalit dans Windows Aussi dans la plupart des encodages les touches TAB et RETURN sont quivalentes Dans l aide l cran de WinBooks nous avons r pert
317. ompte T arpulaft n Code TYAS EU D Uiroquement les 20m inciah es D esenpti des ones Fe Cet L Late el Core lbp Tes ete LINE SU MERE l Masque lames nl Suivez ensuite la proc dure d crite dans l aide en ligne S i trabl Si vous avez ajout une zone param trable ou pr param tr e dans les fiches clients fournisseurs ou du plan comptable et que vous ne l utilisez pas ou plus vous pouvez la supprimer Le fait de supprimer une zone non seulement la fait dispara tre l affichage dans les fiches correspondantes mais supprime galement son ventuel contenu si vous l aviez d j utilis e 73 74 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES e o Pour supprimer une zone dans une fiche de compte Cette proc dure affecte la structure de certains fichiers il est conseill d effectuer au pr alable une copie de s curit de votre dossier Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option PARAM TRAGE et ensuite sur l option FICHIERS Cliquez sur l onglet correspondant la fiche adapter Dans LISTE DES ZONES PARAM TRABLES cliquez sur la zone ne plus afficher dans la fiche en question S il s agit d une zone de la fiche de tiers et qu elle ne doit plus tre affich e que sur un des types de fiches d sactivez CLIENT ou FOURNISSEUR dans DESCRIPTIF DES ZONES Dans ce cas le programme ne vous demandera pas de confirmer l effacement Confirmez l effacement de cett
318. on Ceci est galement la m thode suivre si vous avez d j relev votre courrier comptable et t l charg le fichier importer auquel cas en effet le fichier aura d j t sauvegard IMPORTER DES CRITURE Un e Envoi par e mail Si vous n avez pas encore relev le courrier comptable ou si vous l avez relev mais sans le t l charger vous pouvez le faire partir de l cran d importation en cliquant sur le bouton S de ce m me cran D s que vous avez renseign le fichier importer les autres zones se compl tent automatiquement titre informatif L tape suivante consiste s lectionner les donn es importer e Le programme affiche les journaux et les p riodes que contient le fichier importer Vous pouvez d cocher ceux que vous ne souhaitez pas importer e Le cas ch ant les documents scann s que vous voulez r cup rer Cochez la case R CUP RER LES DOCUMENTS SCANN S e Le cas ch ant des documents additionnels Vous pouvez s lectionnez ceux que vous souhaitez importer et indiquer dans VERS l endroit o vous souhaitez les sauvegarder Si certaines ou toutes les donn es importer ont t bloqu es vous pouvez les d bloquer DEBLOQUER UNIQUEMENT LES JOURNAUX ET P RIODES IMPORTES Seuls les journaux et les p riodes import s seront d bloqu s les rendant de nouveau accessibles en criture sauf s ils ont t valid s NE PAS DEBLOQUER Les journaux p riodes blo
319. on a oubli de les d finir comme tel seront repris en couleur sur la proposition de liste En r sum WinBooks vous alerte quand La nature de frais du compte fournisseur a t sp cifi e mais le compte g n ral d imputation n est pas d fini 281 50 ou vice versa La facture est s lectionn e mais WinBooks attire votre attention La nature de frais sp cifi e pour le fournisseur est diff rente de celle sp cifi e sur le compte d imputation Il faudra pr ciser manuellement Par exemple le type honoraires est d fini dans la fiche fournisseur et le type frais dans le compte g n ral l adresse ou le num ro de TVA est manquant incomplet ou incorrect Compl tez le dans la fiche fournisseur se peut galement que lors de l imputation d une facture la nature des frais n a pas encore t d finie ou rel ve d un autre document Pour cette raison vous avez aussi lors de l tablissement de la fiche 281 50 la possibilit de s lectionner ou d s lectionner un montant modifier la nature de frais attribu un montant splitter un montant global en plusieurs lignes et attribuer chacun de ces montants partiels un type de frais diff rent Pour ce faire pointez le montant global splitter et cliquez ensuite sur le bouton SPLITTER Une ligne vient s ajouter Mentionnez y le montant et la nature de frais associ Cliquez une nouvelle fois sur SPLITTER pour une ligne suppl mentaire cot de la colonne
320. on de la part de l utilisateur pour poursuivre C est apr s avoir r solu tous les WARNING que l importation peut d marrer Les conflits concernent soit les critures soit les fiches se rapportant ces critures signal tiques clients plan comptable puisque ces derni res sont automatiquement transf r es avec les critures Ils sont class s par genre avec chaque fois une explication et un choix parmi les diff rentes actions possibles Dans le cas d une FATAL ERROR aucune action n est possible si ce n est d abandonner la proc dure d import AU titre des FATAL ERROR on trouve des critures non balanc es des longueurs de num ro de compte incompatibles des journaux qui n existent pas des structures de fichiers diff rentes param trage des signal tiques Au titre des WARNING on trouve le compte qui n existe pas action unique possible ajouter le compte blanc une zone signal tique a chang actions possibles tenir compte de la modification ignorer la modification par exemple dans le cas d un changement d adresse dans la fiche d un client rupture de s quentialit dans les num ros de pi ces comptables seule action possible accepter document hors p riode La liste compl te des codes d erreur leur description et leur r solution est donn e en annexe du fascicule concernant la liaison de WinBooks d autres programmes WinBooks API Suivant les cas un grand nombre de con
321. onn AnaBalanceCum Section Period Analytical_Account Analytical_ Account End General Account General_Account End Section2 Analytical_Account2 Analytical_Account_End2 Renvoie le r sultat de la balance analytique cumul e ou de la balance crois e si un plan 2 est introduit AnaBalanceCur Section Renvoie le r sultat de la balance analytique courante pour la section mentionn e AnaBalancePer Section Period Analytical Account Analytical_Account End General Account General Account End Section2 Analytical_Account2 Analytical _Account_End2 Renvoie le r sultat de la balance analytique ou la balance crois e si un plan 2 est introduit pour une p riode pr cise CustBalanceCum Customer Period CustomerEnd Renvoie le r sultat de la balance du ou des clients mentionn s depuis le d but de l exercice jusqu la p riode mentionn e CustBalanceCur Account Renvoie le r sultat de la balance courante client pour un compte pr cis 329 PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL CustBalancePer Customer Period CustomerEndl Renvoie le r sultat de la balance du ou des clients mentionn s pour la p riode indiqu e CustFieldValue Customer FieldName Renvoie la valeur du champ pour le client mentionn SuppBalanceCum Suppliers Period SuppliersEnd Renvoie le r sultat de la balance du ou des fournisseurs mentionn s depuis le d but de l exercice jusqu la p riode donn e en argument SuppBalanceCur
322. onnelle ainsi qu une parfaite tanch it entre la comptabilit g n rale et analytique Quant la gestion des immobilis s son approche pragmatique des amortissements lin aires d gressifs et acc l r s et son int gration compl te la comptabilit en fait l outil de choix pour pr parer l annexe Immobilis s du bilan et automatiser leur traitement comptable R seau client Serveur Quand il s agit d installation en r seau WinBooks est m me de proposer en plus de l approche r seau traditionnelle une solution full client serveur innovante Si les b n fices d une approche client serveur ne sont plus d montrer l originalit de la solution WinBooks consiste dans sa facilit d installation et de maintenance ses performances requ tes SQL sur des gros fichiers jusqu 25 fois plus rapide que le mode local ou Foxpro son format de fichiers identiques en mode client server et en mode local pas de conversion n cessaire et compatibilit avec les applications existantes et enfin son mode Autoswitch si le serveur n est pas disponible ou si un dossier n est pas sur le serveur WinBooks peut continuer automatiquement en mode traditionnel non client serveur 21 22 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION 8 10 S curit assur e Acc s prot g par mot de passe avec diff rents niveaux par utilisateur Possi bilit de cryptage des documents scann s et des emails les rendant illisibles s
323. ons que dans la p riode ouv Ouverture Le journal REOPEN est r serv usage interne pour le report automatique de l exercice N l exercice N 1 Imputations dans le cas d une ouverture en d but d exercice e Encodage des soldes clients fournisseurs soit un montant global par client fournisseur soit le d tail des postes ouverts Si vous voulez encore envoyer des rappels pour les postes ouverts de A l exercice pr c dent la m thode suivre est la suivante si le nouvel exercice est l exercice 2000 ouvrez galement l exercice 1999 et entrez les postes ouverts dans le journal de vente Ces postes ouverts seront ainsi repris sur la liste des rappels envoyer de l exercice 2000 e Encodage des soldes des comptes g n raux des classes 1 5 l exception des comptes centralisateurs clients fournisseurs En effet les centralisateurs clients fournisseurs sont automatiquement mis jour au d part des comptes particuliers clients fournisseurs 171 172 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Imputations dans le cas d une ouverture en cours d exercice Comme vous ne souhaiterez pas r encoder tout depuis le d but d exercice votre balance sera constitu e des e Soldes des clients fournisseurs d taill s ou globalis s e Soldes des comptes g n raux des classes 1 5 l exception des comptes centralisateurs clients fournisseurs e Soldes des comptes des clas
324. ori les diff rents raccourcis clavier communs Windows SN RE RE OR SNA IVERS E EERE M Se ANERER AU NS ES r Sr ces FRS See Fe M mea ee o e sr sn Sn ten Ne Ne 0 s Rene bee Voyons ici les raccourcis clavier qui sont sp cifiques WinBooks avec le cas ch ant les boutons quivalents de la barre d outils Dans peu pr s toutes les situations dans lesquelles vous pouvez vous trouver dans WinBooks les touches de fonction suivantes en haut de votre clavier ont l effet que voici Le clavier ou la souris Voici les raccourcis clavier de votre logiciel WinBooks Version D mo D couvrez WinBooks avec des donn es pr enregistr es F6 F7 F8 MANIPULATIONS L CRAN ET TOUCHES DE RACCOURCI DU CLAVIER appelle les clients appelle les fournisseurs appelle le plan comptable Ces fen tres sont galement accessibles via le menu FICHIER ou via la barre d outils au moyen des ic nes reproduites dans ce menu Comme indiqu d j la touche Tab et Enter sont utilis es comme suit dans WinBooks TAB MAJ TAB ENTER passe la zone suivante passe la zone pr c dente active le bouton de commande par d faut ou dans les encodages passe la zone suivante quivaut dans ce cas TAB active une liste d roulante A Lorsque vous vous trouvez dans les fiches de compte F2 F3 F4 F5 active la vue LISTE active la vue TOTAUX active la vue ECRITURES active
325. oris Si vous disposez du module de gestion des documents le module s curit permet aussi de crypter les documents scann s en tout ou en partie Enfin le module S curit garde la trace des op rations effectu es dans les dossiers en alimentant un Logbook D s que vous avez install une licence qui dispose du module s curit le programme pr sente l option suppl mentaire ENCRYPTER Une fois encrypt s les fichiers comptables sont illisibles pour tout programme qui ne poss de pas la cl de cryptage Par d faut WinBooks demande la cl lors de chaque ouverture de dossier C est la m thode de cryptage la plus s re puisque la cl n est m moris e nulle part dans l ordinateur Par contre vous devez communiquer la cl tout utilisateur autoris rentrer dans le dossier Sans la cl impossible d ouvrir le dossier WinBooks propose galement une deuxi me possibilit d encryptage o la cl est m moris e sur le disque et automatiquement activ e pour tout utilisateur autoris du dossier Il n est plus n cessaire de donner la cl chaque acc s au dossier Dans ce cas la cl reste donc confidentielle connue de l encrypteur uniquement pas des autres utilisateurs et le dossier est encrypt sur le disque garantissant l inviolabilit Dans le cas o la cl n est pas demand e lors de chaque acc s les chances d oublier la cl augmentent puisqu elle n est pas exig e l ouverture du dossier
326. ormations en se rendant sur le membre Lasterrormessage de WinbooksApi La description compl te d taill e avec exemples et structure comment e des fichiers se trouve dans le fichier WinbooksApi doc pr sent sur le CD ROM Winbooks dans le r pertoire Doc WinBooks accounting 4 f lt 4 gt gt UD a A s gt lt y G N RALIT S G N RALIT S La version WinBooks 3 0 am liore l interface utilisateurs et les diverses fonction nalit s propres une utilisation optimale de votre logiciel comptable Vous trouverez ci apr s une synth se de ces diff rentes am liorations La nouvelle palette d ic nes Outlook Style Marienance g PERT lesl complable ke F crqacer EN Baal up RL A ezime G Teal Scrdqu thai s E renier 5 Logbaok Au premier coup d oeil vous d couvrez la nouvelle palette d ic nes situ e dans la partie gauche de l cran Cette palette offre de nouvelles facilit s de navigation au sein du programme ainsi que la possibilit de s adapter vos besoins en vous per mettant de rajouter vos propres raccourcis ou des ic nes de d marrage de programmes externes Il suffit de cliquer sur le groupe souhait maintenance dos siers fichiers et de s lectionner ensuite l ic ne correspon dante votre choix Cette palette ou barre d outils est optionnelle pour l installer ou la d sinstaller cochez l option correspondan
327. oupe pour acc der la liste des codes TVA disponibles REFERENCE PAR D FAUT DU CLIENT COMPTOIR Rel once par d feut du cleni compor j Indiquez la r f rence du client comptoir ou cliquez sur la loupe pour le s lectionner dans la liste des clients Il s agit d une r f rence cr er dans le fichier des clients et sur laquelle sont imput es toutes les ventes au comptoir pour lesquelles il n est pas n cessaire de sauver une fiche signal tique individuelle En effet dans le cas de ventes au comptoir des particuliers il n est pas toujours n cessaire d tablir une fiche pour chaque client LA MISE EN ROUTE En cours de facturation quand on fait appel la r f rence d finie ici comme client comptoir WinBooks permet d acc der au pav signal tique de la facture pour introduire les coordonn es du client au lieu de r cup rer ces donn es dans la fiche signal tique Ces coordonn es sont imprim es sur le document et sont sauvegard es pour ce document mais elles ne sont pas enregistr es dans le fichier des clients TO er Cac l f sie gt Adesse aji 4 La cr ation d une fiche signal tique individuelle reste obligatoire dans le cas de clients assujettis la TVA puisque ces donn es doivent appara tre dans le listing TVA annuel La fiche individuelle est galement int ressante dans le cas de clients r guliers pour viter d avoir encoder les coordonn es plusieurs fois GESTION D
328. ouris la zone texte est 302 PARTIE 9 gt IMPRESSION 4 LS CL Le d limit e Le curseur est positionn l int rieur et vous pouvez maintenant taper le texte D s que vous cliquez en dehors de la zone vous n tes plus en mode texte Pour modifier le texte changer la police de caract re la taille cliquez dessus et quand vous voyez les points de s lection cliquez sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu d roulant Cliquez ensuite sur l option PROPRI T S OBJET Ins rer un fichier graphique s lectionnez le r pertoire et le nom du fichier et cliquez sur Open Apr s avoir cliqu sur ok cliquez ensuite dans la partie ditable du document le graphique s affiche Vous pouvez le s lectionner afin de d placer de l agrandir Vous pouvez changer son orientation en vous servant du bouton droit de la souris et l option PROPRI T S OBJET Supprimer une ou des zones s lectionn es S lectionner toutes les zones Aligner horizontalement les zones s lectionn es par exemple tous les titres des colonnes Aligner verticalement les zones s lectionn es par exemple le titre d une colonne et le champ de la m me colonne Augmenter la taille d affichage Diminuer la taille d affichage par exemple pour voir toutes les zones Passer une taille d affichage de 100 afficher en taille r elle Pr visualiser le layout impression l cran de la mise en page tell
329. ous pouvez adapter la date d op ration e Passer une nouvelle pi ce comptable en cliquant sur le bouton NOUVEAU e Quitter l encodage en fermant la fen tre vous sera impossible de quitter l encodage ou d encoder une nouvelle pi ce comptable tant que la pi ce comptable en cours n est pas en quilibre ENCANER IFS NP RATINNES NIVERGEG ENCODER LES OPERATIONS DIVERSES Pour encoder pi ce par pi ce 1 Cliquez sur le menu ENCODAGES 2 Cliquez sur l option OP RATIONS DIVERSES 3 Entrez les donn es de l en t te et notamment le JOURNAL d O D 4 Cochez si n cessaire la case PAR PI CE 5 Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour entrer une nouvelle pi ce avec un nouveau num ro 6 Le curseur se positionne automatiquement dans la premi re ligne entrez les mouvements en pr cisant le sens de chaque mouvement D C dont se compose l op ration diverse D s que vous passez la ligne suivante WinBooks met jour le total en bas de la colonne montant Le total correspond la somme des montants imput s dans l OD avec la convention D positif et C n gatif Ainsi pour solder l OD il suffit de passer un montant correspondant l oppos du total Si le total vaut 100 une criture de 100 au cr dit quilibrera l OD 7 D s que le solde affich en bas de la colonne du montant est gal z ro vous pouvez e Poursuivre avec la m me pi ce comptable en passant la ligne suivante le m me num ro de
330. ous voulez r cup rer le contenu d un fichier USERS DBF existant Vous devez pour cela d placer via le syst me d exploitation le fichier USERS DBF vers le r pertoire partag Ensuite il faudra faire conna tre WinBooks le nouvel emplacement du fichier en enregistrant un nouveau chemin d acc s Le bouton UNC permet de remplacer l unit logique par le nom UNC En demandant la conversion en nom UNC vous vitez d avoir monter l unit logique sur les postes clients pour pouvoir acc der au fichier PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION V rifier et adapter la localisation des dossiers Les dossiers auxquels il faut acc der en r seau doivent au m me titre que le fichier USERS DBF tre sauvegard s sur un r pertoire r seau accessible pour tous les postes Si le dossier n existe pas encore sp cifiez un r pertoire r seau accessible pour tous les postes lors de la cr ation du dossier Si le dossier existe d j et que vous d sirez le rendre accessible en r seau faites une copie via le syst me d exploitation du r pertoire et de ses sous r pertoires des donn es pour transf rer le dossier sur le disque dur du serveur D finissez ensuite le nouveau chemin d acc s au dossier via l option UTILISATEURS SOCI T S du menu DOSSIER Au lieu de faire la copie au niveau du syst me d exploitation vous pouvez faire un backup du dossier le refermer et faire ensuite un restore sur un r pertoire r s
331. parall lement une facture d achat s enregistre dans un journal de type achats et une note de cr dit sur achat dans un journal de type N C achats Seuls les journaux du type ad quat pourront tre s lectionn s Une criture enregistr e met jour les comptes et toutes les ditions comptables ee o Pour encoder une facture 1 Cliquez sur le menu ENCODAGES 2 Cliquez sur l option VENTES NC VENTES OU ACHATS NC ACHATS Vous pouvez tout moment abandonner l encodage en cours sans pour autant quitter la fonction d encodage en cliquant sur ANNULER 3 Encodez d abord les donn es de l en t te Servez vous des touches de raccourci pour passer d une zone une autre ou pour r cup rer une donn e 4 Encodez les lignes de la facture suivant les valeurs par d faut enregistr es dans les comptes de nombreuses informations seront compl t es automatiquement 5 V rifiez et rectifiez ventuellement la ventilation TVA 6 partir du moment o l criture est quilibr e cliquez sur le bouton ENREGISTRER Le programme contr le si l criture est quilibr e aussi longtemps que l criture n est pas termin e et en quilibre l ic ne reste blanche et le bouton ENREGISTRER gris D s que le montant de la facture est enti rement ventil et que la r partition TVA est correcte l ic ne l devient rouge et le bouton ENREGISTRER actif Vous pouvez encore modifier ou supprimer la facture ENCODER UN
