atelier gestion et conduite de projet concevoir – structurer
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1. Cet outil de management permet de communiquer clairement sur e quels sont les membres op rationnels du projet et leurs t ches respectives e qui est l unique d cideur e quels sont les gens pouvant tre sollicit s comme conseils e quels sont les personnes qui doivent tre inform es des volutions du projet Le tableau RACI peut tre utilis de diff rentes mani res soit on affecte un ensemble d activit s r aliser une personne sans pr ciser les r les soit on remplit le tableau en indiquant les diff rents r les attendus C est la complexit du projet d animation op rations et l exp rience des diff rents acteurs qui indiquent quel niveau de pr cision on doit retenir dans le tableau d affectation des activit s RACI mode d emploi e R Responsible responsabilit r alise Le ou les R le A peut aussi jouer le r le de R r alisent l action Il y a au moins un R pour chaque action Le A est responsable de l organisation du travail du ou des R Si les R ne remplissent pas leurs objectifs le A reste responsable de la situation e A Accountable autorit approbation Le A est celui qui doit rendre des comptes sur l avancement de l action Il y a toujours un et un seul A pour chaque action Avoir le A signifie tre totalement responsable d une action e C Consulted consultation Le ou les C sont les participants qui doivent tre consult s Sur consultation du A et des R ils donnent leur avis sur2. e estim e de chaque t che e Le chevauchement ventuel des t ches et la dur e de ce chevauchement e La date de d but et la date de fin du projet dans son ensemble Exemple d un diagramme de Gantt simplifi ETAPES ACTIVITES TACHES TRIMESTRE I TRIMESTRE II selon le d coupage d sir Janvier F vrier Mars Avril Pr paration XXX nn XX Xe en E T A usnnnans Lancement r alisation XXXXXX XX RC ainoana Bilan suivi X sn X a XXXX XXX Communication XX XXXXXXXXX Kristin Charge de travail X h j Y h j Z W h j Dur e TO D but Tn Fin Sur des projets d animation simples sans contraintes on peut se contenter d un calendrier indiquant seulement les diff rente tapes et les activit s r aliser Si le planning de GANTT est avant tout un outil d organisation il est galement un outil de partage et de communication important 3 L laboration du budget A partir du moment o toutes les activit s ont t list es et les ressources n cessaires pour les r aliser ont t identifi es l laboration du budget ne pr sente aucune difficult majeure Cependant la pr sentation du budget est en soi un outil de communication pour aller chercher des financeurs mais aussi pour rassurer les diff rents acteurs d o l importance de travailler sa pr sentation Lors de la r alisation du budget pr visionnel une mani re pertinente de pr senter les ressources est de faire ap
3. coordonn es des personnes Le prospectus pr voir plusieurs passages pour avoir des retomb es Les annonces presse bien choisir son journal Les r seaux sociaux trouver des relais clubs associations Internet via les r seaux Le bouche oreille Les relations publiques Plaquette et dito L utilisation de ces diff rents supports doit tre combin e dans le temps pour avoir un impact maximum 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management contact 06 31 23 89 29 p 8 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL FICHE ACTION REDACTION D UN SUPPORT DE COMMUNICATION Les 3 rubriques essentielles LE BESOIN DE LA CIBLE Quels sont les besoins attentes Faire de bonnes affaires d sirs L OFFRE GLOBALE Quelles r ponses propose on Le commerce en f te X commer ants d stockent L OFFRE EXEPTIONNELLE Quels b n fices Des promotions ponctuelles concours A cela il convient de rajouter les modalit s et informations pratiques lieu date horaires conditions particuli res 5 La phase de bilan capitalisation Pour r ellement capitaliser et avoir un v ritable retour d exp riences il faut investir du temps sur cette phase en reprenant les diff rents points du projet en identifiant les maladresses en compl tant les outils et en proc dant aux travaux d archivage Ce travail est d autant plus riche qu au fur et mesure du d roulemen
