Rapport - Cour des comptes
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1. 4 3 Valorisation des services ant rieurs Les services admissibles au titre de l anciennet p cuniaire sont d finis par les articles 7 13 du statut p cuniaire Certaines de ces dispositions suscitent des difficult s d application 4 3 1 Services prest s dans les autres services publics L article 7 du statut p cuniaire d finit le service public comme tout service relevant des pouvoirs l gislatif ex cutif et judiciaire I convient de relever que pour la d termination des services admissibles au titre de l anciennet p cuniaire le statut de la province de Hainaut ne fait explicitement r f rence ni aux R gions ni aux Communaut s ni aux Commissions communautaires ni m me aux provinces et aux communes de sorte que l on doit supposer que ces diff rentes entit s sont reprises sous la d finition g n rale des autres services publics cette notion visant en particulier toute autre institution de droit belge qui r pond des besoins collectifs d int r t g n ral ou local et dans la cr ation ou la direction de laquelle se constate la pr pond rance de l autorit publique ainsi que toute institution de droit colonial qui r pondait aux m mes conditions Cette d finition permet galement de valoriser m me au del des six ans vis s l article 12 1 du statut et sans que soit requis un rapport direct avec la fonction La situation administrative et p cuniaire des memb2. 213 jours ouvrables d absence pour maladie entre octobre 2006 et d cembre 2007 et qu une note figurant au dossier rel ve d j la date du 30 novembre 2006 que cet agent n a t que sporadiquement pr sent l Observatoire de la Sant de Hainaut au cours des huit derniers mois D autre part l encodage informatique des prestations horaires de sept agents dont la situation a t examin e dans le cadre de l chantillon laisse appara tre syst matiquement pour ce qui concerne la fonction principale assum e la mention journ e r elle de travail gt avec indication du nombre d heures prest es Par contre les prestations aff rentes au compl ment de traitement sont renseign es comme journ e non prest e raison contrat Aucune explication n a t fournie cet gard ni par l administration provinciale ni par le coll ge provincial Enfin un agent qui cumule une fonction principale temps plein et un mi temps compl mentaire a en outre b n fici au cours du m me mois de la r mun ration d heures suppl mentaires concurrence d un montant brut de 2 549 euros Il est peu vraisemblable qu un agent parvienne assumer de la sorte l quivalent de deux temps plein sur une p riode de plusieurs mois A ce propos le greffier provincial a fait valoir que par une d cision du coll ge provincial du 18 d cembre 2008 il a t d cid de limiter au 1 janvier 2009 les prestations suppl m
3. le traitement annuel 100 repris sur cette fiche 16 646 06 euros est celui de l chelle D4 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 e Ainsi d un agent charg dans le cadre de sa direction d enseignement sup rieur conomique d assurer l interface entre les besoins des entreprises en mati re de formation du personnel et la r ponse y apport e par l enseignement dans ses structures et ses contenus et b n ficiant pour cette raison d un compl ment de salaire d un quart temps niveau A1 Ainsi encore d un ouvrier se voyant confier le nettoyage des cars du service qui l emploie et d sign cette fin dans un emploi compl mentaire raison de 6 38 d un temps plein Sans se prononcer sur la question de savoir si ces charges particuli res sont inh rentes la fonction principale de l int ress la Cour remarque que l accomplissement de prestations qui ne peuvent tre consid r es comme normales donne en principe lieu l octroi d une allocation dont les conditions et le montant doivent tre fix s par la voie d un r glement particulier de port e g n rale susceptible d tre appliqu tous les agents se trouvant dans une situation similaire et non de fa on arbitraire au cas par cas D autres dossiers r v lent l intention de l autorit d augmenter le traitement des titulaires de cer
4. admissibilit des pi ces y suscite des pratiques diverses et induit un risque d applications divergentes des dispositions statutaires m me si le service central du personnel peut jouer le r le de conseiller quant l interpr tation donner au statut v soul ve des probl mes de transmission des dossiers en cas de changement d affectation ou de transfert Selon l administration provinciale la gestion d centralis e se justifie par la volont de g rer le dossier de l agent au plus proche de la r alit de terrain parce que l institution occupant l agent est la mieux capable d appr cier l v nement prendre vitant une gestion anonyme en d calage avec la r alit de terrain d autant que la vari t des institutions et des missions qu elles remplissent l gard du citoyen par des projets souvent tr s sp cifiques n autorise pas d appliquer un dispositif unique et aveugle Toujours selon l administration la Direction des services administratifs au sein de l1 G RH effectue n anmoins un contr le pour viter toute interpr tation abusive pour garantir la coh rence et l homog n it notamment en mati re d quivalence de La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 ou dipl me La Cour estime toutefois consid rant le nombre d agents en fonction au sein de la province qu un tel contr
5. le ne peut s op rer que par sondage sauf exiger le transfert syst matique d une copie des documents requis l IGRH Quoi qu il en soit de l effectivit d un tel contr le la Cour rel ve qu une circulaire du greffier provincial dat e du 10 novembre 2006 va dans le sens d une re centralisation des dossiers rappelant que dor navant lors de la cr ation du dossier d un nouvel agent une copie des dipl mes et attestations de services ant rieurs devra syst matiquement tre envoy e aux services g n raux afin de permettre le contr le de l encodage des donn es La consultation des dossiers tenus au sein des services centraux du Delta Hainaut n a cependant pas permis de v rifier la mise en uvre de cette circulaire nombre de dossiers ne contenant pas les dipl mes et attestations requis N anmoins suite aux remarques mises par la Cour le greffier provincial envisage l application d un processus informatique par exemple de type LOTUS d j en vigueur dans la gestion du courrier permettant la fois le scanning des documents de r f rence et leur transmission par internet aupr s des services centraux Les constatations qui suivent se fondent sur l analyse des seuls dossiers tenus par les services d concentr s 4 2 Possession du dipl me ou titre requis L audit a permis de constater la pr sence dans chacun de ces dossiers d une copie du dipl me ventuellement requis par le statut
6. s et maladies dans le courant de l ann e 2007 on constate que les taux moyens progressent peu de la tranche d ge 18 25 ans la tranche d ge 46 49 ans Ce taux d absent isme double cependant en passant de la tranche d ge 50 54 12 la tranche d ge 55 59 ans 27 Le taux d absent isme de la tranche d ge 60 65 ans est de 25 ce qui signifie que un quart de cet effectif en moyenne tait absent en 2007 A cet gard sur un total de 222 257 jours d absence enregistr s en 2007 toutes maladies confondues 64 574 concernent du personnel g de plus de 50 ans Soit un taux de 30 alors qu il tait de 25 en 2003 31 Voir l annexe 14 la r ponse du 10 mars 2009 Sech s agit du rapport du nombre d heures d absence au nombre d heures prester La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 Le m me rapport souligne que statistiquement on peut constater un accroissement du ph nom ne en 2007 et 2008 ann es au cours desquelles environ 30 du personnel partant la retraite s est r f r l article 63 du statut si Concernant en particulier les cong s de maladie de longue dur e pr c dant l admission la retraite le greffier provincial admet que l octroi de 21 jours ouvrables de cong de maladie par 12 mois d anciennet de service au personnel provincial est suppos permettre de
