Lettre circulaire 11/2 du Commissariat aux Assurances relative à l
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1. LOC 4 LOC 5 LOC 6 LOC 7 LOC 8 LOC 9 LOC 10 LOC 11 LOC 12 LOC 13 LOC 14 LOC 15 LOC 16 LOC 17 LOC 18 LOC 19 LOC 20 Annexe a Fiche de contr le lors de la souscription d un contrat d assurance vie individuel local doit tre cr e lors de souscription du contrat et les r sultats d taill s doivent tre conserv s sur support informatique de mani re a permettre a tout moment leur exploitation statistique Nom et pr nom du preneur d assurances Num ro du contrat d assurances Type de contrat Les trois conditions suivantes sont elles remplies cumulativement a le contrat est un contrat de risque pur d pargne pr voyance ou d pargne pension b les caract ristiques du contrat satisfont aux crit res d ligibilit des articles 111 ou 111bis LIR c la prime est inf rieure au montant maximal d ductible des articles 111 et 111bis LIR Le contrat est il un contrat d pargne placement ou de capitalisation n ouvrant pas droit une d duction fiscale et pay e par prime unique Le contrat est il un contrat d pargne placement ou de capitalisation n ouvrant pas droit une d duction fiscale et pay e par primes p riodiques Le contrat est il un contrat de solde restant d ou de solde financement avec le montant emprunt inf rieur ou gal au montant couvert Le contrat est il un contrat de solde restant d ou de solde financement avec le montant emprunt sup rieur au montant couvert SCORE2. niveau national Ces outils sont pr sent s en d tail ci apr s 1 Les formulaires d valuation harmonis s des risques BC FT annexes Ia Ib Ic Id et Ie Ces formulaires ont t d velopp s partir des travaux entrepris ant rieurement par l ACA a Contenu et finalit des formulaires Les formulaires sont destin s l valuation des risques BC FT par rapport certains crit res fix s par le Commissariat et ayant trait notamment au client au type de produit ou aux l ments g ographiques Il s agit de d terminer le niveau de risque repr sent par chaque contrat sur une base individuelle valuation contrat par contrat et objective Les formulaires permettront aux entreprises d assurances de prendre conscience du risque BC FT encouru et le cas ch ant d ajuster le niveau des mesures de pr vention d une mani re proportionn e au risque encouru par l entreprise S il r sulte de ce monitoring qu un changement dans le profil de risque BC FT est intervenu l entreprise devra proc der aux adaptations n cessaires et proportionn es de sa politique en mati re BC FT et des mesures de gestion de ce risque Au moins une fois par an l entreprise d assurances doit proc der une r vision de son analyse des risques ayant trait son activit dont le r sultat doit tre communiqu l organe d cisionnel au sein de l entreprise d assurances b Mode d emploi A partir du
3. une construction juridique similaire une ASBL ou une soci t off shore La clause b n ficiaire est en faveur d un membre de la famille ou en faveur d un tablissement bancaire La clause b n ficiaire est en faveur d une personne morale ou association de fait ou uvre de charit Le filtrage terrorisme PEP sur client assur b n ficiaire a cr une alerte positive Le client ou son entourage sont class s PEP Le client exerce une profession sensible ou appartient un secteur d activit sensible Les recherches font appara tre un l ment n gatif sur le preneur La les prime s sont disproportionn e s eu gard la situation conomique et patrimoniale du preneur Risques divers Le dossier pr sente un l ment atypique p ex pi ce d identit non valide justificatifs alt r s non sign s incomplets incoh rents ou l tat de projet preneur agit en tant que mandataire pour le compte d un tiers souscription des conditions tarifaires anormales ou d favorables etc Le contrat est r sili pendant le d lai de renonciation TOTAL SCORE CLIENT OUI RA A N AA D NAA NON oo oo SCORE Annexe I c Fiche de contr le lors de souscription d un contrat d assurance vie groupe local doit tre cr e lors de souscription du contrat et les r sultats d taill s doivent tre conserv s sur support informatique de mani re a permettre
