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Mode d`emploi pour Office 1600 / 1600IP

1. Organiser vos absences Renvoyer un appel renvoi d appel Vous quittez votre poste de travail et vos appels doivent tre renvoy s sur un autre abonn Votre Office 16001P est au repos Entrez le num ro d appel ou le nom de l abonn demand dans le champ de saisie vide L Cliquez sur Renvoyer dans la barre d outils O Cliquez sur la Touche fl che vers le bas dans la barre d outils c t de la touche de renvoi Les destinations de renvoi utilis es pr c dem ment s affichent dans une liste de s lection Cliquez sur la destination de renvoi d sir e D sactiver un renvoi Vous tes de retour votre poste de travail et souhaitez annuler le renvoi Votre Office 16001P est au repos 3 Cliquez sur la Touche de prise de ligne c t de la destination du renvoi Informer l auteur d un renvoi d appel Vous recevez un appel destin une personne qui a renvoy vos appels vers vous et souhaitez lui laisser une note Vous pouvez cet effet adresser un message cette personne l aide des notes t l phoniques Vous tes en communication Message Cliquez sur la touche Fox Message L diteur de messages s ouvre L adresse de l exp diteur inscrite correspond l abonn qui a activ e renvoi vers vous Saisissez votre note puis cliquez sur Envoyer dans la barre d outils Office 16001P T l phoner comme les professionnels Ma triser des situations particuli r
2. 57 Informer l auteur d un renvoi d appel 43 Installation de recherche de personnes 58 L OR E a 57 M Masquer la sonnerie appel silencieux 21 Masquer le num ro d appel 58 Messages textuels 60 Mettre fin la communication 22 Office 16001P N Ne pas d ranger 58 Num roter partir d un annuaire externe 70 Num roter partir de l annuaire 26 Num roter partir de l annuaire contacts 26 Num roter partir du journal 28 Num roter avec le nom 27 Num roter avec le num ro d appel 24 Num roter d apr s le nom 25 O Ouvrir la porte 58 Ouvrir fermer session de groupe de travail 72 P Parquer l interlocuteur courant 41 Permettre sur soi se prot ger de l intrusion 58 Proc der des r glages de p riph riques audio 16 Proc dures 57 R Raccordement collectif 59 Rappeler un abonn 29 Recevoir des messages textuels 63 Refuser une communication en phase d appel 45 R gler le Media Stack 18 R gler le volume 31 R gler le volume de la restitution vocale 22 R gler le volume de la sonnerie 21 R gler les sons et les m lodies 18 Renvoyer une communication
3. S lectionner des appareils pour la sonnerie La sonnerie peut tre diffus e par le haut parleur interne du PC le haut parleur du dispositif audio ou par des haut parleurs externes raccord s au PC 1 S lectionnez les appareils charg s de diffuser la sonnerie dans le cadre Son nerie 2 Si vous avez s lectionn Haut parleur externe vous devez d terminer la carte son commandant les haut parleurs dans le menu d roulant 3 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Note Consultez votre administrateur syst me en cas de doute sur lexis tence d une carte son dans votre PC R gler le volume Vous pouvez r gler les volumes applicables au d marrage de votre Office 16001P l aide des trois curseurs 1 Ajustez le volume du microphone de votre combin ou casque sous Micro phone si votre voix appara t trop faible ou trop forte au go t de vos interlocu teurs 2 Ajustez le volume des couteurs de votre combin ou casque sous Ecouteur si la voix de vos interlocuteurs vous appara t trop faible ou trop forte 3 Ajustez le volume du haut parleur interne sous Haut parleurs si la sonnerie est trop forte ou trop faible 4 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Note Vous pouvez aussi ajuster les volumes temporairement sur le menu principal voir D couvrir les touches de commande touches Fox page 10 Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins Proc der des r glage
4. 8 snnitnsnsttesueeesss tresses escen eenesenenteseiesh nes 65 Cr er un nouveau contact iii 66 Eater Un COMAC ae 69 Annuar Externe ressens ses sens EAER annaa non sense entente 70 T l phoner en groupe iii iieserreneeseerennessne 71 Membre d un groupe de travail ss 72 Saisir des t l communications 77 G rer un groupe de travail 79 Re E EEEE EEEE 82 Office 16001P S curit Page 3 S curit Remarques concernant ce mode d emploi Veuillez lire attentivement le pr sent mode d emploi avant d utiliser votre Office 16001P au quotidien Votre responsable syst me a quip votre PC Office 16001P d un dispositif audio Il peut s agir en l occurrence d un combin d un microcasque ou d un appareil Blue tooth L utilisation de votre Office 16001P peut l g rement varier par rapport au pr sent mode d emploi en fonction du type d appareil Cette notice est galement disponible en format HTML pour une publication en ligne dans Office 1600IP sous Aide Veuillez comparer la version de ce document avec la version en ligne Si vous rele vez des diff rences il convient de t l charger le nouveau document PDF en cli quant sur le lien correspondant dans le document en ligne Num ro de document et version eud 0003 fr 1 2 Remarques au sujet du produit Utilisation Ce t l phone PC est un terminal syst me qui ne peut tre utilis qu en liaison avec le syst me PBX appropri Le log
5. La colonne Date Heure indique la date et l heure laquelle l v nement est sur venu La colonne Dur e indique la dur e d un appel Ce champ est vide dans le cas des entr es d appels en absence et de messages textuels Dans la colonne Renvoy par vous pouvez voir si un appel entrant vous parvient par le biais d un renvoi et quel abonn a renvoy la communication Trier les entr es de journal Vous pouvez trier les entr es de journal d apr s une colonne de votre choix ER Le menu Journal est ouvert Cliquez sur l en t te d une colonne pour trier les entr es d apr s cette colonne Cliquez une nouvelle fois sur l en t te de la colonne pour modifier l ordre de tri Enregistrer une entr e de journal comme contact priv Vous pouvez enregistrer le num ro d appel dans une entr e de journal comme con tact priv ER Le menu Journal est ouvert S lectionnez l entr e que vous d sirez enregistrer pe Cliquez sur Enregistrer dans les contacts puis ditez les champs El de saisie A Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les donn es et revenir au menu principal Office 16001P T l phoner en toute simplicit D couvrir le journal Page 35 Entr es de journal re ues Le syst me efface r guli rement les entr es de journal Si vous d sirez conserver une entr e en particulier vous devez sp cialement la s lectionner ER Le menu Journal est ouvert S lectionnez une entr e qui n
6. une demande de rappel Rappel demand ns Un abonn demand vous demande de le rappeler Portez le dispositif d coute et de parole votre oreille et cliquez sur d la Touche de prise de ligne pour r pondre au rappel L abonn est appel 1 d Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser des fonctions de confort Page 38 R pondre un signal d appel ou le rejeter to Vous tes en communication Un abonn doit vous parler d urgence fr et vous adresse un signal d appel Votre Office 16001P sonne LL Cliquez sur la Touche de prise de ligne c t de l affichage de l abonn mettant le signal d appel La 1 re communication est mise en attente et vous tes reli l abonn mettant le signal d appel O Refuser f Pour ne pas r pondre l abonn qui met le signal d appel cliquez sur la touche Fox Refuser ou Cliquez sur la Touche de prise de ligne pour mettre fin la commu nication en cours Cliquez sur la Touche de prise de ligne c t de l affichage de l abonn qui met le signal d appel pour prendre la communication ee f Emettre un signal d appel chez un abonn Vous appelez un abonn qui est occup Signal d app Vous entendez le signal d occupation Cliquez sur la touche Fox n Signal app Vous entendez la tonalit de num rotation et labonn est averti que vous demandez lui parler La communication est coup
7. 6 Utiliser Office 16001P sur plusieurs stations de travail 6 Utiliser Office 16001P sur un ordinateur portable 6 Utiliser Office 16001P sur une station de travail individuelle 5 V Va et vient entre l interlocuteur du double appel et le premier interlocuteur 39
8. Si vous ne cr ez pas de note t l phonique vous m me dans ce mode une note est g n r e et enregistr e automatiquement la fin de la commu nication que vous l ditiez ou non Une note t l phonique vierge est galement cr e automatiquement pour les appels en absence dans ce mode Office 16001P T l phoner en groupe Saisir des t l communications Page 78 Ajouter une note t l phonique un ticket de travail existant Vous pouvez choisir chaque appel de cr er ou non un nouveau ticket de travail et d ajouter ou non une note t l phonique un ticket de travail existant E Vous tes en communication Il existe d j des tickets de travail avec des notes t l phoniques en liaison avec le num ro de l appelant Cliquez sur Journal dans la barre d outils et s lectionnez l onglet de votre groupe de travail Tous les tickets de travail de la liste comprenant une ou plusieurs notes t l phoniques avec le m me num ro d d appelant apparaissent en jaune Vous avez maintenant la possibilit d ouvrir l un des tickets de travail marqu s en jaune un autre ticket de travail de la liste ou un nouveau Nous allons ci dessous ouvrir l un des tickets de travail marqu s en jaune S lectionnez un ticket de travail marqu en jaune dans la liste et cli quez sur Ouvrir un ticket de travail La bo te de dialogue Ticket de travail et une nouvelle note t l phoni que dans le cadre du bas s ouvrent Les n
9. pendant la phase d appel 44 R pondre des messages textuels 63 R pondre un appel 22 R pondre un signal d appel ou le rejeter 38 R pondre une demande de rappel 37 R pondre aux appels 73 R pondre aux appels en absence 29 Reprendre un appel destin un membre de l quipe 51 lt Index Page 83 Retransmission d appel 59 S Saisir des num ros de t l phone des adresses lectroniques et Internet 68 Saisir adresse 22 40 238380 67 Saisir les d tails personnels 66 S lectionner des appareils pour la sonnerie 16 S lectionner le Media Stack 18 S lectionner le port vocal 16 Service d annonce 59 Sonnerie d appel g n ral 59 Surveiller l tat et connecter d connecter des membres 80 T Tenir une conf rence 41 Terminer manuellement le d lai de post traitement 75 Transf rer des messages textuels 63 Transf rer l appel de l interlocuteur avec annonce 40 Transf rer l appel de l interlocuteur sans annonce 40 Trier les entr es de journal 34 U Utiliser les touches de fonction 55 Utiliser Office 16001P comme outil de groupe 6 Utiliser Office 16001P en association avec un t l phone mobile
