Lettre de cadrage - SNCS Université Pierre et Marie Curie
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1. RARE PARIS Paris le 17 avril 2008 A1 JCP CR 08 079 Budget 2009 et budget pluriannuel 2009 2012 Lettre de cadrage n 1 Le Pr sident Mesdames Messieurs les directeurs d UFR d coles internes de services g n raux et communs les directeurs de d partements de formation les directeurs de laboratoires les directeurs de services centraux Pour pr parer le passage l autonomie et assurer la mise en place du projet d tablissement 2009 2012 l UPMC doit renouveler en profondeur sa proc dure budg taire d s l exercice 2009 Le budget est un acte important de pilotage qui doit montrer comment l allocation de l ensemble des ressources y compris les moyens en personnels sont mobilis es au service des missions de l universit L objet de la pr sente note est de pr ciser le cadre de la nouvelle proc dure budg taire La pr paration du budget 2009 doit commencer d s maintenant pour permettre un r el dialogue de gestion avant l t qui servira de base aux d cisions et arbitrages de l automne et le vote par le Conseil d administration de UPMC en d cembre La pr paration du budget inclut d sormais la proc dure de r vision des effectifs les charges de personnel constituant de loin le premier poste budg taire de l universit Pour la premi re fois ce budget annuel devra tre accompagn d un budget quadiriennal exercice qui devra tre r alis chaque ann e et qui permettra d offrir2. inscrivant clairement dans la politique de recherche de l Universit Chaque demande devra donc tre accompagn e d un justificatif explicitant clairement ces deux aspects et d une fiche de profil de poste annexe IT Les responsables des unit s de recherche labellis es et des mentions de LMD devront apr s consultation de leur conseil faire parvenir dans les meilleurs d lais aux Directeurs des UFR concern es leurs demandes d emplois de Ma tres de Conf rences et de Professeurs class es et argument es par rapport au projet de recherche de leur unit et au projet de recherche global de l Universit En fonction du profil souhait les responsables des unit s de recherche peuvent s adresser d autres UFR que leur UFR de rattachement Les Directeurs des Unit s de Recherche de la composante m dicale ne pourront transmettre leurs demandes d emplois sciences qu au travers des UFR Scientifiques De la m me mani re les responsables des services et des d partements d enseignement d pendant du SGFI devront faire parvenir leurs demandes d emplois class es via le directeur de cette structure Les demandes de l EPU devront se faire en accord avec les UFR concern es par le profil de recherche Les demandes des stations marines seront regroup es et class es au niveau du CSM au sein duquel une concertation avec les UFR du Campus du m me champ disciplinaire devra tre r alis e Le rapport PR MCF tant faible l UPM
3. rences budg taires et de r vision des effectifs par UB en invitant les principaux CF Juillet laboration des premi res synth ses et arbitrages _ R union de la Commission des finances Septembre laboration des budgets par action Formation recherche et discussion avec les directfoires Octobre arbitrages croisements d information avec les EPST Novembre laboration des documents budg taires des annexes et du volet performance _ R union de la commission des finances 15 d cembre vote par le Conseil d administration du budget 2009 Fin d cembre notifications des budgets directs et consolid s par UB et par CF avec en annexe le volet performance Pour les UMR si possible notification conjointe avec le CNRS ou l INSERM Le Vice Pr sident Moyens et Ressources et le Secr taire G n ral sont charg s de la mise en uvre et du suivi de cette note de cadrage Pri re de les contacter pour fous renseignements compl mentaires Je vous prie d accepter mes salutations les plus d vou es Le Pr sident 11 f 7 Jean Eharles POMEROL ANNEXES Liste des actions LOLF Note sur les immobilisations Note de la Vice Pr sidence Moyens et Ressources sur la r vision des effectifs pour 2009 Liste des actions LOLF Ca pirane Recherche universitaire en sciences de la vie biotechnologies et sant Recherche universitaire en math matiques sciences et techniq
