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1. une concertation a galement lieu sur les moyens entre le coll ge le directeur g n ral et le directeur financier Si en bout de processus il y a absence d accord sur les moyens l avis du directeur g n ral actant ses r serves est annex au contrat d objectifs toute l administration porte les actions d o l importance pour le directeur g n ral de pr voir des fiches actions pour les pilotes qui au sein de l administration m neront celles ci le coll ge a le pouvoir d approbation final du contrat d objectifs le contrat d objectif est communiqu au conseil communal C Un exemple de d clinaison programme de politique g n rale lettre de mission contrat d objectifs Un objectif contenu dans un programme de politique g n rale d claration de politique communale sera int gr dans la lettre de mission tablie par le coll ge et op rationnalis e par le directeur g n ral 1 Programme de politique g n rale Transcription dans la lettre de mission gt Op rationnalisation via le contrat d objectifs Le Programme de politique g n rale contient la d claration politique suivante Relations avec l administration Une relation franche et de confiance entre le coll ge et l administration communale est un imp ratif Notre administration communale effectue un travail formidable au quotidien au service des citoyens Ce travail2. l ordonnance du 5 3 2009 PW n 744 2012 2013 n 1 29 1 2013 Discussion g n rale sur le projet de d cret doc 745 2012 2013 n 1 10 C R A n 13 17 4 2013 p 16 un Codir un comit directeur qui est de nature assurer la transversalit des d cisions Discussions en commission intervention du Ministre C R A C 100 2012 2013 19 3 2013 p 14 CDLD art L1211 3 3 Soit 102 communes en Wallonie CDLD art L1211 3 1 7 CDLD art L1124 4 3 3 D 3 a Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 11 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux et des membres du personnel que le directeur g n ral choisit parmi ceux qui remplissent des fonctions reli es la qualit de responsable de service par l organigramme vis l article L1211 2 du Code de la d mocratie locale et de la d centralisation Le directeur g n ral peut composer son CODIR comme il l entend puisque hormis le directeur financier et le directeur g n ral adjoint l o il existe dans les communes de plus de 10 000 habitants dont la pr sence est obligatoire au sein d un CODIR il a la facult de choisir les membres du personnel qui ont des responsabilit s manag riales en fonction de l organigramme de l institution Lorsqu aucun organigramme n existe encore dans la commune le CODIR se r sumera deux 38 personnes le direc
3. de mise lors d une demande d actualisation dudit document Il s agit bien d une obligation de moyen et pas de r sultat cf Discussion g n rale C R A n 13 17 4 2013 p 16 CDLD art 1211 3 2 al 1 Le contrat d objectifs impliquant l administration dans son ensemble il est primordial que le comit de direction ayant vocation toutes les questions relatives l organisation et au fonctionnement des services en soit saisi galement expos des motifs id p 2 Le comit de direction est une structure coll giale permettant la fois d assurer le suivi du contrat d objectifs de renforcer le r le du directeur g n ral en tant que chef du personnel et de l organisation des services et de cr er le principal lieu d changes interactifs entre l ensemble des services Il connait toutes les questions relatives l organisation et au fonctionnement des services et la mise en uvre du contrat d objectifs Expos des motifs p 3 2 2 D 2 24 gt 2 2 A 8 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux une concertation a lieu entre le coll ge et le directeur g n ral sur les l ments d op rationnalisation qu il propose les objectifs op rationnels et les actions Le coll ge a le pouvoir du dernier mot puisqu il approuve le contrat d objectifs
4. opportunit des objectifs politiques strat giques qui y sont repris B Le contrat d objectifs CDLD art L 1124 1 Le contrat d objectifs c est le contrat d administration c est le document d op rationnalisation par l administration sous l autorit du directeur g n ral des objectifs politiques de l autorit Il rel ve de la mission du directeur g n ral d laborer le document Autrement dit le contrat d objectif peut tre d fini comme une note d op rationnalisation des objectifs strat giques politiques contenus dans la lettre de mission c est dire la transformation de ces objectifs strat giques en objectifs op rationnels et en actions Aux termes de l article 1124 1 le contrat d objectifs contient la d clinaison des objectifs strat giques politiques en projets concrets en objectifs op rationnels et en actions la strat gie de l organisation de l administration L op rationnalisation des missions l gales du directeur g n ral n cessaires la mise en uvre du PPG voire d autres objectifs strat giques souhait s par le coll ge 18 M Boverie B Somers J Thomas Le programme strat gique transversal Politeia 2013 p 30 1 A titre d illustration dans le cadre de l op ration PST les principes pr vus en mati re de strat gie de l organisation sont la transversalit la gestion par projets l tablissement d indicateurs