10. puisse tre repris par un autre abonn interne Un seul appel la fois peut tre parqu de fa on centrale Commander l un des trois relais internes du syst me Les relais peuvent tre utilis s pour par exemple commander des stores des chauffages ou d autres quipements commande lectrique Consultez votre administrateur sys t me pour conna tre l utilisation de ces relais chez vous Renvoie tous vos appels vers une destination pr d finie dans la configuration du syst me Se d connecter de se reconnecter certains ou tous les raccordements collectifs Vous devez tre d fini comme membre de ces raccordements collectifs dans la configura tion du syst me EX Office 16001P Fonction Groupe de commutation Renvoi d appel Renvoi sur sonnerie T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de fonction Page 55 Propri t Les groupes de commutation vous permettent par exemple de renvoyer les appels pendant le week end vers d autres destinations qu en semaine Chaque groupe de commuta tion dispose de trois possibilit s de commutation Vous devez tre habilit l utilisation des groupes de commuta tion Consultez votre administrateur syst me sur la mani re dont les groupes de commutation sont mis en uvre chez vous et si vous tes habilit les utiliser Activer et d sactiver un renvoi d appel vers une autre des tination S lectionnez la nature de la destinat
11. Effacer abonn pr configur e activer RENVOI vers message normalis e Effacer RENVOI vers message standard e Activer RENVOI vers pageur ou sonnerie g n rale e D sactiver RENVOI vers pageur ou sonnerie g n rale 23 lt N d Ab gt 23 38 lt N d Ab gt 38 lt N d Ab gt 86 lt N d Ab gt O4 04 31 26 26 751 75 lt x gt x 1 2 76 76 81 lt N d Ab gt 81 02 02 21 lt N d Ab gt 21 21 21 22 22 67 lt N d Ab gt 67 67 67 24 lt N de texte gt 24 28 28 Office 16001P T l phoner comme les professionnels Appliquer des proc dures Page 59 R pondre la sonnerie d appel g n ral e Appel cod 82 e Appel g n ral 83 R pondre au pageur 82 lt N d Ab gt Retransmission d appel RDA e se prot ger de 02 e permettre sur soi 02 e Activer RDA 61 lt N d Ab gt e effacer RDA 61 e RDA vers abonn configur en dernier Activer abonn 61 pr configur e RDA vers abonn configur en dernier Effacer abonn pr configur e RDA vers abonn pr configur Activer abonn pr configur e RDA vers abonn pr configur Effacer abonn pr configur e Activer RDA vers une installation de recherche de personnes e Effacer RDA vers une installation de recherche de personnes e Activer RDA vers la sonnerie d appel g n ral e Effacer RDA vers la sonnerie
12. Vous apprendrez ici comment proc der ces r glages et quels sont leurs effets Vous trouverez la plupart des r glages sous 3 onglets r partis dans le menu R glages Note Nous vous prions de ne pas modifier les r glages sous l onglet Avan c s Ils servent des r glages fins que seul l administrateur syst me peut op rer Les r glages concernant les groupes de travail ne sont accessibles qu l adminis trateur de groupe et se trouvent dans le menu Groupe de travail G rer groupes de travail voir G rer un groupe de travail page 79 Sommaire Proc der des r glages g n raux 14 Proc der des r glages de p riph riques audio 16 Proc der des r glages de p riph riques audio avanc s 18 R gler les sons et les m lodies de sonnerie 19 Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins Proc der des r glages g n raux Page 14 Proc der des r glages g n raux Vous trouverez ces r glages sous R glages G n ral Modifier le mot de passe Marche suivre pour modifier votre mot de passe 1 Entrez le mot de passe actuel sous Mot de passe actuel puis le nouveau sous Nouveau mot de passe et sous Confirmer mot de passe Une combinaison de 2 10 chiffres est admise comme mot de passe 2 Cliquez sur M moriser si vous ne souhaitez plus taper le mot de passe cha que d
13. communication Les notes t l phoniques sont regroup es en tickets de travail Vous pouvez ainsi ouvrir un tic ket de travail sur un sujet donn et y ajouter les notes t l phoniques correspondan tes Les tickets de travail sont list s dans le journal du groupe de travail Cr er un nouveau ticket de travail E E Note Note Note Vous tes en communication et souhaitez consigner les principaux messages par crit sous forme de mots cl s Cliquez sur Journal dans la barre d outils et s lectionnez l onglet de votre groupe de travail Cliquez sur Nouveau ticket de travail La bo te de dialogue Ticket de travail s ouvre Elle est constitu e de trois cadres superpos s Entrez le nom du contact et le sujet du ticket de travail dans le cadre du haut sous Sujet Entrez vos notes t l phoniques dans le cadre du milieu les notes t l phoniques saisies seront affich es par la suite dans le cadre du bas Sauvegardez la note t l phonique que vous venez de saisir Vous pouvez galement cr er la note t l phonique apr s la communi cation La note t l phonique enregistr e est accessible tous les membres du groupe et peut tre dit e par eux tant qu aucune nouvelle note t l phonique n est saisie dans ce ticket de travail l occasion d un nouvel appel Votre administrateur de groupe peut param trer le syst me de mani re ce qu une note t l phonique doive toujours tre enregistr e
14. communication et souhaitez transf rer l appel Entrez le num ro d appel ou le nom de l abonn demand dans le champ de saisie vide et cliquez sur la Touche de prise de ligne L abonn est appel et la communication en cours est mise en attente IS Connecter i 2 Sa Attendez que l abonn demand r ponde puis annoncez lui l appel Cliquez ensuite sur la touche Fox Connecter Transf rer l appel de l interlocuteur sans annonce Vous tes en communication et souhaitez transf rer l appel Entrez le num ro d appel ou le nom de l abonn demand dans le champ de saisie vide et cliquez sur la Touche de prise de ligne L abonn demand est appel IS Connecter Attendez la 1 re sonnerie puis cliquez sur la touche Fox Connecter Z F gt D Lorsque l autre abonn ne r pond pas l appel revient sur votre Office 16001P Garder l interlocuteur Vous tes en communication et souhaitez mettre la communication en attente pour rapidement v rifier un d tail Parquer Reprendre Pour r cup rer l interlocuteur parqu cliquez sur la touche Fox ms Reprendre Cliquez sur la touche Fox Parquer Tenir une conf rence Vous tes en communication et avez un interlocuteur en attente Vous souhaitez le connecter la communication en cours Conf rence a Cliquez sur la touche Fox Conf rence y Cliquez sur l une des Touches de prise de ligne pour quitter la con f rence
15. groupe de travail sur son afficheur Vous pouvez saisir une note t l phonique maintenant ou apr s avoir raccroch voir Saisir des t l communications page 77 Office 16001P T l phoner en groupe Membre d un groupe de travail Page 75 Terminer manuellement le d lai de post traitement Un d lai de post traitement durant lequel les appels vers le groupe de travail ne sont pas signal s votre niveau vous est accord apr s chaque appel Ce d lai commence s couler automatiquement d s qu une communication est termin e pour vous permettre de traiter l appel termin avant de r pondre au suivant Vous avez termin une communication Le d lai de post traitement commence automatiquement courir Cliquez sur la Touche Suite pour terminer manuellement le d lai de w post traitement Vous tes imm diatement pr t prendre de nouveaux appels entrants Activer d sactiver la pause Vous pouvez vous prot ger temporairement des appels destination de votre groupe de travail Vous tes connect vos groupes de travail Votre Office 16001P est au repos E Cliquez sur la Touche Pause pour activer la pause Cliquez de nouveau sur la Touche Pause pour d sactiver la pause Votre Office 16001P est de nouveau pr t prendre des appels Note Vous tes le seul pouvoir activer et d sactiver la pause sur votre Office 16001P Office 16001P T l phoner en groupe Membre d un groupe de
16. les abonn s qui font partie d un groupe de travail Un abonn peut appartenir plusieurs groupes de travail Ouvrir une session groupe de travail Vous tes membre d un ou de plusieurs groupes de travail et souhaitez ouvrir une session seuls les membres connect s re oivent les appels du groupe de travail respectif Votre Office 1600IP est au repos Cliquez sur Ouvrir session dans le menu Groupe de travail Vous tes connect tous les groupes de travail o vous tes enregistr en qualit de membre Vous pouvez voir les groupes auxquels vous tes connect sur l affi chage de votre nom dans le menu principal Cliquez cet effet sur la touche fl che gauche de l affichage Note L administrateur de groupe peut lui aussi vous connecter depuis son Office 1600 P Office 16001P T l phoner en groupe Membre d un groupe de travail Page 73 Ouvrir la synoptique du groupe signal d occupation La synoptique de groupe contient tous les membres d un groupe de travail Vous pouvez galement voir si un membre est actif ou en communication ou si un appel est signalis son niveau Vous tes connect votre groupe de travail Votre Office 16001P est au repos Cliquez sur Groupes dans la barre d outils La synoptique de groupe s ouvre avec un onglet suppl mentaire par groupe de travail onglet groupe de travail Ouvrez un onglet Groupe de travail La page du groupe de travail visualise tous
17. les membres d un groupe par une plaquette de membre Les plaquettes des membres non con nect s ou en pause apparaissent en gris clair et sont inactifs Le sym bole d une plaquette de membre active indique galement si le mem bre est libre ou en train de t l phoner qui est son interlocuteur et si un appel est en train d tre signalis son niveau Comprendre la distribution des appels Un appel est pr sent un membre du groupe de travail S il ne r pond pas dans un d lai d fini l appel est signal chez le membre suivant Si l appel n est pas pris en charge jusqu au dernier membre il est repr sent au premier membre Votre administrateur de groupe peut sp cifier que le prochain appel soit de nou veau signal chez le m me membre ou qu il ne soit signal que chez le membre suivant dans l ordre afin de parvenir une r partition plus quilibr e des appels R pondre aux appels Un appel est pr sent votre groupe de travail Il a ventuellement d j t pr sent quelques uns de vos coll gues du groupe qui taient toutefois occup s pr sent l appel vous est propos vous 1e fl Votre Office 16001IP sonne Vous voyez le nom du groupe de travail la place de votre propre nom sur l affichage Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de prise de ligne La communication est tablie L appelant voit le num ro d appel ou le nom du
18. message gt 70 lt N conf gt 71 lt N d Ab 1 gt jusqu au lt N d Ab 5 gt Office 16001P T l phoner comme les professionnels Appliquer des proc dures Page 58 Follow me e activer e effacer Fonction MESSAGE e Activer un message e Effacer Message depuis un t l phone de tiers Intercepter un appel Intrusion se prot ger de e permettre sur soi Masquer le num ro d appel e Masquer le num ro Ne pas d ranger suppression des appels e activer e d sactiver Ouvrir la porte Parquer l interlocuteur courant e Parquer e se connecter l interlocuteur courant parqu Rechercher un abonn par l installation de recherche de personnes e recherche en pr num rotation e recherche en postnum rotation Renvoyer des appels e se prot ger de e permettre sur soi e activer RENVOI inconditionnel e effacer RENVOI inconditionnel e effacer RENVOI inconditionnel vers abonn configur en dernier Activer abonn pr configur e effacer RENVOI inconditionnel vers abonn configur en dernier Effacer abonn pr configur e RENVOI vers abonn pr configur Activer abonn pr configur e RENVOI vers abonn pr configur Effacer abonn pr configur e activer RENVOI sur occupation e effacer RENVOI sur occupation e RENVOI sur occupation vers abonn configur en dernier Activer abonn pr configur e RENVOI sur occupation vers abonn configur en dernier
