Cellule Perf - Malcom v1.0 Mode d`emploi
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1. AFC Per b TR E CA 1 A n Lite le de France P le d appui la qualit et la performance Organisation du temps m dical Aide la formalisation de l organisation du temps m dical Mode d emploi de l outil malcom v1 0 F vrier 2012 Le temps m dical est une ressource rare donc pr cieuse L appr hender r pond alors une n cessaire d marche d optimisation de son utilisation organiser le temps m dical c est consolider les perceptions individuelles pour d finir une vision collective l chelle d un p le ou d un service Avec la rar faction de la ressource m dicale la notion d organisation du temps a pris une importance toute particuli re au sein des tablissements de sant et ce sous plusieurs angles L volution des aspirations des nouvelles g n rations la f minisation de la profession l impact de nouvelles contraintes r glementaires r gulant l activit repos quotidien de s curit notion de temps additionnel etc font que les praticiens sont aujourd hui demandeurs d une clarification des r gles et des mod les d organisation r gissant leur temps de travail La d sorganisation de la production m dicale est n faste tous points de vue que ce soit en termes de qualit de la prise en charge et des conditions d exercice al as ou rupture de continuit des soins iniquit des praticiens entre eux etc que d efficience de la structure disto2. Malcom 3 Ressources base Les calculs sont faits de la mani re suivante Du tableau de service sont d duits des volumes d heures par activit par praticien sur 1 ann e d obligations de service Les lignes de gardes sont ventil es sur les praticiens r partition quitable ou au prorata des quotit s de temps choix l onglet 0 Param trage gt Cette ventilation fait baisser les volumes d heures disponibles par activit par praticien il s agit alors des volumes d heures redress s Ces volumes d heures redress s auxquels sont appliqu s les temps allou s par activit permettent de calculer les marqueurs par praticien nombre d actes nombre de consultations etc Note ces marqueurs tiennent compte de la saisonnalit exprim e p riodes A B et Les lignes de gardes ventil es auxquelles sont additionn es les gardes d ores et d j affect es aux praticiens d finissent le nombre de gardes redress pour chaque praticien Ce calcul est repr sent dans le sch ma ci contre m 1 Activit s 2 Tableau LEIGUR service d taill Temps allou s Heures Nombre de Nombre de praticien lignes de garde gardes praticien vy Ventilation sur les praticiens Heures Nombre de redress es gardes redress praticien praticien Impact saisonnalit v WEO TETTEN praticien Activit po
3. et selon l appr ciation du chef de service quel temps n cessaire pour un praticien pour r aliser cette activit selon une volum trie donn e Salle Salle 1 praticien r alise Consultations Cons 1 praticien r alise Endoscopies classiques EnC 1 praticien r alise Endoscopies sous AG EnAG 1 praticien r alise Staff Staff 1 praticien r alise Pour certaines de ces activit s le lien est direct d autant mieux qu elles contribuent au financement et la r mun ration de la structure Interventions nombre d actes Consultations nombre de rendez vous Etc Evaluer une productivit cible pour chaque activit Malcom 1 Activit s Les objectifs an Les temps consolid s permettront de calculer l onglet 3 Ressources des potentiels de production pour chacune des activit s laquelle un temps allou aura t d fini Dans l optique soit de conforter le mod le de fonctionnement du service ou d envisager des volutions de son organisation on pourra comparer ces potentiels avec les objectifs annuels en 5 consults en 2 00 2 500 consults an 7 actes en 3 30 1100 actes an 7 actes en 4 00 350 actes an en Les objectifs annuels peuvent tre dans un premier temps d duit de l activit des ann es pass es Certains chefs de p le ou de service adoptent parfois une d marche r solument plus institutionnelle pour r alise