5. organisations comptables et qui a publi d s 1992 une tude importante consacr e au contr le interne dans les organismes priv s Intosai organisation internationale des institutions sup rieures de contr le des finances publiques Voir les lignes directrices sur les normes de contr le interne promouvoir dans le secteur public Intosaigov 9100 2004 13 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 5 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux un syst me de communication et d information sur ce qu on fait les incidents et les r parations de ceux ci un syst me de monitoring et une valuation permanente savoir ajuster l o il le faut la m canique communale tant vivante et toujours en mouvement E Une valuation de la r forme Pareille r forme n cessite un moment de bilan et valuation Le l gislateur l a bien compris et le dernier article des d crets portant la r forme pr cise que celle ci sera valu e en 2015 2 Focus sur la lettre de mission et le contrat d objectifs Comme nous le disions en introduction la R forme r affirme le partage des r les entre le pouvoir politique et l administration l autorit d cide de la politique qu elle entend mener et en supervise l op rationnalisation laquelle est confi e une administration restructur e autour des Grades l gaux La r forme organise aussi ce premi
6. ouverture la transversalit Outre le contrat d objectifs qui en v ritable contrat d administration aura pr cis les grandes missions des directions des services des agents dans l op rationnalisation de la politique communale le Comit de direction est un autre outil essentiel de d cloisonnement puisqu il r unira en son sein les diff rentes t tes de pont de l administration communale et permettra la gestion transversale de la commune Comme les d bats parlementaires l ont laiss appara tre Le comit de direction est un outil essentiel C est l organisation de la transversalit e Une synergie renforc e entre la commune et le CPAS Dans les nouveaut s de la r forme pointons galement les possibilit s de synergies propos es par les textes ainsi la facult de disposer d un receveur commun entre la commune et le CPAS est 4 11 renforc e Les synergies communes CPAS trouveront galement s exprimer au niveau des Comit s de Direction puisque le CODIR communal et le CODIR du CPAS tiendront une r union conjointe au minimum deux fois par an disent les textes On peut donc faire plus e Un reporting plus structur La r forme fait galement le pas vers un reporting plus structur des services vers le Directeur g n ral et du Directeur g n ral vers le coll ge puisque l op rationnalisation organis e des objectifs politiques impliquera naturellement un suivi par l ensemb
7. Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux Fiche 4 La r forme des grades l gaux 1 Introduction A R Evolution Terreau local de la d mocratie et pouvoir de proximit par excellence la commune a connu une volution importante ces derni res ann es se transformant au gr d un contexte soci tal de plus en plus exigeant et complexe De l administration communale on est pass au service public local au centre de services de proximit offerts aux citoyens et aux entreprises qui d administr s sont devenus de v ritables clients de leur commune On ne g re plus une commune aujourd hui comme il y vingt ou trente ans De nouveaux modes de fonctionnement se sont mis en place et la r forme de la gouvernance locale dont nous parlons dans ces lignes constitue en fin de compte la somme des bonnes pratiques de gestion qui ont merg au fil du temps dans bon nombre de communes Il y a en effet bon nombre d l ments repris dans cette r forme qui sont d j utilis s dans beaucoup de villes et communes pour am liorer leur fonctionnement un moment donn une somme de diff rentes bonnes pratiques chez certains inspire un l gislateur qui entend alors en doter l ensemble Toutefois m me si certaines notions sont ainsi famili res plusieurs il ne faut pas minimiser l impact de cette r forme loin de l Si l on parle davantage d volution que de r volution 1l faut
