Télécharger le mode d`emploi de l`outil de simulation
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1. OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE MEN DT Bureau B3 Mai 2002 Construction du compte de r sultat du dispositif Une d marche en 5 tapes 1 Renseigner la fiche F1 F1 Fiche d auto analyse par acteur 2 Renseigner la fiche F4 F4 Ressources consomm es mat riel amortissable 3 Renseigner la fiche F3 F3 Frais de personnel couples activit s acteurs 4 Renseigner la fiche F5 F5 Ressources consomm es non amortissables 5 Renseigner la fiche F6 F6 Compte de r sultat du dispositif Qui s appuie sur une bo te outil compos e de trois l ments Une tude de cas intitul e Pratiques d universit pr sentant la d marche Un guide d utilisation ce document permettant de remplir les diff rentes feuilles Excel Un fichier Excel constitu de 6 feuilles 6 fiches F1 F2 F3 F4 FP5 F6 li es entre elles afin d tablir le compte de r sultat Avant de commencer ce travail il nous semble important de vous renvoyer vers le document intitul Pratique d Universit En effet l tude de cas pr sent e nous a servi de fil conducteur pour structurer cet outil dans sa version primitive Etape 1 Travail sur les Fiches d auto analyse F1 amp de Synth se F2 Objectif Recenser aussi pr cis ment que possible les t ches et activit s r alis es r aliser par chacun des acteurs du DFOAD tudi et uniquement du DFOAD tudi Appr cier les temps pa2. la fiche F3 consomm es mat riel amortissable Il faut donc traiter deux fiches F1 amp F4 en m me temps et avec chaque acteur al b ra Suite Une fois les couples activit s acteurs d termin s et les temps valoris il s agira alors de renseigner la Fiche F4 Ressources Etape 2 Travail sur la Fiche Ressources consomm es F4 Objectif D terminer aussi pr cis ment que possible les ressources consomm es mat riels amortissables hors salaire par chacun des acteurs dans le cadre des activit s r alis es r aliser Appr cier aussi finement que possible en le volume de temps d utilisation de chacune des ressources consomm es au regard des activit s r alis es Agr ger les donn es pour l ensemble des couples activit s acteurs Le Y za 2 A retenir Travail en bin me chef de projet et acteur concern R aliser une grille par acteur Baptiser chacune des grilles en regard des fonctions de chacun des acteurs du dispositif titre indicatif nous avons renseign a priori la fiches F4 exemple Chef de Projet Correspondante administrative T l tuteur etc Il appartient au chef de projet de modifier ces d nominations en fonction des intitul s utilis s sur la fiche F1 Mode d emploi La liste des mat riels qui vous est propos e est non exhaustive et compl ter en fonction de vos sp cificit s Ne modifiez en aucun cas les intitul s en Matl Ma
3. sultat et de r partir la charge Produit de sortie Vous disposez maintenant du compte de r sultat de votre dispositif 10 Sbral
4. regroupement de t ches homog nes et reli es entre elles suppose bien entendu que les fronti res du dispositif soient clairement identifi es c est une condition n cessaire Comme nous avons propos une liste d acteurs nous avons r pertori a priori une liste d activit s de couleur Elle a t tablie partir des investigations men es sur le DU CPM l universit d Amiens cf doc Pratique d Universit Il appartient au chef de projet partir des donn es fournies par chacun des acteurs de d terminer la nature des activit s et de renseigner en respectant le m me ordre les diff rentes fiches F1 F2 F3 F4 P5 F6 il n existe en effet aucun lien ce jour algera OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE MEN DT Bureau B3 Mai 2002 Acteur du DFOAD Dans un premier temps d clarer aussi clairement et simplement que possible ce que vous faites dans le cadre du DFOAD sur une base temps suffisamment significative et qu il vous appartient de d finir au d part avec le chef de projet la semaine le trimestre Exemple je r ponds au t l phone aux tudiants sur les modalit s d inscription je corrige en mode synchrone un exercice je fixe les dates pour le tutorat je me coordonne avec les responsables des autres modules je r serve une salle pour le regroupement je formalise mon cours pour sa mise en ligne je sc narise le cours remis par l enseignant j entre les noms et co
5. une grille pour l ensemble des acteurs Normalement les intitul s de poste sont d j renseign s suite au travail r alis sur la fiche F1 Il appartient au chef de projet de renseigner la colonne activit s si ce n est pas d j fait La formule de calcul de la cellule F19 part du postulat que l on impute les droits d auteur l activit intitul e Cr er les contenus et faire valider Si ce n est pas votre choix il suffit de changer l activit en vous reportant la fiche F2 Les lignes de calcul n ont pu tre automatis es car la liste des activit s n est pas fig e elle risque d tre modifi e en fonction des sp cificit s des projets Il appartient donc chaque chef de projet de pr parer les cellules concernant les couples activit s acteurs Deux exemples vous sont propos s notre fil rouge ainsi que la premi re cellule concernant le Responsable p dagogique Pour ce dernier par exemple la cellule B12 exprime le total du temps pass par cet acteur sur l activit Etudier la faisabilit du projet voir F2 cellule C8 multipli par le taux horaire salaire Si cet acteur est pay en heures compl mentaires il faudra modifier la formule de calcul en s lectionnant la cellule B10 la place de B8 Pour chacune des cellules il faudra donc se positionner sur la cellule renseigner saisir le signe gal cliquer sur la feuille F2 puis sur la cellule correspondante l activit
