PERFORMANCE L`art de surfer sur les effets secondaires
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1. des m tres carr s ou du nombre de lits d une unit Nous nous sommes rendu compte au fil des ann es que ces demandes sont plut t la bor es en fonction de la vision des demandeurs que des pr oc cupations institutionnelles Pour viter la perte de temps et les frustrations r sultant des refus dus des projets pr sent s de mani re incompl te nous sommes arriv s la conclusion qu il fallait clarifier les attentes de la direction lorsque des ressources sont sollicit es Sachant que les projets MicroMBA exigent des participants qu ils obtiennent pour leurs id es l accord des d cideurs concern s nous avons aussi demand au Pr Cohen si les outils enseign s dans le MicroMBA pouvaient am liorer les choses en mati re d allocation de ressources Il nous a propos d avoir recours au dossier d opportunit qu il a d velopp comme compl ment du mod le IpOp Le dos sier d opportunit vise en effet r pondre aux questions que doivent se poser les d cideurs sollicit s pour soutenir un projet innovant ce qui revient allouer des ressources argent per sonnes espace etc Le mod le IpOp mis au point par Rapha l Cohen est l outil qui permet d analyser le projet de mani re syst matique et structur e avant de r diger un dossier d op portunit qui tient la route Raphael Cohen en collaboration avec Brigitte Rorive direction de l analyse m dico conomique a donc adapt le dossier d oppo2. es acteurs du changement mais ils y ont de surcro t pris go t L existence de cette nergie vive a pu tre mesur e en 2010 lorsque nous avons introduit le prix de l innovation manag riale des HUG o quatre des dix groupes finalistes incluaient des personnes ayant suivi le MicroMBA Le plaisir et l enthousiasme exprim s par les participants suivre cette formation ont enfin aussi eu le m rite de contaminer leurs coll gues en suscitant leur envie de suivre le programme C est bien un des rares cas o la contamination est encourag e par un directeur d h pital Cette dynamique entrepreneuriale a t soutenue par d autres initiatives telles que la cr ation de journ es et de prix consa cr s l innovation m dicale la qualit ou encore la cr ation d un bureau de l innovation qui guide et soutient tous les col laborateurs souhaitant prendre des initiatives soutenant la strat gie des HUG La conjugaison de ces mesures avec une s rie d autres contribue changer l tat d esprit des collabo rateurs de l h pital Le d fi des ressources S il y a un autre tat d esprit concernant lequel nous souhaitons faire des mules c est celui relatif l allocation des ressources La direction de l h pital est en effet tr s fr quemment sollicit e pour soutenir des demandes de ressources Celles ci vont du recrutement de personnel lachat de mat riel toujours plus performant en passant par l augmentation
3. gestions hospitali res n 511 d cembre 2011 exp riences MOTS CL S venir par nos soins PERFORMANCE L art de surfer sur les effets secondaires Face la n cessit de faire plus avec moins les H pitaux universitaires de Gen ve ont lanc plusieurs initiatives dont deux sont pr sent es ici La premi re fait appel au MicroMBA un programme de formation innovant qui du fait qu il rapporte plus qu il ne co te est devenu un centre de profit au lieu d tre une charge En encourageant les comportements entrepreneuriaux ce programme apporte en passant aux cadres et plus particuli rement aux m decins des comp tences en management pour am liorer les prestations et r duire les co ts La deuxi me initiative exploite le dossier d opportunit un outil de pr sentation des projets qui am liore l allocation des ressources quipement lits personnel etc en exigeant des demandeurs une analyse beaucoup plus compl te et en phase avec les pr occupations institutionnelles elever des d fis est un acte quotidien dans la vie d un h pital C est bien videmment le cas lorsqu il s agit de sauver des vies ou de r duire la souffrance Mais les d fis ne s arr tent pas l Les co ts de la sant tant ce qu ils sont il faut aussi r duire les co ts op ra tionnels sans pour autant toucher la qualit des soins Le d fi du dirigeant se r sume simplement fa
