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1. Gestion des absences dans les PME Neuf mesures recommand es par des experts suvapro Le travail en s curit Suva Case postale 6002 Lucerne Renseignements Case postale 1001 Lausanne T l 021 310 80 40 42 Fax 021 310 80 49 Commandes Case postale 6002 Lucerne www suva ch waswo f Fax 041 419 59 17 T l 041 419 58 51 Gestion des absences dans les PME Neuf mesures recommand es par des experts Reproduction autoris e sauf des fins commerciales avec mention de la source 1 dition f vrier 2000 6 dition remanie f vrier 2009 de 12 000 15 000 exemplaires R f rence 2791 f Mode d emploi Des co ts moins lev s et une bonne ambiance de travail gr ce une gestion ad quate des absences Les employeurs peuvent agir sur la fr quence la dur e et les effets n gatifs des absences maladie et accident C est donc sous leur impul sion que les diff rents int ress s collaborateur entreprise m decin et assureur doivent concevoir la s curit et la sant comme un but com mun afin de prendre les mesures utiles pour pr venir les absences ou choisir le moment opportun pour une r insertion optimale apr s un accident ou une maladie La brochure que vous avez entre les mains vous permettra de cr er votre propre syst me de gestion des absences ou d en maximiser les effets Con ue comme un catalogue de mesures elle d crit l ensemble des processus qui d termineront la r ussit
2. alit gestion des absences Vos collaborateurs pourront y soumettre leurs id es et suggestions Les meilleures seront r compens es et appliqu es Paroles d experts exemples suivre La gestion des absences nous a permis d obtenir un gain de productivit important et une baisse des primes d assurances sociales gr ce l volution favorable des cas La gestion des absences exerce aussi des effets positifs sur l ambiance de travail Rolf Schlagenhauf entrepreneur en travaux de peinture et pl trerie Meilen La gestion des absences est une t che de direction notre engagement quotidien est indispensable pour obtenir des chiffres positifs et des collaborateurs satisfaits La t nacit et la motivation sont les cl s du SUCC S Kurt Haldemann coordinateur de la sant et de la s curit au travail Losinger Construction SA K niz La Suva a une comp tence cl dans le domaine de la gestion des absences Nous mettons ce savoir faire la disposition des entreprises Edouard Currat membre de la Direction Suva 15 Pour de plus amples informations veuillez vous adresser l agence Suva la plus proche t l 0848 820 820 Moins d accidents des co ts en baisse Une s curit et une comp titivit accrues C est notre objectif commun Suva Case postale 6002 Lucerne T l 041 419 58 51 www suva ch R f rence 2791 f
3. bjectif annuel Ne vous contentez pas de donner le nombre des heures d absence mais mettez le en parall le avec d autres chiffres Servez vous d exemples chiffr s concrets Mieux encore montrez les r percussions des absences l chelon de l entreprise et des services L organisation en cas d urgence Les premiers secours peuvent parfois viter une issue fatale I faut avoir le bon r flexe avertir et secourir En effet lors d un accident grave chaque seconde compte Il est donc essentiel que parmi le personnel des collaborateurs puissent donner les premiers soins et sachent quoi faire en cas d urgence Cela requiert une solide forma tion et des exercices r guliers Dans le cadre de la gestion des absen ces une organisation en cas d urgence pr cise et rod e permet de rien laisser au hasard et de limiter les dommages gr ce une bonne organisation des secours Des personnes sachant comment r agir en cas d accidents ont elles t d sign es Y a t il un syst me d alarme ou une proc dure d alerte dans votre entreprise Vos collaborateurs connaissent ils les num ros appeler en cas d urgence Des exercices d alerte ont ils lieu r guli rement Comment mettre en place une organisation en cas d urgence 1 Information Mettez en place un syst me d alarme ou d alerte pour les cas d urgence Pr voyez des moyens de communication adapt s de telles situations Remettez tous les collaborateurs d