19. obtenir le r sultat d sir Masquer la sonnerie appel silencieux Vous souhaitez faire cesser la signalisation de l appel sans r pondre imm diate ment celui ci votre Office 1600IP sonne Appel silencieux Cliquez sur la touche Fox Silencieux La sonnerie est masqu e pour n l appel en cours Office 16001P T l phoner en toute simplicit On vous appelle Page 22 R pondre un appel Y Votre Office 1600IP sonne prise de ligne ou appuyez sur la touche Entr e du clavier de votre PC La communication est tablie D Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de Note L utilisation l aide du clavier Selon le syst me d exploitation Win dows 2000 Windows XP le focus n est pas tablit automatiquement l Office 16001P au moment de l appel Dans ce cas veuillez tablir le focus l aide de la combinaison de touches lt Alt lt Tab gt sur le picto gramme Office 16001P et r pondez seulement apr s l appel avec la touche lt Entr e gt R gler le volume de la restitution vocale voir R gler le volume page 31 Mettre fin la communication Cliquez sur la Touche de prise de ligne ou appuyez sur la touche Echap du clavier de votre PC Vous tes en communication La communication est termin e Enregistrer le nom et le num ro d appel Vous avez termin une communication et souhaitez pr sent enregistrer le nom et le num ro d appel V
20. pouvez effacer tout ticket de travail que vous ayez ou non ajout personnel lement des notes t l phoniques Les membres des groupes de travail sans privil ges d administrateur de groupe ne peuvent pas effacer de tickets de travail Vous d sirez effacer un ticket de travail Cliquez sur Journal dans la barre d outils et s lectionnez la table de votre groupe de travail 4 S lectionnez l l ment ticket de travail d sir et cliquez sur Effacer l entr e du journal Office 16001P Index A Activer d sactiver le microphone 31 Activer l acc s r seau avec rappel de taxes 57 Activer d sactiver la pause 75 Activer d sactiver le mode de num rotation DTMF fr quences vocales 44 Activer d sactiver une fonction depuis un t l phone tiers 57 Ajouter une note t l phonique un ticket de travail existant 78 Appel d ch ance 57 Appel silencieux 21 Appeler un interlocuteur dans l quipe 50 C Changer manuellement de r seau t l phonique 57 Commande distance 57 Commander des relais 57 Comprendre l tat des touches de team 50 Comprendre les entr es de journal 33 Comprendre les fonctions 53 Cr er un contact 66 Cr er un groupe de travail 79 Cr er un nouveau ticket de travail 77 D D couvrir l int
21. s lectionnez l abonn d sir D dans la liste qui s ouvre Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de D prise de ligne L abonn demand est appel R pondre aux appels en absence Vous revenez votre poste de travail et souhaitez r pondre aux appels arriv s en votre absence Les appels en absence sont consign s dans le journal Vous pou vez facilement reconna tre la pr sence d appels en absence d apr s l affichage du bouton Journal de l cran principal ER Bouton Journal Le texte sur le bouton appara t Journal 4 en caract res gras et est suivi d un nombre ex 4 Le texte sur le bouton appara t Journal2 en caract res normaux et est suivi d un nombre ex 2 Le texte sur le bouton appara t Journal en caract res normaux et n est pas suivi d un nombre Appels en absence et messages Il y a 4 entr es non lues d appels en absence ou de messages dans le journal Il y a 2 entr es d ja lues d appels en absence ou messages dans le jour nal II n y a pas d entr es d appels en absence ou de messages dans le Journal Marche suivre pour r pondre aux appels en absence Votre Office 1600IP est au repos Cliquez sur Journal dans la barre d outils S lectionnez l entr e d un appel en absence Elle est reconnaissable son symbole et aux caract res gras Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de prise de lign
22. tant que le t l phone mobile sera sur son chargeur lls seront en revanche dirig s sur le t l phone mobile d s que vous le retirerez du chargeur En mode Twin comfort votre t l phone mobile reprend aussi les l ments des listes d appels de r p tition et de l annuaire priv 100 entr es maximum Ea ZX Office 16001P Avant de commencer Page 7 Utiliser Office 16001P D marrer Office 16001P Votre Office 16001P est install par d faut dans le module de d marrage automati que afin que votre Office 16001P soit lanc automatiquement au d marrage du PC Vous pouvez aussi lancer Office 16001P manuellement en cliquant l ic ne du pro gramme sur le bureau Office 16001P tant une application faisant appel Java une console Java sera lanc e l arri re plan lors de son ouverture Le syst me v rifie la pr sence de la version la plus r cente du programme chaque d marrage de l Office 1600IP A d faut le programme est automatiquement mis jour Le syst me vous demande le nom d utilisateur et le mot de passe au premier d marrage Entrez le num ro d appel interne de votre Office 16001IP sous Nom d utilisateur Entrez le code du terminal en tant que mot de passe code d origine 0000 Cliquez sur M moriser si l invite ne soit plus s afficher lors du prochain d marrage Cliquez OK Office 16001P d marre D couvrir l interface utilisateur L cran principal correspond la console de com
23. travail Page 76 Num roter partir d un groupe de travail Vous souhaitez appeler quelqu un au nom du groupe de travail L 2 C Vous tes connect vos groupes de travail Votre Office 16001P est au repos V rifiez si le nom du groupe de travail d sir est affich A d faut s lectionnez le nom correct dans la liste que vous ouvrez l aide de la fl che vers la gauche de l affichage S lectionnez le num ro appel et cliquez sur la Touche de prise de ligne L abonn demand est appel Lorsque la personne appel e est un abonn externe elle voit le num ro d appel ou le nom du groupe de travail Les abonn s internes voient quant eux votre num ro interne per sonnel ou votre nom Fermer une session groupe de travail Vous tes connect un ou plusieurs groupes de travail et souhaitez vous d con necter Note Votre Office 16001P est au repos Cliquez sur Fermer session dans le menu Groupe de travail Vous tes d connect de tous les groupes de travail o vous tes enregis tr en qualit de membre Les appels destination de l un des groupes de travail ne sont plus signal s sur votre Office 16001P L administrateur de groupe peut lui aussi vous d connecter depuis son Office 16001P Office 16001P T l phoner en groupe Saisir des t l communications Page 77 Saisir des t l communications Vous pouvez saisir une note t l phonique au sujet d une
24. AASTRA Ascotel Office 16001P Mode d emploi Syst me de t l communications Ascotel IntelliGate 6 Office 16001P Office 16001P Page 2 Table des mati res SOUS A 3 Avant de commencer iii iiiiiiiiiesereneeerereeeeennes 5 Adapter le t l phone vos besoins 13 Proc der des r glages g n raux snoenneneennnonennnonrnnennrnrnnrnnnnnnnnrennsennee 14 Proc der des r glages de p riph riques audio nnnnoennnnnennnenennnenennnenene 16 Proc der des r glages de p riph riques audio avanc s 18 R gler les sons et les m lodies de sonnerie 19 T l phoner en toute simplicit ss 20 OO Ole e Tn E AERE ENT 21 Vous d sirez t l phoner ss 24 En cours de communication 31 Decouvrir Ie Journal sace eisien 33 T l phoner comme les professionnels 36 Utiliser des fonctions de confort 37 Utiliser des fonctions en communication 39 Organiser vos absences ss 42 Ma triser des situations particuli res 44 Utiliser les touches de num ros 46 Utiliser les touches de team 48 Utiliser les touches de fonction aaannnannnnnnnnnennnnnnnnnennnnnnrnnnnnrnnnnnnnrnennrennnne 52 Appliquer des proc dures 57 Utiliser des messages textuels 60 Envoyer des messages textuels Us 61 Recevoir des messages textuels nnnsennenneesteeosrnresrnrrrrrrrsrrrornrrnrrrrnnreenne 63 Entretenir les CONACIS 4
25. act priv PH 3 CO a Vous avez ouvert le menu principal et souhaitez diter une entr e dans votre annuaire priv Cliquez sur Contacts dans la barre d outils Le menu des contacts s ouvre Ouvrez l annuaire Priv Cliquez sur la plaquette correspondant la premi re lettre du nom d sir ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d outils Double cliquez le contact d sir ou s lectionnez Modifier contact La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du contact s ouvre Modifiez les entr es Vous trouverez des indications d taill es sur les champs de saisie sous Cr er un nouveau contact page 66 Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les donn es et revenir au menu principal Effacer un contact priv D x Vous avez ouvert le menu des contacts et souhaitez effacer une entr e dans votre annuaire priv Cliquez sur la plaquette correspondant la premi re lettre du nom d sir ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d outils S lectionnez l l ment que vous d sirez supprimer puis cliquez sur Effacer contact Annuaire externe Num roter partir d un annuaire externe Vous pouvez directement ouvrir un annuaire sur Intranet partir de votre Office 16001P L adresse Internet URL de cet annuaire est programm e dans les param tres voir Proc der des r glages g n raux page 14 Veuillez lire Num roter partir d un annuaire ex
26. acts lors de l installation de l Office 16001P et est votre disposition pour enregistrer vos contacts personnels Si vous utilisez un serveur MS Exchange pour g rer les contacts dans votre entre prise votre administrateur syst me pourra installer votre Office 16001P de mani re a rendre le fichier des contacts MS Exchange directement accessible par le menu Contacts Ceci vous permet d une part d entretenir votre liste de contacts priv s par le biais de l annuaire priv de votre Office 16001P et d autre part d acc der directement aux contacts de l entreprise enregistr s dans MS Exchange par le biais de l annuaire public Vous apprendrez ici comment cr er et entretenir des contacts dans vos annuaires Sommaire Cr er un nouveau contact 66 Editer un contact 69 Annuaire eXI IN6 22 sacsrrescomesesis unes EE 70 Office 16001P Entretenir les contacts Cr er un nouveau contact Page 66 Cr er un nouveau contact Vous pouvez ouvrir et entretenir autant de contacts que vous le souhaitez dans l annuaire priv Cr er un contact priv LH Vous avez ouvert le menu principal et souhaitez enregistrer un abonn dans votre annuaire priv Cliquez sur Contacts dans la barre d outils Le menu des contacts s ouvre Ouvrez l annuaire Priv Cliquez ensuite sur Nouveau La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du co
