mode d`emploi logiciel
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1. de m me jusqu au dernier impay Ceci vous permettra d diter les quittances de votre locataire pour l ensemble des mois de retard qui n ont pr cis ment pas fait l objet d une dition de quittances Egalement dans ce m me cas n ditez que la relance du dernier impay C est la seule qui reprend le solde global d par le locataire Attention le bouton Relancer n appara tra qu compter du 1 jour suivant l ch ance de la date de paiement que vous avez param tr e lors de votre premi re utilisation Sauvegarde des op rations et des documents Les lettres de relance sont automatiquement sauvegard s au format RTF dans un dossier cr par le logiciel lors de son installation Mes documents Mes locations Toutes les lettres de relance y seront stock s Le stockage des documents est g r par le logiciel de deux mani res diff rentes pour permettre chacun de s y retrouver au mieux La premi re gestion documentaire est faite par bail actif Dans le r pertoire Mes documents Mes locations un r pertoire Bail_n bail_nom du locataire contient un dossier Bail qui reprend le contrat de bail tel que sign avec le locataire un dossier par ann e depuis la conclusion du bail Ce dernier dossier contient les quittances et les avis class s par mois au format PDF les relances class es par mois au format RTF Le courrier ventuel de r valuation du lo2. tr e par vos soins lors de l installation du logiciel Identification des impay s Le logiciel m identifie pas un impay en tant que tel afin de vous laisser libre de g rer vos relances comme vous l entendez et de d cider partir de quel d lai une relance doit tre dit e Constitue un impay tout loyer chu indiqu dans le petit cran de droite Loyers chus tant que son paiement n a pas t int gr dans les bases de donn es du logiciel Traitement des impay s lettres de relance Une fois coul le d lai au del duquel vous souhaitez diter une lettre de relance cliquer sur le texte des loyers chus Cliquez sur le bouton relancer pour diter automatiquement puis imprimer Saisie des Loyers pour envoi une lettre de relance Loyer s echu s de NOM Date Loyer Solde Pay Moyen Commentaires 20 06 2005 230 275 Percevoir Relancer 20 07 2005 230 550 Percevoir Relancer 20 08 2005 230 825 Percevoi Impay s relances et quittances En cas d impay prolong de la part d un locataire si vous percevez en une seule fois un montant important il est indispensable que vous r gularisiez la situation de votre locataire compter du premier mois de retard Par exemple si votre locataire vous doit 600 repr sentant trois mois de loyers de retard en janvier f vrier et mars vous devez remonter l impay de janvier le r gulariser puis proc der
3. 1145 75 1151 75 1158 1166 Loyers Per us 1172 1181 75 1190 1200 5 1211 1227 25 Loyers Relanc s Y gt Ajouter Modifier Supprimer informations Vous pouvez aller chercher les informations sur les indices du co t de la construction sur EAE pE a Jiwww insee fr Des avis d ch ance sont diter 19 17 58 20 05 2006 Mise jour 7 En cliquant sur Ajouter une nouvelle ligne appara t Saisissez votre indice La table est jour 13 PAIEMENT D UN LOYER D s que vous avez per u un paiement il convient de l int grer dans les bases de donn es du logiciel afin que celui ci n apparaisse plus dans les loyers percevoir et viter ainsi tout risque de relance inopportune Cliquez sur le texte des loyers chus Saisie des Loyers Cliquer sur le bouton percevoir pour acc der au menu de perception Loyer s echu s de NOM Date Loyer Solde Per u Pay Moyen Commentaires 20 06 2005 230 275 0 20 07 2005 230 550 0 20 08 2005 230 825 0 En cliquant sur le bouton percevoir l cran suivant s affiche Quittance Loyer du mois 1611 120 20 Montant du loyer Indiquez le montant pay Indiquez le moyen de paiement Charges Solde 0 Moyen de r glement N E Total d Commentaires peeo Annuler 04 CE DD 14 EDITION DES QUITTANCES Une fois que le pa