4. cunes sont les plus videntes 1 La baisse du nombre d absences pour cause d accident ou de maladie fait elle partie de vos objectifs annuels oui non Mesure 1 Politique d entreprise 2 Savez vous combien les absences co tent votre entreprise oui non Mesure 2 Banque de donn es 3 Les nouveaux collaborateurs et les apprentis re oivent ils une formation mettant l accent sur la s curit OUI non Mesure 3 Formation et information 4 Vos collaborateurs savent ils ce qu il faut faire en cas d accident ou de maladie oui non Mesure 4 L organisation en cas d urgence 5 Les sup rieurs directs savent ils comment g rer les absences oui non Mesure 5 Personne cl 6 Votre entreprise est elle en mesure d accueillir des personnes partiellement aptes travailler oui non Mesure 6 R insertion 7 Connaissez vous les informations n cessaires un m decin pour tablir un certificat de travail appropri oui non Mesure 7 Information des m decins 8 Savez vous comment la Suva peut vous aider concr tement lors de cas graves et compliqu s OUI non Mesure 8 Appui de la Suva 9 Votre politique de gestion des absences par objectifs pr voit elle des r compenses s ils sont atteints OUI non Mesure 9 Motivation et r compense So
5. d absences Vous servez vous de ces chiffres comme indices de gestion pour fixer et contr ler les objectifs Informez vous vos collaborateurs pour qu ils comprennent les cons quences des absences Comment mettre en place et exploiter une banque de donn es 1 Enregistrement des donn es 2 Valeurs de r f rence 3 Chiffres indices 4 Objectifs annuels 5 Suivi du cas 6 Pr vention Vous avez besoin de conna tre les donn es suivantes Nature des absences accident professionnel ou non professionnel maladie professionnelle o non professionnelle etc Causes des absences notamment pour les accidents Personne ge fonction anciennet dans l entreprise Date de l v nement Dur e de l absence Degr d incapacit de travail Comparez les donn es en votre possession au total des heures de pr sence obligatoire pour la p riode d observation statistique p ex sur une base trimestrielle ou annuelle Etablissez la proportion d absences heures d absence par heures de pr sence pour la p riode d observation statistique r parties en fonction de la nature des absences Les chiffres indices sont au centre de la communication interne et de la strat gie d am lioration Vous devez d terminer des objectifs globaux pour l entreprise mais galement pour les diff rents services et collaborateurs de la soci t Pour d finir des mesures concr tes de r insertion
6. de la r compense la cl la fin de l ann e indique t on au personnel les services qui ont atteint leurs objectifs Sont ils f licit s en cons quence Comment r compenser une gestion des absences r ussie 1 Reconnaissance 2 Transparence 3 R compense 4 Esprit d quipe 5 Cercle de qualit 14 De bons r sultats en mati re de gestion des absences doivent tre reconnus leur juste valeur dans toute l entreprise Il ne faut pas pour autant passer SOUS silence d ventuels checs Une analyse de fond est la meilleure solution pour rem dier aux probl mes et s engager sur la bonne voie II faut r compenser les m rites et en tirer les le ons pour aller de l avant Les objectifs annuels de gestion des absences r duction des heures d absence doivent tre clairs pour tous les collaborateurs et services de l entreprise L am lioration vis e est indissociable des autres buts comme p ex l augmentation du chiffre d affaires II ne faut pas non plus oublier de mettre l accent sur les r compenses la cl Comment r pondre des efforts exemplaires couronn s de succ s L essentiel est que la r compense et sa remise cadrent avec votre entreprise peut s agir de f licitations venant de la direction ou de cadeaux sp ciaux voire de primes sous forme d argent ou de vacances F licitez les bons l ves Donnez la recette de leur succ s et montrez les en exemple Lancez un cercle de qu
7. e de votre d marche de l organi sation la d finition des objectifs en passant par tous les cas de figure touchant la r insertion des collaborateurs absents Si la sant et la s curit sont solidement ancr es dans votre culture d entreprise vous disposez de conditions particuli rement favorables pour mener bien votre projet Pratiqu e dans les r gles de l art la gestion des absences profite tous les int ress s collaborateur entreprise m decin et assureur La partici pation de chacun permet d obtenir des r sultats appr ciables en termes de co ts et de sant Vous trouverez d autres renseignements et conseils utiles sur la gestion des absences en effectuant une recherche par mot cl sur notre site Internet sous www suva ch et wWww suva ch gestion o en contactant votre agence au num ro 0848 820 820 Auto valuation Les absences sont elles bien g r es dans votre entreprise Les questions suivantes vous permettront de faire le bilan de la gestion actuelle des absences dans votre entreprise Si vous avez r pondu oui toutes les questions vous tes une entreprise mod le Toutefois nos propositions concernant la gestion des absences pourraient peut tre vous donner des id es pour encore am liorer certains points En revanche chaque r ponse n gative trahit un manque dans votre gestion actuelle des absences Pour y rem dier le mieux est d appliquer nos conseils en commen ant l o les la
