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1. tre r alis es simultan ment En cas de modification l agence doit en mesurer l incidence et engager toutes les actions n cessai res 2 5 2 R alisation de la prestation L agence d architecture doit ma triser la r alisation de la mission comprenant selon le cas e la disponibilit des informations d crivant les caract ristiques de la mission NOTE par exemple le contrat e la disponibilit des proc dures instructions de travail documents n cessaires e l utilisation des quipements appropri s NOTE par exemple logiciel armoire plans num riques outil de planification e la disponibilit des documents relatifs l ouvrage NOTE par exemple les pi ces crites plans chantil lons UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 15 e la disponibilit et l utilisation de dispositifs de surveillance et de mesure voir chapitre 2 2 3 NOTE par exemple appareils de mesure de longueur par rayon laser logiciel de calcul de surface appareil de contr le d humidit des murs d paisseur de peinture de r sistance des bois de charpente e la mise en uvre des activit s de surveillance et de mesure voir chapitre 2 2 4 NOTE par exemple le renseignement2. la satisfaction des clients Pour les types de missions les plus fr quentes et qu elle souhaite bien ma triser par exemple le d p t d un dossier de permis de construire l agence d architecture a int r t r diger des documents auxquelles peuvent tre annex s des documents types tels que des check lists d actions r aliser ou des documents remplir ou cr er Ces documents vitent les oublis et prennent en compte l exp rience de l agence lls constituent sa caisse ou tils qui s enrichit au fil du temps et permet ainsi tout le personnel de profiter des id es et de l exp rience des meil leurs Pour chaque mission l agence peut donc d finir si e elle utilise et adapte des documents d j r dig s e elle con oit totalement ou partiellement des m tho des sp cifiques la mission Dans le premier cas elle peut suivre les dispositions d cri tes au chapitre 2 2 1 Dans le second cas elle doit respecter les exigences d cri tes dans le chapitre 2 5 1 Dans tous les cas elle enregistre les dispositions sp cifi ques retenues dans le Plan d Assurance Qualit sp cifique la mission UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 7 e les enregistrements relatifs la qualit exig s par le pr sent
3. sonnel d appoint L agence d architecture doit s lectionner et valuer p riodiquement les fournisseurs et les sous traitants et les r valuer en fonction de crit res pr tablis NOTE par exemple pour une valuation initiale en fonc tion des qualifications r f rences organisation qualit r putation ou pour les prestataires ayant d j travaill avec l agence en fonction de la qualit des prestations du res pect des engagements et des d lais de la qualit des rela tions professionnelles du co t d intervention Les r sultats des valuations et les actions qui en d coulent notamment sur le type et l tendue de la ma trise appliqu e au fournisseur au prestataire et ou la prestation achet e doivent faire l objet d enregistrements voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements NOTE l enregistrement peut se pr senter par exemple sous forme de fiches d valuation ou de fichier comportant des renseignements sur les co traitants tels que leur sp cialit leur zone d intervention leur effectif leur niveau qualit leur exp rience leurs r f rences les appr ciations sur des missions pr c dentes leur r putation Le r sultat des valuations peut se faire par exemple sous forme de notation ou de commentaires Les actions entreprendre peuvent tre des courriers des prises de rendez vous une surveillance accrue voire l limination provisoire ou d finitive
4. voir les activit s processus n cessaires pour r pondre aux exigences des clients e FAIRE mettre en uvre les activit s proces sus pr vues e V RIFIER surveiller et mesurer les processus et leur r sultat par rapport aux exigences des clients et rendre compte des r sultats e AGIR entreprendre les actions pour am liorer en permanence les performances des processus Pour qu une agence d architecture fonctionne de mani re efficace elle doit mettre en uvre de nom breuses activit s L approche processus consiste identifier et g rer ces activit s avec leurs l ments d entr e tout ce qui est n cessaire pour r aliser l activit leurs l ments de sortie tout ce qui est produit par l activit et leurs interactions incidence des activit s entre elles NOTE l l ment de sortie d un processus constitue sou vent l l ment d entr e du processus suivant L interface se situe entre les deux actions voir chapitre 0 3 identification Am lioration des exigences QUALITE ATTENDUE QUALITE QUALITE RERGUE CONVENUE Informations Contrat et sur la satisfaction Engagements NS QUALTE SERVIE Contr les indicateurs internes UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs
5. agence qui doit avoir la res ponsabilit et l autorit pour e assurer que les processus n cessaires sont ta blis mis en uvre et entretenus e assurer que la sensibilisation aux exigences du client tous les niveaux de l agence est encou rag e NOTE le repr sentant de la direction qui peut tre ap pel autrement tel que responsable d assurance qualit par exemple peut tre l architecte responsable de l agence ou lun de ses collaborateurs Il peut bien entendu avoir d autres responsabilit s 1 1 2 Ma trise des documents et des enregistrements 1 1 2 1 Typologie des documents La ma trise de la documentation concerne tous les documents qui ont une influence sur le fonctionne ment de l agence et sur la r alisation de la mission Il existe diff rents types de documents que l agence doit prendre en compte NOTE 1 l tendue de la documentation du syst me de management des processus de r alisation op rationnels peut diff rer d une agence l autre en raison e dela taille de l agence et du type d activit s e de la complexit des processus et de leurs interactions de la comp tence du personnel NOTE 2 la documentation peut se pr senter sur tout type de support tel que par exemple papier informatique sur r seau Elle peut tre de natures diverses bases de don n es informatiques donn es num riques vid o chantillons etc a les documents qualit
6. architecture on distingue la conception de la mission de la conception de l ouvrage Dans un cas l agence con oit la mission qui r pond aux exigences du client et aux exigences r glemen taires applicables la mission Cela se traduit par une offre un contrat ou un plan qualit qui peuvent couvrir aussi bien les prestations li es la concep tion de l ouvrage que celles li es la r alisation de l ouvrage et aux prestations compl mentaires Dans l autre cas l agence con oit l ouvrage en fonc tion des exigences du client et des exigences r gle mentaires applicables l ouvrage Le r sultat de la conception d un ouvrage peut regrouper les tudes d esquisse ESQ l avant projet sommaire APS l avant projet d finitif APD le dossier de permis de construire DPC le projet de conception g n rale PCG le dossier de consultation des entreprises DCE Exigences Besoins ou attentes caract ristiques performances d lais prix s appliquant la mission et ou l ouvrage objet de la mission Ceux ci peuvent tre demand s par le client d finis par l agence d architecture ou impos s par la r glementation Enregistrement Document qui fournit les preuves tangibles des acti vit s effectu es ou des r sultats obtenus Interface Jonction entre deux syst mes au travers de laquelle se font des changes d sign s sous l appellation in teraction Ma tre d uvre Personne de dr