4. 2122 20 08 2005 2123 20 09 2005 Loyer Rubrique de 2424 20740 2005 Pr c dent 1244 5 Pr c dent 230 2125 20 11 2005 Actuel 12445 R valu 230 00 2126 20 12 2005 Vous avez 1 bail en cours 2127 20 01 2006 Appliquer Des avis d ch ance sont diter r valuation du loyer 19 17 34 20 05 2006 Mise jour La rubrique R valuation du loyer vous indique si vous pouvez ou non proc der la r valuation La clause de r valuation du bail pr voit une r valuation la date anniversaire du bail chaque ann e la date de signature du contrat Dans l cran ci dessus la date anniversaire du bail n tant pas d pass e la fonctionnalit n est pas activ e A Dans l cran ci dessous la date anniversaire est pass e et les fonctionnalit s de r valuation sont activ es I Gestion Locative S CL 10 x Fichier Biens Locataires Baux Outils Documents D tail d un bail Bail Num ro 30 D but 20 06 2005 Actif Vrai Loyer 230 Charges 45 Dur e 3 ans r Locataire Nom Dupuis Pr nom Sylvie Type ApptTi Surface 35 m Adresse Rue du port 12345 Ville sur Fleuve 2121 20 07 2005 2122 20 08 2005 m R valuation du loyer Loyer actuel 230 Derni re r valuation 20 06 2005 R valu 230 00 Vous ne pouvez r valuer le loyer qu la Actuel 12445 Loyers Echus gt Dup
5. GESTION LOCATIVE SCI Merci d avoir choisi GESTION LOCATIVE SCI Notre logiciel va vous permettre de g rer automatiquement et au plus pr s un certain nombre d obligations et d actions relatives au fonctionnement de votre SCI GESTION LOCATIVE SCI a t con u pour vous assurer un gain de temps maximal dans la gestion des biens de votre soci t dition des quittances des avis d ch ance des lettres de relance des baux GESTION LOCATIVE SCI vous permet en outre de r valuer automatiquement les loyers de vos biens immobiliers moyennant une mise jour des indices INSEE du co t de la construction GESTION LOCATIVE SCI met galement votre disposition une base documentaire qui rassemble les courriers les plus courants comme les plus d licats r diger lettres de relance r valuation d plafonn e des loyers notification de cong au locataire Cette base documentaire contient galement des statuts types de SCI Ces statuts constituent une trame s re que vous pourrez adapter selon vos besoins GESTION LOCATIVE SCI met galement votre disposition un certain nombre d actes de gestion courante et exceptionnelle Proc s verbaux d assembl e g n rale annuelle ou extraordinaire convocation aux assembl es Proc s verbaux de dissolution GESTION LOCATIVE SCI vous fournit les documents indispensables toute gestion raisonn e d un bien immobilier Engagement de caution et tat des lieux n auront qu tr
6. aux 1 m Gestion Date de paiment des loyers z Indiquez dans cette case le jour du Date d dition des avis d ch ance mois auquel vous souhaitez diter les avis d ch ance 2 Monsieur Votre pr nom A Indiquez dans ces cases les oraris renseignements relatifs la SCI et au N et rue g rant de la soci t Compl ment N et rue Compl ment Code postal T l phone Ville Validez vos param tres pour acc der Enregistrer aux fonctionnalit s du logiciel 1 Cette date sera int gr e dans les baux conclus par la SCI Pour simplifier votre gestion le logiciel fonctionne suivant un mode de date unique de paiement des loyers Cette solution est celle adopt e par la plupart des soci t s et gestionnaires de biens ceci afin de faciliter la perception des loyers les op rations bancaires et la gestion des relances Cette date est celle laquelle les locataires devront vous avoir transmis leur loyer 2 Cette date est celle laquelle vous d cidez d diter imprimer les avis d ch ances de vos loyers Pour d terminer les dates d dition des avis d ch ance tenez compte des d lais postaux ventuels n cessaires pour envoyer la quittance au locataire 48 heures sont un minimum entre l envoi de la quittance et le retour du loyer par courrier Pr voyez donc un d lai suffisant entre l dition des avis d ch ance et la date de paiement Modifier les
7. e imprim s pour pouvoir tre compl t s Enfin parce que nous savons que l utilisation d un logiciel ne peut assurer seule une bonne connaissance des lois GESTION LOCATIVE SCI contient galement une base documentaire juridique et pratique qui vous guidera au mieux pour l utilisation du logiciel et des documents votre disposition INSTALLATION 1 Ins rez le CDOM dans votre lecteur CD 2 Suivez les instructions qui apparaissent sur votre cran 3 Un raccourci s ins rera sur votre bureau Il vous suffira de cliquer sur cette ic ne pour ouvrir le logiciel 4 Pour quitter le logiciel Gestion Locative S C I cliquez sur l ic ne situ e en haut gauche fichier Les informations entr es resterons en m moire et seront r utilisables lors de votre prochaine utilisation Logiciel pour format PC compatible Windows 98 2000 XP PARAMETRAGE Renseigner les param tres initiaux Afin de pouvoir fonctionner correctement vous devez renseigner un certain nombre de param tres qui ne vous seront plus demand s par la suite Parmi ces param tres certains seront structurants pour le fonctionnement du logiciel Ces renseignements devront tre port s sur l cran Param trage accessible par le menu Fichier de la barre de menu option Param trage L cran suivant s ouvre z Indiquez dans cette case le jour du Param trage mois auquel vous souhaitez percevoir les loyers de tous vos b