8. e l entreprise des consignes garder sur soi r capitulant la proc dure en cas d urgence Expliquez au personnel comment donner l alerte et quels moyens de communication utiliser Indiquez ce qu il faut faire en cas d accidents o d incidents Existe t il des instructions crites expliquant comment agir en cas d urgence 2 Premiers soins Veillez la rapidit et l efficacit des premiers secours en cas d accidents ou de troubles graves laps de temps maximum de 15 minutes D signez des collaborateurs et organisez pour eux un cours de base sur les premiers secours Proposez le poste de sanitaire d entreprise des personnes ayant d j re u une formation p ex sanitaire de section l arm e et veillez l organisation de cours de remise niveau 3 Exercice Organisez des exercices d alerte dans des conditions aussi proches que possible de la r alit afin de voir comment r agissent vos collaborateurs en cas d urgence Le mat riel de secours doit tre accessible rapidement et tout moment V rifiez en le fonctionnement sur le terrain 4 Listes de Les listes de contr le de la Suva vous permettront d tablir un plan d urgence contr le r f 67062 f et 67061 f remettez des cartes d appels d urgence vos collabo rateurs r f 88042 f Feuillet d information S curit au travail et protection de la sant dans les PME du secteur des services 6233 f Personne cl Une bonne gestion des absences doit tr
9. e personnalis e Le retour rapide et r ussi d un travailleur accident ou malade repose g n rale ment sur les paules d une seule personne en l occurrence son sup rieur direct Qui mieux que lui conna t ses collaborateurs Pour jouer un r le cl dans le processus de r insertion il doit non seulement avoir conscience de ses responsabilit s mais galement jouir de la confiance de ses collaborateurs Les cadres de votre entreprise connaissent ils leur r le d terminant en cas d absence d un de leurs subordonn s Les acteurs du processus savent ils que des contacts personnels et directs avec les collaborateurs absents jouent un r le d cisif pour la r insertion La r insertion des personnes accident es ou malades figure t elle l ordre du jour des r unions rassemblant les cadres Comment assurer une prise en charge optimale 1 Personnalisation 2 Dialogue 3 Marques de soutien 4 Contact 5 R insertion 10 En tant qu acteur principal vous ne devez pas vous limiter au suivi technique et administratif de l accident ou de la maladie l origine de l absence Vous devez penser en termes de contact humain Pourquoi quelqu un sera t il motiv retravailler aussi rapidement que possible Parce qu il a le sentiment qu on a besoin de lui que son chef ou ses coll gues comptent sur lui Abordez la question du retour au travail d s que possible L id al est d en discuter dans les locaux de l
10. entreprise vous trouverez d autres renseignements utiles concernant la mesure 5 ainsi que l entretien de retour sous www suva ch gestion Rendre visite la personne absente lui apporter un petit cadeau lui montrent qu elle est appr ci e et qu on ne l oublie pas Prenez contact aussi rapidement que possible avec vos collaborateurs absents rendez vous l h pital ou leur domicile Incitez leurs coll gues faire de m me En vous d pla ant personnellement ou en t l phonant au moins une voire deux fois par semaine vous favorisez la gu rison et un retour rapide Les relations ne doivent pas s interrompre Il faut donc rester en rapport avec la personne pendant toute la dur e de son absence et ce jusqu son retour au travail La r insertion doit toujours figurer l ordre du jour des r unions rassemblant les cadres Chaque absence doit tre abord e de m me que la reprise du travail R insertion La r ussite de la r insertion repose sur deux facteurs une prise en charge comp tente et des solutions adapt es au poste de travail Les avantages conomiques sociaux et humains de la r insertion d un collaborateur absent suite un accident ou une maladie sont d autant plus nombreux que la reprise du travail a lieu rapidement Il faut donc privil gier un retour plein temps avec un rendement moindre Tout penche galement en faveur de postes adapt s De quelle aide b n ficient les collabo
