1. Onglets - Canton de Vaud
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1. la derni re liste En cliquant sur cet onglet cela vous permet de revenir la derni re liste consult e 1 7 D connexion En cliquant sur cet onglet cela vous permet de quitter compl tement le Portail Cantonal des Manifestations POCAMA Pour toutes questions Bureau des manifestations Police cantonale Madame Meylan 021 644 84 36 muriel meylan vd ch2. En s lectionnant le r le Commune les communes pourront faire des recherches sur les demandes de manifestation de leur commune pass es en cours ou futures Le crit re Commune concern e est alors d fini au nom de la commune et le crit re R gion concern e n est pas accessible Les demandes trouv es pourront tre trait es par la commune En s lectionnant le r le Consultation les communes pourront faire des recherches sur les demandes de manifestation des autres communes pass es en cours ou futures Les crit res Commune concern e et R gion concern e sont accessibles et libres Les demandes trouv es ne seront accessibles qu en mode consultation Pour les services de l Etat il n y a pas de notion de r le pour les recherches Ils pourront g rer les demandes trouv es pour lesquels ils sont d finis comme intervenant et pourront consulter les autres Si vous cliquez sur le bouton Rechercher au bas de la feuille sans saisir de crit res toutes les demandes correspondantes au contexte appara tront ainsi que leur statut de traitement Le r sultat d une recherche affiche les informations suivantes No de la demande Date de la demande Nom de la manifestation Date de la manifestation Organisateur Commune Statut D cision LS Police Cantonale d 8 D s 3 gt Por aeanonae Demandes Demandes Demandes Dema
3. champ Contenu puis cliquer sur le bouton Ajouter Sauver Un message vous informe du succ s ou de l chec de la cr ation Pour modifier une phrase type s lectionner un code dans la liste d roulante Phrases le code et le contenu s affichent Vous pouvez modifier le contenu le code n est pas modifiable puis cliquer sur le bouton Ajouter Sauver Pour supprimer une phrase type s lectionner un code dans la liste d roulante Phrases le code et le contenu s affichent Vous pouvez supprimer le contenu en cliquant sur le bouton Supprimer Les phrases types cr s seront disponibles au niveau des listes d roulantes Phrases types de l onglet R pondre 1 5 Recherches avanc es ciiquez ici pour voir un extrait vid o Les manifestations peuvent se rechercher par No de la demande Date de la demande Nom de la manifestation Date de la manifestation P riode Organisateur Commune concern e R gion concern e Intervenant Un intervenant est un service cantonal auquel on a recours Commune ayant ou non une police municipale Type de la manifestation Manifestation risque Avec ou sans permis temporaire Nombre de personnes attendues pour la manifestation Statut de la demande Statut de la synth se positive ou n gative Pour les communes pour les recherches 2 r les sont disponibles dans la liste d roulante R les dans le menu de gauche commune consultation
4. modification du parcours en for t Vous pouvez saisir votre r ponse en s lectionnant votre d cision au niveau de la liste d roulante R ponse Ensuite si vous mettez un pr avis vous pourrez saisir votre r ponse dans la zone Pr avis et conditions Si vous mettez une autorisation Vous pourrez saisir votre r ponse en compl tant les informations suivantes Circonstances particuli res du cas Bases l gales sp cifiques D cision et conditions Divers Annexes En cliquant sur le bouton Enregistrer vous pouvez pr parer et sauver votre r ponse dans le syst me Elle est visible des autres intervenants mais n est pas d finitive Ainsi vous pouvez encore la modifier Au niveau de la circulation votre statut de circulation reste A traiter En cliquant sur le bouton Valider la r ponse vous pouvez finaliser votre r ponse Votre statut de circulation passer de A traiter r pondu Les r ponses peuvent tre saisies sous forme de texte libre ou en s lectionnant des phrases types pr d finies pr alablement pour l intervenant commune ou service de l Etat La saisie de phrases type se fait au niveau de l onglet Phrases types cf 1 4 Ces phrases types permettent de d finir des textes ou bases l gales utilis s r guli rement pour vos r ponses des textes en rapport une manifestation qui se reproduit chaque ann e Avant validation de votre r ponse la dem