4. composantes n ont pas vocation d finir elles m mes les budgets des d partements de formation et de recherche ni arbitrer entre leurs demandes autrement que pour mettre en uvre les politiques d cid es au niveau de l universit En revanche elles doivent apporter une visibilit dans le temps et dans l espace leurs propositions et mettre en vidence le cas ch ant les niveaux de priorit en s appuyant sur les conseils lus Les responsables administratifs des composantes qui sont cette occasion les correspondants privil gi s du bureau du budget doivent en particulier veiller la qualit et l exhaustivit des informations demand es tant pour le budget proprement dit que pour renseigner ses annexes volet performance consolidation des ressources des UMR tableau des effectifs programmations pluriannuelles Les d partements et unit s de recherche Compte tenu de l organisation de l UPMC qui respecte strictement les d coupages impos s par les actions LOLF ces d partements et unit s d sign s centre financiers ou CF sont les espaces privil gi s de l laboration budg taire et du suivi Il est donc indispensable que ces CF disposent d une personne comp tente le responsable administratif de la structure capable de rassembler les l ments n cessaires et d aider le directeur du CF laborer la proposition budg taire dans le format demand Puisque ces unit s correspondent dans l
5. C par rapport la moyenne nationale une attention particuli re sera apport e aux demandes de postes permettant un repyramidage concours de type 46 3 Les Directeurs d UFR tabliront en prenant lavis de leur conseil d UFR un classement des demandes manant des unit s de recherche et des mentions du LMD Ils transmettront par voie lectronique la Vice Pr sidence Moyens et Ressources Elisabeth GOMES elisabeth gomes upme fr et Laurent EMMANUEL laurentemmanuel upmc fr une liste des propositions d emplois accompagn e des fiches de profil de poste annexe H format Word en interclassant sans ex quo les emplois de Ma tres de Conf rences et de Professeurs Ces propositions seront examin es par les Directoires des Formations et de la Recherche puis les Directeurs d UFR viendront argumenter leurs demandes la Pr sidence de l Universit dans le cadre des r unions d arbitrage Les emplois hospitalo universitaires sont r gis par une proc dure particuli re mais le CA sera inform de cette campagne de recrutement Calendrier Remise des demandes des laboratoires et des mentions aux UFR calendrier d fini par chaque UFR Remise des propositions des UFR la Pr sidence le 2 juin 2008 Arbitrage avec la Pr sidence partir du 16 Juin 2008 Pr sentation aux conseils scientifique et d administration d but septembre 2008 IL Proc dure 2008 2009 R visions des effectifs ATOS Les Dir
6. a plupart des cas une seule action LOLF l enjeu de la pr paration budg taire est d tablir une pr vision r aliste de l ensemble des produits et des charges y compris les contrats de recherche et projets d investissements attendues par le CF de mani re consolid e de d terminer la part qui sera g r e par UPMC de r partir les produits selon leurs origines et les charges selon les trois masses fonctionnement personnel investissement L analyse des charges de personnel doit distinguer les trois sources personnels financ s sur ressources propres personnels financ s par l UPMC dans le cadre Etat fonctionnaires et contractuels Etat personnels financ s par d autres structures partenaires La Direction des Ressources Humaines Bureau du pilotage de la masse salariale fournira les donn es permettant de calculer la source 2 qui n tait jusqu pr sent pas identifi e au niveau du centre financier Le calendrier Les principaies tapes sont les suivantes avril mise au point de la proc dure identification des responsables informations sur le nouveau cadre budg taire d but mai d bat d orientation en Conseil d administration envoi officiel de la note de cadrage _ mi mai journ e de formation sur le nouveau cadre budg taire destin aux CF fin mai r union des responsables administratifs de composantes pour pr parer les conf rences budg taire 10au 30 juin conf