11. eurs directs Il est possible de r duire non seulement les co ts directs lev s hausse des primes d assurance compl ments de salaires d lais de carence mais galement les co ts indirects rempla ants frais de r organisation baisses de production dommages mat riels etc Des tudes ont r v l qu ils sont de 1 5 5 fois plus lev s que les co ts directs En freinant les co ts vous faites un geste d cisif pour la bonne sant de votre enterprise www suva ch potentiel Un exemple dans le secteur principal de la construction en fonction du processus des accidents les primes nettes de l assurance contre les accidents professionnels s chelonnent de 1 96 7 69 de la masse salariale Cet cart entre les degr s inf rieurs et sup rieurs du tarif des primes peut influer sur la comp titivit d une entreprise Banque de donn es Des donn es pr cises sur les absences sont vitales pour une gestion des absences efficace Les vacances les grossesses ou les p riodes de service militaire sont pr visibles et ne posent pas de probl mes majeurs mais comment r agir face aux absences impr vues engen dr es par les accidents professionnels et non professionnels les maladies professionnelles et autres Des informations concr tes sont primordiales pour prendre des mesures efficaces Pouvez vous dire ce que co tent les absences dans votre entreprise Tenez vous un d compte du nombre et des heures
12. l aide de votre banque de donn es vous avez besoin d y trouver les renseignements suivants lieu de s jour actuel num ro de t l phone du malade ou de l accident interlocuteur pour les questions d ordre priv m decin s traitant s h pital interlocuteur Suva progr s de la gu rison Analysez r guli rement les causes des accidents pour d terminer des mesures de pr vention Formation et information Rien ne vaut la formation et la communication pour pouvoir compter sur des collaborateurs motiv s et de surcro t qualifi s La gestion des absences ne fait pas exception la r gle En veillant la circulation rapide et r guli re de l information vous contribuerez r duire les absences La gestion des absences fait elle partie des th mes de communi cation et de formation internes Vos collaborateurs connaissent ils les cons quences des absences Informez vous r guli rement votre personnel du nombre actuel d absences En comprend il toute la port e La r duction des jours d absence fait elle partie int grante des objectifs annuels de l entreprise dans son ensemble des diff rentes unit s d exploitation des services et des collaborateurs Comment communiquer efficacement 1 Formation 2 Cr dibilit 3 Conventions d objectifs 4 Contr le 5 Actualit 6 Exemples L importance accord e aux absences dans la culture de l entreprise doit tre expliqu e Le suje
13. les cas graves et complexes Savez vous quand faire appel au gestionnaire de sinistres Connaissez vous le r le du m decin conseil de la Suva Vous pouvez vous adresser la Suva concernant notamment la capacit de travail Le saviez vous Comment profiter de l aide de la Suva 1 R le de la Suva 2 Prestations 3 Information 4 Indice 5 Cas graves 6 Pr vention 13 Seul un tiers des absences suivant un accident est de nature grave Elles g n rent n anmoins 90 des co ts Sur ce terrain la Suva peut vous aider favoriser la gu rison et le retour dans l entreprise Les accidents graves et co teux font l objet d un suivi actif et minutieux de la part des gestionnaires de sinistres de la Suva lls interviennent pour indiquer la voie suivre et contribuent de la sorte une collaboration efficace entre tous les int ress s ce qui d bouche sur une reprise plus rapide du travail pour la personne bless e Pour intervenir la Suva doit avoir connaissance de l accident Une intervention efficace requiert donc qu il soit d clar sans tarder dans un d lai d une semaine avec toutes les informations s y rapportant Le gestionnaire de la Suva peut d ores et d j vous aider clarifier certains points et vous donner des conseils importants pour la suite du processus de r int gration de l accident dans son milieu professionnel En g n ral les absences de plus de quatre semaines d notent un ca
