Mode d`emploi de GDo - Serveur Web EFPA
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1. Entre 2 dates Attention La recherche est effectu e sur les dates du document et non sur les donn es qu il contient Ainsi si on recherche des temp ratures d avril 2004 dans un fichier annuel date de d but 01 01 2004 et date de fin 31 12 2004 une requ te comprise entre d but avril et fin avril ne permet pas de trouver ce fichier II est alors conseill d largir la plage de temps Notice d emploi a s R f Notice Emploi GDo_V6 doc Ou INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 24 32 Figure 8 Page de moteur de recherche simple Acc s depuis la page d accueil ITS p pag Acc s la page du OMS we moteur de recherche DO ie de DO Tapez le Libell de votre uxit de recherche Assurance Pr vention CPF PIF ECO Qua OPPI ECOFORstation 1310 CR r union Mod les CR r union Dot AOR Projet CR r union DIRECTION em y we Gestionnaire de DO Tapes le Mbell de votre mnit de recherche Recherche simple Recherche avanc e Recherche dans les archives La konse ZE 12 Par d faut on A acc de la page recherche simple z 2 RECHERCHER Etacer Index des mots cl s Due de gemeng ele Cliquez sur une lettre ou sur une liaison ATTENTION bert de Aen wee ICH REUNION ABCDEEGHIJKLMNOPORSIUVWXYEZ ae cpl e DEVS cp cas on maken DONNEES EE GEES SCT old 4 EH PHOTO PLAN 5 Ajower cemot cl2. Unit Exp rimentale et Unit des Recherches Foresti res M diterran ennes Accueil Moteur de recherche Administration D connexion 01 URFM Collectif gt gt Partenariat gt gt PartenariatonNr HE 01 URFM Collectif D Document _ un See LAjout d un nouveau document Ajout d une nouvelle Uni Gen E me etc EE dag ioina ITT Donn es REYFUS Philippe E d D x Ka Keen EE OREYFUS Philippe ntos sepa rennes ira Mipdo_URUEY Moscuments20Craporsrs DEEN 06 01 2028 10 11 2008 05 01 2008 Disposah NRA URFM er Il est int rressant de noter qu il y a une possibilit de tri dans le tableau d affichage des documents Notice d emploi Kit INA du Gestionnaire de documents GDo Ee date 12 01 06 D partement EFPA page 10 32 sur la date le titre et l auteur EI VOCUMENT SK Ur Ajout d un nouveau document Ajout d une nouvelle Url Date Titre description Type du document Auteur primaire Document M A S 1 La date de derni re modification r elle et non num rique 2 le titre du document d fini par l utilisateur ayant droits lors de l ajout d un document ou lors de sa mise jour Un lien est disponible sur le titre du document par un simple clic avec la souris II permet d ouvrir une fen tre correspondant
3. permet d effacer un des mot s cl s d j pr s lectionn s pour ce document Tr s utile notamment pour une recherche ult rieure via le moteur de recherche cf 5 3 16 Rubriques associ es permet de faire appara tre le m me document sous plusieurs rubriques Notice d emploi Kit INA du Gestionnaire de documents GDo RET DEAR date 12 01 06 D partement EFPA page 15 32 distinctes sans redondance d information S lection multiple possible avec la touche Crtl Inversement d s lectionner une rubrique associ e l aide de la touche Ctrl Attention en s lectionnant une autre rubrique sans utiliser la touche CTRL cela d s lectionne celle d origine Par contre cette option peut tre utilis e pour d placer facilement les documents d une rubrique l autre 17 Documents associ s permet d associer au document que l on ajoute un ou plusieurs autres documents pr sent sur GDo Si on souhaite que la r ciproque soit vraie lors de l ouverture post riori du document associ il faut cocher la case Automatiquement associer les documents s lectionn s ce document Cette rubrique permet de sp cifier des documents ayant un rapport ou permettant d apporter des informations compl mentaires au document que l on ajoute S lection multiple possible avec la touche Crtl Inversement d s lectionner une rubrique associ e l aide de la touche Ctrl 18 Lien
4. oui suppression des anciennes versions annuler suppression uniquement du document principal Annuler N B La suppression d un fichier associ un autre est soumise au pr alable la question 9 Un utilisateur ayant le droit de consultation et de mise jour et ou ajout de document peut effectuer l ajout d un document nouveau dans ce lien correspondant par un simple clic Ce lien Ajout d un nouveau document n appara t pas si l utilisateur n a que les droits consultation 9 Un utilisateur ayant le droit de consultation et de mise jour de document peut effectuer l ajout d une url dans cette rubrique correspondante par un simple clic 5 2 3 Consultation et mise jour des documents Ce droit permet soit 1 d ajouter un nouveau document fig 2 19 2 de modifier un document fig 2 16 3 d ajouter un document similaire fig 2 7 Dans le premier cas il s agit de l ajout d un nouveau document qui ne fait pas appel un fichier d j existant Dans le deuxi me cas il s agit de la mise jour d un document d j existant et que l on veut actualiser cliquer sur le dessin d un crayon colonne M Cette mise jour permet soit de modifier les m tadonn es de ce document soit de remplacer un Notice d emploi d INA du Gestionnaire de documents GDo kee date 12 01 06 D partement EFPA page 12
5. 32 document par un nouveau en l crasant soit de le remplacer par une nouvelle version avec archivage de la version pr c dente soit de l archiver Dans le dernier cas il s agit d ajouter un nouveau document similaire au document existant en s appuyant sur les m tadonn es qui renseigne d j ce fichier similaire Dans tous les cas un masque de saisie est ouvert selon le lien activ et permet d effectuer l ajout fig 3 la mise jour d un document existant fig 4 ou l ajout du document similaire fig 5 Ces mises jour d un document ancien ou d ajouts de document peuvent avoir lieu depuis n importe quel poste informatique condition que l utilisateur est le droit de consultation et de mise jour Enfin l affichage de la derni re personne ayant modifi un fichier et le message alertant celui qui veut modifier qu il n est pas la derni re personne l avoir fait permet aux autres utilisateurs ayant les m mes droits d en tre inform Notice d emploi e e R f Notice Emploi GDo_V6 doc d du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 page 13 32 il mi Wl D partement EFPA Figure 3 Description du masque de saisie pour l ajout d un document Ajout d un nouveau document Rubrique 02 CPF gt gt Fonds documentaires CPF Titre du document 13 champs obligatoires 1 S lectionner R sum plusieurs choix po