4. les sujets o ils sont experts Les C n ont pas autorit C est le A qui d cide de prendre en compte ou non l avis des C e Informed information Les sont les personnes qui doivent tre inform es Elles sont classiquement indirectement impact es par le projet comme les utilisateurs les responsables de projets p riph riques Tableau simplifi d affectation des activit s On indique qui est responsable des activit s r aliser sans se pr occuper de qui doit faire le travail qui doit tre inform consult A charge pour le responsable de s organiser et de rendre compte au chef de projet ETAPES ACTIVITES TACHES XAVIER NICOLE R daction affiche X Recherche sponsors X Demande des autorisations X Tableau RACI ETAPES ACTIVITES TACHES XAVIER NICOLE CLEMENTINE R daction affiche A R C C Recherche sponsors R A R Demande des autorisations A R NB il est parfois pr f rable de ne pas faire figurer dans le tableau des personnes mais des fonctions Exemple chef de projet tr sorier responsable communication 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P6 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL Le diagramme de gantt Il permet de visualiser d un seul coup d il e Les diff rentes t ches envisager e La date de d but et la date de fin de chaque t che e La dur
5. ET LEURS R LES les acteurs leurs comp tences leurs engagements et responsabilit s RESISTANCES DIFFICULTES OBSTACLES GESTION DES RISQUES quelles sont les contraintes AJUSTEMENTS VARIANTES quelles solutions de rechange PLAN DE COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE comment faire circuler l information en interne et promouvoir le projet en externe BUDGET EQUILIBRE quel montant quelles sources de financement DISPOSITIF DE SUIVI BILAN CAPITALISATION quels rendez vous quelles tapes cl s quels modes d archivage et de retour d exp riences 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P3 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL 2 Phase d organisation du projet Il s agit de consolider l quipe projet d identifier toutes les activit s mener pour atteindre les objectifs et les ventiler dans le temps de confier les t ches r aliser des personnes motiv es et comp tentes de budg tiser Cartographier les comp tences mobilisables La bonne connaissance des comp tences mobilisables au sein de l union commerciale et des diff rents partenaires permet de pouvoir confier aux bonnes personnes les activit s r aliser En interne cela permet de solliciter et de mobiliser les personnes qui n osent pas se mettre en avant tout en limitant le risque de voir une seule personne s accap
6. FOKARI FORMATION amp CONSEIL ATELIERS THEMATIQUES UNIONS COMMERCIALES ATELIER GESTION ET CONDUITE DE PROJET CONCEVOIR STRUCTURER GERER CC Synth se de l atelier du 21 amp 28 janvier 2013 la CCI Bayonne Pays Basque Da BAYONNE PAYS BASQUE CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE Le d fi relever dans la gestion d un projet s organise autour de l arbitrage de trois variables les objectifs les ressources mobilis es le temps Quelques chiffres 30 des projets n aboutissent pas 30 des projets d passent le d lai 50 des projets d passent leur budget initial 12 des projets r ussissent en respectant les d lais et le budget pr vus 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P1 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL LE POSITIONNEMENT DE L UNION COMMERCIALE Pour d limiter les contours de l union commerciale et son positionnement il est n cessaire d identifier sa raison d tre par rapport aux adh rents actuels et potentiels aux partenaires conomiques les entreprises de la zone d influence aux partenaires politiques sociaux culturels aux consommateurs vis s Ce travail d interrogation doit tre fait de mani re r guli re il permet de dissiper les malentendus et d claircir les attentes des adh rents vis vis de l union commerciale Les enjeux sur la zone d influence de l association p le co
7. S PRESTATAIRES LA COMMUNICATION EXTERNE LA COMMUNICATION INTERNE BUDGET RECHERCHE DE FINANCEURS BILAN SUIVI Exemple de tableau de d coupage des activit s WBS finaliser ANIMATION Nocturne 1 COMMUNICATION 2 PROMOTION 3 LOGISTIQUE 4 BUDGET 1 1Pose affiches 2 1 Cadeaux DEPLACEMENT 4 1 sponsor 1 2 Articles presse 2 2 Loterie 3 1 Circuit 4 2 pr visionnel 1 3 Prospectus 2 3 Election 3 2 Transport 4 3 XXXXXXX 1 4 XXXXXXXXX 2 4 XXXXXXXX 3 3 XXXXXXXX Le regroupement des activit s t ches se fait en fonction de la lisibilit que l on d sire obtenir Quand la finesse de d coupage elle d pend du niveau de pr cision utile 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P5 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL Le diagramme des responsabilit s OBS Organisation Breakdown Structure RACI Une fois les activit s identifi es soit regroup es dans un organigramme soit directement ventil es sur un planning il est n cessaire de confier un ensemble d activit s un responsable qui devra les r aliser ou les confier d autres personnes Le tableau RACI est un outil qui permet de lister l ensemble des participants d un projet et leurs responsabilit s Le tableau RACI repr sente la meilleure fa on de voir les r les et d tre certain que toutes les activit s sont couvertes
