guide de l
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1. maintenir un climat de confiance couter les besoins et attentes de son interlocuteur dans le respect du secret de fonction D finition Exemples Savoir s exprimer clairement avec respect et franchise adapter son discours en fonction de l interlocuteur trice couter l autre et s assurer de la bonne compr hension du message faire valoir son point de vue n gocier Version 4 OPE juin 2007 p REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE s EY D partement des finances omama Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL C 4 Comp tences destin es aux personnes ayant des responsabilit s d encadrement comp tences manag riales Certains crit res peuvent galement s appliquer aux collaborateurs trices sans encadrement en fonction des situations 6 Comp tences li es l encadrement Gestion et motivation d quipe D finition Exemples Le crit re de gestion et de motivation d quipe vise valider l aptitude produire une dynamique permettant l atteinte des objectifs dans un climat de confiance et de motivation en mobilisant les ressources disposition D finir les r les et responsabilit s d finir la mission et les objectifs valoriser les comp tences individuelles planifier les activit s et laborer des plans d action coh rents transmettre des directives pr cises promouvoir des solutions qui favorise2. d terminer les composants d une situation dans son ensemble et mesurer l aptitude identifier et r unir les l ments fondamentaux et en restituer les points essentiels de fa on concise et compr hensible en vue d une action ult rieure capacit de r daction d abstraction etc e Rechercher des informations pour parvenir une vision claire pr cise et compl te d une situation tablir les liens logiques et pertinents d une situation ou d un probl me rencontr Identifier les contraintes et les points critiques e Identifier r sumer de fa on claire et pr cise et mettre en vidence les points essentiels d une situation Version 4 OPE juin 2007 p REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE s EY D partement des finances omama Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL 2 Comp tences li es la r solution de probl mes Adaptabilit face aux changements d environnement d outils ou de m thodes de travail et galement faire preuve d ouverture d esprit D finition Exemples Le crit re d adaptabilit vise mesurer l aptitude e Capacit travailler avec des personnes modifier son comportement et sa fa on de travailler d appartenance professionnelle ou culturelle diff rente capacit s adapter de nouvelles pratiques de travail en fonction de changements organisationnels ou de nouveaux outi
3. sur son environnement de travail pr cise sa contribution l am lioration des processus de travail et met des suggestions clarifie les contenus techniques fait part de ses r flexions sur son parcours et ou projet professionnel propose et garantit les moyens n cessaires pour atteindre les objectifs fix s identifie l volution professionnelle et exprime un avis quant aux potentialit s de d veloppement possibles Version 4 OPE juin 2007 8
4. un examen de l environnement et des conditions de travail par le biais de e La clart de la mission et des objectifs e La r partition de la charge de travail e Les moyens de travail sa disposition e Les contacts avec les usagers e Les possibilit s offertes en termes de formation e La circulation des informations e Le climat de travail Le bilan de cette discussion devra permettre d apporter si n cessaire des am liorations de l environnement imm diat de travail B LE BILAN DE LA PERIODE ECOULEE EN TERMES D OBJECTIFS PREALABLEMENT CONVENUS Il s agit dans cette rubrique d effectuer le bilan des objectifs convenus lors du pr c dent entretien tout y ajoutant des commentaires Par ailleurs il s agit de se prononcer sur les moyens qui ont t mis en uvre pour la r alisation de ces objectifs ceci tant par la personne valu e que la personne qui value Ainsi le bilan de la p riode coul e doit permettre de e partager une appr ciation du travail et les exp riences acquises e v rifier l atteinte des objectifs individuels fix s pr alablement e mettre en perspective l atteinte des objectifs individuels par rapport la situation globale du service e mettre en vidence les moyens qui ont permis la r alisation des objectifs en particulier se prononcer sur l ad quation des formations suivies e s interroger sur les raisons qui n ont pas permis l atteinte compl te des objectifs Vers