5. AMA sont confidentielles et ne devront tre utilis es que pour la gestion des manifestations Ces informations ne devront pas tre transmises des tiers des fins publicitaires par exemple 1 Onglets 1 1 Demandes entrantes Cliquez ici pour voir un extrait vid o Ce sont toutes les demandes d autorisation de manifestation re ues d organisateur qui n ont pas encore t prises en compte Vous ne voyez que les demandes d autorisation de manifestation devant se d rouler sur votre commune C est la bo te aux lettres de la commune Cet onglet n est visible que par les communes La s lection d une demande d autorisation vous permet de visualiser le d tail de la demande et d en prendre connaissance En cliquant sur le bouton Etudier la demande la commune d cide d accepter l tude de cette demande apr s une pr tude interne La demande d autorisation se retrouve dans l onglet des Demandes traiter pour tous les intervenants concern s par cette demande Tous les intervenants concern s par cette demande sont avis s par mail pour donner leur pr avis ou autorisation Vous avez la possibilit d imprimer la demande Si vous d cidez de rejeter la demande saisissez votre motif de rejet puis cliquez sur le bouton Ne pas tudier la demande La demande va se d placer dans l onglet Demandes rejet es 1 2 Demandes rejet es Cliquez ici pour voir un extrait vid o C est l que seront r pertori es toutes les dem
6. Mode d emploi de Pocama le portail cantonal des manifestations pour les utilisateurs du back office www vd ch manifestation Pocama qu est ce que c est Un site Internet qui regroupe toutes les informations n cessaires un organisateur pour pr parer le dossier d une manifestation m me petite L organisateur va trouver e des bases l gales e des conseils pratiques e des recommandations en mati re de pr vention e des r flexions pour anticiper son budget Un formulaire qui va servir de guide l organisateur pour construire son dossier C est le point fort du syst me Ce formulaire exhaustif se d cline en plusieurs parties en fonction des r ponses Toutes les manifestations doivent tre annonc es par ce biais m me les petites Pour une manifestation de moindre envergure il est vite rempli Le formulaire peut tre compl t en plusieurs fois et m me tre r utilis d une ann e l autre La mise en vidence de recommandations en mati re de pr vention alcool incendie sant publique par des organismes reconnus Une information claire dans ces domaines pour les organisateurs et les communes Un syst me de transmission et de gestion des dossiers entre les communes et les services de l administration cantonale vaudoise Une totale transparence puisque tous les partenaires travaillent en r seau et connaissent imm diatement ce que les services ont r pondu Un moteur de recherches tr s com
7. ande d autorisation est affich e sous l onglet Demandes traiter Une fois votre r ponse valid e la demande d autorisation va se d placer dans l onglet Demande en cours Commune seule concern e par une demande d autorisation Cliquez ici pour voir un extrait vid o La commune doit saisir sa r ponse dans l onglet R pondre et la valider m me si elle est seule concern e Pour permettre que ce dossier de manifestation puisse faire l objet de recherches il faut aller dans l onglet Statut des circulations de l onglet Demandes en cours et cliquer sur le bouton Cl turer la demande Ainsi d autres communes et services d Etat concern s seront inform s de la tenue de cette manifestation Planning r gional s curit sanitaire etc Le statut de la demande passe de A traiter Demande cl tur e et n est d sormais visible que par le biais de la recherche cf onglet Recherche avanc e 1 3 7 Synth se Cet onglet permet de visualiser la synth se cantonale qui sera d livr e Cette synth se se g n re au fur et mesure des r ponses saisies par les intervenants et n est compl te qu une fois que tous les intervenants ont donn leur pr avis ou autorisation pour la demande d autorisation de manifestation Dans le cas d une demande d autorisation purement communale c est dire ne n cessitant pas de pr avis ou autorisation cantonale il n y aura pas de synth se
