Comment réussir son projet décisionnel ?
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1. Que vient il de se passer Syst me de gestion de base de donn es orient vers l analyse interactive et multidimensionnelle de donn es au niveau d une entreprise Tendance r cente des syst mes d cisionnels le temps r el Support e par un petit nombre d diteurs et utilis e de fa on confidentielle par les entreprises Copyright Valutis juil 06 1 8 Valutis ce R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur Un syst me d cisionnel bien con u doit donc fournir un acc s des donn es fiables aider l utilisateur comprendre ces donn es Le probl me est moins aujourd hui l acc s l information que la capacit l analyser la synth tiser e faciliter la prise de d cision Conna tre la signification d une information c est bien Savoir quoi en faire c est mieux e aider la diffusion de l information et la mise en uvre des actions Les diff rents l ments qui composent un syst me d cisionnel Le syst me d cisionnel Infomations internes Intemet Intranet Groupvare Donr es de production Infomations exernes Renseignements conomiques Source Jean Fran ois Goglin Nouvelles technologies informatiques Hermes Les donn es sources Les syst mes op rationnels ERP gestion commerciale gestion des achats constituent de tr s loin la source la plus importante d alimentation d un syst me d cisionnel C2. fonctionnement des programmes d interface Au final la fiabilit des donn es pourra aussi tre assur e par l arr t des tats issus des anciennes l application Il est souvent normal que les donn es issues de deux syst mes h t rog nes puissent tre diff rentes mais n anmoins toutes les deux exactes C est en revanche difficile expliquer un utilisateur Ne pas viser la perfection du premier coup Il est difficile voire contre productif de viser la perfection d s les premi res installations Fonctionner par tapes et organiser le projet d ensemble comme une succession de sous projets dur e limit e permet d tendre progressivement le p rim tre couvert ainsi que le niveau de complexit de la solution avec des cons quences fortes en terme d quipe projet et de budget Il est souvent pr f rable d organiser le projet avec une quipe r duite impliqu e sur des projets successifs d extension de la solution Si ce mode de fonctionnement est retenu le budget devra prendre en compte les diff rents projets successifs et ne pas se limiter au co t du premier projet Se mettre en situation de tenir ses promesses Le projet de mise en uvre d un projet d cisionnel doit int grer d s les premi res tapes une analyse de la disponibilit des donn es dans les syst mes sources Il peut tre tr s difficile de produire certains indicateurs si l application initiale n est pas organis e pour conser
3. seconde cat gorie offre nettement plus de potentiel de gains mais les risques de ne pas atteindre les objectifs initiaux sont r els sans oublier la difficult d valuation des b n fices escompt s Les b n fices les plus souvent cit s de cette cat gorie sont les suivants unicit des chiffres une seule v rit accept e par tous meilleure planification am lioration de la prise de d cision am lioration de l efficacit des processus am lioration de la satisfaction des clients et des fournisseurs am lioration de la satisfaction des employ s Le mod le de maturit des syst mes d cisionnels Au del de la capacit des outils souvent sup rieure l utilisation qui en est faite les usages varient significativement d une entreprise l autre Diff rents niveaux de maturit peuvent 5 Source The Data Warehousing Institute tude men e aupr s de 510 entreprises utilisatrices Copyright Valutis juil 06 4 8 Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur tre distingu s dans l utilisation des syst mes d cisionnels Un outil d extraction ergonomique Le syst me d cisionnel est utilis uniquement comme un outil d extraction Les utilisateurs ex cutent des requ tes simples dont les r sultats sont copi s dans des tableurs Les tableaux de bord sont produits selon une p riodicit mensuelle en utilisant les fonctionnalit s d agr gation et de pr sent
4. Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur Comment r ussir son projet d cisionnel Lionel Navetier associ Valutis Le d cisionnel a le vent en poupe Ces derni res ann es apr s la vague de d ploiement des syst mes transactionnels les ERP auront t celles des outils d cisionnels Hier outils techniques complexes et co teux mettre en place leur d ploiement s est simplifi et leur usage s est d mocratis Certains diteurs d ERP ont m me int gr leur progiciel une offre d cisionnelle vendue comme imm diatement op rationnelle Cette d mocratisation est all e de pair avec une explosion des fonctionnalit s Auparavant limit au champ des bases de donn es OLAP et aux requ teurs le spectre fonctionnel du d cisionnel s est fortement largi Alors comment se retrouver dans cette jungle fonctionnelle et surtout comment r ussir son projet d cisionnel Qu est ce qu un projet d cisionnel Les syst mes d cisionnels sont un ensemble de technologies destin es permettre aux collaborateurs d avoir acc s et de comprendre les donn es de pilotage plus rapidement de telle sorte qu ils prennent des d cisions meilleures et plus rapides pour in fine atteindre les objectifs de leur organisation Dans leur version la plus compl te ils permettent de r pondre aux questions suivantes Que s est il pass et pour quelles raisons Que va t il se passer