6. ordonn es des inscrits sur la plateforme je participe aux salons et s minaires pour promouvoir le dispositif L ensemble des t ches sera r pertori dans la fiche F1 en colonne voir grille fil rouge de la correspondante administrative Dans un second temps estimer aussi pr cis ment que possible ne pas rendre compte de la t che si celle ci se situe en dessous des 15 par jour le temps pass sur chacune des t ches r pertori es Chef de projet Regrouper les t ches d clar es par l acteur en utilisant la nomenclature d activit s en ligne propos e qui est non exhaustive et qu il vous appartient de compl ter modifier en fonction des fronti res de votre DFOAD Exemple je r ponds au t l phone aux tudiants sur les modalit s d inscription se rattache l activit 1 Accueil des tudiants Puis partir des indications fournies par l acteur reporterer le temps pass ex 1h30 par semaine Il faudra au final exprimer un total en heures sur une base annuelle Au fur et mesure des entretiens la liste des activit s va voluer jusqu ce que le dernier acteur ait d clar les t ches r alis es Produit de sortie Ce premier travail doit vous permettre de d finir des totaux exprim s en heures par activit par acteur sur une base temps homog ne Liens Les totaux vont venir renseigner la Fiche F2 fil rouge correspondante administrative qui sont eux m mes li s
7. par chaque acteur il s agira de renseigner chaque mat riel inscrire RRG neW exemple ordinateur imprimante voir liste propos e sous les cellule bleues de renseigner pour chaque mat riel le NERO UT ENT EL de d finir conomique et non comptable partir de quand ce mat riel est il obsol te Nous avons renseign a priori cette ligne sur la base du travail effectu sur Amiens o l on consid re que la dur e d amortissement conomique est de 3 ans NB Le calcul du T TS est automatique il sert de base aux calculs de co t par activit pour chaque mat riel recens Le co t total par activit est calcul automatiquement Ce total va venir renseigner la fiche F6 Produit de sortie Ce second travail doit vous permettre de d finir des totaux exprim s en par activit par acteur an personnel Liens Les totaux vont venir renseigner de mani re invisible la Fiche F6 compte de r sultat Suite Une fois les ressources recens es et rattach es aux activit s consommatrices il s agira alors de renseigner la Fiche F3 Frais de Etape 3 Travail sur la Fiche Frais de personnel F3 Objectif D terminer aussi pr cis ment que possible les frais de personnel pour chacun des acteurs dans le cadre des activit s r alis es r aliser Agr ger les donn es pour l ensemble des couples activit s acteurs Le ye al A retenir Travail seul R aliser
8. r alis e par l acteur saisir le signe multiplier X cliquer sur le taux horaire de r f rence salaire ou heure comp et valider FR DE OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE MEN DT Bureau B3 Mai 2002 Mode d emploi Chef de projet entrer les salaires ventuellement modifier la base temps de travail sur lequel se calcule le taux horaire le taux horaire va se calculer automatiquement entrer les droits d auteur il s agit ici d un montant et non d un taux entrer le taux horaire des heures compl mentaires renseigner l ensemble des cellules pour automatiser et d finir les calculs NB Vous disposez en colonne du co t total par acteur ensemble de sa contribution au dispositif au projet Le co t total par activit ensemble des frais de personnel est calcul automatiquement Ce total va venir renseigner la fiche F6 Produit de sortie Ce troisi me travail doit vous permettre de d finir des totaux exprim s en par activit et par acteur Liens Les totaux vont venir renseigner de mani re invisible la Fiche F6 compte de r sultat Ressources consomm es non amortissables Suite Une fois les frais de personnel recens es et rattach es aux activit s consommatrices il s agira alors de renseigner la Fiche F5 Etape 4 Travail sur la Fiche Ressources consomm es F5 Objectif Recenser aussi pr cis ment que possible les ressources non amo