27. ants de m me que les messages textuels sont con sign s dans le journal au titre d v nements Parall lement d autres informations utiles l entr e vous renseigne sur la nature de l v nement le moment o il est sur venu les personnes impliqu es et sa dur e Vous pouvez d clencher une action de fa on contextuelle en double cliquant une entr e Comprendre les entr es du journal Vous pouvez reconna tre le type de l entr e partir du symbole dans la premi re colonne de celle ci Signification Double clic sur entr e Appel re u et r pondu L interlocuteur est appel Appel re u mais non r pondu L interlocuteur est appel POS OMAN OREN L interlocuteur est appel tt ttt r ponse L appel sortant est rest sans L interlocuteur est appel r ponse PPPE ORAN ee LE Le L interlocuteur est appel occup ci Appel re u et renvoy sur la bo te La bo te vocale est appel e vocale jm E Message textuel envoy Le message textuel est affich D E Message textuel re u et lu Le message textuel est affich m eSa E CREME MAS NOn j message textuel est affich encore lu Les appels en absence sont pr sent s en gras Le nom de l interlocuteur appara t dans la colonne Nom s il est connu Office 16001P T l phoner en toute simplicit D couvrir le journal Page 34 Le num ro d appel ou l adresse lectronique s il s agit d un message textuel envoy par courriel appara t dans la colonne Num ro
28. bli ques les ast risques les parenth ses etc seuls les tirets et espa ces sont admis Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de prise de ligne dans la barre d outils L abonn demand est appel Office 16001P T l phoner en toute simplicit Vous d sirez t l phoner Page 28 Num roter avec une touche de num ro Si vous avez programm vos principaux num ros d appel sous des touches de num ros voir Utiliser les touches de num ros page 46 vous pouvez les appeler d un simple clic de souris M C Votre Office 16001P est au repos Cliquez sur Groupes dans la barre d outils Le menu des groupes s ouvre Cliquez sur l onglet du groupe qui comprend la touche de num ro d sir e Cliquez sur la touche de num ro d sir e L abonn demand est appel Num roter partir du journal EA 2 y Note Votre Office 1600IP est au repos Cliquez sur Journal dans la barre d outils Le journal s ouvre S lectionnez l entr e correspondant l interlocuteur d sir Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de prise de ligne dans la barre d outils L abonn demand est appel Vous pouvez appeler directement l abonn par un double clic Office 16001P Rappeler un abonn T l phoner en toute simplicit Vous d sirez t l phoner Page 29 Votre Office 16001P est au repos Cliquez sur la Touche de r p tition et
29. d appel g n ral Service d annonce e activer groupe 1 ou 2 93 1 ou 2 e d sactiver groupe 1 ou 2 93 1 ou 2 Signal d appel e activer 43 e se prot ger de 04 e permettre sur soi 04 S ins rer ou se retirer d un raccordement collectif RC e s ins rer sur tous les RC 4800 e se retirer de tous les RC 4800 e s ins rer sur certains RC 48 lt N RC gt e se retirer de certains RC 48 lt N RC gt Utiliser des messages textuels L Office 16001P vous propose un diteur de messages convivial avec lequel vous pouvez aussi bien adresser des messages textuels des abonn s internes qu envoyer des courriels Vous apprendrez ici comment envoyer recevoir transf rer et diter confortable ment des messages textuels Sommaire Envoyer des messages textuels 61 Recevoir des messages textuels 63 Office 16001P Utiliser des messages textuels Envoyer des messages textuels Page 61 Envoyer des messages textuels Envoyer des messages textuels des abonn s Votre Office 1600IP est au repos Message es Cliquez sur la touche Fox Message L diteur de messages s ouvre Vous avez diff rentes possibilit s pour entrer le destinataire e Entrez le num ro d appel dans le champ de saisie vide voir Num roter avec le num ro d appel page 24 e Entrez le nom dans le champ de saisie vide voir Num roter d apr s le no
30. des adresses lectroniques et Inter net C La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du contact est ouverte Entrez les num ros de t l phone dans les 4 champs de saisie Pro fessionnel Personnel T l copie et Portable Vous pouvez saisir les num ros en format international 4112345678 ou national 0012345678 Vous n avez besoin d entrer le pr fixe d acc s au r seau que dans le format national dans notre exemple ce pr fixe est le 0 Vous pouvez utiliser des espaces et des tirets pour une plus grande lisibilit des num ros 0 01 234 5678 Aucun autre signe ne sera compris par l Office 1600IP S lectionnez les num ros de t l phone qui doivent tre appel s lors que le nom est entr en cliquant le champ d options derri re le num ro d sir Entrez l adresse lectronique e mail et l adresse Internet ex htip www contact org Enregistrer un contact priv La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du contact est ouverte Vous avez saisi tous les d tails du contact Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les donn es et revenir au menu principal Votre nouveau contact appara t d sormais dans les annuaires Tous et Priv Si votre Office 16001P est reli un serveur MS Exchange le contact est aussi enregistr automatiquement cet endroit l Office 16001P Entretenir les contacts Editer un contact Page 69 Editer un contact Editer un cont
31. e signal d occupation si l abonn demand refuse votre appel ou si le signal d appel n est pas possible Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser des fonctions en communication Page 39 Utiliser des fonctions en communication Double appel pendant la communication akd i Vous tes en communication et souhaitez appeler un autre abonn sans mettre fin la communication en cours Composez le num ro d appel ou entrez le nom de l interlocuteur d sir pour le double appel dans le champ de saisie vide Cliquez sur la Touche de prise de ligne La 1 re communication est mise en attente Cliquez sur la Touche de prise de ligne c t de l affichage de l interlocuteur du double appel l issue de l op ration de double appel Vous tes de nouveau reli avec votre interlocuteur Va et vient entre l interlocuteur du double appel et le premier interlo Va et vient Va et vient Vous avez engag un rappel et souhaitez basculer sur le 1er interlo cuteur sans perdre l interlocuteur du double appel Cliquez sur la touche Fox Va et vient en cours de communication L interlocuteur du double appel est mis en attente Cliquez de nouveau sur la m me touche Fox pour revenir l interlo cuteur du double appel Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser des fonctions en communication Page 40 Transf rer l appel de l interlocuteur avec annonce Vous tes en
32. e dans la barre d outils L abonn demand est appel Lorsque l interlocuteur prend votre appel l entr e n appara t plus en gras apr s la fin de la communica tion et le compteur sur le bouton Journal de la barre d outils du menu principal indique un appel en absence de moins y En cours de communication R gler le volume La voix de votre interlocuteur est trop forte ou trop faible Vous souhaitez r gler temporairement le volume de restitution vocale pour cette communication i Vous tes en communication D Cliquez plusieurs fois sur la Touche volume correspondante jusqu obtenir le r sultat d sir Activer d sactiver le microphone Vous ne souhaitez pas que votre interlocuteur entende les propos chang s avec une autre personne pendant quelques instants Vous tes en communication Cliquez sur la Touche Secret pour d sactiver le microphone Votre EJ interlocuteur ne vous entend plus amp Cliquez de nouveau sur la Touche Secret pour r activer le micro phone Ecoute amplifi e Vous souhaitez entendre votre interlocuteur par les haut parleurs de votre PC Vous tes en communication a Cliquez sur la Touche haut parleur pour activer l coute amplifi e Cliquez de nouveau sur la touche pour d sactiver l coute amplifi e Office 16001P T l phoner en toute simplicit D couvrir le journal Page 33 D couvrir le journal Tous les appels entrants et sort
33. e doit pas tre supprim e Cliquez sur le champ de s lection dans la colonne Archive L entr e p sera conserv e lors des processus d effacement automatiques Effacer manuellement les entr es de journal Les entr es du journal sont r guli rement effac es automatiquement mais vous pouvez aussi effacer des entr es s lectionn es plus t t de fa on manuelle ER Le menu Journal est ouvert S lectionnez l entr e que vous d sirez effacer vous pouvez aussi en s lectionner plusieurs l aide de la souris en appuyant simultan ment sur la touche Majuscule ou Ctrl pendant la s lection y Cliquez sur Effacer dans la barre d outils Les entr es s lectionn es sont effac es Office 16001P T l phoner comme les professionnels Page 36 T l phoner comme les professionnels Membre de la gamme de t l phones Office votre Office 16001P vous offre quel ques exceptions pr s tout l ventail des multiples fonctions de confort Comme l Office 16001P repousse les limites troites de l affichage les fonctionnalit s telles que les touches de team ou de fonction peuvent tre pr sent es de fa on plus sim ple et sont plus ais es utiliser Vous apprendrez ici comment utiliser de fa on optimale les fonctions de confort avec l Office 1600IP Note La description et l utilisation peuvent l g rement varier selon le type de dispositif audio utilis Certains combin s permettent par exemple d engager o
34. e travail Param tre Explication Nom Vous pouvez modifier ici le nom du groupe de tra vail Avec le r glage Lin aire les appels sont toujours signal s d abord chez le m me membre Distribution des appels Avec le r glage Cyclique l appel est toujours signalis d abord chez un autre membre dans l ordre Un appel sera signalis chez un membre pendant Dur e de sonnerie le d lai sp cifi cet endroit avant d tre transmis au prochain membre D lai de post traitement Dur e du d lai de post traitement Enregistrement automatiq Activez Enregistrement automatiq si une note t l phonique doit tre automatiquement ouverte et enregistr e pour chaque appel voir aussi Cr er un nouveau ticket de travail page 77 Surveiller l tat et connecter d connecter des membres Vous d sirez v rifier qui est d j connect au groupe de travail et si n cessaire connecter ou d connecter vous m me d autres membres Cliquez sur G rer groupes de travail dans le menu Groupe de tra vail puis sur l onglet du groupe g rer Les membres sont list s dans le cadre de gauche Une coche sous Connect pour un membre indique qu il est d j connect Vous pouvez connecter ou d connecter des membres vous m me cet endroit Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages sans quitter le menu ou sur OK pour valider les r glages et refermer la bo te de dialogue Effacer un ticket de travail Vous