8. PAS etc Expos des motifs p 2 Idem 7 Expos des motifs p 4 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 3 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux Quelle est donc la diff rence entre les principes port s par la r forme lettre de mission et contrat d objectifs et le Programme strat gique transversal PST soutenu et pr n par l UVCW depuis 2004 et qui entre aujourd hui dans sa phase pilote Lorsqu une commune entame une d marche PST elle fait des pas suppl mentaires dans le nouveau sch ma de gouvernance souhait pour la Wallonie et prend appui sur une gestion prioris e et programm e moyen et long termes transversale concert e et d cloisonn e gestion par objectifs et par projets avec indicateurs et mesures des r sultats et valuation en fin de cycle Si la d marche lettre de mission contrat d objectifs peut bien entendu s inspirer de principes repris dans la d marche PST cela n est toutefois pas obligatoire le l gislateur ne souhaitant pas imposer tout de suite via les d crets qui vous seront pr sent s ici toutes les communes wallonnes d entrer dans une d marche PST L id e est d avancer par tapes mais l id e fondamentale qui fonde la r forme des Grades l gaux et l op ration PST se nourrit la m me source de la planification strat gique e Un d cloisonnement de l administration et une
9. Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux notre administration aupr s de permanences qui tiennent compte la population doit tre une des besoins de la population priorit de cette l gislature Action 2 Am liorer l accueil des locaux ouverts au public Action 3 Former l accueil les agents qui sont en contact direct avec les citoyens usagers Au final apr s concertation et n gociation entre le coll ge et le directeur g n ral avec le directeur financier pour les mati res dont il a la charge et apr s avoir pr alablement pr par les choses en comit de direction certains de ces objectifs op rationnels voire tous et certaines de ces actions voire toutes seront retenus et assortis de moyens financiers et humains Si le directeur g n ral estime ne pas avoir les moyens suffisants il actera ses r serves dans le contrat d objectifs S il estime les avoir perdus en cours de p riode il sollicitera express ment le coll ge pour que ce dernier adapte le contrat d objectifs et si ce dernier ne r pond pas positivement le directeur actera galement ses r serves quant aux moyens A noter que les moyens peuvent galement tre pr vus par phase D Le contrat d objectifs et les objectifs individuels du directeur g n ral Il est videmment essentiel de ne pas confondre les objectifs politi
10. ables sur les finances et la gestion Et ce syst me impliquera tout le monde dans l organisation Avoir la ma trise de l organisation c est g rer ma triser et traiter les risques qui pourraient nous emp cher d atteindre nos objectifs C est faire que cela fonctionne que ce soit efficace et efficient dans un bon rapport qualit prix Tr s prosa quement il s agit de s assurer qu au sein d une organisation on sait ce qu on doit faire on v rifie si et comment on le fait et on s adapte si on constate qu on n y parvient pas Le syst me de contr le interne pose ses jalons sur 3 piliers le suivi le contr le l alerte Des r f rentiels internationaux peuvent aider les villes et communes mettre en place un syst me de contr le interne il s agit des r f rentiels COSO mais il vise le secteur priv et INTOSAI qui vise le secteur public mais tous secteurs publics confondus et donc pas le secteur local en particulier Une fois en place le syst me s appuiera sur cinq composantes un environnement de travail performant le management de l organisation communale une gestion des risques raisonnable un ensemble de mesures de contr le adopt es pour ma triser les risques et faire tourner la machine communale 12 Coso Committe of sponsoring organizations of the treadway commission comit des organisations parrainantes de la Commission Treadway qui regroupe plusieurs
11. de r sultat sur les objectifs op rationnels et la mesure des r sultats la priorisation et la programmation Le directeur g n ral m me si sa commune ne fait pas de PST peut s inspirer de ces principes 2 Des termes notamment des articles de r f rence al 4 2 visant la lettre de mission et des termes ainsi que tout autre objectif quantifiable et r alisable relevant de ses missions des articles de r f rence al 1 visant le contrat d objectifs on peut d duire que le Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 7 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux les moyens financiers et en ressources humaines disponibles et ou n cessaires la mise en uvre de cette op rationnalisation Si la l gislation parle de contrat c est pour mettre en avant le souhait de concertation n cessaire entre l autorit politique et le directeur g n ral C est cette notion d accord qui est rendue par le terme contrat lequel se diff rencie totalement toutefois d un contrat au sens du code civil Il s agit ici d un contrat au sens politique la politique concert e du bin me autorit politique administration Cette proposition d op rationnalisation par le directeur g n ral doit bien videmment recevoir l assentiment du politique qui garde le pouvoir du dernier mot Dans le cadre de cette op rationnalisati