9. rtissables voir les exemples en colonne Estimer le montant total de ces ressources Rattacher ces ressources aux activit s en ventilant le montant par activit en fonction du temps pass Estimer les charges de structure A retenir Travail seul apr s consultation du service compta adminis finance R aliser une grille pour l ensemble des activit s Il appartient au chef de projet de renseigner la colonne activit s si ce n est pas d j fait Mode d emploi Chef de projet Lister les ressources autres que mat riel consomm es par le dispositif le projet Tenter de rattacher ces ressources aux activit s les calculs ne sont pas automatis s la diff rence de la fiche F4 Certaines charges telles que les co ts li s la formation du personnel peuvent tre rattach es l activit Accompagner le changement par exemple Les co ts d installation sont rattacher l activit D velopper et organiser les infrastructures etc Certaines charges seront plus difficiles ventiler Dans ce cas nous sugg rons de rattacher ces charges au prorata du temps pass sur chaque activit exemple 40 des petites fournitures sur l activit Instruire les dossiers 30 pour Assurer le reporting et se coordonner etc Estimer les charges de structure en identifiant le co t total montant et la part affect e au dispositif projet Le montant affect se calcule automatiquement Un e
10. ss s pour chacune de ces t ches et ou activit s Agr ger les donn es pour l ensemble des couples activit s acteurs vale a Pal A retenir Travail en bin me chef de projet et acteur concern R aliser une grille par acteur Baptiser chacune des grilles au regard des fonctions de chacun des acteurs du dispositif titre indicatif nous avons renseign a priori la fiche F1 exemple Chef de Projet Correspondante administrative T l tuteur etc Les d nominations utilis es nous paraissent relativement g n riques Il appartient au chef de projet d embl e de modifier ces d nominations en utilisant exclusivement les deux cellules de couleur Ces deux cellules sont li es aux fiches F2 et F3 chaque changement se r percute automatiquement dans les deux autres grilles Toutefois il sera tout de m me n cessaire de reporter dans la fiche F4 les d nominations de chacun des acteurs du dispositif Mode d emploi Cette premi re tape est d une importance primordiale C est un travail collectif qui est propos impliquant l ensemble des acteurs concern s par le projet Le r sultat c a d le d coupage en activit s va servir structurer l information de gestion Il ne s agit pas 1c1 d tre normatif voici ce que cela devrait tre voici comment cela doit fonctionner mais plut t descriptif voici ce que je fais et voil les moyens que je mobilise pour le faire L analyse des activit s un
11. t etc Modifiez uniquement les d nominations ordinateurs cat gorie 1 imprimante scanner etc Cela doit vous permettre de rep rer le co t de chaque ressource par activit Acteur du DFOAD Dans un premier temps identifier et recenser l ensemble des ressources que vous mobilisez dans le cadre des t ches activit s que vous r alisez au sein du dispositif tudi Ces ressources sont mat rielles il ne s agit pas ici de prendre en compte les consommables petites fournitures et les co ts des structure ces l ments seront estim es dans la fiche F5 Dans un second temps estimer aussi pr cis ment que possible le temps global d utilisation de chacune des ressources aidez vous bien entendu du travail r alis sur la fiche F1 Ce temps sera d clar dans la grille temps d utilisation ressources Il s agira ensuite de r partir ce temps en en regard des activit s consommatrices voir grille fil rouge de la correspondante administrative algb ra OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE MEN DT Bureau B3 Mai 2002 Par exemple la correspondante administrative utilise le mat riel 1 ordinateur environ 700 heures dans l ann e Ces 700 heures se r partissent entre les activit s Accompagner le changement 10 Instruire les dossiers 30 Assurer le reporting 35 Accueillir les apprenants 15 et Pr parer les examens 10 Chef de 7 projet A partir du recensement effectu
12. xemple vous est fourni a r 3 OUTILS DE SIMULATION VERSION PRIMITIVE MEN DT Bureau B3 Mai 2002 Produit de sortie Ce troisi me travail doit vous permettre de d finir des totaux exprim s en par activit et par acteur Liens Les totaux vont venir renseigner de mani re invisible la Fiche F6 compte de r sultat Seuls les co ts de structure seront identifi s sur une ligne sp cifique Suite Une fois les co ts de structure et ressources non amortissables rattach s aux activit s consommatrices il s agira alors de renseigner la Fiche F6 Compte de r sultat Etape 5 Travail sur la Fiche Compte de r sultat F6 Objectif Recenser les l ments constitutifs de la partie Produits et tablir le compte de r sultat du dispositif du projet 2 Na e LS A retenir Travail seul L ensemble des charges est normalement renseign elles se d composent en deux lots charges de structure et par activit Mode d emploi Chef de projet Renseigner la partie Produits Certaines activit s sont r currentes et d autres non r currentes Il ne s agit pas de plomber le compte de r sultat avec des activit s qui peuvent tre amortissables sur plusieurs ann es Il suffit donc d estimer la dur e de vie du dispositif pour Amiens nous l avons estim avec le chef de projet 5 ans certaines activit s ont donc t valoris es pour 1 5 sur le compte de r
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