guide du res p ons abl e bo urse a ux fournitures
Contents
1. co labellis s inciter au d veloppement durable favoriser l autonomie et la responsabilit des l ves en leur permettant de s exprimer sur ces achats dans les instances ad hoc avoir un fournisseur proximit d veloppement du r seau local proposer des facilit s de paiement pour les familles r duction du co t d achat global des fournitures scolaires Pour respecter le cadre l gal il ne peut cependant tre propos qu nos seuls adh rents Nous vous souhaitons beaucoup de courage dans l organisation de votre Bourse Aux Fournitures et restons votre disposition pour toute pr cision Le comit BAF 69 comite baf fcpe69 fr LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL LOCAL DOIT SE POSER partir de fin janvier d but f vrier 1 tes vous suffisamment nombreux Les besoins humains sont de deux natures ceux qui organisent et g rent r unions cr ation bons de commande factures planning affiches etc 2 3 personnes les membres du bureau n y sont pas d office m me s il est vident que le tr sorier ou son adjoint doit en faire partie ceux qui sont volontaires pour apporter une aide physique ponctuelle en rapport avec les fournitures d placement chez les fournisseurs pr paration des colis distribution etc au moins 6 personnes parmi l ensemble des adh rents 2 Les moyens logistiques mis votre disposition sont ils suffisants Pour le savoir il vous faudra2. partementale dans le dossier de rentr e ou mieux faites faire les photocopies par le coll ge a ne co te rien de demander gt T l chargez une brochure BAF FCPE ou gt autres exemples d annonces D LES COMMANDES AU MINIMUM 4 PERSONNES 1 Les permanences quand Tablez vos horaires de permanences de commande sur les journ es d inscription 6 ou de r inscription pour les autres niveaux les familles ne se d placeront pas deux fois tablissez un planning des b n voles exemple Pr voyez un fl chage pour faciliter l acc s la salle gt T l chargez les fl ches N La prise de commande aupr s des familles comment Vous procurer partir de mi juin aupr s de la FCPE d partementale les bulletins d adh sion et les cartes d adh rents pr tamponn es par vos soins car il vous les faudra au moment de la commande gt T l chargez le bulletin d adh sion 2014 tablissez un bon de commande de couleur diff rente par niveau gt T l chargez un mod le de bon de d p t commande un autre exemple et encore un autre Classez les par num ro plut t que par ordre alphab tique exemple 13544 correspond la 44 commande de Sixi me pour la rentr e 2013 Cela facilite le tri dans un tableau Excel si on l a diff renci en 2 colonnes c est dire en niveau de commande gt 13S et num ro de commande gt 44 Le mieux est d avoir pr vu un classeur et des pochettes plast
3. du service il vous appartiendra ensuite de les rendre militants D autre part le premier acte militant est le vote En organisant cette op ration dans une cole ou un coll ge vous serez rep r s et plus facilement identifiables en tant que ceux qui se mobilisent et agissent dans l int r t des familles au moment des lections des membres du C A de l tablissement Ne perdons pas de vue qu il est important d avoir une repr sentativit plus importante en nombre d adh rents mais aussi en nombre de repr sentants lus J UN MOT SUR LE LOGICIEL BOURSE AUX FOURNITURES Mis en place par la FCPE nationale le logiciel FOUR gt t l chargez la pr sentation il vous permettra de g rer votre BAF partir de la base de donn es des adh sions de la FCPE69 et de vos param tres locaux fournitures par classe options Commande livraison facturation dition des re us fiscaux volution du stock remise de ch ques exportation des adh sions vers le d partement vers une messagerie tout est en place Un mode d emploi d taill et des formations gratuites aupr s de la FCPE69 avec des administrateurs form s par Xavier ROUILLY consultant interne FCPE vous permettront de vous familiariser avec cet outil informatique Pour ceux qui n utilisent pas le logiciel BAF fourni par la FCPE nationale vous avez sans doute besoin d changer les documents qui servent la gestion de votre BAF Des solutions de stockage de docum
4. liste des fournitures demand es aux l ves doit faire l objet d une large concertation au sein des quipes p dagogiques en associant les parents d l ves et les l ves Cette th matique peut tre abord e au sein de certaines instances des tablissements scolaires conseil d administration et conseil p dagogique qui peut associer toute personne dont la consultation est jug e utile Les listes des fournitures doivent tre soumises au Conseil d Administration de l tablissement gt Retrouvez ici la circulaire n 2014 068 du 20 5 2014 relative l information des parents sur la rentr e scolaire 2013 2014 plus pr cis ment la liste fournitures scolaires dites essentielles 2 Les prix Les tarifs pratiqu s doivent tre inf rieurs d 1 3 ceux usuellement pratiqu s par les magasins de proximit Toutefois si les produits sont vendus prix co tant ceux ci pourraient inclure outre la facture d achat au sens strict les frais directs inh rents cette activit l activit ne sera pas consid r e comme lucrative 3 Le calendrier X Au mois de janvier f vrier d terminer ce que vous d sirez mettre dans vos colis d apr s la liste des fournitures de l ann e en cours cahiers classeurs feuilles intercalaires stylos mat riels pour l art plastique la calculatrice Certaines fournitures comme la calculatrice peuvent tre facultatives ou non comprises dans les kits Il faut aussi voir