5. ation de ces outils bureautiques Les tableurs de fabrication des tableaux de bord sont en g n ral complexes et difficiles maintenir par des personnes diff rentes de leur auteur L utilisateur final n a pas d acc s direct l information il re oit par mail les tableaux de bord labor s par des sp cialistes Ce mode de fonctionnement s accompagne en g n ral d une faible volution du format des tableaux de bord les apports des outils d cisionnels sont largement ignor s Les sp cialistes producteurs des tableaux de bord sont en g n ral satisfaits ils appr cient l ergonomie de l outil d extraction tout en conservant la ma trise de la production des tableaux de bord sans que leur r le volue sensiblement Les utilisateurs finaux voient peu de changements L outil d cisionnel est tr s largement sous utilis l investissement r alis dans le projet est peu rentable Cette situation est souvent le signe d une implication insuffisante des op rationnels dans le projet d cisionnel alli e une m connaissance des capacit s des outils mis en uvre Le projet aboutit la reproduction fid le de l existant pr c demment g r au moyen de tableurs aliment s plus ou moins manuellement Production automatis e des tableaux de bord Dans cette configuration les tableaux de bord sont produits directement par le syst me d cisionnel sans intervention des sp cialistes et sans mise en forme dans de
6. emple valoriser l impact d une augmentation tarifaire de l volution des ventes en quantit de l volution du taux de remise consenti aux clients du mix clients de l volution du portefeuille de clients etc Des analyses comparatives automatis es sont mises en place Les performances individuelles de la p riode sont compar es aux aux objectifs mais aussi aux performances du meilleur de Copyright Valutis juil 06 5 8 Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur la classe Les v nements exceptionnels sont mis en avant Les utilisateurs finaux sont alert s sur des risques ou des opportunit s potentielles afin qu ils puissent mettre en uvre les actions n cessaires Ce niveau d utilisation des outils d cisionnel implique une r elle r flexion dans le cadre du projet sur l activit de l entreprise et l usage des tableaux de bord Un syst me pr dictif Les fonctionnalit s d analyse statistique de l outil d cisionnel fonctionnent Les tableaux de bord comprennent des informations pr visionnelles calcul es par le syst me comme l estimation d un chiffre d affaires de fin de p riode ou le niveau de risque associ un client Ce type d utilisation est encore tr s rare du fait de l effet bo te noire des calculs r alis s L utilisateur ne comprend pas les mod les statistiques utilis s et n a pas confiance dans la fiabilit des donn es La mise en uv
7. ette source est souvent compl t e par des sources d alimentation manuelles sous forme de fichiers tableur permettant d inclure des donn es non g r es dans les syst mes op rationnels budget estimation et plus rarement des donn es externes l entreprise bases de donn es professionnelles information client Les outils d alimentation Ces outils permettent de d velopper de fa on productive des programmes d extraction transformation et chargement de donn es depuis les syst mes sources dans l entrep t de Copyright Valutis juil 06 2 8 Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur donn es Data Warehouse ou Data Mart Ils incluent en outre des fonctionnalit s de contr le de fiabilit et de coh rence des donn es int gr es dans le syst me d cisionnel et de supervision de la bonne r alisation des traitements de chargement au travers de consoles d exploitation Ces logiciels sont fondamentaux pour assurer la fiabilit de l application leur surveillance quotidienne est indispensable Les outils d alimentation s appuient en g n ral sur une couche d abstraction appel e r f rentiel des m ta donn es identifiant les sources et cibles d information les r gles de transformation et de contr le les processus d alimentation Les outils d alimentation jouent aussi un r le cl dans l optimisation du fonctionnement du syst me d cisionnel En effet celui ci