12. er pas vers une programmation strat gique puisqu elle charge d une part le coll ge de r aliser une lettre de mission reprenant notamment les grands objectifs strat giques de la commune et d autre part met en place une proc dure de concertation entre le coll ge et le directeur g n ral sur le contrat d objectifs outil d op rationnalisation par l administration de la politique communale La r forme traduite dans le d cret du 18 avril 2013 vise permettre pour l ensemble des pouvoirs locaux une meilleure coh rence de l action de l autorit politique et de l administration Par les outils mis en place lettre de mission et contrat d objectifs le l gislateur souhaite que les objectifs politiques de l autorit repris dans son programme de politique g n rale soient formalis s en objectifs strat giques inscrits dans la pluri annualit puis op rationnalis s en objectifs op rationnels et en actions concr tes mener par l administration en tenant compte des ressources financi res et humaines disponibles A La lettre de mission CDLD L 1124 1 al 4 Le coll ge communal re oit de la l gislation l obligation de formaliser dans une lettre de mission les objectifs strat giques politiques qu il poursuit sur la mandature Pour cela il va reprendre les l ments contenus dans son programme de politique g n rale pour les faire figurer en tant qu objectifs strat giques dans
13. ion actualis e de la gestion locale et provinciale impliquait une r forme profonde du r le des fonctionnaires dirigeants Les missions de ces derniers le moment et le cadre de leur intervention au sein des processus d cisionnels ont d s lors t revus et renforc s On peut ainsi relever les principes de gouvernance suivants e Un partage des r les entre le pouvoir politique et l administration L autorit politique d cide de la politique qu elle entend mener et en supervise l op rationnalisation laquelle est confi e une administration restructur e pour l occasion autour des Grades l gaux et autour de quelques outils de management public e Un premier pas vers une programmation strat gique La pr sente r forme organise pour toutes les communes un certain type de programmation une premi re exp rience en quelque sorte En effet la r forme demande d une part au Coll ge de r aliser la fameuse lettre de mission qui reprend notamment les grands objectifs strat giques de la commune Cette lettre de mission sera remise au Directeur g n ral qui dans le cadre d une proc dure de concertation avec le Coll ge sera charg de r aliser via le contrat d objectifs l op rationnalisation de la politique communale pr sent e dans la lettre de mission Cette op rationnalisation sera port e par l ensemble de l administration et les partenaires communaux paralocaux en t te C
14. l gaux soulignons que le secr taire communal se voit confierla v ritable direction g n rale des services d o son changement de d nomination plus dynamique de directeur g n ral en lieu et place de secr taire missions de coordination ex cution de la strat gie politique pr paration des dossiers pr sidence du comit de direction mise sur pied d un syst me de contr le interne participation renforc e au recrutement et l valuation du personnel avec possibilit d infliger lui m me les sanctions disciplinaires mineures etc Appel depuis quelques ann es d j programme de politique g n rale par le CDLD L op ration pilote est actuellement accompagn e par un Comit compos du Cabinet du Ministre de la DGOS la DGOI le CRAC et PUVCW Sur le PST voyez M Boverie B Somers et J Thomas le Programme strat gique transversal communal PST guide pratique pour d finir ses objectifs et indicateurs Politeia 2013 Un d cret cadre ne sera envisag qu apr s l valuation de l op ration pilote la fin de la l gislature prochaine 2 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux Quant au receveur communal appel d sormais directeur financier la r forme l assimile d sormais un inspecteur des finances locales gardien de la l galit financi re et de la logique conomique de l ad
15. la lettre de mission Au niveau du d lai le CDLD n impose pas de d lai sp cifique au coll ge pour qu il r dige cette lettre de mission Deux l ments d clencheurs sont toutefois pr vus le renouvellement int gral du conseil c est dire notamment apr s les lections et lors du recrutement du directeur g n ral A partir de l le coll ge prendra le temps n cessaire pour r aliser cette lettre de mission La lettre de mission est un acte minemment politique du coll ge qui ne doit pas tre pr alablement concert avec l administration 14 D cr 18 4 2013 art 54 Issus du programme de politique g n ral la d claration de politique de d but de l gislature 16 Expos des motifs C R A 2012 2013 744 n 1 p 2 Les politiques sont d finies par les lus qui doivent trouver une phase op rationnelle par le contrat d objectifs C R A C 2012 2013 n 100 p 22 6 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux Cette lettre de mission contient la description de fonction et le profil de comp tence de l emploi du directeur g n ral CDLD art L 1124 1 al 4 1 et 4 les objectifs strat giques atteindre notamment sur base du Programme de politique g n ral PPG ex d claration de politique communale DPC idem al 4 2 les moyens financiers et en resso