5. ne pas entra ner de risques juridiques et financiers la FCPE du Rh ne On ne peut pas proposer ce service tous les parents d l ves car cela reviendrait faire de la concurrence d loyale aux commer ants ce qui est interdit par la loi Le r gime fiscal des associations est un r gime de non lucrativit entra nant l exon ration des imp ts commerciaux TVA imp t sur les soci t s taxe professionnelle l association vitera le paiement des imp ts en restant au dessous du plafond de 60 000 de recettes sur les activit s en question condition toutefois que l exercice de ces activit s soit express ment notifi dans les statuts d partementaux le service soit adress aux seuls adh rents de la FCPE l adh sion est donc obligatoire la gestion de l association soit d sint ress e les activit s non lucratives restent significativement pr pond rantes Pour conna tre les conditions d appr ciation de la lucrativit d une association concurren ant le secteur lucratif l administration fiscale examine quatre crit res dits 4P savoir l tude dans l ordre d croissant du Produit propos du Public qui est vis du Prix qu elle pratique et de la Publicit qu elle fait gt Retrouvez ici la totalit du texte sur la fiscalit des associations dont la r gle des 4P gt B LA D TERMINATION DES COLIS 1 Le contenu Dans les tablissements l laboration de la
6. prendre rendez vous avec le chef d tablissement pour s entretenir de la possibilit d une mise disposition d une salle pour stocker vos fournitures obtenir les listes de fournitures scolaires pour chacune des classes lien vers un exemple lien vers un autre exemple Il vous faut aussi d tenir un ordinateur portable pour la gestion des commandes sous Excel ou par le biais du logiciel FOUR de la FCPE nationale cf K 3 Vos statuts vous permettent ils d organiser une Bourse Aux Fournitures Seuls les conseils locaux constitu s en association loi 1901 peuvent organiser ce type de service aupr s de leurs adh rents la mention De permettre l organisation de toute manifestation ou service au b n fice de ses adh rents dans le cadre de la d fense ou du d veloppement des buts ci dessus indiqu s doit obligatoirement figurer dans vos statuts Si ce n est pas le cas vous devrez organiser une AG extraordinaire constitutive gt T l chargez des statuts t http associations qouv fr 191 creer votre association html A RAPPEL DES OBLIGATIONS L GALES Deux conditions exig es pour les bourses aux fournitures elles doivent tre r serv es aux seuls adh rents l adh sion est donc obligatoire et les prix pratiqu s doivent tre inf rieurs d au moins un tiers aux prix usuellement pratiqu s par le secteur concurrentiel de proximit Ce cadre l gal doit tre respect pour
7. EVA fcpe q de Rh ne N v U PR AMBULE Page 1 ad LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL Page 2 gt LOCAL DOIT SE POSER X RAPPEL DES OBLIGATIONS L GALES Paye 2 LL LA D TERMINATION DES COLIS Page 3 z L INFORMATION AUX FAMILLES Page 4 LU v LES COMMANDES Page 4 LE STOCKAGE DES FOURNITURES Page 6 w U LA PR PARATION DES COLIS Page 6 p aa LA FACTURATION Page 6 Fr LA LIVRAISON AUX L VES Page 6 O ai ENR v LES AVANTAGES D UNE BAF i LL Qz UN MOT SUR LE LOGICIEL FOUR Page 7 D U 16 rue Galil e 69100 Villeurbanne T l 04 37 91 65 30 M l contact fcpe69 fr Site www fcpe69 fr Reconnue d utilit publique d cret du 7 ao t 1951 PR AMBULE Le co t des fournitures scolaires gt p se de plus en plus sur le budget des familles Sans que cela contredise son combat pour la gratuit la FCPE du Rh ne souhaite aider au d veloppement d un service de bourse aux fournitures aupr s des familles pour r pondre un besoin de r duire le co t de la rentr e et de favoriser ainsi l galit des chances Ce service devra privil gier le choix de produits dont l impact sur l environnement est mod r et permettre l all gement du poids du cartable quantit et nombre de pages des cahiers Rendre ce service vos adh rents c est aussi affirmer certaines valeurs proposer des articles de bonne qualit et recyclables lien extrait ADEME proposer des produits
8. ents en ligne existent Plus d informations P ici Enfin pour avoir une id e pr cise des documents obtenus en utilisant le logiciel FOUR voici quelques exemples en copies d cran une commande fournisseur une facture simple une facture d taill e et un re u fiscal
