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GUIDE DE CONDUITE DES CONTRÔLES DE QUALITE

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1. l appr ciation de chaque Conseil r gional honoraires droit un s minaire de formation d cision 302 session du Conseil sup rieur du 11 06 99 Page 18 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES 4 3 METHODOLOGIE La m thodologie retenue comporte trois phases distinctes impliquant de fa on diff rente les contr leurs et les institutions 3 1 1 Phase pr paratoire au contr le Cette tape permet d informer le contr l de la mise en uvre d un contr le de qualit un questionnaire d enqu te questionnaire pr paratoire lui est adress afin de recueillir un ensemble d informations relatives d une part l organisation g n rale de la structure d exercice professionnel et d autre part aux missions qui y sont exerc es Le contr l est inform du nom du ou des contr leurs et le cas ch ant du rapporteur ainsi que de la dur e du contr le Il peut exercer son droit de r cusation comme pr vu l article 439 3 1 2 Phase d ex cution du contr le Cette phase comporte deux tapes successives le contr le structurel Qui comporte la prise de connaissance de l organisation des syst mes et des proc dures en vigueur dans la structure d exercice professionnel contr l e le contr le technique Qui consiste appr cier travers la revue d un certain nombre de dossiers de travail s lectionn s par sondages
2. Expert comptable D Paragraphe facultatif Page 35 sur 52 GUIDE DE CONDUITE ER DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Ordonnance du 19 septembre 1945 Article 22 Modifi par Ordonnance n 2004 279 du 25 mars 2004 art 5 par Loi n 2010 853 du 23 juillet 2010 art 22 et 24 par Loi n 2011 331 du 28 mars 2011 art 33 L activit d expertise comptable est incompatible avec toute occupation ou tout acte de nature porter atteinte l ind pendance de la personne qui l exerce en particulier Avec tout emploi salari sauf chez un autre membre de l ordre chez un membre de la compagnie nationale des commissaires aux comptes ou dans une association de gestion et de comptabilit Avec toute activit commerciale ou acte d interm diaire autre que ceux que comporte Vexercice de la profession sauf s il est r alis titre accessoire et n est pas de nature mettre en p ril l exercice de la profession ou l ind pendance des associ s experts comptables ainsi que le respect par ces derniers des r gles inh rentes leur statut et leur d ontologie Les conditions et limites l exercice de ces activit s et la r alisation de ces actes sont fix es par les normes professionnelles labor es par le conseil sup rieur de l ordre et agr es par arr t du ministre charg de l conomie Avec tout mandat de recevoir conserver ou d livrer des fonds ou valeurs ou de donner quittance sauf si
3. Ad quation Les contr les sont adapt s la nature des missions exerc es et la taille des structures d exercice professionnel En effet m me si le niveau de qualit requis est identique il n en demeure pas moins que les moyens mis en uvre par le contr l pour atteindre la qualit doivent s appr cier eu gard sa taille et ses missions 2 2 2 4 Confidentialit Aucune information concernant une structure d exercice professionnel ou le professionnel inscrit l Ordre ne peut tre port e la connaissance des tiers Il s agit d une r gle essentielle qui suppose le strict respect par le contr leur de son obligation de secret professionnel et de la transmission l instance comp tente de l ensemble des l ments crits relatifs au contr l l issue du contr le de qualit 2 3 1 Assujettis au contr le de qualit Le principe d universalit tel que d fini au 2 2 2 2 a conduit n exclure aucun professionnel du champ du contr le de qualit Page 4 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Par ailleurs le r glement int rieur dans l article 407 pr cise que Le contr le de qualit porte sur la structure d exercice professionnel et sur chacun de ses membres inscrits au tableau de l ordre ou sa suite Il porte tant sur le bureau principal que s il y a lieu sur le ou les bureaux secondaires inscrits ou n
4. contr ler le nombre estim d heures de contr le pr voir le nombre de contr leurs requis Le programme de contr le tient compte des professionnels inscrits l ordre volontaires pour b n ficier d un contr le de qualit et qui en font la demande avant le 30 juin aupr s du conseil r gional auquel ils sont rattach s des professionnels conventionn s au titre de l article 1649 quater L du code g n ral des imp ts dont le contr le doit tre effectu tous les trois ans en application de l article 371 bis G de l annexe Il au code g n ral des imp ts de ceux de ces professionnels pour lequel le commissaire du Gouvernement a demand le d clenchement d un contr le en application du m me article L usage relatif la d signation depuis la cr ation du contr le de qualit est le suivant D signation par tirage au sort au sein de chaque Conseil r gional partir de la liste des experts comptables personnes physiques Le contr le est tendu l ensemble des confr res exer ant dans le m me cabinet D signation par l instance comp tente pour les Cabinets implantations multiples et les associations de gestion et de comptabilit Le contr le concerne tous les professionnels exer ant dans la structure Page 7 sur 52 GUIDE DE CONDUITE SEE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 2 5 2 Droits et obligations du contr l e Mise disposition des d
5. la bonne organisation des structures d exercice professionnel et au perfectionnement des m thodes de travail appr cier l application des r gles et des normes professionnelles d velopper la solidarit au sein de la profession en rapprochant les professionnels des instances de l Ordre et en favorisant les contacts entre professionnels inscrits au tableau ou la suite du tableau Le contr le de qualit doit notamment permettre de dresser un constat de l application effective de l ordonnance n 45 2138 du 19 septembre 1945 du code de d ontologie et des normes professionnelles dans le but de signaler aux structures d exercice professionnel contr l es les insuffisances susceptibles de compromettre leur aptitude produire des travaux de qualit en leur indiquant les moyens d y rem dier de tenir les instances professionnelles inform es des probl mes rencontr s par les structures d exercice professionnel dans la conduite de leurs missions et ainsi de leur permettre de prendre leurs d cisions en toute connaissance de cause d apporter la structure d exercice professionnel contr l e des recommandations en vue de l aider am liorer sa qualit de diffuser les supports et aides m thodologiques manant du Conseil sup rieur 2 2 2 Caract ristiques du contr le de qualit Les quatre principes fondamentaux qui pr sident la conduite du contr le de qualit sont d finis dans le r gle
6. le la fois des cabinets lib raux et des associations de gestion et de comptabilit Les experts comptables exer ant dans une association de gestion et de comptabilit font acte de candidature aupr s du conseil r gional pour effectuer le contr le des cabinets lib raux aupr s de la Commission nationale d inscription pour effectuer le contr le des associations de gestion et de comptabilit Les salari s mentionn s aux articles 83 ter et 83 quater de ordonnance n 45 1238 du 19 septembre 1945 modifi e font acte de candidature aupr s de la Commission nationale d inscription pour effectuer le contr le des associations de gestion et de comptabilit Eu gard aux particularit s structurelles des associations de gestion et de comptabilit certains de leurs directeurs et cadres peuvent tre d sign s par la Commission nationale d inscription pour compl ter le coll ge des contr leurs afin d effectuer des contr les structurels sous r serve que les associations de gestion et de comptabilit dont ils sont issus aient b n fici d un contr le pr alable Les personnes ainsi d sign es pour effectuer les contr les structurels sont le repr sentant l gal de l association de gestion et de comptabilit ou des directeurs et cadres agissant sur sa d l gation crite L article 412 pr cise que les conseils r gionaux et la Commission nationale d inscription choisissent les contr leurs au vu des candidatu
7. le conseil sup rieur pour les structures implant es dans plus de trois r gions Il appartient chaque conseil r gional de d finir avant le 30 juin de l ann e en cours le programme des contr les qu il entend r aliser l ann e suivante Il appartient au conseil sup rieur pour les structures implant es dans plus de trois r gions cabinets implantations multiples de d finir avant le 30 juin de l ann e en cours le programme des contr les structurels qu il entend r aliser l ann e suivante Dans le cadre des contr les structurels des cabinets implant s dans trois r gions au plus un conseil r gional peut diligenter le contr le d un bureau secondaire implant dans sa circonscription Toutefois il devra coordonner son action avec le conseil r gional du si ge Article 419 Contr le des associations de gestion et de comptabilit La d signation des structures contr ler au titre de l ann e suivante est faite avant le 30 juin de l ann e en cours par la Commission nationale d inscription des associations de gestion et de comptabilit qui tient compte des propositions de la commission qualit du conseil sup rieur Les conseils r gionaux peuvent solliciter aupr s de la Commission nationale d inscription l engagement de contr les d associations de gestion et de comptabilit Article 420 Dispositions communes Le programme indique notamment le nombre de professionnels inscrits
8. 2 Revue comment e du questionnaire avec le contr l II s agit de faire valider les informations comprises dans le questionnaire pr paratoire de poser des questions compl mentaires afin de bien appr hender le syst me organisationnel de la structure d exercice et de pr parer la synth se 3 2 2 3 Synth se Les conclusions du contr le structurel apr s discussion avec le s dirigeant s de la structure contr l e sont mat rialis es par une note de synth se faisant appara tre les principales forces et faiblesses relev es par rapport aux grands objectifs sous tendant la qualit des travaux Page 21 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 Prise de connaissance de la structure d exercice professionnel ind pendance comp tence qualit du travail secret professionnel et devoir de discr tion acceptation et poursuite des missions rapport communication lutte contre le blanchiment des capitaux Surveillance des politiques et proc dures du contr le qualit Il convient de souligner que les conclusions de cette phase qui peut se comparer celle de l appr ciation du contr le interne dans le cadre d une mission de r vision doivent permettre d orienter la nature et l tendue des contr les qui seront conduits lors de la phase suivante du contr le technique 3 2 3 Outils Le contr le structurel est r alis l
9. Le cas ch ant le pr sident de la Commission nationale d inscription peut saisir la commission de discipline dans les conditions pr vues par l article 49 bis de l ordonnance du 19 septembre 1945 e Conclusions du contr le des cabinets implantations multiples Article 435 Pour chaque contr le structurel les contr leurs tablissent ensemble le contenu du projet de note de synth se envoyer au cabinet Ce document devra tre communiqu au cabinet contr l par le contr leur d sign d un commun accord entre eux Chaque cabinet contr l dispose d un d lai qui ne peut exc der trente jours pour faire conna tre ses observations sur le projet de note de synth se Dans le m me d lai il doit galement tre entendu s il en fait la demande Le contr leur d sign communique au conseil sup rieur la note de synth se finale tenant compte des observations ventuelles du cabinet contr l Cette note est sign e par les deux contr leurs et le repr sentant de la structure d exercice professionnel contr l Apr s r ception de l ensemble des notes de synth se finales le conseil sup rieur diffuse celles ci aux conseils r gionaux concern s qui diligentent alors les contr les techniques Page 12 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 L article 430 r git les conclusions du contr le technique du professionnel contr l La lettre
