Télécharger le guide d`archivage à l`usage des collèges et lycées
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1. de gros investissements 5 ans 10 ans 5 ans 10 ans 10 ans B timents DOCUMENTS CONSERVER DOCUMENTS LIMINER Nature des documents Temps de conservation dans l tablissement Que faire des dossiers Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales Travaux d entretien de l tablissement Gros quipement chaufferie B timents d montables autorisations d implantation d claration et autorisation de travaux march s permis de d molir Service de s curit et de surveillance main courante Dossiers de construction de l tablissement avec plans 10 ans compter de la r ception des travaux dur e de vie de l quipement dur e de vie de l quipement 5 ans 10 ans 30 ans pour les march s pass s avant 2008 10 ans pour les march s pass s apr s 2008 En cas de march se r f rer l instruction de tri et conservation sur les march s publics Verser aux AD les plans de r colement et les dossiers des ouvrages ex cut s DOE Verser aux AD quelques dossiers t moins Verser aux AD les ann es se terminant en 0 Verser aux AD Elimination de mat riaux et de produits sensibles bordereaux March s et contrats de prestation de service de surveillance copie Dossiers de subventions pour l entretien des b timents Copies des compt2. obsolescence rapide une base de donn es un syst me d exploitation ou un support disquette disque optique en chasse un autre et il devient vite impossible de pouvoir lire des donn es anciennes absence de valeur juridique des enregistrements lectroniques si le syst me de signature utilis n est pas reconnu par la loi code civil ou si les donn es ne sont pas suffisamment trac es et document es Il est imp ratif d tre en mesure d attester que ses fichiers n ont pas t alt r s renseigner les m tadonn es des fichiers choisir un format permettant de ne pas modifier le contenu etc de s assurer que les formats et supports utilis s sont ouverts et norm s d effectuer des migrations p riodique vers de nouveaux standards de se rapprocher des Archives d partementales pour tudier avec elles les modalit s d export et de versement t il ne faut les confondre avec la documentation Les publications officielles documents d information revues journaux sont re us dans toutes les administrations Ils ne t moignent pas du fonctionnement du coll ge car ils ne sont pas produits par l administration scolaire Ils peuvent tre d truits d s qu ils ne sont plus utiles avec le visa du directeur des Archives d partementales L ARCHIVAGE UNE RESPONSABILIT PARTAG E AVEC LES ARCHIVES D PARTEMENTALES Responsabilit s des tablissements d enseignement Comme tout producteur d ar
3. 1 et d une classe de terminale dans les s ries g n rales ES L S et un autre d une classe de 1 et de terminale dans les s ries technologiques des ann es se terminant en 0ets5 nde M mes crit res de s lection Verser aux AD Registres d appel journalier cahiers d appel sign s par les enseignants Bulletins d absences listes d appel certificats m dicaux Rappels aux familles Signalements d enfants au procureur la caisse d allocations familiales Conventions de stages avec les entreprises et les tablissements avec incidence financi re sans incidence financi re Cahier de punitions retenues 10 ans garder quelques sp cimens 1 an les absences sont consign es dans le registre d appel 1an 1an 10 ans 2 ans 1an Examens Examens attestations d livr s par les coll ges Examens attestations d livr s par les lyc es d enseignement g n ral et technologique Dipl me national du brevet DNB Baccalaur at g n ral ou technologique Brevet informatique et internet B2i Travaux personnels encadr s TPE Certificat de formation g n rale CFG Mention compl mentaire niveau V apr s le CAP ou le BEP Attestation d ducation la s curit routi re ASSR Formation compl mentaire d initiative locale FCIL attestation et non dipl me Brevet de technicien sup rieur BTS DOCUMENTS CONSERVER DOCUMEN
