En Direct de la MDA – n°16
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1. v nements Vif Plus Solidaire et Citoyenne 26 09 Soir e conf rence SDF Sou des coles de Reymure 28 09 Vide grenier SDF Champollion Vif 03 10 14 20 anniv de l ass Champollion SDF Sou des coles de Vif 04 10 F te du sou Salle Louis Vicat Amicale des donneurs de sang 4 10 soir e Folk SDF U S V G 11 10 14 AG SDF Halte Garderie La Coronille 11 10 30 ans de la Garderie SDF Familles Rurales 12 10 20 Bourse Loisirs Cr atifs SDF Club Soliel d Automne 12 10 Concours de belote SDF Amis de la Vall e de la Gresse 18 10 Conf rence SDF F C V G 18 10 20 LOTO Salle Po Amicale Franco Italienne 19 10 Repas polenta Salle Po SOL 24 10 Spectacle SDF Les D Class s 25 10 Repas dansant Salle Po FNACA 26 10 Th dansant profit des enfants canc reux Salle Polyvalente En Direct de la MDA n 16 Num ro 16 SEPT 2014 Sommaire e Mot de la pr sidente e Ev nements e Caf des associations e Fiche pratique 12 points cl s pour am liorer l animation du CA e savoir la vente de produit alimentaire e Zoom sur Vif Vertical e Le pr t de mat riel du CAV une nouvelle organisation Mot de la pr sidente Une nouvelle saison s annonce pour tous les b n voles et au Comit des Associations de Vif cette rentr e est marqu e par le d par2. ceux donner aux participants au cours de la r union pour pr senter une situation un probl me ceux projeter au cours de la r union PENDANT LA REUNION 4 Faire signer une feuille de pr sence C est une formalit utile si Les statuts de l association ou son r glement int rieur pr voient un quorum Si Le quorum n est pas atteint la r union doit tre report e La feuille de pr sence permet d viter d ventuelles contestations ult rieures 5 Pr senter l ordre du jour En d but de r union il est utile de rappeler l objet de la r union les points traiter 6 D signer une personne charg e du compte rendu De quelle trace de la r union avez vous besoin Voulez vous retenir ce qu ont dit Les participants Etablissez un proc s verbal des interventions les id es ou propositions mises Un compte rendu d gageant les points essentiels sera alors suffisant les d cisions prises R digez un relev de d cisions sous forme d une fiche 7 Mettre en uvre une m thode de travail Pour choisir une m thode de travail il est n cessaire d avoir bien identifi le travail faire Ex Prendre une d cision Le CA peut d cider de ce qu il convient de faire avec une activit qui fonctionne mal Si l animateur de la r union a l ambition d une prise de d cision collective il peut expliquer pourquoi c est le bon moment pour cette prise de d cision aider les participan
3. s midi pour un service du soir Les sandwichs sont stock s 3 C Une trop longue attente en vitrine multiplie les risques de contamination Dans tous les cas les aliments non utilis s la fin de l animation ne pourront tre r utilis s et devront tre jet s source maif fr Page 4 5 En Direct de la MDA n 16 ZOOM SUR Une nouvelle association Vif Vertical Le club d escalade Vif Vertical a t cr d but 2014 sous forme d une association avec pour ambition de profiter d une structure artificielle abrit e dans le nouveau gymnase qui ouvrira ses portes dans quelques temps juste c t de l cole l mentaire Champollion Les activit s du club s articuleront autour de 3 axes 1 Des cr neaux d di s aux adh rents de l association seront disponibles en acc s libre Les participants seront autonomes dans la pratique de l escalade que ce soit en terme de s curit ou de fournitures du mat riel 2 Mise en place d une cole d escalade le mercredi apr s midi pour des cours encadr s par un Brevet d Etat avec pourquoi pas l objectif de participer voire d organiser des comp titions 3 puis en fonction des disponibilit s des encadrants et de la m t o des sorties la journ e pourront tre propos es aux adh rents sur des sites naturels donc en ext rieur Les tarifs associ s chacune des activit s restent encore pr ciser Evidement le
4. elles apportent d essentiel c est aussi aider les administrateurs assimiler ce qui a t exprim faire le point 10 Organiser l apr s r union Les meilleures discussions ont peu d utilit si ce qui se passe apr s la r union n est pas organis Dans la fiche de relev de d cisions de r union il est pr vu d indiquer par qui gt et quand gt doit tre mis en uvre la d cision Par exemple si le conseil d administration a d cid la cr ation d un petit groupe de travail charg de la conception d une nouvelle activit de l association il importe de d cider qui animera ce groupe qui en fera partie quand il se r unira 11 Terminer la r union par un moment d change convivial Pour certains supporter les contraintes d une r union organis e demande un effort Apr s l effort le traditionnel pot de l amiti est un moment de libert et de convivialit bienvenu Un pi ge viter cependant refaire la r union Ce moment d apr s n est pas destin r aborder l ordre du jour et remettre en cause les d cisions prises APRES LA REUNION 12 Envoyer rapidement un relev de d cisions aux participants et aux absents Si au cours de la r union des propositions ont t mises des d cisions ont t prises il est important d en informer rapidement les ventuels absents et de les rappeler aux administrateurs pr sents Il es