10. Note de synth se Lorsque le contr le est termin le contr leur r dige une note de synth se qu il adresse la structure d exercice professionnel contr l e au moyen d une lettre voir exemple en annexe en informe le Conseil r gional au moyen d une lettre voir exemple en annexe La commission qualit du CSOEC pr conise que les notes de synth se soient sign es par le contr l la fin du contr le sur place La note de synth se structurelle est sign e par le dirigeant de la structure et la note de synth se du technique est sign e par le professionnel de l expertise comptable concern par le contr le c Observations du contr l Lorsque le contr leur a choisi d envoyer les notes de synth se au contr l par courrier celui ci dispose alors de 30 jours pour adresser ses ventuelles observations au contr leur d D p t du dossier d finitif au Conseil r gional Le contr leur adresse son dossier d finitif au Conseil r gional Ce dossier comporte notamment les l ments indiqu s en paragraphe 2 5 1 5 2 2 Contr le structurel d un cabinet implant dans plusieurs r gions et d une AGC D s lors qu un contr leur a t d sign pour effectuer le contr le structurel d une structure d exercice professionnel implant e dans plusieurs r gions ou d une AGC le contr le se d compose en quatre phases successives Contr le structurel du si ge de la structure d exercice professionne
11. conclusive est envoy e au professionnel concern et au responsable de la structure Le pr sident du conseil r gional la transmet au pr sident de la commission qualit du conseil sup rieur e Dispositions communes Article 436 Les conclusions du contr le de qualit relative la mise en uvre des dispositions de l article 1649 quater L du code g n ral des imp ts sont adress es au commissaire du Gouvernement aupr s du conseil r gional dans le d lai de trois mois de la conclusion du contr le en application de l article 371 bis G de l annexe II ce code Article 437 Le dossier de contr le est d truit au bout de trois ans Les conclusions et le rapport sont conserv s jusqu ce que le cabinet fasse l objet d un nouveau contr le 2 5 5 Dur e des contr les A titre indicatif l estimation du temps consacrer par le ou les contr leurs pour le contr le structurel des AGC et des cabinets implantations multiples est d environ quatorze heures et pour les contr les des structures r gionales entre six et douze heures Pour les structures du secteur lib ral implant es dans moins de trois r gions le contr le dure entre six et douze heures Ce temps est major d un tiers par membre de l Ordre ou bureau secondaire suppl mentaire En cas de difficult s particuli res groupes notamment les contr leurs en r f rent au Pr sident de l instance comp tente pour un ventuel approf
12. contr l f les rapports relatifs au contr le de qualit mis soit au plan interne soit au plan externe Chacune de ces techniques sera mise en uvre selon une intensit qui varie en fonction de l objectif fix Les contr leurs devront choisir celles qui leur apportent la valeur probante suffisante dans les meilleures conditions de temps C est en g n ral par la combinaison appropri e de plusieurs l ments probants que les contr leurs pourront tayer leurs constats et affirmations Il convient de souligner que dans les plus petites structures o les proc dures r sultent plus d une certaine tradition orale que de documents crits le contr le des documents internes a sera inop rant en cons quence il convient dans ce cas de privil gier les entretiens d 3 5 1 Objectifs Les contr leurs doivent conserver la trace des travaux qu ils ont r alis s L ensemble des documents recueillis des feuilles de travail tablies est regroup dans le dossier de contr le qui doit tre enti rement d mat rialis Le dossier doit permettre d tayer l avis formul dans le rapport final 3 5 2 Structure et forme Il est souhaitable que les dossiers du contr leur soient normalis s et contiennent au minimum les l ments suivants Certaines instances peuvent demander des documents suppl mentaires 3 5 2 1 Contr le des cabinets lib raux implant s dans une seule r gion questionnaire structurel
13. de la Commission nationale d inscription pour les structures associatives les conditions dans lesquelles sont effectu s les contr les de qualit des structures et des professionnels inscrits au tableau de l ordre ou sa suite dans les diff rentes circonscriptions ordinales selon une politique coh rente dans les deux types d exercice Les modalit s sp cifiques de contr le de qualit des professionnels conventionn s au titre de l article 1649 quater L du code g n ral des imp ts sont d finies par l administration fiscale et mises en uvre par la profession Les conseils r gionaux sont charg s d une mission g n rale d organisation des contr les de qualit dans leur circonscription pour les structures implant es dans trois r gions au plus Ils sont charg s des contr les techniques des cabinets implantations multiples d cid s par le conseil sup rieur et des contr les techniques des associations de gestion et de comptabilit d cid s par la Commission nationale d inscription article 401 2 5 1 Choix des structures et des professionnels contr ler Le r glement int rieur apporte les pr cisions suivantes Article 418 Contr le des cabinets lib raux La d signation des structures et des professionnels contr ler est faite par Page 6 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 le conseil r gional pour les professionnels inscrits l ordre
14. disposition du contr leur pour faire la synth se du contr le technique La note de synth se des dossiers techniques permet au contr leur de se positionner sur le respect des points suivants Respect des principes R alisation des missions Rapport Normes sp cifiques Lutte contre le blanchiment et de faire appara tre les conclusions du contr leur et les observations du contr l Page 24 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 3 4 1 Comportement g n ral Le comportement doit tre la fois marqu par la confraternit l ind pendance et la discr tion On rappellera seulement quelques aspects importants du comportement des contr leurs qui ne doivent pas tre consid r s comme exhaustifs ni limitatifs constater et non pas juger ne pas entrer dans des discussions sur le fondement et le bien fond de la doctrine professionnelle ce qui n exclut pas d expliquer la d marche du contr le de qualit tre courtois et confraternel mais ind pendant ne pas projeter dans le contr le ses propres options personnelles objectivit faire les constats sur le r sultat des travaux plut t que sur les hommes diriger ses contr les et non pas les laisser diriger par les contr l s s il n y a pas de mat rialisation des travaux ne pas tenter de la reconstituer partir d entretiens d velopper une attitude constructive d
15. l op ration s effectue titre accessoire et par les comptes ouverts dans les livres d un fonds de r glement cr cet effet dans des conditions fix es par d cret Le d cret d finit les modalit s de fonctionnement et de contr le de ce fonds Toutefois si la d livrance de fonds correspond au paiement de dettes fiscales ou sociales pour lequel un mandat a t confi au professionnel elle peut tre effectu e directement sans transiter par le fonds pr cit Il est en outre interdit aux membres de l ordre et aux associations de gestion et de comptabilit ainsi qu leurs salari s mentionn s l article 83 ter et l article 83 quater d agir en tant gu agent d affaires d assumer une mission de repr sentation devant les tribunaux de l ordre judiciaire ou administratif d effectuer des travaux d expertise comptable de r vision comptable ou de comptabilit pour les entreprises dans lesquelles ils poss dent directement ou indirectement des int r ts substantiels Ils peuvent toutefois accepter sous le contr le du conseil r gional dont ils rel vent et dans les conditions fix es par le r glement int rieur de l ordre des experts comptables tout mandat social dans toute soci t groupement ou association d s lors que ce mandat n est pas de nature porter atteinte leur ind pendance ainsi que les missions d expert qui leur sont confi es les fonctions d arbitre et celles de commissaire aux comptes da
16. peut sugg rer au contr l de faire participer ses collaborateurs cette r union pour les associer la d marche 3 6 1 4 signature des notes de synth se La note de synth se structurelle est remise par le contr leur au responsable de la structure d exercice professionnel qui dispose d un d lai limit 30 jours pour pr senter ses observations ou demander tre entendu avant de la retourner apr s l avoir sign e La note de synth se technique est remise par le contr leur au professionnel contr l qui qui dispose d un d lai limit 30 jours pour pr senter ses observations ou demander tre entendu avant de la retourner apr s l avoir sign e Afin de r duire les d lais il est recommand de faire signer ces notes de synth se lors de la conclusion du contr le sur place Cette pr conisation n a pas tre impos e au contr l Il est essentiel que ces notes soient fid les dans l esprit et dans la forme aux conclusions orales formul es lors de la r union de synth se 3 6 1 5 Respect des d lais Il est imp ratif que les contr leurs respectent les d lais pour conserver toute son efficacit la proc dure 3 6 2 Rapports des contr leurs Page 30 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES 4 3 6 2 1 R gles g n rales L article 428 pr cise notamment Un rapport d finitif est tabli par le contr leur ou l
17. preuve des m mes qualit s et adoptent le m me comportement Article 146 Les personnes mentionn es l article 141 vitent toute situation qui pourrait faire pr sumer d un manque d ind pendance Elles doivent tre libres de tout lien ext rieur d ordre personnel professionnel ou financier qui pourrait tre interpr t comme constituant une entrave leur int grit ou leur objectivit Article 157 Les personnes mentionn es l article 141 ont l obligation de d noncer le contrat qui les lie leur client ou adh rent d s la survenance d un v nement susceptible de les placer dans une situation de conflit d int r ts ou de porter atteinte leur ind pendance Norme Ma trise de la qualit au sein des structures d exercice professionnel agr e par arr t minist riel du 20 juin 2011 Ind pendance 21 La structure d exercice professionnel doit d finir des politiques et concevoir des proc dures destin es lui fournir l assurance raisonnable que elle m me et son personnel professionnel et le cas ch ant les autres personnes soumises aux r gles de d ontologie y compris le personnel professionnel des structures d exercice professionnel membres de son r seau conservent leur ind pendance lorsque les r gles de d ontologie l exigent Ces politiques et proc dures doivent permettre la structure d exercice professionnel Voir Par A10 a de communiquer ses propres
18. rale 42 4 3 3 Mode d emploi 42 4 4 OUTILS DE SYNTHESE ET RAPPORTS 43 4 5 INFORMATISATION DES QUESTIONNAIRES 43 4 6 BASE DOCUMENTAIRE 43 5 PROCEDURES ADMINISTRATIVES 44 5 1 INTRODUCTION 44 5 2 PROCEDURES 44 5 2 1 Contr le d un cabinet implant dans une seule r gion et contr le technique des implantations r gionales des cabinets implant s dans plusieurs r gions et des AGC 44 5 2 2 Contr le structurel d un cabinet implant dans plusieurs r gions et d une AGC 45 ANNEXES 47 Exemples de courriers 47 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 1 PRESENTATION GENERALE Le pr sent guide destin aux contr leurs de qualit a t tabli en application de l arr t du 3 mai 2012 portant agr ment du r glement int rieur de l Ordre des experts comptables Les articles indiqu s dans ce guide font tous r f rence l arr t du 3 mai 2012 L arr t pr voit Le contr le de qualit est effectu en suivant les prescriptions du Guide de conduite des contr les de qualit tabli par le Conseil sup rieur de l Ordre article 404 Le Guide de conduite du contr le de qualit comporte quatre parties la premi re partie introduction g n rale rappelle les principales r gles applicables en mati re de contr le de qualit la seconde partie m thodologie pr cise les modalit s proprement dites de l intervention du contr leur au cours des diff
