Bordereau de versement - Archives départementales de la Moselle
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1. 70 1945 1989 pe Num ro d ordre de l article liasse bo te registre dans le versement la num rotation est continue de 1 l infini sans num ro bis ou ter sans recommencer 1 pour chaque cat gorie de documents Chaque article doit faire l objet d une description courte et pr cise non ant l objet de l affaire trait e l action administrative la nature des pi ces contenues dans l article proscrire Affaires diverses Affaires g n rales L paisseur d une bo te d archives ne d passera pas 10 cm Dates d ouverture et de cl ture de la liasse ou de la bo te date la plus ancienne et date la plus r cente figurant dans le registre La dur e d utilit administrative DUA s exprime en nombre d ann es et repr sente la p riode pendant laquelle il est impossible de d truire les documents Calcul e en fonction de la dur e de conservation l gale augment e le cas ch ant du temps pendant lequel les documents conservent une valeur informative pour l administration Cette colonne doit tre remplie en collaboration avec les Archives d partementales A remplir par le service versant dans les deux cas suivants lorsque les documents sont communicables imm diatement en vertu de la loi n 78 753 du 17 juillet 1978 mettre la lettre I lorsque les documents sont soumis un d lai de 60 ans en application du d cret n 79 1038 du 3 d cembr2. N du versement Bordereau de versement aux Archives d partementales 114 W remplir en trois exemplaires Intitul du service versant doit tre nonc int gralement sans sigle Intitul du service auteur si diff rent du pr c dent Nom de l agent responsable du versement T l phone Nombre total d articles liasses bo tes registres Statut du service versant M trage Dates extr mes du versement Ann e s de r vision Conservation int grale D Conservation partielle Q Elimination D D lai de communicabilit maximum Date de communicabilit de la totalit du versement Sommaire du versement Voir feuillet n Pris en charge le Bordereau de pages y compris la pr sente page Le directeur des Archives d partementales Le chef du service versant Ol r serv aux Archives GD AK MODELES VERSE 12 1 99 ARCHIVES MODE D EMPLOI Le versement de vos archives aux Cf loi n 79 18 du 3 janvier 1979 sur les archives article Archives d partementales est une 3 d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 obligation l gale Vous ne pouvez d truire vos archives sans un visa donn par le directeur des Archives d partementales Pour tout probl me d archivage contacter aux Archives d partementales M G rard DIWO amp 03 8721 85 10 ou M Charles HIEGEL 03 87 21 85 05 COMMENT VERSER M ment
3. e 1979 relatif la communicabilit des archives publiques mettre S Dans tous les autres cas cette colonne est remplir par les Archives d partementales Indiquer C pour conservation d finitive D pour limination T pour tri ou chantillonnage Ol r serv aux Archives Archives d partementales de la Moselle VERSEMENT W Feuillet intercalaire n R sum du contenu de la liasse Dates D lai de la bo te ou du registre extr mes de com muni cabilit e Dossiers de personnel enseignant personnes ayant cess 1940 1956 leurs fonctions entre 1940 et 1956 BA BIE BIG BLAI BLAN DE DI HEL HEN JE JU LE LI LO PR RO SCH TH O r serv aux Archives GD AK MODELES VERSE 12 1 99
4. o pratique sur la m thode suivre pour tout versement d archives 1 Qu est ce qu un versement C est le transfert aux Archives d partementales de documents n ayant plus d utilit imm diate pour le service qui les a produits 2 Comment proc der pour verser Si vous n avez jamais vers contacter les Archives d partementales Sinon voici quelques rappels Une semaine ou plus avant la date envisag e adresser aux Archives d partementales trois exemplaires de ce formulaire apr s l avoir rempli et rev tu du cachet et de la signature du chef de service ATTENTION aucun versement qui serait pr sent aux Archives d partementales sans remise pr alable d un bordereau ne sera accept Seule une r daction soigneuse du bordereau nous permettra d indexer correctement vos documents et de les retrouver quand vous aurez besoin de les consulter Le bordereau ne peut tre correctement r dig sans une pr paration minimale des documents dans la mesure du possible d barrasser les dossiers des formulaires vierges photocopies en nombre bordereaux d envoi qui les surchargent inutilement regrouper les dossiers selon l ordre de classement traditionnel du bureau ou du service mettre les dossiers dans des bo tes archives standard num roter chaque bo te on num rote de 1 l infini sans mettre de num ro bis ou ter sans revenir 1 pour une nouvelle cat gorie de documents rempli
5. r la page 1 du bordereau parties non r serv es aux Archives et les feuillets intercalaires en suivant le mod le qui figure au verso Apr s v rification du bordereau par les Archives d partementales la date de transfert des documents aux Archives d partementales sera fix e conjointement Le transfert est la charge du service versant Dans la mesure du possible charger les bo tes dans le v hicule dans l ordre d croissant des num ros en commen ant par le dernier Apr s r ception du versement les Archives d partementales vous retourneront un exemplaire du bordereau compl t et sign Ce document qui a valeur de prise en charge est conserver Le num ro du versement qui figure en haut de la premi re page droite doit tre rappel lors de toute demande ult rieure de communication COMMENT CONSULTER DES DOCUMENTS VERSES AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALES Le service versant peut toujours avoir communication des documents qu il a vers s ceux ci sont sa disposition exclusive s ils ne sont pas encore librement communicables au public et d autres services voir la l gislation en vigueur En indiquant le num ro de versement et le num ro d ordre de la bo te dans le versement le service peut avoir acc s aux documents soit en venant les consulter sur place dans la salle de lecture il est recommand de les faire r server la veille ou quelques heures l avance soit en demandant leur comm
6. unication par crit ou par t l phone si la demande t l phonique peut tre accept e en cas d urgence elle devra faire obligatoirement l objet d une confirmation crite Les dossiers peuvent tre communiqu s pour consultation pendant trois mois ils doivent tre retourn s aux Archives d partementales l expiration de ce d lai Lorsque le service souhaite reprendre d finitivement un dossier il le signalera et signera un bulletin de r trocession Le dossier ray du bordereau r appara tra dans un versement ult rieur Exemple de bordereau rempli R sum du contenu de la liasse de la Dates extr mes D lai de Sort final N d ordre bo te ou du registre Communicabilit QU e 1 exemple Subventions du D partement de la Moselle aux communes pour leur quipement sportif et socio ducatif instruction plan devis notification de la d cision de financement et ou liquidation de la subvention Algrange achat d un billard 1985 1989 Bertrange construction de deux courts de tennis 1983 1985 1983 1989 Blanche Eglise construction d un foyer socio ducatif 1986 1988 Bouzonville 1984 1988 2 exemple Dossiers du personnel du cadre 90 national des pr fectures ayant cess compter de leurs activit s en Moselle entre 1986 l date de et 1988 retraite d mission radiation ne ou affectation hors du d partement X n en 1951 Y en 1965 Z en 19
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