7. de revues par exemple Lorsqu une prestation non conforme est corrig e elle doit tre v rifi e de nouveau Lorsqu un l ment de mission non conforme est d tect apr s livraison ou apr s que son utilisation a commenc l agence d architecture doit mener les actions adapt es aux effets r els ou potentiels de la non conformit NOTE par exemple si un plan comportant une erreur est envoy aux entreprises et est utilis pour la r alisation de l ouvrage L agence d architecture doit galement d clencher d ventuelles actions qui s av reraient n cessaires pour pr venir l apparition de non conformit s dans l ensemble des missions en cours 2 3 Prestations li es la conception de l ouvrage 2 3 1 Engagement de la conception L agence d architecture doit d terminer r unir et analyser l ensemble des l ments prendre en compte pour traduire les exigences relatives l ouvrage chapitre 2 1 1 en solutions d ordre esth tique fonctionnel technique et conomique Ces l ments d entr e doivent comprendre e les exigences fonctionnelles et de performance NOTE ces exigences peuvent tre contenues dans le programme d finition des performances et fonctions des ouvrages Elles peuvent tre d ordre technique ou conomique ou li es des contraintes fonci res Elles peuvent galement tre li es aux d lais de livraison des diff rentes tapes de conception e les exigen
8. du talent du cr ateur elle repose aussi sur la rigueur du r alisateur et c est bien ce dernier aspect que s applique la d marche qualit Elle a pour objectif d accro tre la satisfaction des ma tres d ouvrage par le respect de leurs exigences Elle vise galement ma triser les risques inh rents toute activit pour assurer le succ s et la p rennit de l agence De m me au del de la satisfaction du client de par sa mission de cr ation d un cadre de vie de qualit l architecte doit prendre en consid ration l int r t pu blic de l architecture cf loi de 1977 La d marche qualit et l approche processus visent am liorer les performances de l agence d architecture en rapprochant les quatre aspects ci apr s repris dans la figure e QUALIT ATTENDUE Les clients ont des atten tes il revient l agence d architecture de les cla rifier e QUALIT CONVENUE L agence d architecture et son client prennent des engagements r cipro ques e QUALIT SERVIE L agence d architecture doit ensuite s organiser pour respecter ses engage ments e QUALIT PER UE Les informations sur la sa tisfaction des clients permettent de v rifier si cet objectif est atteint et d am liorer ce cycle Le cycle d am lioration s appelle la roue de Deming d sign en anglais par Plan Do Check Act PDCA Elle peut tre d crite succinc tement comme suit e PLANIFIER pr
9. e un manuel qualit NOTE le manuel qualit peut tre diffus aux clients ou partenaires pour les rassurer sur le fonctionnement de l agence Il pr cise le domaine d application Il contient ou fait r f rence aux proc dures de l agence et pr cise les in teractions entre les processus e les proc dures document es exig es par le pr sent r f rentiel NOTE seules 3 proc dures sont exig es dans le cadre du pr sent r f rentiel elles sont relatives e ma trise de la documentation voir chapitre 1 1 2 2 e ma trise des enregistrements voir chapitre 1 1 2 3 e r action aux non conformit s voir chapitre 2 2 5 Lorsque le terme proc dure document e appara t cela signifie que la proc dure est tablie document e appli qu e et tenue jour Le manuel qualit peut l inclure ou y faire r f rence e les documents n cessaires l agence d architecture pour assurer la planification le fonctionnement et la ma trise efficaces de ses processus Plans qualit et ou proc dures voir chapitre 2 2 1 NOTE En dehors des 3 proc dures obligatoires l agence doit valuer l opportunit d tablir des documents n cessaires avec un niveau de d tail adapt la taille de l agence aux types d affaires aux intervenants aux ris ques encourus Un document est n cessaire d s lors que son absence peut avoir des cons quences n fastes au fonctionnement de l agence ou
10. glementaire ou normatif en vigueur que l architecte doit par ailleurs conna tre ma triser et appliquer La norme ISO 9000 2000 fournit les principes es sentiels et le vocabulaire applicables aux syst mes de management de la qualit eux m mes prescrits dans la norme ISO 9001 2000 Les normes de la s rie ISO 9000 sont disponibles aupr s d AFNOR 0 3 Terminologie Les d finitions contenues dans la norme ISO 9000 dition 2000 s appliquent au pr sent r f rentiel Elles sont compl t es par les d finitions suivantes Agence d architecture Il s agit de l ensemble du personnel associ s et col laborateurs ou l architecte lorsqu il est seul et des moyens regroup s sous une m me entit juridique pour exercer l activit d architecte Dans le pr sent r f rentiel l agence d architecture correspond l organisme au sens de l ISO 9000 dition 2000 Architecte Personne physique ou morale inscrite un tableau r gional de l ordre des architectes Client Personne physique ou morale pour le compte de qui l agence d architecture r alise une mission NOTE le client des agences d architecture est le plus sou vent le ma tre d ouvrage le pr sent r f rentiel s applique cependant tout type de client par exemple lorsque l agence agit en sous traitance d une autre agence Conception Ensemble d activit s qui transforme des exigences en caract ristiques Pour les agences d
11. la correction des probl mes les opportunit s d am lioration de l ouvrage Les enregistrements des r sultats des revues et de toutes les actions n cessaires doivent tre conser v s voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistre ments NOTE par exemple des comptes rendus de ces revues adress s aux participants identifient les actions n cessai res telles que la modification de la planification des res sources des plans des pi ces crites 2 3 2 2 La v rification de la conception de l ouvrage Une v rification interne de la conception doit tre r alis e pour chaque tape et avant remise au client pour s assurer que les l ments de sortie de la conception de l ouvrage satisfont aux exigences des l ments d entr e de la conception NOTE les activit s de v rification comprennent par exemple e des comparaisons entre les l ments de sortie de la conception d finissant l ouvrage et les exigences d en tr e e la comparaison de calculs de conceptions diff rentes e une valuation par rapport des missions similaires e des tests des simulations ou des essais pour v rifier la conformit des exigences d entr e sp cifiques e une valuation par rapport des exp riences pass es Ces v rifications doivent galement concerner des l ments fournis par les ventuels prestataires ex t rieurs de l agence sous traitants L agence d architecture doit faire valider
12. la r alisation de l ouvrage 1 1 2 Ma trise des documents et des enregistrements 7 i z 2 9 1 1 2 1 Typologie des documents s sieeieeeeeeeeeeeneeen 7 2 4 1 Pr paration de chantier 1 1 2 2 Ma trise des documents sssonsneneneeeeeeneneneeeeeei 8 2 4 2 D roulement du chantier 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements 8 2 4 3 R ception des travaux et lev e de r serves 15 1 2 Gestion des comp tences et de la formation 8 2 4 4 Parfait ach vement des travaux 15 EZT G n ralit s t etei aito iee aeeti iiras 8 2 5 Prestations compl mentaires 15 1 2 2 Comp tence sensibilisation et formation 8 2 5 1 Conception de prestation compl mentaire 15 2 5 2 R alisation de la prestation 15 2 El ments sp cifiques chaque mission 9 2 6 valuation de la satisfaction du client et bilan 2 1 Offre et contrat 4 9 de la MISSION 2 1 1 D termination des exigences relatives la mission 9 2 6 1 Retours d informations du client 2 1 2 Elaboration de l offre et du contrat 9 2 6 2 Bilan de la mission et am liorations 2 1 3 Revue des exigences relatives la mission 9 27 Suivi des co ts d agence par mission 16 2 2 Management de la mission 10 UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architec
13. on sui vante e l ments permanents du Syst me Qualit de l agence o sont d crites les exigences g n ra les en mati re d organisation de l agence chapi tre 1 UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation o reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 4 e l ments sp cifiques chaque mission o sont d crites les exigences depuis l identification du besoin d un client jusqu sa satisfaction chapi tre 2 Les r dacteurs du pr sent r f rentiel ont indiqu en NOTE des explications et des exemples pour favori ser la compr hension et la mise en uvre efficace du r f rentiel Ces NOTES n ont pas de caract re obligatoire 0 5 D marche qualit et approche processus Pour viter toute ambigu t il ne faut pas confondre la qualit de la cr ation architecturale et l objet de la d marche qualit La d marche qualit s applique l organisation et l am lioration du tra vail au sein de l agence d architecture quelle que soit sa taille I faut bien faire la distinction entre les deux facettes de l architecte le cr ateur et le r alisateur L architecte con oit puis il doit ren dre intelligible sa conception pour la rendre construc tible et la communiquer ses partenaires L architecture ne d pend pas seulement
