Témoignage par Hugues Granier, responsable de la
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1. Fix s par la tutelle et appliqu s sur tous les produits e Marge Possible destination du secteur priv de Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec 2 Universit 2 f vrier 2015 IT d AT PY UT de Toulouse MSN AE e Ale TI ler SSII TN LES TARIFS 4 _ HORS FOURNITURES CNRS see pere dont contrat support g r par CNRS Consommables sous traitance infrastructure e Acad miques externes au CNRS acad miques nationaux dont contrat support pas g r par le CNRS Consommables sous traitance infrastructure frais de si ge e Priv s avec prestation effectu e par le demandeur demandeurs priv s ou internationaux qui r alisent la prestation eux m me Consommables sous traitance quipements infrastructure frais de personnels diminu s des personnels directement impliqu s sur les produits frais de si ge marge e Priv avec prestation effectu e par la plateforme demandeurs priv s ou internationaux pour lesquels la plateforme r alise la prestation Consommables sous traitance quipements infrastructure frais de personnels frais de si ge marge E Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS AIRES f mirr conventione avec 2 f vrier 2015 e de Toulouse MACAEL CHITTE LARN Jorg m T a MATE e ICHES DE CALCUL Audit es dans chacune des zones Autres r2. La facturation auditable dans la plateforme de micro et nanotechnologies du LAAS CNRS Hugues Granier granier laas fr Responsable du service TEAM En charge de la plateforme RENATECH D marche du LAAS vers la DR14 d but 2011 Pr sentation du LAAS la DCIF avril 2011 2011 2013 Relances successives du LAAS vers la DR14 et de la DR14 vers le CNRS Contact s par DSFIM mars 2013 Groupe de travail mars septembre 2013 r daction note de cadrage DR12 DR14 LAAS DR2 DSFIM et DCIF F vrier octobre 2014 LAAS DR14 mise en place du calcul des co ts 3 juillet 2014 publication de la note DSFIM SBOR D 2014 46 Novembre 2014 validation des co ts et tarifs de la plateforme de micro et nanotechnologies du LAAS Mise en place de la facturation auditable au 1 janvier 2015 B nn E Laboratoire i aa conventionn avec n t dl 2 K ji l Universit de Toulouse E ED CARNOT LA PLATEFORME SALLE BBANCHE K OS V7 e UPR 8001 bi rattachement INSII INSIS RD e 20922 m e 675 personnes au 31 12 2013 Budget op rationnel 2013 13 M e Plateforme salle blanche e Membre IR Renatech e 2526 72 m e Service technique de 36 IT e 180 utilisateurs pr sents e Budget op rationnel moyen 1 16 M e Hors investissements 30 M d quipements quivalent neuf e Certains plus dans les immobilisations Laboratoire Journ e des administrateurs de
3. TP To BE PROCESSUSDE FAQ EPS EON 44 D FACTURY i e Alafin des per 1 Calcul du co t 2 Envoie au demandeur d un docu les activit s e Au responsable du projet pour tablissement d un bon de commande En interne au laboratoire copie au responsable d quipe A r ception du bon tablissement de la facture par la DR Notification au LAAS des sommes engag es 5 Recouvrement par la DR Alafin des projets Possibilit d utiliser les documents pour la justification financi re Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS T ERr louse R UNIE Re AE OIR 2 f vrier 2015 AUJOURD HUL DES OUTIE SID AIDE 1 e Sur le processus g n ral de calcul e Mode d emploi au LAAS Des chapitres pour chaque acteur de la facturation e TEAM commandes et fiches de processus Utilisateurs fiches de processus et facturation e Un outil d aide au calcul N LAAS Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS CNRS s a conventionn avec 2 f i 2015 as l Universit de Toulouse Sa HIMSTITUT CARNOT 3 EXT DA DA EN INER D DOS CAT 0 PSP Y CONS DANSLE SUIVI DES ACTIVITES 7 e 472 lt 27 2e lt b A gt e Une fiche de processus num gt en attendant e Une application e gt de suivi des activit s en salle blanche en cours de d veloppement au laboratoire pour remplacer les fiches de processus e
4. or Signature Signature principaux acteurs etBrdinateur TEAM Claude Reine EOTP projet 305212 Signature Identification de l EOTP Th me du projet Fabrication MOS HT des EOTP Date de fin de r alisation code ta rif Th matique du R f rence des chantillons processus EE Nb r d uvr 01 09 2013 2 100 Substrats 4 P 10 Report de toutes les 03 09 2013 PES CS ne CE informations proc d s sur 02 09 2013 P SU8 P AUTO les codes nomenclature 2 52 __ D coupe substrats 1n Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec Uni iversi t 2 f vrier 2015 le Tou louse MAUMEE ete DSTI TNE LE PROCESSUSDE FACTURATION INTERNE 3 4 N LAFICHE DEP ROCES D of ae D FRAIS GENERAUX s agit de toutes les fournitures du quotidien utiles au travail dans la plateforme On y trouve les cahiers la verrerie les pinces les produits chimiques g n riques tels l ac tone les acides tenues gants etc e Ces co ts sont inclus dans le produit frais g n raux nomenclature F FRAI I est inutile de les reporter sur la fiche de processus car ils sont calcul s automatiquement lors de la cl ture de la fiche de processus pour facturation Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec n t 2 19 oulouse MUMIS CLEE AEIR 2 f vrier 2015