8. activit s doivent appara tre en clair sur le planning elles sont renforc es dans la phase de d roulement de l op ration commerciale La communication externe La r ussite ou l chec d une op ration commerciale d pend en grande partie de cette activit Les principes d une communication efficace sont Le ciblage d finir avec pr cision les personnes que l on veut attirer identifier les r seaux d influence les prescripteurs L axe de communication avec une offre forte le descriptif d un programme ne suffit pas il faut le traduire en r ve Le pluri m dia identifier les diff rents m dias mobiliser pour avoir un impact aupr s de la cible La r p tition pour avoir un impact la communication doit tre r p t e La p riode de communication il est important de communiquer en amont de l op ration de mani re ce que les personnes r servent la date Une offre exceptionnelle il s agit d avantages suppl mentaires que l on peut obtenir en participant l op ration Engagement sur certaines op rations il peut tre int ressant d encourager les personnes cibles se pr inscrire Les diff rents m dias et actions de communication L affichage tous supports en contact avec la cible c est le moins cher en termes de contacts utiles banderoles affiches dans des lieux cibl s autocollants La radio et la tv sous forme de reportages Le mailing sms n cessite d avoir les
9. arer toutes les activit s Le croisement des activit s mener et des comp tences disponibles permet d identifier au plus t t les ressources manquantes que l on devra chercher aupr s de prestataires ext rieurs NB il est utile au sein de l union commerciale de cartographier et d enregistrer les comp tences disponibles parmi les adh rents La recherche et la mobilisation des partenaires Les partenaires peuvent tre impliqu s plusieurs titres Comme financeurs experts d cideurs intervenants apporteurs de moyens prescripteurs Soit il s agit de partenaires incontournables mairie assureurs pompiers polices soit de prestataires ext rieurs qui vont gracieusement et o moyennant finances s impliquer dans le projet FICHE METHODE MOBILISATION DES PARTENAIRES PRESTATAIRES 1 Listez tous les partenaires prestataires indispensables et utiles pour mener bien l op ration en fonction des besoins identifi s Profitez en pour cr er ou remettre jour votre fichier partenaires 2 D finir la strat gie et les moyens pour solliciter les cat gories de partenaires 3 Partenaires institutionnels et donateurs d finir les contreparties et les diff rents supports de m diatisation du partenariat Identit visuelle d cliner sur les diff rents supports Remerciements et citation du nom des partenaires Cadeaux symboliques remis aux partenaires Distribution de supports publicitaires des partenai
10. mmercial permettent de s lectionner et de hi rarchiser les projets mener en fonction des ressources mobilisables par celle ci DES PROJETS Les projets internes il s agit de concevoir et de mettre en place des projets permettant de partager un v cu des moyens des m thodologies Les projets externes e pour promouvoir dynamiser animer le p le commercial e pour proposer et d fendre des int r ts communs faire pression tre des interlocuteurs cr dibles et incontournables PLAN D ANIMATION ET OPERATIONS COMMERCIALES Par souci de performance au niveau de l organisation de la ma trise des co ts il est pr f rable d laborer un plan d animation sur un an minimum Disposer d un calendrier de l ensemble des activit s mener sur l ann e permet d anticiper et de se mobiliser au plus t t EXEMPLE DE FICHE PLAN D OPERATIONS COMMERCIALES ANIMATION POUR L ANNEE er Op ration Op ration CpETAUAN i Descriptif A commerciale animation commerciale animation 1 commerciale animation 2 N Objectifs Cibles Axes de communication Temps date dur e Espace site b timent Budget Acteurs mobiliser 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P2 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL LE CYCLE DE VIE DU PROJET 1 Phase de conception et de d finition du projet Il s agit de d finir la fi