6. 7 gauche pour celui de son unit et droite pour celui du d partement Wi D partement EFPA Notice d emploi d INA du Gestionnaire de documents GDo EE date 12 01 06 page 8 32 EFPA un lien de messagerie par exemple vers l administrateur du gestionnaire et le copyright avec un lien de contact vers le directeur de la publication 8 Enfin sur chaque page du moment que l on est authentifi on dispose de un menu sur la gauche de l cran 4 repr sentant l arborescence des rubriques dans lesquelles on a des droits un tableau 5 et 5 correspondant au contenu principal affichage des rubriques des documents 5 et des derni res mises jour 5 A noter que dans les derni res mises jour si on positionne notre curseur sur le titre d un document r cemment mis jour la rubrique auquel ce document appartient appara t que l on passe par le tableau 5 ou 5 quand on s lectionne une rubrique elle appara t en gras dans l arborescence des rubriques 4 N B Lors de l utilisation de GDo il est int ressant de noter que les touches Ctrl clic permettent d effectuer des s lections multiples lors de s lection de plusieurs mots cl s de plusieurs rubriques Inversement il est possible de dissocier des s lections multiples pr c demment associ es par les touches Ctrl clic exemple de rubriques associ es Les actions en cours apparais
7. MIDOTTO Thomas DIRECTION LOGOS STAGIAIRES Coteaux de Accrus de fr nes pax Gascogne Inventaire des ligneux 4 DYNAFOR MIDOTTO Thomas valorisation des valorisation des fr nes f E STAGUIRES Syrphes fr nes C eaux D Coteaux de Gascogne Inventaire des These Marie Pierre x ligneux JULIEN Ecoute oiseaux Visuland INTRANET INRA TOULOUSE el MAYETIC DYNAFOR site intranet DYNAFOR D partement Ecologie des For ts Prairies etwubeux Aquatiques C4 Contact P dp Menu Pied de page Tableau Pour chaque page l ent te et le pied de page sont identiques comme tout document qualit L ent te est repr sent e par le bandeau gauche 1 contenant le logo GDO Gestionnaire de Documents zs le bandeau droit contenant une image modifiable II est cependant d conseill d introduire une image pour des raisons de taille souvent trop importante le bandeau 2 contenant le libell de l unit le bandeau de navigation sous les bandeaux gauche et droit 3 contenant un lien vers l accueil du site un lien vers le moteur de recherche un autre lien pour se d connecter du site et qui permet de changer de membre la d connexion se fait automatiquement au bout de 2 h environ de veille et enfin un lien vers l administration e BackOffice visible uniquement pour l administrateur Le pied de page affiche les liens dynamiques 6 et personnalis s donnant un portail d acc s vers des sites utiles les 2 logos
8. aide du navigateur Internet Explorer ou Mozilla Firefox conseill l utilisateur acc de GDo via Internet en tapant dans la barre d adresse l adresse propre au Go qu il veut consulter ceci n cessite un mot de passe https efpa rennes inra fr GDo UNITE consultation index php Lors de la connexion un message de s curit appara t car le site est s curis https Notice d emploi DT i i R f Notice Emploi GDo_V6 doc wt INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 6 32 La page d identification se pr sente sous la forme ZS WW eg ge e chic wi GD O Gestionnaire de DOctfr nits Unit Mixte de Recherche DYNAFOR Accueil Moteur de recherche Page d identification d Login Mot de passe Envoyer dt INRA NATIONAL INTRANET INRA TOULOUSE ENSAT MAYETIC DYNAFOR site intranet DYNAFOR WEB INRA TOULOUSE i D partement Ecologie des For ts Prairies et milieux Aquatiques cirai Le EFPA Contact La connexion au Gdo se fait en entrant le login qui correspond en g n ral au nom de l utilisateur et son mot de passe propre l utilisateur et renseign par l administrateur Le temps de connexion sans utilisation est d environ 2 heures au del GDo se d connecte automatiquement vous devrez alors vous d clarer nouveau via la page d identification 5 2 La Page d accueil Lorsque l utilisateur est authentifi via la premi re
9. documents s l ctionn s ce document Q Ajouter un des mot s cl s Supprimer un des mot s cl s Uri du document Ajouter une url Les num rotations encadr reprennent celles des figures 3 et 4 Comme pr c demment toutes les rubriques renseign es dans ce masque apparaissent ensuite dans la fiche informations d taill es cf figure 2 encadr 2 1 La rubrique dans laquelle s effectue l ajout de l URL s affiche 3 Auteur principal s lectionner dans la liste d roulante pr d finie l auteur du document Il est possible de rajouter un auteur n apparaissant pas dans la liste par le lien ajouter un auteur zs qui ouvre la fen tre de saisie d un nouvel auteur 7 Type du document choisir dans la liste d roulante un ou plusieurs types se rapportant au document distant ou au site pr sentation carte donn es photo AQR choix multiple l aide de la touche Ctrl 8 Format du document correspond au format du fichier informatique distant doc xls pdf gif html choisir dans une liste d roulante 9 Langue s lectionner parmi une liste d roulante fr ou fre pour fran ais es ou spa pour espagnol en o eng pour anglais selon la norme choisie Notice d emploi Ai INA du Gestionnaire de documents GDo ER date 12 01 06 D partement EFPA page 20 32 13 Titre du document correspon
10. s Institut National de la Recherche Agronomique D partement EFP 4 Ecologie des For ts Prairies et milieux Aquatiques 54280 CHAMPENQUX U3E Urit Exp nmentale d Ecologie et d Ecotomicolome aquatique 65 rue de Saint Brieuc 55042 Kennes Cedex EIC de Rennes EP 35327 Domamne de la Mette 35653 Le Rheu cedex Ont particip la r alisation du projet Fr deric Marchand USE Florence Courdier UEFM Laurent Burnel DYNAFGES Christine Soster EIC Eermes Eevm R gmer CDD EFP41 C dric Hasner stanare ETC Fennes Jean Yves Lorendeau DISLESD Damien Maurice KEE
11. suppl mentaires de A E sont explicit s ci dessous Les rubriques de 1 18 sont identiques au formulaire d ajout d un document figure 3 et remplissent les m mes fonctions Toutes les informations contenues dans chacune de ces rubriques et correspondant au document mettre jour sont recharg es automatiquement dans ce formulaire Comme pr c demment tous ces renseignements apparaissent ensuite dans la fiche informations d taill es de chaque document cf figure 2 encadr 2 Il est important de rappeler que c est seulement dans ce formulaire de mise jour d un document que l on peut affecter le statut d archiv gt un document au pr alablement cr e L archivage permet de stocker des documents avec toutes les informations correspondantes dans un r pertoire qui n appara t plus dans l affichage normal Ces documents seront alors accessibles via la fiche des informations d taill es dans le champ Notice d emploi Kit INA du Gestionnaire de documents GDo RET T Notice HS date 12 01 06 D partement EFPA page 17 32 versions pr c dentes ou via le moteur de recherche des archives cf 5 3 A Ce bouton d action permet d acc der par un simple clic une fen tre historique de modification du document qui retrace la chronologie des mises jour des plus r centes au plus anciennes et leur auteur Dans le cas de versionnement du docu