35. el Lors d un signal d appel En cours de communication Pointeur dans le champ de saisie La communication est gard e En cours de communication Pointeur dans le champ de saisie Action R pondre l appel Etablissement de la communication Vous entendez la tonalit de retour d appel La liste est referm e et la s lection abandonn e La communication est ter min e L appel est refus L appel est refus Activer et d sactiver le mode DTMF La liste est ouverte et les entr es dont le d but du deuxi me nom co ncide sont recherch es La communication est reprise L appel est mis en garde La liste de r p tition est ouverte Raccourci clavier lt Fl che vers le bas gt lt Retour gt Saisie de lettres Situation Pointeur dans le champ de saisie Pointeur dans le champ de saisie Pointeur dans le champ de saisie Action La liste R p tition est ouverte L entr e est effac e carac t re par caract re La liste est ouverte et les entr es dont le d but co n cide sont recherch es Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins Page 13 Adapter le t l phone vos besoins Vous pouvez adapter le comportement de votre Office 16001P en fonction de vos besoins afin que la t l phonie se marie de fa on optimale avec les autres activit s sur votre PC Certains r glages servent adapter votre Office 16001P aux composants mat riels utilis s
36. erface utilisateur 7 D couvrir le dispositif audio 9 D couvrir les touches de commande touches Fox 10 D finir et organiser des touches de fonction 52 D finir et organiser des touches de num ros 46 D finir et organiser des touches de team 48 Demander un rappel 37 D marrer Office 16001P 7 D sactiver les fonctions 57 D sactiver un renvoi 42 Double appel pendant la communication 39 lt Index Page 82 E Ecoute amplifi e 32 Effacer un contact 69 Effacer un ticket de travail 81 Effacer une touche de fonction 56 Effacer une touche de num ro 47 Effacer une touche de team 49 Emettre un signal d appel chez un abonn 38 Enregistrer contact 68 Enregistrer le nom et le num ro d appel 23 24 Enregistrer une entr e de journal comme contact priv 34 Entrer sa propre adresse lectronique 15 Entrer une adresse d annuaire Internet 15 Envoyer des messages textuels des abonn s 61 Envoyer des messages textuels sous forme de courriels 62 F Fermer une session groupe de travail 76 Follow Me 2 ss 2 22 58 Fonctions contacts 65 Fonctions de t l phonie 20 36 71 G Groupes de commutation
37. erie l onglet P riph rique audio voir S lectionner des appareils pour la sonnerie page 16 3 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Cliquez sur Par d faut si vous d sirez r tablir les sons et m lodies d origine T l phoner en toute simplicit L utilisation de votre Office 16001P est simple et conviviale Il suffit de quelques clics de souris ou commandes au clavier pour r pondre un appel ou tablir une com munication Vous apprendrez ici tout ce que vous devez savoir pour pouvoir imm diatement tra vailler avec votre Office 16001P et comprendre les bases du menu utilisateur Note La description et l utilisation peuvent l g rement varier selon le type de dispositif audio utilis Certains combin s permettent par exemple d engager ou de terminer une communication en retirant l appareil de son support La description qui suit part du principe que cette fonction n est pas disponible Sommaire On vous appelle 21 Vous d sirez t l phoner 2 24 D couvrir le journal 2 33 On vous appelle R gler le volume de la signalisation des appels Vous souhaitez modifier le volume de la sonnerie Votre Office 16001P sonne Si le volume de la sonnerie est trop fort ou trop faible il suffit de cliquer 2 sur la Touche volume correspondante jusqu
38. es Page 44 Ma triser des situations particuli res Activer d sactiver le mode de num rotation DTMF fr quences vocales Vous avez besoin du mode de num rotation DTMF pour commander d autres appareils ou appeler des services tels que l interrogation distance d un r pondeur partir de votre t l phone Vous tes en communication et invit entrer des caract res par le clavier DTMF Cliquez sur la touche Fox DTMF pour activer le mode de num rota tion DTMF DTMF Le mode de num rotation DTMF est automatiquement d sactiv lors que vous mettez fin la communication Pour le d sactiver d j en cours de communication cliquez de nouveau sur la touche Fox DTMF Renvoyer une communication pendant la phase d appel 5 Votre Office 1600IP sonne R Renvoyer Cliquez sur la touche Fox Renvoyer Entrez le num ro d appel ou le nom de l abonn demand dans le champ de saisie qui s ouvre et cliquez sur OK LI Refuser une communication en phase d appel 0 Votre Office 1600IP sonne Refuser m Pour ne pas r pondre l appel cliquez sur la touche Fox Refuser Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de num ros Page 46 Utiliser les touches de num ros Vous souhaitez appeler des num ros fr quemment utilis s directement par un clic de souris Vous pouvez cet effet d finir des touches de num ros et les affecter un g
39. groupes de travail voir T l phoner en groupe page 71 Lorsque vous cliquez sur la Touche Pause les appels entrants destination du groupe de travail ne sont plus signal s sur votre Office 1600IP Cette touche n est visible que lorsque vous tes con nect un groupe de travail Cette touche n est affich e que si vous vous tes connect aux groupes de travail voir T l phoner en groupe page 71 La Touche Suite vous permet de terminer de fa on anticip e le d lai de post traitement Cette touche n est visible que lorsque vous tes connect un groupe de travail Les Touches Fox vous offrent des fonctions de t l phonie contex tuelles Office 16001P D couvrir les raccourcis clavier Avant de commencer Page 11 Les raccourcis clavier vous permettent d effectuer des commandes r currentes avec une plus grande efficacit Votre Office 16001P met les raccourcis clavier sui vants votre disposition pour t l phoner Raccourci clavier lt Entr e gt lt Entr e gt lt Entr e gt lt Echap gt lt Echap gt lt Echap gt lt Echap gt lt Ins gt lt Espace gt suivi de la frappe d une lettre lt Pause gt lt Pause gt lt Fl che vers le haut gt Situation Appel Un num ro d appel appara t dans le champ de saisie Aucun num ro d appel n appara t dans le champ de saisie Liste ouverte En cours de communication En cours de signalisation d un app
40. iciel ne peut d marrer que s il reconna t un sys t me PBX configur en cons quence Le t l phone PC convient pour une utilisa tion comme t l phone confort un poste de travail fixe ou mobile ou comme t l phone pour les agents de groupes de travail Associ un t l phone mobile il peut tre exploit en twin mode Fonctionnalit s Outre ses multiples fonctions suppl mentaires au titre de t l phone PC et team phone l tendue des fonctionnalit s correspond pour l essentiel celles d un ter minal syst me Office 35 II ne peut toutefois pas tre utilis comme s lecteur de lignes Office 16001P S curit Page 4 Disponibilit La disponibilit du t l phone d pend du bon fonctionnement et de l alimentation lectrique du PC ainsi que de la disponibilit du r seau de donn es En cas d indis ponibilit du t l phone les appels sont renvoy s une destination de remplace ment si elle a t configur e Accessoires Utilisez uniquement des dispositifs d coute et de parole tels que des combin s des microcasques et des appareils Bluetooth express ment recommand s par le fabricant Exclusion de la responsabilit Ce produit a t fabriqu conform ment aux crit res de qualit ISO 9001 Les infor mations destin es aux utilisateurs qui accompagnent ont t labor es avec le plus grand soin Les fonctions du produit ont t soumises des tests pouss s d homologatio
41. ion ou du ren voi sous Variante puis entrez le num ro de destination sous Num ro d appel Renvoie un appel entrant la destination d finie sous Num ro d appel pendant la phase de sonnerie La fonc tion du m me nom sur la touche Fox se diff rencie par le fait que le num ro de destination n est pas pr d fini Il est donc recommand de d finir une touche de fonction lors que vous activez souvent un renvoi sur sonnerie vers le m me num ro de destination Utiliser les touches de fonction Vous avez ouvert le menu des groupes et la page du groupe avec la touche de fonction que vous souhaitez utiliser Double cliquez la touche correspondant la fonction que vous sou haitez d clencher Effacer une touche de fonction Vous avez ouvert l affichage des groupes et le dossier de groupe avec la touche de fonction que vous souhaitez effacer W Cliquez sur la touche de fonction que vous souhaitez effacer S lectionnez l option de menu Touche Effacer La touche de fonc tion est effac e Office 16001P T l phoner comme les professionnels Appliquer des proc dures Page 57 Appliquer des proc dures Vous pouvez activer les fonctions qui ne sont pas accessibles par le biais du menu l aide de proc dures Une proc dure peut tre ex cut e directement ou enre gistr e sur une touche Le mode DTMF doit tre d sactiv pour pouvoir activer une fonction via une proc dure Ac
42. ions de travail Vous pouvez installer votre Office 16001P personnel sur plusieurs PC Les appels seront alors pr sent s automatiquement sur le PC que vous tes en train d utiliser Vous travaillez en partie domicile et disposez d une connexion avec le r seau IP de votre entreprise Les appels seront automatiquement pr sent s chez vous d s que vous y d marrerez l Office 16001P La personne appel e voit s afficher votre num ro professionnel lorsque vous composez un num ro Note Votre Office 16001P ne peut tre ouvert que sur un PC la fois Office 16001P ne s ouvrira pas si vous tentez de lancer l application sur un second PC sans avoir pr alablement referm la session sur le pre mier PC Utiliser Office 16001IP sur un ordinateur portable Lorsque vous avez install votre Office 16001P sur un ordinateur portable vous pouvez utiliser votre t l phone tous les endroits o vous pouvez vous connecter au r seau de l entreprise avec votre ordinateur et ouvrir une session sur le serveur Office 16001P Les appels vous sont automatiquement pr sent s d s que vous d marrez Office 16001P quel que soit l endroit o vous vous trouvez La per sonne appel e voit s afficher votre num ro professionnel Utiliser Office 16001IP en association avec un t l phone mobile Vous pouvez galement utiliser votre Office 16001P en Twin mode avec un terminal de syst me sans fil Vos appels seront dirig s sur l Office 16001P
