Records management et gestion des archives
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1. du Syst me LEGENDE Circuit initial Circuit retour Sources National Archives of Australia and State Records New South Wales 1 4 Proc dures d archivage et contr les S lection des documents archiver Bas e sur une analyse de l environnement r glementaire des obligations l gales et conomiques et du risque que repr sente la non disponibilit des documents int gre les m tadonn es qui caract risent le contexte de cr ation D finition des dur es de conservation Les d cisions relatives la dur e de conservation des documents dans un syst me d archivage sont bas es sur une valuation des exigences issues de l environnement r glementaire des obligations l gales et conomiques et des risques encourus A d finir d s le d but avec les Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 5 13 Stages DAF Records management services producteurs en lien avec les documents associ s Cas du visa d une autorit comp tente telle qu une institution archivistique ou un service de contr le interne Pr server la valeur de preuve et l information Int gration des documents L int gration des documents dans le syst me d archivage se fait en tablissant une relation entre le document son producteur et le contexte de cr ation Cela se fait par le bien d un cadre de classement de l enregistrement ou immatriculation dans le syst me Classification des activit s Les syst me2. gestion une autorit comp tente ou au versement un service d archives La destruction physique des archives doit toujours tre autoris e R daction d une charte d archivage Il est recommand de r diger une charte d archivage qui aborde les contraintes l gales organisationnelles et techniques et d tablir clairement la responsabilit des m thodes d archivage Documenter et conserver toutes les d cisions relatives aux modalit s d archivage et aux dur es de conservation et au sort final Il est recommand d inclure les instructions relatives au transfert des documents vers d autres formes de stockage stockage hors ligne ou hors site Contr le et audit Proc der r guli rement un contr le de conformit pour s assurer que la mise en uvre des m thodes et proc dures du syst me d archivage respecte les r gles et les contraintes de l organisme ou de l entreprise et que les r sultats correspondent aux attentes Formation Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 6 13 Stages DAF Records management La formation doit prendre en compte les attributions et les responsabilit s de tous les membres de la direction des collaborateurs des contractuels des b n voles et de tous les individus en charge de tout ou d une partie d une activit au sein de l organisme ou de l entreprise Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 7 13 Stages DAF Records management 2 MoReq Model Requirements for
3. the Management of Electronic Records MoReq Mod le d exigences pour l organisation de l archivage lectronique sp cifications MoReq En fran ais http ec europa eu transparency archival policy moreg index_fr htm ou http www archive17 fr MoRegq en francais pdf Le copyright de cette publication appartient la Communaut europ enne 2 1 Concepts fondamentaux classement Identification et ordonnancement syst matiques des activit s et ou des documents archiver dans des cat gories selon une organisation logique des m thodes et des r gles expos es dans un plan de classement plan de classement Le records management ordonne les dossiers de mani re structur e et les bonnes pratiques veulent que cette structure refl te les activit s de l entreprise ou de l organisme Le plan de classement est en g n ral hi rarchique niveau gt s rie gt dossier gt sous dossier gt document gt pi ce gt extrait capture Enregistrement classement ajout de m tadonn es et stockage d un document dans un syst me d archivage enregistrement Action d attribuer un document archiv un identifiant unique dans le syst me historique des v nements Informations sur les op rations ou autres v nements qui concernent ou modifient les entit s g r es c est dire des m tadonn es suffisamment d taill es pour permettre une reconstitution des op rations pass es tableau des dur es de conser