332. pen de 3 ngirit rte pTi CE F EMe tu r bs Denis m L ernoodace dei oo riliont dep INSTALLER WINBOOKS Configuration requise 1 Minimum e Ordinateur Pentium Ill e M moire interne 64 Mo RAM 128 Mo recommand s Espace libre sur disque dur 200 Mo pour les programmes et les fichiers comptables du dossier de d monstration sans les pi ces comptables num ris es e Syst me d exploitation environnement 32 bits Windows 95 98 2000 NT 4 0 Me XP e R seau unit centrale NTA ou 2000 e Carte graphique r solution minimale de 800 x 600 pixels en 256 couleurs e Souris Microsoft ou compatible e Imprimante format A4 permettant les impressions paysage landscape e Autres lecteur de CD Rom ou DVD 26 INSTALLER WINBOOKS En option e Documents scann s du dossier de d monstration 100 Mo espace disque suppl mentaire si installation des documents scann s sur le disque dur possibilit de les laisser sur le CD Rom e Archivage lectronique Scanner de r solution minimale 150 dpi couleurs ou 300 dpi noir amp blanc pour num riser les pi ces comptables Graveur de CD ou DVD pour archiver sur CD Rom DVD ROM les docu ments scann s option et lib rer de la place sur le disque dur e Aide multimedia Carte son pour couter le commentaire sonoris des s quences enregistr es dans l aide en ligne e Connexion Internet modem ou proxy pour acc der au site winbooks be support F
333. penBookYear Wb Param BookYears Wb Param BookYears Count ShortName 0 Then This is a rather powerful SQL query in one line of code StrSql SELECT amp Wb Companies i Name amp Dossier amp _ taccountgl Compte f name11 Libell t period P riode sum t amounteur Total amp _ from ACT t ACF f amp _ where t accountgl f number and position left f number 1 IN lt gt 0 amp _ group by t accountg l f namell t bookyear t period amp _ having t bookyear amp Wb Param BookYears Count amp and sum t amounteur lt gt 0 Wb Sal ExecuteSqalQuery StrSql perform the query and append the result in the worksheet End If End If Next WinBooks accounting LA MAINTENANCE LA MAINTENANCE Le test comptable v rifie la coh rence des fichiers comptables sur le disque cest dire les quilibres fondamentaux chaque pi ce comptable doit tre quilibr e total d bit total cr dit les soldes des comptes doivent corres pondre au total des transactions la somme des critures enti rement apur es doit tre nulle En cas d une interruption accidentelle du programme panne de courant sortie inopin e du programme WinBooks vous invitera au prochain lancement du logiciel r indexer les fichiers Lancez ensuite le test comptable pour vous assurer de la parfaite coh rence des fichiers comptable Dans la majorit des cas cela suffira pour
334. pi ce comptable de la ligne pr c dente est automatiquement repris Le bouton RENUM ROTE permet de renum roter les critures d un extrait ajoute 1 au num ro existant C est utile par exemple si on a oubli de changer le num ro de l extrait et qu on s aper oit qu on a encod les lignes de l extrait 101 la suite de l extrait 100 sans modifier le num ro Il suffit alors de se positionner sur la premi re ligne de l extrait 101 et de cliquer sur RENUM ROTE Lorsque vous activez l encodage des financiers l cran est vide Vous devez commencer par s lectionner le journal de banque ou de caisse Les zones JOURNAL Tapez le code journal en entier uniquement le ou les premiers caract res ou s lectionnez le dans la liste des journaux en cliquant sur le bouton Al Les critures affich es d pendent de la m thode d encodage P RIODE La derni re p riode d encodage s affiche automatiquement Entrez ou s lectionnez ventuellement une autre p riode seules les p riodes non cl tur es pour ce type de journal sont disponibles l ic ne lt indique qu il s agit soit d une p riode cl tur e soit d une criture valid e soit d une criture bloqu e suite un export placez le curseur sur l ic ne pour le savoir S il s agit d une p riode cl tur e aucune des commandes n est disponible car vous ne pouvez plus rien modifier 123 124 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES DOC
335. poursuivre votre session de travail M me sans l invite de WinBooks apr s une interruption accidentelle n h sitez pas lancer p riodiquement le test comptable par exemple avant de faire un backup avant de cl turer des p riodes ou avant de cl turer d finitivement un exercice comptable la proc dure est rapide et vous assure de la parfaite int grit de vos donn es comptables Si vous d tectez des anomalies dans le fonctionnement du programme la premi re chose faire est de lancer le test comptable sur ce dossier pour identifier si le probl me vient des fichiers de donn es auquel cas il faudra r organiser ou du programme PARTIE 12 gt MAINTENANCE Pour effectuer un test de coh rence 1 Cliquez sur le menu DOSSIER 2 Cliquez sur l option MAINTENANCE 3 Cliquez sur l option TEST COMPTABLE Test comptabla e Taali baences cot es el Har chons E Compareronen e coldes canais el rancachos FF Esclenes den les nond hquet des compiler inpndet e Letirage des lransschons M S quers Tan a rurmetotshon de chaus iral 4 D cochez ventuellement les tests que vous ne voulez pas effectuer 5 Cliquez sur le bouton EX CUTER pour lancer le test comptable 6 D s que le test est effectu WinBooks signale s il est correct ou s il y a des erreurs dans les deux cas vous pouvez VISUALISER et ou IMPRIMER le r sultat en cliquant sur les boutons correspondants 7 Cliquez sur le bouton QUITTER apr
336. pr c d du code pays ISO correspondant Ainsi pour Paris le code postal deviendra FR 75008 La r f rence est alphanum rique et est compos e par les deux lettres du code pays et le code postal num rique Les zones CODE POST et LOCALIT dans les fiches client et fournisseur permettent de r cup rer le code postal et la localit ad quats I est possible d ajouter de modifier et de supprimer des codes postaux Pour acc der aux codes postaux 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur CODES POSTAUX LES TABLES DE WINBOOKS e o o Les codes pays Les pays sont r pertori es dans une table La r f rence suit la norme ISO et est compos e de 2 caract res alphanum riques La zone PAYS dans les fiches client et fournisseur permet de r cup rer le code pays ad quat Il est possible d ajouter de modifier et de supprimer des codes pays Pour acc der aux codes pays 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur CODES PAYS e o o Les cat gories Afin de classer vos clients vos fournisseurs vos comptes d apr s un crit re propre votre organisation interne WinBooks a pr vu des tables de cat gories La zone CAT GORIE dans les fiches de tiers et de comptes permet de r cup rer la cat gorie ad quate Il est possible d ajouter de modifier et de supprimer des cat gories Si vous disposez du module pour la facturation de WinBooks vous pouvez galement cr er de
337. primer une liste signal tique param trable cliquez sur l onglet LISTES SIGNAL TIQUES dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent 291 292 PARTIE 9 gt IMPRESSION les documents administratifs e o Imprimer la d claration TVA Pour imprimer la d claration tva cliquez sur l onglet DOCUMENTS ADMINISTRATIFS dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent FAN Afin de ne plus faire des imputations sur des p riodes pour lesquelles la d claration TVA a d j t envoy e l administration TVA il est vivement conseill d ventuellement valider et de cl turer les p riodes d s que vous avez contr l ventuellement corrig et imprim la d claration TVA A tention ne cl turez pas les p riodes pour les O D cela vous emp cherait d encoder encore d ventuelles corrections Crit res de s lection P RIODES S lectionnez les bornes p riodiques sur lesquelles porte la d claration TVA S lectionnez la m me p riode pour le d but et pour la fin si vous faites une d claration mensuelle Au cas o vous tes tenu de faire une d claration trimestrielle s lectionnez des bornes p riodiques correspondant un trimestre civil LANGUE D IMPRESSION S lectionnez la langue dans laquelle vous tes tenu faire votre d
338. pte analytique peut tre associ e une cat gorie analytique Pour acc der la table des cat gories analytiques e S lectionner le menu FICHIER du menu principal ensuite l option TABLES et enfin CAT GORIES Dans le menu des CAT GORIES choisir ANALYTIQUES pour ouvrir la fen tre des cat gories analytiques OU e Cliquer sur l ic ne A qui figure c t de la zone d encodage de la CAT GORIE ANALYTIQUE Depuis cette table vous pouvez tout moment s lectionner ajouter modifier ou effacer des cat gories en fonction des besoins de votre activit Par exemple pour une entreprise de construction qui a d fini le chantier comme section analytique il sera utile de d finir le statut du chantier comme cat gorie Les trois statuts sont chantier en cours r ception provisoire accord e r ception d finitive accord e Cette distinction permettra de s lectionner l une ou l autre des cat gories pour 245 246 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE l impression des balances et des historiques analytiques eoe Param trer le plan comptable pour les imputations analytiques WinBooks accepte les imputations analytiques uniquement sur les comptes g n raux qui ont t param tr s cette fin Ce param trage consiste parcourir la liste des comptes g n raux et d finir pour chaque compte ou pour une classe ou une sous classe de comptes s il est susceptible ou non de recevoir des imputations analytiqu
339. pte sera d bloqu e o Entrer un m mo A plusieurs endroits du logiciel notamment dans la gestion des comptes et lors des encodages il est possible d entrer un m mo qui peut servir d aide m moire ou de pense b te Pour modifier la pr sentation du m mo vous disposez de nombreuses facilit s polices de caract res caract res gras ou italiques texte centr ou align fonction copier coller pour ajouter un graphique au m mo par exemple Li 2 Er M5 Sare Seul Vous pouvez aussi attribuer au m mo un certain degr d importance PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES F2 au clavier la vue LISTE 92 Pour entrer un m mo 1 Cliquez sur le bouton l 2 Tapez le texte du m mo 3 Attribuez ventuellement un autre degr d importance au m mo cliquez sur la bo te d roulante et s lectionnez le degr d importance A ALPHA ALFHA EI 2 MS Sens Sen Le m mo adopte la couleur correspondant au degr d importance Cliquez sur la disquette pour sauvegarder le m mo Quittez la fen tre N u Le bouton m mo adopte galement la couleur correspondant au degr d importance jaune normal ou rouge urgent e o o Principe d utilisation de la vue Liste La vue LISTE accessible via F2 quel que soit le type de compte client fournisseur ou g n ral reprend toutes les donn es enregistr es dans les fiches des comptes ainsi que le solde d j imput
340. qu s restent bloqu s en criture DEBLOQUER LES JOURNAUX S LECTIONN ES SUIVANTS Vous choisissez manuellement les journaux p riode d bloquer Il est possible de Bloquer D bloquer des journaux p riodes sans pour autant r aliser des exports imports Si un export ayant donn lieu un blocage n est pas suivi d un import il est n cessaire de d bloquer les journaux sans pour autant importer quoi que ce soit Pour ce faire rendez vous dans la fonction Import et cliquez 3 fois sur le bouton Suivant en laisser blanc les zones encoder la liste des journaux d bloquer appara t De mani re analogue en se rendant dans la fonction Export il est galement possible de Bloquer des journaux p riode sans proc der un export WinBooks v rifie ensuite si les donn es importer ne comportent pas d l ments susceptibles de provoquer des conflits et affiche ensuite le r sultat de cette v rification apr s quoi vous pouvez les importer en cliquant sur le bouton IMPORTER PARTIE 10 gt IMPORT EXPORT DES DONN ES 8 Si tous les conflits sont r solus WinBooks importe les critures et met la comptabilit jour R soudre les conflits l importation d critures dans WinBooks peut donner lieu des conflits qui peuvent tre de 2 types soit des FATAL ERROR il est alors impossible de r soudre le conflit et donc de proc der l import soit des WARNING des avertissements situations qui n cessitent une acti
341. r e Introduire la partie du total imputer dans la colonne TOTAL IMPUT et un commentaire ventuel dans la derni re colonne e R p ter cette op ration jusqu imputation du montant total et cela pour tous les comptes g n raux repris dans la fen tre de r partition e Confirmer la r partition en cliquant sur ENREGISTRER La r partition enregistr e peut tre visualis e et corrig e en rappelant le document en consultation et en cliquant sur le bouton ANALYTIQUE de la fen tre de consultation Chaque section repr sente une analyse en soi Il est donc recommand d imputer la totalit des montants pour chaque section si on souhaite tablir une concordance avec les donn es de la comptabilit g n rale Dans le m me ordre d id es il est utile de d finir pour chaque section un compte analytique de type compte d attente o seront imput s les montants qui ne peuvent pas tre affect s un autre compte analytique Cette fa on de travailler permet d imputer syst matiquement la totalit des montants et d assurer la concordance avec les montants imput s sur le compte g n ral La LISTE DES DOCUMENTS COMPL TER donnera dans ce cas uniquement les documents pour lesquels il y a eu oubli ou erreur l encodage ee L imputation la demande Si WinBooks est param tr pour effectuer la r partition analytique la demande la fen tre de r partition analytique s ouvre lorsque l on clique sur le bouton
342. r directement dans le dossier comptable Pour utiliser les fonctions e mail de WinBooks messagerie comptable vous devrez d abord configurer la connexion internet l importation et l exportation se font avec l aide d assistants qui indiquent la marche suivre PARTIE 10 gt IMPORT EXPORT DES DONN ES Configurer la connexion Internet Pour pouvoir envoyer un tiers des documents et ou critures comptables via l Internet vous devez d abord configurer la connexion Pour configurer la connexion internet A S lectionner le menu DOSSIER Choisir l option PARAM TRAGE et ensuite l option INTERNET du sous menu w Connexion Internet V rifiez les param tres choisissez le mode d tablissement de la communication et cliquez sur Connecter ou OK Cliquez sur Demo Mailbos pour les coordonn es de d mo Logn utiisateur fHemoGwinbacksnet be Password EE E mail address demot amp inbaoksnet be Server Mail out mail winbooksnet be Server Mail ln mail winbooksnet be Connexion Connection directe LAN Proxy x Demo Halbos Annuler CE WinBooks est pr configur avec les coordonn es d une bo te aux lettres publique de d monstration demo winbooksnet be Ceci vous permet de tester imm diatement l import export via internet Cette Adresse de d monstration est une adresse publique Tous les utilisateurs WinBooks y ont acc s Les messages sont automatiquement d truits apr s 48 heures N envoye
343. r sent M Ne plus demander confirmation Voil des gains de productivit importants Winbooks attribue automatiquement le document scann et travaille comme un classeur dont les pages sont tourn es d s qu un document a t encod 427 Pour que l automatisme fonctionne il faut 3 conditions 1 1 un document scann en cours de visualisation 2 dans un r pertoire d attente avec le mot Scan dans sa racine 3 lors de l enregistrement d une facture fournisseur PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S La fen tre de visualisation des documents scann s se rafra chit automatiquement en fonction de l criture sur laquelle vous vous trouvez p s Joumal Document P riode ___ Date_____ Ech ance MontantfaNLettrage ERappel Remar 004 31 03 2004 31 03 2004 _ pe a P Alors que dans la version pr c dente il tait n cessaire de cliquer dans l cran des transactions sur l ic ne Document pour voir le document scann dor na vant le rafra chissement est automatique d s que le curseur est positionn sur une criture laquelle est attach e un document scann et que la fen tre docu ment est visible Tr s pratique lors d un contr le de la comptabilit puisque le document original se pr sente imm diatement en regard de la pi ce encod e WinBooks 3 0 g re les documents multi pages de deux mani res soit pendant le scanning soit apr s le scanning 1 Pendant le scann
344. r sentatifs du chiffre d affaires Ces montants sont regroup s par journaux et par p riodes Il est possible de demander un d tail par criture et ou par compte Cette liste est compl t e par tous les mouvements enregistr s dans des journaux de ventes et notes de cr dit sur ventes imput s ailleurs que sur un compte de chiffres d affaires Export vers analyse bilantaire WinBooks permet de g n rer un fichier relisible par certains logiciels sp cialis s dans l dition des bilans et de ses annexes S lectionnez le logiciel de destination Indiquez le nom du fichier g n rer pr c d de son r pertoire Cliquez sur exporter Il suffit ensuite d importer ce fichier partir du logiciel d analyse bilantaire Ala 1010 accounting LA FACTURATION WINBOOKS FACTURATION La Facturation WinBooks La facturation avec WinBooks se situe dans le prolongement naturel de la comptabilit Elle combine flexibilit et facilit d utilisation avec de nombreuses possibilit s de mise en page des documents factures offres notes d envoi Pour tablir une facture WinBooks se base en partie sur les donn es enregistr es dans un nouveou fichier le fichier des articles Pour le reste le module de facturation se sert des donn es communes la comptabilit et la facturation comptes clients tables La facturation WinBooks pr sente notamment les caract ristiques suivantes La comptabilit
345. r sentation claire utilisation de couleurs dans les lettrages Triple niveau de zoom le document tel qu il a t encod le document tel qu il a t enregistr dans les journaux le document original tel qu il a t scann en option Copie de s curit int gr e sous forme comprim e ventuellement encrypt e Possibilit de v ritablement dessiner ses layouts de factures ou ses rappels incorporation de logo gestion des couleurs Une aide Windows est disponible avec recherche index e navigation hyper texte copies d cran etc En plus une aide multim dia sous forme de s quence d encodage sonoris e est disponible pour illustrer des points n ces sitant une attention particuli re 20 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION 2 Innovations comptables Comptabilit en temps r el les critures sont directement dans les comptes fini les brouillards de saisie N anmoins les critures restent modifiables volont tant qu elles n ont pas t valid es De cette fa on un utilisateur novice pourra encoder suivant ses connaissances en utilisant des comptes d attente s il le d sire comptes je ne sais pas pour ult rieurement faire v rifier et compl ter son travail par une personne qualifi e qui corrige et effectue la validation des critures Plus de r ouverture d exercice n cessaire le report de l exercice N sur l exercice N 1 est automatique et permanent Plus de d synchroni