4. ire plus avec moins face des patients clients de plus en plus inform s et dont le niveau d exigence augmente La difficult ne s arr te pas l car il est un autre d fi qui est loin d tre n gligeable celui d entretenir malgr cet environ nement peu favorable la motivation et le moral des troupes et ce dans un h pital qui comme les H pitaux universitaires de Gen ve HUG compte plus de 10 000 collaborateurs La difficult est aggrav e par l mergence de la g n ration Y qui non seulement n accepte plus l autorit hi rarchique comme allant de soi mais a des attentes plus lev es en termes Bernard GRUSON Directeur g n ral H pitaux universitaires de Gen ve de leadership Les m thodes tradition nelles de direction o l autorit du chef tait incontest e sont bien videmment d pass es et ne permettent plus d attirer les talents dont nous avons besoin pour rester la pointe Cette volution appelle des change ments de paradigmes incontournables Sans entrer dans les multiples initiatives mises en uvre au sein des HUG pour relever ce d fi manag rial nous pr sen tons ici deux innovations qui sortent des sentiers battus et qui ont donn des r sultats tr s int ressants Leur originalit tient au fait qu elles visent d velopper les comportements intrapreneuriaux au sein des HUG Nous avons en effet la conviction que les comportements et une culture entreprene
5. main tout en tant d j ceux qui sont ou seront aux premi res loges pour g rer la fameuse g n ration Y La raison pour laquelle nous avons pens au Pr Cohen tient au fait qu il a con u et anim avec un grand succ s le pre mier cours d entrepreneurship de l cole polytechnique f d rale de Lausanne EPFL et de l universit de Gen ve Le challenge auquel il avait t confront alors consistait donner le go t du management et des affaires des ing nieurs et des scientifiques pour qui le nom de ces activit s ressemblait un gros mot La perception des soi gnants tant assez proche de celle des ing nieurs l quipe du centre de forma tion a eu le sentiment que ce qui avait march pour ces derniers pouvait aussi fonctionner pour nos cadres S appuyant sur cette exp rience le Pr Cohen a con u en 2003 le MicroMBA un programme annuel sur mesure qui au lieu de mettre l accent sur la formation au management est centr sur l innovation et les comportements entrepreneu riaux La palette des th mes abord s inclut aussi bien les outils pour identifier et saisir des opportunit s que le marketing la communication la gestion de projet la gestion des processus la n gociation le leadership les ressources humaines ou la gestion des conflits L objectif est d initier les participants tous les th mes abord s dans un MBA et d autres th mes suppl mentaires mais de mani re extr mement concent
6. r e afin qu ils acqui rent les outils essentiels le vocabulaire ainsi qu un cadre de r f rence identifiant les questions cl s garder l esprit pour chaque mati re Ces cours plut t th oriques tr s compacts laissent tr s peu de place la pratique Pour viter le pi ge de l approche strictement th orique le Pr Cohen exige des participants r partis en petits groupes multidisciplinaires qu ils identifient une innovation au sein de l institution et qu ils la mettent en uvre l issue des cours Cette exigence force les partici pants mettre en pratique presque tous les outils enseign s Les projets en question sont une fois r alis s pr sent s aux autres participants tandis qu un r sum ex cutif aboutit sur notre bureau La formation qui rapporte part le fait que ce programme est un excellent r v lateur de talents il s est transform en centre de profit au lieu d tre juste une charge grevant le budget de formation En effet les projets r alis s correspondent un retour sur investissement mesurable tant sur le terrain les participants du MicroMBA sont aux premi res loges pour identifier des opportunit s et les saisir Nous avons ainsi eu aussi bien des projets qui ont permis des conomies mesurables que d autres qui ont am lior la qualit des prestations ou encore ceux qui ont g n r des revenus suppl mentaires Dans l ensemble nous pouvons dire que les projets MicroMBA ont pl