5. Comp tences techniques en lien avec les m tiers exerc s D finition Ma trise des connaissances professionnelles Exemples Le crit re de la ma trise des connaissances professionnelles vise mesurer les connaissances th oriques et pratiques li es l exercice de la profession et l autonomie acquise ou d velopp e notamment par la mise jour des connaissances capacit travailler et apprendre de mani re ind pendante e Autonomie de la personne dans l exercice de sa fonction et dans l utilisation des instruments n cessaires comme par exemple la ma trise des outils m tiers la capacit travailler et apprendre de mani re ind pendante Ma trise de l environnement de travail D finition Exemples Le crit re de la ma trise de l environnement de travail vise mesurer les connaissances acquises li es aux proc dures de travail sp cifiques au service e Le respect des normes l gales et r glementaires sp cifiques au secteur concern et la connaissance des r gles et pratiques sp cifiques au domaine Et toutes autres comp tences li es directement au m tier exerc devant tre valu es C 3 Comp tences g n riques pour l ensemble du personnel 1 Comp tence li e au traitement de l information Analyse et synth se D finition Exemples Le crit re d analyse et synth se vise mesurer l aptitude mettre en vidence
6. Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL MODE D EMPLOI DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT PERSONNEL Au moins 15 jours avant l entretien Quelques bonnes pratiques Le la responsable hi rarchique convient d une date avec la collaboratrice ou le collaborateur L entretien doi avok lieu dans unlendroit nr 3 calme sans t l phone qui sonne ll elle lui remet un formulaire d entretien son mode d emploi et les autres documents servant el Il faut prendre le temps de discuter car cet de base l entretien entretien est un moment dans lequel f l coute et la compr hension mutuelle sont lelle s assure que le la collaborateur trice a privil gi es compris le sens de la d marche et ses enjeux Chacun se pr pare l entretien en tudiant de son c t le document La mise en commun de ces pr parations permettra la discussion et aboutira l tablissement de l entretien d finitif Pour le la responsable Pour la personne valu e Le la responsable hi rarchique e fait preuve de disponibilit Le la collaborateur trice exprime sa satisfaction au travail et ses attentes s exprime sur les faits constat s et ses attentes value son travail l atteinte des objectifs fix s et les comp tences exerc es se d termine sur l atteinte des objectifs fix s am ne son interlocuteur trice s exprimer sur ses propres prestations et
7. REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE D partement des finances mas Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL Les entretiens ont lieu apr s trois mois un an deux ans durant la p riode dite probatoire Par la suite les entretiens doivent avoir lieu au minimum tous les deux ans de mani re continue Il peut avoir lieu en tout temps lorsque la situation l exige comme par exemple lors d une promotion ou d un red ploiement de carri re L entretien est un moyen de collaboration La personne valu e est encourag e s exprimer librement et en toute confiance Le la responsable hi rarchique s assure des conditions favorables cette expression Si une faute professionnelle un manquement ou un comportement inad quat sont av r s ils doivent donner lieu un entretien de service portant sur cette question avec l appui des responsables ressources humaines RRH En tous temps les responsables ressources humaines RRH sont disposition des personnes valuatrices et des personnes valu es en cas d incertitude ou de questions sur le formulaire d entretien ou sur toute autre question en lien avec le processus d entretien Il peut galement tre fait appel aux RRH par la personne valu e comme par la personne valuatrice pour permettre de faciliter le bon d roulement de l entretien Ce
8. formulaire peut tre utilis quelles que soient les p riodes de la vie professionnelle du de la collaborateur trice au sein de l administration P riode d essai au terme de cette p riode et s il est d ores et d j possible d appr cier les comp tences de la personne valu e il y a lieu d utiliser les rubriques pr vues cet effet Il faut obligatoirement tablir un bilan g n ral de la p riode coul e et fixer des objectifs pour la p riode venir Promotion Ce formulaire doit tre utilis pour fixer les objectifs Version 4 OPE juin 2007 1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE D partement des finances Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL Les documents n cessaires Le formulaire de l entretien se divise en plusieurs rubriques A ANALYSE DE L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL PAR LA PERSONNE EVALUEE L entretien doit tre consid r comme un moyen de gestion qui vise favoriser la responsabilisation la motivation et la mobilisation du personnel Ainsi l occasion est donn e la personne valu e d exprimer sa satisfaction dans le poste occup et de formuler toute suggestion contribuant l am lioration des prestations En outre l entretien doit tre l occasion pour le la collaborateur trice de faire une r flexion quant son parcours professionnel futur Cette rubrique permet donc l valu e de proc der