346. r introduire un m mo relatif cet investissement Indiquez ici tout commentaire utile comme la justification du choix du mode d amortissement par exemple CAT GORIE Introduisez ici une cat gorie d investissement ou cliquez sur l ic ne loupe pour consulter la liste de cat gories d investissement existantes en d finir de nouvelles ou modifier les cat gories existantes Ces cat gories pourront notamment tre utilis es lors des ditions On pourra ainsi d finir des cat gories selon la localisation par exemple ou selon le projet de recherche auquel le bien est li LIBELL introduisez un libell explicatif pour d finir l investissement de fa on plus d taill e LIBELL ALTERNATIF ntroduisez si n cessaire un libell suppl mentaire dans une autre langue par exemple LA FICHE SIGNAL TIQUE DE L INVESTISSEMENT ee o Rubrique Acquisition Si on a choisi l encodage des investissements AUTOMATIQUE LORS DE L ENCODAGE D UN ACHAT les donn es relatives l acquisition sont r cup r es automatiquement Si on a choisi L ENCODAGE DE LA FICHE D UN IMMOBILIS A POSTERIORI les donn es doivent tre encod es FOURNISSEUR introduisez le cas ch ant la r f rence du fournisseur JOURNAL introduisez la r f rence du journal des achats DOC Introduisez les caract ristiques du document d achat Remarque Si les d tails de l achat ne sont pas r pertori s dans la comptabilit achat fait dans le pass
347. r le bouton SAUVER et ensuite sur le bouton QUITTER pour que WinBooks m morise vos param tres ou uniquement sur le bouton QUITTER pour revenir la situation d avant 5 Vous pouvez maintenant g n rer une proposition de rappels et ou imprimer les rappels G n rer une proposition de rappel l impression des rappels se fait d office partir de l cran des propositions de rappels Aussi la proc dure pour g n rer une proposition de rappels est elle identique celle de l impression Pour g n rer une proposition sans imprimer les rappels il suffit de fermer l cran Nous reprenons ici la description de l cran de proposition tel qu il se pr sente vous apr s que vous ayez entr vos crit res de rappels Extraits de comptes au 20 05 2003 joj x S lection Num ro v ALPHA afe I Uniqu rappels s lectionn s Historique F4 Imprimer R capitulatif E 366 87 ooo ooo Ead p Vous pouvez changer l ordre de tri dans la bo te d roulante TRI Tenez en compte que certains clients ne sont peut tre pas repris parce que le montant chu est inf rieur au montant minimal param tr ou parce que le d lai depuis l envoi pr c dent est inf rieur au d lai param tr ou encore parce que la facture tomb e ch ance a le statut NON dans la zone RAPPEL facture en attente facture litigieuse PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Par d faut WinBooks int gre dans l
348. r le disque dur sinon n cessite la pr sence du CD Rom pour y acc der e S quences d animation sonoris es de l aide en ligne facultatif n cessite 400 Mo pour les recopier sur le disque dur sinon n cessite la pr sence du CD Rom pour y acc der Cliquez sur le bouton SUIVANT pour passer la prochaine tape Indiquez ensuite le r pertoire d installation e l assistant propose le r pertoire de destination WinBooks En cliquant sur le bouton PARCOURIR vous pouvez indiquer un r pertoire existant ou entrer le nom d un nouveau r pertoire Dans ce dernier cas l assistant vous demandera de confirmer la cr ation du nouveau r pertoire e Si l espace disque n est pas suffisant sur l unit de destination l assistant vous demandera soit de modifier votre s lection de composants installer cliquez sur le bouton PR C DENT pour revenir l cran de s lection des composants soit de faire de la place sur l unit de destination soit de sp cifier un autre r pertoire de destination disposant de la capacit suffisante Cliquez sur le bouton INSTALLER pour d marrer la phase finale de l installation qui copie et configure sur votre disque dur les fichiers s lectionn s Cette ins tallation peut prendre plusieurs minutes en fonction de la puissance de votre ordinateur et des fichiers s lectionn s l assistant vous informe de la progression de l installation et vous indique quand elle est termin e Il est possible que l ins
349. r le document Le nombre de lignes est variable e Les conditions globales de facturation C est ce niveau que l on pourra sp cifier s il y a lieu d appliquer la facture une ristourne globale un escompte conditionnel ou encore un montant pour les frais port D s que toutes les informations ont t introduites il vous reste imprimer le document ou l enregistrer pour une impression ult rieure Dans les deux cas les transactions sont imput es dans la comptabilit eee l en t te du document de facturation 7 ST LU 4 Cie QU E Gimme Adesse CEE A S W qj 217 218 PARTIE 5 gt FACTURATION LAYOUT S lectionnez le layout utiliser parmi ceux que vous avez cr s au pr alable En principe vous devez avoir d fini au moins deux layouts un pour les factures et un pour les notes de cr dit Mais rien n emp che de cr er plusieurs layouts pour chaque type de document par exemple un layout pour les factures de prestations un autre pour la vente de mat riel Chaque layout est li un code journal sp cifique C est ce code journal qui d termine si le document doit tre consid r dans la comptabilit comme une vente ou comme une note de cr dit N DCT WinBooks propose le num ro de document suivant pour ce journal Lors de la premi re criture dans un journal attribuez un num ro De ce point de vue il est souvent int ressant de mill simer les num ros c est
350. r les postes ouverts en devises vous devez d finir un journal sp cifique e Choisissez le menu FICHIER l option TABLES et l option CODES JOURNAUX du sous menu e S lectionner le type OP RATIONS DIVERSES de la liste d roulante e Cliquer sur NOUVEAU pour cr er le journal e Donnez un code et un libell et cochez la case JOURNAL DES R VALUATIONS FINANCI RES e Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer Avant d effectuer une r valuation une date pr cise d finissez galement les cours des devises cette date Pour r valuer les postes ouverts en devises une certaine date WinBooks doit conna tre le cours de change cette date Pour effectuer la r valuation des postes en devises e Choisissez le menu OP RATIONS l option R VALUATIONS DES POSTES EN DEVISES et l option R VALUATION du sous menu 187 188 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES e _Introduisez le CODE DU JOURNAL de r valuation et la P RIODE de r valuation e Donnez le num ro du compte g n ral sur lequel sera port le gain de change ventuel e Donnez le num ro du compte g n ral sur lequel sera port la perte de change ventuelle e introduisez la date de r valuation Les devises pour lesquelles un cours a t d fini cette date pr cise sont affich es Ecrire puma ih IREEVAL G PS ant Son 775000 pac 1 Dae mnA03 Pie psen e Cochez dans la liste la ou les DEVISES sur
351. r une utilisation en r seau e V rifier l emplacement du des dossier s et le s d placer si n cessaire e D finir les utilisateurs et leurs acc s au x dossier s e Sp cifier le chemin d acc s au fichier des utilisateurs users dbf sur chaque poste e Tester le bon fonctionnement du des dossier s en r seau e Le cas ch ant installer la version Client Serveur Configurer le fichier des utilisateurs USERS DBF Le fichier des utilisateurs USERS DBF contient les informations qui r glent les acc s aux dossiers depuis les diff rents postes quip s de WinBooks En effet ce fichier contient les chemins d acc s aux dossiers la d finition des utilisateurs de leurs mots de passe et de leurs droits d acc s aux dossiers L installation r seau commence par la d finition correcte du contenu et de la localisation du fichier USERS DBF Chaque poste doit pouvoir y acc der Il doit donc tre sauvegard dans un r pertoire partag du serveur ou du poste qui fait office de serveur dans un r seau peer to peer e e Deux cas peuvent se pr senter e Soit vous tes d accord pour r initialiser le fichier USERS DBF ce qui se r sume revenir la version standard du fichier lorsqu il vient d tre cr et qu il reconna t uniquement l acc s la soci t de demonstration PARFILUX Lors de la r initialisation vous donnerez directement le r pertoire ad quat comme r pertoire de sauvegarde e Soit s
352. r votre disque dur dans un r pertoire de votre choix C MES DOCUMENTS par exemple Hom de fichier Wwnbock _160_ 20020103 Enregister Type Pehe Win Ip Arret e D s que le t l chargement est termin d marrez WinBooks sans ouvrir de dossier en cliquant sur ANNULER dans la fen tre d ouverture du dossier e Choisissez le menu DOSSIER l option MAINTENANCE et ensuite l option INSTALLER UNE NOUVELLE VERSION e Cliquez sur l ic ne pour retrouver le r pertoire o le fichier ZIP vient d tre enregistr C MES DOCUMENTS dans l exemple et s lectionnez ce fichier e Cliquez sur le bouton S LECTION et ensuite sur le bouton LANCER LA MISE JOUR pour entamer la proc dure e La mise jour se r alise automatiquement Ne d compressez pas manuellement le fichier ZIP de mise jour Passez toujours par l option FICHIER MAINTENANCE INSTALLER MISE JOUR Des traitements particuliers sont effectu s sur ce fichier ZIP INnBook lt accounting MODULE S CURIT LE MODULE S CURIT Le module s curit de WinBooks assure la confidentialit de vos donn es Il permet de prot ger les donn es en les encryptant ce qui revient les rendre illisibles pour tout autre programme Que les donn es soient encrypt es ou non le module s curit offre aussi la possibilit de rendre certains comptes confidentiels Les montants imput s sur ces comptes ne sont pas visibles pour un utilisateur non aut
353. rance 374 gt Libell s alternatifs 374 gt Gestion INTRASTAT 375 gt Facture z ro 375 gt Nouveaux codes TVA 375 gt Dictionnaire 375 gt Historique des comptes 375 modification du commentaire et ou da la date d ch ance gt Listing annuel TVA 376 gt Approbation de la d claration TVA 377 gt Impressions des listes comptables et de gestion 377 gt Rappels Layout en allemand 379 gt Rappels Gestion des int r ts et des frais de rappel 379 gt Gestion automatique des extournes d op rations diverses 381 gt Gestion automatique de lOD de TVA 382 gt Effacement des mouvements lettr s 383 ANALYTIQUE gt Encodage par ligne 385 gt L analytique dans les dictionnaires 385 gt Les impressions analytiques s lection sur plusieurs exercices 386 gt Les impressions analytiques tri es par compte g n ral 386 gt Journaux comptables avec analytique 387 gt Imputations analytiques automatiques via les immobilis s 387 LIAISON BANCAIRE gt Virements autres b n ficiaires 388 gt Trouver le prochain fichier CODA gr ce la fonction SCAN 391 DOCUMENTS SCANN S gt Gestion d un deuxi me cran A4 392 gt Attribution automatique des documents 393 gt Rafra chissement automatique 394 gt Documents multi pages 394 gt Smart scanning 396 gt Transfert ASP 396 GESTION DES IMMOBILIS S gt Gestion des effacements 398 gt FILTRE dans la liste des investissements 399 gt Signal tique
354. rations de fin d ann e WinBooks vous oblige cl turer compl tement l exercice N au moment ou vous ouvrez l exercice N 2 A ce moment les comptes ont d j t approuv s et arr t s d finitivement pas les organes de la soci t Alors que la cl ture p riodique n est pas obligatoire en cours d exercice elle doit obligatoirement tre effectu e pour toutes les p riodes et tous les journaux au moment o vous cl turez l exercice D s que vous remettez votre d claration TVA l administration vous avez tout int r t cl turer les facturiers et les financiers faisant intervenir de la TVA pour figer la situation et emp cher des discordances ult rieures Aussi est il conseill de cl turer une p riode d s que vous avez entr votre d claration TVA pour la p riode en question en tout cas pour les journaux susceptibles d influencer la d claration TVA tels que les journaux de vente ou d achat LES OP RATIONS COMPTABLES e Lors de l impression des journaux le statut CL TURE de la p riode est mentionn Vous tes ainsi assur de disposer d un listing d impression d finitif Les totaux de contr le mentionn s permettent de v rifier par comparaison avec les totaux de contr le du journal central qu un journal n a pas t modifi apr s coup e Si votre organisation interne le justifie vous pouvez valider cl turer les journaux p riodes plus fr quemment au mois le mois afin de figer d finitivement les crit
355. re sp cifier le num ro de compte et WinBooks vous pr sente la les fiches concern es Un bouton en regard vous permet d y acc der imm diatement D cocher la case UTILISER dans ce cas vous stipulez express ment WinBooks qu il ne faut jamais imputer ce compte bancaire sur la fiche correspondante Ce sera le cas pour un compte bancaire ouvrant sur des r f rences multiples de la comptabilit Exemple compte de carte de cr dit le m me compte bancaire est utilis pour les relev s de compte de diff rents titulaires de carte Or dans la comptabilit on a ouvert une fiche par titulaire de carte On ne d sire pas que WinBooks impute automatiquement et erron ment ce compte 142 ENVOYER LES RAPPELS ENVOYER DES RAPPELS Pour une bonne gestion des clients d biteurs il est indispensable de tenir l il les postes chus et ceux qui vont tomber ch ance l ch ancier que vous pouvez consulter l cran ou imprimer vous offre cette information Vous pouvez ensuite envoyer des rappels de paiement aux clients en retard de paiement La date d ch ance d une facture est le crit re qui permet WinBooks de d terminer si un client est en retard de paiement et de le reprendre sur la liste d envoi des rappels Vous pouvez cela ajouter d autres param tres tels que le solde chu minimal ou le d lai entre deux rappels Enfin suivant vos habitudes de travail vous pouvez reprendre sur le rappel uniquemen
356. reprennent le d tail de tous les mouvements pass s sur les comptes s lectionn s ou uniquement les postes ouverts Tandis que les historiques p riodiques ont trait une p riode ou une s lection de p riodes de l exercice entr lors de l ouverture du dossier les historiques tout court reprennent l historique complet de tous les exercices Pour imprimer un historique cliquez sur l onglet LISTES DE GESTION dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent 289 290 PARTIE 9 gt IMPRESSION e o o Imprimer le hit parade du chiffre d affaires Cette liste permet d diter les tiers par ordre croissant ou d croissant de leur chiffre d affaires sur une p riode particuli re ou sur une suite de p riodes et de conna tre par exemple vos clients les plus importants les fournisseurs chez qui vous achetez le plus et d agir en cons quence La liste reprend le n de t l phone du tiers ainsi que leur n de TVA Pour imprimer un hitparade du chiffre d affaires cliquez sur l onglet LISTES DE GESTION dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent Les listes signal tiques e o e Imprimer une liste standard Toutes les donn es encod es dans les fonctions du menu FICHIER signal tiques comptes et tables peuvent tre imprim es sous forme de listes et servir ains
357. res choir ainsi que les paiements non lettr s et les OD gt CAT GORIE Si vous avez attribu des cat gories vos clients il est possible de s lectionner une cat gorie pour que seuls les clients de cette cat gorie soient repris sur la liste Vous pourrez en effet avoir des accords avec certains clients pour qu ils ne re oivent jamais de rappel gt A PARTIR DU CLIENT JUSQU AU CLIENT S lectionnez ventuellement une fourchette de clients ou laissez vide si vous voulez tenir compte de tous les clients Entrez le m me client dans les deux zones s il est le seul qui vous souhaitez envoyer une lettre de rappel PAYER LES FOURNISSEURS 4 Cliquez sur le bouton OK pour afficher la proposition de rappels 5 Adaptez ventuellement la proposition de rappels 6 Cliquez sur le bouton IMPRIMER et r pondez n gativement la question que WinBooks vous pose pour lancer directement l impression R pondez affirmativement la question que WinBooks vous pose si vous voulez d abord visualiser chaque lettre l cran Cliquez ensuite dans l cran de visualisation sur le bouton IMPRIMER pour lancer l impression 7 D s que les lettres sont imprim es WinBooks vous demande si vous voulez mettre le niveau des rappels jour r pondez n gativement si les lettres imprim es servent de copie d preuve ou de contr le Le niveau de rappel s inscrit automatiquement dans la colonne RAPPEL de l extrait de compte du
358. res lettr es et apur es ou seulement l historique des critures partiellement lettr es ou pas lettr es du tout Comme le syst me de lettrage permet de d tecter et d isoler les postes ouverts il offre d autres issues importantes pour une gestion efficace des dettes et des cr ances l dition des postes ouverts la balance g e des clients et des fournisseurs et l impression des lettres de rappel Dans le cas des comptes g n raux tels que les comptes d attente ou de transfert il permet de voir quelles sont les critures pour lesquelles il n y a pas d extourne qui les annule ee o Important Si vous ne lettrez pas un paiement avec sa ses factures e Dans les propositions de paiement faire vos fournisseurs WinBooks pourrait vous proposer des montants erron s qui ne tiennent pas compte d ventuels acomptes e Dans les rappels WinBooks pourrait rappeler erron ment une facture d j pay e e Les balances ag es pourraient sortir des montants fantaisistes Pour ces diff rentes raisons si vous utilisez la gestion des paiements de WinBooks vous devez au pr alable lettrer correctement les critures soit directement lors de l encodage des financiers soit apr s coup en consultant les extraits de compte N oubliez pas de nettoyer r guli rement vos comptes en imputant les ventuelles diff rences de paiement 132 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Lettrage lors de l encodage
359. reur est charg e dans la propri t Wb LastErrorMessage D s que les op rations d ouverture sont execut es et renvoient les bonnes valeurs on peut passer la pr paration de l importation Pr paration de l importation Format des fichiers d importation Facultatif DBF par d faut TXT texte d limit par virgule SDF Standard delimited format Le format natif de Winbooks est le format DBF avec fichiers d index CDX Foxpro galement en version client serveur Wb import fileformat DBF Bool en Une valeur de retour vraie True indique que le format est valide et reconnu par Winbooks PR PARATION DE L IMPORTATION R pertoire dans lequel se trouve les fichiers importer Obligatoire wb import directory repertoire Bool en Une valeur de retour vraie indique que le r pertoire est valide et contient des fichiers d importation au format sp cifi DBF par d faut Ce r pertoire contient les fichiers d importation en g n ral au moins le fichier d critures ACT DBF et facultativement l ACF dbf plan comptable le CSF dbf signal tique client fournisseur le CURRENCY dbf comprenant les monnaies et leurs cours le DBK dbf les journaux TABLES dbf les codes tables et leur signification le ZIPCODE les codes postaux rajout s En ce qui concerne le contenu des champs remplir dans le cas d une importation Winbooks en mode natif il doit correspondre celui g n r par
360. rimer ou si la liste affich e tait d j coch e vous pouvez emp cher son impression en cliquant sur le bouton SUPPRIMER DE LA LISTE DES IMPRESSIONS e Ne pas imprimer la liste visualis e fermer la fen tre de visualisation e e Le bouton Param tres Le bouton PARAM TRES disponible dans la fen tre des impressions permet de sp cifier certaines mentions facultatives sur les listings par exemple le nom abr g du dossier et de choisir quelle date doit tre imprim e sur les listes date syst me d faut date sp cifique ou date demander lors de la premi re impression o o o Le dossier PDF Le dossier PDF une exclusivit WinBooks permet de g n rer une liasse d impressions sous format PDF Sc nario type la fiduciaire ne doit plus imprimer et transmet le fichier PDF contenant la liasse son client pour consultation et impression la carte La liasse peut en outre tre crypt e si vous disposez du module s curit Pour g n rer une liasse lectronique v rifiez les param tres d impression cochez les listes inclure dans la liasse indiquez les s lections ventuelles pour chaque liste et cliquez sur le bouton DOSSIER PDF pour lancer la g n ration de la liasse Le nom de fichier propos par d faut par WinBooks peut tre adapt e o o Impression r sum e Pour la plupart des listes comptables WinBooks offre le choix entre impression compl te et impression r sum e Si c est le cas vous verrez