7. aux quipes de recherche notamment une visibilit sur leurs ressources de base qui peut manquer avec la multiplication des subventions sur projets 1 Le nouveau contexte Le nouveau projet d tablissement qui d bute en 2009 pr voit un renforcement de l autonomie de l UPMC qui souhaite b n ficier et tirer partie des nouvelles comp tences en mati re de budget global et de masse salariale Il pr voit aussi un renforcement de la mixit de ses Unit s Mixtes de Recherche UMR en faisant jouer l UPMC un r le d op rateur local et d int grateur de l activit qu elle h berge Sans attendre la signature du contrat quadriennai l exp rience enseigne qu elle peut tre largement post rieure au d but du contrat le projet doit donc faire l objet d un budget pluriannuel en trois grandes masses fonctionnement personnel investissement consolid incluant les ressources des autres partenaires pour les UMR et par actions LOLF c est dire en r partissant les produits et les charges selon les actions suivantes formations de niveaux L M et D recherche en quatre p les et pilotage Pr sidence 4 place Jussieu 75005 Paris 1 T l 01 44 27 33 49 T l copie 01 44 27 38 29 WWW UPMC fr A partir de 2009 l UPMC b n ficiera d une subvention globale pour charge de service public couvrant notamment l ancienne Dotation Globale de Fonctionnement DGF la masse salariale des personnels Etat les cr dits recherche au
8. ecteurs d Unit s de recherches et de D partement de mention transmettront leurs demandes aux Directeurs d UFR qui tabliront un classement apr s avis de leur conseil Les demandes des Directions et Services Centraux seront directement transmises Les demandes class es seront envoy es par courrier la Vice Pr sidence Moyens et Ressources Elisabeth GOMES Tour 34 Couloir 34 44 4 tage Boite 600 avec copie la Direction des Ressources Humaines Sophie ANTRAIGUE Bureau des IATOS cit Voltaire et sous forme informatique en utilisant la fiche de poste jointe annexe III tablie par la Direction des Ressources Humaines qu il conviendra de renvoyer aussi sous format Word Elisabeth GOMES elisabeth gomes upmc fr et Sophie ANTRAIGUE sophie antraigue upme fr Dans les cas o le service est soumis diff rentes tutelles il conviendra de faire tat de l ensemble des demandes formul es aux diff rentes tutelles EPST ou universit s en distinguant imp rativement les demandes d emplois effectu es au titre de a cr ation d emplois b maintien dans l emploi c revalorisation d emplois Les personnels ne pourront tre affect s qu des quipes labellis es des Directions et Services centraux ou des mentions LMD La proc dure d arbitrage en pr sence des Directeurs mise en place en 2007 pour les UFR sera tendue cette ann e aux Directions et Services Centraux Comme les ann es pr c den
9. er dans la logique du projet d tablissement tant du point de vue de l enseignement et de la recherche que celui de la modernisation de l administration Une attention particuli re sera port e aux demandes de transformation d emplois de supports allant dans le sens d un repyramidage Vous trouverez en annexe les instructions relatives la proc dure annuelle de r vision des effectifs auxquelles il conviendra de se conformer investissements Dans le domaine immobilier UPMC est d sormais dot e d une programmation pluriannuelle de travaux et c est dans ce cadre que le dialogue de gestion avec les composantes doit se d rouler pour les travaux importants Les quipements font d sormais l objet d une politique d immobilisation et d amortissement dont les l ments sont pr cis s en annexe Une discussion pr alable la commande restera n cessaire d s lors que des co financements sont attendus En revanche le suivi de ces projets sera facilit par une inscription en programmation pluriannuelle et de mani re consolid e incluant tous les financements Les contrats de recherche seront galement inscrits en programmation pluriannuelle et les restes r aliser pourront tre ainsi report s 3 La proc dure et le calendrier Compte tenu de sa nouvelle ampleur la proc dure budg taire doit avoir un caract re prioritaire pour l organisation des plannings et des calendriers Les responsabilit s La pr paration et l