4. 1 avril 2011 les entreprises susvis es sont oblig es 1 de compl ter les formulaires annex s l occasion de toute nouvelle souscription o annexe la pour un contrat d assurance vie local o annexe Ib pour un contrat conclu en LPS o annexe Ic pour un contrat groupe local et o annexe Id pour un contrat groupe LPS de chaque modification d un contrat d assurance vie Versement compl mentaire demande de rachat partiel total annexe Ie 2 d en classer une copie dans le dossier du client 3 de saisir les r sultats individuels pour chaque contrat par voie informatique de mani re permettre l tablissement trimestriel de statistiques internes l entreprise d assurances ainsi que la communication r guli re des r sultats au Commissariat aux Assurances 4 de conserver pendant une dur e d au moins 5 ans apr s la fin de la relation contractuelle les r sultats de ce monitoring sur support informatique de mani re permettre tout moment leur exploitation statistique Afin de permettre aux entreprises d assurances d adapter leur syst me informatique aux nouvelles exigences d coulant du point 1 b 3 ci avant la saisie informatique des r sultats recueillis depuis le 1 avril 2011 sur base des formulaires respectifs doit tre op rationnelle au plus tard en date du 30 septembre 2011 L organisation interne de l entreprise d assurances doit galement permettre l
5. Luxembourg le 08 f vrier 2011 PAM 7 COMMISSARIAT aux ASSURANCES Lettre circulaire 11 2 du Commissariat aux Assurances relative l valuation des risques d exposition au blanchiment et au financement du terrorisme et aux mesures de pr vention Mesdames Messieurs La loi du 12 novembre 2004 relative la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme ci apr s la loi BC FT telle que modifi e en dernier lieu par une loi du 27 octobre 2010 introduit une approche bas e sur le risque Elle pr voit ainsi en son article 3 paragraphe 3 2 alin a que les professionnels sont tenus de proc der une analyse des risques de leurs activit s Ils doivent consigner les r sultats de cette analyse par crit L article 4 paragraphe 1 de la loi BC FT expose de m me que les professionnels sont tenus de mettre en place des mesures et des proc dures ad quates et appropri es en mati re de contr le interne d valuation et de gestion des risques afin de pr venir et d emp cher les op rations de blanchiment ou de financement du terrorisme Il en ressort que chaque entreprise d assurances soumise la loi BC FT doit valuer et g rer son propre risque d tre utilis e des fins de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme BC FT Le champ d application de la pr sente lettre circulaire se limite dans un premier temps aux entreprises d assurance v
6. S 17 LPS 18 LPS 19 LPS 20 Annexe I b Fiche de contr le lors de la souscription d un contrat d assurance vie LPS doit tre cr e lors de souscription du contrat et les r sultats d taill s doivent tre conserv s sur support informatique de mani re permettre tout moment leur exploitation statistique Nom et pr nom du preneur d assurances Num ro du contrat d assurances Risque g ographique Le preneur et l assur sont r sidents de l EEE Le preneur et l assur sont de nationalit de EEE Les fonds proviennent d un compte d un pays hors EEE L interm diaire r side dans un autre Etat sauf le Luxembourg que le preneur Risque quant au paiement de la prime La les primes sont sup rieures 250 000 euros La premi re prime est pay e en esp ces par ch que ou par remise mat rielle de titres La premi re prime est pay e via le compte d un tiers R ception de fonds sans introduction de proposition d assurance ou de bulletin de souscription prime non imputable une souscription Le dossier pr sente un autre l ment atypique relatif au paiement de la prime paiement d une prime sup rieure au montant annonc pas de lien g ographique apparent entre la r sidence du preneur et l Etat d implantation de l institution bancaire par laquelle la les prime s est sont pay e s Risque client Le preneur est une personne physique hors assurance groupe Le contrat repose sur un montage sp cial trust ou