5. permettent de mieux planifier certaines activit s de maintenance infrastructure choix plus clair s Gestion financi re Meilleure fluidit de la gestion de la plateforme Car pas pr affecter les commandes sur des contrats supports Coh rence de l affichage des tarifs diff rents utilisateurs Contrat supports Simulation pr alable au montage du projet en connaissant le cout complet et le montant propos argument de n gociation Simplification de la justification car faite sur des tarifs audit s et explicit s par le CNRS aupr s des financeurs Tr s structurant pour la plateforme Possiblement pour un laboratoire si tendu d autres plateformes s il y a un int r t LAAS Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS CNRS sm ARNOT F LAAS CNRS Un sigle Facturation Auditable de Tarifs Audit s dans les e Laboratoires Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS 2 f vrier 2015 Merci la DSFIM DCIF DR14 et les Services administratifs du LAAS CNRS Merci de votre attention changes sur notre exp rience granier laas fr Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS 2 f vrier 2015
6. 3 prestations propos es e Unit s d uvre l heure d implication des personnes pour la formation et l encadrement LAAS 77 Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS CNRS conventionn avec Are niversit BR RSRRNS 2 f vrier 2015 INSTI 4 l Universit de Toulouse RS ICA LCUEDES COUTS Tra abilit de toutes les d penses Un point unique de pr paration des demandes d achat responsable de service ORGANISATION PERMETTANT LE Lignes sp cifiques dans Geslab e Tra abilit des activit s Fiches de suivi des proc d s de fabrication e Affect es un projet identifi au pr alable Fichiers de suivi dans les zones d activit s e Recoupement ventuel des fiches de suivi des proc d s e Recensement des proc d s d int r t g n ral qu il faut facturer calibrations mises au points g n riques Ainsiil est possible de faire un lien auditable entre d penses et activit s e Cr ation d une nomenclature qui permettra d identifier encore plus clairement le lien entre les demandes d achat et un produit Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec Are niversit WANNER 2 f vrier 2015 Toulouse MANS AE OIR Fur res iche de calcul en photolithographie Mati res premi res n cessaires la r alisation des produits mais qui peuvent tre fournies par le demandeur Pas dans la de
7. enseignements demand s en compl ment des fiches de calcul e Argumentation de tous les calculs et des sp cificit s 1 Pr sentation de la plateforme de micro et nanotechnologies du CNRS LAAS 1 1 Le Laboratoire la plateforme 12 Typologie de la client le 1 3 Etude succincte de la concurrence 2 G n ralit s sur la d termination des co ts complets et des tarifs 2 1 Les diff rentes postes de d termination des co ts complets 2 2 Les unit s d uvres 2 3 Les cl s de r partitions 2 4 La grille tarifaire 3 Sp cificit s propres chacune des zones de la plateforme dans la d termination des co ts complet et des tarifs 3 1 Photolithographie 3 2 Nanor plication 3 3 Jet d encre 3 4 etc 3 14 Synth se Annexe 1 Plans de la plateforme fournis par le SAI de la DR 14 Annexe 2 Liste des principaux quipements de la plateforme de micro et nanotechnologies Annexe 3 Le personnel de la plateforme de micro et nanotechnologies Annexe 4 1 Synth se tarifaire produits Annexe 4 2 Synth se tarifaire prestations Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec Universi de Toulou 2 f vrier 2015 t US l Universit de Toulouse d mARNOT i ETELE e Validation des fiches de processus avant toute op ration en salle blanche l utilisateur vient retirer une l renseigne les diff rents l ments administratifs dont R f