10. ex cution du budget rel vent de l autorit du Pr sident de l universit Le Vice Pr sident Moyens et Ressources et le Secr taire g n ral l aident dans cette t che avec le support du Bureau du budget de la Direction des finances Les Directoires de la recherche et des formations sont associ s pour ce qui les concerne La Commission des finances est saisie des questions budg taires et financi res en amont du Conseil d administration et claire ses d lib rations Le Conseil d administration sera d sormais saisi trois occasions chaque ann e Avant l t de l ann e N 1 l occasion d un d bat d orientation pour tablir les priorit s et l ments de cadrage examiner la programmation pluriannuelle et fixer les modalit s d association des composantes en d cembre de l ann e N 7 pour voter le projet de budget en mars ou avril de l ann e N 1 pour voter le compte financier c est dire le budget ex cut En revanche les d cisions budg taires modificatives qui n ont souvent qu un caract re purement technique seront moins n cessaires que dans l ancienne proc dure et leur approbation pourra tre d l gu e au Pr sident de l universit dans la mesure o elles ne changent pas le budget global d cision du CA du 31 mars 2008 Les composantes Les composantes UFR services g n raux ef communs ont une responsabilit importante dans la pr paration et dans le suivi du budget Les
11. icult s vous pouvez Trouver le mode d emploi de l annuaire en ligne sur le site de l annuaire de PUPMC Demander des informations compl mentaires aupr s de l quipe d assistance annuaire assistance annuaire admp6 jussieu fr Demander une formation pour vos personnels d encadrement aupr s du bureau de la formation des personnels Pour tout renseignement compl mentaire contacter Fran ois Xavier PROST au 01 44 27 97 96 ou francois xavier prost upmc fr ANNEXE II Campagne d emplois Enseignant 2008 2009 Annexe IT ne pas renseigner les champs en rouge UPMC Implantation de l emploi demand Identification de l emploi N de l emploi Nature de l emploi Composante Section CNU ou discipline 2d degr Situation de l emploi o V vacant o susceptible d tre vacant ue Publication M o RS restitution de surnombre Date de la vacance Motif de la vacance gt change de ce poste o NON Si OUI nature de l emploi demand section s CNU discipline 2 degr Profil pour publication au Journal Officiel si diff rent de l intitul de la section Nature du concours PR ou MCF se reporter aux articles 46 et 26 du d cret n 84 43 I du 6 juin 1984 modifi Justification Enseignement gt fili res de formation concern es gt objectifs p dagogiques et besoin d encadrement Recherche Profil quipe ou unit de recherche pr vue o
12. les directions des services centraux Ainsi outre les responsables structurels il vous est demand d identifier dans l organigramme de votre service les gestionnaires SIFAC RH Hygi ne et s curit ACMO Scolarit A l occasion de la r alisation de l organigramme de votre laboratoire ou service la direction des ressources humaines demande de bien vouloir valider la composition de votre structure dans l annuaire en suivant la proc dure ci dessous L annuaire de PUPMC est l outil qui permet de recenser l ensemble des agents exer ant des fonctions au sein de notre universit personnels de l universit personnels des autres tutelles stagiaires etc Il convient donc de le valider p riodiquement pour tenir compte des volutions des structures Aussi vous diterez cette liste partir de l annuaire r cup rer les donn es de son service dans un ficher tableur selon la proc dure suivante a Connexion via le site internet l adresse suivante btip www annuaire upme fr upmce indexPage upme b Cliquer sur authentification c Authentifiez vous partir de votre identifiant et mot de passe d Cliquez sur mes services e S lectionner votre service f Cliquer sur l ic ne action possible g S lectionner extraction CSV e Faire r aliser les corrections ventuelles par la personne ressource annuaire habilit e dans votre structure En cas de diff
13. n des effectifs de cette ann e Vous trouverez ci dessous les proc dures concernant le recrutement des enseignants chercheurs et des IATOS Dans les deux cas afin de se pr parer au passage l autonomie il conviendra d accompagner vos demandes d une liste compl te et d un organigramme actualis de ensemble des personnels enseignants chercheurs chercheurs IATOS et ITA afin que l on puisse mettre en place un dialogue de ressources humaines complets pour chaque structure L absence d un tel document rendra la demande irrecevable De plus cette liste permettra en relation avec la direction de la recherche une fiabilisation des donn es RH sans avoir faire une enqu te suppl mentaire une note r alis e par la DRH est en annexe I Il conviendrait aussi d envisager les possibilit s d engagement de travailleurs handicap s pour lesquels l Universit est tr s en de des quotas une note de la Direction des Ressources Humaines vous sera adress e ce sujet Le nombre de demande de postes de chaque structure devra tre r aliste par rapport aux projets et aux d parts en retraite I Proc dure 2008 2009 R vision des effectifs Enseignants chercheurs Les demandes d ouverture d emplois nouveaux doivent correspondre un besoin d enseignement clairement identifi dans le cadre du LMD et un projet de recherche au sein d une unit labellis e au contrat quadriennal de l Universit Pierre et Marie Curie s
