OUTIL N°1 : LE MODE D`EMPLOI
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1. De la m me fa on Identifiez dans la liste les communes situ es en Normandie hors de votre d partement soit les communes des 4 autres d partements Inscrivez en face de chacune d elles dans la colonne D Normandie Le travail a d j t fait pour les communes d le de France et Autres gt Sur la feuille num rot e 1 Des colonnes personnalisables Personnalisable 1 Personnalisable 2 sont propos es certaines pour l ajout ventuel de client les trang res d autres pour l ajout ventuel de types d informations qui vous concernent particuli rement Si vous souhaitez suivre sur l ensemble de l ann e les client les de pays non propos s remplacez Personnalisable 1 Personnalisable 2 en vert dans la grille par les pays en question Si vous souhaitez suivre sur l ensemble de l ann e des types d informations non propos s remplacez Personnalisable 1 Personnalisable 2 en marron dans la grille par les types d informations en question Les intitul s de colonnes pr remplis pays et types d informations sont galement modifiables Les modifications et les ajouts de nouveaux pays et types d informations s inscrivent automatiquement dans les autres feuilles num rot es 2 31 ainsi que dans les 4 feuilles Recap gt Sur les feuilles num rot es 1 31 Saisissez le nom de votre Office de Tour2. num rot es en une seule fois Cliquez sur l onglet 1 Appuyez sur la touche majuscule de votre clavier et tout en la conservant appuy e cliquez sur l onglet de la derni re feuille num rot e 31 gt les 31 feuilles num rot es sont ainsi s lectionn es Placez vous dans la cellule AF2 et tapez le mois gt le texte tap s inscrit sur les 31 feuilles num rot es gt Commencez la saisie Placez vous sur la feuille du jour 1 pour le 1 janvier Veillez ce que les onglets 2 31 ne soient pas rest s s lectionn s Ex Un couple d lvry sur Seine fait une demande au guichet Il souhaite savoir o trouver un h tel proximit et avoir des renseignements sur les mus es ouverts la visite Sur la 1 ligne _ Saisissez G dans la colonne Mode de comptage Saisissez le code postal 94200 dans la colonne Code postal gt un 1 s inscrit automatiquement dans la colonne Ile de France Saisissez 1 dans la colonne H tels et dans la colonne Lieux de visite Si vous souhaitez suivre le nombre de visiteurs saisissez 2 dans la colonne Nombre de visiteurs Pma s c Jelr elHlili1 Kk LI mInlolPlalr s rlulv w x v 2 aalaslaclan al ar a an a a ak aL Jaman ao ap aa ar Tas OFFICE DE TOURISME Mon Office de Tourisme mois Janvier 2012 e WNK TYPES D INFORMATIONS Entrez 1 dans la le
3. p 14 11 2012 Mi LE KIT DE COMPTAGE DES DEMANDES OTSI DE NORMANDIE Taurene France OUTIL N 1 LE MODE D EMPLOI Normandie A lire au pr alable LE KIT DE COMPTAGE PRESENTATION Pour suivre les demandes dans les OTSI de Normandie un kit de comptage l usage des conseillers en s jour agents d accueil est propos Il se compose de 3 outils indissociables Outil n 1 le Mode d emploi du kit de comptage des demandes le pr sent document Outil n 2 le fichier Saisie des demandes en OTSI MODELE Fichier Excel mensuel compos de grilles journali res dans lesquelles saisir les demandes et de grilles mensuelles r capitulatives croisant et synth tisant les donn es journali res Outil n 3 le fichier Cumul des demandes en OTSI MODELE Fichier Excel annuel synth tisant les donn es mensuelles Commencez par enregistrer sous ces 3 documents dans un dossier que vous aurez pr alablement cr OUTIL N 2 SAISIE DES DEMANDES EN OTSI gt DE QUOI S AGIT IL C est un fichier Excel dans lequel seront saisies les demandes version galement imprimable Le fichier que vous avez re u est un mod le de fichier mensuel notamment compos de feuilles journali res 31 feuilles num rot es pour 31 jours Une fois les op rations d crites plus bas dans Comment faire effectu es vous pourrez commencer l utiliser pour renseigner les deman