8. ne permet pas de cr er ou de mettre jour des donn es au del de la constitution d agr gats correspondant des synth ses de donn es d taill es D s lors il est souvent opportun pour viter la r p tition de calculs fastidieux et p nalisant pour les temps de r ponse d utiliser les outils de chargement pour mettre jour ou cr er des informations de synth se stock es dans le Data Warehouse et utilis es pour produire des tableaux de bord L entrep t de donn es Il s agit d une base de donn es g r e par un logiciel sp cialis dans laquelle est stock l ensemble des donn es collect es n cessaire la r alisation des tableaux de bord et analyses Le mode de stockage des donn es est optimis pour faciliter la restitution des informations au d triment des fonctions de chargement et de mise jour Il est aussi habituel d organiser une certaine redondance des donn es afin de r duire les temps de r ponse des tableaux de bord ou d analyses les plus courantes Ces outils sont appel s bases de donn es d analyse multidimensionnelle ou Olap en opposition aux bases de donn es transactionnelles Ils permettent notamment aux utilisateurs de naviguer en temps r el dans les donn es c est dire de descendre dans le d tail ou au contraire de synth tiser des informations drill down et de pr senter la m me information selon diff rentes vues ex CA par client par produit par r gion Plusieu
9. re de ces fonctionnalit s peut tre envisag e l issue d une phase de stabilisation de la solution d s lors que l outil est ma tris par les utilisateurs Il est conseill de commencer par une exp rimentation sur un nombre limit d indicateurs fort enjeu pour les utilisateurs finaux Une fois d montr s la fiabilit et l int r t d une telle approche son extension pourra tre envisag e Comment tirer tout le b n fice de son syst me d cisionnel La mise en uvre d un outil d cisionnel est avant tout un projet ce titre elle partage avec les autres types de projets les bonnes pratiques et facteurs cl s de succ s abondamment d crits dans les normes et ouvrages de r f rence sur la question Son succ s implique cependant la mise en uvre de proc d s sp cifiques Un projet d cisionnel est d abord un projet op rationnel Les mat riels et logiciels ont fait des progr s normes dans un contexte de baisse des prix Pour la plupart des utilisateurs les limites ne viennent plus r ellement des possibilit s techniques mais plut t de la capacit des entreprises concevoir et mettre en uvre des solutions ambitieuses et adapt es leurs besoin Les utilisateurs doivent y retrouver la place centrale qui leur est due Constituer la bonne quipe L quipe est l un des facteurs cl s de succ s de tout projet Dans le cas de la mise en place d un outil d cisionnel il faudra veiller la pl
10. rs technologies existent Molap Rolap Holap Dolap elles diff rent essentiellement par le volume de donn es qu elles sont capables de g rer et par leur temps de r ponse Les outils de restitution Dans ce domaine il convient de distinguer diff rents besoins e dition de tableaux de bord pr d finis ou reporting de masse Un tableau de bord pr d fini est dit automatiquement apr s application de quelques filtres renseign s par l utilisateur e la r alisation d extraction de donn es ad hoc L utilisateur choisit lui m me les donn es devant figurer sur le rapport ainsi que les crit res de tri et de s lection e les interfaces de navigation interactives dans les donn es L utilisateur modifie dynamiquement les donn es affich es en choisissant diff rentes vues et en faisant varier le niveau de d tail Les outils d analyse Ces logiciels permettent de r aliser automatiquement par application d algorithmes plus ou On Line Analytical Processing Multidimentional Olap Relational Olap Hybrid Olap Data Warehousing and Olap Copyright Valutis juil 06 3 8 Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur moins sophistiqu s e des extrapolations estimation de valeurs futures par application d algorithmes math matiques des donn es historiques e des corr lations identification des relations entre des configurations de donn es e des cat gorisations con
11. s outils bureautiques L utilisateur final a un acc s au syst me d cisionnel et choisit parmi une biblioth que pr d finie d diter les tableaux de bord dont il a besoin L information est en g n ral disponible de fa on quotidienne J 1 N anmoins les tableaux de bord voluent peu sur le fond les r sultats de la p riode sont compar s aux objectifs sans aide l analyse des carts et sans mise en avant d l ments exceptionnels Les sp cialistes dont le r le consistait pr c demment produire des tableaux de bord ont volu vers des travaux plus forte valeur ajout e analyse des donn es contr le de fiabilit am lioration des outils de pilotage Les utilisateurs finaux appr cient l autonomie dont ils disposent pour produire leurs tableaux de bord et la plus grande disponibilit de l information Syst me d aide au pilotage Les tableaux de bord produits automatiquement par l outil d cisionnel sans retraitement ont volu de fa on sensible et tirent davantage partie des possibilit s de l outil d cisionnel Au del de la stricte comparaison des performances de la p riode avec les objectifs les tableaux de bord permettent d sormais d identifier les principaux facteurs explicatifs des carts constat s Dans le cas d un tableau de bord commercial l impact relatif des diff rents facteurs ayant conduit une volution du chiffre d affaires sera quantifi Ainsi on pourra par ex