43. ir Cr er un nouveau contact page 66 Entrez les premi res lettres du pr nom si le non a t class d apr s le pr nom Vous obtenez une liste de tous les noms commen ant par les lettres entr es Cliquez sur le nom recherch Le nom est report dans le champ de saisie et la liste est referm e Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de D prise de ligne D L abonn demand est appel Note Vous pouvez aussi effectuer une recherche d apr s la 2 me partie d un nom Entrez cet effet un espace suivi de la premi re lettre de la 2 me partie du nom dans le champ de saisie vierge Office 16001P T l phoner en toute simplicit Vous d sirez t l phoner Page 26 Num roter partir de l annuaire contacts Votre Office 1600IP est au repos Cliquez sur Contacts dans la barre d outils Le menu des contacts CE s ouvre S lectionnez l annuaire d sir L annuaire Public sous le second onglet comprend tous les abonn s internes et num ros abr g s de votre entreprise L annuaire Priv sous le troisi me onglet comprend vos contacts priv s L annuaire Tous sous le premier onglet com prend les contacts des deux autres annuaires Lorsque votre Office 16001P est coupl avec un serveur MS Exchange vous disposez galement des contacts saisis ce niveau l voir Entretenir les contacts page 65 Cliquez sur la plaquette correspondant la premi re lettre du
44. l onglet de groupe nomm Team A est ajout Note Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de team dans la page d un groupe d ja existant sauf dossier de groupe de travail Note Vous pouvez par ailleurs aussi placer diff rents types de touches tels que des touches de team et de fonction dans une m me page de groupe Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de team Page 49 Vous avez ouvert la page du nouveau groupe Cr ez les touches de team 1 S lectionnez l option de menu Touche Nouvelle La bo te de dia logue Touche s ouvre 2 S lectionnez Touche de Team et entrez le num ro d appel ou le nom de votre interlocuteur dans l quipe sous Num ro d appel Ce membre de l quipe doit tre un abonn du m me syst me Cli quez sur OK La touche de team est cr e 3 R p tez ces op rations jusqu ce que toutes les autres touches de Team soient cr es 4 Organisez les touches de team manuellement en les faisant glisser l aide de la souris ou automatiquement l aide du menu Grou pes R organiser les touches Effacer une touche de team Vous avez ouvert le menu des groupes et la page groupe d une quipe Cliquez sur la touche que vous souhaitez effacer S lectionnez l option de menu Touche Effacer La touche de team est effac e Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de team Page 50 Comprend
45. leur affecter la fonction de voter Choix D finir et organiser des touches de fonction Note Note Vous avez ouvert le menu principal Cliquez sur Groupes dans la barre d outils Le menu des groupes s ouvre Ouvrez un groupe pour les touches de fonction 1 S lectionnez l option de menu Groupes Nouveau groupe La bo te de dialogue Nom s ouvre 2 Entrez le nom p ex Fonctions et cliquez sur OK Un nouvel onglet de groupe nomm Fonctions est ajout Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de fonction dans la page d un groupe d j existant sauf dossier de groupe de travail Vous pouvez par ailleurs aussi placer diff rents types de touches tels que des touches de team et de fonction dans une m me page de groupe Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de fonction Page 53 Vous avez ouvert la nouvelle page de groupe Cr ez les touches de fonction 1 S lectionnez l option de menu Touche Nouvelle La bo te de dia logue Touche s ouvre 2 S lectionnez Touche de fonction Une liste de fonctions s ouvre 3 S lectionnez une fonction dans la liste et d terminez les param tres de cette fonction sur le c t droit de la bo te de dialogue Cli quez sur OK La touche de fonction est cr e 4 R p tez cette op ration jusqu ce que toutes les autres touches de fonction soient cr es 5 Organisez les touches de fonction manuelle
46. m page 25 e S lectionnez le destinataire dans le r pertoire voir Num roter partir de l annuaire contacts page 26 e S lectionnez le destinataire l aide d une touche de num ro voir Num roter avec une touche de num ro page 28 e S lectionnez le destinataire dans le journal voir Num roter partir du journal page 28 Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre d outils Note La longueur d un message textuel un abonn disposant d un terminal syst me Office avec afficheur est limit e 160 caract res Office 16001P Utiliser des messages textuels Envoyer des messages textuels Page 62 Envoyer des messages textuels sous forme de courriels Votre Office 16001P est au repos Message n Cliquez sur la touche Fox Message Vous avez diff rentes possibilit s pour entrer le destinataire Entrez directement l adresse lectronique dans le champ de saisie vide ou si les d tails du destinataire sont enregistr s dans les con tacts e Entrez le nom dans le champ de saisie vide voir Num roter d apr s le nom page 25 e S lectionnez le destinataire dans le r pertoire voir Num roter partir de l annuaire contacts page 26 Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre d outils Note Cette fonction n est disponible que si votre Office 16001P conna t votre adresse lectronique personnelle voir Entrer sa propre adres
47. mande centrale du Office 16001P C est partir de l que vous effectuez des appels ou que vous ouvrez d autres menus pour acc der l diteur de messages aux contacts aux groupes ou au journal et Office 16001IP Barre de menus ichie R glages Groupe de travail Barre d outils Renvoyger 7 Contacts A Groupes C Journal Indicateur d tat interne Touches Fox Touches de commande L indicateur d tat indique l tat actuel du t l phone Les Touches de commande servent commander le t l phone Les Touches Fox offrent des fonctions suppl mentaires contextuelles La barre d outils vous permet d activer un renvoi voir Renvoyer un appel renvoi d appel page 42 ou d ouvrir d autres affichages de l Office 16001P e Contacts ouvre vos r pertoires voir Entretenir les contacts page 65 e Groupe ouvre des champs pour les touches de team et les touches de fonction voir Utiliser les touches de team page 48 et Utiliser les touches de fonction page 52 Lorsque vous appartenez des groupes de travail vous voyez ici les autres membres du groupe et leur statut actuel voir T l phoner en groupe page 71 e Journal ouvre le fichier dans lequel tous les appels et messages de texte entrants et sortants sont consign s voir D couvrir le journal page 33 Lors que vous appartenez des groupes de travail vous pouvez aussi ouvrir et diter des tickets de travail ici voir T l
48. marrage 3 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages D terminer le comportement des menus Vous pouvez d finir les menus qui doivent s ouvrir au d marrage de votre Office 16001P 1 S lectionnez dans la colonne Ouvrir au d marrage tous les menus qui doivent s ouvrir au d marrage de votre Office 16001P 2 S lectionnez dans la colonne R duit tous les affichages qui doivent appara tre uniquement sous forme de boutons dans la barre des t ches au d marrage de votre Office 16001P 3 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Vous pouvez sp cifier qu un menu passe l avant plan de l cran lorsque le t l phone sonne ou qu un message textuel arrive 1 S lectionnez Affichage principal dans la colonne D roulant si celui ci doit passer automatiquement l avant plan lorsqu un appel arrive 2 S lectionnez le menu Message dans la colonne D roulant si celui ci doit pas ser automatiquement l avant plan lorsqu un message textuel arrive 3 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins Proc der des r glages g n raux Page 15 Modifier la langue des menus Vous pouvez modifier la langue des menus sans devoir red marrer l Office 16001P 1 S lectionnez la langue d sir e sous Langue 2 Cliquez sur Appliquer pour valider le r glage La langue des menus est modifi e Entrer une adresse d annuaire Internet Vous pouvez ouv
49. ment en les faisant glisser l aide de la souris ou automatiquement l aide du menu Groupes R organiser les touches Comprendre les fonctions Les fonctions disponibles ont les propri t s suivantes Fonction Propri t Appelle le num ro d appel programm et masque votre Masquer le num ro num ro chez la personne appel e Ce service doit tre support par votre op rateur de r seau Active et d sactive le groupe Courtesy 1 ou 2 Courtesy Courtesy est le texte d annonce qui peut tre diffus lorsqu une per sonne appelle Autoriser ou bloquer la t l maintenance une fois unique T l maintenance ment ou en permanence Office 16001P Fonction Bo te vocale MCID Parcage Relais Ne pas d ranger Raccordement collectif T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de fonction Page 54 Propri t Interroger la bo te vocale Appelle la bo te vocale et entre automatiquement le mot de passe de celle ci Lorsque le mot de passe de votre bo te vocale est le m me que celui de votre Office 16001P vous devez activer le champ d options Utiliser mot de passe Office 16001P Lorsque que mot de passe est diff rent entrez le mot de passe de votre bo te vocale sous Mot de passe bo te vocale Faire pister les appels malveillants Malicious Call Identifi cation Vous devez demander ce service votre op rateur de r seau Placer un appel en garde de fa on centrale pour qu il
50. n et approuv es Il n est toutefois pas possible d exclure compl te ment les d fauts Le constructeur ne peut tre tenu pour responsable d ventuels dommages directs ou indirects cons cutifs une erreur de maniement un usage inappropri ou un quelconque comportement incorrect avec un produit Les ris ques possibles sont signal s aux passages correspondants du mode d emploi La responsabilit pour manque gagner est exclue dans tous les cas Office 16001P Avant de commencer Page 5 Avant de commencer Bienvenue parmi les utilisateurs du Office 16001P avec ses surprenantes capacit s dans lunivers de la t l phonie IP qui unit les services voix et donn es Avec son interface utilisateur conviviale l Office 16001P repousse les limites des terminaux syst mes Office offre des fonctions de groupes performantes et s int gre merveille avec les logiciels PC standard Con u en priorit pour les groupes de travail petits moyens l Office 1600IP n en sera pas moins un excellent compagnon pour les utilisateurs individuels posant de hautes exigences en termes de mobilit Gr ce une gestion centrale des informations les utilisateurs de l Office 16001P auront toujours acc s aux listes d appels aux r pertoires aux messages etc qu ils soient chez eux dans l entreprise ou tout autre endroit disposant d une liaison directe avec le r seau IP de l entreprise Sommaire Office 16001P Une utilisati
51. nom E d sir ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d outils Cliquez sur le contact d sir ou faites le glisser dans le champ de sai sie du menu principal l aide de la souris un double clic ouvre les d tails du contact Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de D prise de ligne dans la barre d outils L abonn demand est appel Note Un contact priv peut tre class d apr s le pr nom ou le nom Ce param tre peut tre sp cifi lors de la saisie du contact Office 16001P T l phoner en toute simplicit Vous d sirez t l phoner Page 27 Num roter partir d un annuaire externe Vous pouvez directement ouvrir un annuaire sur Internet partir de votre Office 16001P L adresse Internet URL de cet annuaire est programm e dans les param tres voir Proc der des r glages g n raux page 14 EH C Votre Office 16001P est au repos Cliquez sur Contacts dans la barre d outils Le menu des contacts s ouvre Cliquez sur Rechercher Web dans la barre d outils L annuaire Inter net s ouvre dans un navigateur Copiez le num ro d appel trouv et collez le dans le champ de saisie de votre Office 1600IP Editez le num ro si n cessaire soit pour qu il r ponde au format inter national 4112345678 soit pour qu il commence par le pr fixe de r seau 0012345678 Eliminez tous les caract res suppl mentaires tels que les barres o