8. andes rejet es par vous ou les autres communes La s lection d une demande d autorisation permet de visualiser la demande ainsi que son motif de refus Vous avez la possibilit de faire des recherches sur toutes les colonnes de la liste affich e N demande Date demande Nom Date manif Organisateur et Commune Ces informations sont consultables par tout le monde 1 3 Demandes traiter Demandes en cours Demandes traiter dans cet onglet sont affich es toutes les demandes d autorisation n cessitant une r ponse pr avis ou autorisation de l intervenant connect commune ou service de l Etat Demandes en cours dans cet onglet sont affich es toutes les demandes d autorisation pour lesquelles l intervenant connect commune ou service de l Etat a d j donn sa r ponse pr avis ou autorisation et pour lesquelles la synth se cantonale n a pas encore t d livr e la commune P sr Demandes Demandes Demandes Demandes en Phrases types Recherche Retour la D connexion Commune entrantes rejet es traiter cours avanc e derni re liste payerne Recherche dans la liste No demande Nom Date manif Organisateur Commune D lai Compl ment 97578 Manifestation du 18 08 2011 30 07 2011 De La Vega Nathalie Payerne 20 07 2011 97512 Soir e dansante de musique lectronique 29 10 2011 Despont Nicolas Payerne 19 10 2011 96796 Brandons de Payerne Rapin C dric Payerne 14 05 2011 97271 F
9. cantonale mettre et le message suivant s affichera Aucune synth se n est g n r e Cette demande est une demande communale Une fois que tous les intervenants ont valid leur r ponse le Bureau des manifestations est avis et peut imprimer la synth se cantonale Celle ci sera envoy e la commune principale de la manifestation qui se chargera de la transmettre l organisateur en m me temps que sa d cision finale Une fois la synth se imprim e le statut de la demande passe de A traiter Synth se d livr e et n est d sormais visible que par le biais de la recherche cf onglet Recherche avanc e La synth se est consultable par tout le monde 1 3 8 Bloc notes Cet onglet permet d ajouter uniquement des commentaires non officiels pour tous les intervenants 1 4 Phrases types cliquez ici pour voir un extrait vid o Cet onglet permet de des phrases types Une phrase type se compose d un code et d un texte Le code doit tre s lectionn judicieusement mot cl pour permettre de retrouver facilement les phrases texte utiliser dans un contexte donn Ce code doit tre unique Exemple code restriction Contenu Nous sollicitons l autorisation d abaisser la vitesse 60 Km h sur la RC 401 pendant la dur e de la manifestation Pour cr er une nouvelle phrase type saisissez un code dans le champ Code d insertion le texte que vous souhaitez associ ce texte dans le
10. l de confirmation avec un num ro de dossier Les personnes qui organisent souvent des manifestations pourront r utiliser ce document pour une prochaine dition Au niveau de la commune Les personnes responsables de la gestion de ces demandes de manifestation ouvrent ces dossiers dans la partie gestion du syst me back office La commune principale o se d roule la manifestation est le point d entr e pour toute demande d autorisation Chaque fois que la commune tudie une demande elle entre dans un r seau et tous les intervenants concern s par la demande autre s commune s et service s de l Etat sont avis s Si la commune rejette la demande les intervenants ne sont pas avis s et jl n y aura aucune suite donn e par les services de l Etat Si la demande ne concerne que la commune il faut quand m me suivre la proc dure compl te de gestion pour que la manifestation soit inscrite dans le syst me C est indispensable pour que toutes les autorit s concern es communes sant publique polices ECA puissent avoir une vision exhaustive des manifestations dans le canton Une fois l tude d une demande accept e la ou les commune s doit doivent donner rapidement son leur pr avis positif ou n gatif dans le r seau pour que les services de l Etat sollicit s donnent leur autorisation ou leur pr avis Si la commune donne un pr avis positif chaque service de l Etat sollicit va tudier le dossier et en fonctio
