Pas de planification réussie sa
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1. Management INFORMATIQUE EHPAD du Parc de la Plesse Pas de planification r ussie sa Pour Jo l Beaudusseau directeur de l EHPAD du Parc de la Plesse Maine et Loire l analyse d taill e des besoins et des moyens est un pr alable indispensable l utilisation d un logiciel de planification Sensibilisation en trois temps quatre mouvements Jo l Beaudusseau directeur de l EHPAD Le Parc de la Plesse Groupe Le Noble Age Le Parcde La Plesse 84 r sidents 2 3 de r sidents d sorient s GMP 722 GMP sup rieur 800 dans deux unit s de vie 63 salari s 53 91 ETP Arr tons de penser que les logiciels de planifica tion font les plannings Ce sont les hommes qui les font Celui qui s exprime avec autant de franchise c est Jo l Beaudusseau directeur de l EHPAD Le Parc de la Plesse Groupe Le Noble Age Le directeur aurait il une dent contre les logiciels de planification Non s rement pas Jo l Beaudusseau appr cie com me les autres qu l automne dernier Le Noble Age ait uniformis les outils de planification d sormais dans tous les tablissements directeurs infirmi res coordinatrices et ma tresses de maison travaillent avec le m me produit Octime Le directeur s incline devant la g n ration automatique des plannings long terme la base de donn es qui contient l histo rique de toute personne qui en CDI CDD ou Int rim a travaill dans l tablissement II voit auss2. ASH peuvent participer en effectuant la distribu tion dans les chambres Pr cisons que dans le Groupe Noble Age les ASH sont des Agents de Ser vice H teliers Apr s ce travail qui favorise la communication entre les quipes et la compr hension mutuelle des contraintes de chacun viendra la plus value de l in formatique Et l le directeur rend C sar ce qui lui appartient de droit Avec 63 salari s reconna t le exion approfondie directeur bien s r qu un logiciel de planification est n cessaire Il g n re les plannings l infini permet d anticiper les cong s facilite la gestion des rempla cements Mais les donn es qu on y saisit ne sont pas abouties le r sultat ne sera pas concluant Le directeur a m me fait de sa r flexion une sp cialit il est devenu r f rent dans le domaine en d autres termes ainsi tout directeur prenant un ta blissement du Noble Age ira Angers discuter avec lui sur l organisation Je sensibilise les directeurs et J change avec eux sur la conception d un planning les trucs et astuces la mise en musique des besoins et des moyens r sume t il La partition est bonne car au Parc de la Plesse la m thode Beaudusseau semble donner de bons r sul tats ci les salari s sont en forme et contents de travailler confie le directeur D ailleurs beaucoup arri vent en avance leur travail On s incline La continuit de service A l EHPAD de F
3. i le temps gagn dans la saisie des donn es dans la production des fiches de paie la s curit dans le calcul des heures suppl mentaires des heures de nuit ou des m N 36 m mors 2009 G ROSCOPIE Magazine 18 SSSR arr ts maladie Stop Mais pour Jo l Beaudusseau tout cela n est possible qu une seule condition Pour optimiser l utilisation d un logiciel de planifica tion pr cise celui qui a t pr c demment comp table i faut faire un norme travail d analyse en amont avec les quipes soignantes et m dicales Il faut estimer les moyens dont on dispose et valuer la couverture des besoins Ensuite seulement le logiciel sera utile Le travail d analyse des besoins Jo l Beaudusseau le conna t bien car sa structure accueille 84 r sidents dont deux tiers sont des personnes d sorient es Il s est donc interrog sur les diff rents points de la pri se en charge quelle plage horaire couvrir pour y fai re quoi Combien de personnes faut il entre 7 h 30 et l heure du repas combien de temps prend une toi lette un petit d jeuner Quels sont les temps forts et gros consommateurs de ressources de la journ e repas animation change Ensuite vient le moment d analyser les ressources Avec un GMP de 822 les effectifs du Parc de la Ples se sont de 63 salari s soit 53 91 ETP Psychologue psychomotricien ergoth rapeute m decin coordon nateur infirmi re coordinatrice aide soignan