12. une fiche ds informations d taill es sur ce document 2 qui correspond aux m tadonn es du document M tadonn es du grec meta ce qui d passe englobe un objet une science Le Robert Une m tadonn e est litt ralement une donn e sur une donn e Plus pr cis ment c est un ensemble structur d informations d crivant une ressource quelconque Cette fiche pr cise notamment si ce document a un lien vers d autres documents associ s Si tel est le cas le nom du fichier associ appara t en bleu et un simple clic sur la r f rence du document permet d obtenir sa fiche d informations d taill es avec le lien pour l ouvrir dans la mesure o l on a les droits Cette fiche mentionne aussi l existence de versions pr c dentes Un clic sur le nom des fichiers versionn s permet l ouverture de ces documents dans la mesure o l on a les droits 3 Le type de document donn es photo les types de documents sont d finies par l administrateur cf 8 6 10 4 L auteur primaire 5 un lien vers le fichier ou l url ouverture du document ou de l url par un simple clic qui permet la consultation du document NB Une URL Uniform Resource Locator est un format universel pour nommer une ressource sur Internet ex d une structure d une URL http w3 inra fr 6 Dans la mesure o l utilisateur un droit de consultation et de mise jour et ou ajout d un document cette colonne par
13. une rubrique pr cise il faut pr alablement que l administrateur ait donn les droits l utilisateur cf 6 7 au moins en consultation sinon il n a aucun moyen d y acc der Une fois que l on a cliqu sur la rubrique choisie tous les documents relatifs cette rubrique et non archiv s sont visualis s selon les modalit s ci dessous figure 2 En effet les documents archiv s n apparaissent plus directement dans la rubrique de la page d accueil ils seront accessibles par ailleurs cf 5 2 3 et 5 3 Ces documents pourront tre sauvegard s sur les disques durs du membre utilisateur mais non sur le serveur de donn es Figure 2 Fonctionnalit s de la page d accueil contenu d une rubrique GDO Gestionnaire de DOctffent Unit Exp rimentale et Unit des Recherches Foresti res M diterran ennes Accueil Moteur de recherche Administration D connexion 01 URFM Collectif gt gt Partenariat HE 01 URFM Collectif Document ur GC Se et Ajout d un nouveau document Ajout d une nouvelle Uri D m nagement Date Titre description Type du document Auteur primaire Document M A s 05 01 2006 ONF e E gt mo Hygi ne S curit E Partenaria Ressources Fo administratives L R unions FE 02 CPF F0 03 ECO 04 GEN 05 PIF 06 ZOO 8 07 UEFM FO 08 Cellule SIG HE 09 Animations Scienti S 10 Contrats en cours haut de page GDO Gestionnaire de DOctfrient
14. 18 FIGURE 6 DESCRIPTION DU MASQUE DE SAISIE POUR L AJOUT D UNE NOUVELLE URL isoosneseesessesecsseseeeee 19 FIGURE 7 DESCRIPTION DU MASQUE DE SAISIE POUR LA MISE A JOUR D UNE URL 20 FIGURE 8 PAGE DE MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE ss esessseeseeeeesrsreeessceeeeenseeeeensneeensneeeeneeeeesn 24 FIGURE 9 PAGE DE MOTEUR DE RECHERCHE AVANCEE ns esseeseeeeeeeeneeeeeensneeeenseeeesseeeeeneeeeesnne 27 FIGURE 10 PAGE DE MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE DES ARCHIVES eee 29 FIGURE 11 PAGE DU MOTEUR DE RECHERCHE AVANCEE DES ARCHIVES ses 30 7 REMERCIEMENTS Ce projet de Gestionnaire de Documents n aurait pu aboutir sans l investissement financier et humain du d partement EFPA dans le cadre de sa mission qualit Le p le Syst mes Informatique de la Direction de l Innovation et des Syst mes d Information DISI a suivi ce projet et l a enrichi de son exp rience Enfin l Equipe Informatique du Centre de Rennes notamment Christine Soster K vin Regnier et C dric Hasnier ont permis par leur implication dynamique la concr tisation de ce projet Jer me Willm a test pour vous cette notice de son regard averti Nous tenons remercier toutes les personnes qui de pr s ou de loin ont particip la mise en place de cet outil Notice d emploi Kit INA du Gestionnaire de documents GDo RET RAR ERP date 12 01 06 D partement EFPA page 32 32 Gestionnaire de documents GDo Copyright INEA 2005 tous droits r serv
15. 8 32 6 Recherche partir du statut du fichier en cours termin etc sauf archiv car il y a le moteur des archives 7 Recherche partir de rubriques pr cises 5 3 2 Recherche dans les documents archiv s La recherche se fait sur le m me principe que dans les documents actuels Seuls le statut et la rubrique sont absent des crit res de s lection En effet le statut est archiv par d faut et la rubrique est absente car un document archiv n est plus associ une rubrique Ainsi tous les documents archiv s sont accessibles d s lors qu on est authentifi comme membre avec les droits sur la rubrique d origine des documents C est le moyen appropri pour retrouver des documents archiv s et les remettre si besoin dans les documents actuels e Recherche simple d archives Voir figure 10 La recherche simple dans les archives se fait sur les m mes crit res que pour la recherche simple dans les documents actuels Notice d emploi a s R f Notice Emploi GDo_V6 doc AVINA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 29 32 Figure 10 Page de moteur de recherche simple des archives CODES ca Tapes Le libell de vetre unit de recherche Retherthe dans es archives Recherche simple Recherche avanc e La base de Age geg Fiagrepeg 24 tem Index des mots cl s Cliquez sur une lettre pu sur une liaison A
16. ATION AIDE A LA DECISION BIODIVERSITE CEDPE CHANGEMENT CLIMATIQU CROISSANCE FORET MEDITERRANEENN FORET MELANGEE HETRE INSECTE ITINERAIRE TECHNIQUE MODELISATION Ajouter un des mot s cl s _ Supprimer un des mot s deis S lectionner URFM Collectif URFM Collectif gt gt AOR URFM Collectif gt gt Budget URFM Collectif gt gt D m nagement URFM Collectif gt gt Hygi ne S cunit URFM Collectif gt gt Partenariat URFM Collectif gt gt Partenariat gt gt PartenariatONF URFM Collectif gt gt Ressources administratives Ajouter le document Le masque de saisie pour l ajout d un document similaire reprend les rubriques du masque de saisie de l ajout d un document figure 3 Par contre les champs sont d j pr remplis par les m tadonn es du document similaire sauf les documents associ s all geant ainsi la saisie 5 2 4 Consultation et mise jour d une url D finition Une URL Uniform Resource Locator est un format universel pour nommer une ressource sur Internet Ex d une URL http w3 inra fr Une URL peut tre simplement un lien vers un site important comme un lien directement vers un document distant Cette consultation s effectue via la page d accueil selon les m mes modalit s que pour l ouverture d un document informatique cf fig 2 encadr 5 I j Notice d emploi e s R f Notice Emploi GDo_V6 d d du Gestionnaire de d