14. par exemple que la conception fasse merger des besoins non rep r s qui peuvent remettre en question tout ou partie du programme donc ventuellement du contrat la revue des exigences relatives l ouvrage doit permettre d tablir les ventuels avenants n cessaires au contrat de l architecte NOTE 2 il y a lieu de v rifier par exemple si les presta tions demand es font ou non partie des engagements ou prestations contractuelles et si n cessaire tablir ou faire tablir le ou les avenants correspondants 2 1 3 Revue des exigences relatives la mission Avant que l agence d architecture ne s engage remettre une offre accepter un contrat une com mande ou un avenant elle doit revoir les exigences relatives la mission Cette revue doit assurer que e les exigences relatives la mission sont d fi nies NOTE par exemple la d finition des obligations et r les respectifs de l agence du ma tre d ouvrage et des autres intervenants les r sultats attendus de la mission l organi sation pr vue pour mener bien la mission qui lui est confi e en coh rence avec l ventuel syst me qualit du client UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 9 e les carts entre les exigences d un contrat ou d une co
15. partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 12 2 3 2 D roulement de la conception de l ouvrage L agence d architecture doit g rer le d roulement de la conception de l ouvrage en fonction des d lais n cessaires la r alisation de chaque tape leur validation par le ma tre d ouvrage et au d roule ment des proc dures administratives Le d roulement de la prestation de conception de l ouvrage doit comprendre des revues et des v rifications 2 3 2 1 La revue de la conception de l ouvrage Des revues de la conception doivent r unir les per sonnes et les intervenants n cessaires des ta pes cl s du d roulement de la conception tel que pr vu dans la planification voir chapitre 2 2 1 Ces revues doivent permettre de v rifier l avancement de la conception par rapport aux exigences d identifier tous les probl mes et de proposer les actions n cessaires NOTE ces revues de conception peuvent par exemple tre effectu es lors de l tablissement des dossiers de permis de construire autorisations administratives et dos siers de consultation des entreprises pour la conception des ouvrages r aliser Les sujets abord s dans ces revues comprennent par exemple l avancement de la conception par rapport ce qui est planifi la ma trise des modifications de l ouvrage et leurs effets au cours de la conception l identification et
16. pond aux exigences du programme et pr cise la composition g n rale du projet organisation des volumes int rieurs aspect ext rieur de l ouvrage dispositions techniques envi sag es calendrier de r alisation estimation provisoire du co t des travaux performances techniques atteindre ainsi que d autres l ments tels que des plans coupes et fa ades d finissant les dimensions et l aspect de l ouvrage les d tails des surfaces de tous les l ments les principes constructifs les mat riaux et les installations techniques l estimation d finitive du co t pr visionnel des travaux Il peut galement s exprimer par l obtention d autorisations telles que celle de construire 2 3 2 3 La ma trise des modifications de la conception de l ouvrage Les modifications de la conception de l ouvrage qui peuvent intervenir tout au long de la conception ou de la r alisation de l ouvrage doivent tre identi fi es et des enregistrements doivent tre conser v s Les modifications doivent tre revues v rifi es et valid es comme il convient et approuv es avant leur mise en uvre La revue des modifications de la conception de l ouvrage doit inclure l valuation de l incidence des modifications sur les parties d ouvrage d j r alis es Les enregistrements des r sultats de la revue des modifications de l ouvrage et de toutes les actions n cessaires doivent tre conserv s voir chapitre 1 1 2 3 Ma tri
17. r ception sign s des fiches d enqu te Les enregis trements peuvent se pr senter sur forme papier mais galement lectronique 1 2 Gestion des comp tences et de la formation 1 2 1 G n ralit s Le personnel de l agence doit tre comp tent pour r aliser les missions qui lui sont confi es Cette comp tence s appr cie sur la base de la formation initiale et continue du savoir faire et de l exp rience 1 2 2 Comp tence sensibilisation et formation L agence d architecture doit e d terminer les comp tences n cessaires pour le personnel NOTE par exemple en comparant les besoins relatifs aux missions et domaines d activit couverts avec les talents et capacit s respectives du personnel de l agence leurs compl mentarit s domaines de pr dilection aptitudes par ticuli res etc UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 8 e pourvoir la formation ou entreprendre d autres actions pour satisfaire ces besoins NOTE les besoins en comp tence peuvent tre combl s par la formation du personnel mais aussi par recrutement ou appel des prestataires ext rieurs voir chapitre 2 2 2 selon la strat gie et les possibilit s de l agence e valuer l efficacit des actions entrep
18. reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 14 NOTE l agence se prononce sur la n cessit ou la faisabi lit des ventuels travaux modificatifs et selon d cision du ma tre d ouvrage en assure l tude la r alisation et le contr le dans les conditions contractuelles d finies pour l architecte comme pour les entreprises e la v rification des situations mensuelles et l tablissement des bons de paiement NOTE l agence s assure que les demandes d acompte des entreprises sont conformes aux pi ces du march et correspondent aux travaux r alis s Pour cela elle peut enregistrer les dates de r ception de demandes d acompte et ou v rifier dans les d lais pr vus les demandes d acompte et la r alit de l avancement d clar des travaux r put s conformes y compris la fourniture des attestations de conformit L agence d architecture doit conserver les enregistrements appropri s concernant la garantie du bon d roulement du chantier voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements savoir e les contr le des travaux et des points sensibles e les remises en conformit des diff rentes condi tions d ex cution des travaux non conformes e les comptes rendus des r unions de chantier e les alertes au ma tre d ouvrage concernant les d rives d avancement des travaux observ es et les mesures pren
19. sur les points forts ou difficiles du projet e les activit s de suivi de la mission et les crit res d acceptation de la mission voir chapitre 2 2 4 Avec quoi e les quipements appropri s et leur mode d utilisation les dispositifs de surveillance et de mesure appropri s leur disponibilit et leur mode d utilisation voir chapitre 2 2 4 NOTE par exemple mat riel ou logiciel informatique Support utilis e les documents n cessaires et leur disponibili t voir chapitre 1 1 2 NOTE par exemple documents de la mission plan quali t documents r glementaires Comment en garder la trace e les enregistrements n cessaires pour apporter la preuve que la mission satisfait aux exigences voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistre ments NOTE par exemple les diff rentes revues le plan qualit mis jour les comptes rendus de r union Et selon le cas e les objectifs qualit et les exigences sp cifiques la mission e la n cessit de mettre en place des processus d tablir des documents et de fournir des res sources sp cifiques la mission NOTE ce sera par exemple le cas pour des missions non encadr es par la l gislation et ou d crites dans des contrats telles que la programmation l assistance la ma trise d ouvrage le diagnostic la coordination SPS voir chapitre 2 5 e la justification de l exclusion des exigences du r f ren