14. mmaire Mesure 1 Politique d entreprise souligne l importance d objectifs ancr s dans la culture d entreprise Mesure 2 Banque de donn es fiabilit et repr sentativit sont les bases de toute gestion des absences Mesure 3 Formation et information d terminent la communication interne et la moti vation du personnel atteindre les buts fix s Mesure 4 L organisation en cas d urgence pr sente comment bien se pr parer aux cas d urgence Mesure 5 Personne cl traduit la n cessit pour les sup rieurs hi rar chiques directs de s occuper personnellement de leurs collaborateurs absents Mesure 6 R insertion doit tre rapide et peut prendre diff rents visages Mesure 7 Information des m decins est indispensable un retour r ussi au poste de travail Mesure 8 Appui de la Suva peut vous tre utile Nous vous expliquons quand vous pouvez et devez faire appel nos services et notre exp rience Mesure 9 Motivation et r compense en remerciement des efforts fournis se sont av r es efficaces en terme de gestion des absences Politique d entreprise La gestion des absences commence par une certaine volont d action dans les sph res dirigeantes La diminution du nombre d absences maladie ou accident et la pr vention sont troitement li es et suppo sent des objectifs clairs et quantifiables I est important d instituer une culture d entreprise qui mette en ava
15. nt l utilit de chaque collabora teur Pouvez vous expliquer les absences dans votre entreprise La r duction des absences est elle l un de vos objectifs Ces objectifs doivent ils tre imp rativement atteints Etes vous conscient que la gestion des absences peut vous permettre d tre plus comp titifs Savez vous que gr ce une pr vention et une gestion des absences efficaces vous pouvez r duire sensiblement vos primes d assurance et les co ts indirects votre charge Comment appliquer une gestion efficace 1 Culture d entreprise 2 Objectifs 3 R alisation 4 Effet Les soci t s o les absences maladie o accident sont rares ont g n ralement une culture d entreprise plus positive Les objectifs concrets de r duction des absences sont d termin s avec les autres objectifs annuels de l entreprise et publi s de m me que les mesures prendre pour y parvenir La gestion des absences entend avant tout s attaquer au probl me de la souffrance ressentie par les personnes accident es ou malades et aux co ts En cas d absence les points suivants doivent tre clairement d finis Quels facteurs favorisent une reprise rapide du travail Qui doit s occuper du collaborateur absent Comment proc der concr tement Qui doit tre inform et intervenir Les mesures de r duction du nombre et de la dur e des absences rel vent de la comp tence de tous les sup ri
16. que et acc l re la gu rison Pour favoriser une r insertion rapide le collaborateur doit tre pleinement conscient que son employeur souhaite qu il revienne le plus rapidement possible Ce dernier doit galement savoir si son salari a d j retrouv une partie de sa capacit de travail En outre le m decin doit tre inform que son patient convalescent peut reprendre une activit m me avec une capacit de travail partielle Mesure 7 Information des m decins Un retour rapide au travail exige des contacts avec le m decin traitant En effet pour juger de la situation et tablir un certificat de capacit r pondant aux int r ts du patient le praticien doit disposer de toutes les informations n cessaires et conna tre l entreprise L information des m decins doit donc tre au c ur de la gestion des absences 1 En accord avec vos collaborateurs avez vous d j envisag de prendre contact avec leurs m decins traitants 2 Les m decins vous connaissent ils vous et votre entreprise Avez vous une id e des informations dont ils ont besoin pour tablir un certificat de capacit adapt la situation 3 Restez vous en contact avec les m decins Approfondissez vous les relations nou es notamment avec les m decins des environs si votre entreprise ne se situe pas en ville Comment tablir de solides relations avec les m decins 1 Information Les m decins ignorent souvent quelle est l activit e
17. rateurs de retour au travail apr s un accident ou une longue maladie Votre entreprise peut elle accueillir des personnes la capacit de travail encore r duite Etes vous en relation avec le m decin traitant Comment pr parer une r insertion rapide et r ussie 1 Tierc gagnant 2 Solutions 3 Activit 4 Transparence Une r insertion rapide doit permettre d viter les lenteurs les erreurs et les checs apr s un accident ou une maladie et donc des co ts inutiles Elle limine galement le risque d exclusion professionnelle et sociale inh rent une absence de longue dur e La r insertion doit donc faire partie int grante du processus de gu rison Discutez avec votre collaborateur absent d s que son tat le permet Faites des propositions p ex une reprise progressive un poste adapt ou temps partiel vous trouverez d autres renseignements utiles concernant la mesure 6 ainsi que les postes adapt s sous www suva ch gestion Dans la mesure du possible offrez des postes temps plein mais avec une charge de travail r duite Proposez un travail peu contraignant correspondant l activit pr c dente ou un poste adapt tenant compte de la sant des int ress s En l absence de toute autre alter native cherchez une solution temps partiel Dans les premiers temps le rendement passe apr s la reprise elle m me Un retour rapide suivant un grave accident a une valeur th rapeuti