361. ris dans le sens voulu L chez le bouton de la souris le rectangle est dessin Vous pouvez maintenant le s lectionner et ventuellement le d placer agrandir ou diminuer sa taille en cliquant tout en gardant le bouton gauche de la souris enfonc sur un des points de s lection et en glissant ensuite la souris dans le sens voulu Vous pouvez changer l paisseur ou la couleur des bords en vous servant du bouton droit de la souris et l option PROPRI T S OBJET Peut tre utilis par exemple pour dessiner un cadre autour d un champ Dessiner un rectangle plein La fa on de travailler est identique celle utilis e pour un rectangle avec bords La seule diff rence c est que le rectangle a un fond noir Vous pouvez changer la couleur du fond en vous servant du bouton droit de la souris et l option PROPRI T S OBJET Si vous voulez superposer une zone de texte pensez d abord changer la couleur du texte sans quoi vous ne verrez pas le texte Dessiner un rectangle sans bords La fa on de travailler est identique celle utilis e pour un rectangle avec bords La seule diff rence c est que le rectangle a un fond gris Vous pouvez changer la couleur du fond en vous servant du bouton droit de la souris et l option PROPRI T S OBJET Passer en mode texte cliquez ensuite dans la partie ditable du document en gardant le bouton gauche de la souris enfonc et glissez la souris dans le sens voulu L chez le bouton de la s
362. rnet haute vitesse ADSLt l distribution e la possibilit pr vue en standard d encrypter le backup garantissant ainsi sa confidentialit la cl n tant m moris e nulle part seul le d tenteur de la cl peut d crypter le backup Adresses WinBooks de grande capacit En g n ral les providers Internet classiques n acceptent pas des messages d passant une certaine taille en g n ral 5 Mo et limitent le contenu de la bo te Si c est le cas tudiez avec votre provider la possibilit de faire sauter ces limitations ou mieux optez pour les adresses WinBooks de grande capacit BACKUP SUR INTERNET En effet si la capacit de votre bo te aux lettres habituelle est limit e WinBooks vous propose des adresses e mail de grande capacit que vous pourrez utiliser de mani re sp cifique pour les copies de s curit Vous payez une redevance annuelle en fonction de la taille de la bo te de 25 250 Mo A titre d exemple une bo te de 100 Mo vous permet de maintenir 25 backup diff rent de 4 Mo en moyenne Au del il faudra archiver les anciens backup et les effacer de la bo te apr s les avoir ventuellement grav sur CD Utilisez une bo te aux lettres sp cialement d di e aux messages comptables WinBooks n ayant pas la vocation d un programme complet de messagerie si des e mails non comptables entendez non envoy s par WinBooks se retrouvent galement dans la bo te WinBooks n est pas en mesure de le
363. ronique au format PDF standard Adobe Acrobat ventuel lement encrypt qui est g n r e et transmise au client par disquette ou e mail qu il peut alors loisir archiver visualiser ou imprimer Gain de temps et d argent consid rable de part et d autres w amp lt PROPOS DE CE LIVRE A propos de ce livre Ce livre accompagne votre logiciel WinBooks il contient presque toutes les descriptions n cessaires l utilisation des nombreuses fonctions du logiciel et de ses divers modules en option Les crans essentiels ont galement t saisis sur papier Vous pourrez donc utiliser le livre de diverses fa ons e pour vous faire une premi re impression en parcourant le livre vous d couvrirez l ventail des possibilit s offertes la flexibilit et la clart des proc dures de travail mises en oeuvre e pour vous familiariser en profondeur avec ce logiciel de comptabilit et d analyse comptable vous y trouverez les proc dures de travail et d couvrirez sa convivialit de plus chacune des fonctions majeures est introduite par quelques alin as sur le principe comptable auquel elle se rapporte enfin comme manuel sur votre bureau pendant le travail l cran des introductions sur les principes comptables des proc dures d taill es suivre pas pas des remarques nombreuses sur les choix les restrictions les variantes qui se pr sentent au cours du travail Ci apr s nous vous indiquons comme
364. s un autre exemple le calcul du chiffre d affaires p riodique par client CA PERIODIQUE CLIENTS est une requ te beaucoup plus puissante faisant intervenir plusieurs fichiers distincts les critures et les signal tiques des variables et des fonctions et qui vous donne une id e de la puissance du langage SQL Ecrivez modifiez votre requ te SQL en commen ant toujours par l instruction SELECT et cliquez sur Ex cuter pour lancer le calcul sauf erreur dans la syntaxe lors de la r daction le r sultat s affiche dans les cellules Excel Il est possible de mettre la requ te en biblioth que cliquez sur Enregistrer et sp cifiez un nom de requ te d agrandir la fen tre cliquez sur Zoom d effacer une requ te enregistr e NB Les requ tes peuvent galement tre activ es via l interface de programmation WinbooksOfficeApi dil voir le chapitre Liaison de programmes externes Winbooks Voici un fragment de code tr s compact qui consolide les comptes de charge p riodiques de 200 agences d un groupe Dim Wb As New WinbooksObject Wb Init If Wb Login SYSTEM lt gt 0 Then MsgBox Problem logging to Winbooks vbCritical Exit Sub Wb Sqal nitialize Wb Sqal OutputFileFormat Excelfile other options dbf file txt file For i 1 To Wb Companies Count iterate for every company If Wb OpenDossier Wb Companies i Name lt gt 0 Then successfully opened the dossier If Wb O
365. s A cet gard il peut tre int ressant d utiliser une adresse e mail s par e d dicac e la messagerie WinBooks Importer des critures l importation consiste en la r cup ration d un fichier zip g n r par le programme d exportation de WinBooks dans un dossier comptable existant Les caract ristiques de l importation sont les suivantes e si le fichier d exportation contient des documents additionnels documents scann s et ou attribu s des critures tout autre document ceux ci sont sauvegard s dans les sous r pertoires pr vus par WinBooks e si le fichier d exportation a t encrypt vous aurez besoin du mot de passe assign lors de l exportation pour pouvoir le lire e si des donn es journaux p riodes avaient t bloqu es lors de l exportation elles deviendront nouveau accessible l encodage apr s importation ee o Pour importer vos donn es comptables 1 Cliquez sur le menu DOSSIER 2 Cliquez sur l option IMPORT l importation se fait via un assistant qui vous guide travers les diff rentes tapes Cliquez sur le bouton SUIVANT pour passer l tape suivante sur le bouton PR C DENT pour revenir une tape pr c dente enfin sur le bouton IMPORTER pour d marrer l importation 3 S lectionnez le fichier importer La fa on de travailler d pendra du mode d envoi fichier ou e mail e Envoi par fichier indiquez le r pertoire o se trouve le fichier d importati
366. s avec une r partition plus complexe ou inhabituelle Le dictionnaire procure la fois facilit et gain de temps l encodage suffit pour s en convaincre de penser l encodage des factures d achat de carburant avec TVA d ductible TVA non d ductible partie priv e et partie professionnelle de factures r p titives comme le loyer d op rations diverses d amortissements d op rations de fin d ann e D s qu une criture de ce type se pr sente en cours d encodage il est int ressant de l enregistrer dans le dictionnaire de mani re pouvoir y faire appel ult rieurement sans avoir en reproduire le d tail On peut de la m me fa on rappeler n importe quel moment une criture plus ancienne et l enregistrer dans le dictionnaire pour usage ult rieur Le dictionnaire est subdivis en quatre rubriques principales qui correspondent aux quatre types d encodages Ventes Achats Financiers Op rations Diverses Chaque criture type doit tre enregistr e dans la rubrique qui lui convient Cette premi re subdivision peut tre pouss e plus loin et le dictionnaire peut ainsi tre organis pour r pondre exactement vos besoins D veria Achat M Franci T Oncle dirin Dans le dossier ouvert s lectionnez le menu des ENCODAGES et l option ACHATS NC ACHATS ou VENTES NC VENTES LE DICTIONNAIRE D CRITURE Encodez les donn es relatives la facture en t te et lignes d imputation comme vous le fai
367. s avoir ventuellement visualis et ou imprim le r sultat 8 Si le test comptable est erron vous devez lancer une r organisation et recommencer ensuite le test comptable R organisation La r organisation a pour fonction essentielle de reconstruire les fichiers comptables ventuellement endommag s lors d une interruption accidentelle du logiciel Dans certains cas WinBooks vous invitera la lancer d office R indexer ou R organiser En plus de r indexer reconstruire uniquement les fichiers d index la r organisation recalcule les soldes des comptes r tablit 342 Backup Assurance tout risque BACKUP l quilibre de certaines transactions recalcule les lettrages et nettoie les fichiers de donn es En effet lorsque vous supprimez un compte ou une donn e d une table le compte ou la donn e ne para t plus l cran elle reste cependant physiquement pr sente dans le fichier avec le statut DELETED jusqu ce que vous proc diez une r organisation Pour r organiser les fichiers d un dossier Cliquez sur le menu DOSSIER Cliquez sur l option MAINTENANCE Cliquez sur l option R ORGANISATION Cliquez sur l action ex cuter INDEXATION pour reconstruire uniquement les fichiers d index R ORGANISATION pour r indexer les fichiers d index et pour nettoyer les fichiers De par sa nature la r organisation prend un peu plus de temps que la r indexation Cliquez sur l
368. s cat gories destin es subdiviser votre fichier d articles Pour acc der aux cat gories 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur l option CAT GORIES 3 Cliquez ensuite sur le type de cat gorie Exemples Cat gories de client grossiste d taillant particulier Cat gories de fournisseur avocat m decin garagiste Cat gories de comptes g n raux comptes fiscalement non d ductibles ou cat gories permettant un autre regroupement en vue d une exportation des donn es 79 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES o o o Les civilit s Afin de vous adresser correctement vos clients et fournisseurs WinBooks est fourni avec une table des civilit s qui contient les diff rentes formules de civilit Monsieur Madame Ma tre Docteur SA SPRL Les zones CIV sur les fiches client et fournisseur permettent de r cup rer la formule de civilit ad quate de la soci t en tant qu organisation et la personne de contact est possible d ajouter de modifier et de supprimer des formules de civilit Pour acc der aux codes de civilit 1 Dans le menu FICHIER cliquez sur l option TABLES 2 Cliquez sur l option CODES CIVILIT e o o Les langues Afin de vous adresser vos clients et vos fournisseurs dans leur langue WinBooks est fourni avec une table des langues La zone LANGUE dans les fiches de tiers sert d terminer la langue d dition des r
369. s consulter leur sujet est simplement mentionn mais il n est pas possible d en prendre connaissance dans le programme WinBooks mais bien videmment via votre programme de messagerie habituel Outlook Eudora WinBooks arrive pr configur avec une adresse e mail de d monstration commune tous les utilisateurs qui valuent WinBooks Ceci signifie deux choses Vous allez y retrouver en plus des e mails que vous envoyez ceux d autres utilisateurs ce qui n est pas l id al au niveau confidentialit Les e mails envoy s dans cette bo te sont purg s sans pr avis apr s un d lai de 48 heures C est apr s souscription que vous recevrez votre adresse e mail strictement personnelle s curis e par mot de passe confidentiel Un message d avertissement vous demande confirmation quand vous tenter d envoyer un message dans la bo te publique de d monstration Si vous avez effectu un backup en vous servant de l outil int gr dans WinBooks vous pouvez tout moment r cup rer ce backup Cette proc dure est appel e RESTORE 347 ER m MEN a i y ani E ED m Ep e 47 HREAIFPFAIAAICE AA De Le Yp CAS Ta i 1 4 A FA E Vu nn E BR E MAUR EE f UE ra EN Bn E rn EN U EE Pour faire un restore Fermez le dossier 1 Cliquez sur le menu DOSSIER 2 Cliquez sur l option MAINTENANCE 3 Cliquez sur l option RESTORE 4 Entrez les renseignements demand s INDIQUEZ LE FICH
370. s courantes et p riodiques historiques p riodiques bilan interne et tableau de bord LISTES DE GESTION balances g es historiques complets et hit parade du chiffre d affaires LISTES SIGNAL TIQUES listes de toutes les donn es enregistr es dans les options du menu FICHIER e DOCUMENTS ADMINISTRATIFS d claration et listing TVA relev intracommunautaire et bilan officiel 283 284 PARTIE 9 gt IMPRESSION Cochez ou double cliquez sur dans la fen tre LISTES S LECTIONNER celle s que vous souhaitez visualiser et ou imprimer Si vous ne souhaitez consulter ou imprimer qu une seule liste il n est pas n cessaire de la cocher il suffit de positionner le curseur dessus Entrez dans la partie de droite intitul e S LECTION les crit res de s lection qui vous conviennent Ces crit res diff rent d apr s la liste s lectionn e Dans les listes d roulantes reprenant les valeurs de s lection double cliquez sur la valeur souhait e pour la s lectionner Appuyez sur la touche ENTER pour visualiser la liste m me sans que vous n ayez chang les crit res de s lection Les crit res de tri sont imprim s en bas de page de la liste Cliquez sur un des boutons suivants en fonction de l action ex cuter IMPRIMER pour imprimer directement Cliquez ensuite sur le bouton OK dans la fen tre d impression pour lancer l impression VISUALISER pour afficher d abord la liste l cra
371. s crit res de s lection qui vous conviennent e o Imprimer le bilan interne Le bilan interne ou la balance provisoire reprend la balance des comptes g n raux Il se distingue du bilan officiel d poser en fin d exercice par sa pr sentation son degr de d tail clatement par compte et par son caract re p riodique En effet tandis que le bilan d finitif porte d office sur tout l exercice le bilan interne porte sur les p riodes que vous s lectionnez respecte le sch ma abr g des comptes annuels sous forme de liste mais avec l clatement par compte en plus Le bilan interne reprend les soldes suivants r partis sur trois colonnes 1 re colonne solde du compte 2 me colonne solde de la sous rubrique 3 me colonne solde de la rubrique ou de la classe suivant l intitul de la ligne Les soldes des classes sont entour s d un cadre Les soldes cr diteurs sont pr sent s entre Pour imprimer le bilan interne cliquez sur l onglet LISTES COMPTABLES dans la fonction d impression et suivez la m thode de travail g n rale en entrant les crit res de s lection qui vous conviennent e o Imprimer le tableau de bord Le tableau de bord est un instrument qui vous permet d analyser les soldes de vos comptes et d tablir des ratios entre les diff rents postes du bilan et du compte de r sultat Pour imprimer le tableau de bord cliquez sur l onglet LISTES COMPTABLES dans la fonction d impression et suivez
372. s d un export fiduciaire Le cas ch ant vous devez entrer une OD de correction dans une p riode ouverte si l criture a t valid e ou si elle appartient une p riode cl tur e Si la p riode est bloqu e suite un export fiduciaire il faut attendre le retour des critures de la fiduciaire ou forcer le d blocage via la fonction IMPORT Cliquer trois fois sur le bouton suivant pour arriver la liste des journaux p riodes bloqu s et s lectionner les journaux d bloquer Une criture r cup r e d un autre logiciel est consid r e dans WinBooks comme tant une criture valid e il n est donc plus possible de la supprimer Pour supprimer une criture 1 Cliquez sur le menu ENCODAGES 2 Cliquez sur l option fonction d encodage correspondant au type d criture supprimer ventes achats financiers op rations diverses 3 Recherchez l criture supprimer 4 Cliquez sur EFFACER 5 Confirmez la suppression En agissant de la sorte vous provoquez une rupture dans la num rotation convient par cons quent de r encoder une nouvelle facture sous ce num ro et dans cette p riode PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES LE DICTIONNAIRE D CRITURES Le dictionnaire constitue une biblioth que d critures pr enregistr es qui peuvent tre appel es en cours d encodage soit parce qu il s agit d critures r p titives soit parce qu il s agit d criture
373. s doit tablir la connexion avec l internet 2 D s que la connexion est tablie le courrier est relev les ent tes des messages sont pr sent s 3 S lectionnez le courrier sauvegarder et cliquez sur le bouton T L CHARGER pour sauvegarder le ou les courriers s lectionn s Vous pouvez suivre la progression du t l chargement dans la derni re ligne 1 de la fen tre 4 WinBooks propose de sauvegarder le courrier dans le sous r pertoire Import du r pertoire dans lequel WinBooks a t install sous le nom WinBooksExport zip Vous pouvez changer ces valeurs par d faut A Ne changez pas l extension ZIP sans quoi il sera impossible de d compacter le fichier 5 WinBooks propose ensuite de supprimer le fichier t l charg de votre bo te de message WinBooks Si vous r pondez n gativement vous pouvez encore le faire apr s coup en cliquant sur le bouton EFFACER de la bo te de message apr s avoir s lectionn le courrier en question 6 Fermez la fen tre ou cliquez sur le bouton ANNULER AT L 312 PARTIE 10 gt IMPORT EXPORT DES DONN ES 7 Si le courrier relev tait un dossier comptable vous pouvez maintenant l importer WinBooks est capable de g rer uniquement les e mails g n r s par sa propre messagerie comptable Si la bo te e mail contient d autres messages que ceux g n r s par WinBooks il sont simplement mentionn s dans la liste le sujet du message sans pouvoir tre lu
374. s donn es comptables est important ou si les performances du r seau sont m diocres il est n cessaire d installer le module Client Serveur 42 PARTIE 1 gt INTRODUCTION ET INSTALLATION En effet en mode client serveur e Seul le r sultat d une requ te transite sur le r seau une partie du processing database est effectu en local par le serveur gt augmentation de la vitesse des traitements surtout quand il y a des gros volumes traiter e La gestion des acc s concurrents file et record locking est optimis e gt le ralentissement quand on augmente le nombre d utilisateurs connect s est fort att nu e Les fichiers d index ne transitent plus sur le r seau et la mise jour n est effectu e par le serveur que quand la transaction est compl te gt augmentation de la la stabilit de l application e Acc s au standard SQL ce qui permet un reporting multitable taill sur mesure De plus la base de donn es Advantage client serveur utilis e par WinBooks www advantagedatabase com offre plusieurs atouts e Facilit d installation et de maintenance e Performances requ tes SQL sur des gros fichiers jusqu 25 fois plus rapide que le mode local ou Foxpro e Format de fichiers identiques en mode client server et en mode local pas de conversion n cessaire compatibilit avec les applications existantes une application externe en Foxpro peut attaquer les fichiers simultan ment e Mode Autoswitch
375. s informations sp cifiques relatives cet abonnement Encodage abonnement Das d di abiman F guance Prochane tagus Ranyon Dimarche Le demie lacre Ci hae de anorani Daie de ho d abonmerment 23022207 Tarne l sbormemert E negli E rl e V rifiez si la date de d but d abonnement est correcte Elle correspond celle que vous avez introduit dans la facture d abonnement introduisez la fr quence laquelle les factures devront tre g n r es et introduisez la date de fin d abonnement e Cliquez sur ENREGISTRER 228 LES ABONNEMENTS ee o Modifier les param tres de l abonnement Pour modifier les caract ristiques de la facture type ou les param tres de l abonnement e S lectionnez le menu FACTURATION et ensuite l option ENCODAGE e S lectionnez dans la liste d roulante le code journal de la facture type utiliser e _ Introduisez le num ro de document qui caract rise la facture type e Modifiez les donn es si n cessaire e Cliquez sur DONN ES ABO pour modifier les param tres de l abonnement fr quence date de fin e Cochez la case TERMINER pour ne plus g n rer les factures correspondantes e Cliquez sur ENREGISTRER ee o G n rer la proposition de factures d abonnement Tout l int r t de l abonnement r side dans le fait de ne plus avoir encoder les factures r p titives p riodiques et dont les caract ristiques sont connues d avance P riodiquement il vous rest