11. nalit du projet les buts poursuivis d identifier la cible vis e de formuler les objectifs r sultats quantitatifs et qualitatifs co t d lai d identifier les ressources et contraintes Cette phase de gestation donne lieu la r daction d une fiche projet plus ou moins d taill e qui d bouche en cas de l gitimation sur la phase d organisation du projet C est dans cette phase qu il faut constituer l quipe projet MODELE FICHE SIGNALETIQUE SYNTHETIQUE DESCRIPTIF DU PROJET compl ter selon les besoins NOM DU PROJET FINALITES BUTS OBJECTIFS POURSUIVIS LA CIBLE PRINCIPALE VISEE LE PROGRAMME PERIODE DE REALISATION PREVUE DUREE ESTIMATIF BUDGET PARTENAIRES PRESSENTIS Lorsque le projet mobilise des ressources importantes et des partenaires multiples on ne peut faire l conomie de r diger un dossier de pr sentation qui servira informer et convaincre les diff rents interlocuteurs MODELE FICHE PROJET DEVELOPPEE DOSSIER DE PRESENTATION TITRE PROJET baptiser le projet au plus t t OBJET DU PROJET le quoi du projet r sumer son objet en quelques mots MOTIFS ENJEUX le pourquoi du projet qu est ce qui justifie ce projet OBJECTIFS ET CIBLE le quoi le combien pour quand pour qui objectifs de r sultats RESSOURCES A PREVOIR ET CONTRAINTES le comment le avec quoi et avec qui LE TIMING PLANNING quoi quel moment LES PARTENAIRES
12. para tre les diff rentes sources de financement envisag es en mettant en exergue les contributions respectives des diff rents partenaires Exemple de pr sentation de budget partie ressources RESSOURCES Sponsors entreprises 10 15 Comit des f tes 15 Commer ants 30 20 Consommations visiteurs ventes 20 Dons pour cadeaux loterie 10 Dons mise disposition de locaux mat riels 20 Total 100 Il est parfois utile pour convaincre des partenaires de faire appara tre le volontariat quivalent journ e homme 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management contact 06 31 23 89 29 p 7 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL 4 La phase de r alisation du projet Le chef de projet doit pr voir une organisation projet qui doit lui permettre de d finir et ou de r aliser les activit s mener dans chaque tape mais aussi de pouvoir faire le point sur l tat d avancement et de r alisation des diff rentes activit s Ceci implique de pr voir deux types d activit s sp cifiques la gestion du projet Les activit s de pilotage mise en place de r unions de d briefing de rencontres Les activit s de communication interne circulation de l information avec toutes les personnes impliqu es dans le projet y compris les partenaires ext rieurs les adh rents les repr sentants locaux les professionnels Ces deux types d
13. res Prestataires N gocier aux mieux et contractualiser 4 d finir ventuellement les modalit s de prise en charge des partenaires pendant le d roulement de l op ration VIP 5 pr voir un retour d information bilan la fin de l op ration 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management Contact 06 31 23 89 29 P4 9 FOKARI FORMATION amp CONSEIL Repr senter et planifier le projet Selon l exp rience et le type de projet on peut proc der de plusieurs mani res e Soit on identifie directement les diff rentes tapes mettre en uvre en proc dant de mani re chronologique et ou anti chronologique e Soit on liste toutes les t ches r aliser puis on les regroupe par th mes ce qui permet de construire le diagramme des travaux WBS Work Breakdown Structure structure de d coupage du projet Le WBS a pour but d aider organiser le projet tablir la planification de r f rence et le budget pr visionnel Il permet galement de d l guer et de contractualiser la mission confi e chaque acteur Exemple de fiche de travail sous forme de listing FICHE ACTION ORGANISATION D UNE OPERATION COMMERCIALE compl ter en fonction de l op ration PRINCIPAUX THEMES DE TRAVAIL A PREVOIR ACTEURS PERIODES DATES CONCERNES BUTOIR LES DECLARATIONS ET AUTORISATIONS LES LOCAUX SITES LES RESSOURCES HUMAINES T ECHNIQUES PARTENAIRES EQUIPEMENTS MATERIEL
14. t du projet un travail d enregistrement aura t fait Autre b n fice secondaire non n gligeable il permet de faire un travail de r gulation au niveau de l quipe projet Dans le cas o on envisage de reconduire la m me op ration commerciale ce travail de capitalisation est indispensable la composition de l quipe projet ne sera peut tre plus la m me l ann e suivante C est alors que le projet devient programme de ce fait la principale pr occupation de l quipe projet devient le pilotage 2013 CONCEPTION amp ANIMATION Francis FOURNIER Consultant Management contact 06 31 23 89 29 p 9 9
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