8. iement est valid une quittance appara t l cran Elle est imprimer et envoyer au locataire BASE DOCUMENTAIRE En plus des fonctionnalit s que nous venons de d crire le logiciel GESTION LOCATIVE SCI met votre disposition une base documentaire Celle ci est accessible par le menu Documents Par le biais de ce menu vous avez acc s 6 options Assembl es contient des mod les d actes de gestion de la SCI proc s verbaux convocations aux assembl es Mod les de courriers contient les mod les de courriers de gestion locative Publication et avis contient les mod les de publications et d avis obligatoires dans la vie d une SCI Documents types Etat des lieux et engagement de caution Aides contient l aide la gestion locative Mode d emploi AVERTISSEMENT AUX UTILISATEURS DE WINDOWS 98 Si vous utilisez WINDOWS 98 il est possible que vos param tres mon taires par d faut ne soient pas en EURO Si c est le cas les unit s mon taires du logiciel seraient inscrites en Francs l cran Pour mettre vos param tres jour suivez la proc dure suivante Dans le menu D marrer s lectionnez Param tres puis Panneau de configuration Cliquez sur Param tres r gionaux Dans l onglet Symbole mon taire s lectionnez puis validez 15
9. ncienne adresse Liste r Co Locataire p F I Y a il un colocataire Int grez les donn es relatives au loyer aux charges N oubliez pas de renseigner l indice INSEE du co t de la construction pour pouvoir proc der aux r valuations annuelles du d p t de garantie Indiquez les coordonn es et l tat civil de la personne qui s est ventuellement port e caution pour le locataire A l enregistrement le bail est enregistr et s ouvre sous votre diteur de texte WORD ou tout autre diteur II ne vous reste qu l imprimer Sauvegarde des documents Les donn es du bail sont int gr es dans les bases de donn es du logiciel Le mod le du bail le bail r dig est sauvegard dans un fichier propre cr l installation du logiciel Pour y acc der et r diter le bail dans sa version originale suivez le chemin suivant Mes documents Mes locations Le est cot et nomm automatiquement suivant la norme suivante ba il_n auto _ nom du locataire afin de vous permettre de conserver et de faciliter votre gestion documentaire LES LOYERS Percevoir relancer r valuer Avant de d crire le mode op ratoire de gestion des loyers nous allons examiner les diff rents crans pr sents par d faut et de mani re permanente C est en effet le contenu de ces quatre crans qui va conditionner une partie du fonctionnement du logiciel et qui va vous offrir u
10. ne vision directe et concise de l tat de vos loyers Gestion Locative S CL Fichier Biens Locataires Baux Outils Documents Saisie des Loyers Loyer s echu s de NOM Date Loyer Solde Per u Pay Moyen Commentaires 07 11 2006 100 110 0 Loyer Relanc Percevoi 07 42 2006 100 220 0 Percevoi info sations YOus avez 3 baux en cours N Des avis d ch ance sont diter Vous ne pouvez modifier de loyer si les quittances ne sont pas dit es I Afficher les loyers pay s 185554 20 06 2005 Mise jour 1 Loyers chus Cette rubrique vous indique pour le mois coul les loyers dont vous attendez le paiement C est dire qu il s agit des loyers pour lesquels vous avez dit et envoy les avis d ch ance et dont vous attendez le paiement 2 Loyers per us Cette rubrique vous indique les loyers pay s du mois coul c est dire ceux pour lesquels vous avez enregistr une op ration de paiement pour le dernier loyer chu 3 Loyers relanc s Cette rubrique vous indique les loyers pour lesquels vous avez mis une relance et qui sont en attente de paiement 4 Informations Cette rubrique vous indique le nombre de baux en cours de location et vous signale si des avis d ch ance sont diter en fonction de la date que vous aurez param tr e dans l onglet Param trage En cliquant sur le texte Vous avez x baux en cours vous p