7. a permis compl mentairement l analyse des dossiers individuels des agents de recueillir certaines informations utiles l audit mais d faut de mode d emploi disponible n a pu pallier l insuffisance des dossiers 1 2 6 L analyse des fichiers transmis par la province En dehors de l chantillon dont il a t question plus haut l analyse crois e du fichier fourni par le service du personnel de la province a permis d identifier 133 dossiers pr sentant a priori un risque particulier d erreur quant au calcul de la r mun ration au regard des trois objectifs d audit voqu s tant donn le d lai assign l audit seules les fiches de paie des int ress s ont fait l objet d une v rification 1 2 7 Conclusions Compte tenu de ce contexte les constatations op r es dans le cadre du pr sent rapport sont livr es sous toute r serve l examen des dossiers n ayant pu tre men dans les m mes conditions que dans les autres provinces et sur la base d une m thode statistiquement fiable aucune conclusion ne peut en tre tir e quant l ensemble du personnel t Les membres du personnel non enseignant sont r partis selon le fichier transmis par le service du personnel en d but d audit au sein de 82 services diff rents dont 40 taient concern s par l chantillon initial En fonction de leur proximit et du nombre lev de leurs agents 379 sur une population globale de 5 131 agents La situat
8. cerner avec pr cision le p rim tre de la fonction publique provinciale ainsi que de d crire le contexte organisationnel et juridique dans lequel ces effectifs sont g r s Compte tenu de la dur e du contr le et du nombre de membres du personnel non enseignant seuls les l ments d terminants du calcul de la r mun ration de base des agents ont t v rifi s de fa on syst matique savoir la valorisation des services ant rieurs au titre de l anciennet p cuniaire la pr sence au dossier du dipl me ou titre ventuellement requis par le statut la r gularit de la carri re et en fonction du d roulement de celle ci le choix de l chelle de traitement Les proc dures de s lection et de recrutement ainsi que la r gularit des allocations et indemnit s diverses n ont pu faire l objet d une analyse L avant projet de rapport a t envoy le 2 d cembre 2008 l administration provinciale Une r union contradictoire s est tenue le 15 janvier 2009 et l administration provinciale a transmis ses commentaires la Cour des comptes par courrier du 10 mars 2009 Le projet de rapport tenant compte de ces commentaires a t communiqu le 5 ao t 2009 au coll ge provincial Ce dernier a transmis la Cour par courrier du 28 septembre 2009 des informations compl mentaires qui ont t prises en consid ration dans le pr sent rapport Au del des commentaires relatifs aux constatations op r es par l
9. cumuler un capital cong afin de faire face une affection de longue dur e avant d tre plac en disponibilit pour maladie Parfois il a t d tourn de son objectif sant initial au profit d un objectif cong de fin de carri re Convenons qu il s agit d une d rive tout autant pingl e par l ordre des m decins que par les responsables administratifs politiques et syndicaux La r ponse du greffier pr cise qu actuellement 151 agents seraient r pertori s dans la situation de cong de maladie de longue dur e dans la tranche d ge de 50 59 ans Le greffier soutient concernant ces agents que leur absence est justifi e par une r elle d t rioration de leur tat de sant dans la majorit des cas La Cour estime qu une telle appr ciation relevant du secret m dical ne peut tre formul e sans contr le syst matique de l tat de sant des int ress s par un m decin ind pendant Elle rel ve en outre que cette appr ciation la supposer fond e ne vaut que pour la majorit des cas ce qui laisse envisager par ailleurs des abus connus de l autorit La r ponse du greffier provincial tente d ailleurs de justifier l absent isme de fin de carri re dans les termes suivants On peut supposer logiquement que les cong s de maladie sont pris pour supporter une forme de lassitude li e au caract re r p titif des t ches et au manque de stimulation inh rent
10. la fonction La d motivation du personnel plus g peut tre due une adaptation difficile aux modes de fonctionnement nouveaux instaur s aux r ticences face l informatisation g n ralis e aux divergences de vues provoqu es par le recrutement de personnel plus jeune dont la mentalit diff re des conceptions plus anciennes L utilisation des cong s de maladie des fins de pr retraite n est pas syst matique car il ne s agit pas d un processus organis mais que l on tente d appr hender en terme de pr vision Il n est donc pas correct d crire qu il existe une intervention active de l Administration provinciale dans l organisation des cong s de fin de carri re des membres du personnel non enseignant La Cour rel ve cependant que les pi ces officielles pr sentes dans plusieurs des dossiers examin s tablissent que l administration a pris en consid ration le cong de maladie parfois plusieurs mois avant que l agent concern ne soit couvert par un certificat m dical soit en tablissant par avance le planning des cong s de maladie Sur la port e de cette disposition voir supra La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 soit en organisant le remplacement de l agent avant m me que le cong de maladie ne devienne effectif En outre la Cour rel ve que plusieurs des pi ces fournies en annexe la
11. ments d terminants de la situation administrative et p cuniaire de chaque agent et notamment son anciennet La mise en uvre de ces m thodes a rencontr certaines difficult s 1 2 2 Communication des statuts Le service du personnel n a pas t en mesure de fournir une version informatis e de l ensemble des statuts Cette circonstance a rendu malais e la manipulation des textes r glementaires et partant le contr le externe men par la Cour des comptes L absence de statut informatis engendre galement et in vitablement des difficult s et accro t le risque d erreur tant dans la coordination des textes r glementaires que dans la confection des actes individuels L existence d une certaine d centralisation de la gestion du personnel propre la province de Hainaut augmente encore ce risque d erreur et implique l obligation pour les services centraux de tenir la disposition des services d centralis s une version r guli rement mise jour des textes applicables en mati re de personnel Dans sa r ponse le greffier provincial a confirm que seule la version initiale des statuts inspir s de la R G B est diffus e sur l Intranet provincial Des tentatives de scanning en vue de la mise jour sont rest es infructueuses suite des difficult s techniques Il souligne encore que toutes les directions d institution re oivent un exemplaire de chaque r solution nouvelle afin d tre en permane
12. ponse l administration provinciale admet qu il conviendra effectivement dans une modification prochaine de compl ter le libell actuel en r f rence aux pouvoirs locaux provinciaux et f d r s ainsi qu aux services ou personnes juridiques qui y sont li s Cette r vision vitera toute assimilation l appellation autres services publics c est dire toute institution du droit belge r pondant des besoins collectifs d int r t g n ral ou local dans la cr ation ou la direction de laquelle se constate la pr pond rance de l autorit publique gt Dans l attente d une telle modification statutaire le m me courrier pr cise que des r unions seront organis es entre les services ressources humaines des institutions d centralis es et l administration centrale afin d uniformiser les crit res d admissibilit des services prest s dans des asbl 4 3 2 Services prest s temps partiel Les services prest s temps partiel dans le secteur priv ant rieurement l entr e en service la province de Hainaut sont valoris s tant t temps plein tant t au prorata des prestations conform ment l article 12 2 du statut p cuniaire Celui ci dispose en effet que s ils ont t accomplis temps partiel les m mes services 17 En outre l assimilation de services prest s au sein d asbl sans consid ration de la pr pond rance de l autorit publique ne permet pas la valorisation de services pr