4. DOCUMENTS CONSERVER Nature des documents Temps de conservation dans l tablissement Que faire des dossiers Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales Cahiers d valuation des classes de Bee Dossiers scolaires des l ves scolaris s dans l tablissement ou partis dossier d admission en 6 me fiches de renseignements sur l l ve et sa famille bulletins trimestriels livret scolaire orientation fiches individuelles de synth se aides diverses dans le cadre des fonds sociaux Fichiers d l ves listes d l ves Emploi du temps des classes Cahier de textes des classes Cours et supports de cours _ Emploi du temps des enseignants Registre des sanctions exclusions 2 ans 10 ans si l tablissement poss de un r capitulatif de la situation administrative et p dagogique des l ves ou 50 ans 50 ans 2 ans 5 ans 10 ans Verser aux AD l ann e de mise en place 1989 puis 1 cahier sur 10 des ann es se terminant en 0 et 5 Les dossiers scolaires sont conserver aussi longtemps que possible dans l tablissement Verser aux AD Coll ges Verser un exemplaire d une classe de 6 57 47 et 3 des ann es se terminant en 0 et 5 Lyc es Verser un exemplaire d une classe de 2 g n rale et technologique un exemplaire d une classe de
5. r capitulatifs collectifs 2 ans 5 ans Verser aux AD Verser aux AD Fonds sociaux coll giens et lyc ens bourses nationales des coll ges et des lyc es fonds d partemental d aide la restauration dossiers individuels de demande Fichiers de boursiers Exon ration des frais de pension 2 ans 5 ans 5 ans 11 Finances et comptabilit DOCUMENTS CONSERVER Nature des documents Temps de conservation dans l tablissement Que faire des dossiers DOCUMENTS LIMINER Budgets pr visionnels comptes administratifs comptes financiers Grand livre balance annuelle Historiques annuels des salaires registres de paie 10 ans 10 ans Validit du registre Verser aux AD Verser aux AD Verser aux AD Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales 12 Recettes pi ces justificatives ordres de recettes fiches quotidiennes d encaissement D penses factures de fonctionnement et d investissement devis bons de commande Fiches horaires p riodiques contr le du temps de travail Journal des mandats des titres ou des recettes Bulletins de paie Droits constat s certificat de pr sence remise d ordre ou de principe Tickets de restauration du personnel de l tablissement 10 ans 10 ans verser aux AD les factures relatives
6. de maintenir l quilibre entre la transparence administrative et la n cessit de pr server la vie priv e Il existe cependant une possibilit de d rogation ces d lais Votre avis est alors sollicit en cas de demande de consultation Avant m me leur versement aux Archives d partementales tout citoyen peut consulter selon la l gislation en vigueur et sous certaines conditions les documents administratifs produits par votre service Les Archives d partementales peuvent vous apporter leurs conseils en la mati re afin de vous permettre de r pondre de mani re satisfaisante toute demande de ce genre Voir les d lais de communication des archives publiques sur le site Internet des Archives d partementales rubrique Renseignements pratiques Communication des documents Les d lais de communicabilit 21 ANNEXE Grandes dates de l enseignement secondaire en 1795 1802 1808 1833 1850 1865 1880 1880 1882 1886 1891 1902 1892 1919 1927 1933 1936 1941 1945 1965 1947 1956 France depuis la R volution Cr ation des coles centrales une par d partement Cr ation des lyc es au d part un par cour d appel Subsistent par ailleurs des coll ges secondaires communaux et des coles libres Cr ation du baccalaur at La loi Guizot organise l enseignement primaire et tablit une cole normale d instituteur et une cole primaire sup rieure par d partement
7. la dur e d utilit administrative est chue Ces documents pr sentant un int r t historique les Archives d partementales ont pour obligation d en assurer ensuite la conservation d finitive L archivage on a tout y gagner gt Acc s rapide aux dossiers notamment en p riode de crise ou de contentieux gt Gain de place gt Continuit et transparence du service public CONSERVER OU D TRUIRE LES TABLEAUX D ARCHIVAGE Objet et port e des tableaux d archivage Les tableaux d archivage suivants recensent les documents les plus significatifs produits par les coll ges et les lyc es et donnent pour chacun d eux un d lai de conservation dans l tablissement puis une destination finale verser aux AD Archives d partementales ou liminer Ces tableaux s appliquent aux documents post rieurs 1940 lorsqu un tablissement scolaire poss de des documents ant rieurs 1940 il devra les verser int gralement aux Archives d partementales En cas de doute sur la destination d un document non mentionn ici merci de nous contacter Mode d emploi Les tableaux sont pr sent s par grand domaine d action administrative et sont divis s en deux parties conserver liminer Le temps de conservation dans l tablissement gt indiqu dans les tableaux correspond au d lai minimum impos par les circulaires Les Archives d partementales encouragent tous les coll ges et les l