9. ifi es dans lesquelles on classe les dossiers au fur et mesure Les l ves devront conna tre cette r f rence s same de leur suivi Afin de gagner du temps vous pourrez aussi noter ce num ro au dos des ch ques remis par les l ves sur le bulletin d adh sion et le talon de re u Ensuite cr er un tableau avec les correspondances num ros de commande et leurs nom pr nom de l l ve et un deuxi me avec tri alphab tique pour les tourdis exemple Bien pr cisez les dates des permanences de retrait des fournitures et les coordonn es du responsable BAF sur le coupon rendu aux familles Essayez d avoir pr vu la date de votre Assembl e G n rale pour faire passer l info en m me temps Pour toute transaction en esp ces d tenez obligatoirement un carnet de re us vous permettant de remettre l l ve la justification mais surtout de garder sur la souche l info pour votre comptabilit Pr voyez un fond de caisse La gestion d une bourse aux fournitures vous demandera beaucoup de rigueur p La pr paration de la commande aupr s du fournisseur Apr s chaque permanence ou au fur et mesure si vous tes suffisamment nombreux et si vous disposez d un ordinateur portable mettez jour votre fichier Excel Nom coordonn es classes options choisies montant de la cotisation re u fiscal oui non gt T l chargez un exemple Si vous avez pris soin de renseigner la partie l
10. iste des fournitures le nombre de fournitures commander se calculera automatiquement Merci de bien vouloir nous communiquer les coordonn es des personnes de votre conseil local contacter pour la bourse aux fournitures E LE STOCKAGE DES FOURNITURES Les conseils locaux sont assur s en cas de vol ou de destruction de leur stock de fournitures mais hauteur d une certaine somme seulement t l chargez le contrat d assurance F LA PR PARATION DES COLIS 4 PERSONNES Attention aux dates de fermeture de l tablissement Il faut conna tre les dates de vacances l cole ou de l tablissement qui sont diff rentes des dates de fermeture Ils peuvent tre ferm s aux parents et l ves car il n y a plus la totalit des personnels administratifs mais ouvert aux parents d l ves responsables BAF pour stocker les fournitures r ceptionner les commandes pr parer les colis etc _WWW fcpe asso fr gt sacs catalogue et bon de commande vous pouvez aussi demander des sacs chez Gibert ou votre papetier pour pr parer vos commandes Imprimez des tiquettes partir du fichier Excel en utilisant le publipostage coller sur vos sacs pour classer vos commandes par num ro G LA FACTURATION gt voir un mod le de facturation en publipostage avant fusion apr s fusion H LA LIVRAISON AUX L VES Tablez vos permanences sur les jours pr c dant la pr rentr e de pr f rence Inutile de les multiplier il
11. pour quels niveaux vous proposerez des kits La premi re ann e vous pouvez commencer uniquement par les 60 gt Faire une estimation des quantit s commander pour n gocier avec les fournisseurs N Au mois de mars vous rechercherez des fournisseurs potentiels pour obtenir des prix avantageux puis vous fixerez avec le fournisseur retenu la date limite de passage des commandes les modalit s de livraison Certains fournisseurs pr parent eux m mes le conditionnement en sac par niveau se renseigner sur cette ventualit X Au mois d avril les conseils locaux font mettre l ordre du jour du C A des tablissements le vote des listes de fournitures Au mois de mai n gociations et d cision sur le fournisseur retenu titre indicatif ici la proposition de Gibert en date de juin 2013 et le tableau d offre de prix d un CPE a Retrouvez par exemple le catalogue de fournitures scolaires PICHON pour comparaison C L INFORMATION AUX FAMILLES S Au mois de juin le conseil local communique aupr s des familles sur le Kit coll gien lettre explicative distribution des listes des bons de commande et des lettres aux parents par niveau en se calant sur les dates d inscription Fournissez l tablissement une information aux familles sur votre BAF qui sera jointe aux dossiers d inscription ou r inscription Pour cela demandez les dates d envoi et le nombre d exemplaires n cessaires voir les tarifs de la FCPE d
12. y aura de toute fa on toujours des tourdis qui oublieront de venir chercher leurs fournitures Au cas o la FCPE69 ou votre coll ge recevraient des appels t l phoniques d adh rents recherchant un r f rent BAF dans votre tablissement merci de laisser cette indication la loge et au secr tariat in situ et de nous envoyer les coordonn es jour des personnes contacter ainsi qu un exemplaire de cette information donn e aux familles N oubliez pas d tablir le re u fiscal pour les imp ts ceux qui en ont fait la demande voir mod le de publipostage gt T l chargez les explications sur les re us fiscaux gt T l chargez un mod le de re us fiscaux pour fusion D T l chargez un mod le de re us fiscaux manuscrits I LES AVANTAGES D UNE BAF Depuis 2007 la FCPE se mobilise pour all ger le poids des cartables organiser la vente d un Kit coll gien gt oblige et incite une discussion avec les chefs d tablissements les membres du CA et les professeurs c est l occasion d aborder certains sujets sur le choix du mat riel sur l ducation l conomie budg taire combien de pages utilis es par an sur un cahier de 96 pages Pourquoi instaurer un nouveau cahier tous les ans Un cahier de musique pour quatre ans devrait tre suffisant Cela augmente substantiellement le nombre d adh rents Ces adh rents qui viennent dans un premier temps dans un esprit d conomie sociale pour profiter
Download Pdf Manuals
Related Search