17. Notice d emploi i H R f i loi d d du Gestionnaire de documents GDo Se Il date 12 01 06 D partement EFPA page 1 32 D partement Ecologie des For ts Prairies et milieux Aquatiques Correspondant Qualit pour le d partement Marc Bonnet Masimbert NOTICE D EMPLOI du Gestionnaire de DOcuments GDO Gestionnaire de DI Jc mients Nom Laurent Burnel Dynafor Fr d ric Marchand U3E Florence Courdier URFM Historique du document R daction version 1 le 6 octobre 2005 compilation LB FCdr R daction version 2 relecture par F Marchand de la version 1 le 21 Octobre 2005 R daction version 3 suite modification K vin test L Burnel J Willm le 7 Novembre 2005 R daction version 4 suite relecture d ensemble R daction version 5 ajout suite formation R daction version 6 ajout suite correction K R gnier d c 2005 Diffusion Futurs administrateurs de GDo Diffusion le 16 novembre 2005 formation Orl ans Notice d emploi I l Wi INA du Gestionnaire de documents GDo kee dt D partement EFPA date 12 01 06 page 2 32 1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION eesseseessecesscsecsseceessecesssecssooeessoceessessessecsscocecsseceesseeesssessssoeessese 4 2 DOCUMENT DE REFERENCES eege SEENEN EENEOR SEENEN 4 3 DOCUMENTS ASSOCIES ss ssssssssssasssssssenssssessssseenesesscsssssessosseeasansssnseeseccssaaesesssesnntesassssessesesstessunteise 4 4 e 6 IHN G
18. PRESENTATION z PROTOCOLE z C publication C cr ation date de P g deiten S lectionner acht SC cri re de date sl F J 1 Saisir ici un ou plusieurs mots susceptibles d appara tre dans le titre du document cherch 2 Choix des diff rents mots cl s l aide de l index des mots cl s il est aussi possible de taper directement un mot cl 3 Recherche des mots cl s par ordre alphab tique et utilisation des liaisons conditionnelles 4 Possibilit de faire des choix multiples de types de documents par la touche ctrl Notice d emploi Ai INA du Gestionnaire de documents GDo EE date 12 01 06 D partement EFPA page 25 32 clic 5 Une recherche sur un site g ographique implique galement une recherche sur les sous sites 6 La date de mise en ligne correspond la date de mise en ligne du document dans GDo automatique La date de cr ation correspond la date o le document a t r ellement cr e ou d but des donn es La date de modification correspond la date de modification du document ou fin des donn es ou derni re mise en jour 7 La recherche est effectu e sur les dates du document et non sur les donn es de celui ci e Dans le cas de la recherche avanc e elle permet l utilisateur de pr ciser sa recherche sur plusieurs crit res Voir figure 9 L auteur La recherche sur l auteur peut se faire
19. UCOEEGHIINLMNOPORSIUVMXYE ET w D Ajouter ce mot cl ATTENTION Sage de tas un CR REUNION v bection mipis The le touche DES Cr publication C cr ation F derni re modficaton Dae Aucun crit re de date Recherche avanc e dans les archives Recherche dans ez documents actuels ctuallamant 3 decumants shop tu EN ERT Etacor Index des mots cl s Cliquez sur une lettre ou sur une liaison ABCOEEGUIJXLMNOPORSIUVWHYZ j wa Ajouter ce matci Type de document ATTENTION Parsihilt de faire sne s lection mutipie Abee La true CR ng oa sak eo ntig une candition bosl snae OU ente tags type de doceant s lectionn PROTOCOLE zi C publication C cr mion date de D C derri re modification Date aucun crit re de dote aima raara Kat m aa a __ RECHERCHER Notice d emploi R f Notice Emploi GDo_V6 doc dh INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 page 30 32 D partement EFPA e Recherche avanc e d archives fig 11 La recherche avanc e est identique celle de la recherche dans les documents actuels sauf le statut puisque le seul statut possible ici est archiv et la rubrique car les documents sont archiv s part Figure 11 Page du moteur de recherche avanc e des archives l ments communs la recherche simple dans les archives Recherche dans les archives simple ava
20. a t et permet la mise jour d un document existant par un simple clic sur 4 le crayon qui ouvre une fen tre de mise jour d un document cf fig 4 7 Dans la mesure o l utilisateur a un droit de consultation de mise jour et ou ajout d un document cette colonne para t et permet l ajout d un document similaire par un simple clic sur l ic ne qui ouvre une fen tre d ajout d un document similaire cette fen tre contient d j les m tadonn es du document similaire sauf les documents associ s et all ge ainsi la saisie des m tadonn es de ce nouveau document cf fig 5 8 La suppression des fichiers par un simple clic x n est possible que par l administrateur et la personne ayant ajout le document Si cette personne n est pas l auteur du document ce document ne Notice d emploi P e R f Notice Emploi GDo_V6 doc i du Gestionnaire de documents GDo ZE Il date 12 01 06 D partement EFPA page 11 32 pourra pas tre supprim par l auteur N B Dans le cas particulier de la suppression d un fichier versionn un message rappelle l utilisateur l existence de versions ant rieures archiv es et lui demande de choisir entre la suppression des versions ant rieures archiv es et du fichier en cours o la suppression unique de la version en cours https efpa rennes inra fr xj Ce document contient des versions archiv es voulez vous les supprimer
21. d au titre que l on affecte ce document distant ou ce site il appara t sur la page d accueil fig 2 2 il doit tre explicite et concis 14 R sum du document distant ou du site n est pas un champ obligatoire 15 Mots cl s possibilit de s lectionner dans une liste d roulante un ou plusieurs mots cl s se rapportant au document ou au site le bouton ajouter un des mot s cl s permet de choisir parmi la liste propos s un des mot s cl s et inversement le bouton supprimer un des mot s cl s permet d effacer un des mot s cl s d j pr s lectionn s pour ce lien URL Tr s utile notamment pour une recherche ult rieure via le moteur de recherche cf 5 3 16 Rubriques associ es permet de faire appara tre le m me document distant ou le site sous plusieurs rubriques distinctes sans redondance d information 17 Documents associ s permet de d finir des documents ayant un rapport avec cette ressource internet Si on souhaite que la r ciproque soit vraie lors de l ouverture post riorit de l URL ou des documents associ es il faut cocher la case Automatiquement associer les documents s lectionn s ce document 19 L ensemble des op rations est valid par le bouton d action ajouter une url Ce lien URL est alors affich dans la les rubrique s correspondante s de la page d accueil fig 2 Figure 7 Descriptio
22. enant tous les mots la fois O pour chercher les r f rences en contenant au moins un Les touches et permettent de combiner les touches ET et OU Les types de document Il est possible de s lectionner plusieurs types de documents l aide de la touche Ctrl Dans le cas d une s lection multiple c est la condition OU qui est utilis e Les sites g ographiques Par d faut la recherche se fait sur tous les sites IlI est possible de s lectionner plusieurs sites l aide de la touche Ctrl Dans le cas d une s lection multiple c est la condition O qui est utilis e Une recherche sur un site implique la recherche sur l ensemble de ses sous sites Les dates Plusieurs dates caract risent un document et la recherche peut se faire sur l une ou l autre Rappel La date de mise en ligne correspond sa date de chargement sous GDo La date de cr ation correspond la date o le document a t r ellement cr e ou dans le cas de fichiers de donn es au d but de celles ci La date de derni re modification correspond la date de derni re modification ou dans le cas de fichiers de donn es la fin de celles ci 1 Notice d emploi P e R f Notice Emploi GDo_V6 d M INA du Gestionnaire de documents GDo Un Il M date 12 01 06 D partement EFPA page 23 32 La recherche peut se faire sur 3 crit res A partir de Jusqu