8. 4 CAES re i MSAN GENERAL PETIT GUIDE D ARCHIVAGE l usage des coll ges et des lyc es dition 2012 CONSEIL G N RAL DE LA HAUTE GARONNE ARCHIVES D PARTEMENTALES SOMMAIRE Qu est ce que les archives nnesesnneneeeeeserenerrrrrenserrrrtnnnnrnnserrrnnnnnnreneeeennne p 3 L archivage une responsabilit partag e avec les Archives d partementales e nan nn te E tnt dt acte ant encens sense E na p 5 Conserver ou d truire Les tableaux d archivage p 6 AINSI 2 nn ne DS RSR RM p 7 OR a a E p 8 EXAMENS ee teen is p 9 Sante Scolaire in cm CU E p 10 Aole olei Fe L Se E dat dat ee ot ou p 11 Finances et comptabilit censure p 12 BARON Sd de pa ue ee p 13 Que faire de ses archives Le versement et l limination p 14 Le versement comment le pr parer 7 p 15 R diger un bordereau de versement p 17 Transfert et prise en charge des documents aux Archives d partementales De na en dt a a tend does dede meet san teeie ele ana p 18 eliminaatio ESS RSS A Ea p 19 R diger un bordereau d limination p 20 Et apr s Consulter communiquer les archives p 21 Annexe les grandes dates de l enseignement secondaire en France depuis la R vol tio 5 aan ibid nina tale p 22 Archives d partementales 11 boulevard Griffoul Dorval 31400 TOULOUSE t l 05 34 31 19 70 fax 05 34 31 19 71 courriel archives contem
9. PC Suppression de l examen d entr e en 6e 22 1959 1960 1963 1965 1968 1969 R forme Berthoin l obligation scolaire est port e 16 ans Les cours compl mentaires des coles primaires deviennent des coll ges d enseignement g n ral CEG les centres d apprentissage deviennent des coll ges d enseignement technique CET les coll ges techniques et les coles nationales professionnelles deviennent des lyc es techniques les coll ges classiques et modernes deviennent des lyc es Loi Debr association des tablissements priv s sous contrat au service public de l enseignement R forme Fouchet Capelle d cret n 63 793 cr a tion des coll ges d enseignement secondaire CES Le secondaire est divis en 2 cycles 11 15 ans 16 18 ans Cr ation des baccalaur ats de techniciens et du brevet d tudes professionnelles BEP qui compl te le certificat d aptitude professionnelle CAP Cr ation de 7 fili res au baccalaur at A B C D E F G Suppression du latin en 6e puis en 5e Rentr e 1972 Le jour hebdomadaire de repos passe du jeudi au mercredi 1975 1976 1980 1981 1982 1983 1985 1987 1989 1992 1993 R forme Haby cr ation du coll ge unique par fusion des CES des CEG et des classes de 6e la 3e des lyc es Les CET deviennent lyc es d enseignement professionnel LEP Lyc es et coll ges deviennent des tablissements publics nationaux Le BEPC dev
10. TS LIMINER Nature des documents Temps de Que faire des dossiers Nature des documents D lai au del duquel conservation on peut liminer dans apr s visa des l tablissement Archives d partementales Quand l tablissement est le centre Copies des l ves 1 an Un chantillon d tablissements d examens s lectionn s versera aux AD 1 1 an des copies prises au hasard avec organisation mat rielle des examens un minimum de 3 copies par 5 ans mati re pour les ann es 0 et 5 convocations listes d margement du jury Tous les autres tablissements pourront tout liminer listes d margement des l ves 1 an relev s de notes listes des l ves avec 1 an Attestations de r ussite l ASSR au B2i 1an Conserver dans l tablissement notes obtenues chaque preuve Les dossiers g n raux d examens ouverts quand l tablissement est centre d examens sont renvoy s au Rectorat Ces dossiers contiennent la circulaire fixant le calendrier des preuves et des r sultats les listes des centres d examens les notes relatives au mat riel utilis par les candidats les rapports d incidents avec PV de salle la liste des candidats disposant d 1 3 temps suppl mentaire valid e par le m decin scolaire les sujets des examens Sant scolaire DOCUMENTS LIMINER DOCUMENTS CONSERVER Nature des documents Temps de Que faire des dossiers conservation dans