13. provinciaux chefs de secteur l Observatoire sont mis disposition de l asbl raison de 5 38 le quatri me chef de secteur de l Observatoire exer ant par ailleurs les fonctions d administrateur d l gu de l asbl Les comptes annuels arr t s par l assembl e g n rale en date du 8 mai 2008 renseignent des r mun rations et charges sociales pour un montant de 324 342 euros Un courriel dat du 5 juillet 2000 et figurant au dossier de l un des agents mis disposition pr sente le d tail approximatif des r mun rations pour un chef de secteur l Observatoire de la Sant de Hainaut outre son traitement d agent provincial le chef de secteur b n ficie d un compl ment de traitement charge du budget de l asbl en fonction des subsides accord s annuellement par le budget La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 provincial compl ment correspondant la diff rence entre le bar me provincial et l chelle A5 aff rente au grade de directeur Il peut s av rer utile notamment pour la gestion de dons legs ou subventions de constituer une asbl en appoint un service provincial Cette circonstance ne peut n anmoins justifier la mise disposition ou le recrutement par l association de membres du personnel b n ficiant d avantages non pr vus par le statut du personnel non enseignant en particuli
14. Dossier 3 374 363 COUR DES COMPTES La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Rapport de la Cour des comptes adress au conseil provincial de la province de Hainaut Bruxelles 1 d cembre 2009 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 SS 1 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION EE 3 1 1 Objet du contr le iiinn ainan aeaaea aea aiaa aaao aaan EEEa aaan 3 CR E e TEE 3 1 3 Protection de la vie priV e 5rricsrimnerasaressrens sranernastesnnestenenussee 8 NORMES DE R F RENCE sncissioncarcnanenanennennntensstaanimesonenneeiensantent nnestansinintnte 8 BUDGET ET EFFECTIFS nn KKK KREE ENEE REENEN ENEE REENEN EEN Aa EN ENER R RENE Ken 9 31 Budg l 55 nd tn nie denses muets 9 A LC 0 E E E E ace ein E net eeteenanua tendres 9 3 3 Gestion des ressources hUMaINeS sise 9 CALCUL DE LA R MUN RATION 200unsscnnterenennnnimesnennnennnnntasentennnnse 11 4 1 Tenue des dossiers 1 1 nnmnnn nnmnnn nnmnnn nnmnnn nnna na 11 4 2 Possession du dipl me ou titre requis EEN NEEN NEESS 12 4 3 Valorisation des services ant rieurs 12 4 4 D termination de l chelle de traitement ere kRREEEERKRREEEERKRREEEEREREEEEEREREEEEER Nk 16 LES COMPL MENTS DE TRAITEMENT sssmmmnnnanneneenenneennnnnnnneeeeneneennnannennennnne 16 51 e EE Rec SR nn No dei 16 5 2 R alit des presta
15. En vertu de l article 10 du statut tel qu interpr t par les services provinciaux ces services sont en effet valoris s comme s il s agissait de prestations compl tes Dans sa r ponse le greffier provincial avance que la disposition relative aux services prest s temps partiel est identique celle figurant dans le statut p cuniaire applicable ant rieurement la R G B Elle mane d une r solution du Conseil provincial du 21 mai 1976 entr e en vigueur avec effet r troactif au 1 janvier 1974 MA 38 de 1977 Elle a t maintenue pour viter la r vision des situations p cuniaires acquises dans un sens n gatif Ce texte a t d ment approuv par l Autorit de tutelle arr t royal du Minist re de l Int rieur du 24 d cembre 1976 La Cour remarque toutefois que pour les agents des services du Gouvernement wallon du Gouvernement de la Communaut fran aise et du Gouvernement f d ral la valorisation des services ant rieurs temps partiel s op re au prorata des prestations dans le respect du principe d galit rappel plus haut En outre l article 10 du statut provincial n admet que la valorisation int grale des services effectifs accomplis en quelque qualit que ce soit dans les fonctions prestations compl tes ou incompl tes dans le secteur public Une telle disposition 18 Pour m moire le 1 du m me article dispose que les services prestations compl tes dans le sect
16. NS SANS BUT LUCRATIF 6 1 G n ralit s Quoique cette question n ait pas t a priori reprise dans le champ de l audit l examen des dossiers individuels des agents vis s par le sondage al atoire a permis d aborder incidemment la question de la mise disposition de personnel provincial au profit de diff rentes structures ou associations Il a t constat cet gard que certains agents provinciaux mis disposition d une asbl cr e et contr l e par la province b n ficient ce titre d un compl ment de traitement calcul de mani re ce que leur r mun ration corresponde l attribution d une chelle sup rieure que leur situation statutaire ne leur permet pas de revendiquer 6 2 Cas particulier Ainsi l un des services contr l s l Observatoire de la sant de Hainaut travaille en collaboration troite avec l asbl Hainaut Sant cr e par la province Les caract ristiques de cette asbl cr ent une v ritable confusion avec l Observatoire de la sant subventionn e par la province son conseil d administration est exclusivement compos de d put s et conseillers provinciaux ainsi que de deux dirigeants de l Observatoire ses activit s s exercent au sein m me des bureaux du service provincial o se trouve d ailleurs tabli son si ge social Quant au personnel selon les informations fournies par l Observatoire de la sant il compte treize membres repr sentant 7 39 ETP Trois agents
17. a Cour la r ponse de l administration provinciale et celle du coll ge voquent diff rentes mesures adopt es apr s la cl ture de l audit et dont l objet est de rem dier certains des dysfonctionnements constat s Une copie de ces courriers et de leurs annexes est jointe au pr sent rapport 1 2 M thode 1 2 1 G n ralit s Ainsi circonscrit l audit s est d roul entre les mois de mars et de mai 2008 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 Conform ment aux m thodes de contr le appliqu es dans les autres provinces l audit devait tre mis en uvre essentiellement par le biais v de l analyse approfondie des textes statutaires applicables cette analyse doit permettre d une part d appr cier la conformit de ces normes aux textes hi rarchiquement sup rieurs et d autre part d identifier les ventuelles lacunes impr cisions ou quivoques susceptibles de g n rer des erreurs dans le calcul des traitements ou de favoriser les situations contentieuses entre la province et les membres de son personnel v de l examen du dossier individuel de la fiche de traitement et de la fiche de paie d un certain nombre d agents s lectionn s dans le cadre d un sondage al atoire par attributs v de l analyse des fichiers informatiques transmis par la province pr alablement l audit et rassemblant les l
18. d analyser le dossier de trente quatre agents 3 Une chelle non conforme au statut peut tre attribu e notamment en cas d irr gularit dans le cours de la carri re de l agent recrutement promotion transfert etc La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 D s lors il a t d cid de proc der l analyse d un certain nombre de dossiers au sein m me des services d centralis s Le nombre et la dispersion g ographique de ces derniers rendaient cependant un examen exhaustif de l chantillon impossible Trois services d centralis s ont donc t choisis pour des raisons logistiques savoir la direction g n rale r gionale de Mons Borinage dix neuf dossiers contr l s l Institut provincial d hygi ne et de bact riologie dix huit dossiers et l Observatoire de la sant de Hainaut seize dossiers Par ailleurs les services g n raux provinciaux se trouvant install s dans le m me immeuble que le service central du personnel et employant un nombre relativement lev d agents les dossiers de 45 d entre eux ont galement t analys s Au total 132 dossiers ont donc t analys s r partis sur sept services diff rents 1 2 5 Le logiciel HR L utilisation du logiciel HR mis en uvre par le service du personnel de la province de Hainaut dans le cadre de la gestion des ressources humaines
19. d office avant l ge de soixante cinq ans des agents malades ayant puis le solde de leurs cong s de maladie et plac s de ce fait en disponibilit 7 3 Constatations L examen des dossiers de l chantillon a mis en vidence sept cas d application de cette disposition au cours des cinq premiers mois de l ann e 2008 s agissant pour quatre d entre eux d une mise la retraite faisant suite un cong de maladie d une dur e sup rieure deux ans L analyse a galement permis d identifier trois agents encore en activit de service qui b n ficiaient au moment du contr le de cong s de maladie depuis plusieurs mois voire plusieurs ann es Dans plusieurs des dossiers concern s une note manant de la cellule du personnel non enseignant portait une simulation d taill e informant par avance chaque agent quant au montant de sa pension Si ce genre de calcul n est en rien condamnable il en va autrement de documents tablissant avec pr cision et parfois plusieurs ann es avant le d but des cong s de maladie enregistr s par le syst me informatique un planning visant permettre l agent d puiser le solde de ces cong s pr alablement une mise la retraite d office fond e sur l article 63 du statut S agissant d une mise la retraite une date laquelle l agent concern n aura pas atteint la limite d ge il convient den d duire qu une maladie de longue dur e a t en