4. Stages Direction des Archives de France Records management et gestion des archives ISO 15489 et MoReq 29 novembre 2007 matin par Marie Anne Chabin archiviste pal ographe consultant document compl mentaire au diaporama Archive 17 Cabinet d expertise en archive 1 avenue du P re Lachaise 75020 PARIS 01 43 49 42 62 www archive17 fr marie anne chabin archive17 fr an AC ee gt Ni D e EEE Stages DAF Records management Sommaire 1 La norme ISO 15489 sur le Records management s ssseeeseseeeseereeseseseeressesereseesse 3 Li mo A E E 3 1 2 Principes g n raux de Records management esesssesesseeesiererserererreeseesrese 3 1 3 Mise en uvre du Records management en 8 tapes ssseeesesseeeseees seee see seee 4 l4 Proc dures d a chivage et contr les niinesnssiceereiisnessnsrirsorstrerenersers sires 5 2 MORG eie A ae ea E a E S EA E E AEO e 8 Fa RE A enia orne ie eee 8 2 2 Les pr conisations pour le syst me d archivage 8 3 Le guide de l archivage lectronique FEDISA ss 11 Biblggraphie nn E taN onde tien l tas 12 Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 2 13 Stages DAF Records management 1 La norme ISO 15489 sur le Records management La norme ISO 15489 sur le Records management a t officiellement publi e le 3 octobre 2001 Montr al l occasion du congr s de ARMA l association des Records managers Elle s inspire de la no
5. bin Archive 17 29 11 07 p 11 13 Stages DAF Records management 4 Bibliographie Association des archivistes fran ais AAF Les archives dans l entreprise Guide des dur es de conservation Paris 1997 137 p Association des archivistes fran ais AAF Association des documentalistes ADBS Comprendre et pratiquer le records management analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques fran aises http www adbs fr site publications rm evalnorme _isoi5489 pdf BARBAT Philippe Records management et archivistique fran aise Documentaliste Sciences de l information 1998 vol 35 n 3 BEARMAN David Diplomatics Werberian bureaucracy and the management of electronic records in Europe and America in American Archivist vol 55 1992 pp 168 180 BORDE Aur lie M moire de l INTD sur le Records management 2000 CHABIN Marie Anne Essai de d finition universelle du dossier dans Document num rique num ro sp cial Dossiers num riques 2002 CAPRIOLI Eric voir RIETSCH Jean Marc CAYA Marcel La th orie des trois ges en archivistique En avons nous toujours besoin d cembre 2004 htip elec enc sorbonne fr document72 html CHABIN Marie Anne La cinqui me dimension de l archive num rique dans Document num rique vol 1 n 2 1997 pp 205 216 CHABIN Marie Anne Je pense donc j archive L archive dans la soci t de l informatio
6. e SAE Identification Les diff rentes entit s d un SAE s ries dossiers sous dossiers documents exigent des identifiants Ces identifiants doivent tre uniques pour chaque occurrence de chaque entit Recherche rep rage et restitution L acc s aux dossiers et aux documents puis leur visualisation exigent toute une s rie de fonctions de recherche localisation et restitution afin de r pondre aux besoins des diff rents types d utilisateurs Il ne s agit pas d une fonction classique du records management fonctions d administration Les volutions organisationnelles sont normales et doivent tre prises en compte dans les fonctions de maintenance du syst me changement du nombre d utilisateurs accroissement de la demande en capacit de stockage restauration en cas de d faillance du syst me et la surveillance des erreurs syst me Autres fonctions Les fonctions connexes de l archivage lectronique et du records management sont la gestion et l archivage des documents non lectroniques Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 9 13 Stages DAF Records management la conservation et le sort final des dossiers mixtes la GED Je workflow les signatures lectroniques le chiffrement les filigranes lectroniques etc l interop rabilit et l ouverture Exigences non fonctionnelles Le succ s d un syst me ne repose pas que sur ses fonctionnalit s En effet un certa
7. en Extrait de la pr face Aussi ne faut il pas se limiter consid rer la probl matique de l archivage lectronique comme une simple d mat rialisation des techniques traditionnelles d archivage A partir du moment o l information existe sous forme lectronique et que son int grit est garantie les seules modifications qu elle puisse subir sont celles relatives un changement de support voire un syst me d acc s plus sophistiqu en mati re d indexation D s lors l information m me archiv e peut rester accessible extr mement facilement et renforcer d autant le syst me d information de l entreprise et par l m me sa comp titivit en permettant de disposer de la bonne information au bon moment L archivage lectronique doit permettre de assurer la tra abilit l int grit la s curit la p rennit des donn es r pondre aux exigences l gales de conservation et de communication relever le d fi de l obsolescence technologique r currente faciliter l acc s l information Tout cela doit bien videmment tre r alis au meilleur co t 12 fiches techniques Besoins d archivage Contraintes techniques Les logiciels Les outils Contraintes l gales droit public Risques et assurances m thodologiques Contraintes l gales droit priv Strat gie Le tiers archiveur Contraintes sp cifiques Les technologies actuelles Les co ts Marie Anne Cha