11. ar les Archives D partementale S 1 mil Bulletin officiel de l ducation nationale 1970 1979 0 8 m l Bulletins d absences certificats 1990 1998 Les absences sont consign es dans le registre d appel journalier 1990 1995 Il est inutile de faire volume ou le m trage Description pr cise des documents et leurs dates Date Le chef de service Nom pr nom et qualit bo te indiquez simplement leur nombre le M trage lin aire total 3 2 m l Date Visa du directeur des Archives d partementales m Signature et cachet En signant le bordereau le chef du service qui a produit les documents atteste que ceux ci n ont plus pour lui d utilit que les d lais l gaux de prescription sont atteints et 20 qu sa connaissance il n y a plus de recours possible sur les dossiers concern s Le bordereau d limination est une pi ce r glementaire qui apr s signature du directeur des Archives d partementales vous d charge de toute responsabilit l gard de leur conservation ET APR S CONSULTER COMMUNIQUER LES ARCHIVES Consulter vos archives vers es aux Archives d partementales Il peut s av rer n cessaire pour le traitement d un dossier de consulter des documents d j vers s aux Archives d partementales Dans ce cas la proc dure de demande aupr s des Archives d partementales est gt simple et rapide la demande peut tre faite par cour
12. c remarques ventuelles Le bordereau vis doit tre conserv sign par les Archives d partementales il est garant du respect de la proc dure administrative il est aussi le seul t moin de l existence ant rieure des documents La destruction physique des documents s effectue apr s l obtention du visa Il convient de les faire broyer d chiqueter ou incin rer soit en interne soit par une soci t sp cialis e tout en s assurant de la confidentialit de l op ration Pas d limination sans visa des Archives d partementales m me si les documents liminer ont t s lectionn s en application des textes r glementaires Eliminer des archives publiques sans visa des Archives d partementales est un d lit art L214 3 du code du Patrimoine R diger un bordereau d limination il faut en garder la trace D truire est un acte irr versible NOM ET ADRESSE DU SERVICE Coll ge Lamartine 11 rue Magn 31300 TOULOUSE Intitul exact de l tablissement et du service au sein de l tablissement le cas ch ant renvoyer aux Archives d partementales pour visa r glementaire avant destruction des documents m dicaux d l ves 1 4 mi Organisatign mat rielle de l exame brevet N d ordre ou R sum du contenu de la liasse de la Dates Observations nombre bo te ou du registre extr mes cette colonne d articles est remplir p
13. ces derni res ne se d veloppent en fait qu partir des ann es 1880 Loi Falloux libert de l enseignement secondaire R forme Duruy enseignement sp cial Loi Camille S e enseignement secondaire f minin cr ation des lyc es de jeunes filles ils n auront le m me programme que les lyc es de gar ons qu en 1924 Lois Jules Ferry sur un enseignement primaire gratuit obligatoire jusqu 13 ans r volus et la c Certificat d tudes primaires l mentaires Loi Goblet cr ation des cours compl mentaires classes d enseignement primaire sup rieur annex es aux coles l mentaires Int gration de l enseignement sp cial l enseignement secondaire mise en place de l enseignement secondaire moderne Les coles primaires sup rieures EPS les plus professionnelles passent sous la tutelle du minist re du Commerce et deviennent des coles pratiques de commerce et d industrie EPCI Loi Astier organisation de l enseignement technique La gratuit est progressivement introduite dans l enseignement secondaire Obligation scolaire jusqu 14 ans Instauration de l examen d entr e en 6e Transformation des coles primaires sup rieures en coll ges modernes tudes sans latin et des coles pratiques de commerce et d industrie en coll ges techniques Suppression progressive des classes l mentaires des lyc es petits lyc es Cr ation du brevet d tudes du premier cycle BE
14. chives publiques les tablissements d enseignement sont responsables de la bonne gestion et de la saine conservation de leurs archives L instruction de tri et de conservation du 22 f vrier 2005 pour les archives re ues et produites par les services et tablissements concourant l ducation nationale coll ges et lyc es a pour but d aider les tablissements d enseignement assurer une bonne gestion de leurs archives courantes et interm diaires et d effectuer une collecte s lective et raisonn e des archives historiques l expiration des d lais d utilit administrative des documents Mission de conseil et de contr le des Archives d partementales Les Archives d partementales apportent aux coll ges et lyc es aide et conseil pour toute question li e l archivage classement des dossiers courants am nagement de salle d archives tris limination versement etc Le directeur des Archives d partementales est en outre charg au nom du directeur en charge des Archives de France et sous l autorit du pr fet du contr le scientifique et technique de l Etat sur les archives publiques produites dans le d partement qui se traduit par gt l inspection des conditions de gestion et de conservation des documents gt la d livrance de visa pr alable toute destruction de documents publics Les Archives d partementales se d placent sur rendez vous pour aider la pr paration de versements de documents dont