20. de carri re Troisi me sens L anciennet d chelle exig e pour postuler un emploi de promotion est limit e aux seuls services accomplis en qualit d agent statutaire d finitif dans l administration provinciale ou locale o l emploi de promotion est pourvoir La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 v les statuts administratif et p cuniaire du personnel non enseignant de la province de Hainaut tels que communiqu s par le service du personnel en d but d audit M me sen tenir aux dispositions relatives aux trois objectifs de l audit et notamment la valorisation des services ant rieurs au titre de l anciennet p cuniaire ces statuts pr sentent des lacunes et soul vent des probl mes d interpr tation en plusieurs endroits Ces difficult s seront analys es infra 3 BUDGET ET EFFECTIFS 3 1 Budget Au projet de budget 2009 les pr visions des charges du personnel non enseignant r mun rations charges sociales etc repr sentent 234 6 millions d euros soit quelque 67 74 des d penses de la province de Hainaut estim es 346 3 millions d euros hors subventions traitement 3 2 Effectifs Selon les donn es informatiques transmises par les services provinciaux le personnel non enseignant repr sentait au 31 janvier 2007 5 131 agents repr sentant 4 144 05 quivalents temps plein ETP au nombre
21. de son dipl me Les actes individuels permettant de retracer la carri re de l int ress taient galement en de nombreux cas absents du dossier Interrog cet gard le service du personnel a fait savoir que les pi ces en question sont conserv es dans le dossier tenu pour chaque l agent par le service qui lemploie La Cour des comptes rel ve que pareille organisation va l encontre d une gestion optimale des ressources humaines en ce qu elle emp che en premier lieu le service central du personnel de contr ler efficacement les pi ces justifiant les l ments d terminants de la r mun ration Par ailleurs les services d centralis s m me s ils ont la possibilit de faire appel dans des cas particuliers au service central du personnel pour obtenir des claircissements se voient confier la t che d interpr ter le statut et de trancher par exemple les questions d admissibilit des services ant rieurs au titre de l anciennet p cuniaire ou les questions de validit d un dipl me Au del des risques d infraction au statut cette situation rend plus probables des interpr tations divergentes des textes r glementaires applicables Dans de telles circonstances la communication des dossiers des agents vis s par l chantillon a t sollicit e par les auditeurs Vu le d lai de transmission des copies des pi ces plusieurs jours cette m thode a d galement tre abandonn e non sans avoir permis
22. desquels figurent 3 070 agents d finitifs 2 794 89 ETP 1 204 temporaires 860 52 ETP 292 contractuels 106 21 ETP et 565 agents relevant de statuts pr caires 382 43 ETP Les membres du personnel th oriquement sous statut pr caire repr sentent donc plus de 40 de l effectif total 3 3 Gestion des ressources humaines Dans sa r ponse le greffier provincial rel ve un d ficit budg taire de 8 7 millions d euros pour l ann e courante et souligne que a diff rentes tudes r alis es par des centres sp cialis s laissent pr sager une situation financi re catastrophique si des mesures d aust rit ne sont pas envisag es rapidement Ce m me courrier exprime en cons quence la volont des autorit s de contr ler la masse salariale tout en modernisant l administration Dans cette perspective la Ces r glements ont t adopt s par le conseil provincial lors de sa s ance du 14 octobre 1997 Ils ont t ensuite modifi s plusieurs reprises 10 Dont 36 stagiaires 11 Agents contractuels subventionn s PTP tudiants int rimaires ce dernier terme visant des contractuels de remplacement etc La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 r ponse de l administration provinciale fait tat de plusieurs mesures adopt es fin 2008 en vue de r duire l impact budg taire des d penses de personnel y Ains
23. e ann e il tombait subitement malade Il a b n fici de ce fait d une r mun ration 100 jusqu l puisement du solde de ses cong s de maladie et a ensuite t mis d office la retraite au 1 mai 2008 sur la base de l article 63 du statut conform ment une planification figurant au dossier et officiellement tablie d s le 8 mars 2005 soit pr s de six mois avant le d but de la pr tendue incapacit de travail Dans le m me ordre d id es le dossier d un agent atteste de ce que ce dernier a t engag en vue du remplacement d une secr taire de direction pouvant prendre ses cong s de fin de carri re encore qualifi s dans une autre note officielle de cong s de maladie avant retraite Le rempla ant a dans un premier temps t engag hors cadre pendant une p riode d un mois devant permettre un colage par la secr taire remplacer et ensuite dans le cadre d un int rim Si dans les dossiers concern s les absences couvrent g n ralement plusieurs ann es elles sont cependant entrecoup es par les cong s de vacances annuelles des personnes concern es conform ment aux simulations r alis es par la cellule du personnel non enseignant La prise en compte de ces vacances rend plus douteuse encore la r alit de la maladie invoqu e par l agent A cet gard aucun certificat de maladie ne figure au dossier des agents concern s ni aucun document permettant d attes
24. e priv vis s par le statut A titre de comparaison une distinction entre ces deux types d activit figure l article 238 3 du code de la fonction publique wallonne De m me c est seulement par un arr t royal du 27 mars 2001 que l article 14 3 du statut p cuniaire des agents de l tat f d ral a t modifi dans le m me sens jusqu alors les services ant rieurs prest s en qualit d ind pendant n taient pas valoris s Si le conseil provincial entend maintenir une telle valorisation il y aurait lieu d en faire clairement mention dans le statut Dans sa r ponse le greffier provincial annonce dans un futur proche une modification du statut dans le sens pr conis par la Cour afin d viter toute ambigu t ce sujet 1 Constituent galement des services admissibles pour le calcul de l anciennet p cuniaire pour une dur e maximale de six ans les services accomplis titre statutaire ou contractuel dans le secteur public d un tat autre que ceux vis s au 1 dans le secteur priv ainsi qu au titre d ind pendant Cette limite est port e dix ans lorsqu il s agit de services correspondant une exp rience professionnelle exig e au recrutement 20 Sans pr judice des dispositions de l article 10 les services accomplis dans le secteur priv ou en qualit d ind pendant peuvent tre galement pris en consid ration pour l octroi des augmentations dans l che
25. entaires des chauffeurs 50 heures par mois et le compl ment de r mun ration y aff rent ne pourra d passer 50 du salaire brut mensuel gt La m me d cision pr voit la constitution d un pool de chauffeurs afin d toffer l effectif et de poursuivre l accomplissement des prestations requises par l exercice du mandat politique La Cour constate cependant que cette d cision si elle limite la dur e des prestations suppl mentaires et le montant de l allocation y aff rente ne se prononce pas sur le cumul dans le chef d un m me agent de telles prestations suppl mentaires et d un compl ment de traitement correspondant un mi temps 26 Le mois pr c dent la r mun ration brute des heures suppl mentaires de l int ress s levait pour m moire 2 818 euros La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 5 3 Loi sur le temps de travail dans le secteur public Par ailleurs m me supposer qu l encontre de ces l ments d appr ciation la preuve de la r alit des prestations puisse dans certains des cas vis s tre rapport e il conviendrait encore de s interroger quant au respect par les services provinciaux des dispositions de la loi du 14 d cembre 2000 fixant certains aspects de l am nagement du temps de travail dans le secteur public et en particulier de ses articles 5 7 8 et 10 6 ASSOCIATIO