14. oire sera organis e pour les responsables administratifs de composantes et de laboratoires Les besoins de formation qui seront exprim s par les structures et les personnels seront trait s de mani re prioritaire 2 La traduction dans le budget des objectifs de l UPMC Par son projet d tablissement et en relation avec ses partenaires l Etat les Etablissements Publics caract re Scientifique et Technique EPST et les collectivit s territoriales notamment UPMC s est donn e un ensemble d objectifs et de cibles pour la p riode 2009 2012 qui d finissent les priorit s du budget 2009 Budget formation La nouvelle proc dure doit permettre d tablir avec une bonne pr cision l ensemble des ressources actuelles et n cessaires pour assurer un accueil satisfaisant des tudiants et favoriser leur r ussite Le budget s efforcera d tablir les co ts complets de formation pour chaque d partement et ces co ts seront mis en rapport avec les effectifs tudiants suivants inscrits ayant pass s les examens dipl m s La gestion des moyens en enseignement et en personnels d appui est l l ment principal de r gulation des co ts et les mesures visant en particulier d charger les enseignants des t ches administratives seront encourag es L effort d quipement des salles et plateformes p dagogiques sera poursuivi Budget recherche Dans un contexte de d veloppement parfois excessif de la part des cr dits attribu s sur
15. paravant fl ch s par laboratoire et les cr dits de maintenance C est l UPMC et non plus l Etat via le contrat quadriennal ou des notifications sp cifiques qui affectera aux actions et centres financiers leurs dotations L autonomie financi re de l UPMC sera n anmoins encadr e l ensemble des charges de personnels Etat devra rester inf rieur un plafond des d penses de personnel Etat fix par l Etat et le nombre de fonctionnaires sera soumis un plafond d emploi les masses budg taires fonctionnement personnel et investissement seront galement plafonn es au niveau de l tablissement Le budget proprement dit sera accompagn de deux documents compl mentaires ayant un caract re obligatoire une annexe retra ant l ensemble des produits et des charges des unit s mixtes de recherche y compris les cr dits g r s dans un autre tablissement un volet performance correspondant un ensemble d indicateurs ceux du tableau de bord renseign s de mani re pr visionnelle Compte tenu de l ampleur de ces modifications un plan de formation sur le budget est mis en place destination des lus des conseils des membres de la Commission Moyens et Ressources et des responsables de structures Une journ e d information sera organis e la derni re semaine de mai et ouverte l ensemble des directeurs de structures Une formation plus technique et ayant un caract re obligat
16. projets l UPMC souhaite offrir l ensemble des quipes regroup es dans les structures qu elle h berge une meilleure qualit de travail et d accompagnement et ce malgr les chantiers sur le site de Jussieu dont elle ma trise peu le d roulement Les moyens accord s aux laboratoires seront ainsi d cid s par le Conseil scientifique et le Conseil d administration et apr s consultation du Directoire de la recherche de mani re pluriannuelle en troite liaison avec le CNRS ou l INSERM pour les UMR et structures assimil es au vu de l valuation de l Agence d Evaluation de la Recherche et de l Enseignement Sup rieur AERES Ces moyens seront envisag s de mani re exhaustive et consolid e incluant l infrastructure et les personnels les cr dits g r s par UPMC et ceux ventuellement g r s par un autre fondateur de l unit mixte Moyens au service des missions L acc s aux nouvelles comp tences oblige acc l rer la professionnalisation des fonctions d appui l enseignement et la recherche tant au niveau des composantes des d partements de formation et des laboratoires qu au niveau des services centraux Pour 2009 les priorit s iront au renforcement de la Direction des ressources humaines des fonctions de responsables administratifs de gestionnaires financiers et la poursuite de l effort de formation des gestionnaires de scolarit Ressources humaines Les demandes d attribution de postes devront se plac