376. s inscrit automatiquement et ne peut tre modifi Le compte utilis est le compte centralisateur d fini pour les virements mis en g n ral un compte 58 Vous pouvez d s lectionner cette option 5 Cliquez sur OK quand WinBooks signale que l op ration est termin e une liste est imprim e ou un fichier est g n r ENCODAGE DES OP RATIONS DIVERSES Les op rations diverses ont trait des op rations purement comptables telles que l ouverture des comptes les corrections ou les r gularisations e Les journaux d O D de WinBooks Lors de la cr ation d un nouveau dossier WinBooks cr e automatiquement les journaux d O D suivants OPDOUV R OUVERTURE DES COMPTES Ce journal est destin l ouverture des comptes faite manuellement lors de la cr ation d un nouveau dossier La p riode d encodage est d office la p riode de report OPDIV JOURNAL D OP RATIONS DIVERSES Ce journal est destin aux op rations diverses ex rectifications en cas d erreurs d imputation en cours d exercice OPDVIR JOURNAL D OP RATIONS DIVERSES VIREMENTS MIS Ce journal est destin aux op rations diverses cr es par WinBooks sur votre demande lors de l ex cution des virements bancaires ENCODER LES OP RATIONS DIVERSES OPDCLO OP RATIONS DE CL TURE D EXERCICE Ce journal est destin aux critures de r gularisation lors de la cl ture d un exercice La p riode d encodage est d office la p riod
377. s la feuille de calcul PARTIE 11 gt EXPLOITATION DANS EXCEL consolid e e S lectionnez si n cessaire une colonne de comparaison diff rente de celle qui est propos e En retenant la r f rence comme colonne de comparaison le programme v rifie pour chaque r f rence si celle ci est pr sente dans les feuilles de calcul consolider Le cas ch ant la feuille de calcul consolid e pr sente une seule ligne avec cette r f rence et les valeurs des champs suivants sont mis dans des colonnes plac es c te c te e Cochez l option TOTALISER LES COLONNES NUM RIQUES pour obtenir la somme des colonnes qui font r f rence des champs identiques d bit 1999 et d bit 2000 par exemple Si cette option n est pas coch e les donn es figurent dans des colonnes s par es e Cochez l option COLONNE ALPHAB TIQUE gt REMPLACER pour ins rer une seule colonne de libell s au lieu de deux e Cliquez sur CONSOLIDER pour visualiser le r sultat de la s lection demand e 4 OPTIONS UTILES Les options g n rales permettent de d finir comment les donn es provenant de WinBooks seront r cup r es dans le classeur Excel Le menu WinBooks dans Excel pr sente quelques autres options int ressantes comme Effacer la feuille ou ajouter une feuille existante pour faciliter la gestion du classeur ouvert Les outils quant eux se pr sentent comme des utilitaires usage interne pratiques pour r soudre des situations probl mes
378. s le choix entre deux exercices dans lesquels vous pourrez encoder des critures e Une balance de r ouverture en ann e 2 est continuellement tenue jour avec le solde de chaque compte g n ral client et fournisseur dans un journal d O D de r ouverture cr par WinBooks il s agit du journal REOPEN Cette r ouverture est automatique et permanente Si vous passez des N critures dans l ann e N les soldes de report de l ann e N 1 seront automatiquement jour sans autre intervention de votre part 179 iF N E ga pao a gF 1 ESA n ER BE ghil ga CR A 3 LE MM a le A il M Lu z Ca 2 nu Re PA a i TENRA A D ln e L I d J i A i as l LL U i Bu fi EA E D IT aS D fi ln i i g Le journal REOPEN est install par WinBooks ne peut tre supprim de la liste des journaux ne peut pas tre imput manuellement peut tre imprim comme tout autre journal Dans le journal REOPEN de l ann e 2 le compte g n ral 149999 reprend le solde des comptes des classes 6 et 7 de l ann e 1 afin d quilibrer la balance A noter que ce compte n appara t plus dans la balance de l ann e 2 d s que le solde des comptes des classes 6 et 7 de l ann e 1 est gal O Le compte 149999 est install par WinBooks figure dans la liste des comptes centralisateurs ne peut pas tre imput manuellement Ouverture d un troisi me exercice WinBooks permet
379. s le propose automatiquement en respectant l ordre suivant le code TVA associ au compte tiers s lectionn le code TVA associ au compte d imputation et enfin le code TVA d fini dans les param tres g n raux l criture peut tre en quilibre et donc enregistr e d s que le compte d imputation et le code TVA sont entr s sur la base du montant de la facture et du code TVA WinBooks calcule en effet dans le r capitulatif TVA automatiquement le montant taxable ainsi que le montant de la taxe Ne s lectionnez pas de code TVA si vous voulez ventiler le montant imput sur un compte sur diff rents taux de TVA La ventilation est faire manuellement dans le volet R CAPITULATIF TVA MONTANT S il s agit de la premi re ligne d imputation WinBooks inscrit automatiquement le montant qui correspond au montant de la facture hors TVA Si vous faites plusieurs imputations adaptez le montant la zone A IMPUTER affiche le solde qui reste imputer Tant que ce solde n est pas O il sera impossible d enregistrer l criture Dans les lignes d imputations suivantes le solde correspond au total de la facture hors TVA d duction faite des montants imput s dans les lignes pr c dentes D C Indiquez le sens de l criture D pour un montant au d bit C pour un montant au cr dit Le sens s inscrit automatiquement en fonction du sens d fini dans la fiche des comptes g n raux Dans le cas des comptes de produits cl
380. s par ses diff rents d partements Pour obtenir ces informations le gestionnaire cr e dans WinBooks une section analytique appel e d partement Il sp cifie ensuite quels sont les diff rents d partements de l entreprise tudi e en d finissant les comptes analytiques correspondants Administration Production Marketing Ventes La d finition du crit re d partement a permis au gestionnaire de d gager des informations utiles pour la gestion de l entreprise Il souhaite en m me temps comparer les co ts et revenus g n r s par les dossiers trait s dans cette m me entreprise Pour cela il d finit le dossier comme deuxi me section LA MISE EN ROUTE analytique Comme dans le cas des d partements d s que la section est d finie il faudra d finir les comptes analytiques correspondants c est dire les noms des diff rents dossiers cette fois Vander Delarue Dupuis l entreprise a trois repr sentants qui se partagent les ventes sur les trois r gions du pays Bruxelles Flandre et Wallonie Pour analyser les r sultats obtenus on se contentera de d finir un seul plan analytique qu il s agisse du plan repr sentant ou du plan secteur g ographique et non deux puisque les deux crit res sont identiques En effet en d finissant plusieurs sections analytiques il importe de s assurer que les sections correspondent des crit res ind pendants l un de l autre pour ne pas multiplier le travail d encodage sans po
381. s une table Modifier une donn e dans une table Supprimer une donn e dans une table R cup rer une donn e d une table gt les tables de WinBooks Les codes postaux Les codes pays Les cat gories Les civilit s Les langues Les codes de paiement gt Redassement bilantaire LA GESTION DES COMPTES gt Principes g n raux de la gestion des comptes gt Les fiches de compte Les comptes clients Les comptes fournisseurs Le plan comptable gt Manipulations dans les fiches Principe d utilisation de la vue Fiche Cr er un compte Modifier un compte Supprimer un compte Bloquer un compte Entrer un m mo gt Les listes Principe d utilisation de la vue Liste La disposition des colonnes Les tris et les s lections Les recherches gt Les critures Principe d utilisation de la vue Ecritures Les diff rentes s lections possibles L extrait de compte TABLE DES MATI RES 73 73 74 75 75 76 76 76 77 78 78 78 79 80 81 81 84 85 87 87 87 88 88 89 89 90 90 90 92 93 94 94 94 95 gt Les totaux Principe d utilisation de la vue Comparatif des soldes L ch ancier L volution du chiffre d affaires PARTIE 3 L encodage et les op rations comptables AVANT D ENCODER DANS WINBOOKS gt Les principes d encodage gt P riodes comptables et num rotation Implication de la p riode sur la d claration TVA Choix de la p riode Num rotation des documents gt Les diff rents journaux L ENCODAGE DES
382. sans support papier EDIVAT et INTERVAT Le projet EDIVAT est surtout destin aux experts comptables qui d posent des d clarations p riodiques la TVA pour leurs clients En premi re instance sont vis s les bureaux qui d posent un grand nombre de d clarations sur une base mensuelle Par ailleurs si l on dispose d un logiciel comptable qui permet de cr er correctement des messages lectroniques d clarations pouvant tre accept s par l administration et dans la mesure o l on dispose aussi d une connexion X 400 Isabel r seau X 400 de Belgacom IBM GEIS le recours au syst me EDIVAT peut galement tre int ressant m me pour un petit nombre de d clarations Quant au projet INTERVAT il s adresse principalement aux entreprises qui ne d posent qu une d claration par mois ou par trimestre et permet l assujetti de d poser d une mani re s curis e des d clarations TVA via Internet en utilisant des certificats digitaux et une signature lectronique A l heure actuelle aucune interaction n est pr vue avec des programmes comptables il faut recopier lectroniquement les montants des cases de la d claration dans les formulaires sur le site de l administration Vous devrez au pr alable vous munir d un certificat de signature lectronique ainsi que vous rendre personnellement la chambre de commerce de voire r gion Dans WinBooks la d claration TVA imprim e est compos e de plusieurs volets e Le documen
383. sateurs Celui ci d coule d une implantation correcte du programme Winbooks et des donn es des dossiers sur le serveur Voyez ce sujet l annexe technique d installation en mode Terminal Serveur dis ponible sur le cd rom qui d passe le cadre de ce manuel d utilisation Cette annexe distingue deux cas installation chez un provider plusieurs abonnements licences de groupes d utilisateurs totalement ind pendants ou installation dans une fiduciaire avec possibilit de donner acc s aux clients en lecture ou h berger la licence du client La configuration sur grappes de serveurs est galement abor d es serveurs en load balancing 407
384. sation possible Saisie structur e des taux de TVA Gestion automatique en une ligne de la TVA partiellement d ductible Dictionnaire d critures tendu incorporant les imputations TVA Import Export fiduciaire Le client et sa fiduciaire peuvent changer via disquette ou via email Internet s curis des fichiers d critures Exemple sur base d une situation comptable que le client lui envoie la fidu ciaire encode certains journaux ex amortissements r gularisations Elle renvoie ensuite le r sultat de ces encodages au client qui les importe dans sa comptabilit Possibilit lors de l export des critures de bloquer les journaux export s afin de limiter les conflits lors de la r importation ult rieure Gestion de documents int gr e en option Au d part on scanne les pi ces comptable Factures extraits financiers justificatifs d OD Ensuite il faut les attribuer des critures soit lors de l encodage dans les journaux soit a posteriori on indique le num ro de l criture concern e Les documents scann s peuvent tre manipul s zoom rotation loupe annotations surlignage note cachet Cette possibilit de visualiser le document original associ e la facilit d uti lisation du logiciel en fait un outil p dagogique particuli rement int ressant Nec plus ultra une fonction de reconnaissance optique des pi ces comptables scann es permet associ aux param trages de Wi
385. sauvegard dans C WinBooks Data Parfilux ou dans C Dossiers Parfilux mais pas dans C WinBooks Data 4 Cliquez sur le bouton SUIVANT pour cr er un nouveau dossier vide ou un nouveau dossier avec r cup ration de donn es d un dossier cr dans WinBooks 5 Entrez les donn es des p riodes comptables P RIODE COMPTABLE TRIMESTRIELLE OU MENSUELLE Dans la grande majorit des cas choisissez une p riode mensuelle Ce choix vous permettra d tablir une d claration TVA mensuelle ou trimestrielle Seuls peuvent tenir une comptabilit simplifi e avec centralisation trimestrielle les commer ants soci t s en commandite simple ou en commandite par actions qui ne d passent pas un chiffre d affaires fix par la loi voir le cadre l gal de la loi du 17 juillet 1975 M me lorsque vous tes soumis une d claration TVA trimestrielle nous vous conseillons de choisir la gestion par p riodes mensuelles afin de b n ficier des statistiques mensuelles que propose WinBooks chiffres d affaires clients compte de r sultat en p riode trimestrielle il n est pas possible d obtenir des statistiques mensuelles PREMI RE DERNI RE P RIODE Entrez la premi re ainsi que la derni re p riode comptable du premier exercice WinBooks propose un exercice comptable d une ann e correspondant l exercice civil soit de Janvier 2000 D cembre 2000 Vous pouvez toutefois opter pour un exercice d cal et ou comme c e
386. scrites au d bit et le total des sommes inscrites au cr dit de ce compte Dans WinBooks vous pouvez consulter les soldes absolus ou les soldes d biteurs ou cr diteurs pour 1 2 exercices et effectuer ainsi une comparaison des soldes afin de voir par exemple comment se pr sentait la situation d un client la m me poque l ann e d avant Pour effectuer une comparaison des soldes 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Recherchez le compte 3 Activez F3 pour consulter la vue TOTAUX 4 l cran est divis en 3 colonnes s lectionnez dans chaque colonne le choix SOLDES et L EXERCICE dont vous voulez consulter les soldes l impression des soldes de plusieurs comptes peut tre obtenue par la fonction DOSSIER IMPRIMER LISTES COMPTABLES BALANCES P RIODIQUES e o o L ch ancier l ch ancier d un compte tiers indique le solde du compte client ventil suivant l ch ance de la dette ou de la cr ance par rapport une date donn e il PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES permet de voir ce qui est chu et choir depuis plus de 3 mois moins de 3 mois moins de 2 mois et moins de 1 mois avec un total chu et choir Pour tablir le moment d ch ance WinBooks se base sur la date d ch ance enregistr e lors de l encodage des factures Pour consulter l ch ancier d un compte tiers 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des
387. se et d autre part des renseignements comptables Il est important de bien les compl ter parce qu ils seront r utilis s PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES diff rents endroits du logiciel les rappels de paiements les ditions comptables ls permettront aussi de diff rencier les clients Enfin ils acc l reront l encodage des critures En effet certaines valeurs telles que le code paiement le compte d imputation le code TVA sont des valeurs par d faut et seront par cons quent propos es d office lorsque vous imputerez une criture sur ce client Les zones Les zones videntes telles qu adresse n de t l phone ne seront pas d taill es R F RENCE La r f rence permet de rechercher un client La r f rence est galement l ordre de tri par d faut dans les vues et les listes des clients Cet ordre peut bien s r tre modifi Quel que soit le format adopt pour la r f rence des clients il est important d observer des r gles suivantes La r f rence doit tre unique deux clients ne peuvent avoir la m me A r f rence ce qui permet entre autres de distinguer des clients portant le m me nom Une r f rence parlante est plus facile utiliser parce que plus facile retenir La r f rence doit tre coh rente ainsi si vous d cidez de laisser tomber les de les le les van pensez le faire syst matiquement ce qui facilitera les r
388. se o aucune prestation n a t effectu e Nouveaux codes TVA WinBooks 3 0 introduit une nouvelle liste de codes TVA relatifs aux ventes aux ench res En encodage des journaux vous pouvez appelez une criture dictionnaire direc tement en encodant sa r f rence Dans les facturiers encodez la r f rence dictionnaire dans la colonne compte Dans les financiers et op rations diverses introduisez la lettre D dans la colonne type et encodez ensuite la r f rence dictionnaire dans la colonne R f rence modification du commentaire et ou de la date d ch ance En consultant l cran l historique d un client d un fournisseur ou d un compte 375 376 Lines de facturation Anahtique Immob s s Archivas Listes cgnctabe Lits de gen Lits gum Documente s vit ment de plusieurs listings TVA sur PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S g n ral vous pouvez modifier le commentaire d une imputation Il suffit de double cliquer sur cette imputation dans la colonne Remarque Via l historique des clients et fournisseurs vous pouvez galement modifier la date d ch ance Listing annuel TVA Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option IMPRIMER S lectionnez l onglet Documents administratifs e o o Listing d taill Format d impression Format officiel Format interne Suite aux modifications l gales intervenues dans le cadre du scanning des d cla rations la TVA
389. sera plus rapidement op rationnel Cr ation d un nouveau dossier M R cup ration du plan comptable V R cup ration du signal tique clients V R cup ration du signal tique fournisseurs NM R cup ration des tables codes postaux cat gories MF R cup ration des cours des devises Aide Pr c dent Suivant Quitter x 2e 7 Cliquez sur le bouton SUIVANT et indiquez Ces donn es ne pourront pas tre modifi es si vous les r cup rez depuis un autre dossier WinBooks CREER UN DOSSIER LE TYPE DES R F RENCES CLIENTS ET FOURNISSEURS savoir des lettres et des chiffres ou uniquement des chiffres Evitez cette derni re possibilit moins d y tre habitu dans un ancien syst me Les r f rences alphanum riques qui reprennent une abr viation du nom sont beaucoup plus parlantes Elles peuvent comporter jusqu 10 positions Les caract res suivants sont accept s chiffres O 9 et ou lettres d office en majuscules Z espaces sauf en premi re position ainsi que les caract res et LA LONGUEUR DES NUM ROS DE COMPTE DU PLAN COMPTABLE De 4 8 positions L UTILISATION D UN PLAN COMPTABLE TYPE Le plan comptable fourni avec WinBooks respecte le cadre l gal du PCMN Plan comptable minimum normalis vous pouvez l adapter afin de faire face la sp cificit de votre entreprise Dans la plupart des cas nous vous conseillons de r cup rer
390. ses 6 et 7 Les seules informations manquantes sont le chiffre d affaires et les taxes clients informations qui seront n cessaires l dition du listing TVA clients ee o Mise jour du listing TVA clients en cas d une ouverture en cours d exercice Le listing TVA clients porte toujours sur un exercice calendrier Si vous faites une ouverture en cours d exercice vous devrez ajouter le CA et les taxes d j r alis es ee Exemple Ouverture 04 2000 Client X des ventes en 03 2000 et 04 2000 Client Y des ventes en 02 2000 Seuls le CA et les taxes du client X r alis s dans la p riode 4 seront repris sur le listing annuel Il faudra donc ajouter deux corrections ajouter le CA et les taxes du client X pour la p riode 03 2000 et le CA et les taxes du client Y pour la p riode 02 2000 l ajout de ces corrections se fait au moment de l impression du listing TVA annuel LES OP RATIONS COMPTABLES La validation des critures ee Le principe Par la validation WinBooks vous offre un moyen de fixer les critures et de les prot ger par la m me occasion contre toute modification non souhait e tout en vous laissant la possibilit d encoder de nouvelles critures dans le m me journal et pour la m me p riode Cela vous permet de r partir le travail et les responsabilit s encodage d une part et fixation apr s contr le et correction ventuelle d autre part La validation n est pas une tape obligatoire