19. rentes phases du contr le de qualit la troisi me partie techniques et outils pr sente diff rents supports du contr leur dans sa d marche les documents eux m mes sont pr sent s ci apr s Questionnaire pr paratoire Questionnaire structurel Questionnaire technique Outils de synth se et rapports 0 0 0 O la quatri me partie proc dures administratives est consacr e au fonctionnement administratif du contr le de qualit au sein des instances comp tentes Il convient de souligner que ce guide ne pr sente aucun caract re confidentiel vis vis des membres de l Ordre sa large diffusion est en effet de nature faciliter la compr hension par les structures d exercice professionnel contr l es de l esprit du contr le de qualit II est pr sent sur le site de l Ordre Il va de soi que le contenu du pr sent guide n est pas fig et qu il ne manquera pas d tre adapt en fonction des besoins nouveaux 2 Tout commentaire relatif ce guide peut tre adress la commission qualit du Conseil sup rieur de l Ordre Page 1 sur 52 GUIDE DE CONDUITE EE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 2 INTRODUCTION GENERALE 2 1 1 D cision du Conseil sup rieur du 7 d cembre 1983 A l issue du congr s de 1983 consacr ce th me le Conseil sup rieur a d cid la mise en place d un contr le de la qualit comportant une phase p dagogique orient e vers l e
20. Commission nationale d inscription est inform e de ce calendrier Sur la base des informations transmises par la Commission nationale d inscription note de synth se du contr le structurel ils conduisent les contr les techniques des professionnels inscrits et exer ant dans les implantations de leurs r gions Un questionnaire structurel all g est envoy aux implantations secondaires en compl ment d information La note de synth se du contr le technique tabli par les contr leurs est envoy e apr s proc dure contradictoire au pr sident du conseil r gional qui r dige une lettre de conclusion adress e au professionnel contr l et au repr sentant l gal de l association de gestion et de comptabilit ainsi qu la Commission nationale d inscription qui pourra demander toute information compl mentaire n cessaire l appr ciation des conclusions pr sent es Article 434 Conclusions des contr les de qualit des associations de gestion et de comptabilit Le pr sident de la Commission nationale d inscription conclut le contr le de qualit de VAGC en reprenant les conclusions du contr le structurel et des contr les techniques en y adjoignant ventuellement des observations pr cisant si n cessaire les suites donner Une copie de la lettre de conclusions adress e l association de gestion et de comptabilit est envoy e au pr sident du conseil r gional dans le ressort duquel est inscrite la structure
21. ORDRE DES 2 EXPERTS COMPTABLES 4 p Conseil Sup rieur CP AF DP PROJET v6 29 08 2013 GUIDE DE CONDUITE DES CONTR LES DE OUALITE VERSION 2012 CSOEC Claude PONZINI EXPERTS COMPTABLES C A GUIDE DE CONDUITE Tenai Sup rieur ne DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 SOMMAIRE 1 PRESENTATION GENERALE 1 2 INTRODUCTION GENERALE 2 2 1 LES SOURCES RAPPEL DES TEXTES DE BASE 2 2 1 1 D cision du Conseil sup rieur du 7 d cembre 1983 2 2 1 2 D cret n 2012 432 du 30 mars 2012 relatif l exercice de l activit d expertise comptable 2 2 1 3 Titre IV de l arr t du 3 mai 2012 portant agr ment du r glement int rieur de l Ordre des experts comptables 2 2 2 PHILOSOPHIE DU CONTROLE DE QUALITE 2 2 2 1 0bjectifs du contr le de qualit 2 2 2 2 Caract ristiques du contr le de qualit 3 2 3 CHAMP D APPLICATION 4 2 3 1 Assujettis au contr le de qualit 4 2 3 2 Domaine d application du contr le de qualit 5 2 4 REFERENTIEL DU CONTROLE DE QUALITE 5 2 4 1 Les textes 5 2 4 2 Les normes 5 2 5 ORGANISATION DU CONTROLE DE QUALITE 6 2 5 1 Choix des structures et des professionnels contr ler 6 2 5 2 Droits et obligations du contr l 8 2 5 3 D roulement des contr les 8 2 5 4 Conclusions des contr les 10 2 5 5 Dur e des contr les 13 2 5 6 Structures d exercice professionnel disposant d un con
22. aide d un questionnaire d crit en paragraphe 3 1 3 3 1 Objectifs Le r glement int rieur article 406 pr cise que Le contr le technique consiste en une revue d un certain nombre de dossiers dont est responsable le professionnel contr l au regard de sa structure II permet d appr cier la qualit des m thodes effectivement mises en uvre Le choix des dossiers est fond sur les conclusions et informations tir es du contr le structurel sont notamment prises en compte pour ce choix les forces et les faiblesses r v l es par ce contr le ainsi que les missions exerc es par la structure S agissant d un examen de dossiers il s agit d appr cier la conduite de la mission par le professionnel de l expertise comptable pour les dossiers examin s Le contr leur peut proposer au professionnel de l expertise comptable responsable du dossier de faire participer ses collaborateurs au d roulement du contr le Cette participation peut prendre diff rentes formes pr sentation de la proc dure conduite de l examen technique pr sentation des conclusions Le contr leur prend en consid ration le contexte relationnel de la demande Page 22 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 3 3 2 Mise en uvre Le contr le technique comporte trois phases le choix des dossiers examin s le contr le des dossiers a synth se 3 3 2 1 Choix des dossiers Le choix de
23. ans la formulation des constats et des ventuelles recommandations conduire la d marche avec un objectif de p dagogie et de diffusion d une assistance aupr s du contr l D une mani re g n rale il est attendu du contr leur un comportement professionnel similaire celui qui serait le sien dans le cadre d une autre mission et le respect des d lais Il importe lors du premier contact avec le contr l de 1 Cr er la convivialit la confraternit conversation de courtoisie d couverte mutuelle 2 Se faire pr senter bri vement la structure d exercice professionnel histoire environnement organisation perspectives client le travaux ne pas trop lire le questionnaire pr paratoire qui doit avoir t examin pr alablement Page 25 sur 52 GUIDE DE CONDUITE ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 3 Expliquer la d marche contr le de qualit argumentaire recherche qualit objectifs principes thique philosophie tat d esprit documents textes pas d bat de doctrine 4 Recueillir les avis et r actions motif du volontariat int r t attitude des collaborateurs probl mes pour remplir le questionnaire pr paratoire 5 Planifier les op rations chronologie investigations intendance horaires contraintes 6 Proposer la visite de la structure d exercice professionnel choix du moment 3 4 2 M thodes d investi
24. ce Autres Prestations Mission d examen limit Mission d audit contractuel 4 3 3 Mode d emploi Les questionnaires techniques comportent les colonnes suivantes m Sources applicables il est pr cis le cas ch ant le fondement de l obligation dont il est demand de v rifier le respect selon les questionnaires ils font r f rence au texte applicable OUI NON N A le contr leur mentionne la r ponse affirmative n gative ou non applicable au cas o la question pos e est non appropri e Commentaires du contr leur le contr leur mentionne toute information compl mentaire utile pour pond rer sa r ponse Page 42 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Le contr leur dispose de diff rents outils de synth se devant le conduire l tablissement de son rapport La note de synth se du contr le structurel comporte les constats les incidences et les pr conisations du contr leur ainsi que les remarques du contr l La note de synth se des contr les techniques une par professionnel de l expertise comptable contr l comporte les constats les incidences et les pr conisations du contr leur ainsi que les remarques du contr l Trois mod les de rapport sont pr vus o Rapport sans observation o Rapport avec simples observations o Rapport avec observations et recontr le un an Tous les supports du contr le q
25. compl t note de synth se du structurel sign e par le dirigeant d claration du dirigeant pour les associ s non actifs d claration sur l honneur de chaque expert comptable actif hors du champ du contr le questionnaire technique par expert comptable contr l confirmation d ind pendance par expert comptable contr l Page 27 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 note de synth se technique sign e par expert comptable contr l rapport par expert comptable contr l m sp cimen lettre de mission m sp cimen rapport note d honoraires du contr leur 3 5 2 2 Contr le structurel des cabinets implant s dans plus de trois r gions questionnaire structurel compl t note de synth se du structurel sign e par le dirigeant confirmation d ind pendance m sp cimen lettre de mission m sp cimen rapport note d honoraires du contr leur 3 5 2 3 Contr le des implantations r gionales des CAIM questionnaire structurel all g compl t par limplantation r gionale note de synth se du structurel sign e par le dirigeant de l implantation d claration du dirigeant de l implantation pour les associ s non actifs d claration sur l honneur de chaque expert comptable actif hors du champ du contr le questionnaire technique par expert comptable contr l confirmation d ind pendance par expert comptable contr l pote de synth se tech
26. d e au niveau de limplantation l aide d un questionnaire all g Article 426 Disposition particuli re aux cabinets implantations multiples Le contr le de qualit des cabinets implantations multiples se compose de deux parties le contr le structurel r alis au si ge de la soci t sous la responsabilit du conseil sup rieur ou du conseil r gional du si ge social et donnant lieu une synth se diffus e aupr s des conseils r gionaux concern s le contr le technique r alis aupr s des membres de l ordre dans les cabinets secondaires partir de la synth se du contr le structurel national valid e au niveau du bureau contr l l aide d un questionnaire all g La liste des cabinets contr ler est tablie par le conseil sup rieur en concertation avec les conseils r gionaux int ress s par l op ration Le Conseil sup rieur de l ordre d finit le calendrier des contr les structurels et en assure la mise en uvre dans les conditions pr vues aux articles 421 424 Les conclusions du contr le ne peuvent en tout tat de cause tre tir es qu apr s r alisation du contr le technique 2 5 4 Conclusions des contr les e Conclusions du contr le des cabinets Article 427 A l issue du contr le une note de synth se tablie par les contr leurs est adress e au professionnel contr l et au dirigeant de la structure d exercice professionnel Le professionnel cont
27. date du contr le et de nous en tenir inform s Vous voudrez bien nous retourner dans les 30 jours qui suivent le contr le le dossier comprenant l ensemble des documents figurant l onglet CL du fichier structurel compl t pour assurer votre autocontr le La note de synth se peut tre adress e au cabinet contr l dans les 15 jours qui suivent la fin du contr le mais nous vous recommandons de la pr senter au confr re contr l pour observations et paraphe sur place la fin du contr le Si cette affectation vous pose un probl me d incompatibilit vous disposez d un d lai de 10 jours pour en informer l Ordre En cas de difficult le service Qualit est votre disposition au R TEL 1 Comptant sur votre diligence au service de la profession Nous vous prions de croire FORM POL l assurance de nos sentiments les meilleurs Page 47 sur 52 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES A aa m nsen GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 COURRIER N 2 Dossier n INFORMATION DE LA COMMISSION PRISE DE RENDEZ VOUS Monsieur Le Pr sident Jaccuse r ception de votre courrier du 200 m informant du contr le de qualit que j aurai effectuer En accord avec le dirigeant de la structure d exercice professionnel la date suivante de Je vous prie de croire Monsieur Le Pr sident l assurance de mes sentiments les meilleurs M
28. e candidat aux fonctions de contr leur ne doit avoir fait l objet d aucune sanction disciplinaire et avoir b n fici d un contr le de qualit conclu sans observation Aucun candidat ne peut tre inscrit sur une liste de contr leurs sans avoir suivi pr alablement un stage de formation organis par l ordre des experts comptables La formation suivie par les contr leurs est adapt e aux contr les qu ils ont effectuer afin de les former aux particularit s li es aux conditions d exercice du contr l secteur lib ral ou secteur associatif dans le respect du principe d ad guation du contr le pr vu l article 403 Le co t d organisation du stage est support par le conseil sup rieur et par les conseils r gionaux dans la circonscription desquels sont inscrits les contr leurs former A Vexception du cas des directeurs et des cadres d association de gestion et de comptabilit pr vu l article 411 les contr leurs doivent tre inscrits au tableau en qualit de membre de l ordre depuis au moins cinq ann es Une d rogation cette dur e peut tre accord e par l instance charg e de la d signation des contr leurs et selon les besoins des op rations de contr le envisag es pour les contr leurs issus du secteur associatif jusqu au 31 d cembre 2014 2 6 1 3 Dur e de d signation Le r glement int rieur article 412 pr cise que Ils sont d sign s pour une p riode de trois ans renouvelable e