18. s complexe pouvant entra ner des co ts lev s faute de coordination Si une absence se prolonge le gestionnaire de la Suva prend donc contact avec l entreprise le patient et son m decin traitant d but du suivi approfondi du cas Dans les cas graves et complexes il est fait appel au m decin conseil de la Suva titre de conseiller m dical g n ralement l initiative du gestionnaire de sinistres de votre agence Suva Son domaine de comp tence couvre l appr ciation des diagnostics du traitement et le suivi de la gu rison Les m decins traitants sont tenus de lui fournir des renseignements Dans le domaine de la gestion des absences l appui de la Suva est troitement li la pr vention Composez le 0848 820 820 ou effectuez une recherche par mot cl sur le site Internet de la Suva sous www suva ch Motivation et r compense La gestion des absences doit savoir motiver Ce qui profite l entre prise autrement dit les conomies substantielles r alis es gr ce la baisse des heures d absences doit galement profiter au personnel Les services les d partements ou bien encore les succursales qui atteignent leurs objectifs doivent r colter les fruits de leurs efforts en accord avec la culture de l entreprise Assortissez vous les objectifs de gestion des absences de r compenses Chaque collaborateur service d partement ou succursale est il inform des objectifs de la fa on de les atteindre et
19. t doit donc figurer au programme de la formation des apprentis et des nouveaux collaborateurs sans oublier les cours de perfectionnement destin s aux cadres La pr vention de base les mesures particuli res de protection les premiers secours et le retour rapide au poste de travail apr s une maladie o un accident sont des rouages diff rents mais compl mentaires d une m me strat gie de r duction des absences La r ussite d pend de la capacit des sup rieurs montrer l exemple Pour que collaborateurs et sup rieurs s engagent tous dans la m me voie il est important que les cadres prennent le temps de discuter avec leurs subordonn s afin de conna tre leurs besoins leurs souhaits et de leur expliquer les objectifs de l entreprise Pour ne pas rester un vain mot la gestion des absences doit faire partie int grante des conventions d objectifs pour les collaborateurs et les services L entretien annuel de qualification des collaborateurs permet de contr ler que les objectifs sont atteints Ils seront d autant plus motiv s s il y a des r compenses ad quates la cl Pour entretenir l int r t de vos employ s il est essentiel de les informer r guli rement Par exemple mise jour des heures d absence trimestrielles r parties selon les crit res suivants 1 Accident et maladie 2 Ensemble de l entreprise 3 Services Pr cision comparaison par rapport au trimestre de l ann e derni re r p tition de l o
20. xacte de leurs patients Pour tablir un certificat de capacit adapt la situation il est donc essentiel qu ils connaissent l entreprise ainsi que les conditions r elles de travail et les solutions susceptibles de permettre une r insertion rapide 2 Profil du poste Que doit savoir un m decin pour tablir un certificat d incapacit de travail de travail adapt la situation L id al est d tablir des profils des postes remettre au praticien en accord avec le patient Vous trouverez d autres renseignements utiles concernant la mesure 7 ainsi qu un exemple de profil de poste sous www suva ch gestion 3 Contact Entretenez des rapports r guliers avec les m decins dont vous savez qu ils sont consult s par vos collaborateurs Expliquez leur quelles sont les conditions de travail dans votre entreprise et informez les en cas de nouvelles possibilit s de r insertion T2 Appui de la Suva La Suva est mieux qu une assurance Elle joint le geste la parole pour soutenir votre d marche dans le domaine de la gestion des absences N h sitez pas faire appel l exp rience des gestionnaires de sinistres de votre agence Le plus t t sera le mieux ne serait ce que pour viter d avoir d clarer des cas graves et co teux La Suva propose tout un arsenal de moyens de pr vention permettant de limiter les absences li es aux maladies et aux accidents Savez vous comment le gestionnaire de la Suva peut vous aider dans

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