20. Management des processus de r alisation op rationnels Architecte R f rentiel dition du 26 novembre 2001 Ont particip la r daction du r f rentiel Jacques Allier UNSFA Bruno Bessis DGUHC Rapha l Besozzi Union nationale Him Jean Louis Biscop Minist re de la Culture Sonia Brajeul AFAQ Francisco Cardoso CSTB Michel Dugourd DIC Francis Foulon FFB Philippe Gallois UNSFA Nicolas Grange AQC Laurence Guibert UNSFA Laurent Hess UNSFA Denis Laquaz UNSFA Avec le soutien de l Agence Qualit Construction Pour toute information adressez vous aux auteurs GROUPE X Le signe du progr s D AFAQ Branche construction 26 boulevard Raspail 116 avenue Aristide Briand 75007 Paris BP 40 F 92224 Bagneux cedex T l 01 46 11 39 87 Tel 01 45 44 58 45 Fax 01 46 11 37 70 Fax 01 45 44 93 68 Alain Maugard CSTB Jean Daniel Merlet CSTB Yvon Mougin Cap Entreprise Patrick Nossent CSTB Fran ois Pelegrin UNSFA Michel Platzer Eurogem Michel Pouvreau SOCOTEC Dominique Riquier Sauvage UNSFA G rard S nior UNSFA Bernard Th ret AFAQ Patrice Trintignac UNSFA Patrick Vrignon BTP Consultants CSTB CSTB P le qualit et certifications 4 avenue du Recteur Poincar F 75782 Paris cedex 16 T l 01 40 50 28 68 Fax 01 40 50 28 76 UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partie
21. ation applicable la mission e les exigences concernant l ouvrage lui m me NOTE exigences qui peuvent tre exprim es au travers du programme et du budget Par exemple surfaces co ts performances contraintes r glementation applicable l ouvrage Elle doit les compl ter notamment par e les exigences r glementaires et l gales sp cifi ques ou particuliers la mission e toute autre exigence que l agence pourrait esti mer n cessaire Elle doit clarifier les exigences avec le client en cas d ambiguit 2 1 2 laboration de l offre et du contrat L agence d architecture doit favoriser la formalisa tion des exigences relatives la mission dans un contrat pr cisant notamment e les tapes le contenu et les limites de la mis sion e les co traitants intervenant dans l op ration s ils sont connus e les modalit s ult rieures de modification du contrat e les interfaces avec le client Lorsque les exigences du client ne sont pas contractualis es l agence d architecture doit confirmer ces l ments par crit au client NOTE par exemple sous forme de courrier compte rendu Lorsque les exigences relatives la mission et ou l ouvrage sont modifi es l agence d architecture doit assurer que les documents correspondants en tiennent compte et que le personnel concern dans l agence chez les partenaires ou prestataires en est inform NOTE 1 il arrive
22. au ma tre d ouvrage coordination SPS tudes de diagnostic Proc dure Mani re sp cifi e d effectuer une activit ou un pro cessus l NOTE les proc dures peuvent faire l objet de documents Revue Examen des exigences de la conception ou d un document entrepris pour d terminer leur pertinence ad quation et ou efficacit atteindre les objectifs Sous traitant Sous contractant de l agence d architecture qui est confi e une partie des prestations confi es l agence d architecture Co traitant Sous contractant du ma tre d ouvrage qui est confi e une partie des prestations de ma trise d uvre Tra abilit Action qui permet de retracer pr cis ment l historique d une mission d une succession de pha ses ou d un document Validation Confirmation par des preuves tangibles que les exi gences pour une utilisation sp cifique ou une appli cation pr vue ont t satisfaites NOTE les conditions d utilisation peuvent tre r elles ou simul es V rification Confirmation par des preuves tangibles que les exi gences sp cifi es ont t satisfaites NOTE la v rification peut couvrir les activit s telles que r alisation d autres calculs comparaison avec une concep tion similaire prouv e r alisation d essais ou de d mons trations revue des documents avant diffusion 0 4 Pr sentation et mode d emploi Le pr sent r f rentiel est organis de la fa
23. ayant droits ou ayant cause est illicite D La figure ci apr s illustre les processus d crits dans le pr sent r f rentiel Ce mod le couvre toutes les exigences du pr sent r f rentiel mais ne pr sente pas les processus un niveau d taill Il revient chaque agence d architecture de d finir l organisation les comp tences les m thodes les moyens la documentation n cessaires pour r pon dre aux exigences de ses clients et du pr sent r f rentiel Le niveau de d tail de cette d finition doit d pendre des risques encourus pour la bonne r ali sation de la mission Le sommaire du r f rentiel est b ti en suivant la lo gique de la figure ci apr s Les chiffres inscrits dans chaque cadre sont les num ros de r f rence des chapitres du pr sent r f rentiel 1 1 Management de la D marche Qualit DU SYSTEME QUALIT DE L AGENCE N e Z W z lt W CE N e zZ W wW l wW 1 2 Gestion des Comp tences et de la Formation 2 1 Offre et Contrat 2 2 Management de la Mission 2 3 Prestation li es la Conception de l Ouvrage 2 4 Prestations li es la R alisation de l Ouvrage 2 5 Prestations Compl mentaires 2 L MENTS SP CIFIQUE A CHAQUE MISSION 2 6 valuation de la Satisfaction du Client et Bilan de la Mission UOISSIN Jed 9u y p SOD Sep IAMS Z UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte
24. ces r glementaires et l gales sp cifi ques l ouvrage NOTE par exemple dans la r glementation acoustique la r glementation thermique la r glementation incendie la r glementation relative aux IGH la r glementation relative l amiante e le cas ch ant les informations issues de conceptions d ouvrages similaires pr c dentes e les autres exigences essentielles pour la conception de l ouvrage NOTE par exemple les exigences contenues dans les DTU et r gles de l art pour les produits et m thodes d j prouv es les proc dures de v rification validation sp ci fiques pour les ouvrages ou parties d ouvrage innovants pour lesquels il n existe aucune exp rience similaire Pour compl ter ces l ments l agence peut effectuer des visites du site et du terrain ou l tat des lieux de l existant Ces l ments d entr e doivent tre revus quant leur ad quation Les exigences doivent tre com pl tes non ambigu s et non contradictoires L agence doit r aliser une synth se de ces l ments et les hi rarchiser NOTE il est de la responsabilit de l agence de v rifier que ces donn es d entr es sont utilisables c est dire qu elles ne sont ni ambigu s ni incompl tes et de les ren dre valides le cas ch ant apr s concertation avec l metteur UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou
25. ctes C est notamment le cas pour les acti vit s de ma trise d uvre d ex cution Une attention particuli re doit donc tre port e la comp tence des intervenants formation exp rience voir cha pitre 1 2 2 et aux outils mis en uvre planification comptes rendus L agence d architecture doit surveiller et mesurer les l ments tangibles de la mission afin de v rifier que les exigences de la mission sont satisfaites NOTE par exemple le respect des d lais de pr paration la tenue r guli re des r unions de chantiers les docu ments r alis s et fournis dans les d lais la preuve de la v rification de l ensemble des crit res les preuves de vali dation des documents leurs diff rentes phases la preuve qu aucune phase n a t commenc e avant la validation de la pr c dente sauf d rogation d une personne habilit e la pr sence de PV de r ception sign s etc La preuve de cette surveillance doit tre conserv e La livraison des l ments de la mission ne doit pas tre effectu e avant l ex cution satisfaisante de tou tes les dispositions planifi es voir chapitre 2 2 1 et les enregistrements doivent indiquer la les per sonne s ayant autoris leur livraison NOTE cela peut se traduire par exemple par un visa at testant une relecture de document le contr le d un plan UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reprodu
