Tableau de gestion des archives Ministère de l`Agriculture et de la
Contents
1. Analyse des documents i Sort final Observations administrative 1 3 Ressources humaines Agents du centre Dossiers administratifs du personnel permanent 90 ans c de la Conserver les dossiers dont les noms arr t s administratifs documents relatifs la s curit sociale l ments date de T commencent par B et T ainsi que ceux des relatifs aux cong s demandes diverses naissance cadres dirigeants 90 ans c de la Le centre de Nancy n emploie qu un seul Dossier des personnels contractuels date de D agent de service naissance Normalement l original est conserv par le minist re dans le dossier administratif de Notation du personnel permanent copie Validit R l agent A transf rer dans le dossier individuel de l agent Liste des visites m dicales 10 ans D Demandes de mobilit et de recrutement 2 ans D Dossier stage de conduite 2 ans D Stagiaires Dossiers administratifs arr t s administratifs documents relatifs la s curit sociale l ments 10 ans D relatifs aux cong s demandes diverses fiche individuelle du stagiaire 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents os Sort final Observations administrative i L original est conserv par le minist re dans2. Analyse des documents i Sort final Observations administrative 1 2 Secr tariat g n ral Notes de service sur l organisation interne du centre Validit C Les comptes rendus de r union dont le service Comptes rendus de r unions r glementaires comit s et conseils 2 ans D assure le secr tariat sont conserv s au niveau de la direction Les originaux sont g r s par le si ge lections aux commissions comit s et conseils copies des candidatures dans D Il s agit des lections des d l gu s stagiaires des proc s verbaux d lection etc des repr sentants des CAP CE ASMA CHS CTP et des lections syndicales Enqu tes administratives annuelles social handicap m tier demand es R C Les originaux sont g r s par le si ge et par le minist re copies galement par le minist re Plan local de formation 5 ans C R f rentiels et cours de formation continue des attach s et des secr taires Sank D administratifs Circulaires budg taires l an D Les originaux sont g r s par le si ge Les originaux sont g r s par le service Budgets d cisions modificatives comptes financiers copies 5 ans D comptabilit du si ge et au niveau de la comptabilit p 5 02 04 2009 2 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit
3. E infoma re Tableau de gestion des archives Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture Centre de formation de Nancy Outil d aide l archivage r alis par les archives d partementales de Meurthe et Moselle en partenariat avec le centre de formation de Nancy de l INFOMA Application du livre II du Code du patrimoine relatif aux archives et de l article R 1421 14 du Code g n ral des collectivit s territoriales Le tableau pr sente une liste des types de documents ou dossiers trait s par le service selon un ordre m thodique calqu sur son organisation ses fonctions et ses domaines d action Il est donc susceptible d tre modifi en fonction de l volution de ceux ci et de la r glementation Nancy le Nancy le Nancy le 2 Avril 2009 Le directeur de l Institut national Le directeur d l gu Pour le pr fet de formation des personnels pour le site de Nancy le directeur des archives d partementales du minist re de l Agriculture de Meurthe et Moselle SIGN SIGN SIGN Roland RENOULT Alain LERCHER H l ne SAY 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy R glementation e Code du patrimoine livre II d finition des notions d archives d archives publiques contr le des limination
4. Fiches individuelles de renseignements copies 2 ans D i x f le dossier administratif de l agent 1 4 Comptabilit re Se Les originaux sont galement conserv s par le Budgets d cisions modificatives comptes financiers copies 5 ans C n A P si ge dans le d partement du Rh ne g P g T Les originaux sont galement conserv s par le March s copies des pi ces aff rentes la proc dure Validit D x Re p si ge dans le d partement du Rh ne TEE Les originaux sont galement conserv s par 1 Conventions copies Validit D Rs en S si ge dans le d partement du Rh ne 1 an c du jugement des Les originaux sont g r s par le si ge dans le Factures de fonctionnement copies Jug D j 8 8 P 8 comptes et au d partement du Rh ne moins 5 ans 3 Dur e de vie Les originaux sont g r s par le si ans le Factures d investissement copies ee A D er de Rd g l quipement d partement du Rh ne 1 an c du jugement des Bons d engagement Jug D comptes et au moins 5 ans 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents ee i Sort final Observations administrative 1 an c du 2 f i jugement des zi P Pg Etats de vacations copies Jug D Les originaux