26. er lorsqu une confusion est op r e comme en l esp ce entre le service provincial concern et l asbl Le greffier provincial a fait valoir dans le cadre de sa r ponse de mars 2009 qu il a t convenu de proc der un recensement de cumuls accord s par les asbl au personnel provincial Une rationalisation li e la limite d 4 temps dans l chelle bar mique sera g n ralis e et globalis e quelle que soit la nature des prestations et responsabilit s exerc es au sein des asbl La Cour estime qu une telle d cision ne r pond pas la critique formul e ci avant un agent provincial ne pouvant pr tendre du fait de son d tachement aupr s d une asbl des avantages non pr vus par le statut 7 LES CONG S DE MALADIE 7 1 G n ralit s En ce qu elle influence notamment le droit au traitement et l avancement de traitement ainsi que la valorisation des prestations dans l anciennet p cuniaire la position administrative d un agent constitue un des l ments d terminants du calcul de sa r mun ration faisant ainsi qu il a t signal en introduction l objet du contr le Le d roulement de la carri re et la position administrative des agents concern s par l chantillon ont donc t examin s ce titre Le r gime des cong s de maladie octroy s aux agents provinciaux appelle les commentaires suivants 7 2 Dispositions applicables L article 7 du statut d termine le nombre de jours de c
27. ertains probl mes li s l admissibilit des pi ces ou au risque d applications divergentes des dispositions statutaires Il ajoute II appara t l usage que les institutions de petite importance qui sont amen es ne r diger que tr s peu d arr t s ne ma trisent pas l outil informatique ni le r glementaire surtout aussi efficacement que les directions r gionales qui accomplissent ce genre de travaux quotidiennement Afin de rem dier cet tat de choses le coll ge provincial envisage notamment de regrouper cette gestion administrative au sein de l administration centrale et de scanner syst matiquement les documents individuels transmettre cette administration En outre un nouveau dispositif pourrait tre mis en place contraignant chaque nouvel agent rencontrer les services centraux administratifs en vue de la validation des documents lors de la constitution du dossier li la premi re d signation 1 2 3 Le sondage al atoire par attributs En d but d audit il a t envisag de proc der un sondage al atoire par attributs Cet examen par chantillon semblait en effet s imposer comme la m thode la plus efficiente mettre en uvre compte tenu de l apparente homog n it au regard des objectifs d audit de la population du personnel non enseignant Sur une population recens e de 5 131 agents un chantillon de 193 dossiers a ainsi t d termin Conform ment aux pr
28. est s temps partiel La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 sont valoris s au prorata des prestations provinciales si l agent exerce des fonctions temps plein et 100 s il exerce une fonction incompl te sf Outre que la r daction m me du texte pr cit pr sente un caract re quivoque un tel syst me o la valorisation des services ant rieurs au titre de l anciennet p cuniaire d pend du volume des prestations provinciales soul ve notamment un probl me lorsque ce volume varie ce qui peut survenir plusieurs fois au cours d une carri re Par ailleurs une telle pratique outre qu elle gr ve ind ment les finances provinciales m conna t le principe d galit en ce qu elle a pour cons quence que des agents ayant accomplis des prestations quantitativement diff rentes peuvent se voir reconna tre une m me anciennet p cuniaire et inversement La Cour estime que le principe d galit consacr par l article 10 de la Constitution implique de ne valoriser les services ant rieurs qu au prorata des prestations r ellement fournies quel que soit le volume des prestations effectu es au sein de l administration provinciale La m me remarque s impose et pour les m mes raisons propos des services temps partiel prest s dans le secteur public y compris au sein des services de la province de Hainaut
29. eur priv dans les ASBL ou en qualit de ch meur occup par les pouvoirs publics ou comme stagiaire en vertu de la l gislation sur le stage des jeunes sont valoris s concurrence d un maximum de six ans pour autant que les fonctions accomplies aient un rapport direct avec celles exerc es la Province La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 s oppose donc la valorisation au titre d anciennet p cuniaire de p riodes pendant lesquelles l int ress n tait pas effectivement en service En outre dans la mesure o les services temps partiel sont valoris s comme s ils taient prest s temps plein l on peut consid rer que l ge des agents devient le crit re d terminant de la progression dans l chelle bar mique Si les autorit s provinciales entendent consacrer une telle conception de l anciennet p cuniaire le statut p cuniaire doit tre formellement modifi dans ce sens 4 3 3 Services prest s en qualit d ind pendant L examen des dossiers a permis de constater que les prestations ant rieures titre d ind pendant sont valoris es dans l anciennet p cuniaire alors que le statut du personnel non enseignant de la province de Hainaut ne les vise pas express ment Il ne va pas de soi que ces prestations puissent tre purement et simplement assimil es aux services prest s dans l
30. i il a t d cid de ne pas proc der au remplacement de 80 ETP v Par ailleurs la proc dure de remplacement de personnel a t rendue plus contraignante Une note de service dat e du 18 septembre 2008 pr cise que la situation budg taire de la Province reste un objet de pr occupation constante des autorit s Dans ce contexte il appara t que le volume d engagements nouveaux est loin d tre compens par celui des d parts naturels ce qui se traduit par une augmentation importante des d penses consacr es au personnel Etant donn que ce ph nom ne tend s acc l rer consid rablement depuis quelques temps il est apparu n cessaire de rendre plus rigoureuse la proc dure de remplacement de personnel Dans cette optique le principe arr t en 1990 reste plus que jamais d actualit tout engagement de personnel nouveau est proscrit en dehors de circonstances tout fait exceptionnelles qui feront d sormais l objet d un examen strict v La m me note de service pr voit que les demandes d octroi d allocations pour exercice de fonctions sup rieures doivent se limiter aux cas o elles sont r ellement exerc es par le rempla ant selon les dispositions du r glement administratif v Une note adopt e par le coll ge provincial le 18 septembre 2008 envisage la mise en uvre d une gestion pr visionnelle strat gique des effectifs consistant dresser la liste des d parts la retraite poten
31. incipes g n ralement admis en mati re d chantillonnage cette taille minimale de l chantillon a t d termin e en se r f rant aux tables extraites de AICPA Audit Sampling Guide 2 Voir R Dries L Van Brussel M Willekens et S Le Fevere de ten Hove Trait d audit Intersentia 2005 p 203 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 Les attributs du sondage consid r s comme des caract ristiques qualitatives des unit s de l chantillon retenus dans le cadre de l audit tiennent pour chaque agent v dans le respect des conditions fix es par le statut ou par les normes sup rieures pour l exercice de la fonction et l occupation de l emploi en particulier la possession d un dipl me d termin v dans la conformit au statut de l chelle de traitement qui lui a t attribu e v dans l exactitude de l anciennet p cuniaire admise dans son chef 1 2 4 L audit de services d centralis s Compte tenu de l organisation des services provinciaux charg s de la gestion du personnel l analyse de cet chantillon n a pu cependant tre men e bien En effet il a t constat que le service du personnel de la province ne conservait dans les dossiers aucune pi ce probante attestant de l anciennet p cuniaire prise en compte pour le calcul de la r mun ration de l agent ni de copie