26. ction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 11 etc ou par la mise en uvre d un tableau de bord de r ali sation suivant l tat de la mission aux points critiques iden tifi s lors de la planification Ceci doit tre effectu des tapes appropri es de la mis sion conform ment aux dispositions planifi es voir NOTE chapitre 2 2 1 Les tapes appropri es peuvent tre par exemple la v ri fication de l ensemble des donn es d entr e le d p t du PC la livraison du DCE le choix des entreprises le r cep tion des travaux Si des l ments de la mission sont livr s sans que toutes les dispositions planifi es n aient t effec tu es de fa on satisfaisante une autorisation crite du client ou d une personne habilit e doit tre ac cord e et enregistr e D s lors qu une non conformit est identifi e elle doit tre trait e voir chapitre 2 2 5 NOTE les activit s de surveillance de l ouvrage sont trai t es dans le chapitre 2 4 Prestations li es la r alisation de l ouvrage et non pas au titre de cette exigence 2 2 5 R action aux non conformit s L agence d architecture met en place une proc dure d finissant les modalit s de traitement des non conformit s pouvant affecter la mission La proc dure doit permettre d viter notamment qu un l ment non conforme d une mission so
27. d un tableau men tionnant les tapes cl s de la prestation et la date de leur r alisation e la mise en uvre d activit s de r ception de li vraison et de prestation de service apr s livrai son 2 6 valuation de la satisfaction du client et bilan de la mission 2 6 1 Retours d informations du client L agence d architecture doit recueillir des avis posi tifs et ou n gatifs du client sur la mission compre nant son avis sur son d roulement et la satisfaction li e l usage des utilisateurs de l ouvrage NOTE les m thodes pour obtenir ces informations sont tr s vari es et ne se bornent pas un questionnaire d enqu te de satisfaction envoy en fin de mission Il s agit de d tecter chez le client et m me ventuellement certains intervenants leurs propres crit res d appr ciation de la prestation attendue afin de recueillir et enregistrer leurs avis positifs et n gatifs sur le d roulement de la mis sion les rapports entre intervenants la satisfaction li e l usage des utilisateurs Elles peuvent par exemple s obtenir tout au long de la mis sion au cours d entretiens avec le client dans des condi tions propices au moyen de l analyse des r clamations du client gr ce l exploitation des bilans de mission Ces informations permettent de d cider des actions d am lioration et d affiner les options strat giques possi bles 2 6 2 Bilan de la mission et am liorations L agence d architecture
28. de l intervenant parmi les intervenants s lectionn s par l agence Le produit ou la prestation achet s et les exigences de l agence doivent tre d crits sp cifi s au four nisseur ou au prestataire et v rifi s avant de les communiquer au fournisseur ou prestataire NOTE par exemple la description des prestations atten dues les conditions particuli res li es la mission dur e dates respecter les ventuelles proc dures appliquer mesure et surveillance non conformit les exigences pour la qualification du personnel L agence d architecture doit ensuite v rifier que le produit ou la prestation achet s satisfont aux exi gences qu elle a sp cifi es NOTE par exemple pour un logiciel elle pourra faire r aliser des simulations par le personnel de l agence sur son propre mat riel Les exigences applicables aux achats doivent s appliquer la ma trise des co traitants en fonction de la mission qui est confi e l agence par le client NOTE 1 elles permettent d am liorer les crit res de choix des partenaires et d anticiper leurs d faillances Lorsque l agence n a pas la ma trise du choix des co traitants elle peut respecter l ensemble des exigences ci dessus l exception de la s lection NOTE 2 le r sultat de la s lection du ou des co traitants par le client peut influencer la d cision de l agence de soumettre ou non son offre ou de traiter le co
29. doit recueillir et analyser les donn es n cessaires pour valuer les possibilit s d am lioration Cette analyse comprend e les retours d informations du client voir 2 6 1 e les points positifs et ou n gatifs constat s en cours de mission e les non conformit s e les valuations des prestataires et co traitants e l appr ciation sur les produits ou mat riaux utili s s Les am liorations doivent se traduire par une volu tion des pratiques des proc dures des outils des comp tences disponibles dans l agence et ou des modes de collaboration avec les prestataires et co traitants NOTE 1 des l ments financiers peuvent galement tre utilis s comme source d am lioration voir chapitre 2 7 NOTE 2 l agence d architecture peut proc der une vali dation de la conception de l ouvrage avec enregistrement des r sultats approbation d un t moin technique chantil lon retour d exp rience avis des utilisateurs sur la qualit d usage 2 7 Suivi des co ts d agence par mission L agence d architecture doit se doter d outils per mettant de rapprocher les recettes et les d penses de chaque mission en pr vision et en suivi UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 16
30. dre e les accords et les caract ristiques et r f rences des mat riaux et mat riels accept s e le contr le des travaux modificatifs y compris la m morisation de l historique des choix initiaux et des raisons motivant la proposition ou l acceptation des modifications e les doubles des demandes d acomptes et des bons de paiement sign s et les retours vis s ou rectifi s par le client 2 4 3 R ception des travaux et lev e de r serves L agence d architecture doit d finir les modalit s de gestion des op rations de r ception et de lev e de r serves y compris les modalit s de recours l intervention du ma tre d ouvrage et galement planifier la remise des documents techniques fi nanciers et administratifs qui doivent tre fournis l issue de la r ception NOTE la r ception des travaux permet au ma tre d ouvrage de prendre possession des lieux et situer le point de d part des d lais de garanties et responsabilit s l ga les de recevoir les documents tel que construit pr vus au contrat et n cessaires l exploitation et de solder les march s d apr s les d comptes g n raux et d finitifs L agence d architecture doit conserver les enregistrements appropri s concernant le proc s verbal de r ception et listes de r serves incluant les v rifications et les diffusions effectu es dossiers des ouvrages ex cut s proc s verbal de r ception d compte g n ral et d finit
31. e leur propre proc dure de traitement des non conformit s l agence d architecture pourra leur demander de lui fournir les enregistrements issus de l application de leur proc dure la condition qu ils satisfas sent aux exigences du pr sent paragraphe e le suivi de l avancement des travaux par rapport au planning NOTE l agence v rifie l avancement des travaux de fa on pouvoir anticiper les d rives et r agir temps et alerter le ma tre d ouvrage et lui demander d appliquer les mesures pr vues au march en cas de d rive e l organisation de la pr sentation et du choix des mat riaux et composants conform ment aux sp cifications des march s NOTE l agence arr te le choix des mat riaux et compo sants conform ment aux sp cifications des march s et obtient la fourniture des PV d essai Avis techniques ca hiers des charges accept s certificats de conformit etc e la gestion administrative du chantier NOTE l agence tablit et fait signer par le ma tre d ouvrage et les entreprises concern es les documents n cessaires au bon d roulement contractuel du chantier et en assure la diffusion ordres de service avenants Elle garantit le classement des pi ces administratives exem ple ordres de service avenants comptes rendus e la gestion des demandes de travaux modifica tifs UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou
32. if 2 4 4 Parfait ach vement des travaux L agence doit tablir les modalit s d intervention en p riode de garantie de parfait ach vement NOTE l agence assiste le ma tre d ouvrage en cas de d sordres signal s par celui ci L agence d architecture doit conserver les enregistrements appropri s concernant les interventions en p riode de garantie de parfait ach vement 2 5 Prestations compl mentaires 2 5 1 Conception de prestation compl mentaire Pour le cas particulier des autres missions d assistance qui peuvent lui tre confi es par le ma tre d ouvrage l agence d architecture doit e identifier et enregistrer tous les l ments exi gences client r glementaires applicables la mission qui lui permettent de d finir la pres tation et les dispositions pour la r aliser e organiser au moment opportun lors de la pr paration de la prestation des revues permettant de suivre le d roulement de la pr paration et de r soudre les probl mes Ces revues doivent associer les intervenants e CENREM E le r sultat de la pr paration contenu dans le plan qualit voir chapitre 2 2 1 corres pond aux exigences pour la prestation Cette ou ces revues et v rifications et les actions qui en d coulent doivent faire l objet d enregistrements voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements NOTE selon l importance de la mission ces revues v rifi cations et validations peuvent
33. it livr au client ou utilis pour l tape suivante Pour cela la proc dure doit comprendre e la d finition des responsabilit s pour le traite ment des non conformit s e l identification et la description pr cise du pro bl me rencontr non respect des donn es et sp cifications du programme ou des documents d ex cution NOTE par exemple un compte rendu de chantier impos par le contrat et ou en interne l agence non r dig le non respect d un l ment du programme dans le projet le non respect de d lai de fourniture d un dossier de permis de construire e la ou les solutions envisag es pour y rem dier y compris les actions vis vis des entreprises impliqu es en faisant intervenir le ma tre d ouvrage le cas ch ant NOTE il s agit par exemple de corriger un document ou un plan comportant une erreur d autoriser sa livraison ou son utilisation ou son acceptation par d rogation accord e par une autorit comp tente ou le cas ch ant par le client e le constat de la r solution effective du probl me Les enregistrements de la nature des non conformit s et de toutes actions ult rieures entre prises y compris les d rogations obtenues doivent tre conserv s voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements NOTE les enregistrements peuvent se trouver par exem ple sur des fiches un cahier ou m me directement sur les documents de la mission Comptes rendus
34. l avancement des travaux Elle veille au respect des modalit s de fonctionnement d finies lors de la pr paration du chantier v rifie l avancement des travaux par rapport au planning et ap porte les pr cisions et les ventuelles adaptations n ces saires La pr paration des r unions implique de d finir par exem ple l ordre du jour les participants convoqu s les docu ments produire les r ponses attendues L agence tablit syst matiquement un compte rendu de r union aussi pr cis concis et structur que possible Elle engage les actions qui s imposent vis vis des entre prises qui ne respectent pas leurs engagements e la mise en uvre d actions et de contr les notamment ceux d finis lors de la pr paration de chantier et de la r alisation correcte et dans les d lais des rectifications ou reprises demand es en cas d anomalie NOTE 1 l agence s assure que les conditions d ex cution des travaux encadrement moyens mat riels permet tent d obtenir la conformit des ouvrages aux pi ces du march Elle v rifie la mise en application et l efficacit des actions de pr vention d cid es en particulier pour les points sen sibles du projet s assure que les entreprises proc dent aux r ceptions de supports qui leur incombent et veille ce que les essais pr vus ou notifi s soient r alis s temps NOTE 2 lorsque les partenaires co traitants ou sous traitants disposent d
35. lle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 1 Management des processus de r alisation op rationnels Architecte R f rentiel dition du 26 novembre 2001 SOMMAIRE 0 Introduction au r f rentiel 3 2 2 1 Planification de la r alisation de la mission 10 0 1 Objectif et domaine d application 3 222 Ma trise des achats de la sous traitance et de la co traitance 10 0 2 R f rences normatives et r glementaires 3 2 2 3 Ma trise des dispositifs de surveillance 0 3 Terminologie 3 etdemesure X 9 2 2 4 Suivi de la mission 0 4 Pr sentation et mode d emploi 4 He Te 2 2 5 R action aux non conformit s 0 5 D marche qualit et approche processus 5 23 1 l ments permanents du syst me qualit 2 3 1 de l agence 7 2 3 2 D roulement de la conception de l ouvrage 1 1 Management de la d marche qualit 7 2 3 2 1 La revue ds la conception de l ouvrage re Rs 2 3 2 2 La v rification de la conception de l ouvrage 1 1 1 Responsabilit de la direction 7 2 3 2 3 La ma trise des modifications de la conception 1 1 1 1 Engagement de la direction 7 d l ouvrage 235 2 lertege ii enterrer attetenrtennges 13 1 1 1 2 Responsabilit et autorit 7 D pe EE EEE A y restations li es
36. mmande et celles pr c demment ex prim es ont t r solus e l agence d architecture est apte satisfaire aux exigences d finies y compris en recourant le cas ch ant des sous traitants NOTE par exemple en termes de comp tence d lai dis ponibilit outil informatique finances l agence peut utiliser des l ments financiers par exemple comptabilit analyti que pour ma triser la conformit financi re de prestations de m me nature par rapport aux engagements qu elle prend dans le contrat voir chapitre 2 7 Les enregistrements des r sultats de la revue et des actions qui en r sultent doivent tre conserv s voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements 2 2 Management de la mission 2 2 1 Planification de la r alisation de la mission L agence d architecture doit d terminer planifier et mettre jour et ou compl ter au fur et mesure du d roulement de la mission les processus n cessai res la r alisation de la mission couvrant les chapi tres 2 3 2 5 du pr sent r f rentiel Pour les prestations li es la conception de l ou vrage l agence d architecture doit se r f rer aux exigences du chapitre 2 3 et si n cessaire les adapter pour les prestations li es la r alisation de l ouvrage celles du chapitre 2 4 pour les autres missions celles du chapitre 2 5 Les l ments pertinents de cette planification doi vent tre d crits dans des documents voir cha
37. niques sensibles pouvant pr senter des risques et pr voir les actions et contr les n cessaires une bonne r alisation des travaux e identifier les interfaces entre les participants au cours du chantier e obtenir ou faire obtenir les autorisations administratives juridiques et techniques pr alables l installation l ouverture et lors du d roulement du chantier e disposer des documents d ex cution approuv s n cessaires au d marrage des travaux corres pondants e pr parer l ordre du jour des r unions en pr ci sant chaque participant sa mission et ses obli gations e expliquer les missions respectives de chaque intervenant e expliquer le contexte de l op ration les objectifs majeurs du client les points forts de la concep tion et les points sensibles pouvant pr senter des risques lors de l ex cution des travaux L agence d architecture doit conserver les enregistrements appropri s de la pr paration de chantier voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements concernant les comptes rendus des r unions de pr paration de chantier et le relev des points sensibles de l ouvrage au niveau des travaux 2 4 2 D roulement du chantier L agence d architecture doit assurer le bon d rou lement du chantier travers e la conduite des r unions de chantiers NOTE l agence donne aux entreprises les directives rele vant de la mission de l architecte au fur et mesure de
38. ntrat voir chapitre 2 1 2 2 2 3 Ma trise des dispositifs de surveillance et de mesure Lorsque l agence d architecture exerce une activit de mesure elle doit s interroger sur les moyens qu elle utilise pour r aliser cette activit afin que le r sultat soit pertinent et fiable NOTE cela peut se produire par exemple e dans le cas d une agence d architecture proc dant des calculs de surface dite loi Carrez les appareils de mesure utilis s doivent tre r guli rement v rifi s afin de garantir les r sultats recherch s e dans le cas de diagnostic pour des mesures d humidit ou de duret e si des mesures sont confi es des co traitants ou sous traitants sp cialis s les exigences utiles doivent alors tre report es dans les documents d achat commande afin de disposer de mesures fiables 2 2 4 Suivi de la mission L agence d architecture doit mettre en place un pro cessus permettant de surveiller et mesurer analy ser et am liorer si besoin est la mission La conformit de cette derni re est li e aux comp tences de l agence et la m thode qu elle emploie Pour partie le r sultat de la prestation n est pas contr lable La qualit de la mission est obtenue par l affectation de personnel comp tent et par l utilisation de m thodes d finies NOTE les processus de r alisation dont on ne peut d monter la validit qu apr s la r alisation sont nombreux pour les archite