5. perdre son temps AVANT LA REUNION 1 Fixer l ordre du jour C est le plan de travail de la r union D cider du nombre de questions l ordre du jour est d licat Il existe souvent une tentation de vouloir traiter trop de sujets Dans ce cas la r union sera trop longue elle n cessitera de passer en revue trop rapidement les questions et ne laissera pas le temps n cessaire aux participants pour s exprimer Pour ce qui concerne l ordre des questions il est pr f rable de commencer par ce qui est le plus important 2 Pr venir et motiver les participants Il vous faudra r diger une convocation qui r pondra aux questions suivantes pour quoi faire ordre du jour qui est invit les administrateurs de l association quand date et heure ou lieu de la r union s il est inhabituel ou s il n est pas connu de tous mentionnez tr s pr cis ment l adresse avec ventuellement le plan d acc s Cette convocation devra tre envoy e assez t t pour que les invit s puissent organiser leurs disponibilit s 3 Assurer l organisation mat rielle Rechercher une salle adapt e La salle a une influence sur le d roulement de la r union Si elle est claire confortable adapt e au nombre de participants elle facilitera les changes Pr parer les documents ceux envoyer avant la r union avec la convocation pour sensibiliser les participants des questions qui seront trait es lors de la r union
6. a pr paration doivent tre ferm s avec des plans de travail lavables Si Les pr parations doivent tre effectu es l ext rieur sous tente par exemple la tente utilis e devra tre ferm e r serv e l usage de la cuisine et comporter un plan de travail adapt lisse et facilement lavable pas de bois L acc s aux locaux doit tre exclusivement r serv aux personnes en charge des pr parations L encore il s agit de pouvoir d montrer qu on prend toutes les pr cautions pour viter la contamination 4 Pr paration et manipulation des produits La manipulation le stockage et la pr paration des produits n cessitent une grande vigilance Il est hors de question de laisser des produits non prot g s tra ner par terre ou sur des tables Un soin extr me doit tre consacr aux temp ratures de stockage que ce soit pour entreposer les denr es avant traitement ou pour les conserver apr s pr paration ou transformation Vous devrez pr voir des quipements suffisants pour pouvoir les conserver temp rature ad quate Il faut galement viter les longues p riodes d attente m me bonne temp rature une fois qu une pr paration est faite Ceci est valable pour l aspect microbien mais aussi envers les qualit s gustatives des produits que vous proposerez Les plats chauds qui devront rester une temp rature de plus de 62 C une fois r alis s doivent videmment tre pr par s le matin pour un service midi et l apr
7. i vont intervenir est indispensable Chacune d elles doit prendre conscience des principes pr n s dans l approche HACCP Les personnes qui manipulent transportent et servent les aliments doivent respecter une hygi ne scrupuleuse porter des v tements propres blouse jetable ou tablier propre charlotte jetable et veiller un lavage r gulier et approfondi des mains Cela implique sur le lieu de production comme sur le lieu de distribution la pr sence d installations permettant de se laver et de se s cher les mains dans de bonnes conditions d hygi ne En ext rieur il faudra pr voir l acc s l eau courante ou pr voir suffisamment d eau potable entrepos e dans des bidons de type alimentaire pour pouvoir proc der ce lavage r gulier des mains Le s chage pourra tre effectu l aide de tout syst me permettant d viter le risque de contamination microbienne serviette utilisation unique papier absorbant air puls Les produits utiliser pour le lavage des mains doivent permettre un nettoyage efficace Nota pour une hygi ne efficace il est important de se laver les mains de nombreuses reprises la condition de ne jamais les essuyer avec un torchon ou une serviette ayant d j t utilis pour un premier essuyage Le port de gants est inutile voire nuisible car ils peuvent se contaminer tr s rapidement au contact des diff rents aliments et des surfaces 3 Des locaux adapt s Les locaux utilis s pour l