23. ex des mots cl s Cliquez sus ane betire ou sw sne Faison AOCOEEOHIJELMNOPQBSIUVWAYZ E Aom o met ch j w 2 3 K CH Suite de la page recherche avanc e Date Aucun crit re de date D D but SI BI z mA 3 aai EE Eitacer Cliquez sur une lettre ou sur une liaison ABCDEFGHIJKLMNOPQORSIUVWXYZ OU Ajouter cet auteur Mot s contenu s dans le RE r sum 9 Codification Rubriques P S lectionner Format S lectionner D Assurance Qualit gt gt Mod les Assurance Qualit gt gt Projet A S lectionner sl Assurance Qualit gt gt Projet gt gt GDo GEN ees z Assurance Qualit gt gt CR r union CPF gt gt ECOFORstation Statut S lectionner CPF gt gt ECOFORstation gt gt ModeOp ratoire sl RECHERCHER 1 Recherche partir de l auteur on peut s lectionner un ou plusieurs auteurs l aide de l index situ en dessous 2 Saisir un ou plusieurs mots susceptibles d appara tre dans le r sum Fonctionne comme la recherche dans le titre 3 Recherche partir de la codification du document une codification tap e exacte partielle ou approximative fonctionne 4 Recherche partir de l extension du fichier xs doc etc 5 Recherche partir de la langue utilis e dans le document Notice d emploi e e R f Notice Emploi GDo_V6 doc INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 2
24. i KEEN A 4 1 HISTORIO OI DE e E E E E E S 4 4 2 QU EST CEQUE GDO ien estiment EEE EAEE EEEE EE EE fr ste EA EEE EE 5 4 3 CADRE D UTILISATION erneieren a a e a a a a a a i e aaie 5 5 VISITE GUIDEE POUR CONSULTATION ET OU MISE A JOUR DE DOCUMENT ss 5 5 1 LA PAGE D IDENTIFICATION iii eeiiieeersecescsreenssececcenennnecececsenennnceececsenennenececseneneneeececeesennennne 5 N2 LA PAGE D ACCUEIL 6 5 2 1 Vue g n rales nitrates mr E E E ein tee 6 5 2 2 Consultation EE 8 5 2 3 Consultation et mise jour des documents 11 5 2 4 Consultation et mise jour d une url 18 5 3 LA PAGE DU MOTEUR DE RECHERCHE suisses seceeceeneeeseseesennnnene ces eeenennene sec esenennnne ces esenenneeeee seen 21 5 3 1 Recherche dans les documents actuels inserer 22 5 3 2 Recherche dans les documents archiv s inserer 28 6 LISTE DES FIGURES eege ge 31 7 REMERCIEMENTS rnnnnenenenensenennennenennennenenneneenenneneenenneneenenneseenesneseenenneseeneneeenesesenennee 31 Notice d emploi R f Notice Emploi GDo_V6 doc date 12 01 06 page 3 32 du Gestionnaire de documents GDo D partement EFPA AIDE o aller Apr s ouverture de la page d accueil zoom sur une rubrique GDO Gestionnaire de DOctmients Unit Exp rimentale et Unit des Recherches Foresti res M diterran endes C p 7etfigi l Accueil Moteur de recherche Administration D connexion 0 Contrats en cours ECOGER Sa URFM Colectt Ip 148 See
25. ique s correspondantes de la page d accueil Notice d emploi OINA D partement EFPA du Gestionnaire de documents GDo R f Notice Emploi GDo_V6 doc date 12 01 06 page 18 32 Figure 5 Description du masque de saisie pour l ajout d un document similaire Ajout d un document similaire Rubrique 10 Contrats en cours gt gt ECOGER amp S lectionner Site s plusieurs choix possibles Auteur principal DREYFUS Philippe z Ajouter un auteur Auteur s secondaire s plusieurs choix possibles BARITEAU Michel BOUHEDI Marie Claude CANDAU Jean No l xf d but des donn es ou cr ation 5 9 x 1 R Il 2006 z fin des donn es ou demi re mise jour 9 z 1 Ei 2006 z 6 S lectionner Type s de document plusieurs choix possibles Care ou Plan Dessin ou Graphe sl Format du document doc S Langue Q fr Codification Droits Libre de droit C Propri t de l auteur Statut termin DI Lien vers le document Parcourir Mots d s plusieurs choix possibles rubriques associ es plusieurs choix possibles 01 Document s associ s S lectionner des documents associ s I Automatiquement associer les documents s l ctionn s ce document CR R union 2005 10 12 Op rations ECOGER Titre du document Je INRA Avignon doc R sum Liste et description des actions 14 avignonnaises 2 ECOLOGIE S lectionner ADAPT
26. ment la date de versionnement est mentionn e dans cette fen tre B Le login de l auteur de la derni re mise jour s affiche C Versionner ce document Par d faut cette case est coch e Ce versionnement automatique du document permet d affecter un n de version l ancien document que l on met jour Ce dernier est alors d fini comme archiv le premier document enregistr correspondant la version 0 et ainsi de suite selon l ordre des modifications successives De ce fait les anciennes versions de ce document sont archiv s et n apparaissent plus directement dans la rubrique de la page d accueil Ces documents seront alors accessibles via la fiche des informations d taill es dans le champ versions pr c dentes ou via le moteur de recherche des archives cf 5 3 Pour que le versionnement soit accept il faut que le nouveau document n ait pas le statut archiv de d fini et il faut que l utilisateur entre un nouveau fichier Si cette case n est pas coch e la mise jour d un document ancien en chargeant le nouveau document touche 18 crasera le pr c dent fichier ceci quelque soit le nom du fichier D Le nom du fichier informatique avant modification s affiche E L ensemble des op rations est valid par le bouton d action mise jour du document Le dernier document mis jour s affiche alors dans la les rubr
27. n A amp 02 CPF 03 ECO 04 GEN 05 PIF 06 Z00 07 UEFM 08 Cellule SIG 8 09 Animations Scientifiques E 10 Contrats en cours ADU BRG _c dre BRG_sapin Cedre Liban Ecofor Station ECOFOR ZOO ECOGER EUFIRELAB GIS Lamanon HERINAT IFB INVABIO Pollinoses cypr s POPFIME REFORME R seau_hydrique 11 Demandes en cours 12 Productions 13 Ressources Aide GDo INRA National INRA Avignon ProdiNRA Dspace INRA Recherches Foresti res Ajout d un nouveau document Ajout d une nouvelle Uri Date Titre i description Type du document Auteur primaire 08 12 2005 CR R union 2005 10 12 Op rations ECOGER INRA Avignon doc DREYFUS Philippe 08 12 2005 CR R union 2005 11 03 SIG pr visite doc DREYFUS Philippe lox Zeg fe x Zeg des 08 12 2005 ProjEcogerHeterogene2005 DREYFUS Philippe 08 12 2005 manips_AVIGNON_Condens 4 doc DREYFUS Philippe 5 amp amp P 08 12 2005 CRAC R union 2005 12 06 Qui fait quoi o quand xs DREYFUS Philippe haut de page D partement Ecologie des For ts Prairies et milieux Aquatiques Copyright 2005 INRA SE Contact Notice d emploi d INA du Gestionnaire de documents GDo RET Notice Empis GDo_V6 do II D partement EFPA date 12 01 06 page 4 32 1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Ce document a pour objet de d crire le contenu du gestionnaire de documents d nomm GDo et d explique