4. nt solution ref EM DOSSIER DE SOIN DOSSIER MEDICAL et PROJET DE VIE DES RESIDENTS d velopp en collaboration avec des m decins coordonnateurs et g riatres EE ANIMATION VIE SOCIALE et SUIVI D ACTIVITE DES RESIDENTS EM ADMINISTRATION DES RESIDENTS ET GESTION DES INSCRIPTIONS rent SOLUTION PERFORMANTE INTUITIVE ET SIMPLE D UTILISATION TITAN REPOND DEPUIS PLUS DE 9 ANS A L ENSEMBLE DES BESOINS DES EHPAD DES GROUPES ET ACCUEILS DE JOUR WABI AU TRAVERS D UNE SOLUTION MODULAIRE COMPLETE ET MULTISITES EM FACTURATION PAYANTS AIDE SOCIALE ACCUEIL DE JOUR M INTENDANCE GESTION DES ACHATS CONSOMMATIONS STOCKS BUDGETS EM PLANNINGS DU PERSONNEL ET ACCUEILS DE JOUR M TITAN MEDIA COMMUNICATION SUR ECRAN POUR L ACCUEIL DE L ETABLISSEMENT Tous nos modules int grent des fonctionnalit s in dites Contactez nous pour plus d informations 19 G ROSCOPIE Magazine m N 36 m mars 2009
5. ontenay sous Bois Val de Marne c est Virginie Heynemann secr taire de direction qui utilise le nouveau logiciel Octime Le logiciel permet d assurer au maximum une continuit de service au r sident explique t elle Ainsi lors d une absence le logiciel me proposera des rempla ants En explorant leur fiche individuelle je choisirai en priorit les sala ri s de l tablissement et les personnes qui ont d j travaill dans le service en question La fiche est en effet un l ment cl Elle contient les types de contrat leur date et dur e et le service Pratique e Marie Suzel Inz Management Planification mode d emploi Les questions se poser Quel est le temps consacr la pr pa ration des plannings Quel est le volume des ressources g rer L outil de planification en place per met il une utilisation optimale des res sources Choisir le bon outil Les qualit s d un bon logiciel de pla nification complet simple et intuitif s appliquer l existant Pas le contraire Ainsi il doit pouvoir accepter les roule ments m me complexes prendre en compte plusieurs conventions collec tives tre param trable par l utilisateur Si les horaires changent l utilisateur doit pouvoir int grer r agir sans faire appel son prestataire tre interfa able avec un logiciel de paie voire avec une badgeuse MALTA Informatique TITAN Groupe ti
6. te ma tresse de maison homme d entretien ling re chef second commis de cuisine responsable de salle coiffeuse etc la liste est longue des ressources avec lesquelles il faut jongler Du temps cach A ce point le travail est bien avanc la couvertu re id ale des besoins est r alis e H las avec elle arri ve une petite d sillusion Bien entendu l ad qua tion ne se fait pas remarque le directeur en souriant Par exemple les effectifs se r v lent Insuffisants pour passer trente minutes par r sident pour la toilette II faut alors jouer la carte du travail d quipe changer avec les soignants pour optimiser les moyens Cer tains r sidents peuvent faire une partie de la toilette seuls ou s habiller On peut alors conomiser du temps qui sera consacr d autres r sidents Il faut donc trouver du temps cach ou mal utilis rep rer les cr neaux qui peuvent tre d pourvus de moyens Courage Les faits montrent qu en colla INFORMATIQUE borant on gagne des minutes pr cieuses Des exemples D sormais au Parc de la Plesse la ling re participe au transfert du linge ainsi les soignants n assument plus seuls la charge du linge Ce n est plus la responsable de m nage qui balaie le salon de coiffure la coiffeuse s en charge Place l astuce Le service du petit d jeuner ce n est pas forc ment le travail du soignant poursuit Jo l Beaudusseau ci les
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