11. les intervenants communes et services de l Etat concern s par une demande d autorisation de manifestation liste d finie en fonction des choix et des r ponses fates la saisie du formulaire et permet de voir le statut des r ponses de chacun d eux D tail des informations Pr avis uneic ne signifie que l intervenant concern ne d livre qu un pr avis et non une autorisation Intervenant code de l intervenant Cette information appara t en bleu lorsque l intervenant a donn sa r ponse En cliquant sur le nom de l intervenant le d tail de la r ponse faite par cet intervenant appara t en dessous du tableau __ Libell nom de la commune ou du service de l Etat Date de la demande date laquelle la demande a t d pos e Statut statut de la demande pour un intervenant o traiter demande sans r ponse ou avec une r ponse non valid e o R pondu demande avec une r ponse valid e R ponse R ponse d un intervenant A ce niveau vous pouvez ajouter un intervenant soit un service ou une commune qui n a pas t sollicit et dont vous estimez qu il doit tre avis de la demande que vous traitez Ces informations sont consultables par tout le monde 1 3 3 Visualisation de la demande Cet onglet permet de visualiser la demande proprement dite de l organisateur formulaire 1 3 4 Compl ments Dans cet onglet vous pouvez visualiser tous les compl ments apport s la demande d auto
12. n des besoins entrer en contact avec l organisateur pour compl ter la demande ou apporter des corrections Toutes ces corrections sont inscrites dans le syst me et visibles pour chaque intervenant y compris la commune concern e Les nouvelles pi ces annex es un parcours cycliste ou p destre par exemple des plans seront galement jointes informatiquement au dossier et visibles pour tous Des s ances entre certains services de l Etat bureau des manifestations pour les routes cantonales Division pr vention de la criminalit pour la s curit inspecteurs ECA sant publique etc continueront de se d rouler en fonction des besoins comme jusqu maintenant Tous les intervenants du r seau un r seau par demande verront ce que chacun a r pondu Les services de l Etat vont rendre leur autorisation au bureau des manifestations de la Police cantonale Le bureau des manifestations fera une synth se et l enverra la commune Charge cette derni re de la transmettre l organisateur en m me temps que l autorisation communale Si le dossier pr sente de grosses lacunes l organisateur devra refaire une demande compl te et tout le processus recommencera Mode d emploi POCAMA La gestion des demandes de manifestation se fait par le back office du syst me Il faut se loguer sur la plateforme IAM de l Etat de Vaud et cliquer sur le lien Converce Suivi des formulaires ACV IMPORTANT Les donn es de POC
13. ndesen Phrases types Y Recherche Retour la D connexion lausanne entrantes rejet es traiter cours avanc e derni re liste Roles Commune v Ces donn es sont confidentielles et ne seront utilis es que pour la gestion des manifestations Ces informations ne seront pas transmises des tiers des fins publicitaires par exemple No demande Date demande Nom Date manif Organisateur Commune Statut D cision 97484 07 07 2011 test loterie 17 07 2011 De La Vega Nathalie Lausanne A traiter 97617 30 08 2011 Test GSD 08 09 2011 De La vega Nathalie Lausanne A traiter 97256 26 04 2011 Test BO 2 20 04 2011 Orsino Giuseppe Lausanne Demande cl tur e 97256 26 04 2011 Test BO 2 20 04 2011 Orsino Giuseppe Lausanne Synth se d livr e 97255 20 04 2011 Test BO 20 06 2011 Orsino Giuseppe Lausanne A traiter 97255 20 04 2011 Test BO 20 06 2011 Orsino Giuseppe Lausanne A traiter 97255 20 04 2011 Test BO 20 06 2011 Orsino Giuseppe Lausanne Synth se d livr e 97A25 31 NA 2011 test annexes 30 09 2011 De la vena Nathalie lausanne traiter Remarque Certaines demandes peuvent ne pas tre affect es une commune ex manifestation nautique sur le lac collecte par voie postale Dans ce cas l la colonne Commune sera vide Au niveau de la colonne D cision une ic ne gt Y appara t si une synth se cantonale positive a t d livr e 9 appara t si une synth se cantonale n gative a t d livr e 1 6 Retour