28. n auteur BARITEAU Michel CROISSANCE BOUHEDI Marie Claude DYNAMIQUE 5 CANDAU Jean No l zj ECOLOGIE Carter d but des donn es ou cr ation 9 lit 22006 7 FORET MEDITERRANEENN FORET MELANGEE fin des donn es ou demi re mise Jour 9 DI 1 ll 20 z HETRE r BE INSECTE S lectionner ITINERAIRE TECHNIQUE Type s de document MODELISATION gi z plusieurs choix possibles Carte ou Pian Ajouter un des mot s cl s Supprimer un des mot s cl s Dessin ou Graphe xl Format du document doc Langue fr S 9 Codification rubriques associ es S lectionner plusieurs choix possibles e el g EES 01 URFM Collectif Libre de droit d Propri t de l auteur 01 URFM Collectif gt gt AOR 01 URFM Collectif gt gt Budget Versionner ce document F 01 URFM Collectif gt gt D m nagement 01 URFM Collectif gt gt Hygi ne S cunt Statut en cours g 01 URFM Collectif gt gt Partenariat 12 01 URFM Collectif gt gt Partenariat gt gt PartenariatONF 01 URFM Collectif gt gt Ressources administrative Document s associ s S lectionner des documents associ s M Automatiquement associer les documents s l ctionn s ce document Q Lien vers le document BEE Schier actuel Mise jour du document D Trame_Cahier_CPF xls D Le masque de saisie pour la mise jour d un document s apparente celui de l ajout d un document figure 3 Seuls les champs
29. n auteur est abord dans le formulaire de mise jour des auteurs cf 6 11 Notice d emploi S ti r i dl INA du Gestionnaire de documents GDo e d D partement EFPA date 12 01 06 page 14 32 4 Auteur s secondaire s s lectionner ventuellement le ou les auteur s secondaire s s lection multiple avec la touche Ctrl 5 D but des donn es ou cr ation cette date correspond la date o le document a t physiquement cr r colte des donn es par exemple Par d faut la date pr remplie correspond la date d ouverture de la fen tre d ajout du document x 6 Fin des donn es ou derni re mise jour cette date correspond la derni re modification du fichier cette date ne correspond pas forc ment la date de mise jour en ligne du fichier Par d faut la date de fin des donn es ou derni re mise jour est celle du d but des donn es ou cr ation non obligatoire 7 Type de document choisir dans la liste d roulante un ou plusieurs types se rapportant au document pr sentation carte donn es photo AQR choix multiple l aide de la touche Ctrl clic Cette liste est pr d finie par l administrateur 8 Format du document correspond au format du fichier informatique doc xls pdf gif html choisir dans une liste d roulante 9 Langue s lectionner parmi une liste d roulante fr ou fre pou
30. n du masque de saisie pour la mise jour d une URL Modification d une url gt gt rubrique Auto valuation il Guide balance mission qualit INRA Titre du document 13 champs obligatoires SAS demi re mise jour par admin Voir l historique du document R sum 14 S lectionner Type de document e AOR Mots d s S lectionner plusieurs choix possibles CARTE plusieurs choix possibles DONNEES x BALANC Format du document doc La FORET MELANGEE METROLOGIE fr S MODELISATION PIN NOIR Statut e Actif z QUALITE rubrique associ es plusieurs choix possibles 1 ___________________ AOR gt gt CR r union si Document s associ s e 1174 S lectionner des documents associ s Langue STATION Ajouter un des mot s cl s Supprimer un des mot s cl s uri du document htip Avww inra fr qualite reterentiel rethtm occ D Mise jour de l url D Le masque de saisie pour la mise jour d une url s apparente celui de l ajout d une url Seuls les champs suppl mentaires de A E sont explicit es ci dessous A Ce bouton d action permet d acc der par un simple clic une fen tre historique de modification Notice d emploi Kit INA du Gestionnaire de documents GDo RET T Notice PAPERS date 12 01 06 D partement EFPA page 21 32 du document qui retrace la chronologie des mises jour des plus r centes aux plus anciennes e
31. nc e Recherche dans les documents actuels La base de donn es sontiem actuellement 22 esuments arob s Sr RECHERCHER Mot s comtenuis dans de TI moisis mm wre See Index des mots cl s Type de document Cliquez sur une lettre ou sur une liaison Serge ABCOEEGHIJKLMNOPORSIUVWXYZ une s lection multiple gr ce la touche CHE dans oe oas on ins te one condmies besi enne OU entre D er oul uj Ou chaque type de document s lectionn 9 Ajouter ce mot cl C mise en ligne C cr ation demi re modificaton Anoan crit re de date g FIAT Auteur s 9 PF Index des auteurs Cliquez sur une lettre ou sur une liaison Mot s contenus dans le r sum Codification P S lectionner D S lectionner z Compl ments de la recherche dans les archives avanc es Notice d emploi d INA du Gestionnaire de documents GDo e date 12 01 06 D partement EFPA page 31 32 6 LISTE DES FIGURES FIGURE 1 VUE GENERALE DE LA PAGE D ACCUEIL SQUELETTE DU SITE see 7 FIGURE 2 FONCTIONNALITES DE LA PAGE D ACCUEIL CONTENU D UNE RUBRIQUE unes seeesesrennns 9 FIGURE 3 DESCRIPTION DU MASQUE DE SAISIE POUR L AJOUT D UN DOCUMENT eee 13 FIGURE 4 DESCRIPTION DU MASQUE DE SAISIE POUR UNE MISE A JOUR DE DOCUMENT 16 FIGURES DESCRIPTION DU MASQUE DE SAISIE POUR L AJOUT D UN DOCUMENT SIMILAIRE
32. ocuments GDo D Il date 12 01 06 page 19 32 D partement EFPA Les masques de saisie concernant l ajout d une URL ou sa mise jour fig 6 et 7 s apparentent ceux pr c demment d crit pour les documents fig 3 4 et 5 Ils disposent cependant de moins d informations du fait qu on n a pas la ma trise sur le fichier s il y en a un que l URL d signe Figure 6 Description du masque de saisie pour l ajout d une nouvelle URL Ajout d une nouvelle url Titre du document BE champs obligatoires gt gt rubrique ECOGER 1 S lectionner a R sum Type de document 7h 14 plusieurs choix possibles Dessin ou Graphe zj Mots cl s Auteur principal S lectionner hss plusieurs choix possibles se Ee Ajouter un auteur ADAPTATION Format du document D S lectionner hd AIDE ALA DECISION BIODIVERSITE Langue fr CEDRE CHANGEMENT CLIMATIQU rubrique associ es plusieurs choix 01 URFM Collectif possibi 01 URFM Collectif gt gt AOR 01 URFM Collectif gt gt Budget 01 URFM Collectif gt gt D m nagement lectionner 01 URFM Collectif gt gt Hygi ne S curit FORET MEDITERRANEENN 01 URFM Collectif gt gt Partenariat FORET MELANGEE 01 URFM Collectif gt gt Partenariat gt gt ParteneristONF HETRE 01 URFM Collectif gt gt Ressources administratives xl Voie EE arte S lectionner des documents associ s MODELISATION CIRE I Automatiquement associer les
33. opos s Une recherche simple gt avec les principales m tadonn es des documents une autre recherche avanc e reprenant l ensemble des m tadonn es Le bouton RECHERCHER utilis sans crit re d fini permet l affichage de l ensemble des documents dans les documents actuels ou dans les documents archiv s selon le moteur de recherche activ Les fichiers r sultants de la requ te pourront tre sauvegard s sur les disques durs et non sur le serveur de donn es Ils sont class s du plus r cent au plus ancien Notice d emploi d INA du Gestionnaire de documents GDo NE LA D partement EFPA date 12 01 06 page 22 32 5 3 1 Recherche dans les documents actuels e Dans le cas de la recherche simple on permet aux utilisateurs d effectuer une recherche sur les principaux l ments d un document le titre les mot s cl s type de document les dates les sites g ographiques Voir figure 8 Le titre Saisir un ou plusieurs mots susceptibles d appara tre dans le titre du document cherch Il est aussi possible de tronquer ces mots ex pr pour protocole ou du pour durand ou dupont Les mot s cl s On peut d finir un ou plusieurs mots cl s partir de l index ou en les saisissant directement On peut galement tronquer ces mots Une recherche peut tre compos e d un seul mot ou d une suite de mots s par s par ET OU ET pour chercher les r f rences cont