4. a Adm 0 15 Adm 1 30 AsOp AsOp Adm 0 15 ASOp AsSec 100 v Salle 2 00 Cons 1 30 Salle 3 30 Cons 0 30 Salle 3 30 Cons 4 00 Salle 3 30 IG 4 00 EnC 4 00 Cons 1 30 Docteur 02 Cons 2 00 Ens 1 30 Ens 0 15 EnAG 3 00 Ens 0 15 Ens 0 15 Ens 130 Ga Adm 1 30 Adm 0 15 Adm 0 15 Adm 0 15 AsOp AsOp Adm 1 30 AsOp Staff 0 30 AsSec 100 Y Cons 4 00 Cons 4 30 Docteur 05 7 Ga 7 AsOp 7 AsSec 20 Y Part ligne de garde WE Ga AsOp AsSec Ps v Renseigner un tableau de service Sur chaque 12 journ e d taill Jusqu 5 activit s diff rentes Le temps consacr cette activit au sein de la 1 2 Malcom 2 Tableau L organisation des journ e ressources m dicales S Concernant la permanence des soins L outil propose de distinguer 3 p riodes Po Distinction entre soir e lt 24h et nuit profonde Une p riode A repr sentant le r gime de croisi re gt 24h du service 3 possibilit s garde astreinte op rationnelle P riode A 42 sem an mod lis es par 1 sem type s astreinte de s curit Une p riode B et une p riode C pour lesquelles les Pour chaque praticien effets de saisonnalit sur l activit peuvent tre simul s gr ce des Pr cision de la quotit de temp
5. bjectifs Salle 3035 2500 consults Endoscopies classiq 1135 1100 actes Endoscopies sous AG 290 350 actes Staff Enseignement Administratif Activit d int r t g n ral Exemple de lecture dans l exemple ci dessus Le temps allou aux endoscopies sous AG semble insuffisant pour r aliser les objectifs du temps suppl mentaire pourrait il y tre allou notamment sur temps de consultations qui dispose d une marge notable Ar D Agence R gionale de Sant le de France la sant en le de France www ars iledefrance sante fr
6. git d organisation pure La chefferie de p le et ou de service devient alors un exercice subtil Les relations m dicales sont bas es sur la confraternalit et le lien hi rarchique entre m decins est t nu La r gulation et le rappel l ordre sont des processus d licats qui n cessitent des r gles claires et connues et dont la mise en uvre par les responsables doit tre facilit e par un soutien institutionnel Les r gles d finies doivent s appliquer chacun et la contribution aux objectifs du p le ou du service doit tre quitablement r partie sous peine de mettre en p ril la coh sion interne L objectif mettre en uvre les organisations cibles de fa on apais e en pr servant les relations interpersonnelles et la confiance et suivre l activit Ent riner la r partition du temps des praticiens Du tableau de service et temps allou s d finis aux onglets pr c dents est d duite la r partition des temps Plusieurs angles d analyse La r partition par praticien en temps et selon le jour de la semaine La r partition par activit en temps marqueur et selon le jour de la semaine La fr quence de la permanence des soins Ces r sultats se mat rialisent dans 2 onglets 8 Ressources base la base de donn es avec l ensemble des chiffres 3 Ressources un tableau de bord synth tique sous forme de graphiques dynamiques
7. lecture dans l exemple ci dessus En moyenne le Docteur 01 devra assumer 1 3 garde par mois sur chacun des cr neaux ici 1 WE complet samedi apr s midi dimanche soir es Malcom 3 Ressources Les potentiels par activit Les potentiels par activit Consultations Ad Le temps m dical du service Le temps de Consultations AA 21 E Le temps de Consultations effectu e par Docteur 01 ii lt 1 25 00 20 00 15 00 10 00 Lun matin Lun apr s midi Mar matin Mar apr s midi Mer matin Mer apr s midi Jeu matin Jeu apr s midi Ven matin Ven apr s midi Sam matin En consults an 0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Docteur 01 Docteur 02 Docteur 03 Docteur 04 Docteur 05 Part ligne de garde WE Exemple de lecture dans l exemple ci dessus Les consultations repr sentent 25 du temps du service d compos en 4 pour le Docteur 01 et 21 pour les autres praticiens Le temps des consultations est majoritairement les mercredi et jeudi apr s midi les consultations du Docteur 01 ayant lieu dans leur tr s large majorit le mercredi apr s midi Le Docteur 01 peut potentiellement r aliser 413 consultations par an Malcom 3 Ressources Les orientations prendre pour atteindre les objectifs Les orientations prendre pour atteindre les objectifs 20 10 0 10 20 30 Potentiels o