29. e cas ch ant par le rapporteur La note de synth se ainsi que les observations ventuelles du professionnel contr l et du dirigeant de la structure d exercice professionnel y sont annex es Le rapport met en vidence les faiblesses ventuelles relev es au cours du contr le de qualit et les manquements graves et r p t s la r glementation professionnelle Il est assorti de conseils indiquant les moyens d y rem dier Ce rapport ses annexes et le dossier de contr le des cabinets lib raux sont transmis au pr sident du conseil r gional II est essentiel que les divers rapports susceptibles d tre mis dans le cadre du contr le de qualit puissent l tre dans des d lais tr s brefs et selon une forme identique quel que soit le contr leur en assumant la r daction 3 6 2 2 Structure du rapport Le conseil sup rieur a adopt des mod les types de rapports tablir l issue d un contr le de qualit La formulation de ces exemples de rapports a t inspir e par les consid rations suivantes souci d tre conforme aux objectifs du contr le de qualit souci de formuler un avis dont le niveau d assurance faible est coh rent avec la nature et l tendue des contr les limit s m souci de respecter le r glement int rieur qui pr voit que le rapport doit tre assorti de conseils indiquant les moyens de rem dier aux faiblesses relev es 3 6 2 3 Modalit s d tablissement Con
30. e rendu r capitulant les principaux points de contr le d velopp s pour les cabinets implant s dans plus de trois r gions 2 contr le des implantations r gionales dit contr le technique La proc dure de contr le est identique celle pr vue pour le contr le des cabinets lib raux implant s dans une seule r gion sur la base d un questionnaire structurel all g Contr le des AGC 1 contr le structurel du si ge Aucun rapport tabli par les contr leurs n est pr vu par les textes Seuls la note de synth se et le dossier de contr le sont transmis la Commission nationale d inscription 2 Contr le des implantations r gionales contr le dit technique La proc dure de contr le est identique celle pr vue pour le contr le des cabinets lib raux implant s dans une seule r gion sur la base d un questionnaire structurel all g 3 6 3 Conclusions du Pr sident Contr le des cabinets lib raux implant s dans une seule r gion Article 429 Apr s analyse du rapport le pr sident du conseil r gional conclut le contr le de qualit dans une lettre adress e au professionnel contr l et au dirigeant de la structure d exercice professionnel Article 430 Le pr sident reprend le cas ch ant dans sa lettre de conclusion les observations et conseils contenus dans le rapport pr vu l article 428 et d cide de la suite donner au contr le de qualit Page 32 s
31. es d lais et des obligations incombant au contr l peut apr s mises en demeures rest es infructueuses tre sanctionn en application des dispositions de l article 31 de l ordonnance n 45 2138 du 19 septembre 1945 Article 422 Au vu du questionnaire pr paratoire l instance comp tente d signe le contr leur ou constitue l quipe de contr le et en d signe le rapporteur fixe la dur e du contr le et son co t Le nombre de contr leurs et la dur e du contr le sont adapt s l importance de la structure et du nombre de professionnels inscrits l ordre qui y exercent S agissant du contr le des associations de gestion et de comptabilit le nombre doit toujours tre pair afin de respecter la mixit du secteur lib ral et du secteur associatif Lorsque le nombre de contr leurs d sign s est d au moins deux conform ment alin a 5 de l article 411 ci dessus le rapporteur doit tre issu du secteur lib ral Ce dernier pilote le contr le de qualit et pr sente le rapport final reprenant les conclusions des contr leurs Article 423 La structure ou le professionnel contr l est inform par une nouvelle lettre du ou des noms des contr leurs et le cas ch ant du rapporteur de la dur e du contr le Pendant un d lai de trente jours compter de la r ception de cette lettre le cabinet ou l association de gestion et de comptabilit peut exercer son droit de r cusat
32. exercice professionnel AMBR RE 4 2 3 Mode d emploi Le guestionnaire structurel comporte les colonnes suivantes m Sources applicables il est pr cis le cas ch ant le fondement de l obligation dont il est demand de v rifier le respect Moyen pour chaque point il est sugg r la nature des contr les effectuer R f rence questionnaire pr paratoire cette r f rence renvoie chacun des 6 points du questionnaire pr paratoire Constats pendant visite l ments analyser par le contr leur sur la base du questionnaire pr paratoire Page 41 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Remarques du contr leur compl ments d informations de la part du contr leur comprenant notamment les incidences du point relev et les recommandations 4 3 1 Objectifs L objectif des questionnaires de contr le technique est double ils constituent des outils pour la conduite de contr le de qualit unoutil de documentation des contr les techniques 4 3 2 Pr sentation g n rale Plusieurs questionnaires de contr le technique ont t pr vus selon le type de mission examin e Mission de Pr sentation Mission sans assurance Autres Prestations comptes annuels Mission sans assurance Autres Prestations mission sociale Mission sans assurance Autres Prestations mission juridique m Mission sans assuran
33. fessionnel contr l e i moins de 5 collaborateurs examiner 2 dossiers i compris entre 6 et 10 collaborateurs examiner 3 dossiers i compris entre 11 et 20 collaborateurs examiner 4 dossiers i sup rieur 20 collaborateurs examiner 6 dossiers ou plus Contr ler obligatoirement au moins 2 dossiers par professionnel inscrit au Tableau Page 23 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 3 3 2 2 Modalit s du contr le technique Dans cette perspective le contr le technique de chaque dossier comportera une revue formelle d ensemble forme et pr sentation plan de classement indexation des documents a recherche de la trace de l intervention personnelle du membre de l Ordre programme de travail supervision synth se suivi du temps le contr le des principales diligences mises en uvre par r f rence aux textes et si le professionnel a conduit une mission de pr sentation d examen limit ou d audit par r f rence aux normes sp cifiques correspondantes En pratique il est souhaitable afin de ne pas mobiliser le contr l en permanence de lui proposer d examiner le dossier seul ou en pr sence du collaborateur concern 3 3 2 3 Outils Le contr leur dispose de plusieurs onglets de questionnaires techniques chacun adapt au type de mission contr ler 3 3 2 4 Outil de synth se Un outil est mis la
34. gation 3 4 2 1 Principes g n raux Tant dans la r alisation des contr les permettant la confirmation du bon fonctionnement de l organisation de la conduite des missions dans la structure d exercice professionnel contr le structurel que dans le contr le des dossiers contr le technique les contr leurs doivent obtenir les l ments de preuve suffisants en qualit et en quantit pour atteindre l assurance raisonnable leur permettant d tayer les constats et affirmations repris dans leurs rapports 3 4 2 2 Techniques Parmi les techniques susceptibles d tre utilis es par les contr leurs on citera a le contr le des documents internes mis par la structure d exercice professionnel notes de services m mentos manuels guides etc b le contr le des dossiers clients dossiers permanents dossiers de l exercice dossiers correspondance dossiers d archives c le contr le des documents d organisation administrative comptabilit des temps facturation budgets plannings d les entretiens avec les dirigeants de la structure d exercice professionnel et ventuellement avec les collaborateurs d sign s par eux s ils le souhaitent Page 26 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 e l observation physique visite des bureaux des locaux destin s au rangement des dossiers des locaux o se trouve la documentation au moment qui para t opportun au
35. if du contr le de qualit n de Mr xxxxxxxx structure d exercice professionnel notes de synth se et rapport dossier de travail note d honoraires relative mes interventions J atteste n avoir conserv par devers moi aucun document relatif cette mission Je vous prie d agr er Monsieur Le Pr sident l expression de mes sentiments distingu s Page 51 sur 52 EXPERTS COMPTABLES Cx 4 GUIDE DE CONDUITE Tenai Sup rieur i DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Page 52 sur 52
36. igentent alors les contr les techniques L article 430 r git les conclusions du contr le technique du professionnel contr l La lettre conclusive est envoy e au professionnel concern et au responsable de la structure Le pr sident du conseil r gional la transmet au pr sident de la commission qualit du conseil sup rieur Contr le des AGC Article 432 Note de conclusions du contr le structurel Le rapporteur communique la Commission nationale d inscription la note de synth se finale tenant compte des observations ventuelles du responsable de la structure Cette note est sign e par l ensemble des contr leurs Apr s r ception de la note de synth se finale le pr sident de la Commission nationale d inscription tablit une note de conclusions et l adresse au repr sentant l gal de l association de gestion et de comptabilit et la transmet aux pr sidents des conseils r gionaux concern s pour engagement des contr les techniques et au pr sident de la commission qualit du conseil sup rieur pour information Article 433 Conclusion des contr les techniques La note de synth se du contr le technique tabli par les contr leurs est envoy e apr s proc dure contradictoire au pr sident du conseil r gional qui r dige une lettre de conclusion adress e au professionnel contr l et au repr sentant l gal de l association de gestion et de comptabilit ainsi qu la Commission nationale d inscri
37. intien de la comp tence de la structure d exercice professionnel Client le et missions de la structure d exercice professionnel M thodes de travail de la structure d exercice professionnel Oys Ma R 3 1 6 Modalit s de transmission Le questionnaire pr paratoire est envoy par mail avec la lettre avisant le contr l retenu pour un contr le de qualit 60 jours au moins avant la date fix e pour le d but du contr le Il doit tre retourn d ment compl t l instance comp tente dans les 30 jours de sa r ception accompagn de la confirmation d ind pendance Le questionnaire pr paratoire est mis la disposition des contr leurs par l instance comp tente pr alablement au contr le 3 2 1 Objectifs Article 405 Contr le structurel Le contr le structurel est mis en uvre partir d un diagnostic de l organisation de la structure d exercice professionnel dans laquelle exerce le professionnel contr l dans le but d appr cier l aptitude de cette organisation assurer des missions par r f rence aux normes et aux r gles professionnelles ainsi qu aux usages de la profession en mettant en vidence les forces et faiblesses des m thodes et proc dures L ordonnance du 19 septembre 1945 le code de d ontologie et les normes g n rales dont la norme anti blanchiment visent le comportement professionnel des membres de l Ordre et constituent donc le r f rentiel sur ce point Page 20 s
38. ion du ou des contr leurs conform ment la proc dure d crite l article 439 Article 424 Les contr les structurels ont lieu en principe au si ge social ou l implantation principale de la structure en pr sence du repr sentant l gal et du correspondant ordinal de la structure En tant que de besoin les contr leurs pourront obtenir des informations aupr s des implantations secondaires ou ventuellement des filiales Article 425 Disposition particuli re aux associations de gestion et de comptabilit Le contr le des associations de gestion et de comptabilit est caract ris par une articulation particuli re du contr le structurel et du contr le technique La Commission nationale d inscription oriente la mise en uvre du contr le structurel qui a lieu au si ge de l association de gestion et de comptabilit dans les conditions pr vues aux articles 421 424 Elle informe les conseils r gionaux du lancement des contr les des associations de gestion et de comptabilit inscrites dans leur ressort A l issue du contr le structurel les conseils r gionaux dans lesquels sont inscrites les diff rentes implantations de l association de gestion et de comptabilit mettent en oeuvre les contr les techniques des professionnels inscrits exer ant dans la structure partir de la Page 9 sur 52 GUIDE DE CONDUITE IE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 synth se du contr le structurel vali