32. ion administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 1 3 Protection de la vie priv e Dans la mesure o l audit implique l acc s des donn es caract re personnel au sens de la loi du 8 d cembre 1992 relative la protection de la vie priv e il a fait l objet d un traitement garantissant la confidentialit des donn es collect es C est dans ce m me souci que l identit des agents faisant l objet de remarques dans le cadre du pr sent rapport a t communiqu e par document s par l administration pour discussion 2 NORMES DE R F RENCE Les normes r gissant la mati re sont les suivantes v le code wallon de la d mocratie locale et de la d centralisation et notamment les articles L2212 32 L2212 61 L3121 1 et L3131 v la circulaire du 27 mai 1994 relative aux principes g n raux de la fonction publique locale et provinciale cette circulaire d finit notamment la notion d anciennet de trois mani res diff rentes selon qu il s agit de d terminer un traitement individuel d autoriser le passage d une chelle de traitements une autre en vertu du syst me d volution bar mique dans un m me grade ou pour la prise en compte des actes de candidature des emplois de promotion 7 En vigueur partir du 1 juillet 1994 Adopt e par le ministre wallon de la fonction publique dans un souci d uniformisation des s
33. ion et a t autoris e participer malgr sa surqualification aux preuves d acc s au grade d auxiliaire d administration E1 Suite la r ussite de cette preuve l int ress e a t nomm e titre d finitif ces fonctions en date du 17 novembre 2001 Elle a n anmoins continu percevoir une r mun ration calcul e dans l chelle D4 Le greffier provincial s est engag revoir le cas de cet agent 5 LES COMPL MENTS DE TRAITEMENT 5 1 Constatations L analyse des dossiers a permis d identifier au moins onze agents provinciaux b n ficiant d un compl ment de traitement cens r mun rer une fonction accessoire temps partiel Dans certains cas il ressort du dossier que ce compl ment est octroy en raison de responsabilit s ou de contraintes particuli res assum es par l int ress 21 Le statut d termine selon le niveau de l emploi et le mode d attribution de l chelle une ou plusieurs des conditions suivantes la possession d un dipl me brevet ou certificat d termin une valuation au moins positive la r ussite d un examen de recrutement ou de promotion la justification d une exp rience professionnelle d termin e une formation sp cifique ou compl mentaire la possession d un grade d termin ou l exigence d une certaine anciennet d chelle ou de niveau 7 Quoique sa fiche de paie ne mentionne pas express ment cette chelle mais un montant forc
34. lle de traitement pour autant que l avis annon ant la proc dure de s lection requi re express ment la possession d une exp rience ant rieure utile et que les candidats puissent prouver par tout moyen de droit l exp rience ant rieure utile La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 4 4 D termination de l chelle de traitement 4 4 1 G n ralit s L acc s chaque chelle de traitement s effectue selon les conditions fix es par le statut par recrutement par promotion ou par volution de carri re volution bar mique La r gularit des chelles attribu es aux membres du personnel non enseignant a t v rifi e la lumi re de ces diverses exigences L examen des dossiers individuels de l chantillon et des fiches de traitement des agents concern s a permis d identifier un seul cas dans lequel la d termination de l chelle contrevient aux r gles applicables 4 4 2 Cas particulier En l esp ce l int ress e engag e sous contrat de commis dactylographe en 1996 a t r mun r e l chelle D1 puis lors de l application de la RGB l chelle D4 compte tenu de son dipl me de l enseignement professionnel secondaire sup rieur Toutefois n ayant pas satisfait l examen de stabilisation d employ d administration D4 elle a fait l objet d une nouvelle d finition de fonct
35. maladie annonc par le coll ge provincial le 18 d cembre 2008 gt Ce taux de contr le s av re n anmoins plus lev pour ce qui concerne les agents en fin de carri re c est dire les agents de plus de 55 ans Pour mieux cerner l absent isme du personnel en fin de carri re les agents absents g s de plus de 55 ans ont t regroup s au sein d une cat gorie sp cifique 117 contr les ont t effectu s sur 304 certificats re us soit une proportion de 38 4 de contr les 12 contr les sur 117 n ont pas ent rin l absence et ont suscit une reprise anticip e du travail gt gt Cette cat gorie de personnel les agents de plus de 55 ans comporte une moyenne mensuelle de 43 agents ayant rentr un certificat mais parmi l ensemble de toutes les absences couvertes cela ne repr sente que 4 43 1 090 Ce taux ne traduit cependant que le rapport des certificats rentr s mensuellement par les agents de plus de 55 ans au nombre total de certificats Il ne refl te qu imparfaitement l impact financier du ph nom ne puisqu il a t constat que les certificats concernant les agents en cong s de maladie pr alables retraite couvrent couramment des p riodes d un six mois Le courrier de l administration provinciale du 10 mars 2009 rel ve 35 Voir l annexe 17 la r ponse du 10 mars 2009 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la provi
36. nce au fait de l actualit administrative et de la r glementation Toutes les nouvelles dispositions statutaires vot es par le Conseil provincial sont diffus es par Intranet gt En l tat actuel des choses il appartient donc chaque responsable de service de se livrer un travail complexe de coordination des statuts alors que les moyens 1 Voir infra La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 informatiques actuels permettraient de mener cette op ration au sein du seul service central du personnel et de mettre disposition des services d centralis s une version uniforme et actualis e des textes applicables Il en r sulte un gaspillage en termes de ressources humaines et un risque d erreur accru lors de la coordination et de l application des dispositions statutaires Afin de r pondre aux remarques de la Cour des comptes concernant les difficult s engendr es par l absence de statut coordonn le coll ge provincial a annonc dans son courrier du 28 septembre 2009 la mise en ligne des r glements administratifs sur le r seau intranet provincial Il insiste galement sur le fait que d sormais les mises jour seront syst matiques et garantiront l actualisation de ces documents Par ailleurs le coll ge provincial reconna t que la d centralisation de la gestion administrative peut engendrer c
37. nce de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 d ailleurs que sur un total de 222 257 jours d absence enregistr s en 2007 toutes maladies confondues 64 574 concernent du personnel g de plus de 50 ans soit un pourcentage de plus de 29 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 27
38. ncial voque ainsi un r glement de port e g n rale ayant t adopt relativement aux indemnit s percevoir par le personnel provincial d tach aupr s du secr tariat d un d put provincial Ce r glement largement inspir de l arr t relatif aux membres des cabinets des ministres du Gouvernement wallon pr voit l octroi d indemnit s forfaitaires aux membres du personnel de ces secr tariats en fonction du rang occup Voir les annexes 11 et 15 point 4 la r ponse du greffier provincial dat e du 10 mars 2009 Sur cette probl matique voir le point 7 du pr sent rapport La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 Pour le surplus selon les informations fournies par le greffier provincial il est envisag d laborer un r glement particulier de port e g n rale susceptible d tre appliqu l ensemble du personnel afin d inscrire cette probl matique dans un cadre statutaire bien pr cis 5 2 R alit des prestations r mun r es L analyse des dossiers jette un doute au moins dans certains cas sur la r alit des prestations couvertes par le compl ment de traitement Ainsi il n a t mis fin au compl ment de 6 38 octroy pour nettoyage de cars voqu ci avant qu au jour de la mise la retraite d office de l int ress le 1 janvier 2008 alors que celui ci a comptabilis
39. ong s de maladie auquel l agent d finitif peut pr tendre 7 Voir l annexe 13 la r ponse du 10 mars 2009 pr cit e aux termes de ce document la direction g n rale du contr le des lois sociales a galement critiqu les modalit s d octroi de compl ments salariaux aux agents provinciaux mis disposition d asbl RE 21 jours ouvrables par 12 mois d anciennet de service Pour l agent occup temps partiel le nombre de jours tel que d fini ci dessus est calcul au prorata de ses prestations 2 Seuls les jours ouvrables compris dans la p riode d absence pour maladie ou infirmit sont comptabilis s La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 ES Le paragraphe 9 du m me article dispose que le cong de maladie est assimil une p riode d activit de service et permet l agent de conserver ses droits l avancement de r mun ration l volution de carri re et la promotion gt L article 11 du statut dispose en son paragraphe 1 que l agent nomm titre d finitif ne peut tre d clar d finitivement inapte pour cause de maladie ou d infirmit avant qu il n ait puis la somme de cong s laquelle lui donne droit l article 7 du pr sent r glement En particulier l article 63 du statut pr voit en son dernier alin a la mise la retraite