16. le des protagonistes dans le respect des missions de chacun e Une gestion ma tris e via la mise en place d un m canisme de contr le interne Les d crets du 18 avril 2013 portant la r forme des grades l gaux ont introduit la notion de contr le interne pour les communes les CPAS et les provinces Sur la m thodologie voyez M Boverie B Somers et J Thomas le PST guide pratique pour d finir ses objectifs et indicateurs Politeia 2013 Soit en fonction de la taille de l entit les Directeurs de d partement les chefs de service les agents r unis autour du Directeur g n ral du Directeur g n ral adjoint et du Directeur financier 10 Discussion g n rale sur le projet de d cret doc 745 2012 2013 n 1 10 C R A n 13 17 4 2013 p 16 1 Cette facult entrera en vigueur une date fix e par le Gouvernement lorsque sera termin e la r forme du statut des receveurs r gionaux 4 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux Selon le CDLD Le directeur g n ral est charg de la mise sur pied et du suivi du syst me de contr le interne du fonctionnement des services communaux Le syst me de contr le interne est un ensemble de mesures et de proc dures con ues pour assurer une s curit raisonnable en ce qui concerne 1 la r alisation des objectifs 2 le respect de la l gislation en vig
17. litique communale sur laquelle il s appuie puisqu il d cline celle ci en objectifs strat giques puis en objectifs op rationnels et en actions assortit objectifs et actions de moyens financiers et humains pour aboutir leur r alisation effective et pr voit tous les x temps un moment d valuation pour juger des r sultats obtenus et ajuster la strat gie Ce PST propos initialement par l UVCW dans son m morandum 2009 et repris dans la D claration de politique r gionale 2009 2014 est entr actuellement dans sa phase pilote et fait d ores et d j l objet d un r el int r t de la part des autorit s locales S il n est pas encore traduit en texte de loi et s il pr ne des principes d valuation des politiques publiques ambitieux le PST partage bien des principes de gouvernance que l on retrouve d j dans la pr sente r forme Les grades l gaux secr taire communal et receveur seront les chevilles ouvri res de la mise en uvre de la strat gie communale et il leur sera demand de coordonner les objectifs d action politique et les objectifs d action administrative Tendant la modernisation du fonctionnement des administrations locales la r forme jette les bases d un nouveau sch ma organisationnel local en r affirmant les missions d volues jusqu pr sent aux grades l gaux ou en leur en allouant de nouvelles et en formalisant de nouveaux outils de gouvernance Au rayon des missions des grades
18. ministration son avis est requis en amont des proc dures pour tout dossier impact financier il peut galement formuler des suggestions d initiative susceptibles d accro tre l efficacit financi re de la commune Il devient aussi le conseiller budg taire du coll ge Quant aux nouveaux outils de gouvernance pr sent s par la r forme nous citerons la lettre de mission le contrat d objectifs le comit de direction le contr le interne ou encore le r le nouveau d volu l organigramme sans oublier les possibilit s de synergies induites par les textes la facult de disposer d un receveur commun entre la commune et le CPAS est renforc e Toute commune de moins de 20 000 habitants peut d sormais y pr tendre auparavant les petites communes de moins de 5 000 habitants ne le pouvaient pas D Les principes de gouvernance mis en uvre Le but de la r forme est d impl menter un nouveau sch ma organisationnel des administrations locales bas sur le bin me autorit communale administration Un des objectifs de la r forme est de fournir aux acteurs les outils n cessaires et utiles une meilleure organisation des pouvoirs locaux Le contrat d objectifs le comit de direction l organigramme des responsabilit s accrues du Directeur g n ral et du Directeur financier sont autant d outils qui participeront l atteinte des objectifs poursuivis par la r forme Une vis
19. mploi 10 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux qu Bruxelles Capitale ou en Flandre o la l gislation a depuis quelques ann es d j consacr cette bonne pratique de gouvernance A Qu est ce que le comit de direction Le comit de direction constitue une nouvelle enceinte de concertation entre les responsables administratifs de la commune du CPAS lieu de communication par excellence entre services afin de manager l administration et de pr parer sous la houlette du directeur g n ral qui le pr side les documents essentiels la gestion de l administration avant projet de budget de modifications budg taires d organigramme de cadre et de statuts Organe administratif le Comit de Direction sera syst matiquement institu dans les communes de 10 000 habitants et plus Il s agit d une structure coll giale permettant la fois d assurer le suivi du Contrat d objectifs de renforcer le r le du directeur g n ral en tant que chef du personnel et de l organisation des services et de cr er le principal lieu d changes interactifs entre l ensemble des services cette fin il sera compos au minimum du directeur g n ral du directeur financier et le cas ch ant du directeur g n ral adjoint En fonction d une proc dure mettre en place au sein de chaque pouvoir local