7. a tout moment leur exploitation statistique D nomination du preneur d assurances Num ro du contrat d assurances D passement du seuil fiscal Preneur est une soci t unipersonnelle ou a personnel restreint avec plan unipersonnel Rattrapage excessif pour le passif back service Montage sp cial ou autres l ments troublants SCORE TOTAL OUI ir ES T a NON SCORE Annexe d Fiche de contr le lors de souscription d un contrat d assurance vie groupe LPS doit tre cr e lors de souscription du contrat et les r sultats d taill s doivent tre conserv s sur support informatique de mani re a permettre a tout moment leur exploitation statistique D nomination du preneur d assurances Num ro du contrat d assurances Preneur est une soci t unipersonnelle ou personnel restreint avec plan unipersonnel Rattrapage excessif pour le passif back service Montage sp cial ou autres l ments troublants Le preneur et l assur sont r sidents de l EEE Le preneur et l assur sont de nationalit de l EEE Les fonds proviennent d un compte d un pays hors EEE SCORE TOTAL OUI NON SCORE MOV 1 MOV 2 MOV 3 MOV 4 MOV 5 MOV 6 MOV 7 MOV 8 MOV 9 MOV 10 MOV 11 MOV 12 MOV 13 MOV 14 MOV 15 MOV 16 MOV 17 Annexe e Fiche de contr le mouvements assurance vie doit tre cr e lors du premier mouvement de l ann e donnant un score positif et les r su
8. ar au moins 1x par au moins 2x semaine fois par an Est ce que ces v rifications sont document es Sur quoi se base la v rification des clients Listes du Parquet oui R glements Union europ enne oui R solutions ONU oui Presse locale oui Presse internationale i Worldcheck oui Liste interne comprenant les professions oui activit s sensibles Autres oui Est ce que le responsable BC FT proc de un oui combien non 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 contr le par chantillon tous les ans quant Appr ciation du responsable BC FT Est ce que le responsable BC FT estime que la a a presque proc dure BC FT est enti rement suivie Jamais presque jamais toujours toujours Est ce que le responsable BC FT estime que les dossiers sont suffisamment document s nombre de personnes s occupant du domaine personnel personnel BC FT au sein de l entreprise est proportionn par rapport l activit de l entreprise d assurance Est ce que le responsable BC FT estime que le trop de pas assez de Selon l appr ciation du responsable BC FT quelle est l exposition de votre entreprise par rapport au risque BC FT et aux crit res suivants Type de clients tr s faible faible moyen important tr s important Pays d origine des fonds tr s faible tr s important Type de transactions important tr s important Organisation interne de l e
9. est l ann e de la derni re mise jour de la proc dure BC FT Y a t il une mise en conformit des contrats oui pour tous oui en cas de existants avec la proc dure actuelle les contrats mouvement sur Est ce que votre entreprise a d j fait l objet d un audit interne En quelle ann e a eu lieu le dernier audit interne Est ce que le domaine BC FT y tait inclus Est ce que des recommandations relatives au domaine BC FT ont t faites Si oui est ce que votre entreprise a d j pris des non le rapport d audit n a pas mesures pour rencontrer ces recommandations encore t livr Existe t il un comit d acceptation au sein de votre entreprise Quelle est sa composition noms et fonctions Quel est son domaine de comp tence D crivez bri vement Le comit est comp tent pour statuer sur les contrats a partir du montant suivant montant clients nouveaux clients existants p ex pour un 2 contrat versements compl mentaires Fr quence des r unions de ce comit moins qu une fois par mois Est ce que des proc s verbaux de ces r unions sont dress s Existe t il un comit distinct comp tent pour oui analyser les demandes de souscriptions sous un angle BC FT nombre pourcentage Quel est le nombre et le pourcentage des dossiers refus s par le comit d acceptation en 2010 Politique BC FT Est ce que votre proc dure BC FT suit une approche bas e
10. ie et sera tendu ult rieurement aux entreprises d assurance non vie et aux entreprises de r assurances lorsqu elles r alisent des op rations de cr dit et de caution Le Commissariat a d cid de se doter galement d un syst me de supervision et de contr le bas sur les risques des divers acteurs plac s sous sa surveillance prudentielle Conform ment aux lignes directrices d velopp es par le GAFI en cette mati re la mise en place d un tel syst me passe aussi par une valuation au niveau national des risques des menaces et des vuln rabilit s du secteur de l assurance FATF GAFI Risk based approach Guidance for the life insurance sector Afin d viter des incoh rences entre l valuation des risques au niveau des op rateurs individuels et celle effectu e au niveau national d une part et d viter les doubles emplois consommateurs de ressources d autre part il est imp ratif que les deux sortes d valuations puissent tre men es dans la mesure du possible a partir de statistiques harmonis es Dans ce but le Commissariat aux Assurances a d cid de progresser sur trois axes la d finition de formulaires d valuation harmonis s des risques BC FT devant tre utilis s par les entreprises d assurances pour chaque nouveau contrat laboration d un questionnaire qualitatif ayant trait aux mesures de pr vention du BC FT la collecte de donn es quantitatives au