9. ion 4 OPE juin 2007 2 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE D partement des finances Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL C L EVALUATION DU NIVEAU DE COMPETENCES PAR LE BIAIS DE CRITERES SPECIFIQUES Il s agit dans cette rubrique d valuer le niveau de comp tences du de la collaborateur trice en ad quation avec les exigences du poste Ainsi l valuation du niveau de comp tences doit permettre Afin de d finir au mieux le niveau de comp tences des crit res sp cifiques sont pr sent s Pour chaque crit re une d finition et des indicateurs sont propos s permettant de mieux appr hender le crit re dans une situation professionnelle L analyse des comp tences et des crit res doit tre faite en lien avec les niveaux d finis dans la fiche emploi r f rence pour l emploi exerc Pour chaque crit re une appr ciation doit tre donn e ainsi qu un commentaire qui la justifie Certains crit res ne s appliquent que pour les personnes ayant des responsabilit s d encadrement mais ils peuvent tre utilis s si n cessaire galement pour l ensemble du personnel Explications concernant les appr ciations donner La notion d expertise D Bilan g n ral Au terme de cette rubrique vous tes invit s appr cier la qualit globale des prestations attendues du de la collaborateur trice Par ailleurs vous pouvez vous ex
10. ls de travail capacit accueillir les nouvelles id es avec ouverture capacit g rer l impr vu Initiative D finition Exemples Le crit re d initiative vise mesurer l aptitude proposer et agir pour am liorer les processus les modes de faire l organisation du travail ou les prestations fournies aux usagers mesure galement la capacit trouver des solutions et m thodes innovantes et les mettre en uvre capacit de raisonnement esprit critique etc Proposer des solutions innovantes concr tes et efficaces agir en fonction d une probl matique rechercher des alternatives et prendre les d cisions appropri es R sistance D finition Exemples Le crit re de r sistance vise mesurer l aptitude faire face aux situations difficiles maintenir un int r t et un effort constant pour produire les r sultats attendus Maintenir son calme lors de situations complexes prendre le recul n cessaire face aux situations incertaines ou impr visibles aborder les situations nouvelles avec objectivit et impartialit capacit supporter une grosse charge de travail 3 Comp tence li e l organisation Planification et organisation Le crit re de planification et d organisation vise mesurer la capacit r partir les activit s de mani re efficace afin d atteindre un objectif fix La capacit d anticiper et de pr voir ainsi q
11. nition Exemples Le crit re de vision strat gique vise mesurer l aptitude analyser de mani re globale de m me qu anticiper les incidences possibles des actions envisag es en fonction de contextes complexes d velopper une vision des missions de l organisation et proposer des strat gies permettant de r pondre l volution de l environnement ou de nouveaux besoins Produire et communiquer une vision de l avenir prendre en compte l environnement et ses besoins pour formuler des propositions d am lioration capacit prendre du recul Version 4 OPE juin 2007 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE D partement des finances Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL E FIXER DES OBJECTIFS ET DES MOYENS D ACTION ET OU DE FORMATION AFIN DE DEVELOPPER DES CONNAISSANCES ET DES COMPETENCES Il s agit dans cette rubrique de r pertorier les points am liorer qui ont t mis en vidence pr alablement et de les transcrire en objectifs atteindre dans une perspective de progression de d veloppement ou d am lioration de comp tences ou de connaissances Chaque objectif d fini doit tre formul de mani re pr cise r aliste et limit dans le temps en outre il doit tre mesurable et g n rateur d une action de progression Il est imp ratif de d gager les moyens pour appuyer la r alisation de ces