11. ouvez acc der la fiche signal tique de chaque bien C est galement sur cette fiche r capitulative que vous proc derez aux r valuations de loyers PERCEVOIR LES LOYERS La perception des loyers fait l objet d une proc dure pr cise D s lors qu un avis d ch ance est diter un message s affiche dans le 4 cran en bas droite Des avis d ch ance sont diter En cliquant sur le texte de ce message l cran suivant appara t gt Gestion Locative Sct r E Fichier Biens Locataires Baux Outils Documents Edition des Avis d ch ance Loyers Echi Num Date Nom Total d 07 01 2007 07 02 2007 Loyers Per us Loyers Relanc s gt loc1 1 relance s gt loc2 1 relance s En cliquant ici vous imprimez toutes les quittances sous un format imprimer ces A imm diatement postable enveloppes fen tre 18 56 59 20 06 2005 Mise jour Via cet cran vous pouvez imprimer les avis d ch ance qui doivent tre envoy s aux locataires Inscrire la perception d un loyer Sauvegarde des op rations et des documents Les quittances et les avis d ch ance sont automatiquement sauvegard s au format PDF dans un dossier cr par le logiciel lors de son installation Mes documents Mes locations Toutes les quittances et avis d ch ance y seront stock s Le stockage des documents est g r par le logiciel de deux mani
12. param tres initiaux Les param tres initiaux peuvent tre modifi s en suivant la m me proc dure notamment en cas de changement de g rant INTEGRER UN BIEN Cr er le bien Pour int grer dans le logiciel un bien immobilier cliquez sur le menu biens dans la barre de menu puis s lectionnez l option Ajouter un bien L cran suivant s ouvre Ajouter un bien Indiquez dans ces cases les caract ristiques du bien ajouter dans le parc locatif de votre SCI Vous pouvez int grer une photographie du bien que vous aurez au pr alable enregistr e sur votre PC en cliquant sur Charger Description Indiquez dans ces cases les l ments d adresse du bien ajouter dans le parc locatif de votre SCI Code postal Validez vos param tres pour ajouter le bien au parc locatif L int gration du bien dans la base de donn e du logiciel permet par la suite d diter un bail et l ensemble des documents relatifs sa gestion locative IMPORTANT Si le bien n est pas d j cr il est impossible de lui attribuer un bail INTEGRER UN LOCATAIRE Il s agit ici de renseigner les caract ristiques d un locataire qui vient de louer l un des biens de la SCI Renseigner le locataire Pour int grer dans le logiciel un nouveau locataire cliquez sur le menu locataires dans la barre de menu puis s lectionnez l option Ajouter L cran suivan
13. res diff rentes pour permettre chacun de s y retrouver au mieux La premi re gestion documentaire est faite par bail actif Dans le r pertoire Mes documents Mes locations un r pertoire Bail_n bail_nom du locataire contient un dossier Bail qui reprend le contrat de bail tel que sign avec le locataire un dossier par ann e depuis la conclusion du bail Ce dernier dossier contient les quittances et les avis class s par mois au format PDF les relances class es par mois au format RTF Le courrier ventuel de r valuation du loyer suivant l indice INSEE du co t de la construction La seconde gestion documentaire se trouve galement sous Mes documents Mes locations Un r pertoire Courriers de ann e n contient par ann e et class s par mois d dition l ensemble des courriers dit s dans 12 r pertoires nomm s Edit s en mois n RELANCER UN IMPAYE La gestion des loyers impay s peut tre g r e par le logiciel en ce qui concerne la fonction identification et dition des courriers Dans le premier petit cran en haut droite sont affich s les loyers chus Ces loyers correspondent aux loyers ayant fait l objet d une dition d avis d ch ance et qui sont arriv s leur date de paiement c est dire ceux dont vous devriez percevoir ou avoir d j per u le paiement du mois coul Cette date rappelons le correspond la date de paiement du loyer param
14. s dans les bases de donn es du logiciel Les renseignements sont automatiquement r cup r s m D tails du Bail m Caution Date de d but du bail 20 06 2005 z Montant du d p t de garantie Dur e du bail g ans Nom Montant du loyer l Pr nom Montant des charges l Adresse Montant total cewe 0 Moyenne de l indice 1244 5 Enregistrer Cr ation de bail m Description du bien Type Surface m7 Date etat des lieux 20705 2005 N5 rue l Code postal f Ville Liste Locataire Civiiit Nom Pr nom Date nais 7 E uE Si le locataire principal a un colocataire LE d j inscrit dans les bases du logiciel se T cochez cette case Vous pourrez le pi YEDi un locataire s lectionner dans la liste des personnes Si le colocataire n est pas connu vous pouvez le cr er directement dans cet cran m D tails du Bail m Caution Date de d but du bail 20 06 2005 z Montant du d p t de garantie Dur e du bail FE ans Nom Montant du loyer Pr nom Montant des charges l Adresse Montant total cpavile F0 Moyenne de l indice l 1244 5 Enregistrer Cr ation de bail m Description du bien Type Surface m7 Date etat des lieux 20705 2005 N rue l Code postal Ville liste r Locataire Civilit Nom Pr nom Date nais A