5. D Dossiers de contr le des installations de gaz des installations lectriques mere D Ces dossiers sont galement conserv s par les des extincteurs et de l alarme incendie services de la ville de Nancy 90 ans c de la Dossiers d accidents du travail date de C naissance 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents do Sort final Observations administrative 1 7 Centre de documentation Plan de classement de la biblioth que Validit C Cahier d inventaire des achats 10 ans C 7 ic L original est conserv au service de la Tableau annuel des d penses budget sp cifique copie 5 ans D comptabilit du si ge 1 an c du Bons de commande JEMAERURS D comptes et au moins 5 ans 1 an c du Factures copies jugement des D Les originaux sont g r s par le si ge dans le comptes et au moins 5 ans d partement du Rh ne 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents a Sort final Observations administrative 2 Organisation de la formation En 2009 il existe deux types de forma
6. 1421 15 d Les minutes et r pertoires des officiers publics ou minist riels exer ant ou ayant exerc sur le territoire du d partement e Les documents mentionn s par l article L 1421 7 sous r serve de la d rogation pr vue audit article et par les articles L 1421 8 et L 1421 9 f Tous autres documents qui leur sont remis titre on reux ou gratuit temporaire ou d finitif 02 04 2009 Il Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Mode d emploi Le tableau de gestion pr sente une liste des documents ou dossiers produits ou re us par les services selon un ordre m thodique en fonction de l organisation des services de leurs fonctions et de leurs domaines d action Il est donc susceptible d tre modifi en fonction de l volution de ceux ci et de la r glementation Il impose la conservation mais propose la destruction qui reste facultative Il ne remplace pas le bordereau d limination vis par le directeur des archives d partementales Il est compos de quatre colonnes e 1 re colonne Typologie des documents r pertorie les diff rentes cat gories de dossiers et de documents produits ou utilis s par chacun des services On pr cise la composition type des dossiers leur mode de classement l existence de double collection e 2e colonne Dur e de conservation ind
7. aires justifiant ou non de leur conservation 02 04 2009 I Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Sommaire Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture Centre de formation de Nancy 1 Administration du centre de formation 1 1 Direction 1 2 Secr tariat g n ral 1 3 Ressources humaines 1 4 Comptabilit 1 5 Logistique 1 6 Hygi ne et s curit 1 7 Centre de documentation 2 Organisation de la formation 2 1 Formation initiale 2 1 1 Pr paration des formations 2 1 2 Vie des stagiaires 2 1 3 Suivi des formations 2 1 4 valuations 2 1 5 Suivi des stages 2 2 Formation continue 2 2 1 Pr paration de la formation 2 2 2 Vie des stagiaires 2 2 3 Suivi des stages 02 04 2009 IV Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Table des sigles ASMA Association d Action Sociale culturelle sportive et de loisirs du Minist re de l Agriculture CAP Commission Administrative Paritaire CE Comit d Entreprise CHS Comit Hygi ne et S curit CTP Commission Technique Paritaire DGER Direction G n rale de l Enseignement et de la Recherche FORMCO Formation Continue INFOMA Institut National de Format
8. e un curriculum vitae 10 ans C succinct et une photo AE E ST Les originaux sont envoy s au service Dossiers individuels de titularisation copies 10 ans D AN y d affectation i 7 m La formation dispens e est d une dur e de Feuilles d margement journali res 5 ans D p deux ans Autorisations d absences ou de cong s 5 ans D 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents do Sort final Observations administrative 2 1 3 Suivi des formations Formation des techniciens sup rieurs ayant demand un changement de sp cialit Dossiers individuels des agents en cours de changement de sp cialit Iai Po k 10 ans D Les originaux sont g r s par le si ge copies Courriers chang s programmes individualis s de formation copies 5 ans D Attestations de stage copies 5 ans C L agent conserve l exemplaire original Tableaux r capitulatifs pour le suivi de l ensemble des agents concern s Sans D document de travail 02 04 2009 11 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents a Sort
