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1. CONVENTION DE LOCATION DE LA Maison des loisirs et de la Culture Pr ambule La pr sente convention a pour objectif de pr ciser les principales dispositions de location de la salle des f tes pour en assurer le bon fonctionnement En signant le contrat l utilisateur des locaux est r put te soumettre sans r serves aux clauses de ce document Il sera en possession d un exemplaire de ce cette convention et s engage la respecter et la faire respecter par ses invit s L association socioculturelle qui s occupe de la gestion de cet immeuble se r serve le droit de poursuivre les personnes qui auront gravement enfreints les clauses de cette convention en particulier s ils sont l origine de dommages s rieux Elle peut aussi prendre la d cision de ne plus accepter de locations avec les individus en cause Le r gisseur de la salle est Mme Doris ALBRECHT Une liste des personnes appeler en cas de difficult s est affich e la porte d acc s du bureau en cas de difficult s c est eux de prendre les d marches qui s imposent Possibilit s de location La r novation de la salle des f tes nous permet de vous faire dor navant des propositions vari es de location 4 possibilit s de surfaces vous sont propos es avec chaque fois l ajout ventuel de la cuisine Cas1 hall d entr e sanitaires surface lou e 196m2 Cas2 hall d entr e sanitaires petite salle surface lou e 546m22. arriv e des convives le chauffage de base assurant une ambiance bien plus agr able aux occupants des lieux L utilisation de lair puls entra nant un l ger courant d air pr judiciable au confort il est conseill d utiliser ce syst me en l absence de personnes dans la salle En cas de temp ratures lev es cette m me ventilation peut tre utilis e pour rafra chir l atmosph re Autorisations administratives Les demandes d autorisation sont faire parvenir la mairie de Seltz au plus tard un mois avant la date de location Cette autorisation ne sera valable que si elle est confirm e par les autorisations administrations concern es gendarmerie et sous pr fecture Il est n cessaire d effectuer ces d marches au minimum 1 mois avant la manifestation pr vue Appareillages lectriques La salle des f tes est quip e de tous les appareils n cessaires pour r alis s la cuisine et obtenir l animation sonore ou vid o quels que soient vos souhaits Pour des raisons de s curit il n est pas autoris de faire des branchements d appareils de cuisson ou d autres quipements En cas de besoin sp cifique s adresser au g rant qui pourra vous proposer des solutions Les orchestres doivent utiliser les prises sp cifiques pr vues cet effet que lui indiquera le r gisseur En cas d infraction cette recommandation tous les ventuels d g ts issus de ce comportement vous seront factur s Bar Apr
3. si la situation se d grade Rappel de quelques r gles l mentaires de s curit Les issues de secours et les passages doivent rest es d gag es Ne pas toucher aux extincteurs sauf si en cas de n cessit imp rative Pour viter qu un ventuel feu ne se communique d une pi ce l autre certaines portes sont quip es de ferme portes ces actionneurs ne doivent pas tre neutralis s par quoi que ce soit L acc s aux locaux techniques est interdit Il est galement formellement interdit d ouvrir les armoires lectriques ou celles de commande du chauffage Nous r futons toute responsabilit en cas d accident ventuel et nous nous r servons le droit de poursuite en cas de d t rioration directe ou induite par la man uvre T l phone Un t l phone est disposition en cas d urgence num ro d appel 07 78 41 41 29 Pour appeler les secours en cas d accident ou d incendie Pompiers 18 amu 15 N international 112 Chauffage et a ration 3 Mise jour janvier 2014 La salle est d sormais quip e d un chauffage par le sol qui assure en permanence une temp rature temp r e dans les locaux Il peut parfois tre utile de le compl ter par le chauffage additionnel par air puls par une action sur le commutateur situ sur l armoire lectrique pr s du bar Un fonctionnement d une heure avant le d but de la manifestation doit suffire Il est conseill d interrompre cette ventilation d s l
4. sur le cot du tableau lectrique pr s du bar en ouverture permanente les 2 d tecteurs de proximit ouvriront alors les g ches lectriques des 2 portes d entr e lors de l approche des personnes suivantes Les lecteurs 2 et 3 l int rieur du bar permettent d acc der aux fonctions d clairage et de chauffage dans les deux salles principales Il convient de passer le badge sur les r cepteurs correspondant votre location sur les deux en cas d occupation compl te Le lecteur 4 situ l entr e de la cuisine vous permet d acc der celle ci si sa location est incluse Les portes normales de communication avec les grandes salles sont ouvrir le cas ch ant Des aimants les maintiennent en positions ouvertes Le passage de la carte d acc s la sortie permet de remettre en veille le chauffage et l clairage des locaux Il faut remettre le commutateur mode d entr e du tableau lectrique principal O gt Toute carte d acc s perdue sera factur e 50 Un syst me d anti intrusion est install qu il faut d sactiver ou activer gr ce un code 4 chiffres Ce code vous sera donn par le r gisseur Il est totalement d conseill de le noter autrement que d une mani re totalement discr te si c est indispensable ou de le communiquer une tierce personne Ce code est r guli rement modifi Rangement En r gle g n rale les tables et les chaises sont ranger aux