391. sing s effectue sur le serveur seul l cran et le clavier souris sont chang s entre le serveur et le poste En plus du r seau local il est galement possible d acc der via un poste distant disposant d une connexion Internet des vitesses gales ou parfois sup rieures la vitesse obte nue en version locale Les avantages de cette solution sont acc s distant un dossier on se connecte via un pc connect Internet dossier partag avec sa fiduciaire elle ne doit plus venir encoder les documents chez son client peu gourmand en bande passante une connexion type ADSL est parfaitement indiqu e mais une connexion plus lente suffit galement pas de n cessit d avoir un pc performant le processing s effectue sur le serveur mise jour centralis e des dossiers environnement s curis du serveur Le mouvement Terminal Server est initi actuellement par les grosses fiduciaires qui y voient la solution miracle plus qu une version maintenir conomies substan tielles dans les co ts d infrastructure informatique collaborateurs itin rants connexion partir du bureau de leur domicile ou des bureaux du client possi bilit d acc s pour le client son dossier Les soci t s multi sites sont galement tr s int ress es puisque finalement tous les collaborateurs dispers s g ographi quement travaillent comme en r seau local via internet Pour pouvoir tourner en Terminal Server ave
392. soci t laquelle l utilisateur pourra acc der soit l utilisateur pouvant acc der la soci t Vous pouvez effectuer des s lections multiples ou cliquez sur le bouton TOUS pour s lectionner toutes les options affich es Cliquez sur le bouton AJOUTER Si n cessaire encodez le code administrateur indiqu sur la fiche d identification de la licence et cliquez sur OK Votre s lection appara t maintenant dans INSTALL S la liste affiche soit les soci t s auxquelles l utilisateur aura acc s soit les utilisateurs ayant acc s au dossier Fermez la fen tre Changer un mot de passe Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Un utilisateur ordinaire a un seul mot de passe et il a le droit de modifier A uniquement son propre mot de passe l utilisateur SYSTEM peut avoir un mot de passe diff rent pour chaque dossier I a le droit de modifier les mots de passe de tous les utilisateurs GERER LES UTILISATEURS ET LES ACCES Le dossier a t ouvert avec un utilisateur ordinaire sans droits d administrateur 2 3 4 5 Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option MOT DE PASSE Dans ANCIEN tapez l ancien mot de passe Dans MOT DE PASSE tapez le nouveau mot de passe Tapez le une deuxi me fois dans CONFIRMATION Cliquez sur OK et confirmez en cliquant sur OK dans la fen tre de confirmation Le dossier a t ou
393. sont effectu es de fa on globale lorsque l int gralit de l extrait ou de l od a t enregistr L analytique dans les dictionnaires Si la pi ce comptable que vous sauvegardez dans le dictionnaire comporte des imputations analytiques WinBooks 3 0 offre la possibilit de les sauvegarder simultan ment aux critures comptables Si vous ne souhaitez sauver que les critures comptables sans les imputations analytiques d cochez l option si Ajouter une r f rence dictionnaire avec imput analytiques Nouvelle r f renc Code M amp ZOUT nm g E Lorsque vous appellerez un F avec mput anabiiques dictionnaire lors des prochains R partition Mazout encodages WinBooks reprendra ts galement la r partition analy tique en adaptant le cas ch ant Annuler les montants PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Les impressions analytiques s lection sur plusieurs exercices Dans toutes les impressions analytiques p riodiques balance et historiques l intervalle de p riodes peut s taler sur plusieurs exercices P riodes De Ex 2003 Jan2003 Alex 2004 GE 7 Tr s utile pour ceux qui ont des exercices comptables d cal s et qui souhaitent analyser leurs donn es analytiques par rapport l ann e civile Les impressions analytiques tri es par compte g n ral Listes s lectionner WinBooks 3 0 vous donne acc s de Plan analytique vti Z ha nouv
394. st souvent le cas des nouvelles soci t s pour un premier exercice de plus de 12 mois WinBooks cr e automatiquement une p riode de report pour l ouverture ou la r ouverture des comptes Rep et une p riode de cl ture Cl pour les O D de cl ture Ces p riodes ne sont pas comprises dans le nombre de p riodes dont question ci avant 45 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES DEVISE S lectionnez la devise dans laquelle sera tenue la comptabilit Rappelons que depuis le ler janvier 2002 tous les dossiers doivent tre tenus en euros Si des mouvements en BEF subsistent dans les historiques WinBooks en plus de leur valeur convertie en euros donne la contrepartie originale en BEF LIBELL COMPLET ABR G Ces libell s sont g n r s automatiquement partir de l ann e laquelle appartient la premi re p riode de l exercice Le libell complet appara t dans l en t te des documents imprim s Le libell abr g sert dans les s lections l cran Cliquez sur le bouton SUIVANT et indiquez si vous voulez r cup rer un dossier existant ou pas R CUP RATION D UN DOSSIER EXISTANT Le choix propos est SANS R CUP RATION Mais vous pouvez galement s lectionner un dossier existant cr dans WinBooks auquel cas vous pouvez cocher les donn es signal tiques que vous souhaitez r cup rer En r cup rant certaines donn es par exemple le plan comptable et les tables le nouveau dossier
395. strer une facture de TVA uniquement En effet ce type de factures ne contenant que de la TVA l enregistrement se fait directement dans le volet r capitulatif TVA Servez vous des touches de raccourci pour passer ce volet Les zones De nombreuses informations sont d j compl t es en fonction des valeurs par d faut associ es au compte tiers s lectionn dans l en t te noter que dans le bas de la fen tre s inscrit un petit commentaire explicatif se rapportant la zone dans laquelle se trouve le curseur COMPTE Entrez le compte d imputation ou s lectionnez le dans la liste des comptes en cliquant sur la fl che Si un compte d imputation a t associ au compte tiers s lectionn dans l en t te c est ce compte qui est propos Tapez un espace pour effectuer une recherche par nom TVA Vous pouvez taper le code TVA ou le s lectionner dans la liste des codes de TVA en cliquant sur la fl che la liste propose les codes les mieux appropri s en fonction des renseignements dont WinBooks propose vente num ro de TVA du tiers Si vous s lectionnez en doublecliquant dessus un code TVA non appropri WinBooks le signale vous de d cider si vous l utilisez Tenez en compte que le choix du code TVA d termine quelle grille de la d claration TVA sera mise jour LES IMPUTATIONS Si vous avez d fini un code TVA par d faut dans les param tres g n raux ou dans les fiches de compte WinBook
396. sur le bouton Ex cuter Il est vivement conseill d accepter d effectuer le backup du dossier comme le propose WinBooks avant de lancer la proc dure d effacement Cette proc dure est bien entendu irr versible Ces effacements sont particuli rement utiles pour les soci t s qui accumulent un grand nombre de transactions et souhaitent optimiser leurs archives par la destruc tion de mouvements obsol tes ou et all ger les historiques de certains comptes Cette proc dure est galement obligatoire si vous souhaitez effacer un compte client fournisseur ou compte g n ral r conciliable alors qu il subsiste des transactions dans les ann es archiv es pour ce compte ANALYTIQUE ANALYTIQUE Dor navant il est possible de choisir pour les financiers et Od l encodage des imputations analytiques par ligne plut t que globalis e par document Fen tre d encodage analytique Choisissez le menu ANALYTIQUE Butomatiquement d s qu on impute sur un compte d clar ef cliquez Sur l option PARME See TRAGE puis ENCODAGE Encoder l analytique posteriori NW Analytique par ligne dans les financi xe 0d CCE LT LE En cochant l option Analytique par ligne dans les financiers Od WinBooks ouvre la fen tre d imputations analytiques la fin de chaque ligne dans les finan ciers et od d s qu elle reprend une imputation sur un compte g n ral n cessitant l analytique Dans le cas contraire les imputations analytiques
397. t envoyer e Les informations signal tiques proviennent des param tres encod s dans les onglets Coordonn es soci t et TVA e Les divers montants dans les cases sont compl t s sur la base des codes TVA utilis s lors de l encodage En mode visualisation vous pouvez modifier les montants des cases ce qui e vous permet entre autres d entrer les r gularisations dans les cases 61 et 62 les acomptes dans la case 9 1 uniquement dans la d claration mensuelle relative aux op rations du mois de d cembre etc ainsi que les l ments relatifs au d compte final PARTIE 4 gt LA TVA La liste des contr les Une liste des divers contr les effectu s par l administration de la TVA Ces contr les sont r alis s automatiquement lors de la g n ration de la d claration TVA Cette liste reprend galement par case TVA l clatement par code TVA Si vous avez coch l option WinBooks imprime galement le d tail de toutes les cases TVA par pi ce comptable Le d compte final Le d compte final est un outil destin l usage personnel du d clarant La somme qui en d finitive devra tre acquitt e l Etat ou restitu e par l Etat la suite du d p t de la d claration ne r sulte pas simplement du montant inscrit soit dans la case 7 1 soit dans la case 72 mais doit tre calcul e par le d clarant en tenant compte de la situation de son compte courant et des acomptes qu il a ventuellement pay s au cours de
398. t ou le montant sont propos s dans le cas d un virement des tin un autre b n ficiaire pour lequel ces valeurs par d faut ont t sau v es dans sa fiche e Dans la zone communication appuyez sur la touche F2 pour encoder une communication structur e e reste d terminer le montant du paiement Par d faut chaque virement est s lectionn pour paiement condition que toutes les donn es indispensables sa bonne ex cution aient t enregistr es num ro de compte montant gt O tout moment vous pouvez enregistrer dans un fichier l ensemble des virements d j encod s en cliquant sur le bouton Sauver WinBooks vous demande de d terminer le nom et le chemin du fichier de sauvegarde Choisissez un nom explicite ce qui vous permettra de l identifier facilement lorsque vous souhaiterez le r cup rer automatiquement la prochaine fois Pour ce faire il suffira de cliquer sur le bouton Charger afin de s lectionner le fichier souhait Pour g n rer le fichier de paiements au format bancaire cliquez sur le bouton Payer LIAISON BANCAIRE e La g n ration du fichier bancaire Pour rappel vous pouvez avoir deux types de fichiers en attente de paiements e les virements aux autres b n ficiaires hors comptabilit e les virements aux fournisseurs g n r s partir de la comptabilit WinBooks indique le nombre de virements en attente pour chacun de ces deux q P fichi
399. t NON dans la liste d roulante Lorsque vous choisirez de g n rer un fichier de virements fournisseurs OP RATIONS VIREMENTS FOURNISSEURS la facture appara t dans la liste si elle r pond aux conditions mais sous une forme diff rente contrairement ce qui se passe pour les autres paiements la colonne de s lection est pr sent e sur fond color la case est d coch e TATAA W MS 34 iata 2000 11 2000 Si vous souhaitez malgr tout effectuer le paiement cochez la case de s lection et confirmez ce choix Apr s avoir g n r une proposition de paiement vous pouvez l imprimer titre de contr le PAYER LES FOURNISSEURS Pour imprimer une proposition de paiement 1 G n rez une proposition de paiement ou r cup rez la derni re proposition g n r e 2 Cliquez sur le bouton PAYER pour entrer les donn es relatives l impression de la proposition Si vous n avez pas encore entr le COMPTE DONNEUR D ORDRE s lectionnez le maintenant Si vous n avez pas encore associ de compte bancaire au journal financier faites le dans la table du journal financier en question e Par d faut l option PROPOSITION DE PAIEMENTS est activ e e La DATE DE CR ATION par d faut est la date du jour elle sera imprim e sur la liste et vous permettra apr s coup de voir de quand date la liste Lors du paiement la date de cr ation est propos e par d faut comme date d ex cution date laquelle la ba
400. t contenir des fonctions sp cifiques WinBooks Si des classeurs de ce type sont d plac s sur le disque dur il peut tre n cessaire de r tablir la liaison du classeur avec WinBooks Pour r tablir cette liaison e S lectionnez le menu WINBOOKS dans Excel e Choisissez l option R TABLIR LA LIAISON DU CLASSEUR AVEC WINBOOKS du sous menu OUTILS e Cliquez sur OK Requ tes SQL sur la base de donn es comptables Winbooks supporte le language standard d interrogation de base de donn es SQL Structured Query Language et vous offre par la m me occasion un outil tr s puissant d extraction et de reporting sur vos donn es comptables et de gestion OFFICE API Bien que tr s puissant la mise au point de requ tes SQL labor es n cessite de ma triser la syntaxe du language SQL et s adresse donc aux seuls utilisateurs avertis en ce domaine N anmoins Winbooks pr voit une biblioth que permettant de sauvegarder les requ tes crites par un sp cialiste et de les lancer la demande par un utilisateur non averti C est l instruction SELECT de la sp cification standard SQL 89 qui est support e avec quelques extensions SQL 92 et ODBC Il ne s agit pas ici de vous apprendre r diger des requ tes SQL ce vaste sujet d passe de loin le cadre du pr sent chapitre Voyez les nombreux manuels d apprentissage parus sur le langage SQL qui est support par la grande majorit des bases de donn es sur le march et en
401. t d aller imm diatement au fichier d extraits suivant pr c dent Pour la fonctionnalit suivant pr c dent il est important que les noms de fichiers extraits respectent l ordre chronologique comme c est le cas dans le r pertoire Isabel Si vous renommez un fichier CODA utilisez des noms qui respectent l ordre chronologique LES EXTRAITS DE COMPTES CODIFI S A Un fichier CODA peut contenir des extraits pour plusieurs comptes distincts Dans ce cas il faut choisir dans le combo le bon num ro de compte Vous pouvez viter cette complication en demandant votre interm diaire financier un fichier par compte e Winbooks propose automatiquement le JOURNAL FINANCIER et mentionne son solde courant sur base des num ros de compte de l extrait CODA Normalement le solde initial de l extrait CODA doit correspondre au solde courant du journal financier Si l extrait a d j t pass en comptabilit il ne sera pas possible de l injecter une deuxi me fois mais uniquement de le visualiser Si le solde courant du journal financier ne correspond pas la rubrique ANCIEN SOLDE du premier extrait WinBooks le signale et demande confirmation Cliquez sur INJECTER pour comptabiliser imm diatement l extrait dans le journal financier ou sur VISUALISER pour consulter l extrait et les propositions de lettrage de WinBooks avant injection d finitive l cran des propositions de paiements se pr sente comme suit st Coda D
402. t la case IMPUT S UNIQUEMENT Les comptes sans LES LISTES critures ne sont plus repris dans la liste et le solde affich n a trait qu aux comptes affich s Si vous avez coch la case dans la vue LISTE cette s lection reste active pour la vue TOTAUX HISTORIQUE O FICHE Pour effectuer des s lections manuelles Vous pouvez s lectionner une suite de comptes par exemple tous les comptes 70 ou plusieurs comptes qui ne se suivent pas en vue de calculer leur solde total e Maintenez la touche CTRL du clavier enfonc e et cliquez ensuite sur tous les comptes inclure dans votre s lection OU e Cliquez sur le premier compte inclure dans votre s lection Gardez ensuite la touche majuscule du clavier enfonc et cliquez sur le compte jusqu auquel vous voulez tendre votre s lection Les comptes s lectionn s ainsi que le solde total sont marqu s en rose indiquant ainsi que le solde total a trait aux seuls comptes s lectionn s e o Les recherches L ordre de tri dans la vue LISTE de la gestion des comptes d termine galement la m thode de recherche Comme les comptes sont par d faut tri s par r f rence ou par num ro la recherche se fera galement sur cette zone En changeant l ordre de tri vous changez donc galement le crit re de recherche Pour rechercher un compte Ily a deux fa ons pour effectuer une recherche 1 S lectionnez le crit re de tri 2 Tapez les premiers caract res de la s quence r
403. t les postes chus ou tout l extrait de compte Afin de disposer d une vue fiable des postes ouverts chus il est vivement conseill de lettrer syst matiquement les factures et leurs paiements Sans lettrage correct pas de rappel correct Dans WinBooks la gestion des rappels s effectue en trois tapes regroup es sous une m me fonction d taill es sur les pages ci apr s 1 Param trer la gestion des rappels 2 G n rer une proposition de rappels 3 Imprimer les rappels P trer le pels Le param trage des rappels peut se faire une fois pour toutes mais peut galement tre chang avant de g n rer la liste des propositions de rappels Le param trage a trait deux aspects e l adaptation ventuelle des mod les de rappels fournis par WinBooks e les crit res auxquels doivent r pondre les postes ouverts PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Pour param trer les rappels 1 Cliquez sur le menu OP RATIONS 2 Cliquez sur l option RAPPELS CLIENTS 3 Cliquez sur le bouton PARAM TRES pour adapter les param tres gt TYPE DE RAPPEL Par d faut seules les factures chues sont reprises sur le rappel Cliquez sur EXTRAIT DE COMPTE COMPLET pour reprendre galement celles qui vont tomber ch ance ainsi que toutes les autres critures OD gt NIVEAU MAXIMUM D UN RAPPEL WinBooks fournit 3 mod les de rappels d apr s la s v rit du rappel Le niveau 1 correspond
404. t pas contre d ventuels conflits dus des modifications des donn es communes exemple les comptes les tables aux journaux p riodes export s et non export s EX PORTER DES ECR LAI ONICA DLJ LUI ea m ea DC U a BLOQUER LES JOURNAUX P RIODES SUIVANTS Parmi les p riodes et les journaux coch s pour l exportation vous pouvez encore op rer un blocage s lectif 6 Identifiez les donn es exporter et le mode d envoi en indiquant UN SUJET Tapez une br ve description de ce que vous exportez l attention de votre correspondant par exemple Ventes Parfilux juin juillet UNE VENTUELLE NOTE D ACCOMPAGNEMENT Tapez ventuellement une description plus exhaustive ou des remarques qui m ritent une attention particuli re LE MODE D ENVOI S lectionnez FICHIER pour transf rer vos donn es par disquette ou pour les sauvegarder un endroit auquel votre correspondant a galement acc s S lectionnez E MAIL pour transf rer vos donn es via internet LE NOM DE FICHIER Si vous avez opt pour un mode d envoi par fichier indiquez le r pertoire et le nom du fichier Par d faut WinBooks propose Accountancy_NOM DOSSIER zip si vous exportez toute la comptabilit ou Bookings NOM DOSSIER zip si vous n exportez qu une partie Vous tes libre de changer ces informations Ne changez pas l extension ZIP sans quoi votre correspondant ne pourra A d compacter le fichier L ADRESSE DU DESTINATAIRE
405. tail 5 lignes mife x Journal r Document Journal B n de compte 17 02 2003 m HZA UE PAIEMENT CREDIT D INVESTISSEMEN 002 17 02 2003 C AGI E 769 00 FACTURE 22230560 003 17 02 2003 C AGI OO 101 99 FACTURE 22230575 004 14702 2003 F ESSENCE 30 11 BANCONTACT MISTERCASH TOTAL BAF NE 005 17 02 2003 F ISASERVER 16 94 740 4104316 32 Nouveau solde extrait 47 563 56 Paiement facture domicili e 0501 Ref AUIBA 0 LYL DOM Date 17 02 2003 Compte b n ficiaire 740 4104316 32 Isaserver Isaserver Communication 740 4104316 32 Domiciliation n 740 4104316 32 Date pivot 17 02 03 Communication Fact 2003051670 njectior Table des comptes Fermer 03021801 198 La fen tre sup rieure reprend la liste des paiements avec les num ros de compte d imputation et lettrages propos s par WinBooks La partie inf rieure donne pour chaque mouvement le d tail figurant dans l extrait PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Si le paiement n a pas pu tre attribu le paiement est imput sur le compte d attente param tr lors de l injection dans le journal financier en jaune Si le paiement a pu tre attribu sans quivoque par WinBooks le num ro de compte est indiqu Si de plus le paiement a pu tre lettr une balance noire lettrage partiel ou rouge lettrage complet appara t Si vous utilisez les VCS vire