8. et judiciaire et la r glementation sp cifique du secteur d activit concern ainsi que les lois et r glements relatifs aux documents d archives l acc s l information au respect de la vie priv e la notion de preuve au commerce lectronique et la protection des donn es les normes en vigueur les proc dures internes 12 Principes g n raux de Records management Le Records management a pour t che de d finir quels documents doivent tre cr s pour chaque type d activit et quelles informations doivent y figurer de dire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent tre produits et archiv s et quelles technologies doivent tre utilis es de d finir les m tadonn es n cessaires de d terminer les besoins de consultation et les d lais de conservation en se conformant aux exigences l gales et Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 3 13 Stages DAF Records management r glementaires d valuer les risques attach s la non disponibilit de documents probants de rechercher l am lioration de la rentabilit l efficacit et la qualit des m thodes des d cisions et des op rations de cr ation d organisation ou de gestion des documents Les m tadonn es d crivent la structure du document le contexte de cr ation et d exploitation du document les liens organiques avec d autres documents des documents Caract ristiques d un document d archives 4 caract ris
9. frir des moyens d export des documents et de leurs m tadonn es R vision La r vision est le processus de contr le des dossiers qui ont atteint la date ou l v nement mentionn dans le tableau de conservation afin de d cider s ils seront conserv s transf r s vers un autre syst me ou d truits Capture des documents Les documents lectroniques cr s ou re us dans l exercice des activit s sont produits aussi bien en interne qu l ext rieur Les documents lectroniques peuvent tre de formats vari s produits par des auteurs diff rents et peuvent tre re us comme de simples pi ces ou sous forme de dossiers lls peuvent arriver via divers canaux de communication c est dire le r seau local LAN un r seau tendu la messagerie le fax le courrier postal avec scan des fr quences et avec des volumes variables La capture des documents requiert un syst me souple dot de contr les pertinents de sorte que les diverses exigences soient respect es Le processus de capture du SAE doit poss der les fonctionnalit s suivantes enregistrer et g rer tous types de documents quelles que soient la m thode d encodage ou les caract ristiques techniques en g n ral s assurer que les documents archiv s sont reli s au plan de classement et rattach s un ou plusieurs dossiers prendre en compte l application qui a produit le document contr ler et valider la saisie des m tadonn es dans l
10. he Association for Information Management Professionals http www dimforum eu org Commission europ enne http www emeraldinsight com rpsv rmij htm Records management journal http www quideinformatique com http www ica org conseil international des Archives http www interpares org http www i stockage com http www journaldunet com http www records management fr AFNOR CN11 Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 13 13
11. in nombre d exigences non fonctionnelles y contribue Celles ci sont souvent communes plusieurs types de syst mes informatiques facilit d utilisation performance et volutivit disponibilit du syst me normes techniques environnement l gislatif et r glementaire xternalisation et recours des tiers conservation long terme et obsolescence technologique Les m tadonn es D finitions Informations structur es ou semi structur es qui permettent la cr ation la gestion et l utilisation des documents archiv s au cours du temps au sein du domaine d activit qui les a cr s Il existe diff rents jeux de m tadonn es pour diff rents types de documents lectroniques Le SAE doit comporter la possibilit d extraire automatiquement des m tadonn es des documents au moment de leur capture Les m tadonn es peuvent et doivent tre personnalis es Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 10 13 Stages DAF Records management 3 Le guide de l archivage lectronique FEDISA Guide de l archivage lectronique l usage du dirigeant par JM Rietsch Eric Caprioli et MA Chabin co dition de FediSA F d ration de l ILM du stockage et de l archivage et du CIGREF http www cigref fr cigref livelink exe rubrique Actualit s Il s agit compl tement de records management m me si le mot appara t peu LARCHIVAGE ELECTRONIQUE A L USAGE DU DIRIGEANT D dors Du pacam u pr