8. s cr neaux des diff rentes activit s restent adapter en fonction des diff rents utilisateurs du gymnase et en accord avec la mairie Date pr visionnelle d ouverture du nouveau gymnase Janvier 2015 http club quomodo com vif vertical accueil html Le pr t de mat riel au CAV une nouvelle organisation Une commission mat riel s est mise en place la rentr e c est maintenant les membres de cette commission qui assurerons les permanences pour le pr t du mat riel du Comit des Associations Nous vous invitons prendre connaissance du document Modalit s de fonctionnement du pr t de mat riel inclus dans le dossier d adh sion du CAV A noter en priorit tout de m me retrait et retour de mat riel se feront dor navant les lundi et jeudi 18h30 Comit des Associations Horaires d ouverture de Vif Ee a T a A A OLO de la Maison Des Associations 4 rue du Polygone Lundi 10h 12h 15h 18h 38450 Vif Mercredi et mercredi 10h 12h 15h 17h Jeudi et vendredi 10h 12h 15h 16h30 T l phone 04 76 72 73 52 E mail cav vif gmail com Comit des Associations Vif Page 5 5
9. t de G rald Gabert qui assurait le pr t du mat riel Au nom du CAV et de l ensemble des associations vifoises nous le remercions pour cette lourde t che qu il a assum e pendant de tr s nombreuses ann es Une nouvelle organisation se met donc en place Toutes les associations tant concern es je vous laisse Le soin de consulter le dossier d adh sion du CAV qui vous donnera toutes les informations n cessaires pour vos futures manifestations Comme chaque ann e nous vous proposerons des moments de rencontre avec notre Assembl e G n rale mais aussi avec nos Caf s des Associations N h sitez pas prendre contact avec nous si vous avez des besoins en formation mat riel ou autre Le CAV ne jouera son r le que si toutes les associations vifoises nous communiquent leurs souhaits Bonne rentr e tous Carole Levassort Pr sidente du C A V Carole Caf des Associations Venez Changer discuter dirruser vos Informations WW boire p verre 2 CD _ Le dernier caf des associations a eu lieu le 28 juin 2014 vous l avez rat surveiller vos boites aux lettres et venez au prochain caf Page 1 5 En Direct de la MDA n 16 Fiche pratique 12 POINTS CLES POUR AMELIORER L ANIMATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Les participants au CA veulent des r unions courtes efficaces et conviviales qui d bouchent sur du concret Voici les principaux conseils retenir pour ne pas
10. t utile que chacun puisse avoir rapidement sous une forme claire qui doit faire quoi gt pour quand gt C est le caract re op rationnel du relev de d cisions qui loin d tre une formalit administrative est un outil de travail Extrait d Associations mode d emploi n 159 Mai 2014 En savoir plus Le guide du secr taire d association voir guide pratique d Associations mode d emploi n 26 Page 3 5 En Direct de la MDA n 16 A savoir La vente de produits alimentaires Toute manifestation associative est g n ralement accompagn e d une buvette dans laquelle sont propos es la d gustation ou la vente des denr es alimentaires pr par es Les conditions d hygi ne et de s curit qui r gissent ces op rations sont encadr es par l arr t du 9 mai 1995 et le r glement CE n 852 2004 du Parlement europ en et du conseil du 29 avril 2004 relatif l hygi ne des denr es alimentaires dit paquet hygi ne suivre absolument 1 Le paquet hygiene Il impose une d marche d analyse des risques et de ma trise des points critiques HACCP de mani re exclure les risques de contamination des aliments trait s Il faut donc s interroger constamment sur les gestes accomplis et les effets qu ils peuvent avoir sur les produits ou leur transformation 2 L hygiene et la formation des personnes Une formation minimale des personnes qu
11. ts d crire et comprendre la situation aider laborer des solutions en d gageant pour chaque option les points n gatifs ou positifs aider les participants choisir une solution de consensus ou en cas de difficult s proc der par un vote Page 2 5 En Direct de la MDA n 16 8 Encourager la participation Pour que tous les administrateurs puissent intervenir et pour garantir le suivi de l ordre du jour l animateur de la r union doit avoir une attitude diff renci e envers chaque personne Aux personnes silencieuses posez des questions ouvertes pour solliciter leur avis Faites taire les dominateurs qui impressionnent les membres du groupe et d clenchent la soumission ou l agressivit en passant la parole une autre personne Aux bavards qui racontent leur vie demandez d intervenir sur le point de l ordre du jour que vous tes en train de traiter Invitez les ventuels opposants pr ciser leur point de vue et clarifiez les points de d saccord Laissez les sceptiques exprimer pourquoi ils ne sont pas convaincus Cela pourra dynamiser l expression du groupe pour trouver des arguments convaincants et des id es nouvelles pour surmonter les difficult s 9 Faire des synth ses partielles La synth se consiste organiser les id es mises Une bonne synth se est concise claire et accept e par tous Faire des synth ses partielles c est valoriser les discussions en rendant visible ce qu
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