20. n est pas toujours connu ou reconnu et trop souvent le citoyen a une image tronqu e et erron e de celle ci Valoriser l image de Le coll ge retient cet objectif strat gique dans sa lettre de mission comme suit Le Directeur g n ral est charg de l ex cution des axes politiques fondamentaux du programme de politique g n rale soit les objectifs et actions suivants Les Objectif strat gique Etre une commune dont l image de l administration est valoris e aupr s de la population en rendant l administration davantage accessible Le directeur g n ral va d cliner en projet concret cet objectif en objectifs op rationnels en actions et en t ches en pr cisant les moyens financiers et humains sur lesquels il se concerte avec le coll ge et le comit de direction Dans son contrat d objectif le Directeur pourrait d cliner l objectif comme suit Objectif op rationnel optimiser l accessibilit de l administration Action 1 Mettre en place des 7 En effet le coll ge a le pouvoir d approuver le contrat d objectifs et donc de d cider de son contenu soit les propositions d op rationnalisation mises par le directeur g n ral art op cit al 5 8 Express ment associ pour les mati res dont il a la charge textes de r f rence al 5 Cf celles propos es dans l ouvrage Le programme strat gique transversal op cit pp 61 63 Union des
21. n aujourd hui c est d un bin me performant coll ge grades l gaux Mich le Boverie Secr taire g n rale adjointe UVCW Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014 1 Gouvernance fiche 4 Gouvernance locale et grades l gaux C est la qualit de ce bin me qui permet la bonne articulation entre les projets politiques de l autorit et sa r alisation effective par l administration communale Cette r forme a pour ambition et devra avoir pour r sultat de renforcer le bin me des d cideurs locaux C La r forme mise en perspective Ce qu il est depuis longtemps convenu d appeler la r forme des grades l gaux s inscrit dans une vaste recomposition de la gouvernance en Wallonie Il est en effet propos aux villes et communes d opter pour une gouvernance bas e sur davantage de strat gie sur une dynamique d valuation des politiques sur davantage de transversalit de synergies et de responsabilit sur la pr visibilit et la priorisation des actions Bref les villes et communes et leurs agents grades l gaux en t te sont appel s entrer dans une d marche de projets une gestion par objectifs Il est int ressant de remettre la r forme des grades l gaux dans sa perspective d ensemble En amont se place le programme strat gique transversal communal le PST Il s agit d une d marche de gouvernance locale qui va plus loin que la d claration de po
22. noter que l volution est tr s importante et qu elle va n cessiter de r els efforts dans les villes et communes Rien que la mise en uvre effective des nouvelles missions des grades l gaux directeur g n ral ex secr taire et directeur financier ex receveur et la mise en place de certains nouveaux outils de gestion comme le contrat d objectifs ou le comit de direction par exemple n cessiteront un r el investissement de tous et de chacun grades l gaux et autorit s politiques pour faire de ce changement un succ s Passer de la gestion administrative la gouvernance et au management communal c est certes voluer dans son si cle mais c est galement s avancer de mani re volontariste sur le chemin de la modernit accomplie de la gestion communale B La n cessit d un bin me performant Les missions fondamentales des villes et communes reposent sur l quipe communale autorit politique et administration C est l aune de la qualit de son personnel politique et administratif que se mesure la qualit du service public local Il faut d embl e souligner l importance fondamentale pour le bon d ploiement du service public communal du bin me form par l autorit politique coll ge conseil et l administration communale pilot e par les grades l gaux secr taire communal directeur g n ral et receveur local directeur financier Ce dont les villes et communes ont grandement besoi