39. oi de 1977 sur la qualit architecturale et le cadre de vie dans l exercice de ses fonctions Dans le pr sent r f rentiel le terme mission correspond au terme produit au sens de l ISO 9000 dition 2000 Non conformit Non satisfaction une exigence sp cifi e NOTE par exemple compte rendu pr vu non r alis dos sier de demande de permis de construire incomplet erreur Sur plan Ouvrage Produit tangible du ma tre d ouvrage r sultant de la mise en uvre de ses processus de r alisation Ces processus incluent la d finition du programme le suivi des prestations de l quipe de ma trise d uvre et des entreprises Plan qualit Document d crivant les dispositions particuli res une mission NOTE le plan qualit amende compl te ou fait r f rence aux processus d j d finis d crits ou non dans des proc dures op rationnelles de l agence Son int r t est de s adapter la mission et l ouvrage tout en s appuyant le cas ch ant sur les m thodes et outils d j d crits et vali d s par l exp rience Prestations l ments de mission Dans le cadre du pr sent r f rentiel on distingue e les prestations li es la conception de l ouvrage et la r alisation de l ouvrage dont les caract ris tiques sont d crites dans le r f rentiel e les prestations compl mentaires que l architecte doit concevoir avant de les r aliser telles que as sistance
40. oit priv ou groupement de person nes de droit priv qui le ma tre d ouvrage confie une mission de ma trise d uvre permettant UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 3 d apporter une r ponse architecturale technique et conomique au programme Ma tre d ouvrage MO Personne physique ou morale pour laquelle l ouvrage est construit Dans le cadre du pr sent r f rentiel le ma tre d ouvrage est le plus souvent le client de l agence d architecture Management des processus de r alisation op rationnels Ensemble d l ments corr l s ou interactifs permet tant d orienter et de contr ler un organisme en ma ti re de processus de r alisation op rationnels Mission Produit r sultant de la mise en uvre des processus de l agence d architecture La mission de l agence d architecture est un ensem ble de prestations intellectuelles qui ont g n rale ment pour finalit de contribuer obtenir un ouvrage conforme aux exigences du client et aux exigences r glementaires NOTE 1 la mission de l agence d architecture peut inclure des prestations telles que la conception architecturale de l ouvrage le suivi d ex cution la coordination SPS NOTE 2 l architecte doit notamment prendre en compte la l
41. par le ma tre d ouvrage ou par son repr sentant habilit les dossiers remis la fin de chaque tape de la conception de l ouvrage Les enregistrements des r sultats de la v rification et de la validation et de toutes les actions n cessai res doivent tre conserv s voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements NOTE l enregistrement de ces v rifications peut se faire soit par l apposition de visas soit par la r daction d un bor dereau de v rification lls doivent aussi identifier les actions n cessaires par exemple modification de la conception modification du programme Au final les l ments de sortie de la conception de l ouvrage doivent e satisfaire aux exigences d entr e de la concep tion de l ouvrage e fournir les informations appropri es pour la r alisation de l ouvrage e contenir les crit res d acceptation des parties d ouvrage ou y faire r f rence pour faciliter la r ception des travaux NOTE 1 les l ments de sortie sont par exemple les do cuments graphiques les sp cifications techniques d tail l es le co t pr visionnel des travaux le d lai global de r alisation des ouvrages les autorisations administratives n cessaires permis de construire plans etc les dossiers de consultation d entreprises les pi ces de march de tra vaux NOTE 2 le r sultat final de la mission de conception de l ouvrage s exprime par le parti architectural qui r
42. pi tre 1 1 2 et ou dans un plan qualit sp cifique la mission qui compl te ou adapte ces documents NOTE pour certaines missions la r f rence aux outils proc dures ou documents d j en utilisation dans l agence peut suffire Ces documents et ou le plan qualit doivent d crire Qui e les responsabilit s et autorit s y compris pour les prestations confi es l ext rieur NOTE les prestations confi es l ext rieur sont par exemple les prestations faites par les BET BA BET thermi que conomistes e les comp tences requises pour le personnel voir chapitre 1 2 ou le personnel comp tent af fect la r alisation de la mission Fait quoi e les tapes de la mission NOTE depuis le premier contact jusqu la fin de l ann e de parfait ach vement ou plus g n ralement la fin de la mission par exemple conception de l ouvrage direction des travaux livraison de l ouvrage service apr s livrai son e les activit s de revue de v rification et de vali dation chaque tape de la mission NOTE parmi ces activit s il y a par exemple les contr les des prestations sous trait es ou co trait es lorsque des prestations sont confi es l ext rieur Il y a lieu de d crire par exemple e les modalit s de validation des phases de la conception pr vues au contrat e le traitement des ventuelles particularit s sp cifiques au projet sensibilisation
43. r f rentiel voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements b les documents r glementaires et normatifs NOTE par exemple le code de la construction les DTU les r gles de calcul c les documents de l op ration e les documents de la mission produits par l agence d architecture e les documents de l op ration produits par les au tres intervenants NOTE les autres intervenants qui produisent des docu ments sont par exemple le ma tre d ouvrage les g om tres les bureaux d tude les co traitants les sous traitants les fournisseurs les entreprises 1 1 2 2 Ma trise des documents Pour tous les documents cit s dans le chapitre 1 1 2 1 Typologie des documents une proc dure document e doit tre tablie pour e approuver les documents quant leur ad qua tion avant diffusion e revoir mettre jour si n cessaire et approuver de nouveau les documents e assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identi fi s e assurer la disponibilit sur les lieux d utilisation des versions pertinentes des documents appli cables e assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables NOTE cette identification pourra prendre toutes les for mes possibles par exemple nom de l ouvrage position g ographique codification par nature d ouvrage ou de tra vaux et par partie d ouvrage Elle devra bien entendu respec
44. rises e conserver les enregistrements appropri s concernant la formation initiale et continue le savoir faire et l exp rience voir chapitre 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements NOTE par exemple adapter e curriculum vit des membres du personnel e fiches de comp tences individuelles fiches de talents domaines de pr dilection aptitudes informa tiques e grilles de comp tences affectation de postes e plans de formation certificats de pr sence des forma tions internes ou externes r unions professionnelles abonnements etc convention de tutorat apprentissage e bilans et valuations des acquis valuations des stages valuations des am liorations constat es nouvelles comp tences effectivement utilis es 2 l ments sp cifiques chaque mission 2 1 Offre et contrat L agence d architecture doit d terminer et revoir les exigences n cessaires pour b tir une offre r pon dant au mieux la demande du client et aux capa cit s de l agence 2 1 1 D termination des exigences relatives la mission A partir des informations transmises par le client l agence d architecture doit d terminer e les exigences concernant la mission NOTE le contenu et les limites de la mission ses respon sabilit s ses engagements Par exemple conception de l ouvrage consultation et choix des entreprises direction des travaux livraison suivi apr s livraison r glement