15. ctuel enseignants et personnel ATOSS Dossiers administratifs de personnel contractuel contrats emploi solidarit et autres agents embauch s sur le budget de l tablissement 6 ans dur e moyenne de 2 projets 10 ans 5 ans 2 mandats Jusqu au d part de l agent 90 ans Verser aux AD Verser aux AD Verser aux AD Joints aux proc s verbaux des conseils d administration qui sont vers s aux AD Les dossiers de personnels sont conserver aussi longtemps que possible dans l tablissement Dossiers de rentr e scolaire Chronos courrier cahiers d enregistrement du courrier Bulletin officiel de l ducation nationale Circulaires notes du ministre du recteur de l inspecteur d acad mie 5 ans vers s aux AD par le rectorat et l Inspection acad mique Division de l organisation scolaire 5 ans Utilit du service collection conserv e aux Archives d partementales Dur e de validit 1 Avec les progr s de la d concentration on consid re qu il y a 2 dossiers de carri re l un tenu par le Rectorat l autre tenu par l tablissement d affectation Il convient avant toute d cision de destruction de v rifier si l on se trouve en pr sence de simples dossiers administratifs d finis par l instruction du 20 10 1993 ou de v ritables dossiers de carri re circ AD 95 1 du 27 01 1995 Scolarit DOCUMENTS LIMINER
16. de consultation des dossiers qu il aura vers s aux Archives d partementales LIMINATION Aucune limination ne peut tre faite sans le visa du directeur des Archives d partementales Le chef du service qui souhaite d truire des documents tablit donc avant de proc der mat riellement la destruction un bordereau qu il lui soumet liminer est un geste n cessaire Il ne sert rien en effet de garder des documents n ayant plus d utilit administrative et ne rev tant pas d int r t historique L limination est la fois un gain de place et le gage d une bonne conservation des documents essentiels Quoi La distinction entre dossiers conserver et dossiers liminer se fait en application des textes r glementaires l expiration du d lai d utilit administrative Les principaux documents liminer sont r capitul s dans la liste ci apr s Les imprim s vierges p rim s les doubles et les brouillons sont liminables sans visa Quand Au jour le jour l int rieur des dossiers R guli rement au moins une fois par an pour l archivage des dossiers eux m mes Comment Un bordereau d limination doit obligatoirement tre dress en deux exemplaires voir mod le page suivante il est sign par le principal ou le proviseur puis envoy aux Archives d partementales pour tre vis par le directeur Les Archives d partementales retournent un exemplaire vis l tablissement ave
17. es rendus d intervention et de visite avec contrats obligatoires de l APAVE et autres bureaux d tude et de contr le copies des diagnostics et rapports d experts Doubles des comptes rendus de visites p riodiques de s curit pompiers CHS 50 ans 10 ans 10 ans 5 ans dossiers originaux la collectivit et la pr fecture qui les verse aux AD 5 ans dossier original de contr le par le SIRACED PC vers par la pr fecture ou la collectivit 2 13 Voir sur le site internet de la direction des Archives de France la note d information sur la d mat rialisation des march s publics DITN Res 2004 003 du 15 10 2004 QUE FAIRE DE SES ARCHIVES LE VERSEMENT ET L ELIMINATION D ARCHIVES Les archives d finitives Lorsque le d lai fix pour la dur e d utilit administrative voir instruction du 22 f vrier 2005 des documents est expir il est temps de constituer les archives d finitives et donc de proc der d une part aux destructions qui viteront de s encombrer de dossiers inutiles d autre part aux versements qui viendront alimenter les fonds des Archives d partementales patrimoine et m moire du d partement Verser et liminer Quand L initiative vous revient n attendez pas d tre sollicit C est souvent lors de la pr paration d un versement que l on d truit les documents p rim s mais les deux op rations ne sont pas forc ment li es dan