23. on de la politique de l autorit l administration ne se substitue pas aux choix politiques de celle ci Toutefois le directeur g n ral re oit de la l gislation la possibilit d actionner deux l ments pour arriver une op rationnalisation qu il estime r alisable par l administration il peut marquer son d saccord sur les moyens en ressources humaines et en moyens financiers et acter ses r serves qui seront annex es au contrat d objectifs et ce d s l tablissement m me dudit contrat d objectifs en d but de mandature art op cit al 5 il peut proposer au coll ge des adaptations au contrat d objectifs en cours d ann e art op cit al 6 Si le coll ge n adapte pas le document le directeur g n ral peut galement dans cette 24 hypoth se acter ses r serves sur les moyens C est donc bien toute l administration qui va porter ce contrat d objectifs et qui va mettre tout en uvre pour l ex cuter et le r aliser Des agents seront directement responsables d actions sous l autorit de leur chef hi rarchique et en fin de compte sous l autorit globale du directeur g n ral en tant que chef de l administration Le contrat d objectifs ne peut pas tre confondu avec les objectifs individuels des personnes directeur g n ral directeur financier et agents Au d part des textes de r f rence la proc dure suivante peut tre
24. ques de l autorit d une part et les objectifs individuels du directeur g n ral ou ceux du directeur financier d autre part Les objectifs strat giques et op rationnels de l autorit communale sont des objectifs politiques qui m neront ventuellement une valuation des politiques publiques qui ont t mises en uvre cf par exemple ce qui est recommand dans le cadre de l op ration PST mais certainement pas l valuation d un grade l gal La responsabilit de la r alisation effective des objectifs politiques rel ve de l autorit politique et pas de celle du grade l gal Si l on reprend l exemple de l accessibilit de l administration d velopp supra le directeur g n ral devrait tre valu sur la mani re dont il a g r les services pour permettre les permanences sur la mani re dont il a organis les services pour envoyer les agents en formation l accueil et sur l ex cution du march public qu il a lanc pour quiper les locaux 3 Focus sur le comit de direction Parmi les outils de gestion propos s par la r forme le comit de direction est une notion qui est d j une r alit dans plusieurs villes et communes tant en Wallonie sous forme d exp riences empiriques 3 Lequel est galement valu cf pour les communes par exemple CDLD L1124 50 3i Voyez B Somers E Demaret M Boverie et L Mendola Le comit de direction CODIR mode d e
25. recommand e le directeur g n ral a la responsabilit de l op rationnalisation des objectifs politiques fix s par l autorit Il propose donc cette op rationnalisation et la discute en comit de direction En fonction des missions du comit de direction le directeur g n ral a l obligation de mettre les points concernant l tablissement du contrat d objectifs et son actualisation subs quente l ordre du jour dudit comit Il se concerte avec le directeur financier les responsables de d partements de services soit l ensemble des membres qui composent le comit de direction Il en tire les propositions d op rationnalisation qu il fait sous sa propre responsabilit au coll ge directeur g n ral peut tre charg par le coll ge de l op rationnalisation d autres objectifs strat giques que ceux repris initialement dans le PPG Selon l article L 1124 1 al 5 le contrat d objectifs est approuv par le coll ge communal En cas d absence d accord du directeur g n ral sur les moyens lavis de ce dernier est annex au contrat d objectifs tel qu approuv par le coll ge communal provincial bureau permanent art op cit al 6 Sur demande expresse du directeur g n ral le contrat d objectifs peut tre adapt par le coll ge en cours d ann e art op cit al 7 Ce qui est permis lors de l tablissement initial du contrat d objectifs doit logiquement tre galement
26. teur g n ral et le directeur financier lesquels devront assurer les missions l gales du CODIR C Le r le du comit de direction Le CODIR conna t toutes les questions relatives l organisation et au fonctionnement des services soit toutes les questions de personnel de mani re g n rale mobilit gestion des heures suppl mentaires gestion des cong s motivation des quipes et les questions li es l organisation l tablissement du contrat d objectifs et ses actualisations seront galement discut s en comit de direction Par ailleurs le CODIR doit tre express ment concert sur diff rents l ments phares de la vie communale les avant projets de budget modifications budg taires et notes explicatives y relatives le projet d organigramme ou de cadre propos par le directeur g n ral tout projet de statut du personnel propos par le directeur g n ral etc A noter que les CODIR des communes et des CPAS de langue fran aise doivent galement tenir des r unions conjointes au moins 2 fois par an CDLD art L1211 3 3 al 2 Enfin le coll ge communal peut confier des attributions c est dire des missions ou des projets au CODIR CDLD art L1211 3 js nouvelles taxes nouvelles recettes optimisation des processus Par exemple dans le cadre de l op ration PST plusieurs communes ont sollicit leur CODIR en demandant que les pilotes des objectifs op ra