39. l Envoi de la note de synth se au dirigeant de la structure Retour de la note de synth se au contr leur avec les observations ventuelles du contr l D p t du dossier de contr le l instance comp tente a Contr le de qualit de la structure d exercice professionnel Une fois que le contr leur a t d sign pour effectuer un contr le structurel il en est inform par l instance comp tente au moyen d une lettre voir exemple en annexe II lui appartient alors de d terminer en accord avec le responsable de la structure d exercice professionnel la date laquelle se fera le contr le et d en informer l instance comp tente II proc de cette information au moyen d une lettre voir exemple en annexe Page 45 sur 52 DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 b Note de synth se structurelle Lorsque le contr le structurel est termin le contr leur r dige une note de synth se qu il adresse la structure d exercice professionnel contr l e au moyen d une lettre voir exemple en annexe et en informe l instance comp tente au moyen d une lettre voir exemple en annexe La commission qualit du CSOEC pr conise que les notes de synth se soient sign es par le dirigeant de la structure la fin du contr le sur place c Observations du contr l Lorsque le contr leur a ch
40. ment int rieur article 403 2 2 2 1 Confraternit Le contr le est effectu l initiative des instances de la profession par des membres de l ordre l exception des dispositions particuli res vis es aux deux derniers alin as de l article 411 Les contr les de qualit sont confi s des professionnels eux m mes contr le par les pairs le r le des instances professionnelles tant donc limit l organisation et au suivi administratif du contr le de qualit Page 3 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 Le but du contr le n est pas la sanction Les sanctions ne seront envisag es gu apr s avoir puis toutes les tapes d une proc dure dont I objectif premier est d aider les professionnels am liorer la qualit de leurs travaux C est pourquoi le contr le de qualit doit avant tout tre conduit dans un esprit de confraternit 2 2 2 2 Universalit Les contr les s appliquent toutes les structures d exercice professionnel lib rales ou associatives inscrites l ordre ainsi qu tous les professionnels inscrits l ordre Tous les professionnels sont vis s quelle que soit leur qualit expert comptable professionnel tranger autoris exercer en France salari s 83 ter et 83 quater et leurs modalit s d exercice cabinet individuel soci t reconnue par l Ordre AGC 2 2 2 3
41. ministrative les personnes physiques qui leur ont confi les l ments justificatifs et comptables n cessaires auxdites d marches D cret du 30 mars 2012 Article 145 Les personnes mentionn es l article 141 exercent leur activit avec comp tence conscience professionnelle et ind pendance d esprit Elles s abstiennent en toutes circonstances d agissements contraires la probit l honneur et la dignit Elles doivent en cons quence s attacher 1 compl ter et mettre jour r guli rement leur culture professionnelle et leurs connaissances g n rales 2 A donner chaque question examin e tout le soin et le temps qu elle n cessite de mani re acqu rir une certitude suffisante avant de faire toute proposition 3 A donner leur avis sans gard aux souhaits de celui qui les consulte et se prononcer avec sinc rit en toute objectivit en apportant si besoin est les r serves n cessaires sur la valeur des hypoth ses et des conclusions formul es Page 37 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 4 A ne jamais se placer dans une situation qui puisse diminuer leur libre arbitre ou faire obstacle l accomplissement de tous leurs devoirs 5 A ne jamais se trouver en situation de conflit d int r ts Les personnes morales mentionn es l article 141 veillent ce que les professionnels de l expertise comptable qu elles emploient fassent
42. nique sign e par expert comptable contr l rapport par expert comptable contr l m sp cimen lettre de mission m sp cimen rapport note d honoraires du contr leur 3 5 2 4 Contr le structurel des AGC questionnaire structurel compl t pote de synth se du structurel sign e par le dirigeant confirmation de la d claration du pr sident souscrite au moment de l inscription de AGC m sp cimen lettre de mission sp cimen rapport note d honoraires du contr leur 3 5 2 5 Contr le technique des implantations r gionales des AGC Page 28 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES questionnaire structurel all g compl t par l implantation r gionale note de synth se du structurel sign e par le dirigeant de l implantation d claration sur honneur de chaque professionnel de l expertise comptable actif hors du champ du contr le questionnaire technique par professionnel de l expertise comptable contr l confirmation d ind pendance par professionnel de l expertise comptable contr l note de synth se technique sign e par professionnel de l expertise comptable contr l rapport par professionnel de l expertise comptable contr l m sp cimen lettre de mission sp cimen rapport note d honoraires du contr leur 3 5 3 Outils Le Conseil sup rieur met la disposition des diff rents intervenants les
43. ns les conditions pr vues au livre VIII du code de commerce lls peuvent galement donner des consultations effectuer toutes tudes et tous travaux d ordre statistique conomique administratif juridique social ou fiscal et apporter leur avis devant toute autorit ou organisme public ou priv qui les y autorise mais sans pouvoir en faire l objet principal de leur activit et seulement s il s agit d entreprises dans lesquelles ils assurent des missions d ordre comptable de caract re permanent ou habituel ou dans la mesure o lesdites consultations tudes travaux ou avis sont directement li s aux travaux comptables dont ils sont charg s Les interdictions ou restrictions dict es par les trois alin as pr c dents s tendent aux employ s salari s des membres de l ordre et des associations de gestion et de comptabilit Page 36 sur 52 GUIDE DE CONDUITE EE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 et toute personne agissant pour leur compte ou ayant avec eux des liens ou int r ts communs Les membres de l ordre et les dirigeants administrateurs et salari s des associations de gestion et de comptabilit peuvent participer l enseignement professionnel toutefois sauf pour les professeurs de l enseignement public les missions d finies l article 2 ci dessus doivent demeurer l objet principal de leur activit Ils peuvent proc der des travaux et tudes de statistiques et de documenta
44. nsemble de la profession le contr le de structures d exercice professionnel correspondant certains crit res les contr les effectu s par les professionnels Vextension du contr le l ensemble de la profession l issue de la phase p dagogique 2 1 2 D cret n 2012 432 du 30 mars 2012 relatif l exercice de l activit d expertise comptable II pose le principe de l organisation des contr les de qualit par le Conseil sup rieur et les Conseils r gionaux de l Ordre 2 1 3 Titre IV de l arr t du 3 mai 2012 portant agr ment du r glement int rieur de l Ordre des experts comptables II est pr cis en pr ambule au titre IV du r glement int rieur de l Ordre Le pr sent titre du r glement int rieur a pour objet de pr voir les modalit s d ex cution du contr le et notamment les droits et devoirs du professionnel inscrit au tableau de l Ordre ou sa suite ainsi que ceux des contr leurs article 401 2 2 1 Objectifs du contr le de qualit Le r glement int rieur pr cise que article 402 Page 2 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 La mise en place du contr le de qualit au sein de la profession r pond plusieurs objectifs donner au public une meilleure perception de la qualit des prestations offertes par la profession harmoniser les comportements professionnels contribuer
45. ocuments Article 438 La structure ou le professionnel inscrit l ordre retenu pour un contr le de qualit s engage mettre la disposition des contr leurs au si ge de la structure d exercice professionnel ou du bureau concern l ensemble des pi ces et des documents n cessaires au contr le et leur fournir toutes explications utiles e Droit de r cusation Article 439 La structure ou le professionnel inscrit l ordre inform d un contr le de qualit a le droit de r cuser le ou les contr leurs d sign s La r cusation peut s op rer pendant une p riode de trente jours compter de la r ception de la lettre d information du contr le et du ou des noms des contr leurs d sign s pour ce contr le La r cusation doit tre formul e par lettre adress e au pr sident du conseil r gional dont d pend le contr l ou au pr sident de la Commission nationale d inscription si elle est demand e par une association de gestion et de comptabilit Le pr sident de l instance concern e informe la structure ou le professionnel de la suite r serv e sa demande e Fr quence des contr les Article 440 Une structure ou un professionnel inscrit l ordre ne peut tre contr l qu l issue d une p riode de trois ans apr s la fin du contr le pr c dent Lorsque le pr sident du conseil r gional ou de la Commission nationale d inscription d cide qu une structure doit subir un nouveau c
46. oisi d envoyer les notes de synth se au contr l par courrier celui ci dispose alors de 30 jours pour adresser ses ventuelles observations au contr leur d D p t du dossier d finitif l instance comp tente Le contr leur adresse son dossier d finitif l instance comp tente par mail Ce dossier comporte notamment les l ments indiqu s en paragraphe 2 5 1 Pour une meilleurs approche du contr le de qualit il serait souhaitable que les contr leurs disposent de la fiche Tableau ce qui permettrait au contr leur qui aurait constat une erreur sur la fiche que le service du tableau en soit inform pour le Pr sident du CROEC charge pour le service du Tableau de reprendre contact avec le contr l pour faire mettre jour la fiche Page 46 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 ANNEXES COURRIER N 1 Paris le Contr le de qualit Dossier n Objet Contr le Qualit FORM POL Dans le cadre du contr le de qualit vous trouverez en pi ce jointe la liste des contr les qui vous ont t affect s pour la campagne qualit de cette ann e Vous devez penser tendre le contr le tous les associ s du cabinet mais aussi aux bureaux secondaires de la r gion CROEC_REGIONI Il vous appartient de fixer en accord avec le responsable du cabinet dans un d lai de 30 jours compter de la r ception de la pr sente la
47. on au tableau de l ordre ou sa suite Il s tend le cas ch ant aux travaux fournis par les filiales ou tout autre organisme soci t s civiles de moyens GIE concourant l exercice des missions des membres de l ordre 2 3 2 Domaine d application du contr le de qualit Compte tenu du dispositif mis en place par l Ordre c est l ensemble des missions conduites par un professionnel de l expertise comptable qui est susceptible de faire l objet du contr le de qualit l exception des missions de commissariat aux comptes et d expertise judiciaire Le contr le de qualit est conduit par r f rence aux r gles et normes en vigueur au moment de l exercice des missions et aux usages de la profession article 404 2 4 1 Les textes Ordonnance n 45 2138 du 19 09 1945 D cret 2010 52 du 15 01 2010 relatif aux obligations des professionnels de l expertise comptable pour la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme D cret n 2012 432 du 30 mars 2012 relatif l exercice de l activit d expertise comptable Arr t du 3 mai 2012 portant agr ment du r glement int rieur de l Ordre des experts comptables R f rentiel normatif 2012 agr par arr t s minist riels 2 4 2 Les normes Norme Professionnelle de ma trise de la qualit par les professionnels de l expertise comptable Norme agr e par ar
