Référentiel de conservation (Fédérations et Unions
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1. Date de cr ation mai 2014 Date de modification ARCHIVES Version 1 bt R dacteur EM Nombre de pages 16 R f rentiel de conservation F d rations CFDT R dig par le service des Archives de la CFDT Version 1 mai 2014 Sommaire INTO ducto lt 4 R daction du referente it hante een ten E r E EE ENEE AT EES REENERT 4 Qu strc qu unr t rentel de CONS TVAUON en Minnie derriere sl en ri ee rie nn ti title 4 Mode d emplor du r f rentiels RS tn Ra nent dE da 5 Prot col d Versement seine a EE 6 TU ET A A A An 7 O rien in din nn einen ni iE 7 Administration enreda 7 Personnels shine are En te ee ne TR ne ee De MR RER Men nn eh D Me ae Re ne RE RE dE E 8 Comptabilit ss rennes ia nn ton tt nn en ut opos pee 8 A deteste nr en te rt sr enr des ne NON 9 Syndicalisation et d veloppeme t een deed ege eg eege geed ed ee ege 9 A O O NON 10 ACHON T or LAr rin cortan ee 10 S ivi d s IC 10 Entreprises etsections syndicales ui A a RA i soio RA 11 Dansiles branches EE O AAA 12 Dans le sector public noras AA AA EA A A AAA EA A A A AA A EE ETE A 12 Conseils Sup rieurs et comit s PAU ci a 12 Commission administrative paritaire avancement mutation seesessseesrsssttesttetttttssttssttstttstttt tt ntete tetten tt RR ERROR RAR R ERAN RR RR RRE RR RR Rnnn nr eee 13 Relations avec l ministere de totelle dde men nn ne O E ee Abe atteste 13 Text siStatutaires et laboration ne nn an ia en a nn Le des el2. comptes de gestion 10 ans D truire Interventions et comptes rendus CFDT 10 ans Conserver Proc s verbal par entreprise 10 ans D truire R f rentiel de conservation F d rations CFDT Relations avec les sections Courrier avec la coordination et les sections des diff rents 8ans Conserver syndicales tablissements Liaison inter coordination documents pr paratoires comptes rendus 8 ans Conserver Circulaires de la coordination 8 ans Conserver Bulletins et tracts des sections 10 ans D truire Remont es li es un conflit collectif 8 ans Conserver D fense individuelles d adh rents 30 ans D truire Dans les branches N gociations et accords Textes des accords et conventions collectives Validit Conserver Rapport de branche 8 ans Conserver Commission paritaire propositions patronales et syndicales comptes 8 ans Conserver rendus Commission paritaire de Statistiques sur effectifs 8 ans Conserver l emploi Demandes d agr ments de stages 10 ans D truire Comptes rendus des r unions 8 ans Conserver Au niveau f d ral Commission nationale de branche notes pr paratoires comptes 8 ans Conserver rendus Circulaires f d rales de branche 8 ans Conserver Dans le secteur public Conseils sup rieurs et comit s paritaires CSFPE CSFPT Documents pr paratoires projets de d crets 10 ans D truire D clarations et courrier de la f d ration 8 ans Conserver Compte rendu f d ral de la r union 8 ans Conse
3. D truire SAUF pour UFFA Elections professionnelles Elections propres au champ Textes r gissant les modalit s 8 ans Conserver f d ral CAP caisses de retraites ceuvres sociales conseils d administration Conception de la campagne aspect politique 8 ans Conserver R f rentiel de conservation F d rations CFDT Candidatures listes et professions de foi mat riel de propagande 8 ans Conserver f d ral et d clinaisons locales r sultats officiels et CFDT Liste des lecteurs Validit D truire Contentieux lectoral 30 ans D truire Elections g n rales Circulaires et mat riel de propagande conf d raux Validit D truire prud hommes Circulaires et mat riel de propagande f d raux 8 ans Conserver R sultats 8 ans D truire Conserv s aux Archives conf d rales Elections d entreprise CE DP Textes r gissant les modalit s 5 ans D truire Candidatures listes professions de fois liste des lecteurs mat riel de 10 ans D truire propagande R sultats 8 ans Conserver Administrateurs caisses de retraite mutuelle OPCA FAF action sociale R unions du conseil Documents pr paratoires Validit D truire d administration Interventions syndicales notes manuscrites proc s verbal compte 8 ans Conserver rendu R unions du conseil de gestion Documents pr paratoires proc s verbal officiel Validit D truire Interventions syndicales notes manuscrites compte rendu CFDT 8 an
4. Validit Validit Validit Conserver Conserver Conserver D truire Conserver Conserver Conserver Conserver D truire D truire D truire Sauf si la publication est int gr e a un dossier et qu elle apporte un clairage sur le sujet trait 16