406. tallation de certains compo sants logiciels n cessite le red marrage de Windows avant de pouvoir fonc tionner correctement l assistant vous le signale le cas ch ant et il vous faudra dans ce cas absolument teindre et red marrer votre ordinateur avant de pou voir lancer la nouvelle application WinBooks D MARRER WINBOOKS PREMIERS PAS DANS WINBOOKS D marrer WinBooks Lors de l installation un raccourci WinBooks DESH a t cr sur le bureau Double cliquez sur le raccourci WinBooks pour lancer le programme A d faut choisissez dans le menu D MARRER l option PROGRAMMES et ensuite dans le dossier WINBOOKS l application WINBOOKS Les situations suivantes peuvent se pr senter e Lors du premier lancement de WinBooks et jusqu ce que vous enregistriez WinBooks WinBooks active automatiquement le dossier de d monstration Parfilux et vous pr sente le menu g n ral de l application ce qui vous permet de tester les fonctionnalit s et de vous familiariser avec l environnement de travail de WinBooks sur des donn es de d monstration pr enregistr es e Si vous voulez cr er votre propre dossier vous devez d abord enregistrer WinBooks comme version d finitive ou comme version d valuation e Si vous avez d j enregistr WinBooks la fen tre d ouverture de dossier vous est pr sent e WinBooks se compose d un certain nombre de sous programmes gestion des comptes encodage des factures accessibles via le
407. te au niveau des pr f rences utilisateurs Fen tre pr f rences utilisateurs onglet d marrage tout moment il est possible de la masquer ou de la r afficher via le menu Fen tres e e o Arborescence des dossiers ECRAN Diosmi y ACEXPDAT AMGAECORDS JASA _ BELFIMAS En s lectionnant le groupe Dossiers WinBooks pr sente une nouvelle arborescence Treeview comportant la liste des dossiers et des exercices comptables ce qui permet de changer de dossier ou d exercice d un simple double click tr s int ressant pour les fiduciaires PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S e e e Menus personnalis s Vous pouvez ajouter des groupes personnalis s Pour ce faire gt entrez dans un dossier avec votre code utilisateur gt cliquez avec le bouton droit dans le menu et s lectionnez Ajoutez un groupe Il suffit ensuite d y d poser n importe quel ic ne et le raccourci se cr e automatiquement Gestion des pr f rences par utilisateur Choisissez le menu FEN TRE l option PREFENCES UTILISATEURS Les pr f rences utilisateurs ont t compl t es en version 3 Citons notamment les param trages suppl mentaires suivants e ne plus s arr ter l encodage des ventes et achats sur la date d ch ance le commentaire comptable et le commentaire Vecs e Mettre en surbrillance la zone active lors des encodages e Mode Extended Desktop qui vous permet de g rer correcte
408. te jusqu 9 sections analytiques Chaque section peut prendre un nombre de valeurs quelconque Ces valeurs les comptes analytiques par exemple administration production marketing ventes pour la section d partement seront d finies ult rieurement La d finition des sections analytiques doit r pondre aux questions sp cifiques de l entreprise Elle m rite un moment de r flexion pour tablir des sections pertinentes et utiles eoe Pour d finir de nouvelles sections analytiques S lectionner le menu DOSSIER Choisir l option PARAM TRAGE et ensuite l option FICHIERS du sous menu Choisir l onglet PLAN COMPTABLE Cocher la case SECTION ANALYTIQUE 1 dans la liste des ZONES DISPONIBLES et confirmer ce choix e Dans la zone LIBELL remplacer le texte propos par un intitul qui correspond la premi re section analytique par exemple d partement Cet intitul appara t dans les fiches du plan comptable dans les listes e Dans la liste d roulante TYPE choisir COMPTE ANALYTIQUE La liste d roulante pr sente galement le type DATE qui permet d encoder des dates et le type QUANTIT ANALYTIQUE qui permet d introduire des quantit s Les plans analytiques de type quantit se comportent de fa on diff rente Ils sont utiles dans le cas des comptabilit s forfaitaires notamment e D finir la LONGUEUR souhait e pour la zone de saisie des diff rentes valeurs de la section analytique avec un maximum de 10 caract r
409. te signal tique param trables 289 gt Les documents administratifs 290 Imprimer la d claration tva 290 D claration TVA lectronique EDIVAT 292 Imprimer le relev intracommunautaire 293 Imprimer le listing annuel tva 293 Imprimer le bilan et le compte de r sultat 294 PARTIE 1 gt CHAPITRE 1 gt Les layouts param trables Principes des layouts param trables Cr er un layout param trable La barre d ic nes des layouts param trables PARTIE 10 Import Export des donn es L IMPORT EXPORT DES DONN ES gt Principes de l import export fiduciaire gt Configurer la connexion Internet gt Exporter des critures gt Importer des critures gt R soudre les conflits PARTIE 11 Exploitation dans Excel LE MODULE OFFICE API gt WinBooks et Excel gt Office API light Installer Office API Light Export Excel gt Office API full Commencer avec API full Installer Office API full Activer Office API Full Ouvrir un dossier WinBooks dans Excel R cup rer les donn es WinBooks R cup rer les donn es des fichiers WinBooks R cup rer les comptes g n raux R cup rer les clients et fournisseurs R cup rer les donn es relatives aux tables 12 294 294 295 298 303 304 305 310 312 315 315 315 316 317 317 317 318 319 319 319 319 320 321 Utiliser les fonctions WinBooks Les fonctions WinBooks Ins rer une fonction dans la feuille de calcul La syntaxe Les arguments La liste des fonctions Wi
410. tes habituellement Avant de cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour l enregistrement de la facture cliquez sur IEEE pour ajouter l criture dans le dictionnaire a douter une 1 f cence hchannane Foeke others Code GARAGE LE tale IF soeg dacha gmojg CS arme Encodez ses caract ristiques savoir CODE une r f rence unique pour chaque entr e du dictionnaire M MO ventuel cliquez sur l ic ne pour acc der la zone m mo Le m mo permet d introduire un commentaire explicatif I s affiche l cran en m me temps que le d tail de l criture LIBELL une zone en 45 caract res pour d finir le code de fa on plus explicite WinBooks propose par d faut d enregistrer l criture dans la rubrique principale du dictionnaire qui correspond au type d encodage la rubrique achats pour une facture ou une note de cr dit sur achats Cliquez sur l ic ne pour acc der au dictionnaire et pour y s lectionner ou y cr er une sous rubrique Cliquez sur SAUVER pour enregistrer l criture dans le dictionnaire avec les caract ristiques qui viennent de lui tre attribu es Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour l enregistrement de la facture PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES Enregistrer un financier ou une OD au dictionnaire Dans le dossier ouvert s lectionnez le menu des ENCODAGES et l option FINANCIERS OU OP RATIONS DIVERSES Encodez les donn es comme vous
411. teur SYSTEM a le droit de supprimer l acc s un dossier ou encore supprimer les donn es compl tes du dossier Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S S lectionnez dans ce cas la vue S lectionnez la soci t dont l acc s est supprimer Notez qu il est impossible de supprimer l acc s au dossier ouvert Vous pouvez tout moment r tablir l acc s un dossier Cliquez sur le bouton EFFACER Confirmez la suppression de l acc s Si vous voulez galement supprimer physiquement les fichiers de votre disque cliquez sur OUI lorsque WinBooks propose la suppression des fichiers et confirmez votre choix Cette suppression physique des donn es est irr versible 7 Apr s suppression de l acc s ou suppression physique du dossier celui ci n appara t plus dans la liste des soci t s I ne sera dans ce cas plus possible de r tablir un acc s un dossier supprim PARAM TRER UN DOSSIER PARAM TRER UN DOSSIER Principe du param trage param trer un nouveau dossier Param trer un dossier consiste l adapter en fonction de vos habitudes de travail Pour une mise en route rapide nous vous conseillons l ordre suivant compl ter le param trage g n ral du dossier certains de ces param tres sont obligatoires renseignements T
412. tions pour le num ro Nous vous conseillons d inclure l ann e dans le num ro Les diff rents journaux Par type de transaction comptable WinBooks a pr vu un type de journal Certains types factures et notes de cr dit tant fort proches ils sont accessibles par la m me fonction du menu comme le montre la structure du menu Op rations drerses PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES L ENCODAGE DES FACTURES Les deux m thodes d encodage d une facture l encodage des factures et des notes de cr dit sur ventes est accessible via le menu ENCODAGES VENTES NC VENTES celui des achats et des notes de cr dit sur achats via le menu ENCODAGES ACHATS NC ACHATS eee Pr sentation de l cran En dehors de l en t te l cran se compose de 2 parties celle de gauche que nous appellerons IMPUTATIONS COMPTABLES et celle de droite R CAPITULATIF TVA Celle de gauche permet l inscription dans les diff rents comptes du plan comptable des montants repris sur la facture La partie de droite quant elle refl te la r partition de la base taxable et du total TVA Cette r partition se fait l aide de codes permettant ainsi d automatiser le calcul de la d claration TVA La TVA est automatiquement imput e par le programme dans le ou les comptes associ s comptes centralisateurs sk Journal des achats Joumal des notes de cr dit sur achats douna A mwee q Mm En el P tods na ata Eriam
413. tr s complet vous permettant d appliquer des int r ts et ou des frais administratifs Pour appliquer des int r ts cochez la Param trage des rappels I case correspondante et compl tez les G n ralit s Layout Int r ts PAFAMEISS M Int r ts Niveau initial pour le calcul d int r ts EE e Le niveau de rappel partir Taux d int r t annuel 5 001 Celeul par i duquel vous commencez compter RENE des int r ts Mn appiquer If 5 00 Max appliquer 99 999 00 e Le taux d int r t annuel exprim en SE ae pourcents qui sera appliqu sur Niveau initial pour le calcul des Frais Administratifs 2 chaque facture chue e Si le calcul des int r ts s effectue par jour ou par mois Dans le cas d un 1300 FE calcul p mois tout mois entam Calcul par facture RER donne lieu 1 12 du montant Calcul par rappel S cit e i d int r t annuel e Le montant d int r ts minimum appliquer par facture chue e Le montant d int r ts maximum appliquer par facture chue fe Montant fine Montant varisble 379 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Pour appliquer des frais cochez la case correspondante et compl tez les para m tres e Le niveau de rappel partir duquel vous commencez porter en compte des frais administratifs e Si vous imputez des frais fixes cochez la case correspondante D finissez ensuite le montant exprim en Eur I reste choisir entr
414. trez le mouvement financier D s que vous avez entr le montant du mouvement l extrait est enregistr WinBooks met jour le solde en bas de la colonne MNT qui correspond au solde initial plus le montant des mouvements Vous pouvez passer la ligne suivante et poursuivre avec le m me extrait le m me num ro de document s inscrit automatiquement dans la colonne DOCUMENT et le curseur passe au dessus de la zone DATEDOC puisqu il s agit de la m me pi ce comptable Vous pouvez en adapter la date d op ration Vous pouvez passer un nouvel extrait cliquez pour cela sur le bouton NOUVEAU Winbooks ouvre une fen tre et propose le num ro suivant que vous devez confirmer avant de poursuivre Vous pouvez quitter l encodage en fermant la fen tre WinBooks vous rappelle le solde final tel qu il doit figurer sur l extrait A vous de d cider si vous voulez quitter l encodage Si vous fermez la fen tre avant d avoir entr le montant de la ligne WinBooks vous signale que vous interrompez l encodage vous de d cider si vous voulez poursuivre ou interrompre L EN T TE DES FINANCIERS Quelle que soit la m thode d encodage adopt e vous pouvez tout moment poursuivre l encodage d une pi ce comptable interrompue en cours d encodage S lectionnez dans l en t te apr s avoir entr le journal et la p riode le n de document terminer et positionnez le curseur sur la premi re ligne vide le num ro de
415. u des imputations en comptabilit devis notes d envoi e e prix de vente unitaire exprim dans la devise de la comptabilit e La ristourne ventuelle sur le prix de vente unitaire e Le prix net hors TVA exprim dans la devise de base de la comptabilit o prix net hors TVA quantit x prix unitaire ristourne Un montant qui diminue le chiffre d affaires note de cr dit ou montant n gatif encod dans une facture est affich en rouge et pr c d du signe FACTURER e Lle prix net hors TVA en devise ainsi que la devise si le document a t encod dans une devise trang re eee Encoder un document de la facturation Pour encoder des factures des notes de cr dit sur ventes ou un autre document e Cliquez sur le menu FACTURATION e Choisissez l option ENCODAGE Cette proc dure vaut aussi pour appeler l cran et modifier un document encod au pr alable via la facturation La modification d un document ob it des r gles similaires celles de la modification des documents via la comptabilit l cran d encodage se compose de 3 parties e l en t te Il s agit des donn es qui sont d application pour tout le document choix du layout et donc du type de document introduction du num ro du document de la r f rence du client de la date du document de la date d ch ance et de la devise e Les lignes articles Il s agit de la liste d taill e des articles qui sont concern s pa
416. u document scann la fen tre d encodage et vice versa au cas ou vous ne disposez pas d un desktop suffisamment grand pour afficher les fen tres d encodage et de gestion de documents c te c te 280 Ala 1010 accounting LE MENU DES IMPRESSIONS LES IMPRESSIONS WinBooks est quip d un tr s grand nombre de listes imprimables regroup es dans un seul menu et r parties sur plusieurs onglets en fonction de leur objectif l onglet ARCHIVES vous permet de visualiser imprimer une liste pr c demment archiv e sous forme de fichier lectronique au format PDF Des onglets suppl mentaires sont ajout s avec l installation de nouveaux modules onglet analytique facturation immobilis s Les possibilit s des impressions sont multiples et identiques pour toutes les listes Ainsi vous pouvez Pour chaque liste d finir un certain nombre de crit res de s lection afin de n imprimer que les donn es qui vous int ressent Imprimer une seule liste ou faire une impression en cha ne d une s lection de listes m me r parties sur plusieurs onglets Visualiser chaque liste avant de l imprimer et ventuellement l ajouter dans la s lection imprimer e o o Pour imprimer visualiser une liste l ic ne donne directement acc s au menu des impressions Cliquez sur le menu DOSSIER Cliquez sur l option IMPRIMER Cliquez sur un des onglets suivants LISTES COMPTABLES journaux balance
417. u ENCODAGES FINANCIERS Les deux m thodes d encodage d un financier Dans WinBooks l encodage des financiers se fait soit en continu soit par pi ce comptable c est dire par extrait C est vous de choisir lors de la cr ation du journal la m thode d encodage qui vous convient Vous avez encore la possibilit de changer de m thode lorsque vous commencez l encodage des financiers Param trer le choix de la m thode d encodage e Choisissez le menu FICHIER l option TABLES et l option CODES JOURNAUX du sous menu e S lectionner les journaux de type financier dans la liste d roulante et s lectionner le code journal modifier dans la liste e Cliquez sur MODIFIER pour adapter le param trage e Cochez la case ENCODAGE PAR EXTRAIT pour s lectionner cette m thode par d faut lorsque vous appelez l cran la fen tre d encodage des financiers Modification d un code journal Cle aama Lireile e Cliquez sur ENREGISTRER pour confirmer ENCODAGE D UN FINANCIER eo 1 re m thode l encodage en continu l encodage des financiers et galement des op rations diverses se fait par d faut en continu PR SENTATION DE L CRAN Apr s avoir s lectionn un journal et une p riode WinBooks affiche toutes les pi ces encod es dans ce journal et dans cette p riode Le num ro de document affich dans l en t te est celui du dernier document enregistr Vous pouvez entrer un autre num ro
418. u dossier de d monstration Parfilux La liste PLAN ANALYTIQUE donne pour tous les plans analytiques repris dans la s lection la liste des comptes analytiques qui ont t d finis La BALANCE P RIODIQUE ANALYTIQUE donne par compte analytique les totaux des mouvements imput s sur ce compte et cela pour une p riode o pour une s lection de p riodes Lorsque plusieurs sections analytiques sont d finies on peut galement imprimer la BALANCE P RIODIQUE CROIS E ANALYTIQUE Celle ci donne les m mes informations mais prend en compte les valeurs de 2 crit res simultan ment Dans le cas des sections d partement et dossier la liste donne pour chaque d partement les totaux des mouvements imput s sur les diff rents dossiers L HISTORIQUE ANALYTIQUE donne le d tail des mouvements pass s sur les comptes analytiques s lectionn s depuis le d but de l exercice L HISTORIQUE P RIODIQUE ANALYTIQUE fournit cette information sur une p riode ou une s lection de p riodes et L HISTORIQUE P RIODIQUE CROIS ANALYTIQUE permet de prendre en compte deux sections analytiques simultan ment L option JOURNAUX ANALYTIQUES donne la liste des imputations analytiques pour les journaux s lectionn s Il s agit d une part des journaux de type analytique ayant servi l encodage des OD analytiques et d autre part des journaux de type comptable journal des achats des ventes sur lesquels des imputations analytiques ont t pass es
419. u un filtre est actif Afficher lous les mvestissements pas de filtre Aner PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S w Param trage fichiers Ei hes Cierk Fourr sseur Plan comptable Fiche Aibcle Fiche immobiis Signal tique des immobilis s param trable Choisissez le menu DOSSIER et cliquez sur l option PARAMETRAGE puis FICHIERS S lectionnez l onglet Fiches Immobilis s Cette option d j disponible pour le plan comptable et les signal tiques clients fournisseurs a t tendue au signal tique des immobilis s Elle permet de d finir des champs suppl mentaires avec leurs attributs et leur disposition l cran L Analytique dans la gestion des immobilises Si l analytique est install e vous pouvez d finir des r f rences analytiques par d faut au niveau de chaque fiche d investissement Ainsi les OD g n r es automati quement par la gestion des immobilis es int grent automatiquement les imputa tions analytique bas e sur ce param trage pr alable Il est noter que si certains comptes g n raux intervenant dans la g n ration de ces OD ont galement des r f rences analytiques par d faut ce sont ceux d finis au niveau de la fiche d immobilis e qui ont priorit e e e Param trage Selon le cas il y a lieu de pr ala blement passer par l option de D scripli des zones param trage du fichier des immo D pattements _ Lbel fo bilis s Dossier Param