5. Cas 3 hall d entr e sanitaires grande salle surface lou e 721m2 Cas 4 hall d entr e sanitaires 2 salles r unies surface lou e 1046m2 Dans chaque cas il est possible d ajouter la cuisine d une surface d environ 125m2 La dur e de location propos e comprend 3 alternatives dur e 5 heures c est le minimum de facturation Y2 journ es soit 12 heures au maximum 1 journ e soit 24 heures au maximum A l issue d une location d une journ e il est possible d ajouter des jours ou des journ es suppl mentaires des tarifs particuliers IMPORTANT Le contr le d acc s ne vous autorisera pas acc der aux locaux en dehors de la p riode de location Le prix de la location de la salle est fix chaque ann e en d but d ann e il peut donc varier par rapport au jour de la r servation 1 Mise jour janvier 2014 Le nombre total de personnes dans la salle ne doit pas d passer 250 personnes en occupation totale Au del de cette capacit la t curit des occupants n est plus assur e Assurance Tout locataire devra tre assur pour les d g ts pouvant survenir du fait de sa pr sence ou de celle des personnes amen es fr quenter les locaux au cours de sa manifestation Il est rappel notamment pour un particulier que la personne qui signe le contrat de location peut tre rendue juridiquement et m me p nalement responsable des agissements de ses invit s m me si aucun
6. ement propre nettoyage soign de toute la batterie de cuisine des meubles et des appareils de cuisson si utilisation balayage soign des surfaces en vinyle avec si n cessaire nettoyage des taches ponctuelles Les toilettes en particulier les cuvettes et les lavabos seront laisser dans le m me tat que vous les aurez trouv l entr e dans le b timent les surfaces carrel es sont passer la serpilli re le parquet est balayer il est proscrit de le mouiller Une remise au propre de l espace ext rieur comme la zone usage de parking est galement pr voir en particulier le ramassage des d chets de toute sortes bouteilles emballages papiers gobelets etc Si le nettoyage effectu par vos soins n est pas suffisant nous nous r servons le droit apr s vous avoir mis en demeure de l am liorer de faire faire les travaux et de vous r percuter la facturation aux taux pr vus dans la tarification Ordures m nag res Il sera demand une participation financi re de 30 en ce qui concerne les ordures m nag res et si cela devait tre n cessaire une turtaxe vous sera demand e cela est fonction de la quantit d ordures m nag res Il est noter que les poubelles qui sont disposition sont comprises dans le prix de la location les poubelles bleues pour tout ce qui concerne les cartons bouteilles plastiques etc et les poubelles grises pour le reste Si les
7. emplacements pr vus cet effet Apr s nettoyage soign les tables sont mettre par 8 sur les chariots pr vus cet effet ces chariots sont amener en bon ordre leurs emplacements pr vus Les chaises sont galement empiler par 10 et mettre aux emplacements indiqu s Des consignes diff rentes peuvent tre donn es par le r gisseur en fonction des animations qui vont suivre L option nettoyage ne comprend pas le rangement de la salle qui est faire par le locataire dans tous les cas Nettoyage Si option nettoyage propos e n a pas t prise c est au locataire de r aliser cette prestation Les balais et les serpilli res sont disposition les torchons sont apporter Les produits de lavage et de nettoyage vous seront remis en quantit suffisante Il s agit d une mani re non limitative de faire les travaux suivants 5 Mise jour janvier 2014 enl vement mise en sacs ad quats et entreposage en poubelle grise de tous les d chets alimentaires y compris papiers cartons souill s ainsi que les produits en mati re plastique enl vement des papiers cartons propres dans la poubelle bleue ramassage des verres perdus mettre dans le conteneur pr vu cet effet mise dans les caisses correspondantes les bouteilles consign es entreposer au d p t lavage de la vaisselle v rification de la propret et rangement de la vaisselle ne ranger que si la vaisselle est parfait
8. eux la sortie n entra ne aucune observation En cas d annulation du contrat de location de la part du demandeur et sauf en cas de force majeure l acompte restera acquis l association socioculturelle Il est strictement interdit de sous louer partiellement ou en totalit ces locaux Un tat des lieux sera effectu la prise de possession et un autre la lib ration de la salle La caution sera rembours e dans sa totalit si aucune observation n est formuler au rendu des cl s Dans le cas contraire les frais de remise en tat justifi s par la facture seront d duits de la caution Si les co ts de remise en tat d passaient ladite caution une facture de la diff rence sera tablie au nom du locataire et il lui appartiendra de honorer avec ou sans l aide de son assurance Il est rappel que les prix sont r vis s annuellement et qu il peut y avoir une augmentation d une ann e sur l autre en fonction des d lib ration du conseil municipal de Seltz 2 Mise jour janvier 2014 Consignes d utilisation de la salle Certaines adaptations au niveau des cloisons mobiles sont possibles Elles seront mises en place par le r gisseur de la salle Il formellement est interdit de modifier ces quipements par vos propres soins De m me la tribune n est ni d placer ni modifier s il y un besoin imp ratif dans ce domaine questionner les responsables de la location Aucune fixation ne doit tre a