8. r l EPRD du service combien d actes et combien de consultations doit on effectuer m L organisation au quotidien se mat rialise dans un tableau de service d taill quels praticiens r alisent quelles activit s et en quelles proportions Quelles gardes et astreintes doivent tre assum es tout au long de la semaine Une bauche de trame de fonctionnement du service se retrouve dans le tableau de service obligation l gale mentionnant les pr sences et absences des praticiens ainsi que la participation des uns et des autres la permanence des soins Nous parlons ici de tableau de service d taill c est dire dans une forme plus aboutie puisque proposant au sein de chaque 2 journ e d y mentionner les principales activit s m dicales assum es Du lundi au vendredi matin et apr s midi plus le samedi matin les activit s m dicales Du lundi au dimanche soir e et nuit profonde plus les samedi apr s midi et dimanche matin et apr s midi la participation la permanence des soins Ce Act Tps lt 24h gt 24h Act Tps Act 24h gt 24h Act Tps lt 24h gt 24h Act Act Act Tps lt 24h gt 24h Act lt 24h gt 24h Act Act gt 24h on EC EN POS POS DS T 00 x 100 7 10 dom 100 Salle 3 30 Cons 1 30 Salle 4 00 Adm 4 00 EnC 4 00 Cons 3 30 Salle 3 30 1G 4 00 Cons 0 30 Adm 4 00 Docteur 01 Ens 0 15 Ens 1 30 Staff 0 30 Ens 0 15 IG 3 30 G
9. rmet d interroger la planification du temps m dical est il utilis bon escient Y a t il n cessit d en faire voluer l organisation m Utiliser malcom Un outil d aide a t con u ce dernier reprenant point par point les l ments pr cit s Cet outil en t l chargement libre et disposition de tous Management de l Activit en Lien avec la Contractualisation de l Organisation M dicale Perfectible nous esp rons n anmoins qu il constituera a minima une aide concr te tout chef de p le ou de service souhaitant s engager et mener des travaux au sein de sa structure sur ce sujet difficile m Pour toute information Pierre Etienne Haas pierre etienne haas ars sante fr 01 44 02 05 96 Un grand merci aux contributeurs la r alisation de l outil GHI le Raincy Montfermeil Souad Ben Belaid responsable de la gestion du personnel m dical L ensemble des praticiens de l tablissement s tant pr t s au jeu ANAP David Lespegagne directeur associ Le temps m dical est multiple la premi re tape consiste en identifier les diff rentes facettes et pour certaines d entre elles des objectifs de production Les praticiens hospitaliers partagent leur temps sur de de nombreuses activit s m dicales la sp cialisation grandissante de la m decine ne faisant qu amplifier le ph nom ne Mod liser l utilisation de ce temps c est dans un premier
10. rsion du d compte en 1 2 journ e ou en heures absence de tra abilit des temps pertes d opportunit de d veloppement de l activit etc L enjeu de l organisation du temps m dical est alors double offrir aux praticiens des conditions d exercice leurs permettant de s panouir sur l ensemble des activit s qu elles soient aupr s du patient de recherche en formation etc tout en garantissant une production m dicale l chelle du p le ou du service en ad quation avec les orientations du projet strat gique de l tablissement Adopter une d marche m thodologique La pr sente m thode n entend pas s affranchir de la complexit du sujet N anmoins une d marche simple articul e en 3 tapes peut permettre de mod liser une organisation m dicale tenant compte de ces multiples param tres ZAE tivit sdical 3 Le temps m dical est multiple la premi re tape consiste en identifier les diff rentes facettes et pour certaines d entre elles des objectifs de production 2 Le tableau de service p5 L organisation au quotidien se mat rialise dans un tableau de service d taill quels praticiens r alisent quelles activit s et en quelles proportions Quelles gardes et astreintes doivent tre assum es tout au long de la semaine L emploi r r Z m dicales Le tableau de service induit un potentiel de temps disponible pour chaque activit et par praticien Cette vision consolid e pe