52. ntact s ouvre Saisir les d tails personnels C La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du contact est ouverte Saisissez le nom 1 Cliquez sur Nom 2 Entrez le pr nom et le second pr nom dans les champs de saisie de la bo te de dialogue Nom 3 Cliquez sur OK pour refermer la bo te de dialogue et valider le nom 7 Editez les champs Poste et Soci t C Note Sp cifiez sous Afficher par si le nom doit tre doit tre class avant ou apr s le pr nom ou le second pr nom Les noms et pr noms ne doivent pas commencer par un tr ma noms consonance al manique Saisir l adresse La bo te de dialogue pour la saisie et l entretien du contact est ouverte Entrez l adresse professionnelle 1 S lectionnez Professionnelle dans le champ de saisie sous le bouton Adresse 2 Cliquez sur Adresse 3 Entrez l adresse professionnelle dans les champs de saisie de la bofte de dialogue Adresse 4 Cliquez sur OK pour refermer la bo te de dialogue et valider l adresse Entrez l adresse priv e 1 S lectionnez Priv e dans le champ de saisie sous le bouton Adresse 2 Cliquez sur Adresse 3 Entrez l adresse priv e dans les champs de saisie de la bo te de dialogue Adresse 4 Cliquez sur OK pour refermer la bo te de dialogue et valider l adresse Office 16001P Entretenir les contacts Cr er un nouveau contact Page 68 Saisir des num ros de t l phone
53. on flexible 1 5 Utiliser Office 16001P 044 44 7 Office 1600IP Une utilisation flexible Que votre Office 16001P quipe un poste de travail individuel ou qu il soit utilis comme outil de groupe vous ne manquerez pas d appr cier la polyvalence de ce t l phone logiciel extr mement s duisant Utiliser Office 16001IP sur une station de travail individuelle Office 16001P pr sente de nombreux avantages par rapport la t l phonie con ventionnelle pour les gros utilisateurs des PC Une num rotation par le nom ais e et rapide une utilisation plus simple des listes d appels par le biais du journal un nombre illimit de contacts priv s un acc s direct aux bases de contacts et bien plus encore tout en offrant toutes les fonctions de confort des terminaux syst mes Office avec la haute qualit habituelle Office 16001P Avant de commencer Page 6 Utiliser Office 16001IP comme outil de groupe Lorsque plusieurs personnes r pondent aux demandes des clients par t l phone l id e de s organiser en groupes de travail coule de source Que vous travailliez dans une centrale de r servation dans un centre d assistance pour une ligne d information ou dans un centre de service clients vous disposez avec l Office 16001P d un outil de groupe convivial Pour plus de d tails voir T l phoner en groupe page 71 Utiliser Office 16001IP sur plusieurs stat
54. otes t l phoniques d j saisies apparaissent dans le cadre du bas Entrez pr sent vos notes t l phoniques dans le cadre du milieu Enregistrez la note t l phonique que vous venez de saisir Office 16001P T l phoner en groupe G rer un groupe de travail Page 79 G rer un groupe de travail En disposant de l habilitation n cessaire vous pouvez ajouter ou exclure des mem bres d finir la distribution des appels et la dur e de sonnerie fixer le d lai de post traitement et proc der d autres r glages dans le module de gestion des groupes de travail Cr er un groupe de travail S gt gt C Vous tes administrateur d un ou de plusieurs groupes de travail Cliquez sur G rer groupes de travail dans le menu Groupe de tra vail La bo te de dialogue de gestion des groupes de travail s ouvre Cliquez sur l onglet du groupe de travail g rer S lectionnez les membres d sir s du groupe de travail dans la liste des utilisateurs droite puis cliquez sur la Touche fl che vers la gauche Vous pouvez exclure des membres du groupe de travail l aide de la Touche fl che vers la droite Adaptez les param tres d crits plus bas aux exigences Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages sans quitter le menu ou sur OK pour valider les r glages et refermer la bo te de dialogue Office 16001P T l phoner en groupe G rer un groupe de travail Page 80 Param tres du groupe d
55. otre Office 16001P est au repos Cliquez sur Journal dans la barre d outils et s lectionnez l entr e cor respondant l appel de l abonn d sir ui Cliquez sur Enregistrer dans les contacts puis ditez les champs pin de saisie Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les donn es et FA revenir au menu principal Vous d sirez t l phoner Num roter avec le num ro d appel Votre Office 1600IP est au repos Entrez le num ro d appel dans le champ de saisie Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de prise de ligne ou appuyez sur la touche Entr e du clavier de votre PC Le L abonn demand est appel Note Vous pouvez entrer le num ro soit en format international 4112345678 soit en format national 0012345678 Vous n avez besoin d entrer le pr fixe d acc s au r seau que dans le format natio nal dans notre exemple ce pr fixe est le 0 Vous pouvez utiliser des espaces et des tirets pour une plus grande lisibilit des num ros 0 01 234 5678 Aucun autre signe ne sera com pris par l Office 16001P Office 16001P T l phoner en toute simplicit Vous d sirez t l phoner Page 25 Num roter d apr s le nom Votre Office 16001P est au repos Entrez les premi res lettres du nom d sir dans le champ de saisie Ajoutez les premi res lettres du second pr nom si le nom recherch a t class sous le second pr nom vo
56. phoner en groupe page 71 D couvrir le dispositif audio Votre administrateur syst me a dot votre avec l Office 16001P d un dispositif audio Il peut s agir en l occurrence d un combin d un microcasque ou d un appa reil Bluetooth Selon le type d appareil l utilisation de votre Office 16001P peut l g rement diff rer du pr sent mode d emploi Faites vous expliquer l utilisation du dis positif audio sur votre Office 16001P par votre administrateur syst me Office 16001P Avant de commencer Page 10 D couvrir les touches de commande touches Fox Les touches de commande vous permettent de commander les fonctions de base Les touches Fox donnent acc s de fa on contextuelle aux fonctions de t l phonie les plus utiles De EJ d El S Cliquez sur la Touche de prise de ligne pour engager ou interrom pre une communication La Touche de r p tition vous donne acc s aux 10 derniers num ros compos s Gr ce la Touche Haut parleur vous pouvez entendre votre inter locuteur par les haut parleurs de votre PC Vous pouvez cliquer la Touche Secret lorsque vous ne d sirez pas que votre interlocuteur entende ce que vous dites une autre per sonne dans la pi ce En fonction de la situation vous modifiez le volume de la sonnerie ou le volume de la r ception vocale en cliquant sur les Touches de volume Cette touche n est affich e que si vous vous tes connect aux
57. re l tat des touches de team La touche de team vous indique l tat de votre interlocuteur dans l quipe l aide de symboles Symbole Etat L interlocuteur est libre D Le t l phone de l interlocuteur sonne Q L interlocuteur est en train de t l phoner Lorsque les caract res et le cadre apparaissent en gris clair pour une touche de team celle ci est inactive par exemple parce que le partenaire dans le team a activ un renvoi d appel Appeler un interlocuteur dans l quipe Votre Office 16001P est au repos Vous avez ouvert le menu des groupes et la page groupe d une quipe H Vous voyez que l interlocuteur demand est libre Double cliquez sur la touche de team de l interlocuteur demand L interlocuteur demand est appel Reprendre un appel destin un membre de l quipe Votre Office 16001P est au repos Vous avez ouvert le menu des groupes et la page groupe d une quipe Vous voyez que le t l phone d un membre sonne et souhaitez pren D dre cet appel m Double cliquez sur la touche de team de ce membre l La communication est tablie avec vous Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de fonction Page 52 Utiliser les touches de fonction Vous souhaitez pouvoir appeler une fonction souvent utilis e d un clic de souris et ne plus avoir enter manuellement Vous pouvez cr er ici des touches de fonction et
58. rir un annuaire Internet dans le menu des contacts Marche sui vre pour entrer l adresse de cet annuaire 1 Entrez l adresse de l annuaire d sir dans le champ Adresse d annuaire en ligne ex http www annuaire com 2 Cliquez sur Appliquer pour valider le r glage Entrer sa propre adresse lectronique Vous pouvez envoyer des messages textuels sous forme de courriels voir Utiliser des messages textuels page 60 A cet effet vous devez entrer votre propre adresse lectronique 1 Entrez votre propre adresse lectronique dans le champ Adresse e mail ex charlie chaplin provider ch 2 Cliquez sur Appliquer pour valider le r glage Cet exp diteur appara tra la pro chaine fois que vous enverrez un message textuel sous forme de courriel Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins Proc der des r glages de p riph riques audio Page 16 Proc der des r glages de p riph riques audio Vous trouverez sous l onglet P riph riques audio les r glages pour les p riph ri ques raccord s tels que des combin s microcasques et haut parleurs En temps normal votre administrateur syst me a d j optimis ces r glages pour les appa reils raccord s S lectionner le port vocal Vous d finissez le dispositif audio utiliser par ces param tres 1 S lectionnez un appareil parmi les p riph riques disponibles sous Combin Casque 2 S lectionnez le pilote appropri sous Connect
59. roupe D finir et organiser des touches de num ros Note Note Vous avez ouvert le menu principal Cliquez sur Groupes dans la barre d outils Le menu des groupes s ouvre Ouvrez un groupe pour les touches de num ro 1 S lectionnez l option de menu Groupes Nouveau groupe La bo te de dialogue Nom s ouvre 2 Entrez le nom p ex Num ros importants et cliquez sur OK Un nouvel onglet de groupe est ajout Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de num ros dans une page de groupe d j existant sauf dossier de groupe de travail Vous pouvez par ailleurs aussi placer diff rents types de touches tels que des touches de num ros et de fonction dans une m me page de groupe Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de num ros Page 47 Vous avez ouvert la nouvelle page de groupe Cr ez les touches de num ro 1 S lectionnez l option de menu Touche Nouvelle La bo te de dia logue Touche s ouvre 2 S lectionnez Touche de num ro et entrez le num ro d appel d sir sous Num ro d appel Si le num ro figure d j dans les contacts vous pouvez le reprendre depuis la liste 3 Entrez le nom sous lequel la touche de num ro doit appara tre option dans le champ Etiquette Si vous laissez le champ vierge et si le num ro d appel ne figure pas dans les contacts le syst me utilisera le num ro d appel pour l tiquette Si vous laissez le champ