18. ient brevet des coll ges Circulaire d Alain Savary cr ation des zones d ducation prioritaire ZEP Lois de d centralisation la construction la reconstruction l extension et le fonctionnement des coll ges et des lyc es sont attribu s aux d partements et aux r gions Coll ges et lyc es deviennent des tablissements publics d partementaux et r gionaux Les lyc es techniques deviennent lyc es technologiques Cr ation des lyc es professionnels LP en remplacement des LEP du brevet professionnel BP et du baccalaur at professionnel bac pro pr par dans les lyc es professionnels apr s le BEP Le baccalaur at technologique remplace le baccalaur at de technicien Le brevet des coll ges est rebaptis dipl me national du brevet DNB Loi d orientation sur l ducation qui fixe comme objectif de conduire l ensemble d une classe d ge au minimum au CAP ou au BEP et 80 au niveau du bac Naissance des lyc es d enseignement g n ral et technologique R novation de la classe de premi re et cr ation des fili res L litt raire S scientifique ES conomique et sociale STI sciences et technologies industrielles et STT sciences et technologies tertiaires 23
19. l tablissement Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales Registres d infirmerie Rapports annuels d activit des infirmi res scolaires Statistiques annuelles Dossiers m dico scolaires des l ves stock s dans certains tablissements par manque de place dans les CMS 30 ans 5 ans 5 ans 20 ans apr s la derni re consultation en tablissement scolaire Verser aux AD les ann es se terminant en 0 et 5 Les rapports et statistiques sont centralis s l Inspection acad mique qui les verse aux AD Verser aux AD un chantillon d un dossier sur 20 Fiches individuelles d infirmerie Projet d accueil individuel PAI 2 ans 2 ans Les dossiers m dico scolaires des l ves ne sont g n ralement pas conserv s dans l tablissement ils sont regroup s dans les centres m dico scolaires CMS de la circonscription qui sont g r s par l Inspection acad mique 10 Aide sociale DOCUMENTS LIMINER DOCUMENTS CONSERVER Nature des documents Temps de Que faire des dossiers conservation dans l tablissement Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales Fonds sociaux coll giens et lyc ens fonds d partemental d aide la restauration bilans d activit Listings des boursiers arr t s
20. mprise par toute personne trang re l administration et suffisamment pr cise pour que l on trouve facilement un document Les sigles devront tre d velopp s 6 Utilisez de pr f rence les termes employ s dans le tableau de gestion pour d signer les diff rentes cat gories de documents Certains l ments de la description g n ralement les attributions et les actions sont communs des suites d articles plut t que de les r p ter faites les figurer en titres et sous titres 7 De la qualit de vos indications d pendra la rapidit de la r ponse vos futures demandes de recherches 8 Une fois la maquette remplie vous pouvez l adresser par mail aux Archives d partementales l adresse suivante archives contemporaines cg31 fr avec vos coordonn es Une personne prendra alors contact avec vous pour finaliser la prise en charge de vos archives ou vous d livrer le visa de destruction de vos documents R diger un bordereau de versement Archives d partementales de la HAUTE GARONNE VERSEMENT 2000 W N d but Description r sum du contenu de la Dates liasse extr mes de la bo te ou du registre fin Conseils de classe proc s verbaux de 1985 r unions Organigrammes listes des personnels 1994 ournal interne du coll ge Comit technique paritaire comit d hygi ne 1980 1987 et s curit proc s verbaux des r unions Conseil d administration de l tablissement proc s verba
21. poraines cg31 fr site internet www archives cg31 fr QU EST CE QUE LES ARCHIVES D finition juridique Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date leur forme leur lieu de conservation et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit art L 211 1 du code du patrimoine Les archives des coll ges sont des archives publiques et ce titre sont imprescriptibles et inali nables Les documents produits par un coll ge ou un lyc e constituent un ensemble coh rent et indivisible appel fonds tout comme les documents produits par une association une administration etc Contrairement aux id es re ues les archives ne sont pas seulement des vieux papiers ou des registres Les archives ne d signent pas seulement ce qui est ancien Elles ont cette qualit d s la cr ation du document par une administration une entreprise une association un particulier Ainsi peuvent elles dater de quelques heures comme de plusieurs si cles et se pr senter sur tous supports se pr tant l enregistrement d une information du parchemin au disque optique en passant par le papier la pellicule ou la bande magn tique Attention la fragilit des archives lectroniques De plus en plus utilis es les donn es informatiques posent des probl mes sp cifiques pour la conservation