34. page d identification il acc de la page d accueil et a une vue g n rale sur les diff rentes rubriques et sous rubriques dont il a les droits II peut ensuite consulter les documents et ventuellement les mettre jour Ces trois niveaux de droits aucun droit droit de consultation droit de consultation et de mise jour modulables par rubrique sont discut s dans chaque unit et pr d finies par l administrateur cf 8 6 7 5 2 1 Vue g n rale Sur cette vue g n rale fig 1 chaque colonne repr sente une rubrique principale avec sa sous rubrique uniquement Par d faut les rubriques s affichent par ordre alphab tique Le menu 4 permet de parcourir toute l arborescence Il est conseill de limiter le nombre de sous rubriques dans l arborescence pour pr server l affichage global de la page d accueil Notice d emploi Il d du Gestionnaire de documents GDo NN EEE ll date 12 01 06 page 7 32 D partement EFPA Cette page d accueil permet galement de visualiser les derni res rubriques mises jour 5 Figure 1 vue g n rale de la page d accueil squelette du site Ent te X 6 Bandeau Jdffcheses Bandeau droit O Gestionnaire de DOctfir nits Unit Mixte de Recherche DYNAFOR Libell de l unit 3 ASSURANCE QUALITE ee Pr vention CPF ENTOMO OPP ECOFORstation ModeOn ratoire Mod les CR r union Doc AOR 411 CR r union Projet locaux D Mod les CR r union
35. par l interm diaire de l index ou en le saisissant directement Dans le cas de la saisie il doit tre sous la forme NOM Pr nom ou plus simplement sur une partie du nom La recherche est effectu e sur les auteurs primaires et secondaires Les mots contenus dans le r sum Saisir un ou plusieurs mots susceptibles d tre dans le r sum fonctionne de la m me mani re que pour le titre La codification La recherche peut se faire sur le code entier ou m me partiel Le format Recherche partir de l extension du fichier La langue Recherche partir de la langue utilis e dans le document Le statut i Notice d emploi a s R f Notice Emploi GDo_V6 doc dd INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 26 32 La recherche sur le statut permet de ne s lectionner que les documents termin s par exemple Attention sauf archiv puisqu il y a le moteur des archives le statut archiv est trait diff remment et la recherche se fait dans le moteur de recherche sp cifique aux archives La rubrique Permet la recherche dans une rubrique pr cise Notice d emploi a s R f Notice Emploi GDo_V6 doc du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 27 32 Figure 9 Page de moteur de recherche avanc e PTT we Cliquer sur recherche GDO Gestionnaire de DOctf nits avanc e Rotherhe dans les rg se Se Ind
36. r fran ais es ou spa pour espagnol en ou eng pour anglais selon la norme choisie 10 Codification libre limit e 25 caract res elle permet d utiliser une normalisation de code au sein de l unit la codification n est pas un champ obligatoire 11 Droits champ obligatoire permettant de sp cifier si le document peut tre exploit librement ou non 12 Statut permet de d finir un tat pr cis du document exemple en cours termin archiv Attention on ne peut archiver un document que dans la mise jour d un document L archivage permet de stocker des documents avec toutes les informations correspondantes dans un r pertoire qui n appara t plus dans l affichage normal 13 Titre du document reprend le titre du document qui appara t sur la page d accueil fig 2 2 il doit tre explicite et concis 14 R sum du document n est pas un champ obligatoire II est cependant conseill de le remplir car il est pratique dans le moteur de recherche comme crit re de recherche il pr sente l int r t de balayer l ensemble des r f rences li un document 15 Mots cl s possibilit de s lectionner dans une liste d roulante un ou plusieurs mots cl s se rapportant au document le bouton ajouter un des mot s cl s permet de valider les mots cl s choisis dans cette liste d roulante et inversement le bouton supprimer un des mot s cl s
37. r ses fonctionnalit s en vue de son d ploiement et son utilisation autonome par les futurs administrateurs de chacune des unit s int ress es 2 DOCUMENT DE REFERENCES Les documents de r f rence sont _ HASNIER C 2005 GDo projet de gestionnaire de documents pour le d partement EFPA Ecologie des For ts Prairies et milieux aquatiques Rapport de stage IUT de Vannes D partement Informatique 33 p REGNIER K 2005 Projet GDo documentation technique du site Rapport 21 p 3 DOCUMENTS ASSOCIES Les documents associ s sont INRA D partement EFPA Groupe de travail sur la r alisation d un gestionnaire de documents 2005 Mise en uvre d un gestionnaire de documents cahier des charges 16 p 4 CONTEXTE 4 1 Historique Le d partement EFPA a exprim le besoin de disposer d un outil souple et op rationnel permettant l archivage des donn es et leur mise disposition En 2003 pour garantir au mieux la qualit et l accessibilit des informations l Unit d Ecologie et d Ecotoxicologie aquatique U3E Rennes a r alis un outil op rationnel avec l aide du service informatique du centre de Rennes Ce travail a t pr sent plusieurs reprises au sein du d partement EFPA Devant l int r t suscit par cet outil le d partement EFPA a propos de r fl chir la r alisation d un gestionnaire de documents donn es protocoles cartes m tadonn es utilisable par l ensemble de
38. ropos s certains sont obligatoires Ces champs sont remplis librement ex r sum ou sont guid s par une liste d roulante dont les termes sont d finis au pr alable dans la partie administration cf 6 Tous ces renseignements apparaissent ensuite dans la fiche informations d taill es de chaque document cf figure 2 encadr 2 1 La rubrique dans laquelle s effectue l ajout du document s affiche N B un document peut tre ajout d s le premier niveau de rubrique appel rubrique principale 2 Sites g ographiques associ s aux documents une liste d roulante propose les noms des sites g ographiques On peut associer un ou plusieurs sites un document La s lection multi sites s effectue l aide de la touche Ctrl Les sites fonctionnent sur le m me principe que les rubriques avec des sous sites contenant eux m me des sous sites 3 Auteur principal s lectionner dans la liste d roulante pr d finie l auteur du document Il est possible de rajouter un auteur n apparaissant pas dans la liste par le lien ajouter un auteur qui ouvre la fen tre de saisie d un nouvel auteur N B Dans ce formulaire d ajout d un nouvel auteur celui ci doit tre ajout soit par la liste des membres soit par la liste des auteurs archiv s et s il n est dans aucune de ces listes le saisir dans le champ libre et s lectionner Ajouter La gestion de l archivage ou non d u