9. final Observations administrative Formation des techniciens sup rieurs ayant besoin d une formation d adaptation leur nouvel emploi Courriers chang s conventions programmes de formation copies 5 ans D Attestations de stage copies 5 ans C L agent conserve l exemplaire original Tableaux r capitulatifs pour le suivi de l ensemble des dossiers document sas D de travail Formation des agents ayant obtenu le statut de technicien sup rieur par promotion au choix Courriers chang s conventions programmes de formation copies 5 ans D Attestations de stage copies 5 ans C L agent conserve l exemplaire original Tableaux r capitulatifs pour le suivi de l ensemble des dossiers document TN D de travail 02 04 2009 12 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Au Analyse des documents Durea uie Sort final Observations administrative Formation des adjoints techniques Dossier d organisation de la formation liste des stagiaires planning des sessions communes copies des convocations aux stagiaires et aux 5 ans D intervenants synth se des appr ciations des stagiaires margement Dossier pour chaque stagiaire valuations des besoins de formation copies des chartes de formation g Attestations de stage copies 5 ans C L agent conserve
10. ion des personnels du Minist re de l Agriculture 02 04 2009 V Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES Analyse des documents Dur e d utilit administrative Sort final Observations 1 Administration du centre de formation 1 1 Direction Les originaux sont g r s par le si ge dans le Notes de service copies 2 ans D 3 p d partement du Rh ne N P i 2 Conserver les comptes rendus des r unions Comptes rendus de r unions r glementaires comit s et conseils 2 ans T 3 p Ka dont le service assure le secr tariat PER Conserver les comptes rendus des r unions Comptes rendus de r unions hebdomadaires 2 ans T f P PO dont le service assure le secr tariat Comptes rendus de r unions aupr s du minist re ou aupr s d autres coles dang T Conserver les comptes rendus des r unions du minist re dont le service assure le secr tariat 2 ans c de la Proc dure entam e en 2008 et centralis e par Proc dures sur la d marche qualit fin de la D le si ge proc dure 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit
11. ique la dur e d utilit administrative D U A des documents c est dire le temps pendant lequel le service doit conserver les documents au sein des locaux de l administration Elle est estim e en respectant les d lais de prescription en mati re civile commerciale ou p nale fond e sur les textes ou d duite des besoins fonctionnels des services e 3e colonne Sort final indique le traitement r serv aux documents une fois la dur e d utilit administrative expir e Les documents peuvent alors subir plusieurs traitements possibles Lettre D destruction des documents Elle se fait par les soins du service d tenteur des archives au terme de la D U A apr s l obtention du visa du directeur des archives d partementales lequel doit tre demand par l interm diaire d un bordereau d limination Lettre T tri ou chantillonnage des documents avant le versement aux archives d partementales Les modalit s sont pr cis es dans la colonne observations Lettre C conservation d finitive des documents et versement aux archives d partementales apr s la r daction d un bordereau de versement Lettre R transfert des documents dans un dossier ou une structure pour lesquels les documents ont encore une utilit administrative e 4e colonne Observations cette colonne apporte toute pr cision utile sur le mode de production des documents les crit res de tri ou encore sur les textes r glement
12. l exemplaire original 2 1 4 valuations certificatives des formations Sujets 3 ans C Copies d s ndidats EN T a des copies par sp cialit s et Tableaux de r sultats par promotion 3 ans C 02 04 2009 13 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents a Sort final Observations administrative 2 1 5 Suivi des stages Liste des lieux de stage 5 ans D Conventions de stage T D Courriers 2 ans D Courriers accompagn s du dossier pour le secr tariat g n ral de la structure TE D d accueil et du dossier du ma tre de stage D roulement du stage documentation diverse 3 ans D Fiches descriptives de l tude technique r aliser 5 ans C tudes techniques iais T Conserver les tudes techniques pour les ann es 0 et 5 Appr ciations des ma tres de stage 5 ans D Convocations des membres des jurys et des stagiaires 5 ans D 02 04 2009 14 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents se Sort final Observations administrative Planning complet des jurys 5 ans D Annexes aux courriers notes explica