5. rentiel de conservation F d rations CFDT Personnel Organigrammes tableaux des effectifs Validit Conserver Gestion du personnel Dossiers individuels Validit Conserver Bulletins de paie 50 ans D truire Curriculum vitae fiches de poste entretiens d appr ciation demandes A conserver tant que la de formation comptes pargne temps CET personne est salari e de la f d ration puis d truire Validit D truire Gestion des absences cong s annuels cong s exceptionnels ARTT demandes justificatives Contr le du temps de travail fiches horaires p riodiques 5 ans D truire 5 ans D truire Conserver les rapports de stage si utiles Formation Plan de formation rapports annuels Validit Conserver Pr voyance m decine Contrat d adh sion la mutuelle dossier m dical individuel Validit Conserver jaires curriculum vitae lettre de motivation rapport de stage Stagiaires curricu pp g Jans Trier Chronos des convocations aux visites m dicales 2 ans D truire Comit d entreprise Comptes rendus des r unions du comit d entreprise des d l gu s du personnel Comptabilit Factures pi ces comptables 10 ans D truire Bilans cl ture des comptes Grand livre balance des comptes 10 ans Conserver 5 ans Conserver Pi ces justificatives remboursements relev s de comptes bancaires i 10 ans D truire d clarations annuelles de donn es sociales DADS R f rentiel de co
6. Lanester etes 13 Elections professionnelles ai a DA A tnt datation d tient 13 Administrateurs caisses de retraite mutuelle OPCA FAF action sociale ooonnccnnncccnnnnnccononnncnononcnnncnonancncconnnnncnnnancnnncnncannncnanancccnnnnnos 14 D UN 15 Ed EN d CC EEN 15 Services des syst mes d information F d raux ii Dad 15 Information Communications in RSR RU SR AE ai o 16 R f rentiel de conservation F d rations CFDT Introduction R daction du r f rentiel Date de cr ation et de mise jour du r f rentiel mai 2014 Notes relatives la r daction du r f rentiel r dig par Elise Mavraganis service des Archives CFDT Qu est ce qu un r f rentiel de conservation Ce r f rentiel de conservation est un outil destin faciliter les proc dures d archivage Il r capitule pour chaque fonction f d rale la liste non exhaustive des documents Il est susceptible d volu et d tre modifi en fonction de l activit des f d rations L objectif d un r f rentiel de conservation est de fixer les r gles d archivage afin de fluidifier le traitement des documents liminations ou versements pour viter la constitution d arri r permettre aux services producteurs comme au service des archives interf d rales d valuer les besoins d espace n cessaire la conservation des documents Apporter de la coh sion entre les pratiques des diff rents services s assurant ainsi de la conservation d
7. a DUA Trier tri des dossiers les instructions de tri sont pr cis es dans la colonne Observation Cette mention de tri ne doit pas tre confondue avec le tri interne op ration qui doit tre r alis e syst matiquement et qui consiste en l limination de certaines pi ces au sein du dossier Le tri interne doit tre pratiqu dans tous les cas y compris lorsque le dossier est appel tre conserv aux archives Le tri interne consiste en l limination des Doublons Brouillons Toute documentation n apportant pas d clairage particulier sur le sujet Si aucune mention n est port e dans la colonne Observations le tri interne doit se limiter ces liminations e Colonne Observations cette colonne apporte toute pr cision utile sur le mode de production des documents les crit res de tri ou encore sur les textes r glementaires justifiant ou non leur conservation R f rentiel de conservation F d rations CFDT Protocole de versement En application de ce r f rentiel de conservation les f d rations ont la charge d organiser au terme de leur DUA le transfert des archives au service des Archives CFDT en r digeant un bordereau de versement d taill Celui ci sera communiqu par le correspondant archives nomm au sein du service via l intranet du progiciel Mnesys Archives R f rentiel de conservation F d rations CFDT R unions statutaires Congr s f d ral Commission ex c
8. eaux syndicaux 10 ans Conserver R unions du conseil ou bureau 10 ans D truire Bulletins tracts envoy s par les syndicats 5 ans Trier Ne garder que ceux ayant un int r t historique 10 R f rentiel de conservation F d rations CFDT Relations f d ration syndicat Contrat d aide au d veloppement fiche d identit du syndicat Validit Conserver Correspondance comptes rendus de tourn e 5 ans Conserver Suivi de conflits locaux 5 ans Conserver Entreprises et sections syndicales Accords d entreprise Accords et comptes rendus des r unions de n gociation 5 ans Conserver n gociations et relations sociales Notes de services de la DRH Validit D truire Bilan social 10 ans D truire Bilans auxiliaires formation professionnelle 10 ans D truire Courrier entre la f d ration et la direction 8 ans Conserver Suivi de conflit courrier positions f d rales et locales tracts revue de 5 ans Conserver presse Textes des plans sociaux 10 ans Trier D truire les conventions FNE garder les synth ses Institutions repr sentatives du D signation des d l gu s syndicaux r sultats des lections 8 ans Conserver personnel professionnelles Rapports et comptes rendus des comit s centraux d entreprise CCE 10 ans Trier D truire les documents comit s de groupe pr paratoires Rapports et comptes rendus des comit s d entreprise CE 10 ans D truire Conseil d administration Documents pr paratoires