4. des Pour chaque demande il vous est propos de pr ciser le mode de contact l origine g ographique de la ou des personne s ainsi que le s type s d informations renseign s Le suivi des visiteurs est galement possible gt COMMENT FAIRE 1 Le fichier Saisie des demandes OTSI MODELE que vous avez re u est sans doute zipp Si c est le cas commencez par supprimer le zip Pour cela Faites un clic droit sur le fichier puis Extraire tout V rifiez l emplacement propos et Extraire Supprimez le fichier zipp initial pour ne conserver que le fichier non zipp nouveau 2 Ouvrez ce fichier et lisez le contenu de la feuille METHODOLOGIE 3 Param trez votre mod le de fichier mensuel gt Dans la Table CP 2 onglet du classeur Dans un premier temps renseignez dans cette table les communes qui font partie de votre Territoire OT Une fois cette d marche effectu e toutes les demandes de personnes originaires de votre Territoire OT seront comptabilis es automatiquement partir du code postal Pour cela Identifiez dans la liste les communes composant votre Territoire OT Inscrivez en face de chacune d elles dans la colonne D Territoire OT De la m me fa on Identifiez dans la liste les communes de votre d partement hors Territoire OT Inscrivez en face de chacune d elles dans la colonne D D partement
5. isme en haut de chaque feuille Astuce pour inscrire le nom de votre Office de Tourisme sur toutes les feuilles en une seule fois Cliquez sur l onglet de la feuille 1 Appuyez sur la touche majuscule de votre clavier et tout en la conservant appuy e cliquez sur l onglet de la feuille 31 gt les 31 feuilles num rot es sont ainsi s lectionn es Placez vous dans la cellule 12 de la feuille 1 et tapez le nom de votre Office de Tourisme le texte tap s inscrit sur les 31 feuilles num rot es Ces op rations effectu es vous disposez de votre mod le de grilles journali res personnalis Enregistrez sous ce fichier en le nommant Saisie des demandes MODELE personnalis Re enregistrez sous ce fichier en le nommant Saisie des demandes Janvier 2013 afin de commencer la saisie des informations du mois de Janvier 2013 Pour le mois suivant vous reprendrez le fichier d origine Saisie des demandes MODELE personnalis et l enregistrerez sous en le renommant Saisie des demandes F vrier 2013 et ainsi de suite pour les autres mois 4 Vous pouvez d sormais commencer la saisie des demandes Supposons que vous commenciez l exercice de saisie le 1 janvier 2013 gt Ouvrez votre fichier Saisie des demandes Janvier 2013 et saisissez le mois en haut de chaque feuille num rot e Astuce pour inscrire le mois sur toutes les feuilles
6. s colonne s correspondante s enseignement g n ral sur la G tes meubl s Chambres d h tes H bergement collectif Camping car Restaurant Autres informations Nombre de visiteurs facultatif Vous ne souhaitez peut tre pas demander le code postal et pr f rez demander le code du d partement Le couple d lvry sur Seine vous r pond donc 94 Dans la grille il vous faut toutefois entrer un code 5 chiffres remplissez 94000 par exemple 5 Les feuilles Recap Ces 4 feuilles plac es en fin de classeur synth tisent et croisent gr ce des calculs automatiques les donn es saisies quotidiennement OUTIL N 3 CUMUL DES DEMANDES EN OTSI gt DE QUOI S AGIT IL me Ce fichier annuel vous permet d s le 2 depuis le d but de l ann e mois de saisie de suivre les cumuls des donn es renseign es gt COMMENT FAIRE 1 Renommez le fichier re u et enregistr Cumul des demandes 2013 pour le suivi 2013 2 Ouvrez le Sur chaque feuille cliquez sur Comment compl ter cette feuille en haut et laissez vous guider 3 N oubliez pas de remplacer Personnalisable 1 Personnalisable 2 par les pays et ou types d informations que vous avez ventuellement ajout s dans vos grilles Saisie des demandes Attention Le conten
7. u des 4 feuilles Recap du fichier Saisie des demandes en OTSI et des 4 feuilles du fichier Cumul des demandes en OTSI est obtenu partir de calculs automatiques Toute modification qui serait apport e la structure des grilles journali res aurait donc un impact direct sur les r sultats de ces calculs et par cons quent sur la validit des donn es Pour cette raison les feuilles sont prot g es et la plupart des cellules verrouill es
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