27. tionnels soient des membres du comit de direction 38 S hina Trois avec le directeur general adjoint s il existe CDLD art L1211 3 2 4 CDLD art L1211 3 2 al 2 4 CDLD art L1124 4 6 Le DG labore le projetd organigramme et le soumet la concertation du Codir L organigrammerepr sente la structured organisation des servicescommunaux indique les rapportshi rarchiques et identifie les fonctionsquiimpliquent l appartenance Il rel ve de la responsabilit du coll ge qui tablitl organigramme des servicescommunaux CDLD art L1211 2 42 Le texte s exprime comme suit Outre les attributions confi es par d cision du coll ge communal le Comit de Direction conna t toutes les questions relatives l organisation et au fonctionnement des services 12 Union des Villes et Communes de Wallonie asbl mise jour 1 septembre 2014
28. ueur et des proc dures 3 la disponibilit d informations fiables sur les finances et la gestion Le cadre g n ral du syst me de contr le interne est soumis l approbation du conseil communal Le directeur financier remplit la fonction de conseiller financier et budg taire de la commune Dans le cadre du syst me de contr le interne il est charg 1 de l utilisation efficace et conomique des ressources 2 de la protection des actifs 3 de fournir au directeur g n ral des informations financi res fiables La notion de contr le interne vient du monde anglo saxon et en anglais le verbe to control veut d abord et aussi dire ma triser On peut donc tr s utilement d s le d part traduire la notion de contr le interne par la notion de ma trise de l organisation pour r aliser les missions et les objectifs termes positifs moins connot s n gativement que la notion m me de contr le telle qu entendue en fran ais Le contr le interne est l affaire de tous au sein de l administration et doit permettre la ma trise raisonnable des op rations et processus r alis s par l administration communale On ne cr e donc pas un service de contr le interne mais on met un syst me de ma trise interne en place qui permet de s assurer de la r alisation des objectifs du respect de la l gislation en vigueur et des proc dures de la disponibilit d informations fi
29. urces humaines attribu s idem r f al 4 3 l ensemble des missions l gales du directeur g n ral On constate donc qu une partie du contenu de la lettre de mission celle reprenant toutes les missions l gales du directeur g n ral s impose l autorit politique qui a l obligation par ailleurs de r server les moyens utiles leur r alisation Les textes r glementaires ne pr voient pas d actualisation de la lettre de mission Est ce dire qu elle est fig e pour 6 ans Nous ne le pensons pas Si nous prenons appui sur ce qui est propos dans l op ration pilote PST on peut argumenter que l autorit politique peut tr s bien adapter sa strat gie sur les 6 ans Toutefois il faut rester attentif au fait que la lettre de mission contiendra des objectifs strat giques et qu il ne convient pas de trop souvent les modifier les objectifs strat giques n ont pas vocation tre souvent remis sur le m tier cf la m thodologie pr n e pour le PST Les objectifs op rationnels et les actions seront davantage repris dans le contrat d objectifs au sujet duquel le l gislateur a pris soin de pr voir une actualisation L ensemble lettre de mission et contrat d objectifs fera l objet d une communication au conseil communal Si l galement la lettre de mission peut tre soumise tutelle g n rale celle ci s exprimera sur les aspects l gaux de la lettre de mission et non sur l
30. y seront associ s le directeur g n ral et le directeur financier du CPAS le directeur des travaux le responsable GRH Il conna t toutes les questions relatives l organisation et au fonctionnement des services et la mise en uvre du Contrat d objectifs Les projets de budget et l ensemble des documents connexes celui ci font l objet d une concertation au sein du Comit de Direction Il se r unira d s lors obligatoirement cette occasion y compris dans les communes comptant moins de 10 000 habitants Expos des motifs p 3 Le Comit de Direction est un outil essentiel C est l organisation de la transversalit Lieu de mutualisation des connaissances et du partage d information et instrument d une r elle dimension collective du management public le comit de direction s exprimera tant t sur le pragmatisme au quotidien de la gestion locale tant t sur l op rationnalisation de la strat gie politique du coll ge et du conseil A noter que le CODIR est obligatoire pour les communes de plus de 10 000 habitants et facultatif pour les autres B La composition et la pr sidence Le CODIR est obligatoirement compos du directeur g n ral qui en est galement le pr sident du directeur g n ral adjoint du directeur financier Voyez pour la Flandre d cr comm 15 7 2005 mod par le d cr 23 1 2009 pour Bruxelles voyez l article 70quater NLC introduit par
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