48. ondissement technique 2 5 6 Structures d exercice professionnel disposant d un contr le de qualit interne Les structures d exercice professionnel disposant d une proc dure de contr le qualit interne peuvent s en pr valoir pour demander ce que le contr le soit all g Ils s engagent en contrepartie pr senter au contr leur a proc dure du contr le de qualit interne les modalit s de mise en uvre volume intervenants p riodicit les rapports internes issus de cette proc dure Page 13 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES Le contr leur au vu de ces documents appr ciera dans quelle mesure il peut en tenir compte et les int grer dans sa propre d marche pour all ger son intervention II suivra la proc dure ci apr s e Liste des questions poser Le cabinet a t il une proc dure de contr le de qualit interne formalis e Si oui se la faire communiquer Si non se la faire expliquer par le responsable de la structure d exercice professionnel en vue d appr cier notamment La qualit des contr leurs o ind pendance o niveau hi rarchique et ou fonctionnel au sein des structures d exercice professionnel o renouvellement L importance du contr le o volume o p riodicit tendue du contr le o nature des missions contr l es nature des investigations La formalisation contr le structu
49. ontr le afin de s assurer que les observations contenues dans le rapport des contr leurs ont t suivies d effet le contr le ne peut intervenir qu l issue d une p riode d un an minimum 2 5 3 D roulement des contr les Article 421 Le professionnel ou la structure inscrit e l ordre retenu e pour un contr le de qualit en est inform e par lettre adress e par l ordre ou par la Commission nationale d inscription soixante jours au moins avant la date fix e pour le d but du contr le Le questionnaire pr paratoire d enqu te joint cette lettre a pour objet de recueillir un ensemble d informations relatives d une part l organisation g n rale de la structure d exercice professionnel et d autre part aux missions qui y sont exerc es Pour les professionnels ayant conclu avec l administration fiscale la convention pr vue l article 1649 quater L du code g n ral des imp ts un questionnaire sp cifique tabli en concertation avec cette derni re y est inclus Page 8 sur 52 GUIDE DE CONDUITE SES DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Ce questionnaire d ment rempli doit tre retourn l ordre ou la Commission nationale d inscription accompagn de la confirmation d ind pendance dans les trente jours de sa r ception En m me temps qu il retourne ce questionnaire le contr l peut demander b n ficier des dispositions pr vues l article 439 Le non respect d
50. ou preuves l application des diligences et des normes professionnelles C est l issue du contr le technique gu est tabli le rapport final 3 1 3 Phase de suivi du contr le Cette phase comporte l ensemble des dispositions qui peuvent tre prises par le conseil r gional la suite des contr les de qualit il peut s agir d actions de sensibilisation de formation 3 1 4 Objectifs Le r glement int rieur article 421 pr cise que le questionnaire pr paratoire a pour objet de recueillir un ensemble d informations relatives d une part l organisation g n rale de la structure d exercice professionnel et d autre part aux missions qui y sont Page 19 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 exerc es Pour les professionnels ayant conclu avec l administration fiscale la convention pr vue l article 1649 quater L du code g n ral des imp ts un questionnaire sp cifique tabli en concertation avec cette derni re y est inclus 3 1 5 Contenu Le questionnaire pr paratoire s inscrit dans la phase de prise de connaissance pr alable au contr le ce titre son contenu est limit aux informations primordiales concernant les aspects suivants Informations g n rales sur la structure d exercice professionnel Organisation de la structure d exercice professionnel Personnel de la structure d exercice professionnel Ma
51. outils sur son site internet www experts comptables fr rubrique contr le de qualit 3 5 4 Conservation Le contr leur ne doit conserver aucun document relatif au contr le qu il a effectu L ensemble de ces documents regroup s dans le dossier du contr leur doit tre transmis l instance ayant diligent le contr le Le r glement int rieur article 437 pr cise Le dossier de contr le est d truit au bout de trois ans Les conclusions et le rapport sont conserv s jusqu ce que le cabinet fasse l objet d un nouveau contr le 3 6 1 Conclusions 3 6 1 1 Contr le structurel Page 29 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 A l issue du contr le structurel le contr leur proc de la synth se de ses contr les en r digeant partir des constats mat rialis s sur le questionnaire structurel une note de synth se sur le contr le structurel Cette note est articul e autour des points faisant l objet des normes g n rales sur le comportement professionnel 3 6 1 2 Contr le technique Le contr le technique donne lieu l tablissement d une note de synth se par professionnel de l expertise comptable contr l tablie sur la base des informations recueillies l aide du questionnaire technique 3 6 1 3 R union de synth se Le contr leur pr sente ses premi res conclusions au contr l le jour m me de l intervention II
52. peut s agir d une lettre de conclusion sans observation d une lettre de conclusion avec simples observations ventuellement assortie d une convocation dans le bureau du pr sident d une lettre de conclusion avec observations assortie d une d cision d un nouveau contr le sur place l issue d une p riode d un an pour s assurer que les observations faites ont t suivies d effet Le pr sident pourra obliger le professionnel contr l suivre une formation sp cifique faite par l ordre sur les normes d exercice professionnel Le co t de cette formation incombera au professionnel contr l L ensemble du dossier ne peut tre communiqu que dans deux cas soit au nouveau contr leur lorsqu un contr le sur place doit avoir lieu l issue d une p riode d un an minimum apr s la fin du contr le pr c dent soit au conseil r gional lorsque le pr sident de celui ci d cide de lui transmettre le dossier En cas de nouveaux manquements constat s la chambre de discipline pourra tre saisie dans les conditions pr vues par l article 31 de l ordonnance du 19 septembre 1945 e Conclusions du contr le des associations de gestion et de comptabilit Article 431 Note de synth se du contr le structurel Pour chaque contr le structurel le rapporteur tablit le contenu du projet de note de synth se envoyer au correspondant ordinal et au repr sentant l gal de la structu
53. professionnel et son personnel professionnel puissent ais ment appr cier le fait qu ils respectent les r gles d ind pendance ii la structure d exercice professionnel puisse conserver et mettre jour dans ses dossiers les informations relatives l ind pendance iii la structure d exercice professionnel puisse prendre les mesures appropri es concernant les risques identifi es au regard de son ind pendance qui d passent un niveau acceptable 23 La structure d exercice professionnel doit d finir des politiques et concevoir des proc dures destin es lui fournir l assurance raisonnable que les manquements aux r gles d ind pendance lui soient signal s afin de lui permettre de prendre les mesures appropri es pour rem dier de telles situations Ces politiques et proc dures doivent imposer Voir par A10 a au personnel professionnel de signaler sans d lai la structure d exercice professionnel les manquements aux r gles d ind pendance dont il a connaissance b la structure d exercice professionnel de communiquer sans d lai les manquements identifi s ces politiques et proc dures i au professionnel de l expertise comptable responsable de la mission qui il incombe avec la structure d exercice professionnel de rem dier ces manquements ii aux autres personnels professionnels concern s au sein de la structure d exercice professionnel et le cas ch ant au sein du r seau ainsi qu aux au
54. ption qui pourra demander toute information compl mentaire n cessaire l appr ciation des conclusions pr sent es Article 434 Conclusions des contr les de qualit des associations de gestion et de comptabilit Page 33 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Le pr sident de la Commission nationale d inscription conclut le contr le de qualit de VAGC en reprenant les conclusions du contr le structurel et des contr les techniques en y adjoignant ventuellement des observations pr cisant si n cessaire les suites donner Une copie de la lettre de conclusions adress e l association de gestion et de comptabilit est envoy e au pr sident du conseil r gional dans le ressort duquel est inscrite la structure Le cas ch ant le pr sident de la Commission nationale d inscription peut saisir la commission de discipline dans les conditions pr vues par l article 49 bis de l ordonnance du 19 septembre 1945 3 6 4 Actions post contr le de qualit au sein du CRO Il est important que le contr le de qualit ne soit pas une op ration ponctuelle sans lendemain Le Conseil r gional peut relayer les actions du contr le de qualit par des actions locales r unions de travail cercles de la qualit th mes reprendre en Assembl e g n rale 4 TECHNIQUES ET OUTILS 4 1 1 Questionnaire pr paratoire Le questionnaire est rempli par la structure d exerce p
55. r gles d ind pendance son personnel professionnel et le cas ch ant aux autres personnes soumises ces r gles b d identifier et d valuer les situations et les relations qui cr ent des risques pour l ind pendance et de prendre des mesures appropri es pour liminer ces risques ou les ramener un niveau acceptable par la mise en place de sauvegardes ou lorsque cela est jug appropri de se d mettre de la mission lorsque la d mission est possible au regard de la loi ou de la r glementation 22 Ces politiques et proc dures doivent exiger Voir Par AlO a que les professionnels de l expertise comptable responsables de missions fournissent la structure d exercice professionnel des informations pertinentes au sujet des missions qu ils effectuent pour les clients ou les adh rents y compris l tendue des services rendus afin de lui permettre d en valuer l incidence globale au regard des r gles d ind pendance Page 38 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 b que le personnel professionnel signale sans d lai la structure d exercice professionnel les situations et les relations d affaires qui cr ent un risque pour l ind pendance afin que des mesures appropri es puissent tre prises c que l ensemble des informations ainsi recueillies soient communiqu es sans d lai au personnel professionnel concern de mani re ce que i la structure d exercice
56. r l et le dirigeant de la structure d exercice professionnel disposent d un d lai qui ne peut exc der trente jours pour pr senter par crit leurs observations aux contr leurs Dans le m me d lai ils doivent galement tre entendus s ils en font la demande Article 428 Un rapport d finitif est tabli par le contr leur ou le cas ch ant par le rapporteur La note de synth se ainsi que les observations ventuelles du professionnel contr l et du dirigeant de la structure d exercice professionnel y sont annex es Le rapport met en vidence les faiblesses ventuelles relev es au cours du contr le de qualit et les manquements graves et r p t s la r glementation professionnelle Il est assorti de conseils indiquant les moyens d y rem dier Ce rapport ses annexes et le dossier de contr le des cabinets lib raux sont transmis au pr sident du conseil r gional Page 10 sur 52 GUIDE DE CONDUITE SES DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Article 429 Apr s analyse du rapport le pr sident du conseil r gional conclut le contr le de qualit dans une lettre adress e au professionnel contr l et au dirigeant de la structure d exercice professionnel Article 430 Le pr sident reprend le cas ch ant dans sa lettre de conclusion les observations et conseils contenus dans le rapport pr vu l article 428 et d cide de la suite donner au contr le de qualit Il
57. r t minist riel du 07 09 2010 r gles professionnelles relatives aux obligations des professionnels de l expertise comptable pour la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme Page 5 sur 52 GUIDE DE CONDUITE ES DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Norme professionnelle NP 2300 applicable la mission de pr sentation de comptes Norme professionnelle NP 2400 applicable la mission d examen limit des comptes Norme professionnelle NP 3100 applicable aux attestations particuli res Norme professionnelle NP 4400 applicable la mission d information sur la base de proc dures convenues Norme professionnelle NP 4410 applicable la mission de compilation des comptes Normes d audit d tats financiers ISA Norme professionnelle NP 3400 applicable la mission d examen d informations financi res pr visionnelles Le contr le de qualit est effectu suivant les prescriptions du Guide de conduite des contr les de qualit tabli par la Conseil sup rieur de l Ordre en concertation avec la Commission Nationale d Inscription article 404 En mati re de contr le de qualit le conseil sup rieur est charg d une mission g n rale de d finition d une politique pluriannuelle de contr le de l ensemble des professionnels En fonction des objectifs ainsi fix s il harmonise apr s avis conforme