13. r limination sont fix es par accord entre l autorit qui les a produits ou re us et l administration des archives L 212 2 Les services d partementaux d archives sont financ s par le d partement Ils sont tenus de recevoir et de g rer les archives des services d concentr s de l tat ayant leur si ge dans le d partement Ceux ci sont tenus de les y verser il en va de m me des autres archives publiques constitu es dans leur ressort L 212 8 Le chapitre 4 indique les dispositions p nales amendes et peines d emprisonnement encourues en cas de d tournement d ali nation ou de destruction d archives publiques conform ment au Code p nal L 214 1 L 214 5 e Code g n ral des collectivit s territoriales article R 1421 14 relatif aux r gles particuli res aux archives d partementales Les archives d partementales conservent trient inventorient et communiquent a Les documents provenant des administrations tribunaux tablissements et organismes de toute nature ant rieurs la R volution fran aise qui leur ont t attribu s par la loi b Les documents provenant des assembl es administrations et tablissements publics d partementaux depuis 1789 c Les documents provenant des services d concentr s de l tat et des tablissements publics nationaux fonctionnant ou ayant fonctionn sur le territoire du d partement depuis 1789 sous r serve des dispositions de l article R
14. re bureau de la formation continue FORMCO et direction fin de la D g n rale de l enseignement et de la recherche DGER validit Cahier des charges de la formation continue de la DGER 2 ans D Propositions d actions de formation continue par les sections de formation 2 ans D Tableau de suivi budg taire 3 ans D Fiches pr visionnelles budg taires par formation tablies aux ann es n 1 3 ans D 02 04 2009 16 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents a Sort final Observations administrative 2 2 2 Vie des stagiaires Fiches d inscription 3 ans D Feuilles d margement 3 ans D Attestations de stage copies 5 ans C L agent conserve l exemplaire original Synth se de l valuation du stage 5 ans C 2 2 3 Suivi des stages Statistiques annuelles 10 ans C Tableaux r capitulatifs de suivi des inscriptions 3 ans D Tableaux r capitulatifs de suivi des appr ciations 3 ans D Tableaux r capitulatifs de suivi des supports d inscriptions 2 ans D 02 04 2009 17
15. s obligation de versement Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit L 211 1 Les archives publiques sont a Les documents qui proc dent de l activit dans le cadre de leur mission de service public de l tat des collectivit s territoriales des tablissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit priv charg es d une telle mission b Les documents qui proc dent de l activit des organismes de droit priv charg s de la gestion des services publics ou d une mission de service public c Les minutes et r pertoires des officiers publics ou minist riels L 211 4 Les archives publiques sont imprescriptibles Nul ne peut d tenir sans droit ni titre des archives publiques L 212 1 l expiration de leur p riode d utilisation courante les archives publiques autres que celles mentionn es l article L 212 3 font l objet d une s lection pour s parer les documents conserver et les documents d pourvus d utilit administrative et d int r t historique ou scientifique destin s l limination La liste des documents ou cat gories de documents destin s l limination ainsi que les conditions de leu