12. nt l esprit d quipe et de coh sion contribuer de mani re constructive l atteinte d objectifs communs capacit de leadership D l gation D finition Exemples Le crit re de d l gation vise valider l aptitude de confier autrui des responsabilit s en vue d atteindre des objectifs fix s N gociation permettant la r alisation de la mission Tenir compte des comp tences ressources et aptitudes des collaborateurs trices pour confier les missions encourager la prise de responsabilit s permettant une progression accompagner la d l gation de comp tences d instructions D finition Exemples Le crit re de n gociation vise valider l aptitude exprimer clairement la teneur des enjeux et opinions aupr s de ses interlocuteurs Traiter les situations d licates avec tact et diplomatie chercher un terrain d entente et trouver des compromis couter son interlocuteur trice Gestion des conflits D finition Exemples Le crit re de gestion des conflits vise valider l aptitude assumer un r le de m diation ou de d cision en cas de conflits interpersonnels dans un cadre professionnel Provoquer une r flexion commune lors de diff rends et s impliquer pour la r solution du conflit couter attentivement les uns et les autres agir avec dynamisme et d termination prendre les d cisions ad quates Vision strat gique D fi
13. objectifs en particulier les actions de formation n cessaires En effet une des formation s compl mentaire s constitue nt un moyen efficace d appui la r alisation des objectifs fix s pour l avenir Les moyens mettre en uvre peuvent tre relatifs F SIGNATURES ET SUIVI DE L ENTRETIEN La signature du de la collaborateur trice valu e ne signifie pas son accord avec l valuation mais atteste que ce contenu repr sente bien le compte rendu de l entretien et qu il elle en a pris connaissance En cas de d saccord la personne valu e doit exprimer son point de vue par crit dans un d lai de 10 jours soit sur le document lui m me soit sur une feuille part qui doit tre jointe l entretien Le document d entretien d finitif est rempli et remis avec ses ventuelles annexes au la sup rieur e hi rarchique de l valuateur trice sign par l valu e et l valuateur trice Apr s l avoir sign le la sup rieur e hi rarchique de l valuateur trice remet le document d entretien au la RRH Si le document est incomplet ou n cessite des claircissements le la RRH le retourne au la sup rieur e hi rarchique de l valuateur trice Le la RRH signe son tour l entretien et le remet l Office du personnel de l Etat pour classement dans le dossier Version 4 OPE juin 2007 7 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Aga D partement des finances Office du personnel de l
14. primer sur l avenir professionnel de votre collaborateur trice lors de ce bilan g n ral parcours professionnel et ou orientation professionnelle envisag s tant par le la collaborateur trice que par le la responsable hi rarchique Version 4 OPE juin 2007 3 p REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE s EY D partement des finances omama Office du personnel de l Etat GUIDE DE L ENTRETIEN D EVALUATION ET DE DEVELOPPEMENT DU PERSONNEL D finitions des comp tences pour l ensemble du personnel C1 Valeurs et principes Les deux premiers crit res sont en lien direct avec les valeurs et principes qui sous tendent la politique des ressources humaines de l Etat de Gen ve et sont applicables l ensemble du personnel Respect des personnes Sens du service public D finition D finition Le respect des personnes se manifeste par un sens de l accueil adapt et par une grande disponibilit Il permet galement de mettre en vidence l ouverture d esprit et la qualit d coute n cessaire dont font preuve les collaborateurs trices Le sens du service public vise mesurer dans toutes les d cisions prises les principes de la l galit de proportionnalit et d galit de traitement ainsi que l int grit et la transparence dans le traitement des dossiers Il est par ailleurs garant de la qualit des prestations fournies et s appuie sur la motivation de chaque collaborateur trice C2
15. ue l aptitude r partir les activit s dans le temps est d terminante Il vise galement mesurer l aptitude structurer diff rentes t ches ou activit s de mani re syst matique m thodique et efficace en fonction d un r sultat ou d un objectif atteindre D finition Exemples Fixer les priorit s d finir les diff rentes tapes du travail ainsi que les ressources n cessaires la r alisation des activit s Capacit hi rarchiser les priorit s capacit choisir les moyens d actions les plus efficaces ex cuter les t ches avec m thode et efficacit 4 Comp tence li e au travail en quipe Implication personnelle D finition Exemples Le crit re d implication personnelle vise mesurer la capacit faire preuve d engagement face aux t ches et aux responsabilit s confi es prendre position assumer et d fendre ses positions dans l ex cution de sa fonction Il vise galement la capacit s int grer et travailler en quipe ou en r seau Investissement personnel dans la r alisation de projets conscience professionnelle assiduit au travail volont d apprendre etc 5 Comp tence li e la communication Communication Le crit re de communication vise mesurer l aptitude entrer en relation avec autrui usagers coll gues hi rarchie de mani re transmettre et changer des messages clairs cr er ou
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