58. re garant de la bonne application du code de d ontologie Le repr sentant l gal et le correspondant ordinal de la structure disposent d un d lai qui ne peut exc der trente jours pour faire conna tre leurs observations sur le projet de note de synth se Dans le m me d lai ils doivent galement tre entendus s ils en font la demande La note de synth se finale est communiqu e au correspondant ordinal et au repr sentant l gal de la structure Article 432 Note de conclusions du contr le structurel Le rapporteur communique la Commission nationale d inscription la note de synth se finale tenant compte des observations ventuelles du responsable de la structure Cette note est sign e par l ensemble des contr leurs Apr s r ception de la note de synth se finale le pr sident de la Commission nationale d inscription tablit une note de conclusions et l adresse au repr sentant l gal de Page 11 sur 52 GUIDE DE CONDUITE SES DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 l association de gestion et de comptabilit et la transmet aux pr sidents des conseils r gionaux concern s pour engagement des contr les techniques et au pr sident de la commission qualit du conseil sup rieur pour information Article 433 R alisation et conclusion des contr les techniques Les conseils r gionaux d finissent le calendrier des contr les techniques et prennent en charge les co ts de leur r alisation La
59. rel questionnaire horizontal questionnaire vertical rapport de synth se O O O0 O e Liste des documents remettre au contr leur Guide de contr le qualit interne temps consacr au contr le Rapport du contr le de qualit interne Le contr leur pourra utilement attirer l attention du contr l sur les obligations requises dans le cadre de l application de la norme professionnelle de ma trise de la qualit Il devra galement sensibiliser le contr l sur les exigences pr vues dans la norme anti blanchiment Page 14 sur 52 GUIDE DE CONDUITE EE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 2 5 7 Financement du contr le de qualit Article 447 Les co ts des contr les de qualit sont la charge des conseils r gionaux l exclusion du contr le structurel des cabinets implantations multiples dans plus de trois r gions et du contr le structurel des associations de gestion et de comptabilit qui sont la charge du conseil sup rieur Un bar me national est d termin titre indicatif chaque ann e par le conseil sup rieur pour la r mun ration des contr leurs 2 6 1 D signation 2 6 1 1 Candidature d signation et tablissement des listes Le r glement int rieur article 411 pr cise que Les professionnels exer ant dans le secteur lib ral font acte de candidature aupr s du conseil r gional dont ils sont ressortissants dans le but d effectuer le contr
60. rentes phases qui ponctuent chaque contr le de qualit Cette n cessaire information entra ne pour les contr leurs le respect des d lais impartis a transmission des informations au moyen de supports ad quats 5 2 1 Contr le d un cabinet implant dans une seule r gion et contr le technique des implantations r gionales des cabinets implant s dans plusieurs r gions et des AGC D s lors qu un contr leur a t d sign pour effectuer le contr le de qualit d une structure d exercice professionnel le contr le se d compose en 4 phases successives Contr le de qualit de la structure d exercice professionnel Envoi de la note de synth se la structure d exercice professionnel Retour de la note de synth se au contr leur avec les observations ventuelles du contr l D p t du rapport d finitif au Conseil r gional a Contr le de qualit de la structure d exercice professionnel Une fois que le contr leur a t d sign pour effectuer un contr le de qualit il en est inform par le Conseil r gional au moyen d une lettre voir exemple en annexe II lui appartient alors de d terminer en accord avec le responsable de la structure d exercice professionnel la date laquelle se fera le contr le et d en informer le Conseil r gional II proc de cette information au moyen d une lettre voir exemple en annexe Page 44 sur 52 GUIDE DE CONDUITE b
61. res re ues et dressent des listes de contr leurs Ils sont d sign s pour une p riode de trois ans renouvelable et doivent remplir les conditions fix es l article 413 Le nombre de contr leurs est arr t en fonction du programme de contr le Page 15 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Les conseils r gionaux proposent au conseil sup rieur une liste de contr leurs issus du seul secteur lib ral susceptibles de r aliser les contr les des associations de gestion et de comptabilit et des cabinets implant s dans plus de trois r gions Une liste unique mixte des contr leurs devant effectuer en bin me les contr les des structures et des professionnels inscrits exer ant en association de gestion et de comptabilit est tenue par la Commission nationale d inscription sur la base des listes transmises par les conseils r gionaux et de celle tablie par la Commission nationale d inscription Les instances comp tentes doivent s assurer que leurs contr leurs respectifs sont correctement form s au code de d ontologie aux normes professionnelles au contr le de qualit sa proc dure son contexte d intervention Les instances tiennent compte de l exp rience professionnelle des contr leurs pour affecter les structures contr ler en tenant compte de la typologie des structures et des missions 2 6 1 2 Conditions pr alables la d signation Article 413 L
62. rofessionnel contr l e et transmis au contr leur pr alablement au contr le de qualit 4 1 2 Confirmation d ind pendance Ce document est sign par chaque membre de l Ordre de la structure d exercice professionnel contr l e qui doit confirmer tre ind pendant au regard des r gles dict es par l article 22 de l Ordonnance i i ind i imu 3 v uesti i La confirmation d ind pendance est transmise simultan ment avec le estionnaire pr paratoire Un exemplaire de cette lettre figure en annexe Page 34 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 CONFIRMATION D INDEPENDANCE A diter sur papier en t te Apr s avoir pris connaissance de l article 22 de l Ordonnance du 19 septembre 1945 des articles 145 146 et 157 du d cret 2012 432 du 30 mars 2012 et des paragraphes 21 25 de la norme ma trise de la qualit agr e par arr t minist riel du 20 juin 2011 ci annex s je vous confirme n exercer aucune fonction incompatible avec l exercice de la profession o Je tiens toutefois porter votre connaissance la situation suivante Par ailleurs je d clare tre jour de mes obligations d claratives en mati re sociale fiscale et ordinale et des r glements financiers qui en r sultent et plus g n ralement ne pas tre dans une situation financi re susceptible de compromettre la continuit d exploitation de mon cabinet Faita le 2 M
63. s dossiers contr ler est conditionn par les conclusions du contr le structurel et par la taille de la structure d exercice professionnel contr l e Il n est donc pas envisageable de formaliser des r gles pr cises permettant de d finir le nombre et le type de dossiers examiner Toutefois dans le souci de pr server la fiabilit et l homog n it des contr les les lignes directrices suivantes devront tre consid r es sila structure d exercice professionnel exerce plusieurs types de missions les dossiers choisis doivent tre repr sentatifs de l activit de la structure d exercice professionnel et porter sur l ensemble des missions sous r serve qu elles entrent dans le champ du contr le de qualit siles conclusions du contr le structurel sont tr s d favorables ou ne peuvent tre formul es proc dures ou r gles non crites ou inexistantes il convient d largir le nombre de dossiers examin s afin de s assurer que les risques identifi s n ont pas eu d incidence r elle sur la qualit des travaux si un risque d ind pendance a t mis en vidence par exemple client repr sentant une fraction tr s significative des honoraires totaux il peut tre opportun de choisir notamment ce dossier Des indications concernant le nombre de dossiers contr ler sont donn es ci apr s Nombre de dossiers de travail examiner en fonction de la taille de la structure d exercice pro
64. sn Contr leur Page 48 sur 52 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES A GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 COURRIER N 3 Cher confr re Suite au contr le de qualit que nous avons diligent dans votre cabinet du AU insider Nous vous remettons ci joint la note de synth se sur laquelle nous vous saurions gr de bien vouloir nous communiquer vos remarques ventuelles dans le d lai de 30 jours formule de politesse au choix du contr leur Le contr leur ou le rapporteur Page 49 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLE A COURRIER N 4 Dossier n INFORMATION DE LA COMMISSION NOTE DE SYNTHESE ADRESSEE AU CABINET CONTROLE Monsieur Le Pr sident Dans le cadre du contr le de qualit de la structure d exercice professionnel nina que j ai effectu le je vous informe que j ai adress au dit cabinet la note de synth se le Je vous prie de croire Monsieur Le Pr sident l assurance de mes sentiments les meilleurs Msisisesissnsasessesse Contr leur Page 50 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES COURRIER N 5 CONFIDENTIEL Monsieur le Pr sident En application des consignes relatives la mission du contr leur Contr le de qualit je vous prie de trouver ci joint rapport d finit
65. t doivent remplir les conditions fix es l article 413 Page 16 sur 52 GUIDE DE CONDUITE E DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 2 6 2 Devoirs et obligations Ces devoirs et obligations sont pr cis s par le r glement int rieur Article 414 Personnalisation La mission de contr leur est une mission personnelle qui ne peut en aucun cas tre d l gu e Article 415 Disponibilit La d signation comme contr leur implique en contrepartie une disponibilit suffisante La candidature aux fonctions de contr leur emporte l engagement de consacrer annuellement aux contr les de qualit un minimum de 50 heures Pour pr server le caract re confraternel des contr les de qualit l activit de chaque contr leur ce titre ne saurait exc der 200 heures dans l ann e Article 416 Ind pendance Le contr leur est ind pendant II ne doit notamment avoir assum aucune fonction ni d tenir ou avoir d tenu aucun int r t dans la structure d exercice professionnel contr l e et r ciproquement La radiation d un contr leur ne peut tre effectu e qu apr s que l int ress a t invit pr senter ses observations au conseil r gional dont il d pend ou le cas ch ant au conseil sup rieur Le contr leur organise lui m me sa mission et d termine l tendue de ses investigations dans le cadre fix aux articles suivants Article 417 Obligations Dans l e
66. tion conomique pour le compte des entreprises priv es et des organismes professionnels Article 2 Modifi par Ordonnance n 2004 279 du 25 mars 2004 article 5 par Loi n 2010 853 du 23 juillet 2010 art 25 par Loi n 2011 331 du 28 mars 2011 art 33 Est expert comptable ou r viseur comptable au sens de la pr sente ordonnance celui qui fait profession habituelle de r viser et d appr cier les comptabilit s des entreprises et organismes auxquels il n est pas li par un contrat de travail II est galement habilit attester la r gularit et la sinc rit des comptes de r sultats L expert comptable fait aussi profession de tenir centraliser ouvrir arr ter surveiller redresser et consolider les comptabilit s des entreprises et organismes auxquels il n est pas li par un contrat de travail L expert comptable peut aussi organiser les comptabilit s et analyser par les proc d s de la technique comptable la situation et le fonctionnement des entreprises et organismes sous leurs diff rents aspects conomique juridique et financier Il fait rapport de ses constatations conclusions et suggestions L expert comptable peut aussi accompagner la cr ation d entreprise sous tous ses aspects comptables ou finalit conomique et financi re Les membres de l ordre et les associations de gestion et de comptabilit peuvent assister dans leurs d marches d claratives finalit fiscale sociale et ad