9. es documents essentiels et de l limination des doublons Faciliter les relations entre les f d rations et le service des archives interf d rales en fournissant une base aux r flexions venir L objectif final est de simplifier le traitement des archives En accompagnant les f d rations pendant la p riode o ils conservent les dossiers conseils de tri interne afin de r duire la taille des dossiers En permettant de fluidifier et de normaliser le protocole de versement et d limination en fournissant un outil unique de r f rence Dans tous les cas la mention d un document dans le r f rentiel de conservation ne constitue pas une obligation de production R f rentiel de conservation F d rations CFDT Mode d emploi du r f rentiel e Colonne Description r pertorie les diff rentes cat gories de dossiers et de documents produits ou utilis s par les f d rations e Colonne DUA dur e d utilit administrative dur e l gale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d tre utilis par le service producteur ou son successeur e Colonne Sort final au terme de la DUA trois sorts peuvent tre r serv s aux documents Conserver conservation d finitive et int grale des dossiers Au terme de la DUA les dossiers pourront tre conserv s dans un local de pr archivage avant d tre vers s au service des Archives interf d rales D truire destruction int grale des dossiers au terme de l
10. nservation F d rations CFDT EE Actes d acquisition titres de propri t attestations de vente plans Location baux factures contrats conventions tats des lieus etc Contr le de s curit des b timents proc s verbaux de commission de s curit rapports agr ments demandes d intervention Contrats de maintenance et de nettoyage 5 ans 30 ans Conserver Trier D truire Trier Conserver les baux et les conventions Eliminer le reste Conserver 5 ans apr s la fin du contrat puis d truire Syndicalisation et d veloppement SCPVC Statistiques sur les rentr es de cotisations bilans annuels Validit Conserver Circulaires aux tr soriers manuel d utilisation GAZEL D veloppement Plan de d veloppement f d ral notes pr paratoires aux instances r unions de groupes de travail Fonds d organisation Contrat de syndicalisation et suivi Comptes rendus de la Commission F d rale Organisation CCO contrat de syndicalisation et suivi contrat d aide au d veloppement fiche d identit du syndicat Campagne de syndicalisation Mat riel f d ral affiches tracts autocollants Circulaires Circulaires conf d rales sur le d veloppement et la tr sorerie Circulaires f d rales aux tr soriers de syndicats SCPVC Service central de Perception et de Ventilation des Cotisations Validit 10 ans 5 ans 5 ans Validit 5 ans 5 ans D truire Conserver Conser
11. rver Proc s verbal officiel 10 ans D truire UFFA conserve CSFPE INTERCO conserve CSFPT 12 R f rentiel de conservation F d rations CFDT CTPM et CTPC Documents pr paratoires 10 ans D truire D clarations de la f d ration compte rendu 10 ans Conserver Commission administrative paritaire avancement mutation Audiences Dossier pr sent notes manuscrites compte rendu 10 ans Conserver Expression du minist re Rapports point presse projet de loi 10 ans d truire Textes statutaires et laboration Textes r glementaires Circulaires de la Direction ou du minist re de tutelle Validit Trier Ne conserver que les textes expliquant le statut du personnel 3 Positions f d rales comptes rendus f d raux 10 ans Conserver Dossiers individuels pr sent s proc s verbaux 10 ans D truire D z I Relations avec le minist re de tutelle Textes r glementaires portant statut des diff rents corps Validit Conserver Textes r glementaires portant avis de vacance de poste avis de Validit D truire concours organisation temporaire Textes r glementaires applicables aux fonctions publiques dur e du Validit D truire travail hygi ne et s curit Actions f d rales Participation un groupe de travail minist riel de r flexion et 10 ans Conserver proposition Action f d rale sur un projet de d cret 10 ans Conserver Informations de l UFFA sur les n gociations et actions en cours 10 ans