16. sont g r s par le si ge comptes et au moins 5 ans 1 an c du 2 Ty jugement des a m Etats des indemnit s de stage copies Jug D Les originaux sont g r s par le si ge comptes et au moins 5 ans 1 an c du 2 p jugement des P a Etats de frais de d placement copies Jug D Les originaux sont g r s par le si ge comptes et au moins 5 ans Contrats copies Validit D Les originaux sont g r s par le si ge Bulletins de salaire copies 5 ans D Les originaux sont g r s par le si ge D clarations de retraite additionnelle copies 3 ans D Les originaux sont g r s par le si ge D clarations des avantages en nature copies 3 ans D Les originaux sont g r s par le si ge Attestations d autorisation de cumul des intervenants copies 3 ans D Les originaux sont g r s par le si ge Fiches de renseignements des intervenants 5 ans D Les originaux sont g r s par le si ge 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents ne Sort final Observations administrative 1 5 Logistique ne n Le dossier complet est d tenu par la ville de Suivi du b timent Das R ie j pi TA Nancy qui est propri taire du b timent r Dur e de vie de travaux suivis par un architecte C l ouvrage a
17. tion d une dur e de 2 ans dispens s au centre de 2 1 Formation initiale Nancy g nie rural et travaux forestiers les formations de sp cialit v t rinaire et de techniques agricoles sont au si ge 2 1 1 Pr paration des formations Dossiers de pr paration du conseil de la formation copies du tableau de composition des convocations aux membres avec ordre du jour des me P i T e FE 5 ans D Les originaux sont g r s par le si ge propositions de modifications des r f rentiels de formation et des comptes rendus Dossiers d organisation des commissions sp cialis es tableaux de e j Conserver tous les comptes rendus de composition convocations avec ordre du jour documents pr paratoires 10 ans T on comptes rendus Manuels de proc dure Validit D R f rentiels des formations et dossier d volution 10 ans C Programmes des sessions modules 2 ans C Convocations des intervenants 2 ans D 02 04 2009 9 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents ne Sort final Observations administrative Conserver les livrets d accueil pour les ann es Livret d accueil de la promotion 2 ans T Oets p Plannings hebdomadaires 2 ans D 2 1 2 Vie des stagiaires Liste par promotion avec pour chaque stagiair
18. tives sur la soutenance de l tude T D technique 2 2 Formation continue 2 2 1 Pr paration de la formation Conserver un exemplaire de chaque nouvelle Catalogues 2 ans C AI P a dition Documents pr paratoires l laboration du catalogue 2 ans D Les programmes des sessions sont plus Programme de la session de formation avec le nom des intervenants 5 ans C prog pus complets que les catalogues de formation Documents pr paratoires l laboration du programme et des stages Fans D Les originaux sont conserv s par les copies formateurs Liste des participants 5 ans C i Les originaux sont g r s par le service Convocations des intervenants copies 3 ans D EAS FAAR a i comptabilit du si ge Convocations des stagiaires 3 ans D 02 04 2009 15 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents a 2 Sort final Observations administrative Journal des intervenants et dur es des prestations de formation 2 ans D Conventions pass es avec certains organismes partenaires du minist re de 5 ans c de la l Agriculture pour permettre leurs agents de suivre gratuitement les fin de la D stages copies validit Propositions d agr ment de stages de formation continue et conventions 5 ans c de la avec le minist
19. utres travaux 10 ans D Les travaux sont g r s par la ville de Nancy rapports du Centre exp rimental de recherches et d tudes du ian C b timent et des travaux publics sur l tat du b timent CEBTP 1 an c du Remise des biens aux Domaines jugement des D comptes Dossier relations avec la ville de Nancy 10 ans C Habilitations des fournisseurs Validit D 5 ans c de la Dossiers de v hicules administratifs r forme du D v hicule 1 an c de la Dossier carte fournisseur de carburant fin de la D validit 02 04 2009 Minist re de l Agriculture et de la P che Institut national de formation des personnels du minist re de l Agriculture INFOMA Centre de formation de Nancy Dur e d utilit Analyse des documents do Sort final Observations administrative 1 6 Hygi ne et s curit Les originaux sont conserv s par le si ge Rapports et comptes rendus du comit hygi ne et s curit CHS 5 ans C p A i PP p yg dans le d partement du Rh ne Rapports de visite de la commission de s curit 10 ans C saka j Ces rapports annuels sont int gr s dans les Rapports annuels de la m decine pr ventive copies 5 ans D e lt ne rapports du comit hygi ne et s curit Fiches des exercices d vacuation 5 ans D Dossiers de stage Attestation de formation aux premiers secours 3 ans D AFPS Dossiers de stage Manipulation des extincteurs 3 ans
Download Pdf Manuals
Related Search