8. mande r glementaire mais pr sent es par souci de transparence Consommables Cas particuliers de d rogation la r gle des 1 ans car certains consommables sont introduits dans des quipements et durent 2 ans ex EJM Alors le co t est calcul sur 2 ans et argument dans le rapport Sous traitance Co ts appliqu s sur 1 3 ans selon les produits Equipements l n est fait mention que des immobilisations avec un amortissement en cours Les immobilisations d j amorties ne sont pas mentionn es car elles n ont aucun impact sur le calcul des co ts et tarifs p LAAS Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS CNRS conventionn avec A Universit BRASSENS 2 f vrier 2015 de Toulouse R UNIE ATOI 2 CARNOT RNOT LAAS CNRS CNRS LECALCUL DES COUTS AVEC QUELQUES PARTICULARITES e Frais de personnel Prise en compte dans chaque produit des personnels qui assurent des missions transversales de soutien au prorata de leur implication Infrastructures Trois niveaux e Frais au niveau du laboratoires imputables pour partie la plateforme EDF GDF gardiennage s curit etc e Frais propres la plateforme M nage sp cifique tenues sp cifiques etc e Frais propres une zone d activit Am nagements sp cifiques tra ables Cl s de r partitions argument es dans le rapport sur chacun des niveaux e Frais de si ge
9. rence du projet dans l application Renatech R f rence de la fiche de processus Identit et signature du demandeur Identit et signature du coordinateur TEAM Tr s bri vement la nature des travaux qui seront r alis s Date de demande Identit et signature du responsable du projet Ce dernier doit lui m me renseigner les l ments financiers dont R f rence du contrat support sur lequel sera imput e la facture finale On distingue clairement le contrat support du projet scientifique Il s agit ici de mettre la r f rence du contrat de financement telle qu elle est connue au service financier n EOTP et non l acronyme de la partie scientifique D s que ces renseignements sont compl t s l utilisateur peut travailler dans la plateforme p LAAS Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS CNRS conventionn avec A Universit BRASSENS 2 f vrier 2015 de Toulouse R UNIE ATOI 2 CARNOT RNOT LAAS CNRS CNRS LE PROCESSUS DE FACTURA TON 2 4 LA FICHE DE PROCESSUS Les quipes travaillent dans la plateforme sur les fiches de processus qui doivent tre clairement renseign es Co t calcul lors d une demande ou en fin de LAAS CNES processus R f rence projet sur E l application Renatech Service TEAM akepa Fiche de processus ee R f rence de la fiche de Obligatoire pour le travail en salle blanche processus Demandeur Pierre Quiroule Jean Dubois
10. s laboratoires INSIS conventionn avec Fute Universit BRRRSRRRS 2 f vrier 2015 mINSTITUT de Toulouse MSN AE ER ter INSTITUT 3 LAAS CNRS A lt CLIENTELE Deux types de projets e Porteurs des projets e Avec implication des chercheurs du laboratoire e 40 priv 70 an e 60 public e Dans le cadre de l ouverture Renatech Dans le cadre Renatech gt 70 an e R alisation par le demandeur e Prestations par le service technique Evolution of projects origins RS Industriels 80 Acad mique ji Total External 2 f vrier 2015 ulouse MAUMEE AOIR CAR NOT a PE Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec QE LES ACTIVITES ER LEESPRODUITS OUPEN DECOULENT e Expertise quipements proc d s TONEGO encadrement pour la r alisation de micro et nano composa nts puces www cnrs fr cnrs images multimedia laas 360 hall html e Preuves de concept et r p tabilit de la proue de concept 21 te Ar r e Unit s d uvres selon le produit e op ration e heure e La minute e La seconde e Dont un produit frais g n raux qui prend en compte l ensemble des autres co ts n cessaires au fonctionnement de la plateforme pour la r alisation des produits prestations et qu il n est pas possible de discr tiser sur chacun d eux e EX certains produits chimiques les gants charlottes etc e 3
11. t offrir des fonctionnalit s proc d s et facturations tendues Unear on de suivi des quipements avec de multiples fonctionnalit s R servations Maintenance Newsletters e __ Et apr s apr s demain Une application unique E Laboratoire Journ e des administrateurs des laboratoires INSIS conventionn avec ire Universit BR RSRRRE 2 f vrier 2015 de Toulouse MUR AE e elle ET CONTRAINTES Tra abilit auditabilit de toutes les actions en relation avec les projets Commandes elles doivent tre fl ch es Op rations elles doivent tre not es Taux d occupation des machines Europe M thodologie de calcul Lourde et chronophage la premi re ann e car dossier tr s document b tir et fournir Demande un suivi continu et rigoureux DE TOUS Anticipation Capacit d tablir des budgets pr visionnels pluri annuels pour faire un calcul des co ts liss sur plusieurs ann es conventionn avec Universit ao de Toulouse MAOTI EIE ATIR 2 f vrier 2015 NSTITU Re 5 Q AVANTAGES Tra abilit auditabilit de toutes les actions en relation avec les projets Connaissance pr cise et approfondie des co ts de fonctionnement M thodologie de calcul Uns fois mise en place facile de renseigner les rubriques et donc de connaitre en temps quasi r el les co ts de fonctionnement Anticipation Les budgets pr visionnels
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