39. s unit s int ress es sur le mod le de celui d velopp par l U3E Notice d emploi TN du Gestionnaire de documents GDo RET D Notice APE II date 12 01 06 page 5 32 i D partement EFPA 4 2 Qu est ce que GDo GDo est un Gestionnaire de Documents I a pour objectifs de centraliser les donn es et m tadonn es d j collect es depuis de nombreuses ann es optimiser la gestion de ces donn es en les structurant transmettre et rendre accessibles aux utilisateurs des donn es normalis es faisant l objet de mesures de tra abilit Ce gestionnaire a donc pour vocation de centraliser des documents finis et de les rendre accessible par t l chargement 4 3 Cadre d utilisation Le cadre d utilisation de GDo est l unit de Recherche ou exp rimentale II doit r pondre aux objectifs fix s au chapitre 4 2 Sa logique est celle d un serveur de donn es accessible via internet I doit permettre de privil gier la saisie unique Il ne doit en aucun cas repr senter un outil de sauvegarde des donn es Le serveur bas Rennes et d di ces fonctions doit r pondre aux besoins de capacit des futurs GDo des diff rentes unit s 5 VISITE GUI DEE POUR CONSULTATI ON ET OU MISE A JOUR DE DOCUMENT Cette visite guid e suit un ordre chronologique et explique les fonctionnalit s de chacune des pages de ado au fur et mesure de leur ouverture 5 1 La page d identification A l
40. sent en caract res rouges dans les formulaires de GDo cas des fichiers en cours des kits de couleur actifs etc Dans les listes d roulantes les propositions sont tri es par ordre alphab tique Dans tous les cas il est important de valider toutes les actions par le bouton OK ou les boutons sp cifiant la nature de l action ex ajouter un des mot s cl s avant de quitter le formulaire en cours Dans un formulaire les d placements d un champ l autre se font l aide des touches de tabulation ou l aide de la souris Dans le cas des fen tres o appara t une fl che grise de retour il faut utiliser celle ci en priorit et non celle de votre navigateur car elle prend en compte les changements effectu s La taille des documents enregistr s sur GDo ne devra pas d passer 20 Mo 5 2 2 Consultation des documents La consultation des documents voir figure 2 s effectue directement depuis les rubriques accessibles par la page d accueil ou par des requ tes dans la page du moteur de Notice d emploi P e R f Notice Emploi GDo_V6 doc i du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 D partement EFPA page 9 32 recherche cf 5 3 A noter que la consultation d un document peut tre possible en ouvrant un lien vers un site internet via une URL cf 5 2 4 Le droit consultation permet de visualiser les documents finis Pour pouvoir consulter un document dans
41. ssibles 2 Mots d s S lectionner a a Auteur principal plusieurs choix possible 1 S lectionner hd 3 ADAPTATION Ajouter un auteur 4 AIDE A LA DECISION BARITEAU Michel BIODIVERSIT BOUHEDI Marie Claude CEDRE CANDAU Jean No l xl CHANGEMENT CLIMATIQU CROISSANCE d but des donn es ou cr ation 9 jj1 22006 DYNAMIQUE fin des donn es ou demi re mise Jour par d taut 1 ECOLOGIE date de cr ation a i SI ml E 6 ECOPHYSIOLOGIE r ECOSYSTEME FORET MEDITERRANEENN FORET MELANGEE Type s de document HETRE plusieurs choix possibles Fi Ge Carte ou Plan INSECTE Dessin ou Graphe z ITINERAIRE TECHNIQUE Mi ISATION Format du document S lectionner ODELISATIO Al Ajouter un des mot s cl s _ Supprimer un des mot s cl s Langue 3 fr LA o le dificati rubriques associ es Te en on E pron 11 poseg P Je URFM Collectit Libre de droit Propri t de l auteur 01 URFM Collectif gt gt AOR 01 URFM Collectif gt gt Budget 01 URFM Collectif gt gt D m nagement 01 URFM Collectif gt gt Hygi ne S curit 01 URFM Collectif gt gt Partenariat 01 URFM Collectif gt gt Partenariat gt gt PartenariatONF 01 URFM Collectif gt gt Ressources administratives z Document s S lectionner des documents associ s GE Cem M associ s I Automatiquement associer les documents s l ctionn s ce document Q Lien vers le document Parcourir Ajouter le document Parmi les champs p
42. t de leurs auteurs B Le login de l auteur de la derni re mise jour s affiche LC Statut permet de d finir le statut du lien url qui va tre mis jour Il sera soit actif et appara tra alors dans les rubriques correspondantes de la page d accueil soit il sera archiv et dans ce cas ne para tra plus que dans la page de moteur de recherche des archives Lors des mises jour d une url l ancien lien url par d faut est archiv et le nouveau est activ A noter que le e versionnement d une url n existe pas comme dans le cas d une mise jour d un document D L adresse de la ressource internet que l on souhaite modifier s affiche II suffit de la remplacer par la nouvelle E L ensemble des op rations est valid par le bouton d action mise jour de l url Le dernier lien url mis jour s affiche alors dans la les rubrique s correspondante s de la page d accueil 5 3 La page du moteur de recherche On y acc de par le lien Moteur de recherche pr sent dans le bandeau de navigation dans toutes les pages Elle permet de retrouver l ensemble des documents pour lesquels l utilisateur les droits de consultation et ou de mise jour On distingue deux moteurs de recherche un pour les documents actuels et l autre pour les archives cf figure 8 Dans les 2 cas la pr sentation et les crit res de recherches sont les m mes Deux niveaux de recherche sont pr
43. vers le document correspond l enregistrement du document en lui m me sur le serveur L utilisateur avec le bouton parcourir doit donc s lectionner dans ses dossiers informatiques le fichier qu il souhaite mettre en ligne Taille maximum 20 Mo Attention le nombre de caract res une arborescence trop longue sur son disque dur des accents ou des caract res sp ciaux dans le nom du fichier peut emp cher la mise en ligne du document document absent 19 L ensemble des op rations est valid par le bouton d action ajouter le document Le document est alors affich dans la les rubrique s correspondante s de la page d accueil fig 2 Notice d emploi R f Notice Emploi GDo_V6 doc d INA du Gestionnaire de documents GDo date 12 01 06 page 16 32 d D partement EFPA Figure 4 Description du masque de saisie pour une mise jour de document Mise jour d un document H 1 R ss 02 CPF gt gt Fonds documentaires test maj CPF Titre du document champs obligatoires S y 9 Voir l historique du document A demi re mise jour par admin R sum S lectionner oe lusi chol ibh s SC Mots cl s S lectionner z QUALITE z plusieurs choix possibles ADAPTATION auteur principai Auteur s secondaire s plusieugctre 15 AIDE A LA DECISION 3 possibles BIODIVERSITE COURDIER Florence D CEDRE CHANGEMENT CUMATIQU Ajouter u
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