12. n L Harmattan 1999 208 p CHABIN Marie Anne Le Management de l archive ditions Herm s 2000 256 p CHABIN Marie Anne voir aussi RIETSCH Jean Marc Commission europ enne Actes du DLM Forum sur les donn es lisibles par machine Bruxelles 18 20 d cembre 1996 Luxembourg 1997 374 p Commission europ enne MoReq Model requirements for the management of electronic records Recommandations pour l archivage lectronique 2002 94 p en anglais cf DLM Voir http www cornwell co uk moreq html Commission europ enne Proceedings of the DLM Forum on electronic records European citizens and electronic information the memory of the Information Society Brussels 18 19 October 1999 Bruxelles 2000 Voir http www dimforum eu org Conseil international des archives Comit sur les documents lectroniques Guide pour la gestion archivistique des documents lectroniques Guide for managing electronic records from an archival perspective Etudes 8 1997 63 p DROUHET Genevi ve KESLASSY Georges et MORINEAU Elisabeht Records Management mode d emploi ADBS 2000 125 p DURANTI Luciana Diplomatics new uses for an old science in Archivaria n 28 33 1989 1992 DURANTI Luciana dir The Preservation of the Integrity of Electronic Records Archival amp Information Studies University of British Columbia Vancouver B C USA FOURNIER Delphine Les tableaux de gestion une des cl s du Rec
13. ords management Documentaliste Sciences de l information 1999 vol 86 n 2 HARE Catherine et McLEOD Julie Mettre en place le Records management dans son organisation Guide pratique Archimag 2003 MARTIN Philippe VAILLANT Susan Records manager concept nouveau pratique ancienne Documentaliste Sciences de l information 1998 vol 35 n 1 Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 12 13 Stages DAF Records management PEROTIN Yves Le records management et l administration anglaise des archives dans La Gazette des archives n 44 4e trim 1964 pp 5 17 RIETSCH Jean Marc CHABIN Marie Anne et CAPRIOLI Eric Guide de l archivage lectronique l usage du dirigeant co dition de FediSA F d ration de l ILM du stockage et de l archivage et du CIGREF http www fedisa eu RIETSCH Jean Marc CHABIN Marie Anne et CAPRIOLI Eric D mat rialisation et archivage lectronique Dunod 2006 The concept of records Report from the Second Stockholm Conference on Archival Science 30 31 may 1996 Lund 1998 160 p Sites http pin cnes fr groupe P rennisation de l information num rique http www adbs fr http www ang gouv ac ca conseil crggid cragid outil htm http www archimag com http www archive17 fr http www archives gov http www archivesdefrance culture gouv fr http www archivistes org Association des archivistes fran ais http www arma org T
14. rme australienne sur ce sujet adapt e et port e au niveau international apr s 5 ann es de travaux des commissions nationales et internationales 1 1 G n ralit s Cible tr s large les d cideurs les professionnels de l information les responsables des syst mes toutes les personnes physiques ayant la responsabilit de produire ou de conserver des archives Les responsabilit s et les comp tences en mati re de Records management sont d finies et attribu es tous les niveaux de collaborateurs professionnels des documents archivistes documentalistes d cideurs cadres administrateurs syst mes et autres collaborateurs dont l activit produit des documents Objectifs e organiser la tra abilit des documents produits ou re us par tout organisme ou entreprise dans l exercice de ses activit s e encadrer la responsabilit des entreprises ou organismes vis vis de la loi de ses collaborateurs de ses partenaires de la collectivit e s assurer que les syst mes d information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualit ISO 9001 ISO 9002 et ISO 14000 e g rer l information au meilleur co t e NB elle n inclut pas l organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d archives Environnement r glementaire Le Records management tient compte de l environnement r glementaire d fini par la l gislation dans les domaines administratif
15. s de classification refl tent l activit de l organisme ou de l entreprise et sont bas s sur une analyse des activit s l aide de vocabulaires contr l s de l indexation et de la cotation des documents dans un but de rep rage de l information et de localisation Stockage et conditionnement Les documents archiv s doivent tre stock s sur des supports qui garantissent leur exploitabilit leur fiabilit leur authenticit et leur conservation pendant la dur e requise En cas d archivage lectronique il faut d finir des principes pour la conversion et la migration des documents Acc s D finition des droits d acc s en fonction de l environnement r glementaire vie priv e s curit droit l information et acc s aux archives historiques D finir un degr d accessibilit la fois aux documents archiv s et aux individus Tra abilit La tra abilit des mouvements et des utilisations des documents au sein d un syst me d archivage est n cessaire pour identifier une action en cours rep rer d un document pr venir la perte d un document etc Chaque mouvement d un document pour consultation doit tre enregistr ainsi que son limination ou son versement une organisation ext rieure Mise en uvre du sort final Le sort final correspond la destruction physique au versement dans un autre lieu de stockage la reprise par le service producteur au transfert de la responsabilit de