60. s de p riph riques audio avanc s Page 18 Proc der des r glages de p riph riques audio avanc s Vous trouverez les r glages pour le media stack sous l onglet P riph riques audio sous le bouton Avanc s Note Ne modifiez ces param tres qu apr s entente avec votre administra teur syst me S lectionner le Media Stack Votre Office 16001P fonctionne de fa on optimale avec le media stack EyePMedia install en parall le pr r glage Si vous d sirez utiliser le p riph rique audio de Windows vous devez s lectionner WinRTP sa place R gler le Media Stack En temps normal le Media Stack utilise automatiquement les param tres opti maux Marche suivre pour modifier manuellement les r glages 1 D sactivez la Configuration automatique 2 S lectionnez AGC Automatic Gain Control r gulation automatique du gain Si VOUS ne souhaitez pas que votre voix au microphone soit plus fortement amplifi e quand vous parlez moins fort ou tes plus loign du micro 3 S lectionnez AEC Automatic Echo Cancellation suppression automatique d cho si vous voulez viter un retour de votre propre voix dans les haut parleurs du dispositif audio 4 S lectionnez VAD Voice Activity Dedection d tection d activit vocale si vous d sirez que le bruit de fond soit limin lorsque vous parlez au micro phone 5 S lectionnez le Codec G 711 tant que votre PC est directement raccord au r sea
61. se lec tronique page 15 Office 16001P Utiliser des messages textuels Recevoir des messages textuels Page 63 Recevoir des messages textuels Recevoir des messages textuels Un abonn interne vous a adress un message textuel Selon les r glages de base la fen tre de message s ouvre et vous tes ventuellement averti de l entr e du message par un signal sonore ER Ouvrez le journal _ Cliquez sur l entr e en caract res gras correspondant au message entr Le message s ouvre R pondre des messages textuels Un abonn vous a adress un message textuel et vous d sirez y r pondre Cliquez sur R pondre dans la barre d outils Le destinataire est auto matiquement plac dans le champ de saisie Saisissez votre r ponse puis cliquez sur Envoyer Transf rer des messages textuels Un abonn vous a adress un message textuel et vous d sirez trans f rer ce message un coll gue Cliquez sur Renvoyer dans la barre d outils Entrez le num ro d appel ou le nom de l abonn demand dans le champ de saisie vide Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre a d outils Office 16001P Utiliser des messages textuels Recevoir des messages textuels Page 64 Note Les messages textuels peuvent galement tre transf r s sous forme de courriels Entrez cet effet l adresse lectronique du destinataire d sir la place du num ro d appel ou d
62. terne page 27 pour conna tre le processus de num rotation partir d un annuaire externe Office 16001P T l phoner en groupe Page 71 T l phoner en groupe Lorsque plusieurs personnes r pondent aux demandes des clients par t l phone l id e de s organiser en groupes de travail coule de source Que vous travailliez dans une centrale de r servation dans un centre d assistance pour une ligne d information ou dans un centre de service clients vous disposez avec l Office 16001P d un outil de groupe convivial Outre les fonctions de groupe courantes telles que la pause le d lai de post traite ment et la synoptique du groupe signal d occupation Office 16001P offre aussi aux membres du groupe une plate forme commune pour les notes t l phoniques En disposant des privil ges d administrateur de groupe vous pouvez d finir les membres des groupes de travail et op rer d autres modifications sp cifiques aux groupes Note Pour l administrateur syst me Alli es la configuration syst me appropri e les fonctions de groupe couvrent aussi en grande partie les fonctionnalit s d un s lecteur de lignes Sommaire Membre d un groupe de travail 72 Saisir des t l communications 77 G rer un groupe de travail 79 Membre d un groupe de travail Votre administrateur de groupe configure
63. tiver des relais e activer 75 lt X gt x 5 6 7 e d sactiver 75 lt x gt x 5 6 7 32 lt N d Ab gt Activer l acc s r seau avec rappel de taxes Activer d sactiver un appel d ch ance e Activer un ordre permanent 56 lt hh mm gt e Effacer un ordre permanent 56 e Activer un ordre unique 55 lt hh mm gt e Effacer un ordre unique 55 Activer d sactiver une fonction depuis un t l phone tiers Commande distance 06 lt N Ab gt lt Fct gt Changer manuellement de r seau t l phonique LCR de 90 secours apr s le routage de secours le num ro d appel externe compos en dernier est automatiquement appel Communication d interphone e un abonn e un groupe e reprendre un groupe D sactiver toutes les fonctions actives sauf le raccordement collectif Diriger des appels fonctions via des groupes de commutation e Groupe de commutation x position de commutation 1 e Groupe de commutation x position de commutation 2 e Groupe de commutation x position de commutation 3 Effacer un rappel Envoyer un message e un abonn e un groupe e tous Etablir une conf rence e pr d termin e e variable 7998 lt N d Ab gt 79 lt N de groupe gt 89 00 851 85 lt x gt 1 852 85 lt x gt 2 853 85 lt x gt 3 x 2 9 37 3598 lt N d Ab gt lt N message gt 35 lt N de groupe gt lt N message gt 3599 lt N
64. u IP de l entreprise Ce codec assure la d compression des donn es vocales et leur transmission avec la plus haute qualit possible S lectionnez G 729 lorsque votre PC est reli au r seau IP de votre entreprise par un parcours WAN ou Internet par exemple lorsque vous travaillez domi cile ou en d placement 6 Cliquez sur Appliquer pour valider les r glages Note Ne modifiez pas les param tres Taille de la trame ms et Tampon dyn de suppr de lt ZX Office 16001P Adapter le t l phone vos besoins R gler les sons et les m lodies de sonnerie Page 19 R gler les sons et les m lodies de sonnerie Vous pouvez s lectionner les sons et m lodies de sonnerie que votre Office 16001P doit mettre pour signaler les appels ou les entr es de messages sous l onglet Signal sonore Vous pouvez couter les sons et m lodies de sonnerie sous Tester 1 Sp cifiez les sons m lodies de sonnerie qui doivent tre mis par les haut parleurs externes et le combin le casque dans la colonne Sonnerie Assurez vous pour ce faire que les p riph riques d sir s sont s lectionn s sous Sonnerie l onglet P riph rique audio voir S lectionner des appareils pour la sonnerie page 16 2 Sp cifiez les sons m lodies de sonnerie qui doivent tre mis par le haut parleur interne du PC dans la colonne Haut parleur PC Assurez vous pour ce faire que le haut parleur interne du PC est s lectionn sous Sonn
65. u de terminer une communication en retirant l appareil de son support La description qui suit part du principe que cette fonction n est pas disponible Sommaire Utiliser des fonctions de confort 37 Utiliser des fonctions en communication 39 Organiser vos absences 42 Ma triser des situations particuli res 44 Utiliser les touches de num ros 46 Utiliser les touches de team 48 Utiliser les touches de fonction 52 Appliquer des proc dures 57 Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser des fonctions de confort Page 37 Utiliser des fonctions de confort Demander un rappel Vous tentez d appeler un abonn qui est toutefois occup Rappel Cliquez sur la touche Fox Rappel Lo H Le rappel est activ Votre Office 16001P rappellera l abonn demand d s que celui ci aura termin sa communication Portez le dispositif audio votre oreille et cliquez sur la Touche de d prise de ligne L abonn est appel C_ is Note Vous pouvez demander un rappel lorsque l abonn demand ne r pond pas Dans ce cas l abonn est averti par un signal visuel per manent de votre demande de rappel R pondre
66. u nom dans le champ de saisie vide Condition L Office 16001P conna t votre adresse lectronique personnelle voir Entrer sa propre adresse lectronique page 15 Lire les messages textuels non lus Le bouton Journal dans la barre d outils du menu principal vous indique le nombre d appels en votre absence rest s sans r ponse et ou le nombre de messages tex tuels non encore lus Vous souhaitez lire des messages textuels non lus Votre Office 16001P est au repos ER Cliquez sur Journal dans la barre d outils nb E S lectionnez l entr e d un message textuel non lu Elle est reconnais sable son symbole et aux caract res gras En E Double cliquez l entr e pour afficher le message Une fois que vous avez referm le message l entr e n appara t plus en gras le symbole change et le compteur sur le bouton Journal de la barre d outils du menu principal indique un message textuel non lu de moins Office 16001P Entretenir les contacts Page 65 Entretenir les contacts L Office 16001P met trois annuaires votre disposition Chacun est accessible par son propre onglet sous Contacts L annuaire Tous sous le premier onglet com prend tous les contacts des deux autres annuaires L annuaire Public sous le second onglet comprend tous les abonn s internes Ces deux annuaires sont mis votre disposition par le syst me et vous ne pouvez pas les diter L annuaire Priv sous le troisi me onglet ne contient pas de cont
67. vierge et que le num ro figure dans les contacts le syst me utilisera le nom li au contact pour l tiquette 4 Cliquez sur OK La touche de num ro est cr e 5 R p tez ces op rations jusqu ce que toutes les autres touches de Team soient cr es 6 Organisez les touches de num ro manuellement en les faisant glis ser l aide de la souris ou automatiquement l aide du menu Groupes R organiser les touches Effacer une touche de num ro Vous avez ouvert le dossier de groupe contenant les touches de num ro Cliquez sur la touche que vous souhaitez effacer S lectionnez l option de menu Touche Effacer La touche de num ro est effac e Office 16001P T l phoner comme les professionnels Utiliser les touches de team Page 48 Utiliser les touches de team Vous souhaitez tre joignable avec les membres de votre quipe en qualit de groupe Vous souhaitez pouvoir vous appeler mutuellement d une simple pression sur une touche Vous pouvez cet effet d finir une touche de team pour chaque membre de l quipe et l affecter un groupe de touches D finir et organiser des touches de team Vous avez ouvert le menu principal Cliquez sur Groupes dans la barre d outils Le menu des groupes s ouvre Ouvrez un groupe pour l quipe A 1 S lectionnez l option de menu Groupes Nouveau groupe La bo te de dialogue Nom s ouvre 2 Entrez le nom p ex Team et cliquez sur OK Un nouve

Mode d`emploi pour Office 1600 / 1600IP

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