67. tise comptable responsable de la mission et des personnes charg e de la revue de contr le qualit de la mission et le cas ch ant des autres personnes Page 39 sur 52 EXPERTS COMPTABLES GUIDE DE CONDUITE 4 Conseil Sup rieur DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 soumises aux obligations de rotation apr s une dur e d termin e en conformit avec les r gles de d ontologie pertinentes Page 40 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 4 2 1 Objectifs L objectif du questionnaire structurel est double il constitue un outil pour la conduite du contr le de qualit Le questionnaire structurel fournit une ligne directrice permettant d orienter les contr les et un aide m moire permettant de s assurer que tous les points importants ont t couverts un outil de documentation des contr les structurels Le contr leur doit constituer un dossier de contr le le questionnaire structurel est utilisable comme support de ses travaux 4 2 2 Pr sentation g n rale La structure du questionnaire structurel est la suivante Informations g n rales sur la structure d exercice professionnel Organisation de la structure d exercice professionnel Personnel de la structure d exercice professionnel Maintien de la comp tence de la structure d exercice professionnel Client le et missions de la structure d exercice professionnel M thodes de travail de la structure d
68. tr le de qualit interne 13 2 5 7 Financement du contr le de qualit 15 2 6 LES CONTROLEURS 15 2 6 1 D signation 15 2 6 2 Devoirs et obligations 17 2 6 3 Droits des contr leurs 18 3 METHODOLOGIE 19 3 1 LES DIFFERENTES PHASES DU CONTROLE DE QUALITE 19 3 1 1 Phase pr paratoire au contr le 19 3 1 2 Phase d ex cution du contr le 19 3 1 3 Phase de suivi du contr le 19 3 1 4 Objectifs 19 3 1 5 Contenu 20 3 1 6 Modalit s de transmission 20 3 2 CONTROLE STRUCTUREL 20 3 2 1 Objectifs 20 3 2 2 Mise en uvre 21 3 2 3 Outils 22 3 3 CONTROLE TECHNIQUE 22 3 3 1 0bjectifs 22 3 3 2 Mise en uvre 23 EXPERTS COMPTABLES 4 4 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 3 4 COMPORTEMENT GENERAL ET METHODES D INVESTIGATION 25 3 4 1 Comportement g n ral 25 3 4 2 M thodes d investigation 26 3 5 DOSSIER DU CONTROLEUR 27 3 5 1 Objectifs 27 3 5 2 Structure et forme 27 3 5 3 Outils 29 3 5 4 Conservation 29 3 6 CONCLUSIONS ET RAPPORTS 29 3 6 1 Conclusions 29 3 6 2 Rapports des contr leurs 30 3 6 3 Conclusions du Pr sident 32 3 6 4 Actions post contr le de qualit au sein du CRO 34 4 TECHNIQUES ET OUTILS 34 4 1 PHASE PREPARATOIRE 34 4 1 1 Questionnaire pr paratoire 34 4 1 2 Confirmation d ind pendance 34 4 2 QUESTIONNAIRE STRUCTUREL 41 4 2 1 Objectifs 41 4 2 2 Pr sentation g n rale 41 4 2 3 Mode d emploi 41 4 3 QUESTIONNAIRE DE CONTROLE TECHNIQUE 42 4 3 1 Objectifs 42 4 3 2 Pr sentation g n
69. tr le des cabinets lib raux implant s dans une seule r gion Le rapport final est tabli par le contr leur sur la base des conclusions tant du contr le structurel que du contr le technique compte tenu des observations du contr l Il convient de souligner que les faiblesses mentionner doivent tre motiv es par r f rence aux r gles et aux normes professionnelles Le rapport final auquel est annex e la note de synth se tablie par le contr leur et le dossier sont adress s par le contr leur au Conseil R gional de l Ordre Les observations formul es par le contr leur font r f rence directement la r glementation professionnelle et aux normes de l Ordre Un rappel des textes non respect s par le contr l doit tre galement mentionn dans le corps du rapport Page 31 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES 7 EXPERTS COMPTABLES 4 Contr le des cabinets lib raux implantations multiples implant s dans plus d une r gion 1 contr le structurel du si ge Aucun rapport tabli par les contr leurs n est pr vu par les textes Seuls la note de synth se et le dossier de contr le sont transmis au CSOEC dans le cas d un cabinet implant dans plus de trois r gions ou au CROEC du si ge social dans le cas d un cabinet implant dans trois r gions au plus Pour une meilleure information la commission nationale qualit demande l envoi d un compt
70. tres personnes soumises aux r gles d ind pendance qui il incombe de prendre les mesures appropri es c au professionnel de l expertise comptable responsable de la mission et aux autres personnes vis es au sous paragraphe b ii ci dessus de communiquer sans d lai la structure d exercice professionnel lorsque c est n cessaire les mesures prises pour rem dier aux manquements identifi s de sorte que la structure d exercice professionnel puisse d cider s il lui faudra prendre des mesures suppl mentaires 24 Au moins une fois par an la structure d exercice professionnel doit obtenir de tout son personnel professionnel tenu d tre ind pendant conform ment aux r gles de d ontologie pertinentes une confirmation crite du respect de ses politiques et de ses proc dures li es l ind pendance Voir Par A10 Al I 25 La structure d exercice professionnel doit d finir des politiques et concevoir des proc dures Voir Par A10 A12 A17 a qui fixent des crit res permettant de d terminer si des sauvegardes sont n cessaires pour ramener les risques li es la familiarit un niveau acceptable lorsque la structure d exercice professionnel a recours au m me personnel professionnel d encadrement pour les missions d assurance r alis es aupr s d un m me client ou adh rent sur une longue dur e b qui prescrivent pour les audits d tats financiers d entit s cot es la rotation du professionnel de l exper
71. ualit sont disponibles en version informatis e Le contr leur peut donc renseigner les diff rents questionnaires et rapports directement en version informatis e et les transmettre l instance comp tente sous forme de fichier informatique La version informatis e comprend en outre les supports de base documentaire reli e aux questionnaires par lien hypertexte Les contr leurs disposent d une base documentaire destin e enrichir la port e p dagogique de leur intervention Cette base a pour vocation de permettre au contr leur et au contr l en cas de besoin de retrouver les textes fondamentaux de servir d argumentation au contr leur pour asseoir son discours aupr s du contr l d tre une source d information et de supports l intention du contr l Elle apporte ce titre une v ritable plus value p dagogique la d marche du contr le de qualit Cette base t l chargeable sur le site du CSOEC est r guli rement enrichie et mise jour Page 43 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES 4 5 PROCEDURES ADMINISTRATIVES La conduite d un contr le de qualit entra ne des proc dures administratives dont il convient que le contr leur ma trise l utilisation En effet la r alisation d un programme annuel de contr les implique en premier lieu une information continue de l instance comp tente sur les diff
72. ur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Chaque structure d exercice professionnel s organise comme elle l entend C est la raison pour laquelle le contr leur se r f re aux usages de la profession pour appr cier si cette organisation permet au professionnel d exercer convenablement ses missions Le contr leur devra attirer l attention du contr l sur les obligations qui r sultent de la mise en uvre de la norme ma trise de la qualit dont l application est obligatoire depuis le 01 01 2012 3 2 2 Mise en uvre Le contr le structurel comporte trois phases la prise de connaissance des proc dures et r gles d organisation crites en vigueur au sein de la structure d exercice professionnel m larevue comment e du questionnaire avec le contr l a synth se 3 2 2 1 Prise de connaissance A ce niveau le principal outil est le questionnaire pr paratoire que le contr l aura renseign pr alablement au contr le Le contr leur utilise le questionnaire pr paratoire pour m prendre connaissance du dossier porter une premi re appr ciation sur le contr le structurel avant visite recenser les questions compl mentaires poser S il appara t durant cette premi re phase que des informations significatives ont t omises dans le questionnaire pr paratoire il appartient au contr leur d en r f rer imm diatement l instance comp tente 3 2 2
73. ur 52 GUIDE DE CONDUITE E DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 Il peut s agir d une lettre de conclusion sans observation d une lettre de conclusion avec simples observations ventuellement assortie d une convocation dans le bureau du pr sident d une lettre de conclusion avec observations assortie d une d cision d un nouveau contr le sur place l issue d une p riode d un an pour s assurer que les observations faites ont t suivies d effet Le pr sident pourra obliger le professionnel contr l suivre une formation sp cifique faite par l ordre sur les normes d exercice professionnel Le co t de cette formation incombera au professionnel contr l L ensemble du dossier ne peut tre communiqu que dans deux cas soit au nouveau contr leur lorsqu un contr le sur place doit avoir lieu l issue d une p riode d un an minimum apr s la fin du contr le pr c dent soit au conseil r gional lorsque le pr sident de celui ci d cide de lui transmettre le dossier En cas de nouveaux manquements constat s la chambre de discipline pourra tre saisie dans les conditions pr vues par l article 31 de l ordonnance du 19 septembre 1945 Contr le des cabinets implant s dans plus d une r gion Article 435 Apr s r ception de l ensemble des notes de synth se finales le conseil sup rieur diffuse celles ci aux conseils r gionaux concern s qui dil
74. xercice de leurs missions les contr leurs sont soumis l ensemble des textes r gissant la profession lls sont tenus au secret pour ce qui concerne toutes les informations dont ils ont eu connaissance l occasion du contr le En tout tat de cause ils ne peuvent faire tat de leurs observations et conclusions que dans les rapports de contr le vis s aux articles 428 432 433 et 435 Pendant une p riode de trois ans compter du d but du contr le de qualit il est interdit aux contr leurs d accepter directement ou indirectement une mission d un client ou d un adh rent de la ou des structures d exercice professionnel dans lesquelles ils ont effectu un contr le sans l accord expr s du professionnel concern Cette interdiction ne s applique pas aux contr leurs charg s des contr les structurels des cabinets implantations multiples ou de l association de gestion et de comptabilit qui n effectuent pas le contr le technique des dossiers de la structure d exercice professionnel ou de l association de gestion et de comptabilit Tout litige pouvant survenir pendant cette p riode entre le contr leur et le professionnel contr l ou sa structure d exercice est soumis arbitrage du pr sident du conseil r gional de l ordre dans le ressort duquel est inscrit le professionnel concern ou de la Commission nationale d inscription si le contr l est une association de gestion et de comptabilit ou un professionnel
75. y exer ant pour ce qui concerne le contr le structurel Page 17 sur 52 GUIDE DE CONDUITE DU CONTROLE DE QUALITE Version 2012 ORDRE DES EXPERTS COMPTABLES 4 Si le litige concerne un cabinet implantations multiples il est soumis au pr sident de la commission qualit du conseil sup rieur Le contr leur s engage par crit exercer sa mission de contr le de qualit en conformit avec le pr sent r glement int rieur et se soumettre lui m me un contr le de qualit pr alablement sa d signation Toutefois jusqu au 31 d cembre 2014 le contr le des associations de gestion et de comptabilit dont sont issus les contr leurs pourra intervenir dans l ann e qui suit leur d signation 2 6 3 Droits des contr leurs 2 6 3 1 Pouvoir d investigation Article 438 Mise disposition des documents par le contr l La structure ou le professionnel inscrit l ordre retenu pour un contr le de qualit s engage mettre la disposition des contr leurs au si ge de la structure d exercice professionnel ou du bureau concern l ensemble des pi ces et des documents n cessaires au contr le et leur fournir toutes explications utiles 2 6 3 2 R mun ration Article 447 Un bar me national est d termin titre indicatif chaque ann e par le conseil sup rieur pour la r mun ration des contr leurs Le mode d indemnisation des contr leurs qualit est laiss

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