7. rtunit la situation sp cifique des HUG de mani re que toute nouvelle demande de ressources soit formul e apr s un examen rigoureux et structur Tous les administrateurs de l h pital ont donc t invit s suivre une formation destin e leur enseigner le mod le IpOp et la mani re de r diger le dossier d opportunit des HUG Exploiter les effets secondaires Le mod le IpOp et le dossier d oppor tunit tant les outils de base pour ana lyser et lancer des projets innovants le simple fait de les enseigner a pour effet de donner une formation indirecte une approche intrapreneuriale des choses L exp rience a montr qu entre 32 et 55 de ceux qui ces outils sont en seign s d veloppent l envie de les uti liser en proposant des projets intrapre neuriaux M me si l objectif principal de l introduc tion du dossier d opportunit est dam liorer le processus d allocation des res sources son effet secondaire est de d velopper le regard intrapreneurial Lorsque nos collaborateurs vont int rio riser la discipline exig e pour l obtention de ressources ils le feront avec les outils de l innovation Cela devrait en encou rager un certain nombre appliquer ces m mes outils pour prendre des initiatives permettant de continuer am liorer les prestations et optimiser les co ts C est en effet par l innovation et pas seu lement l innovation m dicale ou visant am liorer la qualit que no
8. uriale sont une des voies qui permettront de transformer les d fis en opportunit s Le d fi du management La premi re innovation avait pour ob jectif de d velopper les comp tences manag riales des m decins ayant des responsabilit s d encadrement alors que la formation au management est loin d tre une priorit pour eux Jusqu pr sent m me si cela volue les m decins taient peu int ress s ni enclins consacrer du temps am liorer leurs comp tences manag riales leur pro 140 exp riences n 511 d cembre 2011 gestions hospitali res Les m thodes traditionnelles de direction o l autorit du chef tait incontest e sont bien videmment d pass es et ne permettent plus d attirer les talents dont nous avons besoin pour rester la pointe motion hi rarchique se faisant presque exclusivement sur la base des comp tences techniques Convaincus que le changement de culture passe par la formation nous sommes ar riv s la conclusion qu il fallait rendre celle ci aussi attractive que possible Apr s avoir essay d toffer le catalogue des cours propos s aux cadres nous avons fait appel au Pr Raphael Cohen directeur du dipl me Entrepreneurship et Business development de l universit de Gen ve pour concevoir une approche originale esp rant ainsi attirer les cadres interm diaires Ce sont en effet eux qui occupant une position charni re seront les cadres de de
9. us pourrons relever les d fis mentionn s plus haut L innovation tant la pierre angulaire de l intrapreneuriat il est de mon devoir en tant que directeur de promouvoir l in novation et les comportements entre preneuriaux au sein des HUG Le chal lenge est de le faire de mani re acceptable et pertinente pour les colla borateurs Les exemples voqu s ici montrent qu il vaut parfois mieux ne pas prendre cer tains probl mes de front et que la m thode indirecte qui exploite les effets secondaires du traitement permet par fois de relever avec succ s des d fis de taille Cela prouve que contamination et effets secondaires dans les h pitaux sont parfois un bienfait Nous ne sommes d ailleurs pas les seuls dans le domaine m dical profiter des effets secon daires les inventeurs du Viagra ont fait fortune gr ce aux effets secondaires d un traitement initialement destin soigner des probl mes de circulation 141
10. us rapport que ce que nous avons d pens en formation Cet accent sur l innovation n a pas mis sur la touche les mes sages manag riaux l origine du programme Alors qu ils ap prenaient le mode d emploi de l innovation et de l intrapreneu riat les participants se sont aussi familiaris s avec une s rie de soft skills et d outils de management Au lieu d en faire le message principal les comp tences manag riales ont t in troduites en douceur montrant comment elles facilitent la mise en uvre d un projet innovant Autrement dit l effet se condaire correspondait l objectif premier Les participants sont clairement devenus de meilleurs leaders Il y a eu d autres effets secondaires Le fait que ce programme accueille aussi bien des m decins que des infirmiers des ges tionnaires ou des personnes actives dans la logistique a eu pour effet de substantiellement favoriser le d cloisonnement au sein des HUG et de d velopper le r seau personnel des par ticipants Les liens tablis pendant le MicroMBA perdurent au del du programme entre des personnes qui n auraient pro bablement jamais t amen es collaborer ou sympathiser Le MicroMBA a aussi conduit d velopper une culture intra preneuriale o la prise d initiatives soutenant la strat gie de l institution est encourag e gestions hospitali res n 511 d cembre 2011 exp riences Les participants au MicroMBA sont non seulement devenus d
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