45. rmatifs et r glementaires l agence doit d finir les modalit s d acc s l infor mation jour L agence d architecture doit pr server les docu ments y compris lectroniques au cours des op ra tions internes et des op rations d velopp es chez des sous traitants et co traitants et lors de la livrai son au client ou aux partenaires NOTE l agence d architecture peut par exemple sauve garder r guli rement ses donn es se prot ger contre les virus informatiques tester l int grit des documents gra phiques au cours des transferts de fichiers dans l agence et avec les partenaires conserver pour relecture des versions p rim es mais identifi es de logiciels photocopier des do cuments tablis sur papier thermique 1 1 2 3 Ma trise des enregistrements Les enregistrements doivent tre tablis et conser v s pour apporter la preuve de la conformit aux exigences et du fonctionnement efficace du sys t me de management des processus de r alisation op rationnels Les enregistrements doivent rester lisibles faciles identifier et accessibles Une proc dure document e doit tre tablie pour assurer l identification le stockage la protection l accessibilit la dur e de conservation et l limination des enregistrements NOTE ce sont par exemple les contrats sign s des car touches avec visa des ordres de service des comptes rendus de chantier dat s et diffus s des proc s verbaux de
46. se des enregistrements UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 13 NOTE ces modifications portent sur le contenu du pro gramme demande et ou sur les prescriptions r pondant aux exigences du programme r ponses Les modifications peuvent tre dues par exemple des besoins non rep r s initialement qui peuvent remettre en question tout ou partie du programme donc ventuellement du contrat voir chapitre 2 1 Leur enregistrement peut se faire par exemple sur des avenants comptes rendus de r unions etc 2 4 Prestations li es la r alisation de l ouvrage Selon les missions attribu es par le ma tre d ouvrage l agence d architecture doit respecter les exigences suivantes 2 4 1 Pr paration de chantier L agence d architecture doit r server et organiser un temps de pr paration de chantier pour e laborer le planning des travaux e d finir les modalit s de fonctionne ment concernant notamment la production la v rification des situations de travaux et la ges tion des travaux modificatifs et suppl mentaires e finaliser ou faire finaliser selon la mission les tudes d ex cution en fonction des mat riels et des techniques de mise en uvre retenus par les entreprises e identifier les points tech
47. te toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 2 0 Introduction au r f rentiel 0 1 Objectif et domaine d application Le pr sent r f rentiel sp cifie les exigences relatives au management des processus de r alisation op ra tionnels des architectes Il vise couvrir l ensemble des activit s de ma trise d uvre de l architecte Les agences r alisant d autres missions que la ma trise d uvre assistance ma trise d ouvrage pro grammation coordination SPS expertises et diagnostics etc doivent d crire le champ couvert dans leur manuel qualit et d veloppe leur organisa tion qualit en cons quence comp tences organi sation outils documentation sp cifiques ces missions Le r f rentiel s applique une agence qui souhaite e renforcer son professionnalisme e am liorer la productivit et la qualit de ses prestations e ma triser ses processus pour la r alisation de ses missions e obtenir la satisfaction de ses clients par le res pect de leurs exigences e d velopper une d marche d am lioration Le r f rentiel constitue galement une tape signifi cative pour l application des exigences de la norme ISO 9001 0 2 R f rences normatives et r glementaires Le pr sent r f rentiel ne se substitue pas aux exi gences d ordre l gislatif r
48. ter les ventuelles deman des du client L identification se traduit par exemple par des renseigne ments sur les cartouches titres indices et liste des docu ments jour et les fiches descriptives notices de fabricants caract ristiques pour chaque mat riau et ou vrage qui le n cessite Dossiers march Dossier des ou vrages ex cut s etc e assurer que les documents d origine ext rieure sont identifi s et que leur diffusion est ma tris e de sorte que les personnes int ress es par ce document soient en possession de la bonne ver sion e emp cher toute utilisation non intentionnelle de documents p rim s et les identifier de mani re ad quate s ils sont conserv s dans un but quel conque NOTE l agence d crira dans cette proc dure e la mise en place du dossier mission initialisation d un classeur de projet sommaire type tenant lieu de check list lieu de classement tant en document papier qu en fichier informatique e la gestion des originaux reproductibles des photos e la cr ation et l volution des documents types e la gestion du courrier du chrono par projet e les m thodes utilis es pour s assurer que les documents transmis sont la bonne version car il est d montr que beaucoup d erreurs de chantier sont dues l utilisation de plans p rim s e les modalit s d acc s et de consultation des textes r glementaires et normatifs jour Pour les documents no
49. tiel non applicables la mission Ces exclusions ne sont acceptables que si elles se limitent aux exigences des chapitres 2 3 2 5 et qu elles n affectent pas l aptitude de l agence d architecture r aliser une mission conforme aux exigences du client et aux exigences r gle mentaires applicables ni ne le d gagent de cette responsabilit 2 2 2 Ma trise des achats de la sous traitance et de la co traitance Lorsqu une agence d architecture d cide de confier l ext rieur une activit ayant une incidence sur la conformit de la mission ou de l ouvrage elle doit en assurer la ma trise et le mentionner dans la do cumentation UNSFA CSTB AFAQ novembre 2001 r f rentiel MPRO Architecte toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 10 NOTE cette mention peut tre dans le manuel qualit si elle est permanente ou dans un plan qualit par exemple si elle ne concerne qu une mission L agence d architecture doit assurer que ses achats de produits ou de prestations sont conformes ses exigences en tenant compte de leur incidence sur la r alisation de la mission NOTE par exemple des quipements informatiques des logiciels des fournitures des services tels que la mainte nance informatique le tirage de plan ou la r alisation de maquettes mais aussi des collaborateurs externes per
50. toute repr sentation o reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement expr s des auteurs ou de leurs ayant droits ou ayant cause est illicite 6 1 l ments permanents du syst me qualit de l agence 1 1 Management de la d marche qualit 1 1 1 Responsabilit de la direction 1 1 1 1 Engagement de la direction La direction de l agence doit s impliquer de telle mani re que le personnel soit convaincu de l importance et de l int r t de la d marche et de l importance satisfaire les exigences des clients ainsi que les exigences r glementaires et l gales NOTE dans ce cadre elle peut par exemple e animer la d marche e informer sensibiliser e susciter les changes e examiner les suggestions e souligner les progr s enregistr s Son implication peut galement se d montrer au moyen de e chartes de service e comptes rendus de r unions internes laquelle a particip le chef d agence etc e bilans d enqu tes de satisfaction 1 1 1 2 Responsabilit et autorit La direction de l agence doit assurer que les responsabilit s et autorit s du personnel collabora teurs et ou associ s sont d finies et communi qu es au sein de l agence d architecture NOTE par exemple au travers e de l organigramme de l agence d architecture avec fonc tions e des fiches individuelles de fonctions La direction de l agence doit nommer un membre de l encadrement de l
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