40. ons du statut ainsi qu aux principes pr sidant une bonne administration des deniers publics Elle recommande enfin gt qu un contr le effectif des absences pour maladie soit mis en uvre dans les d lais les plus brefs l intervention d un organe ind pendant de la province et pouvant agir d initiative gt que la province organise afin de rendre ce contr le m dical efficient la communication imm diate et syst matique de ces absences l organe qui en sera charg gt que ce contr le soit mis en uvre syst matiquement pour ce qui concerne les agents en fin de carri re 7 5 R ponse de l administration provinciale appr ciation Dans sa r ponse le greffier provincial soutient que l absent isme du personnel constitue une des pr occupations majeures de la gestion des ressources humaines Un rapport tabli en mars 20097 et consacr la probl matique des cong s de fin de carri re se r f re au taux d absent isme Le greffier provincial souligne que de 2004 2007 le taux d absent isme annuel se maintient autour des 10 Si l on soustrait le personnel g de plus de 50 ans ce taux devient plus acceptable et se fixe autour de 6 3 de 18 49 ans Ce rapport ajoute On observe galement un accroissement continu du taux pour le personnel g de plus de 50 ans soit 17 2 18 7 En accentuant la r flexion sur l absent isme li uniquement aux disponibilit
41. ons et services et ainsi de limiter les nouveaux recrutements A cette fin il est notamment pr vu de recenser les demandes de mobilit des agents dans une banque de donn es ad hoc permettant la mise en relation de l offre et de la demande La proc dure envisage galement une actualisation semestrielle de chaque demande de mobilit Le rapport souligne cependant que la mise en uvre de cette nouvelle proc dure sera rendue plus complexe eu gard notamment aux changements de mentalit s et la r sistance qu elle entra nera suite aux modifications importantes qu elle apportera dans la conception m me de la gestion du personnel 4 CALCUL DE LA R MUN RATION 4 1 Tenue des dossiers Ainsi qu il a t signal plus haut les dossiers tenus par le service central du personnel au Delta Hainaut ne comportent aucune attestation de services ant rieurs ni de copie des titres et dipl mes de l agent ces pi ces tant conserv es au sein du service auquel l agent se trouve affect Un audit ponctuel men au sein de quatre services d concentr s sur82 a permis de constater la pr sence de ces pi ces dans la plupart des dossiers Cependant m me supposer qu il en aille de m me au sein de tous les services de la province une telle dispersion des dossiers peut nuire une gestion optimale du personnel en ce qu elle v implique un morcellement des responsabilit s v rend illusoire le contr le syst matique de l
42. r ponse du 10 mars 2009 font explicitement r f rence aux cong s de maladie avant retraite et laissent penser que ceux ci sont consid r s comme un droit dans le chef de l agent et non comme une garantie en cas de maladie A titre d exemple l annexe 3 pr voit de proc der au sein de chaque service l tablissement d une liste chronologique des d parts programm s la retraite pr c d s le cas ch ant des d parts en maladie de longue dur e gt De m me le rapport figurant en annexe 14 consid re que les maladies de fin de carri re constituent la fois un tabou et une r alit largement pratiqu e Beaucoup en prennent peu souhaitent en parler Tout le monde ou presque tient son compte du stock de jours de maladie dont il dispose Seul le responsable du service m dical provincial porte une annotation dans ses fichiers lorsque d une mani re ou d une autre il a connaissance de la situation gt Le greffier provincial a galement fait conna tre la Cour des comptes une s rie de mesures adopt es par le coll ge provincial le 18 d cembre 2008 savoir gt l organisation d un contr le syst matique des absences pour maladie notamment en ce qui concerne les agents en fin de carri re tout en maintenant les r gles actuelles du contingent des cong s de maladie Des consignes ont t donn es en ce sens au Service m dical provincial afin que les premiers contr les soien
43. re 2009 retraite anticip e pour invalidit dossier soumis l avis du conseil provincial du 19 mars 2009 7 6 R ponse du coll ge provincial Par courrier dat du 28 septembre 2009 le coll ge provincial a fait parvenir la Cour des comptes des informations compl mentaires relatives la probl matique des cong s de maladie Copie de ce courrier est jointe en annexe du pr sent rapport Ces informations portent sur une p riode s tendant de janvier juillet 2009 et donc post rieure tant l audit qu au rapport adopt par le coll ge provincial le 18 d cembre 2008 voir supra point 7 5 La Cour y rel ve les l ments suivants gt Des contr les m dicaux aupr s des agents provinciaux sont effectu s chaque mois par quatorze m decins ind pendants exer ant sur le territoire provincial Sur les sept premiers mois de l ann e 2009 7 632 certificats m dicaux ont t transmis au service m dical provincial ce qui repr sente une moyenne mensuelle de 1 090 agents justifiant une absence dau moins un jour Sur l ensemble de ces sept mois 701 contr les ont t effectu s soit 9 contr les sur 100 certificats re us La Cour des comptes note que selon les statistiques ainsi communiqu es le nombre des contr les effectu s s l ve 7 14 par mois et par m decin contr leur et ne vise que 9 des agents absents L on est donc encore loign du contr le syst matique des absences pour
44. res du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 exerc e la province les services prest s au sein d asbl dans la cr ation ou la direction particuli re de laquelle se constate la pr pond rance soit de la province de Hainaut soit de toute autre autorit publique Une note dat e du 28 f vrier 2008 et soumise au conseil provincial en sa s ance du 13 mai suivant pr conisait la modification de l article 10 du statut afin dv ins rer un quatri me alin a libell comme suit Sont galement admissibles int gralement les services accomplis au sein d ASBL ou de toute autre institution de droit belge qui r pondent des besoins collectifs d int r t g n ral provincial ou local et dans laquelle se constate la pr pond rance de l autorit publique Cette nouvelle disposition s av re redondante par rapport la d finition pr cit e de l article 7 et doit de ce fait tre omise du statut Par contre il convient de constater que ni le statut ni aucune circulaire ne pr cisent les crit res objectifs permettant de constater la pr pond rance de l autorit publique repr sentants au conseil d administration financement important ou exclusif etc En outre la valorisation de services fond e sur cette d finition de l article 7 devrait s appuyer dans chaque cas particulier sur une analyse d taill e des statuts de l association en cause Dans sa r
45. t op r s d s le 1 janvier 2009 gt l laboration d un cahier des charges par les services du receveur provincial dans le cadre de la proc dure de march s publics confiant le contr le un organe ind pendant de la Province l externalisation des contr les tant effective au plus tard le 31 d cembre 2009 gt une r flexion sur la mise en uvre de nouvelles mesures d am nagement de fin de carri re en y incluant la probl matique du personnel ducatif en ce qu elle concerne le caract re p nible du travail de fin de carri re gt l adaptation des cong s de fin de carri re selon les conclusions du groupe de travail instaur l initiative du Gouvernement wallon dans le cadre du pacte pour une fonction locale et provinciale solide et solidaire gt la modification de l article 21 du r glement sur les cong s et les disponibilit s du personnel d finitif et stagiaire afin de limiter dans la dur e la reprise du travail temps partiel suite une affection m dicale s v re gt la modification de l article 63 du r glement applicable au personnel d finitif et stagiaire par suppression du dernier alin a qui impliquera l avenir l accord du Service de sant administratif pour obtenir le b n fice de la pension de 34 Voir l annexe 16 la r ponse du 10 mars 2009 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cemb