12. st utilis pour un usage particulier Le bon tableau de bord est celui qui comprend les informations n cessaires et seulement celles l L approche qui conduit tout mettre et l on verra conduit des documents trop volumineux et in fine peu pratiques La bonne d marche est souvent d imaginer le tableau adapt chaque usage l entretien avec le responsable la revue des r sultats de la p riode la pr paration d une visite client Cela peut conduire pr voir des zones vierges sur les documents dit s afin de permettre l inscription de commentaires manuscrits certains outils permettent de saisir des commentaires et de les associer un tableau de bord Les tableaux trop proches pourront ventuellement tre regroup s dans un second temps Assurer la fiabilit des donn es Une des causes essentielles d chec des projets d cisionnels r side dans la fiabilit des donn es Ces outils sont en g n ral aliment s par de multiples interfaces provenant de syst mes diff rents parfois incoh rents Les risques d erreurs sont donc tr s importants D s la phase de conception des interfaces il est indispensable d int grer aux programmes d extraction et de chargement des contr les d exactitude et d exhaustivit L alimentation de la base sera valid e par des contr les globaux garantissant la coh rence de l alimentation des diff rentes tables Une personne doit en outre tre en charge du contr le du bon
13. stitution automatique de groupes homog nes au regard de certains crit res Les portails d cisionnels Ces outils permettent d utiliser les fonctionnalit s pr c demment d crites au travers d un navigateur Internet browser sans installation de logiciel sur le poste de travail Cette facilit de d ploiement permet de diffuser largement les outils d cisionnels moindre co t Elle rend en outre envisageable l utilisation de ces outils par les clients et partenaires de l entreprise Que peut on en esp rer D exp rience il est toujours difficile d expliquer des dirigeants que l on doit d penser de l argent parfois beaucoup toujours trop pour analyser et manipuler des donn es existant dans les syst mes d information de l entreprise Les apports des syst mes d cisionnels sont n anmoins r els Ils peuvent tre class s en deux grandes cat gories l am lioration de l efficacit de la communication et de la distribution des informations de pilotage d une part et l am lioration du pilotage des entreprises r sultant de meilleures d cisions prises plus rapidement d autre part Si la premi re cat gorie est ais ment compr hensible pr sente peu de risque de mise en uvre et pose peu de probl me d valuation elle ne garantit pas en revanche une source de gains significative Il sera tr s difficile le plus souvent de justifier les co ts d un projet sur cette seule promesse La
14. uralit de l quipe et r unir a minima les comp tences suivantes e utilisateurs op rationnels dot s d une bonne vision de l activit de ses risques et des leviers d action capables de d finir les indicateurs pertinents e utilisateurs dot s d une bonne connaissance des syst mes sources avec lesquels la solution d cisionnelle va tre int gr e e expert de la solution d cisionnelle e agitateur d id e interne ou externe force de proposition capable d identifier les fonctionnalit s pertinentes de l outil d cisionnel et de proposer les volutions n cessaires des tableaux de bord Copyright Valutis juil 06 6 8 Valutis R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur Repenser les tableaux de bord en int grant les capacit s des outils Les outils d cisionnels permettent d laborer de nouveaux types de tableaux de bord int grant des l ments explicatifs le calcul d informations pr visionnelles la mise en place d analyses comparatives automatis es Il est fr quent de passer c t de ces nouvelles possibilit s simplement par m connaissance de leur existence et parce que l on a pris comme base les tableaux de bord existants Il est indispensable de prendre le temps de d couvrir et de comprendre les capacit s des outils et de les int grer dans le travail de conception des tableaux de bord Imaginer les tableaux de bord dans leur contexte d utilisation Un tableau de bord e
15. ver Copyright Valutis juil 06 7 8 Valutis ce R ussir ensemble des projets cr ateurs de valeur l information n cessaire de fa on accessible Ainsi pour des tableaux de bord commerciaux le chiffre d affaires r alis par une promotion peut se r v ler impossible d terminer si l application de gestion commerciale ne g re pas l information dans ses historiques Dans certains cas l entreprise est conduite faire voluer les pratiques de gestion afin de permettre la d termination d indicateurs pertinents Il est essentiel pour la cr dibilit du projet d identifier rapidement ce qu il sera possible de faire et de ne pas s engager dans des promesses qui se r v leraient impossibles tenir Les outils d cisionnels sont une r elle source d am lioration du mode de pilotage des entreprises En tirer tout le b n fice n est pas facile et implique une approche ambitieuse impliquant largement les futurs utilisateurs de la solution Copyright Valutis juil 06 8 8
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