11. ion interne de l entreprise d assurances et sa politique poursuivie en mati re LBC FT a t d velopp Le questionnaire doit tre compl t par la personne responsable en mati re de LBC FT et renvoy au Commissariat aux Assurances avant le 15 mars 2011 par courriel et en version papier d ment sign e par le responsable de la LCB FT et par le dirigeant agr de l entreprise d assurances pour le cas o il ne s agit pas de la m me personne 3 La collecte de donn es quantitatives Des donn es agr g es obtenues partir des formulaires harmonis s seront collect es par le Commissariat aux Assurances au plus tard au 31 janvier de chaque ann e Le format des statistiques 4 communiquer sera d fini ult rieurement La premi re collecte des donn es op r e par le Commissariat aux Assurances au 31 janvier 2012 se rapporte la p riode du 1 avril au 31 d cembre 2011 Pour les ann es subs quentes les entreprises susvis es doivent communiquer au plus tard le 31 janvier de chaque ann e les donn es relatives toute l ann e calendrier pr c dente TE KK Le respect effectif de la pr sente lettre circulaire sera contr l par le Commissariat aux Assurances 1 lors des contr les sur place et 2 par la communication annuelle des r sultats du monitoring aux moments qui seront d termin s par le Commissariat aux Assurances Pour le Comit de Direction Victor ROD Directeur LOC 1 LOC 2 LOC 3
12. ltats d taill s doivent tre conserv s sur support informatique de mani re permettre tout moment leur exploitation statistique Nom et pr nom du preneur d assurances Num ro du contrat d assurances Exercice social Le rachat intervient dans les deux ann es de la souscription Le rachat entra ne des p nalit s conomiquement d mesur es Le rachat doit tre vers une autre personne que le preneur La demande de modification du b n ficiaire est faite en faveur 1 d une personne morale soci t commerciale ou organisme caritatif ou structure patrimoniale Trust BVI etc 2 d une personne physique si le contrat a t souscrit par une personne morale 3 d un tiers dont les liens familiaux ne sont pas tablis Le contrat est mis en garantie apr s la souscription Demande de changement de preneur ou d assur La prime annuelle ou la garantie est doubl e Le versement compl mentaire fait basculer le contrat a plus de 100 000 euros Une prime pay e r pond l un des crit res LPS 6 LPS 7 ou LPS 9 Le preneur exerce une profession activit sensible Le contrat a fait l objet d une d claration au Parquet L op ration demand e est atypique versement esp ces via compte tiers etc Le filtrage terrorisme PEP sur client assur b n ficiaire a cr une alerte suite a une demande de modification Demande de paiement de la prestation en esp ces ou ch ques Le contrat pr sente des mouvements f
13. ntreprise important tr s important Selon l appr ciation du responsable BC FT les mesures mises en places sont elles suffisantes oui non pour mitiger ce risque
14. produit TOTAL Fiche de contr le souscripteur Risques g ographiques L assur est r sident de l EEE Le preneur et l assur sont de nationalit EEE Les fonds proviennent d un compte d un pays hors EEE Risques prime La Les prime s annuelle s sont inf rieure s 10 000 euros La Les prime s unique s sont inf rieure s 25 000 euros La premi re prime est pay e en esp ces ou par ch que Le dossier pr sente un autre l ment atypique relatif au paiement de la prime p ex versement via compte d un tiers Risques clients Le preneur est une personne physique hors assurance groupe Le contrat repose sur un montage sp cial trust ou une construction juridique similaire une ASBL ou une soci t off shore La clause b n ficiaire est en faveur d un membre de la famille ou en faveur d un tablissement bancaire Le filtrage terrorisme PEP sur client assur b n ficiaire a cr une alerte positive Le client ou son entourage sont class s PEP Le client exerce une profession sensible ou appartient un secteur d activit sensible Risques divers Le dossier pr sente un l ment atypique p ex pi ce d identit non valide etc Le contrat est un contrat poste restante TOTAL SCORE CLIENT OUI OUI D ROO NON 1 NON e ooann SCORE SCORE LPS 1 LPS 2 LPS 3 LPS 4 LPS 5 LPS 6 LPS 7 LPS 8 LPS 9 LPS 10 LPS 11 LPS 12 LPS 13 LPS 14 LPS 15 LPS 16 LP