17. tes les postes accord s apr s le premier arbitrage seront d abord ouverts la mutation interne Apr s les r sultats de ce mouvement un second arbitrage conduira l ouverture des concours pour les postes non fournis par la mutation Calendrier Remise des demandes des laboratoires services et mentions aux UFR calendrier tabli par les composantes Remise des demandes par les composantes et services la Pr sidence le lundi 2 juin 2008 Arbitrage avec la Pr sidence juillet 2008 Pr sentation aux conseils scientifique et d administration Octobre 2008 Les demandes qui n auront pas t formul es dans le cadre de ces proc dures ne pourront pas tre prises en compte Recevez Cher e s Coll gues l expression de mes salutations les plus cordiales Maurice RENARD Vice Pr sident Moyens et Ressources Annexe I Organigramme du service demandeur et validation de l annuaire Annexe H Fiche de poste Enseignants Chercheurs Annexe IH Fiche de poste IATOS ANNEXE I Organigramme complet du service demandeur et validation de l annuaire Votre organigramme de service doit comporter l ensemble des personnels toutes tutelles et statuts confondus en pr cisant leur appartenance De plus dans le cadre de la structuration des fonctions support de l UPMC il vous est demand d identifier dans votre organigramme les personnels appel s travailler en r seau sous votre responsabilit avec
18. u discipline mergente ou innovation en coh rence avec le volet recherche du contrat quadriennal de l tablissement Laboratoire s d accueil Contacts Nombre de Nombre chercheurs le cas d enseignants ch ant chercheurs Nombre de d parts la retraite pr visibles dans les 2 ans pour la ou les quipe s concern e s Type UMR EA JE ERT ANNEXE IN a7 LAAI PARISURI VERSITA UNIVERSITE PIERRE ET MARIE CURIE PARIS 6 INTITULE DU POSTE BAP CORPS EMPLOI TYPE AFFECTATION UFR SERVICE SITE DE LOCALISATION NOM ET FONCTION DU RESPONSABLE DIRECT COORDONNEE TELEPHONIQUE ET ADRESSE E MAIL MISSION ET OBJECTIF i s agit de pr ciser les missions et objectifs du service et donc celles qui seront confi es l agent ACTIVITES ESSENTIELLES convient de pr ciser les activit s voire les t ches que l agent sera amen effectuer COMPETENCES Les comp tences attendues sur le poste peuvent tre d clin es en CONNAISSANCES n cessaires pour occuper les fonctions SAVOIR FAIRE aptitudes techniques sp cifiques aux fonctions SAVOIR ETRE relevant du m tier et ou du domaine relationnel exemples rigueur cr ativit coute disponibilit ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE exemples NBI logement de fonction horaires particuliers risques particuliers
19. ues de l information et de la communication micro et nanotechnologies Recherche universitaire en physique chimie et sciences pour l ing nieur Recherche universitaire en sciences de la terre de l univers et de l environnement 112 Recherche universitaire interdisciplinaire et transversale 113 Diffusion des savoirs et mus es Immobilier 114 115 Pilotage et animation du programme de l tablissement 201 Aides directes aux tudiants 202 Aides indirectes aux tudiants 203 Sant des tudiants et activit s associatives culturelles et sportives Pilotage et animation des programmes Paris le 17 avril 2008 AIL MR EG 08 35 DESTINATAIRES Mesdames et Messieurs les Directeurs d UFR d Unit s de Laboratoires labellis s de Mention de Licences et Masters et du SGFI les Directions et Services Centraux de l ENSCP de PIAP de PEPU des stations marines et du CSM Objet Campagne de r vision des effectifs 2008 2009 Cher e s Coll gues Pour pr parer le passage l autonomie et mettre en place le projet d tablissement du contrat 2009 2012 l Universit Pierre et Marie Curie doit renouveler en profondeur sa proc dure budg taire et la note du Pr sident vous pr cise le cadre du budget 2009 qui devra int grer les ressources humaines C est dans cet esprit qu il convient de lancer la campagne de r visio
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