11. s de 100 10 P riode B 6 sem an act 25 mention PDS s il s agit d une ligne de garde ou d astreinte Indication si non participation la permanence des soins par d faut non coch quit P riode C 4 sem an act N 60 Le principe est de mod liser la p riode A sur 1 ou 2 semaines les plus repr sentatives de la vie du service Les activit s d crites permettront d extrapoler des potentiels de production m dicale qui pourront alors tre compar s aux objectifs initiaux Salle 3 30 Cons 1 30 L impact des gardes et astreintes sur les praticiens Docteur 01 Ens lt 0 15 Ens 1 30 participant la permanence des soins sera pris en Ga Adm 0 15 Adm 1 30 AsOp AsOp compte dans l valuation des potentiels imputation Li des temps de r cup ration de gardes sur le temps de journ e disponible AsSec 100 v Le tableau de service induit un potentiel de temps disponible pour chaque activit et par praticien Cette vision consolid e permet d interroger la planification du temps m dical est il utilis bon escient Y a t il n cessit d en faire voluer l organisation D finir et d fendre une vision commune de l organisation du temps est une d marche d licate Les praticiens qui appr cient et pl biscitent l exercice collectif de la m decine sont parfois moins enclins poursuivre la logique lorsqu il s a
12. temps clarifier l ensemble de ces activit s bien entendu intrins quement li es la sp cialit concern e A cet effet il convient de Lister les typologies d activit s m dicales rencontr es les plus fr quemment au sein du service Identifier un marqueur ou unit d uvre qui permettra pour certaines activit d en valuer la volum trie et ventuellement les objectifs de production sur une ann e Evaluer un niveau de temps allou c est dire quel volume de cette activit peut tre assum par un praticien et en combien de temps Lister les typologies d activit s m dicales Malcom 1 Activit s Les typologies Il s agit ici d identifier les principales activit s m dicales rencontr es au sein du service Pour chaque activit Un libell complet Un identifiant Id court qui sera utilis par la suite pour plus de facilit et de lisibilit au sein de l onglet 2 Tableau Salle Salle Consultations Cons Endoscopies classiques EnC Endoscopies sous AG EnAG Staff Staff Identifier un marqueur ainsi qu un objectif annuel de production Malcom 1 Activit s Les temps allou s A la plupart des activit s m dicales peuvent tre associ s des marqueurs ou unit s d uvre qui vont en caract riser la volum trie Chaque activit identifi e doit alors tre calibr e en fonction de ces marqueurs en th orie
13. tentielle 3 Ressources Malcom 3 Ressources Les potentiels par praticien Les potentiels par praticien Docteur 01 v Le temps m dical du service 24 E Le temps de Docteur 01 i Le temps de Docteur 01 consacr e Consultations CN m 25 00 20 00 15 00 4 10 00 5 00 0 5 10 15 20 25 30 Salle Consultations Endoscopies classiques Endoscopies sous AG Staff Enseignement Administratif Activit d int r t g n ral Exemple de lecture dans l exemple ci dessus Q a S Lun matin Lun apr s midi Mar matin Mar apr s midi Mer matin Mer apr s midi Jeu matin Jeu apr s midi Ven matin Ven apr s midi Sam matin m 5 L v 5 Le Docteur 01 repr sente 28 du temps du service d compos en 4 pour les consultations et 24 pour ses autres activit s Le temps du Docteur 01 est r parti sur toute la semaine ses consultations ayant lieu dans leur tr s large majorit le mercredi apr s midi Le Docteur 01 consacre 14 de son temps ses consultations Malcom 3 Ressources La participation la permanence des soins La participation la permanence des soins Gardes Soir e lt 24h Nuit profonde gt 24h Samedi apr s midi 1 3 gardes mois Soir e WE lt 24h 2 5 gardes mois Nuit profonde WE gt 24h 2 5 gardes mois Dimanche matin 13 gardes mois Dimanche apr s midi 1 3 gardes mois Exemple de
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