15. t s ouvre Il suffit de renseigner les champs puis d enregistrer Le locataire est alors int gr dans les bases de donn es du logiciel Au moment de la cr ation du bail il suffira de s lectionner le locataire dans un menu d roulant Gain de temps pour le locataire et fiabilit des donn es pour le propri taire en vitant les saisies multiples fastidieuses et g n ratrices d erreurs Ajouter une fiche Locataire Etat civil Civilit z Nom Pr nom Date de naissance Ancienne adresse Enregistrer CREER UN BAIL Cette op ration consiste lier un bien une fiche personne tous deux l ments pr alablement renseign s Un bail loi 1989 3 6 ou 9 ans sera dit automatiquement Il ne reste plus au locataire et au g rant qu le parapher et le signer Pour cr er un bail cliquez sur le menu biens dans la barre de menu puis s lectionnez l option Ajouter un bien L cran suivant s ouvre Cr ation de bail m Description du bien Type Surface m Date etat des lieux 20705 2005 Nue Acc dez la liste des biens enregistr s dans les bases de donn es du logiciel vite A Eo pa Les renseignements sont VE e p EN automatiquement r cup r s m Locataire Civilit Nom Pr nom Date nai Ancienne adresse m Co Locataire TT Y a til un colocataire Acc dez la liste des biens enregistr
16. uis 3 loyer s percevoir RIT a j Lovers Per us Lovers Relanc s Informations sur la r valuation E Informations Vous avez 1 bail en cours date anniversaire du bail Celle ci est indiqu 19 15 34 20 08 2005 Mise jour Dans ce cas le logiciel vous donne les param tres de r valuation indice de r f rence Nouvel indice Comparaison des deux indices Application de la formule math matique de r valuation Application de la r valuation au loyer Pour que la r valuation entre en vigueur vous devez cliquer sur Appliquer Le logiciel ira alors automatiquement modifier les param tres du bail les quittances et les avis d ch ances futurs compter du mois suivant IMPORTANT La valeur de l indice INSEE du co t de la construction est diffus e par l INSEE de mani re p riodique Il vous appartient donc de vous assurer que la table des indices g r e par le logiciel est bien jour Si ce n tait pas le cas dans le cas o le dernier indice int gr dans la table serait diff rent de celui publi sur le site internet de l INSEE il est indispensable de le mettre jour 12 Pour ce faire dans la barre de menu cliquez sur Outils puis l option Indice INSEE du co t de la construction L cran suivant appara t Gestion Locative S CL Fichier Biens Locataires Baux Outils Documents Indices de la construction Loyers Echus
17. yer suivant l indice INSEE du co t de la construction La seconde gestion documentaire se trouve galement sous Mes documents Mes locations Un r pertoire Courriers de ann e n contient par ann e et class s par mois d dition l ensemble des courriers dit s dans 12 r pertoires nomm s Edit s en mois n 10 REEVALUER LES LOYERS La r valuation des loyers des baux soumis la loi de 1989 est strictement encadr e par la loi Le logiciel GESTION LOCATIVE SCI vous permet de g rer automatiquement la r valuation annuelle des loyers suivant l indice du co t de la construction Pour r valuer le loyer cliquez sur le texte Vous avez x baux en cours Vous acc dez ainsi l cran suivant S lectionner le bail dont le montant est r valuer Vous acc dez l cran suivant qui r capitule de mani re synth tique l tat du bail s lectionn R capitulatif des donn es du bail et photographie ventuelle des lieux lou s LUYEIS ECNIUS 2 Gestion Locative S CL Type ApptTi D but 20 06 2005 Dur e 3 ans ou Surface 25 m Actif Vrai Adresse Loyer 230 Rue du port Charges 45 id L 12345 Loyers Per us Fane Foo aao B Nom Dupuis Pr nom Sylvie R capitulatif des derniers loyers per us sur le bail s lectionn Loyers Relanc s 2120 20 06 2005 FT ARinton 20 06 2005 2121 20 07 2005 ji ji 20 06 2006
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