16. t matiquement 1 3 Mise en uvre du Records management en 8 tapes Enqu te pr liminaire Identifier et documenter le r le et l objectif de l organisation sa structure son environnement l gal r glementaire conomique et politique Analyse des activit s Identifier et documenter toutes les fonctions activit s et op rations et les hi rarchiser dans un plan de classement des activit s lister les documents qui proc dent de chaque fonction activit op ration Identification des exigences archivistiques Analyse de l environnement r glementaire de l organisme ou de l entreprise en mati re de conservation et du risque qu il y aurait ne pas produire ou ne pas conserver les documents Evaluation des syst mes existants Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 4 13 Stages DAF Records management Identifier et analyser les syst mes d archivage existants et les autres syst mes Identification de la strat gie pour la satisfaction des exigences archivistiques Adopter principes normes proc dures et pratiques requises vis vis de ces exigences Conception d un syst me d archivage Concevoir un syst me qui int gre la strat gie et les proc dures de la norme le cas ch ant red finir des m thodes de travail et les syst mes op rationnel et de communication Mise en uvre d un syst me d archivage Gestion de projet Contr le a posteriori Audit du projet Mise en oeuvre
17. tiques 1 authenticit le document peut prouver qu il est bien ce qu il pr tend tre qu il a t effectivement produit ou re u par la personne qui pr tend l avoir produit ou re u et qu il a t produit ou re u au moment o il pr tend l avoir t 2 fiabilit le contenu du document peut tre consid r comme la repr sentation compl te et exacte des op rations des activit s ou des faits int grit le document information et support est complet et n a pas t alt r exploitabilit le document est exploitable s il est localis rep r d crit et analys Caract ristiques du syst me d archivage Records management system 5 caract ristiques 1 fiabilit tous les documents d archives de l organisme ou de l entreprise sont int gr s syst matiquement le syst me fournit un acc s direct tous les documents pertinents et leurs m tadonn es 2 int grit mesures de contr le d acc s de l identit de l utilisateur de la validit de la destruction et de la s curit 8 conformit conformit avec toutes les exigences issues des affaires courantes et de l environnement r glementaire 4 tendue le syst me d archivage g re l ensemble des documents issus de l ensemble des activit s de l organisme ou de l entreprise ou au moins de l entit o il est mis en place 5 caract re syst matique les documents sont produits conserv s g r s sys
18. vation R gles associ es aux s ries ou aux dossiers afin de d terminer pendant combien de temps un producteur aurait int r t conserver ses documents d archives et le devenir de ces documents l issue de ce laps de temps 2 2 Les pr conisations pour le syst me d archivage contr les et s curit Le SAE doit permettre de param trer les_ profils d utilisateurs selon les fonctions les documents et les dossiers auxquels l utilisateur a acc s Autres aspects de la s curit historique des v nements enregistrement complet de toutes les op rations sur chaque document sauvegardes et restaurations automatiques et r guli res tra abilit de ces changements de localisation utilisation d indices de s curit s ries dossiers et documents et d habilitation utilisateurs Conservation et sort final Tableaux des dur es de conservation Marie Anne Chabin Archive 17 29 11 07 p 8 13 Stages DAF Records management L utilisation de tableaux de conservation pour piloter la sortie des documents archiver des syst mes op rationnels est un des aspects fondamentaux du records management Les tableaux de conservation d finissent la p riode pendant laquelle les documents sont gard s dans le SAE et leur sort final l issue de cette p riode Le SAE doit permettre d laborer des tableaux des dur es de conservation d automatiser les op rations de reporting et de planifier la destruction et of
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