15. r quents et inexpliqu s de fonds depuis diff rentes institutions bancaires ou depuis diff rents pays Score produit initial Pour information SCORE MOUVEMENT TOTAL OUI oe D D ND NON SCORE Annexe II Questionnaire en mati re de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme Instructions Le pr sent questionnaire est compl ter par la personne responsable de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme au sein de l entreprise Il doit obligatoirement tre contresign par le dirigeant agr de l entreprise d assurance si diff rent Merci de marquer d une croix x ou d indiquer la r ponse demand e nombre ou pourcentage dans la cellule bleut e ad quate Nom du responsable LBC FT Position hi rarchique du responsable LBC FT au sein de l entreprise d assurance Est ce que le responsable LBC FT effectue d autres t ches au sein de l entreprise d assurance Lesquelles Nom du responsable de la fonction compliance signature du responsable LBC FT signature du dirigeant agr Organisation interne De combien de personnes est compos e l quipe nombre LBC FT au sein de l entreprise d assurance La proc dure LBC FT au sein de l entreprise est une proc dure crite est un document unique oui non est accessible tous est publi e via version papier autres sp cifier s v pl Quelle
16. sur le risque Les crit res appliqu s sont B oe ea ou _ 7 lt a naa een ponte Est ce que votre entreprise d assurance a fait combien non l objet de perquisitions depuis le 01 01 2007 ere rendu des d clarations d op rations suspectes Quelle cat gorie de membres du personnel de l entreprise d assurance a particip des formations BC FT depuis le 01 01 2009 Dirigeant agr Membres du Comit d acceptation s il y en a Compliance Juridique Commerciaux Est ce que votre proc dure BC FT pr voit des contr les sp cifiques en cas de changement de b n ficiaire Est ce que votre proc dure BC FT inclut des dispositions sp cifiques en mati re de lutte contre le FT Est ce que l analyse du formulaire KYC va au del d une simple v rification que le preneur d assurance a r pondu toutes les questions analyse de la situation socio conomique du preneur en relation avec type de contrat le montant des primes ou versements compl mentaires 10 11 Lors de l mission des contrats est ce que votre proc dure BC FT inclut des dispositions sp cifiques sur la v rification des b n ficiaires v rification des b n ficiaires conomiques Est ce que ces v rifications sont document es Quelle est la fr quence des v rifications des ad hoc par clients existants exemple lors de la r ception des au moins 1x p
17. tablissement de statistiques internes par voie informatique pour la premi re fois au 30 septembre 2011 Le Commissariat proc dera r guli rement des contr les concernant l accomplissement de ces obligations c Version officielle version interne Afin de permettre au Commissariat aux Assurances de pouvoir proc der une cat gorisation objective des entreprises d assurances il est primordial que les donn es soient collect es par le biais de crit res uniformes Il en ressort que doivent tre communiqu s au Commissariat les seuls r sultats manant de l application de tous les crit res d velopp s par lui Ces crit res ne sauront tre modifi s sous aucun pr texte et leur application est obligatoire pour l entreprise d assurances Toutefois le Commissariat aux Assurances encourage les entreprises soumises la pr sente lettre circulaire ajouter des crit res suppl mentaires aux formulaires d valuation leur permettant mieux cerner leur degr individuel de risque BC FT Ces crit res additionnels sont destin s une utilisation purement interne l entreprise d assurances et ne sont pas communiquer au Commissariat aux Assurances 2 Le questionnaire qualitatif ayant trait aux mesures de pr vention du BC FT annexe ID Afin de permettre au Commissariat d valuer objectivement le niveau de mesures mis en place afin de pr venir le risque BC FT un questionnaire ayant trait l organisat
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