420. uant sur l ic ne M ce qui vous permet par exemple de voir aussi bien la fen tre d encodage que le document scann Servez vous de l ic ne pour obtenir un effet de loupe tout en gardant la m me taille d affichage La mini fen tre en bas gauche de la fen tre permet de se d placer tr s rapidement dans le document La fonction CHARGER UN DOCUMENT EN BACKGROUND permet de fusionner avec le document s lectionn un autre document pour peu qu il ait la m me taille Si vous avez demand WinBooks de g n rer automatiquement l image de la facture imprim e et que vous imprimez sur du papier pr imprim vous pourriez scanner le papier pr imprim et l appliquer en background des images factures g n r es par WinBooks La possibilit de s lection multiple permet de traiter plusieurs factures en une fois ANNOTER UN DOCUMENT SCANN 9 Si vous disposez du module s curit de WinBooks vous pouvez encrypter le document scann en cliquant sur l ic ne 10 Sauvegardez vos ventuelles modifications en cliquant sur l ic ne Une fois qu un document est scann vous pouvez ventuellement l annoter Les annotations seront sauvegard es dans le fichier image du document format TIF et restent ditables apr s coup w Les ic nes suivantes sont votre disposition pour annoter le document Passer en mode surlignage positionnez le curseur dans le document et glissez la souris sur la part
421. uite sur un champ pour le s lectionner afin de le d placer de le supprimer de changer ses caract ristiques Apr s avoir s lectionn un champ vous pouvez en s lectionner d autres en gardant simultan ment les touches SHIFT et ALT du clavier enfonc s La s lection multiple permet par exemple d aligner plusieurs champs Permet de charger un document num ris en arri re plan par exemple un document reprenant le papier en t te ou un papier destin faire des rapports de pr sentation Indiquez ou recherchez ensuite le r pertoire et le nom du document charger Seuls les documents scann s du 100 dpi pourront tre utilis s E o LES LAYOUTS PARAM TRABLES Afficher ou cacher l arri re plan s il en existe un Passer en mode ligne cliquez ensuite dans la partie ditable du document en gardant le bouton gauche de la souris enfonc et glissez la souris sur la longueur voulue L chez le bouton de la souris la ligne est trac e Vous pouvez maintenant la s lectionner et ventuellement la d placer la raccourcir rallonger en cliquant sur un des points de s lection et en glissant ensuite la souris dans le sens voulu changer son paisseur et sa couleur en vous servant du bouton droit de la souris et l option PROPRI T S OBJET Dessiner un rectangle avec bords cliquez ensuite dans la partie ditable du document en gardant le bouton gauche de la souris enfonc et glissez la sou
422. ule suivante date de facture ch ance d finie dans le code de paiement La date d ch ance permettra de d terminer si une facture est chue et qu il faudra par cons quent envoyer une lettre de rappel Elle permet galement de d tecter quelles sont les factures qui vont venir ch ance Elle sert de point de d part la consultation de l ch ancier du tiers et l impression de la balance g e MONTANT EN La devise du dossier est propos e sauf si vous avez associ une autre devise au tiers s lectionn auquel cas c est cette devise qui est propos e Vous pouvez encore changer cette devise si elle n est pas celle de la facture Entrez le montant total de la facture dans la devise s lectionn e Vous n tes pas oblig de s lectionner une devise vous pouvez la taper directement ex USD dans la zone destin e au montant la devise s inscrit automatiquement ENCODER UNE FACTURE UNE NOTE DE CR DIT Ne tapez que les chiffres du montant les s parateurs s ajoutent automatiquement MONTANT EN EURO Le montant de la facture est automatiquement converti en euros COMMENTAIRE Entrez un commentaire libre permettant d identifier la facture Ce commentaire sera repris dans la vue critures du compte tiers concern Cor Vous pouvez entrer ici une communication sous forme de texte destin au paiement de la facture Pour entrer une communication sous format structur cliquez sur le bouton __ Com qu
423. ument et vous devez confirmer le num ro de document propos apr s quoi WinBooks affiche un nouvel cran d encodage la pi ce encod e pr c demment n est plus affich e LES SOLDES Comme un cran a trait une seule pi ce comptable le solde de d but correspond au solde de fin de l extrait pr c dent et donc au solde de d but du nouvel extrait Le solde en fin d encodage doit correspondre au solde de fin de l extrait l cran Lorsque vous quittez l cran le programme vous demandera de v rifier si le solde de fin affich correspond celui mentionn sur l extrait ENCODER UNE OP RATION FINANCI RE Encoder une op ration financi re Nous avons scind l explication en fonction de la m thode d encodage adopt e 4 Le curseur se 5 positionne en dessous de la 6 derni re ligne s il y a d j des pi ces comptables encod es dans ce journal et dans cette p riode Pour encoder en continu Cliquez sur le menu ENCODAGES Cliquez sur l option FINANCIERS Entrez les donn es de l en t te et notamment le JOURNAL financier et la P RIODE d imputation le solde initial se compl te automatiquement La case PAR PI CE n est pas coch e Cliquez sur le bouton NOUVEAU pour entrer une nouvelle pi ce avec un nouveau num ro Le curseur se positionne automatiquement dans la premi re ligne entrez le mouvement financier D s que vous avez entr le montant du mouvement l extrait est
424. ur autant am liorer la qualit des analyses La comptabilit analytique peut tre utile m me si on ne s int resse pas directement la comparaison des co ts et revenus En consid rant nouveau le cas d une section analytique de type repr sentant on pourra imputer chaque repr sentant les ventes qui lui sont attribu es et utiliser les r sultats de la comptabilit analytique pour le calcul des commissions ee o Principes du param trage Le param trage de la comptabilit analytique pour un dossier existant se d roule en plusieurs tapes nous d tailleront celles ci dans les pages qui suivent Activer le module de comptabilit analytique de mani re disposer des menus et options sp cifiques 2 D finir en fonction des besoins de l entreprise les crit res de la r partition analytique c est dire cr er une ou plusieurs sections analytiques encore appel es plans ou zones analytiques la section d partement par exemple ou la section dossier 3 D finir les comptes analytiques c est dire les valeurs prises pour chaque section analytique administration production marketing ventes pour les diff rentes valeurs de la section d partement par exemple ou les noms des diff rents dossiers pour les valeurs de la section dossier 237 238 PARTIE 6 gt COMPTABILIT ANALYTIQUE 4 A titre facultatif pour pouvoir effectuer des s lections plus pr cises lors de l impression des listes analytiques
425. ur plusieurs documents en une fois s lections multiples dans la liste des documents afin d acc l rer les traitements 271 272 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE eeo G n rer l image sur disque des factures dit es par WinBooks Si vous disposez du module facturation une case cocher dans le param trage de la facturation DOSSIER PARAM TRAGE G N RAL FACTURATION vous permet de g n rer automatiquement sur disque une image de la facture imprim e de cette mani re plus besoin de scanner les factures de sorties Elles sont g n r es automatiquement lors de l impression Pr cieux gain de temps S G comptable eeo Pour activer la fen tre de gestion des documents Dans WinBooks le scanning se fait partir de la fen tre de gestion des documents que vous pouvez activer de plusieurs fa ons e En cliquant sur l ic ne de la barre d outils de WinBooks e En cliquant sur le menu FICHIER et ensuite sur l option DOCUMENTS e Dans les encodages en cliquant sur l ic ne de l cran d encodage eee Pour scanner un document 1 Activez la fen tre de gestion des documents comme expliqu ci dessus Document ACHATS_01_2001016_00 TIF 133 965 bytes 29 03 2003 18 56 20 TIF JPEG 150 dpi Hal Li amp E Attribuer X Q Qu OAG D N z Di E RODA e eme Be aH R pertoires NCA tmp I parfilux Document _ Ex 2000 10043686 Petro Group Belgium Societ Anonyme Na
426. ures ee o Pour cl turer une p riode pour un type de journal donn 1 Choisissez le menu OP RATIONS 2 S lectionnez l option CL TURES P RIODIQUES ss Chol res Perioihoques Choisssez les p riodes eppes de journaux a oiue Attention la chine st Une op ration n verstle Ap s COUE rest re nel cancemn A er Er di a 4 jou jou chwer une p rode 4 la p c sente ried pas d j cheur e Jen138 F v 14 U Ma 1359 EME Mata Jan 1451 Moy 150 Der 1939 E m g 177 178 PARTIE 3 gt L ENCODAGE ET LES OP RATIONS COMPTABLES pr sence de l ic ne Les p riodes cl tur es sont marqu es en rouge Les p riodes non cl tur es a sont marqu es en vert Les p riodes marqu es en jaune signalent un journal bloqu lors d un export fiduciaire 3 Cochez les cases correspondant au x type s de journaux cl turer Pour cl turer simultan ment plusieurs p riodes d un m me type de journal cochez la derni re p riode cl turer WinBooks propose de cl turer en cascade toutes les p riodes ant rieures Un fameux gain de clics dans certains cas 4 Cliquez sur EX CUTER pour cl turer les p riodes journaux coch s 5 Confirmez la cl ture en tenant compte du fait qu elle est irr versible les p riodes journaux cl tur s s affichent maintenant en rouge Dans les fonctions d encodage une p riode cl tur e est reconnaissable la dans l ent te et au fait que
427. utation le num ro et le montant des critures lettr es Lettrage apr s coup Si vous n avez pas effectu le lettrage lors de l encodage parce que le document lettrer n existait pas ex acompte ou si vous voulez changer o annuler le lettrage vous avez la possibilit de le faire apr s coup partir de l extrait de compte LE LETTRAGE eo Pour lettrer apr s coup Les comptes tiers sont toujours lettrables Les comptes g n raux en revanche ne sont lettrables que si vous l avez d fini dans le plan comptable 1 Si vous ne l avez pas encore fait activez la fonction des comptes 2 Activez F4 pour activer la vue ECRITURES 3 N affichez que les critures lettrer c est dire les critures qui n ont pas encore t lettr es du tout ou les critures lettr es mais pas encore apur es La colonne lil ndique si une criture est lettr e si la colonne est vide l criture n a pas encore t lettr e Si l ic ne s affiche l criture a t lettr e mais elle n est pas apur e le solde n est donc pas gal z ro La colonne lettrage affiche le num ro de lettrage attribu par WinBooks Le total de la colonne MONTANT affiche le montant total restant apurer 4 Positionnez le curseur sur l criture lettrer et cliquez sur POINTER l criture est marqu e en bleu Remarquez que le total de la colonne MONTANT affiche le montant de l criture que vous venez de pointer il s ag
428. utilisateur qui souhaite acc der au dossier bloqu Par d faut la raison donn e pour le blocage est transfert e Sp cifiez le r pertoire sur lequel la copie doit tre effectu e ou cliquez sur PARCOURIR pour trouver le chemin d acc s au dossier cible PARTIE 12 gt MAINTENANCE e Cochez la case qui correspond l unit sur laquelle le dossier doit tre bloqu l criture w Assistant de transfert Download M Download Depuis le r seau MBigsisteidatatparlinel Vers l unit locale E Winbook stdata t FARFIMNET Bloquer l dossier sur le t seau et le lib reren local Bloquer le dossier sur l unit locale e Cliquez sur TRANSFERT pour effectuer la copie Lorsque la copie est termin e vous disposez de deux images du m me dossier l une des deux tant bloqu e l criture Vous pouvez acc der l une ou l autre des deux copies la version locale appara t distinctement dans la liste des dossiers disponibles l ouverture sn Cuveslure d un diti LT PAFI LE gig S E Enese PARAFIL Le dossier bloqu est disponible en consultation seulement pas en modification TRANSFERT DES DOSSIERS Apr s avoir travaill sur le dossier en local vous pouvez r aliser l op ration inverse Upload vers le dossier r seau Choisissez alors soit de d bloquer le dossier r seau il redevient accessible tous en lecture criture soit de ne pas d bloquer le dossier r seau Da
429. uver le fiches t l charg Winbook s_ zip gt S lectionnez l option Proposition automatique de mise jour en r seau F5 Faire une popie de l ancien programe et indiquez le r pertoire r seau qui receive amp ane brief contiendra les fichiers upgrade de td 2 winbooks Winbooks_ zip Server200 Admin winbooks domnioad WinBooks proposera alors automatique ment la mise jour du programme d s qu une version plus r cente est d tect e dans ce r pertoire Ce param trage est effectuer sur chaque poste Douter un itilisat ur Entrez dans un dossier avec le code utilisateur Utksateur Ke FR mos nz SYSTEM et choisissez dans le menu DOSSIER Bone ee l option UTILISATEURS SOCIETES Droits d acc s Tous les acc s Admiristiateur au dossier courant o ETES PA TOUS lee dossiers e o Administrateur de tous les dossiers Tous les acc s su dossier courant saud Utilisateur Lors de la d finition des droits d un utilisateur de type administrateur vous pouvez dor navant lui donner ces droits TOUS les dossiers Il disposera du m me mot de passe pour l ensemble de ces dossiers F Les m mes dro s et dossiers que 371 372 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S Il reste possible de lui interdire l acc s certains dossiers sp cifiques Pour ce faire entrez dans le dossier concern et pour cet administrateur cochez la nouvelle res triction ouvrir un
430. vert avec SYSTEM ou un autre utilisateur de type administrateur a O NOUMA Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S S lectionnez dans ce cas la vue FRERE S lectionnez votre code utilisateur utilisateur de type administrateur ou celui de l utilisateur dont vous voulez changer le mot de passe utilisateur SYSTEM Cliquez sur le bouton MODIFIER Dans MOT DE PASSE tapez le nouveau de mot de passe Dans CONFIRMATION tapez le m me mot de passe Cliquez sur le bouton ENREGISTRER Confirmez avec Ok Fermez la fen tre Changer la langue de travail La langue de travail de la session en cours peut tout moment tre modifi e en cliquant sur le bouton correspondant de la barre des boutons du menu principal Par ailleurs chaque utilisateur s est vu attribuer une langue lors de sa cr ation Ce sera sa langue de travail par d faut Seul l utilisateur SYSTEM peut changer la langue de travail attribu e un utilisateur 37 PARTIE 2 gt GESTION DES DOSSIERS ET DES COMPTES Cette option est disponible uniquement si un dossier est activ Si ce n est pas le cas proc dez d abord l ouverture d un dossier Dans le menu DOSSIER cliquez sur l option UTILISATEURS SOCI T S S lectionnez dans ce cas la vue S lectionnez l utilisateur dont vous voulez changer la langue de travail Cliquez sur le bouton MODIFIER hauteur de LANGUE cliquez sur le drapeau repr senta
431. xte reconnu est simplement affich dans une fen tre s par e Il y a une zone en cours d encodage dans une fen tre WinBooks ce momentuement envoy dans la zone en encodage 279 PARTIE 8 gt ARCHIVAGE LECTRONIQUE eeo Avec cette technique il est donc possible e d int grer imm diatement l adresse d un fournisseur figurant sur sa facture scann e si la zone d adresse de la fiche signal tique est en cours d encodage ce moment e d alimenter automatiquement lors d une facture d achat le total de la facture en marquant le zone Total TTC de la facture scann e Les automatismes WinBooks compte d imputation par d faut code TVA par d faut font le reste Ils compl tent et terminent l encodage de la facture Dans des versions ult rieures de WinBooks l utilisation de cette technique sera encore affin e afin de permettre l encodage automatique des pi ces comptables sur la base de zones pr d finies masque qui seront automatiquement reconnues et copi es au bon endroit gt La qualit de la reconnaissance d pend de nombreux facteurs r solution du i document contraste alignement langue Elle est am lior e si vous sp cifiez dans les pr f rences ic ne le dictionnaire ad quat Fran ais N erlandais ou Anglais Le meilleur compromis entre taille du document et reconnaissance s obtient pour un scan Noir Blanc 300 Dpi l ic ne Document dans le menu WinBooks permet d un clic de passer d
432. ytique bas e sur ce param trage pr alable Il est noter que si certains comptes g n raux intervenant dans la g n ration de ces OD ont galement des r f rences analytiques par d faut ce sont ceux d finis au niveau de la fiche d immobilis e qui ont priorit 387 PARTIE 15 gt WINBOOKS 3 0 NOUVEAUT S LIAISON BANCAIRE Virements autres b n ficiaires La liaison bancaire WinBooks g n re partir de la comptabilit des propositions de paiements aux fournisseurs Il vous reste ensuite s lectionner les paiements souhait s et ventuellement d en modifier les montants avant de g n rer le fichier de paiements au format bancaire Cependant dans certains cas il peut tre n cessaire d encoder des virements compl mentaires qui ne trouvent pas leur origine dans les facturiers d achats de la comptabilit Il peut s agir par exemple des r mun rations destin s aux em ploy s cet effet WinBooks a t compl t par e un nouveau signal tique permettant d enregistrer les coordonn es des autres b n ficiaires e un cran d encodage de virements sp cifique e o o Signal tique des autres b n ficiaires Choisissez le menu FICHIER et cliquez sur l option TABLES puis AUTRES BENEFICAIRES Ce fichier destin reprendre les b n ficiaires autres que les fournisseurs est ind pendant de la comptabilit et ne sera accessible que lors de l encodage des virements Pour ajouter un autre b
433. z jamais de courrier confidentiel dans cette bo te sans l avoir encrypt au pr alable Indiquez vos coordonn es personnelles de votre bo te aux lettres Ces informations sont indispensables pour utiliser la messagerie Internet int gr e dans l Import Export WinBooks Elles sont en principe mentionn es sur la confirmation d inscription qui vous a t envoy e par votre Provider EXPORTER DES CRITURES Internet fournisseur d acc s internet Si vous avez des difficult s compl ter ces informations vous pouvez toujours consulter le param trage de votre programme d email faire appel votre Provider Internet ou demander votre revendeur WinBooks Nous vous recommandons d utiliser une nouvelle adresse internet d dicac e pour l change de courriers comptables WinBooks En effet si vous utilisez votre adresse e mail courante la consultation de la bo te aux lettres dans WinBooks fera appara tre les courriers non destin s WinBooks que WinBooks n est pas en mesure d ouvrir WinBooks peut mettre votre disposition sur base d une redevance annuelle des adresses e mail s curis es de grande capacit permettant l import export ainsi que le backup de vos dossiers sur internet Exporter des critures l exportation consiste en la cr ation d un fichier zip que vous pouvez faire parvenir votre correspondant en le sauvegardant un endroit auquel celui ci a acc s par disquette ou par e mail l exportation peut
434. z un deuxi me crit re de tri si n cessaire La LISTE PARAM TRABLE ARTICLE Vous pouvez de cette fa on diter une liste d articles dessin e sur mesure Pour cr er le layout appliquez les m mes principes que pour les autres layouts param trables La LISTES DES CAT GORIES ARTICLES Pour obtenir une liste tri e de toutes les cat gories d articles 232 WinBooks accounting COMPTABILIT ANALYTIQUE LA COMPTABILIT ANALYTIQUE Combin la comptabilit g n rale WinBooks le module de comptabilit analytique constitue un outil d analyse et de gestion la fois souple et performant En effet la comptabilit g n rale veille avant tout fournir les l ments exig s par la l gislation La comptabilit analytique a quant elle pour objectif de donner des r ponses aux questions qui se posent de fa on concr te dans le cadre du fonctionnement de l entreprise Ici c est le gestionnaire lui m me qui d finit les crit res d analyse et de r partition des diff rents co ts et revenus imput s dans la comptabilit C est ainsi que la comptabilit g n rale s int resse aux charges et produits et les comptabilise dans les comptes de classe 6 et 7 selon leur nature Dans la r alit conomique de l entreprise par contre ce sont souvent d autres crit res qui s imposent l analyse par produit par d partement par chantier par dossier par point de vente En d finissant ces crit res com

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