14. plet qui permettra aux communes comme aux services de l ACV de trouver des informations sur les manifestations publiques pass es en cours ou venir Pocama c est une nette am lioration Pour l organisateur e une entr e unique par le site Pocama e des conseils et des recommandations e un guide exhaustif pour constituer son dossier e une r ponse unique des autorit s communales et cantonales Pour les communes e un dossier complet d s le d but de la demande y compris pour les petites manifestations qui ne n cessitent pas d autorisations cantonales 4 Solution propos e le portail unique Organisateur Formulaire en ligne G rants de s curit Autorit s 3 pr vention PolCant SFFN lt TAN Autorit s PCC DA Bureau d s cantonales menifestation Va d Portail cantonal unique pour les demandes d autorisations de manifestation page 14 4 Pocama comment a marche Au niveau de l organisateur de la manifestation L organisateur remplit en ligne le formulaire de demande de manifestation qui se trouve sur le site www vd ch manifestation Comme il peut sauvegarder son travail il peut le remplir au fur et mesure de l avanc e de son projet Il joint de fa on informatique tous les documents demand s L envoi de la demande la commune principale de la manifestation se fait par un simple clic et il re oit imm diatement et automatiquement un mai
15. risation initialement faite par l organisateur Les compl ments peuvent tre ajout s par les intervenants au niveau de l onglet R pondre Ces informations sont consultables par tout le monde 1 3 5 Documents Dans cet onglet vous pouvez voir tous les documents annex s par l organisateur au moment de la saisie de la demande d autorisation Dans ce cas Organisateur figure dans la colonne ajout par ou ajout s par un intervenant en cours du processus de validation ex plan d un parcours nouveau plan suite un changement etc Dans ce cas le nom de l intervenant l ayant ajout figure dans la colonne ajout par Vous pouvez li un nouveau document la demande en cliquant sur le lien Ajouter une document Ces informations sont consultables par tout le monde 1 3 6 R pondre Cliquez ici pour voir un extrait vid o Cet onglet permet aux intervenants de saisir leur r ponse pr avis ou autorisation pour une demande d autorisation de manifestation Dans la premi re partie de cet onglet vous pouvez visualiser les questions ou r ponses ayant justifi es votre implication dans cette demande Selon les cas vous devrez r pondre des questions compl mentaires Dans la partie Compl ments vous devez saisir apr s accord avec l organisateur tous les compl ments ou modifications apport es la demande initiale faite par l organisateur ex modification des horaires de vente d alcool
16. te de famille 20 05 2011 Jean Marc Piguet Payerne 14 05 2011 97269 YYYYYYYYY 31 05 2011 xx Payerne 14 05 2011 97254 Brandons de Payerne C dric Rapin Payerne 14 05 2011 5 1 Page 1 sur 1 6 dossiers Export Excel xls Liste imprimable HTML Liste des informations affich es e No de demande Cliquer sur le No pour acc der la demande e Nom Visualiser la manifestation recherch e e Date de la manifestation Quand a t elle lieu e Organisateur Personne responsable et ou organisatrice e Commune La commune principale dans laquelle a lieu la manifestation e Compl ment Une ic ne appara t lorsqu il y a un compl ment cliquez dessus pour le visualiser e D lai Temps restant jusqu la manifestation e La couleur verte 21 jours et plus e La couleur orange entre 21 jours et 10 jours e La couleur rouge 10 jours et moins le d lai est urgent Depuis ces 2 onglets en cliquant sur le No de la manifestation les informations et onglets suivants apparaissent 1 3 1 Menu de gauche Les informations suivantes sont affich es num ro de la demande Statut de la demande Description de la demande Commune principale de la manifestation Nom et pr nom de l organisateur un lien permet d envoyer directement un mail l organisateur T l phone priv de l organisateur T l phone mobile de l organisateur 1 3 2 Statut des circulations Cliquez ici pour voir un extrait vid o Cet onglet liste
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