22. rier t l copie ou t l phone en pr cisant la ou les cotes des dossiers concern s se reporter pour cela l exemplaire du bordereau de versement conserv au sein de votre service gt limit e aux documents de votre service les archives que vous pouvez consulter sont celles provenant de votre service l exclusion de celles d un autre service tant que les d lais l gaux de libre communicabilit ne sont pas atteints gt limit e dans le temps vous devez rendre le dossier emprunt aux Archives d partementales dans le d lai imparti Communiquer vos archives au public Les Archives d partementales sont un service public ouvert gratuitement tous accueillant les chercheurs dans une salle de lecture o les documents sont consult s conform ment aux textes l gislatifs et r glementaires en vigueur Le public accueilli est tr s h t rog ne g n alogistes historiens tudiants agents de services administratifs amateurs curieux d histoire locale etc Afin de r pondre aux attentes du public et de faciliter l acc s aux archives administratives contemporaines les Archives d partementales effectuent un travail d analyse et d indexation en compl ment des bordereaux de versement labor s par les services versants Principes de communication des archives la consultation des documents s effectue sur place et sous surveillance les d lais de communicabilit sont fix s par la loi dans le souci
23. s le temps Il est recommand de verser et surtout d liminer r guli rement ne vous laissez pas envahir par des dossiers inutiles et encombrants Pour les archives de conservation d finitive qui peuvent tre vers es aux Archives d partementales la situation peut varier en fonction de la place disponible dans l tablissement Tant que les archives peuvent tre conserv es et communiqu es au public dans de bonnes conditions il est pr f rable que l tablissement les conserve D s que ces conditions ne sont plus r unies en revanche il est souhaitable de prendre contact avec les Archives d partementales Quoi La distinction entre dossiers verser et dossiers liminer incombe au service versant sous le contr le et avec l aide des Archives d partementales Elle est g n ralement faite en application d un tableau d archivage voir p 6 et suivantes Comment liminations et versements ne peuvent avoir lieu qu apr s accord entre votre service et celui des Archives d partementales Cet accord est dans les deux cas concr tis par un bordereau sign par les deux parties C est le moment o devient effective la coop ration entre les administrations pour la collecte la conservation et la communication des archives publiques pr conis e par le d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 Elle sera facilit e par l existence d un correspondant archives agent d sign au sein du service producteur comme in
24. terlocuteur privil gi des Archives d partementales LE VERSEMENT Qu est ce que c est Faire un versement aux Archives d partementales c est y transf rer les documents qui n ont plus d utilit pour le service qui les a produits et qui doivent tre d finitivement conserv s Un versement est un ensemble coh rent de dossiers provenant d un m me service et pris en charge par les Archives d partementales une date donn e Un article est une unit mat rielle de conditionnement et de cotation dont le contenu intellectuel est d crit sur le bordereau Les bo tes sont solides ni trop remplies ni trop peu seule la cote figure au dos les autres mentions sont superflues N d ordre du versement lettre W archives post rieures 1940 et n de l article cet ensemble forme la cote qui permettra de retrouver l article attribu e l arriv e du versement par les Archives d partementales elle ne changera plus Comment pr parer un versement Pour la mise en ordre des dossiers et pour la r daction du bordereau de versement n h sitez pas demander conseil aux Archives d partementales 1 Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et mat riellement v rifier qu ils sont regroup s selon les diff rentes attributions du service et l int rieur de celles ci par affaires et suivant la logique de travail du bureau ou de la cellule qui les traite classement th ma