12. s Conserver Elections des administrateurs Campagne candidatures r sultats 8 ans Conserver H Liste des lecteurs 10 ans D truire Politique f d rale Toute note sur le positionnement f d ral dans ces organismes 8 ans Conserver fonctionnement avenir courrier de fond Liste des administrateurs CFDT d signations 8 ans Conserver Activit s des Secr taires f d raux ou nationaux Action juridique International Secr tariat Activit s des Secr taires conf d raux Services des syst mes d information f d raux Solutions logicielles Site internet institutionnel R f rentiel de conservation F d rations CFDT R unions de coordination f d rale des administrateurs bulletins ou 8 ans circulaires sp ciales Fonctionnement des groupes projets et des groupes de travail sur une SE A 5 ans question donn e comptes rendus crits d clarations Dossiers de soutien aux adh rents et aux syndicats 30 ans Chronos courrier d part et arriv e 5 ans Fonctionnement des groupes projets et des groupes de travail sur une e A SE A 5 ans question donn e comptes rendus crits d clarations GESSY GAZEL TOTEM licences utilisateurs documentation technique certificats de Validit Charte relative a l ergonomie des sites document normatif liste de SE Validit gabarit tableau de sp cification technique Indicateurs d activit s statistiques des sites lettres stati
13. stiques synth ses sur les performances du site rapports d valuation des sites Sans Productions de contenus articles m dias Validit conserver Conserver Trier D truire Conserver Trier D truire Trier Conserver Conserver uniquement les dossiers ayant un int r t historique pour l histoire f d rale Conserver les documents n cessaires l archivage long terme d une base ou d une application documentation sur les m tadonn es D truire le reste Conserver uniquement les statistiques annuelles et documents de synth se 15 Information Communication Plan de communication Expressions f d rales Publications Supports de communication Publications des autres structures CFDT Publications des autres organisations syndicales R f rentiel de conservation F d rations CFDT Interventions du Secr taire g n ral ou de Secr taires nationaux d l gu s f d raux dans la presse crite ou audiovisuelle communiqu s de presse dossiers de presse Statistiques sur les abonnements et la diffusion Gestion des abonnements Journal bulletins circulaires Brochures d information plaquettes d accueil livres Affiches autocollants objets identitaires Films r alis s par la f d ration Publications des autres conf d rations syndicales Publication des autres f d rations syndicales Validit Illimit e 5 ans 10 ans 5 ans 5 ans Validit 5 ans
14. utive Bureau Conseil Organisation mat rielle h bergement co t financier bulletins de vote Reglement et ordre du jour avant projet de r solution amendements des syndicats travaux de la commission des r solutions candidatures au Bureau national invitations mallette du congressiste pr sentation et r ponse des rapporteurs interventions des syndicats r solution g n rale r sultats des votes presse conf d rale dossier de presse revue de presse nationale bilan du congr s Organisation mat rielle h bergement co t financier Ordre du jour notes relev s de conclusions mise en uvre des d cisions notes manuscrites des permanents 10 ans 5 ans 10 ans 5 ans D truire Conserver D truire Conserver Fonctionnement Administration g n rale Gestion du courrier Chronos arriv e 5 ans D truire Chronos d part 5 ans Conserver Gestion des services Activit s des Secr taires f d raux Archives 1 Dur e d utilit administrative Notes de services comptes rendus de r union de service Fonctionnement des groupes projets et des groupes de travail sur une question donn e comptes rendus crits d clarations Bordereaux de versement et d limination Tableaux de gestion 5 ans Validit Validit Conserver les notes et comptes rendus ayant une port e g n rale et r glementaire Eliminer le reste Conserver Conserver D truire R f
15. ver Conserver conserver D truire Conserver R f rentiel de conservation F d rations CFDT Politique de formation Plan f d ral de formation syndicale comptes rendus de la Commission Conf d rale Formation CCF comptes rendus de r unions des 5 ans Conserver responsables f d raux la formation Circulaires et courrier du secteur conf d ral formation 5 ans D truire Sessions de formation Conception questionnaire d valuation 5 ans D truire Dosser de l animateur programme listes des participants documents remis aux sessionnaires questionnaires d valuation support de 5 ans Conserver formation compte rendu bilan synth se de l valuation Factures attestations de stage 10 ans D truire Subventions Notification du montant 10 ans Conserver Pi ces justificatives 10 ans D truire Action revendicative Groupes de travail Groupe de travail f d ral paritaire ou intersyndical sur le sujet 10 ans Conserver comptes rendus Expressions Expressions f d rales 5 ans Conserver Expressions des autres organisations CFDT et autres organisations 5 ans D truire syndicales Action f d rale sp cifique Rassemblement colloque formation journ e d action 5 ans Conserver Enqu te Enqu te aupr s des adh rents ou syndicats 5 ans Trier Ne conserver que la synth se Remont e des syndicats 5 ans Conserver Suivi des syndicats Instances syndicales et activit Statuts affiliation composition des bur
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