9. lien de parent ou de hi rarchie professionnelle ne les unit Une attestation de l assureur garantissant ces risques sera pr senter Contrat de location Le contrat de location ne pourra se faire qu avec une seule personne physique ou morale parfaitement identifi e S il s agit d une soci t ou d une association c est uniquement avec son pr sident ou un fond de pouvoir que la convention pourra s effectuer S il s agit d un groupe un responsable devra assumer les risques de locataire produire la caution et justifier de l assurance de responsabilit civile couvrant les participants Un contrat de location n est valable que s il est sign par le locataire et apr s versement la ville de Seltz de l acompte de 50 ainsi que de la caution pr vus Une promesse de location est valable 3 semaines apr s la date d exp dition du contrat au demandeur Sans r ponse positive et paiement de l acompte l issue de ce d lai la demande est r put e nulle la commune de Seltz se consid re comme lib r de sa proposition et pourra louer un autre postulant En dehors de la location une caution est exig e en fonction du nombre de personnes Elle varie entre 200 et 1 500 sous forme de ch que est exig e en garantie des ventuels dommages au cours des manifestations Pour les associations le ch que devra tre au nom de cette association et non pas d un particulier Ce ch que sera rendu si l tat des li
10. poubelles ne devaient pas suffire nous serions contraints de faire appel une soci t sp cialis e pour la mise disposition de poubelles suppl mentaires Cette location surtaxe ce moment l vous sera factur e A titre indicatif ce jour elle s l ve 36 60 TTC Par bac En outre au cas o nous serions contraints d vacuer nous m me l ensemble des ordures m nag res du fait du volume tr s important laiss s lors de la manifestation nous facturerons le co t du personnel ainsi que le prix demand par le SMICTOM A titre indicatif le co t du personnel est ce jour de 15 de l heure et le prix de la tonne demand e par le SMICTOM est de 168 14 la tonne Il est noter que ces prix sont r vis s tous les ans 6 Mise jour janvier 2014
11. pport e sur les murs ou les plafonds Les seules d corations admises doivent tre autostables poser au sol sur les tables ou la sc ne Il est galement interdit d utiliser des agrafes pour fixer quoi que ce soit sur les tables la sc ne ou d autres endroits encore Pour faire tenir les nappes seul le papier adh sif est admis Il est interdit de mettre de la lessive sur le parquet pour le rendre plus glissant Le cas ch ant les frais de remise en tat seraient la charge de la personne responsable de la location Les ventuelles d gradations qui n apparaissent qu apr s le rendu des cl s pourront faire l objet de poursuites ult rieures l tat des lieux de sortie Il est interdit par la loi fran aise de fumer dans les lieux publics cette loi s applique cette salle S curit C est la personne agissant titre personnel ou comme mandant d une soci t ou une association qui sera consid r e comme le responsable de la s curit durant la p riode de location Il lui revient entre autres obligations de s assurer que le nombre de personnes reste compatible avec leur s curit et les possibilit s d vacuation Il lui appartient d agir en cas de survenance d un incident ou d un accident par exemple d appeler les secours de faire vacuer la salle en s assurant que personne n y reste alarme incendie Il est galement responsable du maintien de l ordre et d intervenir ou de faire intervenir
12. s utilisation Tireuse de bi re elle devra tre nettoy e suivant les consignes donn es par le r gisseur R frig rateurs vid s nettoy s arr t s et laiss s la porte ouverte Cuisine ll est strictement interdit de cuisiner ailleurs que dans la cuisine Le fonctionnement des appareils devra tre connu avant de s en servir Le r gisseur est charg de vous expliquer leur mode d emploi Si la friteuse a t utilis e l huile devra tre vidang e et soit r cup r e soit vers e dans le container pr vu cet effet Les r frig rateurs devront tre vid s mis l arr t et laiss s la porte ouverte Cartes d acc s Les cartes d acc s vous permettent d acc der dans la salle pendant la p riode de location En dehors de celle ci elle interdit entr e dans les locaux coupe l clairage et interdit de manoeuvrer les trappes de chauffage Si l occupation de la salle d passe la 4 Mise jour janvier 2014 p riode de location l clairage va s teindre mais vous pourrez toujours acc der aux portes pour sortir du b timent La salle est quip e de 4 lecteurs qu il convient d utiliser en fonction des options de location Le lecteur 1 situ sur le mur ext rieur permet l entr e dans la salle par les 2 portes d entr e Apr s votre passage les portes se refermeront et interdiront tout autre acc s Pour permettre le passage des personnes suivantes il faut placer le commutateur mode d entr e
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