25. tique alphab tique g ographique chronologique remettre leur place les dossiers d plac s v rifier que les titres des chemises correspondent leur contenu et que les dates sont exactes 2 Conditionner les dossiers en bo tes solides propres une conservation d finitive et num roter celles ci s quentiellement de 1 n ainsi que les registres tubes plans ou liasses On obtiendra ainsi les articles qui composent le versement 3 Identifier le versement et les articles qui le composent sur un bordereau pi ce r glementaire et instrument de recherche qui vous permettra ult rieurement de demander communication aux Archives d partementales des documents que vous y aurez vers s 4 Les Archives d partementales ont mis votre disposition sur leur site internet des maquettes de bordereaux de versement et d limination t l charger www archives cg31 fr G rer Guide d archivage Le versement et l limination Maquettes Word limination et Excel versement 5 Apr s avoir t l charg la maquette souhait e remplissez article par article les colonnes pr vues pour leur description n d ordre et sur la m me ligne analyse de son contenu puis dates la plus ancienne et la plus r cente des pi ces qu il renferme voir exemples de bordereau de versement page 17 et bordereau d limination page 20 La description bien que sommaire et r sum e doit tre suffisamment claire pour tre co
26. ux des 1995 s ances 1975 1980 1981 1985 1980 1986 1990 1985 1991 1995 1990 1995 Etat des lieux du coll ge registre d inventaire des locaux et du mat riel 1982 Service de s curit et de surveillance du coll ge ann es 1970 1980 1990 1990 Les articles sont num rot s la suite sans bis ni ter ni exposant Qui a fait quoi pour qui comment o et pourquoi Les r ponses aux questions que l on se posera sur le contenu des bo tes figurent sur le bordereau Transfert et prise en charge des documents aux Archives d partementales Apr s examen du bordereau et ventuellement demande de pr cisions au service qui a r dig le directeur des Archives d partementales donne son accord pour le versement Une date est fix e pour le transfert et les dossiers sont alors apport s en une seule fois si possible aux Archives d partementales Apr s v rification de la coh rence entre le bordereau et les bo tes le versement est rang la place qui lui a t assign e dans les magasins de conservation des Archives d partementales et les l ments qui ajout s leur num ro d ordre constitueront leur cote d finitive sont inscrits sur les articles Le versement est port au registre d entr e Le retour au chef de service versant d un exemplaire d ment sign du bordereau cl t les op rations de versement Cet exemplaire est conserv par le service en vue des besoins ult rieurs
27. yc es conserver leurs archives dans leurs locaux le plus longtemps possible avant d envisager un versement d finitif Les documents qui sont conserver pr sentent un int r t historique et devront tre vers s aux Archives d partementales Lorsqu un versement sera programm un bordereau de versement devra tre r dig par l tablissement et envoy aux Archives d partementales de Haute Garonne voir p 15 et suivantes Les documents qui sont liminer devront l tre par l tablissement apr s le d lai indiqu et apr s visa du directeur des Archives d partementales appos sur un bordereau d limination voir p 15 et suivantes Administration DOCUMENTS CONSERVER DOCUMENTS LIMINER Nature des documents Temps de conservation dans l tablissement Que faire des dossiers Nature des documents D lai au del duquel on peut liminer apr s visa des Archives d partementales Projets d tablissement projets p dagogique contrats d objectif Conseils de discipline proc s verbaux Conseils d administration de l tablissement conseils des professeurs des associations comit s techniques paritaires ou d partementaux comit s hygi ne et s curit commissions permanentes proc s verbaux actes administratifs actes du chef d tablissement Dossiers d lections aux diff rents conseils comit s commissions Dossiers administratifs de personnel non contra
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