46. taines fonctions ainsi la d cision du 26 juin 2003 de la d putation permanente octroie aux directeurs r gionaux de l enseignement un compl ment de traitement d un quart A1 Le m me avantage est octroy un agent en compensation de sa d mission sollicit e par l autorit de sa fonction D autres dossiers examin s sont moins vocateurs quant aux raisons ayant pr sid l octroi de tels avantages Dans sa r ponse le greffier provincial annonce que le coll ge provincial a d cid le 13 janvier 2009 de limiter les compl ments de r mun ration une fraction gale 1 4 temps dans l chelle bar mique aff rente au grade de recrutement sans volution de carri re pour dix huit agents dont la situation particuli re a t envisag e Dans neuf cas le compl ment de traitement a t supprim six agents ont vu leur avantage r duit dans les trois derniers cas le compl ment a t soit maintenu soit remplac par une allocation pour fonctions sup rieures ou par l octroi d une volution de carri re Une telle d cision en ce qu elle se prononce au cas par cas et non de fa on g n rale ne r pond pas aux critiques formul es par la Cour En outre dans quatre cas la suppression du compl ment de traitement est justifi e par la circonstance que l int ress se trouve a en cong de maladie avant retraite 77 Dans son courrier du 10 mars 2009 le greffier provi
47. tatuts et des bar mes sa qualit de simple circulaire ne lui conf re aucun pouvoir contraignant Dans le respect de l autonomie communale et provinciale ce statut de r f rence est donc recommand Il doit permettre aux gestionnaires de mieux se positionner par rapport la pratique g n rale L utilit de cette circulaire connue sous l appellation de R vision g n rale des bar mes RGB et modifi e plusieurs reprises r side dans la simplification du statut applicable aux agents provinciaux 8 Premier sens Pour la d termination des traitements individuels l anciennet prendre en consid ration couvre tous les services rendus en quelque qualit que ce soit dans des fonctions prestations compl tes ou incompl tes soit dans le secteur public soit dans le secteur priv ou comme C M T ou comme stagiaire O N E M avec un maximum de 6 ans condition que ces services soient en rapport direct avec la fonction exercer au sein de l administration provinciale ou locale Deuxi me sens L anciennet d chelle permettant l volution de carri re est limit e la dur e des services accomplis dans une fonction analogue dans le secteur public ou dans le secteur priv subventionnable h pitaux maisons d ducation de repos d accueil et de soins Pour les agents en fonction au 30 juin 1994 l anciennet p cuniaire acquise lors de la mise en place du pr sent statut entre en ligne de compte pour l volution
48. ter qu un contr le m dical s rieux ait t r alis En outre les absences pour maladie sont encod es par p riodes successives atteignant dans certains cas jusqu six mois Enfin la carri re des agents d finitifs concern s continue voluer pendant leurs cong s de maladie pr alables retraite leur r mun ration augmente et ils peuvent m me b n ficier d un avancement bar mique ou d une volution de carri re ce qui augmente due concurrence le montant de leur pension calcul e sur le traitement moyen des cinq derni res ann es 7 4 Recommandations Au vu des constatations qui pr c dent la Cour des comptes rappelle que les cong s vis s par l article 7 du statut du personnel non enseignant ne peuvent tre octroy s qu en cas de maladie ou d infirmit attest e par un certificat m dical la pr sentation de ce dernier ne faisant d ailleurs pas obstacle l organisation d un contr le 30 Ceux ci devant d buter selon le document pr cit le 17 juillet 2008 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 La Cour consid re en outre que l intervention de l administration provinciale dans l organisation des cong s de fin de carri re des membres du personnel non enseignant telle qu attest e par les documents figurant aux dossiers des agents concern s contrevient manifestement aux dispositi
49. tiels en ce compris les p riodes de cong s de maladie pr c dant la retraite d finitive de mener des entretiens avec les agents concern s afin de conna tre leurs intentions en la mati re d valuer les cons quences des d parts sur les activit s et l organisation de l institution et enfin d envisager les alternatives de remplacement v Une d cision du coll ge provincial galement dat e du 18 septembre 2008 adopte le principe de la cr ation d un r pertoire provincial des comp tences pouvant tre utilis dans le cadre de la mobilit du personnel de son valuation de la gestion des conflits de la formation des examens de promotion et de recrutement et plus globalement dans le management global des institutions et des services provinciaux 12 Annexe 2 la r ponse du greffier provincial du 10 mars 2009 13 Voir le point 5 du pr sent rapport consacr aux compl ments de traitement 14 Annexe 3 la r ponse du 10 mars 2009 SAce sujet voir le point 7 du pr sent rapport 16 Annexe 4 la r ponse du 10 mars 2009 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 v Enfin un rapport galement adopt par le coll ge provincial le 18 septembre 2008 souligne le souhait des autorit s de donner la priorit absolue la mobilit interne du personnel pour satisfaire les besoins des instituti
50. tions r mMUn r es EEREEENEEEREEEREEER REENEN NEEN NEESS SNen 18 5 3 Loi sur le temps de travail dans le secteur public 19 ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF ssssssssnsssnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunennnenunennnennnennn nn 19 BCL G n ralit s A E E E tienne 19 6 2 ae DEES 19 LES CONG S DE MALADIE sissscas cosnannensesanemmanenenmaienatmnsnnnnenondaneenanseteses 20 7 1 EN 20 7 2 Dispositions applicables 20 K COnStatations scine ee a nn a eaaa a aaa SEES aaaea 21 7 4 Recommandations nn 22 7 5 R ponse de l administration provinciale appr ciation 23 7 6 R ponse du coll ge provincial 26 La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 1 INTRODUCTION 1 1 Objet du contr le La Cour des comptes a contr l la l galit et la r gularit de la situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Ce contr le avait pour premier objectif de rassembler et d analyser les textes r glementaires applicables la gestion du personnel et de v rifier leur conformit aux normes sup rieures principalement le code wallon de la d mocratie locale et la circulaire du 27 mai 1994 relative la r vision g n rale des bar mes Dans un second temps il devait permettre de dresser un tat des lieux des effectifs employ s soit sous statut soit sous contrat et de
51. visag e par le service du personnel de la province un moment o cet agent se trouvait encore en parfaite sant A titre d exemple le dossier d un agent contenait un document pr voyant d s le 28 mars 2008 la mise la retraite de l int ress pour le 1 novembre 2010 apr s GE L agent d finitif atteint par la limite d ge de 65 ans fix e par le r glement des pensions est mis la pension d office par l Autorit quel que soit le nombre de ses ann es de services 1 L agent n le premier d un mois ne doit pas tre mis la retraite par limite d ge que le du mois suivant Le retrait est autoris sa demande porter le titre honorifique de ses fonctions Nul ne peut tre mis ou maintenu en non activit ou en disponibilit s il se trouve dans les conditions requises pour obtenir une pension de retraite La situation administrative et p cuniaire des membres du personnel non enseignant de la province de Hainaut Cour des comptes d cembre 2009 puisement du solde de ses cong s de maladie et sans envisager un quelconque r tablissement de son tat de sant Par exemple encore un agent ayant b n fici d s 1997 d une interruption de carri re mi temps et ayant t r mun r pour cette raison au prorata de ses prestations a avec l accord de l administration provinciale r int gr ses fonctions temps plein le 1 septembre 2005 Cependant d s le 5 septembre de la m m
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